Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs

Chính vì thế, việc nghiên cứu quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty để từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này là vấn đề thực tiễn mang tính cấ Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs

TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa thị trưởng như hiện nay, các quốc gia không ngừng tăng cường hợp tác quốc tế, biểu hiện bằng việc tham gia các tổ chức kinh tế quốc tế, các hiệp định thương mại song phương và đa phương, Đến nay, Việt Nam đã có quan hệ hữu nghị hợp tác với 189 quốc gia, trong đó 17 nước đối tác chiến lược và 13 nước đối tác toàn diện; có quan hệ kinh tế với hơn 230 nền kinh tế, đã ký 15 hiệp định thương mại tự do (FTA), trong đó có các FTA thế hệ mới Điều này đã thúc đẩy, tạo điều kiện thuận lợi cho lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển thông qua các thỏa thuận dỡ bỏ hàng rào thuế quan và phi thuế quan Năm 2020, Việt Nam xuất siêu kỷ lục đạt mức 19,1 tỷ USD, cao nhất trong lịch sử Cán cân thương mại Việt Nam đã liên tiếp thặng dư trong 5 năm trở lại đây, xuất siêu năm sau luôn cao hơn năm trước Đây được coi là điểm sáng của kinh tế Việt Nam khi nền kinh tế toàn cầu chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực bởi dịch Covid-19 Vượt qua khó khăn trong quá trình phục hồi, xuất nhập khẩu Việt Nam năm 2022 tiếp tục đạt mốc kỷ lục 730 tỷ USD Qua đó, khẳng định xuất khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để phát triển đất nước, đóng vai trò quyết định trong tiến trình hội nhập với nền kinh tế thế giới của Việt Nam.

Bên cạnh đó, chúng ta cũng biết rằng hơn 80% khối lượng hàng hoá thương mại trên toàn cầu được vận chuyển bằng đường biển Vận tải biển đóng vai trò một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics, đặc biệt đối với điều kiện của Việt Nam là một quốc gia có bờ biển dài, gần các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới Khối lượng và giá trị giao hàng hóa xuất khẩu qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế, kim ngạch buôn bán giữa Việt Nam và các nước ngày càng tăng cao Theo Tổng cục thống kê, năm 2022, tổng khối lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam ước đạt 733,18 triệu tấn, tăng 4% so với năm

2021 Đi cùng với nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng cao, các công ty giao nhận cũng ngày càng phát triển mạnh mẽ về quy mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ đa dạng và phong phú Ngoài ra, theo Báo cáo logistics Việt Nam năm 2023 của Bộ Công Thương, hiện nay, Việt Nam hiện có khoảng 4.000 - 4.500 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và có đến hơn 30.000 công ty liên quan Trong đó, đa phần là các công ty vừa và nhỏ với thời gian hoạt động bình quân 5 năm.

Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS cũng là một trong những công ty tham gia vào lĩnh vực này với nhiều loại hình dịch vụ đa dạng, trong đó hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đang được quan tâm và chú trọng Trong quá trình thực tập tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS, được tham gia vào quy trình làm hàng trực tiếp, em nhận thấy rằng để hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu đạt được hiệu quả cao đòi hỏi doanh nghiệp cần có quy trình hoạt động logic, khoa học và hiệu quả Bởi một quy trình hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả sử dụng các nguồn lực, nắm bắt các cơ hội và đối phó nhanh nhạy với các thách thức từ sự thay đổi của môi trường kinh doanh Chính vì thế, việc nghiên cứu quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty để từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này là vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết.

Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS, em đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Có thể nói, giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một trong những hoạt động quan trọng trong ngành vận tải nói chung đã góp phần tạo nên sự thành công cho hoạt động thương mại quốc tế trên thế giới Do đó, hiện nay có không ít các đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển:

- Đề tài nghiên cứu “The factors affecting the sea transportation in the new globalization era” (2018) Nghiên cứu đã chỉ ra 9 nhân tố chính ảnh hưởng tới vận tải biển trong thời kỳ toàn cầu hóa, trong đó chiếm tỷ trọng ảnh hưởng nhiều nhất tới vận tải biển là nhân tố cách mạng công nghệ 4.0, tình hình chính trị và an ninh mạng Nghiên cứu đã phân tích rất chi tiết và tỉ mỉ ảnh hưởng của các nhân tố này tới vận tải biển và điểm mới đó là nghiên cứu chỉ áp dụng đối với hàng vận chuyển bằng container đường biển

- Tác giả Ngô Thu Hương (2016) “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam” - Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương Mại Đề tài phân tích các biện pháp nâng cao khả năng đáp ứng của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển, đưa ra những thành công và hạn chế của các biện pháp công ty áp dụng Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế tuy nhiên các hạn chế của công ty tác giả đưa ra chưa được thuyết phục, phần giải pháp và kiến nghị đưa ra nhiều giải pháp nhưng tính ứng dụng chưa cao.

- Tác giả Vũ Thị Quỳnh (2016) “Chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty LD TNHH Nippon Việt Nam tại Hà Nội” - Luận văn Thạc sĩ - Đại học Quốc gia Hà Nội Tác giả đã đưa ra một số nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về loại hình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, phân tích thực trạng và đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty LD TNHH Nippon Việt Nam giai đoạn 2012-2015.

- Tác giả Hoàng Trần Minh Anh (2019) “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu tại chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hà Nội”- Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương Mại Đề tài đã đưa ra được những hạn chế trong hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ công ty Tuy nhiên các giải pháp được cập nhật còn khá sơ sài và chưa sát với tình hình thực tế của công ty.

- Tác giả Phan Thị Thu Hằng (2021) “Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng phương thức vận tải đường biển của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Bắc Kỳ” - Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương mại Trong nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu thu thập dữ liệu, phương pháp phân tích và xử lý số liệu, đề xuất các giải pháp như nâng cao chất lượng nhân sự, cơ sở vật chất trang thiết bị, công nghệ thông tin,

- Tác giả Dương Thị Hiền (2021) “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại quốc tế MOSIMEX” - Khóa luận tốt nghiệp

- Đại học Thương mại Đề tài đã trình bày hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, phân tích những khó khăn đang gặp phải trong công ty và kiến nghị giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị Tuy nhiên, bài nghiên cứu mới chỉ đưa ra giải pháp áp dụng với một thị trường trong khi mỗi thị trưởng mang các đặc điểm ảnh hưởng khác nhau đến quá trình giao hàng xuất khẩu

- Tác giả Bùi Thị Thúy Điệp (2021) “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất tốt nghiệp - Đại học Thương mại Đề tài đã đi sâu vào phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển cũng như tình hình nguồn nhân lực, doanh thu của công ty từ đó đưa ra đánh giá về triển vọng đồng thời đề xuất giải pháp nhằm phát triển hơn nữa dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp cả về quy mô, thị trường và nhân lực và giải pháp cho cả cơ quan nhà nước Điểm mới của khóa luận nằm ở phần lý thuyết mục 2.3, khóa luận đã đưa ra thêm được các tiêu chí đánh giá sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển như ứng dụng khóa học công nghệ, chính sách đảm bảo hàng hóa, doanh thu và lợi nhuận Tuy nhiên, điểm hạn chế của khóa luận là giải pháp đưa ra của đề tài rất cụ thể, chi tiết song khả năng áp dụng vào thực tiễn chưa thực sự cao

Các đề tài nghiên cứu trên đã góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu nói chung và quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển nói riêng; đưa ra một số định hướng phát triển cho hoạt động giao nhận tại công ty; các đề xuất, kiến nghị đối với các công ty cũng như Nhà nước để quản trị tốt quy trình này Tuy nhiên sau những thay đổi của tình hình xuất nhập khẩu hiện nay đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế đang dần hồi phục sau đại dịch Covid-19, mọi hoạt động đều thay đổi một cách hoàn toàn không lường trước được, đã khiến hoạt động xuất nhập khẩu cũng như giao hàng hóa gặp khó khăn, do đó những phân tích không còn phù hợp với hiện tại của ngành Ngoài ra ở mỗi đề tài nghiên cứu đưa ra những đối tượng khác nhau và mỗi doanh nghiệp lại mang những đặc điểm và môi trường ảnh hưởng riêng biệt Do đó, khó có thể áp dụng những giải pháp từ những nghiên cứu trên vào Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS để hiệu quả tối đa quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Vì vậy việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS” là sự cần thiết và cấp bách. Đề tài nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển qua việc quan sát thực tế hoạt động của công ty trong giai đoạn

2020 - 2023 Không chỉ đưa ra những thành tựu VNLOGS đã đạt được, đề tài cũng phản ánh những tồn tại trong công tác thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty, từ đó đưa ra những nguyên nhân của những tồn tại này Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại của công ty đồng thời đưa ra các kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu tại công ty.

Mục đích nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:

- Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết cơ bản về giao nhận, quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.

- Tìm hiểu chung về Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS và phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

- Đánh giá những điểm mạnh cũng như những điểm hạn chế cần khắc phục trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

- Đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh cho công ty.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

Phạm vi nghiên cứu

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

- Về thời gian: Các thông tin, số liệu được thu thập phân tích trong giai đoạn

- Về không gian: Tại Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS Địa chỉ: Số

6, ngõ 16 đường Xóm Giữa, Đông Lai, Liên Hồng, Đan Phượng, Hà Nội.

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

- Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc tiếp xúc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty đánh giá về chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại phòng kinh doanh và nghiệp vụ tại công ty Công ty Cổ Phần Xuất Nhập

- Quan sát hoạt động, kinh doanh thường ngày ở doanh nghiệp, cách thức luân chuyển thông tin, cách thức tiếp cận và làm việc với khách hàng.

- Tham gia họp và thảo luận trực tiếp với các cán bộ trưởng phòng phụ trách các phòng ban có liên quan đến quy trình giao nhận như trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng nghiệp vụ, trưởng phòng vận hành

1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:

- Dữ liệu tại thư viện của trường Đại học Thương mại, gồm: các bài giảng nghiệp vụ hải quan, các giáo trình tài liệu và các bài luận văn nghiên cứu các chuyên đề về giao nhận vận tải.

- Nguồn dữ liệu từ nội bộ Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS như: các báo cáo tài chính; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo của phòng nghiệp vụ trong giai đoạn từ 2020 – 2023.

- Dữ liệu thu thập thông qua việc tìm kiếm trên internet: gồm các website, tạp chí về vận tải đường biển, xuất khẩu hàng hóa, quy định thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu; các văn bản luật và nghị định được Quốc Hội, Chính phủ ban hành,

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thông qua các dữ liệu được thu nhập từ nội bộ của công ty từ năm 2020 - 2023, và khi thực tế làm việc tại công ty.

Phân tích các số liệu, thông tin từ những tài liệu nội bộ của công ty để nghiên cứu, so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các số liệu thống kê Dựa trên cơ sở đó để đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

Lập các bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, từ đó so sánh để chỉ ra sự khác nhau, tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận cụ thể qua các năm Trên cơ sở so sánh, đối chiếu với các chỉ tiêu đã đặt ra để đánh giá các mặt mạnh, yếu, hiệu quả và không hiệu quả để tìm ra biện pháp hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty

Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS Dựa trên đó, đưa ra các đề xuất, các biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty.

Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần như: lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận bao gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ

Khái quát về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Trong thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách xa nhau Việc di chuyển hàng hóa do người vận chuyển đảm nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hóa được vận chuyển từ nước người bán sang nước người mua Để cho quá trình này được diễn ra, tức là hàng hóa đến được với người mua, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến việc vận chuyển như đưa hàng ra cảng làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao nhận – Forwarding Có thể hiểu, giao nhận là một hoạt động kinh tế rất rộng liên quan tới hầu hết các công việc trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận nhanh chóng và hiệu quả nhất Có nhiều khái niệm khác nhau về dịch vụ giao nhận:

Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA): “Giao nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa".

Theo luật thương mại 1997: “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác.”

Người giao nhận hay người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder/ Forwarder) có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công nviệc giao hàng của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao hàng), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao hàng chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao hàng Giao nhận hàng hoá trong ngoại thương cũng có nhiều hình thức phân theo khu vực hay tuyến Vì vậy, những người kinh doanh dịch vụ giao nhận thường thiết kế các sản phẩm dịch vụ của mình theo các tuyến và khu vực vận chuyển Việc hình thành thị trường dịch vụ giao nhận hàng hoá và các công ty kinh doanh và môi giới giao nhận vận tải sẽ tạo ra các cấp đại lý vận tải và thị trường dịch vụ giao nhận

Như vậy, có thể hiểu dịch vụ giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa bằng đường biển từ trong nước xuất khẩu ra nước ngoài, trong đó người giao hàng ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Người giao hàng có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

2.1.2 Ưu, nhược điểm của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

- Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có năng lực chuyên chở lớn Các công cụ vận tải biển có thể vận chuyển được khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, quãng đường vận chuyển dài Nhờ sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, trọng tải tàu biển rất lớn và có xu hướng tăng lên với trọng tải trung bình hiện nay từ 15.000 - 20.000 DWT đối với tàu kinh doanh theo hình thức tàu chợ, đối với tàu chở hàng khô và tàu chở dầu, trọng tải trung bình lớn hơn nhiều (30.000 - 40.000 DWT đối với tàu chở hàng khô, 50.000 - 70.000 DWT đối với tàu chở dầu) Đặc biệt, trên thế giới đã xuất hiện những tàu chở dầu cực lớn trọng tải trên 500.000 DWT.

- Dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có giá thành vận chuyển thấp hơn nhiều so với các phương thức vận chuyển khác Nguyên nhân là do trọng tải tàu biển lớn, cự ly chuyên chở trung bình dài, năng suất lao động cao

- Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên Do đó, người ta không đòi hỏi phải đầu tư nhiều vốn, nguyên vật liệu, sức lao động để xây dựng và bảo quản các tuyến vận tải trên biển, trừ việc đầu tư xây dựng các hải cảng và kênh đào quốc tế Đây là một nguyên nhân làm cho giá thành vận tải đường biển thấp hơn các phương thức vận chuyển khác.

- Tốc độ vận chuyển của tàu biển còn thấp Quá trình giao hàng hóa xuất khẩu

- Tốc độ của một tàu chở hàng bình thường là 16 - 20 hải lý/giờ (tương đương 30

- 40 km/h), trong khi đó, tốc độ thông thường của những chiếc máy bay thương mại là

- Vận tải biển còn chịu nhiều tác động từ điều kiện tự nhiên như sóng thần, lũ lụt, mưa, bão vì quãng đường di chuyển dài lại qua nhiều vùng khí hậu rất khác nhau Các yếu tố này cũng không diễn ra theo đúng một quy luật nào nên rất khó kiểm soát Ngày nay, tuy khoa học kỹ thuật càng ngày càng phát triển, có thể dự báo trước về thời tiết nhưng rủi ro vẫn có khả năng xảy ra

- Trong quá trình vận chuyển đôi khi những rủi ro, trục trặc về kỹ thuật vì sai xót trong thiết kế chế tạo, bảo dưỡng tàu Các tàu biển hoạt động tương đối độc lập giữa vùng không gian rộng lớn nên nếu sự cố xảy ra, có thể việc cứu hộ, cứu nạn rất khó khăn Mặt khác thị trường hàng hải thường khá lớn và nhất là hiện nay số lượng tàu đưa vào khai thác càng ngày càng nhiều, trọng tải tàu ngày càng lớn và giá trị hàng hóa tăng cao nên việc xảy ra tổn thất, rủi ro là rất khó nói trước

2.1.3 Vai trò của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Theo nghiên cứu, thì vận tải đường biển là giải pháp vận chuyển hàng hóa xuyên quốc gia hữu hiệu nhất hiện nay Giúp cho các quốc giá dễ dàng kết nối với nhau trong việc trao đổi hàng hóa cũng như vận chuyển hàng hóa nội địa Đứng trước xu thế toàn cầu hóa hiện nay, ngành vận tải biển đã dần trở thành một trong những phương thức hữu hiệu để thực hiện việc luân chuyển hàng hóa giữa các quốc gia với nhau Bởi thế cho nên đây được xem như loại hình vận tải có nhiều đóng góp quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế quốc tế Ở tại Việt Nam, dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể coi là một trong những ngành “chủ lực” Xuất hiện từ khá sớm, vận tải biển đã dần trở thành yếu tố chủ chốt trong tăng trường kinh tế của nước ta Đặc biệt, cùng với số lượng lớn tàu hàng siêu tải trọng, vai trò của vận tải biển trong phát triển kinh tế là hoàn toàn không thể phủ nhận

2.1.3.1 Đối với nền kinh tế quốc gia

Giao hàng hóa xuất nhập bằng đường biển phát triển góp phần làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế Hàng hóa của các quốc gia được vận chuyển đến nhiều thị trường khác nhau trên thế giới, đáp ứng nhu cầu của con người và góp phần đa dạng nguồn hàng, mặt hàng trong buôn bán quốc tế Có thể nói, hình thức vận tải biển này chính là nền tảng để thúc đẩy phát triển sản xuất của nhiều ngành kinh tế Cũng từ đó đã góp phần tạo mọi điều kiện hình thành và phát triển cho nhiều ngành công nghiệp quốc gia

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu còn đóng góp tích cực vào thành tựu tăng trưởng, phát triển kinh tế xã hội Tỉ trọng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp vào GDP tăng dần theo từng năm, bổ sung nguồn vốn quan trọng cho nền kinh tế

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là ngành nghề dịch vụ thương mại liên quan mật thiết và tác động tới hoạt động ngoại thương và kinh tế đối ngoại khi giúp thúc đẩy quan hệ ngoại giao, giao lưu, hợp tác kinh tế với các nước trên thế giới.

2.1.3.2 Đối với doanh nghiệp Đường biển đã mở ra thị trường buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia trên thế giới một cách thuận lợi Không những buôn bán trong nước, giờ đây doanh nghiệp có thể vươn ra hoạt động ở quy mô nước ngoài Do đó, các nhà sản xuất muốn chiếm lĩnh và mở rộng thị trường cho sản phẩm của mình phải cần sự hỗ trợ của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Nó có tác dụng như cầu nối trong vận chuyển hàng hóa trên tuyến đường biển đến các nước nhập khẩu theo đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đặt ra Nhờ vậy giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và khai thác các thị trường mới một cách nhanh chóng

Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một nghiệp vụ, nội dung quan trọng trong dịch vụ giao nhận nói chung và dịch vụ giao hàng xuất khẩu nói riêng Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một trình tự các bước tổ chức, thực hiện giao hàng hóa giữa địa điểm bốc hàng và địa điểm dỡ hàng, trong đó bao gồm các công việc như nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải; giao hàng hóa tại địa điểm quy định; lập và bàn giao chứng từ vận tải; quyết toán chi phí

Các bước của quy trình này có mối quan hệ mật thiết với nhau và được tiến hành theo sơ đồ dưới đây:

Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giao hàng hóa hóa xuất khẩu bằng đường biển

(Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế - Trường Đại học

Thương Mại) 2.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải

- Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng:

+ Tiến độ sản xuất/thu mua hàng hóa; công tác bao gói và kẻ mã ký hiệu hàng hóa.

+ Tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan Những chứng từ do chủ hàng xuất khẩu tự mình phát hành hoặc nằm trong sự kiểm soát của mình.

- Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến phương tiện vận tải:

+ Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi gì không.

+ Trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ hoặc hãng hàng không, người giao nhận thực hiện như hướng dẫn ở phần “Tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế”.

2.2.2 Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải

Người giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc:

- Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định Địa điểm này có thể là kho của người bán hoặc địa điểm có thể là ga, càng xuất khẩu.

- Khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan).

- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.

- Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế

- Với mỗi hình thức gửi hàng khác nhau sẽ có quy trình giao hàng khác nhau:

Hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL): là những lô hàng có khối lượng hàng hóa lớn và đồng nhất chứa đầy một hoặc nhiều container Trong phương thức này, người chuyên chở nhận nguyên container từ người gửi hàng ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận hàng ở nơi đến Người chuyên chở, quản lý, chăm sóc, hỗ trợ gửi hàng hóa trong container từ khi nhận container tại bãi cho đến khi tới người nhận, hỗ trợ xếp dỡ hàng từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở đến cảng đích, giao nhận hàng cho người nhận kèm theo vận đơn hợp lệ, chịu mọi chi phí trong quá trình chuyên chở

Người gửi hàng sẽ có trách nhiệm đóng hàng, thuê đơn vị vận chuyển container về kho hoặc nơi lấy hàng, đóng hàng và xếp hàng vào container, vận chuyển giao nhận cho bên vận tải hàng và nhận vận đơn do người chuyên chở cung cấp Đồng thời, người gửi sẽ phải chi trả các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng container tới người nhận.

Người nhận hàng sẽ thực hiện thủ tục vận đơn theo đúng quy định để nhận hàng tại bãi, sắp xếp vận chuyển hàng về kho bãi của mình và trả container rỗng về cho bên phía chuyên chở, thực hiện việc giao nhận hàng hóa theo đúng vận đơn.

Hàng đóng chung container, gửi hàng lẻ (LCL): là những lô hàng đóng chung trong một container mà người gom hàng phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào hoặc ra container Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ Trong phương thức này, người gửi hàng có trách nhiệm sắp xếp, vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới địa điểm giao nhận tại trạm đóng container gom hàng và tự chịu chi phí vận chuyển Người giao nhận nhận lẻ hàng hóa từ nhiều chủ hàng và giao lẻ hàng hóa cho nhiều chủ hàng, đồng thời phải có trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng Người chuyên chở có trách nhiệm vận chuyển hàng lẻ, thường là các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc các hãng tàu sẽ đảm nhiệm trả hàng và giao hàng lẻ trực tiếp cho người nhận hàng theo vận đơn đã ký kết với người gửi.

