Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs

Chính vì thế, việc nghiên cứu quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty để từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này là vấn đề thực tiễn mang tính cấ Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu VnlogsHoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Vnlogs

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA

CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS

Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện:

Lớp: K56E1

Mã sinh viên: 20D130052

HÀ NỘI 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan rằng khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện quy trình giao

nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS” là công trình em đã nỗ lực nghiên cứu và xây dựng trong quá trình thực tập

tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS dưới sự hướng dẫn của Th.S Vũ Anh Tuấn

Mọi tài liệu và kết quả nghiên cứu được sử dụng trong bài khóa luận này hoàn toàn trung thực Các thông tin trích dẫn trong bài đều được ghi rõ nguồn gốc Việc nghiên cứu và phân tích dữ liệu hoàn toàn là thành quả của em

Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình!

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2024

Sinh viên thực hiện

Tuyết

Nguyễn Thị Ánh Tuyết

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành bài khóa luận này, bên cạnh sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, em còn nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ rất nhiều từ phía nhà trường, quý thầy cô cũng như các anh chị đồng nghiệp trông công ty

Trước tiên, em xin chân thành cảm ơn nhà trường, quý thầy cô giảng viên khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, những người đã truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho em qua những bài học bổ ích trên giảng đường Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Vũ Anh Tuấn - người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình cho em trong suốt thời gian qua để giúp em có hướng đi đúng đắn và hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp này

Bên cạnh đó, em vô cùng biết ơn ban lãnh đạo và các anh chị đồng nghiệp trong Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS đã tạo điều kiện và giúp đỡ nhiệt tình cho em thực tập tại Công ty cũng như hỗ trợ cho em những tài liệu và thông tin thực tế khi em nghiên cứu thực hiện khoá luận này

Do hạn chế về thời gian và kiến thức chuyên môn, bài khóa luận của em không thể tránh khỏi những sai sót nhất định, em rất mong có được những ý kiến đóng góp của thầy, cô để khóa luận này hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin chúc Quý Thầy Cô luôn thật nhiều sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ 1

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT ix

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Mục đích nghiên cứu 5

1.4 Đối tượng nghiên cứu 5

1.5 Phạm vi nghiên cứu 5

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 6

1.7 Kết cấu của khóa luận 7

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ 8

2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 8

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 8

2.1.2 Ưu, nhược điểm của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 9

2.1.3 Vai trò của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 10

2.2 Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 11

2.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải 12

2.2.2 Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải 12

2.2.4 Quyết toán chi phí 15

2.3.1 Vận đơn đường biển (Bill of Lading) 15

2.3.2 Thoả thuận lưu khoang (Booking note) 17

2.3.3 Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM – Verified Gross Mass) 18

2.3.5 Bản lược khai hàng hoá (Caro Manifest) 19

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển 20

2.4.1 Yếu tố bên ngoài 20

2.4.2 Yếu tố bên trong 22

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VNLOGS 25

3.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần XNK VNLOGS 25

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 25

3.2.1 Hoạt động kinh doanh chung của công ty 32

3.2.2 Hoạt động kinh doanh giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty 35

3.3 Phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK VNLOGS 39

3.3.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải 39

3.3.2 Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải 43

3.3.3 Lập và bàn giao bộ chứng từ vận tải 48

3.3.4 Quyết toán chi phí 51

3.4 Đánh giá thực trạng giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK VNLOGS 52

3.4.1 Thành tựu 52

3.4.2 Hạn chế 53

3.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế 55

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG

4.1 Định hướng phát triển hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng

đường biển của Công ty Cổ phần XNK VNLOGS 58

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải biển trong những năm tới 58

4.1.2 Định hướng phát triển của công ty trong những năm tới 60

4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK VNLOGS 63

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện khâu nắm bắt thông tin hàng hóa và phương tiện vận tải 63 4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan 63

4.2.3 Giải pháp về công nghệ 65

4.2.4 Giải pháp về nhân lực 65

4.2.5 Giải pháp về thị trường và khách hàng 66

4.2.6 Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ 66

4.3 Một số kiến nghị với nhà nước và cơ quan chức năng để hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần XNK VNLOGS 67

4.3.1 Đối với Nhà nước 67

4.3.2 Đối với cơ quan chức năng, bộ ngành liên quan 69

KẾT LUẬN 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Thông tin tổng quan về Công ty Cổ phần XNK VNLOGS 25 Bảng 3.2: Vai trò và trách nhiệm của các phòng ban của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS 27 Bảng 3.3: Cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS 29 Bảng 3.4: Cơ cấu vốn kinh doanh của công ty VNLOGS giai đoạn 2020- 2023 30 Bảng 3.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty VNLOGS giai đoạn 2020- 2023 32 Bảng 3.6: Cơ cấu dịch vụ kinh doanh giai đoạn 2020- 2023 của công ty VNLOGS 34 Bảng 3.7: Bảng doanh thu theo phương thức vận tải giai đoạn 2020- 2023 của công ty VNLOGS 35 Bảng 3.8: Tỷ trọng doanh thu thị trường giao hàng hóa xuất khẩu của VNLOGS 37 Bảng 3.9: Cơ cấu mặt hàng giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của VNLOGS38 Bảng 3.10: Một số quốc gia mà VNLOGS thường xuyên có lô hàng xuất khẩu 39 Bảng 3.11: Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu của VNLOGS giai đoạn 2020- 2023 41 Bảng 3.12: Phân luồng tờ khai hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của VNLOGS giai đoạn 2020- 2023 46

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giao hàng hóa hóa xuất khẩu bằng đường biển 12 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS 27 Hình 3.1: Cơ cấu giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của VNLOGS năm 2023 47

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG ANH

STT Từ viết tắt Nghĩa Tiếng Anh Nghĩa Tiếng Việt

1 B/L Bill of Lading Vận đơn đường biển 2

C/O Certificate of original Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

3 CFS Container freight Kho khai thác hàng lẻ

6 ETA Estimated Time of Arival Thời gian dự kiến tàu đến 7 ETD Estimated Time of Departure Thời gian dự kiến tàu khởi hành 8 EXW EX Works Giao hàng tại xưởng

9 FCL Full container load Hàng nguyên container 10 FTA Free Trade Area Hiệp định thương mại tự do 11 HBL House Bill of Lading Vận đơn nhà

12 HS Harmonized Commodity Description and Coding System

Hệ thống hài hoà mô tả và mã hoá hàng hoá

13 LCL Less than container load Hàng lẻ 14 MBL Master Bill of Ladin Vận đơn chủ

15 OPS Operations Nhân viên hiện trường 16 POL Pord of Lading Cảng bốc hàng

17 POD Pord of Discharge Cảng dỡ hàng

18 SI Shipping Instruction Hướng dẫn làm hàng 19

VGM Verified Gross Mass Xác nhận khối lượng toàn bộ container

20 WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại thế giới

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT STT Từ viết tắt Nghĩa Tiếng Việt

1 CNTT Công nghệ thông tin 2 HCNS Hành chính nhân sự 3 XNK Xuất nhập khẩu 4 PTVT Phương thức vận tải

HƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế mở cửa thị trưởng như hiện nay, các quốc gia không ngừng tăng cường hợp tác quốc tế, biểu hiện bằng việc tham gia các tổ chức kinh tế quốc tế, các hiệp định thương mại song phương và đa phương, Đến nay, Việt Nam đã có quan hệ hữu nghị hợp tác với 189 quốc gia, trong đó 17 nước đối tác chiến lược và 13 nước đối tác toàn diện; có quan hệ kinh tế với hơn 230 nền kinh tế, đã ký 15 hiệp định thương mại tự do (FTA), trong đó có các FTA thế hệ mới Điều này đã thúc đẩy, tạo điều kiện thuận lợi cho lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa phát triển thông qua các thỏa thuận dỡ bỏ hàng rào thuế quan và phi thuế quan Năm 2020, Việt Nam xuất siêu kỷ lục đạt mức 19,1 tỷ USD, cao nhất trong lịch sử Cán cân thương mại Việt Nam đã liên tiếp thặng dư trong 5 năm trở lại đây, xuất siêu năm sau luôn cao hơn năm trước Đây được coi là điểm sáng của kinh tế Việt Nam khi nền kinh tế toàn cầu chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực bởi dịch Covid-19 Vượt qua khó khăn trong quá trình phục hồi, xuất nhập khẩu Việt Nam năm 2022 tiếp tục đạt mốc kỷ lục 730 tỷ USD Qua đó, khẳng định xuất khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để phát triển đất nước, đóng vai trò quyết định trong tiến trình hội nhập với nền kinh tế thế giới của Việt Nam.

