Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thách thức trong quy trình vận chuyển bằng đường hàng không, và các công ty logistics tại Việt Nam vẫn đang gặp hạn chế trong việc tối ưu hiệu quả hoạt động
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh của toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế đang diễn ra mạnh mẽ như ngày nay, thương mại quốc tế đã trở thành một phần không thể thiếu ở hầu hết các quốc gia trên thế giới Việt Nam cũng không ngừng nâng cao hợp tác quốc tế thông qua việc tham gia vào các tổ chức kinh tế quốc tế, ký kết các hiệp định thương mại song phương và đa phương, Điều này đã thúc đẩy và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu mở rộng phát triển thông qua việc loại bỏ các rào cản thuế quan và phi thuế quan, dẫn đến sự tăng cường nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu Do đó, việc ra đời của các công ty dịch vụ giao nhận và vận chuyển quốc tế đang trở thành một xu hướng quan trọng để thúc đẩy phát triển hoạt động giao thương một cách thuận tiện và dễ dàng hơn.
Trong lĩnh vực giao nhận, có nhiều phương thức vận chuyển khác nhau như giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu qua đường hàng không, đường biển, đường bộ và đường sắt Việc phát triển các dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập khẩu, đang ngày càng mở rộng và sâu hơn, đóng góp quan trọng vào việc tạo ra giá trị gia tăng cao hơn cho các doanh nghiệp có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa Trong số các phương tiện, việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm và lựa chọn vì khả năng tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng của hàng hóa Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thách thức trong quy trình vận chuyển bằng đường hàng không, và các công ty logistics tại Việt Nam vẫn đang gặp hạn chế trong việc tối ưu hiệu quả hoạt động cung cấp dịch vụ giao nhận cho phương thức vận tải này.
Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, và khi được thực tập và làm việc tại môi trường logistics đầy năng động như ở đây, em đã có cơ hội được tìm hiểu kỹ hơn về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty, nhận thấy rằng việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với nhân viên công ty trong việc giúp họ thực hiện nghĩa vụ của mình một cách hiệu quả, đồng thời cũng đóng góp cho sự phát triển của công ty Đây là một vấn đề cấp thiết không chỉ đối với Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội mà còn đối với hầu hết các công ty giao nhận nói chung trong bối cảnh gia tăng về nhu cầu nhập khẩu cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp logistics Chính vì điều đó, em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội”.
Tổng quan nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không” không phải là một đề tài hoàn toàn mới nhưng nó luôn là vấn đề có sức hút và ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp hiện nay vì vận tải bằng phương thức hàng không đang phát triển mạnh mẽ Qua tìm hiểu và nghiên cứu, em thấy đã có một vài công trình nghiên cứu theo hướng đề tài này, dưới đây là một số đề tài tương tự:
- “Một số biện pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành” -
Lữ Thị Hồng Nhung, 2013, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương Mại Đề tài khóa luận tốt nghiệp trên đã phân tích được dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không cũng như đã đưa ra được những mặt ưu và nhược điểm cũng như giải pháp để phát triển dịch vụ này Tuy nhiên, các đề xuất để phát triển dịch vụ còn chưa thật sư thực tế, mơ hồ chưa rõ ràng và nhất quán với thực trạng
- “Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH vận tải Việt Nhật” - Đào Thị Thùy, 2015, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương
Mại Tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH vận tải Việt Nhật trong thời gian tới như sau: Giải pháp về việc kiểm tra và áp mã HS hàng hóa; Giải pháp trong việc chuẩn
Tuy nhiên, đề tài vẫn chưa phân tích sâu vào thực trạng diễn biến trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
- “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty tiếp vận EZ Shipping”- Vũ Thị Lan Anh, 2019, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương Mại
Bài luận đã đưa ra cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu, phân tích cụ thể về quy trình giao nhận đường biển và đưa ra các giải pháp cho công ty Tuy nhiên, các giải pháp đưa ra còn khá chung cho toàn bộ quy trình nhận hàng nhập khẩu mà chưa mang tính cụ thể cho quy trình nhập khẩu bằng đường biển trong thực tế
- “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành” - Trần Thị Lệ Hằng, 2020, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương Mại Đề tài đã hoàn thiện cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu và phân tích chuyên sâu quy trình nhận hàng nhập khẩu tại công ty, nêu những yếu tố ảnh hưởng và các giải pháp để hoàn thiện quy trình này Tuy nhiên, các giải pháp mà bài luận đưa ra vẫn chưa mang tính thực tế đối với công ty và chưa phù hợp với xu thế hiện nay
- “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty
Cổ phần Logistics ASG” – Lã Thị Nga, 2021, Luận văn tốt nghiệp Đại học Thương
Mại Với đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu các hoạt động trong quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty, đánh giá hoạt động của công ty trong những năm gần đây, qua đó đưa ra đánh giá lợi thế, hạn chế của doanh nghiệp cùng những thiếu sót trong quy trình quản trị Từ đó, tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không Tuy nhiên, bài luận mới tập trung vào phân tích công tác quản trị quy trình nhận hàng mà chưa đi sâu vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không.
Nhìn chung, những đề tài trên đã đưa ra cơ sở lý luận về nhận hàng nhập khẩu và đi sâu vào phân tích cụ thể quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty, cũng như là đưa ra những định hướng, đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện quy trình này Tuy nhiên, những bài luận này vẫn chưa thể hiện bao quát được toàn bộ quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình đó Bên cạnh đó, các giải pháp hoàn thiện quy trình trong các tài liệu trên cũng chưa mang tính ứng dụng cao trong bối cảnh hiện nay Chính vì vậy, với đề tài: “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội” , em nghĩ rằng đây là một đề tài bao quát và có sức ảnh hưởng lớn với các doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế hiện nay Đề tài này sẽ tập trung phân tích về quy trình nhận hàng bằng đường hàng không tại công ty, đưa ra các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình này, và từ đó đánh giá và đưa ra các định hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài khoá luận này là tìm hiểu về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội; dựa trên hệ thống các cơ sở lý luận cũng như phân tích thực tiễn để đưa ra các giải pháp, đề xuất góp phần hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài đặt ra đối tượng nghiên cứu là những vấn đề lý luận và thực trạng hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu thời gian: Khóa luận đi sâu vào tìm hiểu và nghiên cứu việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội và lấy số liệu trong khoảng thời gian 4 năm (2020 – 2023)
- Phạm vi nghiên cứu không gian: Đề tài giới hạn ở việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care
- Phạm vi nghiên cứu nội dung: Đề tài chủ yếu đi sâu vào việc phân tích, đánh giá việc hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc và tiếp xúc với các nghiệp vụ liên quan tại công ty Kết quả ban đầu đã cung cấp các thông tin về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ: Nguồn dữ liệu nội bộ Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội như: các báo cáo của báo cáo tài chính; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo của phòng kế toán trong giai đoạn từ năm 2020 - 2023 Ngoài ra còn có một số nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
- Phương pháp thống kê: là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của Công ty giai đoạn 2020 - 2023
- Phương pháp phân tích: là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này
- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn thiện quy trình này tại công ty.
Kết cấu của đề tài
Kết cấu của khóa luận bao gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu vấn đề quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của
Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
Chương 4: Định hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
2.1.1 Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu là việc thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng, qua các bước cho đến tay người nhận cuối cùng Qua những chỉ dẫn của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ:
- Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng
- Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa
- Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần)
- Thu xếp việc khai báo hải quan, lưu kho,…
- Giao hàng cho người nhận hàng
Như vậy, ta có thể suy ra khái niệm về dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không, “dịch vụ nhận hàng bằng đường hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải hàng không nhằm thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu) để giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận hàng lo liệu vận tải hàng” Giao nhận hàng không thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở hàng hóa bằng đường hàng không Người thực hiện dịch vụ nhận hàng hóa bằng đường hàng không có thể là chủ hàng, các hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác.
