hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của chi nhánh công ty tnhh best care shipping tại hà nội

Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thách thức trong quy trình vận chuyển bằng đường hàng không, và các công ty logistics tại Việt Nam vẫn đang gặp hạn chế trong việc tối ưu hiệu quả hoạt động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

TS LÊ THỊ VIỆT NGA NGUYỄN THỊ DIỆU LINH Lớp: K56E3

Mã sinh viên: 20D130170

HÀ NỘI – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em Nguyễn Thị Diệu Linh xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội” là sản phẩm nghiên cứu mà em đã nỗ lực

nghiên cứu và xây dựng trong quá trình thực tập tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội dưới sự hướng dẫn của TS Lê Thị Việt Nga

Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đề tài có sự tham khảo của một số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng dưới sự hướng dẫn và gợi ý của giảng viên hướng dẫn Tất cả số liệu, kết quả trong bài đều do em tự thu thập và thống kê theo giấy tờ, sổ sách từ phòng Kế toán của Công ty Tuyệt đối không có sự sao chép từ bất cứ tài liệu nào Một lần nữa, em xin cam đoan về tính chính xác và duy nhất của các số liệu, nội dung được đề cập trong đề tài nghiên cứu này Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của nội dung, số liệu trong đề tài của mình

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2024

Sinh viên thực hiện Linh

Nguyễn Thị Diệu Linh

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực tập, từ chỗ còn bỡ ngỡ cho đến thiếu kinh nghiệm, em đã gặp rất nhiều khó khăn nhưng với sự giúp đỡ tận tình của quý thầy cô khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường đại học Thương Mại và sự nhiệt tình của các anh chị trong chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội đã giúp em có được những kinh nghiệm quý báu để hoàn thành tốt kỳ thực tập cũng như hoàn thiện đề tài khoá luận tốt nghiệp này

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Thương Mại, quý thầy cô khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế đã tận tâm giảng dạy và truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em Đặc biêt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với TS Lê Thị Việt Nga, người tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trìnhhoàn thành đề tài khoá luận

Em cũng xin chân thành cảm ơn các anh, chị là cán bộ của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội – đơn vị đã tiếp nhận và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em tiếp cận thực tế sản xuất và nắm bắt quy trình hoạt động của công ty, giúp em hoàn thành tốt bài khoá luận này

Vì thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên bài khoá luận không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự chỉ bảo và góp ý quý báu của quý thầy cô để rút kinh nghiệm hoàn thành đề tài khoá luận thêm hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2024

Sinh viên thực hiện Linh

Nguyễn Thị Diệu Linh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC BIỂU ĐỒ vii

DANH MỤC HÌNH VẼ viii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG NƯỚC NGOÀI ix

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT x

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan nghiên cứu 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 4

1.4 Đối tượng nghiên cứu 4

1.5 Phạm vi nghiên cứu 4

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu 5

1.7 Kết cấu của đề tài 6

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG 7

2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 7

2.1.1 Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 7

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 7

2.1.3 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 9

2.2 Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 9

2.2.1 Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng 9

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 10

2.2.3 Nhận Pre-elert, làm A/N, D/O 11

2.2.4 Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS 11

2.2.5 Thông quan hàng hoá 11

2.2.6 Nhận hàng hoá nhập khẩu và giao hàng cho khách 12

2.2.7 Quyết toán và lưu hồ sơ 12

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 13

2.3.1 Yếu tố bên ngoài 13

2.3.2 Yếu tố bên trong 16

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI 18

3.1 Giới thiệu Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 18

3.1.6 Tình hình tài chính của công ty 23

3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 25

3.2.1 Tình hình chung hoạt động kinh doanh của công ty 25

3.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty 33 3.3 Thực trạng việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 36

3.3.1 Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng 36

3.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 36

3.3.3 Nhận Pre-elert, làm A/N, D/O 38

3.3.4 Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS 41

3.3.5 Thông quan hàng hoá 45

3.3.7 Quyết toán và lưu hồ sơ 47

3.4 Đánh giá thực trạng việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

4.1 Định hướng phát triển hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 54

4.1.1 Cơ hội và thách thức trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 54

4.1.2 Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty 55

4.2 Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 57

4.2.1 Hoàn thiện khâu kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ, chứng từ 57

4.2.2 Hoàn thiện khâu thông quan hàng hoá 58

4.2.3 Hoàn thiện khâu kiểm hàng và nhận hàng 59

4.2.4 Hoàn thiện về nguồn nhân lực 59

KẾT LUẬN 61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

Biểu đồ 3.4 Biểu đồ tỷ trọng các mặt hàng nhập khẩu bằng đường hàng không 35

của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội năm 2023 35

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 3.1 Logo Công ty TNHH Best Care Shipping 18

Hình 3.2 Sơ đồ lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 19

Hình 3.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Best Care Shipping tại 21