Hàng rời: có thể được hiểu là hàng chở xô, thông thường sẽ không được đóng thùng, đóng bao hay đóng gói Đối với hàng hóa loại này sẽ được trực tiếp chứa thông qua các khoang tàu thủy Chủ hàng tự mình hoặc ủy quyền cho người khác giao kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với người giao nhận Người giao nhận có thể tự mình vận chuyển hoặc ủy quyền cho người khác, mặc dù vậy nhưng họ phải có nghĩa vụ mẫn cán để trước và khi bắt đầu chuyến đi, tàu biển có đủ khả năng đi biển, có đủ các điều kiện nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa phù hợp với tính chất của hàng hóa Khi người giao nhận ủy quyền cho bên thứ ba (người vận chuyển thực tế) là người được người vận chuyển ủy thác thực hiện toàn bộ hoặc một phần việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

2.2.3 Lập và bàn giao bộ chứng từ vận tải

- Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng Thông thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number, Description of goods, Mark and No (nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có.

- Sau đó người giao nhận gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi hãng tàu/colader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL Hàng hóa gửi bằng container thì người vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL) và người giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HBL).

- Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính và hóa đơn (debit note) cho khách hàng, gửi pre-alert cho đại lý của mình ở nước ngoài Thông tin trên pre-alert gồm Shipper (tên công ty gửi hàng), Consignee (tên công ty nhận hàng), mã cảng đi (POL), mã cảng đến (POD), thời gian đi thực tế, thời gian đến dự kiến, số vận đơn M/HBL, điều kiện giao hàng, chi tiết về hàng hóa (số container và trọng lượng với hàng FCL, số GW và Volume của hàng LCL).

- Trường hợp gửi hàng rời bằng tàu chuyến, người giao nhận và chủ hàng liên hệ hãng tàu để đổi Biên lai thuyền phó lấy B/L có xác nhận “Clean on board” B/L này được xem như hợp đồng vận chuyển.

Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

- Môi trường chính trị - pháp luật: Về chính trị, trong những năm gần đây tình hình bất ổn chính trị đang có nguy cơ gia tăng trên phạm vi thế giới Trong đó mối quan hệ giữa Việt Nam và các nước trên thế giới được cho là có ảnh hưởng khá lớn tới các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như doanh nghiệp giao nhận Kể từ khi gia nhập WTO, giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các nước không ngừng gia tăng đã làm cho ngành giao nhận có cơ hội phát triển Về luật pháp, hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu chịu tác động của Luật Thương mại Việt Nam, Luật hàng hải Việt Nam 2005, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải… Trong phạm vi quốc tế, các Công ước về vận đơn vận tải (Công ước Brussels 1924, Công ước Hamburg 1978), Công ước Viên năm 1980 về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế của Liên Hợp Quốc (CISG) chính thức có hiệu lực tại Việt Nam từ năm 2017, mở ra nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp trong giao thương hàng hóa Vì vậy, để tránh xảy ra sai sót khi thực hiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu, công ty cần chú ý liên tục cập nhật những công văn, văn bản chính sách mới Là thành viên của WTO từ

2007, thực hiện chủ trương chủ động hội nhập quốc tế, Việt Nam đã có quan hệ thương mại tự do với 55 đối tác thương mại thông qua ký kết 15 hiệp định thương mại tự do (FTA) Điều này giúp mở rộng thị trường, thu hút đầu tư, đem lại lợi thế cạnh tranh cho hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam, mặt khác, cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro gia tăng gian lận nguồn gốc xuất xứ, chuyển tải hàng hóa bất hợp pháp, lẩn tránh thuế phòng vệ thương mại

- Môi trường kinh tế: Môi trường kinh tế quốc tế, dự biến động của nền kinh tế thế giới nói chung sẽ ảnh hưởng tới nền kinh tế Việt Nam và kéo theo đó là ảnh hưởng tới nhu cầu tiêu dùng của người dân trong nước Và quan trọng hơn, nó có tác động không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp xuất khẩu và nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận Các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định của nền kinh tế, sức mua, sự ổn định của giá cả, tiền tệ, lạm phát, tỷ giá hối đoái tất cả các yếu tố này đều ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu

Và chính những biến động của các yếu tố kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả những thách thức với công ty Để đảm bảo thành công của hoạt động công ty trước biến động về kinh tế, công ty phải theo dõi, phân tích, dự báo biến động của từng yếu tố để đưa ra các giải pháp, các chính sách tương ứng trong từng thời điểm cụ thể nhằm tận dụng, khai thác những cơ hội, né tránh, giảm thiểu nguy cơ và đe dọa.

- Môi trường tự nhiên: Một trong các yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty không thể không nhắc đến đó là các yếu tố tự nhiên như thời tiết, khí hậu và cả dịch bệnh Trong chuyên chở hay giao nhận, nếu gặp thời tiết tốt, tàu biển có thể dễ dàng đến nơi đúng thời gian dự kiến và thuận lợi cho việc giao hàng của doanh nghiệp Tuy nhiên, nếu gặp các yếu tố bất ngờ như bão, băng tuyết hay thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chạy của tàu, nhẹ thì làm chậm trễ việc giao hàng, nặng có thể gây thiệt hại một phần hay toàn bộ lô hàng Điều này có thế gây ra nhiều vụ tranh chấp giữa các bên liên quan, ảnh hưởng xấu đến nhà xuất khẩu và công ty.

- Đối thủ cạnh tranh: Là doanh nghiệp cung ứng những sản phẩm và dịch vụ có quyết định tính chất và mức độ tranh đua hoặc thủ thuật giành lợi thế trong ngành Do đó, công ty cần phân tích từng đối thủ cạnh tranh để nắm và hiểu được các biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể thông qua Những năm gần đây, số lượng các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận ngày càng gia tăng đã đặt ra một áp lực cạnh tranh gay gắt hơn Trong khi các doanh nghiệp trong nước có nguồn vốn nhỏ đặt ra áp lực về số lượng cũng như cách thức kinh doanh thì doanh nghiệp nước ngoài lại đe dọa về quy mô và mức độ hoạt động chuyên nghiệp Áp lực đối thủ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành giao nhận tác động mạnh mẽ đến giá cước, giá dịch vụ của doanh nghiệp khác Nên công ty cần phải luôn xây dựng giá dịch vụ cạnh tranh nhất để có thể tồn tại trong ngành, duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu dài Đồng thời, hoàn thiện và nâng cao chất lượng của quy trình thực hiện trong hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu là một giải pháp quan trọng khi đứng trước thách thức này.

- Khách hàng: là thị trường của doanh nghiệp, đồng thời cũng là một trong những lực lượng chi phối mang tính quyết định tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Họ là người có điều kiện ra quyết định mua sắm Khách hàng là đối tượng được thừa hưởng các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ Nếu thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thì sẽ đạt được sự tín nhiệm của khách hàng – tài sản có giá trị nhất của doanh nghiệp Đôi khi khách hàng cũng là yếu tố tạo nên áp lực lớn cho doanh nghiệp, vì họ luôn có sự so sánh giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác Trong nhiều trường hợp, mặc dù đã có sự thống nhất về yêu cầu vận chuyển (loại hàng, khối lượng, yêu cầu bảo quản, thời gian thu nhận hoặc giao trả ), tuy nhiên do những lý do khác nhau, khách hàng có thể thay đổi một số điều khoản của hợp đồng, do đó làm cho nhà vận tải phải thay đổi theo Điều này không những làm tăng thêm thời gian giao hàng mà còn làm tăng thêm chi phí, gây khó khăn cho công ty Trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu thì sự hài lòng của khách hàng sẽ là chỉ tiêu quan trọng giúp cho công ty duy trì hoạt động.

- Chính sách của công ty: Các cơ chế chính sách của công ty có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Với tình hình cạnh tranh trong ngành giao nhận vận tải biển ngày càng khốc liệt như hiện nay, nếu công ty có những chính sách ưu đãi, chăm sóc khách hàng tốt sẽ tạo được sự thuận lợi trong đàm phán và gây dựng niềm tin cho chính công ty Ngoài ra, các chế độ lương thưởng, động viên cũng sẽ thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên, tạo được sự thoải mái trong công việc và góp phần giúp các thương vụ và hợp đồng nhanh chóng hoàn thành.

- Tổ chức quá trình kinh doanh: Tổ chức kinh doanh là sự phối hợp, kết hợp chặt chẽ giữa sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất, quy mô sản xuất và công nghệ sản xuất đã xác định nhằm sản xuất ra sản phẩm có chất lượng đáp ứng nhu cầu của thị trường Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thì tổ chức quá trình kinh doanh là việc tổ chức cơ cấu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cho phù hợp với nhu cầu của từng vùng miền và sự phối hợp kinh doanh giữa các chi nhánh với nhau và với công ty mẹ Đồng thời tổ chức bộ máy nhân sự một cách hợp lý để công ty có thể hoạt động tốt nhất Do đó, công ty cần có nguồn nhân lực giỏi, có kỹ năng, kinh nghiệm, giỏi chuyên môn và nghiệp vụ, ban lãnh đạo có năng lực quản lý tổ chức quy trình nghiệp vụ giao nhận để quy trình nghiệp vụ giao hàng hóa hóa xuất khẩu diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất, đưa hàng đến nơi khách hàng yêu cầu an toàn.

- Nguồn nhân lực: Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào nhân lực cũng đều là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường Nhân lực mạnh hay yếu thể hiện ở số lượng và chất lượng nhân sự, vấn đề sắp xếp, bố trí, đào tạo - phát triển, các chính sách động viên Để quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhân sự của công ty phải có nghiệp vụ chuyên môn sâu về vận tải container trong dây chuyền logistics, đồng thời kỹ năng tin học và ngoại ngữ rất cần thiết đối với nhân sự ngành này Các kiến thức và kỹ năng đó sẽ giúp cho họ thực hiện thành thạo chuyên nghiệp các nhiệm vụ được giao, tránh những sai sót không đáng có, làm giảm các thao tác công việc, góp phần giảm thời gian vận chuyển, tăng khả năng xử lý tình huống bất thường xảy ra Ngoài ra, vì điều kiện môi trường Việt Nam khá khắc nghiệt cùng với áp lực công việc cao là đặc thù của ngành xuất nhập khẩu, do đó đòi hỏi nhân viên phải có sức khoẻ và tâm lý tốt để sẵn sàng với mọi công việc được giao

- Nguồn tài chính: Một doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định sẽ trở thành sự lựa chọn của nhiều khách hàng hơn, sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, có thể chủ động hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động khi cần đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu Nguồn tài chính mạnh là động lực nhằm tạo niềm tin cho người lao xuất nhập khẩu của các công ty giao nhận Nếu doanh nghiệp có đủ nguồn vốn đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện vận chuyển hàng hóa hiện đại sẽ giúp cho công việc giao nhận được thực hiện dễ dàng và tiết kiệm được chi phí thuê ngoài Tại một số công ty giao nhận phải trả tiền cước vận tải trước (Prepaid) rồi mới có thể thu tiền của khách hàng sau, đòi hỏi công ty phải có số vốn đủ lớn để có thể tăng hoạt động giao nhận Ngược lại, nếu nguồn tài chính không đủ mạnh, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, cũng như gây trở ngại trong quá trình giao nhận hàng hóa Do đó, không đảm bảo được các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường mà còn không có khả năng đầu tư cho các nhân tố khác như: đội xe, các hệ thống kho bãi, hay cơ sở hạ tầng Đồng thời, nguồn tài chính còn tác động đến sự chủ động của doanh nghiệp trong kinh doanh, uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