2.1.2 Đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không có bản chất là một loại hình dịch vụ và cũng là một phần của dịch vụ giao nhận hàng hóa nên sẽ mang cả những đặc điểm chung của dịch vụ cũng như đặc điểm riêng của dịch vụ giao nhận hàng hóa như sau:
- Tính vô hình: Quá trình giao nhận hàng không làm cho hàng hóa có sự dịch chuyển từ nơi này tới nơi khác, từ quốc gia này tới quốc gia khác Sản phẩm của quá trình này mang tính vô hình vì người chủ hảng và người sử dụng dịch vụ đều không thể nhìn thấy hay cân đo, đong đếm như với sản phẩm hữu hình Người tiêu dùng chỉ có thể thấy và cảm nhận được chất lượng dịch vụ khi qua các tiêu thức như: thời gian giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu (nhanh hay chậm), lịch trình có chính xác không, có đảm bảo an toàn không, quy cách, thủ tục chứng từ có rõ ràng không Nhằm giảm bớt mức độ không chắc chắn, người sử dụng dịch vụ sẽ tìm kiếm các dấu hiệu hay bằng chứng về chất lượng dịch vụ thông qua các thông tin như địa điểm, con người, trang thiết bị, tài liệu, giá cả,…
- Tính không thể tách rời: Quá trình cung ứng và tiêu thụ dịch vụ diễn ra đồng thời Tức là người cung ứng dịch vụ sẽ bắt đầu cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không thì đó cũng là lúc người tiêu dùng bắt đầu quá trình tiêu dùng dịch vụ mà phía bên người cung ứng cung cấp, và khi mà người tiêu dùng dịch vụ đã hoàn tất mọi thủ tục, cũng như nhận hàng hóa của mình thì đó cũng là lúc mà người cung ứng dịch vụ chấm dứt quá trình cung ứng dịch vụ Cũng từ đặc điểm này mà dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đã có thêm một đặc điểm nữa đó là tính không lưu trữ được Các nhà cung ứng dịch vụ không thể lưu trữ dịch vụ những họ có thể lưu trữ khả năng cung ứng dịch vụ cho những lần phục vụ khách hàng tiếp theo
- Tinh thụ động: Do dịch vụ giao nhận hàng không phụ thuộc nhiều vào nhu cầu của khách hàng cũng như các quy định ràng buộc của người vận chuyển, của luật pháp và thể chế chính phủ (quốc gia xuất khẩu, quốc gia nhập khẩu, bên thứ ba ) nên dịch vụ này mang tính thụ động
- Tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận hàng hóa phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Mà hoạt động xuất nhập khẩu thường mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng chịu ảnh hưởng bởi đặc điểm này
2.1.3 Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không đóng vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế, dưới đây là một số vai trò cơ bản:
- Thúc đẩy thương mại quốc tế: Vận tải hàng không kết nối các quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới, cho phép việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia một cách nhanh chóng và hiệu quả Trong đó, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không là một trong những dịch vụ không thể thiếu của ngành vận tải hàng không, và nó cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập kinh tế và văn hóa, đồng thời cũng thúc đẩy sự hợp tác và tăng cường giao lưu hữu nghị giữa các quốc gia
- Giúp quá trình nhận hàng hoá nhập khẩu hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí:
Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ tối ưu hoá trong việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực về phương tiện vận tải chính cũng như các phương tiện vận tải hỗ trợ; đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hỏng hóc của hàng hóa trong quá trình vận chuyển nhờ việc thực hiện các quy trình một cách chặt chẽ Từ đó, quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm cả về mặt thời gian lẫn chi phí bằng cách giảm thiểu rủi ro
- Góp phần phát triển nền kinh tế quốc gia: Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không có đóng góp một phần lớn vào ngân sách quốc gia, tạo ra nhiều cơ hội việc làm, thu hút vốn đầu tư nước ngoài và đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế toàn diện của đất nước.
Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
2.2.1 Nhận thông tin chi tiết từ đại lý, khách hàng và ký kết hợp đồng
Sau khi chào dịch vụ và nhận được yêu cầu từ đại lý hoặc khách hàng, công ty giao nhận sẽ tiếp nhận tất cả thông tin và các yêu cầu liên quan đến việc nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không từ phía họ Những thông tin này thường sẽ bao gồm: thông tin chi tiết về hàng hóa, điểm xuất phát, điểm đến, ngày dự kiến nhận hàng, Công ty giao nhận cũng tiếp nhận các yêu cầu cụ thể như: thay mặt khách hàng làm thủ tục thông quan nhập khẩu, nhận hàng tại sân bay, tổ chức vận chuyển hàng tới địa điểm cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng,
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, nhân viên của công ty giao nhận sẽ thực hiện việc báo giá cho khách hàng Khi hai bên đã đồng ý với mức giá bên công ty giao nhận đề xuất thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty giao nhận sẽ nhận được bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu từ khách hàng Công ty sẽ tiến hành kiểm tra và so sánh thông tin để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của các tài liệu này
+ Hợp đồng mua bán: kiểm tra số, ngày ký hợp đồng, thông tin hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,…
+ Hóa đơn thương mại: kiểm tra số, ngày lập, đơn giá, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng
+ Chi tiết đóng gói (Packing list): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số lượng, cách thức đóng gói
+ Vận đơn (Airway Bill): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, mã số chuyến, trọng lượng, thể tích,
Bên cạnh việc kiểm tra tính chính xác của từng tài liệu, cần thực hiện việc so sánh các số liệu giữa các chứng từ với nhau Ví dụ, so sánh đơn giá trong hợp đồng với hóa đơn thương mại, kiểm tra tên hàng, số lượng, đơn giá, và giá trị lô hàng giữa hợp đồng, Packing list, và vận đơn Nếu các số liệu này trùng khớp với nhau, bộ chứng từ được coi là hoàn chỉnh Trái lại, nếu có sự không khớp, cần phải liên hệ với khách hàng ngay để điều chỉnh thông tin kịp thời Đồng thời, cũng cần phải kiểm tra mã HS (Harmonized System code) để đảm bảo rằng mã này chính xác với hàng hóa được mô tả trong hợp đồng đã ký kết
Nhân viên chứng từ (Cus) sẽ nhận được Pre-alert và HAWB final sau khi gửi mail xin phân quyền từ hãng hàng không và nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice) Đồng thời, khi nhận được giấy báo hàng đến, nhân viên chứng từ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện việc khai báo Manifest Các chứng từ cần thiết để khai báo Manifest bao gồm: MAWB, HAWB và A/N của hãng hàng không.
Tiếp theo, nhân viên chứng từ (Cus) sẽ tiến hành làm A/N, D/O và Debit note để gửi cho khách hàng Sau đó, họ sẽ lập đề nghị thanh toán A/F và LCC và gửi cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán cho hãng hàng không.
Sau khi đã thanh toán phí AF và LCC cho hãng hàng không, nhân viên Cus sẽ gửi uỷ nhiệm chi và EDO cho hãng hàng không nếu đó là lệnh giao hàng điện tử Trong trường hợp là lệnh giao hàng bằng giấy, họ sẽ xin hóa đơn từ hãng hàng không.
2.2.4 Khai báo hải quan trên phần mềm VNACC/VCIS
Khi nhận được bộ chứng từ gốc đồng khớp, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành nhập thông tin vào phần mềm ECUS để tạo tờ khai Tờ khai nháp sẽ được gửi cho khách hàng và sau đó truyền ra thuế để khách hàng xác nhận, tiếp đến tờ khai hải quan sẽ được truyền đi chính thức để xử lý Nếu quá trình truyền đi thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động gửi thông báo về số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai, và phân luồng hàng hóa tương ứng.
Sau khi nhận được tờ khai phân luồng, nhân viên hiện trường (Ops) sẽ mang theo bộ chứng từ và bắt đầu phân hồ sơ Trong trường hợp luồng xanh, hàng hóa sẽ được thông quan mà không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa Khách hàng chỉ cần đóng thuế, xuất trình phiếu EIR và nhận mã vạch thông quan là có thể lấy hàng hóa Đối với luồng vàng, Hải quan sẽ kiểm tra bộ chứng từ Sau khi chứng từ được Hải quan chấp thuận, khách hàng đóng thuế, lấy mã vạch thông quan và chuyển cho bộ phận cổng thì sẽ được lấy hàng
Trong trường hợp Hải quan chưa chấp thuận tờ khai, nhân viên Ops sẽ thông báo lại cho bộ phận Docs để điều chỉnh và khai tờ khai theo hướng dẫn của Hải quan, được chấp thuận mới tiến hành các bước tiếp theo Đối với luồng đỏ, hàng hóa sẽ bị kiểm tra chứng từ và thêm một bước kiểm hoá Nhân viên Ops sẽ liên lạc với Hải quan kiểm hoá và tiến hành quy trình kiểm hoá, các thông tin phát sinh sẽ được thông báo lại cho khách hàng để tìm cách giải quyết.