Hà Nội 21

Hình 3.4 Quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 36

Hình 3.5 Thông báo hàng đến của lô hàng số JOB: HNBAI2312097 39

Hình 3.6 DEBIT NOTE của lô hàng số JOB: HNBAI2312097 40

Hình 3.7 Phần mềm FAST (Freight Assistance System Technology) 41

Hình 3.8 COMMERCIAL INVOICE của lô hàng số JOB: HNBAI2312097 42

Hình 3.9 PACKING LIST của lô hàng số JOB: HNBAI2312097 43

Hình 3.10 AIRWAY BILL của lô hàng số JOB: HNBAI2312097 44

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG NƯỚC NGOÀI

C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

SI Shipping Instruction Thông tin hướng dẫn vận chuyển

EDO Electronic Delivery Order Lệnh giao hàng điện tử cho hàng nhập

không

HBL/HAWB House bill/ House away bill Vận đơn thứ cấp

MBL/MAWB Master bill/ Master away bill Vận đơn chủ

CUS/ DOS/ OPS

Document/Custom/Operation Staff

Nhân viên chứng từ/hỗ trợ/ hiện trường

JCTrans JCtrans Logistics Network Mạng lưới Logistics toàn cầu

WCA World Cargo Alliance Hiệp hội vận tải hàng hóa thế giới

VNACCS/VCIS

Vietnam Automated Cargo And Port Consolidated System/ Vietnam Customs Intelligence

Information System

Hệ thống thông quan tự động (VNACCS) và Hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ

(VCIS)

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TIẾNG VIỆT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh của toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế đang diễn ra mạnh mẽ như ngày nay, thương mại quốc tế đã trở thành một phần không thể thiếu ở hầu hết các quốc gia trên thế giới Việt Nam cũng không ngừng nâng cao hợp tác quốc tế thông qua việc tham gia vào các tổ chức kinh tế quốc tế, ký kết các hiệp định thương mại song phương và đa phương, Điều này đã thúc đẩy và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu mở rộng phát triển thông qua việc loại bỏ các rào cản thuế quan và phi thuế quan, dẫn đến sự tăng cường nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu Do đó, việc ra đời của các công ty dịch vụ giao nhận và vận chuyển quốc tế đang trở thành một xu hướng quan trọng để thúc đẩy phát triển hoạt động giao thương một cách thuận tiện và dễ dàng hơn

Trong lĩnh vực giao nhận, có nhiều phương thức vận chuyển khác nhau như giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không, đường biển, đường bộ và đường sắt Việc phát triển các dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập khẩu, đang ngày càng mở rộng và sâu hơn, đóng góp quan trọng vào việc tạo ra giá trị gia tăng cao hơn cho các doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa Trong số các phương tiện, việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm và lựa chọn vì khả năng tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng của hàng hóa Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thách thức trong quy trình vận chuyển bằng đường hàng không, và các công ty logistics tại Việt Nam vẫn đang gặp hạn chế trong việc tối ưu hiệu quả hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận cho phương thức vận tải này

Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, và khi được thực tập và làm việc tại môi trường logistics đầy năng động như ở đây, em đã có cơ hội được tìm hiểu kỹ hơn về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Trong khoảng thời

gian thực tập tại công ty, nhận thấy rằng việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với nhân viên công ty trong việc giúp họ thực hiện nghĩa vụ của mình một cách hiệu quả, đồng thời cũng đóng góp cho sự phát triển của công ty Đây là một vấn đề cấp thiết không chỉ đối với Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội mà còn đối với hầu hết các công ty giao nhận nói chung trong bối cảnh gia tăng về nhu cầu nhập khẩu cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp logistics Chính vì điều đó, em đã lựa chọn

đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội”

1.2 Tổng quan nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không” không phải là một đề tài hoàn toàn mới nhưng nó luôn là vấn đề có sức hút và ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp hiện nay vì vận tải bằng phương thức hàng không đang phát triển mạnh mẽ Qua tìm hiểu và nghiên cứu, em thấy đã có một vài công trình nghiên cứu theo hướng đề tài này, dưới đây là một số đề tài tương tự:

- “Một số biện pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành” -

Lữ Thị Hồng Nhung, 2013, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương Mại Đề tài khóa luận tốt nghiệp trên đã phân tích được dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không cũng như đã đưa ra được những mặt ưu và nhược điểm cũng như giải pháp để phát triển dịch vụ này Tuy nhiên, các đề xuất để phát triển dịch vụ còn chưa thật sư thực tế, mơ hồ chưa rõ ràng và nhất quán với thực trạng

- “Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH vận tải Việt Nhật” - Đào Thị Thùy, 2015, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương

Mại Tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH vận tải Việt Nhật trong thời gian tới như sau: Giải pháp về việc kiểm tra và áp mã HS hàng hóa; Giải pháp trong việc chuẩn

Tuy nhiên, đề tài vẫn chưa phân tích sâu vào thực trạng diễn biến trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

- “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty tiếp vận EZ Shipping”- Vũ Thị Lan Anh, 2019, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương Mại

Bài luận đã đưa ra cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu, phân tích cụ thể về quy trình giao nhận đường biển và đưa ra các giải pháp cho công ty Tuy nhiên, các giải pháp đưa ra còn khá chung cho toàn bộ quy trình nhận hàng nhập khẩu mà chưa mang tính cụ thể cho quy trình nhập khẩu bằng đường biển trong thực tế

- “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành” - Trần Thị Lệ Hằng, 2020, Luận văn tốt

nghiệp Đại học Thương Mại Đề tài đã hoàn thiện cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu và phân tích chuyên sâu quy trình nhận hàng nhập khẩu tại công ty, nêu những yếu tố ảnh hưởng và các giải pháp để hoàn thiện quy trình này Tuy nhiên, các giải pháp mà bài luận đưa ra vẫn chưa mang tính thực tế đối với công ty và chưa phù hợp với xu thế hiện nay

