hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh công ty tnhh best care shipping tại hà nội

Tác giả đã đi từ cơ sở lý thuyết đến phân tích các bước cụ thể trong quy trình nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận Vận tải Con Cá Heo, từ đó c

TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay đang trở thành xu thế khách quan của thế giới Hoạt động thương mại quốc tế giữa các quốc gia diễn ra ngày càng mạnh mẽ, kéo theo đó là nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng lớn Trong đó, vận tải đường biển hiện đang là phương thức vận chuyển được sử dụng phổ biến nhất (chiếm gần 80% tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới) với nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, chuyên chở được khối lượng hàng hóa lớn trên tuyến đường xa Tại Việt Nam, vận tải bằng đường biển cũng chiếm vai trò quan trọng khi lượng hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng tăng Cụ thể, theo thống kê của Cục Hàng hải Việt Nam, tổng khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển trong 10 tháng đầu năm 2023 đạt khoảng 624,559 triệu tấn, trong đó hàng nhập khẩu đạt 165,342 triệu tấn, tăng 5% so với cùng kỳ năm ngoái

Hoạt động nhận hàng nhập khẩu là một quy trình phức tạp và nhiều công đoạn, từ khâu chuẩn bị giấy tờ, đóng gói, vận chuyển, thông quan hàng hóa đến việc nhận hàng và kiểm tra chất lượng,….Vì vậy, việc xây dựng quy trình nhận hàng nhập khẩu hiệu quả, chặt chẽ là đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh khối lượng hàng hóa nhập khẩu ngày càng tăng như hiện nay

Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu Trải qua hơn 8 năm hình thành và phát triển, công ty đã đạt được những thành tựu nhất định Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định và chưa thực sự hiệu quả, ảnh hưởng đến doanh thu và kết quả kinh doanh của công ty Nhận thấy tầm quan trọng của công tác hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội và với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé cho sự phát triển nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại

Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu.

Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Nghiên cứu về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là một trong những vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm và được nhiều học giả nghiên cứu, đặc biệt trong 3 năm gần đây khi hoạt động giao nhận vận chuyển có nhiều biến động Tiêu biểu có thể kể đến các đề tài sau:

Trần Thị Hà My (2022): “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải Con Cá Heo”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học kinh tế Huế Tác giả đã đi từ cơ sở lý thuyết đến phân tích các bước cụ thể trong quy trình nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận Vận tải Con Cá Heo, từ đó chỉ ra được ưu điểm và nhược điểm trong quy trình này và đề xuất các giải pháp thiết thực để hoàn thiện quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container của công ty Tuy nhiên, đề tài mới chỉ dừng lại ở việc phân tích, đánh giá quy trình nhận hàng nhập khẩu trong phạm vi nguyên container chứ chưa phân tích quy trình nhận hàng nhập khẩu đối với hàng lẻ (LCL) Vì vậy, cần có một bài phân tích, đánh giá đầy đủ về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển đối với hàng lẻ (LCL)

Lê Mạnh Hiếu (2022): “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH B.Braun Việt Nam”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại Bài khóa luận đã phân tích 6 bước nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH B.Braun Việt Nam, gồm: nhận kế hoạch và chứng từ nhập khẩu hàng; Kiểm tra giá cước, lịch tàu và chứng từ nhập khẩu; Thủ tục hải quan và thanh toán thuế; Giao hàng và xử lý sự cố; Theo dõi chứng từ gốc và thông tin hàng; Quyết toán chi phí Từ đó đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân gây ra những hạn chế trong quy trình nhận hàng nhập khẩu và đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nguyên vật liệu bằng đường biển của công ty TNHH B.Braun Việt Nam Đặng Thị Vân (2023): “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh” Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại Đối với bài nghiên cứu này, trong khâu tổ chức nhận hàng nhập khẩu, tác giả đã phân tích được thực trạng các bước trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh Đặc biệt, tác giả đã chỉ ra những hạn chế, cũng như nguyên nhân hạn chế trong quy trình đó và đưa ra các giải pháp thiết thực gắn liền với từng bước cụ thể trong quy trình, giúp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh

Nguyễn Đức Thành (2021): “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại Đề tài kế thừa những lý luận liên quan đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, từ đó đánh giá thành công và chỉ ra một số hạn chế gặp phải của công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam như: hoạt động giao nhận chỉ mang tính thời vụ, cơ sở vật chất không thường xuyên đổi mới, thời gian tiến độ nhận hàng còn chậm so với thời gian dự kiến,…Dựa trên những đánh giá để đề xuất các giải pháp khắc phục những hạn chế, giúp quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được hoàn thiện hơn

Trần Tiến Anh (2021): “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải Bách Việt”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại Với những lý luận về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, tác giả đã phân tích rõ thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận tải Bách Việt, từ đó đánh giá quy trình và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu cho công ty TNHH Vận tải Bách Việt

Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu trên đều đã phân tích được thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, đánh giá và đưa ra những giải pháp để hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Tuy nhiên, có thể thấy, vẫn còn nhiều vấn đề trong quá trình nhận hàng chưa được khai thác hết, quy trình nhập khẩu ở một số bài nghiên cứu vẫn chưa được phân tích, nghiên cứu đầy đủ Đặc biệt, không có đề tài nghiên cứu về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường đây (2019 - 2023) Hơn nữa, định hướng phát triển dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty vẫn chưa được khai thác đầy đủ, nhất là trong giai đoạn thị trường đầy biến động như hiện nay Nhận thấy khoảng trống nghiên cứu này, em quyết định lựa chọn đề tài khóa luận là “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội” nhằm nghiên cứu về quy trình nhập khẩu bằng đường biển đầy đủ nhất, đánh giá khách quan nhất về quy trình tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty.

Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội trong giai đoạn

2019 - 2023 Từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty

Hệ thống hóa các lý luận liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội Đánh giá được những thành công, hạn chế và nguyên nhân trong thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội.

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề lý luận và thực trạng về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Cụ thể, việc nghiên cứu đánh giá này được thực hiện tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội.

Phạm vi nghiên cứu

Bài khóa luận sẽ tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức nhận hàng lẻ (LCL) của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở chính Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội Địa chỉ: Phòng 703, Tòa nhà Thời báo kinh tế Việt Nam,

Số 98 Hoàng Quốc Việt, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

1.5.3 Phạm vi thời gian Đề tài nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội từ năm 2019 - 2023 và đề xuất định hướng, giải pháp cho Công ty trong giai đoạn 2024 - 2029.

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát và tổng kết thực tiễn được thực hiện trong quá trình thực tập tại công ty, qua đó nắm bắt được một cách đầy đủ về thông tin công ty, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội Ngoài ra, dữ liệu sơ cấp còn được thu thập dưới hình thức phỏng vấn các cán bộ nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty: bộ phận kinh doanh, chứng từ, khai báo hải quan, nhân viên hiện trường,

1.6.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp phục vụ nghiên cứu bài khóa luận được thu thập từ nguồn dữ liệu nội bộ Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội như báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo của phòng kế toán giai đoạn từ 2019 - 2023 và một số tài liệu công ty cung cấp khác Ngoài ra còn có các nguồn dữ liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí,

1.6.3 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

Phương pháp thống kê: phương pháp thống kê được sử dụng để thu thập, phân loại thông tin, số liệu Từ đó đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội trong giai đoạn 2019 - 2023

Phương pháp phân tích: bài khóa luận sử dụng phương pháp phân tích để phân tích các thông tin, số liệu đã thu thập được, từ đó nghiên cứu, so sánh các mối quan hệ giữa các dữ liệu để thấy được những điểm tích cực cũng như những điểm còn hạn chế Trên cơ sở đó để đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Phương pháp so sánh: lập các bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, từ đó so sánh để chỉ ra sự khác nhau, tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận qua các năm

Phương pháp tổng hợp: phương pháp được sử dụng để tổng hợp lại những thông tin đã được phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, từ đó đưa ra một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty.

Kết cấu của khóa luận

Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Chương 3: Thực trạng về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Chương 4: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.1.1 Khái niệm và đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.1.1.1 Khái niệm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Theo Điều 28 Luật Thương mại Việt Nam 2005, “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.”

Theo quy tắc mẫu của C về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các vấn đề liên quan đến hàng hoá

Theo Điều 163 Luật Thương mại 1997, “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).”

Từ các khái niệm trên, có thể rút ra “Nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật, thông qua phương thức vận chuyển đường biển và giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác.”

2.1.1.2 Đặc điểm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Do cũng là một loại hình dịch vụ nên dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển cũng mang những đặc điểm chung của dịch vụ như:

Tính vô hình: hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển không tạo ra sản phẩm vật chất mà chỉ tác động làm cho hàng hóa thay đổi vị trí về mặt không gian, dịch chuyển từ nơi này tới nơi khác, từ quốc gia này tới quốc gia khác Sản phẩm của quá trình này mang tính vô hình vì dịch vụ nhận hàng nhập khẩu không nhìn thấy, cân đo, đong đếm như đối với hóa hữu hình và chỉ khi tiêu dùng rồi khách hàng mới có thể thấy và cảm nhận được chất lượng của dịch vụ thông qua các tiêu thức như thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, lịch trình có chính xác không, có đảm bảo an toàn không, thủ tục chứng từ có đúng quy cách, rõ ràng không,…

Tính không lưu trữ: hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển chỉ có thể cung ứng khi xuất hiện nhu cầu của khách hàng nên người giao nhận không có khả năng sản xuất hàng loạt và dịch vụ nhận hàng nhập khẩu cung ứng bao nhiêu thì sử dụng hết bấy nhiêu nên không có khả năng tồn kho

Tính không sở hữu: với các công việc như vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hóa, khách hàng chỉ nhận được kết quả là hàng hóa được di chuyển đến đích, chứ không được chuyển giao quyền sở hữu với phương tiện vận tải, công cụ vận tải như tàu biển Tương tự, hàng hóa được người giao nhận đứng ra chịu trách nhiệm vận chuyển, tuy nhiên quyền sở hữu hàng hóa lại không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển

Tính không tách rời (sản xuất đi đôi với tiêu thụ): đặc điểm này thể hiện đồng thời cả về không gian và thời gian giữa sản xuất và tiêu dùng dịch vụ nhận hàng nhập khẩu Khi khách hàng thuê một bên giao nhận để đưa hàng hóa từ nước xuất khẩu về nước nhập khẩu bằng đường biển thì khi hàng hóa được vận chuyển là lúc người giao nhận đang cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp

Tính thay đổi (không xác định, không đồng nhất, dị chủng): đặc điểm này được thể hiện ở việc dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ, dù là cùng một nhân viên forwarder hay cùng một nhà cung cấp hay cùng một loại dịch vụ Sản phẩm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ của nhân viên, tâm lý và mức độ cảm nhận của khách hàng