2.2.6 Nhận hàng hoá nhập khẩu và giao hàng cho khách
Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan nhập khẩu, nhân viên hiện trường (Ops) sẽ tiến hành việc nhận hàng Trong trường hợp hàng lưu kho bãi, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra hàng hóa khi nhận Nếu phát hiện hàng hóa có tổn thất hoặc không khớp với thông tin được ghi trên hợp đồng ngoại thương thì sẽ lập biên bản giám định hàng hóa và lưu lại hình ảnh kiểm tra để sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp có khiếu nại sau này Đối với hàng không lưu kho bãi, nhân viên Ops sẽ tiến hành nhận hàng trực tiếp từ kho Trước khi nhận hàng, nhân viên giao nhận phải trao cho cảng hàng không AWB, D/O.
Trong quá trình làm thủ tục tại kho, nhân viên Ops sẽ liên lạc với bộ phận vận chuyển và kho bãi để sắp xếp việc điều xe đến lấy hàng Sau khi hàng được xuất khỏi kho sẽ được vận chuyển đến nhà máy của người nhập khẩu hoặc một địa điểm được người nhập khẩu chỉ định.
2.2.7 Quyết toán và lưu hồ sơ Đây là bước cuối cùng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không sau khi giao hàng cho khách hàng Sau khi hoàn tất các thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ chuẩn bị bộ chứng từ hoàn chỉnh, kèm theo là Giấy báo nợ để quyết toán với khách hàng Các khoản thanh toán bao gồm các chi phí liên quan đến dịch vụ giao nhận như: chi phí lưu kho, lưu bãi, bốc xếp, vận chuyển, thưởng phạt và giải quyết khiếu nại (nếu có), Công ty giao nhận sẽ lưu giữ lại các thông tin hồ sơ cần thiết cho việc lưu trữ và tra cứu sau này.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
- Yếu tố chính trị - pháp luật:
Tình hình chính trị và pháp luật tại mỗi quốc gia đều có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh tế tại quốc gia đó và đặc biệt là hoạt động giao nhận hàng hóa Do đó, nó cũng tác động đến việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không.
Về chính trị: Sự ổn định chính trị tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không diễn ra nhanh chóng Ngược lại, bất kỳ biến động trong chính trị đều có thể gây trở ngại cho quá trình này Chẳng hạn như trong trường hợp xảy ra xung đột vũ trang, việc nhận và giao hàng cho hãng hàng không (nếu đó là quốc gia gửi hàng), hoặc giao nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là quốc gia nhận hàng), hoặc thậm chí cả lộ trình của máy bay có thể phải thay đổi (nếu máy bay đi qua quốc gia đó) Những biến động chính trị này được coi là cơ sở để xây dựng các trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Về pháp luật: Trong lĩnh vực giao nhận hàng xuất nhập khẩu qua đường hàng không, phạm vi hoạt động thường liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Do đó, môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là không chỉ là của quốc gia gửi hàng mà còn của quốc gia mà hàng hóa đi qua, quốc gia mà hàng hóa được gửi đến, và cả luật pháp quốc tế Bất kỳ thay đổi nào trong môi trường luật pháp như việc ban hành hoặc phê duyệt một thông tư, nghị định của Chính phủ trong bất kỳ quốc gia nào; hay việc phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu Các quy định trong các bộ luật của các quốc gia và các Công ước quốc tế không chỉ quy định về phạm vi hoạt động và khái niệm, mà còn quy định rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền lợi của các bên tham gia vào lĩnh vực giao nhận Vì vậy, việc hiểu biết về các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của các quốc gia khác nhau, sẽ giúp người giao nhận thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
Các hiệp định thương mại như CPTPP, EVFTA, RCEP đã tạo ra những cơ hội mới cho các công ty giao nhận vận chuyển Việc mở rộng giao thương quốc tế và giảm bớt các rào cản thuế quan đã làm cho công việc giao nhận hàng hóa giữa các quốc gia trở nên dễ dàng hơn Do đó, các công ty giao nhận vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy luân chuyển hàng hóa giữa các quốc gia Vì vậy, yếu tố kinh tế đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không.
Bên cạnh đó, hoạt động xuất nhập khẩu thường liên quan đến các yếu tố nước ngoài, điều này có nghĩa là các giao dịch có thể sẽ sử dụng ngoại tệ trong quá trình thanh toán Vì vậy, chính sách tỷ giá hối đoái sẽ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Để thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không một cách thuận lợi, các công ty giao nhận cần nắm bắt chính xác về tỷ giá để thực hiện các giao dịch thanh toán một cách chính xác.
Các yếu tố về vị trí địa lý, quy mô sân bay,…cũng phần nào ảnh hưởng đến việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu Ví dụ như một số cảng hàng không, sân bay ở Việt Nam có không gian hạn chế và quy mô cũng như hạ tầng không đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của số lượng hàng nhập khẩu Điều này có thể gây ra tình trạng quá tải và chậm trễ trong quy trình nhận hàng bằng đường hàng không của công ty giao nhận.
Thời tiết cũng là một yếu tố thất thường mà con người không thể kiểm soát được Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến quá trình giao nhận hàng và chuyên chở hàng hoá bằng đường hàng không, gây ảnh hưởng đến tốc độ vận chuyển hàng và thời gian giao nhận Các điều kiện thời tiết khắc nghiệt như cơn bão, tuyết rơi dày đặc, sương mù dày đặc hoặc hạn chế khả năng hạ cánh và cất cánh Ngoài ra, quá trình chuyên chở trên không khi chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho chuyến bay, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan.
- Yếu tố khoa học công nghệ: Ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến có thể giúp cho việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không hiệu quả hơn Sự tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ vận tải hàng không đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ hàng không, giảm chi phí vận hành và xuất hiện nhu cầu tài trợ để mua máy bay mới.
Hiện nay, ngày càng có nhiều máy bay thế hệ mới ra đời với công nghệ hiện đại hơn nhiều so với các máy bay thế hệ cũ trước đó Những máy bay này được thiết kế với chỉ số kinh tế kỹ thuật tốt nhất, thuận tiện cho phi công sử dụng và đem lại sự tin cậy cao cho khách hàng Việc áp dụng những vật liệu mới trong chế tạo máy bay, cải tiến thiết kế khoang hành khách, giảm tiếng ồn khi vận hành, tiết kiệm nhiên liệu kết hợp với việc áp dụng công nghệ tin học mới trong chế tạo, vận hành và bảo dưỡng máy bay đã đưa ngành vận tải hàng không lên tầm cao mới trong ngành vận tải toàn cầu Có thể thấy rằng, chất lượng của các trang thiết bị phục vụ cho quá trình hoạt động giao nhận càng hiện đại thì lại càng dễ dàng giúp khả năng đáp ứng dịch vụ được nhanh và chính xác hơn.
Khách hàng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp Đối với các công ty giao nhận vận chuyển, khách hàng đóng vai trò quyết định đến cách thức thực hiện quy trình giao nhận hàng Các yêu cầu của khách hàng thường được quy định một cách rõ ràng trong hợp đồng, và do đó, công ty giao nhận phải tuân thủ chặt chẽ quy trình nhận hàng theo những điều khoản đã thỏa thuận.
- Yếu tố đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh là những doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ tương tự để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Sự gia tăng liên tục về số lượng doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận đặt ra một áp lực cạnh tranh ngày càng khốc liệt Để nâng cao khả năng cạnh tranh, các doanh nghiệp phải liên tục nghiên cứu và tìm hiểu về chiến lược và cách thức hoạt động của đối thủ cạnh tranh để có thể tìm ra giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của mình
- Nguồn tài chính công ty: Đây là một yếu tố quan trọng quyết định khả năng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cũng là tiêu chí để đánh giá quy mô của các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp giao nhận vận tải Nguồn tài chính có thể bao gồm vốn tự có, vốn từ các nguồn huy động được, vốn chủ sở hữu, vốn đầu tư, Các công ty giao nhận vận chuyển sử dụng nguồn vốn đầu tư ban đầu để chuẩn bị trang thiết bị, kho bãi, và phương tiện chuyên chở, và những yếu tố này đều trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu.
Ngoài ra, sự ổn định của nguồn tài chính sẽ giúp doanh nghiệp giao nhận chủ động hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động Điều này giúp quy trình thực hiện diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn
Do đó, nguồn tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không.
- Nguồn nhân lực công ty:
Nguồn nhân lực đối là một trong những yếu tố chính quyết định sự thành công của doanh nghiệp Con người chính là thành phần chính của những bộ máy quản lý, tổ chức, điều hành thực hiện quy trình giao nhận Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, chuyên môn vững vàng, hiểu biết rõ nghiệp vụ giao nhận, giá cước và hiểu điều luật trong ngoại thương sẽ có các kế hoạch thực hiện quy trình giao nhận hiệu quả, mang lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp.
