Mọi sự thành công luôn phải đi kèm với nỗ lực, vì vậy với đề tài: “Phân tích tình hình thực tế và đề xuất giải pháp cho quy trình nhập hàng hóa của Công ty Cổ Phần Phân Phối XTREND”, em
HIỆN TRẠNG
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
XTREND đã có kinh nghiệm và hoạt động trong lĩnh vực phân phối và hỗ trợ các dự án công nghệ thông tin tại thị trường Việt Nam từ năm 2016 Với hơn 7 năm hoạt động, công ty đã xây dựng được uy tín và mối quan hệ vững chắc trong ngành.
Trong 7 năm qua, XTREND đã tập trung vào việc xây dựng một hệ thống phân phối và hỗ trợ dự án toàn diện, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Chúng tôi đã nâng cao chất lượng phục vụ và hiệu quả, hỗ trợ các khách hàng từ doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bộ ban ngành, cơ quan chính phủ, đến hệ thống ngân hàng nhà nước và ngân hàng thương mại cổ phần, cũng như các doanh nghiệp viễn thông, tập đoàn và tổng công ty lớn trên toàn quốc.
Kể từ năm 2020, Công ty Cổ Phần Phân Phối XTREND đã chuyển mình với kế hoạch phát triển giai đoạn 5 lần thứ 2, tập trung vào việc tăng cường hỗ trợ dự án và mở rộng thị trường phân phối Công ty đã ký kết nhiều hợp đồng phân phối sản phẩm chính hãng trực tiếp từ các nhà cung cấp nước ngoài, nhằm phục vụ hiệu quả hơn cho thị trường nội địa.
XTREND được xây dựng trên nền tảng của một doanh nghiệp kiểu mới trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, với cơ cấu gọn nhẹ và khả năng vận hành linh hoạt Doanh nghiệp kết hợp giữa năng lực tài chính vững mạnh và phương pháp quản trị hiện đại để đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường.
XTREND là một tập thể mạnh mẽ với đội ngũ lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm gần 20 năm trong ngành IT, cùng với những nhân sự trẻ nhiệt huyết và đầy khát vọng Chúng tôi cam kết xây dựng một hệ thống phân phối hoàn chỉnh, toàn diện và phủ rộng khắp cả nước, nhằm khẳng định giá trị bản thân và tạo ra những cơ hội phát triển bền vững.
Hình 1: Đối tác đồng hành với XTREND
Tên công ty: Công ty Cổ Phần Phân Phối XTREND
Tên giao dịch quốc tế: XTREND Distribution Joint Stock Company
Trụ sở chính: Số 27 C2, Nam Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: 380/7B Nam Kì Khởi Nghĩa, Phường Võ Thị
Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Mã số thuế: 0107661429 Điện thoại: 093 4287 886
Hình thức sở hữu: Công ty Cổ Phần Phân Phối
Lĩnh vực hoạt động chính: nhập khẩu, phân phối thiết bị và dịch vụ công nghệ Người đại diện công ty theo pháp luật: Nguyễn Anh Tuấn
Người đại diện chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: Trần Thanh Tùng
Sứ mệnh của chúng tôi là hợp tác với các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước để cung cấp những giải pháp, thiết bị và dịch vụ công nghệ tốt nhất cho người tiêu dùng.
6 cuối cùng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng cuộc sống cho khách hàng
➢ Tầm nhìn: XTREND định hướng phát triển thành công ty phân phối và hỗ trợ dự án hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin
Tại XTREND, con người được xem là tài sản quý giá nhất, gắn liền với một môi trường văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và giàu bản sắc Cấu trúc tinh gọn và khả năng vận hành linh hoạt, cùng với việc nắm bắt xu hướng nhanh chóng, là những yếu tố then chốt giúp XTREND thích nghi hiệu quả với môi trường kinh doanh trong giai đoạn mới.
