hoàn thiện hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng fcl bằng đường biển tại công ty cổ phần ups việt nam

CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG STT Từ viết tắt Nghĩa Tiếng Anh Nghĩa Tiếng Việt 1 AMS Automated Manifest System Hệ thống kiểm soát hàng hóa vận chuyển và nhập khẩu vào thị trường Hoa Kỳ 2 ATD A

Mục tiêu nghiên cứu

Trong bài khóa luận này, tác giả tập trung vào những mục đích nghiên cứu sau:

Tìm hiểu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty UPS Việt Nam, tập trung vào hoạt động xuất khẩu hàng hóa đóng trong container đầy đủ (FCL) bằng đường biển cho các đại lý bán lẻ lớn tại Mỹ như Costco và Dollar Tree.

- Đánh giá hoạt động vận hành tại công ty, đồng thời đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện hoạt động cũng như quy trình nghiệp vụ giao nhận của công ty.

Phương pháp nghiên cứu

Trong bài khóa luận, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như sau:

- Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát thực tế và tốc ký quy trình kinh doanh, quy trình giao nhận hàng hóa xuất – nhập khẩu tại Công ty CP UPS Việt Nam

- Phương pháp thu thập số liệu: tiến hành thu thập số liệu thứ cấp từ dữ liệu lưu trữ của Công ty CP UPS Việt Nam, phương pháp này là tiền đề cho các phương pháp so sánh, phân tích dữ liệu sau đó

- Phương pháp phân tích: phân tích ưu điểm, nhược điểm cũng như cơ hội và thách thức của công ty trong điều kiện kinh tế hiện nay và so với đối thủ; phân tích kết quả hoạt động kinh doanh dựa trên doanh thu, chi phí, lợi nhuận

- Phương pháp so sánh: so sánh quy trình vận hành thực tế với lý thuyết, so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm

- Phương pháp thống kê – mô tả: các quy trình cũng như số liệu được thống kê dưới dạng bảng biểu, sơ đồ kết hợp với diễn giải cụ thể

- Phương pháp logic: tổng hợp, nhận xét, đánh giá, đề xuất góp phần hoàn thiện quy trình tại Công ty CP UPS Việt Nam.

Kết cấu các chương của khóa luận

Bài khóa luận gồm 4 chương chính:

❖ Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty CP UPS Việt Nam

❖ Chương 2: Cơ sở lý thuyết về hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển

❖ Chương 3: Thực trạng hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại công ty CP UPS Việt Nam

❖ Chương 4: Một số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại công ty CP UPS Việt Nam

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN UPS VIỆT

Thông tin về công ty

UPS là công ty chuyển phát bưu kiện lớn nhất thế giới và là một trong những công ty dẫn đầu trên thế giới về giải pháp chuỗi cung ứng và dịch vụ vận chuyển hàng hóa Hàng ngày, công ty UPS quản lý luồng hàng hóa, vốn và thông tin tại hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới Cùng với sự tăng trưởng và phát triển nhanh chóng của công ty tại Khu vực Châu Á Thái Bình Dương cũng như tại Việt Nam, UPS sẽ tiếp tục dẫn đầu ngành và kết nối thế giới với cam kết về chất lượng dịch vụ và sự bền vững về môi trường

Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần UPS Việt Nam

- Tên giao dịch bằng tiếng Anh: UPS Vietnam Joint Stock Company

- Trụ sở chính: 18A Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM

- Người đại diện theo pháp luật: Russell Robey Reed/Trần Lệ Thu

- Trang web: https://www.ups.com/vn/vi/Home.page

- Lĩnh vực hoạt động chính: Vận tải hàng không, đường biển và đường bộ, Chuyên ngành Dịch vụ, Môi giới hải quan, Dịch vụ phân phối và hậu cần

Quá trình hình thành và phát triển

United Parcel Service (UPS) là công ty hàng đầu thế giới về hậu cần, cung cấp nhiều giải pháp bao gồm vận chuyển bưu kiện và hàng hóa, tạo thuận lợi cho thương mại quốc tế và triển khai công nghệ tiên tiến để quản lý hoạt động kinh doanh trên khắp thế giới hiệu quả hơn Công ty UPS ban đầu với 100 USD khởi nghiệp từ một tầng hầm tại Seattle năm 1907 của 2 doanh nhân trẻ tuổi là Claude Ryan và Jim Casey mà công ty có dịch vụ giao nhận hàng lớn nhất thế giới đã thành lập công ty Đưa tin Hoa Kỳ Năm 1919, công ty lần đầu tiên mở rộng quy mô ra ngoài Seattle đến Oakland, California, lấy tên Dịch vụ Bưu kiện Thống nhất (United Parcel Service) với biểu tượng những chiếc xe màu nâu đặc trưng thể hiện đẳng cấp và tinh tế Ngày nay, UPS cung cấp nhiều dịch vụ vận chuyển và các giải pháp chuỗi cung ứng dẫn đầu ngành với sự hiện diện rộng rãi của công ty UPS ở Bắc Mỹ; Châu Âu; Ấn Độ Dương, khu vực Trung Đông; Châu Á Thái Bình Dương (APAC) và Đại Tây Dương Các dịch vụ của UPS bao gồm vận chuyển, hợp đồng về phân phối và dịch vụ hậu cần, giao nhận đường biển và đường hàng không, môi giới hải quan và bảo hiểm

Nằm trong khuôn khổ mở rộng mạng lưới toàn cầu của UPS, ngày 10/3/2010, với giấy phép kinh doanh số 0309865746 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp, UPS liên doanh với VNPost Express để thành lập Công ty Cổ phần UPS Việt Nam, với cơ cấu góp vốn là 51% vốn của UPS và 49% vốn của VN Post Express Công ty chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1 tháng 5 năm 2010, với thông điệp “Coi khách hàng là ưu tiên hàng đầu, trao cho nhân viên quyền dẫn dắt và lấy đổi mới làm động lực”, UPS Việt Nam đã chuyển đổi chiến lược kinh doanh của mình sang khía cạnh Gói hàng Nhỏ Vào ngày 19 tháng 3 năm 2013, UPS thông báo đã mua lại 49% cổ phần của VN Post Express có trụ sở tại Việt Nam trong liên doanh gần đây, đưa UPS Việt Nam trở thành công ty chuyển phát nhanh quốc tế có 100% vốn đầu tiên tại Việt Nam Với việc sở hữu toàn bộ 100% vốn của Công ty UPS Việt Nam, các khách hàng của UPS tại thị trường Việt Nam sẽ được kết nối tốt hơn với thế giới thông qua mạng lưới toàn cầu của UPS

6 Hơn thế nữa, trong khi đại dịch toàn cầu đang tiếp tục diễn ra trên thế giới vào năm 2020 và nhiều công ty đang cố cắt giảm chi phí thì UPS Việt Nam lại tìm cách làm điều ngược lại đó là: Đầu tư cho tương lai vào mạng lưới logistics thông minh toàn cầu của mình Bộ phận giải pháp Chuỗi cung ứng (SCS) của UPS Việt Nam công bố chuyển sang hoạt động sở hữu toàn phần tại Việt Nam Kết nối hơn 14.000 điểm bay ở vận tải hàng không và cung cấp dịch vụ vận chuyển trên 2.300 tuyến vận chuyển bằng đường biển trên khắp thế giới

Ngoài trụ sở chính tại 18A Cộng Hòa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM, UPS còn thành lập các văn phòng tại các địa chỉ khác như văn phòng Số 2, đường Trường Sơn, Quận Tân Bình, TP HCM là văn phòng bộ phận giải pháp Chuỗi cung ứng SCS, về chuyển phát nhanh và kho bãi tại Thuận An, Bình Dương và Long Biên,

Lĩnh vực hoạt động

1.3.1 Chuỗi cung ứng toàn cầu

Với việc giúp các nhà cung ứng có thể sắp xếp, lưu trữ và theo dõi nguồn hàng từ các nhà cung cấp tại các quốc gia khác nhau, múi giờ khác nhau, các hãng tàu cũng như các phương thức vận chuyển, xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh từ nhà máy đến cảng đích là các nhà phân phối và đại lý bán lẻ tại Mỹ và các nước khác trên khắp thế giới

Về giải pháp đường biển

- Vận chuyển hàng nguyên container (FCL)

Khi khách hàng có nhu cầu muốn vận chuyển hàng hóa nguyên container nhưng lo ngại về vấn đề tìm hãng tàu và các chi phí và rủi ro vận chuyển Để đáp ứng nhu cầu về định tuyến và thời gian vận chuyển riêng của khách hàng, UPS sẽ giúp khách hàng sử dụng khả năng thương lượng của công ty để tiếp cận nhiều hãng tàu, hãng vận chuyển và liên minh các hãng tàu từ các cảng lớn trên toàn cầu

- Vận chuyển hàng lẻ container (LCL)

Khi khách hàng không có đủ hàng cho một container đầy, UPS sẽ giúp khách hàng điều phối việc chia sẻ không gian trong một container Được cung cấp ở hầu hết các cảng lớn Tiết kiệm, định giá dựa trên mức sử dụng với tần suất, định tuyến và khả năng hiển thị FCL

Giải pháp về đường hàng không

Với nhu cầu giao hàng khẩn cấp, UPS cung cấp các lựa chọn vận chuyển hàng không đáng tin cậy để giao hàng tận nơi trong vòng 1-5 ngày làm việc, đáp ứng yêu cầu ngân sách của khách hàng trên toàn cầu Nhờ đó, khách hàng có thể yên tâm khi vận chuyển hàng hóa khẩn cấp đến đúng nơi, đúng thời hạn.

1.3.2 Chuyển phát và phân phối hàng hóa

Dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế UPS là giải pháp cực kỳ hiệu quả dành cho các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất ô tô, công nghiệp, công nghệ,…cần vận chuyển các lô hàng hóa có trọng tải lớn từ 70kg trở lên Hiện nay công ty chuyển phát nhanh UPS cung cấp dịch vụ giao hàng đảm bảo việc giao hàng tận nơi đúng ngày, đối với các lô hàng trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, UPS vận chuyển rất nhanh có thể chỉ trong một đêm và từ 1 đến 3 ngày đối với khu vực Châu Âu, Châu Mỹ

Sử du ̣ng công nghê ̣ tiên tiến, tiếp câ ̣n với các nguồn tài nguyên trên toàn cầu, và mô ̣t ma ̣ng lưới tích hợp tài sản về vâ ̣t chất, công nghê ̣ và nhân lực, công ty chuyển phát nhanh UPS cung cấ p lợi thế ca ̣nh tranh ma ̣nh mẽ có thể giúp các doanh nghiệp tìm được khách hàng thường xuyên và phát triển công viê ̣c kinh doanh Công nghệ được sử dụng là DIAD – thiết bị giúp theo dõi quá trình vận đơn của hơn 15 triệu hàng hóa mỗi ngày trên toàn cầu

UPS là một trong những nhà môi giới hải quan lớn nhất thế giới, chúng tôi có thể giúp đơn giản hóa quy trình thông quan để rút gọn sự chậm trễ và đảm bảo lợi ích tốt nhất cho khách hàng

Với dịch vụ Customs Brokerage của UPS, bằng việc xử lý điện tử các thủ tục hải quan ngay khi hàng hóa đang trên đường vận chuyển, và sử dụng những dịch vụ môi giới chuyên nghiệp để giải quyết những vấn đề phức tạp trong quy trình nhập khẩu tại các thị trường khác nhau trên thế giới Trên phạm vi toàn cầu, UPS vận chuyển hàng trăm ngàn đơn hàng vận chuyển quốc tế mỗi ngày và nhờ vào dịch vụ Customs Brokerage mà hầu hết tất cả hàng hóa đều được thông quan ngay khi đến

1.3.4 Dịch vụ thư và tư vấn

UPS Mail Innovations là sự hợp tác giữa UPS và Dịch vụ Bưu chính Hoa Kỳ (USPS), nhằm mục đích cung cấp dịch vụ gửi thư hợp lý phục vụ cho các gói hàng và thư có khối lượng lớn, trọng lượng thấp Được thiết kế để nâng cao sự thuận tiện và linh hoạt, UPS Mail Innovations cung cấp một giải pháp đáng tin cậy cho những khách hàng muốn theo dõi hiệu quả các gói UPS Mail Innovations của họ Bằng cách tận dụng khả năng kết hợp của UPS và Bưu điện Hoa Kỳ, mối quan hệ hợp tác này cho phép xử lý, xử lý và vận chuyển thư và bưu kiện liền mạch đến nhiều điểm đến trong nước và quốc tế

