hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty tnhh ship link việt nam

TrầnThị Lan Nhung đã tận tình hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc trong suốt quá trìnhthực tập để tôi hoàn thành bài báo cáo thực hành nghề nghiệp của mình.Đồng thời, tôi xin gửi lời cả

CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM

BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETINGKHOA THƯƠNG MẠI

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:ThS TRẦN THỊ LAN NHUNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan báo cáo thực hành nghề nghiệp này là kết quả nghiên cứu, tìm hiểucủa riêng tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của ThS Trần Thị LanNhung, đảm bảo tính trung thực về các nội dung báo cáo Tôi xin chịu hoàn toàn tráchnhiệm về lời cam đoan này.

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1 Xác nhận thời gian sinh viên:

thực tập tại doanh nghiệp

2 Nhận xét ý thức thái độ chấp hành nội quy, kỷ luật của sinh viên tại doanh nghiệp

(ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Giảng viên hướng dẫn

(ký, ghi rõ họ, tên)

Đặc biệt tôi xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến giảng viên hướng dẫn là cô ThS TrầnThị Lan Nhung đã tận tình hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc trong suốt quá trìnhthực tập để tôi hoàn thành bài báo cáo thực hành nghề nghiệp của mình.

Đồng thời, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo công ty TNHH ShipLink Việt Nam cùng các anh chị trong Phòng Xuất – Nhập khẩu đã tạo điều kiện tốtnhất, nhiệt tình hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và cung cấp đầy đủ thông tin, số liệuđể đợt thực hành nghề nghiệp của tôi diễn ra suôn sẻ.

Với kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo vẫn không thểtránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong sẽ tiếp tục nhận được những ý kiến đóng gópquý báu của cô ThS Trần Thị Lan Nhung cũng như của Ban lãnh đạo công ty để tôi cóthể học hỏi thêm hiều kinh nghiệm có thể hoàn thành tốt bài báo cáo thực hành nghềnghiệp 2 cũng như khóa luận tốt nghiệp.

Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý thầy cô trường Đại học Tài chính – Marketingcùng các anh chị trong Phòng Xuất – Nhập khẩu thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc, côngtác tốt và gặt hái được nhiều thành công Kính chúc Công ty TNHH Ship Link ViệtNam ngày càng phát triển thịnh vượng.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu 3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM 4

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty 4

1.1.1 Thông tin chung 4

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 4

1.2.1 Chức năng của công ty 4

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty 5

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 5

1.3.1 Sơ đồ tổ chức 5

1.3.2 Chức năng, nhiệm cụ các phòng ban 5

1.4 Tình hình, kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022 6

1.4.1 Kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022 6

2.2.1 Ưu điểm 17

2.2.2 Hạn chế 18

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 20

3.1 Cơ sở đưa ra kiến nghị 21

3.2 Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Ship Link Việt Nam 22

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 24

KẾT LUẬN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

Ship Link Việt Nam

Hình 2.2 Sales Contract – Hợp đồng ngoại thương

Hình 2.3 Commercial Invoices – Hóa đơn thươngmại

Hình 2.4 Packing List – Phiếu đóng góiHình 2.5 Booking Notice

Hình 2.6 Master Bill of Lading – Vận đơn đườngbiển do hãng tàu phát hành

LỜI MỞ ĐẦU1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế diễn ra một cách mạnh mẽ, hoạt độngxuất nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan trọng Tham gia hội nhập và mở rộng giaothương với các nước trên thế giới đã và đang là xu hướng tất yếu của nhiều quốc gia.Trao đổi hàng hóa trở thành tất yếu khách quan, xuất khẩu phát triển theo hướngchuyên môn hóa hiện đại hóa, các công ty phần lớn tập trung phát triển chuyên sâu vàomột lĩnh vực để tạo ra sản phẩm hàng hóa có chất lượng tốt nhất nhằm cạnh tranhtrong nền kinh tế mở như hiện nay Bên cạnh đó, quy trình xuất khẩu diễn ra qua rấtnhiều bước nghiệp vụ, thực hiện đồng thời cùng lúc nhiều công việc sao cho thuậntiện, tiết kiệm thời gian, chi phí và mang lại hiệu quả cao thì hiện nay phần lớn cácdoanh nghiệp xuất khẩu tìm đến các công ty giao nhận, các công ty dịch vụ logistic đểkí kết hợp đồng thực hiện dịch vụ xuất khẩu cho mình Dịch vụ xuất khẩu là người bạnđồng hành của doanh nghiệp, chính là cầu nối giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trườngthế giới dễ dàng, nhanh chóng và tự tin Vì vậy, việc xuất hiện ngày càng nhiều cácdoanh nghiệp trong lĩnh vực này là điều không thể tránh khỏi Tuy nhiên, vấn đề đặt raở đây là làm thế nào mỗi doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất, tối ưu hóa được lợinhuận Một nhân tố quan trọng tạo nên hiệu quả đó là doanh nghiệp cần phải có quytrình dịch vụ xuất khẩu tinh gọn, đáp ứng được nhu cầu thị trường trong và ngoàinước.