- Cơ sở vật chất: là một trong những yếu tố quyết định tới quy mô và chất lượng của hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu Các yếu tố bao gồm: đường giao thông, hệ thống giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, điện nước Cũng như sự phát triển của hệ thống giáo dục đều là những nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp Để tham gia hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hóa như hiện nay, công ty cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, công ty có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng Hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI) Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện công ty sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VNLOGS

Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần XNK VNLOGS

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Bảng 3.1: Thông tin tổng quan về Công ty Cổ phần XNK VNLOGS

Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS

Tên quốc tế VNLOGS EXPORT AND IMPORT JOINT STOCK

COMPANY Tên viết tắt VNLOGS.,JSC

Người đại diện Mạc Hữu Toàn

Trụ sở chính A2-2 Đ Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Chi nhánh VP Hải Phòng: Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, quận Ngô

VP Hồ Chí Minh: Số 10 đường Ký Con, Phường 7, Quận Phú Nhuận Điện thoại (+84) 981 788 982

Từ những năm 2015 trở đi có nhiều bước phát triển mới của nền kinh tế hội nhập quốc tế, ngành kinh doanh vận tải ở Việt Nam ta nói chung và thành phố Hà Nội nói riêng đã phát triển ổn định Lượng hàng ngày càng tăng, nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng nhiều đòi hỏi sự đáp ứng của các nhà vận tải Trước tình hình đó, qua quá trình tìm hiểu nhu cầu thị trường và với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành vận tải, tháng 09/2015 ông Mạc Hữu Toàn đã quyết định thành lập Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS Sau gần 9 năm hoặt động, Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS đã được nhìn có am hiểu về thị trường vận tải nội địa, chuyên sâu vào các dịch vụ vận tải quốc tế và tạo được sự tin cậy không những với khách hàng cũng như các công ty hoạt động trong ngành Bên cạnh đó, quy mô hoạt động ngày càng đa dạng và chuyên nghiệp, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trẻ, tiềm năng trong ngành vận tải nội địa, hàng hải,… Công ty đang từng bước khẳng định và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình Là một doanh nghiệp trẻ nhưng công ty VNLOGS đang có rất nhiều mục tiêu và đầy tiềm năng phát triển trong tương lai.

Với gần 9 năm hoạt động kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, VNLOGS đã cung cấp cho khách hàng đa dạng các dịch vụ logistics trong phạm vi toàn cầu Hiện nay, công ty đã cung cấp những dịch vụ như:

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển: VNLOGS cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hàng hóa (hàng FCL, LCL) qua đường biển với giá cả cạnh tranh qua các hãng tàu như: SITC, MSC, ONE, Từ cảng Hải Phòng, Cát Lái, tới các nước Châu Á đặc biệt là Trung Quốc và ngược lại Đây là lĩnh vực kinh doanh được chú trọng nhất của công ty.

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ: Có hợp đồng với đội xe kinh nghiệm lâu năm và đầy đủ các loại xe, trang thiết bị hỗ trợ tốt cho khách hàng vận chuyển trong nước.

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường hàng không: VNLOGS nhận vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế qua các sân bay lớn, với mạng lưới các đại lý giúp khách hàng có thể tiếp cận nhanh chóng với mức giá hợp lý.

- Dịch vụ khai hải quan trọn gói: VNLOGS cung cấp tổng hợp tất cả các hoạt động mà bên cung cấp dịch vụ thực hiện để thông quan các lô hàng của khách hàng sử dụng dịch vụ, trong đó có thể kể đến các hoạt động như lên tờ khai Hải quan, chuẩn bị hồ sơ Hải quan, kiểm tra chuyên ngành, nộp hồ sơ, nộp thuế, làm thủ tục thông quan với hải quan,

- Và một số dịch vụ khác nổi bật như: Dịch vụ kho bãi, ủy thác nhập khẩu, tìm nguồn hàng - nhà cung cấp, xin giấy phép nhập khẩu,, Công ty đã và đang không ngừng cải thiện hơn chất lượng dịch vụ, lĩnh vực kinh doanh để ngày càng đưa đến cho khách hàng những dịch vụ tốt hơn nữa.

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS

Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo cơ cấu tổ chức theo chức năng Mỗi phòng ban thực hiện từng chức năng để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung

Mô hình này giúp chuyên môn hóa cho phép các bộ phận tập trung vào chuyên môn của họ hơn Cụ thể:

Bảng 3.2: Vai trò và trách nhiệm của các phòng ban của Công ty Cổ Phần XNK

Bộ phận Vai trò và trách nhiệm

- Trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.

- Chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty.

- Tiếp thị, đàm phán và soạn thảo hợp đồng với khách hàng về dịch vụ thương mại và XNK.

- Xây dựng chính sách kinh doanh phù hợp theo từng thời điểm, thực hiện các hoạt động bán dịch vụ cho khách hàng và mua dịch vụ từ các nhà cung cấp của ngành hàng tổng hợp.

Phòng nghiệp vụ - Tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh

- Hoạch định mô hình vận hành mạng lưới Logistics theo định hướng và chiến lược của Công ty một cách tối ưu và hiệu quả.

- Tổ chức quản lý, khai thác có hiệu quả trang thiết bị, phương tiện được giao nhằm phục vụ nhu cầu phát triển của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải Logistics liên quan theo các hợp đồng đã ký kết.

- Sắp xếp, điều xe, theo dõi và đảm bảo chất lượng dịch vụ, đúng tiến độ yêu cầu.

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngành hàng Container và Logistics và triển khai thực hiện kế hoạch theo định kỳ; đánh giá hiệu quả từng hoạt động kinh doanh và đề xuất biện pháp điều chỉnh.

- Theo dõi, giám sát việc thực hiện các đơn hàng, giải quyết các phản hồi của khách hàng, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ, tăng thêm cho khách hàng.

Phòng tài chính- kế toán

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

- Tham mưu và cung cấp các dữ liệu tài chính cho Giám Đốc trong việc ra các quyết định.

Phòng hành chính- nhân sự

- Tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân viên, tổ chức quản lý và sử dụng lao động.

- Xây dựng, thực hiện hệ thống lương, và các chế độ chính sách đối với người lao động.

- Xây dựng kế hoạch và triển khai các hoạt động phát triển nguồn nhân lực của công ty.

Số lượng nhân sự tại VNLOGS có xu hướng tăng dần qua các năm với 30 người năm 2020, 40 người năm 2022 và tăng lên 45 người năm 2023 Lí giải điều này là do công ty mở rộng sản xuất, kinh doanh, nhu cầu về nhân sự tăng cao

Bảng 3.3: Cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS

Tỷ lệ (%) Tổng số nhân sự 30 100 26 100 40 100 45 100

1 Trình độ học vấn Đại học 23 77 22 85 34 85 39 87

Qua bảng cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS cho thấy:

Về trình độ học vấn: Số lượng nhân viên trình độ đại học trở lên chiếm khoảng

70% - 80% tổng nhân sự toàn công ty Lực lượng này tập trung chủ yếu ở vị trí trong Ban Giám đốc, các Trưởng phòng, nhân viên phòng Nghiệp vụ, phòng Kinh doanh Số lượng nhân viên có trình độ Trung cấp và Cao đẳng chiếm 20- 30% (là các nhân viên trong các Phòng ban khác) Do đó, ban lãnh đạo và phần lớn nhân viên của công ty đều được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao phù hợp với từng vị trí công việc.

Khái quát thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần XNK

3.2.1 Hoạt động kinh doanh chung của công ty

3.2.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020- 2023

Trong suốt quá trình phát triển từ khi thành lập cho đến nay, VNLOGS không ngừng nỗ lực phát triển vươn lên trở thành một trong những công ty có chất lượng dịch vụ tốt trong lĩnh vực Logistics, đặc biệt là trong bối cảnh hội nhập và thị trường đang có dấu hiệu chững lại như hiện nay Doanh thu từ các dịch vụ giao nhận hàng hóa, xuất nhập khẩu bằng đường biển của VNLOGS được tạo nên từ những dịch vụ chính công ty đang kinh doanh, gồm: Giao nhận vận tải, dịch vụ hải quan và những khoản thu khác

Bảng 3.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty VNLOGS giai đoạn 2020-

Về doanh thu và lợi nhuận, năm 2020, nền kinh tế chịu nhiều tác động tiêu cực của đại dịch Covid 19, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics nói riêng đều chịu ảnh hưởng lớn VNLOGS cũng chịu tác động không nhỏ trước làn sóng đại dịch, điều đó được thể hiện trong báo cáo kết quả kinh doanh của công ty khi mà doanh thu và lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp chỉ đạt lần lượt là 7.914 triệu đồng và 1.582 triệu đồng – con số có thể nói là khá thấp.

Năm 2021, tình hình dịch bệnh vẫn diễn ra, tuy nhiên công ty đã thực hiện nhiều giải pháp thích ứng với hoàn cảnh, doanh thu tài chính năm 2021 đã cho thấy dấu hiệu đáng mừng khi đạt 8.876 triệu đồng, tăng 12,1% so với năm trước.

Bước sang năm 2022, dịch bệnh được đẩy lùi, nền kinh tế trở nên khởi sắc, các ngành nghề dần hồi phục khiến cho nhu cầu giao dịch, vận chuyển hàng hoá tăng cao Bằng việc tận dụng lợi thế của mình và cải thiện trong từng khâu phục vụ, doanh thu của công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ với mức 28,8% so với năm 2021, đạt giá trị 11.437 triệu đồng

Năm 2023, kinh tế toàn cầu có xu hướng chững lại gây ra tình trạng giảm số lượng đơn hàng đồng thời là sự cạnh tranh về giá lẫn dịch vụ diễn ra ngày càng gay gắt khi niều doanh nghiệp nước ngoài tham gia vào thị trường vớ mục tiêu chiếm lĩnh đã khiến cho các danh nghiệp logistics trong nước đối mặt với nhiều thách thức, trong đó có VNLOGS Điều này biểu hiện ở doanh thu của công ty tăng trưởng chậm, chỉ tăng 18,6% so với năm 2022 và đạt 13.561 triệu đồng.

Như vậy trong giai đoạn 2020- 2023, dù chịu nhiều ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài nhưng tình hình kết quả quả kinh doanh của công ty VNLOGS đã và đang ghi nhận những sự tăng trưởng tích cực, lợi nhuận sau thuế liên tục tăng trưởng khả quan

Có thể thấy, doanh nghiệp đã có những định hướng, chiến lược phù hợp trong thời kỳ hội nhập, phát triển như hiện nay.

