8 2.2 Nội dung quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế ...9 2.2.1 Nắm rõ tình hình đơn hàng, chuẩn bị hàng hoá và phương tiện
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa mạnh mẽ hiện nay, hoạt động thương mại quốc tế ngày càng được chú trọng, với Việt Nam nổi lên như một đối tác kinh tế tiềm năng Vị trí địa lý thuận lợi, giáp Biển Đông và nhiều quốc gia Đông Nam Á, cùng với những nỗ lực hội nhập kinh tế từ các lãnh đạo, đã giúp Việt Nam chủ động mở rộng quan hệ quốc tế, thu hút đầu tư nước ngoài và mở rộng thị trường xuất khẩu.
Trong bối cảnh hiện nay, nhu cầu vận chuyển hàng hoá quốc tế trở nên cấp thiết, đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế và thúc đẩy xuất nhập khẩu Theo Agility, ngành logistics Việt Nam phát triển hàng năm từ 14 - 16%, với quy mô đạt 40 - 42 tỷ USD, được xem là quốc gia tiềm năng hàng đầu trong khu vực Đông Nam Á Sự gia tăng số lượng công ty giao nhận trên thị trường Việt Nam đáp ứng nhu cầu vận chuyển quốc tế, góp phần lớn vào sự phát triển của ngành logistics, giúp doanh nghiệp trong nước tiếp cận thị trường toàn cầu một cách thuận lợi.
Việt Nam là một thị trường mới nổi với ngành giao nhận còn nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng năng lực cung ứng dịch vụ còn yếu, hạn chế khả năng cạnh tranh toàn cầu Việc tìm kiếm doanh nghiệp Việt Nam có thể đối đầu với các tên tuổi lớn như DHL hay Yusen là rất khó khăn Do đó, cần tập trung cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa tại các công ty giao nhận vận tải để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế, tác giả nhận thấy đây là một doanh nghiệp tiềm năng trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Công ty có cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại, cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận hàng hóa.
Mặc dù công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế sở hữu đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và mạng lưới đối tác toàn cầu rộng lớn, quy trình giao hàng bằng đường biển vẫn gặp nhiều khó khăn và rủi ro, gây khó khăn trong việc cạnh tranh với các công ty khác Để nâng cao hiệu quả trong từng khâu của quy trình, nhân viên cần nắm vững các nghiệp vụ như giao nhận, thuê tàu và làm thủ tục hải quan Do đó, việc nghiên cứu và hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là rất cần thiết để thúc đẩy kinh doanh dịch vụ và mang lại giá trị cao hơn cho công ty.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế, tác giả đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế” để thực hiện khóa luận.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài và thực trạng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế, tác giả nhận thấy rằng quy trình giao hàng xuất khẩu là một trong những quy trình cơ bản nhất của doanh nghiệp, nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc hoạt động hiệu quả Do đó, quy trình này cần được hoàn thiện để phù hợp với từng hoàn cảnh, nhu cầu và mục đích của từng doanh nghiệp cũng như thị trường trong tương lai.
Khi lựa chọn đề tài này, tác giả đã nghiên cứu nhiều công trình của sinh viên và giảng viên từ các trường đại học liên quan đến việc tối ưu hóa quy trình cung ứng dịch vụ giao hàng xuất khẩu đường biển cho doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Phạm Thanh Trà, Hoàng Anh Đào, Trần Thảo Nguyên (2020) đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận xuất khẩu bằng đường biển tại Việt Nam Qua phỏng vấn chuyên gia trong ngành giao nhận vận tải, nghiên cứu chỉ ra rằng các yếu tố chủ yếu bao gồm chuẩn bị hàng hóa cho người xuất khẩu, thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa và thanh lý Những yếu tố này là cơ sở quan trọng để hoàn thiện hoạt động giao nhận xuất khẩu của các công ty giao nhận.
3 để các doanh nghiệp xây dựng chiến lược nâng cao hiệu quả giao hàng xuất khẩu tại Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế.
Vũ Thị Thu Huyền (2019) đã thực hiện khóa luận tại Trường Đại học Thương mại về "Phát triển dịch vụ xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Logistics Minh Việt", tập trung vào cải thiện dịch vụ giao hàng cho xuất khẩu và nhập khẩu Tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao dịch vụ giao hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển tại công ty này Tương tự, Đặng Thị Vân Anh (2021) cũng nghiên cứu về "Nâng cao dịch vụ vận tải đường biển xuất nhập khẩu tại công ty TNHH Vận tải Bách Việt", nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cải thiện dịch vụ vận tải trong ngành logistics.
Tác giả đã phân tích quy trình giao hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận tải Bách Việt, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong hoạt động này Đồng thời, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm khắc phục các điểm yếu của doanh nghiệp, tuy nhiên, các đề xuất này vẫn còn mơ hồ và chưa thực sự phù hợp với thực tế của doanh nghiệp cũng như thị trường logistics hiện nay.
Nguyễn Thị Thu Hường (2022) trong khoá luận “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH xuất nhập khẩu Long Hải” đã cung cấp cái nhìn tổng quát về quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển tại công ty Tuy nhiên, quy trình này chưa được cụ thể hoá, với các nghiệp vụ được miêu tả sơ sài, không phản ánh đầy đủ các hoạt động đặc trưng của công ty Do đó, các giải pháp mà tác giả đưa ra chưa đạt hiệu quả cao và chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Hà Phương Thảo (2024) đã nghiên cứu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Bull Lines, Trường Đại học Thương mại Bài viết phân tích thực trạng quy trình giao hàng, nêu rõ thành tựu và hạn chế của công ty, từ đó đề xuất những định hướng phát triển cùng các giải pháp chi tiết và thực tiễn nhằm cải thiện quy trình này.
Các nghiên cứu hiện tại đã chỉ ra quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả Tuy nhiên, chúng thiếu tính cập nhật và không bao quát đầy đủ cho hoạt động giao nhận quốc tế đang thay đổi liên tục Do đó, tác giả quyết định tập trung vào quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển, đưa ra các vấn đề thực tiễn và cập nhật Mục tiêu là đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa cho Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế, từ đó giảm thiểu khó khăn và nâng cao tính cạnh tranh trong tương lai.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại các công ty giao nhận vận tải quốc tế
- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
Đề xuất giải pháp nhằm cải thiện quy trình giao hàng xuất khẩu qua đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế sẽ giúp phòng tránh rủi ro và tận dụng cơ hội phát triển trong lĩnh vực giao nhận Việc tối ưu hóa quy trình giao hàng không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra sự tin cậy cho khách hàng, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là “Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế”.
Phạm vi nghiên cứu
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế Quy trình này bao gồm các bước từ chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, vận chuyển đến việc giao nhận tại cảng đích Chúng tôi sẽ đề cập đến những thách thức mà công ty gặp phải trong quá trình vận chuyển, cũng như những giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong giao hàng xuất khẩu Cuối cùng, bài viết sẽ đưa ra những khuyến nghị để tối ưu hóa quy trình giao hàng, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và thị trường quốc tế.
Nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế tập trung vào nghiệp vụ giao hàng tại các cảng biển Bài viết sẽ phân tích các bước trong quy trình giao hàng, từ việc tiếp nhận đơn hàng đến khi hàng hóa được chuyển đến tay khách hàng Đồng thời, nghiên cứu cũng sẽ xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả giao hàng, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình logistics trong lĩnh vực xuất khẩu.
Đề tài này nghiên cứu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế trong khoảng thời gian từ năm 2021 đến nay Bài viết sẽ phân tích số liệu liên quan và đưa ra những định hướng phát triển cho công ty trong tương lai.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
* Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu ở các nguồn sau:
Thư viện trường Đại học Thương mại cung cấp một nguồn dữ liệu phong phú bao gồm giáo trình, nghiên cứu khoa học và luận văn liên quan đến đề tài giao nhận vận tải đường biển.
- Các dữ liệu từ Internet: thông tin từ website của công ty và các trang web của Hải quan và Nhà nước về các văn bản pháp luật
Nguồn dữ liệu được sử dụng trong bài viết này đến từ nội bộ công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế, bao gồm thông tin chi tiết về quy trình giao hàng xuất khẩu đường biển, các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2023, cũng như dữ liệu trong 6 tháng đầu năm 2024, cùng với các văn bản và quyết định quan trọng của công ty.
* Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Dữ liệu được thu thập từ quá trình quan sát và ghi chép hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty, chưa qua xử lý Tác giả cũng phỏng vấn một số nhân viên phụ trách hoạt động kinh doanh và giao nhận để đảm bảo tính khách quan cho đề tài khóa luận Những dữ liệu này sẽ được chắt lọc và sử dụng cho bài khóa luận.
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Để làm rõ được vấn đề nghiên cứu và đảm bảo tính cụ thể cho nội dung nghiên cứu thì sau khi thu thập các dữ liệu thứ cấp, tác giả sẽ chọn lọc để lấy ra những thông tin, số liệu cần thiết Sau đó, các dữ liệu sẽ được tổng hợp và sắp xếp lại cho phù hợp với từng phần nghiên cứu khác nhau Theo đó, các phương pháp nghiên cứu được sử dụng bao gồm:
- Phương pháp thống kê: Thống kê và phân tích dữ liệu thu thập được của công ty từ các phòng ban.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: phân tích các số liệu thu thập được, đưa ra đánh giá và nhận định dựa trên cơ sở những phân tích.