UPS rất tự tin về mình trong lĩnh vực vận tải và logistics Và trong khi chúng ta có thể chưa bao giờ nghĩ đến việc một công ty như UPS lại cung cấp dịch vụ tài chính và bảo hiểm, chuyên môn về chuỗi cung ứng toàn cầu của UPS Capital khẳng định vị trí đặc biệt của chúng tôi để có thể giúp bảo vệ các công ty khỏi rủi ro và tận dụng tiền mặt trong chuỗi cung ứng của họ UPS Capital và các chi nhánh của mình có văn phòng trên khắp Hoa Kỳ, cũng như hoạt động ở Châu Á, Châu Âu và Châu

Tổ chức quản lý công ty

1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

Sơ đồ 1 1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty

(Tổng hợp tài liệu bộ phận Hành chính – Nhân sự của UPS Việt Nam)

1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Vì UPS là công ty đa quốc gia trên thế giới với cơ sở là Công ty Cổ phần thì công ty sẽ có Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị được phân chia theo từng vùng Việt Nam thuộc vùng khu vực Châu Á Thái Bình Dương của UPS UPS Việt

Nam sẽ được quản lý bởi giám đốc điều hành Việt Nam Đại Hội đồng cổ đông

Công nghệ thông tin Phòng Kế toán – Kiểm toán

Phòng Môi giới Hải quan

Phòng Giải pháp Chuỗi cung ứng (SCS)

Nhập khẩuPhòng Chuyển phátBan kiểm soát

10 Ban giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty tại từng nước cụ thể là Việt Nam Phối hợp với nhóm Trợ lý để liên hệ với Nhóm pháp lý tại Hoa Kỳ Ngoài ra, họ còn chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo định kỳ toàn bộ hoạt động của công ty cho Giám đốc Khối APAC sẽ giám sát để có thể đưa ra cho UPS Việt Nam những định hướng chiến lược cụ thể phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty tại Việt Nam

Bộ phận Bản hành phụ trách theo dõi nhân sự, tuyển dụng, thiết lập chính sách lao động, thực hiện chính sách lương thưởng, tải phiếu lương lên HR2B Bộ phận Công nghệ thông tin quản lý hiệu quả hệ thống máy chủ, lên kế hoạch cải thiện các hệ thống nội bộ như Emcom 2000 (E2K), Order Watch và Quản lý hình ảnh, đóng vai trò kết nối để phát triển công ty dựa trên hệ thống vận hành phù hợp.

Phòng Kế toán – Kiểm toán được chia thành hai mảng: Kiểm toán do Giám đốc người Singapore giám sát và Kế toán dưới sự kiểm soát của tổng giám đốc người Việt Nam Nhóm Kế toán có nhiệm vụ giám sát hệ thống quyết toán hóa đơn, phát hành tất cả các hóa đơn kịp thời, theo dõi hệ thống và trả lời email yêu cầu thanh toán cho khách hàng nội bộ và bên ngoài Nhiệm vụ chính của nhóm Kiểm toán là giải quyết và kiểm tra chứng từ thanh toán, tổng hợp dữ liệu, duy trì các hoạt động Tài khoản phải trả, quản lý việc tuân thủ và hỗ trợ các hoạt động tài chính

Phòng Môi giới Hải quan: chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ khai báo và tư vấn cho khách hàng về thủ tục hải quan, các quy định hoặc yêu cầu liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu của họ Ngoài ra, họ cũng xác nhận và xử lý đơn hàng nhập/xuất, thu thập và điền đầy đủ tất cả các tài liệu hỗ trợ đúng cách tại các Địa điểm lưu kho tại FSL- Field để đảm bảo sản phẩm có thể được phân phối đến khách hàng một cách hiệu quả

Phòng Chuyển phát hỗ trợ xử lý thông tin gửi hàng của khách hàng có nhu cầu gửi kiện hàng nhỏ và bưu phẩm Họ tiến hành xử lý, gom hàng, phân loại và vận chuyển các kiện hàng bằng xe tải đến các kho, trung tâm hoặc Hub để đảm bảo hàng hóa được chuyển phát nhanh chóng và hiệu quả.

Giao hàng nhanh chóng và đúng hẹn đến tay khách hàng là mục tiêu hàng đầu của chúng tôi Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng tận tâm luôn sẵn sàng lắng nghe và giải quyết mọi vấn đề, khiếu nại liên quan đến đơn hàng của quý khách Ngoài ra, chúng tôi lưu trữ cẩn thận hồ sơ và tài liệu của mọi đơn hàng đã giao, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình cung cấp dịch vụ.

Phòng Giải pháp Chuỗi cung ứng SCS (Supply Chain Solutions): đứng đầu là tổng giám đốc – ông Alan Tsui, cấp 2 là 2 giám sát mảng giao nhận hàng không và đường biển Vai trò của nhóm giao nhận bằng đường hàng không là phụ trách xử lý hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ, làm thủ tục vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đi bằng đường hàng không Ở mảng giao nhận bằng đường biển đảm nhận nhiệm vụ là đại lý đặt chỗ cho 2 nhà bán lẻ lớn lần lượt là Costco và Dollar Tree của Mỹ với các nhóm phụ trách từng khách hàng khác nhau xuất khẩu từ các nhà sản xuất tại Việt Nam qua

Hoa Kỳ, Khai báo ISF, phát hành HBL/FCR, Thu thập chứng từ và giải quyết các vấn đề phát sinh khi xử lý đơn và giao nhận hàng hóa

UPS Việt Nam sau một thời gian dài hoạt động và thay đổi chiến lược kinh doanh đúng đắn, bắt kịp xu hướng của ngành Tổng số nhân sự đến cuối năm 2022 công ty có 153 nhân viên và mọi hoạt động của công ty đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của 1 Tổng Giám đốc Để làm rõ, theo số liệu do Phòng Nhân sự cung cấp, tác giả đã tóm tắt cơ cấu nhân sự của Công ty năm 2022 để phân tích như sau: Đơn vị: Người Bảng 1 1: Phân bổ tình hình nhân sự cập nhật tháng 12/2022

Số lượng Phần trăm (%) Số lượng Phần trăm (%)

(Tổng hợp tài liệu bộ phận Hành chính – Nhân sự của UPS Việt Nam)

Về cơ cấu giới tính, số lượng lao động nam và nữ biến động nhẹ qua các năm từ 1% đến 2% và tỷ lệ nam – nữ luôn duy trì tỷ lệ cân bằng ở mức xấp xỉ 50:50 Đối với lĩnh vực của SCS liên quan đến giấy tờ, tài liệu đòi hỏi độ chính xác và tỉ mỉ cao, phụ nữ được cho là cẩn thận, chi tiết và chu đáo hơn nam giới Nhân viên nam được phân công các công việc đòi hỏi sức khỏe như trong lĩnh vực chuyển phát nhanh và điều hành, phục vụ các công việc đi lại thường xuyên như làm thủ tục hải quan hay hậu cần, phân phối

Về mặt độ tuổi, phần lớn nhân viên trong công ty thuộc độ tuổi khá trẻ, dưới 30 tuổi Điều này là phù hợp với đặc thù công việc liên quan đến giấy tờ, vận hành hệ thống, học hỏi và xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp, đại lý tàu biển Sự nhanh nhẹn, năng động và nhiệt tình của thế hệ trẻ giúp họ thích ứng tốt với những thay đổi không ngừng của môi trường làm việc.

Về trình độ chuyên môn, do công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao nên dễ nhận thấy nhân viên của Công ty có trình độ chuyên môn khá cao, trình độ cao đẳng không đáng kể, khoảng 11,4%, hầu hết nhân viên đều có trình độ chuyên môn cao Đại học và Cao đẳng trở lên (trên 82%) tăng dần qua các năm 2020-2022, phù hợp với môi trường làm việc trong lĩnh vực logistics thường xuyên phải giao tiếp, tiếp xúc với nhiều đối tác quốc tế, thường xuyên làm việc với nhiều loại văn bản khác nhau nên đòi hỏi nhân viên thích nghi nhanh và biết ngoại ngữ Đặc biệt, tại bộ phận Giải pháp Chuỗi cung ứng nơi tác giả thực tập và làm việc, số lượng nhân viên chiếm khoảng 35,6% tổng số nhân viên của Công ty do có nhiều đội nhỏ phụ trách các nhà phân phối khác nhau và có xu hướng tăng dần trong giai đoạn 2019-2023 Xét theo giới tính, nhân viên của phòng Giải pháp Chuỗi cung ứng phần lớn là nữ, chiếm hơn 60% tổng số nhân viên của bộ phận Tương tự như cơ cấu nhân sự chung, phần lớn nhân sự trong bộ phận đều dưới 30 tuổi Về trình độ học vấn, hơn 83% nhân viên có trình độ đại học trở lên.

Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Theo kết quả kinh doanh thời điểm 2020-2022, Đơn vị giải pháp chuỗi cung ứng chuyển sang hoạt động sở hữu toàn phần tại Việt Nam giúp cho đơn vị UPS SCS

13 kiểm soát tốt hơn hoạt động và tiêu chuẩn về dịch vụ kinh doanh giao nhận của công ty Mặc dù chuyển đổi hoạt động và phát triển trong điều kiện đại dịch diễn ra nhưng bộ phận chuỗi cung ứng của UPS vẫn vận hành tốt và hoạt động kinh doanh về giao nhận đường biển và đường hàng không rất tốt Đem lại nguồn doanh thu lớn cho UPS mặc dù cũng bị ảnh hưởng ít nhiều của đại dịch UPS SCS Việt Nam được khu vực UPS Châu Á Thái Bình Dương đánh giá là nơi hoạt động tốt và phát triển nhanh nhất của vùng Đơn vị: Tỷ đồng Bảng 1 2: Kết quả hoạt động kinh doanh 2020-2022

(Nguồn: Tổng hợp báo cáo tài chính thường niên của UPS Việt Nam)

Tại thời điểm năm 2020 doanh thu của UPS đạt doanh thu khoảng 781 tỷ đồng con số doanh thu cũng khá ấn tượng trong tình hình đại dịch diễn ra khá phức tạp Doanh thu chủ yếu là giao nhận xuất khẩu bằng đường biển các mặt hàng may mặc và thời trang và xuất nhập khẩu bằng đường hàng không cũng đạt doanh thu đang kể sẽ được phân tích cụ thể ở chương thực trạng giao nhận của bài Nhưng so với doanh thu thì chi phí năm 2020 cũng tương đối cao chiếm khoảng 700 tỷ đồng, chiếm 89% doanh thu do công ty phải đầu tư cơ sở hạ tầng được xây dựng tân tiến để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hóa của công ty và tập trung đầu tư vào mạng lưới logistics thông minh toàn cầu.Vì vậy, lợi nhuận sau thuế năm 2020 đạt gần 65 tỷ đồng

Doanh thu của UPS trong năm 2021 ghi nhận mức tăng trưởng mạnh mẽ, đạt 922 tỷ đô la, tăng 141 tỷ đô la so với năm 2020, tương ứng mức tăng 18% Sự gia tăng doanh thu này chủ yếu nhờ vào việc UPS vẫn duy trì hoạt động ổn định và thích ứng với nhu cầu giao vận gia tăng trong bối cảnh đại dịch COVID-19.

