Mục tiêu nghiên cứu
(1) Hệ thống hoá cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển.
(2) Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hoá tại Chi nhánh công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận toàn cầu tại Đà Nẵng.
(3) Đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận toàn cầu.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu định tính: là một dạng nghiên cứu thường sử dụng để thăm dò, tìm hiểu ý kiến, quan điểm nhằm tìm ra các vấn đề Các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp quan sát: Là phương pháp quan sát, điều tra đánh giá và đặt ra các câu hỏi cho người đối thoại nhằm mục đích thu thập thông tin Phương pháp này tác giả áp dụng trong chương 2 của đề tài để đánh giá các chỉ tiêu tại công ty
- Phương pháp so sánh: Là phương pháp đối chiếu giữa các số liệu với nhau theo một tiêu chí nhất định với cùng một đơn vị so sánh, dựa trên mục đích nghiên cứu. Phương pháp này là để so sánh các số liệu thu thập được như tình hình kinh doanh của công ty được trình bày tại chương 2
Phương pháp nghiên cứu định lượng: là việc thực hiện thu thập, phân tích thông tin căn cứ trên cơ sở các số liệu đã thu thập Các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Là phương pháp thu thập thông tin thông qua đọc sách, báo, tài liệu lưu trữ, số liệu thống kê, internet, Cụ thể phương pháp này được vận dụng trong việc thu thập các dữ liệu thứ cấp để giới thiệu khái quát công ty và là cơ sở lý luận chương 2, chương 3
- Phương pháp thống kê mô tả: phương pháp sử dụng để tóm tắt hoặc mô tả một tập hợp dữ liệu, một mẫu nghiên cứu dưới dạng số hay biểu đồ trực quan Phương pháp này tác giả sử dụng để thống kê các khảo sát trong phương pháp chuyên gia ở chương 2 và chương 3 để làm rõ được tính thực tế của nghiệp vụ
- Phương pháp chuyên gia: Là phương pháp có sự tham khảo ý kiến, phỏng vấn trực tiếp đội ngũ chuyên gia có trình độ cao như các thầy cô giáo, ban giám đốc, nhân viên tại công ty về nghiệp vụ giao nhận Trong đề tài này, phương pháp chuyên gia được sử dụng chương 2 và chương 3 nhằm đánh giá được nghiệp vụ, dự báo các nhân tố ảnh hưởng trong tương lai, và từ đó hình thành các đề xuất và kiến nghị cho nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container tại công ty.
Kết cấu đề tài
Ngoài lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, từ viết tắt, tài liệu tham khảo, Kết cấu chính của bài bao gồm 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Chương 2: Tổng quan về công ty TNHH vận tải và tiếp vận toàn cầu – chi nhánh đà nẵng và vấn đề công ty đang gặp phải.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận xuất nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải và tiếp vận toàn cầu – chi nhánh đà nẵng
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH
Khái niệm về người giao nhận và dịch vụ giao nhận
1.1.1 Khái niệm về dịch vụ giao nhận Đặc điểm của thương mại quốc tế là người bán và người mua ở các nước, quốc gia khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, để hàng hoá ngoại thương vận chuyển từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu phải thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến chuyên chở hàng hoá như: Đóng gói, xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi, thủ tục hải quan Tuy nhiên không phải là doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng đủ năng lực và chuyên môn để thực hiện toàn bộ các công việc trên Vì vậy, dẫn đến sự ra đời của hàng loạt dịch vụ giao nhận.
Theo Marciniak-Neider and Neider (2014), “Giao nhận” được định nghĩa là “loại dịch vụ bao gồm việc tổ chức thực hiện hoạt động vận chuyển hàng hóa, bằng cách sử dụng các tuyến vận tải, phương tiện và phương thức vận tải phù hợp, để hàng hóa được giao từ người gửi hàng đến người nhận hàng” “Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng của người vận tải hoặc của người giao nhận khác” Ngoài ra, theo tác giả Phạm Mạnh Hiền (2012) còn có nhiều khái niệm về giao nhận như sau: “Giao nhận là một hoạt động kinh tế có liên quan đến hoạt động về vận tải nhằm đưa hàng hóa đến đích an toàn, giao nhận là dịch vụ hải quan, giao nhận là dịch vụ có liên quan đến vận tải nhưng không phải là vận tải.”
Vì vậy, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)
Theo luật thương mại được sửa đổi và ban hành ngày 14/06/2005 thì dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc một nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi kỹ mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao” Như vậy theo trích dẫn, nói một cách ngắn gọn hơn giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng
1.1.2 Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA (Hiệp hội giao nhận kho vận quốc tế), người giao nhận là người có trách nhiệm đảm bảo hàng hoá được giao theo hợp đồng hoa hồng và hành động vì lợi ích của người giao nhiệm vụ Người giao nhận cũng chịu trách nhiệm quan tâm đến tất cả các hoạt động liên quan đến hợp đồng hoa hồng như lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng hoá.
Người giao nhận có thể là chủ hàng (Khi tự mình lo việc giao hàng), chủ tàu (Khi chủ tàu thay mặt cho chủ hàng kinh doanh dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hoặc kho hàng, công ty giao nhận chuyên dụng hoặc bất cứ loại hình doanh nghiệp nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh.
1.1.3 Đặc điểm và Vai trò dịch vụ giao nhận và người giao nhận trong thực tiễn
1.1.3.1 Đặc điểm của giao nhận
Dịch vụ giao nhận vận tải không tạo ra các sản phẩm bằng vật chất hữu hình, mà có chỉ làm đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian, không tác động về mặt kỹ thuật để thay đổi các đối tượng đó.
Mang tính chất thụ động: Phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, rào cản, ràng buộc về luật pháp, thể chế chính trị (của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba).
Người giao nhận thực hiện dựa trên sự uỷ thác của khách hàng.
Người giao nhận là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá.
1.1.3.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận
Dịch vụ giao nhận hàng hóa được công nhận là một nghề và là một ngành công nghiệp Trình độ nghiệp vụ giao nhận là hoạt động có thể ngày một nâng cao hơn nữa.
Do đó giao nhận hàng hóa đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động ngoại thương nói riêng cũng như đối với nền kinh tế thế giới nói chung Công tác về hoạt động giao nhận có hai tác dụng chính đó là giảm chi phí vận tải và tạo điều kiện cho người xuất nhập khẩu thực hiện có hiệu quả Hiệu quả ở đây phải kể đến như là thúc đẩy nhanh chóng thời gian cho việc lưu thông hàng hoá, an toàn và tiết kiệm mà không cần có sự tham gia của người gửi và người nhận hàng.
Trong quá trình mua và bán giữa các nước, chi phí vận tải chiếm một tỷ trọng tương đối cao trên giá trị của từng lô hàng Công tác giao nhận sẽ làm giảm chi phí vận tải cùng với đó cũng sẽ nâng cao tính cạnh tranh giữa các loại hàng hóa và giữa các doanh nghiệp Người giao nhận cần có trình độ chuyên môn cao về vận chuyển hàng hóa, biết tận dụng tối đa lí thuyết và thực hành để áp dụng Phải biết kết hợp giữa vận chuyển và giao nhận, có kiến thức rộng về xuất nhập khẩu và nên có quan hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận tải hàng hoá như hải quan, đại lý tàu biển, nhà xe.
Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, vận dụng tối đa hiệu quả sử dụng cũng như các phương tiện hỗ trợ khác.
1.1.3.3 Vai trò của người giao nhận
Giống như với giao nhận, người giao nhận cũng đảm nhiệm vai trò hết sức to lớn.
Cụ thể như trong thương mại, người giao nhận đóng vai trò là một người trung gian có sự kết nối chặt chẽ giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu với người chuyên chở cùng các cơ quan hữu quan khác thực hiện công việc đã được uỷ thác nhằm đưa hàng hoá từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu một cách nhanh chóng, an toàn và thuận tiện nhất.