Phương pháp so sánh là một kỹ thuật phân tích dựa trên số liệu thống kê để đánh giá sự biến đổi trong hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm Qua việc so sánh kết quả đạt được với các chỉ tiêu đã đề ra, chúng ta có thể rút ra những kết luận và nhận xét quan trọng, từ đó tìm ra hướng giải quyết cho các vấn đề phát sinh.
Kết cấu của khóa luận
Đề tài bao gồm 4 chương cụ thể như sau:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế
Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
Theo quy tắc của Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận vận tải bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ và tư vấn, bao gồm vấn đề hải quan, tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Dịch vụ logistics tại Việt Nam được quy định trong Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam (2005), mô tả đây là hoạt động thương mại mà thương nhân thực hiện nhiều công việc liên quan đến hàng hóa Các công việc này bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan, tư vấn khách hàng, đóng gói, ghi ký mã hiệu, giao hàng và các dịch vụ khác theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Giao nhận hàng hoá quốc tế là quá trình bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận giữa hai quốc gia khác nhau.
Dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là hoạt động thương mại liên quan đến việc chuyên chở hàng hóa từ người gửi hàng ở quốc gia xuất phát đến người nhận hàng ở quốc gia đích đến Quá trình này bao gồm các công việc như đóng gói, sắp xếp và vận chuyển hàng lên tàu Phương tiện chính được sử dụng trong dịch vụ này là tàu, thuyền biển, bên cạnh đó còn có các thiết bị hỗ trợ như cần cẩu và xe cẩu tự hành để xếp dỡ hàng hóa tại các địa điểm chỉ định.
2.1.2 Đặc điểm dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Giao hàng bằng đường biển là phương thức vận chuyển phổ biến trong logistics, đặc biệt trong xuất khẩu Loại hình này có những đặc điểm cơ bản riêng, góp phần quan trọng vào việc tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa.
- Năng lực chuyên chở lớn hơn các phương thức khác do phương thức này rất hiếm bị giới hạn về khối lượng và kích thước mặt hàng
- Giá thành vận chuyển được đánh giá là thấp do được ưu đãi về mặt giá cả khi chuyên chở hàng hoá với số lượng lớn
Các tuyến đường vận tải trên biển chủ yếu là những lộ trình giao thông tự nhiên, do đó không cần đầu tư nhiều nguồn lực cho việc xây dựng và bảo trì.
- Bị giới hạn về mặt tốc độ nên không thích hợp vận chuyển những loại hàng khó bảo quản hoặc có tính thời vụ cần giao hàng gấp
Các hoạt động thời tiết và điều kiện thuỷ văn trên mặt biển có ảnh hưởng lớn đến quá trình chuyên chở, khiến cho việc này phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên.
2.1.3 Phân loại phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
* Dịch vụ giao hàng theo container:
- Dịch vụ gửi hàng nguyên Container (FCL – Full container load):
Thuật ngữ FCL (Full Container Loaded) ám chỉ lô hàng đủ lớn để được xếp nguyên trong một hoặc nhiều container Trong trường hợp này, trách nhiệm xếp hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container thuộc về người gửi hàng và người nhận hàng.
+ Trường hợp áp dụng: Khi người mua hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc nhiều container
- Dịch vụ gửi hàng lẻ (Less than container load):
Thuật ngữ LCL (Less than container loaded) đề cập đến các lô hàng lẻ được đóng chung trong một container Trong trường hợp này, người gom hàng, bao gồm người chuyên chở hoặc người giao nhận, sẽ chịu trách nhiệm cho việc đóng hàng và dỡ hàng vào và ra khỏi container.
Trong phương thức gom hàng, người chuyên chở, hay còn gọi là người gom hàng (consolidator), sẽ thu thập các lô hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau Sau đó, họ tiến hành phân loại và kết hợp các lô hàng này, đóng gói vào container và niêm phong kẹp chì để đảm bảo an toàn cho hàng hóa.
Theo quy chế xuất khẩu, quy trình bao gồm việc làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa và gửi xuống tàu chở hàng Sau khi tàu cập bến, container sẽ được dỡ tại bãi chứa container đích và giao cho người nhận hàng.
+ Trường hợp áp dụng: Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ
Dịch vụ gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL) là sự kết hợp giữa hai phương thức gửi hàng FCL và LCL Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để áp dụng phương thức này, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả trong việc vận chuyển hàng hóa.
Có hai hình thức gửi hàng kết hợp: Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL) và gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)
* Dịch vụ giao hàng bằng tàu rời:
Khi hàng hóa quá cồng kềnh không thể xếp vào container, dịch vụ giao nhận bằng tàu rời trở thành lựa chọn tối ưu để xuất khẩu Hàng rời (Bulk cargo) bao gồm những mặt hàng có kích thước lớn, yêu cầu đóng gói trong pallet hoặc kiện hàng chuyên biệt Một số ví dụ điển hình về hàng rời bao gồm phương tiện giao thông quá khổ, động cơ cỡ lớn, khoáng sản, hàng nông sản và phế liệu.
Tàu chở hàng rời là phương tiện vận chuyển có công suất lớn, chuyên dùng để chuyên chở hàng hóa thô và khô (bulk cargo) trên toàn cầu Các loại hàng hóa này được chứa trực tiếp trong các khoang hàng chống thấm nước của tàu, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Gửi hàng bằng tàu rời là phương thức hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận tải cho những hàng hóa có khối lượng lớn, so với việc sử dụng container.
Nội dung quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu, đóng gói hàng hóa cho đến việc vận chuyển và giao nhận tại cảng Các doanh nghiệp cần tuân thủ quy định pháp lý và thực hiện các thủ tục hải quan để đảm bảo hàng hóa được thông quan kịp thời Sơ đồ quy trình giúp hình dung rõ ràng các bước và mối liên hệ giữa chúng, từ đó nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận hàng hóa.
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế
2.2.1 Nắm rõ tình hình đơn hàng, chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải
Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế cần thu thập thông tin chi tiết về hàng hóa như loại hàng, tính chất, bao bì và mã ký hiệu Doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho thủ tục hải quan, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận chất lượng (nếu có), chứng nhận xuất xứ (nếu áp dụng), giấy phép xuất khẩu, chứng nhận hun trùng và kiểm dịch Cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi tình hình phương tiện vận tải, thực hiện lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện và khai báo hải quan.
2.2.2 Giao hàng hoá tại địa điểm quy định và làm thủ tục hải quan
Sau khi khách hàng đồng ý với các điều khoản vận chuyển do công ty giao nhận đề xuất, họ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ (booking request) cho bộ phận kinh doanh Yêu cầu này nhằm xác nhận thông tin về hàng hóa, bao gồm người gửi, người nhận, tên hàng và trọng lượng Dựa trên thông tin này, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành gửi booking request đến hãng tàu để đặt chỗ.
Sau khi đặt chỗ thành công, hãng tàu sẽ gửi xác nhận cho bộ phận kinh doanh thông qua booking confirmation, hay còn gọi là “Lệnh cấp container rỗng” Lệnh này bao gồm các thông tin quan trọng như số booking, tên tàu và cảng xếp hàng (POL).
Nắm thông tin đơn hàng
Chuẩn bị hàng hoá, chứng từ, phương tiện vận tải
Giao hàng hoá tại địa điểm quy định
Khai hải quan, thông quan tờ khai
Lập và bàn giao chứng từ vận tải
11 cảng giao hàng (POD), cảng chuyển tải (Port of Transit - nếu có), bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, giờ cắt máng (Closing time)
Khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi thông tin này cho khách hàng để họ chuẩn bị đóng hàng và thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu Nếu khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa và khai báo hải quan của công ty, họ cần gửi lệnh cấp container rỗng cùng thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến nơi đóng hàng hoặc vận chuyển hàng đến cảng Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu.
Công ty cần thiết lập booking profile để theo dõi và gửi các chứng từ liên quan đến các bộ phận tiếp theo Booking profile được lập bởi nhân viên kinh doanh của đơn vị giao nhận, bao gồm thông tin cơ bản về hàng hóa trong đơn và các chứng từ liên quan đến lô hàng cho bộ phận xử lý chứng từ Các thông tin cơ bản trong booking profile bao gồm tên người xuất khẩu, tên hãng tàu, địa điểm liên quan, phương thức thanh toán và chi phí dịch vụ.
Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa vận chuyển, quy trình sẽ có sự khác biệt Đối với hàng hóa được đóng trong container, các bước trong quy trình sẽ được mô tả cụ thể như sau:
- Đối với hàng nguyên container (FCL/FCL)
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ từ hãng tàu, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần điền và ký vào Booking Note (giấy lưu cước) và gửi cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Cargo List (danh mục hàng xuất khẩu) Sau khi hoàn tất việc ký kết Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container rỗng, kèm theo Packing List (Phiếu đóng gói) và Seal (Kẹp chì).
Doanh nghiệp giao nhận đến bãi container rỗng để lấy container và vận chuyển về địa điểm quy định nhằm đóng hàng Khi nhận container, cần kiểm tra kỹ số hiệu và đảm bảo điều kiện bên trong lẫn bên ngoài để tránh phát sinh vấn đề trong quá trình vận chuyển.
Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, cần đưa container ra cảng để thực hiện thủ tục hải quan Tùy thuộc vào loại hàng hóa, lô hàng có thể được miễn kiểm tra hoặc yêu cầu kiểm hóa Nếu phải kiểm hóa, quá trình xếp hàng vào container sẽ được giám sát bởi hải quan trước khi niêm phong kẹp chì.
Doanh nghiệp giao nhận cần cung cấp Packing List cho Phòng Thương vụ của cảng để thực hiện thủ tục hải quan và đăng ký hạ bãi container Đồng thời, cần lập Hướng dẫn xếp hàng (Shipping Order) làm cơ sở cho việc lập B/L.