Bên cạnh đó, chúng ta cũng biết rằng hơn 80% khối lượng hàng hoá thương mại trên toàn cầu được vận chuyển bằng đường biển Vận tải biển đóng vai trò một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ logistics, đặc biệt đối với điều kiện của Việt Nam là một quốc gia có bờ biển dài, gần các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới Khối lượng và giá trị giao hàng hóa xuất khẩu qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế, kim ngạch buôn bán giữa Việt Nam và các nước ngày càng tăng cao Theo Tổng cục thống kê, năm 2022, tổng khối lượng hàng hóa thông qua cảng biển Việt Nam ước đạt 733,18 triệu tấn, tăng 4% so với năm 2021 Đi cùng với nhu cầu xuất nhập khẩu ngày càng cao, các công ty giao nhận cũng ngày càng phát triển mạnh mẽ về quy mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ đa dạng và phong phú Ngoài ra, theo Báo cáo logistics Việt Nam năm 2023 của Bộ Công Thương, hiện nay, Việt Nam hiện có khoảng 4.000 - 4.500 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và có đến hơn 30.000 công ty liên quan Trong đó, đa phần là các công ty vừa và nhỏ với thời gian hoạt động bình quân 5 năm.

Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS cũng là một trong những công ty tham gia vào lĩnh vực này với nhiều loại hình dịch vụ đa dạng, trong đó hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đang được quan tâm và chú trọng Trong quá trình thực tập tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS, được tham gia vào quy trình làm hàng trực tiếp, em nhận thấy rằng để hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu đạt được hiệu quả cao đòi hỏi doanh nghiệp cần có quy trình hoạt động logic, khoa học và hiệu quả Bởi một quy trình hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả sử dụng các nguồn lực, nắm bắt các cơ hội và đối phó nhanh nhạy với các thách thức từ sự thay đổi của môi trường kinh doanh Chính vì thế, việc nghiên cứu quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty để từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này là vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết.

Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS, em đã quyết

định chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường

biển tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

của mình.

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Có thể nói, giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một trong những hoạt động quan trọng trong ngành vận tải nói chung đã góp phần tạo nên sự thành công cho hoạt động thương mại quốc tế trên thế giới Do đó, hiện nay có không ít các đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển:

- Đề tài nghiên cứu “The factors affecting the sea transportation in the new

globalization era” (2018) Nghiên cứu đã chỉ ra 9 nhân tố chính ảnh hưởng tới vận tải

biển trong thời kỳ toàn cầu hóa, trong đó chiếm tỷ trọng ảnh hưởng nhiều nhất tới vận tải biển là nhân tố cách mạng công nghệ 4.0, tình hình chính trị và an ninh mạng Nghiên cứu đã phân tích rất chi tiết và tỉ mỉ ảnh hưởng của các nhân tố này tới vận tải biển và điểm mới đó là nghiên cứu chỉ áp dụng đối với hàng vận chuyển bằng container đường biển

- Tác giả Ngô Thu Hương (2016) “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu

bằng đường biển của Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam” - Khóa luận tốt

nghiệp - Đại học Thương Mại Đề tài phân tích các biện pháp nâng cao khả năng đáp

ứng của dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển, đưa ra những thành công và hạn chế của các biện pháp công ty áp dụng Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế tuy nhiên các hạn chế của công ty tác giả đưa ra chưa được thuyết phục, phần giải pháp và kiến nghị đưa ra nhiều giải pháp nhưng tính ứng dụng chưa cao.

- Tác giả Vũ Thị Quỳnh (2016) “Chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa

xuất nhập khẩu của công ty LD TNHH Nippon Việt Nam tại Hà Nội” - Luận văn Thạc

sĩ - Đại học Quốc gia Hà Nội Tác giả đã đưa ra một số nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể như sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về loại hình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, phân tích thực trạng và đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty LD TNHH Nippon Việt Nam giai đoạn 2012-2015.

- Tác giả Hoàng Trần Minh Anh (2019) “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu

tại chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại Hà Nội”- Khóa luận tốt nghiệp -

Đại học Thương Mại Đề tài đã đưa ra được những hạn chế trong hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình và nâng cao chất lượng dịch vụ công ty Tuy nhiên các giải pháp được cập nhật còn khá sơ sài và chưa sát với tình hình thực tế của công ty.

- Tác giả Phan Thị Thu Hằng (2021) “Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ

giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng phương thức vận tải đường biển của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Bắc Kỳ” - Khóa luận tốt nghiệp - Đại học Thương mại Trong nghiên

cứu này, tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu thu thập dữ liệu, phương pháp phân tích và xử lý số liệu, đề xuất các giải pháp như nâng cao chất lượng nhân sự, cơ sở vật chất trang thiết bị, công nghệ thông tin,

- Tác giả Dương Thị Hiền (2021) “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng

đường biển tại Công ty TNHH Thương mại quốc tế MOSIMEX” - Khóa luận tốt nghiệp

- Đại học Thương mại Đề tài đã trình bày hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, phân tích những khó khăn đang gặp phải trong công ty và kiến nghị giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị Tuy nhiên, bài nghiên cứu mới chỉ đưa ra giải pháp áp dụng với một thị trường trong khi mỗi thị trưởng mang các đặc điểm ảnh hưởng khác nhau đến quá trình giao hàng xuất khẩu

- Tác giả Bùi Thị Thúy Điệp (2021) “Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất

nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận chuyển ATM Global” - Khóa luận

tốt nghiệp - Đại học Thương mại Đề tài đã đi sâu vào phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển cũng như tình hình nguồn nhân lực, doanh thu của công ty từ đó đưa ra đánh giá về triển vọng đồng thời đề xuất giải pháp nhằm phát triển hơn nữa dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp cả về quy mô, thị trường và nhân lực và giải pháp cho cả cơ quan nhà nước Điểm mới của khóa luận nằm ở phần lý thuyết mục 2.3, khóa luận đã đưa ra thêm được các tiêu chí đánh giá sự phát triển của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển như ứng dụng khóa học công nghệ, chính sách đảm bảo hàng hóa, doanh thu và lợi nhuận Tuy nhiên, điểm hạn chế của khóa luận là giải pháp đưa ra của đề tài rất cụ thể, chi tiết song khả năng áp dụng vào thực tiễn chưa thực sự cao

Các đề tài nghiên cứu trên đã góp phần hoàn thiện hệ thống lý luận về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu nói chung và quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển nói riêng; đưa ra một số định hướng phát triển cho hoạt động giao nhận tại công ty; các đề xuất, kiến nghị đối với các công ty cũng như Nhà nước để quản trị tốt quy trình này Tuy nhiên sau những thay đổi của tình hình xuất nhập khẩu hiện nay đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế đang dần hồi phục sau đại dịch Covid-19, mọi hoạt động đều thay đổi một cách hoàn toàn không lường trước được, đã khiến hoạt động xuất nhập khẩu cũng như giao hàng hóa gặp khó khăn, do đó những phân tích không còn phù hợp với hiện tại của ngành Ngoài ra ở mỗi đề tài nghiên cứu đưa ra những đối tượng khác nhau và mỗi doanh nghiệp lại mang những đặc điểm và môi trường ảnh hưởng riêng biệt Do đó, khó có thể áp dụng những giải pháp từ những nghiên cứu trên vào Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS để hiệu quả tối đa quy trình

giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Vì vậy việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện

quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS” là sự cần thiết và cấp bách.