Người kinh doanh các loại hình dịch vụ trong chuỗi cung ứng gọi là người giao nhận (Fowarder, Fowarding agent) Theo luật Thương Mại Việt Nam hiện hành (Luật thương mại 1997), người giao nhận là thương nhân có giấy chứng nhận kinh doanh dịch vụ giao nhận Người làm dịch vụ giao nhận bắt buộc phải có kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ thương mại cả trong và ngoài nước, về các tập tục, luật lệ trong quốc gia và quốc tế Đồng thời phải có hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực khác liên quan mật thiết nhất như hàng không, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, … Dưới sự phát triển mạnh của vận tải container, vận tải đa phương thức trong xã hội hiện đại ngày nay, người giao nhận ngoài đóng vai trò là đại lý, là người uỷ thác thì còn đóng vai trò như một Người chuyên chở (Carrier) để cung cấp dịch vụ vận tải.
Gửi hàng nguyên container bằng đường biển
1.2.1 Khái niệm về container và gửi hàng nguyên container
Container là một công cu vận tải (một loại thùng) dùng để chưa đựng hàng hoá, có hình hộp chữ nhật, nguyên liệu chính là thép, ruột rỗng và có hai cửa mở và có chốt kín để đóng, kích thước được tiêu chuẩn hoá, sử dụng được nhiều lần và có sức chứa lớn.
Gửi hàng nguyên container (FCL) là phương thức chủ hàng/ người xếp hàng (người xuất khẩu) có đủ hàng hoá để chất xếp đầy container hoặc nhiều container để chở đến cho người nhập khẩu.
1.2.2 Lợi ích của vận chuyển container đường biển
Lợi ích của container hoá: Tạo ra một đơn vị vận chuyển đồng nhất bảo vệ hàng hoá tốt hơn, giảm thiểu việc hàng hoá bị mất khuyến khích cho hoạt động “door to door”, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí vận tải. Đối với chủ hàng: Bảo quản tốt hàng hoá một cách tốt nhất tránh khỏi tình trạng mất cắp Chủ hàng có thể không phải đóng kiện, từ đó tiết kiệm hơn về chi phí Bên cạnh đó việc bốc xếp hàng hoá nhanh gọn hơn, rút ngắn thời gian vận chuyển hàng hoá Chủ hàng còn có thể nhận được ưu đãi từ chủ tàu “Free time”. Đối với hãng tàu: Tiết kiệm được thời gian, để tăng số chuyến đi trong năm, tận dụng tối đa dung tích của tàu, ít bị khiếu nại hơn Đối với người giao nhận: Tập trung hàng hoá giao nhận thuận lợi hơn, kết hợp vận tải đa phương thức dễ dàng hơn, ngoài ra còn giảm thiểu được các khiếu nại của chủ hàng về các vấn đề của hàng hoá như hư hỏng, mất cắp, …
1.2.3 Các bên có liên quan trong nghiệp vụ giao nhận
Trong hoạt động về nghiệp vụ giao nhận hàng hoá, sẽ có nhiều bên cùng tham gia vào trong một chu trình hoạt động, họ có thể là người kinh doanh dịch vụ giao nhận, chủ hàng, cơ quan hải quan và cảng vụ hàng hải ngoài ra còn có nhiều bên liên quan đến nghiệp vụ giao nhận Dưới đây là các khái niệm về các bên liên quan trong
Người kinh doanh dịch vụ giao nhận là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ
Logistics (trong đó có dịch vụ giao nhận) hoặc kinh doanh riêng lĩnh vực giao nhận hàng hoá.
Chủ hàng (người gửi hàng) là chủ sở hữu hàng hóa hoặc người đại diện cho chủ sở hữu hàng hóa thực hiện việc quản lý, áp tải, vận chuyển chăm sóc hàng hóa Đa số các chủ hàng không thể tự đảm nhận nhiệm vụ chuyên chở mà sẽ cần đến sự hỗ trợ của các đơn vị vận tải.
Cơ quan hải quan là cơ quan quản lý hành chính nhà nước, họ tham gia vào công tác giao nhận với vai trò kiểm tra hàng hoá, căn cứ vào cơ chế điều hành hàng hoá xuất nhập khẩu
Cảng vụ hàng hải là các bộ phận chuyên trách của cảng, tham gia vào quản lý cảng, quản lý tàu ra vào cảng, neo đậu, cung cấp thiết bị bốc dỡ hàng hoá và làm các thủ tục bốc dỡ, vận chuyển, lưu giữ hàng hoá với hãng tàu, đại lý hãng tài, chủ hàng, người giao nhận.
1.2.4 Các chứng từ sử dụng trong giao hàng xuất khẩu nguyên Container (FCL) bằng đường biển
Hợp đồng thương mại là thoả thuận giữa thương nhân với thương nhân, thương nhân với các bên có liên quan nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ giữa các bên trong hoạt động mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thương mại và xúc tiến thương mại.
Hoá đơn thương mại là một chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hoá hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.
Vận đơn đường biển là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng trong đó có người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tải cảng đích với chất lượng đảm bảo và số lượng đầy đủ như biên nhận.
Bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hoá là chứng từ mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng Phiếu đóng gói được gửi cho nhà nhập khẩu và xuất trình cho hải quan kiểm tra hàng xuất khẩu.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào.
Hiện tại có nhiều loại C/O, tuỳ từng trường hợp khác nhau thì sử dụng các mẫu C/O theo quy định.
Bảng 1.1 Các mẫu chứng nhận nguồn gốc
C/O form A Mẫu C/O ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam
C/O form B Mẫu C/O không ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam C/O form D Các nước trong khối ASEAN
C/O form EAV Việt Nam – Liên minh Kinh tế Á – Âu
C/O form ICO Mẫu C/O cấp cho mặt hàng cà phê xuất khẩu của Việt Nam
C/O form T Mẫu C/O cấp cho cho hàng dệt may của Việt Nam đi EU
C/O form AJ Việt Nam và các nước ASEAN khác sang Nhật Bản
C/O form S Mẫu C/O ưu đãi cho Việt Nam sang Lào.
Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng là chứng từ nhằm kết luận lô hàng sau khi sản xuất có phù hợp với tiêu chuẩn và điều khoản chất lượng, số lượng cam kết trong hợp đồng hay không.
Lệnh giao hàng là chứng nhận hàng hoá mà doanh nghiệp nhập khẩu nhận được để trình cho cơ quan giám sát kho hàng trước khi có thể rút hàng ra khỏi container, kho, bãi, …
Tờ khai hàng hoá hải quan là một trong những loại văn bản được chủ hàng sư dụng để kê khai số liệu hàng hoá trong đó, để lực lượng kiểm sát khi xuất nhập khẩu hàng hoá nhìn rõ thông tin đưa hàng vào nước họ.
1.2.5 Phân loại các nghiệp vụ giao nhận hàng hòa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển
Theo tác giả Hesse, và M., & Rodrigue, JP (2004) đã phân loại như sau:
Căn cứ vào phạm vi hoạt động kinh doanh:
- Nghiệp vụ giao nhận hàng quốc tế: hoạt động nhận phục vụ cho tổ chức chuyên chở hàng hóa trên hai hay nhiều quốc gia khác nhau.
- Nghiệp vụ giao nhận nội địa: hoạt động giao nhận phục vụ cho tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một quốc gia
Căn cứ vào quy mô hoạt động kinh doanh:
- Nghiệp vụ giao nhận thuần túy: hoạt động giao nhận chỉ bao gồm việc gửi hàng đi hoặc nhận hàng đến
- Nghiệp vụ giao nhận tổng hợp: hoạt động giao nhận thuần túy và cả hoạt động xếp dỡ hàng, bảo quản hàng hóa, chuyển tải, hoạt động kho hàng
Căn cứ vào phương thức chuyển tải:
- Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường biển và đường thủy nội địa
- Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường bộ (đường sắt, đường ống)
- Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng đường hàng không
- Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa chuyên chở bằng vận tải đa phương thức
Căn cứ vào tính chất giao nhận:
- Nghiệp vụ giao nhận riêng: hoạt động giao nhận do người xuất - nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng lao động của bên công ty dịch vụ giao nhận
- Nghiệp vụ giao nhận chuyên nghiệp: hoạt động giao nhận của các nhà tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng.