Vận chuyển container ra bãi và hoàn tất thủ tục hạ bãi phải được thực hiện không muộn hơn 8 giờ trước giờ cắt máng Khi hải quan đóng dấu xác nhận, việc giao hàng coi như hoàn tất Người giao nhận cần liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để lấy B/L hoặc đóng dấu ngày tháng bốc hàng lên tàu vào B/L, giúp chủ hàng có được vận đơn đã xếp hàng lên tàu.
- Đối với hàng lẻ container (LCL/LCL)
Người giao nhận có thể đại diện cho chủ hàng thực hiện khai báo hải quan và chuyển lô hàng lẻ đến Trạm giao nhận hàng lẻ (CFS) để bàn giao cho người gom hàng (co-loader) Sau khi nhận hàng, doanh nghiệp giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HB/L) cho chủ hàng.
Người gom hàng có nhiệm vụ tập hợp các lô hàng lẻ, đóng gói vào container, niêm phong và kẹp chì trước khi đưa ra bãi container (CY) để chờ lên tàu Sau khi giao container cho hãng tàu, người gom hàng sẽ nhận được vận đơn chủ (MB/L) do hãng tàu ký phát.
Doanh nghiệp giao nhận quản lý việc lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) của chủ hàng, từ đó hãng tàu sẽ lập S/O (Shipping order) và sơ đồ xếp hàng lên tàu Người giao nhận phối hợp với đại diện chủ hàng để theo dõi quá trình bốc hàng Nhân viên kiểm kiện (Tally man) lập giấy kiểm nhận hàng (tally report) với tàu Sau khi hoàn tất việc bốc hàng, cảng sẽ lập bảng tổng kết giao nhận hàng lên tàu (General Loading Report) và ký xác nhận với tàu Thuyền phó cũng cung cấp cho chủ hàng “biên lai thuyền phó” (Male Receipt) xác nhận hàng đã được nhận.
2.2.3 Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Các chứng từ cần thiết trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
Chứng từ vận tải đường biển là bộ tài liệu thiết yếu cho quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, giúp kiểm kê tại hải quan và đảm bảo thông quan diễn ra suôn sẻ Một số chứng từ quan trọng trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển bao gồm:
2.3.1 Vận đơn đường biển (B/L - Bill of Lading)
Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading hay B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, được cấp bởi người chuyên chở (Carrier) hoặc đại lý của họ (As only Agent) cho người gửi hàng (Shipper) sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu (shipped on board) hoặc đã được nhận để chở (received for shipment).
Vận đơn có 3 chức năng chính:
Vận đơn là biên lai do người chuyên chở cấp cho người gửi hàng, xác nhận việc nhận hàng hóa đúng tình trạng ghi trong vận đơn để thực hiện quá trình vận chuyển đến địa điểm giao hàng.
– Vận đơn là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hoá đã được ký kết giữa người chuyên chở và người chủ hàng
Vận đơn là tài liệu xác nhận quyền sở hữu hàng hóa, có giá trị trong việc cầm cố, mua bán và chuyển nhượng Chức năng này là một trong những vai trò quan trọng nhất của vận đơn đường biển.
Mặt trước của vận đơn đường biển chứa các thông tin quan trọng như tiêu đề, số vận đơn, tên người vận chuyển, tên người giao hàng, tên người nhận, cảng bốc và dỡ hàng, mô tả hàng hoá và cước vận chuyển.
Mặt sau của vận đơn đường biển chứa các điều kiện và điều khoản quan trọng, quy định nghĩa vụ và trách nhiệm của người vận chuyển và người gửi hàng.
15 nhận hàng Người thuê tàu mặc nhiên phải chấp nhận và đồng ý với các điều khoản này mà không có quyền sửa chữa hay bổ sung thêm bớt
2.3.2 Thoả thuận lưu khoang (Booking note)
Booking Note là thỏa thuận lưu khoang, chứng minh việc người thuê tàu đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hoá Chủ hàng thường thực hiện booking thông qua các forwarder hoặc công ty logistics, mặc dù cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu hoặc hãng hàng không, nhưng trường hợp này ít xảy ra.
Chức năng của Booking Note giúp người chuyên chở xác định và giữ chỗ cho hàng hóa khi gửi bằng tàu Điều này cho phép họ nắm rõ lịch trình tàu chạy, từ đó chủ động trong việc sắp xếp đóng hàng và đưa hàng lên tàu đúng kế hoạch.
Booking Note cung cấp thông tin đầy đủ như số booking, tên tàu, thời gian dự kiến tàu chạy hoặc đến, thông tin về container, loại hàng hóa và giờ cắt máng.
2.3.3 Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM - Verified Gross Mass)
* Khái niệm: VGM (Verified Gross Mass) là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (Gross Weight) của container hàng vận chuyển quốc tế
VGM (Verified Gross Mass) đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các hãng tàu kiểm soát tải trọng của container hàng, đảm bảo quá trình xếp dỡ hàng lên xuống tàu diễn ra thuận lợi và an toàn Nếu trọng lượng hàng trong container vượt quá giới hạn cho phép, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hoặc yêu cầu giảm tải trước khi xếp lên tàu, nhằm tránh những tai nạn không mong muốn.
* Nội dung cần có khi khai báo VGM:
– Thông tin của người gửi hàng (shipper) bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax nếu có
– Các thông số của container như số container, loại container, khối lượng, kích thước, chứa được khối lượng lớn nhất là bao nhiêu
– Bản cam kết của người gửi hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các số liệu được viết bên trên phiếu VGM
Sau khi hoàn tất việc khai báo các thông tin cần thiết theo mẫu, chủ hàng cần ký tên và đóng dấu trước khi nộp cho hãng tàu hoặc cảng.
Sau khi hoàn tất khai báo VGM, chủ hàng cần gửi lại VGM cho hãng tàu trong thời hạn quy định Nếu quá thời gian này mà chủ hàng không gửi VGM, họ sẽ phải chịu mọi chi phí phát sinh liên quan đến lô hàng.
2.3.4 Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping Instructions)
Khái niệm SI (Shipping instruction) đề cập đến các thông tin hướng dẫn vận chuyển do nhà xuất khẩu hoặc shipper cung cấp cho công ty vận tải hoặc giao nhận Mục đích của SI là đảm bảo rằng người giao nhận thực hiện việc vận chuyển hàng hóa đúng theo yêu cầu của người gửi hàng, từ đó giảm thiểu sai sót trên các chứng từ giao nhận, đặc biệt là trên Bill of Lading.
Chức năng của SI là cung cấp thông tin chi tiết về việc vận chuyển hàng hóa, giúp người vận chuyển thực hiện nhiệm vụ giao nhận đúng theo yêu cầu của chủ hàng.
SI còn giúp cho hệ thống chứng từ và thủ tục được thống nhất và thuận tiện hơn
SI sẽ bao gồm các thông tin quan trọng như ngày và số booking, tên hãng vận chuyển, tên nhà xuất khẩu, tên người nhập khẩu, trọng lượng và VGM, CBM, cảng bốc dỡ hàng, cùng phương thức thanh toán cước vận chuyển.
2.3.5 Bản lược khai hàng hoá (Cargo Manifest)
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển quốc tế
2.4.1 Các nhân tố bên ngoài
Sự phát triển của nền kinh tế nội địa thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu và gia tăng hàng hoá vận chuyển quốc tế bằng đường biển Biến động kinh tế thế giới tác động lớn đến nền kinh tế Việt Nam và hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đồng thời làm tăng nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận Từ sau năm 2021, mặc dù chịu ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19, kinh tế thế giới đã nhanh chóng hồi phục, kéo theo sự gia tăng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ, trong đó Việt Nam cũng không ngoại lệ Điều này mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp giao nhận tại Việt Nam, với xuất khẩu bằng đường biển vẫn là phương thức phổ biến nhất, là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế.
- Môi trường chính trị - pháp luật:
Sự ổn định chính trị và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình giao hàng và thúc đẩy hợp tác quốc tế Đặc biệt, hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Việt Nam phải tuân theo Luật Thương mại, Luật Hàng hải, cùng các công ước liên quan Do đó, các doanh nghiệp cần liên tục cập nhật thông tin để tránh vi phạm các quy định này.
Yếu tố môi trường tự nhiên đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, vì phương thức này rất nhạy cảm với thời tiết và điều kiện thuỷ văn Khi thời tiết thuận lợi, sóng yên biển lặng, quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ Tuy nhiên, các hiện tượng khí hậu cực đoan như bão, gió lớn, sóng thần có thể gây ra nguy cơ hư hỏng tàu, đắm tàu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hàng hoá, cơ sở vật chất và gây thiệt hại về con người.
Đối thủ cạnh tranh trong ngành giao nhận là các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tương tự, tạo nên một thị trường logistics ngày càng năng động Sự gia tăng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã tạo ra áp lực cạnh tranh gay gắt, khiến lợi thế cạnh tranh trở nên hiếm hoi Tuy nhiên, điều này cũng thúc đẩy các doanh nghiệp cải tiến dịch vụ và phát triển chiến lược hiệu quả hơn để nâng cao khả năng cạnh tranh.
Các công ty giao nhận vận tải thường hợp tác với các hãng tàu biển, đại lý hải quan và kho bãi, và chất lượng dịch vụ của những đối tác này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả giao hàng Do đó, doanh nghiệp vận tải cần lựa chọn cẩn thận và hợp tác với các bên uy tín trong ngành để đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ.