Đề tài nghiên cứu tập trung phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển qua việc quan sát thực tế hoạt động của công ty trong giai đoạn 2020 - 2023 Không chỉ đưa ra những thành tựu VNLOGS đã đạt được, đề tài cũng phản ánh những tồn tại trong công tác thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty, từ đó đưa ra những nguyên nhân của những tồn tại này Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại của công ty đồng thời đưa ra các kiến nghị

với Nhà nước nhằm hoàn thiện hơn công tác quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu tại công ty.

1.3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:

- Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết cơ bản về giao nhận, quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.

- Tìm hiểu chung về Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS và phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

- Đánh giá những điểm mạnh cũng như những điểm hạn chế cần khắc phục trong quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

- Đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh cho công ty.

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

- Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc tiếp xúc trực tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty đánh giá về chất lượng hoạt động cung cấp dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại phòng kinh doanh và nghiệp vụ tại công ty Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

- Quan sát hoạt động, kinh doanh thường ngày ở doanh nghiệp, cách thức luân chuyển thông tin, cách thức tiếp cận và làm việc với khách hàng.

- Tham gia họp và thảo luận trực tiếp với các cán bộ trưởng phòng phụ trách các phòng ban có liên quan đến quy trình giao nhận như trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng nghiệp vụ, trưởng phòng vận hành

1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Nguồn dữ liệu này được thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:

- Dữ liệu tại thư viện của trường Đại học Thương mại, gồm: các bài giảng nghiệp vụ hải quan, các giáo trình tài liệu và các bài luận văn nghiên cứu các chuyên đề về giao nhận vận tải.

- Nguồn dữ liệu từ nội bộ Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS như: các báo cáo tài chính; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo của phòng nghiệp vụ trong giai đoạn từ 2020 – 2023.

- Dữ liệu thu thập thông qua việc tìm kiếm trên internet: gồm các website, tạp chí về vận tải đường biển, xuất khẩu hàng hóa, quy định thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu; các văn bản luật và nghị định được Quốc Hội, Chính phủ ban hành,

1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

1.6.2.1 Phương pháp thống kê

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển thông qua các dữ liệu được thu nhập từ nội bộ của công ty từ năm 2020 - 2023, và khi thực tế làm việc tại công ty.

1.6.2.2 Phương pháp phân tích

Phân tích các số liệu, thông tin từ những tài liệu nội bộ của công ty để nghiên cứu, so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các số liệu thống kê Dựa trên cơ sở đó để đánh giá thực trạng quản trị rủi ro trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

1.6.2.3 Phương pháp so sánh

Lập các bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, từ đó so sánh để chỉ ra sự khác nhau, tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận cụ

thể qua các năm Trên cơ sở so sánh, đối chiếu với các chỉ tiêu đã đặt ra để đánh giá các mặt mạnh, yếu, hiệu quả và không hiệu quả để tìm ra biện pháp hoàn thiện công tác quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

1.6.2.4 Phương pháp tổng hợp

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS Dựa trên đó, đưa ra các đề xuất, các biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty.

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài các phần như: lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận bao gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

Chương 3: Thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu VNLOGS.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN

CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ

2.1 Khái quát về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Trong thương mại quốc tế, người bán và người mua thường ở cách xa nhau Việc di chuyển hàng hóa do người vận chuyển đảm nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hóa được vận chuyển từ nước người bán sang nước người mua Để cho quá trình này được diễn ra, tức là hàng hóa đến được với người mua, thì cần thực hiện hàng loạt các công việc khác liên quan đến việc vận chuyển như đưa hàng ra cảng làm thủ tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến Tất cả những công việc này được gọi chung là nghiệp vụ giao nhận – Forwarding Có thể hiểu, giao nhận là một hoạt động kinh tế rất rộng liên quan tới hầu hết các công việc trong quá trình đưa hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận nhanh chóng và hiệu quả nhất Có nhiều khái niệm khác nhau về dịch vụ giao nhận:

Theo quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận vận tải của Liên đoàn các Hiệp hội giao

nhận vận tải quốc tế (FIATA): “Giao nhận vận tải là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan

đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa".

Theo luật thương mại 1997: “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó

người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải, hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác.”

Người giao nhận hay người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder/ Forwarder) có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công nviệc giao hàng của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao hàng), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao hàng chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao hàng Giao nhận hàng hoá trong ngoại

thương cũng có nhiều hình thức phân theo khu vực hay tuyến Vì vậy, những người kinh doanh dịch vụ giao nhận thường thiết kế các sản phẩm dịch vụ của mình theo các tuyến và khu vực vận chuyển Việc hình thành thị trường dịch vụ giao nhận hàng hoá và các công ty kinh doanh và môi giới giao nhận vận tải sẽ tạo ra các cấp đại lý vận tải và thị trường dịch vụ giao nhận

Như vậy, có thể hiểu dịch vụ giao hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa bằng đường biển từ trong nước xuất khẩu ra nước ngoài, trong đó người giao hàng ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ Người giao hàng có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

2.1.2 Ưu, nhược điểm của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.1.2.1 Ưu điểm

- Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có năng lực chuyên chở lớn Các công cụ vận tải biển có thể vận chuyển được khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh, quãng đường vận chuyển dài Nhờ sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, trọng tải tàu biển rất lớn và có xu hướng tăng lên với trọng tải trung bình hiện nay từ 15.000 - 20.000 DWT đối với tàu kinh doanh theo hình thức tàu chợ, đối với tàu chở hàng khô và tàu chở dầu, trọng tải trung bình lớn hơn nhiều (30.000 - 40.000 DWT đối với tàu chở hàng khô, 50.000 - 70.000 DWT đối với tàu chở dầu) Đặc biệt, trên thế giới đã xuất hiện những tàu chở dầu cực lớn trọng tải trên 500.000 DWT.

- Dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có giá thành vận chuyển thấp hơn nhiều so với các phương thức vận chuyển khác Nguyên nhân là do trọng tải tàu biển lớn, cự ly chuyên chở trung bình dài, năng suất lao động cao

- Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thông tự nhiên Do đó, người ta không đòi hỏi phải đầu tư nhiều vốn, nguyên vật liệu, sức lao động để xây dựng và bảo quản các tuyến vận tải trên biển, trừ việc đầu tư xây dựng các hải cảng và kênh đào quốc tế Đây là một nguyên nhân làm cho giá thành vận tải đường biển thấp hơn các phương thức vận chuyển khác.

2.1.2.2 Nhược điểm

- Tốc độ vận chuyển của tàu biển còn thấp Quá trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển mất nhiều thời gian hơn so với các phương thức vận chuyển khác.

- Tốc độ của một tàu chở hàng bình thường là 16 - 20 hải lý/giờ (tương đương 30 - 40 km/h), trong khi đó, tốc độ thông thường của những chiếc máy bay thương mại là 890 - 945 km/h

- Vận tải biển còn chịu nhiều tác động từ điều kiện tự nhiên như sóng thần, lũ lụt, mưa, bão vì quãng đường di chuyển dài lại qua nhiều vùng khí hậu rất khác nhau Các yếu tố này cũng không diễn ra theo đúng một quy luật nào nên rất khó kiểm soát Ngày nay, tuy khoa học kỹ thuật càng ngày càng phát triển, có thể dự báo trước về thời tiết nhưng rủi ro vẫn có khả năng xảy ra

- Trong quá trình vận chuyển đôi khi những rủi ro, trục trặc về kỹ thuật vì sai xót trong thiết kế chế tạo, bảo dưỡng tàu Các tàu biển hoạt động tương đối độc lập giữa vùng không gian rộng lớn nên nếu sự cố xảy ra, có thể việc cứu hộ, cứu nạn rất khó khăn Mặt khác thị trường hàng hải thường khá lớn và nhất là hiện nay số lượng tàu đưa vào khai thác càng ngày càng nhiều, trọng tải tàu ngày càng lớn và giá trị hàng hóa tăng cao nên việc xảy ra tổn thất, rủi ro là rất khó nói trước