Công ty TNHH Ship Link Việt Nam mặc dù mới thành lập trong thời gian ngắn từnăm 2018 đến nay nhưng công ty đã nhanh chóng vượt qua những trở ngại ban đầu,tạo dựng cho mình một vị thế khá vững ở thị trường Việt Nam Tuy nhiên, với bốicảnh kinh tế khó khăn như hiện nay cùng sự xuất hiện ngày càng nhiều các công tydịch vụ trong nước và quốc tế, công ty TNHH Ship Link Việt Nam gặp không ít khókhăn và thách thức Dịch vụ xuất khẩu bằng đường biển chiếm tỉ trọng cao nhất trongtổng doanh thu của công ty, nhưng cũng khá đa dạng và phức tạp với nhiều loại chứngtừ khác nhau nên còn gặp khá nhiều hạn chế Vấn đề đặt ra cho công ty là làm thế nàođể nâng cao quy trình nghiệp vụ, đảm bảo chất lượng của hàng hóa cũng như thời gianlàm thủ tục nhanh chóng, đúng tiến độ để đưa hàng kịp xuất khẩu Mặt khác, hoànthiện quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp Việt Nam nóichung và của công ty TNHH Ship Link Việt Nam nói riêng là một yếu tố quan trọng

1

để phát triển kinh tế xã hội, không thể tách rời quá trình phát triển của nền kinh tế ViệtNam với khu vực và thế giới.

Thấy được tầm quan trọng của vấn đề, tôi đã thu thập một số kiến thức cũng nhưkinh nghiệm từ các anh chị ở công ty về quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biểnvới một số kiến thức đã học, với mong muốn góp phần vào sự phát triển ngày càng

hoàn thiện của công ty, tôi xin chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu

hàng hóa bằng đường biển của công ty TNHH Ship Link Việt Nam” làm đề tài

thực hành nghề nghiệp Qua đề tài này, tôi muốn đề xuất một số kiến nghị giúp hoànthiện quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển góp phần nâng cao năng lực củacông ty trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, phân tích thực trạng quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường của công tyTNHH Ship Link Việt Nam tại cửa khẩu cảng Sài Gòn KV I

Thứ hai, đánh giá những ưu và nhược điểm trong quy trình thủ tục xuất khẩu bằngđường biển này.

Thứ ba, đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu hànghóa bằng đường biển của công ty.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển củacông ty TNHH Ship Link Việt Nam.

Phạm vi nghiên cứu:

 Không gian: Công ty TNHH Ship Link Việt Nam. Thời gian: Từ năm 2020 đến năm 2022.

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu sử dụng các phương pháp nghiên cứu truyền thống như:

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập thông tin qua sách, báo, tài liệu, giáotrình, số liệu thống kê, thông tin đại chúng, Internet,… Phương pháp này nhằm cungcấp các kiến thức cần thiết, các số liệu thực tế về kết quả hoạt động kinh doanh nóichung và quy trình thủ tục xuất khẩu và thông quan điện tử qua từng năm nói riêng củaCông ty TNHH Ship Link Việt Nam tại chương 1.

 Phương pháp quan sát: thu thập thông tin qua việc sử dụng các giác quan vàthiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc các hành vi của con người để từ đó

2

thực hiện các phân tích Phương pháp này được thực hiện bằng cách quan sát các côngviệc thực tiễn và ghi nhận lại thông tin, số liệu về toàn bộ quy trình thủ tục xuất khẩubằng đường biển của Công ty tại chương 2.

 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: đưa ra những câu hỏi với người đối thoại đểthu thập thông tin Phương pháp trên được thực hiện bằng cách đặt câu hỏi với các anhchị cán bộ nhân viên tại nơi thực tập về các vấn đề xoay quanh đề tài đang nghiên cứucũng như các công việc hàng ngày liên quan đến các bước trong quy trình thủ tục xuấtkhẩu bằng đường biển tại công ty Từ đó có thể thu thập các dữ liệu cụ thể để rút racác nhận xét cho hoạt động vừa xây dựng được tại chương 2.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

1.1.1 Thông tin chung

 Tên công ty: CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM Tên giao dịch quốc tế: Ship Link Vietnam Company Limited Tên viết tắt: SHIP LINK VIETNAM CO.,LTD

 Địa chỉ trụ sở chính: Tầng Lửng L.01, L.02 Chung cư Vạn Đô, 384 Bến VânĐồn, phường 1, Quận 4, TP Hồ Chí Minh

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Qua quá trình tìm hiểu nhu cầu thị trường và với kinh nghiệm nhiều năm trongngành dịch vụ và vận tải, đến giữa năm 2018, ông Nguyễn Văn Thơ đã quyết địnhthành lập Công ty TNHH Ship Link Việt Nam Công ty được thành lập theo giấy phépkinh doanh số 0315112691 được cấp vào ngày 15/06/2018.

