TrầnThị Lan Nhung đã tận tình hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc trong suốt quá trìnhthực tập để tôi hoàn thành bài báo cáo thực hành nghề nghiệp của mình.Đồng thời, tôi xin gửi lời cả
Mục tiêu nghiên cứu
Thứ nhất, phân tích thực trạng quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường của công ty TNHH Ship Link Việt Nam tại cửa khẩu cảng Sài Gòn KV I
Thứ hai, đánh giá những ưu và nhược điểm trong quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển này.
Thứ ba, đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu sử dụng các phương pháp nghiên cứu truyền thống như:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập thông tin qua sách, báo, tài liệu, giáo trình, số liệu thống kê, thông tin đại chúng, Internet,… Phương pháp này nhằm cung cấp các kiến thức cần thiết, các số liệu thực tế về kết quả hoạt động kinh doanh nói chung và quy trình thủ tục xuất khẩu và thông quan điện tử qua từng năm nói riêng của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam tại chương 1.
Phương pháp quan sát: thu thập thông tin qua việc sử dụng các giác quan và thiết bị hỗ trợ để ghi nhận các hiện tượng hoặc các hành vi của con người để từ đó
2 thực hiện các phân tích Phương pháp này được thực hiện bằng cách quan sát các công việc thực tiễn và ghi nhận lại thông tin, số liệu về toàn bộ quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển của Công ty tại chương 2.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: đưa ra những câu hỏi với người đối thoại để thu thập thông tin Phương pháp trên được thực hiện bằng cách đặt câu hỏi với các anh chị cán bộ nhân viên tại nơi thực tập về các vấn đề xoay quanh đề tài đang nghiên cứu cũng như các công việc hàng ngày liên quan đến các bước trong quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Từ đó có thể thu thập các dữ liệu cụ thể để rút ra các nhận xét cho hoạt động vừa xây dựng được tại chương 2.
Kết cấu
Nội dung của bài báo cáo thực hành nghề nghiệp được gồm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Ship Link Việt Nam.
Chương 2: Phân tích thực trạng quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam.
Chương 3: Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam.
Ngoài ra, lời mở đầu, phần mục lục, bảng biểu, chú thích, tài liệu tham khảo, phụ lục và kết luận cũng được thể hiện đầy đủ trong đề tài.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
Quá trình hình thành và phát triển công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
Tên giao dịch quốc tế: Ship Link Vietnam Company Limited
Tên viết tắt: SHIP LINK VIETNAM CO.,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: Tầng Lửng L.01, L.02 Chung cư Vạn Đô, 384 Bến Vân Đồn, phường 1, Quận 4, TP Hồ Chí Minh
Website: http://www.shiplinkvn.com
Người đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Thơ
Ngành nghề kinh doanh: dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (FCL, LCL) bằng đường biển, đường hàng không, đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu,…
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Qua quá trình tìm hiểu nhu cầu thị trường và với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành dịch vụ và vận tải, đến giữa năm 2018, ông Nguyễn Văn Thơ đã quyết định thành lập Công ty TNHH Ship Link Việt Nam Công ty được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0315112691 được cấp vào ngày 15/06/2018.
Dù mới chỉ thành lập được 5 năm kèm theo biến động do dịch Covid-19 nhưng Công ty TNHH Ship Link Việt Nam đã được đánh giá là một trong những công ty có uy tín về chất lượng dịch vụ, am hiểu về thị trường vận tải và tạo được sự tin cậy không những với khách hàng mà còn với các công ty hoạt động trong ngành Bên cạnh đó, quy mô hoạt động ngày càng đa dạng và chuyên nghiệp, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên giàu kinh nghiệm Công ty đang từng bước khẳng định nâng cao vị thế cạnh tranh của mình và đầy tiềm năng phát triển hơn trong tương lại không xa.
Chức năng, nhiệm vụ của công ty
1.2.1 Chức năng của công ty
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam nhận hợp đồng và ủy thác của các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu và khai thuê hải quan; chú trọng trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển và hàng không Tổ chức hoạt
4 động liên quan đến vận tải giao nhận.
Ngoài ra, công ty còn có các chức năng phụ như: thu gom và chia lẻ hàng, kho bãi, tư vấn về hợp tác đầu tư và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu.
1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
Đặt ra mục tiêu, xây dựng và phát triển dịch vụ của công ty Giữ vững và nâng cao niềm tin, uy tín của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế.