2.1.3 Vai trò của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Theo nghiên cứu, thì vận tải đường biển là giải pháp vận chuyển hàng hóa xuyên quốc gia hữu hiệu nhất hiện nay Giúp cho các quốc giá dễ dàng kết nối với nhau trong việc trao đổi hàng hóa cũng như vận chuyển hàng hóa nội địa Đứng trước xu thế toàn cầu hóa hiện nay, ngành vận tải biển đã dần trở thành một trong những phương thức hữu hiệu để thực hiện việc luân chuyển hàng hóa giữa các quốc gia với nhau Bởi thế cho nên đây được xem như loại hình vận tải có nhiều đóng góp quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế quốc tế

Ở tại Việt Nam, dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển có thể coi là một trong những ngành “chủ lực” Xuất hiện từ khá sớm, vận tải biển đã dần trở thành yếu tố chủ chốt trong tăng trường kinh tế của nước ta Đặc biệt, cùng với số lượng lớn tàu hàng siêu tải trọng, vai trò của vận tải biển trong phát triển kinh tế là hoàn toàn không

thể phủ nhận

2.1.3.1 Đối với nền kinh tế quốc gia

Giao hàng hóa xuất nhập bằng đường biển phát triển góp phần làm thay đổi cơ cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế Hàng hóa của các quốc gia được vận chuyển đến nhiều thị trường khác nhau trên thế giới, đáp ứng nhu cầu của con người và góp phần đa dạng nguồn hàng, mặt hàng trong buôn bán quốc tế Có thể

nói, hình thức vận tải biển này chính là nền tảng để thúc đẩy phát triển sản xuất của nhiều ngành kinh tế Cũng từ đó đã góp phần tạo mọi điều kiện hình thành và phát triển cho nhiều ngành công nghiệp quốc gia

Hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu còn đóng góp tích cực vào thành tựu tăng trưởng, phát triển kinh tế xã hội Tỉ trọng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng góp vào GDP tăng dần theo từng năm, bổ sung nguồn vốn quan trọng cho nền kinh tế

Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là ngành nghề dịch vụ thương mại liên quan mật thiết và tác động tới hoạt động ngoại thương và kinh tế đối ngoại khi giúp thúc đẩy quan hệ ngoại giao, giao lưu, hợp tác kinh tế với các nước trên thế giới.

2.1.3.2 Đối với doanh nghiệp

Đường biển đã mở ra thị trường buôn bán, trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia trên thế giới một cách thuận lợi Không những buôn bán trong nước, giờ đây doanh nghiệp có thể vươn ra hoạt động ở quy mô nước ngoài Do đó, các nhà sản xuất muốn chiếm lĩnh và mở rộng thị trường cho sản phẩm của mình phải cần sự hỗ trợ của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Nó có tác dụng như cầu nối trong vận chuyển hàng hóa trên tuyến đường biển đến các nước nhập khẩu theo đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đặt ra Nhờ vậy giúp doanh nghiệp tăng doanh thu và khai thác các thị trường mới một cách nhanh chóng

Không những vậy, việc phát triển dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển còn tăng uy tín và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế Khi các sản phẩm của một doanh nghiệp đủ điều kiện để được vận chuyển xuất khẩu đến các quốc gia trên thế giới, điều này chứng tỏ chất lượng sản phẩm của họ tốt và có uy tín trên thị trường.

Ngoài ra, dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu phát triển còn góp phần tạo ra nhiều việc làm cho công nhân viên giúp tạo thu nhập cải thiện chất lượng đời sống

2.2 Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một nghiệp vụ, nội dung quan trọng trong dịch vụ giao nhận nói chung và dịch vụ giao hàng xuất khẩu nói riêng Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một trình tự các bước tổ chức, thực hiện giao hàng hóa giữa địa điểm bốc hàng và địa điểm dỡ hàng, trong đó bao gồm các

công việc như nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải; giao hàng hóa tại địa điểm quy định; lập và bàn giao chứng từ vận tải; quyết toán chi phí

Các bước của quy trình này có mối quan hệ mật thiết với nhau và được tiến hành theo sơ đồ dưới đây:

Hình 2.1: Sơ đồ quy trình giao hàng hóa hóa xuất khẩu bằng đường biển

(Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế - Trường Đại học Thương Mại)2.2.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải

- Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng: + Tiến độ sản xuất/thu mua hàng hóa; công tác bao gói và kẻ mã ký hiệu hàng hóa.

+ Tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan Những chứng từ do chủ hàng xuất khẩu tự mình phát hành hoặc nằm trong sự kiểm soát của mình.

- Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến phương tiện vận tải:

+ Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi gì không.

+ Trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ hoặc hãng hàng không, người giao nhận thực hiện như hướng dẫn ở phần “Tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế”.

2.2.2 Làm thủ tục hải quan và giao hàng cho người vận tải

Người giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc:

- Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định Địa điểm này có thể là kho của người bán hoặc địa điểm có thể là ga, càng xuất khẩu.

- Khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan).

- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp.

- Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế

- Với mỗi hình thức gửi hàng khác nhau sẽ có quy trình giao hàng khác nhau:

Hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL): là những lô hàng có khối

lượng hàng hóa lớn và đồng nhất chứa đầy một hoặc nhiều container Trong phương thức này, người chuyên chở nhận nguyên container từ người gửi hàng ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận hàng ở nơi đến Người chuyên chở, quản lý, chăm sóc, hỗ trợ gửi hàng hóa trong container từ khi nhận container tại bãi cho đến khi tới người nhận, hỗ trợ xếp dỡ hàng từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở đến cảng đích, giao nhận hàng cho người nhận kèm theo vận đơn hợp lệ, chịu mọi chi phí trong quá trình chuyên chở

Người gửi hàng sẽ có trách nhiệm đóng hàng, thuê đơn vị vận chuyển container về kho hoặc nơi lấy hàng, đóng hàng và xếp hàng vào container, vận chuyển giao nhận cho bên vận tải hàng và nhận vận đơn do người chuyên chở cung cấp Đồng thời, người gửi sẽ phải chi trả các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng container tới người nhận.

Người nhận hàng sẽ thực hiện thủ tục vận đơn theo đúng quy định để nhận hàng tại bãi, sắp xếp vận chuyển hàng về kho bãi của mình và trả container rỗng về cho bên phía chuyên chở, thực hiện việc giao nhận hàng hóa theo đúng vận đơn.

Hàng đóng chung container, gửi hàng lẻ (LCL): là những lô hàng đóng chung

trong một container mà người gom hàng phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào hoặc ra container Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một container, có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ Trong phương thức này, người gửi hàng có trách nhiệm sắp xếp, vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới địa điểm giao nhận tại trạm đóng container gom hàng và tự chịu chi phí vận chuyển Người giao nhận nhận lẻ hàng hóa từ nhiều chủ hàng và giao lẻ hàng hóa cho nhiều chủ hàng, đồng thời phải có trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng Người chuyên chở có trách nhiệm vận chuyển hàng lẻ, thường là các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc các hãng tàu sẽ đảm nhiệm trả hàng và giao hàng lẻ trực tiếp cho người nhận hàng theo vận đơn đã ký kết với người gửi.

Hàng rời: có thể được hiểu là hàng chở xô, thông thường sẽ không được đóng

thùng, đóng bao hay đóng gói Đối với hàng hóa loại này sẽ được trực tiếp chứa thông qua các khoang tàu thủy Chủ hàng tự mình hoặc ủy quyền cho người khác giao kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với người giao nhận Người giao nhận có thể tự mình vận chuyển hoặc ủy quyền cho người khác, mặc dù vậy nhưng họ phải có nghĩa vụ mẫn cán để trước và khi bắt đầu chuyến đi, tàu biển có đủ khả năng đi biển, có đủ các điều kiện nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa phù hợp với tính chất của hàng hóa Khi người giao nhận ủy quyền cho bên thứ ba (người vận chuyển thực tế) là người được người vận chuyển ủy thác thực hiện toàn bộ hoặc một phần việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

2.2.3 Lập và bàn giao bộ chứng từ vận tải

- Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng Thông thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify (nếu có), Package number, Description of goods, Mark and No (nếu có), Freight, yêu cầu đặc biệt khác nếu có.