14 được khách hàng chủ chốt là các đơn vị bán lẻ ở khu vực Bắc Mỹ bao gồm Hoa Kỳ, Canada và Mexico, nổi bật là trong giai đoạn tháng 4 và tháng 5 năm 2021 công ty xử lý hàng hóa xếp lên tàu của Evergreen, CMA và ONE chở hơn 8000 container và trong tháng 12 công ty cũng đã xử lý tàu hàng hóa xếp lên tàu Evergreen đi Tacoma, và Los Angeles hơn 4000 container Xử lý lượng hàng hóa xuất khẩu tại Việt Nam tăng đột biến dẫn đến lợi nhuận năm 2021 tăng hơn 16 tỷ đồng so với năm 2020 do doanh thu tăng trưởng cao hơn so với năm 2020 Tổng doanh thu tăng kỷ lục vào năm

2021 này có thể đảm bảo cho triển vọng phát triển tốt tương lai của UPS Việt Nam trong vài năm tới Tuy nhiên, chi phí hoạt động vận tải của UPS năm 2021 cũng tăng khá cao so với năm 2020 cụ thể tăng 17% do các chi phí về xếp dỡ tại cảng của các hãng tàu tăng liên tục, phí tìm nguồn container rỗng do thiếu container rỗng, phí bãi container cũng tăng cao Vì vậy, lợi nhuận sau thuế ghi nhận tăng gần 26% so với năm 2020 đạt 81,74 tỷ đồng

Năm 2022, do ảnh hưởng bởi nền kinh tế thế giới đang bị ảnh hưởng tăng trưởng kinh tế toàn cầu giảm sau đại dịch Khối lượng hàng hóa vận chuyển giảm dẫn đến doanh thu UPS bị giảm nhẹ vào năm 2022 còn 910 tỷ, giảm khoảng 12 tỷ so với với năm 2021 Cả vận chuyển đường biển và vận chuyển đường hàng không đều bị giảm so sản lượng vận chuyển giảm mạnh Bên cạnh đó là sự cạnh tranh về thị phần bởi các đối thủ lớn mạnh như DHL, DSV, FedEx,… làm cho thì phần UPS mở rộng chậm hơn Chi phí năm 2022 có giảm so với năm 2021 nhưng nhìn chung vẫn ở mức tương đối cao, cụ thể chi phí vận chuyển năm 2022 là hơn 811 tỷ chủ yếu do khan hiếm container rỗng do xuất siêu, chi phí cao điểm, các phụ phí tăng liên tục Lợi nhuận sau thuế năm 2022 đạt 79 tỷ giảm 3,16% so với năm 2021 tuy có ảnh hưởng bởi việc giảm sản lượng nhưng do thị trường chủ yếu của UPS là Mỹ nên sẽ ít bị ảnh hưởng hơn so với thị trường châu Âu và các châu lục khác

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Tổng quan về nghiệp vụ giao nhận

2.1.1 Khái quát chung về giao nhận

Giao nhận có thể được hiểu là những hoạt động diễn ra trong quá trình luân chuyển, phân phối hàng hóa từ người gửi hàng đến người nhận hàng Đây là một mắt xích quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ cũng như người bán với người mua Trong hoạt động giao nhận có nhiều tác nghiệp được hình thành như: đóng gói hàng hóa, tập kết hàng hóa, lưu kho, vận chuyển, thủ tục hải quan, chứng từ,… (Nguyễn Như Tiến, 2005)

Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA), dịch vụ giao nhận vận tải được định nghĩa như sau:

“Dịch vụ giao nhận vận tải là tất cả dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu trữ hàng, xử lý hàng, đóng gói hàng, phân phối hàng cùng các dịch vụ phụ trợ khác như tư vấn, thủ tục hải quan, tài chính, bảo hiểm, thu thập chứng từ và thanh toán liên quan đến hàng hóa”

Theo Luật Thương mại Việt Nam, thuật ngữ dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa như sau:

“Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng)”

2.1.2 Đặc điểm của giao nhận

“Giao nhận không tạo ra sản phẩm mà liên quan đến sự dịch chuyển của con người và hàng hóa từ điểm xuất phát và điểm đến Với tư cách cá nhân, chúng ta dựa vào phương tiện di chuyển để đi làm, đi học và về nhà, mang đến những sản phẩm chúng ta cần và tăng khả năng tiếp cận xã hội Giao nhận liên kết các đối tác và cơ sở cách biệt về mặt địa lý trong chuỗi cung ứng của các công ty Việc vận chuyển giao nhận sản phẩm hàng hóa bằng xe tải, tàu hỏa, máy bay, tàu thủy, đường ống tạo điều kiện thuận lợi về thời gian và địa điểm Hoạt động giao nhận có tính thụ động bởi vì

16 xuất phát từ nhu cầu của khách hàng và khả năng tài chính của khách hàng Hoạt động giao nhận thúc đẩy khả năng cung ứng và tính cạnh tranh Hoạt động giao nhận cũng ảnh hưởng đến việc thiết kế chuỗi cung ứng, phát triển chiến lược và quản lý tổng chi phí” (Supply Chain Management: A Logistics Perspective, Tenth Edition,

2.1.3 Phân loại giao nhận hàng hóa

Theo Nguyễn Hồng Đàm (2003) cho rằng giao nhận hàng hóa được chia thành nhiều loại dựa vào từng khía cạnh cũng như tiêu chí khác nhau như:

Phân loại theo phương thức vận chuyển:

- Giao nhận hàng hóa bằng đường biển;

- Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không;

- Giao nhận hàng hóa bằng đường sắt;

- Giao nhận hàng hóa bằng đường bộ;

- Giao nhận hàng hóa bằng đường ống;

- Giao nhận hàng hóa đa phương thức,…

Phân loại theo nghiệp vụ kinh doanh giao nhận:

- Giao nhận thuần túy: chỉ bao gồm hoạt động gửi hàng đi và nhận hàng đến

- Giao nhận tổng hợp: ngoài giao nhận thuần túy, giao nhận tổng hợp còn có những hoạt động khác như xếp dỡ, bảo quản, vận chuyển,…

Phân loại theo phạm vi hoạt động:

- Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận phục vụ tổ chức chuyên chở trong phạm vi một quốc gia

- Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ cho tổ chức chuyên chở quốc tế.

Tổng quan về người giao nhận

2.2.1 Khái niệm về người giao nhận

Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận (FIATA), người giao nhận được định nghĩa:

“Người giao nhận là người lo toan mọi việc để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân không phải là người chuyên chở Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên

17 quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá”

“Người giao nhận là người giúp các nhà nhập khẩu và xuất khẩu vận chuyển hàng hóa của họ Nhiều nhà giao nhận tổng hợp vận chuyển hàng hóa ở các khu vực dịch vụ, phương thức vận tải hoặc thị trường cụ thể Người giao nhận thường được coi là đại lý vận tải hàng hóa quốc tế Các nhà cung cấp dịch vụ này xác định và đặt các tuyến đường, phương thức vận chuyển và hãng vận chuyển cụ thể tốt nhất dựa trên yêu cầu của khách hàng với mức giá cạnh tranh” (Supply Chain Management: A Logistics Perspective, Tenth Edition, 2017, Cengage Learning, trang 439)

2.2.2 Vai trò của người giao nhận

Trong quá trình toàn cầu hóa như hiện nay, cùng với sự tác động của tự do thương mại quốc tế, các hoạt động giao nhận ngày càng phát triển và đa dạng hơn Song song với điều này, người giao nhận đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động ngoại thương Người giao nhận không chỉ đảm nhiệm vai trò làm thủ tục hải quan, thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình luân chuyển và phân phối hàng hóa

Theo Nguyễn Như Tiến (2005), người giao nhận có vai trò:

Môi giới hải quan: Người xuất khẩu ủy thác cho người giao nhận thay mặt người xuất khẩu làm thủ tục hải quan nhập khẩu, đặt chỗ hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người nhập khẩu tùy vào quy định hộ đồng mua bán nếu người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận chuyển Đại lý: Người giao nhận là cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người gửi hàng hoặc người chuyên chở Người giao nhận nhận ủy thác từ người gửi hàng hoặc từ người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như giao nhận hàng, tạo chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan, lưu kho,…

Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hóa: Nếu hàng hóa chuyển tải hay quá cảnh ở nước khác thì người giao nhận sẽ lo liệu thủ tục chuyển tải, quá cảnh hàng hóa

Người chuyên chở: Người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận chuyển với người gửi hàng, chịu trách nhiệm về hàng hóa và chuyên chở chúng từ nơi gửi hàng tới nơi nhận hàng

18 Người gom hàng: Người chuyên chở thực hiện gom nhiều hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên cont (FCL) để giảm cước phí vận tải Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý

Lưu kho hàng hóa: Khi nhận yêu cần lưu kho hàng hóa của chủ hàng, người giao nhận thực hiện lưu kho hàng hóa bằng kho của chính mình hoặc tiến hành thuê ngoài

Người kinh doanh vận tải đa phương thức: Khi người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hay còn gọi là vận tải đa phương thức Người chuyên chở cà phải chịu trách nhiệm đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

Tổng quan về giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

“Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một mắt xích quan trọng trong quản lý logistics và hiệu quả của các chủ hàng trong việc kết nối mạng lưới logistics hàng hải toàn cầu” (Notteboom và Winkelmans, 2001; Heaver, 2002)

Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong vận chuyển hàng hóa trên toàn cầu, sử dụng container để vận chuyển hàng hóa trên tàu thủy Sức chứa lớn của container cho phép các nhà xuất khẩu kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng tại điểm đến trong tình trạng tốt nhất (Zeng, 2003; Creazza, Dallari và Melacini, 2010)

2.3.2 Các phương thức gửi hàng xuất khẩu bằng đường biển

Theo Zeng (2003), Creazza, Dallari và Melacini (2010) dịch vụ hàng hải có thể được chia thành dịch vụ FCL (nguyên container) và dịch vụ LCL (ít hơn tải container)

Vận chuyển hàng nguyên container (FCL)

Việc này được thực hiện với trọng lượng xuất khẩu tối thiểu là 1 container, sử dụng tàu Như vậy, hàng FCL có nghĩa là hàng hóa xuất khẩu không được gộp chung với hàng hóa của nhà xuất khẩu khác Việc giao hàng này là ít tốn kém nhất Có một số lựa chọn về loại container như container 20 feet và 40 feet cao, container 40 feet Đối với những mặt hàng xuất khẩu cần nhiệt độ lạnh cũng có thể sử dụng container lạnh, với chi phí cao hơn

Vận chuyển hàng lẻ container (LCL)

19 Việc vận chuyển được thực hiện với trọng lượng xuất khẩu tối thiểu là 1 tấn hoặc tại một số điểm đến tối thiểu là 0,5 tấn, sử dụng tàu Vận chuyển LCL có nghĩa là hàng xuất khẩu không được xếp đầy trong một container nên hàng được gộp với hàng của các nhà xuất khẩu khác trong một container

Vận chuyển hàng kết hợp

Gửi hàng kết hợp FCL/LCL – LCL/FCL là sự kết hợp giữa 2 phương thức FCL và LCL Với phương thức FCL/ LCL được hiểu là gửi hàng nguyên, giao hàng lẻ; LCL/ FCL được hiểu là gửi hàng lẻ, giao hàng nguyên (Ngô Thị Xuân Hải, 2014)

2.3.3 Các loại chứng từ chính trong giao nhận hàng FCL bằng đường biển

Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung: thông tin người mua, người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán,… (Phạm Hoài Phương, 2020) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ do người bán lập, thể hiện các thông tin về hàng hóa và giá trị hàng hóa cần thanh toán Ngoài ra, hóa đơn thương mại là căn cứ cho việc kiểm tra, theo dõi thực hiện hợp đồng; căn cứ cho việc thanh toán; căn cứ cho việc khai báo hải quan và mua bảo hiểm (Phạm Hoài Phương, 2020)

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là chứng từ do nhà sản xuất hoặc nhà xuất khẩu lập để kê khai về số lượng, trọng lượng, phương thức đóng gói của hàng hóa nhằm hỗ trợ cho việc kiểm đếm hàng hóa (Phạm Hoài Phương, 2020)

Vận đơn (Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng ký phát cấp cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được nhận để chở hoặc được xếp lên tàu Vận đơn đường biển gồm có MBL và HBL Trong đó, MBL được phát hành bởi Carrier (hãng vận tải) cho các FWD với Shipper là FWD nước xuất khẩu và Consignee là đại lý của FWD đó ở nước nhập khẩu HBL được phát hành bởi FWD với thông tin Shipper là nhà xuất khẩu và Consignee là nhà nhập khẩu (Phạm Hoài Phương, 2020)

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để đủ điều kiện xuất nhập khẩu (Phạm Hoài Phương, 2020)

20 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp (Phòng Thương mại, Bộ Thương mại, Bộ Công Thương) Mục đích xác nhận xuất xứ hàng hóa để áp dụng các ưu đãi về thuế quan, áp dụng thuế chống bán phá giá, thống kê thương mại và kiểm soát hạn ngạch (Phạm Hoài Phương, 2020) Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) là thông báo chi tiết của hãng tàu, đại lý hãng tàu, công ty FWD về lịch trình con tàu cập cảng (Phạm Hoài Phương, 2020) Ngoài ra, tùy vào đặc điểm của từng loại hàng hóa sẽ có những chứng từ đặc thù khác như: Giấy kiểm dịch động vật, Giấy chứng nhận chất lượng, Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm,…

2.3.4 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Theo Nguyễn Thanh Hùng (2017), quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển bao gồm các bước:

Sơ đồ 2 1: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Bước 1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng

Bước 2 Nhận yêu cầu từ khách hàng

Bước 3 Đặt chỗ hãng tàu

Bước 4 Lấy container rỗng và đóng hàng

Bước 5 Hạ container tại bãi xuất và làm thủ tục hải quan

Bước 6 Gửi SI, VGM cho hãng tàu và phát hành vận đơn

Bước 7 Lập bộ chứng từ thanh toán, làm thủ tục quyết toán và lưu hồ sơ

(Nguồn: Nguyễn Thanh Hùng (2017) Giáo trình trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu NXB Kinh tế, TP Hồ Chí Minh)

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng

Bộ phận kinh doanh thu thập thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau, sau đó tư vấn và tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp để khách hàng lựa chọn nhà cung cấp giao nhận phù hợp Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ qua mail, trao đổi trực tiếp hoặc điện thoại để thu thập thông tin lô hàng và giải đáp các vấn đề về giá cước, lịch tàu, chi phí dịch vụ, quy trình xuất - nhập khẩu Đàm phán và ký kết hợp đồng đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi sự nghiên cứu thị trường và nắm bắt thông tin đối tác Sau khi thương lượng về giá cả, trách nhiệm, thời hạn thực hiện, thanh toán, hai bên sẽ ràng buộc nghĩa vụ và trách nhiệm bằng việc ký hợp đồng.