Bảo đảm bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, bảo đảm trang trải về tài chính, sử dụng hợp lí và hiệu quả các nguồn vốn, chấp hành nghiêm túc các quy định của nhà nước, khai báo hải quan và nộp thuế.
Thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lí, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi, giao nhận hàng hóa và bảo quản hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của công ty.
Không ngừng bồi dưỡng, nâng cao trình độ văn hóa, nghiệp vụ cho nhân viên.
Nghiên cứu và thực hiện các biện pháp nâng cao sức cạnh tranh, mở rộng thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
1.3.2 Chức năng, nhiệm cụ các phòng ban
Giám đốc: là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, giữ vai trò giám sát chung cho tất cả các hoạt động của công ty, ra quyết định cho công ty, đề ra các quyết định mang tính chiến lược cũng như chịu trách nhiệm pháp lý của Công ty trước cơ quan pháp luật Nhà nước Giám đốc có quyền ban hành quy chế quản lý nội bộ công
PHÒNG CHỨNG TỪ ĐỘI HIỆN TRƯỜNG ĐỘI VẬN TẢI
PHÒNG NHÂN SỰ ty Quyết định các vân đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, miễn nhiệm, bãi nhiệm, bổ nhiệm các chức doanh trong công ty…Kiểm tra, thúc đẩy chỉ đạo các đơn vị, bộ phận hoàn thành các công việc được giao cũng như kịp thời sửa chữa những sai phạm.
Phòng kinh doanh: là bộ phận rất quan trọng trong công ty, có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, chào bán giá cước vận tải cho tất cả các khách hàng có nhu cầu về dịch vụ từ đó có thể đưa ra phương hướng nhằm thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với khách hàng.
Hoạch định kế hoạch công tác, nghiên cứu và cập nhật thường xuyên thông tin pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
Phòng chứng từ: bao gồm đội hiện trường và đội vận tải, có nhiệm vụ theo dõi, quản lí các đơn đặt hàng; Chuẩn bị đầy đủ các công văn, chứng từ cần thiết khác để hoàn thiện đơn hàng cho khách hàng; Thực hiện thủ tục khai báo hải quan; Quản lí và lưu hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu; Soạn thảo bộ hồ sơ và đảm bảo cho chứng từ không bị sai sót và các công văn cần thiết giúp cho bô phận giao nhận hoàn thành tốt công việc được giao với thời gian ngắn nhất.
Phòng kế toán: là bộ phận nghiệp vụ có chức năng tổ chức, lập dự trù kinh phí, thanh toán các khoản thu chi của công ty; Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng quy định của nhà nước và chuẩn mực kế toán; Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ liên quan, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình giám đốc phê duyệt và ghi chép, hạch toán. Đây là bộ phận quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động tài chính của công ty, có nhiệm vụ sử dụng, quản lí hiệu quả nguồn vốn, cân đối nguồn vốn phù hợp với nhu cầu kinh doanh của công ty.
Phòng nhân sự: Quản lý chung lao động trong công ty, hỗ trợ hoạt động tổ chức công đoàn; ngoài ra còn hỗ trợ các bô phận trong việc tuyển dụng nhân sự theo đề xuất của các bộ phận và yêu cầu của ban giám đốc; tạo yếu tố tinh thần, môi trường làm việc hứng khởi cho nhân viên; thực hiện các chế độ, chính sách trong việc sử dụng lao động và giải quyết mâu thuẫn nội bộ trong công ty (giữa các phòng ban).
Tình hình, kết quả kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2020 – 2022
Mức thay đổi 2021 so với 2020
Mức thay đổi 2022 so với 2021
Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
Qua bảng 1.1 ta có thể thấy được tình hình kinh doanh của công ty từ năm 2020 đến năm 2022 nhìn chung ít biến động và bắt đầu tăng trưởng sau hơn một năm chịu ảnh hưởng của dịch Covid-19.
Về doanh thu: công ty đã đạt mức doanh thu tương đối ổn định so với quy mô Cụ thể, doanh thu năm 2021 của công ty đạt 32065 triệu đồng (tăng 1080 triệu đồng so với năm 2020 tương ứng với mức tăng trưởng 3.49% so với năm 2020) nhờ triển khai các giải pháp ứng phó kịp thời trước diễn biến phức tạp của Covid-19, hoạt động xuất nhập khẩu gặp nhiều khó khăn Giai năm 2022, dù tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động, xung đột giữa Nga – Ukraine, doanh thu của công ty vẫn tiếp tục giữ mức tăng trưởng ổn định đạt mức 4.89% so với năm 2021.