Tính thích ứng: do đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hóa hữu hình nên luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê

2.1.2 Vai trò của dịch vụ nhập khẩu bằng đường biển

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển ngày càng chiếm vai trò quan trọng, nhất là trong xu thế quan hệ hợp tác thương mại giữa các nước ngày càng được mở rộng như hiện nay Cụ thể:

 Đối với thương mại quốc tế

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn, tiết kiệm mà không cần có sự tham gia hiện diện của người gửi cũng như người nhận hàng

Hoạt động nhận hàng nhập khẩu ngày càng hoàn thiện và hiện đại sẽ tiết kiệm được chi phí vận tải và các chi phí khác phát sinh trong quá trình vận chuyển, lưu thông hàng hóa, góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống

Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh được tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tận dụng một cách tối đa cũng như có hiệu quả dung tích và tải trọng của các phương tiện vận tải, công cụ vận tải và các phương tiện hỗ trợ hoạt động nhận hàng nhập khẩu

 Đối với doanh nghiẹ ̂ p kinh doanh dịch vụ (doanh nghiẹ ̂ p giao nhạ ̂ n)

Dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là hoạt động chính và rất quan trọng đối với các doanh nghiệp giao nhận vận tải, góp phần gia tăng giá trị kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận của các doanh nghiệp giao nhận Ngoài ra, dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty phát triển sẽ giúp cho công ty có thể khẳng định thương hiệu, vị thế trên thị trường, mở rộng thị trường và thu hút khách một cách nhanh chóng, dễ dàng hơn

 Đối với doanh nghiẹ ̂ p sử dụng dịch vụ (khách hàng)

Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2.1 Các chứng từ cơ bản sử dụng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.2.1.1 Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để chở

Vận đơn đường biển có các chức năng sau:

Thứ nhất, vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng do người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng làm bằng chứng đã nhận hàng hóa với số lượng, chủng loại, tình trạng như đã được ghi trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng Người chuyên chở được xem là hoàn thành nghĩa vụ chuyên chở khi thu hồi được một vận đơn gốc do mình phát hành bằng việc giao hàng cho người xuất trình vận đơn gốc tại cảng đích

Thứ hai, vận đơn đường biển là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hóa giữa người gửi hàng và người chuyên chở Vận đơn chỉ là bằng chứng của hợp đồng mà không phải là hợp đồng chuyên chở vì trên vận đơn chỉ có chữ ký của người chuyên chở, trong khi trên hợp đồng cần phải có chữ ký của hai bên đối tác Tuy vậy, vận đơn đường biển có giá trị đầy đủ như một hợp đồng, toàn bộ nội dung ghi ở mặt trước và mặt sau của tờ vận đơn là cơ sở pháp lý giải quyết mọi tranh chấp phát sinh giữa người chuyên chở và người sở hữu vận đơn

Thứ ba, vận đơn đường biển là bằng chứng sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn Chức năng này được thể hiện ở chỗ người nào nắm giữ vận đơn gốc hợp pháp sẽ là người có quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn, là người có quyền yêu cầu người chuyên chở phải giao hàng cho mình tại cảng đích khi người đó xuất trình một vận đơn gốc Ngược lại, người chuyên chở chỉ giao hàng cho người xuất trình vận đơn gốc đầu tiên hợp pháp

Nội dung của vận đơn đường biển gồm: Đầu tiên, nội dung cơ bản mặt trước của vận đơn đường biển gồm: tiêu đề của vận đơn; số vận đơn; tên người chuyên chở (carrier); tên người giao hàng (shipper); tên người nhận (consignee), bên được thông báo (notify party); nơi nhận hàng để chở (place of receipt); cảng bốc hàng (port of loading); cảng dỡ hàng (port of discharge); nơi trả hàng cho người nhận hàng (place of delivery); tên tàu chở hàng và số hiệu chuyến tàu (vessel and voy no); số bản vận đơn gốc được ký phát (number of originals issued); ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa (marks and numbers); mô tả về chủng loại, kích thước, thể tích, số lượng đơn vị hoặc giá trị hàng hóa nếu thấy cần thiết; mô tả trọng lượng của cả bao bì (gross weight) và thể tích (measurement); nội dung phản ánh cam kết của người chuyên chở về việc đã nhận hàng và trách nhiệm chở hàng đến nơi quy định, đồng thời cũng nêu lên các trường hợp miễn trách của người chuyên chở; ngày và nơi ký phát vận đơn; chữ ký của người vận chuyển hoặc của thuyền trưởng hoặc người hành động theo sự ủy quyền của người chuyên chở

Mặt sau của vận đơn in các điều kiện, điều khoản điều chỉnh nghĩa vụ và trách nhiệm của người vận chuyển, người gửi hàng, người nhận hàng, người thuê tàu mặc nhiên phải chấp nhận và đồng ý với các điều khoản này (trừ trường hợp tàu chuyến, người thuê tàu có thể thỏa thuận thêm các điều khoản)

2.2.1.2 Thông báo hàng đến (Notice of Arrival)

Thông báo hàng đến một thông báo mà người vận chuyển hoặc đại lý giao nhận sẽ gửi đến nhà nhập khẩu (hoặc bên được thông báo, nếu có) để báo các thông tin của lô hàng, số lượng kiện hàng, trọng lượng, các loại phí (nếu có),…

Chức năng của thông báo hàng đến là thông báo cho tất cả các bên liên quan rằng hàng hóa đã đến cảng và đang chờ nhận hàng Dùng để người nhận biết rằng container đã đến cảng đích và chuẩn bị nhận hàng, thông quan và nhận hàng sau khi hàng đến Ngoài ra, thông báo hàng đến cho người nhận hàng biết và bắt đầu sắp xếp tất cả các thủ tục để nhận hàng

Thông báo hàng đến bao gồm các nội dung: người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), thông tin chi tiết bên thông báo (Notify Party), số vận đơn (Bill of Lading), thông tin tàu, số container / số seal, ngày dự kiến tàu đến (ETA), cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), ký mã hiệu, số hiệu, đặc điểm hàng hóa, trọng lượng, kích thước lô hàng, số tiền phải trả cho người vận chuyển (nếu có) và ghi chú thêm của hãng tàu

2.2.1.3 Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Lệnh giao hàng là chứng từ mà người chuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở ký cấp cho chủ hàng để làm bằng chứng đến nhận hàng tại bãi container hay kho cảng

Nội dung lệnh giao hàng gồm: tên tàu, hành trình, số vận đơn, ngày đến, tên hàng hóa, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng,…

2.2.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, nhận yêu cầu từ phía khách hàng

Nhân viên kinh doanh tiến hành tìm kiếm và nhận yêu cầu từ phía khách hàng, thu thập đầy đủ thông tin về hàng hóa như: tên hàng, mã HS, điều kiện giao hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng,…và các thông chi chi tiết về bao gói hàng hóa, thông tin về tuyến đường

Các công ty forwarder cần phải xác định rõ với khách hàng xem hàng có phải là các mặt hàng có pin, hàng chất lỏng không để xin bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) và Safety Transportation Certificate khi gửi thông tin cho hãng tàu xác nhận

Bước 2: Thực hiện báo giá cho khách hàng, kiểm tra lịch tàu dự kiến và tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận

Sau khi có đủ thông tin về hàng hoá, công ty giao nhận sẽ làm việc với các đại lý nước ngoài dựa trên bảng khai chi tiết hàng hoá để xin giá cước và lịch tàu dự kiến và báo cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý với giá cước đã báo thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa cũng như thống nhất các phương án vận chuyển phù hợp nhất Đồng thời, công ty giao nhận sẽ tiến hành xác nhận đặt chỗ với hãng tàu và lấy booking gửi khách hàng

Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ

Người giao nhận nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, kiểm tra đối chiếu giữa MBL và HBL xem các chi tiết có khớp nhau không (POL, POD, Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W, Measurement) Nếu có sự khác nhau giữa MBL và HBL cần báo ngay cho đại lý yêu cầu họ kiểm tra lại và chỉnh sửa để nộp Manifest

Bước 4: Nhận thông báo hàng đến (A/N) và lấy lệnh giao hàng (D/O)

Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng đến nhằm thông báo thời gian dự kiến cập cảng của lô hàng Các thông tin trên A/N sẽ bao gồm các thông tin: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu cont, seal, tên tàu, số chuyến, , đồng thời có thêm thông báo số cước và các phụ phí (local charges) phải nộp Người giao nhận cần kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre-alert của đại lý không và dựa trên A/N của hãng tàu để gửi A/N cho khách hàng

Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

2.3.1 Các nhân tố bên ngoài

 Môi trường pháp luật, chính trị

Môi trường chính trị và pháp luật có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động giao nhận hàng hóa nói riêng, trong đó bao gồm quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Điều này là do phạm vi hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau, không chỉ là quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn là quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế

Chính trị của mỗi quốc gia ổn định sẽ tạo điều kiện cho quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển được nhanh chóng và thuận lợi hơn Ngược lại, những biến động trong môi trường chính trị ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Điển hình như hiện nay, cuộc xung đột Israel-Hamas làm cho tình hình Biển Đỏ ngày càng căng thẳng, đe dọa tới các tàu chở hàng đi qua khu vực này, khiến việc vận chuyển hàng hóa phải đi đường vòng, giao hàng bị chậm trễ, tăng thêm chi phí trong quá trình giao nhận

Về pháp luật, các bộ luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào lĩnh vực giao nhận Bất kỳ một sự thay đổi nào trong môi trường luật pháp như sự ban hành, phê duyệt một thông tư, nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia liên quan đến hoạt động giao nhận, hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế,….đều có ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới việc thực hiện quy trình giao nhận Chính vì vậy, trong quá trình thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, các doanh nghiệp giao nhận cần tìm hiểu về những nguồn luật khác nhau của các quốc gia khác để quá trình nhận hàng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn nhập khẩu,…ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp giao nhận Vì vậy, các doanh nghiệp cần theo dõi phân tích và dự báo biến động của các yếu tố kinh tế để quá trình giao nhận đạt hiệu quả cao nhất

 Môi trường công nghệ: việc ứng dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến giúp nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa Chất lượng của các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động giao nhận như tàu biển, phương tiện bốc dỡ tại cảng, cũng như trang thiết bị phục vụ việc điều hành quá trình giao nhận càng hiện đại, có sự đổi mới nhanh chóng sẽ giúp nâng cao chất lượng quá trình thực hiện hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

 Môi trường tự nhiên: hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển chịu ảnh hưởng rất lớn khi môi trường tự nhiên thay đổi, đặc biệt là sự biến động của điều kiện thời tiết Trong quá trình giao nhận nếu thời tiết thuận lợi, hàng hóa sẽ được vận chuyển an toàn, nhanh chóng Ngược lại, hiện tượng thời tiết khác nhau như mưa gió, bão,…có thể làm biến đổi hàng hóa, khiến hàng hóa không đạt tiêu chuẩn khi khách hàng nhận hàng, thêm vào đó sẽ khiến quá trình nhận hàng nhập khẩu bị chậm trễ