- Các công việc được ủy thác, giá cước và giá các dịch vụ khác liên quan;

- Thời gian và địa điểm giao hàng;

- Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên

22 Khách hàng sẽ thanh toán chi phí liên quan đến phí vận chuyển, khai báo Hải quan, nâng hạ, kiểm hóa, kiểm địch, hun trùng, lưu kho lưu bãi và các lệ phí, chi phí phát sinh khác Việc thực hiện theo các điều khoản hợp đồng, các chi phí này công ty ứng trước cho khách hàng và nhận được hóa đơn từ người chuyên chở, cảng Từ đó, công ty có cơ sở yêu cầu khách hàng thanh toán những khoản công ty đã ứng trước cho khách

Bước 2: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Khách hàng sẽ gửi thông tin đơn hàng cho bên giao nhận Phía giao nhận sẽ tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách như Cảng xếp hàng; Cảng dỡ hàng; Loại hàng;

Số lượng loại container; Trọng lượng, ngày dự kiến đi và đến, hãng tàu,…

- Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng: Đây là một trong những yếu tố để hãng tàu định giá mức giá cước vận chuyển vì khoảng cách và thời gian vận chuyển ngắn thì giá cước vận chuyển sẽ thấp, khoảng cách và thời gian vận chuyển dài thì giá cước vận chuyển sẽ cao Ngoài ra giá cước còn phụ thuộc vào nhiều về dịch vụ, hãng tàu, mặt hàng

Loại hàng hóa xuất nhập khẩu cần được lưu ý và xem xét kỹ lưỡng vì không phải mặt hàng nào cũng có thể thực hiện giao dịch Đối với những mặt hàng đặc biệt như hàng nguy hiểm, cần có MSDS (Phiếu dữ liệu an toàn hóa chất) được hãng tàu chấp nhận Mặt hàng lạnh yêu cầu các thông số cụ thể về nhiệt độ, độ thông gió Nhân viên tư vấn có thể hỗ trợ khách hàng nắm rõ các quy định của hãng tàu và nước nhập khẩu đối với từng loại hàng hóa.

Các nhân tố tác động đến hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại doanh nghiệp

Theo Lê Thanh Huyền và Nguyễn Thị Lý (2022) thì các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận là:

❖ Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật trong doanh nghiệp là yếu tố vật chất hữu hình quan trọng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, làm nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp càng được bố trí hợp lý bao nhiêu thì càng góp phần đem lại hiệu quả cao bất nhiêu Điều này thấy khá rõ nếu một doanh nghiệp có hệ thống nhà xưởng, kho tàng, cửa hàng, bến bãi được bố trí hợp lý, nằm trong khu vực có mật độ dân cư lớn, thu nhập về cầu về tiêu dùng của người dân cao và thuận lợi về giao thông sẽ đem lại cho doanh nghiệp một tài sản vô hình rất lớn đó là lợi thế kinh doanh đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao Doanh nghiệp đó luôn

27 quan tâm đến trình độ kỹ thuật và trình độ công nghệ, luôn hướng đến việc tìm hiểu và nghiên cứu áp dụng công nghệ và hệ thống mới vào doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp

❖ Tiềm lực về tài chính

Khả năng tài chính vững mạnh là yếu tố then chốt bảo đảm hoạt động kinh doanh liên tục, ổn định của doanh nghiệp Nó tạo điều kiện đầu tư đổi mới công nghệ, ứng dụng kỹ thuật tiên tiến vào vận hành giao nhận Ngược lại, khả năng tài chính yếu kém sẽ cản trở hoạt động kinh doanh thông thường, hạn chế đầu tư đổi mới, ứng dụng kỹ thuật vào giao nhận, dẫn đến hậu quả là giảm hiệu quả và năng suất Do đó, khả năng tài chính trực tiếp ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, khả năng cạnh tranh cũng như mục tiêu tối ưu chi phí.

Con người giữ vai trò trọng yếu quyết định đến sự hoạt động của doanh nghiệp Tại Diễn đàn Logistics Việt Nam 2021, nhiều đại biểu đã nhấn mạnh, chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố then chốt giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp logistics Sự phát triển nhanh chóng của ngành dịch vụ Logistics trong vài năm trở lại đây khiến có cả nước có hơn 1200 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển và giao nhận Để bắt kịp, gia tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, nguồn nhân lực cần được đào tạo vững mạnh về cả chất lẫn lượng Nếu như doanh nghiệp không biết chú trọng đào tạo và bổ sung kịp thời thì sẽ tạo vô vàn khó khăn và thách thức trong tương lai không xa

❖ Môi trường chính trị - pháp luật

Các quy định thuộc pháp luật quốc tế như công ước quốc tế và hiệp định quốc tế liên quan đến dịch vụ Logistics là căn cứ pháp lý mang tính nền tảng trong việc điều chỉnh dịch vụ Logistics ở Việt Nam trong điều kiện hội nhập Đồng thời, các tập

28 quán thương mại quốc tế cũng là nguồn quy định quan trọng chi phối việc cung ứng dịch vụ này

Các cam kết quốc tế trong các Hiệp định song phương (Hiệp định thương mại Việt Nam – Hoa Kỳ) và khu vực (Hiệp định ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung - CEPT), trong WTO (các cam kết) của Việt Nam về mở cửa thị trường dịch vụ Logistics Các cam kết quốc tế này điều chỉnh các giao dịch Logistics của Việt Nam, đánh giá mức độ thực hiện trong quá trình rà soát chính sách thương mại giữa Việt Nam với các nước cũng như trong WTO

Nhà nước có kế hoạch phát triển vận tải biển Việt Nam đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030, Chiến lược tổng thể phát triển khu vực dịch vụ của Việt Nam đến năm 2020 và định hướng đến năm 2030 trong đó dịch vụ Logistics là một lĩnh vực mũi nhọn của Việt Nam Đồng thời, Bộ Công Thương cũng có kế hoạch hành động Logistics trong đó đề cập đến sự phối hợp của các Bộ như Bộ Giao thông vận tải, Bộ Tài chính, Bộ Công Thương, nhằm thực hiện kế hoạch phát triển dịch vụ này ở Việt Nam

Hoạt động giao nhận vận tải chịu sự chi phối của tình hình kinh tế thế giới và kinh tế Việt Nam Mọi sự biến động trên thị trường kinh tế đều có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động giao nhận.

Hiện nay, Việt Nam đang dần cải thiện một cách toàn diện việc phát triển hệ thống Logistics, bao gồm kho vận, giao nhận, vận chuyển và phân phối Điều đó cho thấy tiềm năng phát triển dịch vụ logistics Việt Nam còn khá lớn Khi năng lực cung ứng về dịch vụ, sản phẩm ngày càng cao, đòi hỏi ở thị trường những dịch vụ cao cấp, tối ưu Sức hấp dẫn sẽ không chỉ ở giá cả mà còn ở giá trị của dịch vụ Ngành logistics Việt Nam được xem là có nhiều cơ hội phát triển thông qua nhiều hiệp định thương mại song phương với nhiều quốc gia trên thế giới Bốn yếu tố góp phần thành công cho ngành Logistics của một quốc gia gồm: cảng, viễn thông, đường bộ và hàng không Hiện nay, Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển rất mạnh mẽ ngành logistics

❖ Môi trường hệ thống công nghệ

29 Trong quá trình phát triển kinh tế của bất kỳ quốc gia nào, công nghệ thông tin và truyền thông cũng giữ vai trò quan trọng và là một trong những tiêu chí định hướng đối với phát triển các ngành kinh tế Công nghệ thông tin và truyền thông phát triển trong bối cảnh toàn cầu hóa đã và đang tạo ra những cơ hội đột phá toàn diện cho phát triển kinh tế, bảo đảm kết nối thông tin thông suốt giữa các nền kinh tế trên phạm vi toàn cầu Công nghệ thông tin và truyền thông phát triển cho phép giảm thiểu thời gian và chi phí giao dịch, chuyển tải nhanh chóng thông tin, thu hẹp khoảng cách trong kinh doanh dịch vụ Logistics ngay trong một quốc gia, một khu vực kinh tế cũng như giữa các quốc gia trong mạng lưới Logistics toàn cầu

Có thể hiểu Logistics là việc thực hiện và kiểm soát toàn bộ hàng hóa cùng những thông tin có liên quan từ nơi hình thành nên hàng hóa cho đến điểm tiêu thụ cuối cùng Do vậy, phát triển dịch vụ Logistics luôn song hành với phát triển hệ thống công nghệ và hệ thống vận hành Thông tin chính xác, kịp thời là nền tảng đảm bảo sự thành công của hoạt động Logistics Sự tiến bộ vượt trội của công nghệ thông tin đã giúp doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Logistics có thể tích hợp, xử lý, trao đổi và quản lý hiệu quả dòng thông tin trong quá trình vận chuyển hàng hóa cũng như lưu hành và quản lý các chứng từ liên quan một cách dễ dàng, thuận lợi Công nghệ thông tin và hệ thống ứng dụng được xem là yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với hoạt động của dịch vụ Logistics Để thúc đẩy dịch vụ Logistics phát triển cần tập trung đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đồng thời đưa vào sử dụng các phần mềm chuyên dụng trong hoạt động Logistics, kết nối và làm việc thuận tiện, ngang tầm quốc tế

Mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành ngày càng phức tạp Doanh nghiệp phải cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước và cả với doanh nghiệp nước ngoài Các vấn đề về giải pháp chuỗi cung ứng, giao nhận và kho bài khiến cho các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam nỗ lực phát triển các hệ thống vận hành và nhân sự để nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN XUẤT KHẨU HÀNG

Tình hình hoạt động giao nhận hàng FCL bằng đường biển tại công ty

Bộ phận giải pháp chuỗi cung ứng của UPS Việt Nam đang đầu tư rất nhiều về giải pháp chuỗi cung ứng cũng như việc giao nhận hàng hóa tại thị trường Việt Nam vì hướng tới sự phát triển kinh tế mạnh mẽ của Việt Nam trong tương lai Phân tích về tình hình kinh doanh cũng như sản lượng giao nhận vận tải đặc biệt là xuất khẩu FCL để biết được tình hình hoạt động của công ty, Số liệu sẽ được thể hiện cụ thể dưới bảng sau: Đơn vị: Tỷ đồng Bảng 3 1: Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận

Nhập khẩu đường biển 148,81 19,04% 164,18 17,80% 160,78 17,66% Đường hàng không 284,63 36,43% 340 36,83% 332 36,48%

(Nguồn: Tổng hợp báo cáo từ kế toán bộ phận UPS SCS của UPS Việt Nam)

UPS SCS ghi nhận doanh thu vận chuyển hàng hóa qua đường biển chiếm hơn 60% tổng doanh thu năm 2021, vượt trội so với vận chuyển hàng không chiếm khoảng 30% Giao nhận xuất khẩu đường biển đóng góp tỷ lệ cao nhất trong các mảng kinh doanh của công ty từ năm 2020 đến 2022 Nhờ sở hữu lượng khách hàng lâu năm trong lĩnh vực bán lẻ tại Mỹ, UPS SCS đã tận dụng lợi thế vận tải đường biển để tối ưu hóa hoạt động xuất khẩu Doanh thu giao nhận đường biển theo báo cáo tài chính của bộ phận SCS trong ba năm 2020, 2021 và 2022 lần lượt đạt 347,92 tỷ đồng, 418,68 tỷ đồng và 417,37 tỷ đồng.