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của XTREND (Nguồn: Phòng Nhân sự XTREND) Nhiệm vụ của các phòng ban:
Phòng Nhân Sự Phòng Kế
Chủ tịch và Tổng Giám đốc của Công ty Cổ Phần Phân Phối XTREND đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và phát triển công ty Chủ tịch là người sáng lập, chịu trách nhiệm pháp lý và cùng với Tổng Giám đốc quản lý các hoạt động kinh doanh Cả hai có quyền quyết định về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Giám đốc Chi nhánh là người đứng đầu, có trách nhiệm quản lý và điều hành chi nhánh, đồng thời quyết định mọi hoạt động kinh doanh của chi nhánh theo quy định nội bộ và điều lệ công ty.
Phòng TMĐT (Thương mại điện tử) chịu trách nhiệm quản lý trang bán hàng của công ty, bao gồm thông tin sản phẩm, tùy chọn thanh toán và dữ liệu liên quan, đảm bảo tính chính xác và dễ sử dụng Phòng hỗ trợ xây dựng và triển khai chương trình khuyến mại, theo dõi lượng truy cập và thu thập phản hồi khách hàng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh Đồng thời, phối hợp với các chuyên viên kinh doanh khác để thực hiện các chiến lược trên nền tảng thương mại điện tử Nhân viên tư vấn trực tiếp cho khách hàng về sản phẩm, giá cả và chương trình khuyến mại, đồng thời giải đáp thắc mắc, chốt đơn hàng và phương thức vận chuyển Họ cũng xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng và tìm hiểu thông tin thị trường cũng như đối thủ cạnh tranh.
Phòng Kinh Doanh là bộ phận thiết yếu trong mọi công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược bán hàng và phát triển sản phẩm Bộ phận này không chỉ nghiên cứu và phát triển sản phẩm mà còn mở rộng thị trường và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Phòng Kinh Doanh có nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai tiếp cận thị trường mục tiêu cùng khách hàng, phối hợp phát triển sản phẩm và lập kế hoạch mở rộng thị trường Ngoài ra, phòng còn xây dựng chiến lược phát triển hoạt động kinh doanh, giám sát thực hiện chiến lược và trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng.
Phòng Marketing hợp tác chặt chẽ để phát triển các chiến lược quảng bá hiệu quả, nhằm tiếp cận khách hàng tốt hơn, tăng doanh số và nâng cao giá trị thương hiệu Chúng tôi chủ động triển khai các kế hoạch nhằm gia tăng độ tin cậy của khách hàng đối với công ty và mở rộng đối tượng khách hàng mới Đồng thời, việc quản lý thông tin và hồ sơ khách hàng được thực hiện cẩn thận, đảm bảo trách nhiệm cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối doanh nghiệp với thị trường, sản phẩm với khách hàng và đặc tính sản phẩm với nhu cầu sử dụng Thông qua các hoạt động hoạch định, sản xuất, định giá và tiếp thị, phòng Marketing không chỉ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng mà còn đạt được mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp được tiêu thụ một cách tối đa và bền vững.
Phòng Nhân Sự là bộ phận chủ chốt trong việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, đồng thời quản lý lương và phúc lợi Phòng cũng giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, đảm bảo tuân thủ pháp luật và chính sách công ty Vai trò của Phòng Nhân Sự rất quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CÔNG TY NHỮNG NĂM QUA
Bảng 1.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
4 Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu
Dựa vào bảng 1.1 tình hình hoạt động kinh doanh của công ty từ 2020 – 2022, ta thấy được:
Doanh thu của công ty có sự thay đổi và biến động qua các năm Cụ thể, năm
2020 Công ty có doanh thu 79433812000 tỷ đồng, năm 2021 đạt mức 103508788512 tỷ đồng tăng 30,3% (tương ứng 24074976512 tỷ đồng) so với năm 2020 Đến năm
Năm 2022, doanh thu đạt 85.910.919.644 tỷ đồng, mặc dù giảm 20,8% so với năm trước, nhưng vẫn là một con số ấn tượng trong bối cảnh cạnh tranh của ngành.
Mặc dù doanh thu cao, công ty cần chú ý đến chi phí tăng đột ngột, với chi phí năm 2020 là 79.031.851.309 tỷ đồng, tăng 30,7% lên 103.274.908.455 tỷ đồng vào năm 2021 Tuy nhiên, chi phí đã giảm 20% xuống còn 85.910.919.644 tỷ đồng vào năm 2022 do ảnh hưởng của dịch COVID-19, gây khó khăn trong việc nhập khẩu hàng hóa và làm tăng giá thành sản phẩm Đồng thời, công ty cũng đã mở rộng hoạt động bán hàng trên các sàn thương mại điện tử.