1.2.6 Cơ sở pháp lí liên quan đến hoạt động giao nhận
Quy trình nghiệp giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên Container bằng đường biển
Quy trình xuất khẩu hàng hoá nguyên container bằng đường biển được mô tả tại sơ đồ 1.1 và được mô tả theo từng bước như sau:
Sơ đồ 1.1 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên Container bằng đường biển
Nguồn: Công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu
(1) Nhận yêu cầu từ khách hàng
VGM đến cho hãng tàu
B9: Phát hành Debit Note và gửi chứng từ cho đại lý
B11: Nhận hàng và giao hàng cho khách hàng
B12: Lập chứng từ kế toán
B10: Giao HBL cho khách hàng và kết bộ chứng từ
B1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
B2: Liên hệ hãng tàu đặt chỗ
B4: Đóng hàng và vận chuyển hàng đến cảng
B3: Gửi Booking Confirmation cho khách hàng
Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng bao gồm như sau:
Loại hàng: Căn cứu vào loại hàng, số lượng hàng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại container phù hợp (nếu hàng hoá là hàng tươi sống, rau rủ quả tươi thì sẽ sử dụng cont lạnh 20’RF, 40’RF tuỳ vào số lượng hàng hoá mà khách có; nếu là hàng bách hoá hoặc nông sản khô thì có thể chọn cont thường khô như: 20’DC, 40’DC, 40’HC hoặc các loại cont dành cho hàng cồng kềnh, quá khổ như 20’FR, 40’FR, OT).
Cảng đi, cảng đến: Đây là thông tin quan trọng quyết định đến giá cước vận chuyển bởi vì thông tin của cảng đi cảng đến sẽ xác định được quãng đường phải vận chuyển để tính ra được cước phí
Hãng tàu: Tuỳ vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào và mà nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn hãng tàu phù hợp với các ưu đãi tốt cho khách hàng Một số trường hợp khách hàng chỉ đi một vài line quen thuộc thì nhân viên kinh doanh sẽ căn cứ vào đó để báo giá cước cho khách hàng.
Thời gian dự kiến xuất hàng: Đây là yếu tố quan trọng để nhân viên kinh doanh tìm được lịch trình tàu chạy phù hợp nhất.
Các dịch vụ khác ngoài cước như khai thuê Hải quan, vận chuyển nội địa, …
(2) Liên hệ hãng tàu đặt chỗ
Khi khách hàng chấp nhận giá cước và lịch trình tàu chạy được đưa ra thì phòng CSV sẽ gửi thông tin về lô hàng cho hãng tàu để làm Booking Request Ngoài những thông tin do khách hàng cung cấp, trên Booking Request còn bổ sung thêm một số nội dung sau: tên tàu/ số chuyến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, nơi lấy cont rỗng, thời gian tàu dự tính đến cảng dỡ hàng, nơi đóng hàng và nơi hạ cont.
(3) Gửi Booking confirmation cho khách hàng
Hãng tàu xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận CSV bằng cách gửiBooking Confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng cho khách hàng Nhân viên CSV dùng Booking của hãng tàu gửi trực tiếp cho khách hàng đóng hàng Khi gửiBooking cho khách hàng phải yêu cầu xác nhận đã nhận được và thông báo rõ thời hạn gửi chi tiết làm Bill (Shipping Instruction Cut Off Deadline) của hãng tàu và thời hạn chỉnh sửa Bill (Bill of Lading Amendment Deadline) Sau khi nhận được Booking Confirmation từ hãng tàu, nhân viên CSV sẽ chuyển toàn bộ thông tin lô hàng cho bộ phận Document Processing (DP).
Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ thuê khai hải quan và vận chuyển nội địa của công ty thì khách hàng sẽ gởi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty Sau khi tiếp nhận nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng vào container ở cảng Sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó
Một bộ chứng từ cơ bản để chuẩn bị cho một lô hàng xuất khẩu gồm: Hợp đồng ngoại thương (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Tờ khai hải quan, Booking Confirmation, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng/số lượng (Certificate of Quality/Quantity).
(4) Đóng hàng và vận chuyển ra cảng
Sau khi có Booking Confirmation từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ nhận được thông tin chi tiết lô hàng xuất khẩu, thời gian đóng hàng và phối hợp với khách hàng để theo dõi đưa container rỗng đến địa điểm đã chỉ định để chủ hàng đóng hàng và đưa container ra CY theo đúng nơi quy định.
(5) Làm thủ tục Hải quan xuất khẩu
Khách hàng sẽ căn cứ vào các loại chứng từ như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và truy cập phần mềm khai báo Hải quan điện tử (còn gọi là ECUSKD) để truyền số liệu lên tờ khai cho Hải quan qua mạng Khi thực hiện thành công thì hệ thống của Hải quan sẽ tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng tờ khai Phân luồng tờ khai có ba luồng:
- Tờ khai luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa
- Tờ khai luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa Đối với hàng luồng vàng, công ty sẽ tiến hành nộp chứng từ cho hải quan tại chi cục hải quan doanh nghiệp đăng ký mở tờ khai
- Tờ khai luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ giấy, kiểm hóa lô hàng Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, nhiều thủ tục và tốn chi phí, thời gian, công sức nhất cho cả chủ hàng và hải quan.
Sau khi đóng hàng, khách hàng gửi chi tiết SI (Shipping Instruction), nhân viên phòng DP (Document Processing) dựa trên SI và Booking Confirmation để tiến hành phát hành HBL (House Bill of Lading) cho khách hàng
(7) Gửi chi tiết Master Bill cho hãng tàu
Sau khi khách hàng xác nhận HBL đúng chính xác, tiến hành gửi chi tiết chứng từ cho hãng tàu phát hành MBL (Master bill of Lading) trước thời hạn SI Cut Off.
Tùy theo từng lô hàng mà công ty yêu cầu hãng tàu phát hành Seaway B/L, Original B/L hay Surrendered B/L cho MBL Sau khi gửi chi tiết làm B/L, công ty yêu cầu hãng tàu gửi bản nháp MBL để kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên MBL và HBL có trùng khớp không Nếu kiểm tra thấy chưa đúng sẽ yêu cầu hãng tàu hoặc người xuất khẩu chỉnh sửa lại, chẳng hạn như trường hợp số cont trên MBL khác với HBL thì báo cho người xuất khẩu kiểm tra lại cho đúng, còn nếu như trường hợp số KGS sai thì báo lại cho hãng tàu để chỉnh sửa theo HBL.
Sau khi tàu chạy, hãng tàu gửi MBL cho phòng Chứng từ của công ty Phòng Chứng từ đưa cho nhân viên Giao nhận B/L đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và B/L.
(8) Gửi VGM đến hãng tàu
TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU ĐÀ NẴNG
Giới thiệu chung về công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu – Chi nhánh Đà Nẵng
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận toàn cầu
Trụ sở chính: Phòng 16, Tầng 3, Số 3, Đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành Phố Hải Phòng, Việt Nam.
Ngành nghề hoạt động: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải Website: https://www.glotransvn.com.vn/he-thong-van-phong/glotrans-da-nang Tên đại diện pháp lý: Ông Trần Anh Giang
Chức Vụ: Tổng giám đốc
Hình 2.1 Logo Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu
Hội viên các hiệp hội: VCCI, VLA, FIATA, WCA, FCN, PGA, CLC
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu, tên giao dịch là Glotrans là một doanh nghiệp trẻ đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, vận chuyển Được thành lập vào ngày 14 tháng 8 năm 2009 tại Hải Phòng – một trong những thành phố cảng biển lớn nhất cả nước Qua hơn 12 năm hình thành và phát triển, hiện tại Glotrans đã thành lập hệ thống 9 văn phòng trải dài trên cả nước cùng với mạng lưới rộng khắp Việt Nam và hệ thống đại lý ở hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ, cho phép vận chuyển hàng hoá đi đến hầu hết các nước trên thế giới Ý tưởng thành lập nên hệ thống văn phòng từ Bắc vào Nam với mục đích là đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng và các đối tác khác nhau Ngay từ những ngày đầu mới thành lập công ty, công ty luôn tập trung nổ lực học hỏi, lắng nghe, sáng tạo và cải tiến hơn trong các hoạt động để luôn tạo ra giá trị, mang lai những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, với một niềm tin mạnh mẽ đó là một doanh nghiệp trẻ, hăng say nổ lực tìm kiếm thêm nhiều giá trị cho khách hàng. Để có được vị trí như ngày hôm nay là sự phấn đấu của cả một tập thể và người đứng đầu dẫn dắt con thuyền này chính là ông Trần Anh Giang, người đã luôn tạo động lực, cố gắng đoàn kết chung một lòng cùng với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệp, kiến thức chuyên môn cao đã giúp công ty ngày phát triển một cách nhanh chóng Đặc biệt hơn, Glotrans cũng là thành viên của hiệp hội Giao nhận toàn cầu (FIATA), Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam, Hội phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI), và một số các hiệp hội khác Công ty cũng đã quan tâm đến các vấn đề rủi ro và thiếu sót trên các Vận tải đơn bằng Đường biển và đường Hàng không, bằng cách ký kết với một số công ty bảo hiểm có uy tín nhằm đem lại sự an tâm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty
2.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị
Tầm nhìn của chúng tôi là xây dựng Công ty Toàn Cầu là công ty dẫn đầu trong việc cung cấp những giải pháp logistics sáng tạo, luôn vượt qua sự trông đợi của khách hàng.