31 44,53%, 45,37% và 45,86% theo từng năm Qua việc phân tích các số liệu, cho thấy công ty có thể đầu tư vào việc phát triển giao nhận hàng hóa xuất bằng đường biển để giảm bớt các chi phí so với đường hàng không và giúp cạnh tranh với các công ty trong nước và đa quốc gia chung lĩnh vực

Trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm 2021 sản lượng vận chuyển container trên thế giới đạt mức tăng trưởng kỷ lục Theo đó sản lượng vận chuyển đường biển bằng container của UPS SCS cũng đạt những con số ấn tượng Cụ thể ta có thể thấy ở bảng dưới với sản lượng xuất khẩu FCL tăng mạnh vào năm 2020 và 2021 với sản lượng xuất khẩu FCL bằng đường biển là 130.000 TEUs lên đến 168.000 TEUs, tăng hơn 29% so với năm 2020 Năm 2022 Sản lượng xuất khẩu FCL bằng đường biển có giảm nhẹ so với năm 2021 cụ thể năm 2022 sản lượng là 164.200 TEUs, giảm gần 4% so với năm 2021 do ảnh hưởng bởi nền kinh tế thị trường biến động ở quý 4 năm

2022 Về mảng nhập khẩu của công ty vẫn ổn định, tuy năm 2022 có giảm nhẹ sản lượng do tình hình kinh tế không ổn định nhưng nhìn chung thì nhập khẩu chỉ chiếm phần nhỏ trong cơ cấu sản lượng của công ty nên ảnh hưởng không nhiều đến sản lượng chung cũng như doanh thu chung của công ty Đơn vị: 1000 TEU Bảng 3 2: Sản lượng giao nhận hàng FCL

Xuất khẩu đường biển FCL 130 68,42

Nhập khẩu đường biển FCL 60 31,58

(Tổng hợp tài liệu từ phòng SCS của UPS Việt Nam)

3.1.2 Thị trường và khách hàng

Năm 2022, sản lượng container trên toàn cầu đã giảm so với năm 2020 và 2021, đặc biệt là ở các thị trường Châu Đại Dương và Châu Âu Tuy nhiên, thị trường Châu Á vẫn duy trì nhu cầu cao, cho thấy sự phục hồi liên tục sau đại dịch.

Mỹ đặt biệt là Bắc Mỹ vẫn duy trì ở mức tăng Nhìn vào bảng dưới ta có thể thấy sản lượng vận chuyển FCL bằng đường biển vẫn đạt sản lượng tăng ở giai đoạn năm 2020 và 2021 do thị trường vận chuyển chủ yếu của UPS vẫn là Châu Mỹ trung bình vẫn chiếm 72% so với các thị trường khác của UPS Có thể thấy UPS có thị trường chốt là châu Mỹ, mặc dù năm 2022 sản lượng container có giảm do bị ảnh hưởng bởi thế giới nhưng về bị phần thì Châu Mỹ vẫn chiếm tỷ trọng cao nhất so với các thị phần khác của UPS trên toàn thế giới Điều đó có thể thấy được UPS SCS còn bị phụ thuộc nhiều vào thị trường châu Mỹ mặc dù UPS đã phủ rộng khắp các thị trường trên thế giới Đơn vị: 1000 TEU Bảng 3 3: Sản lượng giao nhận hàng FCL theo khu vực

(Tổng hợp tài liệu từ phòng SCS của UPS Việt Nam)

Các lĩnh vực vận chuyển bằng đường biển của UPS cũng khá đa dạng, chủ yếu là những mặt hàng được xuất khẩu nhiều và chiếm thị phần GDP nhiều của các nước xuất khẩu như nội thất, điện tử, quần áo,…Mặt hàng chiếm tỷ trọng vận chuyển nhiều nhất sẽ là Nội thất và thiết bị gia dụng với sản lượng trung bình đạt 62.400 TEUs tương đương 40% trên tổng các mặt hàng mà UPS vận chuyển Tiếp theo sẽ là hàng điện tử và quần áo, vải chiếm tỷ trọng lần lược là 46.800 TEUs và 31.200 TEUs Mặt hàng đồ chơi chiếm tỷ lệ nhỏ khoảng 15.600 TEUs tương ứng với 10% tỷ trọng Các mặt hàng sẽ được UPS vận chuyển chủ yếu sang thị trường châu Mỹ, một nước châu Âu và Đại Tây Dương Thị trường chủ yếu sẽ là Mỹ với các khách hàng là các đại lý bán lẻ như Costco và Dollar Tree Các nhà bán hàng sẽ ký hợp đồng với các đơn vị bán lẻ và tìm nguồn cung ứng là các nhà máy tại Việt Nam để vận chuyển hàng hóa sang Mỹ và các thị trường khác

33 Đơn vị: TEU Bảng 3 4: Sản lượng giao nhận trung bình theo từng mặt hàng

Nội thất và thiết bị gia dụng 62.400 40% Điện tử và linh kiện điện tử 46.800 30%

Toys, hobby & DIY (Đồ chơi) 15.600 10%

(Tổng hợp tài liệu từ phòng SCS của UPS Việt Nam) Khách hàng của UPS

Bởi những thách thức về tìm nguồn cung ứng quốc tế khiến các công ty không ngừng tìm kiếm các thị trường nước ngoài mới mang lại giá trị tốt nhất về chi phí lao động và sản xuất Tuy nhiên, việc chỉ xác định và tìm nguồn cung ứng từ thị trường có chi phí sản xuất thấp nhất không phải là yếu tố duy nhất cần xem xét Thị trường lao động chi phí thấp với cơ sở hạ tầng kém và các quy định đầy thách thức hoặc phức tạp có thể khiến các công ty phải trả thêm chi phí về lâu dài do giao hàng chậm hoặc bị lỡ, có thể bị phạt và chi phí vận chuyển bổ sung Trước khi tìm nguồn cung ứng từ một nhà cung cấp ở thị trường quốc tế mới, hãy đảm bảo có sự hợp tác nội bộ giữa người mua, nhân viên chuỗi cung ứng và các đối tác giao nhận Việt Nam là một trong những thị trường cung ứng sản phẩm với chi phí sản xuất thấp Nhận thấy điều đó Ban quản lý nhà cung cấp UPS Hoa Kỳ đã tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng giao nhận với 2 đơn vị bán lẻ là Costco và Dollar Tree là những khách hàng có những đơn hàng lớn từ các nhà sản xuất tại Việt Nam UPS sẽ chỉ định các hợp đồng giao nhận về khu vực UPS Việt Nam đảm nhận và vận hành bởi sự quen thuộc thị trường và các nhà sản xuất Việt Nam của UPS Việt Nam Chính vì thế 2 khách hàng chính ở mảng giao nhận xuất khẩu FCL bằng đường biển của Việt Nam chính là Costco và Dollar Tree

Quy trình hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty CP UPS Việt Nam

3.2.1 Quy trình tiêu chuẩn về giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại UPS Việt Nam

Theo quy trình lý thuyết ở chương 2 thì bước đầu tiên trong hoạt động giao nhận là tìm khách hàng và ký kết hợp đồng vận tải nhưng theo quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL của UPS thì bước này không nhắc đến Bởi vì quá trình tìm kiếm, kết nối đối tác, thỏa thuận giá cả và tiến hành việc ký hợp đồng dịch vụ quản lý đơn hàng và giao nhận sẽ do Ban quản lý nhà cung cấp của UPS Hoa Kỳ xử lý và chỉ định về cho UPS SCS Việt Nam

UPS SCS Hoa Kỳ thường sẽ ký hợp đồng với các Nhà bán lẻ để làm đại lý booking và quản lý đơn hàng cho họ Ở mỗi khách hàng sẽ có những quy định và quy trình riêng để UPS có thể làm việc và vận hành theo quy trình và chỉ định của khách hàng Đối với xuất khẩu hàng FCL, UPS sẽ làm xử lý đơn hàng và đặt chỗ theo chỉ định của khách là Costco và Dollar Tree Quy trình tác giả viết sẽ dựa theo quy trình giao nhận xuất hàng FCL bằng đường biển từ Việt Nam sang Mỹ và khách hàng là Costco để phân tích

Khách hàng ký hợp đồng giao nhận của UPS: Costco Wholesale UPS sẽ là nhà giao nhận được chỉ định cho tất cả hàng hóa FCL theo Term FOB vào Hoa Kỳ và với loại hình giao nhận là CY/Door và CY/CY Các khách hàng của Costco là các nhà cung cấp từ Mỹ, Hồng Kông, Trung Quốc như Whalen, Living Style, Universal, Kent Water,…sẽ ký hợp đồng buôn bán các mặt hàng về gỗ và nội thất, vải, quần áo, phụ kiện, các loại thiết bị điện tử,… cho Costco Vì đơn hàng lớn nên các nhà cung cấp này sẽ tìm các nhà máy sản xuất tại Việt Nam để cung ứng hàng hóa cho Costco bên Mỹ Sản lượng mặt hàng được UPS vận chuyển nhiều nhất là mặt hàng gỗ và nội thất Sản lượng vận chuyển từ Việt Nam sang Mỹ cho Costco đạt trung bình hơn 37.000 Container 40 feet - cao mỗi năm Hai hệ thống UPS sử dụng để hỗ trợ giao nhận và quản lý đơn hàng cho Costco là E2K và Order Watch

Hệ thống quản lý đơn hàng Order Watch: hệ thống xây dựng các tính năng cho việc quản lý các đơn hàng, từ lúc có đơn hàng và có yêu cầu đặt chỗ hãng tàu, UPS sẽ tiến hành tạo lệnh giao hàng (Shipping Orders) trên OW để theo dõi đơn hàng, đây

35 cũng như một phương thức để kết nối với Costco, nhà cung cấp/nhà sản xuất và UPS

Hệ thống hiển thị thông tin về tình trạng hàng và tàu trước và sau khi tàu chạy Hệ thống có thể tự động hóa một số chức năng và tải dữ liệu đối chiếu, phân tích thông tin đơn hàng

Hệ thống E2K: Hệ thống E2K theo nguyên lý hoạt động EDI – Trao đổi dữ liệu điện tử có chức năng quản lý định tuyến và lịch trình tàu (routing) của từng lô hàng và quan trọng nhất chính là chức năng tạo FCR và khai báo ISF các lô hàng đi

Mỹ E2K là hệ thống quản lý các thông tin liên quan đến người gửi hàng (Shipper) tại Việt Nam, quản lý lịch trình tàu chạy cũng như các chức năng về thanh toán hóa đơn như nhập Local charges, xuất hóa đơn Đây là hệ thống truyền tải dữ liệu và thông tin cho nhau của một lô hàng Với liên kết và truyền tải các dữ liệu, hệ thống này cho thấy sự hiệu quả trong việc trao đổi thông tin giữa các đơn vị Tất cả thông tin khi được nhập vào sẽ được lưu lại và liên kết dữ liệu với nhau theo nguyên lý hoạt động EDI cho đến bước cuối cùng để tạo ra FCR và khai ISF Ví dụ: Lô hàng đi đến New York bằng container 40HC Khi đã đến cảng đến là Newyork và container 40HC, khi nhập Local Charges sẽ thể hiện giá tiền của container 40HC và khi tạo FCR sẽ thể hiện cảng dỡ là New York và khai báo ISF để khớp với AMS của hãng tàu

Dưới đây là quy trình giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển của UPS theo chỉ định của Costco:

Sơ đồ 3 1: Quy trình xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển của UPS

(Tổng hợp tài liệu từ phòng SCS của UPS Việt Nam)

Bước 1: Nhận yêu cầu và xác nhận đơn đặt hàng (PO)

Quy trình giao nhận bắt đầu từ khâu tải lệnh giao hàng từ hệ thống Khách hàng Costco sẽ gửi đơn đặt hàng tối thiểu 6 tuần trước ngày giao hàng dự kiến, đơn đặt hàng càng sớm thì càng tốt Hệ thống sẽ thông báo lỗi qua email nếu đơn đặt hàng không thể tải do lỗi kỹ thuật Khách hàng phải theo dõi email, sửa lỗi và tải lại đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải có thông tin chi tiết như số mặt hàng, mô tả sản phẩm và tên nhà cung cấp UPS sẽ chưa xác nhận yêu cầu đặt chỗ của nhà cung cấp cho đến khi nhận được lệnh mua của Costco qua hệ thống.

37 Khi có sự khác biệt về PO, chẳng hạn như: thay đổi địa điểm Incoterm, thay đổi Incoterm từ Trả sau sang Trả trước, PO bị hủy,… UPS sẽ nhắc nhở các khách hàng Costco bên Mỹ bằng cách nhập một cột mốc kèm theo nhận xét lên hệ thống để Costco xem xét và phản hồi Những điểm khác biệt về PO phải được nghiên cứu và phản hồi trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được Nếu PO cần được sửa, PO sửa đổi sẽ được gửi trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được email Khách hàng phải chấp nhận mọi sai lệch hoặc thiếu thông tin PO trước khi đóng tàu Định dạng số PO: 12 chữ số, 5 chữ số đầu tiên thể hiện Mã DC

PO tiêu chuẩn Incoterm: FOB

UPS sẽ liên lạc với nhà cung cấp để chủ động theo dõi tình trạng hàng hóa từ 30/21/14/7/0 ngày trước ngày đầu tiên của thời hạn vận chuyển UPS sẽ cập nhật Các mốc quan trọng kèm theo nhận xét dựa trên trạng thái đặt chỗ/giao hàng trên hệ thống quản lý đơn hàng Order Watch

UPS sẽ tiếp tục giám sát PO cho đến hai tuần sau khi PO Shipping Window đóng lại Trong thời gian này, nhóm SCS của UPS sẽ làm việc với Costco Traffic để xác nhận xem đơn hàng đã được giao thành công hay chưa.