- “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty Cổ phần Logistics ASG” – Lã Thị Nga, 2021, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương

Mại Với đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu các hoạt động trong quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty, đánh giá hoạt động của công ty trong những năm gần đây, qua đó đưa ra đánh giá lợi thế, hạn chế của doanh nghiệp cùng những thiếu sót trong quy trình quản trị Từ đó, tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không Tuy nhiên, bài luận mới tập trung vào phân tích công tác quản trị quy trình nhận hàng mà chưa đi sâu vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Nhìn chung, những đề tài trên đã đưa ra cơ sở lý luận về nhận hàng nhập khẩu và đi sâu vào phân tích cụ thể quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty, cũng như là đưa ra những định hướng, đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện quy trình này Tuy nhiên, những bài luận này vẫn chưa thể hiện bao quát được toàn bộ quy

trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình đó Bên cạnh đó, các giải pháp hoàn thiện quy trình trong các tài liệu trên cũng

chưa mang tính ứng dụng cao trong bối cảnh hiện nay Chính vì vậy, với đề tài: “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội”, em nghĩ rằng đây là một đề tài bao quát và

có sức ảnh hưởng lớn với các doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế hiện nay Đề tài này sẽ tập trung phân tích về quy trình nhận hàng bằng đường hàng không tại công ty, đưa ra các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình này, và từ đó đánh giá và đưa ra các định hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài khoá luận này là tìm hiểu về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội; dựa trên hệ thống các cơ sở lý luận cũng như phân tích thực tiễn để đưa ra các giải pháp, đề xuất góp phần hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty

1.4 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài đặt ra đối tượng nghiên cứu là những vấn đề lý luận và thực trạng hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

1.5 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu thời gian: Khóa luận đi sâu vào tìm hiểu và nghiên cứu việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội và lấy số liệu trong khoảng thời gian 4 năm (2020 – 2023)

- Phạm vi nghiên cứu không gian: Đề tài giới hạn ở việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care

- Phạm vi nghiên cứu nội dung: Đề tài chủ yếu đi sâu vào việc phân tích, đánh giá việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng

phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc và tiếp xúc với các nghiệp vụ liên quan tại công ty Kết quả ban đầu đã cung cấp các thông tin về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng

trong khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ: Nguồn dữ liệu nội bộ Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội như: các báo cáo của báo cáo tài chính; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo của phòng kế toán trong giai đoạn từ năm 2020 - 2023 Ngoài ra còn có một số nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

- Phương pháp thống kê: là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu

nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2020 - 2023

- Phương pháp phân tích: là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên

cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này

- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra

những nhận xét và đánh giá về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình này tại công ty

1.7 Kết cấu của đề tài

Kết cấu của khóa luận bao gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường

hàng không

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của

Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Chương 4: Định hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng

đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

2.1 Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

2.1.1 Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu là việc thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng, qua các bước cho đến tay người nhận cuối cùng Qua những chỉ dẫn của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ:

- Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng

- Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa - Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)

- Thu xếp việc khai báo hải quan, lưu kho,… - Giao hàng cho người nhận hàng

Như vậy, ta có thể suy ra khái niệm về dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không, “dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng” Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không Người thực hiện dịch vụ nhận hàng hóa bằng đường hàng không có thể là chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác

2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không có bản chất là một loại hình dịch vụ và cũng là một phần của dịch vụ giao nhận hàng hóa nên sẽ mang cả những đặc điểm chung của dịch vụ cũng như đặc điểm riêng của dịch vụ giao nhận hàng hóa như sau:

- Tính vô hình: Quá trình giao nhận hàng không làm cho hàng hóa có sự dịch

chuyển từ nơi này tới nơi khác, từ quốc gia này tới quốc gia khác Sản phẩm của quá trình này mang tính vô hình vì người chủ hảng và người sử dụng dịch vụ đều không thể nhìn thấy hay cân đo, đong đếm như với sản phẩm hữu hình Người tiêu dùng chỉ có thể thấy và cảm nhận được chất lượng dịch vụ khi qua các tiêu thức như: thời gian giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (nhanh hay chậm), lịch trình có chính xác không, có đảm bảo an toàn không, quy cách, thủ tục chứng từ có rõ ràng không Nhằm giảm bớt mức độ không chắc chắn, người sử dụng dịch vụ sẽ tìm kiếm các dấu hiệu hay bằng chứng về chất lượng dịch vụ thông qua các thông tin như địa điểm, con người, trang thiết bị, tài liệu, giá cả,…

- Tính không thể tách rời: Quá trình cung ứng và tiêu thụ dịch vụ diễn ra đồng

thời Tức là người cung ứng dịch vụ sẽ bắt đầu cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì đó cũng là lúc người tiêu dùng bắt đầu quá trình tiêu dùng dịch vụ mà phía bên người cung ứng cung cấp, và khi mà người tiêu dùng dịch vụ đã hoàn tất mọi thủ tục, cũng như nhận hàng hóa của mình thì đó cũng là lúc mà người cung ứng dịch vụ chấm dứt quá trình cung ứng dịch vụ Cũng từ đặc điểm này mà dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã có thêm một đặc điểm nữa đó là tính không lưu trữ được Các nhà cung ứng dịch vụ không thể lưu trữ dịch vụ những họ có thể lưu trữ khả năng cung ứng dịch vụ cho những lần phục vụ khách hàng tiếp theo