Chi phí tăng cao đang trở thành thách thức lớn đối với các công ty Do đó, nhà quản trị cần thiết lập các biện pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí đến mức thấp nhất có thể.
So với doanh thu và chi phí, lợi nhuận có xu hướng giảm từ năm 2020-2022
Cụ thể năm 2020, lợi nhuận đạt 401960961 triệu đồng, năm 2021 đạt mức 233880057 triệu đồng giảm 42% (tương ứng 168080904 triệu đồng) so với năm 2020 Đến năm
Năm 2022, lợi nhuận đạt 151.298.607 triệu đồng, giảm 35% so với năm trước, tương ứng với 82.581.450 triệu đồng Nguyên nhân chính là do tình hình dịch COVID-19 diễn biến phức tạp, dẫn đến sự suy giảm của nhiều ngành hàng, làm giảm thu nhập của người dân và ảnh hưởng nặng nề đến việc tiêu thụ hàng hóa.
Về tỷ suất lợi nhuận/doanh thu
Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu của công ty đã giảm dần qua các năm, cụ thể năm 2020 đạt 0,5%, năm 2021 còn 0,2% và năm 2022 giảm xuống 0,17% Sự suy giảm này chủ yếu do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19 đối với hoạt động kinh doanh Mặc dù gặp khó khăn, công ty đã nỗ lực vượt qua và xây dựng chiến lược kinh doanh mới cho quý tiếp theo.
=> Tóm lại: Qua các kết quả kinh doanh đã nghiên cứu được, ta thấy năm
2020 là năm công ty phát triển nhất, bởi vì đây là giai đoạn đầu bùng nổ dịch covid
Ngành công nghệ thông tin vẫn duy trì sự ổn định trong bối cảnh dịch bệnh Để thích ứng với xu hướng thị trường, công ty đã mở rộng các kênh bán hàng thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada nhằm đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng và giảm chi phí Sau giai đoạn khủng hoảng, công ty đã triển khai các chiến lược mới và mở rộng phân khúc thị trường để tăng thị phần và doanh thu.
TÌNH HÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TỪ NĂM 2022 – 9/2023
Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh hàng hóa của Công ty, đặc biệt là các mặt hàng như bộ lưu Hoạt động nhập khẩu không chỉ giúp Công ty mở rộng danh mục sản phẩm mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
12 điện, card màn hình, SSD, bo mạch chủ, máy in, … đa số là linh kiện dành cho máy tính
Bảng 1.2: Tình hình kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng giai đoạn từ năm 2022 – 9/2023
(Nguồn: báo cáo của Phòng kế toán)
Nhìn bảng 1.2 Tình hình kim ngạch nhập khẩu các mặt hàng giai đoạn từ năm 2022 – 9/2023, ta thấy được:
- Năm 2022, Công ty có tổng kim ngạch nhập khẩu là 75078137451 tỷ đồng, trong đó nhóm sản phẩm máy in có kim ngạch xuất khẩu cao nhất là
Trong tổng kim ngạch xuất khẩu, sản phẩm chiếm tỷ trọng lớn nhất là 28.003.746.131 tỷ đồng, tương đương 37% Sản phẩm bo mạch chủ đứng thứ hai với kim ngạch 14.919.938.635 tỷ đồng, chiếm 20% Card màn hình xếp thứ ba đạt 12.021.375.892 tỷ đồng, chiếm 16% Sản phẩm SSD đứng thứ tư với 10.098.474.899 tỷ đồng, chiếm 14% Cuối cùng, sản phẩm bộ lưu điện có kim ngạch xuất khẩu đạt mức thấp nhất.