Công ty Toàn Cầu là sợi liên kết giá trị nhất trong chuỗi cung ứng của khách hàng thông qua việc xác định đúng sản phẩm, đúng địa điểm, giá cả phù hợp, thời gian hợp lý và trong điều kiện thích hợp.
Chúng tôi luôn chủ trương tiêu chí tôn trọng lẫn nhau, ý thức chất lượng, cùng tham gia quản lý và minh bạch.
2.1.4 Hệ thống các chi nhánh
Bảng 2.2 Hệ thống các chi nhánh của công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận toàn cầu ST
1 Hải Phòng Phòng 16, Tầng 3, Số 3, Đường Lê Thánh Tông, Phường Máy
Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành Phố Hải Phòng, Việt Nam.
2 Hà Nội Tầng 4, Số A24/D7, Ngõ 66, Đường Khúc Thừa Dụ, Phường
Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
3 Bắc Ninh Số 10, Đường Nguyễn Đăng Đạo, Quận Tiền An, Thành phố
Tầng 4, Tòa nhà Trọng Thức, Số 630-632, Đường Ngô Quyền, Phường An Hải Bắc, Quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam.
5 Quy Nhơn Tầng 2, Tòa nhà Hoa Tiêu, Số 01, Đường Nguyễn Dữ, Phường
Hải Cảng, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam
6 Nha Trang Số 74B, Đường Trịnh Phong, Thành Phố Nha Trang, Tỉnh
7 Vũng Tàu Số 93, Đường Lê Lợi, Quận Thắng Nhì, Thành phố Vũng Tàu,
* Văn phòng chính: Lầu 3, Số 55 Lê Quốc Hưng, Phường 13, Quận 04, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
* Văn phòng giao dịch: Tầng 5, Tòa nhà H2, Số 196 Hoàng Diệu, Phường 08, Quận 04, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
9 Cà Mau Số 40, Đường A3, Phường Hưng Phú 1, Quận Cái Răng, Thành phố Cần Thơ, Việt Nam.
Nguồn: Công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu
Với hệ thống mạng lưới văn phòng trải dài từ Nam ra Bắc, Glotrans thể hiện nên được quy mô và khả năng phát triển vượt bật cùng với các đối thủ trong khu vực, sự phát triển này khẳng định rằng, Glotrans luôn đảm bảo đáp ứng cung cấp đầy đủ, kịp thời về các dịch vụ của công ty để đảm bảo sự an tâm nhất đến quý vị khách hàng Một lần nữa khẳng định được sự năng động, nhiệt huyết cùng với trình độ chuyên môn cao trong lĩnh vực đã làm cho khách hàng và các đối tác tin rằng Glotrans là công ty có dịch vụ chuyên nghiệp, xứng đáng là công ty có dịch vụ chất lượng cao để khách hàng sử dụng.
Các dịch vụ và ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu bao gồm:
- Dịch vụ gom hàng lẻ
- Cung ứng và đại lý tàu
- Vận tải đa phương thức
- Báo cáo quyết toán hải quan
- Vận chuyển xuyên biên giới
- Và các dịch vụ khác
2.1.6 Cơ cấu tổ chức kinh doanh
Bộ phận khai thác hiện trường
Phòng dịch vụ khách hàng
Phòng hành chính – kế toán
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức kinh doanh của Chi nhánh công ty TNHH Vận tải và
Tiếp vận toàn cầu – Đà Nẵng
Nguồn: Phòng kế toán công ty Glotrans
2.1.7 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc là bộ phận có chức năng điều hành tối cao nhất của doanh nghiệp, phụ trách những việc điều hành, tổ chức công việc kinh doanh của công ty, thực hiện các quyền và nghĩa vụ như sau:
Quyết định, thực hiện các nghị định liên quan đến công việc hằng ngày của công ty.
Quản lý, giám sát, điều hành các công việc kinh doanh và vận tải hằng ngày. Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với nhân viên trong Công ty.
Quyết định các hợp đồng kinh doanh.
Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng nguồn lao động.
Quản lý toàn bộ tài sản của công ty. Định hướng, xây dựng, triển khai ý tưởng phát triển kinh doanh dịch vụ. Đào tạo, phát triển nhân viên và động viên khuyến khích tinh thần làm việc cho các bộ công nhân viên.
Là bộ phận có chức năng tham mưu, đưa ra các ý kiến, đề xuất lên cho Ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến dịch vụ của công ty như ký các hợp đồng kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá, tìm kiếm khách hàng để cung cấp sản phẩm đến cho khách hàng, là bộ phận tư vấn, giải quyết các vấn đề liên quan đến vận chuyển hàng hoá.
Phòng dịch vụ khách hàng
Là nơi có chức năng tiếp nhận thông tin khiếu nại, phản hồi từ khách hàng, từ đó đưa ra các phương hướng để giải quyết, phối hợp cùng với trưởng phòng kinh doanh xin ý kiến, thảo luận tại các cuộc họp giao ban.
- Bộ phận làm giá: Liên hệ hãng tàu, đại lý nước ngoài để xin giá cước tốt nhất, lấy booking từ hãng tàu Nhận các yêu cầu làm chứng từ xuất nhập khẩu Truyền tờ khai hải quan, làm hoá đơn cho các lô hàng, làm thông báo hàng đến gửi đến cho khách hàng, cập nhật lịch trình các lô hàng để báo cho khách hàng, hỗ trợ các bộ phận khác.
- Bộ phận khai thác hiện trường: Nhận bộ chứng từ xuất nhập khẩu từ phòng kinh doanh/phòng dịch vụ khách hàng, hỗ trợ thủ tục nộp thuế, thông quan hải quan, lấy hàng tại cảng biển, cảng hàng không, Đi làm chứng từ, các loại giấy phép, kiểm hoá, trực tiếp khai truyền hải quan
- Bộ phận điều vận: Nhận lệnh báo xin xe, container từ phòng dịch vụ khách hàng Sắp xếp, điều phối xe đến đóng hàng hạ bãi hoặc rút hàng, chở về kho Xử ký các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Phòng hành chính - kế toán Đảm bảo những công việc liên quan đến các khoản công nợ phải thu hay các khoản phải chi trả khách hàng trong nước và nước ngoài Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu – chi phát sinh trong công ty như kiểm tra các phiếu thu, phiếu chi, ký xác nhận,giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ giấy tờ liên quan đến quá trình này.Ngoài ra bộ phận kế toán là bộ phận tham mưu cho Giám đốc công tác điều hành công việc về quản lý tài sản, tiền vốn đáo ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh cho đúng Pháp luật, tham mưu kịp thời cho hoạt động phát triển của công ty.