- Tinh thụ động: Do dịch vụ giao nhận hàng không phụ thuộc nhiều vào nhu cầu

của khách hàng cũng như các quy định ràng buộc của người vận chuyển, của luật pháp và thể chế chính phủ (quốc gia xuất khẩu, quốc gia nhập khẩu, bên thứ ba ) nên dịch vụ này mang tính thụ động

- Tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận hàng hóa phục vụ cho hoạt động xuất nhập

khẩu nên phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Mà hoạt động xuất nhập khẩu thường mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng chịu ảnh hưởng bởi đặc điểm này

2.1.3 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không đóng vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế, dưới đây là một số vai trò cơ bản:

- Thúc đẩy thương mại quốc tế: Vận tải hàng không kết nối các quốc gia và vùng

lãnh thổ trên toàn thế giới, cho phép việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia một cách nhanh chóng và hiệu quả Trong đó, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không là một trong những dịch vụ không thể thiếu của ngành vận tải hàng không, và nó cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế và văn hóa, đồng thời cũng thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường giao lưu hữu nghị giữa các quốc gia

- Giúp quá trình nhận hàng hoá nhập khẩu hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí:

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ tối ưu hoá trong việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực về phương tiện vận tải chính cũng như các phương tiện vận tải hỗ trợ; đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc của hàng hóa trong quá trình vận chuyển nhờ việc thực hiện các quy trình một cách chặt chẽ Từ đó, quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm cả về mặt thời gian lẫn chi phí bằng cách giảm thiểu rủi ro

- Góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia: Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng

đường hàng không có đóng góp một phần lớn vào ngân sách quốc gia, tạo ra nhiều cơ hội việc làm, thu hút vốn đầu tư nước ngoài và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn diện của đất nước

2.2 Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

2.2.1 Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng

Sau khi chào dịch vụ và nhận được yêu cầu từ đại lý hoặc khách hàng, công ty giao nhận sẽ tiếp nhận tất cả thông tin và các yêu cầu liên quan đến việc nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không từ phía họ Những thông tin này thường sẽ bao gồm: thông tin chi tiết về hàng hóa, điểm xuất phát, điểm đến, ngày dự kiến nhận hàng, Công ty giao nhận cũng tiếp nhận các yêu cầu cụ thể như: thay mặt khách hàng

làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại sân bay, tổ chức vận chuyển hàng tới địa điểm cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng,

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, nhân viên của công ty giao nhận sẽ thực hiện việc báo giá cho khách hàng Khi hai bên đã đồng ý với mức giá bên công ty giao nhận đề xuất thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty giao nhận sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu từ khách hàng Công ty sẽ tiến hành kiểm tra và so sánh thông tin để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của các tài liệu này

+ Hợp đồng mua bán: kiểm tra số, ngày ký hợp đồng, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,…

+ Hóa đơn thương mại: kiểm tra số, ngày lập, đơn giá, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng

+ Chi tiết đóng gói (Packing list): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số lượng, cách thức đóng gói

+ Vận đơn (Airway Bill): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, mã số chuyến, trọng lượng, thể tích,

Bên cạnh việc kiểm tra tính chính xác của từng tài liệu, cần thực hiện việc so sánh các số liệu giữa các chứng từ với nhau Ví dụ, so sánh đơn giá trong hợp đồng với hóa đơn thương mại, kiểm tra tên hàng, số lượng, đơn giá, và giá trị lô hàng giữa hợp đồng, Packing list, và vận đơn Nếu các số liệu này trùng khớp với nhau, bộ chứng từ được coi là hoàn chỉnh Trái lại, nếu có sự không khớp, cần phải liên hệ với khách hàng ngay để điều chỉnh thông tin kịp thời Đồng thời, cũng cần phải kiểm tra mã HS (Harmonized System code) để đảm bảo rằng mã này chính xác với hàng hóa được mô tả trong hợp đồng đã ký kết

2.2.3 Nhận Pre-elert, làm A/N, D/O

Nhân viên chứng từ (Cus) sẽ nhận được Pre-alert và HAWB final sau khi gửi mail xin phân quyền từ hãng hàng không và nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice) Đồng thời, khi nhận được giấy báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc khai báo Manifest Các chứng từ cần thiết để khai báo Manifest bao gồm: MAWB, HAWB và A/N của hãng hàng không

Tiếp theo, nhân viên chứng từ (Cus) sẽ tiến hành làm A/N, D/O và Debit note để gửi cho khách hàng Sau đó, họ sẽ lập đề nghị thanh toán A/F và LCC và gửi cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán cho hãng hàng không

Sau khi đã thanh toán phí AF và LCC cho hãng hàng không, nhân viên Cus sẽ gửi uỷ nhiệm chi và EDO cho hãng hàng không nếu đó là lệnh giao hàng điện tử Trong trường hợp là lệnh giao hàng bằng giấy, họ sẽ xin hóa đơn từ hãng hàng không

2.2.4 Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS

Khi nhận được bộ chứng từ gốc đồng khớp, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành nhập thông tin vào phần mềm ECUS để tạo tờ khai Tờ khai nháp sẽ được gửi cho khách hàng và sau đó truyền ra thuế để khách hàng xác nhận, tiếp đến tờ khai hải quan sẽ được truyền đi chính thức để xử lý Nếu quá trình truyền đi thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động gửi thông báo về số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai, và phân luồng hàng hóa tương ứng