Về chi phí: sự biến thiên cũng thay đổi tương tự doanh thu Năm 2020 tổng chi phí ở mức 18131 triệu đồng Năm 2021 là 19051 triệu đồng (tăng 920 triệu đồng so với năm 2020, tương ứng mức tăng 5.07% so với năm 2020) Mức tăng này tương đối lớn, nguyên nhân chủ yếu là vì đầu năm 2020 tình hình dịch bệnh vẫn còn diễn biến phức tạp nên nhân viên văn phòng phải làm việc tại nhà, các chi phí điện nước giữ xe cũng được giảm đáng kể Năm 2022, hoạt động kinh doanh đã ổn định và nhờ áp dụng các biện pháp hiệu quả để giảm thiểu tối đa chi phí vì vậy tổng chi phí chỉ tăng lên 140
7 triệu đồng so với năm 2021 tương ứng với mức tăng 0.73% so với năm 2021.
Về lợi nhuận: sự thay đổi của lợi nhuận phụ thuộc vào doanh thu và chi phí mà doanh thu và chi phí thay đổi đồng điệu nhau nên lợi nhuận cũng thay đổi tương tự doanh thu và chi phí. Đánh giá: nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Ship Link
Việt Nam có lời qua các năm, tuy nền kinh tế trong giai đoạn khó khăn nhưng lợi nhuận vẫn ở mức dương, cho thấy sự thích nghi, khả năng vận hành hiệu quả của ban lãnh đạo công ty, nắm bắt nhạy bén những cơ hội có sẵn từ hội nhập kinh tế quốc tế của quốc gia.
Định hướng phát triển của công ty đến năm 2030
Mới thành lập vào năm 2018, phát triển chưa bao lâu thì bị va vấp bởi đại dịch Covid-19, có thể nhận định các năm qua, công ty chưa hoàn toàn ổn định Trong giai đoạn đến năm 2030, công ty TNHH Ship Link Việt Nam sẽ chú trọng vào những mục tiêu sau:
Tăng tổng doanh số đều đặn qua từng năm, mức tăng duy trì trên 2,5% mỗi năm.
Mở rộng thị trường giao nhận xuất nhập khẩu, đặc biệt chú trọng thị trường châu Âu.
Xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh và chuyên nghiệp, nâng cao trình độ nhân viên, tuyển thêm nhân sự có năng lực, chú trọng vào đội ngũ sales nhằm tìm kiếm và chăm sóc khách hàng.
Ngoài ra, công ty cũng chú trọng nâng cao doanh thu từ các hoạt động vận chuyển trong nước, đẩy mạnh cung ứng dịch vụ cho doanh nghiệp có nhu cầu phân phối giao nhận hàng tại Việt Nam.
Chương 1 đã giới thiệu một cách tổng quan về Công ty TNHH Ship Link Việt Nam cũng như tình hình hoạt động của công ty trong những năm gần đây Qua đó có thể thấy công ty đang có những tiến triển tốt về doanh thu qua các năm và định hướng phát triển bền vững, đồng thời xây dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng và các ban ngành liên quan Trong chương 2 sẽ đi vào phân tích “Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam”.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THỦ TỤC XUẤT KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA
CÔNG TY TNHH SHIP LINK VIỆT NAM
Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Ship
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam
(Nguồn: Phòng Xuất – Nhập khẩu Công ty TNHH Ship Link Việt Nam) Để có cái nhìn rõ hơn về quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty TNHH Ship Link Việt Nam, ta tìm hiểu về quy trình thủ tục xuất khẩu cho lô hàng của công ty TNHH sản xuất và xuất khẩu nông sản Đakao Sau đây là thông tin sơ lược về lô hàng:
Nhà xuất khẩu: DAKAO PRODUCTION CO., LTD Địa chỉ: 130 Dien Bien Phu Street, District 1, Hochiminh City, Vietnam.
Nhà nhập khẩu: ROYAL COUNTRY MARKETING Địa chỉ: 309 Pacific Bank Building, 460 Quintin, Paredes Street, Binondo, Manila, Philipines.