2.1.8 Về nguồn nhân lực của công ty
Bảng 2.3 Nguồn nhân lực của Chi nhánh công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu Đà Nẵng năm 2022
Theo giới tính Theo trình độ Theo độ tuổi
Thấp hơn đại học Đại học và trên đại học
Nguồn: Bộ phận kế toán
Dựa vào bảng phân tích, có thể thấy được nguồn nhân lực của công ty là nguồn nhân lực trẻ, 100% đều ở trình độ đại học và trên đại học Điểm mạnh của công ty đó chính là năng lược của sức trẻ với tỉ lệ nhân viên từ 20-25 tuổi chiếm hơn 44% nguồn nhân lực của công ty Tận dụng được sự nhiệt huyết và sự năng động, dám đương đầu với thử thách, luôn sẵn sàng thử sức với các công việc mới và nhiều áp lực để chứng tỏ năng lực bản thân Công ty cũng chú trọng nguồn nhân lực trẻ vừa mới ra trường để có thể đào tạo cũng như tạo cơ hội để phát triển cho họ Nguồn nhân lực từ độ tuổi 26-35 chiếm 38,89%, có thể nói đây là độ tuổi thích hợp để cùng với nguồn nhân lực trẻ cùng đồng hành và chia sẻ trong quá trình làm việc, để tạo nên môi trường cân bằng Tuy nhiên đây cũng chính là điểm yếu của công ty khi mà, nguồn nhân lực bị chiếm bởi đa số là những người trẻ, còn ít kinh nghiệm và trải nghiệm trong lĩnh vực, vì vậy còn gặp phải nhiều khó khăn khi giải quyết sự cố xảy ra trong hoạt động giao nhận hàng hoá. Nhìn chung đối với công ty mới thành lập trong vòng 8 năm qua, cơ cấu về trình độ và đội hình nhân lực được đánh giá tương đối hoàn chỉnh
2.1.9 Phân tích tình hoạt động của công ty từ năm 2020-2022
Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container FCL bằng đường biển tại chi nhánh công ty tnhh vận tải và tiếp vận toàn cầu tại đà nẵng
2.2.1 Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên Để nắm rõ hơn về quy trình, bài nghiên cứu lấy ví dụ cụ thể về một hợp đồng liên quan đến lô hàng xuất khẩu nguyên container của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương Việt Nam ký hợp đồng xuất khẩu lô hàng là hoá chất công nghiệp Ammonium chloride (NH4CL) với công ty TNHH Typhoon Global (Nhật Bản) Đồng thời, bên cạnh đó công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương cũng ký kết hợp đồng với Chi nhánh công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn cầu Đà Nẵng, thay mặt công ty để xuất khẩu lô hàng này, thông quan xuất khẩu và vận chuyển, giao hàng đến hãng tàu Evergreen Marine Corporation-EMC Người nhận hàng trực tiếp là công ty TNHH Typhoon Global và người gửi hàng là công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương, bên được uỷ thác xuất khẩu là Chi nhánh công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn cầu Đà Nẵng.
Shipper: TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương
Consignee: Typhoon Global Co., Ltd
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan trong nghiệp vụ xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển Diễn giải
(1) Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương (Việt Nam) ký hợp đồng xuất khẩu mặt hàng hoá chất công nghiệp Ammonium chloride với công ty Typhoon Global (Japan)
(2) Công ty Ngàn Hương ký kết hợp đồng dịch vụ với Chi nhánh công ty TNHH Vận
Tải và Tiếp Vận Toàn cầu Đà Nẵng về việc làm thủ tục xuất khẩu, vận chuyển và giao hàng cho công ty Typhoon Global.
(3) Công ty Glotrans tiến hành liên hệ đặt chỗ với hãng tàu Evergreen ở Việt Nam
(4) Công ty Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương tiến hành đóng hàng và mang hàng ra cảng giao cho hãng tàu Evergreen vận chuyển
(5) Hãng tàu sau khi nhận được hàng, sẽ tiến hành phát hành Master Bill cho công ty
Glotrans để làm bằng chứng giao hàng.
(6) Công ty Glotrans lại tiến hành phát hành House Bill cho công ty Xuất Nhập Khẩu
Ngàn Hương để làm bằng chứng giao hàng
(7) Hãng tàu ở Việt Nam sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến đại lý hãng tàu Evergreen tại Japan
(8) Sau khi bên công ty Typhoon Global đã làm thủ tục thanh toán tiền hàng, thì công ty Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương sẽ chuyển các chứng từ cần thiết cho công ty Typhoon Global để làm thủ tục nhận hàng
(9) Công ty Typhoon Global xuất trình cho hãng tàu Evergreen tại Japan các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
2.2.2 Mô tả cụ thể và phân tích về các bước trong quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container bằng đường biển
2.2.2.1 Giới thiệu chung về lô hàng
Nhà xuất khẩu: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương
Nhà nhập khẩu: Typhoon Global Co., Ltd
Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận xuất khẩu: Chi nhánh công ty TNHH vận tải và tiếp vận toàn cầu Đà Nẵng
Mặt hàng xuất khẩu: hoá chất công nghiệp Ammonium chloride
HS Code: 28271000 Điều kiện giao hàng: CIF
Hợp đồng xuất khẩu theo giá USD
Tổng trọng lượng hàng hoá: 32,537.6000Kgs
Cảng xếp hàng: Cảng Cát Lái, Việt Nam
Cảng dỡ hàng: Osaka, Japan
Tàu/ số chuyến: EVER PRIMA 0194-371N
Ngày khởi hành dự kiến: Dec 28 th ,2022
2.2.2.2 Kiểm tra thông tin và tư vấn lô hàng xuất khẩu
Trước hết sau khi đã nắm được các thông tin cơ bản liên quan hết lô hàng, nhân viên Sales sẽ tiến hành gửi hỏi giá đến bộ phận CSV, sau đó bộ phận CSV sẽ tiến hành hỏi giá từ các hãng tàu phù hợp, hoặc theo các yêu cầu mà khách hàng chỉ định Khi đã nhận được phản hồi giá từ hãng tàu, nhân viên Sales tiến hành làm báo giá, sau đó gửi cho khách hàng Sau khi khách hàng và công ty Glotrans thoả thuận về giá cước tàu,nhu cầu vận tải nội địa, thủ tục hải quan, địa điểm nhận hàng thì công ty vận chuyểnGlotrans và công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Ngàn Hương sẽ tiến hành ký hợp đồng vận tải Khi khách hàng xong kế hoạch xuất khẩu lô hàng này, họ sẽ chủ động liên hệ với nhân viên phụ trách của lô hàng này Nhân viên của bộ phận CSV của Glotrans sẽ liên hệ với hãng tàu để nắm bắt tình hình giá cả hiện tại, lịch tàu chạy xem có phù hợp với ngày giao hàng bên công ty khách hàng yêu cầu hay không, nhằm tiện trong việc cập nhật báo giá đến khách hàng Đối với lô hàng này vì công ty TNHH Xuất NhậpKhẩu Ngàn Hương là một trong những khách hàng có mối quan hệ gần gũi, thân thiết của công ty Glotrans nên việc đàm phán và ký kết hợp đồng đã được thỏa thuận trước đó và khi muốn xuất khẩu một lô hàng, công ty Ngàn Hương chỉ cần gửi Booking Request cho Glotrans để tiến hành đặt lịch tàu.
Trước khi tiến hành đặt chỗ với hãng tàu cho lô hàng này, nhân viên của công ty Glotrans sẽ làm việc với nhân viên phụ trách của công ty Ngàn Hương để kiểm tra một số thông tin và tư vấn thêm các điều kiện cần thiết như:
- Hóa đơn thương mại: Khi nhận hóa đơn thương mại từ công ty Ngàn Hương thì công ty Glotrans sẽ kiểm tra kĩ tính chính xác của chứng từ này, vì mục đích chính của chứng từ này là để thanh toán nên cần kiểm tra các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng.
- Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra invoice và packing list trước khi tiến hành thực hiện các bước tiếp theo.
- Tư vấn mã HS code cho công ty Ngàn Hương để tránh trường hợp bị sai trong bước thông quan hàng hoá.
- Đối với lô hàng này, mặt hàng này này là hàng hoá chất công nghiệp, thuộc vào hàng nguy hiểm nên cần yêu cầu về bảng chỉ dẫn an toàn hoá chất MSDS, vì vậy cần tư vấn hoặc hỏi thêm các thông tin liên quan từ phía khách hàng trong quá trình xuất khẩu hàng hoá
- Dự toán chi phí vận chuyển và giao nhận Sau đó gửi lại báo giá dịch vụ cho công ty Ngàn Hương để chuẩn bị kế hoạch tiếp theo.
2.2.2.3 Lấy booking từ hãng tàu
Sau khi nhận email, công ty Ngàn Hương sẽ gửi cho nhân viên chứng từ của công ty Glotrans một bản Booking Request trong đó thể hiện các thông tin như sau: Shipper: Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Ngàn Hương Địa chỉ: 133K, Trần Hưng Đạo, Phường An Phú, Quận Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ, Việt Nam.
Sau khi tiếp nhận các thông tin Booking Request từ công ty Ngàn Hương gửi thì nhân viên chứng từ sẽ tiến hành liên hệ với nhân viên sales của hãng tàu để đặt chỗ. Đối với lô hàng này, công ty sẽ đặt chỗ trên hãng tàu Evergreen.