Về chi phí, năm 2021 đạt 2.937 triệu đồng Khi đại dịch xảy ra khiến vật giá cũng leo thang theo, nhiều chi phí phát sinh và tăng giá Công ty đã chi một khoản tiền để hỗ trợ nhân viên trong đợt dịch kéo dài, đồng thời bỏ thêm chi phí mua các đồ dùng cần thiết như: khẩu trang, cồn rửa tay, để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên khi làm việc Tuy nhiên, công ty cũng có những biện pháp kiểm soát chi phí phải chi trả một cách hiệu quả, hợp lý Chính vì thế, chi phí năm 2021 chỉ tăng 13% so với năm 2020 Đặc biệt, tổng chi phí năm 2022 tăng so với năm 2021 là 713 triệu đồng, tăng 16% so với năm trước đó Nguyên nhân chi phí trong năm này tăng là do công ty đầu tư thêm máy móc thiết bị để tăng hiệu quả khai thác kho, phương tiện vận tải nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Năm 2023, chi phí tiếp tục tăng cao với mức 9.462 triệu đồng do nhiều yếu tố khách quan như sức ép tỷ giá, lạm phát cao, Mặc dù các yếu tố này đã được kiểm soát và hỗ trợ rất tốt từ phía chính phủ thấy, tỷ lệ phần trăm tăng của chi phí so với doanh thu của VNLOGS là thấp hơn tuy nhiên con số này vẫn chưa phản ánh hiệu quả kinh doanh một cách tốt nhất Vì vậy, công ty cần có những giải pháp giúp hạn chế sự gia tăng của chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

3.2.1.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty giai đoạn 2020- 2023

Bảng 3.6: Cơ cấu dịch vụ kinh doanh giai đoạn 2020- 2023 của công ty

Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Doanh thu (triệu đồng)

2 Khai hải quan trọn gói

3 Dịch vụ kho bãi và các dịch vụ khác

Từ bảng số liệu có thể thấy, trong các hoạt động kinh doanh của công ty thì lĩnh vực giao nhận vận tải luôn chiếm tỉ trọng cao nhất của công ty với mức hơn 50% Nguyên nhân về sự chênh lệch so với các hoạt động khác là do công ty muốn tạo thế mạnh về giao nhận, đồng thời đội ngũ nhân viên về giao nhận có nghiệp vụ chuyên môn cao và số lượng đông Với cơ hội từ ngành và ưu thế trong hoạt động giao nhận vận tải, doanh thu qua các năm liên tục tăng lần lượt là 4.124 triệu đồng- năm 2020; 5.028 triệu đồng- năm 2021, 7.382 triệu đồng- năm 2022, và 7.964 triệu đồng- năm

Dịch vụ khai hải quan trọn gói là lĩnh vực chiếm tỉ lệ cao thứ hai và có mức doanh thu thấp hơn so với lĩnh vực giao nhận vận tải bởi đây là những dịch vụ thường chỉ được cung cấp kèm theo khi khách hàng sử dụng dịch vụ vận tải đường bộ hoặc đường hàng không Vì vậy, công ty chỉ thực hiện tư vấn khi khách hàng có yêu cầu chứ chưa quảng bá đến khách hàng tiềm năng Hơn nữa, thông tin ngày càng phổ biến, khách hàng có thể tìm kiếm nắm bắt thông tin từ nhiều nguồn khác nhau một cách dễ dàng, dẫn đến số lượng khách hàng còn hạn chế Có thể thấy doanh thu của dịch vụ này có tăng qua mỗi năm nhưng không đáng kể cụ thể: từ 2.697 triệu đồng năm 2020; lên mức 2.751 triệu đồng năm 2021; 2.968 triệu đồng vào năm 2022 và tiếp tục là 3.067 triệu đồng năm 2023.

Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ kho bãi cũng như cung ứng về xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa , nhưng các hoạt động này chưa được chú trọng, mức doanh thu không ổn định và chiếm giá trị thấp thấp so với tổng doanh thu của công ty.

3.2.2 Hoạt động kinh doanh giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty

3.2.2.1 Giá trị giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2020- 2023

Bảng 3.7: Bảng doanh thu theo phương thức vận tải giai đoạn 2020- 2023 của công ty VNLOGS

Doanh thu theo phương thức giao nhận vận tải giai đoạn 2020- 2023

Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Giá trị

Từ bảng số liệu trên có thể thấy hoạt động vận tải đường biển có doanh thu tăng dần qua các năm (1.946 triệu đồng- năm 2020; 2.375 triệu đồng- năm 2021; 3.624 triệu đồng- năm 2022; 3.953 triệu đồng- năm 2023) và chiếm giá trị cao trong các phương thức giao nhận (45,2%- năm 2020; 47,2%- năm 2021; 49,1%- năm 2022; 49,6%- năm 2023) Năm 2020 có thể nói là khá khó khăn với hầu hết những công ty giao nhận bằng đường biển, trong đó có VNLOGS Vì khi đó ảnh hưởng của đại dịch Covid gây ra hàng loạt những hậu quả nghiệm trọng ảnh hưởng đến quá trình giao nhận: khối lượng hàng hóa thu hẹp tạo ra thách thức về sự mất cân bằng cấu trúc thị trường, giá cước cũng giảm mạnh, nên hoạt động kinh doanh vận tải biển của công ty hạn chế với mức 1.946 triệu đồng Sang năm 2021 lại là năm vô cùng đột phá, vì dịch COVID-19 làm đứt gãy chuỗi cung ứng toàn cầu khiến nhu cầu và giá cước vận tải biển tăng chóng mặt Mặc dù vẫn bị ảnh hưởng bởi dịch covid, nhưng nhờ vị thế thị trường và nền tảng vốn vững chắc của công ty nên không những không bị ảnh hưởng tiêu cực mà đó còn là cơ hội để thu được nhiều lợi nhuận cho công ty, nhờ vậy doanh thu giao nhận đường biển của công ty tăng trưởng tích cực, đạt 2.375 triệu đồng, tăng 22% so với năm 2021 Năm 2022, doanh thu từ hoạt động này vẫn tiếp tục tăng và đạt 3.624 triệu đồng Kết quả này là nhờ sự phát triển của các hãng tàu cùng sự nâng cấp chất lượng máy tàu cũng như dịch vụ đáp ứng được yêu cầu về thời gian của việc kinh doanh do đó khối lượng vận chuyển đường biển ngày càng tăng lên Năm 2023, đà tăng của công ty đã chững lại do suy thoái kinh tế gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động thương mại cũng như sản lượng vận tải biển, đồng thời phải đối mặt với tình hình giá cước vận chuyển giảm sâu trở về thời điểm trước đại dịch

Bên cạnh đó, công ty còn cung cấp đa dạng các dịch vụ vận chuyển và giao hàng bằng đường biển, bao gồm: vận chuyển hàng nguyên cоntаiner (FCL) và dịch vụ vận chuyển hàng lẻ, hàng rời (LCL) Đặc biệt, đối với giao nhận vận tải quốc tế đường biển, công ty đã khai thác các thị trường tiềm năng trên thế giới cùng mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn như Maersk Line, One, Evergreen, Yang Ming Thị trường chính của công ty bao gồm các quốc gia châu Á như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan và mở rộng, đẩy mạnh phát triển sang một số quốc gia châu Âu, châu Mỹ Với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay và quy mô toàn cầu hóa đang lớn mạnh, sự cải tiến về số lượng tuyến, tần suất vận chuyển của các hãng tàu, dự đoán trong các năm tới, giao nhận vận tải quốc tế đường biển hứa hẹn vẫn là hoạt động chính mà công ty tiếp tục đẩy mạnh khai thác.

3.2.2.2 Thị trường giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2020- 2023

Bảng 3.8: Tỷ trọng doanh thu thị trường giao hàng hóa xuất khẩu của

Khu vực Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

Một số khu vực khác 14,41% 13,88% 6,72% 4,42%

Thị trường giao hàng xuất khẩu chính của VNLOGS là các quốc gia châu Á, tiếp đến là thị trường châu Mỹ, đứng thứ 3 là thị trường châu Âu và còn một số thị trường khác Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng tích tham gia các hiệp hội, ký kết các hiệp định kinh tế trong khu vực, châu lục, và toàn thế giới Cụ thể:

Khu vực Châu Á: là thị trường xuất khẩu chính của công ty với tỷ trọng doanh thu năm 2020 là 40,12%, năm 2021 là 38,26%, năm 2022 là 41,25% và năm 2023 là 42,13% Trong đó, Trung Quốc là thị trường giao hàng hóa xuất khẩu chính của công thuận tiện như Shanghai, Ningbo, Xiamen, ) đến giá cả hàng hóa hay thủ tục xuất nhập khẩu Ngoài ra các thị trường như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan cũng được chú trọng khai thác và đầu tư Và phần lớn mặt hàng xuất khẩu mà VNLOGS vận chuyển sang các thị trường này là mặt hàng nông sản, thủy sản, và dệt may, ngoài ra còn một số mặt hàng khác.

Khu vực Châu Âu: là thị trường xuất khẩu lớn thứ 2 của công ty với tỷ trọng doanh thu tăng dần qua các năm 2020 là 23,53%, năm 2021 là 24,55%, năm 2022 là 26,92%, năm 2023 là 27,31% Chủ yếu là các nước thuộc khối EU: Italia, Đức, Hà Lan VNLOGS đảm nhận giao hàng xuất khẩu các mặt hàng chủ lực như dệt may, giày dép, linh kiện điện tử và một số mặt hàng nông sản như cà phê, tiêu, điều

Khu vực Châu Mỹ: Tỷ trọng doanh thu tăng nhẹ từ năm 2020 là 21, 94%, năm

Phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK VNLOGS

3.3.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải

Bảng 3.10: Một số quốc gia mà VNLOGS thường xuyên có lô hàng xuất khẩu

STT Quốc gia Các cảng chính

1 Trung Quốc Cảng Shanghai, Shenzen, Taiwan, Kao/Taichung,

2 Nhật Bản Cảng Yokohama, Tokyo, Nagoya

3 Hàn Quốc Cảng Busan, Gwangju

Long Beach, Los Angeles, Tacoma

Thường các khách hàng của công ty hay xuất khẩu theo hai điều kiện FOB, CIF để giảm nhẹ mức rủi ro nhận về mình khi thực hiện lô hàng Một số điều khoản hợp đồng khi kí dưới điều kiện FOB, 2010 như sau: Đối với hợp đồng xuất khẩu hàng hoá theo giá bán FOB thì công ty không phải thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm và thuê tàu Tuy nhiên, trong hợp đồng xuất khẩu theo điều kiện giao hàng FOB có một số điều kiện khác so với điều kiện giao hàng CIF về trách nhiệm tiến hành việc giao nhận hàng, chi phí phát sinh trong việc giao hàng, bốc hàng, dỡ hàng, chi phí mua bảo hiểm, tiền thuế được thể hiện như sau:

(1) Giá cả: Được quy định rõ là giao tại cảng nào của người bán Lót hàng tính vào tài khoản của người mua hoặc chủ tàu Chi phí kiểm kiện hàng trên tàu do người mua chịu