PO có còn hợp lệ hay không Nếu không có phản hồi từ Người mua/Nhà cung cấp, UPS sẽ không liên hệ với nhà cung cấp để xác nhận ngày sẵn sàng cho hàng hóa PO nữa Đánh giá: Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng qua hệ thống cho UPS nên mọi thông tin về đơn hàng và dữ liệu đều được quản lý trên hệ thống Đơn hàng sẽ được tải về hệ thống tương đối nhiều và có cả những đơn hàng của phía Trung Quốc cũng được hiển thị Những đơn đặt hàng đó có thể trùng số PO nhưng khác ngày đặt hàng nên nếu không cẩn thận rất dễ bị nhầm đơn hàng Các thông tin đơn đặt hàng được gửi có thể bị lỗi và cần nhân viên UPS và kiểm soát, phát hiện và báo cáo với khách hàng UPS cần phải theo dõi khả năng cung ứng các đơn hàng từ phía nhà máy để có thể báo cáo tình hình đơn hàng cho Costco và thời gian đặt chỗ và giao hàng lên tàu đúng thời gian

Bước 2: Xác nhận yêu cầu đặt chỗ và đặt chỗ hãng tàu

Yêu cầu đặt chỗ (Booking Request)

Khi các đơn đặt hàng bên phía Costco bên Mỹ được gửi về hệ thống đơn hàng Order Watch của UPS Cùng lúc đó phía người bán hàng cũng nhận được những đơn

38 hàng đó trên hệ thống Người bán sẽ liên hệ với các nhà máy sản xuất tại Việt Nam cung cấp hàng hóa cho mình và gửi các đơn đặt hàng đó cho phía nhà máy Sau khi nhà máy xác nhận những đơn hàng này với người bán thì sẽ tiến hành liên hệ và gửi yêu cầu đặt chỗ cho UPS Yêu cầu đặt chỗ phải được nhà máy gửi trước 45 ngày Ship Window mới được cho là hợp lệ Sau khi nhận yêu cầu đặt chỗ từ nhà máy, UPS sẽ xác minh chi tiết SO (Sales Order) bao gồm mặt hàng, số lượng và hàng hóa ghi trên

SO và đối chiếu với bản ghi của PO được gửi về hệ thống UPS Sau khi các nhân viên vận hành hành chuỗi cung ứng của UPS kiểm tra và xác nhận lô hàng nhà máy gửi hợp lệ với đơn đặt hàng của Costco thì UPS mới tiến hành đặt chỗ hãng tàu Nếu như yêu cầu đặt chỗ của phải nhà máy gửi không hợp lệ hoặc không có trong các đơn đặt hàng của Costco UPS sẽ liên hệ nhóm quản lý của Costco xem đơn đặt hàng PO đó có còn hợp lệ hay không Ngay sao đó phía UPS sẽ tiến hành đặt chỗ hãng tàu và tạo lệnh vận chuyển cho những đơn hàng đó gọi là Shipping Order (SO) và mỗi SO sẽ tương ứng với một PO Đánh giá: Ở bước này thì nhân viên UPS phải theo dõi tình trạng của đơn hàng liên tục Phía Costco có thể đổi ngày giao hàng nếu đơn hàng đó chưa được xác nhận và yêu cầu đặt chỗ từ phía người bán hoặc nhà máy sản xuất Khi có yêu cầu đặt chỗ phải kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ Một điều nên nhớ là yêu cầu đặt chỗ phải luôn được gửi trước 45 ngày trước ngày đầu tiên của thời hạn vận chuyển thì mới được xem là hợp lệ Đặt chỗ hãng tàu

Đánh giá về hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Công ty CP UPS Việt Nam

Xử lý công việc hoàn toàn bằng hệ thống

Thứ nhất, việc xử lý công việc bằng hệ thống giúp cho UPS có thể thực hiện được việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu về các lô hàng dễ dàng và thuận tiện Như việc chúng ta có được lịch sử lô hàng với chi tiết đơn hàng và các chứng từ về lô hàng của một loạt các sản phẩm khác nhau từ nhiều người bán và người sản xuất khác nhau Qua đó, UPS có thể từ dữ liệu đó thực hiện được các báo cáo dữ liệu phân tích sản lượng và hiệu quả giao hàng của UPS để từ đó có hướng giải pháp nâng cao và tối ưu được hiệu quả giao hàng hơn

Thứ hai, khi xảy ra đại dịch UPS không thể gửi chứng từ trực tiếp cho UPS

US Phía khách hàng là Costco lúc đó chấp nhận việc gửi chứng từ bằng cách tải lên hệ thống E2K của UPS Nhờ có hệ thống có thể giảm bớt việc in chứng từ giấy và gửi chứng từ giấy trực tiếp sang Mỹ UPS cũng có dịch vụ UPS PaperlessSM Invoice, khách hàng có thể gửi hàng đi khắp thế giới mà không cần chuẩn bị hóa đơn trình cho hải quan Dịch vụ này đơn thuần là việc chuyển thông tin từ các trang hóa đơn thành

63 dữ liệu điện tử đơn giản nhằm giảm thiểu chi phí in ấn và nhân lực Lợi ích lớn nhất của dịch vụ này là hàng hóa thậm chí có thể được thông quan trước khi được vận chuyển tới điểm đến sau cùng

Thứ ba, có thể giảm bớt được công việc khi hệ thống Order Watch của UPS có thể sử dụng công cụ chạy tự động để tạo SO và tạo chi tiết đơn hàng (Shipment plan) Giúp cho nhân viên của UPS kiểm soát được quá trình diễn ra từ đầu đến cuối của đơn hàng

Sử dụng quy trình tiêu chuẩn, cụ thể, quản lý tốt

Công ty UPS Việt Nam xây dựng một mô hình quản lý chặt chẽ, khoa học Sử dụng hệ thống EDI để vận hành kiểm soát và xử lý thông tin của lô hàng kịp thời, công khai và minh bạch, không rườm rà giấy tờ, chứng từ vì đã xử lý trên hệ thống Ban giám đốc, các giám sát phòng với nhân viên có mối quan hệ gắn kết với nhau Công ty tổ chức các cuộc họp báo cáo kết quả hoạt động vận hành và xử lý đơn hàng theo tuần, tháng,… hay bất cứ lúc nào có vấn đề phát sinh cần giải quyết gấp Từ đó, nhân viên có cơ hội trau dồi nghiệm làm việc, hỗ trợ lẫn nhau và gắn kết với nhau hơn Nhờ hệ thống EDI công ty còn quản lý tốt hệ thống thông tin các nhà máy sản xuất tại Việt Nam có mã số cho từng nhà máy, sắp xếp các thông tin, tài liệu liên quan định kỳ, theo tên doanh nghiệp để thuận tiện cho việc tra cứu dữ liệu, lịch sử của đơn hàng, thông tin phiếu ghi nợ của người gửi hàng là các nhà máy tại Việt Nam

Nguồn nhân lực trẻ, năng động, được đào tạo chuyên nghiệp

Theo như phân tích về tình hình nhân sự ở trên thì phòng giải pháp chuỗi cung ứng phần lớn là nữ, chiếm hơn 60% tổng số nhân viên của bộ phận Nhân sự bộ phận này đều dưới 30 tuổi và 83% nhân viên có trình độ từ đại học trở lên Điều đó cho ta thấy được công ty có nguồn nhân lực trẻ, năng động, nhiệt huyết và sáng tạo Đa phần nhân viên bộ phận này đều tốt nghiệp cử nhân đại học trong lĩnh xuất nhập khẩu, Logistics, ngoại thương, đi từ vị trí thực tập thành nhân viên chính thức Nhân viên luôn nhiệt tình, ham học hỏi và có trách nhiệm cao trong công việc Đối với mỗi nhân viên của phòng nghiệp vụ giải pháp chuỗi cung ứng đều được đào tạo và tìm hiểu rõ sản phẩm, dịch vụ của công ty Việc trực tiếp xử lý đơn hàng từ lúc nhận đơn hàng trên hệ thống đến lúc hàng đã được xếp lên tàu đều được nhân viên nắm rất rõ và xử

64 lý rất chuyên nghiệp Có sự kết nối chặt chẽ từ các giám sát đến từng nhân viên trong bộ phận có thể hỗ trợ nhau xử lý các sự cố, vấn đề trong công việc

Quan hệ tốt với các đối tác

UPS SCS Việt Nam thuộc sở hữu toàn bộ của UPS SCS Hoa Kỳ Nhờ các mối liên hệ và kết nối chuỗi cung ứng trên khắp thế thới của UPS nên UPS có quan hệ liên minh rất tốt với các hãng tàu lớn như MSC, Evergreen, ONE, CMA-CGM Nhờ thế UPS SCS Việt Nam cũng có mối quan hệ rất tốt với các chi nhánh của các hãng tàu đó tại Việt Nam UPS Việt Nam có thể nhờ hãng tàu hỗ trợ các vấn đề trong việc tìm container rỗng, gia hạn khai SI, VGM, giúp tìm kiếm đơn hàng nếu không may trong quá trình chuyển tải bị thất lạc, có mức phí ưu đãi cho UPS, hỗ trợ không thu phí cho UPS khi gặp trường hợp hạ sai bãi container lần đầu Hỗ trợ cho UPS trong khách hàng giao hàng không đúng thời gian, báo thông tin của đơn hàng cho UPS quá trễ thời hạn Từ đó, các khách hàng nhờ UPS đặt chỗ trên hãng tàu sẽ yên tâm hơn trong việc xử lý đơn hàng của UPS nhờ vào mối quan hệ hãng tàu, kinh nghiệm giải quyết vấn đề từ UPS

Thuận tiện trong thủ tục khai báo SI VGM cho các hãng tàu

Việc khai báo SI và VGM đầy đủ và đúng hạn là rất quan trọng để quyết định hàng hóa có được vận chuyển hay không UPS Việt Nam luôn chú trọng đến việc gửi SI và VGM cho hãng tàu đúng thời điểm, tránh trường hợp trễ hẹn hoặc quên khai báo khiến hàng không được xếp lên tàu UPS quản lý chặt chẽ lịch trình tàu bằng hệ thống, nhắc nhở khách hàng gửi SI và VGM sớm, đồng thời kiểm tra kỹ thông tin khai báo để đảm bảo tính chính xác Toàn bộ quá trình khai báo SI và VGM đều được thực hiện trực tuyến trên website của hãng tàu, giúp UPS thực hiện thao tác nhanh chóng, hiệu quả và chính xác UPS cũng tự động hóa quy trình tạo SO, SP để tiết kiệm thời gian cho việc quản lý, kiểm soát và gửi SI, VGM cho hãng tàu.

3.2.2 Những mặt còn hạn chế

Hạn chế về hệ thống E2K và OW

Về hệ thống E2K: Là hệ thống quản lý lịch trình và định tuyến của tàu, tạo FCR/HBL, thanh toán hóa đơn, khai ISF và tải chứng từ lên hệ thống được sử dụng

65 từ rất lâu của UPS Mọi thao tác từ tạo các định tuyến và lịch tàu chạy đến tạo FCR, nhập phí và khai ISF trên E2K đều làm bằng tay Điều đó làm cho việc xử lý một lô hàng phải tốn rất nhiều thời gian cho việc nhập liệu thông tin của lô hàng và có thể nhập sai nếu không cẩn thận Việc nhập sai thông tin hóa đơn hay khai sai ISF có thể bị phạt phí rất nhiều

Về hệ thống Order Watch: tốc độ load hơi lâu khi nhập thông tin và chuyển tab thông tin Tạo SO và Shipment plan hàng loạt có thể xảy ra lỗi, dừng đột ngột khi đang tạo tự động Lỗi về đối chiếu thông tin đơn hàng Hệ thống không có phần booking và thêm số booking vào từng lô hàng

Vấn đề về phân bổ công việc cho nhân sự Đối với nhân viên làm cho khách hàng Costco sẽ được làm việc theo từng nhóm và mỗi nhóm sẽ phụ trách một số nhà máy nhất định Nhưng có một số vấn đề sản lượng của từng mặt hàng sẽ không đồng đều, có một số nhà máy về xuất khẩu đồ nội thất sẽ có đơn đặt hàng với số lượng lớn và nhiều, một số nhà máy về các mặt hàng đồ chơi và quần áo thì sản lượng đặt hàng lại ít hơn và nếu ví dụ chia đều mỗi nhóm sẽ có 3 hoặc 4 người phụ trách và hỗ trợ lẫn nhau nhưng sản lượng của các nhà máy lại khác nhau dẫn đến việc có nhóm bị quá tải công việc khi phải xử lý quá nhiều đơn hàng Thêm vào đó là việc các đơn đặt hàng có thể bị hủy vì một số lý do nào đó trong trường hợp nhà máy đó ít đơn hàng lại còn bị hủy đơn hàng thì nhân viên phụ trách nhà máy đó sẽ giảm bớt công việc của mình xuống và dư ra rất nhiều thời gian rảnh Và thêm một số vấn đề về nhân viên khi xử lý công việc và vấn đề trong một số trường hợp mới gặp còn chậm có thể gây ảnh hưởng đến cả nhóm vì đang làm việc theo nhóm

Vấn đề trong quá trình thu thập chứng từ

Quá trình thu thập chứng từ có thể chậm trễ do người bán hàng gửi chứng từ cho UPS chậm Tuy nhiên, Costco yêu cầu phải thu thập đầy đủ chứng từ và lập chi tiết đơn hàng trong vòng 4 ngày sau khi tàu chạy Sự chậm trễ này ảnh hưởng đến việc so sánh tỷ lệ thời gian vận chuyển đúng hạn và tỷ lệ hoàn thành đơn hàng của UPS, dẫn đến giảm hiệu quả hoạt động của UPS trong việc quản lý và giao hàng.