2.2.2.4 Nhận Booking Note và Lệnh cấp container rỗng
Hãng tàu Evergreen sẽ gửi lại cho Glotrans một bản Booking Confirmation có nội dung được thể hiện đầy đủ như yêu cầu của Glotrans Ngay khi nhận được Booking Confirmation của đại lý hãng tàu, công ty Glotrans sẽ tiếp tục kiểm tra và gửi cho khách hàng để xác nhận lại thông tin và sửa đổi (nếu cần) Đồng thời, nhân viên chứng từ cũng gửi Booking Confirmation cho nhân viên bộ phận điều độ để tiến hành đóng hàng và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu Booking Confirmation được dùng để xác nhận rằng công ty Glotrans đã yêu cầu hãng tàu cấp một container rỗng để đóng hàng Thông tin thể hiện trên Booking Confirmation bao gồm:
Bảng 2.7 Bảng thông tin của lô hàng trên Booking Confirmation
Cảng xếp Cang Cat Lai, Việt Nam
Hạn chót nộp SI 14:00 pm Dec 26 th, 2022
Hạn chót nộp VGM 17:00 pm Dec 26 th , 2022
Thời hạn cuối giao container tại cảng xuất 03:00 am Dec 28 th , 2022
Ngày tàu chạy Dec 28 th 2022
Dự kiến ngày tàu đến Dec 28 th 2022
Nguồn: Bộ phận OPS công ty Glotrans
Sau khi nhận được Booking Confirmation, bộ phận điều độ sẽ giao các chứng từ và seal tàu cho tài xế kéo xe container tới depot Cát Lái, đóng phí nâng container cho thương vụ bãi và lấy cont rỗng vận chuyển đến kho của công ty Ngàn Hương đóng hàng vào container Sau khi đã đóng hàng xong tại kho, container sẽ được bấm seal(niêm phong kẹp chì), sau đó tài xế tiến hành chở container này đến cảng Cát Lái để tiến hành hạ container và đóng phí hạ container.
Một vài lưu ý trong quá trình nhân viên hiện trường nhận vỏ container có chất lượng tốt đó là: vỏ container không rách, thùng hay trục cửa container không được bị méo hoặc bẹp, sàn sạch không bẩn, sàn không bị hư hại…
2.2.2.5 Công ty xuất khẩu chuẩn bị hàng hoá
Công ty Ngàn Hương cần chuẩn bị hàng hoá đầy đủ và đóng gói theo tiêu chuẩn, sau đó thông báo với Glotrans về thời gian đóng hàng xong và các yêu cầu về thời gian giao hàng.
2.2.2.6 Khai báo hải quan điện tử
Bước 1: Đăng nhập và truy cập vào phần mềm Ecus
Công ty Ngàn Hương sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5 – VNACCS Sau khi đăng nhập và truy cập vào được ECUS5, nhấn chọn vào mục “Hệ thống” trên menu của phần mềm Tiếp theo, chọn vào mục “Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu” sau đó nhập vào đầy đủ các thông số về tài khoản khai báo và nhấn nút “Chọn”.
Bước 2: Thiết lập hệ thống Trước khi bắt đầu việc khai báo, phải tiến hành thiết lập các thông số cần thiết để kết nối đến hệ thống hải quan Sau đó tiến thành chọn theo trình tự như sau: “Hệ thống -> Thiết lập thông số khai báo VNACCS -> Nhập các thông tin -> Ghi -> Kiểm tra kết nối”
Bước 3: Khởi tạo tờ khai xuất khẩu Đầu tiên, cần phải đăng ký mới tờ khai xuất khẩu bằng cách chọn vào “Tờ khai hải quan -> Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA).
Bước 4: Điền các thông tin tại các trường thông tin chung Các thông tin ban đầu trong tờ khai hải quan xuất khẩu bao gồm:
- Nhóm loại hình: kinh doanh, đầu tư
- Mã loại hình: B11 – Xuất kinh doanh
- Cơ quan Hải quan: 02CI - Chi Cục Hải Quan Cảng Sài Gòn KVI
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: 02
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2
- Người nhập khẩu: Typhoon Global Co., Ltd 4-12-6 Shinagawa Sea Side Canal Tower 14F, East-Shinakawa, Shinakawa, Tokyo, Japan.
Đánh giá quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container tại chi nhánh công ty TNHH vận tải và tiếp vận toàn cầu Đà Nẵng
Trong quá trình tìm hiểu, phân tích về quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container tại chi nhánh công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu Đà Nẵng thì có một số ưu điểm và nhược điểm như sau:
Bảng 2.9 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm của các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hoá nguyên container của công ty Glotrans
Các bước trong quy trình Ưu điểm Nhược điểm
Nhận yêu cầu từ khách hàng
Khả năng tiếp cận khách hàng nhanh chóng
Tác phong làm việc chuyên nghiệp
Tư vấn thông tin cho khách hàng kịp thời
Quá trình báo giá đến khách hàng còn chậm, tốn nhiều thời gian
Hệ thống mạng, email thường xuyên có vấn đề, ảnh hưởng đến chất lượng đường truyền thông tin
Liên hệ hãng tàu đặt chỗ
Có mối quan hệ tốt với hãng tàu -
Thời gian nhanh chóng Độ chính xác cao - Đóng hàng và vận chuyển hàng đến cảng
Theo dõi sát tiến độ của khách hàng, nhằm có các phương án giải quyết nhanh chóng.
Khách hành không đóng hàng kịp, ảnh hưởng đến thời gian cut off, tốn thêm các chi phí hoặc là rớt hàng lại
Nghiệp vụ chuyên môn cao, ít xảy ra sai sót
Thiếu một số thông tin ảnh hưởng đến quá trình khai báo hải quan, làm ảnh hưởng đến thời gian khai báo
Các bước trong quy trình Ưu điểm Nhược điểm
Chưa có hệ thống phần mềm tiên tiến như FOS (Freight Operating System) để phát hành các loại chứng từ một các nhanh chóng.
Gửi chi tiết MBL cho hãng tàu - -
Gửi SI & VGM đến cho hãng tàu
Nhân viên theo dõi và kiểm tra thông tin liên tục chắc chắn về thông tin khai báo đầy đủ
Note và gửi chứng từ cho đại lý
Dịch vụ công ty linh hoạt, có thể chi hộ cho khách hàng các khoản phí phải đóng cho hãng tàu
Một số trường hợp không gửi kịp Pre-alert cho đại lý nước ngoài ngay sau khi tàu chạy, làm ảnh hưởng đến quá trình Khai Manifest cho Hải quan nước nhập khẩu Giao HBL cho khách hàng và kết bộ chứng từ
Nhận hàng và giao hàng cho khách hàng
Nhiều đối tác ở các khu vực, việc giao hàng nhanh chóng
Nhận được sự hài lòng của khách hàng Đường truyền email thường gặp lỗi, ảnh hưởng đến quá trình gửi chứng từ, vì vậy ảnh hưởng đến quá trình nhận chứng từ để lấy hàng về
Lập chứng từ kế toán
Hình thức thanh toán linh hoạt, giúp khách hàng tiện lợi trong quá trình thực hiện thanh toán
Quá trình thu hồi công nợ còn gặp khó khăn nguyên nhân từ khách hàng trả chậm
Tiếp nhận và xử lý thông tin hồ sơ, chứng từ khi nhận từ khách hàng và các bộ phận liên quan nhanh chóng, một phần là do văn hoá làm việc công ty và sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc của nhân sự trong công ty kết hợp với kinh nghiệm lâu năm của một vài nhân sự trong bộ phận chứng từ.
Kiểm tra các thông tin, các yếu tố bao gồm có, các phát sinh liên quan đến mặt hàng xuất khẩu, để tư vấn cho khách hàng tốt Thế mạnh này là nhờ sự mở rộng của công ty, đa dạng các loại hàng hoá xuất khẩu, vì vậy đem lại nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm việc để hỗ trợ tốt cho khách hàng.
Các tình huống vấn đề được nhanh chóng xử lý tốt
Hoạt động phê duyệt, trình ký các chứng từ được xử lý nhanh chóng, không bị trì hoãn.
Các nhân viên trong công ty được phân việc và bố trí làm việc cùng nhau hợp lý, tạo nên sự ăn ý trong quá trình cùng làm việc.
Ban lãnh đạo, kiểm soát chặt chẽ các hoạt động, hồ sơ chứng từ để đảm bảo tính đúng đắn, tránh các sai sót trong quá trình thực hiện công việc.
Nhân viên trong công ty được bố trí cài đặt hệ thống dịch vụ thư điện tử Outlook, Skype giúp hỗ trợ trao đổi công việc thuận tiện và tạo nên tính chuyên nghiệp.
2.3.2 Vấn đề Glotrans đang đối mặt
Bên cạnh những điểm hoàn thiện trong quy trình xuất khẩu hàng hoá nguyên container bằng đường biển, công ty vẫn còn một số hạn chế nhất định, cần được khắc phục như:
2.3.2.1 Quy trình gửi báo giá cho khách hàng còn chậm
Trong quá trình tìm kiếm khách hàng, việc cập nhật và báo giá về các tuyến hàng cho khách hàng là bước đầu quan trọng để tiếp cận với khách hàng Sau khi nhận được thông tin của lô hàng từ khách hàng, việc của nhân viên sales là tiến hành trao đổi và báo giá cho khách hàng Tuy nhiên trong quá trình báo giá cho khách hàng còn gặp phải nhiều vấn đề, thời gian check giá để báo giá cho khách hàng chưa đáp ứng kịp thời Như ở mục 3.3.2 đã trình bày, quá trình báo giá cho khách hàng phải thông qua nhiều bước, và với mỗi lô hàng, nhân viên sales phải check giá khác nhau Vì vậy, với số lượng khách hàng và lô hàng cần báo giá trong mỗi ngày, sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức mà vấn đề này chính là nhược điểm lớn của bộ phận Pricing Trong trường hợp khách cần giá gấp thì chưa thể đáp ứng được Cụ thể lộ trình sẽ như sơ đồ bên dưới:
Sơ đồ 2.4 Quy trình báo giá cho khách hàng
Nguồn: Bộ phận bán hàng công ty Glotrans Ở hình minh hoạ trên, chỉ với bước nhỏ trong cả một quy trình về xuất khẩu hàng hoá, tuy nhiên, ở bước này, lại làm tốn khá nhiều thời gian và công sức cho các bộ phận liên quan Đây chính là vấn đề còn tồn đọng, cần được tối ưu hoá về quy trình để tăng năng suất cho một chuỗi các hoạt động liên tục trong quá trình thực hiện công việc.
2.3.2.2 Nguồn nhân lực còn non trẻ
Hầu hết nhân sự của công ty tập trung từ độ tuổi 20-25 vì vậy kinh nghiệm lâu năm trong ngành còn thấp, khả năng xử lý tình huống còn hạn chế Đây cũng là điểm cộng cũng là điểm trừ của công ty Khi ngành Logistics là một ngành đầy thách thức, với những rủi ro và tình huống bất ngờ, đòi hỏi người làm trong ngành dịch vụ Logistics phải hội tủ đủ cả yếu tố về kiến thức, kinh nghiệm và sự trải nghiệm để giải quyết tình huống một cách nhanh chóng và kịp thời.
2.3.2.3 Cơ sở vật chất chưa hoàn thiện
Các thiết bị in ấn trong văn phòng thường sử dụng chưa được mượt mà, làm ảnh hưởng đến quá trình in ấn chứng từ, ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công việc.
Hệ thống email và đường truyền hay gặp trục trặc, ảnh hưởng rất lớn đến quá trình làm việc, gây trì hoãn và bất tiện trong quá trình giao nhận hàng hoá.
Ngoài ra, công ty chưa có đội xe vận chuyển chuyên dụng làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh, cụ thể là về chi phí vận chuyển nội địa cao hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường hiện nay, chưa chủ động trong quá trình điều độ xe
Sales Bộ phận CSV Hãng tàu
Mức độ xây dưng thương hiệu của công ty còn thấp, chưa có tính mới mẻ, khả năng cạnh tranh về thương hiệu trong thị trường ngành Logistics còn thấp hơn nhiều so với các đối thủ cạnh tranh khác Đại đa số khách hàng vẫn chưa nhận diện được thương hiệu của công ty, điều này thể hiện được rằng, công ty vẫn chưa tạo được tiếng vang vì vậy công ty cần thay đổi hình thức marketing để phù hợp hơn với xu thế của hiện tại.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY
Định hướng phát triển và mục tiêu hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container tại chi nhánh công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu tại Đà Nẵng
Cùng với những cơ hội và thách thức trong lĩnh vực Logistics ở Việt Nam hiện tại, trong giai đoạn sắp tới, định hướng phát triển của công ty là tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ để tiếp tục làm tăng thêm giá trị cảm nhận cho khách hàng Với mục tiêu luôn đặt quyền lợi của khách hàng lên hàng đầu, sẵn sàng đáp ứng những nhu cầu của khách hàng nhất có thể, mang lại sự tin tưởng bền vững giữa khách hàng đối với công ty Song song với việc giữ chân khách hàng, công ty cũng tiến hành mở rộng tìm kiếm những khách hàng mới Để làm được điều đó, Glotrans cần tập trung vào các nhiệm vụ như sau:
Thứ nhất, tiếp tục mở rộng thêm về số lượng nhân viên sales trong hệ thống bán hàng, để tiếp tục làm tăng thêm nguồn data khách hàng mới, từ đó mới là cơ sở để mở rộng thêm các mối quan hệ với khách hàng, gây dựng được niềm tin với khách hàng trong hoạt động giao nhận hàng hoá.
Thứ hai, tăng cường đầu tư đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng khả năng cần thiết trong quá trình làm việc
Thứ ba, đầu tư vào hình ảnh marketing, chào giá dịch vụ nhanh chóng Tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng với nhiều phương thức linh hoạt khác nhau
Một số giải pháp đề xuất hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu nguyên container tại chi nhánh công ty TNHH Vận tải và tiếp vận toàn cầu tại Đà Nẵng
3.2.1 Xây dựng bảng hệ thống giá Ở phần định hướng phát triển ở mục 3.1, mục tiêu phát triển đó là giữ chân khách hàng hiện tại và tìm kiếm mở rộng khách hàng mới Để thực hiện tốt vấn đề này, trong quá trình phân tích vấn đề ở phần 2.2.2.2 Tư vấn và báo giá cho khách hàng trong Quy trình giao nhận hàng hoá Nhận thấy còn điểm tồn tại đó là bước một báo giá còn gặp phải nhiều khó khăn, gây mất thời gian Cụ thể là từ giai đoạn có thông tin lô hàng của khách hàng cho đến giai đoạn báo giá cho khách Ở bước này thì nhân viên Sales người tiếp nhận thông tin từ khách hàng phải tiến hành gửi hỏi giá cho bộ phận CSV, sau đó bộ phận CSV mới tiến hành gửi hỏi giá đến hãng tàu Thay vào đó, ở khâu làm giá, cần tiến hành tổ chức một đội ngũ, chuyên làm giá cho từng tháng, và giá cả này đáp ứng có hiệu lực trong thời hạn nhu cầu của khách hàng, cụ thể là cần thực hiện như sau:
Thứ nhất, Xây dựng thêm đội ngũ Pricing, chuyên làm giá cho công ty, như giá TTHQ, Trucking, Cước biển.
Thứ hai, Bảng giá phải có hiệu lực theo từng tháng, thậm chí tốt hơn có thể theo từng quý Ngoài ra cần phải liên tục cập nhật về biến động giá cả trong từng thời điểm để kịp thời làm báo giá cho khách hàng.
Thứ ba, Bảng giá làm cần có tính cạnh tranh ngang bằng hoặc hơn so với các đối thủ cạnh hiện tại Để làm được điều này, đội ngũ Pricing của công ty phải nỗ lực đàm phán với hãng tàu và xin được chiết khấu tốt nhất mang lại cho công ty, xây dựng mối quan hệ với hãng tàu, biết được lợi thế của từng hãng tàu đối với từng tuyến hàng từ đó mang lại giá cả cạnh tranh nhất về cho công ty.
Cuối cùng, Đối với những tuyến hàng hiếm, chưa có giá sẵn thì bộ phận CSV và bộ phận kinh doanh cần có sự thống nhất với nhau bằng cách cam kết về thời gian gửi báo giá, để bộ phận kinh doanh báo giá cho khách hàng kịp thời.
3.2.2 Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ nhân viên
Nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý nhân sự ở công ty bằng cách không chỉ là tuyển dụng mới nhân tài, mà cần phải giữ chân được nhân tài bằng cách thực hiện cải thiện các chế độ đãi ngộ, phúc lợi đối với nhân viên Vì đó sẽ là nguồn động lực to lớn để thúc đẩy sự phát triển của nguồn nhân lực.
Nhận thấy, nguồn nhân lực ở công ty hiện tại là nguồn nhân lực trẻ vậy nên việc nâng cao chất lượng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên là điều cần thiết qua các hoạt động như là tổ chức tham gia các hội thảo chuyên ngành đến lĩnh vực giao nhận, tham gia hội chợ để học hỏi mở rộng thêm các mối quan hệ đối với khách hàng Ngoài ra, cần đầu tư để đội ngũ nhân viên theo học các khoá học về để nâng cao trình độ làm việc
3.2.3 Hoàn thiện thiết bị và cơ sở vật chất của công ty Đầu tư thêm hoặc thay thế các thiết bị đã cũ như là máy photocopy, máy fax, máy scan bằng những máy mới sẽ giúp bộ phận chứng từ xử lý nhanh chóng hơn, hạn chế việc mất thời gian Nâng cấp hệ thống email và điện thoại để hạn chế tình trạng lỗi, trục trặc, ảnh hưởng đến quá trình truyền gửi chứng từ, trao đổi công việc.
Trên mục tiêu định hướng là mở rộng thị trường kinh doanh, thì vấn đề cơ sở vật chất cần nên được chú trọng đầu tư, như lên kế hoạch mở rộng không gian làm việc, để tuyển dụng mới Ngoài ra, bố trí và sắp xếp lại không gian làm việc và nghỉ ngơi để nhân viên có những sự thoải mái nhất trong quá trình làm việc, để mục đích cuối cùng là tăng gia năng suất làm việc của nhân viên Đầu tư, xây dựng hệ thống đội xe vận tải chuyên dụng, điều này làm gia tăng thêm khả năng cạnh tranh về giá cả của công ty trong kế hoạch dài hạn, đảm bảo nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh khi xảy ra sự cố, chủ động trong quá trình vận chuyển.
3.2.4 Tăng cường đầu tư hệ thống marketing
Hiện tại Glotrans cũng đã và đang tiến hành đầu tư cho hình ảnh và thương hiệu của Glotrans dưới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên chưa thực sự hiệu quả Vì vậy cần phải mở rộng cách thức tiếp cận khách hàng và tăng mức độ nhận diện thương hiệu bằng cách kết hợp giữa hình thức tiếp thị truyền thống và tiếp thị trực tuyến Đẩy mạnh các hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm doanh nghiệp Mục đích cuối cùng vẫn là tăng khả năng nhận diện thương hiệu đến cho khách hàng.
Kiến nghị
3.3.1.1 Đối với Bộ Tư Pháp
Trong các nghị định, thông tư của chính phủ, Nhà nước cần tiến hành rà soát lại các văn bản pháp quy để cùng nhất quán, điều chỉnh, sửa đổi bổ sung nhằm xây dựng nên môi trường pháp lý rõ ràng, có tính khả thi trong hoạt động giao nhận vận tải quốc tế ở nước ta
Nhà nước cần xây dựng các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, giúp tháo gỡ các vướng mắc của doanh nghiệp về các chính sách và các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP và đặc biệt các Hiệp định sắp tới như Hiệp định Đối tác toàn diện khu vực ASEAN và các nước đối tác (RCEP). Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, thúc đẩy việc áp dụng công nghệ thông tin vào trong hệ thống vận hành nhà nước, giúp đẩy mạnh tốc độ xử lý thông tin, tiết kiệm thời gian và công sức cho Doanh nghiệp và Nhà nước.
3.3.1.2 Đối với Bộ giao thông vận tải Đối với bất cứ một quốc gia nào, cơ sở hạ tầng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giao thương buôn bán Hệ thống giao thông có vai trò to lớn trong việc kết nối sản xuất và tiêu thụ giữa vùng này và vùng khác, giữa quốc gia này và quốc gia khác. Việc xây dựng hệ thống đường liên quốc gia, liên khu vực sẽ tạo ra hành lang vận tải giữa các nước, các khu vực và châu lục, góp phần mở rộng giao lưu kinh tế, văn hóa với các nước Vậy nhà nước cần thực hiện các biện pháp như sau để nâng cao chất lượng của cơ sở hạ tầng giao thông
Thứ nhất, đầu tư phát triển và hoàn thiện cơ sở hạ tầng về các hệ thống thông tin liên lạc, kho bãi để kết nối các trung tâm kinh tế vào một mạng lưới giao thông hoàn chỉnh nhằm đáp ứng thời gian vận chuyển được tối ưu nhất.
Thứ hai, đồng thời, nâng cấp cơ sở hạ tầng cảng biển để việc lưu thông hàng hóa quốc tế ra vào lãnh thổ Việt Nam dễ dàng Nếu Nhà nước cải cách và đổi mới hoạt động hải quan sẽ tạo thuận lợi cho hoạt động ngoại thương, tạo tiền đề lưu thông hàng hóa quốc tế vào và ra lãnh thổ Việt Nam dễ dàng nhằm thúc đẩy nhanh chóng tiến trình tự do hóa thương mại và nhanh chóng hội nhập Việt Nam vào các nền kinh tế quốc tế.
Thứ ba, điều kiện kết nối với các địa phương khác: trong bối cảnh tăng cường liên kết với các vùng kinh tế khác nhau trong nước, đặc biệt khu vực Đồng bằng sông Cửu Long với TP Hồ Chí Minh thì cần xây dựng thêm tuyến đường để giải quyết được vấn đề ách tắc, giảm thời gian và chi phí vận chuển hàng hóa giữa các khu vực.
Các chi cục Hải quan nên sử dụng hệ thống phần mềm hoặc website để các doanh nghiệp khai báo thay vì phải đến cơ quan Hải quan để làm thủ tục Điều này vừa giúp doanh nghiệp giảm thời gian, giảm chi phí vừa giúp Hải quan dễ kiểm soát thông tin
Cần cải thiện, nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật, tăng tốc độ đường truyền và quản lý hệ thống mạng tiếp nhận dữ liệu Hải Quan một cách khoa học hơn Có thể áp dụng làm thủ tục Hải quan ngoài giờ đối với doanh nghiệp có nhu cầu vì điều này giúp cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí lưu kho bãi và nhằm giải quyết sự tồn đọng hồ sơ
Hướng dẫn, giúp đỡ doanh nghiệp hiểu rõ các bước khai báo, tránh các sai sót, nhầm lẫn làm mất thời gian, thường xuyên cập nhật những quy định mới cho doanh nghiệp
Tiếp tục triển khai áp dụng công nghệ thông tin vào các bước nghiệp vụ như những mục tiêu đã được hoàn thành như E-Declaration, E-Payment, E-C/O, E-Permit, E-Manifest Việc này giúp công tác quản lý nhà nước về hải quan dễ dàng hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian thực hiện và chi phí đáng kể.
3.3.2 Đối với hiệp hội doanh nghiệp Logistics Việt Nam (VLA)
Tạo điều kiện xây dựng các mối quan hệ hợp tác, liên kết, hỗ trợ và giúp đỡ nhau giữa các thành viên trong Hiệp hội nhằm thúc đẩy hoạt động giao nhận của các hội viên nhằm bảo vệ lợi ích và quyền lợi trong các mặt liên quan tới lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế
Hiệp hội nên tổ chức các buổi hội thảo, chuyên đề nhằm giúp các hội viên nâng cao và cải tiến chất lượng trong lĩnh vực giao nhận, nắm bắt kịp thời các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và đối tác
Hiệp hội cần đại diện cho quyền lợi của cộng đồng các doanh nghiệp Việt Nam về lĩnh vực giao nhận kho vận trong các quan hệ kinh doanh và hợp tác quốc tế
Hiệp hội cần giúp đỡ các hội viên trong việc đào tạo và nâng cao trình độ nghiệp vụ trong hoạt động giao nhận kho vận để đáp ứng yêu cầu của các đối tác khách hàng trên thế giới.
