Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức fcl tại công ty cp super cargo service đà nẵng

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL

Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Nhập khẩu là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.

Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, là quá trình trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá lấy tiền tệ là môi giới Nó không phải là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là một hệ thống các mối quan hệ buôn bán trong một nền kinh tế có cả tổ chức bên trong và bên ngoài.

Nhập khẩu của doanh nghiệp là hoạt động mua hàng hóa và dịch vụ từ nước ngoài phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái xuất nhằm phục vụ mục đích thu lợi nhuận Hay nhập khẩu là việc mua hàng hóa từ các tổ chức kinh tế, các công ty nước ngoài và tiến hành tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại thị trường nội địa hoặc tái xuất khẩu với mục đích thu lợi nhuận và nối liền sản xuất với tiêu dùng.

1.1.2 Khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một bộ phận cấu thành quan trọng của buôn bán quốc tế là một khâu không thể thiếu được trong quá trình lưu thông nhằm đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.

Giao nhận vận tải (hay Freight Forwarding) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi giao nhận hàng, trong đó người giao nhận (Freight Forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ.

Giao nhận được định nhĩa theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA): “Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service) là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên quan đến các dịch vụ kể trên cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.

Giao nhận được định nghĩa theo điều luật 163 Luật Thương Mại Việt Nam: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng).

FCL (Full Container Load) là hàng nguyên container Đây là hình thức mà người gửi hàng có đủ khối lượng hàng đồng nhất để chất đầy một hoặc nhiều container để vận chuyển Người gửi hàng có trách nhiệm đóng hàng và người nhận hàng có trách nhiệm dỡ hàng khỏi container.

Khi vận chuyển hàng FCL cần phải trả một khoản phí cố định cho việc sử dụng toàn bộ container thay vì trả cho số lượng không gian container sử dụng Thích hợp khi vận chuyển hàng hóa có số lượng lớn hoặc các loại mặt hàng cồng kềnh, kích thước lớn không thể dùng chung một container.

Tổng thời gian vận chuyển hàng FCL thường ngắn hơn LCL do hàng hóa chỉ cần được xếp lên hoặc dở khỏi container và vận chuyển chúng đến địa điểm cuối cùng.

Sau khi hàng hóa được nhà cung cấp xếp hoàn tất vào container, container đó sẽ được niêm phong và tiến hành vận chuyển vận chuyển, giúp giảm thiểu khả năng hư hỏng cho hàng hóa.

 Thời gian vận chuyển nhanh hơn.

 Ít khả năng hư hỏng hơn.

 Lựa chọn hoàn hảo khi vận chuyển số lượng lớn hàng hóa hoặc các mặt hàng cồng kềnh, to lớn,

 Chi phí hàng tồn kho cao hơn.

 Tốn nhiều chi phí hàng hóa nhỏ lẻ.

 Việc dỡ hàng phức tạp.

LCL (Less-than-container load) là những lô hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau để ghép đủ một container hàng hóa Đây là cách thức vận chuyển hàng hóa hóa khi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô hàng của chủ hàng khác Do đó, các công ty dịch vụ logistics sẽ tiến hành gom hàng, hay còn gọi là consolidation, tức là kết hợp nhiều lô hàng lẻ (LCL shipments) từ nhiều chủ hàng để đóng chung vào container, sau đó thu xếp để vận chuyển.

Giúp tiết kiệm chi phí khi vận chuyển mặt hàng nhỏ lẻ không chiếm quá nhiều diện tích trong một container.

Vận chuyển hàng LCL thường mất nhiều thời gian hơn do các công ty dịch vụ logistics phải gom nhiều lô hàng, phân loại và đóng vào nhằm lấp đầy một container, sau đó mới sắp xếp vận chuyển hàng hóa từ cảng xếp hàng đến cảng đích Thêm vào đó, một mặt hàng trong cùng container được chọn để kiểm tra thực tế thì toàn bộ container sẽ bị hải quan tạm giữ khi vận chuyển hàng LCL.

Do có nhiều loại hàng hóa được đóng trong cùng một container duy nhất nên các lô hàng thường gặp rủi ro hư hỏng và mất mát cao hơn so với các lô hàng FCL. Khi nói đến vận chuyển hàng lẻ, chủ hàng thường không có quyền lựa chọn container đặt hàng hóa của mình Điều này có thể gây hại (nhiễm bẩn, rơi vãi, hư hỏng) cho hàng hóa khi hàng hóa đó được đóng gói cùng với các loại hàng hóa đặc biệt khác như chất lỏng, hàng hóa nặng hoặc hàng hóa có mùi đặc biệt,

 Lựa chọn hoàn hảo khi vận chuyển hàng hóa có tải trọng nhỏ.

 Chi phí và quản lý hàng tồn kho ít hơn so với FCL.

 Khả năng hư hỏng cao hơn.

 Thời gian vận chuyển lâu hơn.

 Có thể phát sinh sự chậm trễ trong việc giao hàng.

1.1.3 Vai trò của giao nhận

Thương mại quốc tế ngày càng phát triển, mở rộng với sự giao lưu kinh tế và thông thương hàng hóa ngày một tăng giữa các quốc gia trên khắp các châu lục, điều này là động lực thúc đẩy quan trọng cho vận tải quốc tế vừa nâng cao vị trí của mình, vừa đẩy mạnh hoạt động giao nhận đi lên, và mối quan hệ mật thiết càng được thể hiện khi giao nhận cũng vừa hỗ trợ xuyên suốt quá trình giúp thương mại quốc tế và vận tải quốc tế phát triển thuận lợi hơn.

Vai trò quan trọng của giao nhận được thể hiện thông qua:

Các bên có liên quan trong nghiệp vụ giao nhận

1.2.1 Người kinh doanh dịch vụ giao nhận

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Forwarder/Freight forwarder/Forwarding agent) là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics (trong đó có dịch vụ giao nhận) hoặc kinh doanh riêng lĩnh vực giao nhận hàng hóa Thông thường những người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận thường được hiểu là người giao nhận.

Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như: bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa

1.2.2 Người gửi hàng Đây là người chịu trách nhiệm gửi hàng, là bên ký hợp đồng vận tải với bên giao nhận vận tải hàng hóa.

Người có quyền nhận hàng hóa, đây là người có trách nhiệm và nghĩa vụ nhận hàng hóa theo hợp đồng thương mại.

Ngày nay, người giao nhận trong một vài trường hợp lại đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người giao nhận trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi này đến nơi khác Trong trường hợp anh ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở thì anh ta đóng vai trò là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier), nếu anh ta trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Actual Carrier).

Cơ quan hải quan là cơ quan quản lý hành chính nhà nước, họ tham gia vào công tác giao nhận với vai trò kiểm tra hàng hóa căn cứ vào cơ chế điều hành hàng hóa xuất nhập khẩu.

Cảng vụ (Port authorities) hàng hải là các bộ phận chuyên trách của cảng, tham gia quản lý cảng, quản lý tàu ra vào cảng, neo đậu, cung cấp thiết bị bốc dỡ hàng hóa và làm các thủ tục bốc dỡ, vận chuyển, lưu giữ hàng hóa với hãng tàu, đại lý hãng tàu, chủ hàng, người giao nhận.

1.2.7 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL

Hình 1.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL (Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng)

Nhận và kiểm tra chứng từ

Nhận HBL, thông báo hàng đến và gửi mail xin EDO

Khai hải quan điện tử

Nhận kết quả phân luồng hải quan và đóng thuế

Thông quan hàng hóa nhập khẩu

Thanh lý tờ khai, làm lệnh cho xe bốc container

Kéo container đến để khách dỡ hàng Đóng tiền hạ bãi, trả rỗng Hoàn cược Quyết toán và lưu hồ sơ Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL

Hình 1.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng

(Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng)

Nhận và kiểm tra chứng từ

Nhận HBL, thông báo hàng đến và gửi mail xin EDO

Khai hải quan điện tử

Nhận kết quả phân luồng hải quan và đóng thuế

Thông quan hàng hóa nhập khẩu

Thanh lý tờ khai, làm lệnh cho xe bốc container

Kéo container đến để khách dỡ hàng Đóng tiền hạ bãi, trả rỗng Hoàn cược Quyết toán và lưu hồ sơ Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ

1.3.1 Các thao tác để chuẩn bị nhận hàng nhập khẩu

 Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ

Khi những công ty có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài nhưng lại thiếu kinh nghiệm trong khâu thủ tục hải quan, họ sẽ tìm đến các công ty giao nhận chuyên nghiệp Nhân viên kinh doanh của công ty có nhiệm vụ tìm kiếm những khách hàng đã và đang có nhu cầu như vậy Khi có khách hàng liên hệ, nhân viên kinh doanh tại công ty sẽ tiếp nhận thông tin nhu cầu của khách hàng và báo giá sơ bộ, sau đó cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cũng như thông tin của khách hàng cho giám đốc. Đối với khách hàng mới thì tùy theo loại hàng, số lượng container, độ khó của lô hàng, giám đốc sẽ đàm phán và đưa ra mức giá chính thức phù hợp Ngược lại, khách hàng sẽ đưa ra những yêu cầu cho việc nhập khẩu lô hàng Sau khi hai bên đã đồng ý với các điều khoản của hợp đồng như thỏa thuận thì bắt đầu tiến hành ký kết

“Hợp đồng dịch vụ giao nhận”, đây cũng được xem là hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Hai bên cam kết thực hiện đúng nội dung trong hợp đồng cũng như quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm theo đúng quy định của pháp luật, đây cũng là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp

 Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi hai bên mua bán đã thỏa thuận thống nhất xong các điều khoản, giá cả và đi đến ký kết hợp đồng giao nhận, bên khách hàng sẽ gửi cho nhân viên chứng từ một bộ chứng từ để nhân viên chứng từ rà soát kiểm tra đối chiếu các thông tin giữa các loại chứng từ nêu trên có trùng khớp với nhau hay không, các thông tin cần thiết đều đầy đủ và chính xác hay không Nhân viên chứng từ sẽ có nhiệm vụ liên hệ với khách hàng để điều chỉnh và bổ sung các thông tin nếu phát hiện có sự thiếu sót hay không trùng hợp thông tin.

 Bước 3: Nhận HBL, thông báo hàng đến và gửi mail xin EDO

HBL (House Bill of Lading) là một trong những loại vận đơn được sử dụng trong lĩnh vực vận tải biển HBL được phát hành bởi bên vận chuyển (forwarder) hoặc bên mua hàng (consignee) và được sử dụng để chứng thực việc vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất phát đến cảng đích.

Thông báo hàng đến (Arrival Notice) là một tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa Khi hàng hóa đã được vận chuyển đến cảng đến, bên vận chuyển (forwarder) hoặc bên đại lý tàu (shipping agent) sẽ cung cấp thông báo hàng đến cho bên mua hàng (consignee) hoặc bên nhận hàng (receiver).

Sau khi nhận được HBL và giấy thông báo hàng đến từ bên mua hàng, công ty giao nhận tiến hành gửi mail cho đại lý hãng tàu đã được chỉ định để xin nhận lệnh giao hàng điện tử EDO.Tùy thuộc yêu cầu của từng hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ có nhiệm vụ làm giấy mượn container và đóng tiền cược container nếu thuộc hình thức hàng giao thẳng, giao nguyên container.

 Bước 4: Khai hải quan điện tử

Hiện nay, ta có thể thực hiện việc khai báo thông tin hàng hóa và các thông tin liên quan đến quá trình nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa online trên phần mềm ECUS5 VNACCS/VCIS

Việc sử dụng khai hải quan điện tử giúp cho quá trình thủ tục hải quan trở nên đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí Bên cạnh đó, khai hải quan điện tử cũng giúp tăng tính chính xác và minh bạch trong quá trình thực hiện các thủ tục hải quan.

Tuy nhiên, để sử dụng khai hải quan điện tử, các doanh nghiệp cần phải đăng ký và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, cũng như tuân thủ các quy định và thủ tục của cơ quan hải quan địa phương.

 Bước 5: Nhận kết quả phân luồng hải quan và đóng thuế

Khi hàng hóa đến cảng, quá trình hải quan sẽ được thực hiện để kiểm tra và xác định các loại thuế, phí và quy định liên quan đến hàng hóa Quá trình này bao gồm phân luồng hải quan, kiểm tra hàng hóa, đóng thuế và cấp các loại giấy tờ liên quan.

- Hiện nay hàng hóa sẽ được phân thành 3 luồng gồm:

 Luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết các loại hồ sơ, hàng hóa Tờ khai hải quan sẽ được tự động thông quan trên hệ thống nhưng cần chú ý sau khi thông quan phải đính kèm hồ sơ hải quan lên hệ thống ECUS5 VNACCS/VCIS.

 Luồng vàng: Đối với luồng vàng hải quan kiểm tra hồ sơ gồm hồ sơ đã đính kèm lên hệ thống ECUS5 VNACCS/VCIS cùng các hồ sơ khác nếu có như giấy phép, kiểm dịch, C/O, Parking List, Invoice, Tuy nhiên sẽ được miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa

 Luồng đỏ: Trường hợp là luồng đỏ hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra chi tiết thực tế hàng hóa.Theo thông tư (112/2005/TT – BTC), có 3 mức độ kiểm tra thực tế.

 Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.

Các chứng từ cơ bản sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển

1.4.1 Phiếu đóng gói (Parking List – P/L)

Chứng từ do chủ hàng lập kê khai số lượng, số khối và chủng loại hàng hóa đóng gói trong bao, thùng Căn cứ vào P/L người giao hàng hãng tàu lập bản lược khai sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan).

 Số hợp đồng ngoại thương.

 Tên hàng, ký hiệu, số bao kiện, số khối,

1.4.2 Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L)

Vận đơn đường biển là một trong những chứng từ chuyên chở hàng hóa đường biển do người chuyên chở hoặc người giao nhận cấp cho người gửi hàng (Shipper), sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc nhận để xếp Đây là bộ chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ Nó điều chỉnh mối quan hệ giữa người gửi hàng và chuyên chở hoặc người giao nhận và người nhận hàng (Consignee).

Theo thông lệ quốc tế, vận đơn có 3 chức năng chủ yếu là:

 Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải.

 Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao cho người chuyên chở.

 Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hóa có thể chuyển từ người gửi hàng sang người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng. Đứng trên góc độ của nghiệp vụ giao nhận ta có hai vận đơn căn cứ theo người phát hành đơn.

Vận dơn do người nhận phát hành, hay còn gọi là vận đơn đại lý (House Bill of Lading – HB/L) là vận đơn do công ty giao nhận phát hành cho người gửi hàng thực sự HB/L chỉ có giá trị xuất trình với đại lý giao nhận mà không có giá trị xuất trình với hãng tàu trừ khi trong B/L và Manifest (bảng lược khai hàng hóa) của hãng tàu ghi rõ ở ô Consignee “TO ORDER OF THE HOLDER OF ORIGINAL HB/L NO ”(Theo lệnh của người cầm HB/L gốc số )

Vận đơn của người chuyên chở hoặc hãng tàu (Master Bill of Lading – MB/L) là vận đơn do hãng tàu cấp cho người gửi hàng rằng hàng đã được xếp tàu hoặc đã được nhận để xếp lên tàu.

 Notify party – Bên nhận thông báo (Chủ hàng thực sự).

 Loading/ Discharge Port – Cảng bốc/ Dỡ hàng.

 Vessel/ Voyage – Tên tàu/ Số chuyến.

 Phương thức thanh toán cước (Prepaid/ Collect Freight – Trả trước/ sau).

 Ngày và nơi phát hành vận đơn.

1.4.3 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I)

Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn Trong đó, hóa đơn phải ghi được đặc điểm của hang hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, cảng đi cảng đến, tên kèm địa chỉ người bán và người mua.

Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau như: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế

1.4.4 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền như Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.

Nội dung của giấy này bao gồm tên và địa chỉ người mua và người bán, tên hàng hóa, số lượng, ký mã hiệu, lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng, xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Hiện tại có rất nhiều loại C/O, tùy từng trường hợp khác nhau thì sử dụng các mẫu C/O theo quy định.

 C/O form A: Mẫu C/O ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam.

 C/O form B: Mẫu C/O không ưu đãi dùng cho hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam.

 C/O form D: Các nước trong khối ASEAN.

 C/O form EAV: Việt Nam – Liên minh Kinh tế Á – Âu.

 C/O form ICO: Mẫu C/O cấp cho mặt hàng cà phê xuất khẩu của Việt Nam.

 C/O form T: Mẫu C/O cấp cho hàng dệt may của Việt Nam đi EU,

 C/O form AJ: Việt Nam và các nước ASEAN khác sang Nhật Bản.

 C/O form S: Mẫu C/O ưu đãi Việt Nam sang Lào.

Là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo hiểm.

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm và giấy cứng nhận bảo hiểm. Đơn bảo hiểm (Insurance Police): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng này. Đơn bảo hiểm gồm có:

 Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm.

 Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (Tên hàng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng ) và việc tính toán phí bảo hiểm.

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận một lô hàng nào đó đã được chứng nhận bảo hiểm theo điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm bao gồm những điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm.