Tên hàng hóa xuất khẩu: CASHEW NUT KERNELS (hạt điều nhân)
B1: Đàm phán và kí hợp đồng dịch vụ
B2: Nhận thông tin về lô hàng
B4: Nhận booking notice và lệnh cấp cont rỗng
B5: Khai báo thủ tục hải quan
B6: Đăng kí tờ khai tại cảng và nhận SI từ khách hàng
B7: Submit SI với hãng tàu
B8: Nhận Master Bill từ hãng tàu và ra House Bill cho DN
B9: Ra giấy Debit note cho nhà xuất khẩu
B10: Nhận tiền thanh toán và bàn giao chứng từ
Cảng đi – Cảng đến: Hochiminh, Vietnam – Manila Nort, Phillipines
Điều kiện giao hàng: CIF MANILA NORTH, PHILIPINES
Phương thức thanh toán: by T/T 100%
Bước 1: Đàm phán và kí kết hợp đồng dịch vụ
Công ty TNHH Ship Link Việt Nam tiếp nhận thông tin về nhu cầu sử dụng dịch vụ xuất khẩu cũng như thông tin về lô hàng của công ty TNHH sản xuất và xuất khẩu nông sản Đakao được công ty cung cấp qua email hoặc có thể liên hệ trực tiếp để thông báo có một lô hàng hạt điều nhân cần được xuất đi từ cảng Hồ Chí Minh đến cảng Manila North, Philipines để yêu cầu kiểm tra giá và yêu cầu báo giá.
Nhân viên ở công ty sẽ tiến hành thu thập các thông tin về lô hàng mà khách hàng cung cấp như loại hàng hóa, số lượng, đóng gói, trọng lượng, những yêu cầu đặc biệt về vận chuyển hàng hóa, loại hình gửi hàng,… và dịch vụ mà khách hàng yêu cầu cung cấp Nhân viên Sale của công ty sẽ vận dụng những kiến thức chuyên môn để tư vấn cho khách hàng biết về các lợi ích mà họ sẽ được công ty cung cấp Lúc này, nhân viên sẽ đưa cho khách hàng bảng báo giá về dịch vụ mà khách hàng yêu cầu.
Sau khi thỏa thuận được giá cả hợp lý, hai bên xác nhận lại bằng email rằng chấp nhận đặt hàng và tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ Công ty TNHH Ship Link Việt Nam sẽ được công ty TNHH sản xuất và xuất khẩu nông sản Đakao ủy thác làm các thủ tục có liên quan đến quy trình xuất khẩu lô hàng này.
Bước 2: Nhận thông tin về lô hàng
Khi đạt được thỏa thuận với khách hàng thì khách hàng có trách nhiệm gửi các giấy tờ cần thiết đến công ty TNHH Ship Link Việt Nam thông qua mail Bộ hồ sơ gửi đến gồm có:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Kiểm tra chi tiết về số hợp đồng, ngày kí kết, tên nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, tên hàng, số lượng, điều kiện thanh toán trong hợp đồng có giống với hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói hay không.
Hình 2.2 Sales Contract – Hợp đồng ngoại thương
(Nguồn: Phòng chứng từ Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice): Kiểm tra ai là người lập hóa đơn, địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, trọng lượng, số lượng, điều kiện giao hàng và những số liệu khác.
Hình 2.3 Commercial Invoices – Hóa đơn thương mại
(Nguồn: Phòng chứng từ Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
Phiếu đóng gói (Packing List): Kiểm tra tên và địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, trọng lượng hàng, điều kiện giao hàng, hình thức đóng gói, số tiền và những dữ liệu khác xem đã phù hợp với vận đơn và hợp đồng không.
Hình 2.4 Packing List – Phiếu đóng gói
(Nguồn: Phòng chứng từ Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
Giấy giới thiệu doanh nghiệp
Chữ ký số (dùng để khai hải quan) và các chứng từ liên quan
Song song đó, khách hàng cần phải chuẩn bị hàng hóa đầy đủ và đóng gói theo yêu cầu đã được ghi sẵn trong hợp đồng; đồng thời báo tiến trình chuẩn bị lô hàng và yêu cầu về thời gian giao hàng.
Nhân viên chứng từ hàng xuất của công ty tiến hành kiểm tra chứng từ và liên hệ với các hãng tàu về việc đặt chỗ cho lô hàng này Vào thời điểm đó hãng tàu nào chạy giá cước thấp thì công ty sẽ liên hệ booking Nhân viên sẽ truy cập vào Website: http:// shippingschedule.com.vn, điền thông tin cảng đi và cảng đến, ETA/ETD để tiến hành tra cứu và lên danh sách những chuyến tàu phù hợp Sau khi tìm được hãng tàu có điều kiện vận chuyển phù hợp, nhân viên sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu bằng điện thoại để kiểm tra giá cước và đặt chỗ.
Công ty Ship Link Việt Nam sẽ gửi Booking Request cho hãng tàu, cung cấp các thông tin như: người gửi và nhận hàng, trọng lượng, loại container, cảng bốc và dỡ,… cho hãng tàu Sau đó hãng tàu xác nhận và gửi lại Booking Notice cho công ty TNHH Ship Link.