2.2.5 Thông quan hàng hoá

Sau khi nhận được tờ khai phân luồng, nhân viên hiện trường (Ops) sẽ mang theo bộ chứng từ và bắt đầu phân hồ sơ Trong trường hợp luồng xanh, hàng hóa sẽ được thông quan mà không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa Khách hàng chỉ cần đóng thuế, xuất trình phiếu EIR và nhận mã vạch thông quan là có thể lấy hàng hóa Đối với luồng vàng, Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ Sau khi chứng từ được Hải quan chấp thuận, khách hàng đóng thuế, lấy mã vạch thông quan và chuyển cho bộ phận cổng thì sẽ được lấy hàng

Trong trường hợp Hải quan chưa chấp thuận tờ khai, nhân viên Ops sẽ thông báo lại cho bộ phận Docs để điều chỉnh và khai tờ khai theo hướng dẫn của Hải quan, được chấp thuận mới tiến hành các bước tiếp theo Đối với luồng đỏ, hàng hóa sẽ bị kiểm tra chứng từ và thêm một bước kiểm hoá Nhân viên Ops sẽ liên lạc với Hải quan kiểm hoá và tiến hành quy trình kiểm hoá, các thông tin phát sinh sẽ được thông báo lại cho khách hàng để tìm cách giải quyết

2.2.6 Nhận hàng hoá nhập khẩu và giao hàng cho khách

Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan nhập khẩu, nhân viên hiện trường (Ops) sẽ tiến hành việc nhận hàng Trong trường hợp hàng lưu kho bãi, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra hàng hóa khi nhận Nếu phát hiện hàng hóa có tổn thất hoặc không khớp với thông tin được ghi trên hợp đồng ngoại thương thì sẽ lập biên bản giám định hàng hóa và lưu lại hình ảnh kiểm tra để sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp có khiếu nại sau này Đối với hàng không lưu kho bãi, nhân viên Ops sẽ tiến hành nhận hàng trực tiếp từ kho Trước khi nhận hàng, nhân viên giao nhận phải trao cho cảng hàng không AWB, D/O

Trong quá trình làm thủ tục tại kho, nhân viên Ops sẽ liên lạc với bộ phận vận chuyển và kho bãi để sắp xếp việc điều xe đến lấy hàng Sau khi hàng được xuất khỏi kho sẽ được vận chuyển đến nhà máy của người nhập khẩu hoặc một địa điểm được người nhập khẩu chỉ định

2.2.7 Quyết toán và lưu hồ sơ

Đây là bước cuối cùng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không sau khi giao hàng cho khách hàng Sau khi hoàn tất các thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ chuẩn bị bộ chứng từ hoàn chỉnh, kèm theo là Giấy báo nợ để quyết toán với khách hàng Các khoản thanh toán bao gồm các chi phí liên quan đến dịch vụ giao nhận như: chi phí lưu kho, lưu bãi, bốc xếp, vận chuyển, thưởng phạt và giải quyết khiếu nại (nếu có), Công ty giao nhận sẽ lưu giữ lại các thông tin hồ sơ cần thiết cho việc lưu trữ và tra cứu sau này

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không

2.3.1 Yếu tố bên ngoài

- Yếu tố chính trị - pháp luật:

Tình hình chính trị và pháp luật tại mỗi quốc gia đều có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh tế tại quốc gia đó và đặc biệt là hoạt động giao nhận hàng hóa Do đó, nó cũng tác động đến việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Về chính trị: Sự ổn định chính trị tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không diễn ra nhanh chóng Ngược lại, bất kỳ biến động trong chính trị đều có thể gây trở ngại cho quá trình này Chẳng hạn như trong trường hợp xảy ra xung đột vũ trang, việc nhận và giao hàng cho hãng hàng không (nếu đó là quốc gia gửi hàng), hoặc giao nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là quốc gia nhận hàng), hoặc thậm chí cả lộ trình của máy bay có thể phải thay đổi (nếu máy bay đi qua quốc gia đó) Những biến động chính trị này được coi là cơ sở để xây dựng các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở

Về pháp luật: Trong lĩnh vực giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường hàng không, phạm vi hoạt động thường liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Do đó, môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là không chỉ là của quốc gia gửi hàng mà còn của quốc gia mà hàng hóa đi qua, quốc gia mà hàng hóa được gửi đến, và cả luật pháp quốc tế Bất kỳ thay đổi nào trong môi trường luật pháp như việc ban hành hoặc phê duyệt một thông tư, nghị định của Chính phủ trong bất kỳ quốc gia nào; hay việc phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu Các quy định trong các bộ luật của các quốc gia và các Công ước quốc tế không chỉ quy định về phạm vi hoạt động và khái niệm, mà còn quy định rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền lợi của các bên tham gia vào lĩnh vực giao nhận Vì vậy, việc

hiểu biết về các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của các quốc gia khác nhau, sẽ giúp người giao nhận thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất

- Yếu tố kinh tế:

Các hiệp định thương mại như CPTPP, EVFTA, RCEP đã tạo ra những cơ hội

bớt các rào cản thuế quan đã làm cho công việc giao nhận hàng hóa giữa các quốc gia trở nên dễ dàng hơn Do đó, các công ty giao nhận vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy luân chuyển hàng hóa giữa các quốc gia Vì vậy, yếu tố kinh tế đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không.