Khách hàng đóng vai trò quyết định trong sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp Trong lĩnh vực vận chuyển, nhu cầu dịch vụ của các doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu ngày càng đa dạng, đồng thời họ cũng nắm giữ quyền lực thương lượng lớn Sự hài lòng của khách hàng ảnh hưởng mạnh mẽ đến lợi nhuận và hoạt động kinh doanh của các công ty giao nhận vận tải.
2.4.2 Các nhân tố bên trong
- Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc:
Cơ sở hạ tầng đóng vai trò quyết định đến quy mô và chất lượng hoạt động giao hàng xuất khẩu của công ty vận tải, bao gồm văn phòng, kho bãi và phương tiện vận chuyển Để giao hàng xuất khẩu hiệu quả, doanh nghiệp cần hệ thống hạ tầng hiện đại, thuận tiện cho việc gom, chuẩn bị và bảo quản hàng hóa Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý quy trình, thủ tục hải quan và thông tin khách hàng giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh bền vững.
Những người lao động đóng vai trò quyết định trong sự thành công của doanh nghiệp giao nhận, vì họ trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào quá trình cung cấp dịch vụ và tương tác với khách hàng Đội ngũ nhân lực chất lượng là yếu tố quan trọng trong hoạt động giao hàng xuất khẩu, bao gồm trình độ chuyên môn cao, hiểu biết về dịch vụ và thị trường, am hiểu luật pháp, giỏi ngoại ngữ, và sự năng động trong công việc Sự chuyên nghiệp của công ty và mức độ hài lòng của khách hàng phụ thuộc nhiều vào sự cống hiến của đội ngũ này.
Khả năng tài chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao hàng xuất khẩu của doanh nghiệp, giúp duy trì hoạt động kinh doanh và xây dựng hạ tầng, trang thiết bị hiện đại Nguồn tài chính vững mạnh không chỉ đảm bảo sự sống còn mà còn nâng cao tiềm năng phát triển của công ty trong mắt khách hàng và đối tác Hơn nữa, doanh nghiệp sẽ có khả năng mở rộng quy mô thị trường và cải thiện chất lượng dịch vụ trong hoạt động giao hàng xuất khẩu.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ
Tổng quan về Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
3.1.1 Khát quát về công ty
Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế Chi nhánh tại Hà Nội (InterLOG Hà Nội) được thành lập vào ngày 21/06/2012, với mã số thuế 0303957341-001 Đây là văn phòng đại diện tại Hà Nội của Trụ sở chính công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế, được thành lập năm 2005 tại Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ liên hệ của công ty là
- Địa chỉ trên đăng ký kinh doanh: Tầng 3, Tòa nhà N01-T2 Khu Đoàn Ngoại Giao, Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Website: https://interlogistics.com.vn/vi
Người đại diện pháp luật:
- Bà: Phạm Thị Tình – Giám đốc Thương mại
Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế Chi nhánh tại Hà Nội (InterLOG Hà Nội) đã có gần 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế và nội địa Đến nay, InterLOG Hà Nội đã xây dựng được vị thế vững chắc trong ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, được nhiều khách hàng trong và ngoài nước tin tưởng sử dụng dịch vụ.
Công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế chuyên hỗ trợ doanh nghiệp trong và ngoài nước, đặc biệt là doanh nghiệp FDI, trong việc nhận hàng hóa từ khách hàng, thực hiện thủ tục giấy tờ và cung cấp các dịch vụ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa Công ty cũng cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa qua đường biển, hàng không và bộ, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan, cùng với tư vấn các dịch vụ cần thiết cho quản trị chuỗi cung ứng.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự
Công ty được tổ chức thành các bộ phận chuyên môn, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và cung cấp dịch vụ với kết quả tốt nhất Sơ đồ dưới đây minh họa cơ cấu tổ chức của công ty.
(Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự)
Hình 2.2: Bộ máy tổ chức công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế Chi nhánh
3.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tại Hà Nội, văn phòng đại diện của Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc
Tế InterLOG được thiết kế khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên kết giữa các phòng ban và thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ cần thiết Công ty sở hữu hệ thống cơ sở vật chất hiện đại với các thiết bị văn phòng như máy vi tính có kết nối internet, máy in, phần mềm khai báo hải quan và điện thoại bàn, nhằm mang đến môi trường làm việc thoải mái nhất cho nhân viên.
InterLOG tự hào là đơn vị phát triển dịch vụ kho vận và hoàn tất đơn hàng đáng tin cậy tại Việt Nam, với hệ sinh thái kho bãi đa dạng tại các khu vực kinh tế trọng điểm Tại miền Bắc, công ty sở hữu 2 kho CFS tại Hà Nội và Bắc Ninh, cùng với 2 kho ngoại quan tại Vĩnh Phúc và Hà Nam đạt tiêu chuẩn quốc tế, tích hợp mô hình cung ứng VMI hiện đại Đặc biệt, InterLOG còn sử dụng thiết bị vận chuyển và máy móc tiên tiến cho mặt hàng siêu trường siêu trọng.
Bộ phận Phát triển kinh doanh
Bộ phận Chăm sóc khách hàng
Bộ phận Khai báo hải quan
Bộ phận Điều phối kho vận
Bộ phận Hành chính - Nhân sự
22 nâng hạ được kiểm soát chặt chẽ và luôn dựa trên các tiêu chuẩn về an toàn, hiệu quả và tiết kiệm thời gian
3.1.5 Tài chính của công ty:
Vốn chủ sở hữu 78.8 79.8 86.1 Đơn vị: tỷ đồng Nguồn: Báo cáo tổng kết công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế giai đoạn 2020-
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp năng lực tài chính của công ty giai đoạn 2021 - 2023
Từ năm 2021 đến 2023, tổng tài sản và tổng nguồn vốn của công ty đã có xu hướng tăng trưởng mạnh mẽ Đặc biệt, trong năm 2023, tổng tài sản ghi nhận mức tăng 8.8% so với năm trước, cho thấy sự phát triển tích cực của công ty trong giai đoạn này.
Giá trị tài sản cố định của công ty đã tăng lên 26,5 tỷ đồng vào năm 2023, cho thấy sự đầu tư mạnh mẽ vào trang thiết bị, máy móc và cơ sở hạ tầng như văn phòng và kho CFS Đồng thời, giá trị tài sản lưu động cũng gia tăng, phản ánh sự tăng trưởng của tổng vốn hàng hóa, vốn dự trữ và vốn trong khâu lưu thông dịch vụ qua các năm.
Năm 2023, tổng nguồn vốn của công ty đã tăng mạnh lên 105.4 tỷ đồng, một con số ấn tượng Sự gia tăng này có thể được giải thích bởi giai đoạn nhiều biến động, bao gồm khủng hoảng giá tiêu dùng và sự tăng giá xăng dầu, dẫn đến chi phí dịch vụ logistics thuê ngoài cũng tăng, ảnh hưởng đến công ty và các cổ đông.
23 doanh đã nắm bắt xu hướng, đầu tư mạnh mẽ để phát triển, hoàn thiện tối ưu dịch vụ giao nhận của InterLOG.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
3.2.1 Khái quát hoạt động kinh doanh chung của công ty a) Thực trạng chung hoạt động kinh doanh
Trong suốt quá trình phát triển, InterLOG đã không ngừng nỗ lực để đạt được nhiều thành công và khẳng định vị trí vững chắc trong lĩnh vực giao nhận vận tải tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2021 đến giữa năm 2024 cho thấy sự phát triển mạnh mẽ và sự gia tăng đáng kể trong thị trường vận tải.
Lợi nhuận sau thuế 5.6 6.3 8.5 4.8 Đơn vị: tỷ đồng Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế giai đoạn
2020-2023 và Bộ phận Kế toán)
Bảng 2.2: Bảng kết quả kinh doanh của toàn công ty giai đoạn 2021 - T6/2024
InterLOG đã cho thấy sự ổn định trong hoạt động kinh doanh với doanh thu tăng trưởng liên tục qua các năm Từ năm 2021 đến 2023, cả doanh thu và lợi nhuận của công ty đều ghi nhận sự tăng trưởng trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu phục hồi sau đại dịch Covid-19.
Doanh thu của InterLOG trong năm 2022 đạt 102.3 tỷ đồng, tăng 11.1% so với năm 2021, với sự tăng trưởng mạnh mẽ trong lĩnh vực vận tải hàng không Kết quả kinh doanh năm 2023 cho thấy doanh thu đạt hơn 135 tỷ đồng, tăng 18.8% so với năm trước, lợi nhuận sau thuế đạt 8.5 tỷ đồng và tổng mức cổ tức chiếm 15% lợi nhuận.
Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Quý I + II/2024
Giao nhận đường hàng không
Kho bãi và dịch vụ logistics khác 19.3 18.9% 22.2 19.5% 27.2 20.2% 12.6 16%
Tổng 102.3 100% 114.2 100% 135.7 100% 78.6 100% Đơn vị: tỷ đồng Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế giai đoạn
2020-2023 và Bộ phận Kế toán)
Bảng 2.3: Bảng thống kê doanh thu của công ty theo các lĩnh vực kinh doanh chính giai đoạn 2021 – T6/2024
Dịch vụ giao nhận đường biển:
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ dịch vụ vận tải đường biển, với sự gia tăng liên tục qua các năm Cụ thể, năm 2021, doanh thu từ hoạt động này đạt 66.5 tỷ đồng, và đến cuối năm 2023, con số này đã tăng lên 88.2 tỷ đồng Trong 6 tháng đầu năm 2024, công ty ghi nhận doanh thu 52.6 tỷ đồng Tỷ trọng của dịch vụ vận tải đường biển luôn chiếm hơn 64% tổng doanh thu của công ty.