(Nguồn: Phòng chứng từ Công ty TNHH Ship Link Việt Nam)
Bước 4: Nhận Booking Notice và lệnh cấp cont rỗng
Khi nhận Booking Notice từ hãng tàu, công ty sẽ kiểm tra lại thông tin sau đó gửi Booking Notice của hãng tàu cho khách hàng xác nhận xem thông tin có phù hợp với những thông tin của lô hàng hay không Đặc biệt kiểm tra trong chi tiết booking về số lượng, bãi duyệt cấp container rỗng, thời gian cắt máng,… Đây là lô hàng FCL nên sau khi có lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu, nhân viên công ty sẽ đem lệnh cấp container rỗng kèm giấy giới thiệu của công ty Đakao đến phòng điều độ của hãng tàu ở cảng để đổi lệnh lấy cont Phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên 1 bộ hồ sơ bao gồm: số container, số seal, vị trí cấp container, lệnh cấp cont có chữ ký của phòng điều độ Khi nhận được cont, nhân viên ở đội vận tải kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng của
14 cont, chụp ảnh xác nhận nguyên trạng của cont nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển và tránh tranh chấp khi trả lại cont cho hãng tàu Sau đó, nhân viên công ty sẽ đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp cont rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng cont cho phòng thương vụ bãi, lấy cont rỗng vận chuyển đến kho cho doanh nghiệp, doanh nghiệp tự đóng hàng vào cont tại kho riêng của doanh nghiệp và vận chuyển hàng ra cảng đề đúng nơi quy định hãng tàu nhằm phục vụ cho việc thông quan.
Bước 5: Khai báo thủ tục hải quan
Dựa vào những chứng từ về hàng hóa mà nhà xuất khẩu cung cấp ở trên, sau khi tổng hợp và kiểm tra tất cả các thông tin lô hàng trên chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ đăng nhập vào phần mềm ECUS5-VNACCS và tiến hành khai báo hải quan điện tử để thực hiện thông quan xuất khẩu Dựa trên hồ sơ hải quan đã được chuẩn bị đầy đủ trước đó, bắt đầu nhập dữ liệu vào tờ khai xuất khẩu và đính kèm các loại chứng từ như Sales Contract, Comercial Invoice, Packing List và gắn chữ ký số sau khi đính kèm.
Sau khi kiểm tra thông tin đã chính xác, sẽ tiến hành đăng nhập bằng chữ kí số của công ty Hệ thống hải quan sẽ tiếp nhận các thông tin trên tờ khai tương thích với hệ thống thì sẽ trả về thông tin: “Khai báo thành công”.
Đánh giá quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Công ty
ty TNHH Ship Link Việt Nam
Nhìn chung, quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty TNHH Ship Link Việt Nam khá chặt chẽ, rõ ràng, dễ dàng theo dõi và thực hiện Quy trình được hoàn thiện qua các năm, việc cải thiện quy trình và phát triển rỗng rãi mối quan hệ giúp cho doanh thu của công ty ngày càng lạc quan hơn Sau đây là những ưu điểm nổi trội của quy trình này tại công ty:
Thứ nhất, quy trình giao nhận nhanh chóng và được tiêu chuẩn hóa.
Về việc chuẩn bị chứng từ:
Công đoạn chuẩn bị và xử lý chứng từ nhanh chóng là một trong những ưu điểm vượt trội của công ty so với các đối thủ cạnh tranh Đa phần nhân viên chứng từ xuất khẩu đều là nhân viên được tuyển chọn kĩ càng, có nền tảng tốt, giàu kinh nghiệm giúp đẩy nhanh tiến độ chuẩn bị hồ sơ, hạn chế xảy ra sai sót, nhầm lẫn từ đó, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa Ngoài ra, mối quan hệ tốt với các đối tác trong ngành cũng tạo điều kiện thuận lợi giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ.
Chứng từ được nhập liệu bằng phần mềm Excel chuyên biệt của công ty thuận tiện cho việc dò tìm và nhập liệu Việc làm này giúp việc khai báo hải quan trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, đồng thời dễ dàng lưu trữ, quản lý đơn hàng, tránh việc thông tin khách hàng không được sắp xếp theo một quy chuẩn cụ thể, gây khó khăn trong việc tìm kiếm.