 Đối thủ cạnh tranh: quá trình hội nhập kinh tế quốc tế một mặt tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận, mặt khác làm tăng sự cạnh tranh cho các doanh nghiệp khi số lượng các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận ngày càng gia tăng Trong bối cảnh này, doanh nghiệp cần tìm hiểu về chiến lược, cách thức hoạt động của đối thủ cạnh tranh để có giải pháp hoàn thiện và nâng cao chất lượng quy trình nhận hàng nhập khẩu

2.3.2 Các nhân tố bên trong

Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng phương thức vận tải biển của công ty còn chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố như: nguồn vốn, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Đây được coi là các nhân tố nội tại và có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty

 Nguồn vốn: đây là yếu tố quan trọng quyết định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như ảnh hưởng lớn tới quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty Nguồn tài chính của công ty có thể là: vốn tự có, vốn từ các nguồn huy động được, vốn chủ sở hữu, vốn đầu tư,…Nguồn tài chính ổn định sẽ giúp doanh nghiệp giao nhận chủ động hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đáp ứng được nhu cầu mở rộng và phát triển quy mô hoạt động, giúp quá trình nhận hàng nhanh chóng hơn Hơn nữa, công ty có nguồn tài chính dồi dào có thể đầu tư vào hệ thống thông tin, công nghệ theo dõi lô hàng và cơ sở hạ tầng như kho bãi, nhà xưởng, và cơ sở vận tải để tối ưu hóa quy trình nhận hàng nhập khẩu

 Nguồn nhân lực: trình độ của người tổ chức, điều hành hoạt động giao nhận cũng như nhân viên tham gia trực tiếp quá trình giao nhận tác động lớn đối với toàn bộ quá trình từ giao hàng đến nhận hàng Có thể thấy rõ, khi người tham gia quy trình nhận hàng nhập khẩu có sự am hiểu và nhiều kinh nghiệm, hiểu biết rõ các nghiệp vụ nhận hàng sẽ có kế hoạch thực hiện quy trình nhận hàng nhanh chóng, hiệu quả, đồng thời xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất và đảm bảo được chất lượng của hàng hoá

 Cơ sở vật chất, công nghệ kỹ thuật của công ty: điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật là yếu tố quyết chất lượng của quá trình giao nhận hàng hóa Cơ sở vật chất kỹ thuật của các doanh nghiệp giao nhận gồm văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hóa, công nghệ bảo quản và lưu kho, thiết bị công nghệ thông tin quản lý,…Nếu thiếu các cơ sở hạ tầng và trang thiết bị đó thì hoạt động nhận hàng nhập khẩu trở nên khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển như hiện nay Ngược lại, việc sở hữu cơ sở vật chất, kỹ thuật tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình giao nhận, đồng thời, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể quản lý mọi hoạt động của mình, bao gồm thông tin khách hàng, thông tin của các nhà cung cấp dịch vụ logistics và hàng hóa thông qua các hệ thống máy tính, từ đó giúp quy trình nhận hàng nhập khẩu hiệu quả hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường giao nhận

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE

Giới thiệu về Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

3.1.1 Thông tin chung về Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội được thành lập ngày 11/10/2016 Ngoài ông Trần Quang Bửu là Tổng giám đốc, phụ trách tại chi nhánh

Hà Nội là ông Bùi Khắc Việt - Giám đốc kinh doanh chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Best Care Shipping

Bằng tiếng Việt: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI

Bằng tiếng Anh (tên giao dịch quốc tế): HANOI BRANCH BEST CARE SHIPPING COMPANY LIMITED

 Thông tin liên hệ Địa chỉ: Chi nhánh Hà Nội: Phòng 703, tầng 7, tòa nhà V.E.T Building, 98 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội

Email: cus1.han@bcshipping.vn

Website công ty: http://bcshipping.com/

 Người đại diện pháp luật của công ty Ông Trần Quang Bửu - Tổng giám đốc

Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (năm tỷ đồng chẵn)

3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội được thành lập vào ngày 11/10/2016 với trụ sở được đặt ở số 195 – 197 Khâm Thiên Tới tháng 12 năm

2019, nhằm mở rộng quy mô doanh nghiệp, công ty đã chuyển trụ sở sang 98 Hoàng Quốc Việt Cùng với đó, số lượng nhân lực cũng tăng theo Những năm đầu thành lập, quy mô lao động của cả chi nhánh chỉ có khoảng 10 người Đến nay, số lượng lao động đã lên đến 55 người

Công ty đã và đang hướng tới trở thành công ty giao nhận vận tải chuyên nghiệp, phát triển bền vững và từng bước khẳng định vị thế đứng đầu trên thị trường nội địa và quốc tế Việc giữ vững mối quan hệ chiến lược với các đối tác lớn giúp công ty cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo uy tín trên thị trường giao nhận hàng hóa

Hiện tại, Best Care Shipping là thành viên của hiệp hội JCTrans, WCA Mã số của công ty là 124588 Việc tham gia vào Hiệp hội các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển trên toàn thế giới giúp công ty mở rộng hơn mối quan hệ với các đại lý trên toàn thế giới, đồng thời giúp việc vận chuyển hàng hóa nhanh chóng và linh hoạt hơn

3.1.3 Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty

Chi nhánh Best Care Shipping tại Hà Nội cung cấp đa dạng các dịch vụ tới khách hàng, trong đó các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty bao gồm:

 Dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển

Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng container thường, container lạnh, hàng lẻ và hàng Đà Nẵng,…Công ty đã ký hợp đồng với nhiều hãng vận chuyển lớn như NYK, MAERSK, MSC, OOCL, YANGMING,… Thị trường chính của công ty chủ yếu là các nước Châu Á như: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Hồng Kông,….và một số quốc gia lớn tại Châu Âu, Châu Mỹ, Châu Úc

 Dịch vụ giao nhận vận chuyển đường hàng không

Best Care Shipping là một trong những nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển đường hàng không lớn và uy tín Công ty đã ký hợp đồng với các hãng hàng không hàng đầu như Asia Airlines, TK Airlines, Qatar, Etihad, United Airlines, Air France, Dịch vụ vận tải đường hàng không của công ty tuy không chiếm tỷ lệ lớn bằng đường biển, nhưng đây cũng là dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty, góp phần tạo ra lợi nhuận lớn cho công ty

 Dịch vụ thủ tục hải quan và vận tải nội địa Đối với lĩnh vực hải quan, cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc và liên tục cập nhật các quy định mới về luật pháp và thủ tục nhập khẩu từng sản phẩm cụ thể Công ty thực hiện các thủ tục hải quan như kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, đăng ký tờ khai, thanh lý hải quan, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ cho khách hàng,…Đồng thời, công ty luôn hỗ trợ, tư vấn khách hàng về các chính sách, thủ tục xuất, nhập khẩu cũng như tư vấn về mức thuế giá trị gia tăng, thuế xuất nhập khẩu các mặt hàng cụ thể cho khách hàng Bên cạnh đó, công ty còn có các dịch vụ khác như: xin Giấy chứng nhận xuất xứ, xin Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật,…

3.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care

(Nguồn: Báo cáo từ Phòng Kế toán Chi nhánh công ty TNHH Best Care

Từ hình 1.2, có thể thấy Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội hoạt động với cơ cấu tổ chức khá đơn giản nhưng đầy đủ các phòng ban chuyên môn, mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng riêng, hỗ trợ nhau trong quá trình hoạt động một cách hiệu quả và tối ưu nhất

Giám đốc kinh doanh: ông Bùi Khắc Việt, trực tiếp quản lý các hoạt động kinh doanh và vận hành của công ty Đóng vai trò đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình kinh doanh để từ đó đưa ra phương hướng hoạt động cho công ty

Phòng kế toán: phụ trách toàn bộ về vấn đề tài chính của công ty, thực hiện cân đối thu chi, làm các báo cáo, hạch toán, lưu trữ, thống kê thu - chi theo quy định hiện hành Đồng thời, phòng kế toán cũng kết hợp với phòng chứng từ để lên Debit Note, Hóa Đơn cho khách hàng và theo dõi công nợ của từng lô hàng, thanh toán cho các nhà cung cấp như đại lý đầu nước ngoài, hãng tàu, nhà xe,…

Phòng Sales & Marketing: phụ trách công tác nghiên cứu thị trường, nghiên ngoài nước như tình hình kinh tế, biến động giá xăng dầu, tình hình an ninh chính trị,…để đưa ra phương án cạnh tranh phù hợp nhất, góp phần phát triển dịch vụ của công ty và mở rộng mạng lưới khách hàng

Phòng Chứng từ (Docs - Cus): thực hiện các nghiệp vụ về chứng từ hàng xuất, nhập, các thủ tục giao nhận và thanh toán như: yêu cầu chủ tàu / đại lý cảng xếp cung cấp bộ chứng từ chính xác, kiểm tra và sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo tàu đến cho khách hàng (A/N), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), khai Manifest, làm C/O, khai báo và truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS

Phòng hiện trường (Operation) : nhân viên OPS phụ trách việc thực hiện thủ tục hải quan, trực tiếp nhận hồ sơ và làm việc với các đơn vị hải quan chi cục để xử lý tờ khai OPS thường có mặt tại cảng, sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan để làm thủ tục hải quan, lấy lệnh giao hàng (D/O), vận chuyển nội địa, giám sát hải quan, sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa, từ khách hàng, hãng tàu

3.1.5 Nguồn nhân lực Đội ngũ nhân sự của Best Care Shipping Hà Nội hiện nay có 50 nhân viên chính thức và 5 nhân viên đang thực tập và thử việc Dưới đây là bảng cơ cấu lao động tại công ty:

Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội năm 2023

Tiêu chí Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)

I Theo trình độ học vấn 55 100 Đại học và trên Đại học 51 92,7

II Phân theo giới tính 55 100

III Phân theo độ tuổi 55 100

III Phân theo phòng ban 55 100

Phòng Chứng từ (DOCS – CUS) 12 21,8

(Nguồn: Bác cáo từ Phòng kế toán Chi nhánh công ty TNHH Best Care

Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội hiện có 55 nhân viên làm việc tại các phòng ban Ban lãnh đạo của công ty đều là thạc sĩ, cử nhân tốt nghiệp từ các trường đại học lớn về khối ngành kinh tế, hàng hải và có kinh nghiệm làm việc lâu năm Tất cả nhân viên đều có trình độ Đại học, Cao đẳng chuyên ngành hàng hải, kinh tế, logistics,…Mỗi nhân viên đều nhiệt tình trong công việc, có khả năng làm việc độc lập, cũng như làm việc nhóm cao, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc Đa số nhân viên đều là thuộc nguồn nhân lực trẻ (chủ yếu dưới 25 tuổi), có sức khoẻ tốt, chịu được áp lực cao và đủ điều kiện cống hiến lâu dài