- Cơ sở vật chất, công nghệ kỹ thuật của công ty: móc, trang thiết bị, hệ thống kho hàng, phương tiện vận tải, và các phương tiện thông tin liên lạc hiện đại như hệ thống mạng máy tính kết nối internet, cùng với các phương tiện viễn thông quốc tế và các công cụ quản lý, Những yếu tố này là nền tảng cho hoạt động kinh doanh và hỗ trợ cho việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu diễn ra một cách dễ dàng và hiệu quả hơn Đồng thời, việc sở hữu cơ sở vật chất tốt có thể giúp doanh nghiệp giao nhận tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE
Giới thiệu Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
Hình 3.1 Logo Công ty TNHH Best Care Shipping
- Bằng tiếng Việt: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING
- Bằng tiếng Anh (tên giao dịch quốc tế): HANOI BRANCH BEST CARE SHIPPING COMPANY LIMITED
- Chi nhánh Hà Nội: Phòng 703, tầng 7, tòa nhà V.E.T Building, 98 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
- Email: cus1.han@bcshipping.vn
➢ Người đại diện pháp luật của công ty
- Ông Trần Quang Bửu – Tổng giám đốc
- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (năm tỷ đồng chẵn)
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Giai đoạn đầu thành lập, công ty đặt trụ sở tại số 195 – 197 Khâm Thiên Tới tháng 12/2019, công ty chuyển trụ sở sang 98 Hoàng Quốc Việt do mở rộng quy lập, quy mô lao động trong cả chi nhánh chỉ có khoảng 10 người Tính đến tháng 12/2023, số lượng lao động đã lên tới 55 người
Công ty đã và đang hướng tới trở thành công ty giao nhận vận tải chuyên nghiệp và phát triển bền vững Bên cạnh đó, từng bước khẳng định vị thế đứng đầu trên thị trường nội địa và quốc tế Việc giữ vững mối quan hệ chiến lược với các đối tác lớn giúp công ty cung cấp những dịch vụ nhanh chóng, linh hoạt và tạo sự tin cậy, uy tín cho khách hàng
Hiện tại, Best Care Shipping là thành viên của hiệp hội JCTrans, WCA Mã số của công ty là 124588 Việc tham gia vào Hiệp hội các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển trên toàn thế giới giúp cho công ty được mở rộng hơn tới các đại lý trên toàn thế giới, giúp cho sự vận chuyển hàng hóa được linh hoạt và nhanh chóng hơn
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính
Căn cứ vào giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty TNHH Best Care Shipping chi nhánh Hà Nội, các lĩnh vực kinh doanh của công ty được mô tả theo sơ đồ sau:
Hình 3.2 Sơ đồ lĩnh vực kinh doanh của chi nhánh Công ty
TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
- Dịch vụ vận chuyển đường biển, khai thác container:
Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container thường, container lạnh, hàng lẻ và hàng container đặc biệt tại các cảng chính như cảng Hải Phòng, cảng Hồ Chí Minh, cảng Đà Nẵng… Công ty đã ký hợp đồng với nhiều hãng vận chuyển nổi tiếng như NYK, CMA-CGM, APL, EVERGREEN, MAERSK, MSC, OOCL, YANGMING,… Thị trường chính của công ty chủ yếu là các nước Châu Á như: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và một số quốc gia lớn thuộc thị trường Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc
- Dịch vụ vận chuyển đường hàng không:
Công ty là một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận tải hàng không uy tín Công ty đã ký hợp đồng với các hãng hàng không hàng đầu như Asia Airlines, TK Airlines, Qatar, Etihad, United Airlines, Lufthansa Airlines, Air France, Dịch vụ vận tải đường hàng không của công ty tuy không chiếm tỷ lệ nhiều bằng đường biển, nhưng cũng đóng vai trò quan trọng trong chiến lược kinh doanh và phát triển của công ty
- Dịch vụ thủ tục hải quan, kho bãi:
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về luật pháp và các quy định về sản phẩm, công ty thực hiện tất cả các thủ tục hải quan như tính thuế, khai báo hải quan, đăng ký tờ khai, thanh lý hải quan Công ty cũng luôn hỗ trợ, tư vấn khách hàng áp thuế ở mức thấp nhất và đảm bảo hàng hóa được thông quan, vận chuyển an toàn, đúng tiến độ Ngoài ra, công ty còn có các dịch vụ khác như: Xin giấy phép xuất nhập khẩu, C/O,
➢ Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:
Hình 3.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Best Care Shipping tại
➢ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
Trực tiếp quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty; trực tiếp đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình kinh doanh để từ đó đưa ra phương hướng hoạt động cho công ty
Phụ trách toàn bộ về vấn đề tài chính của công ty, thực hiện các báo cáo, hạch toán, lưu trữ, thống kê thu - chi theo quy định hiện hành
Phụ trách công tác nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và những yếu tố ngoại cảnh, thường xuyên cập nhật các thông tin, giá cả từ trong và ngoài nước để đưa ra phương án cạnh tranh phù hợp nhất với tình hình của công ty và thế giới, từ đó góp phần phát triển dịch vụ và mở rộng mạng lưới khách hàng của công ty
- Phòng Chứng từ (DOCS - CUS):
Phụ trách các nghiệp vụ về chứng từ hàng xuất, nhập khẩu, các thủ tục giao nhận và thanh toán như: Yêu cầu chủ tàu/đại lý cảng xếp cung cấp bộ chứng từ chính xác, làm bill tàu, kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo tàu đến (A/N), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), khai Manifest, làm C/O, khai báo và truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS, đảm bảo thông tin của chứng từ hàng hóa trước khi thông quan xuất nhập phải chính xác và hợp lý
Phụ trách việc thực hiện thủ tục hải quan, liên hệ với bên vận tải để giao nhận chứng từ, nộp thuế và lệ phí OPS thường có mặt tại cảng, sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan làm thủ tục vận chuyển, trực tiếp nhận hồ sơ và làm việc với các đơn vị hải quan chi cục để xử lý tờ khai hay thực hiện kiểm hóa (nếu hàng vào luồng đỏ); Sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa; Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu; Hỗ trợ làm C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch thực vật,
3.1.4 Nhân lực của công ty
Tính đến tháng 12/2023, công ty hiện đang có 55 nhân sự bao gồm người lao động, làm việc tại các phòng ban chức năng của công ty Tất cả nhân viên đều có trình độ Đại học, Cao đẳng chuyên ngành hàng hải, kinh tế, logistics,… Mỗi nhân viên đều nhiệt tình trong công việc, có khả năng làm việc nhóm cũng như độc lập và tinh thần trách nhiệm cao Tỷ lệ nhân viên phòng Sales - Marketing cao hơn hẳn, do đây là bộ phận chủ chốt đem về lợi nhuận cho công ty
Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của chi nhánh Công ty TNHH Best Care
Shipping tại Hà Nội Tiêu chí Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
I Phân theo trình độ 55 100,0 Đại học và trên Đại học 51 92,7
II Phân theo giới tính 55 100
III Phân theo phòng ban 55 100,0
Phòng Chứng từ (DOCS – CUS) 12 21,8
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự tháng 12/2023 - Phòng Kế toán)
3.1.5 Cơ sở vật chất – kỹ thuật
Hiện nay, công ty đang sở hữu một hệ thống cơ sở vật chất hiện đại, hạ tầng công nghệ thông tin hoàn chỉnh Công ty có một văn phòng đại diện tại Hà Nội và có một văn phòng làm việc tại Hải Phòng Ngoài ra, công ty cũng chuẩn bị đầy đủ máy fax, máy photocopy, máy in phục vụ hoạt động kinh doanh Tất cả các phòng ban đều được trang bị ánh sáng hiện đại, điều hoà nhiệt độ, máy lọc nước, bàn ghế để đảm bảo toàn bộ nhân viên làm việc thoải mái nhất Thiết bị đảm bảo tiêu chuẩn về mặt chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc, sức khoẻ cho tất cả các nhân viên
3.1.6 Tình hình tài chính của công ty
Từ số vốn điều lệ ban đầu, công ty đã phát triển và không ngừng nâng cao số vốn trong những năm tiếp theo Và đến nay Công ty đã đạt được những bước tiến vững chắc được thể hiện qua các thông số bảng 3.2 sau:
Bảng 3.2 Tình hình tài chính của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2020 –2023 Tên chỉ tiêu ĐVT Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Toàn bộ vốn VNĐ 10.715.176.020 11.486.376.430 11.834.783.672 12.489.665.795 Vốn lưu động VNĐ 6.339.463.104 6.842.347.291 7.096.742.511 7.693.451.316 Vốn cố định VNĐ 4.375.712.916 4.644.029.139 4.738.041.161 4.796.214.479