Là một văn bản do chủ hàng hoặc chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan HQ trước khi hàng hoặc phương tiện nhập qua lãnh thổ quốc gia.

1.4.7 Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)

Chứng từ này thường được gửi cho người nhận hàng sau khi tàu về đến cảng dỡ hàng.

 Trên thông báo hàng đến cần ghi rõ:

 Tên hàng, khối lượng, số lượng, số container, số seal.

 Mức phí, cước phí mà người nhận hàng phải trả khi đến nhận D/O Các phí này thường bao gồm:

 Phụ phí làm hàng (THC – Terminal Handling Charge).

 Phí nâng hạ container (LO/LO – Lift on/ Lift of).

 Phí bốc xếp (CFS Charge).

1.4.8 Lệnh giao hàng điện tử EDO (Electronic Delivery Order)

Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc nếu có, giấy thông báo hàng đến, giấy giới thiệu có dấu mộc và chữ ký của công ty đến hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu để nhận lệnh giao hàng Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 hoặc 4 bản D/O cho người nhận hàng.

Bây giờ với công nghệ thông tin được phổ biến rộng rãi, lệnh giao hàng điện tử EDO bắt đầu được đưa vào thực hiện tại các cảng trong nước đối với hàng nhập khẩu, tạo nhiều tiện ích cho doanh nghiệp thay vì dùng D/O bản giấy như trước đây.

 Lệnh giao hàng điện tử mang lại lợi ích cho doanh nghiệp trong việc lấy lệnh như sau:

 Chỉ cần có internet, ta có thể lấy lệnh giao hàng điện tử ở bất cứ đâu.

 Tiết kiệm thời gian lấy lệnh.

 Quy trình thủ tục đơn giản.

Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL

1.5.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

- Các nhân tố bộ máy quản lý hay tổ chức hành chính

Cần phải có một bộ máy quản lý, lãnh đạo hoàn chỉnh, không thừa, không thiếu và tổ chức phân cấp quản lý, phân công lao động trong mỗi doanh nghiệp sao cho phù hợp Nếu bộ máy cồng kềnh không cần thiết sẽ làm cho việc kinh doanh của doanh nghiệp không có hiệu quả và ngược lại.

Là yếu tố quan trọng quyết định đến khả năng sản xuất kinh doanh, cũng như là chỉ tiêu hàng đầu để đánh giá quy mô của doanh nghiệp.khả năng tài chính của doanh nghiệp gồm: vốn chủ sở hữu hay vốn tự có và các nguồn vốn có thể huy động được.

Tài chính không chỉ gồm tài sản cố định và tài sản lưu động của doannh nghiệp mà còn bao gồm các khoản vay, các khoản thu nhập sẽ có trong tương lai Nếu thiếu nguồn tài chính cần thiết, các doanh nghiệp có thể bị phá sản bất cứ lúc nào Trong kinh doanh, tài chính được coi là vũ khí sắc bén để chiếm lĩnh thị trường và thôn tính các đối thủ cạnh tranh.

Con người là trung tâm hoạt động xã hội và mọi hoạt động kinh doanh đều nhằm phục vụ con người ngày một tốt hơn Vì vậy, muốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả thì trước hết phải chăm lo một mặt cho đời sống nhân viên, có chế độ khen thưởng, kỹ luật rõ ràng nhằm khuyến khích người lao động, đáp ứng nhu cầu của hoạt động kinh doanh Đây là yếu tố hàng đầu nhằm đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp trên thị trường.

- Nhân tố tổ chức mạng lưới kinh doanh

Hiện nay các nhà kinh doanh luôn tìm mọi cách để mở rộng mạng lưới kinh doanh, nhất là các thị trường lâu dài Trong điều kiện thị trường kinh doanh luôn biến động như hiện nay thì việc mở rộng mạng lưới kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm thị trường, phát hiện nhu cầu và tăng khả năng phục vụ của doanh nghiệp trên thị trường.

1.5.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

- Tỷ giá hối đoái và tỷ suất ngoại tệ của ngân hàng

Hoạt động nhập khẩu có liên quan trực tiếp đến đối tác nước ngoài và ngoại tệ sử dụng trong quá trình hình thành thanh toán Vì vậy, chính sách tỷ giá hối đoái có tác dụng mạnh mẽ đến hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp.

Mọi việc thanh toán và tính giá trong kinh doanh nhập khẩu đều sử dụng đến ngoại tệ và tỷ giá hối đoái là cơ sở để so sánh giá cả của hàng hóa trong nước và hàng hóa thế giới, đồng thời phục vụ cho sự lưu thông tiền tệ và hàng hóa của các quốc gia.

Sự biến động của tỷ giá hối đoái có thể gây những biến động lớn trong tỷ trọng hàng nhập khẩu.

- Giá cả vận tải biến động Đối với các loại hàng vận chuyển bằng container thì vì là hầu hết phụ thuộc vào các hãng tàu quốc tế, do đó giá cước vận chuyển sẽ ảnh hưởng theo hướng tăng cao.

Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam thì lại phụ thuộc đội tàu nước ngoài nên phải chịu tăng giá cước, tăng các chi phí, làm cho hàng hóa cạnh tranh không tốt với hàng hóa từ các nước có lợi thế lớn hơn về vận chuyển Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản là những ví dụ khi họ có những doanh nghiệp sản xuất mạnh, đồng thời luôn có cả những đội tàu hùng hậu hoạt động khắp các châu lục.

- Chế độ chính sách pháp luật trong nước và quốc tế

Hoạt động nhập khẩu được tiến hành giữa các chủ thể thuộc các quốc gia khác nhau bởi vậy nó chịu tác động của chính sách luật pháp trong nước và những quy định luật pháp quốc tế bởi chúng thể hiện ý chí của nhà nước và sự thống nhất chung của quốc tế.

Ngoài hệ thống luật pháp, tùy từng thời kỳ phát triển của đất nước mà chính phủ ban hành các chính sách vĩ mô quản lý hoạt động nhập khẩu Các chính sách này tác động trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu là việc dựng lên các hàng rào thuế quan, phi thuế quan nhằm bảo vệ nền sản xuất có khả năng cạnh tranh kém trong nước như: hạn ngạch, giấy phép nhập khẩu, tiêu chuẩn chất lượng,

- Yếu tố hạ tầng sơ sở phục vụ mua bán hàng hóa quốc tế

Các yếu tố hạ tầng phục vụ hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế ảnh hưởng trực tiếp đến nhập khẩu như sau:

Hệ thống cảng biển được trang thiết bị hiện đại cho phép giảm bớt thời gian bốc dỡ, thủ tục giao nhận cũng như đảm bảo an toàn cho hàng hóa được mua bán.

Hệ thống ngân hàng: sự phát triển của hệ thống ngân hàng đặc biệt là hoạt động ngân hàng cho phép các nhà nhập khẩu thuận lợi trong việc thanh toán, huy động vốn. Ngoài ra ngân hàng là một nhân tố đảm bảo lợi ích cho nhà kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng.

Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế được thực hiện một cách an toàn hơn đồng thời giảm bớt được mức độ thiệt hại có thể xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro.

Nhiệm vụ của thuế nhập khẩu nhằm tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước, bảo vệ phát triển sản xuất, Tuy nhiên điều đó sẽ làm cho mức giá của sản phẩm khi nhập khẩu vào Việt Nam bị đôn lên Khi người tiêu dùng phải trả chi phí quá cao cho một mặt hàng, thì họ sẽ dễ dàng cân nhắc giữa mặt hàng trong nước với mặt hàng nước ngoài, làm giảm sức mua, từ đó ảnh hưởng đến nhập khẩu.

- Cơ chế quản lý của nhà nước

PHÂN TÍCH VỀ “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN THEO PHƯƠNG THỨC FCL TẠI CÔNG TY CP

Giới thiệu về công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty CP Super Cargo Service được thành lập theo quyết định số

4102064344 được cấp bởi Sở kế Hoạch và Đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh, bắt đầu hoạt động từ năm 2008 tại Sài Gòn (Thành phố Hồ Chí Minh), Super Cargo Service với đội ngũ nhân viên đầy kinh nghiệm hoạt động thông qua 7 văn phòng trên toàn quốc tại Hồ Chí Minh (Trụ sở chính), Hà Nội, Hà Tĩnh (Khu công nghiệp Formosa), Hải Phòng, Huế, Đà Nẵng và Dung Quất (miền Trung Việt Nam) và một văn phòng nước ngoài tại Campuchia cung cấp cho khách hàng của mình một bộ dịch vụ tổng thể giúp các tổ chức vận hành hoạt động của họ tốt hơn Đội ngũ chuyên gia giải quyết vấn đề giàu kinh nghiệm và cam kết luôn phù hợp với các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh của khách hàng là động lực thúc đẩy thành công chung.