- Sau đó người giao nhận gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi hãng tàu/colader hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL Hàng hóa gửi bằng container thì người vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL) và người giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HBL).

- Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính và hóa đơn (debit note) cho khách hàng, gửi pre-alert cho đại lý của mình ở nước ngoài Thông tin trên pre-alert gồm Shipper (tên công ty gửi hàng), Consignee (tên công ty nhận hàng), mã cảng đi (POL), mã cảng đến (POD), thời gian đi thực tế, thời gian đến dự kiến, số vận đơn M/HBL, điều kiện giao hàng, chi tiết về hàng hóa (số container và trọng lượng với hàng FCL, số GW và Volume của hàng LCL).

- Trường hợp gửi hàng rời bằng tàu chuyến, người giao nhận và chủ hàng liên hệ hãng tàu để đổi Biên lai thuyền phó lấy B/L có xác nhận “Clean on board” B/L này được xem như hợp đồng vận chuyển.

- Trường hợp vận chuyển hàng hóa bằng container theo hình thức FCL hoặc LCL, người vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL), và người giao nhận sẽ phát hành vận đơn thứ cấp (HBL).

2.2.4 Quyết toán chi phí

2.2.4.1 Người giao nhận quyết toán chi phí với nhà cung cấp

Người giao nhận yêu cầu nhà cung cấp (hãng tàu, air co-loader) gửi Debit note để kiểm tra và xác nhận Người giao nhận cung cấp thông tin viết hóa đơn để nhà cung cấp phát hành hóa đơn Trên cơ sở debit note và hóa đơn, người giao nhận thanh toán cho nhà cung cấp Người giao nhận cũng thanh toán phí hoa hồng cho đại lý của mình ở nước ngoài.

Việc thanh toán của người giao nhận với các nhà cung cấp hoặc đại lý có thể diễn cho từng lô hàng hoặc thanh toán vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê những lô hàng trong tháng.

2.2.4.2 Người giao nhận quyết toán chi phí với khách hàng

Sau khi giao nhận hàng hóa xuất khẩu, người giao nhận phát hành Debit note và hóa đơn cho khách hàng và theo dõi thanh toán Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho người giao nhận như tiền công thực hiện các công việc giao nhận, khai báo, thông quan hàng hóa Chi phí này có thể là các khoản mà người giao nhận thay mặt chủ hàng trả trước cho bên thứ ba như:

- Phí vận chuyển nội địa đưa hàng hóa ra đến ga, cảng xuất khẩu.

- Phí xử lý hàng hóa tại ga, cảng bao gồm việc cân, đo hàng, vận chuyển hàng xung quanh khu vực kho hàng và đưa hàng lên phương tiện vận tải

- Phí lưu kho (nếu có)

- Phí xử lý những lô hàng đặc biệt (nếu có)

- Chi phí khác như chi phí xin cấp các loại giấy phép, chứng nhận

Để thu tiền, sau khi cung cấp dịch vụ, người giao nhận lập Debit note gửi cho chủ hàng, liệt kê các loại chi phí mà khách hàng cần trả Người giao nhận trả lại tờ khai gốc cho khách hàng khi khách hàng đã hoàn thành các nghĩa vụ cam kết trong hợp đồng.

2.3 Các chứng từ cần thiết trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.3.1 Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

2.3.1.1 Khái niệm

Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading/ Marine Bill of Lading hay viết tắt là

người chuyên chở (Carrier) hoặc đại lý của người chuyên chở (As only Agent) cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu (shipped on board) hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp (received for shipment)

2.3.1.2 Chức năng

- Vận đơn là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết và chỉ rõ nội dung của hợp đồng đó Với chức năng này, nó xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ hàng, mà trong đó, đặc biệt là quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người nhận hàng

- Vận đơn là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào xuất trình trước tiên vận đơn đường biển hợp lệ mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng

- Vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trên vận đơn Với chức năng này, vận đơn là một loại giấy tờ có giá trị, được dùng để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng Đây cũng là chức năng quan trọng nhất của vận đơn đường biển

- Bên được thông báo: Ghi tương tự như mục người nhận hàng

- Tên tàu: Mỗi loại tàu chở hàng trên biển sẽ có tên riêng, mã hiệu của mỗi chuyến đi và được thể hiện trên chứng từ này

- Cảng xếp hàng (Port of Loading): Tên và địa chỉ ở nơi bốc hàng lên

- Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Tên và địa chỉ nơi hạ hàng khỏi tàu

- Thông tin hàng hóa: Được thể hiện thông qua mã HS và tên chung của lô hàng

- Số kiện hàng, cách đóng gói: Thông tin ghi rõ về số lượng kiện hàng, số thùng hàng, số lượng container

- Số container, số chì: Ghi các con số gọi là mã container và chỉ số niêm phong để hỗ trợ cho việc xác nhận giao hàng, bốc dỡ hàng

- Thông tin về khối lượng, thể tích: Mỗi lô hàng sẽ có khối lượng và thể tích bị khác nhau cũng được thể hiện nhằm phục vụ cho công tác giao nhận, bốc dỡ hàng

- Thông tin cước phí: Các loại phí sẽ được thể hiện rõ số tiền, số phí một cách chung chung về hình thức đã trả hoặc phải thu Đôi khi còn có các thông tin liên quan đến việc thanh toán tại đâu

- Ngày tháng: Thể hiện ngày hàng được bốc lên tàu, chính thức giao cho đơn vị vận chuyển Ngoài ra còn có thông tin về thời gian cung cấp vận đơn, địa chỉ cấp

- Số vận đơn gốc: Thể hiện thông tin được phát hành bao nhiêu bản gốc và thông thường là 3 bản

- Phần chữ ký: Chữ ký của người vận tải, đại lý được ủy quyền phát hành

Mặt sau bao gồm:

Các khái niệm; Trách nhiệm của người chuyên chở; Miễn trách nhiệm của người chuyên chở; Quy định về xếp, dỡ, bảo quản hàng hóa; Cước phí và phụ phí; Điều khoản về chiến tranh, đình công, bạo động, nổi loạn dân sự; Điều khoản về chậm giao hàng; Điều khoản về tổn thất chung; Điều khoản về hai tàu đâm va nhau cùng có lỗi; Điều khoản tối cao

Phần mặt sau của vận đơn gồm các nội dung có liên quan tới chính sách vận chuyển do hãng tàu quy định Nếu người gửi hàng chấp nhận sử dụng dịch vụ của hãng tàu tức là đã công nhận các điều khoản đó, không có quyền sửa chữa hay bổ sung Mặc dù đây là những điều khoản do hãng tàu tự quy định nhưng chúng thường phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

2.3.2 Thoả thuận lưu khoang (Booking note)

2.3.2.1 Khái niệm

Booking Note là thỏa thuận lưu khoang, là chứng từ thể hiện việc chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu để vận chuyển hàng hóa Tùy theo điều kiện mua bán trong incoterm bên mua hoặc bên bán sẽ có trách nhiệm thuê tàu Thông thường, thì chủ hàng sẽ sử dụng các forwarder hoặc công ty logistics để tiến hành booking quá trình vận chuyển, hoặc cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu

Booking Note giúp xác định được hãng tàu nào phù hợp với giá cước hợp lý, rồi đặt book đủ sớm để có thể thu xếp đóng hàng và đưa lên tàu đúng kế hoạch

2.3.2.3 Nội dung

Nội dung khai báo Booking note bao gồm các thông tin sau: Số booking (Booking no,); Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no); Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA); Thông tin số lượng và chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, thông tin loại hàng hóa; Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có); Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (với hàng FCL); Địa điểm kho đóng hàng và thời hạn đóng hàng (với hàng LCL); Closing time, VGM cut-off-time, Shipping Instruction cut-off-time và Thông tin người liên hệ của hãng vận chuyển

2.3.3 Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM – Verified Gross Mass)

2.3.3.1 Khái niệm

VGM là phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (Gross Weight) của container hàng vận chuyển quốc tế VGM viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh: Verified Gross Mass Chứng từ này được quy định trong SOLAS - Công ước an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea Convention)