10034601894 tỷ đồng chiếm 13% tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty
- Giai đoạn đầu năm 2023 – 9/2023, Công ty có tổng kim ngạch xuất khẩu là
Trong tổng kim ngạch xuất khẩu 84.085.034.129 tỷ đồng, nhóm sản phẩm máy in chiếm tỷ trọng cao nhất với 30.092.777.100 tỷ đồng, tương đương 36% Nhóm sản phẩm bo mạch chủ đứng thứ hai, đạt 15.090.523.122 tỷ đồng, chiếm 17,9% tổng kim ngạch.
13 kim ngạch xuất khẩu của Công ty Nhóm sản phẩm card màn hình đứng thứ
Trong tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty, nhóm sản phẩm đạt 149.005.878.41 tỷ đồng chiếm 17,7% Tiếp theo, nhóm sản phẩm bộ lưu điện đạt 12.907.343.255 tỷ đồng, chiếm 15,4% Cuối cùng, nhóm sản phẩm SSD đạt 11.093.802.811 tỷ đồng, chiếm 13% tổng kim ngạch xuất khẩu.
So với năm 2022, đến tháng 9/2023, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu đã tăng trưởng tích cực, đạt 9.006.896.678 USD, tương ứng với mức tăng 12% Đặc biệt, nhóm sản phẩm bộ lưu điện ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ nhất với giá trị đạt 2.872.741.361 USD, cao hơn 28,6% so với năm trước.
Năm 2022, nhóm sản phẩm card màn hình ghi nhận mức tăng 2.879.211.949 đồng, tương đương 23,9% Sản phẩm SSD cũng có sự tăng trưởng đáng kể với 1.004.327.912 đồng, tương đương 9,9% Nhóm máy in tăng 2.089.030.969 đồng, tương đương 7,4% Cuối cùng, nhóm bo mạch chủ tăng 170.584.487 đồng, tương đương 1,1%.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND
KHẨU HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI
2.4.1 Sơ đồ quy trình kinh doanh hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Công ty Cổ
Do không đủ điều kiện, nguồn lực và hiểu biết về quy trình vận chuyển quốc tế cũng như thủ tục thông quan, Công ty Cổ Phần Phân Phối XTREND đã quyết định thuê một bên thứ ba để hỗ trợ Tùy thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng Incoterm trong hợp đồng và phương thức vận chuyển, bên giao nhận sẽ giúp XTREND thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, có thể bao gồm cả chặng tải quốc tế và nội địa hoặc chỉ riêng chặng nội địa Dưới đây là các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa của XTREND.
Sơ đồ 1.2 Quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa của
Công ty Cổ Phần Phân Phối XTREND
2.4.2 Phân tích quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa của Công ty
Cổ Phần Phân Phối XTREND
Bảng 1.3 Nhiệm vụ của các bộ phận trong quy trình nhập khẩu hàng hóa của Công ty Cổ Phần Phân Phối XTREND
STT Nhân viên Công việc FWD (Forwarder)
Làm việc với hãng để kí Hợp đồng ngoại thương Thông báo về thông tin lô hàng cho nhân viên quản lí nhập khẩu
Giao dịch và kí kết hợp đồng
Lựa chọn forwarder Đặt lịch vận chuyển lô hàng
Theo dõi hành trình của tàu và lô hàng
Làm thủ tục hải quan
Khiếu nại sau khi nhập
Làm việc với FWD kiểm tra chi phí vận chuyển, lịch vận chuyển và báo lại với PM
Báo giá chi phí và lịch vận chuyển
3 PM Confirm chi phí và thời gian vận chuyển
4 Nhân viên quản lí nhập khẩu
- Thông báo với hãng thông tin FWD
- Theo dõi lịch hàng về
- Kiểm tra thủ tục nhập khẩu
- Kiểm tra thông tin B/L nháp vào confirm
- Chuẩn bị tên tiếng việt của sản phẩm (hàng cũ lấy trên
PM thuế, hàng mới thì xin PM)
- Làm thủ tục kiểm tra chất lượng, hiệu suất năng lượng (nếu có)
- Thông báo lịch về hàng dự kiến cho kho (trước 2 ngày)
- Thông báo tiền thuế dự kiến cho kế toán
- Liên hệ với hãng để chốt lịch lấy hàng
- Làm việc với hãng tàu, hãng hàng không để book lịch đi
- Thông báo lịch vận chuyển của bên nhập khẩu
- Hỗ trợ các thủ tục nhập khẩu đặc biệt nếu được yêu cầu
5 PM Cung cấp tên Tiếng việt cho hàng mới, các chứng từ Cung cấp thêm thông tin về sản phẩm nếu phát sinh các thủ tục đặc biệt
6 Nhân viên quản lí nhập
- Cung cấp chứng từ gửi bên FWD lên tờ khai
Lên tờ khai và truyền tờ khai
16 khẩu khi hàng về cảng
- Kiểm tra thông tin trên tờ khai nháp và confirm, cung cấp Ultra và CKS để bên FWD truyền tờ khai
- Làm giấy nộp thuế gửi kế toán khi có thông tin nộp thuế
- Thông báo tỷ giá cho PM làm tem và lệnh nhập
7 Kế toán Đi nộp thuế
8 Nhân viên quản lí nhập khẩu
Báo cáo với FWD sau khi kế toán hoàn tất việc nộp thuế Cần làm việc lại về thời gian hàng về kho nếu có sự khác biệt so với thời gian dự kiến đã thông báo cho kho.
- Chuẩn bị hồ sơ để hải quan kiểm tra (nếu hàng rơi vàng luồng vàng hoặc đỏ)
- Xếp xe vận chuyển hàng
- Thông báo lịch giao hàng
9 PM Làm lệnh nhập và tem Giao hàng
10 PM Khiếu nại về hàng hóa
2.4.2.1 Giao dịch và kí kết hợp đồng
Các phụ trách sản phẩm chịu trách nhiệm trong việc đàm phán, đặt hàng và ký kết hợp đồng Họ sẽ dựa vào lượng hàng tồn kho, nhu cầu thị trường và yêu cầu kinh doanh để liên hệ với các đối tác qua email và các ứng dụng giao tiếp như Zalo, Skype, Viber nhằm thực hiện việc đặt hàng và ký kết hợp đồng.
Các thông tin đàm phán sẽ bao gồm giá cả, số lượng hàng hóa, phương thức và thời hạn thanh toán, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng…
Phương thức thanh toán XTREND thường sử dụng là “TT in Advance” thanh toán bằng điện trước khi giao hàng
Các điều kiện giao hàng phổ biến mà XTREND sử dụng bao gồm EXW, FCA và FOB Năm 2021, lô hàng nhập khẩu theo điều kiện EXW chiếm 64%, chủ yếu là hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không Điều kiện FOB đứng thứ hai với khoảng 24%, trong khi điều kiện FCA được sử dụng cho phần lớn các lô hàng nhập khẩu từ công ty Siemon.
Sau khi hoàn tất thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng, các đối tác nước ngoài sẽ gửi lại hợp đồng đã ký qua dịch vụ chuyển phát nhanh để XTREND ký, hoặc gửi bản scan hợp đồng có chữ ký qua email.
XTREND chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán T/T in Advance trong các hợp đồng ngoại thương, yêu cầu thanh toán trước khi giao hàng Sau khi ký hợp đồng, phụ trách sản phẩm sẽ gửi đề nghị thanh toán một phần hoặc toàn bộ lô hàng cho Tổng giám đốc để xác nhận Khi Tổng giám đốc phê duyệt, kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán cho nhà xuất khẩu.
XTREND ký kết nhiều hợp đồng với các đối tác nước ngoài và thường giữ quyền vận tải, vì vậy công ty cần lựa chọn một đơn vị vận tải phù hợp để chuyển hàng hóa từ địa điểm giao hàng đến kho Đồng thời, công ty cũng cần hỗ trợ trong việc thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu.
XTREND hiện đang hợp tác với ba đối tác vận tải chính, bao gồm Công ty TNHH giao nhận vận tải quốc tế Victory, Công ty Cổ Phần vận tải An Vượng và Công ty TNHH vận tải Bách Việt.
Xtrend sẽ lựa chọn đối tác vận tải cho từng lô hàng và mặt hàng dựa trên báo giá, thời gian vận chuyển và các ưu điểm của các bên được đánh giá.
Victory được công ty đánh giá cao trong việc xử lý các lô hàng vận chuyển từ Singapore về Việt Nam, mặc dù chi phí dịch vụ của họ có phần cao hơn.
Công ty này chuyên xử lý hiệu quả các lô hàng vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam, đặc biệt là các lô hàng máy in XTREND, nên được nhiều khách hàng lựa chọn.
2.4.2.4 Đặt lịch vận chuyển lô hàng
Nhân viên quản lý xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với công ty giao nhận để cung cấp thông tin lô hàng và yêu cầu tìm kiếm lịch tàu, chuyến bay phù hợp Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, công ty giao nhận sẽ dựa trên các thông tin như số lượng, khối lượng, loại hàng hóa và thời gian thực hiện hợp đồng để tìm kiếm lịch tàu phù hợp Họ sẽ cung cấp thông tin chi tiết cho bộ phận nhập khẩu XTREND, bao gồm hãng tàu, tên tàu, thời gian dự kiến tàu đến cảng xếp hàng và thời gian dự kiến tàu đến cảng dỡ hàng.
Hình 2: Lịch tàu của các hãng tàu cho lô hàng lẻ LCL từ Singapore về cảng Hải Phòng
(Nguồn: Phòng Quan hệ Đối tác)
Nhân viên quản lý xuất nhập khẩu sẽ đánh giá và chọn hãng tàu phù hợp với thời gian thực hiện hợp đồng, thời gian sẵn hàng và chi phí hợp lý Sau khi lựa chọn, họ sẽ thông báo cho công ty giao nhận thuê tàu Đối với các lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không, thường là hàng gấp, công ty sẽ yêu cầu đặt chuyến bay sớm nhất khi hàng hóa đã sẵn sàng.
2.4.2.5 Theo dõi hành trình của tàu và lô hàng
Sau khi hoàn tất việc đặt lịch vận chuyển hàng hóa, nhân viên quản lý xuất nhập khẩu sẽ theo dõi hành trình của tàu và chuyến bay, đồng thời liên tục cập nhật thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND
DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI XTREND
Nhờ vào chính sách mở cửa, nhà nước đã khuyến khích kinh doanh nhập khẩu, dẫn đến việc thủ tục nhập khẩu hàng hóa được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn Đồng thời, một số rào cản cũng đã được gỡ bỏ để phù hợp với tình hình hiện nay, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam cạnh tranh hiệu quả với doanh nghiệp nước ngoài.
Hầu hết các hợp đồng hiện nay được trao đổi qua Fax và email, dẫn đến việc hạn chế gặp mặt trực tiếp giữa cán bộ công ty và nhà cung cấp Điều này giúp công ty tiết kiệm chi phí đi lại và làm việc tại nước ngoài, từ đó nâng cao hiệu quả và tốc độ của hoạt động nhập khẩu.
Công ty thuê Forwarder giúp giảm chi phí vận chuyển bằng cách tìm kiếm phương thức và tuyến vận chuyển tối ưu nhất Các Forwarder có khả năng sắp xếp nhiều lô hàng nhỏ để ghép lại, từ đó giảm chi phí cho từng chủ hàng Ngoài ra, Forwarder còn mang lại giá trị gia tăng cho công ty nhờ chất lượng dịch vụ cao và khả năng đáp ứng linh hoạt thông qua việc hợp tác với nhiều hãng vận tải khác nhau.
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban là yếu tố quyết định giúp việc giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động và đoàn kết chính là thế mạnh lớn nhất của Công ty, luôn hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Vướng mắc trong thủ tục nhập khẩu có thể xảy ra khi một số sản phẩm yêu cầu đăng ký kiểm tra chất lượng, chứng nhận và công bố hợp quy, cũng như kiểm tra hiệu suất năng lượng Việc không tìm hiểu trước về các yêu cầu này trước khi hàng đến cảng sẽ dẫn đến khó khăn trong việc hoàn tất thủ tục.
Quá trình thông quan hàng nhập khẩu thường mất thời gian và chi phí lưu kho, đặc biệt là đối với những mặt hàng cần kiểm tra hiệu suất năng lượng Do đó, doanh nghiệp phải chờ hoàn tất thủ tục kiểm tra và nhận kết quả trước khi có thể thông quan và tiến hành bán hàng.