(2) Bảo hiểm: người mua có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá

(3) Điều khoản về kiểm nghiệm và khử trùng: Các chi phí về giám định chất lượng, số lượng hàng hoá đo người bán chịu Việc khử trùng cho hàng xuất khẩu thực hiện trên tàu sau khi hoàn thành việc chất hàng với chi phí do người bán chịu Nhưng các khoản chi tiêu cho đội thuỷ thủ ở trên bờ trong thời gian khử trùng bao gồm chi phí ăn uống, chỗ ở đi lại ở khách sạn thì chủ tàu phải chịu

(4) Các điều khoản xếp hàng: Trước khi xếp hàng, thuyền trưởng sẽ yêu cầu cơ quan giám định tại cảng xếp hàng kiểm tra hầm tàu, hầm hàng và cấp giấy chứng nhận các hầm đã sạch và khô không có tác nhân gây hại và thích hợp cho việc chở hàng và tất cả những chi phí như vậy tính vào tài khoản của chủ tàu và thời gian đó không tính vào thời gian xếp hàng Để bắt đầu quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển, VNLOGS liên hệ khách hàng để nắm bắt tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng:

- Nhân viên kinh doanh của VNLOGS sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng của mình để cập nhật tiến độ sản xuất/thu mua hàng hóa; công tác đóng gói và mã ký hiệu, tem nhãn hàng hóa Từ đó, công ty xác định được thời gian chuẩn bị hàng hóa và sẵn sàng để vận chuyển hàng

- Nắm bắt được tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan Những chứng từ do chủ hàng xuất khẩu tự mình phát hành hoặc nằm trong sự kiểm soát của mình gồm: Invoice, Packing List, C/O… Những chứng từ chủ hàng cần thu xếp với bên thứ ba như chứng nhận chất lượng, số lượng, giấy phép xuất khẩu, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch,…để từ đó có thể hỗ trợ khách hàng nếu cần Đây là một khâu hết sức quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao bởi nếu không nắm bắt đúng thông tin hàng hóa để chuẩn bị các chứng từ gây sai sót thì hàng sẽ không được thông quan, công ty phải mất nhiều thời gian để bổ sung và sửa chữa hồ sơ, dẫn đến làm chậm lại quy trình giao nhận hàng hóa

- Sau khi kiểm tra độ chính xác của thông tin ghi trên Booking Confirmation, công ty sẽ thực hiện chuyển Booking Confirmation của hãng tàu cho khách hàng để chuẩn bị cho hàng đi đóng gói Hàng sẽ được vận chuyển bằng phương tiện vận chuyển nội địa từ kho của khách và việc đóng hàng xuất khẩu sẽ được đóng trực tiếp trong một container ngay tại cảng được chỉ định Sau khi có booking, nhân viên viên hiện trường (Operations – Ops) sẽ đến phòng thương vụ cảng để thanh toán phí thương vụ và cấp phiếu EIR (phiếu giao nhận container) tương ứng với số container, số seal và loại container Sau khi nhận EIR, nhân viên công ty sẽ dùng phiếu này đến phòng điều độ của hãng tàu để nhận bộ hồ sợ cấp container rỗng gồm packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng và seal để kéo về bãi xếp hàng Sau đó, nhân viên sẽ giao bộ hồ sơ cho tài xế để kéo container rỗng về bãi xếp hàng Tiếp đến, nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng của container xem có bị hư hại hay lỗi không Khi đã kiểm tra xong, nhân viên sẽ lấy phiếu điều động công nhân tại cảng đến để đóng hàng vào trong container Nhân viên Ops sẽ kiểm tra lại số lượng hàng, tình trạng lô hàng để đảm bảo việc đóng hàng diễn ra đúng theo kế hoạch

Bảng 3.11: Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu của VNLOGS giai đoạn 2020- 2023

Tổng số hợp đồng nhận bằng đường biển 198 312 389 425

Số hợp đồng sai sót về chứng từ 18 22 13 16

- Do thiếu loại chứng từ: 05 06 04 05

+ Phiếu đóng gói hàng hóa 01 03 03 02

+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) 00 01 00 01

+ Các loại giấy tờ khác 01 01 01 00

- Do áp sai mã HS, thuế 03 05 03 04

- Do thông tin trên chứng từ không thống nhất 10 11 06 10

Tổng số hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển có xu hướng tăng đều qua các năm Song số liệu các sai sót về chứng từ chủ yếu qua các năm có xu hướng giảm nhờ có đội ngũ nhân viên của công ty đang nỗ lực không ngừng để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ

Từ bảng tổng kết có thể thấy tỷ lệ chứng từ sai do thông tin trên chứng từ không thống nhất chiếm khoảng 50% số hợp đồng sai sót trong giai đoạn 2020- 2023 Điều này gây mất nhiều thời gian khi làm thủ tục hải quan do bị hải quan trả hồ sơ lại và mất thời gian để sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ dẫn đến làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tới những bước tiếp theo của quá trình giao hàng hóa xuất khẩu Thực tế tại công ty, các thông tin không thống nhất với nhau trên bộ chứng từ hàng hóa thường xảy ra như: các chi tiết về tên hàng, số lượng, mô tả hàng hóa trên Hóa đơn thương mại với Phiếu đóng gói hàng hóa; Tên cảng đi, cảng đến, điều kiện giao cơ sở giao hàng trên Hóa đơn thương mại và B/L; trên B/L thể hiện là hàng có chuyển tải nhưng lại không thể hiện tên cảng chuyển tải và tàu chuyển tải Mặt khác, cũng thể do xuất phát từ phía khách hàng trong quá trình đưa bộ chứng từ hàng hóa cho công ty Tuy nhiên, do nhân viên công ty đã không kịp thời phát hiện để thông báo cho khách hàng bổ sung ngay hoặc làm công văn xin nợ chứng từ Ngoài ra, cũng có thể do trình độ nghiệp vụ của nhân viên mới vào nghề chưa cao, chưa có nhiều kinh nghiệm để xử lý kịp thời những thiếu sót này

Khi đã nắm bắt được tình hình hàng hóa, bộ phận kinh doanh của VNLOGS sẽ tiến hành đặt booking, đăng ký chuyến với phương tiện vận tải:

- Đối với những tuyến mà VNLOGS đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, nhân viên sẽ liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có gì thay đổi không

- Trường hợp cần đặt booking trước với hãng tàu, nhân viên sẽ dựa vào thông tin hàng hóa mà khách hàng cung cấp, ngày đi và đến mà khách hàng mong muốn để kiểm tra lịch trình, chi phí vận chuyển cho lô hàng Nếu khách hàng đồng ý với lịch trình và mức giá đó, nhân viên công ty sẽ tiến hành liên hệ các đại lý hoặc hãng tàu để đặt chỗ lấy booking cho lô hàng

Trong giai đoạn 2020- 2023, công ty vẫn để xảy ra trường hợp book tàu không đảm bảo chất lượng, hãng tàu hủy chuyến, nhân viên giao nhận của công ty đến mượn vỏ container rỗng thì lấy nhầm container, container không sạch, bị hư hỏng

3.3.2 Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải

VNLOGS sẽ phối hợp cùng với các bộ phận phụ trách và chủ hàng để thực hiện các công việc:

- Nhận hàng và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định Nhân viên Ops sẽ chịu trách nhiệm điều động xe với kích thước phù hợp đến kho của người bán (nếu bán theo EXW) hoặc địa điểm nào đó do người bán chỉ định để lấy hàng, nhận hàng và vận chuyển ra cảng xuất khẩu hoặc kho hàng lẻ

- Công ty thường mở tờ khai hải quan tại hai chi cục hải quan Hải Phòng và Quảng Ninh Không có nhiều sự khác nhau giữa các chi cục do quy trình làm việc hầu hết được tiến hành theo quy định từ Nhà nước và Cục Hải Quan Nhân viên Ops của VNLOGS sẽ lên tờ khai, khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu, khai báo dưới tên của chủ hàng Hàng hóa có thể bị phân vào một trong 3 luồng:

+ Luồng xanh: hàng hóa sẽ được thông quan luôn Khi VNLOGS chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa Các hàng hóa xuất khẩu được đi đều đặn có thể kể đến như hàng vải may mặc, nông sản, linh kiện máy…

Đánh giá thực trạng giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công

Trải qua 9 năm kể từ khi thành lập cho đến nay, với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, Công ty Cổ phần XNK VNLOGS đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường cũng như gặt hái được những thành công để tiếp tục hoàn thiện và nâng cao sức cạnh tranh

Thứ nhất, chất lượng dịch vụ của công ty ngày càng được cải thiện, hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu ngày càng phát triển, doanh thu tăng trưởng qua các năm Trong giai đoạn vừa qua, dù đại dịch Covid- 19 diễn biến phức tạp nhưng công ty vẫn kiểm soát tốt và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả Sau nhiều năm, công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ của mình, hỗ trợ khách hàng xử lý nhiều lô hàng phức tạp, từ đó công ty đã ngày một khẳng định uy tín với khách hàng bao gồm cả khách hàng thương mại, nhà máy, khu công nghiệp Việc xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác và khách hàng đã mang lại cho VNLOGS một tập khách hàng trung thành, lâu năm đem lại doanh thu đều đặn Nhờ đó, công ty có thể từng bước mở rộng thị trường và khai thác sang nhóm khách hàng mới tiềm năng.

Thứ hai, công ty đã xây dựng được quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cho từng mặt hàng tương đối hoàn thiện, phân định rõ được nội dung trách nhiệm, mục tiêu cần đạt được cho từng phòng ban liên quan, đảm bảo công tác điều hành quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu được tiến hành một cách chặt chẽ, nhanh chóng, kiểm soát được các tình huống phát sinh và đưa ra hướng giải quyết kịp thời Qua nhiều năm hoạt động, công ty đã đem về cho mình nhiều kinh nghiệm xử lý các mặt hàng khác nhau từ các mặt hàng thuộc quản lý chuyên ngành hay không thuộc quản lý chuyên ngành Từ đó, nâng cao nghiệp vụ của nhân viên và tăng uy tín của công ty quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty đã được áp dụng một cách logic, chặt chẽ qua từng khâu, và các khâu đều có sự liên kết với nhau Cụ thể là các bước công ty áp dụng phần lớn bám sát với lý thuyết nhưng không cứng nhắc, áp dụng linh hoạt trong nhiều tình huống thực tế Đặc biệt là việc thực hiện các tác vụ như báo giá, tư vấn khách hàng, chuẩn bị chứng từ, phương tiện vận tải có thể được linh hoạt thực hiện không cần theo thứ tự mà vẫn không gây gián đoạn Góp phần vào việc thể hiện tính chuyên nghiệp, tạo dựng niềm tin nơi khách hàng.

Thứ ba, VNLOGS luôn chú trọng phát triển các mối quan hệ thân thiết với các đối tác trên toàn cầu, tương tác trao đổi thông tin với các đại lý ở nước ngoài, các hãng tàu lớn như Evergreen, Wan Hai, KMTC, Yang Ming, Công ty hiện đang khai thác rất hiệu quả các tuyến vận chuyển container đường biển như Việt Nam- Trung Quốc, Việt Nam- Nhật Bản, Việt Nam- Hàn Quốc, Việt Nam- Mỹ, Do đó mà với bất kỳ sai sót hay trường hợp khẩn cấp nào, công ty luôn luôn có thể tìm được và giải quyết các vấn đề theo nhiều cách khác nhau Nhờ vậy mà năng lực giao hàng xuất đường biển nói riêng và xuất khẩu hàng hóa nói chung của công ty ngày một nâng cao.