(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2020, 2021, 2022, 2023 – Phòng Kế toán)
Dựa vào Báo cáo tài chính trên, có thể thấy: Nhìn chung trong giai đoạn 2020 -
Khái quát hoạt động kinh doanh của Chi nhánh công ty TNHH Best Care
3.2.1 Tình hình chung hoạt động kinh doanh của công ty
Sau gần 7 năm hoạt động và phát triển chi nhánh tại Hà Nội, Best Care Shipping
Hà Nội đã vượt qua nhiều khó khăn và đạt được những thành tích đáng kể Công ty đã chứng minh được tiềm năng phát triển của mình bằng chính uy tín và chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng
Bảng 3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty TNHH Best Care
Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2020 –2023
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng 3.796.980.769 5.981.707.453 6.518.615.471 5.193.550.068
6 Doanh thu hoạt động tài chính
8 Chi phí quản lý doanh nghiệp
9 Lợinhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 854.878.162 2.514.678.068 2.895.389.700 2.536.716.094
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021, 2022, 2023 - Phòng Kế toán) có xu hướng biến động nhẹ Nguyên nhân dẫn đến xu hướng này là do tình trạng dịch bệnh cùng với bối cảnh kinh tế thế giới đã có ảnh hưởng rõ rệt đến hoạt động của công ty Từ những số liệu kết quả kinh doanh của Phòng Kế toán, ta có biểu đồ thể hiện sự thay đổi kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 –2023
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ thể hiện sự thay đổi kết quả hoạt động kinh doanhcủa chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2020 – 2023
Theo thống kê thì nhìn chung, doanh thu qua các năm của công ty đều có xu hướng tăng, tuy nhiên, mức tăng doanh thu và lợi nhuận năm 2020 vẫn còn sự đình trệ so với năm 2021 và 2022 do ảnh hưởng của dịch Covid-19 - nguyên nhân chính dẫn tới chuỗi cung ứng bị đình trệ, tắc biên, sản xuất và lưu thông hàng hóa khó khăn khiến cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa giảm xuống đáng kể, đặc biệt là thị trường Trung Quốc - thị trường chính bị ảnh hưởng nặng do Covid gây ra
Bước sang năm 2021, công ty dần phục hồi và có những mức tăng trưởng đáng kể, có thể kể đến là lợi nhuận thuần năm 2021 tăng lên hơn 2,93 lần so với lợi nhuận thuần năm 2020 Năm 2020 và năm 2021 là hai năm thế giới nói chung và Việt Nam
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tổng lợi nhuận kế toán trước thuếLợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp nói riêng phải chịu sự ảnh hưởng của dịch Covid-19 nặng nề nhất Ở trong nước các chính sách hạn chế đi lại của Chính Phủ liên tục được ban hành do lo ngại sự lây lan không kiểm soát của dịch bệnh nên đối với mức doanh thu và lợi nhuận trên thì cũng có thể coi là một thành công khi công ty có thể thích ứng nhanh với hoàn cảnh và tránh đến mức tối đa sự ảnh hưởng của dịch bệnh đến hoạt động kinh doanh
Sang đến năm 2022, thời điểm mà những tác động của đại dịch đã được khắc phục tương đối, công ty lấy lại đà tăng trưởng nhanh và mạnh hơn Doanh thu thuần của công ty trong năm 2022 tăng hơn 15% so với năm 2021, đây cũng là một con số khả quan, tuy nhiên do nửa đầu năm 2022, tình hình xung đột quân sự giữa Nga và Ukraine đã cắt đứt nhiều tuyến đường vận chuyển quan trọng, cùng với đó là giá xăng dầu và giá cước tăng vọt cũng gây gián đoạn nghiêm trọng chuỗi cung ứng toàn cầu, do đó mức tăng trưởng này vẫn chưa đạt được như kì vọng mà công ty đặt ra
Những tháng đầu năm 2023, công ty tập trung mở rộng quy mô thị trường hoạt động sang châu Âu, châu Mỹ và các thị trường khác cùng với các đối tác và agent tiềm năng; cộng với nhu cầu thị trường xuất nhập khẩu quốc tế tăng mạnh trở lại dẫn tới lượng khách hàng và mặt hàng nhập khẩu tăng theo, doanh thu của công ty cũng tăng lên
Nhìn chung trong giai đoạn 2020 – 2023, công ty gặp vấn đề do ảnh hưởng chung của toàn thế giới và gặp không ít khó khăn, tuy nhiên so với mặt bằng chung cả thị trường thì doanh thu của Best Care Shipping vẫn tương đối ổn định Có được thành quả này là nhờ vào đội ngũ nhân viên đã nỗ lực không ngừng để đảm bảo lợi nhuận, sự phát triển của toàn công ty, cũng như cố gắng theo sát và củng cố mối quan hệ với khách hàng, Agent nước ngoài
❖ Kết quả hoạt động kinh doanh từ các loại hình dịch vụ
Bảng 3.4 Tổng doanh thu từ các loại hình dịch vụ của chi nhánh Công ty TNHH
Best Care Shipping giai đoạn 2020 – 2023
Lĩnh vực kinh doanh Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Giao nhận vận chuyển đường biển
Giao nhận vận chuyển đường hàng không
Thủ tục hải quan và vận tải nội địa
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021, 2022, 2023 - Phòng Kế toán)
Biểu đồ 3.2 Biểu đồ thể hiện sự thay đổi doanh thu các loại hình dịch vụ của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping giai đoạn 2020 – 2023
➢ Giao nhận vận chuyển đường biển
Năm 2020, doanh thu từ hoạt động giao nhận vận chuyển đường biển đạt hơn 22,3 tỷ đồng, là năm có doanh thu thấp nhất trong 3 năm gần nhất Nguyên nhân của sự sụt giảm này là do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, tuy nhiên so với tổng doanh thu từ các lĩnh vực khác thì giao nhận vận chuyển đường biển vẫn chiếm doanh thu lớn nhất (khoảng 69,9%) Đây là lĩnh vực có tốc độ tăng trưởng doanh thu, khả năng sinh lời cao nhất bởi vận chuyển đường biển có giá cước cạnh tranh hơn, vận chuyển được khối lượng hàng lớn hơn, giảm bớt rủi ro trong quá trình vận chuyển và có thể trung chuyển tại nhiều tàu trên cùng một tuyến đường Đến năm 2021 và năm 2022, doanh thu từ hoạt động này có sự khởi sắc hậu đại dịch, tăng nhẹ từ 22,3 tỷ đồng (2020) lên 25,6 tỷ đồng (2021) và 24,9 tỷ đồng (2022) Trong năm 2022, do ảnh hưởng từ cuộc chiến tranh Nga – Ukraine cùng với Chiến lược Zero Covid của Trung Quốc đã gây nhiều cản trở trong ngành vận tải biển, dẫn
Giao nhận vận chuyển đường biển Giao nhận vận chuyển đường hàng khôngThủ tục hải quan và vận tải nội địa không ngừng mở rộng kinh doanh, giữ vững đà tăng trưởng tốt và đã đạt được con số ấn tượng - 20,8 tỷ đồng
Với hệ thống đại lý phân bố rộng khắp các nước trên thế giới như Nhật Bản, Trung Quốc, Singapore cùng mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn như Maersk Line, One, TS Line, Cosco,… Công ty vẫn đang tiếp tục mở rộng hoạt động trong dịch vụ vận tải biển Thị trường chính của công ty bao gồm các quốc gia Châu Âu, Châu
Mỹ và hầu hết các nước Châu Á như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản,…
➢ Giao nhận vận chuyển đường hàng không
Bên cạnh dịch vụ vận tải đường biển, công ty cũng phát triển mảng dịch vụ vận tải đường hàng không với chất lượng tốt, đem về doanh thu đáng kể (chiếm khoảng 21,87% tổng doanh thu) Trong thời kỳ đỉnh điểm của đại dịch Covid-19, ngành công nghiệp vận tải hàng không ở Việt Nam đã phải đối mặt với sự sụt giảm đáng kể về nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không Sự khan hiếm về số chuyến bay dẫn đến việc tăng giá vận chuyển hàng không và gây ra sự cản trở trong chuỗi cung ứng, tác động mãnh mẽ tới khắp các doanh nghiệp toàn cầu Tuy có sự sụt giảm về doanh thu trong năm 2020 nhưng sau đó Công ty đã thể hiện sự thích nghi và phục hồi mạnh mẽ, với lưu lượng hàng hóa bằng đường hàng không có xu hướng tăng đều qua các năm Cụ thể, doanh thu có được từ hoạt động vận tải hàng không năm 2022 tăng 66,57% so với năm 2020; đồng thời, doanh thu năm 2023 gần đây từ hoạt động này cũng tăng trưởng khả quan, đạt hơn 6,2 tỷ đồng
➢ Thủ tục hải quan và vận tải nội địa
So với hai lĩnh vực giao nhận đường biển và hàng không thì doanh thu của dịch vụ làm thủ tục hải quan và giao nhận vận chuyển nội địa lại chiếm tỷ lệ thấp hơn, khoảng 11,23% trên tổng doanh thu Dịch vụ này bao gồm các hoạt động như khai báo, làm thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa Tuy doanh thu của mảng dịch vụ này có sự giảm nhẹ trong năm 2021 nhưng công ty đã không ngừng nâng cao và cải thiện các kỹ năng nghiệp vụ để phục vụ tốt nhất cho những khách hàng có nhu cầu liên quan đến mảng dịch vụ này, dẫn đến doanh thu tăng trưởng tích cực hơn trong những năm trở lại đây
