Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội: Thực trạng và Giải pháp

Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

• Khái niệm và đặc điểm của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
• Các phương thức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Sản phẩm của quá trình này mang tính vô hình vì dịch vụ nhận hàng nhập khẩu không nhìn thấy, cân đo, đong đếm như đối với hóa hữu hình và chỉ khi tiêu dùng rồi khách hàng mới có thể thấy và cảm nhận được chất lượng của dịch vụ thông qua các tiêu thức như thời gian vận chuyển nhanh hay chậm, lịch trình có chính xác không, cú đảm bảo an toàn khụng, thủ tục chứng từ cú đỳng quy cỏch, rừ ràng khụng,…. Tính không lưu trữ: hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển chỉ có thể cung ứng khi xuất hiện nhu cầu của khách hàng nên người giao nhận không có khả năng sản xuất hàng loạt và dịch vụ nhận hàng nhập khẩu cung ứng bao nhiêu thì sử dụng hết bấy nhiêu nên không có khả năng tồn kho.

Nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

• Các chứng từ cơ bản sử dụng trong quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Thông báo hàng đến bao gồm các nội dung: người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), thông tin chi tiết bên thông báo (Notify Party), số vận đơn (Bill of Lading), thông tin tàu, số container / số seal, ngày dự kiến tàu đến (ETA), cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), ký mã hiệu, số hiệu, đặc điểm hàng hóa, trọng lượng, kích thước lô hàng, số tiền phải trả cho người vận chuyển (nếu có) và ghi chú thêm của hãng tàu. Nhân viên chứng từ của công ty forwarder sẽ nhận bộ chứng từ từ phía khách hàng để phục vụ cho việc khai báo và thông quan hàng hóa, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hóa đơn cước, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có),…Sau đó sử dụng phần mềm VNACCS/ECUS5 để khai báo và truyền tờ khai qua mạng hải quan điện tử.

Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Cơ sở vật chất kỹ thuật của các doanh nghiệp giao nhận gồm văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hóa, công nghệ bảo quản và lưu kho, thiết bị công nghệ thông tin quản lý,…Nếu thiếu các cơ sở hạ tầng và trang thiết bị đó thì hoạt động nhận hàng nhập khẩu trở nên khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển như hiện nay. Ngược lại, việc sở hữu cơ sở vật chất, kỹ thuật tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình giao nhận, đồng thời, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể quản lý mọi hoạt động của mình, bao gồm thông tin khách hàng, thông tin của các nhà cung cấp dịch vụ logistics và hàng hóa thông qua các hệ thống máy tính, từ đó giúp quy trình nhận hàng nhập khẩu hiệu quả hơn, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường giao nhận.

Giới thiệu về Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội 1. Thông tin chung về Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà

Công ty thực hiện các thủ tục hải quan như kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, đăng ký tờ khai, thanh lý hải quan, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ cho khách hàng,…Đồng thời, công ty luôn hỗ trợ, tư vấn khách hàng về các chính sách, thủ tục xuất, nhập khẩu cũng như tư vấn về mức thuế giá trị gia tăng, thuế xuất nhập khẩu các mặt hàng cụ thể cho khách hàng. Phòng Chứng từ (Docs - Cus): thực hiện các nghiệp vụ về chứng từ hàng xuất, nhập, các thủ tục giao nhận và thanh toán như: yêu cầu chủ tàu / đại lý cảng xếp cung cấp bộ chứng từ chính xác, kiểm tra và sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo tàu đến cho khách hàng (A/N), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), khai Manifest, làm C/O, khai báo và truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Khái quát về hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội giai đoạn 2019 - 2023

• Kết quả hoạt động kinh doanh các loại hình dịch vụ của công ty

Về doanh thu: năm 2019 tổng doanh thu của công ty đạt 35 tỷ VND, đạt được con số này là do công ty mở rộng quy mô hoạt động, tuyển thêm nhiều nhân viên (từ 22 đến 30 lao động), đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh và hướng tới nhiều thị trường tiềm năng như Châu Âu, Châu Mỹ,…Đặc biệt, trong năm này, tiến trình hội nhập toàn cầu diễn ra mạnh mẽ, nhu cầu xuất nhập khẩu quốc tế tăng cao dẫn tới lượng khách hàng của công ty cũng gia tăng đáng kể. Hiện nay, công ty đã xây dựng cho mình hệ thống mạng lưới đại lý phân bố rộng khắp các nước trên thế giới như Nhật Bản, Trung Quốc, Singapore, Mỹ,… và đã tạo lập, duy trì, phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng tàu lớn như Cosco, OOCL, TS Line, YANGMING,…Từ đó, công ty có thể dễ dàng đáp ứng đa dạng nhu cầu vận chuyển qua các tuyến đường biển, linh hoạt chuyển tải trong quá trình giao hàng mà vẫn mang đến cho khách hàng giá cả cạnh tranh nhất.

Phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

Trong quá trình này, bộ phận kinh doanh của công ty sẽ hỗ trợ khách hàng cùng kiểm tra thông tin trên HBL nháp dựa trên bộ chứng từ khách hàng gửi như hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (packing list),..Các thông tin cần kiểm tra bao gồm: thông tin nhà xuất khẩu (shipper), nhà nhập khẩu (consignee), thông tin hàng hóa,…Nếu thông tin có sự sai lệch hay thiếu sót cần điều chỉnh thì nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với đại lý đầu nước ngoài để kịp thời sửa đổi và bổ sung một cách nhanh chóng nhất, sau đó gửi khách hàng kiểm tra và xác nhận lại. Trong bước này, khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ cần thiết để lên tờ khai, bao gồm: thông báo hàng đến (A/N), vận tải đơn (HBL), hóa đơn thương mại (commercial invoice), phiếu đóng gói hàng hóa (packing list), hóa đơn cước (nếu là term EXW, FCA, FOB), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có), hoặc một số chứng từ cần thiết khác đối với một số mặt hàng đặc biệt như thiết bị y tế cần thêm phân loại, phiếu công bố trang thiết bị y tế (hay giấy phép nhập khẩu), giấy kiểm tra chất lượng nhà nước (đối với hàng gạch, đá),…Bên cạnh đó, khách hàng sẽ cung cấp tên hàng tiếng việt và mã HS tham khảo của lô hàng để nhân viên khai báo hải quan lên tờ khai.

Đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Chi nhánh Công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội

• Nguyên nhân của hạn chế 1. Nguyên nhân chủ quan

Các đại lý được chi nhánh công ty TNHH Best Care Shipping tại Hà Nội tìm kiếm và khai thác dựa trên những tuyến đường mạnh của họ qua hiệp hội các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ trên toàn quốc, các hiệp hội quốc tế như Liên minh hàng hóa thế giới WCA, Hiệp hội Logistics toàn cầu Jctrans,…Công ty cũng xây dựng được mối quan hệ hợp tác với các hãng tàu uy tín như: Evergreen, YangMing, One,…Từ đó, nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ phía đại lý nước ngoài và hãng tàu khi lô hàng có vấn đề phát sinh, tránh ảnh hưởng tới lịch trình của lô hàng đó. Mặc dù đều đã được đào tạo bài bản nhưng hoạt động nhận hàng nhập khẩu khá phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững kiến thức chuyên môn và có sự hiểu biết đa dạng, sâu rộng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là về văn hóa xã hội, luật pháp quy định, trình độ ngoại ngữ tốt, để có thể giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong quá trình nhận hàng nhập khẩu.