Thứ tư, thời gian giao hàng được rút ngắn lại hơn so với trước nhờ có hệ thống khai báo hải quan điện tử ngày càng được nâng cấp, sử dụng một cách phổ biến rộng rãi thay thế cho hệ thống khai báo hải quan từ xa, cùng với đó là tỷ lệ các đơn hàng khai báo hải quan bị sai đã giảm đáng kể Công ty đã chú trọng đầu tư vào việc trang thiết bị, hệ thống xe đầu kéo, xe nâng, xe tải hiện đại nên công tác giao hàng xuất khẩu đã trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn

Thứ năm, thích ứng kịp thời với các quy định của luật hải quan, nghị định, thông tư của chính phủ ban hành, nghiên cứu áp dụng thực hiện đúng các quy định theo luật mới Nhờ đó công ty thực hiện thông quan hàng hoá thuận tiện dễ dàng hơn, tận dụng được các chính sách miễn giảm thuế Quy trình giao hàng ngày càng hoàn thiện hơn, rủi ro trong quá trình giao hàng đã giảm đáng kể so với những năm đầu thành lập.

Bên cạnh những ưu điểm trên, quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại VNLOGS cũng có những hạn chế nhất định cần được khắc phục và tháo gỡ:

Thứ nhất, công ty đang phải đối mặt với những khó khăn trong việc tìm kiếm và duy trì quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước do sự phát triển của đối thủ cạnh tranh cả trong nước và quốc tế Hiện công ty mới đưa vào danh sách dữ liệu khách hàng sẵn có nhưng còn chưa thật sự hiệu quả, nên áp lực tìm kiếm khách hàng mới hoàn toàn phụ thuộc vào các nhân viên kinh doanh của phòng kinh doanh Hơn nữa, ngày càng có nhiều công ty tham gia vào thị trường giao nhận vận tải, xuất nhập khẩu, môi giới hải quan, dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa, kinh doanh kho bãi Có những đối thủ cạnh tranh sẵn sàng chấp nhận lợi nhuận thấp, chi hoa hồng cao để lôi kéo và giữ khách hàng Điều này đặt ra thách thức cho công ty trong việc duy trì ổn định sự tăng trưởng hoạt động kinh doanh, đòi hỏi công ty cần phải có sự đầu tư phù hợp về cả nhân lực và vật lực.

Thứ hai, chất lượng đội ngũ nhân viên VNLOGS vẫn chưa đồng đều Mặc dù công ty đã tuyển nhân sự đầu vào tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng trở lên, nhưng nhân sự công ty chủ yếu là các nhân viên trẻ Do vậy, họ chưa có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng, dẫn đến trường hợp gây sai sót ở một vài khâu của quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Ngoài ra, số lượng nhân sự còn chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc, trong trường hợp khối lượng công việc lớn, nhân sự thì chưa đáp ứng được tất cả các công việc, dẫn đến trường hợp công việc vẫn còn chưa đáp ứng được thời gian yêu cầu của khách hàng trong việc xử lý các đơn hàng

Thứ ba, quá trình chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan vẫn còn những tồn tại hạn chế gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng Công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan vẫn là khâu chiếm nhiều thời gian nhất trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Cụ thể, các hợp đồng sai sót về chứng từ vẫn còn tồn tại trong công ty Có một số trường hợp, công ty đã phải mất 4 đến 5 ngày để bổ sung, sửa chữa và hoàn thiện bộ chứng từ, tiến hành thông quan hàng hóa Việc khai báo hải quan đôi lúc còn gặp khó khăn và sự cố, có một số trường hợp công ty phải chờ gần 1 ngày, hệ thống khai báo hải quan mới phản hồi số tiếp nhận và kết quả phân luồng hàng hóa, làm chậm quá trình giao hàng hóa xuất khẩu của công ty Đặc biệt, những sai sót trong công tác chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan còn làm phát sinh các chi phí như phí lưu container, phí lưu bãi, dẫn đến khả năng gây lỗ hoặc không đảm bảo tỷ suất lợi nhuận.

Thứ tư, công ty vẫn chưa có những áp dụng phần mềm công nghệ vào việc quản lý quy trình giao hàng xuất nói riêng và các hoạt động xuất nhập khẩu của công ty nói chung Phần lớn các công việc được sắp xếp, theo dõi, quản lý và thực hiện bằng sức người, cùng một số phương pháp quản lý thủ công, việc giám sát qua Google trang tính “Follow Shipment” cũng mang lại nhiều rủi ro khi được phân quyền cho nhiều nhân viên và có tính năng đồng bộ, nên rất dễ bị nhầm lẫn hoặc xoá nhầm thông tin Điều này dẫn tới tình trạng khó kiểm soát, quản lý khi quy mô công ty đang ngày càng mở rộng, khối lượng công việc gia tăng Về lâu dài sẽ gây nên tình trạng chậm trễ trong quản lý, điều phối hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ các đơn hàng xuất khẩu.

3.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế

- Dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển chịu ảnh hưởng rất lớn từ các yếu tố bên ngoài, đặc biệt là tình hình thời tiết tại các vùng biển Các biến động thời tiết như thiên tai, mưa, bão có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho hàng hóa hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế Ví dụ hàng nông sản mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn Vì vậy, thời tiết xấu, mưa bão dễ gây tổn thất về hàng hóa, gây tốn kém thời gian và chi phí để có thể tiến hành giao hàng

- Do bối cảnh kinh tế thế giới phức tạp qua các năm không thuận lợi cho thương mại quốc tế Giai đoạn 2020- 2023, kinh tế thế giới chứng kiến những biến động nhanh, phức tạp, đa chiều và khó đoán định từ xung đột thương mại Mỹ- Trung, chiến tranh Nga- Ukraine, biến động về quan hệ kinh tế - chính trị giữa các nền kinh tế lớn và đặc biệt là ảnh hưởng tiêu cực của dịch Covid-19 nguyên nhân chính khiến chi phí vận chuyển container tăng kể từ năm 2020 Các công ty vận tải biển thực hiện cắt giảm công suất trên quy mô lớn, tình trạng tắc nghẽn cảng diễn ra nghiêm trọng, mất cân bằng thương mại gia tăng, tình trạng thiếu container rỗng và một số cảng lớn đóng cửa một phần Những biến động, khó khăn đó đã khiến các nước có xu hướng sử dụng sản phẩm nội địa thay cho sản phẩm nhập khẩu khi thực hiện biện pháp đóng cửa biên giới để phòng chống dịch bệnh.

- Hạ tầng cơ sở phục vụ cho hoạt động cung cấp dịch vụ logistics, đặc biệt là dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Việt Nam bố trí chưa hợp lý, thiếu tính đồng bộ Chất lượng hệ thống giao thông còn chưa đáp ứng hết nhu cầu vận tải Hệ thống cầu cảng còn nhỏ hẹp, dễ bị ùn tắc hàng Hiện nay, Việt Nam chỉ có một số cảng nước sâu như cảng Cái Mép- Thị Vải (Bà Rịa- Vũng Tàu), cảng Lạch Huyện (Hải Phòng) mới đủ khả năng tiếp nhận các tàu lớn có trọng tải từ 100- 200 nghìn tấn trở lên Hầu hết cảng biển chưa được lắp đặt, trang bị các thiết bị, phương tiện xếp dỡ container hiện đại, nhân viên cảng biển còn thiếu kinh nghiệm trong điều hành xếp dỡ container.

- Những “ông lớn” trong ngành giao nhận tại Việt Nam là những đối thủ cạnh tranh trực tiếp với công ty như Cargotrans, Vinalogistics, Transimex, Những công ty này đều là những công ty có kinh nghiệm lâu năm và với lợi thế có nguồn vốn lớn, nhiều chi nhánh trên cả nước, có những quy trình giao hàng xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, xây dựng sự tin tưởng và thương hiệu với khách hàng Đây là một áp lực rất lớn đối với những công ty có quy mô nhỏ như VNLOGS.

Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK VNLOGS

Theo Tổng cục thống kê, có 172.600 doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường, đáng chú ý trong quý 1/2023 số doanh nghiệp đóng cửa vượt số doanh nghiệp đăng ký mới lên đến 60.241 doanh, tăng 17,4% so với cùng kỳ năm 2022 Trong đó, phần lớn là các doanh nghiệp lựa chọn hình thức tạm ngừng kinh doanh trong ngắn hạn (chiếm 71,1%) Trước tình hình đó khiến thị trường xuất nhập khẩu ngày càng mang tính cạnh tranh hơn, các doanh nghiệp phải cố gắng hoàn thiện quy trình giao hàng hơn nên họ không ngừng hoạt động tranh giành, đấu tranh nhằm làm cho đối thủ của mình thụt lùi Trong thời gian tới, nhằm thúc đẩy hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, VNLOGS cần chú trọng triển khai một số giải pháp sau:

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện khâu nắm bắt thông tin hàng hóa và phương tiện vận tải Để hạn chế việc xảy ra các sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả cung cấp dịch vụ của công ty, trong công tác lập kế hoạch giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển, công ty cần hoàn thiện thêm một số nội dung:

Công ty cần phối hợp tốt hơn với người nhận hàng, đại lý để nắm bắt tình hình cụ thể của phương tiện vận tải Theo đó, nhân viên của bộ phận kinh doanh phải chủ động trong việc liên hệ với đại lý nước ngoài để cập nhật thông tin, đồng thời cung cấp kịp thời những thông tin này cho nhân viên bộ phận vận hành Bên cạnh đó, nhân viên vận hành cũng phối kết hợp với nhân viên bộ phận dịch vụ khách hàng để thường xuyên theo dõi diễn biến, cập nhật thông tin về lịch tàu để có thông tin sớm nhất, đảm bảo thời gian nhận hàng phù hợp và phản ứng nhanh khi cần thiết

4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan

- Đối với công tác chuẩn bị chứng từ:

Là khâu đầu tiên cần được quan tâm và chú trọng nhất bởi nếu sai sót trong khâu này thì các khâu còn lại sẽ không thể thực hiện được Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ giao nhận hàng hóa, kiểm hàng, chứng từ vận tải nếu chỉ cần thiếu sót bất kì một loại chứng từ cần thiết của hàng hóa thì coi như bộ hồ sơ đỏ không hoàn chỉnh Do đó để quá trình nhận hàng được diễn ra thông suốt công ty Cổ phần XNK VNLOGS cần chú trọng và làm tốt khâu nảy và đưa ra một số giải pháp như:

Thứ nhất, nhân viên phòng nghiệp vụ phải thường xuyên cập nhật, theo dõi những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp thuế, danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu, Đối với khâu tính thuế, nhân viên chứng từ khi áp mã thuế cho hàng hóa cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các danh mục hàng hóa để áp dụng đúng với biểu thuế Trong trường hợp hàng hóa khó xác định mã thuế hay gặp phải một số vấn đề khác, trưởng phòng chứng từ cần nhanh chóng đưa ra phương hướng xử lý, hỗ trợ nhân viên cấp dưới với các tình huống này