3.1.6 Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Khái quát về hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH Best

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty

Sau hơn 7 năm hoạt động, Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại

Hà Nội đang ngày càng phát triển và lớn mạnh hơn Nhờ có sự cố gắng và nỗ lực hoàn thành các chỉ tiêu đề ra, trong những năm gần đây, công ty đã đạt được những thành tựu đáng ghi nhận Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn

2019 - 2023 được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty TNHH Best

Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2019 - 2023

Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

Thuế thu nhập doanh nghiệp

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty giai đoạn

Từ bảng số liệu trên có thể thấy tình hình kinh doanh của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội trong giai đoạn 2019-2023 biến động qua các năm

Về doanh thu: năm 2019 tổng doanh thu của công ty đạt 35 tỷ VND, đạt được con số này là do công ty mở rộng quy mô hoạt động, tuyển thêm nhiều nhân viên (từ 22 đến 30 lao động), đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh và hướng tới nhiều thị trường tiềm năng như Châu Âu, Châu Mỹ,…Đặc biệt, trong năm này, tiến trình hội nhập toàn cầu diễn ra mạnh mẽ, nhu cầu xuất nhập khẩu quốc tế tăng cao dẫn tới lượng khách hàng của công ty cũng gia tăng đáng kể Tới năm 2020, doanh thu của công ty giảm từ 35,36 tỷ VNĐ xuống còn 30,57 tỷ VNĐ, giảm gần 4,8 tỷ VNĐ Trong năm này, hoạt động kinh doanh của công ty chịu sự tác động lớn từ đại dịch Covid - 19 và khủng hoảng kinh tế toàn cầu, nhiều khu vực trên thế giới bị phong toả, chuỗi cung ứng bị đứt gãy và hoạt động sản xuất và lưu thông hàng hoá cũng trở nên khó khăn hơn,… Đến nửa cuối năm 2020 - đầu năm 2021, khi tình hình Covid-19 được kiểm soát, hoạt động kinh doanh của công ty đã có sự phục hồi trở lại, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm 2021 tăng hơn 3 tỷ đồng, đạt 33,63 tỷ VNĐ, tăng 10% so với năm 2020 Nguồn doanh thu trong năm 2021 chủ yếu đến từ thị trường Trung Quốc và EU, đặc biệt khi hiệp định EVFTA có hiệu lực vào tháng 8/2021 tạo cơ hội để công ty tận dụng, mở rộng dịch vụ với các khách hàng xuất khẩu hàng hóa sang EU

Sang tới năm 2022, dưới tác động của cuộc chiến tranh Nga- Ukraina, khủng hoảng xăng dầu dẫn tới chi phí vận tải và giá cước tăng, hoạt động vận tải của công ty cũng gặp một số khó khăn nhất định Mặc dù vậy, dưới sự nỗ lực của đội ngũ nhân viên trong việc duy trì và củng cố mối quan hệ với khách hàng và đại lý nước ngoài, doanh thu công ty vẫn tiếp tục tăng trưởng so với năm 2021, mức tăng trưởng ghi nhận tương đối thấp, chỉ tăng 4% so với năm trước đó, đạt 34,98 tỷ Năm

2023, doanh thu công ty chỉ đạt 32,25 tỷ VNĐ do lạm phát vẫn tăng cao và những biến động về chính trị như cuộc xung đột Israel-Hamas làm tình hình Biển Đỏ ngày càng căng thẳng, ảnh hưởng tới các tàu đi qua khu vực này, do đó chi phí vận Đi cùng với tổng doanh thu tăng, mức chi phí được duy trì ổn định góp phần làm cho lợi nhuận của công ty tăng trưởng đáng kể trong giai đoạn này Tuy nhiên, lợi nhuận năm 2020 lại giảm 9,58% so với 2019 Sự biến động về lợi nhuận trong giai đoạn này là do ảnh hưởng của dịch Covid - 19, hơn nữa, vào những tháng cuối năm tình trạng giá cước tăng cao, cùng với đó là tình trạng thiếu container, thiếu vỏ, thiếu chỗ, Giai đoạn từ 2021 - 2022, lợi nhuận công ty đều có sự tăng trưởng, tuy nhiên trong năm 2022, con số này chỉ tăng ở mức thấp bởi công ty đầu tư chi phí vào cơ sở vật chất và mở rộng văn phòng kinh doanh

Nhìn chung, trong giai đoạn 2019 – 2023, công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức Tuy nhiên, nhờ lợi thế kinh nghiệm lâu năm và luôn đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ cung cấp, ưu tiên lợi ích của khách hàng lên hàng đầu, công ty vẫn duy trì sự tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh và phát triển mạnh mẽ, giữ vững vị thế trên thị trường giao nhận

3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh các loại hình dịch vụ của công ty

Doanh thu của công ty đến từ ba loại dịch vụ chính là giao nhận vận chuyển đường biển, giao nhận vận chuyển đường hàng không và thủ tục hải quan và vận tải nội địa Trong đó, doanh thu từ dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển chiểm lớn nhất, tiếp theo là doanh thu dịch vụ giao nhận vận chuyển đường hàng không và cuối cùng là dịch vụ thủ tục hải quan và vận tải nội địa

Bảng 3.3 Tổng doanh thu từ các loại hình dịch vụ chính của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping giai đoạn 2019 – 2023

Giao nhận vận chuyển đường biển

Giao nhận vận chuyển đường hàng không Thủ tục hải quan và vận tải nội địa

Biểu đồ 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh các loại hình dịch vụ của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping giai đoạn 2019 – 2023 (đơn vị: VNĐ)

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh công ty giai đoạn 2019 – 2023 - Phòng Kế toán)

3.2.2.1 Giao nhận vận chuyển đường biển

Trong giai đoạn 2019 - 2023, doanh thu đến từ dịch vụ giao nhận vận chuyển đường biển luôn chiếm cao nhất, chiếm gần 70% cơ cấu doanh thu

Biểu đồ 3.2 Doanh thu từ hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping giai đoạn 2019 – 2023

Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

Giao nhận vận chuyển đường biển Giao nhận vận chuyển đường hàng không Thủ tục hải quan và vận tải nội địa

Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

Qua biểu đồ trên, có thể thấy doanh thu của công ty từ dịch vụ nhận hàng hóa nhập khẩu luôn lớn hơn doanh thu từ dich vụ giao hàng xuất khẩu Doanh thu từ hoạt động giao nhận vận chuyển bằng đường biển năm 2019 là 25,46 tỷ VNĐ, chiếm gần 72% tổng doanh thu của công ty, trong đó hoạt động nhận hàng nhập khẩu chiếm 65%, cao hơn gấp hai lần so với doanh thu từ hoạt động giao hàng xuất khẩu Đến năm 2020, doanh thu từ hoạt động giao nhận vận chuyển bằng đường biển giảm chỉ còn 22,31 tỷ VNĐ, giảm hơn 3 tỷ VNĐ so với năm trước Nguyên nhân chủ yếu là do sự xuất hiện của đại dịch Covid-19 đã làm gián đoạn và hạn chế các hoạt động sản xuất, thương mại trong nước khiến nhu cầu giao nhận giảm mạnh Tới năm 2022, sau khi đại dịch Covid-19 được kiểm soát, doanh thu từ hoạt động này đã có sự tăng trưởng ổn định hơn, đạt gần 25 tỷ VNĐ, tăng 11.7% so với năm 2020 Năm 2023, do sự bất ổn chính trị, xung đột biển đỏ khiến con số này giảm chỉ còn 22,84 tỷ VNĐ, trong đó hoạt động nhập khẩu chiếm 14,74 tỷ VNĐ, giảm so với năm trước, tuy nhiên vẫn chiếm 64% tổng doanh thu từ hoạt động giao nhận bằng đường biển của công ty

Bảng 3.4 Kết quả doanh thu từ hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping giai đoạn

(Đơn vị tính: tỷ VNĐ)

Hoạt động Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 20019 - 2023,

Nhìn chung, trong giai đoạn 2019 - 2023, tổng doanh thu từ hoạt động giao nhận vận chuyển đường biển có sự biến động qua các năm và doanh thu đến từ dịch vụ nhận hàng nhập khẩu luôn lớn hơn so với giao hàng xuất khẩu Đặc biệt, giao nhận vận chuyển đường biển vẫn luôn là loại hình dịch vụ có tốc độ tăng trưởng doanh thu, khả năng sinh lời cao nhất trong công ty Điều này hoàn toàn dễ hiểu khi đây là phương thức vận chuyển có giá cước thấp, vận chuyển được khối lượng hàng hóa lớn và có thể trung chuyển nhiều tàu trên một tuyến đường

Hiện nay, công ty đã xây dựng cho mình hệ thống mạng lưới đại lý phân bố rộng khắp các nước trên thế giới như Nhật Bản, Trung Quốc, Singapore, Mỹ,… và đã tạo lập, duy trì, phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng tàu lớn như Cosco, OOCL, TS Line, YANGMING,…Từ đó, công ty có thể dễ dàng đáp ứng đa dạng nhu cầu vận chuyển qua các tuyến đường biển, linh hoạt chuyển tải trong quá trình giao hàng mà vẫn mang đến cho khách hàng giá cả cạnh tranh nhất

3.2.2.2 Giao nhận vận chuyển đường hàng không

Bên cạnh dịch vụ vận tải đường biển, dịch vụ giao nhận vận chuyển bằng đường hàng không cũng mang lại doanh thu đáng kể cho công ty (dao động trong khoảng 15-17% tổng doanh thu) Đặc biệt, doanh thu từ hoạt động này có sự tăng trưởng mạnh trong năm 2021, trước tình trạng hoạt động vận tải biển bị ảnh hưởng tương đối lớn do tình trạng thiếu space, thiếu rỗng, tắc nghẽn cảng,…nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không tăng cao, do đó, doanh thu đã tăng từ 4,8 tỷ VNĐ năm 2020 lên tới 6,7 tỷ VNĐ vào năm 2021, chiếm 20% cơ cấu doanh thu từ hoạt động vận tải bằng đường hàng không của công ty Có thể thấy, doanh thu từ hoạt động giao nhận bằng đường hàng không của công ty có xu hướng tăng dần trong những năm gần đây, đạt được điều này là do công ty đã ký kết hợp đồng vận chuyển với các hãng hàng không lớn, có tần suất bay cao, tải trọng lớn như Thai Airways, Quatar Airways, Vietnam Airways, giúp quá trình vận chuyển được hiệu quả và chi phí được tiết kiệm đáng kể