Thủ tục tiếp cận khó khăn và phức tạp, thiếu hướng dẫn rõ ràng, dẫn đến sai sót trong việc chuẩn bị hồ sơ Doanh nghiệp thường gặp phải tình trạng chậm trễ trong việc nhận thông báo và cập nhật tình hình xử lý hồ sơ, kéo dài thời gian thực hiện thủ tục so với quy định.
Chi phí nhập khẩu vẫn ở mức cao do nhiều đơn hàng gấp buộc phải vận chuyển bằng đường hàng không hoặc chọn tuyến vận chuyển nhanh, thường đi kèm với số lượng hàng hóa nhỏ Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến các công ty quy mô nhỏ, vì họ thường phải thuê ngoài để thực hiện các thủ tục nhập khẩu.
Hệ thống khai báo hải quan thường gặp lỗi, dẫn đến chậm tiến độ trong việc khai báo và xử lý thủ tục thông quan hàng hóa Tại cảng, rủi ro hàng hóa bị nhồi nhét trong quá trình thông quan gia tăng, gây ra tình trạng hàng dư thừa và thời gian lưu công kéo dài từ một tuần đến một tháng Việc lưu công lâu dài này làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Lịch tàu bị trễ so với lịch công ty muốn book, tàu gặp vấn đề hoặc bị trì hoãn lịch tàu
Tên hãng mô tả sai với sản phẩm thực tế, phải sửa tờ khai hải quan
ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG
GIẢI PHÁP
3.1.1 Về thủ tục nhập khẩu
Doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục nhập khẩu trước khi quyết định, tránh việc nhập hàng hóa cần gấp nhưng gặp rắc rối với quy trình Các quy định về khai báo hải quan hiện nay còn nhiều bất cập, dẫn đến thời gian xử lý lâu Để khắc phục tình trạng này, công ty cần thực hiện các biện pháp hợp lý.
Công ty cần lập kế hoạch trước để thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng và thuận lợi khi nhận hàng Để đạt được điều này, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hợp lệ, nộp đủ chi phí cần thiết và đúng thời hạn quy định, nhằm tránh tình trạng lưu kho bến bãi và giảm thiểu chi phí phát sinh.
Công ty cần hiểu rõ quy trình và thời gian thực hiện các thủ tục để tránh lãng phí thời gian và chi phí.
- Đặc biệt phải có sự phối hợp giữa nhân viên hải quan và cán bộ thực hiện nghiệp vụ của Công ty
3.1.2 Về chi phí nhập khẩu
Thiếu kế hoạch chi tiết về thời gian sản xuất, vận chuyển và giao hàng có thể gây ra chi phí không cần thiết trước khi hoàn tất lô hàng Do đó, việc xác định thời gian sản xuất chính xác là rất quan trọng.
Để tối ưu hóa quy trình sản xuất, vận chuyển và giao hàng, việc lựa chọn 25 sản phẩm và thời điểm vận chuyển phù hợp là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả trong quy trình nhập khẩu hàng hóa Công ty nên hợp tác với những nhà cung cấp đa dạng về dịch vụ và hàng hóa để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro cùng chi phí vận chuyển phát sinh Việc tìm kiếm nhà cung cấp uy tín, giảm số lượng nhà cung cấp và thương lượng về giá cả, khuyến mãi và chiết khấu sẽ là những giải pháp hiệu quả để giảm chi phí và cải thiện tình hình kinh doanh.
Nghiên cứu nhu cầu của công ty trong suốt năm là cần thiết để điều chỉnh chuỗi cung ứng một cách định kỳ Công ty cần theo dõi liên tục các dự án và đơn đặt hàng thực tế nhằm tìm ra phương án tối ưu hóa chi phí và đáp ứng nhu cầu Việc nhập hàng với số lượng lớn sẽ giúp giảm chi phí nhập khẩu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
3.1.3 Về hệ thống khai báo hải quan
Khi sai nhóm và mã loại hình: dựa vào mục đích nhập khẩu hàng hóa của
Công ty mà chọn đúng mã loại hình
Khai sai mã hiệu phương thức điện tử yêu cầu kiểm tra bộ chứng từ cẩn thận, xác định rõ mục đích vận chuyển và đối chiếu thông tin với các khai báo trước khi thực hiện việc truyền chính thức.