Về việc hoàn thành thủ tục hải quan:
Nhân viên giao nhận của công ty đều là những thành viên cứng trong ngành giao nhận với lượng kinh nghiệm dồi dào và kiến thức phong phú trong thực tế nên việc thích nghi với xu thế mới khi khai báo hải quan điện tử còn mới với một số doanh nghiệp khác.
Thứ hai, cơ sở vật chất và công nghệ được trang bị hiện đại.
Hệ thống công nghệ hiện đại, cụ thể là việc ứng dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử giúp nhân viên có thể khai báo trực tiếp tại công ty và gửi đến cơ quan hải quan Việc này giúp công ty tiết kiệm chi phí, thời gian và thủ tục đi lại.
Cơ sở vật chất nói chung và các thiết bị công nghệ phục vụ cho hoạt động kinh doanh tương đối hiệu quả, nhân viên có được môi trường làm việc tân tiến giúp sự kết hợp giữa các phòng ban được nhịp nhàng hơn, rút ngắn thời gian và công sức trong quy trình.
Bên cạnh các ưu điểm thì quy trình này vẫn còn tồn đọng một số nhược điểm mà công ty cần tìm giải pháp khắc phục:
Thứ nhất, hạn chế của việc tìm kiếm khách hàng và kí hợp đồng ủy thác.
Số lượng ký kết hợp đồng công ty còn khiêm tốn, chưa thu hút được khách hàng, thị trường hạn hẹp, chính sách giá cả chưa hợp lí Nhân viên bộ phận kinh doanh của công
18 ty vẫn quen với quy trình tìm kiếm khách hàng theo cách truyền thống, ngoài ra khách hàng gần như chỉ liên hệ với nhân viên sales, nên khi nhân viên nghỉ việc thì công ty mất khách hàng, công ty chưa chú trọng đầu tư vào hoạt động Marketing trên mạng Internet Vì thế lượng khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng lâu năm, đã có quen biết từ trước Số lượng khách hàng tự tìm tới công ty rất ít.
Website của công ty vẫn chưa được hoàn thiện, các tiện ích cho khách hàng trải nghiệm còn hạn chế, cần được bổ sung thêm Nếu không chú trọng vào bước này, thậm chí công ty có khả năng đánh mất một số khách hàng lâu năm do sự tiến bộ của các doanh nghiệp trong ngành.
Thứ hai, hạn chế của việc nhận thông tin và kiểm tra bộ chứng từ.
Các chứng từ chưa ăn khớp, chậm trễ, sai sót trong việc hoàn thiện bộ chứng từ đang trở nên nghiêm trọng Nguyên nhân chủ yếu là do nhân viên công ty còn thiếu kinh nghiệm, nghiệp vụ chưa vững vàng, trình độ còn hạn chế Bên cạnh đó còn có các nguyên nhân khác như: Chủ hàng gửi thiếu chứng từ quan trọng, sai sót thông tin giữ các chứng từ, chậm trễ ở Ngân hàng khi chứng từ không ăn khớp.
Thứ ba, hạn chế của việc khai báo Hải quan điện tử.
Hiện nay, nhân viên công ty sử dụng phần mềm khai báo vẫn chưa thành thạo. Nguyên nhân do phần mềm thay đổi liên tục, sự hướng dẫn của công ty chưa nhiều, kỹ năng tin học của nhân viên còn yếu.
Vẫn còn tình trạng dịch sai tên tiếng Việt hàng hóa, áp không đúng mã thuế và tỷ giá hối đoái Nguyên nhân có thể do mặt hàng lạ lẫm, không cập nhật tỷ giá thường xuyên.
Việc trang bị hệ thống ECUS5-VNACCS trên các máy tính ở công ty làm cho việc khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều thuận tiện nhưng lại kém thuận lợi do đường truyền mạng hay bị nghẽn, máy chủ gặp sự cố.
Các thông tư, quy định liên tục thay đổi, nhân viên không cập nhật kịp thời làm ảnh hưởng tới khai báo hải quan xảy ra sai sót.
Thứ tư, hạn chế của đội ngũ nhân viên.
Các chính sách về lương thưởng còn thấp, không hấp dẫn được nhân sự có kinh nghiệm lĩnh vực chuyên môn cao, ảnh hưởng đến năng suất làm việc cũng như thời gian gắn bó tại công ty Nhiều nhân viên đã phải chuyển sàn công ty khác bởi chế độ lương thưởng thấp.