Trong đó văn phòng Super Cargo Service Đà Nẵng bắt đầu hoạt động từ ngày 16/07/2018 Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập như: giao nhận hàng đường biển, đường hàng không, khai thuế hải quan, với số lượng ít các nhân viên của công ty Ra đời và phát triển hòa theo xu hướng mở của hội nhập và mở rộng mối quan hệ giao thương giữa Việt Nam và các quốc gia trên thể giới, công ty SCS đã gặp rất nhiều thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh của mình trong một thị trường rộng lớn và đa dạng Tuy nhiên công ty đã gặp không ít khó khăn trên thương trường đầy sự cạnh tranh gay gắt của rất nhiều công ty khác cùng hoạt động trong ngành giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Dù gặp nhiều khó khăn như vậy nhưng với nguồn nhân lực được đào tạo cơ bản, có trình độ, năng lực giải quyết công việc tốt và đặc biệt đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng cả về quy mô, lĩnh vực hoạt động, nâng cao cơ sở hạ tầng, hệ thống trang thiết bị, uy tín và chất lượng phục vụ ngày càng nâng cao

Hiện nay, công ty đã có rất nhiều đại lý trên khắp thế giới và có mối quan hệ rộng rãi với các hãng tàu cũng như các hãng hàng không chuyên chở hàng hóa để dễ dàng cung ứng dịch vụ tốt nhất, chi phí tiết kiệm nhất, trong khoảng thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo sự an toàn ở mức độ cao nhất cho hàng hóa của khách hàng Nói chung, công ty SCS luôn hoạt động hiệu quả với phương châm của mình: “SAFE – SAVING – SWIFT”

- Tên quốc tế: SUPER CARGO SERVICE DA NANG JOINT STOCK COMPANY.

- Tên viết tắt: SCS DA NANG JSC.

- Địa chỉ: 205 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Phường Khuê Trung, Quận Cẩm Lệ, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.

- Người đại diện: Nguyễn Thanh Tuân.

Sau hơn 4 năm hoạt động tại khu vực Đà Nẵng, SCS DAD vẫn còn là một doanh nghiệp non trẻ, đứng trước nhiều thách thức và khó khăn Tuy nhiên, với mục tiêu mang đến những giải pháp tốt nhất, mang đến những giá trị gia tăng về lợi ích cho khách hàng và luôn luôn cải tiến để trở thành đối tác đáng tin cậy của khách hàng, ban lãnh đạo và tập thể nhân viên công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng đã và đang nỗ lực hết mình để từng bước hoàn thành sứ mệnh, nang cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao vị thế thế của mình trên thị trường.

2.1.2 Chức năng, mục tiêu và nhiệm vụ

Công ty SCS là một Forwarder (người vận chuyển hình thức) kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế tạo điều kiện cho việc giao dịch giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước dễ dàng hơn.

Tạo nguồn thu và lợi nhuận chính đáng góp phần làm giàu cho đất nước.

Tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động.

Góp phần tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp và các đối tác trong và ngoài nước. Đóng thuế và góp phần tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước.

Mục tiêu của Super Cargo Service là dịch vụ logistics chuyên nghiệp và đáng tin cậy và đặc biệt mang lại lợi ích và giá trị lớn cho khách hàng với phương châm: An toàn – Tiết kiệm – Nhanh chóng

Kinh doanh các mặt hàng và ngành nghề như đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh Thực hiện đúng chính sách, chế độ quản lý, kinh tế tài chính và giao dịch đối ngoại theo đúng quy định của pháp luật.

Công ty phải đảm bảo hạch toán đúng và đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đúng thời hạn cho nhà nước.

Tạo môi trường làm việc thuận lợi, chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên đồng thời phải đảm bảo việc làm ổn định cho họ Cần có kế hoạch cụ thể trong việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để nâng cao trình độ và tay nghề để họ hoàn thành công việc tốt hơn. Để hội nhập phát triển đất nước, công ty cần vạch ra kế hoạch và mục tiêu phát triển lâu dài.

Cần tăng cường thêm cơ sở vật chất cần thiết trong công việc, điều đó góp phần không nhỏ trong kế hoạch phát triển của công ty.

Cần thường xuyên cập nhật đóng góp ý kiến kịp thời về các tiêu cực với các cơ quan có thẩm quyền của hải quan, góp phần vào việc xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch vững mạnh.

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Super Cargo Service Đà Nẵng (Nguồn: phòng kinh doanh công ty Super Cargo Service Đà Nẵng)

2.1.3.1 Nhiệm vụ của các phòng ban

Người đại diện pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động thương mại, dịch vụ và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.

Trực tiếp điều hành, quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty, quản lý tình hình tài chính, giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng và ký hợp đồng.

 Bộ phận kế toán tài chính (Accounting Department)

Thu chi theo đúng nguyên tắc, chế độ báo cáo, quyết toán tài chính kịp thời hàng năm, theo quý Có trách nhiệm quản lý chặt chẽ đồng vốn, tăng thu, tiết kiệm chi phí nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.

Căn cứ vào chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch tài chính đồng thời thực hiện công tác kế toán của công ty đầy đủ, kịp thời với tình hình hoạt động của công ty.

Ngoài nhiệm vụ và công việc chuyên môn của phòng kế toán, phòng kế toán còn tham gia giải quyết lô hàng cùng các phòng ban khác như sau:

BP CHỨNG TỪ BP GIAO NHẬN

BP KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

Tình hình kinh doanh của công ty Super Cargo Service Đà Nẵng trong giai đoạn 2020 – 2022

2.2.1 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Super Cargo Service Đà

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Chênh lệch 2021/2020 Chênh lệch 2022/2021

Giá trị VND (%) Giá trị VND (%)

1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 37.875.725.764 76.894.142.29

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

6 Doanh thu hoạt động tài chính 3.977.036 35.178.071 9.965.239 3.601.035 90,55 2.387.168 31,5

8 Chi phí quản lý kinh doanh 4.085.365.853 8.494.882.837 8.965.234.876 3.409.516.984 83,46 1.470.352.039 19,6

9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.792.926.180 1.229.327.624 1.687.542.897 -563.598.556 -

13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1.795.848.570 1.207.489.361 1.915.876.598 -588.359.209 -

14 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 287.279.746 302.213.200 424.897.689 14.933.454 5,20 122.684.489 40,6

15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 1.508.568.824 905.276.161 1.189.547.290 -603.292.663 -

Bảng 2.2 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Super Cargo Service Đà Nẵng ĐTV: VNĐ (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Super Cargo Service Đà Nẵng)

Qua bảng số liệu trên ta cần phân tích từng yếu tố để thấy được sự biến động về doanh thu và lợi nhuận của công ty từ năm 2020 – 2022, cụ thể như sau:

- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2021 tăng 36.018.416.533 (VND) tương đương với tăng 95,10% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng nhẹ so với năm 2021 là 10.672.840.355 (VND) tương đương với tăng 14,44% Qua báo cáo hoạt động kinh doanh trong 3 năm từ năm 2020 đến năm 2022 ta nhận thấy trong 3 năm thì năm 2022 có doanh thu thuầnvề bán hàng và cung cấp dịch vụ cao nhất là 84.566.982.652 (VND), theo sau là năm 2021 với doanh thu thuần đạt 76.894.142.297 (VND) vì 2 năm này là năm có hoạt động kinh doanh nổi bật ít bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19.

- Chi phí tài chính: Là các loại chi phí hoặc khoản lỗ được tạo ra từ các hoạt động đầu tư tài chính, cho vay và đi vay vốn, chi phí do đầu tư và góp vốn kinh doanh, liên kết, giao dịch chứng khoán và một số khoản chi phí khác Đối với công ty năm 2020 chi phí tài chính chỉ ở mức 0% cho thấy đây có thể là kết quả của việc doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản chi tiêu, giảm chi phí kinh doanh, góp phần thúc đẩy tăng lợi nhuận trong tình hình dịch Covid – 19 Đến năm 2021 chi phí tài chính đạt 118.083.316 (VND) chi phí tăng là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp kinh doanh chưa thật sự hiệu quả trong kiểm soát các khoản chi phí sau đại dịch Năm 2022 chi phí giảm nhẹ xuống còn 114.564.212 (VND) tương đương với giảm 2,98% cho thấy doanh nghiệp đang dần khắc phục và kiểm soát hiệu quả các khoản chi tiêu để thúc đẩy lợi nhuận.

- Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế: Năm 2021 giảm 588.359.209 (VND) tương đương với giảm 32,76% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 708.387.237 (VND) tương đương với tăng 58,67% so với năm 2021 Điều này cho thấy công ty đang từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển và thủ tục khai báo hải quan, đồng thời cắt giảm những chi phí không cần thiết để tối đa hóa lợi nhuận.

Sau khi phân tích số liệu và quan sát bảng 2.1 về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3 năm qua cho thấy rằng, mặc dù còn gặp nhiều khó khăn nhưng nhìn chung chiến lược hoạt động của công ty khá hiệu quả Công ty cần phải giữ vững sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và không ngừng đưa ra các hoạch định chiến lược nhằm hạn chế chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

2.2.2 Bảng cân đối kế toán của công ty Super Cargo Service Đà Nẵng giai đoạn

Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022 Chênh lệch 2021/2020 Chênh lệch 2022/2021

Giá trị VND (%) Giá trị VND (%) TỔNG TÀI SẢN 16.596.616.333 13.707.787.476 19.265.829.568 -2.888.828.857 -17,41 5.558.042.092 40,55

1 Tiền và các khoản TTĐT 3.452.401.541 3.262.699.517 3.987.690.999 -189.702.024 -5,49 724.991.482 22,22

2 Các khoản phải thu ngắn hạn 10.890.913.895 8.099.798.610 12.035.678.413 -2.791.115.285 -25,63 3.935.879.803 48,59

3 Đầu tư tài chính ngắn hạn 1.000.000 0 0 -1.000.000 -100 0 -

2 Tài sản dài hạn khác 446.481.650 750.058.852 917.898.971 303.577.202 67,99 167.840.119 22,38

1 Vốn góp của chủ sở hữu 5.000.000.000 5.000.000.000 5.000.000.000 0 - 0 -

2 Nguồn kinh phí và quỹ khác 0 0 0 0 - 0 -

3 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 1.556.606.513 961.632.674 1.911.913.724 -594.973.839 -38,22 950.281.505 98,82

Bảng 2.3 Bảng cân đối kế toán của Công ty Super Cargo Service Đà Nẵng ĐVT: VNĐ

(Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Super Cargo Service Đà Nẵng)

Qua bảng số liệu trên ta cần phân tích từng yếu tố để thấy được sự biến động về tài sản và nguồn vốn của công ty từ năm 2020 – 2022, cụ thể như sau:

- Tổng tài sản của năm 2021 giảm 2.888.828.857 (VND) tương đương với giảm 17,41% so với năm 2020, năm 2022 tăng 5.558.042.092 (VND) tương đương với tăng 40,55% so với năm 2021 Điều này cho thấy nguyên nhân là do công ty bị ảnh hưởng của dịch Covid-19 đã làm trì trệ hoạt động kinh doanh, một phần khác Công ty đang không ngừng tìm kiếm khách hàng để tăng doanh số.

- Có thể thấy tài sản ngắn hạn của năm 2021 giảm 3.980.817.309 (VND) tương đương với giảm 25,94% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 4.660.871.285 (VND) tương đương với tăng 41,02% so với năm 2021.

 Tiền và các khoản tương đương tiền: Tiền và các khoản tương đương tiền năm

2021 giảm 189.702.024 (VND) tương đương với giảm 5,49% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 724.991.482 (VND) tương đương với tăng 22,22% so với năm 2021.

 Các khoản phải thu ngắn hạn: Các khoản phải thu ngắn hạn năm 2021 giảm 2.791.115.285 (VND) tương đương với giảm 25,63% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 3.935.879.803 (VND) tương đương với tăng 48,59% so với năm

2021 Các khoản phải thu ngắn hạn phát sinh khi mà công ty cho các bên liên quan nợ tiền và thanh toán sau một khoản thời gian nhất định Đây là loại tài sản lưu động, bị chiếm dụng nên ảnh hưởng lớn đến tính thanh khoản của Công ty Super Cargo Service Đà Nẵng, nếu không thu hồi kịp thời, công ty sẽ không có đủ khả năng để trang trải các khoản khác.

 Đầu tư tài chính ngắn hạn: Đầu tư tài chính ngắn hạn năm 2020 là 1.000.000 (VND) nhưng đến năm 2021 – 2022 con số chỉ còn lại 0 (VND).

- Có thể thấy tài sản dài hạn của năm 2021 tăng 1.091.988.452 (VND) tương đương với tăng 87,13% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 897.170.807 (VND) tương đương với tăng 38,25% so với năm 2021.

 Tài sản cố định: Tài sản cố định của năm 2021 tăng 788.411.250 (VND) tương đương với tăng 97,72% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 729.330.688 (VND) tương đương với tăng 45,72% so với năm 2021.

 Tài sản dài hạn khác: Tài sản dài hạn khác của năm 2021 tăng 303.577.202 (VND) tương đương với tăng 67,99% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 167.840.119 (VND) tương đương với tăng 22,38% so với năm 2021.

- Tổng nguồn vốn của công ty của năm 2021 giảm 2.888.828.857 (VND) tương đương với giảm 17,41% so với năm 2020, năm 2022 tăng 5.558.042.092 (VND) tương đương với tăng 40,55% so với năm 2021 Nguyên nhân là do ảnh hưởng của dịch Covid-19 đã làm trì trệ hoạt động kinh doanh của công ty.

 Nợ phải trả: Nợ phải trả của năm 2021 giảm 2.293.855.018 (VND) tương đương với giảm 22,85% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 4.607.761.042 (VND) tương đương với tăng 59,8% so với năm 2021.

 Vốn chủ sở hữu: Vốn chủ sở hữu năm 2021 giảm 594.973.839 (VND) tương đương với giảm 9,07% so với năm 2020, đến năm 2022 tăng 950.281.050 (VND) tương đương với tăng 15,94% so với năm 2021 Vốn chủ sở hữu tăng từ năm 2021 – 2022 cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty đang khởi sắc sau đại dịch Covid – 19.

Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng

Hình 2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng (Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng)

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng gồm 11 bước, điều này cho phép chúng ta có thể hiểu rõ ràng hơn quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển. Để có thể hình dung được cụ thể quy trình giao nhận, em sẽ lấy một hợp đồng gần đây nhất của công ty để phân tích rõ hơn về quy trình.

2.3.1 Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ

Nhân viên kinh doanh tại công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng sẽ tiếp nhận thông tin nhu cầu của khách hàng là Công Ty Cổ Phần Chăn Nuôi C.P Việt Nam

Nhận và kiểm tra chứng từ

Nhận HBL, thông báo hàng đến và gửi mail xin EDO

Khai hải quan điện tử

Nhận kết quả phân luồng hải quan và đóng thuế

Thông quan hàng hóa nhập khẩu

Thanh lý tờ khai, làm lệnh cho xe bốc container

Kéo container đến để khách dỡ hàng Đóng tiền hạ bãi, trả rỗng Hoàn cược Quyết toán và lưu hồ sơ Đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ

– Chi Nhánh Nhà Máy Tại Huế và báo giá sơ bộ, sau đó cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cũng như thông tin của khách hàng cho giám đốc như sau:

 Bước 1 Đầu tiên, khách hàng là Công Ty Cổ Phần Chăn Nuôi C.P Việt Nam – Chi Nhánh Nhà Máy Tại Huế sẽ gửi yêu cầu báo giá gồm:

 Thông tin người gửi hàng hóa: PT.Bogatama Marinusa Jl.Kima Raya 2kav N-4

 Thông tin người nhận hàng hóa: Công Ty Cổ Phần Chăn Nuôi C.P Việt Nam – Chi Nhánh Nhà Máy Tại Huế.

 Loại hàng: Tôm Indonesia đông lạnh, Tôm thẻ chân trắng nguyên khối không đầu bóc vỏ.

 Điều kiện giao nhận: Theo điều kiện CIF của bên nhập khẩu.

 Cảng đến: Đà nẵng, Việt Nam.

 Người thuê tàu: Công Ty Cổ Phần Chăn Nuôi C.P Việt Nam – Chi Nhánh Nhà Máy Tại Huế.