Giai đoạn 2021-2023 chứng kiến nhiều biến động khi nền kinh tế thế giới phục hồi sau đại dịch Covid-19 Tuy nhiên, sự xung đột giữa Nga và Ukraine cùng với cuộc khủng hoảng giá tiêu dùng và giá xăng dầu đã gây khó khăn cho nền kinh tế Trong giai đoạn này, chi phí tăng do giá xăng dầu và dịch vụ logistics thuê ngoài gia tăng Đến năm 2023, doanh thu của các công ty chịu ảnh hưởng lớn từ những yếu tố này.
25 dịch vụ vận tải biển tăng xấp xỉ 20 tỷ đồng so với năm 2021 và chiếm 64.9% tổng doanh thu
Tính đến hết tháng 6 năm 2024, dịch vụ giao nhận đường biển của InterLOG đã đạt doanh thu 52.6 tỷ đồng, chiếm gần 70% tổng doanh thu của công ty Sự thành công này là nhờ vào việc duy trì tập trung vào giao hàng lẻ container xuất khẩu, đặc biệt ở thị trường Châu Á trong ba năm qua Năm 2022, InterLOG đã ra mắt thương hiệu WR1 (We are one), chuyên thực hiện nhiệm vụ master consol (gom hàng LCL), kết hợp nhiều lô hàng lẻ từ các khách hàng khác nhau để vận chuyển chung trong một container Điểm khác biệt là khách hàng của WR1 chủ yếu là các công ty logistics và forwarder trong và ngoài nước, giúp InterLOG mở rộng tệp khách hàng và tối đa hóa doanh thu.
Doanh thu của InterLOG tiếp tục tăng nhờ vào mạng lưới đại lý rộng khắp và khả năng chuyên chở đa dạng hàng hóa với độ chính xác và an toàn cao Công ty tập trung vào khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng công nghiệp bằng đường biển, đặc biệt là hàng lẻ Bên cạnh đó, InterLOG cung cấp dịch vụ giao nhận giữa Việt Nam và nước ngoài với lịch trình linh hoạt, giá cả cạnh tranh và đảm bảo chỗ trống trong mùa cao điểm.
Thị trường chính của InterLOG tập trung vào các nước Châu Á, bao gồm khu vực ASEAN, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan Ngoài ra, công ty cũng đang nỗ lực mở rộng hoạt động vận tải tới các thị trường Châu Âu, đặc biệt là Đức và Anh.
Hà Lan và thị trường Châu Mỹ, bao gồm Mỹ, Canada, và Brazil, là những điểm đến quan trọng Đặc biệt, công ty còn sở hữu lợi thế cạnh tranh nhờ dịch vụ vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng bằng đường biển tới các thị trường chủ chốt tại Châu Á.
Dịch vụ giao nhận đường hàng không:
Dịch vụ vận chuyển hàng không đứng thứ hai, chủ yếu phục vụ hàng hóa có khối lượng nhỏ nhưng giá trị lớn Doanh thu từ dịch vụ này đã có sự biến động nhẹ qua các năm, với doanh thu đạt hơn 16.5 tỷ đồng vào năm 2021, tăng gần 1 tỷ lên 17.4 tỷ đồng vào năm 2022, và tiếp tục tăng nhanh chóng lên 20.3 tỷ đồng vào năm 2023.
InterLOG chuyên giao nhận hàng hóa qua đường hàng không, chủ yếu là thiết bị điện tử và viễn thông Để hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường quốc tế, InterLOG đã hợp tác với Công ty Cổ Phần ASEAN CARGO GATEWAY (ACG), qua đó được phép vận hành các chuyến bay chuyên chở hàng hóa riêng biệt cho sản phẩm nông nghiệp Việt Nam đến các quốc gia chiến lược Bên cạnh đó, InterLOG còn hợp tác với nhiều hãng bay hàng đầu như Japan Airlines, HongKong Airlines, Singapore Airlines và China Airlines, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong và ngoài nước.
Kho bãi và dịch vụ logistics khác
Công ty cung cấp nhiều dịch vụ bổ sung như nhận và lưu kho hàng hóa, đóng gói và phân loại hàng hóa, cùng với tư vấn các dịch vụ cần thiết cho quản trị chuỗi cung ứng Tỷ trọng của những dịch vụ này trong tổng doanh thu đang có xu hướng tăng dần qua các năm.
Từ năm 2021 đến 2023, doanh thu của công ty đã tăng từ 19% lên 20.2%, đạt 27.2 tỷ đồng Sự tăng trưởng này chủ yếu nhờ vào việc công ty đẩy mạnh chiến lược marketing trực tuyến nhằm thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ tư vấn quản trị chuỗi cung ứng, đặc biệt là các khóa học đào tạo báo cáo quyết toán hải quan hàng tháng và dịch vụ tư vấn chuyển đổi xanh.
3.2.2 Kết quả kinh doanh dịch vụ giao hàng xuất khẩu đường biển của công ty a) Tỷ lệ hàng xuất khẩu bằng đường biển:
Năm FCL LCL Hàng rời khác
2023 24.3% 72.3% 3.4% Đơn vị: % (Nguồn: Bộ phận Kế toán)
Bảng 2.4: Bảng tỷ lệ hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021
Giai đoạn 2020 – 2023, tỷ lệ hàng xuất LCL của công ty InterLOG luôn chiếm ưu thế so với hàng xuất FCL, trong khi hàng rời chiếm tỷ trọng không đáng kể Các đơn hàng LCL chủ yếu đến từ khách hàng thân thiết, phản ánh sự phát triển mối quan hệ với những khách hàng có nhu cầu gửi hàng nhỏ lẻ Xuất khẩu hàng lẻ LCL chính là thế mạnh nổi bật của InterLOG trong các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Tổng 100% 100% 100% 100% Đơn vị: % (Nguồn: Bộ phận Phát triển kinh doanh)
Bảng 2.5: Bảng cơ cấu doanh thu giao hàng xuất khẩu đường biển phân chia theo khu vực địa lý của công ty giai đoạn 2021 – 2023
Châu Á tiếp tục là thị trường chủ chốt cho các công ty cung cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, với khu vực mục tiêu đang được chú trọng phát triển.
Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
3.3.1 Nắm rõ tình hình đơn hàng, chuẩn bị hàng hoá và phương tiện vận tải
Nhân viên kinh doanh của công ty thường sử dụng email hoặc điện thoại để chào hàng đến các doanh nghiệp sản xuất và xuất nhập khẩu, dựa trên dữ liệu có sẵn hoặc tự tìm kiếm Mục tiêu là tìm kiếm khách hàng cần giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, từ đó chào giá cước và cung cấp lịch tàu chạy Các hãng tàu thường xuyên cập nhật lịch tàu trên website để khách hàng và công ty giao nhận dễ dàng tra cứu và đặt lịch Tại InterLOG, một số hãng tàu liên kết gửi lịch tàu theo tuần qua email và liên hệ trực tiếp với nhân viên kinh doanh, giúp cập nhật nhanh chóng các yêu cầu trong báo giá gửi khách hàng.
InterLOG chuyên cung cấp dịch vụ vận tải xuất khẩu đến các thị trường châu Á, bao gồm ASEAN, Nhật Bản, Hàn Quốc và Trung Quốc Đội ngũ nhân viên kinh doanh của chúng tôi luôn ưu tiên giới thiệu những giải pháp vận chuyển tối ưu nhất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Công ty InterLOG nổi bật với các tuyến vận chuyển mạnh mẽ, đặc biệt là từ các hãng tàu hàng đầu như Evergreen và Wanhai tại thị trường Châu Á Để mở rộng sang Châu Âu và Châu Mỹ, InterLOG đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu lớn như Maersk, COSCO và ONE Nhờ đó, công ty nắm bắt được thế mạnh và giá cả của các hãng, giúp lựa chọn hãng tàu phù hợp với nhu cầu của khách hàng Mối quan hệ này cũng mang lại mức giá ưu đãi, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Sau khi ký kết hợp đồng, chủ hàng cần gửi Booking Request để xác nhận thông tin hàng hóa như người gửi, người nhận, loại hàng hóa, loại container, địa điểm đóng hàng, cảng hạ container, cảng đến và ngày tàu chạy Người gửi hàng thường có 2 ngày để gửi lại Booking Request cho nhân viên kinh doanh Việc gửi chậm có thể dẫn đến trì hoãn trong việc đặt chỗ với hãng tàu Anh Lê Xuân Khánh, Trưởng đội kinh doanh, đã chia sẻ về trường hợp một lô hàng may mặc xuất khẩu đi Nhật bị trì hoãn do khách hàng gửi Booking Request muộn, tuy nhiên, vì là hàng khô nên không ảnh hưởng đến chất lượng.
Bộ phận Kinh doanh sẽ chuyển thông tin Booking Request cho nhân viên Chăm sóc khách hàng, sau đó nhân viên sẽ thực hiện đặt chỗ với hãng tàu Hãng tàu sẽ gửi lại Booking Confirmation, hay còn gọi là Booking Note, để xác nhận chỗ cho hàng hóa Phiếu xác nhận này chứa các thông tin quan trọng như Số Booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải, bãi duyệt lệnh cấp container rỗng, và giờ cắt máng.
Nhân viên phụ trách sẽ tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ liên quan đến hàng xuất khẩu, bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và định mức.
Dựa trên bộ chứng từ mà khách hàng cung cấp, nhân viên chứng từ sẽ đối chiếu với giấy phép xuất khẩu, thực hiện khai báo vào tờ khai hàng xuất khẩu và chuẩn bị bộ hồ sơ cần thiết.