2.3.3.2 Chức năng

Nhằm cân bằng khối lượng trên tàu, giảm thiếu nhất có thể sự chênh lệch về khối lượng hàng hóa có thể dẫn tới mất cân bằng trong quá trình di chuyển Giúp cho nhân viên tàu có thể sắp xếp các khối container một cách hợp lý và an toàn nhất có thể, hạn chế được những tai nạn nghề nghiệp không đáng có

2.3.3.3 Nội dung

Nội dung khai báo VGM bao gồm các thông tin sau: Tên người gửi hàng, địa chỉ, số điện thoại; Thông số container: số container, loại container, khối lượng lớn nhất, xác nhận khối lượng lớn nhất Ngoài ra, còn có phần cam kết của chủ hãng chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu trên VGM

Sau khi khai báo những nội dung trên theo mẫu, chủ hàng ký đóng dấu và nộp cho hàng tàu (hoặc cảng theo chỉ định của hãng tàu) là xong nghiệp vụ liên quan

2.3.4 Hướng dẫn làm hàng (SI – Shippng Instruction)

2.3.4.1 Khái niệm

Shipping instruction – SI là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/ giao hàng của nhà xuất khẩu/ Shipper đến Công ty vận tải/ giao nhận Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng và hạn chế những sai sót trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading Thông thường SI thường được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển để họ làm Vận đơn (Chứng từ vận tải vô cùng quan trọng) Người ta cũng thường gọi SI là mẫu hướng dẫn giao hàng

2.3.4.2 Chức năng

Các công ty Forwarder/ Hãng tàu sẽ yêu cầu Shipper gửi SI để làm Bill of Lading bản nháp Sau đó, sẽ gửi bản nháp đó cho khách hàng check và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên bản Draft B/L đó

2.3.4.3 Nội dung

Nội dung khai báo SI bao gồm các thông tin sau: Số booking (Booking number); Tên nhà xuất khẩu (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee) và Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party); Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage); Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt); Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading); Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge); Nơi nhận hàng (Final destination); Số container (Container number); Số seal (Seal number); Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark); Mô tả hàng hóa (Cargo description); Số lượng hàng hóa (Quantity); Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement); Loại bill sử dụng (B/L type): HBL, MBL, Sea waybill or Surrender Bill… ; Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect); Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)

Thông thường, nếu mặt hàng trên SI có nhiều loại Bên phía shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm packing list để hỗ trợ cho việc khai báo thông tin cho phía hãng tàu/forwarder

2.3.5 Bản lược khai hàng hoá (Caro Manifest)

2.3.5.1 Khái niệm

Bản lược khai hàng hoá đối với phương tiện vận tải (Cargo manifest) là bản liệt kê tóm tắt hàng hóa đã xếp lên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau Do đại lý

- Làm căn cứ để lập biên bản kết toán hàng hoá giao nhận giữa tàu và cảng

- Bản lược khai hàng hoá phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng lên tàu, hoặc cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn đường biển Nhưng dù sao cũng phải xong trước khi tàu làm thủ tục rời cảng

2.3.5.3 Nội dung

Trong Manifest chứa các thông tin quan trọng như: Tên tàu, số chuyến (Vessel / Voyage No.); Cảng xếp / dỡ (Loading port / Discharge port); Hàng hóa (Commodity): Tên hàng, khối lượng, thể tích…; Người gửi hàng (Shipper); Người nhận (Consignee); Người được thông báo (Notify Party); Số vận đơn,

2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển

2.4.1 Yếu tố bên ngoài

- Môi trường chính trị - pháp luật: Về chính trị, trong những năm gần đây tình

hình bất ổn chính trị đang có nguy cơ gia tăng trên phạm vi thế giới Trong đó mối quan hệ giữa Việt Nam và các nước trên thế giới được cho là có ảnh hưởng khá lớn tới các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như doanh nghiệp giao nhận Kể từ khi gia nhập WTO, giao lưu kinh tế giữa Việt Nam và các nước không ngừng gia tăng đã làm cho ngành giao nhận có cơ hội phát triển Về luật pháp, hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu chịu tác động của Luật Thương mại Việt Nam, Luật hàng hải Việt Nam 2005, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam về giao nhận vận tải… Trong phạm vi quốc tế, các Công ước về vận đơn vận tải (Công ước Brussels 1924, Công ước Hamburg 1978), Công ước Viên năm 1980 về Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế của Liên Hợp Quốc (CISG) chính thức có hiệu lực tại Việt Nam từ năm 2017, mở ra

nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp trong giao thương hàng hóa Vì vậy, để tránh xảy ra sai sót khi thực hiện quy trình giao hàng hóa xuất khẩu, công ty cần chú ý liên tục cập nhật những công văn, văn bản chính sách mới Là thành viên của WTO từ 2007, thực hiện chủ trương chủ động hội nhập quốc tế, Việt Nam đã có quan hệ thương mại tự do với 55 đối tác thương mại thông qua ký kết 15 hiệp định thương mại tự do (FTA) Điều này giúp mở rộng thị trường, thu hút đầu tư, đem lại lợi thế cạnh tranh cho hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam, mặt khác, cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro gia tăng gian lận nguồn gốc xuất xứ, chuyển tải hàng hóa bất hợp pháp, lẩn tránh thuế phòng vệ thương mại

- Môi trường kinh tế: Môi trường kinh tế quốc tế, dự biến động của nền kinh tế

thế giới nói chung sẽ ảnh hưởng tới nền kinh tế Việt Nam và kéo theo đó là ảnh hưởng tới nhu cầu tiêu dùng của người dân trong nước Và quan trọng hơn, nó có tác động không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp xuất khẩu và nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận Các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định của nền kinh tế, sức mua, sự ổn định của giá cả, tiền tệ, lạm phát, tỷ giá hối đoái tất cả các yếu tố này đều ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xuất khẩu Và chính những biến động của các yếu tố kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả những thách thức với công ty Để đảm bảo thành công của hoạt động công ty trước biến động về kinh tế, công ty phải theo dõi, phân tích, dự báo biến động của từng yếu tố để đưa ra các giải pháp, các chính sách tương ứng trong từng thời điểm cụ thể nhằm tận dụng, khai thác những cơ hội, né tránh, giảm thiểu nguy cơ và đe dọa.

- Môi trường tự nhiên: Một trong các yếu tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp

đến quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty không thể không nhắc đến đó là các yếu tố tự nhiên như thời tiết, khí hậu và cả dịch bệnh Trong chuyên chở hay giao nhận, nếu gặp thời tiết tốt, tàu biển có thể dễ dàng đến nơi đúng thời gian dự kiến và thuận lợi cho việc giao hàng của doanh nghiệp Tuy nhiên, nếu gặp các yếu tố bất ngờ như bão, băng tuyết hay thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chạy của tàu, nhẹ thì làm chậm trễ việc giao hàng, nặng có thể gây thiệt hại một phần hay toàn bộ lô hàng Điều này có thế gây ra nhiều vụ tranh chấp giữa các bên liên quan, ảnh hưởng xấu đến nhà xuất khẩu và công ty.

- Đối thủ cạnh tranh: Là doanh nghiệp cung ứng những sản phẩm và dịch vụ có

mức độ lợi ích tương tự, hay ưu việt hơn cho khách hàng, các đối thủ cạnh tranh sẽ

quyết định tính chất và mức độ tranh đua hoặc thủ thuật giành lợi thế trong ngành Do đó, công ty cần phân tích từng đối thủ cạnh tranh để nắm và hiểu được các biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể thông qua Những năm gần đây, số lượng các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận ngày càng gia tăng đã đặt ra một áp lực cạnh tranh gay gắt hơn Trong khi các doanh nghiệp trong nước có nguồn vốn nhỏ đặt ra áp lực về số lượng cũng như cách thức kinh doanh thì doanh nghiệp nước ngoài lại đe dọa về quy mô và mức độ hoạt động chuyên nghiệp Áp lực đối thủ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong ngành giao nhận tác động mạnh mẽ đến giá cước, giá dịch vụ của doanh nghiệp khác Nên công ty cần phải luôn xây dựng giá dịch vụ cạnh tranh nhất để có thể tồn tại trong ngành, duy trì mối quan hệ với khách hàng lâu dài Đồng thời, hoàn thiện và nâng cao chất lượng của quy trình thực hiện trong hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu là một giải pháp quan trọng khi đứng trước thách thức này.