Phụ thuộc thị trường Mỹ

Khách hàng chính của UPS là các đại lý bán lẻ tại Mỹ, dẫn đến một số hạn chế do UPS phải đặt chỗ hãng tàu theo chỉ định của họ Việc này tạo ra rủi ro cho UPS nếu các đại lý không tiếp tục hợp tác Thêm vào đó, việc phải tuân theo chỉ định của khách hàng chậm trễ quá trình xử lý công việc và gây khó khăn trong các trường hợp khẩn cấp Chẳng hạn, khi vụ sập cầu tại cảng Baltimore khiến các tàu không thể cập cảng, UPS phải chờ quyết định của Costco trước khi thông báo cho hãng tàu, dẫn đến chi phí lưu kho đáng kể cho hàng hóa quá cảnh chưa được dỡ lên tàu.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG

Cơ sở đề xuất giải pháp

Thứ nhất, sự dịch chuyển của dòng vốn FDI sang Việt Nam kéo theo nhu cầu sản xuất phục vụ xuất khẩu tăng cao Để đón đầu cơ hội này, nhiều hãng vận chuyển đã đầu tư thêm vào các giải pháp chuỗi cung ứng, trong đó bao gồm UPS Theo nghiên cứu của McKinsey, gần 25% giám đốc chuỗi cung ứng trong ngành thời trang dự kiến sẽ mở rộng sản xuất tại Việt Nam hơn là các quốc gia châu Á khác Đầu tư nước ngoài vào Việt Nam tập trung chủ yếu vào ngành chế biến và sản xuất, đòi hỏi hoạt động kho vận mạnh mẽ Kết hợp với sự bùng nổ tiêu dùng nội địa, ngành kho vận Việt Nam được kỳ vọng sẽ tăng trưởng nhanh chóng, là lĩnh vực kinh doanh truyền thống của UPS.

Cùng với việc mức chi phí sản xuất tại Trung Quốc ngày một tăng cao tạo cơ hội cho Việt Nam nổi lên như một địa điểm sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu thay thế hấp dẫn Các công ty không ngừng tìm kiếm các thị trường nước ngoài mới mang lại giá trị tốt nhất về chi phí lao động và sản xuất để đặt các đơn hàng sản xuất và cần công ty giao nhận tại nước sản xuất để giúp họ quản lý chuỗi cung ứng, đơn hàng và quá trình vận chuyển và giao nhận

Để hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua tác động của đại dịch COVID-19, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết 406/NQ-UBTVQH15, trong đó đáng chú ý là chính sách giảm 30% thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2020 và đề xuất tiếp tục áp dụng chính sách này trong năm 2021 Bên cạnh đó, Chính phủ còn đưa ra nhiều giải pháp nhằm giảm chi phí vận tải như giảm phí qua trạm, cầu đường, đỗ xe, lưu giữ phương tiện, thuế nhiên liệu máy bay nhằm hỗ trợ doanh nghiệp logistics trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

68 tối đa lợi thế về vị trí của các cảng biển, đặc biệt là cảng cửa ngõ quốc tế để thu hút các tàu trọng tải lớn vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu đi các tuyến vận tải biển xa; tăng cường hợp tác với các cơ quan quản lý cảng biển, hãng tàu biển nước ngoài để thu hút nguồn hàng thông qua Cảng biển Việt Nam

Thứ ba, ngành Logistics theo hướng phát triển bền vững nghiên cứu và sử dụng các công nghệ lưu trữ đám mây, công nghệ sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy,…giúp cho các doanh nghiệp hoạt động ngành giao nhận có thể tiếp cận các công nghệ mới từ đó có thể tiết kiệm được thời gian, tối ưu hóa chi phí, nhân sự,…

Thứ nhất, Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang định hướng hoạt động xuất khẩu của Việt Nam đóng góp vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu trong quá trình xuất siêu nhiều cảng biển Việt Nam như Hải Phòng và Vũng Tàu phải hoạt động gần như tối đa công suất gây ra quá tải, và thiếu container rỗng diễn ra liên tục

Thứ hai, chi phí logistics tại Việt Nam được đánh giá là rất cao, chiếm khoảng

25% GDP của Việt Nam (trong khi mức trung bình của thế giới là 15% GDP) Nguyên nhân chính được là chưa hoạt thiện trong kết cấu hạ tầng cảng biển, chưa tối ưu được vấn đề rút ngắn thời gian vận chuyển container từ kho nhà sản xuất đến bãi container chờ xuất, chưa ứng dụng công nghệ cao vào vận hành logistics, nguồn nhân lực vẫn chưa đáp ứng được Các phí vận chuyển từ hãng tàu tăng liên lục theo biên động của thị trường logistics đặt biệt là chi phí xếp dỡ tại cảng (THC) được ghi nhận luôn tăng trong giai đoạn vận chuyển đường biển hiện nay từ các hãng tàu

Thứ ba, thị trường biến động dẫn đến những tiêu cực cho ngành giao nhận và logistics Đại dịch Covid – 19 đã làm đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế, trong đó có ngành giao nhận, logistics Ngoài ra, những biến động bất ổn, xung đột chính trị giữa các đảng phái, quốc gia với nhau cũng gây ra không ít khó khăn cho hoạt động thương mại toàn cầu Theo hãng nghiên cứu EIU, căng thẳng tại Biển Đỏ có thể làm giảm tốc tăng trưởng kinh tế của châu Á, đồng thời thổi bùng lạm phát tại đây Theo số liệu của Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF), chỉ trong hai tháng đầu năm, hoạt động thương mại trên kênh đào Suez đã giảm 50% so với cùng kỳ năm ngoái Những cuộc tấn công lên tàu hàng trên Biển Đỏ làm giảm lưu lượng

69 tàu qua kênh đào Suez Đây là tuyến hàng hải ngắn nhất đóng góp 15% thương mại đường biển toàn cầu Các tàu phải chuyển hướng sang Mũi Hảo Vọng làm tăng thời gian vận chuyển trung bình lên 10 ngày làm ảnh hưởng đến các doanh nghiệp

Thứ tư, tuy có lợi thế hơn các công ty giao nhận trong nước nhưng UPS cũng áp lực bởi các công ty giao nhận đa quốc gia trên thế giới cũng có mặt trên thị trường Việt Nam và thậm chí chiếm thị phần lớn do có mặt trước UPS Họ sử dụng hệ thống tích hợp điện toán đám mây và cách vận hành xuất sắc, giả cả lại cạnh như phải kể đến đó là DHL, Nippo, Damco, FedEx, Maersk Logistics,… Điều đó gây áp lực rất lớn về lợi thế cạnh tranh cho UPS

4.1.3 Định hướng phát triển giải pháp nâng cao hoạt động giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển

Thứ nhất, bộ phận UPS SCS Việt Nam định hướng mục tiêu ngắn hạn sau 2 năm Phân bổ lại công việc cho bộ phận giao nhận của công ty loại bỏ những thời gian rảnh rỗi trong các bước công việc, phân bổ vào các công việc quá tải các các việc có khoản thời gian rảnh rỗi của nhân viên Mục tiêu giảm hơn 50 giờ làm việc trên tuần của phòng xuất khẩu đường biển

Việc ứng dụng "điện toán đám mây" trong hoạt động logistics toàn cầu được UPS nhấn mạnh và coi là xu hướng định hình tương lai của công nghệ hậu cần Công nghệ này cho phép chia sẻ thông tin về các lô hàng của doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng hơn, giúp đưa ra dự báo giao hàng chính xác hơn, giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa và tránh những bất ngờ về lô hàng vào phút cuối Do đó, UPS Việt Nam cũng đang cân nhắc về việc áp dụng các hệ thống điện toán đám mây cho hoạt động giao nhận xuất khẩu của công ty.

Thứ ba, mục tiêu về dài hạn vẫn là nâng cao chất lượng dịch vụ công ty bằng việc nâng cao năng lực của nhân viên Đào tạo các kỹ năng về xử lý vấn đề, xử lý quá tải công việc, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên bằng các khóa học có thể là qua mạng trên các trường, cơ sở giáo dục nổi tiếng thế giới về giao nhận và vận hành chuỗi cung ứng Mục tiêu đạt mức hơn 90% sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ của UPS theo khảo sát thực tế

Giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển tại công ty cổ phần UPS

4.2.1 Nâng cấp hệ thống và xem xét việc sử dụng hệ thống mới

Cải thiện khả năng xử lý lỗi và thường xuyên báo cáo tình trạng của hệ thống Order Watch Cập nhật và xử lý các lỗi của hệ thống Order Watch sẽ giúp cải thiện khả năng quản trị các đơn hàng của khách hàng về những vấn đề và sự trì hoãn ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng…sẽ được phát hiện sớm hơn Bộ phận vận hành hệ thống và xử lý các vấn đề của khách hàng có thể chủ động hơn rất nhiều trong việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề cho khách hàng Nhân viên UPS sẽ có khả năng phối hợp hiệu quả hơn với khách hàng và các nhà máy sản xuất mỗi khi có vấn đề xuất hiện

Sử dụng phần mềm quản trị quy trình kinh doanh (BPM) kết hợp với hệ thống Order Watch và cơ sở dữ liệu trao đổi thông tin giúp cải thiện lỗi hệ thống hiệu quả, tiết kiệm chi phí BPM theo dõi luồng dữ liệu trong Order Watch, tự động gửi cảnh báo qua email cho các cá nhân có liên quan khi phát hiện lỗi đơn hàng, Lỗi Kế hoạch Vận Chuyển và Lỗi Trả hàng Tùy theo khách hàng hoặc nhà máy sản xuất, UPS sẽ đưa ra các nguyên tắc cụ thể.

SO Để giảm bớt việc nhập liệu bằng tay trên hệ thống E2K và có thể đặt chỗ và xác nhận đặt chỗ ngay trên hệ thống mà hệ thống Order Watch không làm được UPS có thể xem xét là sử dụng giải pháp phần mềm dựa trên nền tảng sử dụng công nghệ lưu trữ đám mây Cargowise Phần mềm này có thể thay thế cả 2 hệ thống Order Watch và E2K

Theo như trang VILAS, có nói các ưu điểm của phần mềm Cargowise như sau:

"Ưu thế của phần mềm Logistics Cargowise:

- Tích hợp các quy trình làm việc trên cùng một hệ thống dữ liệu đồng bộ trên toàn thế giới

- Phù hợp với tất cả doanh nghiệp ở mọi quy mô về logistics, vận hành kho bãi, chuỗi cung ứng

- Điểm mạnh của hệ thống này là về vấn đề thời gian nó tối ưu hóa thời gian, giúp giảm chi phí và giảm thiểu rủi ro nhờ vào công nghệ tự động hoá như: tự động báo lỗi khi thông tin (mã hàng hóa, tên nước, mã vùng,…) bị nhập sai hoặc trùng lặp

- Có thể sao chép lại và sửa đổi shipment, consol, booking, quotation,… để tạo mới

- Thông tin chỉ nhập 1 lần và có thể sử dụng ở phạm vi trên toàn cầu

- Tất cả các phân hệ đều được link về Accounting

- Hỗ trợ chuyển đổi với hơn 30 ngôn ngữ khác nhau trên thế giới

- Có thể tùy chỉnh để tương thích với các phần mềm mềm khác trong doanh nghiệp hoặc tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp

- Tích hợp với Hải Quan Mỹ, Canada, Nhật Bản, giúp quá trình khai báo hải quan được thực hiện dễ dàng

Riêng các ưu điểm dành riêng cho các công ty Freight Forwarding được nhắc đến như sau:

Các hoạt động đầu vào (Inbound) của công ty Freight Forwarding:

- Ghi nhận, tạo và phát hành MBL hoặc HBL,

- Phát hành hóa đơn, Debit Note, Credit Note, Commission Note

Trích xuất dữ liệu theo đúng các loại định dạng phổ biến tại Việt Nam, bao gồm: danh sách nhập hàng vào kho CFS, bản khai Emanifest, v.v.

- Gửi giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)

- Phát hành lệnh giao hàng (Delivery Order), giấy uỷ quyền giao/ nhận hàng

- Báo cáo về lệnh giao hàng POD

- Báo cáo chi tiết về khối lượng, lợi nhuận

- Báo cáo công nợ: phát sinh, đã thu/ đã trả, số dư …

Các hoạt động đầu ra (Outbound)

- Đặt chỗ và xác nhận đặt chỗ với hãng tàu (Booking, Booking confirmation)

- Tự động báo giá bao gồm giá cước tàu cùng các khoản phí liên quan như: phí thuế quan, phí bảo hiểm,…

- Ghi nhận/ Phát hành MBL/ HBL,…

- Phát hành Debit Note, Credit Note, Commission Note

- Báo cáo chi tiết, tổng hợp khối lượng, lợi nhuận

- Báo cáo công nợ phát sinh, công nợ đã thu, đã trả hoặc công nợ còn tồn động"

Vì UPS thường hợp tác với các khách hàng lớn, hệ thống Order Watch chỉ được một số khách hàng sử dụng ngoài E2K Do đó, UPS cần xem xét và thay đổi giải pháp hệ thống mới để tối ưu chi phí và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường Hệ thống Order Watch và E2K có thể cho phép các đối tác giao nhận của UPS sử dụng và UPS có thể thu phí sử dụng hệ thống từ các đối tác đó.

So sánh về thời gian và các ưu điểm và khuyết điểm giữa phần mềm E2K, Order Watch với phần mềm Cargowise:

73 Bảng 4 1: So sánh thời gian xử lý và ưu khuyết điểm của 3 hệ thống

Tạo số MOS (lịch trình theo định tuyến) 5 phút Tự động

Thêm số container/số seal 2 phút Tự động

Tạo FCR/HBL 10 phút 3 phút

Nhập phí hãng tàu 3 phút Tự động

Gửi giấy báo hàng đến Phải gửi mail mất 3 phút 2 phút Đặt chỗ hãng tàu Chưa có

Có tính năng này và sẽ tự động có số Booking cho từng lô hàng Thêm số booking và xác nhận booking 2 phút Tự động

Tạo chi tiết đơn hàng

Tự động và những lô nhiều item vẫn phải thao tác tay, mất khoảng 5 phút/lô

Báo lỗi thông tin Không có Không có

Tự động báo lỗi về thông tin lô hàng về mã hàng hóa, tên nước hay mã vùng…

Tổng thời gian Hơn 30 phút để xử lý các thao tác bằng tay của 1 lô hàng trên hệ thống

5 phút để xử lý và hầu như đều tự động các thao tác

(Nguồn: Tổng hợp của Tác giả)

74 Nếu sử dụng phần mềm Cargowise thay thế cho cả 2 hệ thống E2K và Order Watch sẽ tiết kiệm được khoảng 25 phút cho việc xử lý 1 lô hàng trên hệ thống Nếu một ngày 1 nhân viên trung bình phải xử lý 10 lô hàng, mỗi đơn hàng phải xử lý 30 phút thì 10 lô hàng đã mất khoảng 5 tiếng đồng hồ Trong khi đó thời gian xử lý của Cargowise được rút ngắn xuống còn 5 phút thì 10 lô hàng chỉ mất khoảng 1 tiếng đồng hồ Tiết kiệm được 4 tiếng làm việc của một nhân viên phải đi thao tác và xử lý bằng tay trên 2 hệ thống Order Watch và E2K Sử dụng hệ thống Cargowise có thể tiết kiệm được 15% đến 25% nguồn nhân lực của công ty

Về chi phí của hệ thống Cargowise thì người dùng chỉ cần trả phí cho những tính năng nào mà họ sử dụng Việc tính phí sử dụng dựa trên giao dịch (chi trả tiền khi có sử dụng hệ thống) Với những doanh nghiệp từ 25 – 50 người, chi phí sử dụng khoảng 50 – 150 triệu đồng/tháng Một năm một công ty sử dụng dịch vụ của hệ thống phải thanh toán từ 1 tỷ đến 1,5 tỷ VND Doanh thu 3 năm liên tiếp của UPS từ năm 2020 đến 2022 đạt trong khoảng từ 781 tỷ đến cao nhất là 922 tỷ và lợi nhuận sau thuế của công ty đạt mức cao nhất năm 2021 là 81,74 tỷ đồng Với mức doanh thu và lợi nhuận đó UPS hoàn toàn có thể đầu tư vào hệ thống Cargowise để tối ưu hóa chi phí về thuê nhân sự và tiết kiệm được thời gian, nâng cao được hiệu suất lao động

4.2.2 Phân bổ lại công việc và nâng cao năng lực nhân viên

Vẫn là theo nhóm phụ trách chính các nhà máy Nhưng các giám sát phải hỏi về tình hình sản lượng đơn hàng đổ về hệ thống mỗi tháng các nhà máy sẽ có số lượng đơn đặt hàng như thế nào Nếu sản có một số nhà máy có số lượng đơn đặt hàng tăng đột ngột trong tháng Các nhà giám sát sẽ chia lại số lượng đơn đặt hàng đó phân bổ cho các nhóm có số lượng đơn đặt hàng trong tháng ít hơn Các nhà giám sát phải xem xét lại có nhiệm vụ nào phân bổ cho các nhóm còn dư ra các thời gian rảnh chưa được tối ưu về mặt thời gian của từng nhiệm vụ Phân bổ các nhiệm vụ có thời gian làm việc quá tải kết hợp với các công việc trước và sau để tối ưu hóa thời gian rảnh của các công việc đó Các giám sát sẽ xem xét việc nào có thể tự động hóa hoặc giao lại cho các nhân sự bên ngoài nhóm chẳng hạn các thực tập sinh của công ty hay các nhân sự ở nhóm Dollar Tree có thể hỗ trợ thêm nếu Costco bị quá tải đơn đặt hàng ở mùa cao điểm

75 Bảng 4 2: Đơn hàng của các nhóm Đơn hàng Nhân viên A Nhân viên B Nhân viên C

(Nguồn: Số liệu thống kê theo tháng phòng SCS của UPS Việt Nam) Nếu như có 4 nhóm phụ trách các nhà cung cấp khác nhau như bảng trên và mỗi nhóm đều có 3 nhân viên phụ trách xử lý đơn hàng Có thể thấy đơn hàng của nhóm Living bị quá tải so với những nhóm còn lại Các giám sát có thể xem xét và chia lại đơn hàng cho những nhóm có đơn hàng ít hơn như KuKa và Domus vita Những còn phải xem xét lại thời gian xử lý các đơn hàng của mỗi nhóm và phân bổ lại các công việc phải làm khi xử lý một lô hàng và kết hợp với việc chia lại đơn hàng Nhìn vào bảng 4.3 dưới đây có thể khi chia lại đơn hàng của nhóm bị quá tải kết hợp với việc phân bổ lại công việc thì công ty có thể tiết kiệm được 51h/tuần cho việc xử lý các đơn hàng Thời gian làm việc của các công việc đã được phân bổ lại đối đa 40h/tuần phù hợp với thời gian làm việc của một nhân viên trong một tuần Nhân viên sẽ không cảm thấy áp lực về quá tải công việc khi xử lý công việc phân bổ thời gian không đồng đều Từ đó có thể nâng cao được năng suất cũng như hiểu quả làm việc của một nhân viên

76 Bảng 4 3: Bảng phân bổ công việc trước và sau

Công việc trước khi phân bổ

Thời gian trước khi phân bổ công việc Công việc sau khi phân bổ

Thời gian sau khi phân bổ công việc

Giai đoạn trước chuẩn bị

Nhận đơn đặt hàng và xác nhận yêu cầu đặt hàng

10h/tuần Kết hợp việc nhận đơn đặt hàng và nhận nhận yêu cầu đặt hàng với việc đặt chỗ hãng tàu

30h/tuần Đặt chỗ hãng tàu 60h/tuần Ở bước này phải phân bổ lại đơn hàng của những nhóm có đơn hàng nhiều bị quá tải sang những nhóm ít đơn hàng hơn

Tạo SO 2h/tuần Việc tạo SO có thể kết hợp gửi

Giai đoạn trước khi tàu chạy

Gửi SI/ VGM cho hãng tàu 60h/tuần

Làm FCR, nhập Local charge 90h/tuần

Làm FCR và ISF, nhập Local charge Nâng cao hiệu quả lao động 40h/tuần

Kiểm tra B/L 10h/tuần Kiểm tra B/L có thể làm sau khi gửi SI/VGM và làm FCR 30h/tuần

Khai báo ISF 10h/tuần Làm FCR, ISF và nhập Local charge 30h/tuần

Giai đoạn sau khi tàu chạy

Nhập dữ liệu lên hệ thống Order Watch và E2K, gom chứng từ kiểm tra và gửi lên hệ thống E2K, gửi thông tin hàng xuất và xuất hóa đơn

Sử dụng Intrern để nhập dữ liệu lên hệ thống và kiểm tra chứng từ Việc làm SP có thể tự động hóa nên có thể kết hợp làm SP và làm FCR của những đơn hàng khác

Tổng thời gian 309h/tuần 258h/tuần

(Nguồn: Tổng hợp của Tác giả)

Công ty đặt mục tiêu nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc bằng cách giảm tỷ lệ sai sót trong quá trình kiểm tra vận đơn đường biển (SeaWay Bill) xuống dưới 4% so với tổng số vận đơn kiểm tra trong tháng Đồng thời, thời gian thực hiện thủ công một bản FCR nháp phải được tối ưu hóa trong khoảng 3 đến 4 phút để tiết kiệm thời gian.

Nâng cao năng lực giải quyết vấn đề cho nhân viên, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng phân bổ công việc bằng cách về dài lâu có thể cho nhân viên tham gia các khóa học liên quan đến các kỹ năng nêu trên Về nghiệp vụ có thể cho nhân viên tham gia các khóa học qua mạng về các lĩnh vực chuỗi cung ứng và vận hành giao nhận tại các trường và các cơ sở giáo dục nổi tiếng trong nghiệp vụ này trên thế giới, hoặc trên Linkedin Có thể đầu tư nhân viên học các hệ thống vận hành ERP để nâng cao hiệu quả làm việc trên hệ thống vì công ty làm việc và xử lý toàn bộ vấn đề qua hệ thống và phần mềm phải đạt 80% các nhận sự trong công ty đều được học và đạo tạo các khóa học để nâng cao năng lực làm việc của nhân viên

4.2.3 Áp dụng thu phí nộp trễ chứng từ

Vì việc thu thập và kiểm tra chứng từ rất tốn nhiều thời gian của UPS, mọi công đoạn từ gom chứng từ, kiểm tra chứng từ và gửi chứng từ lên hệ thống các thao tác đều thực hiện bằng tay Nếu việc người bán gửi chứng từ trễ cho UPS thực sự gây rất nhiều khó khăn Để giải quyết vấn đề trễ nải trong việc người bán gửi chứng từ cho UPS UPS có thể giảm được việc này bằng cách gửi mail thông báo và đưa ra hạn nộp chứng từ kể từ ngày tàu chạy cho bên phía người bán Nhắc nhở phía người bán về việc nộp chứng từ cho UPS vì sắp hết hạn UPS có thể đưa ra mức phạt phí nộp trễ chứng từ là 50 đô la Mỹ nếu quá thời gian quy định nộp chứng từ cho UPS theo quy định Chẳng hạn, đơn hàng về nội thất giường ngủ PO 001710901250 Universal bán cho Costco và ngày tàu chạy là ngày 6 tháng 12 năm 2023 thì người bán Universal có thể gửi trước 3 ngày trước khi tàu chạy và hạn chót nộp sẽ là 3 ngày kể từ ngày tàu chạy Nếu nộp trễ khiến cho việc gửi chứng từ của UPS trễ sẽ phải đóng phí phạt là 50 đô la mỹ cho UPS

4.2.4 Cập nhật thêm các trường hợp trên hệ thống