❖ Kết quả hoạt động kinh doanh trên các thị trường
Bảng 3.5 Kết quả kinh doanh tại các thị trường của chi nhánh Công ty TNHH
Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2020 – 2023
Thị trường Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Châu Á 19.732.250.676 21.206.840.006 21.943.228.172 21.122.854.389 Châu Âu 4.778.854.503 5.104.894.564 5.593.137.825 5.011.582.516 Châu Mỹ 2.809.102.970 3.610.498.136 3.354.290.563 3.209.674.189 Châu Úc 2.010.486.655 1.986.654.264 2.154.683.580 1.309.482.793
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021, 2022, 2023 - Phòng Kế toán)
Nhìn tổng thể, thị trường Châu Á vẫn là thị trường trọng yếu của công ty và thị trường này chiếm khoảng 64,69% trên tổng doanh thu từ tất cả các thị trường tính đến năm 2023 Và trong đó thì thị trường Trung Quốc chiếm tới hơn 70% tổng doanh thu tại châu Á và chiếm khoảng gần 50% tổng doanh thu các thị trường qua các năm Điều này cho thấy Trung Quốc luôn là một đối tác đầy tiềm năng đối với công ty nói chung và đối với thị trường thế giới nói riêng Năm 2020, nguồn doanh thu từ thị trường châu Á bị ảnh hưởng của Covid-19 nhưng sang đến năm 2021, 2022, doanh thu từ thị trường này dần ổn định và hồi phục, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu
Trong khi đó, doanh thu của công ty từ các thị trường châu Âu, châu Mỹ, trường này có dấu hiệu khởi sắc khi lượng doanh thu tăng mạnh, đặc biệt là thị trường châu Âu Qua các năm, thị trường Châu Á có xu hướng tăng chậm lại, vì công ty dần chuyển hướng sang các thị trường khác để có nhiều cơ hội hơn Chính vì vậy, doanh thu đến từ các thị trường khác như châu Âu, châu Mỹ đang dần phát triển mạnh hơn, do công ty đề ra chiến lược và phát triển, mở rộng thị trường sang các quốc gia như Anh, Hà Lan, Italy, Mỹ, Canada, để khai thác tối đa nhu cầu khách hàng, mở rộng mạng lưới quan hệ với các agent và hãng tàu mới tiềm năng, đem lại lợi nhuận cho công ty
3.2.2 Tình hình hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty
Đánh giá thực trạng việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
Trong những năm gần đây, việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội đã diễn ra tương đối hiệu quả, đóng góp vào thành công của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Điều này đã giúp công ty đạt được một số kết quả nhất định, và không ngừng mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ kinh doanh Một số thành tựu trong việc thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Best Care Shipping trong những năm qua được thể hiện như sau:
Thứ nhất, mặc dù hoạt động kinh doanh của dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường hàng không của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội diễn ra trong bối cảnh thị trường thế giới đang đối mặt với nhiều biến động về cung, cầu, giá cả, và các chính sách xuất nhập khẩu,… do ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-
19 và cuộc chiến tranh quân sự Nga – Ukraine, nhưng vẫn đạt được mức tăng trưởng đáng kể Với khả năng thích nghi tốt, quyết đoán và sự nắm bắt thời cơ, ban giám đốc cùng với sự nỗ lực quyết tâm của các thành viên trong công ty đã vượt qua mọi thách thức Bằng cách tận dụng lợi thế của công ty và thị trường, kết quả kinh doanh trong việc giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không luôn có những bước tiến vượt bậc Công tác quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không ngày càng phát triển và bền vững, góp phần xây dựng uy tín của công ty trên thị trường
Thứ hai, công ty luôn chú trọng vào việc phát triển các mối quan hệ thân thiết với đối tác bằng cách tương tác và trao đổi thông tin với các đại lý ở nước ngoài và các hãng hàng không lớn Điều này mang lại lợi thế về giá cả cho công ty và giúp việc đặt chỗ cho hàng hóa được thực hiện một cách nhanh chóng hơn Đối với các Agent bên nước ngoài, công ty có mối quan hệ tốt với nhiều đại lý khác nhau tại các cảng khác nhau Mỗi hãng chỉ mạnh ở một số tuyến nhất định nên các đại lý được Best Care Shipping lựa chọn và khai thác dựa trên những thế mạnh của họ và được đánh giá cao trên hệ thống WCA Ví dụ, đối với đường hàng không tại Singapore, có các Agent như
CT Freight và ASM, ; tại Đức, có QCS- Quick Cargo Service với các cảng Frankfurt, Duesseldorf, Hamburg Những đối tác này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ nhận hàng nhập khẩu của công ty
Thứ ba, công ty nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật bằng việc mở rộng văn phòng kết hợp với việc tuyển dụng thêm nhiều nhân sự Công ty cung cấp đầy đủ trang thiết bị văn phòng cho toàn nhân viên trong công ty, tạo điều kiện cho công việc diễn ra một cách thuận lợi nhất Dữ liệu của lô hàng đều được nhập trên hệ thống phần mềm FAST khiến cho việc quản lý của doanh nghiêp trở nên dễ dàng hơn, không những thế còn tiết kiệm thời gian Bộ phận kỹ thuật của công ty đã ứng dụng phần mềm FAST vào trong quy trình giao nhận hàng hoá, và phần mềm này được đánh giá là một trong những thành công lớn nhất của công ty trong việc nâng cao ứng dụng công nghệ kỹ thuật
Thứ tư, công ty đã có những chính sách sửa đổi linh hoạt trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không để quy trình này trở nên hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, tìm hiểu thị trường và nhu cầu khách hàng để cải thiện quy trình ngày càng hiện đại và chuyên nghiệp hơn
Thứ năm, trong những năm qua, Best Care Shipping luôn không ngừng nỗ lực để cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng Công tác tổ chức và thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty khá bài bản và ít xảy ra sai sót nghiêm trọng Công ty chú trọng vào việc đảm bảo thực hiện an toàn tất cả quy trình từ khi bắt đầu đến khi hoàn tất việc nhận hàng Do đó, dù mỗi năm thực hiện rất nhiều hợp đồng nhận hàng nhập khẩu nhưng tỉ lệ sai sót chỉ chiếm tỷ lệ rất thấp và đang có giảm dần Điều này giúp công ty phát triển bền vững và góp phần xây dựng uy tín của công ty trên thị trường Ngoài ra, ban lãnh đạo công ty cũng đã tích cực chủ động làm việc với các khách hàng truyền thống và tăng cường sự hợp tác, góp phần giúp khách hàng tiếp tục ủng hộ và sử dụng dịch vụ của công ty
Thứ sáu, công ty được dẫn dắt bởi những lãnh đạo với trình độ quản lý xuất sắc và hầu hết đội ngũ nhân viên là những ngườitận tụy và được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp Ngoài ra, hàng năm công ty đều thực hiện liên tục các khóa đào tạo ngắn hạn nhằm cập nhật những kiến thức và bắt kịp xu hướng mới nhất trong thị trường ngành vận tải, từ đó không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của nguồn nhân lực – là cơ sở để giúp dịch vụ của Best Care Shipping đạt được chất lượng phục vụ tốt nhất Khi có bất kì sai sót hay tình huốngkhẩn cấp nào xảy ra, nhân viên của Best Care Shipping được đào tạo để sẵn sàng hỗ trợ 24/7 nhằm giải quyết mọi thắc mắc, khó khăn cũng như sai sót diễn ra trong quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ khách hàng một cách tận tâm nhất
Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không là một quy trình khá phức tạp và đòi hỏi nghiệp vụ cao Do đó, bên cạnh những thành công đã đạt được, Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội hiện vẫn còn tồn tại một số hạn chế và những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hiệu quả của việc thực hiện quy trình Dưới đây là một số vấn đề tồn tại trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty:
Thứ nhất, quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không vẫn đang gặp phải vấn đề chậm trễ trong khâu thông quan hàng hóa, do một số yếu điểm như nhân viên Ops chưa thực sự hiểu rõ về loại hàng hóa cũng như các quy định trong thông tư và nghị định, dẫn đến việc trình bày thông tin dài dòng và cần phải sửa đổi tờ khai nhiều lần Hơn nữa, do sai sót trong áp thuế và mã HS dẫn đến việc xử phạt, cũng như cần phải điều chỉnh tờ khai và quá trình thông quan hàng hóa có thể bị kéo dài thời gian xử lý lên đến 1 tháng… Tất cả những vấn đề này đều ảnh hưởng đến thời gian của toàn bộ quy trình nhận hàng