- Tờ khai hàng hóa xuất khẩu: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản hải quan lưu)
- Hợp đồng mua bán hàng hoá (Sale Contract): 1 bản chính
Giấy phép xuất khẩu là yêu cầu bắt buộc đối với hàng hóa, trong đó cần có 1 bản chính nếu xuất khẩu một lần hoặc 1 bản chụp kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi nếu xuất khẩu nhiều lần.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
- Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính
- Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu nếu công ty mới xuất khẩu lần đầu
- Bản kê chi tiết hàng hóa: 1 bản chính
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu (nếu nhận ủy thác xuất khẩu)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu yêu cầu được hưởng thuế xuất ưu đãi đãi đặc biệt
Nhân viên chứng từ của InterLOG cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác để nhân viên bộ phận Khai báo Hải quan thực hiện khai báo trên hệ thống ECUS Dựa vào thông tin chi tiết của lô hàng xuất khẩu, nhân viên sẽ điền các thông tin cần thiết và kiểm tra lại để đảm bảo khớp với chứng từ Nếu có sai sót, nhân viên sẽ chỉnh sửa cho chính xác Sau đó, họ lấy chữ ký số điện tử được ủy quyền để khai báo và truyền dữ liệu đến hệ thống hải quan Chỉ sau vài phút, hệ thống sẽ trả về số tiếp nhận và phân luồng lô hàng Nhân viên khai báo in tờ khai chính thức, gửi lại cho doanh nghiệp để đóng dấu, và doanh nghiệp sử dụng tờ khai này để lập hồ sơ và mở tờ khai tại cơ quan hải quan nhằm thông quan hàng hóa.
3.3.2 Giao hàng hoá xuất khẩu tại địa điểm quy định và làm thủ tục hải quan a) Đối với hàng đóng trong container:
* Hàng nguyên cont (FCL/FCL)
Nhân viên giao nhận sẽ thực hiện việc nhận và kiểm tra hàng hóa tại kho của khách hoặc kho công ty, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể Họ sẽ xác minh xem hàng hóa có trùng khớp với thông tin trong hồ sơ chứng từ, tên hàng có phù hợp với hợp đồng và danh sách đóng gói hay không Đồng thời, chất lượng hàng hóa cần đảm bảo đúng tiêu chuẩn và quy cách theo hợp đồng hoặc mẫu đã thỏa thuận Cuối cùng, trọng lượng hàng hóa cũng phải được cân đo và kiểm tra đối với một số loại hàng hóa đặc thù.
Theo chị Phạm Thùy Linh, nhân viên bộ phận Điều phối kho vận, hoạt động giao nhận hàng tại kho cảng diễn ra hiệu quả với sự cẩn thận và trách nhiệm cao của nhân viên trong việc kiểm tra hàng hóa Số lượng hàng nhận luôn đầy đủ và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, năm 2020, công ty đã bắt đầu mở rộng hoạt động kinh doanh sang các thị trường châu.
InterLOG tại Mỹ đã tuyển dụng nhiều nhân viên kho bãi mới nhưng chưa tổ chức đào tạo kỹ năng và kiến thức về quy trình nhận hàng Sự chủ quan trong kiến thức và kinh nghiệm đã dẫn đến việc nhân viên mới bỏ quên một kiện hàng linh kiện cần xuất khẩu Mặc dù nhân viên vẫn thực hiện thủ tục xuất kho như bình thường, nhưng khi phát hiện ra sự việc, công ty phải chịu trách nhiệm bồi thường, gây thiệt hại gần 40 triệu VNĐ.
Sau khi ký Booking Note, nhân viên giao nhận tiến hành nhận container, phiếu đóng gói, chì và lệnh vỏ container rỗng Công ty sẽ lựa chọn loại container phù hợp dựa trên đặc tính hàng hóa Nhân viên kiểm tra container trước khi xếp hàng cần có khả năng chuyên môn để đảm bảo an toàn và tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển Nội dung kiểm tra container bao gồm việc đánh giá tình trạng và độ an toàn của container trước khi bắt đầu xếp hàng.
Kiểm tra bên ngoài container là bước quan trọng, bao gồm việc quan sát các dấu vết cào xước, hư hỏng, khe nứt, lỗ thủng và biến dạng do va đập Đặc biệt, cần chú ý đến phần mải và các góc của container, vì đây là những khu vực thường bị bỏ sót nhưng lại ảnh hưởng lớn đến an toàn trong quá trình chuyên chở.
Kiểm tra bên trong container là bước quan trọng để đảm bảo độ kín nước Bạn cần khép kín cửa từ bên trong và quan sát các tia sáng lọt qua để phát hiện lỗ thủng hoặc khe nứt Ngoài ra, hãy kiểm tra các đinh tán và rivê để xem chúng có bị hư hỏng hoặc nhô lên không Cuối cùng, đừng quên kiểm tra tấm bọc phủ và các trang thiết bị khác như lỗ thông gió và ống dẫn hơi lạnh.
Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
3.4.1 Những kết quả, thành tựu đạt được
Trong 12 năm hình thành và phát triển, công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế Chi nhánh Hà Nội đã phải đối mặt với sức ép cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực giao nhận Cạnh tranh là yếu tố cần thiết giúp công ty đạt được thành tựu vượt trội và định hướng phát triển phù hợp với thương mại quốc tế và nội địa Việt Nam Đặc biệt, trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, InterLOG đã ghi nhận một số thành công đáng kể.
Công ty đã phát triển một quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển hoàn chỉnh, linh hoạt và dễ áp dụng trong nhiều tình huống thực tế Các bước như báo giá, tư vấn khách hàng, chuẩn bị chứng từ và phương tiện vận tải được liên kết chặt chẽ và thực hiện song hành, đảm bảo hiệu quả tối ưu cho các lô hàng mà công ty đảm nhận.
Hai bên ký hợp đồng
Khách gửi booking request Đặt chỗ với hãng tàu
Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
Khai hải quan điện tử
Nhận hàng, đóng hàng và đưa đến cảng
Gửi HBL nháp cho khách và SI cho bên vận tải để làm MBL
Gửi mô tả sơ lược lô hàng cho đại lý
Quyết toán chi phí với nhà cung cấp và khách hàng
37 được vận chuyển đến đúng nơi và đúng lúc, thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như uy tín của InterLOG.
Công ty InterLOG tự hào sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ, năng động và ham học hỏi, được dẫn dắt bởi các quản lý có trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm Chúng tôi đặc biệt chú trọng đến việc đào tạo và hỗ trợ nhân viên mới, giúp họ phát triển thành những nhân tố tiềm năng cho tương lai Theo đánh giá của anh Lê Xuân Khánh - Trưởng đội kinh doanh, khách hàng rất hài lòng với dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của InterLOG, đặc biệt là thái độ làm việc chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên phòng Kinh doanh và Chăm sóc khách hàng Nhân viên được đào tạo bài bản, có khả năng trao đổi thông tin kịp thời và xử lý vấn đề nhanh chóng, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
InterLOG luôn chú trọng nâng cao chất lượng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, đáp ứng nhu cầu khách hàng tại Châu Á, đặc biệt là Đông Nam Á, Nhật Bản và Trung Quốc Công ty xây dựng chiến lược phát triển thị trường ra Châu Âu và Châu Mỹ, đồng thời cải tiến mô hình phát triển bền vững - ESG Để nâng cao dịch vụ, InterLOG lắng nghe phản hồi từ khách hàng, nhanh chóng giải quyết vấn đề phát sinh và tối ưu hóa lợi ích cho khách hàng Công ty cũng đầu tư vào công nghệ như phần mềm ECUS cho thủ tục hải quan và xây dựng "văn phòng điện tử" từ năm 2022, cùng với việc cải thiện cơ sở vật chất, máy móc và phương tiện vận tải để phục vụ tốt hơn cho quá trình giao hàng.
InterLOG, với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận, đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu uy tín như Wanhai, Evergreen và ONE Điều này không chỉ giúp công ty thu thập thông tin hiệu quả mà còn đảm bảo cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.
Công ty 38 cung cấp dịch vụ vận chuyển với cước phí hợp lý, nhờ vào việc nắm rõ thế mạnh của từng hãng tàu Chúng tôi lựa chọn các hãng tàu uy tín, đảm bảo lịch trình đi và đến đúng như thỏa thuận, từ đó giúp hạn chế rủi ro cho hàng hóa của khách hàng.
Vào thứ năm, nhân viên chứng từ cần chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ vận tải như giấy ủy quyền và biên bản giao nhận Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn thúc đẩy nhanh chóng quy trình giao hàng.
Mặc dù công ty InterLOG đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, nhưng vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục và tháo gỡ.
Trong quá trình chào hàng, công ty thường đối mặt với mức giá cao hơn so với đối thủ, gây khó khăn trong việc thu hút khách hàng Nếu không có những chiến lược xử lý khéo léo, công ty dễ dàng mất đi khách hàng tiềm năng.
Một số nhân viên vẫn còn hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn do quá trình mở rộng thị trường kinh doanh, dẫn đến việc một số nhân viên mới thiếu kỹ năng thực tế và xảy ra sai sót trong công việc Tuy nhiên, vấn đề này không quá nghiêm trọng và đang dần được khắc phục Bên cạnh đó, cũng có trường hợp nhân viên giao nhận thiếu cẩn trọng, dẫn đến việc kiểm tra hàng hóa bị thiếu trước khi xuất khẩu.
Công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan hiện đang gặp nhiều khó khăn, chiếm thời gian đáng kể trong quy trình Nhiều công ty đã phải mất vài ngày để hoàn thiện bộ chứng từ, dẫn đến việc thông quan hàng hóa bị chậm do thông tin không khớp Thêm vào đó, sai sót trong việc nhập liệu trên phần mềm hải quan, như sai mã số hàng hóa, mã hợp đồng và hóa đơn thương mại, đã làm tăng thời gian thông quan và phát sinh chi phí.
Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu thường gặp phải tình trạng cao điểm, dẫn đến việc nhiều hãng tàu hết container hoặc không còn chỗ để hàng Khi đó, nhân viên kinh doanh của InterLOG cần nhanh chóng thông báo cho khách hàng và liên hệ với các hãng tàu khác để đặt chỗ Điều này tiềm ẩn rủi ro về việc tăng chi phí hoặc hàng hóa bị chậm trễ so với kế hoạch, có thể gây ra phản hồi tiêu cực từ khách hàng và làm giảm niềm tin vào công ty Hơn nữa, quy trình này chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên ngoài như hãng tàu và công ty bảo hiểm, khiến InterLOG khó kiểm soát hoàn toàn các rủi ro Theo anh Lê Xuân Khánh, Trưởng đội kinh doanh, vấn đề khách hàng phàn nàn nhiều nhất là tình trạng trì hoãn từ các hãng tàu, dù công ty không hoàn toàn chịu trách nhiệm nhưng vẫn phải làm công tác xoa dịu tâm lý khách hàng.
3.4.3 Nguyên nhân tồn tại a) Nguyên nhân khách quan
Sự biến động của thị trường là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quy trình giao hàng, với giá cước vận tải và chi phí dịch vụ thường xuyên thay đổi Cạnh tranh trong lĩnh vực giao nhận ngày càng khốc liệt, khiến InterLOG phải đối mặt với nhiều công ty cùng quy mô và tệp khách hàng tương tự Để đạt được mục tiêu tăng sản lượng, công ty đôi khi phải chấp nhận lợi nhuận thấp hơn hoặc thậm chí chịu lỗ ở một số tuyến xuất khẩu.
Hệ thống khai báo hải quan của InterLOG đã giúp rút ngắn thời gian xử lý, nhưng vẫn gặp tình trạng tắc nghẽn do quá nhiều máy tính truy cập đồng thời Điều này khiến công ty phải mất thêm thời gian để hoàn tất khai báo và nhận kết quả phân luồng hàng hóa.
Yếu tố từ phía khách hàng đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao hàng Nhiều khách hàng không cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết, dẫn đến việc công ty phải tốn thêm thời gian để sửa chữa và hoàn tất thủ tục thông quan Hơn nữa, nếu doanh nghiệp có nợ thuế, công ty cũng sẽ phải điều chỉnh tiến độ giao hàng, chờ đợi giấy tờ cần thiết để tiếp tục quá trình.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
4.1.1 Định hướng chiến lược của công ty đến năm 2030
Đối với mọi doanh nghiệp, việc xác định và thực hiện chiến lược phát triển là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và tăng trưởng của doanh nghiệp Một định hướng phát triển đúng đắn sẽ là "kim chỉ nam" giúp công ty đạt được thành công và duy trì sự ổn định trong bối cảnh kinh tế toàn cầu đầy biến động hiện nay.
Ban lãnh đạo InterLOG nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng định hướng chiến lược phát triển Họ đã tiến hành nghiên cứu thực trạng và xu hướng thị trường, cùng với sự phát triển của ngành và công ty, nhằm đưa ra các định hướng phát triển phù hợp cho giai đoạn hiện tại đến năm 2030.
Để tối ưu hóa lợi nhuận cho InterLOG, việc hoàn thiện và phát triển quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển là rất quan trọng Đây là quy trình cơ bản, đóng vai trò then chốt trong hoạt động xuất khẩu, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong vận chuyển hàng hóa.
Quy trình giao hàng của InterLOG yêu cầu thực hiện nhanh chóng và tuân thủ nguyên tắc từ việc nắm thông tin lô hàng, chuẩn bị phương tiện vận tải đến giao hàng, lập chứng từ và quyết toán, nhằm hạn chế sai sót Công ty cũng chú trọng sự linh hoạt trong xử lý các tình huống phát sinh, đặc biệt khi làm việc với khách hàng và hãng tàu, vì đây là những đối tác quan trọng, và tình huống phổ biến nhất là tàu bị trì hoãn lịch chạy.
Công ty chú trọng phát triển và nâng cao kỹ năng chuyên môn của đội ngũ nhân lực, đặc biệt là đối với nhân viên mới và thực tập sinh Chúng tôi tổ chức đào tạo bài bản theo quy trình và mở lớp bồi dưỡng kỹ năng định kỳ 3 tháng một lần Ngoài ra, InterLOG sẽ thực hiện đánh giá định kỳ về kỹ năng chuyên môn của nhân viên để xây dựng các chiến lược phát triển nguồn nhân lực hiệu quả.
Vào đầu năm 2025, công ty sẽ tập trung vào việc tuyển dụng nhân sự trẻ và tổ chức các hội thảo cùng chương trình đào tạo ngắn hạn cho toàn bộ nhân viên, nhằm chia sẻ kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ và ý thức trách nhiệm.
InterLOG cam kết duy trì phong độ làm việc của đội ngũ nhân viên phòng Kinh doanh và Chăm sóc khách hàng, đồng thời sẽ cải tiến toàn diện các chính sách chăm sóc khách hàng hiện tại Công ty sẽ cập nhật các chương trình ưu đãi và mở rộng khai thác các nhóm khách hàng mới, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Mục tiêu của InterLOG là mở rộng mạng lưới khách hàng trên toàn quốc và tiếp cận các thị trường tiềm năng như Đông Nam Á, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ, Đức, Anh, Mỹ, và Brazil.
Thứ tư, phát triển doanh nghiệp theo tư duy phát triển bền vững Theo đó,
InterLOG cam kết xây dựng mô hình quản trị bền vững theo tiêu chí E.S.G, áp dụng các quy tắc kiểm soát chi phí hiệu quả nhằm đảm bảo hoạt động liên tục và tạo ra giá trị tăng trưởng vượt trội Ông Nguyễn Duy Minh, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc, nhấn mạnh rằng sự phát triển của doanh nghiệp phải dựa trên nền tảng phát triển bền vững và trách nhiệm đối với cộng đồng trong mọi hoạt động, dịch vụ và giải pháp mà InterLOG thực hiện.
4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
Trong thời gian tới, công ty InterLOG đặt mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhằm tạo uy tín với khách hàng và trở thành cầu nối hiệu quả giữa các doanh nghiệp sản xuất, xuất nhập khẩu và thị trường tiêu thụ toàn cầu Để đạt được điều này, InterLOG đã nhanh chóng đề ra những định hướng nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
InterLOG cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thông qua việc hoàn thiện quy trình giao hàng và các thủ tục, chứng từ liên quan Điều này không chỉ giúp hạn chế tối đa sai sót mà còn cho phép công ty tìm ra các phương án tối ưu hơn trong quá trình vận chuyển.
Để rút ngắn thời gian thực hiện và giảm chi phí liên quan đến hoạt động giao hàng, việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho các đối tác kinh doanh.
Trong quá trình giao hàng và vận chuyển hàng hóa, việc kiểm tra hàng hóa cần được thực hiện nhanh chóng và cẩn thận Đóng gói và bốc hàng phải được giám sát chặt chẽ bởi nhân viên giao nhận có kinh nghiệm để giảm thiểu tổn thất Khi xảy ra sự cố, công ty cần thảo luận và thống nhất với các bên liên quan để xử lý kịp thời, nhằm tránh hậu quả nghiêm trọng.
Công ty InterLOG cam kết mở rộng mối quan hệ giao dịch với các đối tác và nhà cung ứng, đặc biệt là các hãng tàu Để thu hút khách hàng mới, công ty sẽ nghiên cứu thông tin thị trường và nắm vững khả năng của mình, đồng thời thực hiện các yêu cầu ủy thác từ khách hàng trong và ngoài nước.
Công ty cam kết tăng cường nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quy trình giao nhận hàng và hoạt động truyền thông, quảng bá Điều này nhằm nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong tâm trí khách hàng và đối tác, phù hợp với chiến lược kinh doanh mới.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Cổ phần Giao nhận tiếp vận quốc tế
4.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân lực:
Yếu tố nhân lực đóng vai trò quyết định trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tất cả nhân viên tại InterLOG đều có trình độ đại học trở lên và am hiểu chuyên môn về quy trình giao nhận hàng hóa InterLOG cam kết nâng cao trình độ quản lý và chuyên môn của nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
Tổ chức các lớp bồi dưỡng và huấn luyện kỹ năng chuyên môn thường xuyên, cụ thể là mỗi 3 tháng một lần, sẽ giúp người lao động trang bị đầy đủ kiến thức và trải nghiệm thực tế cần thiết cho công việc của họ.
Để nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo chất lượng công việc, InterLOG cần phân bổ và bố trí công việc một cách hợp lý và khoa học Đối với những nhiệm vụ yêu cầu kiến thức chuyên sâu và khả năng ứng biến linh hoạt, công ty nên giao cho những nhân viên có thâm niên lâu năm Đối với nhân viên mới, việc bố trí thêm những người có trình độ nghiệp vụ cao để hướng dẫn và hỗ trợ là cần thiết, giúp họ làm quen và hoàn thành tốt công việc.
Công ty nên chú trọng phát triển và tận dụng nguồn nhân lực trẻ, vì họ tiếp cận tri thức mới và có khả năng nhạy bén, năng động Việc mở rộng tìm kiếm và tuyển dụng thực tập sinh từ các trường đại học thông qua các buổi kết nối việc làm và hội chợ sẽ giúp công ty đào tạo những nhân viên trẻ tiềm năng Đồng thời, điều này cũng hỗ trợ họ xây dựng sự nghiệp và đóng góp vào sự phát triển bền vững của công ty.