Dù mới chỉ thành lập được 5 năm kèm theo biến động do dịch Covid-19 nhưngCông ty TNHH Ship Link Việt Nam đã được đánh giá là một trong những công ty cóuy tín về chất lượng dịch vụ, am hiểu về thị trường vận tải và tạo được sự tin cậykhông những với khách hàng mà còn với các công ty hoạt động trong ngành Bên cạnhđó, quy mô hoạt động ngày càng đa dạng và chuyên nghiệp, đội ngũ lãnh đạo và nhânviên giàu kinh nghiệm Công ty đang từng bước khẳng định nâng cao vị thế cạnh tranhcủa mình và đầy tiềm năng phát triển hơn trong tương lại không xa.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty1.2.1 Chức năng của công ty

Công ty TNHH Ship Link Việt Nam nhận hợp đồng và ủy thác của các doanhnghiệp kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu và khai thuê hải quan; chú trọng tronglĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển và hàng không Tổ chức hoạt

4

động liên quan đến vận tải giao nhận.

Ngoài ra, công ty còn có các chức năng phụ như: thu gom và chia lẻ hàng, kho bãi,tư vấn về hợp tác đầu tư và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.

1.2.2 Nhiệm vụ của công ty

 Đặt ra mục tiêu, xây dựng và phát triển dịch vụ của công ty Giữ vững và nângcao niềm tin, uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.

 Bảo đảm bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trangtrải về tài chính, sử dụng hợp lí và hiệu quả các nguồn vốn, chấp hành nghiêm túc cácquy định của nhà nước, khai báo hải quan và nộp thuế.

 Thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến,hợp lí, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải,lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vitrách nhiệm của công ty.

 Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ cho nhân viên. Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng thịtrường, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao củakhách hàng.

1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty1.3.1 Sơ đồ tổ chức

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)

1.3.2 Chức năng, nhiệm cụ các phòng ban

Giám đốc: là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, giữ vai trò giám sát

chung cho tất cả các hoạt động của công ty, ra quyết định cho công ty, đề ra các quyếtđịnh mang tính chiến lược cũng như chịu trách nhiệm pháp lý của Công ty trước cơquan pháp luật Nhà nước Giám đốc có quyền ban hành quy chế quản lý nội bộ công

GIÁM ĐỐCPHÒNG KINH

PHÒNG CHỨNG TỪĐỘI HIỆN

ĐỘI VẬN TẢI

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG NHÂN SỰ

ty Quyết định các vân đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty,miễn nhiệm, bãi nhiệm, bổ nhiệm các chức doanh trong công ty…Kiểm tra, thúc đẩychỉ đạo các đơn vị, bộ phận hoàn thành các công việc được giao cũng như kịp thời sửachữa những sai phạm.

Phòng kinh doanh: là bộ phận rất quan trọng trong công ty, có nhiệm vụ tìm kiếm

khách hàng, chào bán giá cước vận tải cho tất cả các khách hàng có nhu cầu về dịch vụtừ đó có thể đưa ra phương hướng nhằm thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng,duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng.

Hoạch định kế hoạch công tác, nghiên cứu và cập nhật thường xuyên thông tin phápluật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.

Phòng chứng từ: bao gồm đội hiện trường và đội vận tải, có nhiệm vụ theo dõi,

quản lí các đơn đặt hàng; Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết khác đểhoàn thiện đơn hàng cho khách hàng; Thực hiện thủ tục khai báo hải quan; Quản lí vàlưu hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu; Soạn thảo bộ hồ sơ và đảm bảo cho chứng từkhông bị sai sót và các công văn cần thiết giúp cho bô phận giao nhận hoàn thành tốtcông việc được giao với thời gian ngắn nhất.

Phòng kế toán: là bộ phận nghiệp vụ có chức năng tổ chức, lập dự trù kinh phí,

thanh toán các khoản thu chi của công ty; Thực hiện những công việc về nghiệp vụchuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước và chuẩn mực kế toán;Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ liên quan, hoàn chỉnh thủ tụckế toán trước khi trình giám đốc phê duyệt và ghi chép, hạch toán.

Đây là bộ phận quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động tàichính của công ty, có nhiệm vụ sử dụng, quản lí hiệu quả nguồn vốn, cân đối nguồnvốn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của công ty.