Bên cạnh đó, hoạt động xuất nhập khẩu thường liên quan đến các yếu tố nước ngoài, điều này có nghĩa là các giao dịch có thể sẽ sử dụng ngoại tệ trong quá trình thanh toán Vì vậy, chính sách tỷ giá hối đoái sẽ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Để thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không một cách thuận lợi, các công ty giao nhận cần nắm bắt chính xác về tỷ giá để thực hiện các giao dịch thanh toán một cách chính xác.

- Yếu tố tự nhiên:

Các yếu tố về vị trí địa lý, quy mô sân bay,…cũng phần nào ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu Ví dụ như một số cảng hàng không, sân bay ở Việt Nam có không gian hạn chế và quy mô cũng như hạ tầng không đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của số lượng hàng nhập khẩu Điều này có thể gây ra tình trạng quá tải và chậm trễ trong quy trình nhận hàng bằng đường hàng không của công ty giao nhận

Thời tiết cũng là một yếu tố thất thường mà con người không thể kiểm soát được Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến quá trình giao nhận hàng và chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không, gây ảnh hưởng đến tốc độ vận chuyển hàng và thời gian giao nhận Các điều kiện thời tiết khắc nghiệt như cơn bão, tuyết rơi dày đặc, sương mù dày đặc

hoặc hạn chế khả năng hạ cánh và cất cánh Ngoài ra, quá trình chuyên chở trên không khi chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho chuyến bay, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan

- Yếu tố khoa học công nghệ:

Ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến có thể giúp cho việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không hiệu quả hơn Sự tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ vận tải hàng không đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ hàng không, giảm chi phí vận hành và xuất hiện nhu cầu tài trợ để mua máy bay mới

Hiện nay, ngày càng có nhiều máy bay thế hệ mới ra đời với công nghệ hiện đại hơn nhiều so với các máy bay thế hệ cũ trước đó Những máy bay này được thiết kế với chỉ số kinh tế kỹ thuật tốt nhất, thuận tiện cho phi công sử dụng và đem lại sự tin cậy cao cho khách hàng Việc áp dụng những vật liệu mới trong chế tạo máy bay, cải tiến thiết kế khoang hành khách, giảm tiếng ồn khi vận hành, tiết kiệm nhiên liệu kết hợp với việc áp dụng công nghệ tin học mới trong chế tạo, vận hành và bảo dưỡng máy bay đã đưa ngành vận tải hàng không lên tầm cao mới trong ngành vận tải toàn cầu Có thể thấy rằng, chất lượng của các trang thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt động giao nhận càng hiện đại thì lại càng dễ dàng giúp khả năng đáp ứng dịch vụ được nhanh và chính xác hơn

- Yếu tố khách hàng:

Khách hàng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp Đối với các công ty giao nhận vận chuyển, khách hàng đóng vai trò quyết định đến cách thức thực hiện quy trình giao nhận hàng Các yêu cầu của khách hàng thường được quy định một cách rõ ràng trong hợp đồng, và do đó, công ty giao nhận phải tuân thủ chặt chẽ quy trình nhận hàng theo những điều khoản đã thỏa thuận.

- Yếu tố đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh là những doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ tương tự để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Sự gia tăng liên tục về số lượng doanh nghiệp trong lĩnh

vực giao nhận đặt ra một áp lực cạnh tranh ngày càng khốc liệt Để nâng cao khả năng cạnh tranh, các doanh nghiệp phải liên tục nghiên cứu và tìm hiểu về chiến lược và cách thức hoạt động của đối thủ cạnh tranh để có thể tìm ra giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của mình.

2.3.2 Yếu tố bên trong

- Nguồn tài chính công ty:

Đây là một yếu tố quan trọng quyết định khả năng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cũng là tiêu chí để đánh giá quy mô của các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp giao nhận vận tải Nguồn tài chính có thể bao gồm vốn tự có, vốn từ các nguồn huy động được, vốn chủ sở hữu, vốn đầu tư, Các công ty giao nhận vận chuyển sử dụng nguồn vốn đầu tư ban đầu để chuẩn bị trang thiết bị, kho bãi, và phương tiện chuyên chở, và những yếu tố này đều trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu.

Ngoài ra, sự ổn định của nguồn tài chính sẽ giúp doanh nghiệp giao nhận chủ động hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động Điều này giúp quy trình thực hiện diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn Do đó, nguồn tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không.

- Nguồn nhân lực công ty:

Nguồn nhân lực đối là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của doanh nghiệp Con người chính là thành phần chính của những bộ máy quản lý, tổ chức, điều hành thực hiện quy trình giao nhận Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, chuyên môn vững vàng, hiểu biết rõ nghiệp vụ giao nhận, giá cước và hiểu điều luật trong ngoại thương sẽ có các kế hoạch thực hiện quy trình giao nhận hiệu quả, mang lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp

- Cơ sở vật chất, công nghệ kỹ thuật của công ty:

Cơ sở vật chất là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc xác định quy mô và

móc, trang thiết bị, hệ thống kho hàng, phương tiện vận tải, và các phương tiện thông tin liên lạc hiện đại như hệ thống mạng máy tính kết nối internet, cùng với các phương tiện viễn thông quốc tế và các công cụ quản lý, Những yếu tố này là nền tảng cho hoạt động kinh doanh và hỗ trợ cho việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu diễn ra một cách dễ dàng và hiệu quả hơn Đồng thời, việc sở hữu cơ sở vật chất tốt có thể giúp doanh nghiệp giao nhận tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE

SHIPPING TẠI HÀ NỘI

3.1 Giới thiệu Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

SHIPPING COMPANY LIMITED

➢ Thông tin liên hệ

- Chi nhánh Hà Nội: Phòng 703, tầng 7, tòa nhà V.E.T Building, 98 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

- Tel: +84 24 32272821/ Fax: +84 24 32272824 - Email: cus1.han@bcshipping.vn

- Web: http://bcshipping.com/

➢ Người đại diện pháp luật của công ty

- Ông Trần Quang Bửu – Tổng giám đốc - Mã số thuế: 0313388006–002

- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (năm tỷ đồng chẵn)

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Giai đoạn đầu thành lập, công ty đặt trụ sở tại số 195 – 197 Khâm Thiên Tới tháng 12/2019, công ty chuyển trụ sở sang 98 Hoàng Quốc Việt do mở rộng quy

lập, quy mô lao động trong cả chi nhánh chỉ có khoảng 10 người Tính đến tháng 12/2023, số lượng lao động đã lên tới 55 người

Công ty đã và đang hướng tới trở thành công ty giao nhận vận tải chuyên nghiệp và phát triển bền vững Bên cạnh đó, từng bước khẳng định vị thế đứng đầu trên thị trường nội địa và quốc tế Việc giữ vững mối quan hệ chiến lược với các đối tác lớn giúp công ty cung cấp những dịch vụ nhanh chóng, linh hoạt và tạo sự tin cậy, uy tín cho khách hàng

Hiện tại, Best Care Shipping là thành viên của hiệp hội JCTrans, WCA Mã số của công ty là 124588 Việc tham gia vào Hiệp hội các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển trên toàn thế giới giúp cho công ty được mở rộng hơn tới các đại lý trên toàn thế giới, giúp cho sự vận chuyển hàng hóa được linh hoạt và nhanh chóng hơn

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính

Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Best Care Shipping chi nhánh Hà Nội, các lĩnh vực kinh doanh của công ty được mô tả theo sơ đồ sau:

Hình 3.2 Sơ đồ lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

- Dịch vụ vận chuyển đường biển, khai thác container:

Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container thường, container lạnh, hàng lẻ và hàng container đặc biệt tại các cảng chính như cảng Hải Phòng, cảng Hồ Chí Minh, cảng Đà Nẵng… Công ty đã ký hợp đồng với nhiều hãng vận chuyển nổi tiếng như NYK, CMA-CGM, APL, EVERGREEN, MAERSK, MSC, OOCL, YANGMING,… Thị trường chính của công ty chủ yếu là các nước Châu Á như: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và một số quốc gia lớn thuộc thị trường Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc

- Dịch vụ vận chuyển đường hàng không:

Công ty là một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận tải hàng không uy tín Công ty đã ký hợp đồng với các hãng hàng không hàng đầu như Asia Airlines, TK Airlines, Qatar, Etihad, United Airlines, Lufthansa Airlines, Air France, Dịch vụ vận tải đường hàng không của công ty tuy không chiếm tỷ lệ nhiều bằng đường biển, nhưng cũng đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh và phát triển của công ty

- Dịch vụ thủ tục hải quan, kho bãi:

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về luật pháp và các quy định về sản phẩm, công ty thực hiện tất cả các thủ tục hải quan như tính thuế, khai báo hải quan, đăng ký tờ khai, thanh lý hải quan Công ty cũng luôn hỗ trợ, tư vấn khách hàng áp thuế ở mức thấp nhất và đảm bảo hàng hóa được thông quan, vận chuyển an toàn, đúng tiến độ Ngoài ra, công ty còn có các dịch vụ khác như: Xin giấy phép xuất nhập khẩu, C/O,

3.1.3 Cơ cấu tổ chức

➢ Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Hình 3.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

(Nguồn: Phòng Kế toán)

➢ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty

- Giám đốc kinh doanh:

Trực tiếp quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty; trực tiếp đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình kinh doanh để từ đó đưa ra phương hướng hoạt động cho công ty

- Phòng Chứng từ (DOCS - CUS):

Phụ trách các nghiệp vụ về chứng từ hàng xuất, nhập khẩu, các thủ tục giao nhận và thanh toán như: Yêu cầu chủ tàu/đại lý cảng xếp cung cấp bộ chứng từ chính xác, làm bill tàu, kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo tàu đến (A/N), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), khai Manifest, làm C/O, khai báo và truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, đảm bảo thông tin của chứng từ hàng hóa trước khi thông quan xuất nhập phải chính xác và hợp lý

- Phòng Hiện trường (Operation):

Phụ trách việc thực hiện thủ tục hải quan, liên hệ với bên vận tải để giao nhận chứng từ, nộp thuế và lệ phí OPS thường có mặt tại cảng, sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển, trực tiếp nhận hồ sơ và làm việc với các đơn vị hải quan chi cục để xử lý tờ khai hay thực hiện kiểm hóa (nếu hàng vào luồng đỏ); Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa; Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu; Hỗ trợ làm C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật,