Khi khai báo số lượng kiện, cần phải ghi rõ tổng số lượng kiện mà không cần phải liệt kê chi tiết từng mặt hàng bên trong kiện.
Khi khai báo hải quan, việc ghi sai mã hàng có thể gây ra nhiều rắc rối Do đó, người khai báo cần nắm rõ thông tin về sản phẩm và kiểm tra hàng hóa một cách cẩn thận trước khi thực hiện khai báo Nếu còn nghi ngờ, họ nên đối chiếu với các kho hoặc bộ phận liên quan để đảm bảo tính chính xác.
3.1.4 Về lịch tàu và hàng hóa
Công ty cần chuẩn bị phương án dự phòng cho việc vận chuyển hàng hóa, bao gồm việc bổ sung tàu và lựa chọn Forwarder phù hợp để tránh tình trạng chậm trễ trong lịch trình giao hàng Forwarder nên chủ động trong việc quản lý và theo dõi tiến độ vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn.
26 việc với hãng về thời gian tàu chạy, không book lịch sát ngày, theo lịch dự kiến hoặc phụ thuộc vào lịch trống của tàu
Nếu tàu không thể vận chuyển hàng và hàng hóa cần gấp, hãy tách lô hàng ra và sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không, đặc biệt khi hàng hóa chưa được khai hải quan và vẫn đang ở nhà máy.
Để thực hiện khai hải quan hiệu quả, Product Manager cần hợp tác chặt chẽ với hãng nhằm tránh tình trạng nhồi nhét hàng Hãng không được phép bổ sung hàng hóa khi chưa có sự xác nhận từ Công ty, nhằm giảm thiểu rủi ro bị hải quan giữ lại hoặc lưu kho Ngoài ra, hãng cần tách lô vật phẩm marketing nếu chưa hoàn tất khai hải quan.
Công ty cần xin phép từ Sở Văn hóa Thông tin nếu nội dung mô tả bằng chữ in không khớp với hàng hóa thực tế Việc này yêu cầu sửa đổi tờ khai hải quan và kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo thông tin sản phẩm chính xác.
KIẾN NGHỊ
Công ty gặp khó khăn trong hoạt động nhập khẩu do thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục hải quan, vẫn còn phức tạp và rườm rà Nhiều cán bộ công chức hải quan chưa thực hiện công việc một cách hiệu quả, gây trở ngại cho quá trình thông quan hàng hóa.
27 liêu cửa quyền, gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ nhập khẩu Vì vậy, đề nghị các cơ quan chức năng có biện pháp điều chỉnh, cụ thể:
Nhà nước cần cải cách bộ máy hành chính và đơn giản hóa thủ tục hải quan bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại, như máy soi, máy vi tính và các phần mềm quản lý mã số thuế cũng như tính thuế.
Ngành hải quan cần áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật để cải thiện quy trình thông quan, chẳng hạn như kiểm tra hồ sơ trực tuyến trước khi thực hiện thủ tục hải quan trực tiếp Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nhà nước cần cải thiện khả năng dự đoán và ổn định thị trường trong nước cũng như quốc tế, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch ứng phó kịp thời với các thay đổi trong chính sách và cơ chế điều hành nhập khẩu.
Chi phí hiện tại của Công ty đang ở mức cao, điều này gây cản trở cho hiệu quả kinh doanh Do đó, Công ty cần tìm kiếm các giải pháp để cải thiện tình hình tài chính.
Để quản lý chi phí hiệu quả, Công ty cần ghi chép minh bạch và chính xác, đồng thời lập kế hoạch thống kê và phân tích hoạt động kinh doanh Việc này giúp phân bổ chi phí quản lý hợp lý cho từng phòng ban và bộ phận Hơn nữa, Công ty nên áp dụng chính sách khuyến khích tinh thần tiết kiệm trong nhân viên để nâng cao hiệu quả chi phí.