Thứ hai, ngoài phòng nghiệp vụ, thì phòng kinh doanh cũng nên chủ động cung cấp thông tin cho người nhập khẩu để chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ, Đặc biệt, với những hàng hóa cần phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành, nhân viên kinh doanh cần lưu ý với khách hàng để hoàn thiện những chứng từ này để đảm bảo tiến độ làm hàng

Thứ ba, yêu cầu các bộ phận đều phải kiểm tra kỹ lại bộ chứng tử trước khi thực hiện nghiệp vụ của mình Làm như vậy sẽ tránh được những sai sót ở các bước tiếp theo

- Đối với công tác làm thủ tục hải quan:

Với khâu khai báo hải quan, nhân viên khai báo cẩn phải kiểm tra kỹ chứng tử trước khi khai báo, lên tờ khai nháp và kiểm tra thật kỹ một lần nữa các thông tin đã khai báo xem có khớp với chứng từ hay không Kết hợp gửi tờ khai nháp cho khách kiểm tra trước khi khai báo, nếu có sai sót thì sửa chữa ngay, cho đến khi chính xác mới tiến hành khai chính thức tờ khai

Bên cạnh đó, nhân viên chứng từ cần phải cập nhật thường xuyên những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của Hải quan cho các mặt hàng nhập khẩu để kịp thời nắm bắt những thông tin cần thiết Công tác làm thủ tục hải quan nên để cho những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm làm việc để tránh những sai sót không đáng có

4.2.3 Giải pháp về công nghệ

Triển khai công nghệ và công nghệ thông tin tiên tiến VNLOGS cần phát triển các nguồn năng lượng mới và sử dụng phương tiện bảo vệ môi trường để thúc đẩy sự phát triển sạch và hiệu quả Thay đổi cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất với công nghệ số Tận dụng công nghệ để thay đổi cách vận hành, mô hình kinh doanh, cung cấp giá trị mới cho khách hàng cũng như tăng tốc các hoạt động kinh doanh

Cần định hướng thúc đẩy và phát triển công nghệ thông tin, trao đổi dữ liệu điện tử trong thương mại/ khai quan điện tử để tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin nhằm mang lại năng suất lao động cao, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tình trạng tiêu cực, gian lận trong thương mại, xuất nhập khẩu và hải quan Ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh dựa trên các tiện ích mà khách hàng cần như: công cụ theo dõi đơn hàng (Track and Trade), lịch tàu, e-booking, theo dõi chứng từ…Khả năng nhìn thấy và kiểm soát đơn hàng (Visibility) là yếu tố khách hàng quan tâm hàng đầu Đây là vấn đề hàng đầu nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay Để việc quản lý một cách có hệ thống thì công ty cần ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quy trình của mình, tiêu biểu như hệ thống quán trị doanh nghiệp tích hợp ERP (Enterprise Resoures Planning) Đây là hệ thống hoàn toàn tự động, nó giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý mọi hoạt động như quản trị nguồn nhân lực, quản lý tài chính nội bộ, quản lý bán hàng, tiếp thị sản phẩm, …

4.2.4 Giải pháp về nhân lực

Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty đã phải đưa ra những tiêu chí và quyền lợi cụ thể để thu hút và xây dựng được một đội ngũ nhân sự nhiệt tình, năng động có năng lực và trình độ Một số bộ phận hiện đang thiếu nhân sự trong khi khối lượng công việc không ngừng tăng lên, gây áp lực trong xử lý công việc Bởi vậy Bộ phận hành chính – nhân sự cần tuyển chọn nhiều hơn nữa nhân viên OPS có kinh nghiệm trong việc tư vấn hải quan và thủ tục xuất nhập khẩu từ đó giúp cho công ty mở rộng được quá tải dẫn tới dễ xảy ra sai sót trong quá trình cung ứng dịch vụ hỗ trợ cho nhân viên kinh doanh, từ đó giúp cho công ty đa dạng hóa được mặt hàng, tiếp cận nhiều tệp khách hàng tiềm năng ở các ngành nghề và sản phẩm xuất nhập khẩu khác nhau

Bên cạnh việc nâng cao kiến thức và kinh nghiệm cho nhân sự để có thể xử lý tốt công việc, công ty cũng cần phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý và khoa học Đối với những công việc yêu cầu người thực hiện phải có kiến thức nghiệp vụ chuyên sâu cũng như khả năng ứng biến tình huống một cách linh hoạt thì nên phân công cho các nhân viên có thâm niên trong nghề, nếu giao cho nhân sự mới thì cần phải có một nhân viên nhiều kinh nghiệm hỗ trợ và hướng dẫn nhân viên mới làm quen với công việc, đồng thời đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình làm việc với khách hàng và các bên liên quan, tránh gây ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ của công ty

4.2.5 Giải pháp về thị trường và khách hàng

VNLOGS đã có hơn 9 năm hình thành và phát triển, do đó có nhiều lợi thế hơn về kinh nghiệm, về tài chính, về tệp khách hàng trung thành so với các công ty khác cùng ngành Để có thể mở rộng thị trường sang các nước khác như Thái Lan, Mỹ… công ty cần tận dụng lợi thế về quy mô với các chi nhánh trên cả nước để quảng bá, tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng

Phát triển mở rộng các loại hình dịch vụ giúp công ty đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng, từ đó nâng cao thị phần, hạn chế được tính thời vụ trong đặc thù hoạt động Đối với phương thức giao xuất khẩu bằng đường biển, những dịch vụ mà VNLOGS đang cung cấp là vận chuyển giao nhận hàng rời, dịch vụ gửi hàng FCL, LCL Công ty cần chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng vì đây l loại hình dịch vụ mang lại lợi ích cho nhiều bên: người chuyên chở được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ; chủ hàng tiết kiệm được chi phí do không phải thuê nguyên một container; người giao nhận thu được nhiều doanh thu do cước hàng lẻ thường lớn hơn cước hàng nguyên VNLOGS cũng nên tập trung phát triển dịch vụ vận tải đa phương thức lấy chặng đường biển làm chủ đạo để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng

4.2.6 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ

Một số kiến nghị với nhà nước và cơ quan chức năng để hoàn thiện quy trình

Để hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn, bên cạnh sự nỗ lực từ phía doanh nghiệp trong việc đa dạng hóa sản phẩm, tìm kiếm thị trường mới, nâng cao năng lực quản trị …về phía Nhà nước, Chính phủ, Bộ ngành cần mở rộng hoặc nâng tần suất gặp gỡ, đối thoại nhiều hơn với doanh nghiệp để kịp thời hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn vướng mắc, từ đó đề ra những giải pháp khắc phục, góp phần nâng cao giá trị sản xuất trong thời gian tới

Chính phủ cần xây dựng các chiến lược phát triển logistics, trong đó chú trọng định hướng phát triển logistics xanh và các giải pháp thân thiện với môi trường Cần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, thúc đẩy việc áp dụng công nghệ thông tin,

Nhà nước cần bổ sung, điều chỉnh hệ thống pháp luật, văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ, minh bạch hơn để đảm bảo quyền lợi, lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp đang hoạt động

Tập trung hoàn thiện cơ chế, chính sách liên quan đến lĩnh vực logistics đảm bảo tính ổn định, đồng bộ; sửa đổi, bổ sung với các văn bản luật cũ không còn phù hợp, đồng thời, đẩy mạnh cải cách hành chính, cắt bỏ hoặc đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Cần tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý đồng bộ cho hoạt động giao nhận hàng hóa, tránh chồng chéo giữa các cơ quan Bộ, ngành.

Khi có sự thay đổi về chính sách thuế, Nhà nước cần phải dự tính đến thời gian để các doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh của mình Đồng thời, ban hành các văn bản hướng dẫn các Luật một cách cụ thể, chi tiết trên trang web để doanh nghiệp thuận tiện trong việc nghiên cứu và ứng dụng Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, cấp chứng chỉ cho học viên

Bên cạnh đó, nhà nước cũng cần đẩy mạnh đầu tư, xây dựng và nâng cấp cơ sở hạ tầng giao thông tại Việt Nam Trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thì vấn đề phát triển cảng biển cần được đặc biệt quan tâm hỗ trợ bởi đây chính là đầu mối giao thông quan trọng nhất của một nước Cảng biển nước ta còn nhiều bất cập, ví dụ như chưa có cảng chuyên dụng đối với tàu container trong khi xu hướng vận chuyển đường biển bằng container đang phát triển rất mạnh mẽ trong những năm gần đây; nước ta hầu hết đều là cảng nhỏ với tiêu chuẩn kỹ thuật lạc hậu, đồng thời cũng thiếu tính kết nối giữa các cảng biển với mạng lưới giao thông khác Trang thiết bị bốc xếp dỡ hàng hóa cũng khá cũ và lạc hậu, nhiều thiết bị được đầu tư từ khi còn là cảng tổng hợp do vậy không còn phù hợp với việc bốc xếp hàng hóa hiện tại Vì vậy cần tập trung xây dựng và phát triển hệ thống cảng biển cho hợp lý, đầu tư có trọng tâm để biến một số cảng trở thành đầu mối vận tải quan trọng, cùng với đó là cải tiến mô hình quản lý cảng biển, ứng dụng khoa học công nghệ để phát triển hệ thống cảng biển Việt Nam hiện đại với đầy đủ hạ tầng phụ trợ nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh

4.3.2 Đối với cơ quan chức năng, bộ ngành liên quan

Cơ quan hải quan cần đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo hướng chuyên môn hóa, hiện đại hóa trong công tác hải quan để tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận nói chung và dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng Bởi vì hiện nay các khâu làm thủ tục hải quan khá rườm rà, mất nhiều thời gian làm ảnh hưởng đến tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp

Công khai mọi thủ tục hải quan để doanh nghiệp biết và làm đúng, đồng thời có cơ sở giám sát, điều tra việc làm của nhân viên hải quan Công chức hải quan phải hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai cho doanh nghiệp, từng trường hợp mà xử lý từ cảnh báo đến phạt hành chính để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp kinh doanh và thực hiện mua bán đúng pháp luật Khi được phân bổ nhiệm vụ, công chức hải quan cần làm việc nhanh chóng để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp xuất hàng, nhận hàng trong thời gian ngắn nhất tránh để lưu kho lưu bãi làm tốn thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Ngoài ra, lực lượng hải quan cần tăng cường hợp tác quốc tế với các cơ quan hữu quan khác để trao đổi thông tin, phát hiện kịp thời những hành vi gian lận của cá nhân, doanh nghiệp và kịp thời ngăn chặn Bên cạnh đó, cần quy định thời gian tối đa cho việc làm thủ tục của một lô hàng xuất khẩu

Cơ quan hải quan cần có biện pháp xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực làm cản trở việc xuất nhập hàng của doanh nghiệp, kiên quyết chống hành vi tham ô, tham nhũng trong đội ngũ hải quan.