3.2.2.3 Thủ tục hải quan và vận tải nội địa

So với lĩnh vực giao nhận vận tải đường biển và hàng không thì doanh thu từ dịch vụ thủ tục hải quan và vận tải nội địa thấp hơn, chỉ chiếm khoảng 10% tổng động này không lớn Đối với vận tải nội địa, giá cả từ các nhà cung cấp dịch vụ vận tải nội địa của công ty chưa có sự cạnh tranh nên lợi nhuận thu được từ dịch vụ này không cao

3.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trên các thị trường

Bảng 3.5 Kết quả kinh doanh tại các thị trường của chi nhánh Công ty TNHH

Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2019 - 2023

Thị trường Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn năm 2019 -

Dựa trên bảng kết quả kinh doanh tại các thị trường, có thể thấy doanh thu của chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipng tại Hà Nội trong giai đoạn 2019-2023 chủ yếu đến từ thị trường các nước Châu Á (luôn chiếm trên 62% tổng doanh thu của công ty) Trong đó, riêng Trung Quốc đã chiếm gần 70% doanh thu tại thị trường này Đây là quốc gia có lợi thế tiếp giáp với Việt Nam và nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc tăng cao khi Hiệp định ACFTA giúp đa số mặt hàng nhập khẩu từ nước này được hưởng thuế suất nhập khẩu chỉ 0% Tiếp theo đó là thị trường Châu Âu, mang lại nguồn doanh thu lớn thứ hai cho công ty, chiếm hơn 15% trong cơ cấu tổng doanh thu do sau khi hiệp định EVFTA có hiệu lực, nhu cầu vận chuyển hàng xuất nhập khẩu đối với thị trường này có xu hướng tăng Năm

2022, doanh thu đến từ thị trường Châu Âu đạt 5,59 tỷ VNĐ, chiếm 16% tổng doanh thu

Có thể thấy, tỷ trọng doanh thu tại thị trường châu Âu, châu Mỹ, châu Úc và các thị trường khác vẫn còn khá ít, tốc độ tăng trưởng chưa cao Tuy nhiên, đây vẫn là những thị trường tiềm năng, hiện tại công ty đang nỗ lực mở rộng hoạt động giao nhận sang các thị trường này.

Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của

Vì phạm vi của bài khóa luận chỉ nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức nhận hàng lẻ của chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, nên nội dung dưới đây sẽ nêu rõ quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức nhận hàng lẻ của công ty, bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, nhận yêu cầu từ phía khách hàng

Nhân viên kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội sẽ tiến hành tìm kiếm khách hàng trên các website, các hội nhóm xuất nhập khẩu, logistics trong nước và quốc tế Khi khách hàng có nhu cầu, nhân viên sẽ thu thập đầy đủ các thông tin về lô hàng bao gồm: tên hàng, kích thước, cân nặng, các thông số kĩ thuật, công dụng,….để kiểm tra được chính xác mã HS và chính sách nhập khẩu mặt hàng đó

Ngoài ra, nhân viên kinh doanh cần thu thập thêm thông tin về số lượng kiện hàng, điều kiện giao hàng, thông tin người gửi hàng, cảng xếp hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), cũng như thông tin chi tiết về bao gói hàng hóa, thông tin về tuyến đường vận chuyển của lô hàng

Bước 2: Thực hiện báo giá cho khách hàng, kiểm tra lịch tàu dự kiến và tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng

Từ thông tin khách hàng cung cấp, bộ phận kinh doanh sẽ gửi mail cho đại lý tin người xuất khẩu (shipper) bao gồm email và số điện thoại liên lạc để chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping gửi cho đại lý đầu nước ngoài Từ các thông tin nhận được, đại lý đầu nước ngoài sẽ kiểm tra lại thông tin với shipper và kiểm tra lịch tàu rồi báo giá lại cho bộ phận kinh doanh của công ty Khâu báo giá này thường diễn ra nhanh chóng và có giá khá cạnh tranh do công ty đã có mối quan hệ lâu dài và ký kết hợp đồng với nhiều đại lý thuộc các hiệp hội quốc tế như: WCA, JCTRANS,….Dựa theo giá đại lý nước ngoài đã báo, nhân viên kinh doanh sẽ so sánh giữa các mức giá khác nhau và lựa chọn giá tốt nhất để lập bảng báo giá gửi khách tham khảo Nội dung báo giá cần đầy đủ thông tin như thời hạn của báo giá, điều kiện giao hàng, tên hàng, số lượng hàng, thời gian vận chuyển, các loại phụ phí kèm theo,….(dẫn chứng về báo giá dịch vụ lô hàng nhập khẩu đường biển từ cảng Ningbo mà khách hàng thuê công ty TNHH Best Care Shipping phụ trách như hình 3.1 tại phụ lục hình ảnh) Cùng với đó, nhân viên kinh doanh sẽ gửi hợp đồng để khách hàng kiểm tra và xem xét Sau khi khách hàng đồng ý với giá đã báo và thống nhất các điều khoản hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận Song song với đó, nhân viên chứng từ (Cus) của công ty sẽ tiến hành gửi mail xác nhận báo giá và lịch tàu với đại lý đầu nước ngoài để đại lý xác nhận đặt chỗ với hãng tàu Sau khi có xác nhận đặt chỗ (booking confirmation), đại lý sẽ gửi cho shipper và cho chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội để nắm lịch trình và tiến hành các bước tiếp theo của lô hàng Bộ phận kinh doanh sẽ lấy booking confirmation và gửi cho khách hàng để cùng theo dõi lịch trình lô hàng Đối với các lô hàng nhập thuộc các điều kiện giao hàng term C, D thì nhân viên kinh doanh của công ty không phải check giá từ đại lý nước ngoài Lúc này khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ như Bill, Invoice và các giấy tờ cần thiết khác để kiểm tra chứng từ và thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa

Bước 3: Nhận và kiểm tra chứng từ

Tại bước này, nhà xuất khẩu (Shipper) sẽ gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài để đại lý làm HBL và gửi thông tin cho hãng tàu làm MBL, sau đó sẽ gửi HBL và MBL về chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội Dựa trên những thông tin nhận được, nhân viên chứng từ sẽ gửi HBL nháp cho khách hàng kiểm tra và xác nhận lại thông tin Trong quá trình này, bộ phận kinh doanh của công ty sẽ hỗ trợ khách hàng cùng kiểm tra thông tin trên HBL nháp dựa trên bộ chứng từ khách hàng gửi như hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (packing list), Các thông tin cần kiểm tra bao gồm: thông tin nhà xuất khẩu (shipper), nhà nhập khẩu (consignee), thông tin hàng hóa,…Nếu thông tin có sự sai lệch hay thiếu sót cần điều chỉnh thì nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với đại lý đầu nước ngoài để kịp thời sửa đổi và bổ sung một cách nhanh chóng nhất, sau đó gửi khách hàng kiểm tra và xác nhận lại Lúc này, nhân viên chứng từ dựa trên các thông tin mà khách hàng đã xác nhận trên HBL nháp để kiểm tra, đối chiếu thông tin trên MBL xem có khớp nhau chưa, bao gồm tên tàu, cảng chất hàng, cảng dỡ hàng, trọng lượng hàng (GW), mô tả hàng,, Khi các thông tin đã đúng và đầy đủ, nhân viên chứng từ sẽ gửi mail xác nhận Bill với đại lý đầu nước ngoài

Dẫn chứng thực tế với lô hàng sản phẩm bằng thép mà khách hàng ủy thác cho chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping thực hiện hoạt động nhận hàng nhập khẩu: sau khi nhận được MBL (hình 3.2 tại phụ lục hình ảnh) và HBL nháp (hình 3.3 tại phụ lục hình ảnh) mà đại lý gửi, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra và đối chiếu các thông tin đã khớp nhau chưa, bao gồm: cảng đi (POL): Ningbo, China; cảng đến (POD): Hai Phong, Vietnam; tên tàu, số chuyến: RENJIAN6 V.2337S; trọng lượng hàng (GW): 5764 KGS, số kiện: 8 (Package) Sau khi kiểm tra, nhân viên chứng từ chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping Hà Nội nhận thấy tất cả các thông tin trên vận đơn MBL và HBL trên đều đã trùng khớp và chính xác nên đã tiến hành mail xác nhận cho đại lý đầu nước ngoài để phát hành bill Trong trường hợp này, công ty ký kết hợp đồng với đại lý đầu nước ngoài là Donatrans (xiamen) Logistics

Co LTD, lúc này, MBL mà hãng tàu phát hành trên ô Shipper sẽ là thông tin của Donatrans và ô Consignee sẽ là thông tin của Best Care Shipping Còn HBL do Donatrans phát hành thông tin trên ô shipper sẽ là nhà xuất khẩu thực tế, còn ô consignee sẽ là thông tin của khách hàng mà chi nhánh công ty TNHH Best Care Shippping tại Hà Nội ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận (nhà nhập khẩu thực tế)

Bước 4: Theo dõi lịch trình lô hàng và khai Manifest Nhận thông báo

Sau khi đã có xác nhận tàu đi và nhận được bill phát hành chính thức (pre- alert) từ đại lý nước ngoài, nhân viên chứng từ của công ty sẽ gửi khách hàng HBL chính thức (HBL final) Trước ngày tàu cập cảng 2 - 3 ngày, đại lý đầu Việt Nam sẽ gửi mail về cho bộ phận chứng từ để nắm được phân quyền khai và nộp manifest Hãng tàu sẽ khai manifest cho MBL và nhân viên chứng từ chi nhánh công ty TNHH Best Care tại Hà Nội sẽ khai manifest cho HBL của lô hàng Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai và nộp manifest trước hạn thời gian phân quyền đã báo Trong trường hợp khách hàng tự đứng tên nhập khẩu, hãng tàu sẽ khai manifest cho lô hàng đó

Cùng thời điểm đó, hãng tàu sẽ gửi giấy thông báo hàng đến (A/N) cho chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội, nhân viên chứng từ của công ty sẽ tiến hành làm A/N gửi cùng debit note cho khách hàng để khách có thể nắm bắt thông tin, thời gian dự kiến hàng về và chi phí của lô hàng Trên A/N thường sẽ bao gồm các thông tin như: thông tin nhà xuất khẩu (shipper), nhà nhập khẩu (consignee), ngày hàng đến, tên tàu, số chuyến, cảng đến, số vận đơn, số cont, số seal, trọng lượng hàng (GW), số kiện, (thông báo hàng đến nhân viên chứng từ gửi cho khách hàng như hình 3.4 phụ lục hình ảnh) Đồng thời, nhân viên chứng từ và nhân viên kinh doanh hỗ trợ nhau cùng kiểm tra giấy báo hàng đến và các phụ phí Local Charge (LCC) đầu Việt Nam Nếu các thông tin đã đúng thì sẽ tiến hành làm đề nghị thanh toán phí LCC gửi kế toán để thanh toán tiền cho hãng tàu Sau khi nhận được đầy đủ khoản thanh toán các chi phí, hãng tàu sẽ gửi cho chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội lệnh giao hàng giấy (D/O) hoặc lệnh giao hàng điện tử (EDO) để có thể lấy hàng Khi nhận lệnh giao hàng, nhân viên chứng từ kiểm tra kỹ các nội dung và đối chiếu lệnh với vận đơn xem có sai sót gì không, tránh trường hợp khi mang lệnh đến lấy hàng mới phát hiện ra Các nội dung trên D/O cần được kiểm tra kỹ bao gồm: số vận đơn, tên và địa chỉ người nhận, người gửi, tên tàu, tên hàng, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, loại container, số container, số kiện, Để chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping lấy được lệnh giao hàng, cần phải có các điều kiện sau: Đầu tiên, đại lý nước ngoài sẽ thanh toán cước biển và phụ phí local charge (LCC) đầu nước ngoài cho hãng tàu, sau đó hãng tàu sẽ tiến hành nhả vận đơn gốc hoặc điện giao hàng cho MBL (Bill telex, seaway Bill)

Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping sẽ phải thanh toán cho đại lý nước ngoài trong trường hợp thanh toán từng lô hàng, còn đối với các đại lý nước ngoài đã có hợp đồng công nợ thì sẽ tiến hành thanh toán theo hàng tháng

Khi hàng về, chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội sẽ tiến hành thanh toán chi phí LCC đầu Việt Nam cho hãng tàu hoặc đại lý đầu Việt Nam (co-loader)

Ngoài ra, nhà xuất khẩu (Shipper) phải thanh toán các chi phí phát sinh đầu nước ngoài (nếu có) cho đại lý đầu nước ngoài (tùy theo từng điều kiện giao hàng khác nhau sẽ có các phí khác nhau) và xác nhận nhả hàng cho nhà nhập khẩu (consignee)

Với lô hàng như đã dẫn chứng ở trên, đại lý đầu nước ngoài là Donatrans (xiamen) logistics Co.LTD sẽ tiến hành thanh toán cước biển và phụ phí LCC đầu nước ngoài cho hãng tàu Do Donatrans có ký kết hợp đồng công nợ với chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội nên Best Care sẽ thanh toán các chi phí cho Donatrans vào cuối tháng Tới ngày hàng về (01/12/2023), công ty sẽ tiến hành thanh toán với đại lý đầu Việt Nam là công ty TNHH Shipco Transport Việt Nam các phụ phí Local charge đầu Việt Nam, do công ty chưa ký kết hợp đồng với bên Shipco Transport nên sẽ phải thanh toán theo từng lô hàng Đồng thời, khi shipper thanh toán đủ các chi phí phát sinh đầu nước ngoài cho Donatrans và shipper xác nhận nhả hàng cho nhà nhập khẩu thì chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội mới nhận được lệnh giao hàng của lô hàng đó từ Shipco Transport Sau khi đã có lệnh, khách hàng sẽ phải thanh toán cho công ty để công ty nhả lệnh giao hàng Đối với lô hàng này chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan và lấy hàng cho khách nên nhân viên chứng từ sẽ gửi bộ lệnh cho nhân viên hiện trường (Ops) để thực hiện các bước tiếp theo Bộ lệnh bao gồm lệnh giao hàng của hãng tàu và lệnh giao hàng của với lô hàng khách hàng tự làm thủ tục hải quan và lấy hàng, chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội sẽ tiến hành phát lệnh cho khách hàng để khách thực hiện các bước sau đó để lấy hàng

Tại bước này, nhân viên chứng từ tạo job quản lý lô hàng trên phần mềm Fast, lúc này mọi thông tin về lô hàng đều thể hiện trên phần mềm, giúp tất cả các bộ phận liên quan đều có thể theo dõi lô hàng thuận tiện hơn Hơn nữa, nhờ phần mềm Fast, nhân viên chứng từ có thể xuất thông báo hàng đến (A/N), lệnh giao hàng (EDO) và debit note gửi cho khách hàng theo form mẫu mà không cần làm thủ công Từ đó tránh được sai sót cho công ty và giúp quá trình quản lý lô hàng trở nên hiệu quả hơn Tuy nhiên, đối với bước thanh toán để lấy lệnh, quy trình duyệt lệnh của công ty vẫn còn khá phức tạp, nhiều lô hàng không được thanh toán luôn, dẫn tới việc không kịp lấy lệnh để tiến hành lấy hàng giao cho khách, ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng và chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty

Bước 5: Khai báo và thông quan hàng hóa nhập khẩu

Trong bước này, khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cần thiết để lên tờ khai, bao gồm: thông báo hàng đến (A/N), vận tải đơn (HBL), hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (packing list), hóa đơn cước (nếu là term EXW, FCA, FOB), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có), hoặc một số chứng từ cần thiết khác đối với một số mặt hàng đặc biệt như thiết bị y tế cần thêm phân loại, phiếu công bố trang thiết bị y tế (hay giấy phép nhập khẩu), giấy kiểm tra chất lượng nhà nước (đối với hàng gạch, đá),…Bên cạnh đó, khách hàng sẽ cung cấp tên hàng tiếng việt và mã HS tham khảo của lô hàng để nhân viên khai báo hải quan lên tờ khai Nhân viên khai báo hải quan (Docs) sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ xem đã đồng khớp với nhau chưa, nếu phát hiện sai sót sẽ tư vấn khách hàng kịp thời chỉnh sửa, bổ sung

Đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại

Trong quá trình thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, công ty đã đạt được một số thành công sau:

Thứ nhất, quy trình nhận hàng bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội được tổ chức khá chặt chẽ, các giai đoạn được chia rõ ràng theo từng khâu, đảm bảo quá trình được thực hiện theo trình tự các bước Đồng thời, công ty đã phân rõ nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được cho từng phòng ban liên quan, giúp cho nhân viên dễ dàng theo dõi sát sao và thực hiện tốt các đầu công việc liên quan đến quá trình nhận hàng Từ đó đáp ứng tối đa nhu cầu, mong muốn của khách hàng, kiểm soát được các tình huống phát sinh và đưa ra hướng giải quyết kịp thời

Thứ hai, công ty đã ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin để theo dõi, quản lý lô hàng nhập khẩu bằng đường biển Cụ thể, từ năm 2023, chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội đã bắt đầu sử dụng phần mềm Fast để quản lý lô hàng Với phần mềm này, nhân viên công ty có thể theo dõi thông tin, chi phí của lô hàng dễ dàng hơn Đồng thời, nhân viên công ty sẽ tiến hành nhập thông tin và xuất thông báo hàng đến A/N, Debit note, D/O cho lô hàng trên phần mềm thay vì phải làm thủ công như trước đây và giảm thiểu những sai sót không đáng có Hơn nữa phần mềm Fast cũng giúp công ty báo cáo doanh thu, lợi nhuận của lô hàng đó nhanh chóng hơn Từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và tăng hiệu quả trong quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty Đến nay, tất cả nhân viên của công ty đều biết cách sử dụng phần mềm fast để theo dõi và quản lý lô hàng

Thứ ba, nhân sự tại chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội đều là những người trẻ, năng động, nhanh nhẹn, có thể giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình nhận hàng nhập khẩu một cách nhanh chóng Công ty luôn cố gắng tạo môi trường làm việc ổn định, thân thiện để các thành viên công ty không khách hàng làm trọng tâm, chủ động phối hợp giữa các phòng ban để theo dõi và cập nhật tình hình lô hàng sát sao cho khách hàng, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất Từ đó đảm bảo thời gian giao hàng tới kho hàng của khách nhanh chóng với chi phí thấp nhất

Thứ tư, công ty đã xây dựng được mối quan hệ rộng lớn và ký kết hợp đồng với nhiều hãng tàu, đại lý đầu nước ngoài Các đại lý được chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội tìm kiếm và khai thác dựa trên những tuyến đường mạnh của họ qua hiệp hội các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ trên toàn quốc, các hiệp hội quốc tế như Liên minh hàng hóa thế giới WCA, Hiệp hội Logistics toàn cầu Jctrans,…Công ty cũng xây dựng được mối quan hệ hợp tác với các hãng tàu uy tín như: Evergreen, YangMing, One,…Từ đó, nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ phía đại lý nước ngoài và hãng tàu khi lô hàng có vấn đề phát sinh, tránh ảnh hưởng tới lịch trình của lô hàng đó

Thứ năm, nhân viên công ty luôn cập nhật, đáp ứng các quy định của luật hải quan, thông tư, nghị định của chính phủ ban hành đối với việc nhập khẩu từng mặt hàng khác nhau Các thông tư, nghị định này luôn có sự thay đổi, do đó, nhân viên luôn nhanh chóng tìm hiểu, kịp thời nghiên cứu, áp dụng các quy định mới để có thể tư vấn cho khách hàng làm hồ sơ, giấy phép cần thiết để quá trình thông quan lô hàng và nhận hàng nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn

Thứ nhất, chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội hiện nay vẫn chưa có phương tiện vận tải nội địa riêng, trong quá trình lấy hàng từ kho hàng lẻ về giao tới địa chỉ nhận hàng của khách, công ty hoàn toàn phải thuê dịch vụ vận tải bên ngoài Do đó, chi phí thường cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác, khó có thể đáp ứng chi phí mà khách hàng mong muốn Mặt khác, do phải phụ thuộc vào bên dịch vụ vận tải thuê ngooài nên dễ bị động trong những ngày cao điểm, dịp lễ, tết,…dẫn tới quá trình lấy hàng bị chậm trễ, không thể sắp xếp được xe trả hàng mặc dù đã hoàn thành thủ tục thông quan và mất thêm khoản phí lưu kho đáng kể

Thứ hai, sai sót trong quá trình khai báo hải quan Mặc dù nhân viên khai báo hải quan của công ty có trình độ chuyên môn cao nhưng trong quá trình khai báo hải quan vẫn xảy ra những sai sót như khai sai số vận đơn, số lượng, khối lượng hàng hóa ghi trên chứng từ, áp sai mã HS của hàng hóa hay chưa kiểm tra kỹ các chứng từ cần thiết, dẫn tới lúc khai báo cần nhiều thời gian để xử lý, thông quan lô hàng đó Điều này ảnh hưởng tới quá trình nhận hàng khi những đơn hàng mà khách hàng cần nhận gấp những vẫn vướng ở khâu thông quan, hơn nữa những sai sót trong khâu khai báo hải quan cũng gây ra những chi phí lớn cho cả công ty lẫn khách hàng, nghiêm trọng hơn sẽ không thể lấy được hàng