- Khách hàng: là thị trường của doanh nghiệp, đồng thời cũng là một trong

những lực lượng chi phối mang tính quyết định tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Họ là người có điều kiện ra quyết định mua sắm Khách hàng là đối tượng được thừa hưởng các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ Nếu thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thì sẽ đạt được sự tín nhiệm của khách hàng – tài sản có giá trị nhất của doanh nghiệp Đôi khi khách hàng cũng là yếu tố tạo nên áp lực lớn cho doanh nghiệp, vì họ luôn có sự so sánh giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác Trong nhiều trường hợp, mặc dù đã có sự thống nhất về yêu cầu vận chuyển (loại hàng, khối lượng, yêu cầu bảo quản, thời gian thu nhận hoặc giao trả ), tuy nhiên do những lý do khác nhau, khách hàng có thể thay đổi một số điều khoản của hợp đồng, do đó làm cho nhà vận tải phải thay đổi theo Điều này không những làm tăng thêm thời gian giao hàng mà còn làm tăng thêm chi phí, gây khó khăn cho công ty Trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu thì sự hài lòng của khách hàng sẽ là chỉ tiêu quan trọng giúp cho công ty duy trì hoạt động.

2.4.2 Yếu tố bên trong

- Chính sách của công ty: Các cơ chế chính sách của công ty có ảnh hưởng quan

trọng đến hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Với tình hình cạnh tranh trong ngành giao nhận vận tải biển ngày càng khốc liệt như hiện nay, nếu công ty có những chính sách ưu đãi, chăm sóc khách hàng tốt sẽ tạo được sự thuận lợi trong đàm phán và gây dựng niềm tin cho chính công ty Ngoài ra, các chế độ lương thưởng,

động viên cũng sẽ thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên, tạo được sự thoải mái trong công việc và góp phần giúp các thương vụ và hợp đồng nhanh chóng hoàn thành.

- Tổ chức quá trình kinh doanh: Tổ chức kinh doanh là sự phối hợp, kết hợp

chặt chẽ giữa sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất, quy mô sản xuất và công nghệ sản xuất đã xác định nhằm sản xuất ra sản phẩm có chất lượng đáp ứng nhu cầu của thị trường Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thì tổ chức quá trình kinh doanh là việc tổ chức cơ cấu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cho phù hợp với nhu cầu của từng vùng miền và sự phối hợp kinh doanh giữa các chi nhánh với nhau và với công ty mẹ Đồng thời tổ chức bộ máy nhân sự một cách hợp lý để công ty có thể hoạt động tốt nhất Do đó, công ty cần có nguồn nhân lực giỏi, có kỹ năng, kinh nghiệm, giỏi chuyên môn và nghiệp vụ, ban lãnh đạo có năng lực quản lý tổ chức quy trình nghiệp vụ giao nhận để quy trình nghiệp vụ giao hàng hóa hóa xuất khẩu diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất, đưa hàng đến nơi khách hàng yêu cầu an toàn.

- Nguồn nhân lực: Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào nhân lực cũng đều

là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường Nhân lực mạnh hay yếu thể hiện ở số lượng và chất lượng nhân sự, vấn đề sắp xếp, bố trí, đào tạo - phát triển, các chính sách động viên Để quá trình giao nhận diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhân sự của công ty phải có nghiệp vụ chuyên môn sâu về vận tải container trong dây chuyền logistics, đồng thời kỹ năng tin học và ngoại ngữ rất cần thiết đối với nhân sự ngành này Các kiến thức và kỹ năng đó sẽ giúp cho họ thực hiện thành thạo chuyên nghiệp các nhiệm vụ được giao, tránh những sai sót không đáng có, làm giảm các thao tác công việc, góp phần giảm thời gian vận chuyển, tăng khả năng xử lý tình huống bất thường xảy ra Ngoài ra, vì điều kiện môi trường Việt Nam khá khắc nghiệt cùng với áp lực công việc cao là đặc thù của ngành xuất nhập khẩu, do đó đòi hỏi nhân viên phải có sức khoẻ và tâm lý tốt để sẵn sàng với mọi công việc được giao

- Nguồn tài chính: Một doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định sẽ trở thành sự

lựa chọn của nhiều khách hàng hơn, sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, có thể chủ động hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động khi cần đầu tư các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu Nguồn tài chính mạnh là động lực nhằm tạo niềm tin cho người lao động và cũng nhằm để củng cố thêm các hoạt động trong quá trình giao nhận hàng hóa

xuất nhập khẩu của các công ty giao nhận Nếu doanh nghiệp có đủ nguồn vốn đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện vận chuyển hàng hóa hiện đại sẽ giúp cho công việc giao nhận được thực hiện dễ dàng và tiết kiệm được chi phí thuê ngoài Tại một số công ty giao nhận phải trả tiền cước vận tải trước (Prepaid) rồi mới có thể thu tiền của khách hàng sau, đòi hỏi công ty phải có số vốn đủ lớn để có thể tăng hoạt động giao nhận Ngược lại, nếu nguồn tài chính không đủ mạnh, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, cũng như gây trở ngại trong quá trình giao nhận hàng hóa Do đó, không đảm bảo được các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường mà còn không có khả năng đầu tư cho các nhân tố khác như: đội xe, các hệ thống kho bãi, hay cơ sở hạ tầng Đồng thời, nguồn tài chính còn tác động đến sự chủ động của doanh nghiệp trong kinh doanh, uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

- Cơ sở vật chất: là một trong những yếu tố quyết định tới quy mô và chất lượng

của hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu Các yếu tố bao gồm: đường giao thông, hệ thống giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, điện nước Cũng như sự phát triển của hệ thống giáo dục đều là những nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp Để tham gia hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hóa như hiện nay, công ty cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, công ty có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng Hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI) Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện công ty sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XNK VNLOGS

3.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần XNK VNLOGS

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Bảng 3.1: Thông tin tổng quan về Công ty Cổ phần XNK VNLOGS

Tên công ty CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGSTên quốc tế VNLOGS EXPORT AND IMPORT JOINT STOCK

Tên viết tắt VNLOGS.,JSC Mã số thuế 0107001486Ngày thành lập 22/09/2015

Người đại diện Mạc Hữu Toàn

Trụ sở chính A2-2 Đ Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội Chi nhánh VP Hải Phòng: Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, quận Ngô

Quyền

VP Hồ Chí Minh: Số 10 đường Ký Con, Phường 7, Quận Phú Nhuận

Điện thoại (+84) 981 788 982Email partner@vnlogs.com

Website https://vnlogs.com/

Từ những năm 2015 trở đi có nhiều bước phát triển mới của nền kinh tế hội nhập quốc tế, ngành kinh doanh vận tải ở Việt Nam ta nói chung và thành phố Hà Nội nói riêng đã phát triển ổn định Lượng hàng ngày càng tăng, nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng nhiều đòi hỏi sự đáp ứng của các nhà vận tải Trước tình hình đó, qua quá trình tìm hiểu nhu cầu thị trường và với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành vận tải, tháng 09/2015 ông Mạc Hữu Toàn đã quyết định thành lập Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS Sau gần 9 năm hoặt động, Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS đã được nhìn nhận như một trong những công ty giao nhận mang lại uy tín về chất lượng phục vụ,

có am hiểu về thị trường vận tải nội địa, chuyên sâu vào các dịch vụ vận tải quốc tế và tạo được sự tin cậy không những với khách hàng cũng như các công ty hoạt động trong ngành Bên cạnh đó, quy mô hoạt động ngày càng đa dạng và chuyên nghiệp, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên trẻ, tiềm năng trong ngành vận tải nội địa, hàng hải,… Công ty đang từng bước khẳng định và nâng cao vị thế cạnh tranh của mình Là một doanh nghiệp trẻ nhưng công ty VNLOGS đang có rất nhiều mục tiêu và đầy tiềm năng phát triển trong tương lai.