Phòng nhân sự: Quản lý chung lao động trong công ty, hỗ trợ hoạt động tổ chức

công đoàn; ngoài ra còn hỗ trợ các bô phận trong việc tuyển dụng nhân sự theo đề xuấtcủa các bộ phận và yêu cầu của ban giám đốc; tạo yếu tố tinh thần, môi trường làmviệc hứng khởi cho nhân viên; thực hiện các chế độ, chính sách trong việc sử dụng laođộng và giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong công ty (giữa các phòng ban).

1.4 Tình hình, kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 – 20221.4.1 Kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022

ĐVT: triệu đồng

6

Năm

Chỉ tiêu

2020 2021 2022

Mức thay đổi 2021 sovới 2020

Mức thay đổi 2022 sovới 2021

Tuyệt đối

Tương đối

Tuyệt đối

Tương đốiDoanh thu 3098

(1080) +3.49% (1568) +4.89%

Chi phí 18131

(920) +5.07% (140) +0.73%

Lợi nhuậnsau thuế

Về doanh thu: công ty đã đạt mức doanh thu tương đối ổn định so với quy mô Cụ

thể, doanh thu năm 2021 của công ty đạt 32065 triệu đồng (tăng 1080 triệu đồng sovới năm 2020 tương ứng với mức tăng trưởng 3.49% so với năm 2020) nhờ triển khaicác giải pháp ứng phó kịp thời trước diễn biến phức tạp của Covid-19, hoạt động xuấtnhập khẩu gặp nhiều khó khăn Giai năm 2022, dù tình hình kinh tế thế giới có nhiềubiến động, xung đột giữa Nga – Ukraine, doanh thu của công ty vẫn tiếp tục giữ mứctăng trưởng ổn định đạt mức 4.89% so với năm 2021.

Về chi phí: sự biến thiên cũng thay đổi tương tự doanh thu Năm 2020 tổng chi phí

ở mức 18131 triệu đồng Năm 2021 là 19051 triệu đồng (tăng 920 triệu đồng so vớinăm 2020, tương ứng mức tăng 5.07% so với năm 2020) Mức tăng này tương đối lớn,nguyên nhân chủ yếu là vì đầu năm 2020 tình hình dịch bệnh vẫn còn diễn biến phứctạp nên nhân viên văn phòng phải làm việc tại nhà, các chi phí điện nước giữ xe cũngđược giảm đáng kể Năm 2022, hoạt động kinh doanh đã ổn định và nhờ áp dụng cácbiện pháp hiệu quả để giảm thiểu tối đa chi phí vì vậy tổng chi phí chỉ tăng lên 140

7

triệu đồng so với năm 2021 tương ứng với mức tăng 0.73% so với năm 2021.

Về lợi nhuận: sự thay đổi của lợi nhuận phụ thuộc vào doanh thu và chi phí mà

doanh thu và chi phí thay đổi đồng điệu nhau nên lợi nhuận cũng thay đổi tương tựdoanh thu và chi phí.

Đánh giá: nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Ship Link

Việt Nam có lời qua các năm, tuy nền kinh tế trong giai đoạn khó khăn nhưng lợinhuận vẫn ở mức dương, cho thấy sự thích nghi, khả năng vận hành hiệu quả của banlãnh đạo công ty, nắm bắt nhạy bén những cơ hội có sẵn từ hội nhập kinh tế quốc tếcủa quốc gia.

1.5 Định hướng phát triển của công ty đến năm 2030

Mới thành lập vào năm 2018, phát triển chưa bao lâu thì bị va vấp bởi đại dịchCovid-19, có thể nhận định các năm qua, công ty chưa hoàn toàn ổn định Trong giaiđoạn đến năm 2030, công ty TNHH Ship Link Việt Nam sẽ chú trọng vào những mụctiêu sau:

 Tăng tổng doanh số đều đặn qua từng năm, mức tăng duy trì trên 2,5% mỗinăm.

 Mở rộng thị trường giao nhận xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng thị trườngchâu Âu.

 Xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh và chuyên nghiệp, nâng cao trình độnhân viên, tuyển thêm nhân sự có năng lực, chú trọng vào đội ngũ sales nhằm tìmkiếm và chăm sóc khách hàng.

Ngoài ra, công ty cũng chú trọng nâng cao doanh thu từ các hoạt động vận chuyểntrong nước, đẩy mạnh cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp có nhu cầu phân phối giaonhận hàng tại Việt Nam.

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương 1 đã giới thiệu một cách tổng quan về Công ty TNHH Ship Link Việt Namcũng như tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây Qua đó có thểthấy công ty đang có những tiến triển tốt về doanh thu qua các năm và định hướngphát triển bền vững, đồng thời xây dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng và các

ban ngành liên quan Trong chương 2 sẽ đi vào phân tích “Quy trình thủ tục xuất

khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam”.

8