Thứ ba, công ty chưa có sự chuyên môn hóa cho từng phòng ban Cơ cấu tổ chức công ty hiện nay vẫn còn khá đơn giản, số lượng nhân viên còn khá ít và chưa có sự chuyên môn hóa rõ ràng Một phòng ban có thể phải thực hiện nhiều công việc và nhiệm vụ khác nhau, do đó gây khó khăn cho nhân viên khi không có sự tập trung cho một mảng công việc cụ thể Đặc biệt vào những dịp cao điểm, hàng nhiều dẫn tới công việc các phòng ban bị quá tải khiến hiệu quả hoàn thành quá trình nhận hàng nhập khẩu vẫn chưa được tối đa, có thể xảy ra sai sót, ảnh hưởng tới thời gian, chi phí nhận hàng nhập khẩu Có thể kể đến như một nhân viên chứng từ tại công ty sẽ phải đảm nhận công việc của cả mảng xuất khẩu và nhập khẩu, vận tải đường không lẫn cả vận tải đường biển, đường bộ, dẫn tới các đầu công việc bị quá tải và không có sự chuyên môn hóa đối với từng mảng, gây ra những sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu

Thứ tư, nhân viên công ty vẫn chưa có nhiều năm kinh nghiệm, vẫn cần trau dồi thêm kiến thức, nghiệp vụ Mặc dù đều đã được đào tạo bài bản nhưng hoạt động nhận hàng nhập khẩu khá phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững kiến thức chuyên môn và có sự hiểu biết đa dạng, sâu rộng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là về văn hóa xã hội, luật pháp quy định, trình độ ngoại ngữ tốt, để có thể giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong quá trình nhận hàng nhập khẩu Hơn nữa, đối với những thực tập sinh hay những nhân viên mới, thời gian làm việc còn ngắn, kinh nghiệm chưa được tích lũy nhiều Do đó, chưa nắm rõ quy trình nhận hàng nhập khẩu và chưa theo dõi được sát sao lô hàng, dẫn tới quá trình giao nhận cũng bị ảnh hưởng đáng kể

3.4.3 Nguyên nhân của hạn chế

Thứ nhất, nhân viên bộ phận chứng từ của công ty luôn phải làm việc quá tải vì áp lực thời gian khách nhận được hàng và những nhân viên mới trình độ, kỹ năng nghiệp vụ vẫn còn hạn chế vẫn phạm phải những sai sót nhất định Bên cạnh đó một số nhân sự phụ trách mặc dù đã có nhiều kinh nghiệm nhưng vẫn còn có tâm lý chủ quan, không cẩn thận gây sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu Đồng thời, nhân sự của công ty vẫn còn khá ít, công việc chồng chéo dẫn tới một nhân viên chứng từ vẫn phải theo dõi, thực hiện các công việc cả mảng xuất khẩu, nhập khẩu, đường biển, đường hàng không và đường bộ chứ chưa chuyên môn hóa từng mảng riêng biệt

Thứ hai, công ty vẫn chưa tập trung đào tạo quy trình bài bản cho các nhân viên mới, do đó khi có các vấn đề, tình huống xảy ra trong quá trình giao nhận, nhân viên mới vẫn cần sự giúp đỡ lớn từ nhân viên đi trước chứ chưa chủ động giải quyết được các vấn đề phát sinh Các buổi đào tạo chuyên môn riêng để nâng cao nghiệp vụ đối với từng phòng ban vẫn còn khá ít, hơn nữa công ty cũng chưa có nhiều chính sách đãi ngộ cho nhân viên để thúc đẩy năng lực của mỗi thành viên

Thứ ba, nguồn tài chính của công ty vẫn chưa ổn định, cơ sở vật chất mặc dù được nâng cấp, trang bị thường xuyên song vẫn chưa đáp ứng được với nhu cầu phát triển của công ty Trong khi phương tiện quản lý, hệ thống thông tin liên lạc khá đầy đủ và hiện đại thì các phương tiện và thiết bị phục vụ trực tiếp cho quá trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu lại gần như không có Công ty không sở hữu đội xe, phương tiện bốc dỡ nên khi cần thiết đều sử dụng dịch vụ cho thuê của các công ty khác, dẫn tới thời gian lấy và giao hàng cho khách hay chi phí vận tải nội địa vẫn còn phụ thuộc nhiều vào các bên vận tải thuê ngoài

Thứ nhất, cơ hạ tầng, đường xá, bến cảng, bến bãi chứa hàng phục vụ cho hoạt động giao nhận tại Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế, thiếu sự đồng bộ và thiếu sự đảm bảo về mặt kỹ thuật Hệ thống cầu cảng còn nhỏ hẹp, trang thiết bị của cảng biển vẫn chưa được đầu tư mạnh, năng suất xếp dỡ còn thấp, gây ùn tắc hàng hóa, dẫn tới thời gian lấy hàng bị kéo dài, ảnh hưởng tới quá trình nhận hàng nhập khẩu của công ty

Thứ hai, hệ thống pháp luật đối với nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của Việt Nam chưa hoàn thiện và khá phức tạp Các thông tư, nghị định, công văn liên quan đến thủ tục hải quan hiện vẫn còn khá rườm rà, nhiều quy định còn chưa rõ ràng, gây ra những nhầm lẫn và sai sót cho các doanh nghiệp khi tìm hiểu và khai báo hải quan

Thứ ba, nguồn nhân lực ngành logistics chưa được đào tạo nhiều về thực tế, chủ yếu người học mới chỉ được được tiếp cận những kiến thức tổng quát, kiến thức lý thuyết về ngành mà ít được tham gia thực trải nghiệm thực tế hay chuyên sâu trong từng nghiệp vụ cụ thể Điều này khiến các doanh nghiệp hầu như phải đào tạo nhân lực từ đầu khi tuyển dụng và tốn thêm nhiều thời gian hơn cho doanh nghiệp.

GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH BEST CARE SHIPPING TẠI HÀ NỘI

Triển vọng và định hướng phát triển của Chi nhánh Công ty TNHH Best

4.1.1 Triển vọng phát triển dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng mở cửa, hội nhập sâu rộng với các nước, việc tham gia vào các hiệp định thương mại tự do (FTA), đặc biệt là các FTA thế hệ mới đã và đang tạo ra nhiều cơ hội cho dịch vụ giao nhận vận tải, trong đó bao gồm dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Các hiệp định thương mại tự do giúp gia tăng hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp giao nhận, từ việc cải cách thủ tục hành chính, tăng nhu cầu sử dụng dịch vụ cũng như quy mô thị trường giao nhận vận tải do hoạt động xuất nhập khẩu tăng, thu hút vốn đầu tư từ nước ngoài,…Bên cạnh đó, nền kinh tế Việt Nam đang định hướng hoạt động xuất nhập khẩu đóng góp vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu, nhiều cảng biển Việt Nam hoạt động gần như tối đa công suất Nước ta cũng đang mở cửa và tìm kiếm cơ hội hợp tác với các quốc gia khác trong lĩnh vực hàng hải và vận tải biển

Do vậy, các doanh nghiệp giao nhận có thể tận dụng cơ hội để mở rộng mạng lưới kinh doanh và hợp tác với các đối tác quốc tế

Ngoài ra, Việt Nam sở hữu vị trí địa lý thuận lợi với diện tích tiếp xúc bờ biển cao và nằm giữa các tuyến biển quan trọng như Biển Đông, biển quốc tế Đây là vị trí chiến lược và đầy tiềm năng trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, từ đó có thể thấy dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển sẽ tiếp tục phát triển mạnh

4.1.2 Định hướng phát triển dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Với xu thế hội nhập ngày càng sâu rộng và lĩnh vực giao nhận đường biển cũng đang trên đà phát triển, ngoài những doanh nghiệp trong nước đang hoạt động tại Việt Nam, chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều doanh nghiệp nước ngoài trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Để có thể tồn tại và phát triển bền vững, chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping Hà Nội đã đặt ra những định hướng phát triển dịch vụ rõ ràng như sau:

Thứ nhất, hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Các khâu trong quy trình nghiệp vụ cần phải hoàn thiện, thực hiện tốt nhất để hạn chế tối đa nguy cơ rủi ro có thể xảy ra và tối ưu hóa chi phí thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa

Thứ hai, giữ vững và phát triển mối quan hệ hợp tác đối với các công ty, đại lý, hãng tàu Việc duy trì và mở rộng quan hệ hợp tác với các đối tác kinh doanh của công ty, các đại lý, hãng tàu sẽ tạo mối liên hệ tốt hơn trong hoạt động kinh doanh của công ty, xây dựng uy tín, thương hiệu công ty ở mức cao hơn, đồng thời giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình nhận hàng nhập khẩu được nhanh chóng và hiệu quả

Thứ ba, đầu tư vào cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin nhằm phục vụ các công việc trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển hiệu quả hơn Tiếp tục cải thiện, nâng cao hiệu quả các website, phần mềm quản lý đơn hàng đang sử dụng và ứng dụng thêm các phần mềm quản lý tiên tiến, hiện đại hơn Đồng thời, đầu tư kho bãi, đội xe vận chuyển nội địa nhằm hạn chế thuê ngoài

Thứ tư, phát triển bền vững, lãnh đạo luôn lắng nghe ý kiến nhân viên, khách hàng, đối tác và đưa ra những quyết sách chính xác Việc phát triển cần bền vững, mối quan hệ giữa thành viên trong công ty hay công ty với khách hàng và công ty với đối tác cần phải luôn ở mức tốt Đồng thời nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên công ty nhằm đem đến sự phục vụ tốt nhất cho khách hàng trong hoạt động nhận hàng nhập khẩu, nâng cao uy tín trên thị trường giao nhận.

Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Đầu tư phát triển vận tải là vấn đề cần thiết cho công ty để quá trình giao nhận nhanh chóng, hiệu quả hơn Do đó công ty cần đầu tư mua sắm phương tiện vận tải riêng phù hợp với nhu cầu cũng như lượng hàng hóa nhập khẩu dự kiến hàng năm mà công ty đảm nhận Tuy nhiên, cơ sở vật chất cần cho quá trình giao nhận rất nhiều, song không thể cùng một lúc mà có thể đầu tư hết được bởi đầu tư ban đầu cần một lượng vốn rất lớn nên ban giám đốc công ty cần đưa ra các biện pháp tích lũy dần cơ sở vật chất qua từng năm hoạt động, đầu tư theo nhu cầu thực tế công việc đòi hỏi, dự tính lượng khách hàng thân thiết của các năm trước đây và hiện tại để có kế hoạch đầu tư phương tiện phù hợp

Bên cạnh đầu tư đội xe thì chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại

Hà Nội cũng cần tuyển dụng thêm nhân viên có kinh nghiệm và am hiểu sâu về vận tải nhằm quản lý chặt chẽ hệ thống vận tải chuyên chở hàng hóa, tính toán các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng phương tiện như chi phí xăng dầu, sửa chữa, chi phí thuê tài xế, sao cho hợp lý và hiệu quả nhất Việc đầu tư vào phương tiện vận tải sẽ giúp công ty tăng tính linh hoạt và tính tự chủ trong quá trình nhận hàng nhập khẩu Khi hàng hóa được thông quan thì cùng lúc đã sẵn sàng có phương tiện vận tải để chuyên chở hàng, từ đó kịp thời giao hàng cho khách mà không bị lệ thuộc các bên thuê ngoài

4.2.2 Giải pháp giảm sai sót trong quá trình khai báo hải quan

Sai sót trong quá trình khai báo hải quan ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình nhận hàng nhập khẩu của công ty Sau khi nhận được bộ chứng từ từ phía khách hàng, nhân viên khai báo hải quan của chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin giữa các chứng từ thì báo khách hàng ngay để sửa đổi cho khớp

Trước khi tiến hành khai báo, nhân viên khai hải quan cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ huật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, công dụng,…của hàng hóa thực tế để có thể áp đúng mã HS và tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán bộ hải quan Trên thực tế, việc áp đúng mã HS không phải là công việc đơn giản, do đó nhân viên khai hải quan nên yêu cầu sự hỗ trợ từ phía khách hàng, báo khách gửi đầy đủ thông tin liên quan đến đặc điểm, tính chất của hàng hóa, kết hợp vận dụng kiến thức và tìm hiểu về mặt hàng nhập khẩu để có thể áp mã HS chính xác

Bên cạnh đó, nhân viên khai hải quan của công ty phải luôn trau dồi và cập nhật liên tục các văn bản pháp luật về thủ tục nhập khẩu các mặt hàng, phân loại mã

HS, các thông tư, nghị định về thuế để tránh xảy ra các sai sót không đáng có trong quá trình khai hải quan

4.2.3 Giải pháp chuyên môn hóa từng bộ phận, phòng ban

Ban giám đốc công ty cần bố trí, phân công việc cho nhân viên một cách hợp lý và khoa học nhất Đồng thời, cần phân định rõ trách nhiệm, phạm vi công việc cụ thể đối với từng cán bộ nhân viên, phòng chứng từ cần bố trí tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để mỗi người sẽ tập trung đảm nhiệm, phụ trách riêng cho từng mảng công việc cụ thể, lúc này, nhân viên hàng nhập sẽ chuyên môn phụ trách xử lý hàng nhập của công ty Từ đó, các vấn đề phát sinh trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển sẽ được giải quyết nhanh chóng, hiệu quả hơn

4.2.4 Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Đặc thù của hoạt động nhập khẩu hàng hóa là tính phức tạp rất cao cho nên chỉ một lỗi sai sót nhỏ về nghiệp vụ có thể dẫn đến những tổn thất rất lớn về cả tài sản, uy tín và sự hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty Do đó, công tác đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên là giải pháp cấp thiết của công ty

Công ty cần tổ chức các buổi đào tạo, nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên các phòng ban, đặc biệt là đối với các nhân viên mới Ban giám đốc có thể cử các nhân viên tham gia vào những khóa học ngắn hạn về quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan, Những khóa học này giúp nhân viên nắm rõ được quy trình làm việc cũng như giải quyết các vấn đề nhanh chóng, hiệu quả hơn Công ty cần tạo môi trường làm việc thân thiện, năng động, nhiệt tình cho các nhân viên làm việc, khuyến khích nhân viên chủ động đề xuất những giải pháp khắc

Về các quy định và quyền lợi, chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping cần tạo ra sự gắn bó về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động đối với công ty, phát động các phong trào thi đua trong làm việc, đưa ra các chỉ tiêu, mục tiêu cho tất cả mọi người cùng cố gắng Đồng thời thực hiện các chính sách đãi ngộ tốt và xứng đáng với nhân viên như: tăng lương, thưởng theo doanh thu, tăng các trợ cấp cho người lao động… từ đó tạo điều kiện để nhân viên thăng tiến trong công việc và phát huy tối đa năng lực trong quá trình làm việc.

Một số kiến nghị với các bên liên quan

4.3.1 Kiến nghị với cơ quan nhà nước

Thứ nhất, Nhà nước cần tăng cường đầu tư xây dựng, phát triển cơ sở hạ tầng giao thông, đặc biệt là đối với giao thông đường biển khi đây là phương thức được sử dụng phổ biến nhất Nhà nước cần thực hiện quy hoạch hệ thống cảng biển, xây dựng cảng nước sâu để phục vụ cho tàu có trọng tải lớn có thể ra vào, tránh ách tắc giao thông gây cản trở quá trình vận chuyển hàng hóa Đồng thời, trang bị đầy đủ các trang thiết bị tại cảng để bốc dỡ, vận chuyển hàng hóa nhằm hạn chế các rủi ro về chất lượng hàng hóa và chậm tiến độ lấy hàng do không kịp xếp dỡ

Thứ hai, ban hành, bổ sung để hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động giao nhận Nhà nước cần bổ sung, điều chỉnh hệ thống pháp luật, văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển sao cho ngày càng chặt chẽ, đầy đủ và minh bạch Đồng thời đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nắm bắt quy định mới, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình nhận hàng nhập khẩu

Thứ ba, giáo dục đào tạo nhân sự trong ngành Logistics Nhà nước cần phối hợp với các Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, các hiệp hội Logistics, các cơ sở giáo dục nghề nghiệp nhằm tăng cường công tác truyền thông về ngành các phương tiện thông tin đại chúng Đồng thời, xây dựng các bộ tiêu chuẩn nghề đối với lĩnh vực logistics, hỗ trợ các trường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị thuộc lĩnh vực logistics,…Các địa phương nên hình thành và liên kết với những trường đào tạo chuyên ngành về logistics, đặc biệt liên kết với nhà đầu tư từ nước ngoài trong việc đào tạo nguồn nhân lực này

4.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan

Thứ nhất, cơ quan hải quan cần đơn giản, chuyên môn hóa thủ tục hải quan, rút ngắn quá trình làm thủ tục hải quan, triển khai hệ thống giao dịch không giấy tờ tại các điểm hải quan, cửa khẩu, Từ đó, tạo cơ chế thông thoáng, nhanh gọn, giúp việc thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn Bên cạnh đó, cơ quan hải quan cần công khai tất cả các quy định, thủ tục, chính sách pháp luật cùng với các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến công tác thông quan hàng hóa nhập khẩu, đồng thời cần cập nhật thường xuyên và triển khai kịp thời các văn bản, chính sách mới về thuế tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nhập khẩu chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật

Thứ hai, khi được phân bổ nhiệm vụ, công chức Hải quan cần làm việc nhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp nhận hàng trong thời gian ngắn nhất, tránh để lưu kho lưu bãi làm tốn thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Thứ ba, cơ quan Hải quan cần tích cực phát huy và tăng cường triển khai tới các doanh nghiệp việc ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong việc khai báo hải quan điện tử Cơ quan hải quan cần tiếp tục duy trì và triển khai mở rộng thủ tục hải quan điện tử, rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan, giảm chi phí đối với bước thông quan hàng hóa

Với sự phát triển nhanh chóng của hoạt động thương mại quốc tế, giao thông vận tải, công nghệ thông tin như hiện nay, việc xây dựng cho mình một quy trình nhập khẩu hàng hóa tinh gọn, hiệu quả là điều rất quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp giao nhận Quy trình nhận hàng nhập khẩu không chỉ giúp cho doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động nhận hàng nhập khẩu cmà còn gián tiếp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tăng lợi thế cạnh tranh của công ty trên thị trường giao nhận, từ đó tạo tiền đề để công ty đạt được các mục tiêu cả về mặt ngắn hạn và dài hạn đã đặt ra Đề tài khóa luận: “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội” tìm hiểu những cơ sở lý thuyết về hoạt động, quy trình nhận hàng nhập khẩu và các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Dựa trên cơ sở lý thuyểt đó, phân tích rõ thực trạng hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội và đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại của công ty cũng như mong muốn có thể góp phần nâng cao hiệu quả quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay

Mặc dù rất cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn chế, đề tài khóa luận không tránh khỏi những sai sót Em kính mong nhận được ý kiến quý báu của thầy cô trong khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế để đề tài khoá luận tốt nghiệp của em có thể hoàn thiện hơn

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!

1 Báo cáo kết quả kinh doanh giai đoạn 2019 – 2023 của chi nhánh công ty TNHH Best care Shipping tại Hà Nội

2 Báo cáo tài chính năm giai đoạn 2019 – 2023 của chi nhánh công ty TNHH Best care Shipping tại Hà Nội

3 PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất bản chính trị hành chính, Hà Nội

4 Slide bài giảng môn quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế-Bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương Mại Quốc Tế, Trường Đại học Thương Mại

5 Đặng Thị Vân (2023), “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Tiếp Vận Liên Minh” Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại

6 Lê Mạnh Hiếu (2022), “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trang thiết bị y tế nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH B.Braun Việt Nam”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại

7 Nguyễn Đức Thành (2021), “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Nguyên Đăng Việt Nam”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại

8 Trần Thị Hà My (2022), “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH giao nhận vận tải Con

Cá Heo”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học kinh tế Huế

9 Trần Tiến Anh (2021), “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải Bách Việt”, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại

10 Website Công ty TNHH Best Care Shipping: http://bcshipping.vn/

Hình 3.1 Bảng báo giá hàng nhập khẩu đường biển tại Chi nhánh công ty

TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

(Nguồn: Phòng kinh doanh, Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà

Hình 3.2 Master Bill of Lading

(Nguồn: Phòng chứng từ, Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội)

Hình 3.3 House Bill of Lading

(Nguồn: Phòng chứng từ,Chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội)

Hình 3.4 Thông báo hàng đến nhân viên chứng từ chi nhánh công ty TNHH

Best Care Shipping tại Hà Nội gửi cho khách hàng

Hình 3.5 Lệnh giao hàng (EDO) do nhân viên chứng từ chi nhánh công ty

TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội phát hành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

*********** Độc Lập – Tự do – Hạnh phúc

THƯ NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Họ và tên giáo viên hướng dẫn: TS TS Lê Thị Việt Nga Đơn vị công tác: Bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế - Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường đại học Thương Mại

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Khánh Huyền

Tên đề tài: “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội” Đơn vị thực tập: Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Sau quá trình hướng dẫn, tôi có nhận xét về sinh viên Nguyễn Thị Khánh Huyền như sau:

1 Quá trình thực hiện luận án của sinh viên

(Đánh giá năng lực thực hiện; mức độ cố gắng và nghiêm túc trong công việc; mức độ hoàn thành khóa luận theo yêu cầu )

Tiêu đề	Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội
Tác giả	Nguyễn Thị Khánh Huyền
Người hướng dẫn	TS. Lê Thị Việt Nga
Trường học	Trường Đại học Thương mại
Chuyên ngành	Kinh tế & Kinh doanh Quốc tế
Thể loại	Khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	74
Dung lượng	3,99 MB