4.2.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuẩn bị chứng từ
Hoạt động chuẩn bị chứng từ là một quy trình phức tạp và tốn nhiều thời gian Cải thiện quy trình này sẽ giúp InterLOG nhanh chóng phát hiện và khắc phục sai sót, từ đó tối ưu hóa thời gian và đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi hơn Công ty cần chú trọng đến việc nâng cao hiệu quả trong khâu chuẩn bị chứng từ.
Để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong việc chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ chứng từ, công ty cần thiết lập một quy trình chi tiết mà toàn bộ nhân viên tuân theo Quy trình này nên bao gồm các bước cụ thể từ khi nhận yêu cầu hoặc hồ sơ từ khách hàng cho đến khi hoàn thành và giao hàng Ngoài ra, cần xác định rõ các tiêu chuẩn kiểm tra và xác nhận tính chính xác của hồ sơ, cùng với hướng dẫn xử lý sai sót và giải quyết vấn đề Việc này sẽ giúp bộ hồ sơ chứng từ được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và hợp lệ, từ đó giảm thiểu nguy cơ sai sót và tiết kiệm thời gian trong quá trình thông quan hàng hóa.
Để nâng cao tính cẩn thận và tinh thần trách nhiệm của nhân viên trong bộ phận chứng từ, công ty InterLOG cần thiết lập các quy định rõ ràng về mức phạt và khen thưởng Việc này sẽ giúp cải thiện quá trình kiểm tra chứng từ và đảm bảo chất lượng công việc Mức phạt cần được quy định cụ thể để khuyến khích nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc.
Để đảm bảo nhân viên hiểu rõ hậu quả của việc không tuân thủ quy trình kiểm tra chứng từ, công ty cần đưa ra các hình phạt rõ ràng và đủ sức răn đe Đồng thời, việc thiết lập các mức khen thưởng phù hợp cũng rất quan trọng để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, động viên họ duy trì và nâng cao chất lượng công việc Sự kết hợp giữa phạt và khen sẽ tạo ra một môi trường làm việc vừa có động viên vừa có cạnh tranh, giúp nhân viên làm việc cẩn thận và có trách nhiệm hơn.
Đào tạo nhân viên về chứng từ một cách bài bản là cần thiết để họ hiểu rõ các loại chứng từ cần thiết cho từng mặt hàng cụ thể Công ty cần cung cấp kiến thức về các loại giấy tờ đặc biệt và tổ chức huấn luyện kỹ năng xử lý tài liệu một cách chính xác và hiệu quả Điều này giúp nhân viên tự tin và linh hoạt trong việc xử lý các sai sót phát sinh, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp trong công việc.
4.2.3 Giải pháp cải thiện quy trình thủ tục hải quan
Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ, nhân viên sẽ khai báo hải quan để nhận số tờ khai và phân luồng hàng hóa Công việc này phức tạp và tốn thời gian Để làm việc hiệu quả với Cơ quan Hải quan và tránh hiểu nhầm, InterLOG cần thực hiện các bước cần thiết.
Công ty cần phân công nhiệm vụ cho nhân viên để họ hiểu rõ cách áp dụng từng mã loại hàng hóa trong bảng mã HS Đối với nhân viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, việc này sẽ dễ dàng hơn Trong khi đó, với nhân viên mới hoặc thiếu kinh nghiệm, cần chỉ định một nhân viên có tay nghề để hướng dẫn cụ thể, đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Trong quá trình khai báo hải quan, việc kiểm tra và đối chiếu hồ sơ, chứng từ là rất quan trọng Nhân viên phụ trách cần cẩn thận nhập đầy đủ và chính xác thông tin dữ liệu của lô hàng vào hệ thống, nhằm đảm bảo các thông tin trên bộ chứng từ hàng hóa phản ánh rõ ràng mặt hàng mà khách hàng đã giao cho công ty.
Liên tục theo dõi và cập nhật các quy định mới từ Chính phủ và các tổ chức liên quan về biểu thuế và danh mục nhập khẩu là rất quan trọng Việc này giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu.
Để đảm bảo quy trình khai báo của công ty luôn tuân thủ các quy định mới nhất, cần chú ý đến 46 hàng hóa của Nhà nước và biểu thuế riêng cho hàng xuất khẩu.
4.2.4 Giải pháp cải thiện khâu đóng hàng và giao hàng cho cảng và tàu
Để đảm bảo thành công trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, việc đóng gói cẩn thận và giao hàng đúng hẹn đến cảng biển là rất quan trọng Để tránh tình trạng hàng hoá bị thất lạc, vỡ, hay móp, cần có sự kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động đóng gói và bốc hàng lên tàu, do nhân viên giao nhận có kinh nghiệm thực hiện Trong trường hợp xảy ra sự cố như tàu bị trì hoãn, hết container hoặc gặp vấn đề khác, nhân viên kinh doanh của InterLOG sẽ kịp thời thông báo cho khách hàng và nhanh chóng liên hệ với hãng tàu khác để đảm bảo lô hàng được vận chuyển an toàn và đúng thời gian dự kiến.
4.2.5 Giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ
Một số kiến nghị
Nhà nước cần bổ sung và điều chỉnh hệ thống pháp luật cùng các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động giao hàng bằng đường biển, đảm bảo tính minh bạch, cụ thể và đầy đủ Điều này sẽ tạo ra một hành lang pháp lý ổn định, mang lại tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp vận tải, giao nhận cũng như các doanh nghiệp mua bán trong và ngoài nước.
Nhà nước đang nỗ lực hoàn thiện hệ thống pháp luật và chính sách liên quan đến thuế, thủ tục hải quan và hành chính để thúc đẩy sự phát triển của hệ thống giao nhận.
Nhà nước cần cải cách thủ tục hành chính bằng cách đơn giản hoá giấy tờ và quy trình, đặc biệt tại các cửa khẩu, thông qua việc số hoá và cắt giảm các bước không cần thiết Cần tránh tình trạng chồng chéo giữa các nghị quyết và quy định về thủ tục xuất nhập khẩu của các Bộ, Ban, Ngành, nhằm không ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.
Nhà nước cần xem xét việc tăng cường vốn và cải thiện cơ sở hạ tầng giao thông, đặc biệt là hệ thống cảng biển miền Trung và thiết bị xếp dỡ hàng hóa Đầu tư đúng cách vào cơ sở hạ tầng và phương tiện vận tải sẽ giúp doanh nghiệp trong nước phát triển mạnh mẽ hơn, từ đó nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa.
Nhà nước cần tăng cường chính sách hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị và văn hóa-xã hội Việc Việt Nam gia nhập các tổ chức như ASEAN, AFTA, APEC và WTO đã nâng cao vị thế quốc tế và thúc đẩy sự phát triển kinh tế Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy xuất nhập khẩu hàng hóa và tạo điều kiện cho ngành giao nhận vận tải phát triển.
Nhà nước cần tăng cường quản lý việc thành lập các công ty giao nhận để tránh tình trạng phát triển nhỏ lẻ và hạ giá vô tội vạ trong ngành dịch vụ non trẻ của Việt Nam Điều này sẽ giúp tạo ra sự cân bằng và thúc đẩy cạnh tranh trực tiếp với các doanh nghiệp nước ngoài có nguồn lực mạnh mẽ.
4.3.2 Về phía ngành giao thông vận tải, hiệp hội liên quan a) Đề xuất với Bộ Giao Thông Vận Tải
Bộ Giao Thông Vận Tải cần xem xét xây dựng và quy hoạch mở rộng hệ thống cảng biển, đồng thời hỗ trợ công tác lưu kho, lưu bãi để nâng cao hiệu quả xuất nhập khẩu Việc này sẽ giúp giảm thiểu tình trạng quá tải tại các cảng và tăng cường an toàn cho hoạt động tại đây Ngoài ra, cần đầu tư vào trang thiết bị bốc xếp và bảo hộ nhằm giảm rủi ro tai nạn và cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên tại cảng biển.
49 b) Đề xuất với Cơ quan Hải quan
Cơ quan Hải quan cần thực hiện các biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm để hạn chế tiêu cực, góp phần thúc đẩy quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp Đồng thời, cần kiên quyết chống lại hành vi tham ô và tham nhũng trong đội ngũ hải quan.
Công chức Hải quan cần hướng dẫn cụ thể và chỉ ra sai sót cho doanh nghiệp, áp dụng các biện pháp xử lý từ phạt cảnh báo đến phạt hành chính tùy từng trường hợp Khi được phân công nhiệm vụ, họ phải làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ, giúp doanh nghiệp xuất nhập hàng trong thời gian ngắn nhất, tránh tình trạng lưu kho lâu gây tốn thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Cơ quan Hải quan cần nâng cao chất lượng hệ thống khai báo hải quan điện tử để giảm thiểu tình trạng sập, treo máy do lượng truy cập đông, từ đó tiết kiệm thời gian cho cả doanh nghiệp và cơ quan Hiện nay, thủ tục hải quan còn rườm rà, vì vậy cần thiết phải đơn giản hóa quy trình theo hướng chuyên môn hóa và hiện đại hóa, giúp việc thông quan diễn ra nhanh chóng và hạn chế hiểu lầm Giải pháp cho vấn đề này bao gồm nâng cấp công nghệ, tăng cường khả năng chịu tải của máy chủ, tối ưu hóa quy trình và giao diện người dùng, cũng như đào tạo người dùng về cách sử dụng hệ thống khai báo.