Bên cạnh đó công ty còn có các khách hàng quen thuộc với sản phẩm nhập khẩu chính được vận chuyển qua các thị trường sau:

Trị giá hàng Cảng đi Cảng đến

Gỗ Óc chó xẽ Khô 28,298.54

CIF theo người nhập khẩu

CIF theo người nhập khẩu

CIF theo người nhập khẩu

Bảng 2.4 Bảng tên khách hàng và sản phẩm được vận chuyển qua các thị trường chính (Nguồn: Phòng XNK Công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng)

Công ty Super Cargo Service Đà Nẵng sẽ gửi báo giá cước vận chuyển như sau: Đơn vị tính: USA

Cảng đi Cảng đến Container 20 feet Container 40 feet

Bảng 2.5 Bảng báo giá cước vận chuyển Quốc tế của Công ty CP Super Cargo

Service Đà Nẵng giai đoạn 2020 – 2022 (Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng)

Qua bảng báo giá trên ta có thể thấy được giá cước năm 2020 giảm hơn so với năm 2021 do ảnh hưởng của đại dịch Covid 19 Năm 2022 giảm hơn năm 2021 do sức mua sắm của người tiêu dùng đang giảm mạnh, tốc độ giảm của giá cước đang chậm lại một chút những chắc chắn nó sẽ không dừng lại.

Dưới đây là các phụ phí khác trong quá trình giao nhận hàng hóa của các lô hàng chính tại Công Ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng: Đơn vị tính: VNĐ

STT Tên khách hàng Tên hàng Dịch container Kiểm dịch Hải quan Cắt seal

1 Công Ty Sản Xuất Thương Mại

2 Công Ty TNHH Xuất Nhập

Khẩu Thương Mại An Minh Táo tươi 726.000 500.000 300.000 70.000

3 Công Ty TNHH Thương Mại

Top Choice Tỏi củ tươi 726.000 500.000 300.000 70.000

Bảng 2.6 Các phụ phí khác trong quá trình giao nhận hàng hóa của các lô hàng chính tại Công Ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng (Nguồn: Phòng XNK Công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng)

Công ty Super Cargo Service Đà Nẵng sẽ tiến hành xác nhận thông tin để thực hiện quá trình vận chuyển đơn hàng. Đối với khách hàng mới thì tùy theo loại hàng, số lượng container, độ khó của lô hàng, giám đốc sẽ đàm phán và đưa ra mức giá chính thức phù hợp Ngược lại,khách hàng sẽ đưa ra những yêu cầu cho việc nhập khẩu lô hàng Sau khi hai bên đã đồng ý với các điều khoản của hợp đồng như thỏa thuận thì bắt đầu tiến hành ký kết

“Hợp đồng dịch vụ giao nhận”, đây cũng được xem là hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Hai bên cam kết thực hiện đúng nội dung trong hợp đồng cũng như quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm theo đúng quy định của pháp luật, đây cũng là căn cứ pháp lý để giải quyết tranh chấp Nếu trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng mà hai bên cảm thấy thuận lợi thì hai bên có thể tiến hành gia hạn hợp đồng dịch vụ trong thời hạn một năm, hợp đồng này sẽ có hiệu lực cho tất cả các giao dịch dịch vụ giao nhận trong khoản thời gian được ký kết.

Nhân viên kinh doanh sau khi tiếp nhận thông tin, tiến hành thông báo cho nhân viên giao nhận thông tin, địa chỉ của khách hàng để liên hệ nhận BCT.

2.3.2 Nhận và kiểm tra chứng từ Đây là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình Sau khi nhận BCT, nhân viên chứng từ phải đảm bảo mọi thông tin trên BCT ăn khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng Nhân viên chứng từ phải kiểm tra thật tỉ mỉ, điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian cũng như chi phí Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót, nhân viên chứng từ phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh.

 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Trên hóa đơn cần chú ý kiểm tra các nội dung sau:

 Tổng trọng lượng tịnh: 16,740.00 Kg.

- Tên, địa chỉ người gửi: PT.BOGATAMA MARINUSA JL.KIMA RAYA 2KAV N-4 N B1 KAWASAN INDUSTRI MAKASSAR 90241 INDONESIA.

- Tên, địa chỉ người nhận: C.P.VIETNAM CORPORATION-HUE FACTORY. Lot A01-A12, Zone A, Phong Dien Industrial Zone, Phong Dien Town, Phong Dien District, Thua Thien Hue Province, Vietnam.

- Điều kiện giao hàng: CIF DA NANG PORT, VIET NAM.

- Cảng đến: Da nang, Viet Nam.

- Miêu tả hàng hóa: Frozen Indonesia Shrimp, Frozen Vannamei Shrimp Raw Headless Peel Tail Of Block, King Tiger Brand.

 Purchase Order No.IM012023-01 (Incoterms 2000).

- Phương thức thanh toán : LC 15 days after sight.

- Chữ ký đóng dấu ủy quyền của nhà phát hành

 Bản kê khai chi tiết hàng hóa (Parking List – P/L): Trên bản kê khai chi tiết hàng hóa cần chú ý kiểm tra các nội dung sau:

 Tổng trọng lượng tịnh: 16,740.00 Kg.

- Tên, địa chỉ người gửi: PT.BOGATAMA MARINUSA JL.KIMA RAYA 2KAV N-4 N B1 KAWASAN INDUSTRI MAKASSAR 90241 INDONESIA.

- Tên, địa chỉ người nhận: C.P.VIETNAM CORPORATION-HUE FACTORY. Lot A01-A12, Zone A, Phong Dien Industrial Zone, Phong Dien Town, Phong Dien District, Thua Thien Hue Province, Vietnam.

- Điều kiện giao hàng: CIF DA NANG PORT, VIET NAM.

- Cảng đến: Da nang, Viet Nam.

- Miêu tả hàng hóa: Frozen Indonesia Shrimp, Frozen Vannamei Shrimp Raw Headless Peel Tail Of Block, King Tiger Brand.

 Purchase Order No.IM012023-01 (Incoterms 2000).

- Phương thức thanh toán : LC 15 days after sight.

- Chữ ký đóng dấu ủy quyền của nhà phát hành.

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Hàng hóa được nhập khẩu từ Indonesia nên mẫu C/O sử dụng là form D Kiểm tra tính đồng nhất các thông tin trên C/O.

- Tên, địa chỉ người gửi: PT.BOGATAMA MARINUSA JL.KIMA RAYA 2KAV N-4 N B1 KAWASAN INDUSTRI MAKASSAR 90241 INDONESIA.

- Tên, địa chỉ người nhận: C.P.VIETNAM CORPORATION-HUE FACTORY. Lot A01-A12, Zone A, Phong Dien Industrial Zone, Phong Dien Town, Phong Dien District, Thua Thien Hue Province, Vietnam.

- Cảng dỡ hàng: Da Nang

- Số lượng và loại kiện hàng, miêu tả hàng hóa, điều kiện giao hàng, mã số HS:

 Frozen Indonesia Shrimp, Frozen Vannamei Shrimp Raw Headless Peel Tail Of Block, King Tiger Brand.

 CIF DA NANG PORT – VIET NAM.

- Tiêu chí xuất xứ: “WO”.

- Tổng trọng lượng tịnh: 16,740.00 KGM.

- Tuyên bố của người xuất khẩu: Người ký tên tuyên bố rằng các chi tiết trên là chính xác, rằng tất cả các hàng hóa đã được sản xuất trong “Indonesia”.

- Chữ ký đóng dấu ủy quyền của người xuất khẩu.

 Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Đây là bộ chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ Nó điều chỉnh mối quan hệ giữa người gửi hàng và chuyên chở hoặc người giao nhận và người nhận hàng (Consignee), Khi kiểm tra cần chú ý nội dung sau:

- Tên, địa chỉ người gửi: PT.BOGATAMA MARINUSA JL.KIMA RAYA 2KAV N-4 N B1 KAWASAN INDUSTRI MAKASSAR 90241 INDONESIA.

- Tên, địa chỉ người nhận: C.P.VIETNAM CORPORATION-HUE FACTORY. Lot A01-A12, Zone A, Phong Dien Industrial Zone, Phong Dien Town, Phong Dien District, Thua Thien Hue Province, Vietnam.

- Bên thông báo: SUPER CARGO SERVICE DA NANG JSC, 132 – 136 LE DINH LY STREET, VINH TRUNG WARD, THANH KHE DISTRICT, DA NANG CITY, VIET NAM.

- Tên tàu/số tàu: SITC MINGCHENG V.2305N.

- Cảng bốc hàng: MAKASSAR, INDONESIA PORT.

- Cảng dỡ hàng: DA NANG PORT, VIET NAM.

- Địa điểm giao hàng: DA NANG PORT, VIET NAM.

- Số container/seal: SITU4923683/SITZ791926.

- Số lượng và loại kiện hàng: 1,550 CARTONS

- Tổng kích thước và loại container: 40HR*1

- Nơi cấp và ngày cấp: MAKASSAR, INDONESIA, 28/02/2023.

- Chữ ý đóng dấu ủy quyền đơn vị hãng tàu: PT.SITC INDONESIA AS AGENTFOR THE CARRIER SITC CONTAINER LINES CO., LTD.

Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại Công ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng

- Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu được phân thành từng giai đoạn rõ ràng, cụ thể và mỗi giai đoạn dành cho từng bộ phận đảm nhận nên công việc được diễn ra nhanh chóng.

- Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban giúp công việc trở nên trôi chảy và suôn sẻ.

- Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, luôn dành hết tâm huyết để hoàn thành công việc.

- Tạo lập uy tín và xây dựng mối quan hệ thân thiết với các khách hàng thường xuyên và các đối tác trung thành.

2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân

2.4.2.1 Hạn chế về trình độ chuyên môn và nghiệp vụ

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên còn hạn chế, đội ngũ nhân viên còn non trẻ, kiến thức chủ yếu từ việc học các chuyên ngành liên quan, đúc kết kinh nghiệm từ công việc thực tế và từ các đồng nghiệp.

Do khách hàng của công ty thường là đối tác trung thành, bao gồm những mặt hàng nhất định, vô tình làm nhân viên quen với nghiệp vụ của những mặt hàng đó nên khi tiếp nhận một mặt hàng mới, nhân viên bộ phận XNK thường lúng túng trong một số giai đoạn như áp mã HS, khai hải quan.

2.4.2.2 Hạn chế trong quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ

Vẫn còn tồn tại sai sót trong quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ dẫn đến mất nhiều thời gian và chi phí phát sinh do công ty chịu Khi chứng từ sai sót, nhân viên phải mất từ 1 đến 2 ngày để xử lý chứng từ, có thể làm trễ thời gian kế hoạch dự kiến, làm phát sinh chi phí lưu kho lưu bãi.

Do nguồn lực công ty còn hạn chế nên một nhân viên chứng từ hay một nhân viên giao nhận phải thực hiện một lúc nhiều hợp đồng từ những mặt hàng khác nhau nên dễ mắc phải nhầm lẫn Thêm vào đó, quá trình nhân viên chứng từ bổ sung thêm một số văn bản vào hồ sơ có thể nhập sai những số có trong chứng từ như số Invoice, số B/L, , dẫn đến khi làm thủ tục, cán bộ chi cục phát hiện sai sót và trả bộ chứng từ lại, phải mất 1 ngày để làm lại văn bản và xin dấu mộc/chữ ký của công ty khách hàng.

2.4.2.3 Hạn chế về hoạt động Marketing, tìm kiếm khách hàng

Hoạt động Marketing và công tác tìm kiếm khách hàng của công ty chưa thực sự hiệu quả Công ty vẫn và đang chú trọng nhiều vào hoạt động này cũng như còn rất nhiều hạn chế so với các công ty giao nhận khác Phòng kinh doanh vẫn chưa hoạt động hiệu quả với công việc tìm kiếm khách hàng, kỹ năng đàm phán thương lượng với khách hàng còn yếu.

Khách hàng mới của công ty thường là do giám đốc tạo lập mối quan hệ hay do đối tác trung thành giới thiệu Ngoài ra việc tìm kiếm khách hàng chủ yếu thông qua internet nhưng việc này không hiệu quả khi mà có quá nhiều công ty dịch vụ giao nhận lớn nhỏ, rất khó khăn để thu hút được sự chú ý của khách hàng.

2.4.2.4 Hạn chế về vấn đề xoay vòng vốn

Tình trạng thiếu hụt vốn và vấn đề xoay vòng vốn là điều công ty cần phải cân nhắc Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận, có thể làm gián đoạn cả quy trình, phát sinh thêm nhiều chi phí và lãng phí thời gian.

Do công ty có quy mô nhỏ và vốn điều lệ ít nên xảy ra tình trạng thiếu hụt vốn trong việc thanh toán tiền cước và các khoản chi phí đóng hộ khách hàng, làm gián đoạn tới quá trình giao nhận, tình trạng này thường xuyên xảy ra vào mùa cao điểm của giao nhận Đối tác trung thành vẫn hiểu được phần nào khó khăn của việc xoay vòng vốn nên thường ứng trước tiền dịch vụ nhưng đối với những khách hàng mới thường chỉ thanh toán sau khi hàng hóa đã được thông quan.

2.4.2.5 Hạn chế về vấn đề quản lý thời gian

Thời gian làm việc với hãng tàu và thời gian thực hiện thủ tục Hải quan mất nhiều thời gian chờ đợi, hiệu quả công việc không cao

Nguyên nhân: Ở Đà Nẵng, quy trình làm thủ tục và giao dịch vẫn còn khá chậm chạp và mất nhiều thời gian Vào mùa cao điểm giao nhận, quá trình làm thủ tục hải quan là công việc chiếm nhiều thời gian nhất của nhân viên giao nhận.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN

Định hướng phát triển của Công Ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng

Tình hình hiện tại của công ty là nền móng vững chắc cho sự phát triển của công ty trong tương lai Có nhiều cơ hội mang lại cho công ty, tuy nhiên thách thức đặt ra cũng không ít Chính vì thế, để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, giám đốc và các trưởng phòng ban đã đề ra một số phương hướng phát triển công ty:

- Về thị trường: Mở rộng thị trường giao nhận, tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với các đại lý giao nhận nước ngoài, đặc biệt chú trọng tới thị trường Trung Quốc, Nhật Bản.

- Về giá cả dịch vụ: Xây dựng cơ chế giá cả hợp lý thông qua nghiên cứu sâu thị trường giao nhận, nâng cao năng lực cạnh tranh, chính sách giá ưu đãi, hoa hồng cho đối tác nước ngoài cũng như đại diện hãng tàu, thu hút đối tác và tạo dựng quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp liên quan trong quy trình giao nhận.

- Về chất lượng dịch vụ: Tạo điều kiện, hỗ trợ cho nhân viên kinh doanh tham gia các khóa đào tạo chuyên môn ngắn hạn như “Kỹ năng chăm sóc khách hàng”, “Kỹ năng giao tiếp”, “Kỹ năng viết email”, Chú trọng tới việc chăm sóc khách hàng cũng như lưu giữ hình ảnh tốt đẹp và chuyên nghiệp của công ty đối với khách hàng.

- Về Marketing: Đẩy mạnh quảng bá thương hiệu trên các diễn đàng logistics, hội nhóm XNK, vì hiện nay công cụ quảng cáo hiệu quả nhất chính là internet và mạng xã hội, phấn đấu trở thành thành viên của các hiệp hội giao nhận trong và ngoài nước, từ đó đẩy mạnh marketing nhằm đưa hình ảnh cũng như thương hiệu của công ty được biết đến trong thị trường giao nhận trong và ngoài nước.

- Về cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng: Công ty đang đầu tư thêm xe đầu kéo và xe rơ mooc đạt chuẩn để mở rộng phạm vi hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ,đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa cho khách hàng.

- Về nguồn nhân lực: Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên trở thành thế mạnh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh, các chính sách ưu đãi và tạo động lực cho nhân viên gắn bó lâu dài với công ty.

- Về chiến lược kinh doanh: Công ty đang xây dựng chiến lược kinh doanh ngắn hạn cho 3 năm, giai đoạn 2023 – 2025, và đặt mục tiêu dài hạn cho công ty phấn đấu Theo đó trong 3 năm 2023 – 2025 chú trọng mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ, tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, mở rộng thị trường và đa dạng hóa loại hình dịch vụ Mục tiêu lâu dài là đưa thương hiệu,hình ảnh công ty trở nên chuyên nghiệp và có chỗ đứng trong lĩnh vực giao nhận.

Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL tại Công Ty CP Super Cargo Service Đà Nẵng

3.2.1 Giải pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên

3.2.1.1 Cơ sở của giải pháp

Con người bao giờ cũng là yếu tố quyết định sự thành bại của hoạt động kinh doanh Quy trình giao nhận có thực hiện suôn sẻ, nhanh chóng hay không là phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và tinh thần làm việc của nhân viên phòng XNK. Hiện nay nhân lực công ty còn non trẻ, tuy năng động và nhiệt tình nhưng trình độ chuyên môn chưa cao, chưa có nhiều kinh nghiệm để xử lý vấn đề cũng như còn nhiều thiếu xót trong quá trình làm việc Hoạt động giao nhận hàng hóa là hoạt động hết sức phức tạp và liên quan đến nhiều lĩnh vực, vì thế dù là một sai sót nhỏ cũng có thể gây tốn kém và ảnh hưởng đến uy tín của công ty Do vậy, ngoài hiểu biết về lĩnh vực giao nhận, nhân viên cần nâng cao kiến thức về luật pháp quốc tế và thông thạo ngoại ngữ.