3.1.4 Nhân lực của công ty

Tính đến tháng 12/2023, công ty hiện đang có 55 nhân sự bao gồm người lao động, làm việc tại các phòng ban chức năng của công ty Tất cả nhân viên đều có trình độ Đại học, Cao đẳng chuyên ngành hàng hải, kinh tế, logistics,… Mỗi nhân viên đều nhiệt tình trong công việc, có khả năng làm việc nhóm cũng như độc lập và tinh thần trách nhiệm cao Tỷ lệ nhân viên phòng Sales - Marketing cao hơn hẳn, do đây là bộ phận chủ chốt đem về lợi nhuận cho công ty

Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

II Phân theo giới tính 55 100

(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự tháng 12/2023 - Phòng Kế toán)

3.1.5 Cơ sở vật chất – kỹ thuật

Hiện nay, công ty đang sở hữu một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, hạ tầng công nghệ thông tin hoàn chỉnh Công ty có một văn phòng đại diện tại Hà Nội và có một văn phòng làm việc tại Hải Phòng Ngoài ra, công ty cũng chuẩn bị đầy đủ máy fax, máy photocopy, máy in phục vụ hoạt động kinh doanh Tất cả các phòng ban đều được trang bị ánh sáng hiện đại, điều hoà nhiệt độ, máy lọc nước, bàn ghế để đảm bảo toàn bộ nhân viên làm việc thoải mái nhất Thiết bị đảm bảo tiêu chuẩn về mặt chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc, sức khoẻ cho tất cả các nhân viên

3.1.6 Tình hình tài chính của công ty

Từ số vốn điều lệ ban đầu, công ty đã phát triển và không ngừng nâng cao số vốn trong những năm tiếp theo Và đến nay Công ty đã đạt được những bước tiến vững chắc được thể hiện qua các thông số bảng 3.2 sau:

Bảng 3.2 Tình hình tài chính của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2020 –2023

Tên chỉ

Toàn bộ

vốn VNĐ 10.715.176.020 11.486.376.430 11.834.783.672 12.489.665.795 Vốn lưu

động VNĐ 6.339.463.104 6.842.347.291 7.096.742.511 7.693.451.316 Vốn cố

định VNĐ 4.375.712.916 4.644.029.139 4.738.041.161 4.796.214.479

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2020, 2021, 2022, 2023 – Phòng Kế toán)

Dựa vào Báo cáo tài chính trên, có thể thấy: Nhìn chung trong giai đoạn 2020 - 2023, tổng vốn của công ty tăng đều qua các năm, tuy nhiên mức tăng là không đáng kể, bởi sự ảnh hưởng của dịch bệnh Covid -19 cũng như tình hình suy thoái kinh tế trên toàn thế giới do sự tác động của các cuộc chiến tranh chính trị Tuy vậy, tổng số vốn điều lệ sau gần 7 năm phát triển đã lên đến gần 12,5 tỷ đồng

Giai đoạn năm 2020 – 2021: Mặc dù tổng vốn năm 2021 có tăng so với

năm 2020, tuy nhiên hiệu quả sử dụng vốn năm 2021 lại giảm đi do khó khăn của đại dịch Covid-19, dẫn tới doanh thu giảm Số vốn lưu động và cố định tăng do đầu tư trang thiết bị mới, tuyển thêm nhân viên vào những tháng cuối năm cũng như tăng vốn có để sẵn sàng chi hộ, thanh toán các đơn hàng lớn từ các nhà cung cấp để công việc được diễn ra đúng tiến độ

Giai đoạn năm 2021 – 2022: Sau 1 năm trì trệ bởi dịch Covid-19, công ty đã có

sự chuẩn bị, thích nghi Cùng quãng thời gian đó, xã hội cũng dần thích nghi hơn và tiến tới bình thường hóa các hoạt động, Nhà nước cũng có hỗ trợ tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp, giúp cho công ty phát triển phục hồi trở lại Công ty đi vào quỹ đạo hoạt động ổn định hơn, tập trung phát triển sang mảng dịch vụ tại các khu vực khác

trên thế giới Tuy sự tăng trưởng là chưa lớn nhưng cũng đã khả quan hơn đối với tình hình lúc bấy giờ

Giai đoạn năm 2022 –2023: Bước sang những tháng đầu năm 2023, công ty đã

ổn định hơn có thêm những bước đi để mở rộng quy mô hoạt động Mặc dù từ cuối năm 2022 đến nay, tình hình kinh tế thế giới có sự biến động đi xuống khiến cho các hoạt động xuất nhập khẩu không phát triển được như kì vọng mà công ty đã đặt ra; tuy nhiên mức tăng doanh thu của công ty lại khá khả quan, mang lại những dấu hiệu tích cực và kỳ vọng vào mức tăng trưởng lớn cuối năm

3.2 Khái quát hoạt động kinh doanh của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

3.2.1 Tình hình chung hoạt động kinh doanh của công ty

Sau gần 7 năm hoạt động và phát triển chi nhánh tại Hà Nội, Best Care Shipping Hà Nội đã vượt qua nhiều khó khăn và đạt được những thành tích đáng kể Công ty đã chứng minh được tiềm năng phát triển của mình bằng chính uy tín và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng

Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2020 –2023

(Đơn vị: VNĐ)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

30.574.625.888 33.635.428.591 34.986.940.581 32.256.987.263

2 Các khoản giảm trừ doanh thu

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

30.574.625.888 33.635.428.591 34.986.940.585 32.256.987.263

4 Giá vốn hàng bán

2.690.376.667 2.797.437.548 2.870.104.278 2.428.523.215

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

1.068.597.703 3.143.347.585 3.619.237.125 3.170.895.117

14 Chi phí thuế TNDN hiện hành