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

Với gần 9 năm hoạt động kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, VNLOGS đã cung cấp cho khách hàng đa dạng các dịch vụ logistics trong phạm vi toàn cầu Hiện nay, công ty đã cung cấp những dịch vụ như:

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển: VNLOGS cung cấp cho khách hàng dịch vụ vận chuyển hàng hóa (hàng FCL, LCL) qua đường biển với giá cả cạnh tranh qua các hãng tàu như: SITC, MSC, ONE, Từ cảng Hải Phòng, Cát Lái, tới các nước Châu Á đặc biệt là Trung Quốc và ngược lại Đây là lĩnh vực kinh doanh được chú trọng nhất của công ty.

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường bộ: Có hợp đồng với đội xe kinh nghiệm lâu năm và đầy đủ các loại xe, trang thiết bị hỗ trợ tốt cho khách hàng vận chuyển trong nước.

- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường hàng không: VNLOGS nhận vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế qua các sân bay lớn, với mạng lưới các đại lý giúp khách hàng có thể tiếp cận nhanh chóng với mức giá hợp lý.

- Dịch vụ khai hải quan trọn gói: VNLOGS cung cấp tổng hợp tất cả các hoạt động mà bên cung cấp dịch vụ thực hiện để thông quan các lô hàng của khách hàng sử dụng dịch vụ, trong đó có thể kể đến các hoạt động như lên tờ khai Hải quan, chuẩn bị hồ sơ Hải quan, kiểm tra chuyên ngành, nộp hồ sơ, nộp thuế, làm thủ tục thông quan với hải quan,

- Và một số dịch vụ khác nổi bật như: Dịch vụ kho bãi, ủy thác nhập khẩu, tìm nguồn hàng - nhà cung cấp, xin giấy phép nhập khẩu,, Công ty đã và đang không ngừng cải thiện hơn chất lượng dịch vụ, lĩnh vực kinh doanh để ngày càng đưa đến cho khách hàng những dịch vụ tốt hơn nữa.

Bảng 3.2: Vai trò và trách nhiệm của các phòng ban của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS

Ban giám đốc

- Trực tiếp điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của công ty.

- Chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về quản lý toàn bộ tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty.

Phòng nghiệp vụ - Tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đề ra.

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG HÀNH CHÍNH -NHÂN SỰ

PHÒNG TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN

PHÒNG VẬN HÀNH

PHÒNG NGHIỆP VỤ

PHÒNG KINH DOANH

- Hoạch định mô hình vận hành mạng lưới Logistics theo định hướng và chiến lược của Công ty một cách tối ưu và hiệu quả.- Tổ chức quản lý, khai thác có hiệu quả trang thiết bị, phương tiện được giao nhằm phục vụ nhu cầu phát triển của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải Logistics liên quan theo các hợp đồng đã ký kết.

- Theo dõi, giám sát việc thực hiện các đơn hàng, giải quyết các phản hồi của khách hàng, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ, tăng thêm cho khách hàng.

Phòng tài chính- kế toán

- Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.

- Tham mưu và cung cấp các dữ liệu tài chính cho Giám Đốc trong việc ra các quyết định.

Phòng hành chính- nhân sự

- Tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân viên, tổ chức quản lý và sử dụng lao động.

- Xây dựng, thực hiện hệ thống lương, và các chế độ chính sách đối với người lao động.

- Xây dựng kế hoạch và triển khai các hoạt động phát triển nguồn nhân lực của công ty.

3.1.4 Nguồn nhân lực

Số lượng nhân sự tại VNLOGS có xu hướng tăng dần qua các năm với 30 người năm 2020, 40 người năm 2022 và tăng lên 45 người năm 2023 Lí giải điều này là do công ty mở rộng sản xuất, kinh doanh, nhu cầu về nhân sự tăng cao

Bảng 3.3: Cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS

Chỉ tiêu

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%)

Số lượng (người)

Tỷ lệ (%) Tổng số nhân

1 Trình độ học vấn

Đại học 23 77 22 85 34 85 39 87 Cao đẳng 5 17 4 15 6 15 6 13 Trung cấp 2 6 0 0 0 0 0 0

2 Giới tính

Nữ 24 80 19 73 30 75 30 67 Nam 6 20 7 27 10 25 15 33

3 Độ tuổi

20- 30 23 77 20 77 32 80 37 82 31- 40 7 23 6 23 8 20 8 18

(Nguồn: Phòng HCNS)

Qua bảng cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ Phần XNK VNLOGS cho thấy:

Về trình độ học vấn: Số lượng nhân viên trình độ đại học trở lên chiếm khoảng

70% - 80% tổng nhân sự toàn công ty Lực lượng này tập trung chủ yếu ở vị trí trong Ban Giám đốc, các Trưởng phòng, nhân viên phòng Nghiệp vụ, phòng Kinh doanh Số lượng nhân viên có trình độ Trung cấp và Cao đẳng chiếm 20- 30% (là các nhân viên trong các Phòng ban khác) Do đó, ban lãnh đạo và phần lớn nhân viên của công ty đều được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao phù hợp với từng vị trí công việc.

Về giới tính: Trong giai đoạn 2020- 2023, số lao động nữ luôn nhiều hơn số lao

động nam Tỷ lệ lao động nữ cao hơn tỷ lệ lao động nam ở đa số các phòng ban vì tính chất của những công việc cần sự khéo léo và tỉ mỉ như công việc chứng từ, kinh doanh, marketing, kế toán Tuy nhiên, đối với phòng ban hiện trường thì nhân viên nam chiếm số lượng nhân sự nhiều hơn vì đây là vị trí thường xuyên ra ngoài, phải đi

giao nhận bộ chứng từ, đi nộp thuế, ra cảng, sân bay, các cửa khẩu hải quan, chuyển phát nhanh các hồ sơ thủ tục cho doanh nghiệp, đi làm C/O, bảo hiểm, hun trùng

Về độ tuổi: Phần lớn độ tuổi nhân sự của công ty ở trong khoảng 20- 40 tuổi,

trong đó chiếm phần đông là nhân sự dưới 30 tuổi Ưu điểm của nhóm nhân sự này đó là luôn có sự sáng tạo, đổi mới trong công việc, không ngại gian khó, chịu khó học hỏi Nhược điểm chính là do nhân sự còn mới, thiếu kinh nghiệm xử lý những lô hàng khó, những yếu tố phát sinh đòi hỏi nghiệp vụ cao Nhóm nhân sự từ 30- 40 tuổi chiếm tỷ lệ thấp hơn, chủ yếu là những người quản lý, nắm giữ các vị trí trưởng phòng, trưởng nhóm,… góp phần quan trọng đến sự thành công và phát triển của công ty.

Nhìn chung, nguồn nhân lực đang được tổ chức và phân bố hợp lý, cho thấy sự phù hợp với tình hình hoạt động và định hướng phát triển trong tương lai của công ty.

3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Văn phòng làm việc: được bố trí một cách hợp lý, đảm bảo sự liên kết, hỗ trợ

lẫn nhau giữa các phòng ban.

Thiết bị, máy móc: Tại tất cả các phòng ban đều được trang bị hệ thống thiết bị

kỹ thuật phục vụ như: Hệ thống máy tính, điện thoại bàn, máy in, máy photo, máy fax… Công ty cũng luôn có sự nâng cấp cần thiết các phần mềm làm việc, hệ thống quản lý thông tin, hệ thống bàn ghế, điện, điều hoà sao cho thuận tiện và đảm bảo môi trường làm việc thoải mái nhất cho nhân viên.

Phương tiện vận tải: Phụ thuộc vào tuyến đường và lượng hàng hóa cần chuyên

chở, công ty đầu tư các phương tiện chuyên trở riêng dành cho các tải trọng khác nhau: xe tải, xe container, xe rơ-mooc, Toàn bộ phương tiện đều được gắn thiết bị định vị GPS nhằm quản lý và khai thác tốt nhất cũng như đảm bảo an toàn hàng hóa chuyên chở và cung cấp thông tin chuyển tải chính xác cho khách hàng khi có yêu cầu.