Vì là công ty làm dịch vụ hỗ trợ xuất nhập khẩu và còn khá non trẻ nên các bộ phận nhân sự chuyên biệt cho một công việc còn thiếu Vấn đề đặt ra đối với doanh nghiệp là làm sao vừa giữ chân được nguồn nhân sự có kinh nghiệm làm việc lâu dài cũng như đào tạo nhanh chóng nguồn nhân sự trẻ để có thể thay thế và phát triển công ty trong thời gian sắp tới.
Nội dung chương 2 xoay quanh vấn đề của đề tài thực hành nghề nghiệp cần làm rõ:
Cơ sở đưa ra kiến nghị
Trong tình hình thị trường dịch vụ cạnh tranh gay gắt như hiện nay, muốn tồn tại, phát triển và nâng cao thị phần thì công ty TNHH Ship Link Việt Nam đầu tiên cần phải mở rộng thị trường dịch vụ Đây là giải pháp hữu hiệu để công ty đạt được các mục tiêu về doan thu, lợi nhuận, tăng cường và củng cố vị thế cũng như giảm thiểu ảnh hưởng khi một khu vực nào đó của nền kinh tế biến động.
Mặt khác, có thể thấy, công ty TNHH Ship Link Việt Nam chỉ chiếm một thị phần rất nhỏ trong thị trường dịch vụ xuất nhập khẩu bằng đường biển nguyên nhân một phần có thể do chất lượng dịch vụ chưa cao, khi khách hàng ủy thác cho công ty xuất khẩu một lô hàng thì gặp nhiều trục trặc đã không quay lại chọn dịch vụ của công ty nữa Khâu tìm kiếm khách hàng còn gặp phải nhiều hạn chế trong việc tìm kiếm khách hàng mới, vì vậy công ty nên đẩy mạnh phát triển bộ phận kinh doanh để tìm kiếm và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, Vì khách hàng được coi là yếu tố tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty.
Trong quá trình thực hiện công việc, thường có những sai sót xảy ra đối với cán bộ nhân viên Quy trình thủ tục xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là hoạt động hết sức phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực, cho nên dù là một sai sót nhỏ cũng có thể gây tốn kém và ảnh hưởng đến uy tín của công ty Một vấn đề đáng đề cập đó là việc thiếu sót chứng từ khi nhận từ phía khách hàng Nhân viên nhận một đơn hàng phải có trách nhiệm đôn đốc liên hệ với khách hàng để yêu cầu cung cấp chứng từ, kèm theo đó là kỹ năng kiểm tra bộ chứng từ một cách cẩn thận, phải giải quyết các vấn đề liên quan đến thiếu sót một cách nhanh chóng và kịp thời Ngoài nghiệp vụ về quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển, nhân viên còn phải trang bị đầy đủ kiến thức về luật pháp quốc tế, ngoại ngữ, luật Hải quan,… Nguồn nhân lực là một nhân tố quyết định sự thành bại ở hoạt động kinh doanh của công ty, có được đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm, trình độ cao là chìa khóa dẫn đến thành công cho công ty.
Ngoài yếu tố con người, cơ sở vật chất kĩ thuật cũng là một yếu tố mang tính quyết định Về phía phần mềm khai báo hải quan, tuy là thực hiện vào khung giờ nào trong ngày vẫn được nhưng sẽ khó tránh khỏi sự chậm trễ hay bị lỗi từ phía máy chủ Vấn đề
21 này, công ty cần kiến nghị với công ty phát triển công nghệ Thái Sơn để kịp thời khắc phục, nâng cấp Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên trong công ty cần được trao dồi các kỹ năng và thích ứng nhanh chóng khi có sự thay đổi.
Kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục xuất khẩu bằng đường biển của công
Kiến nghị 1: Khắc phục hạn chế của việc tìm kiếm khách hàng và kí kết hợp đồng ủy thác
Nhân viên kinh doanh cần chủ động hơn trong việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng như qua các trang mạng xã hội, trên các website giao lưu xuất nhập khẩu Ngoài ra, cần thu thập thông tin kinh tế, thông tin thị trường,… thông qua các thông tin này có thể đánh giá khái quát tình hình pháy triển kinh tế quốc gia của ngành giao nhận, phát hiện nhu cầu, cơ hội kinh doanh mới, lựa chọn đối tác làm ăn.
Công ty cần chủ động liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Thường xuyên thực hiện công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng thông qua internet, website, mạng xã hội , các mối quan hệ,… và chủ động liên hệ, chào giá cho khách hàng.
Nâng cao tính cạnh tranh về giá, chất lượng dịch vụ, giảm giá cho khách hàng mới hay những khách hàng lâu năm giúp cho công ty mang đến được giá cước tốt nhất và làm hài lòng khách hàng.
Xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu để liên tục cập nhật những thông tin từ các hãng tàu như bảng báo trong từng thời điểm Công ty phải biết lợi thế của từng hãng tàu đối với từng tuyến đường vận chuyển từ đó có thể chào giá cước tốt nhất cả về chi phí và dịch vụ cho khách hàng.
Kiến nghị 2: Khắc phục hạn chế của việc khai báo thông tin và kiểm tra bộ chứng từ.
Khi tiếp nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng, cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng chứng từ nhận được ngay sau đó Chuẩn bị đầy đủ các văn bản pháp lý liên quan và các biểu mẫu làm chứng từ hàng hóa, và khai đầy đủ vào sổ theo dõi làm hồ sơ
Tiếp đó, tiến hành kiểm tra chi tiết các chứng từ liên quan, thiếu hay sai sót thì báo cáo ngay đến trưởng bộ phận và yêu cầu người ủy thác nhập bổ sung.
Khai báo tất cả các mẫu trên máy tính như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu
22 đóng gói In tờ khai và phụ lục tờ khai, sao chụp tất cả chứng từ và soạn thảo thành công văn cần thiết Sau đó gửi bộ chứng từ cho trưởng bộ phận chứng từ kiểm tra và chỉnh sửa nếu có sai sót Gửi bộ chứng từ cho khách hàng kiểm tra và đóng dấu.
Kiến nghị 3: Khác phục hạn chế của khai báo hải quan điện tử.
Cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên bộ chứng từ trước khi tiến hành khai báo hải quan Nhân viên nên thường xuyên cập nhật theo dõi sự thay đổi của phần mềm khai báo Đồng thời cần xem và nắm rõ cách sử dụng, cách khắc phục lỗi khi chạy phần mềm Trong trường hợp gặp các vấn đề về phần mềm hay các thiết bị liên quan nên gọi nhân viên IT hỗ trợ.
Công ty cần mua bổ sung và thay thế hàng năm cuốn Biểu thuế XNK, thuế GTGT áp cho mã hàng hóa để tránh sai sót trong áp mã thuế Thường xuyên cập nhật tỷ giá và viết lwn bảng thông báo trong công ty.
Trưởng phòng Xuất – Nhập khẩu hỗ trợ trong việc dịch tên hàng hóa và áp mã thuế đối với các mặt hàng lạ lẫm, phức tạp.
Công ty cần mở các khóa training nghiệp vụ khai báo Hải quan điện tử cho nhân viên nhằm đào tạo cho các nhân viên mới và củng cố cho nhân viên cũ Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ để tránh tình trạng dịch sai thông tin.
Ngoài ra công ty có thê giúp nhân viên hạn chế thiếu sót khi làm thủ tục thông quan bằng việc cung cấp Luật hải quan, các văn bản hướng dẫn thi hành về thủ tục hải quan, chế độ giám sát kiểm tra đối với hàng xuất nhập khẩu
Kiến nghi 4: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên.
Ngay từ khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có tài thực sự, phù hợp với công việc cần tuyển, nhiệt tình trong công việc Khi có ứng viên ứng tuyển, ban lãnh đạo cùng nhân viên có kinh nghiệm tiến hành phỏng vấn và chọn “đúng người đúng việc”, để hỗ trợ giúp công việc được hoàn thành nhanh hơn. Khi có được ứng cử viên phù hợp, cần thỏa thuận mức lương hợp lí đối với năng lực và công sức mà họ đóng góp cho công ty Đưa ra lộ trình thăng tiến rõ ràng vì đây là điều cơ bản để “giữ chân nhân tài” và khiến họ tận tâm hơn trong công việc
Công ty cần có biện pháp nâng cao trình độ tay nghề nhân viên như: Khuyến khích nhân viên trao dồi ngoại ngữ không chỉ làm giàu kiến thức cho bản thân mà còn để phục vụ cho nhu cầu công việc, nên có chế độ lương thưởng phù hợp với năng lực Tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật… theo hình thức ngắn hạn và
23 dài hạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai. Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có kinh nghiệm, làm việc hiệu quả hơn, giảm những chi phí không cần thiết cũng như tiết kiệm được thời gian, mang lại nhiều thành công cho công ty Mang lại hài lòng cho khách hàng về công ty, khả năng thực hiện công việc.
Có chính sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng đối với người có sáng kiến trong công việc và người vi phạm, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc Tránh tạo áp lực công việc cho toàn thể nhân viên công ty, tạo môi trường làm việc thoải mái nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.