3.2.1.2 Điều kiện thực hiện giải pháp

Trong kinh doanh, lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu của mỗi công ty, tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, tức là đạt hiệu quả cao nhất Và con người luôn là yếu tố quan trọng quyết định sự sống còn và là chủ thể của quá trình đó, mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của công ty Chính vì để công ty ngày một phát triển vững mạnh cần có biện pháp nâng cao trình độ, bồi

- Đầu tiên công ty cần nắm rõ và bao quát được điểm mạnh cũng như điểm yếu của nhân viên từ đó đưa ra kế hoạch cụ thể bồi dưỡng sai sót cho từng nhân viên Bổ sung kiến thức cũng như kinh nghiệm cho nhân viên bằng cách tạo điều kiện cho họ tham gia các khóa huấn luyện, đào tạo ngắn hạn.

- Cập nhật và phổ biến các thông tư, nghị định mới của Chính phủ liên quan đến hoạt động XNK Hiện nay, nhân viên chỉ nắm rõ nhất quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container đường biển, nên khá lúng túng khi gặp những lô hàng lẻ, xuất khẩu hay hàng hàng không Chính vì thế, công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi hay vạch sẵn quy trình cụ thể, có thể trao đổi khúc mắc với ban lãnh đạo trước khi thực hiện lô hàng.

- Đặc biệt chú trọng kiến thức nghiệp vụ chuyên môn cho phòng XNK, cho nhân viên bộ phận chứng từ tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về chuyên môn như

“Nghiệp vụ khai hải quan”, “Chuyên viên XNK”, Bổ sung kiến thức cho nhân viên kinh doanh để khi khách hàng thắc mắc, nhân viên có thể trả lời một cách lưu loát, thể hiện tác phong chuyên nghiệp, tạo lòng tin và uy tín nơi khách hàng Những khóa học đó sẽ giúp tập thể nhân viên hoàn thành tốt hơn công việc của mình, xử lý vấn đề nhanh chóng, giúp công ty đạt hiệu quả cao.

- Thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, khuyến khích nhân viên phòng XNK chia sẻ sai sót mình hay gặp phải trong quá trình làm việc, đặc biệt những thắc mắc và vấn đề đang còn khúc mắc, giám đốc lắng nghe và cùng nhân viên có kinh nghiệm chia sẻ, giải đáp Hạn chế tạo môi trường căng thẳng và áp lực, nhân viên nếu đã không có tinh thần và động lực lại bị áp lực đè nặng dễ dẫn đến năng suất làm việc thấp, dễ mắc phải sai sót trong quá trình làm việc Môi trường làm việc có thoải mái mới tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả, tiếp thu nhanh, khi gặp phải khúc mắc dễ dàng chia sẻ với cấp trên chứ không phải tâm lý sợ sai sẽ bị la mắng, vì vậy cấp trên cần nhiệt tình hướng dẫn, cùng nhân viên tìm cách khắc phục vấn đề Ngoài ra chia sẻ với nhân viên còn giúp cho nhân viên gắn bỏ lâu dài với công ty, đóng góp vào sự phát triển và cùng đi lên với công ty, hạn chế tối đa chi phí tuyển dụng nhân viên mới.

- Đồng thời công ty nên có chế độ khen thưởng, tuyên dương những nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc Quan tâm đến cảm xúc cũng như sức khỏe của nhân viên, tổ chức vui chơi, du lịch hàng năm cho nhân viên để nhân viên có thể thoải mái hơn trong công việc từ đó gắn bó lâu dài với công ty Giám đốc phải có tinh thần động viên, khuyến khích nhân viên, phân công công việc phù hợp, đối xử công bằng, đưa ra nội quy chặt chẽ và chính sách thưởng phạt rõ ràng Đặt ra mục tiêu doanh số cụ thể, khuyến khích nhân viên hoàn thành mục tiêu chứ không áp đặt, thưởng nóng cho phòng ban hoàn tất công việc xuất sắc nhưng cũng phê bình và phạt đối với nhân viên làm việc không hiệu quả, thiếu trách nhiệm.

3.2.1.3 Hiệu quả có thể đạt được từ giải pháp trên

- Nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng làm việc cũng như trau dồi kinh nghiệm thực tế của đội ngũ nhân viên, đặc biệt là bộ phận chứng từ.

- Hạn chế được rủi ro, sai sót trong quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ.

- Tăng năng suất lao động và hiệu quả trong công việc, tạo động lực cho nhân viên nỗ lực và cố gắng.

- Góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như công tác chăm sóc khách hàng ngày một tốt hơn, củng cố thương hiệu của công ty đối với khách hàng.

- Thời gian được rút ngắn do nhân viên nắm rõ và xử lý tốt vấn đề phát sinh, đồng thời giảm bớt chi phí chậm trễ

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ

3.2.2.1 Cơ sở của giải pháp

Chứng từ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định việc thông quan hàng hóa, việc đưa hàng về kho khách hàng đúng thời hạn Do đó tính chính xác của chứng từ là rất quan trọng và khâu chuẩn bị, kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan là một trong những khâu quan trọng trong quy trình Sự bất cẩn và thiếu trách nhiệm khi kiểm tra chứng từ của nhân viên chứng từ dẫn đến việc sao sót, sự chủ quan của nhân viên giao nhận làm cho tình trạng mất mát chứng từ đôi lúc cũng xảy ra Việc sai sót từ giai đoạn kiểm tra chứng từ và chuẩn bị chứng từ có thể kéo theo sự chậm trễ của cả một quy trình giao nhận, đồng nghĩa với việc trễ kế hoạch, tăng chi phí.

Việc sai sót trong bộ chứng từ, dẫn đến trình bị chậm hơn dự kiến và công ty phải mất một khoảng 1 ngày để chỉnh sửa, xác nhận, ký và đóng dấu lại chứng từ Nếu phát hiện thông tin trên chứng từ sai sót, chi cục sẽ trả lại bộ chứng từ, làm thời hạn trễ đi so với 1 ngày kế hoạch Nếu công ty tiến hành tốt giai đoạn này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như chi phí, vì vậy giải pháp cần đặt ra là giảm thiểu tối đa sai sót của BCT nhằm đảm bảo đúng tiến độ và giảm thiểu chi phí.

3.2.2.2 Điều kiện thực hiện giải pháp Để cải thiện được hạn chế sai sót ngay từ những khâu đầu tiên của quy trình thì đòi hỏi nhân viên chứng từ cần phải có tính cẩn thận, tỉ mỉ và có kiến thức chuyên môn về XNK Các chứng từ trong ngoại thương thường được soạn thảo bằng tiếng Anh nên đòi hỏi nhân viên cần phải có trình độ đọc, hiểu tiếng anh tốt, để có thể hiểu bao quát nhất những gì chứng từ thể hiện Bên cạnh những yếu tố trên, công ty nên vạch ra những kế hoạch cụ thể để nhân viên làm nền tảng cố gắng như:

- Khi nhận BCT từ tay khách hàng, nhân viên giao nhận cần kiểm tra ngay BCT có đầy đủ hay chưa để khách hàng kịp thời bổ sung và tiết kiệm thời gian đi lại. Cần ghi nhận lại đã nhận bao nhiêu chứng từ và số lượng bản chính đã đóng mộc, ký tên Có trách nhiệm gìn giữ hồ sơ, phê bình ngay khi nhân viên giao nhận bất cẩn, làm ảnh hưởng đến cả quy trình.

- Nhân viên giao nhận không được chủ quan mà cần kiểm kê lại số lượng chứng từ cũng như số hồ sơ được giao, tránh tình trạng thiếu chứng từ Nhân viên chứng từ cần cẩn thận, tỉ mỉ, đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ Chuẩn bị đầy đủ từng bộ hồ sơ, hoàn thành theo từng hợp đồng một, không được chuẩn bị cùng lúc nhiều hồ sơ của các lô hàng khác nhau, dễ gây nhầm lẫn hồ sơ vì mỗi mặt hàng cần có những chứng từ khác nhau và mỗi lô hàng là hoàn toàn khác nhau Trong quá trình bổ sung chứng từ cho hồ sơ, một vài mặt hàng yêu cầu những văn bản bổ sung và công ty sẽ chịu trách nhiệm bổ sung này, nhân viên chứng từ cần nhập máy cẩn thận vì đây là lúc dễ sai sót nhất, kiểm tra kỹ số trên chứng từ với số trên văn bản Khi lập những chứng từ mới, cần xác nhận lại thông tin với khách hàng.

- Thường xuyên cập nhật tình hình lô hàng với nhân viên giao nhận, nhanh chóng chỉnh sửa khi biết chứng từ sai.

3.2.2.3 Hiệu quả có thể đạt được từ giải pháp trên

- Giảm thiểu tối đa chi phí do chậm trễ kế hoạch, chi phí đi lại.