Thứ hai, mặc dù công ty đã có một hệ thống các đại lý lớn ở các điểm đầu nước ngoài là đối tác, nhưng khả năng kiểm soát vẫn gặp hạn chế trong một số trường hợp
Cụ thể, khi hàng bị giao chậm do vướng mắc trong thủ tục hải quan của đối tác ở nước ngoài, hoặc khi hàng bị tổn thất như xây xước, thủng; hoặc khi giao hàng sai địa chỉ hoặc chỉ dẫn,… điều này tạo ra những rủi ro không thể kiểm soát được Ngoài ra, vẫn còn một số địa điểm mà công ty chưa thiết lập được mạng lưới đại lý, dẫn đến việc giao hàng chậm do phải tìm kiếm bên trung gian và gây ra tâm lý không ổn định, lo lắng cho tình trạng của hàng hóa
Thứ ba, Best Care Shipping còn phải phụ thuộc vào hãng hàng không và hãng vận tải cả trong và ngoài nước vì phương tiện vận tải còn hạn chế Do đó vào mùa cao điểm, công ty gặp khó khăn trong việc đặt lịch chuyến bay hay điều động phương tiện chuyên chở để nhận hàng và giao cho khách theo đúng kế hoách đã được lên trước đó Điển hình là tình trạng ùn tắc hàng hóa xuất nhập khẩu tại sân bay Nội Bài vẫn còn diễn ra trong những mùa cao điểm khiến cho việc giao nhận hàng bị đình trệ và lịch trình bay bị trì hoãn không theo như dự kiến ban đầu Điều này khiến cho nhân viên
Ops gặp nhiều khó khăn khi phải sửa đổi lại giấy tờ và làm việc nhiều giờ tại sân bay để xử lý
Thứ tư, mặc dù đội ngũ lao động tại Best Care Shipping được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng để đảm bảo về kiến thức nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm, nhưng đôi khi nhân viên của công ty vẫn gặp nhiều khó khăn khi thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Cụ thể, việc thực hiện quy trình vẫn chậm trễ, áp dụng sai mã HS hoặc mã thuế nhập khẩu, cũng như thiếu linh hoạt và khả năng xử lý chưa tốt các sai sót trong quá trình thực hiện… Hơn nữa, các phòng ban trong công ty thường thiếu nhân lực cần thiết, dẫn đến việc nhân viên phải đảm nhận nhiều vai trò và làm nhiều công việc cùng một lúc, ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và chất lượng dịch vụ giao nhận
ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI
Định hướng phát triển hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
4.1.1 Cơ hội và thách thức trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Vận tải hàng không đang phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu, đặc biệt là tại các quốc gia đang phát triển, và Việt Nam là quốc gia đang nổi bật trong thị trường phân khúc này với tốc độ tăng trưởng nhanh nhất trong khu vực Mặc dù vận chuyển hàng không chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển của Việt Nam nhưng lại đóng góp đến hơn 25% tổng giá trị xuất nhập khẩu của cả nước
Theo dự báo của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), thị trường hàng không toàn cầu dự kiến sẽ phục hồi hoàn toàn vào cuối năm 2024 Trong khu vực châu Á - Thái Bình Dương, nơi phục hồi chậm nhất, thị trường có thể ngắt mạch lỗ và đạt lợi nhuận ước tính khoảng 1,1 tỷ USD trong năm 2024 Ở Việt Nam, sau những tác động nặng nề từ đại dịch COVID-19, thị trường hàng không nội địa đã bắt đầu phục hồi và có sự tăng trưởng so với thời kỳ trước đại dịch
Dự báo thị trường hàng không Việt Nam cũng nằm trong xu hướng của khu vực châu Á - Thái Bình Dương và dự kiến sẽ hoàn toàn phục hồi vào cuối năm 2024 Theo đó, tổng nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không năm 2024 ước đạt 1,16 triệu tấn, tăng 8,5% so với năm 2023 và đạt mức bằng 92,2% so với năm 2019 Trong đó, vận chuyển hàng hóa nội địa đạt 210 nghìn tấn, tăng 20% so với năm 2023 và đạt mức bằng 81,8% so với năm 2019 Vận chuyển hàng hóa quốc tế đạt 950 nghìn tấn, tăng 6,1% so với năm 2023 và đạt mức bằng bằng 95% so với năm 2019 cho các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam thu về doanh thu và lợi nhuận cao trong tương lai Cùng với với sự phát triển của thương mại điện tử, sản lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không sẽ gia tăng Cơ cấu hàng hóa với các mặt hàng chủ lực, như: thủy sản, trái cây, động vật sống là những mặt hàng chính được vận tải bằng đường hàng không
Mặc dù lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không tại Việt Nam có tiềm năng phát triển rất mạnh mẽ, nhưng tính đến thời điểm hiện tại, việc thiếu một hãng hàng không chuyên chở hàng hóa được cấp phép hoạt động đã tạo ra hạn chế đáng kể trong lĩnh vực này Hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không vẫn chủ yếu tập trung vào việc khai thác máy bay để chở hành khách, trong khi sự đầu tư vào máy bay chuyên chở hàng hóa vẫn còn hạn chế
Sự hạn chế này dẫn đến hiệu quả kinh doanh không cao, đặc biệt là do khối lượng hàng hóa vận chuyển dưới khoang bụng máy bay thường không đạt mức lớn Hơn nữa, cơ sở hạ tầng để đáp ứng yêu cầu về khối lượng và tốc độ xử lý hàng hóa, cũng như để phát triển mô hình vận tải đa phương thức kết nối sân bay với các tuyến đường sắt, đường bộ, và đường biển, vẫn còn rất hạn chế
Do những thách thức này, thị phần của các hãng hàng không trong nước chỉ chiếm khoảng 13%, trong khi phần lớn còn lại, khoảng 87%, nằm trong tay của 64 hãng hàng không nước ngoài có đường bay đến Việt Nam Điều này thể hiện một tầm nhìn rõ ràng về sự cần thiết phải đầu tư và cải thiện trong lĩnh vực hàng không hàng hóa của Việt Nam
4.1.2 Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty
Trong quá trình hội nhập kinh tế, giao nhận hàng hóa vận chuyển quốc tế trở thành nhu cầu tất yếu Với các chính sách mở cửa giao thương và tự do hóa thương mại nên hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không ngày càng phát triển Với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế như vậy, cùng với sự phát triển nhanh chóng của ngành giao nhận xuất nhập khẩu, Best Care Shipping cần phải có những mục tiêu và phương hướng rõ ràng để phát triển, mở rộng phạm vi hoạt động giao nhận, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo được vị thế trên thị trường Chính vì vậy, ban quản trị công ty đã đưa ra phương hướng về hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty như sau:
- Tiếp tục quan tâm đến việc tìm kiếm và khai thác thị trường mới đồng thời củng cố và duy trì các mối quan hệ với các đối tác hiện có; phát triển mạng lưới dịch vụ và kết hợp linh hoạt các hình thức kinh doanh để đáp ứng nhu cầu khách hàng; luôn chú trọng duy trì thị trường Châu Á và tập trung vào việc mở rộng sang thị trường châu Âu, châu Mỹ, châu Úc
- Hoạt động dịch vụ của công ty phải đặt yêu cầu hiệu quả, an toàn, thuận lợi; khách hàng luôn được đặt ưu tiên lên hàng đầu đồng thời chất lượng địch vụ cũng phải được chú trọng và duy trì
- Tiếp tục đẩy mạnh nâng cao chất lượng và hiệu quả của các hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận; duy trì và phát triển trong hoạt động khai báo hải quan là một trong những thế mạnh truyền thống của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, gắn với phương châm "an toàn - uy tín - chất lượng" mà công ty đã đề ra
- Xây dựng cơ chế điều hành kinh doanh linh hoạt và phù hợp; thiết lập quy chế về hoa hồng và doanh thu phù hợp để tạo động lực thúc đẩy kinh doanh; tăng cường công tác quản lý và tiết kiệm chi phí hoạt động, đảm bảo dịch vụ và khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường nhằm thu hút được khách hàng mới và giữ chân được khách hàng quen thuộc
- Đầu tư hệ thống phương tiện tải riêng, xây dựng kho bãi và nâng cao trang thiết bị để tối ưu hoá trong phục vụ hoạt động giao nhận và tang tính chủ động
- Đa dạng hóa các loại hình cung ứng dịch vụ giao nhận về đường hàng không trên cơ sở khai thác triệt để những thế mạnh có sẵn trong hoạt động kinh doanh của công ty như nguồn vốn, mối quan hệ với các đối tác, đội ngũ cán bộ được đào tạo và có kinh nghiệm, từ đó đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng
- Thường xuyên tổ chức các khóa học đào tạo chuyên ngành nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viên, đặc biệt tập trung vào các nhân viên mới bước vào nghề để họ có thể nắm chắc nghiệp vụ và hoàn thiện trình độ nghiệp vụ theo đúng định hướng phát triển của công ty.
Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
Bước tiếp nhận, kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ chứng từ là một trong những bước đầu tiên và quan trọng đối với quy trình giao nhận Việc chuyển bị đầy đủ, kiểm tra chính xác các giấy tờ này sẽ giúp công ty thực hiện nhanh chóng các bước tiếp theo, tránh những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình Một số giải pháp mà công ty Best Care Shipping nên xem xét và thực hiện như sau:
- Với mỗi hợp đồng nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không, công ty cần xây dựng bản quy trình tác nghiệp một cách chi tiết và cụ thể Điều này bao gồm việc xác định rõ ràng những loại chứng từ cần thiết, không thể thiếu với số lượng bản chính, bản sao, để thực hiện các thủ tục thông quan Việc nhấn mạnh về tính thống nhất của các chứng từ sẽ đảm bảo hiệu quả cho quá trình làm việc
- Công ty cũng cần xây dựng một trình tự làm việc hợp lý và cụ thể cho khâu này Cần phân công nhân viên đúng chức năng thực hiện và nhân viên được phân công phải là người đảm bảo về các nghiệp vụ liên quan, ngoài ra còn phải là người cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm công việc cao Các nhân viên chứng từ cần chú trọng trong việc kiểm tra đối chiếu thông tin giữa các chứng từ một cách cẩn thận và kỹ lưỡng; nếu phát hiện sự sai lệch thông tin về hàng hóa giữa các chứng từ thì cần phải liên hệ ngay với khách hàng để tìm hiểu nguyên nhân, xác nhận lại và yêu cầu sửa đổi các chứng từ cho khớp với nhau
- Công ty cần phân công ít nhất hai nhân viên cùng thực hiện công việc kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ để có thể hỗ trợ lẫn nhau trong việc phát hiện chính xác và kịp thời để khắc phục những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ
- Công ty cần phân công nhân viên để theo dõi, cập nhật những thay đổi liên quan đến nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu từ phía các cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến thông tin cho nhân viên chuẩn bị chứng từ và nhân viên làm thủ tục hải quan để tiến hành bổ sung hoặc điều chỉnh cần thiết
- Công ty cũng cần thực hiện khắt khe các hình phạt về tài chính hoặc phi tài chính đối với những nhân viên có sự sai sót trong khâu này làm ảnh hưởng tới quy trình nhận hàng Đồng thời cần thiết lập các chế độ khen thưởng đối với những nhân viên luôn hoàn thành tốt công việc, không có sai sót ngay cả khi khối lượng công việc nhiều, áp lực cao Việc này sẽ giúp tăng cường trách nhiệm và tạo động lực cho nhân viên trong quá trình làm việc
4.2.2 Hoàn thiện khâu thông quan hàng hoá
Công tác làm thủ tục hải quan đòi hỏi rất nhiều nghiệp vụ chuyên môn cao đối với nhân viên của công ty giao nhận Công ty cần có một số giải pháp về công tác này để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không như sau:
- Nhân viên công ty cần nâng cao hiểu biết về các đặc điểm của hàng hóa, sử dụng biểu thuế do Bộ Tài chính ban hành để đối chiếu và tính mức thuế một cách chính xác Việc này là rất quan trọng vì sự áp thuế chính xác không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp tránh được các rủi ro liên quan đến việc chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình thông quan Nhân viên luôn phải cập nhật các thông tin, văn bản hướng dẫn, văn bản quy định mới nhất về mức thuế áp dụng đối với một số mặt hàng đặc biệt
- Nhân viên hiện trường (Ops) cũng cần kiểm tra lại thông tin, số liệu của bộ chứng từ một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác, nếu phát hiện bất kỳ sai lệch nào thì ngay lập tức báo lại cho bên xuất khẩu hoặc khách hàng để sửa chữa kịp thời trước khi tiến hành khai báo
- Công ty chủ động phối hợp với cán bộ kiểm hóa thực hiện các bước kiểm tra để đảm bảo hàng được giao cho khách đúng thời hạn Đồng thời phân công các nhân viên có kinh nghiệm, nắm vững thông tin hàng hóa và có sự chuẩn bị cho các phương án
4.2.3 Hoàn thiện khâu kiểm hàng và nhận hàng
Nhân viên Ops cần phải nắm bắt được hàng hóa mình nhận, đảm bảo nhận chính xác lô hàng, sau đó cần kiểm tra kỹ xem có phù hợp về chất lượng, với các chứng từ đã được giao và các điều khoản đã thỏa thuận không Cần thực hiện tốt khâu kiểm hàng để tránh rắc rối cho công ty khi đã có căn cứ xác nhận khi có vấn đề xảy ra về chất lượng hay số lượng hàng hóa, một số giải pháp cho khâu này như sau:
- Nhân viên giao nhận cần lưu ý về địa điểm kiểm hóa và nội dung đầu tiên kiểm hóa, bởi vì chỉ cần sai sót nhỏ về thời gian hay địa điểm cũng khiến cho công tác kiểm tra bị chậm lại kéo theo tiến độ nhận lô hàng cũng chậm lại, dẫn đến khách hàng đánh giá tiêu cực về chất lượng dịch vụ đồng thời gây tốn kém về chi phí
- Công ty cần phải cử thêm nhân viên chuyên trách trong công ty trong việc hỗ trợ và giám sát công tác kiểm tra để tránh tình trạng hàng hoá bị đổ vỡ, hư hỏng không đáng có ngay tại thời điểm nhận và kiểm hàng Vì vậy công ty cần lựa chọn nhân viên có chuyên môn, nghiệp vụ, hiểu biết về mặt hàng và có tính cấn thận để tránh gặp phải trường hợp trên
- Nhân viên cần đối chiếu tên hàng hóa với danh sách đóng gói (Packing list) một cách cẩn thẩn vì danh sách hàng hóa có thể quá dài và bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau rất dễ gây nhầm lẫn Khi kiểm tra bao bì cũng cần chú ý kiểm tra kỹ lưỡng bao gồm cả mã ký hiệu nằm trên bao bì (nếu có) Nhân viên Ops cần đảm bảo tính nguyên vẹn của bao bì, trong trường hợp có hiện tượng rách hay mã ký hiệu bị thiếu thì cần phải bỏ hàng ra kiểm tra lại ngay lập tức để xử lý kịp thời
4.2.4 Hoàn thiện về nguồn nhân lực
Con người là yếu tố tiên quyết để tạo nên thành công của doanh nghiệp Chính vì vậy, công ty Best Care Shipping cần có những giải pháp để phát triển nguồn nhân lực của công ty nhằm thúc đấy hoạt động kinh doanh nói chung và thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không nói riêng Một số giải pháp được đưa ra như sau:
