Chuyên đề thực tập: Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần Logistics U&I - miền Bắc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRUONG DAI HOC KINH TE QUOC DAN

c\NP TẾ S4

Đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoa xuất khẩu bang đường biến của công ty cổ phần Logistics U&I- miền Bắc giai đoạn

2023 đến 2026 ”

Họ và tên sinh viên : Dinh Thị Khanh Ly

Mã sinh viên : 11193200

Lép chuyên ngành — : Kinh doanh quốc tế 61A Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thu Ngà

Hà Nội, 2023

LOI CAM ON

Trước tiên, cho phép em được bày tỏ lòng biết ơn đến tat cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện hỗ trợ, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực tập Em

xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy Cô ở Viện Thương mại và Kinh tế quốc

tế đã truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường.

Nhờ có những lời dạy bảo của các thầy cô, cũng như sự hướng dẫn trực tiếp của cô Nguyễn Thu Ngà nên chuyên đề thực tập của em mới có thể hoàn thiện tốt đẹp Em

muôn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhât đên cô

Em cũng xin cảm ơn Công ty Cổ phần Logistics U&I miền Bắc, các anh chị phòng ban trong công ty đã tạo điều kiện tốt nhất dé em có cơ hội được thực tập, đặc biệt chị Bùi Thanh Hiền — người đã trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ các thông tin và số liệu cần thiết để em hoàn thành báo cáo thực tập.

Trong quá trình hoàn thành chuyên đề thực tập này có thể vẫn còn nhiều thiếu

sót và hạn chế về mặt kiến thức và kinh nghiệm Vì vậy, em kính mong sẽ nhận được Sự góp ý của thầy/cô dé chuyên đề được hoàn hiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan chuyên đề thực tập với đề tài " Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biên của công ty cô phần Logistics U&I- miền Bắc giai đoạn 2023 đến 2026 " là chuyên đề thực tập của riêng ca nhân em thực hiện dưới sự hướng dẫn của T.S Nguyễn Thu Ngà Các nội dung nghiên cứu, số liệu và kết quả trong chuyên đề là trung thực, chưa từng được sử dụng hoặc công bố trong bất kỳ

công trình nào khác.

Nêu phát hiện co bat kỳ sự gian lận nao, em xin chịu hoan toan trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2023

Tác giả chuyên đề thực tập

Dinh Thị Khánh Ly

il

DANH MỤC CÁC TỪ VIET TAT

STT Ki hiéu Nguyén nghia tiéng anh Nguyén nghia tiéng Viét 1 C/O Certificate of origin Chứng nhận xuất xứ

2 L/C Letter of Credit Thu tin dung

3 FOB Free on board Giao hang tai cang

4 CIF Giao hang tại cảng dỡ hangCost, Insurance, and

ili

0//90527.1000 5 54:- |

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VE VIỆC HOÀN THIỆN QUY TRINH GIAO

NHAN HANG HOÁ XUẤT KHẨU BANG DUONG BIÉN - 5555: 4

1.1 Khái luận chung về giao nhận hàng hoá xuất khẩu băng đường biên 4

1.1.1 Cac khai miém H6én Quan 4

1.1.2 Vai trò của hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường bién 5 1.2 Khái luận chung về quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu bang đường biển

d4 6

1.2.1 Khái niệm quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bang đường bién 6 1.2.2 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển 6 1.2.3 Các bên tham gia trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng in 107 777 :‹:+1 11

1.2.4 Các chứng từ cần thiết trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bang đường biỄn ¿- ¿52 s21 EEEE1E21211211211211211211211 1111111111111 cee 12 1.3 Khái luận chung về việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu băng đường biỀNn ¿2 6 SE+SE£EEEEEEEEEEEE2112112112112110111171111171 11.21 1.c ce 13

1.3.1 Khái niệm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường

DI 14

1.3.3.Các nhân tổ ảnh hưởng tới quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường ĐiỂn G5 cctTt EE12211211211211211211211 1121101111111 11111111111 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BANG DUONG BIEN CUA CÔNG TY CO PHAN LOGISTICS U&I-MIEN BAC GIAI DOAN 2019-2022 cccccccccccee 22 2.1 Tổng quan về công ty Logistics U&I miền Bắc 2-2 2 s25: 22 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triỀn - 2 5£ +2E£+E+Ez+EE+Ezrxersered 22

iv

2.1.2 Linh vuc hoat GOng ˆ 26

2.1.3 Cơ cấu tổ chức -: cc+xxctttrtrrtrrtrtrrtttrrrrrrrrrrrrrrrrrrrirrrrirrri 27 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu băng đường biển của công ty cổ phần Logistics U&I miền Bắc 30 2.2.1 Nhân tố bên trong + +£+++Ex++EE£EE++EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEECEErrrkrrree 30 2.2.2 Nhân t6 bên ngoàii 2-2-2222 E‡EE2EEEEE12E1211271211 7121 tre 36 2.3 Khái quát hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển của công ty cổ phan Logistics U&I miền Bắc giai đoạn 2019-2022 38

2.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của công ty cô phần Logistics U&I miền Bắc trong giai đoạn 2019-2022 38 2.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hoá qua đường biển của công ty cô phần Logistics U&I miền Bắc trong giai đoạn 2019-2022 39

2.3.3 Tình hình kinh doanh theo cơ cấu giao nhận hàng xuất, nhập khẩu của

công ty cô phan Logistics U&I miền Bắc từ năm 2019-2022 41

2.3.4 Kết quả kinh doanh giao nhận hang hoá xuất khẩu theo cơ cấu khách hàng của công ty cô phan Logistics U&I miền Bắc từ năm 2019-2022 42 2.4 Phân tích các biện pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu băng đường biên mà công ty cô phần Logistics U&I miền Bắc đã áp dụng trong

[ri t020920722 01017072787 43

2.4.1 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển mà công ty cô

phan Logistics U&I miền Bắc đã áp dụng trong giai đoạn 2019-2022 43

2.4.2 Các biện pháp mà công ty cô phan Logistics U&I miền Bắc đã áp dụng nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường bién trong

0001092062022 00ẺPẺẼ0Ẻ8788 4 - 47

2.5 Đánh giá chung về thực trạng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất

khẩu bang đường biển của công ty cô phần Logistics U&I miền Bắc giai đoạn

2019-2.5.2 54 2.5.3 Nguyên nhân của tom tại - +: 5¿5s+2E++EE£EESEEEEEEEEECEEEErkrrrkrrkerree 55 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIÊN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHAN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU BANG DUONG BIEN CUA CONG TY CO PHAN LOGISTICS U&I-MIEN BAC TRONG GIAI DOAN 2023-3.1 Phuong hướng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu của công ty

cô phần Logistics U&I miền Bắc cho giai đoạn 2023-2026 2-5: 59

3.2 Các giải pháp mà công ty cổ phan Logistics U&I miền Bắc cần thực hiện dé hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của công ty

trong giai đoạn 2023-2026 - - - +24 111111119311 11 11H HH HH Hư 60

3.2.1 Cải thiện và day mạnh hoạt động truyền thông, Marketing, nghiên cứu thị

0ï 1117077 603.2.2 Tích cực ứng dụng công nghệ mới, hiện đại 5< ++-<+<++ 623.2.3 Nâng cao năng lực quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo củaOi mgt MhAN VIEN 0012 dd 63

3.2.4 Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân ViEN oo eeseseescsessesecseesesseseeseeees 65 3.2.5 Tô chức các hoạt động tập thê để nâng cao tinh thần đoàn kết và tạo động

3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu

bằng đường biển của công ty cổ phan Logistics U&I miền Bắc trong giai đoạn

2023-2026 ccecsesssessesssessusssecssessecsusssesssessusssecsusssessusssessusssessuecsusssecsusssecsusesessessseesess 66

3.3.1 Kiến nghị với cảng VU eeccccesscsssessessessessessessecsusssssscssessessessessessessessessesaes 66 3.3.2 Kiến nghị với co quan nhà nước - 2 2 2 x+z++£x+zxezxzEzrezrxrree 67 KET LUAN eeecccccccsccssssssecsessesecsecsessssucsecsessnsersucsesersussecsesarsussesensansecsesansusseceesassessecess 68

TÀI LIEU THAM KHẢO 2- ©5222 ©S£22E‡EE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEkerkrerkrrrrerkrree 69

VI

DANH MỤC BANG

Bang 2 1: Báo cáo tỷ lệ đơn hàng của công ty từ 2019-2021 - -«+-+ 31

Bảng 2 2: Cơ cấu lao động của CON ty ececcecsesssesssssessessessseesesssessessseesesssecseessecseee 33 Bang 2 3: Thống kê số tudi theo lao động của công ty - 2-22 s+cs+zssrsd 34 Bảng 2 4: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty từ 2019-2022 - 38 Bang 2 5: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu băng đường biÊn - 2-2-5 SE2E2E121121152151127171717111111211211111111 111111 xe 40

Bảng 2 6: Cơ cấu dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất- nhập khẩu của công ty từ năm

“02/2 01178 a1 4I

Bảng 2 7: Ty trong giá tri kinh doanh giao nhận hang hoá xuất khẩu theo khách hàng

của công ty cô phan Logistics U&I miền Bắc từ năm 2019-2022 -: 42

Bang 2 8: Báo cáo chi phí truyền thông 2-2-2552 £E£2E£2E2EE£EEtEerxersered 48 Bang 2 9: Cơ sở vật chat của công ty cổ phần Logistics U&I miền Bắc từ năm

2019-J\//MỔỔỔỐỔ 49

Bảng 2 10: Tỉ trọng số lượng sử dụng dịch vụ các hãng tàu của công ty cổ phần

Logistics U&I miền Bắc từ năm 2019-2(022 22-©5¿©2E+EE2EEEEE2EEEEEEerkrrrreri 50

Bang 2 11: Thống kê hiệu quả chiến lược quảng cáo của công ty trong giai đoạn

“0652/20 ẺẺẺẺ0n0n0ẺẼ088.8 ằ 52Bang 2 12: Đánh giá độ hài lòng từ khách hàng - - 555 + *++x+essexsexss 53

DANH MUC HINH

Hình 2 1: So đồ tổ chức của công ty cô phan Logistics U&I miền Bắc 28

VI

MO DAU 1 Lý do lựa chon đề tài

Việt Nam đang là một trong những quốc gia thuộc khu vực châu Á có mức phát

triển kinh tế ôn định so với khu vực Dé tiếp tục duy trì và phát triển hơn nữa đất nước, các hoạt động kinh doanh sản xuất, đặc biệt là hoạt động xuất khẩu luôn được coi là động lực chính dé công nghiệp hoá đất nước Bởi trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực như hiện nay, thì mối quan hệ giữa các quốc gia về phương diện kinh tế ngày càng gắn bó và đóng vai trò quan trọng hơn Đặc biệt, ké từ khi là thành viên của Hiệp Hội thương mại Quốc Tế (WTO), chúng ta lại càng có nhiều điều kiện để xây dựng và phát triển quốc gia thêm giàu mạnh, đi kèm với đó còn là trách nhiệm, động lực dé chúng ta chuẩn bị tốt hon nữa về các nghiệp vụ ngoại thương, buôn bản quốc tế dé có thé theo kịp các nước trong tương lai.

Bên cạnh đó, Việt Nam là quốc gia năm “sát cạnh” biển Đông mà biển Đông là

cầu nối thương mại đặc biệt quan trọng trên bản đồ hàng hai thế giới Mỗi năm, có

hàng trăm, hàng ngàn lượt vận chuyển hàng hóa diễn ra trên biển Đông do vậy ma

Việt Nam được cho là quốc gia có ưu thé nồi trội trong ngành vận tải hàng hải quốc tế Có thê thấy chính là một trong những lý do chính giúp cho ngành vận tải biển nước

ta phát triển lâu dài Di cùng với những lợi thế hiện có là xu hướng chung của toàn cầu, nhu cầu vận chuyển và tiêu thụ hàng hoá, đã giúp cho cơ hội phát triển ngành vận tải hàng hoá tăng nhanh Và đó cũng là ly do, ở nước ta đã xuất hiện nhiều công ty giao nhận, công ty vận tải nhằm mục đích làm cầu nối kinh doanh xuất nhập khâu

giữa các quốc gia dé hàng hoá lưu thông giữa các nước được dễ dàng hơn Công ty cổ phan Logistics U&I cũng là một trong những công ty có nhiều năm kinh nghiệm hoạt

động trong lĩnh vực xuất nhập khâu với nghiệp vụ cung cấp những dịch vụ giao nhận hàng xuất-nhập khẩu bằng đường biển là chủ yếu Trong những năm qua, công ty

cũng đã đạt được nhiều kết quả hoạt động kinh doanh khả quan Tuy nhiên, với phương châm đề ra “Vì quyền lợi của khách hàng trước”, công ty phải luôn không ngừng nâng cao chất lượng quy trình giao nhận dé có thé đem lại cho khách hàng một dich vụ chất lượng nhất Xuất phát từ ý nghĩa đó, em đã lựa chọn đề tài: “ Hodn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phan Logistics U&I- miễn Bac.”

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Chuyên đề này được nghiên cứu nhằm mục tiêu đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu thông qua đường biển tại công ty cô phan Logistics U&I- miền Bắc giai đoạn năm 2023 đến năm 2026.

Đề đạt được mục tiêu đó, bài nghiên cứu cần phải hệ thống lại các vấn đề lý luận cơ bản về việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu băng đường biển và phân tích, đánh giá thực trạng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biên của công ty cổ phần Logistics-mién Bắc giai đoạn 2019-2022 Nhằm mục đích đề xuất các giải pháp, kiến nghị hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bang đường biên của công ty cổ phần Logistics-mién Bắc giai đoạn

3 Đối tượng nghiên cứu

Chuyên đề tập trung nghiên cứu các hoạt động nhằm hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hoá bằng đường biên của công ty Cô phần Logistics U&I miền Bắc.

Chuyên đề sẽ phân tích thực trạng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường bién của công ty cổ phần Logistics-mién Bắc từ năm 2019 đến năm 2022 Đề từ đó đề xuất các giải pháp, kiến nghị cho việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bang đường biển của công ty cô phần Logistics-miền Bắc cho giai đoạn từ năm 2023 đến năm 2026.

5 Kết cấu của chuyên đề thực tập

Ngoài Mở đầu và Kết luận, nội dung Chuyên đề thực tập được kết cấu gồm 3

chương như sau:

Chương 1: Lý luận chung về hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu

bằng đường biển

Chương 2: Thực trạng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường bién tại công ty cô phan Logistics U&I miền Bắc trong giai đoạn từ 2019-2022 Chương 3: Các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển tại công ty cổ phần Logistics U&I miền Bắc cho giai

đoạn 2023-2026.

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VE VIỆC HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HANG HOÁ XUAT KHẨU BANG DUONG BIEN

1.1 Khái luận chung về giao nhận hang hoá xuất khẩu bang đường bién

1.1.1 Các khái niệm hiên quan

e Khai niệm giao nhận hàng hoá:

Giao nhận hàng hóa là quá trình chuyển giao hàng hoá từ người bán đến người mua thông qua các hoạt động vận chuyên và xử lý hàng hoá Trong quá trình giao nhận hàng hoá, người cung cấp dịch vụ sẽ tiếp nhận hàng từ bên gửi, thực hiện việc

vận chuyển và lưu trữ, thực hiện thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác dé giao hàng cho

bên nhận dưới sự ủy thác của khách hàng.

e Khai niệm giao nhận hang hoá xuât khâu:

Giao nhận hàng hoá xuất khâu là quá trình vận chuyên và chuyền giao hàng hóa từ người xuất khâu (người bán) đến người nhập khẩu (người mua) ở một quốc gia khác thông qua các hoạt động vận chuyên và xử lý hàng hoá Khi thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu, nhà cung cấp sẽ tiếp nhận hàng từ người gửi và thực

hiện việc vận chuyền, lưu trữ, xử lý các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan dé

giao hàng đến dich tại quốc gia nhập khâu theo yêu cầu của khách hàng Trong quá trình này, cần tuân thủ các quy định về thương mại quốc tế, quy trình hải quan và kiểm soát chất lượng hàng hóa, nhằm đảm bảo thời gian và địa điểm giao nhận đúng hẹn, đồng thời đảm bảo tình trạng hàng hóa được giữ gìn tốt nhất.

e Khái niệm giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biến:

Giao nhận hàng hóa xuất khâu bằng đường bién là quá trình vận chuyển và

chuyên giao hàng hóa từ người xuất khâu đến người nhập khẩu thông qua các hoạt

động vận chuyên đường biển Trong quá trình này, các đơn vị giao nhận hàng hóa xuất khẩu sẽ phối hợp với các đơn vị vận chuyên đường biển dé đảm bảo hang hoá được vận chuyền đúng lộ trình, đúng thời gian và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

Quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có thé bao gồm các hoạt động đóng gói, kiểm tra và xếp dỡ hàng hóa lên tàu, vận chuyền qua đường biên, thủ tục hải quan và giấy tờ liên quan, và các dịch vụ liên quan khác như bảo hiểm

hàng hóa và lưu trữ tạm thời.

1.1.2 Vai trò của hoạt động giao nhận hang hoá xuất khẩu bằng đường bién

e Kết nối thị trường:

Hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biên là một phan không thê thiếu của chuỗi cung ứng toàn cầu Nó cho phép kết nối các thị trường khác nhau với nhau trên toàn cầu, cho phép các công ty và các nhà sản xuất tiếp cận với khách hàng ở những quốc gia khác nhau, từ đó tạo ra các cơ hội kinh doanh mới cho các công ty và quốc gia Việc vận chuyền hàng hóa đến các thị trường tiềm năng có thể mở rộng quy mô sản xuất, tăng trưởng doanh thu và đây mạnh thương mại quốc tế.

e Tăng cường năng lực cạnh tranh:

Thực hiện công tác giao nhận mặt hàng xuất khâu bằng đường biển có thé là một phương thức hiệu quả giúp day mạnh cả khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp với quốc gia Sử dụng đường biên là một trong những phương tiện vận chuyền hàng hoá tiết kiệm chỉ phí và hiệu quả nhất Hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh, giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ, nâng cao chất lượng và tăng đột phá của sản phẩm Đồng thời, việc sử dụng đường biển còn giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào các phương tiện vận chuyên khác như đường hàng không hay đường

bộ, đồng thời giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường Các doanh nghiệp nên tận dụng ưu thế của đường biển để thực hiện hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khâu

một cách hiệu quả, đồng thời đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nước e_ Đóng góp vào nền kinh tế:

Việc thực hiện công tác giao nhận mặt hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng đóng góp vào nền kinh tế của một quốc gia Nó tạo ra các công ăn việc làm, phát triển các ngành công nghiệp liên quan và đóng góp vào thu nhập quốc gia Đây là một ngành công nghiệp quan trọng với các hoạt động như vận chuyền, lưu kho và thủ tục hải quan cần đến nhiều lao động Ngoài ra, hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu còn tạo ra các thu nhập cho quốc gia và các doanh nghiệp, góp phần tăng trưởng kinh

zK

e Quan lý rủi ro:

Việc vận chuyển hàng hoá bằng đường biển cũng có thé gặp phải nhiều rủi ro

như thời tiết xấu, thiệt hại vật chất hoặc mat mát hàng hoá Hoạt động giao nhận hàng

hoá xuât khâu băng đường biên có vai trò quản lý rủi ro này băng cách cung câp các

dịch vụ bảo hiểm và hỗ trợ cho khách hàng khi gặp phải các vấn đề liên quan.

1.2 Khái luận chung về quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường

1.2.1 Khái niệm quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu bang đường biển

e Khai niệm quy trình:

Quy trình là một chuỗi các bước cụ thé, liên tục và có mục tiêu nhằm đạt được kết quả mong muốn Quy trình được thiết kế để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong các hoạt động, từ đó giảm thiêu rủi ro và chi phí Mỗi bước trong quy trình được thực hiện theo một thứ tự nhất định và được kiểm soát bởi các quy định và tiêu chuẩn nhất định Quy trình là một công cụ quan trọng dé quan lý và cải tiến các hoạt động của một tổ chức, đảm bảo tính hiệu quả và tính bền vững của hoạt động.

e Khái niệm quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu bằng đường bién:

Quy trình giao nhận hang hoá xuất khâu bằng đường bién là quy trình vận chuyền hàng hóa từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu bằng đường biển Quy trình này bao gồm các hoạt động từ khi hàng hóa được nhận tại cảng xuất khẩu cho đến khi được giao cho người nhận tại cảng nhập khâu Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu băng đường biển gồm các bước như vận chuyên, lưu kho, xếp đỡ hàng hóa, thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ liên quan, cùng với các dịch vụ hậu cần khác như bảo hiểm, kiểm tra chất lượng, đóng gói, và vận chuyền nội địa dé đưa hàng hóa từ cảng

đến điểm đích Quy trình này đòi hỏi sự hợp tác giữa nhiều đối tượng, bao gồm các

doanh nghiệp vận tải biển, các cơ quan chức năng, các nhà cung cấp dịch vụ giao nhận

hàng hóa, và các bên liên quan khác.

1.2.2 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển

e_ Bước 1: Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán

Bước này bao gồm việc đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá giữa người bán và người mua Các điều khoản trong hợp đồng cần phải được xác định rõ ràng như giá cả, số lượng, chất lượng hàng hoá, điều kiện giao hàng, thời gian và địa điểm giao nhận hàng hoá.

Các bên cần phải đảm bảo rằng hợp đồng đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến giao dịch mua bán quốc tế và thỏa thuận về các điều kiện thanh toán, thời hạn thanh toán và các yêu cầu về chứng từ liên quan đến giao hàng.

e_ Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

Sau khi hoàn tất hợp đồng mua bán, trong trường hợp công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu thì bước tiếp theo là người bán sẽ phải xin giấy phép xuất khâu từ cơ quan chức năng của quốc gia dé được phép vận chuyền hàng hoá ra nước ngoài Bạn phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng xin một lần sử dụng cho nhiều lần Và để được cấp giấy phép xuất khâu, người bán cần phải đáp ứng các quy định

pháp luật về xuất khẩu hàng hoá của đất nước đó, bao gồm day đủ các chứng từ liên

quan đến hàng hoá và các thủ tục hải quan Các chứng từ này bao gồm, nhưng không giới hạn, hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyền, chứng từ bảo hiểm và chứng từ kiểm dịch.

e_ Bước 3: Đặt booking và lay container rỗng

- Đặt booking:

Sau khi đã có hợp đồng mua bán và giấy phép xuất khâu, bước tiếp theo là đặt booking vận chuyên hàng hóa bằng đường biên tới địa điểm đích Dat booking có thé được thực hiện trực tiếp với hãng tàu hoặc thông qua đại lý vận chuyền Quá trình đặt booking bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, số lượng, kích thước, trọng lượng,

cảng xuât phát và cảng đích, thời gian dự kiên, và các yêu câu đặc biệt khác.

Bước này nếu lô hàng của bạn được bán theo điều kiện CIF, mọi người cần phải tìm kiếm và liên hệ với phía FWD hoặc hãng tàu dé chọn được dịch vu vận chuyền với chi phí hợp lý Còn nếu là đơn hàng theo điều kiện FOB, mọi người sẽ không cần

phải đặt tàu mà phía consignee sẽ là phía đặt tàu cho chủ hàng.

- Lấy container rỗng:

Sau khi đã đặt booking, bước tiếp theo là lấy container rỗng để đóng hàng.

Container là một thùng đóng gói hàng hóa có kích thước chuẩn, được vận chuyển bang tàu biển Trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu băng đường bién, người xuất khâu phải đặt container và lấy container tại cảng xuất phát để đóng hàng.

Container rỗng được cung cấp bởi các hãng tàu hoặc các đại lý vận chuyền, và được

đưa tới địa diém người xuât khâu yêu câu Sau khi lây container, người xuât khâu phải

kiểm tra kỹ container dé đảm bảo an toàn và chất lượng của hàng hóa.

Cu thé: Chủ hàng sẽ tiến hành ra cảng dé xác nhận thông tin đặt tàu sau khi xuất CIF và đã đặt tau từ trước Công việc này ban sẽ tiễn hành xác nhận trực tiếp với hãng tau và đồng ý lay container Còn trường hợp xuất hàng bang FOB, mọi người sẽ nhận được thông tin chuyến phat và mang đi dé đặt tàu và tiến hành công việc lay tàu như

với CIF.

e Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Trong bước nay, nhà xuất khẩu sẽ tiến hành đóng gói và chuan bị hàng hoá theo yêu cầu của khách hàng Việc đóng gói hàng hoá cần phải đảm bảo độ bên, chắc chắn dé đảm bảo hàng hoá không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyền.

Ngoài ra, hàng hoá cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi vận chuyển để đảm bảo không có lỗi hay thiếu sót nào Các thông tin trên bao bì và các giấy tờ đi

kèm cũng cân phải được kiêm tra và đôi chiêu đê đảm bảo tính chính xác và đây đủ.

Nếu có bat kỳ lỗi hay thiếu sót nào, nhà xuất khẩu cần phải thông báo cho người nhận hàng và cùng nhau tìm ra giải pháp hợp lý để xử lý Việc kiểm tra và chuẩn bị hàng hoá đúng cách sẽ giúp đảm bảo tính an toàn và chất lượng của hàng hoá, tránh các rủi ro trong quá trình vận chuyền.

e Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

- Đóng gói hàng tại kho:

Trong giai đoạn này, sự phối hợp giữa bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận kỹ thuật và công nhân tại nhà máy là rất quan trọng dé đóng gói hàng hóa Việc đóng gói phải tuân thủ yêu cầu của khách hàng (vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương) và đầy

đủ các thông tin như: tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì và các

ký hiệu hướng dẫn vận chuyền (hang dễ vỡ, hàng cồng kénh, ).

- Đóng hàng tại cảng:

Quy trình đóng gói hàng tại cảng có nhiều tương đồng với quy trình tại kho, tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi thêm nhiều giấy tờ và thủ tục phức tạp hơn Thông thường, khi đóng hàng tại cảng, cần phải sử dụng đội ngũ công nhân của cảng đề thực

hiện quá trình đóng gói.

e_ Bước 6: Mua bảo hiểm lô hàng

Việc mua bảo hiểm lô hàng là một phần quan trọng trong quá trình vận chuyên hàng hoá Bảo hiểm lô hàng bao gồm các rủi ro như mat mát, hư hỏng, phá hoại hoặc chậm trễ trong quá trình vận chuyền.Những van đề không mong muốn như vậy có thé xảy ra trong quá trình vận chuyền hàng hoá xuất khẩu, vì vậy mua bảo hiểm lô hàng sẽ giúp bảo vệ lợi ích của người xuất khẩu Khi xảy ra van đề, người xuất khâu có thé được bôi thường một phan hoặc toàn bộ giá trị của hang hoá.

Bạn nên liên hệ với các công ty bảo hiểm dé mua bảo hiểm cho lô hàng của mình.

Hạn mức bảo hiểm được quyết định dựa trên giá trị hàng hóa Với hàng hóa thông

thường, mức bảo hiểm thường là 2% trên tông giá trị hàng hóa Nếu lô hàng được xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF, thi không cần phải mua bảo hiểm Tuy nhiên, khi xuất

hàng với điều kiện khác, việc mua bảo hiểm sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi

ích của bạn trong trường hợp xảy ra sự có không may.

e Bước 7: Làm thủ tục hải quan

Đây là một giai đoạn quan trọng trong quy trình xuất khâu hàng hóa, bao gồm các bước sau đây: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, thanh toán phí, lay tờ khai, thanh lý tờ khai, vào số tàu và thực xuất tờ khai hải quan.

- Mở tờ khai hải quan:

Dé mở tờ khai hải quan, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ từ hải quan (2 bản), tờ khai hải quan (2 bản), hợp đồng ngoại thương (bản sao), hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng

(packing list).

- Dang ký tờ khai:

Sau khi mở tờ khai hai quan, đăng ký viên sẽ nhập thông tin và trình lãnh đạo hải

quan ký đề lô hàng xuất đi được thông quan Nếu không có vấn đề gì, lô hàng sẽ được thông quan trong luồng xanh Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện kiêm tra, có thể vào

luồng vàng hoặc đỏ.

- Đóng phí:

Sau khi thông quan, bạn cần tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan - Lấy tờ khai:

Bộ phận hải quan sẽ ghi sô container và sô seal vào mặt sau của tờ khai đê lây tờkhai.

- Thanh lý tờ khai:

Sau đó, người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện dé nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không.

Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thông của cảng.

- Vào sô tàu:

Khi container đã được hạ, sẽ được vào sô tàu Nhân viên giao nhận phải ký vàobiên bản bàn giao và xác nhận tình trạng của container.

- Thực xuât tờ khai hải quan:

Cuối cùng, sau khi lô hàng đã được giao cho khách, nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ như tờ khai hải quan (1 bản chính, 1

bản sao), commercial invoice (1 bản chính) và vận đơn đường biển (bill of lading).

e Buéc 8: Giao hang cho tàu

Sau khi hoàn tat thủ tục thông quan cho lô hàng, công việc tiếp theo của ban là cung cấp thông tin chỉ tiết dé hãng tàu có thé tạo vận đơn Việc này phải được hoàn thành trước thời hạn cắt máng (closing time) và trước khi thực hiện bước thực xuất hàng Quá trình giao hang cho tàu sẽ được coi là hoàn tất khi bạn nhận được vận đơn đường biển, có thé là bản sốc (3 bản) hoặc bản sao (surrendered bill).

e_ Bước 9: Thanh toán tiền hang

Bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khâu bằng đường

biển chính là thanh toán tiền giao nhận Sau khi hàng hóa được giao cho tàu, người

bán sẽ tiếp tục theo dõi quá trình vận chuyên của hàng và chuẩn bị các giấy tờ, chứng

từ cần thiết dé thanh toán tiền hàng khi hàng hóa được giao đến điểm đến.

Ở bước này, phía chủ hàng sẽ tiến hành làm thủ tục xuất nhập khẩu sẽ phải hoàn thành bộ chứng từ xuất khẩu đường biển bao gém: Phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, vận đơn đường biên và giấy chứng nhận khử

10

Trong trường hợp mọi người thanh toán băng L/C thì sẽ nộp trực tiếp đến ngân

hàng đại diện gửi thông báo.

1.2.3 Các bên tham gia trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển

e Người xuất khẩu:

Là bên gửi hàng hoá ra nước ngoài, người xuất khâu có trách nhiệm đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với người nhập khâu, chuẩn bị và kiểm tra hàng hoá, đóng

gói và đánh dấu chuyên chở, mua bảo hiểm lô hàng và thanh toán tiền hàng.- Công ty vận tải đường biển: là bên cung cấp dịch vụ vận chuyền hang hoá bằng tàu biển từ

cảng xuất khâu đến cảng nhập khẩu e© Cảng xuất khẩu:

là nơi tiếp nhận hàng hoá từ người xuất khẩu, tiến hành thủ tục hải quan và xếp dỡ

hàng hoá lên tàu.

e Công ty logistics:

Dưới vai trò nhà cung cấp dịch vụ vận tải đường biển, công ty logistics chịu trách nhiệm đặt booking và cung cấp container rỗng, đưa hàng hoá lên tàu, bảo vệ hàng hoá trong quá trình vận chuyền, cung cấp thông tin về tình trạng hàng hoá và thời gian vận

chuyên cho người xuất khâu.

e Cảng nhập khẩu:

Là nơi tiếp nhận hang hoá từ tàu biển, tiến hành thủ tục hải quan và chuyền hàng hoá đến kho nhập khẩu.

e Người nhập khẩu:

Là bên nhận hàng hoá tại đất nước nhập khâu và thực hiện các thủ tục liên quan

như thanh toán và giám định hàng hoá.

Ngoài ra, trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biên còn có các bên tham gia khác như công ty bảo hiểm, cơ quan hải quan, công ty vận chuyên đường bộ và các đơn vi cung cấp dịch vụ liên quan đến quy trình vận chuyên va giao

nhan hang hoa.

II

1.2.4 Các chứng từ can thiết trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu

bằng đường biển

e Hop đồng mua bán (Purchase Contract):

Đây là tài liệu quan trọng nhất trong quá trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển Hợp đồng mua bán là một thỏa thuận giữa người bán và người mua về việc bán và mua hàng hóa Trong hợp đồng này sẽ quy định các điều kiện về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, thủ tục thanh toán, bảo đảm chất lượng sản

e Biên bản giao nhận hàng hoá (Delivery Note):

Day là một chứng từ quan trọng được sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng

hóa từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu Biên bản giao nhận hàng hoá ghi lại thông tin về số lượng hàng hóa, tình trạng của hàng hóa, ngày giờ giao nhận, tên người nhận

e Hoa đơn xuất khẩu (Export Invoice):

Đây là một loại chứng từ xuất khẩu thường được sử dung dé chứng minh giá trị hàng hóa và thông tin liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa Hoá đơn xuất khâu thường được yêu cầu bởi cơ quan hải quan khi tiến hành thủ tục nhập khâu ở nước

e Vận don (Bill of Lading):

Vận don là tài liệu quan trọng nhất trong quá trình vận chuyên hàng hóa đường

biển Day là tai liệu chứng nhận việc giao nhận hàng hóa từ bên gửi hàng (người xuất

khẩu) đến bên nhận hàng (người nhập khẩu) Vận đơn cũng quy định các điều kiện vận chuyền hàng hóa như địa điểm lay hang, dia diém tra hang, tén va dia chi cua người gửi hàng và người nhận hàng, số lượng và loại hang hóa,

e Giấy tờ hải quan:

Phiếu khai báo hai quan: được sử dụng dé khai báo thông tin hàng hóa cụ thê về số lượng, giá trị, xuất xứ, mục đích sử dụng, hình thức thanh toán, các điều kiện

thương mại, mã hải quan, thuê và các yêu câu khác của chính quyên đôi với hàng hóa.

e Giấy tờ chứng nhận xuất xứ (C/O):

12

Được cap bởi tô chức hoặc co quan chứng nhận xuât xứ, xác nhận răng hàng hóa đượcxuât khâu có nguồn gôc từ quôc gia xuât khâu C/O được yêu câu đê giảm thuê hoặc

miễn thuế trong quá trình nhập khẩu.

e Giấy tờ vận chuyển:

Bill of lading (B/L): là giấy tờ quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khâu bằng đường biển B/L là tài liệu chứng nhận việc chủ hàng đã ký kết hop đồng vận chuyên với công ty vận tải đường biển và hàng hóa đã được vận chuyền từ cảng xuất khâu đến cảng nhập khẩu.

e Giấy chứng nhận vận chuyển hàng hóa (COC):

Là giấy tờ do cơ quan quan lý vận tải đưa ra dé chứng nhận việc hàng hoa đã được vận chuyên đúng phương tiện, đúng địa điểm và đúng thời gian được quy định trong hợp đồng vận chuyên, xác nhận hàng hoá đã được vận chuyên từ cảng xuất đến cảng nhập khâu, bao gồm Biên bản giao nhận hàng hoá và Vận đơn.

1.3 Khái luận chung về việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường bién

1.3.1 Khái niệm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển

e Khái niệm hoàn thiện quy trình:

Hoàn thiện quy trình là quá trình cải tiễn và tối ưu hoá các bước trong quy trình, nhằm tăng hiệu quả, giảm chi phí, đảm bao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Quy trình

hoàn thiện đòi hỏi các bên liên quan thường xuyên đánh giá, theo dõi và thực hiện cải

tiến, từ đó giúp nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng cường chất lượng sản pham và

dịch vụ, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện quy trình làm

việc của tổ chức.

e Khái niệm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bang đường bién:

Quá trình hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu băng đường biển là quá trình tối ưu hóa và cải tiến từng bước trong quy trình, bat đầu từ việc tiếp nhận và kiêm tra hàng hoá, cho đến việc vận chuyền và giao hang, nhăm tăng hiệu qua và dam bao tính chính xác, đồng thời giảm thiểu rủi ro và chi phí cho các bên liên quan Ngoài

13

ra, quá trình này còn đảm bao tính thông suốt và hiệu qua của các bước, giảm thiểu tối đa các rủi ro có thê xảy ra trong quá trình vận chuyền hàng hóa và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng Việc hoàn thiện quy trình được thực hiện bằng cách đánh giá, phân tích và cải tiến từng bước trong quy trình để đạt được sự linh hoạt và nhanh

1.3.2 Nội dung hoàn thiện quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu bằng

đường biển

e Đánh giá quy trình hiện tại:

Việc đánh giá quy trình hiện tại là một bước quan trọng va đầu tiên để hoàn thiện

quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển Các công ty logistics có thé

thực hiện các hoạt động sau dé đánh giá quy trình hiện tại:

— Tiến hành phân tích các bước trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu

bằng đường biển: Các giai đoạn này bao gồm từ lúc hàng hoá được lên kế hoạch xuất khâu, đóng gói, vận chuyên đến cảng, hoàn tất thủ tục hải quan, đóng gói hàng hoá vào container, kiểm tra chất lượng hàng hoá, đóng gói container và vận chuyên hàng hoá đến điểm đến Công ty logistics có thê sử dụng các công cụ như sơ đồ dòng chảy (flowchart) dé quản lý quy trình này — Xác định các van dé phát sinh trong quy trình hiện tại: Công ty logistics có thé

sử dụng các phương pháp sau đề xác định các vấn đề phát sinh trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển: phỏng vấn nhân viên, đánh giá kết quả hoạt động và phân tích dữ liệu.

— Đánh gia hiệu quả của quy trình hiện tại: Công ty có thể đánh giá hiệu quả của quy trình hiện tại bằng các tiêu chí như thời gian hoàn thành, chi phí, chất

lượng sản phẩm, độ chính xác và khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng Để

cải tiến quy trình, công ty có thể so sánh với các quy trình tiêu chuẩn hoặc tốt nhất trong ngành bằng cách tìm kiếm thông tin, từ đó xác định các điểm yếu và thực hiện cải tiến.

e_ Đề xuất cải tiễn:

Sau khi đánh giá quy trình hiện tai, các cải tiễn có thé được đề xuất dé giải quyết

các vân đê và diém yêu đã phát hiện Các dé xuât này có thê bao gôm việc tôi ưu hóa

14

hoặc thay đổi các bước trong quy trình, sử dụng công nghệ mới hoặc cải thiện quy

trình tương tác giữa các bên.

e Triên khai các cải tiên:

Sau khi các cải tiên được đê xuât, chúng phải được triên khai và thực hiện Việctriên khai có thê bao gôm việc dao tạo nhân viên, cập nhật các hệ thông và quy trình

mới, và tạo ra các hướng dẫn và tài liệu mới cho các bên tham gia.

e Đánh giá và cải tiên tiếp theo:

Cuôi cùng, quy trình được hoàn thiện cân được đánh giá và cải tiên tiép theo đêđảm bảo răng nó đáp ứng được các yêu câu của các bên liên quan và đạt được hiệuquả cao nhât Việc đánh gia va cải tiên tiép theo có thê được thực hiện định kỳ hoặc

dựa trên các phản hồi và đánh giá từ các bên tham gia.

1.3.3.Các nhân tố ảnh hướng tới quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu

bằng đường biển

1.3.3.1 Nhân to bên trong:

e Hé thống quản lý chất lượng của công ty:

Hệ thống quản lý chất lượng của công ty cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bang đường biên Hệ thống quan lý chất lượng

đảm bảo rằng quy trình được thực hiện đúng cách và đảm bảo chất lượng hàng hóa

trong suốt quá trình vận chuyền, từ đó đảm bảo tính khả thi va đáng tin cậy của quy

trình Hệ thống này bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và quy định về chất lượng hàng hóa, vận chuyền, bảo quản, xử lý khiếu nại và phản hồi của khách hàng.

Các công ty vận tải biển có thé đạt được chứng nhận ISO để xác nhận rằng hệ thống quản lý chất lượng của họ đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế Hệ thống quản lý

chất lượng cũng giúp đảm bảo rằng các nhân viên được đào tạo đầy đủ và có hiểu biết

về các tiêu chuẩn và quy trình của công ty Điều này giúp tăng khả năng hoàn thành quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển đúng hạn và dam bao chat

lượng hàng hóa.

e Kha năng quản lý và điêu hành của đội ngũ nhân viên:

Khả năng quản lý và điêu hành đội ngũ nhân viên là một nhân tô bên trong quan

trọng ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biên Điều

15

này bao gồm kha năng tuyên dụng, đào tạo và phát trién nhân viên, dé đảm bảo họ có đủ kỹ năng và năng lực dé thực hiện nhiệm vụ giao nhận hàng hóa đúng thời hạn và chất lượng.

Việc quản lý và điều hành đội ngũ nhân viên cũng đòi hỏi công ty phải đảm bảo các chính sách và quy định công bằng và hiệu quả, đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và đảm bảo việc giữ chân nhân viên Nếu đội ngũ nhân viên không được quản lý và điều hành tốt, sẽ dẫn đến những sai sót trong quy trình giao nhận hàng hóa, dẫn đến tình trạng chậm trễ hoặc hàng hóa bị mat mát, ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của

công ty.

Vì vậy, các công ty vận tải biển cần đảm bảo có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, được dao tao và trang bi đầy đủ kỹ năng và năng lực dé thực hiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển đúng cách và hiệu quả Công ty cũng cần định kỳ đánh giá, đề xuất các hoạt động cải tiến dé nâng cao khả năng quản lý và

điều hành đội ngũ nhân viên của mình.

e_ Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ:

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của công ty logistics bao gồm văn phòng, kho hàng, phương tiện bốc đỡ, chuyên chở, bảo quan và lưu kho hang hoá Dé tham gia hoạt động giao nhận hang hoá xuất nhập khâu bang đường biên, công ty logistics cần sở hữu cơ sở hạ tầng hiện đại với các trang thiết bị và máy móc tiên tiến để quản lý,

chuân bị và kiêm tra hàng hoá.

Với sự phát trién mạnh mẽ của công nghệ thông tin, công ty logistics có thé quản lý mọi hoạt động của mình và thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy

tính và sử dụng hệ thống truyền dir liệu điện tử (EDI) Bằng việc sở hữu cơ sở hạ tầng

và trang thiết bị hiện đại, công ty logistics sé dé dàng tiếp cận với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.

e_ Tính linh hoạt và thời gian đáp ứng yêu cầu của quy trình giao nhận:

Tính linh hoạt và thời gian đáp ứng yêu cầu của quy trình giao nhận hàng hoá là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của quy trình Dé đáp ứng được yêu cầu đó, công ty cần phải có khả năng tăng cường sự linh hoạt và thời gian đáp ứng khi cần thiết Điều này có thể đạt được bằng cách thiết lập các quy trình linh hoạt và hiệu

16

quả, và bằng cách đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên đề họ có thể đáp ứng nhanh

chóng với các yêu câu khác nhau từ khách hàng.

Ngoài ra, việc sử dụng công nghệ và thiết bị hiện đại cũng có thé giúp nâng cao tính linh hoạt và thời gian đáp ứng Ví dụ, sử dụng các phần mềm quản lý kho và quản lý vận chuyên, các thiết bị giám sát và điều khiển tự động trong kho hang và trên tau, sẽ giúp tăng cường tính linh hoạt và thời gian đáp ứng yêu cầu của quy trình giao nhận

e Kha năng cung cấp dịch vụ đầy đủ và chính xác cho khách hàng:

Trong quy trình giao nhận hàng hoá, khả năng cung cấp dịch vụ đầy đủ và chính

xác cho khách hàng là yếu tố vô cùng quan trọng Dé đảm bao sự hài lòng của khách

hàng và duy trì mỗi quan hệ lâu dài, các công ty vận tải biển cần đáp ứng các yêu cầu

đặc biệt của khách hàng và cung cấp đầy đủ thông tin về dịch vụ, chính sách và giá

Dé đảm bảo khả năng này, công ty logistics cần phải dam bảo các yếu tổ sau:

— Tư vấn khách hàng đầy đủ và chính xác về các quy trình và thủ tục cần thiết dé xuất khâu hang hoá băng đường biên.

— Quản lý tốt các thông tin về hàng hoá, bao gồm số lượng, loại hàng, giá trị, thời

gian vận chuyền, địa điểm giao nhận, và các yêu cầu khác của khách hàng.

— Đảm bảo việc chuẩn bị giấy tờ và thủ tục hải quan được thực hiện đầy đủ và chính xác dé tránh các trục trac trong quá trình xuất khẩu.

— Cung cấp thông tin vận chuyên chính xác và đầy đủ về tình trạng hàng hoá và

thời gian giao nhận cho khách hàng.

— Đảm bảo sự liên lạc và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả

khi có sự cô xảy ra trong quá trình giao nhận.

Nếu công ty logistics có khả năng cung cấp dịch vụ đầy đủ và chính xác cho khách hàng, họ sẽ được khách hàng đánh giả cao và có cơ hội thu hút được nhiều khách hàng mới Điều này sẽ giúp tăng doanh số và cải thiện hiệu quả kinh doanh của

công ty.

e Cac tiêu chuân và quy định của ngành vận tải biên:

17

Các tiêu chuẩn và quy định của ngành vận tải biển cũng là một nhân tổ bên trong ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hoá xuất khâu bằng đường biển Trong quy trình này, các công ty vận tải biển phải tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định của cơ quan chức năng đề đảm bảo việc vận chuyền hàng hóa được an toàn và đúng quy định.

Các tiêu chuẩn và quy định này có thể liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm quản lý chất lượng, an toàn và bảo vệ môi trường, quy định hải quan, quy định về khai báo hàng hóa, quy định về bảo hiểm hàng hóa, và quy định về xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyền.

Vì vậy, các công ty vận tải biên cần phải đảm bảo rang họ có đầy đủ kiến thức và hiểu biết về các tiêu chuẩn và quy định này, đồng thời cần có chính sách và quy trình đảm bảo tuân thủ và thực hiện đúng những quy định này Điều này đảm bảo sự liên tục và 6n định trong quy trình giao nhận hàng hoá, giúp giảm thiêu các rủi ro và đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

1.3.3.2 Nhân tố bên ngoài:

e Thi trường vận tải biển và đối thủ cạnh tranh:

Việc khảo sát thị trường và đối thủ cạnh tranh sẽ giúp cho các doanh nghiệp xuất khẩu biết được các thông tin về thị trường vận tải biển, tình hình cạnh tranh, các ưu điểm và hạn chế của các đối thủ cạnh tranh, từ đó có thé áp dụng những giải pháp hợp ly dé cải thiện và nâng cao quy trình giao nhận hàng hoá.

Ngoài ra, thị trường vận tải biển có thé ảnh hưởng đến giá cả vận chuyền hàng hoá, đặc biệt là trong trường hợp thị trường khan hiếm hoặc sụt giảm, gây áp lực lên các doanh nghiệp xuất khâu khi phải tìm kiếm các đối tác vận chuyền có giá cả hợp lý và chất lượng dịch vụ tốt nhất.

Bên cạnh đó, đối thủ cạnh tranh cũng ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển bang cách tăng cường sự cạnh tranh trong thị trường và cải thiện chất lượng dịch vụ Đề tăng cường sức cạnh tranh, các doanh nghiệp cần

nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, giảm chi phí sản xuất và vận chuyền, đàm

phán giá vận chuyền và thời gian vận chuyên với các đối tác vận chuyền, nâng cao năng lực quản lý và kỹ năng đàm phán dé giành lấy lợi thé trong thị trường vận tải

e Thay đối về chính sách và quy định của pháp luật:

18

Việc giao nhận hàng xuất khâu bằng đường biên liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau, do đó, môi trường luật pháp ở đây không chỉ bao gồm quốc gia xuất khẩu mà còn bao gồm quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia nhận hàng và cả luật pháp quốc tế Bat kỳ thay đổi nào trong môi trường luật pháp này, chăng hạn như ban hành thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia liên quan, hoặc thông qua một Công ước quốc tế cũng có thé ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng xuất

Bên cạnh đó, các bộ luật của các quốc gia và các Công ước quốc tế cũng quy định rat rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào lĩnh vực giao nhận Vì vậy, hiểu biết về các nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác, sẽ giúp người giao nhận thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả nhất.

Các biến động chính trị ở các quốc gia liên quan đến hoạt động giao nhận hang

xuat nhap khẩu bang duong biển có thé gây ra tác động rất lớn đến quy trình vận

chuyên hàng Ví dụ, trong trường hợp xảy ra xung đột vũ trang tại một quốc gia, việc vận chuyền hàng hóa cho hãng vận tải khác (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao nhận hàng đến người nhận hàng (nếu đó là nước nhận hàng) sẽ không thể tiến hành, hoặc

tàu có thể phải thay đôi lộ trình (nếu đó là nước đi qua), Những biến động chính trị

này sẽ tạo ra những trường hợp bat khả kháng và người giao nhận cũng như người chuyên chở có thê được miễn trách nếu có thỏa thuận hoặc điều kiện đặc biệt.

e Tình hình kinh tế và chính trị của quốc gia và thế giới:

Tình hình kinh tế và chính trị của quốc gia và thế giới là một yếu tố bên ngoài

ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu băng đường biên Các biến động trong tình hình kinh tế và chính trị có thé gây ra tác động đến nhu cầu vận chuyển hàng hoá, giá cả và khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Nếu tình hình kinh tế và chính trị ôn định, thì có thé có nhu cầu vận chuyên hàng hoá tăng lên Tuy nhiên, nếu có sự suy giảm trong tình hình kinh tế và chính trị, nhu cầu vận chuyền hàng hoá có thể giảm đi và do đó tác động tiêu cực đến quy trình giao nhận hàng hoá Hơn nữa, tình hình kinh tế và chính trị của các quốc gia và thế giới cũng ảnh hưởng đến giá cả, các quy định về vận chuyền hang hoá và các điều kiện

thương mại Do đó, các doanh nghiệp phải luôn cập nhật và thích ứng với tình hình

19

kinh tế và chính tri dé đảm bảo quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu băng đường biên được thực hiện một cách hiệu quả và hiệu suất.

e_ Biến động thời tiết:

Thời tiết đóng một vai trò quan trọng và ảnh hưởng đáng kê đến hoạt động vận chuyên hàng hóa bằng đường biển Nó tác động đến tốc độ vận chuyền và thời gian giao nhận hàng hóa, gây ra rủi ro không thê dự đoán được và đã tạo điều kiện cho việc thành lập các công ty bảo hiểm dé giải quyết các van dé này.

Các điều kiện thời tiết có thể gây ra ảnh hưởng đáng kế đến quá trình vận chuyền

hàng hóa bằng đường biển Chúng có thé làm giảm tốc độ vận chuyền, tăng chỉ phí

nhiên liệu, gây khó khăn trong việc tô chức vận tải và tạo ra sóng lớn, khiến tàu chuyên động mạnh hơn Ngoài ra, sương mù cũng có thể làm giảm tốc độ tàu, kéo dài thời gian hành trình và tăng chi phí khai thác Thời tiết cũng có thé anh hưởng đến chất

lượng hàng hóa và dẫn đến tranh chấp trong việc giao hàng không đúng với hợp đồng thương mại hoặc mẫu hàng.

e Các đối tác và nhà cung cấp liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa Những đối tác và nhà cung cấp này có thé góp phan quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá cho khách hàng, bao gồm:

— Nhà vận tải: Một trong những đối tác quan trọng trong quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu bang đường biển là nhà vận tải Với vai trò của minh, nhà vận tải chịu trách nhiệm vận chuyền hang hóa từ cảng xuất khẩu đến cảng nhập khẩu một cách an toàn và đúng thời gian.

— Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa: Công ty cung cấp dịch vụ giao

nhận hang hóa đóng vai trò là một trung gian gitta các bên liên quan trong quy

trình giao nhận hàng hoá Công ty này có thé giúp khách hang xử lý các thủ tục liên quan đến nhập xuất khẩu, bao gồm đăng ký hải quan, xếp dỡ hàng hóa,

lưu kho và vận chuyền hàng hóa.

— Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyền đường bộ: Dé vận chuyền hàng hóa từ cảng đến nơi đích, khách hàng có thé sử dụng dịch vụ vận chuyên đường bộ của các công ty vận tải Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyền đường bộ cần phải đảm bảo

việc vận chuyên hàng hóa được thực hiện một cách an toàn va đúng thời gian.

20

— Nhà cung cấp dịch vụ kho bãi: Nhà cung cấp dịch vụ kho bãi có trách nhiệm lưu trữ và quản lý hàng hóa trước khi chuyên đi đích Các kho bãi phải đảm bảo an toàn và bảo vệ hàng hóa khỏi các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình

lưu kho.

Tóm lại, các đối tác và nhà cung cấp khác đóng vai trò quan trọng trong quy trình giao nhận hang hóa xuất khâu bằng đường biên, đảm bảo quy trình được thực hiện đầy đủ và chính xác, đồng thời đảm bảo sự an toàn và chất lượng của hàng hóa trước

khi chúng được xuât khâu sang nước ngoài.

21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHAN HANG HOÁ XUẤT KHẨU BANG DUONG BIEN CUA CÔNG TY

CO PHAN LOGISTICS U&I-MIEN BAC GIAI DOAN 2019-2022

2.1 Téng quan về công ty Logistics U&I miền Bắc 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

* Năm 2003: Công ty Cô phần Giao nhận Vận tải U&I ra đời:

Bắt đầu vào hoạt động từ năm 1998, Công ty TNHH U&I (tiền thân của UNIGROUP sau này) ra đời với ngành nghề kinh doanh chính là tư vấn đầu tư, tư vấn xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Trước làn sóng đầu tư của các doanh nghiệp trong và ngoài nước vào tỉnh Bình Dương, những nhà sáng lập của UNIGROUP đã xác định phương châm làm việc là “Vì quyền lợi của khách hàng trước” (Client’s interest first) — lay đây làm “khâu quyết hành động” Đầu những năm 2000, khi có rất nhiều nhà đầu tư nước ngoài còn lạ lẫm với môi

trường kinh doanh trong nước, sự tận tâm nói trên của Công ty U&I là một trong

những điểm sáng đề khách hàng chọn lựa và tin cậy.

Từ đội ngũ ban đầu gồm 6 thành viên, năm 2003 công ty TNHH U&I tiến hành cô phan hóa và chuyên đổi thành Công ty Cổ phần Đầu tư U&I (UNIGROUP), chuyên toàn bộ dịch vụ logistics cho công ty Cô phần Giao nhận vận tải U&I (UNITRANS)

dé có thể mở rộng và đi sâu vào lĩnh vực logistics Với một doanh nghiệp tư nhân

trong nước không có nhiều nền tang tài sản như các doanh nghiệp quốc doanh hay

nước ngoài ở thời điểm đó, UNITRANS chọn cách kiên trì phục vụ khách hàng bằng những pham chất tiêu biéu của người Việt Nam: Trung thực — Kỷ luật — Uy tín Đứa con tinh thần ngày đó của các nhà sáng lập UNIGROUP đã vững vàng phát trién thành

một thương hiệu dịch vụ có lối đi riêng!

Ngày 19/3/2003, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải U&I ra đời, kế thừa toàn bộ hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics từ công ty Cổ phần Dau tư U&I, và không ngừng nỗ lực dé lớn mạnh cùng khách hàng.

s* Năm 2006-2008: Thương hiệu logistics dẫn đầu trong lĩnh vực kho Ngoại

Quan ngành Gỗ và Nội thất

Năm 2006, xác định chọn phân khúc chủ lực là ngành sản xuất và phân phối đồ g6 gia dụng, U&I Logistics đã có một hành trình dài dé chinh phục được một khách

22

hàng lớn từ Bắc Mỹ, chứng minh được rang đội ngũ Việt Nam có thé làm được tat cả mọi công đoạn chuẩn từ khi nhập hàng tại các nhà máy sản xuất ở Bình Dương, lưu trữ, thông quan, chuyên giao bằng vận tải đa phương thức đến tận các chuỗi cửa hàng tại Mỹ của khách hang Kho ngoại quan của U&I Logistics đã vượt qua các yêu cầu khắt khe của Hải quan Mỹ với chứng chỉ C-TPAT, là một trong những chứng nhận khó dé phản ánh năng lực đảm bảo an ninh, an toàn cho hàng hóa Một trong những thách thức cho các nhà cung cấp dịch vụ Kho cho hàng đồ gỗ là phải trang bị thiết bị hút 4m chuyên dung dé dam bao chất lượng lưu trữ Công ty U&I logistics không quản ngại khó khăn, chấp nhận xoay sở vốn đầu tư để đáp ứng mong muốn của khách hàng trong bối cảnh có rất ít kho dịch vụ có giải pháp này Những nỗ lực của đội ngũ U&I đã được đền đáp xứng đáng bằng sự giới thiệu của chính khách hàng lớn nói trên cho cộng đồng doanh nghiệp trong lĩnh vực gỗ và nội thất ở Mỹ, châu Âu, Trung Quốc, Đài Loan, Và cái tên U&I Logistics trong lĩnh vực Kho ngoại quan cho hang Gỗ và Nội thất cũng bắt đầu thành danh từ đó trên sân chơi quốc tế!

Ngày 26 tháng 01 năm 2007 là một ngày đáng nhớ trong lịch sử hình thành của

U&]I khi Kho ngoại quan số 1 được khai trương với quy mô 39.600 m2 — là một trong những kho hàng lớn nhất Việt Nam ở thời điểm đó Không chỉ diện tích lớn, kho của

U&]I đã được trang bị hệ thống kiểm soát độ âm và nhiệt độ tự động chuyên dụng cho ngành gỗ và nội thất Hàng hóa trong kho được quản lý bằng mã vạch ứng dụng phần

mềm thông minh giúp khách hàng kiểm soát, quản lý được hàng hóa, tiến độ thực hiện

nghiệp vụ mọi lúc, mọi nơi Năm 2007 khi điện toán đám mây còn ở giai đoạn sơ

khai, hệ thống quản lý kho của U&I là giải pháp tự xây dựng thuần Việt và có khả

năng tích hợp, tương tác trực tiếp với khách hàng, là một niềm tự hào của đội ngũ nhân sự Với những ưu thế vượt trội nói trên, kho Ngoại quan số 1 nhanh chóng đầy

Tiếp nối thành công, U&I Logistics còn liên tục mở rộng phạm vi kho Ngoại

quan và trong vòng 14 năm từ ngày thành lập kho số 1, tính đến năm 2021, Công ty đã khánh thành kho ngoại quan thứ 10, nâng tổng diện tích sàn kho Ngoại quan lên đến mức 242,320 m2 và tông diện tích lưu trữ trên 2 triệu m2, đứng đầu khu vực Đông Nam Á về lĩnh vực kho Ngoại quan dành riêng cho ngành Gỗ và Nội thất.

* Năm 2013: U&I Logistics là don vi đầu tiên đầu tư vào mô hình sàn vận

tải Việt Nam (VTruck)

23

U&I Logistics luôn khuyến khích các sáng kiến mới giúp cải tiễn, nâng cao hiệu quả vận hành trong lĩnh vực logistics Thấu hiểu vai trò của công nghệ trong quản trị, U&I Logistics mạnh dan đầu tư đội ngũ kỹ thuật dé làm chủ hoạt động vận hành, phục

vụ kinh doanh nhanh chóng, hiệu quả hơn U&I Logistics tự hào có được đội ngũ nhân

sự giỏi lập trình, hiểu nghiệp vụ để có thể xây dựng đầy đủ các hệ thống quản lý nghiệp vụ theo nhu cầu đặc thù của khách hàng: quản lý kho (WMS), quản lý vận tải

(TMS), quan lý vận hành tập trung (ONP), quản lý nhân sự (HRM), quan lý quan hệ

khách hàng (CRM) Do cũng là một trong những điểm mà khách hàng tin cậy U&I ở khả năng cung cấp báo cáo hoạt động vận hành một cách nhanh chóng, chính xác.

Vào 2013, U&I Logistics là đơn vi đầu tiên đầu tư vào mô hình sàn vận tải Việt Nam (VTruck) nhằm giải quyết bài toán xe chạy rỗng chiều về, giúp giảm lãng phí trong vận tải ở Việt Nam Bài toán này được nhiều doanh nghiệp Start up công nghệ tham gia chia sẻ, giải quyết và thu hút được sự quan tâm của cộng đồng, chắng hạn

như Logivan, EcoTruck, Loglag, VTGo, Smartlog, Tuy Vtruck chưa trở thành một

hình mẫu thành công nhưng tính cách tiên phong, mạnh dạn thử cái mới đã là một

phần trong bộ gene của U&I Logistics.

s* Năm 2015: Công ty Cé phần giao nhận vận tải U&I doi tên thành Công ty

Cổ phần Logistics U&I (U&I Logistics)

Vào năm 2015, Công ty Cổ phan giao nhận vận tải U&I đã thay déi tên thành Công ty Cổ phan Logistics U&I (U&I Logistics) với mục đích phát triển toàn diện

các dịch vụ logistics trọn gói cho khách hàng, tập trung vào tính hiệu quả và tạo sự

găn bó lâu dài U&I Logistics đã đồng hành cùng hoạt động Kho ngoại quan và liên tục hoàn thiện các dich vu logistics để đáp ứng nhiều yêu cầu dịch vụ phức tạp của khách hàng, bao gồm dịch vụ vận tải nội địa, dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức quốc tế, dich vụ dai lý khai báo hải quan và tư van thuế xuất nhập khâu

* Năm 2018: Công ty cỗ phan Logistics U&I miền Bắc được thành lập

Năm 2018, U&I Logistics đã phát trién kho chuyên dung cho hàng cao su và vật liệu xây dựng tại Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh với thương hiệu Rusco

Năm 2018 cũng là năm mà U&I Logistics thành lập công ty thành viên U&I

Logistics miền Bắc nhằm phủ sóng dịch vụ toàn bộ khu vực kinh tế trọng điểm ở đồng bằng Sông Hong.

24

* Năm 2019 đến nay: Chủ động về công nghệ và Hướng tới sự thịnh vượng cho cộng đồng

Nam 2018, đã có tình huống khách hang đề nghị U&I Logistics phải sử dung phần mềm WMS nước ngoài với chi phí rất cao mới cho vận hành Sau khi phân tích kỹ yêu cầu, đội công nghệ U&I Logistics mạnh dạn đề nghị phát triển riêng bộ WMS có chức năng tỉnh gọn hơn, vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu vận hành và mà chỉ phí rẻ nhiều lần trong khoảng thời gian kỷ lục: chưa đến 2 tháng Và đúng như cam kết, sau 2 tháng xây dựng, vận hành và điều chỉnh, phiên bản WMS của U&I Logistics đã đáp

ứng được các yêu câu vận hành, giúp nghiệp vụ kho trở nên trơn tru, chuân mực.

Trong xu hướng “Logistics xanh”, U&I Logistics là một trong những doanh

nghiệp logistics tiên phong dau tư hệ thống điện mặt trời áp mái dé cung ứng điện cho hệ thống máy kiểm soát độ âm trong toàn công ty, tiết giảm tiêu thụ điện lưới, góp phần “xanh hóa” hoạt động logistics Ở U&I Logistics, ý tưởng công nghệ g1úp nâng

cao hiệu quả vận hành luôn được chào đón.

Suốt từ năm 2019 đến nay U&I Logistics là nhà tài trợ Kim Cương trong chương

trình thường niên “Tìm kiếm tài năng trẻ Logistics Việt Nam” (Vietnam Young

Logistics Talent), không chỉ chia sẻ, lan toa kiến thức, tạo điều kiện tìm hiểu doanh

nghiệp mà còn đồng hành, hỗ trợ các nhân tài logistics Việt Nam có cơ hội nghiên

cứu, ứng dụng trong thực tế những ý tưởng hay, độc đáo.

Thương hiệu U&I Logistics là cái tên quen thuộc trong hoạt động xã hội với

mong muốn đóng góp tích cực cho cộng đồng địa phương Còn nhớ giai đoạn căng thăng của đợt giãn cách xã hội phòng chống dịch Covid-19 giữa năm 2021, trước áp lực về thiếu chỗ tiếp nhận bệnh nhân Covid-19 trên địa bàn tỉnh Bình Dương, khi kho số 10 vừa xây xong, U&I Logistics đã mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo phường Khánh Bình, Thị xã Tân Uyên dé đóng góp toàn bộ mặt bằng 12.800 m2 làm nơi tiếp nhận

bệnh nhân Covid-19 tạm thời trong lúc chờ được chữa tri với sức chứa 2,500 người.

Công ty cũng đã phối hợp cùng đội ngũ nhân sự, khách hàng, đối tac dé quyên góp ủng hộ hoạt động đồng hành phòng chống dịch Covid-19 với tông giá trị gần 3 tỷ đồng cùng các hiện vật giá trị.

Liên tục trong nhiều năm, U&I Logistics nằm trong danh sách các đơn vị có nhiều đóng góp cho hoạt động cộng đồng tại Bình Dương và cho Hiệp hội Doanh

nghiệp dich vu logistics Việt Nam.

25

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động

Công ty Logistics U&I miền Bắc đặt trọng tâm vào cung cấp nhiều gói dịch vụ logistics toàn diện dé đáp ứng nhu cầu da dạng của khách hàng Các dịch vụ này bao

gồm đại lý khai thuê hai quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, quản lý kho hàng,

vận tải nội địa bằng đường bộ, đường thủy nội địa, ven biển và đường sắt Công ty

hướng đến mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics hiệu quả nhất tại Việt

Nam và cam kết cung cấp các giải pháp logistics tối ưu cho từng khách hàng Các chi

tiết về các dịch vụ của công ty được trình bày dưới đây:

e Đại lý thủ tục hải quan:

Công ty Cổ phan Logistics U&I là một trong những công ty tiên phong trong lĩnh

vực thủ tục hải quan tại Việt Nam Với phòng đại lý thủ tục Hải quan do chính công

ty vận hành, được đặt tại các vi trí chiến lược và có thé thực hiện nhiều loại biểu mẫu

khai báo cho mọi loại hàng, mọi kích cỡ, với mọi phương tiện vận chuyền Không chỉ

cung cấp giải pháp chất lượng với chi phí hợp lý, công ty còn thé hiện sự chuyên

nghiệp thông qua thời gian xử lý lượng lớn các tờ khai một cách nhanh chóng với độchính xác cao.

Đặc biệt, Công ty là đơn vi tiên phong áp dụng khai báo hải quan điện tử và tích

hợp phần mềm quản lý văn phòng điện tử (ONP) có khả năng API với các đối tác như Thái Sơn, giúp quản lý hoạt động xuất nhập khâu trực tuyến một cách dé dàng và hiệu

e Kho vận và phân phối hàng hoá:

Tự hào là doanh nghiệp kinh doanh Kho ngoại quan ngành hàng gỗ nội thất lớn nhất Đông Nam Á

Công ty Cổ phần Logistics U&I tự hào là doanh nghiệp kinh doanh kho ngoại

quan ngành hàng gỗ nội thất lớn nhất Đông Nam Á với tổng diện tích hơn 242.320

m2 (tương đương 2.609.000 ft2).

Hệ thống kho vận U&I Logistics được trang bi cơ sở hạ tầng hiện đại, công nghệ đúng chuân C-TPAT của CBP Hoa Kỳ và đạt chứng nhận ISO 9001 như: Phần mềm quản lý kho hiện đại (WMS), hệ thống quản lý hàng hóa bằng mã code, hệ thống hút ẩm tự động kiểm soát độ âm và côn trùng, v.v Nhờ đó, U&I Logistics đã nhận được sự tin cậy từ nhiều đối tác chiến lược uy tín như Saigon Co.op và Trancy Logistics và

26

tự tin cung cấp những giải pháp thiết thực đáp ứng mọi nhu cầu khắt khe của từng

khách hàng.

e Vận tải hang hoá nội dia:

Với hơn 140 xe đầu kéo container được lắp đặt thiết bị giám sát hành trình và hon 200 ro mooc hợp chuẩn, U&I Logistics cung cấp giải pháp vận tải đường bộ kết nối các khu vực kinh tế trọng điểm Bắc — Trung — Nam Công ty đã ứng dụng công nghệ vào vận hành giúp xác định chính xác vi tri đầu kéo, rơ mooc, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí vận chuyền cho khách hàng Nổi bật là hệ thống theo dõi hành trình hàng hóa theo công nghệ GPS, phần mềm quản lý vận tải (TMS) cùng app mobile

dành cho tài xế Nhờ đó, công ty đã vận tải thành công 20.000 TEUs/tháng.

Các dịch vụ vận tải hàng hoá nội địa bao gồm:

- Vận chuyên đường bộ bằng Container - Vận chuyên đường sắt

- Vận chuyên đường thuỷ nội địa - Vận chuyên đường biển ven bờ

e Van tải đường biển và hàng không quốc tế:

Công ty cổ phần U&I Logistics cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ vận tải quốc tế từ Việt Nam di/dén các quốc gia khắp thé giới Công ty luôn đề cao tính chuẩn xác về thời gian vận chuyền và nỗ lực cung cấp các tuyến dịch vụ đa dạng, kết nối với tất cả cửa ngõ chính Nhờ vào liên minh mạng lưới giao nhận hàng hóa rộng lớn (WCA, FNC, PPL, JC Trans, v.v) của công ty, hàng hóa dễ dàng được vận chuyên

rộng khắp toàn cầu Cùng đội ngũ nhân sự hàng đầu, có am hiéu sâu rộng về các quy

định Hải quan, công ty luôn cam kết đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa của

khách hàng.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

ĐÔNG CÔ

27

Hình 2 1: Sơ do tổ chức của công ty cổ phan Logistics U&I miễn Bắc

Nguồn công ty cổ phan Logistics U&I mién Bac

+* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:

e_ Đại hội đồng cỗ đông

Đại hội đồng cô đông là một phòng ban quan trọng trong công ty, chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành đại hội đồng cổ đông Đại hội đồng cô đông là nơi các cổ đông gặp gỡ và thảo luận về các quyết định quan trọng của công ty, bao gồm việc bầu ra Hội đồng quản trị, phê chuẩn báo cáo tài chính, thay đổi điều lệ công ty và các quyết định quan trọng khác.

e_ Hội đồng quản trị

Phòng ban Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của một công ty, có chức năng giám sát, quản lý và điều hành hoạt động của công ty, đồng thời đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến chiến lược, tài chính, quản trị nhân sự và các van đề khác của công ty.

e Giám doc:

28

Giám đốc Công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty và là người chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty theo chính sách và pháp luật hiện hành Người này phải tô chức và triển khai các kế hoạch kinh doanh và đầu tư của công ty, phê duyệt các báo cáo và chứng từ liên quan đến hoạt động của công ty và ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty.

e Phòng nhân sự:

Đảm nhận trách nhiệm tuyển dụng nhân sự, tìm kiếm và lựa chọn các ứng viên

có năng lực và kinh nghiệm phù hợp Đào tạo cho nhân viên kỹ năng nghiệp vụ và

nâng cao trình độ chuyên môn dé đảm bảo hiệu quả làm việc.

e Phòng Kinh Doanh:

Chuẩn bị kế hoạch và triển khai các hoạt động chăm sóc khách hàng, xây dựng và phát triển chiến lược kinh doanh của công ty.

Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng, thương lượng và đàm phán hợp đồng vận chuyền hàng hóa.

Điều phối các hoạt động giữa các phòng ban dé đảm bảo cung cấp đầy đủ các dịch vụ đến khách hàng.

e Phòng đại lý môi giới hải quan:

Phòng đại lý môi giới hải quan là một đơn vị tư vấn và hỗ trợ trong quá trình thực hiện các thủ tục hai quan liên quan đến xuất nhập khâu hàng hóa Cụ thé, phòng

đại lý môi giới hải quan thực hiện các nhiệm vụ sau:

— Tu van cho khách hàng về quy định hải quan liên quan đến nhập khâu và xuất

khẩu hàng hóa.

— Hỗ trợ khách hàng trong việc thực hiện các thủ tục hải quan, bao gồm lập hồ

sơ, khai báo thông tin và xử lý các thủ tục liên quan.

— Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

— Liên lạc và làm việc với các cơ quan liên quan như cục Hải quan, các doanh

nghiệp vận tải, các công ty logistics, đại lý hàng không, đại lý tàu biển và đại

lý đường sắt dé dam bảo hoạt động vận chuyên hàng hóa được diễn ra thuận

lợi và nhanh chóng.

29

— Cung cấp thông tin về các quy định hai quan mới nhất và các thay đối về thủ

tục hải quan cho khách hàng.

e Phòng Kế Toán

Phòng kế toán có vai trò thực hiện mọi hoạt động cho công tác tài chính kế toán của công ty như lập kế hoạch và theo dõi kế hoạch kinh doanh, sơ kết doanh thu, lợi nhuận báo cáo cho Ban Giám đốc về tình hình tài chính có liên quan đến kế hoạch

của công ty.

e Phong kho bãi

Chiu trách nhiệm quản lý va vận hành các hoạt động liên quan đến kho bãi và các hoạt động liên quan đến việc quản lý và kiểm soát hàng hóa của công ty

e Phong hành chính

Phòng hành chính trong một công ty có chức năng vả vai trò quan trọng trong

việc hỗ trợ các hoạt động của các phòng ban khác Cụ thé, phòng hành chính có thé có các nhiệm vụ như quản lý tài liệu, điều phối lịch làm việc, hỗ trợ tổ chức các cuộc họp và sự kiện, quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị, quản lý chương trình nhân

sự, quản lý các khoản chi phí hành chính của công ty, và thực hiện các nhiệm vụ hỗ

trợ khác liên quan đến quản lý hoạt động của công ty.

2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất

khẩu bằng đường bién của công ty cỗ phần Logistics U&I miền Bắc

2.2.1 Nhân té bên trong

s* Quy trình nội bộe Quản lý thông tin:

Việc quản lý thông tin là một trong những yếu tổ quan trọng nhất ảnh hưởng đến hoàn thiện quy trình giao nhận hang hoá xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phan Logistics U&I miền Bắc.

Tính đến thời điểm hiện tại, việc quản lý thông tin tốt đã mang đến những ảnh hưởng tích cực cho công ty cổ phần Logistics U&I miền Bắc trong việc quan lý thông tin thông qua việc sử dụng hệ thong quản lý kho U&I Logistics (U&I WMS) dé quan lý thông tin về các lô hàng hoá cần xuất khâu Thông qua việc quản lý thông tin tốt, Công ty Cổ phan Logistics U&I miền Bắc có thé cập nhật trạng thái của hàng hoá liên

30