Tình hình nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu "Giải pháp hoàn thiện hoạt động Logistics tại công ty TNHH TBC-Ball Việt Nam" của nhóm nghiên cứu sinh trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh tập trung vào tầm quan trọng và thực trạng dịch vụ Logistics của công ty trong việc điều phối xuất - nhập và phân phối nguyên vật liệu, thành phẩm Mặc dù công ty đã hoạt động lâu dài, nhưng vẫn chủ yếu phụ thuộc vào dịch vụ Logistics từ các đối tác bên ngoài mà chưa xây dựng đội ngũ logistics riêng mạnh mẽ, cùng với việc quản trị nhà cung cấp dịch vụ chưa chặt chẽ Từ những vấn đề này, nhóm đã nghiên cứu và đề xuất các giải pháp hoàn thiện hoạt động logistics, bao gồm phát triển đội ngũ nhân viên logistics chuyên nghiệp và tổ chức lại hoạt động logistics nhằm nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong công việc.
Để nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam, cần tăng cường hoạt động đào tạo nghiệp vụ Logistics cho nhân viên và thống nhất cơ chế quản lý hoạt động Logistics Đề tài nghiên cứu của sinh viên trường Đại học Dân lập Hải Phòng đã chỉ ra các nhu cầu dịch vụ Logistics và phân tích thực trạng phát triển kinh doanh của công ty, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện, bao gồm giải pháp về tổ chức quản lý và giải pháp về Marketing nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Đề tài nghiên cứu “Phát triển hệ thống Logistics vùng kinh tế trọng điểm phía Nam” của sinh viên trường Đại học Kinh tế Hồ Chí Minh nhằm thiết lập sơ đồ bố trí các trung tâm Logistics hiệu quả, giảm thiểu chi phí vận chuyển cho doanh nghiệp Nghiên cứu cũng tập trung vào việc hình thành các tuyến vận tải hợp lý, liên kết trong và ngoài khu vực, từ đó nâng cao sản lượng hàng hóa và giảm chi phí xã hội Đề tài này phù hợp với quy hoạch hệ thống giao thông vận tải, góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội trong lưu thông hàng hóa, phát huy tối đa thế mạnh của vùng kinh tế trọng điểm phía Nam ở cấp quốc gia và khu vực.
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình nhập khẩu hàng FCL của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ trong thời gian tới.
- Tìm và phân tích các nguyên nhân, nhân tố ảnh hưởng tới quy trình nhập khẩu hàng FCL.
- Xác định mức độ ảnh hưởng của các nguyên nhân, nhân tố dẫn đến quy trình nhập khẩu hàng FCL có vấn đề
- Đề xuất một số các giải pháp để khắc phục và hạn chế ảnh hưởng của các yếu tố đó.
- Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng FCL của công ty TNHH Toàn cầu KhảiMinh nói riêng và các công ty dịch vụ Logistics ở Việt Nam nói chung.
Phương phap nghiên cứu
Chuyên đề sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp và sơ cấp: thông tin về cơ cấu lao động, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, …
- Sử dụng các phương pháp nghiên cứu truyền thống: phân tích, so sánh, quan sát, tổng hợp, thu thập tài liệu qua các sách, trang web,…
- Ngoài phần mở đầu, kết thúc , tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của chuyên đề gồm 3 chương:
Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về quy trình nhập khẩu hàng FCL qua đường biển, bao gồm các khái niệm, quy định và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này Chương 2 phân tích tình hình kinh doanh và thực trạng quy trình nhập khẩu hàng FCL của công ty trong giai đoạn 2020-2022, nêu rõ những thách thức và cơ hội mà công ty đã gặp phải trong bối cảnh thị trường hiện tại.
Chương 3: Đề xuất giải pháp và hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển cho công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tổng quan về giao nhận
1.1.1 Khái niệm về Hoạt động giao nhận
Vận chuyển hàng hóa quốc tế đóng vai trò quan trọng trong buôn bán quốc tế, là khâu thiết yếu trong quá trình lưu thông hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Dịch vụ giao nhận là một phần không thể thiếu trong hoạt động này.
Theo Luật thương mại Việt Nam, dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa là hành vi thương mại, trong đó người cung cấp dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho và thực hiện các thủ tục giấy tờ liên quan để giao hàng cho người nhận Dịch vụ này được thực hiện theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc các dịch vụ giao nhận khác, được gọi chung là khách hàng.
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiện hội giao nhận quốc tế (FIATA), dịch vụ giao nhận được định nghĩa là tất cả các loại dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, các dịch vụ tư vấn và các vấn đề liên quan như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu nhập chứng từ cũng nằm trong phạm vi dịch vụ giao nhận.
1.1.2 Đặc điểm về dịch vụ giao nhận Đầu tiên, giao nhận là một loại hàng hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh gía chất lượng đồng nhất, không tạo ra sản phẩm vật chất, chỉ làm thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất Thứ hai, nó mang tính thụ động bởi nó phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định, các ràng buộc về pháp luật và nghị định của chính phủ các nước Thứ ba là mang tính thời vụ, bởi vì nó phụ thuộc lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu mà thường hoạt động xuất nhập khẩu mang tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng. Cuối cùng là chất lượng dịch vụ phụ thuộc vào cơ sở quy mô và kinh nghiệm của người giao nhận.
Hoạt động giao nhận bằng đường biển có năng lực vận chuyển lớn nhờ vào các tàu có sức chở cao, cho phép nhiều tàu hoạt động trên cùng một tuyến đường Phương thức này thích hợp cho hầu hết các loại hàng hóa trong thương mại quốc tế, đặc biệt là hàng hóa có khối lượng lớn và giá trị thấp Các tuyến đường biển là giao thông tự nhiên, giảm thiểu yêu cầu về vốn và lao động cho việc xây dựng và bảo trì, dẫn đến chi phí vận chuyển thấp Tuy nhiên, tốc độ vận chuyển bằng đường biển thường chậm hơn so với các phương tiện khác như đường hàng không, đường bộ và đường sắt.
1.1.3 Vai trò của dịch vụ giao hận
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, giúp hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm chi phí mà không cần sự tham gia của người gửi hay người nhận Nó thúc đẩy tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tối ưu hóa dung tích và tải trọng, đồng thời giảm giá thành hàng hóa xuất nhập khẩu Giao nhận hàng hóa không chỉ là cầu nối cho mậu dịch quốc tế mà còn kích thích sự phát triển của thương mại toàn cầu Sự tiến bộ trong khoa học công nghệ đã làm giảm khoảng cách và chi phí vận chuyển, tạo điều kiện thuận lợi cho lưu thông hàng hóa Cuối cùng, giao nhận giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí không cần thiết như chi phí xây dựng kho bãi và đào tạo nhân công.
1.1.4 Phân loại dịch vụ giao nhận
(1) Căn cứ vào phạm vi hoạt động:
Giao nhận nội địa là quá trình tổ chức chuyên chở hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, bao gồm việc vận chuyển từ nơi cung cấp nguyên liệu đến nhà máy và ngược lại Người giao nhận cũng thực hiện việc xếp dỡ hàng hóa lên xuống từ các phương tiện vận tải và lập các chứng từ liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa.
Giao nhận quốc tế là quá trình mà người giao nhận thực hiện một hoặc tất cả các bước trong vận chuyển hàng hóa thay mặt cho chủ hàng hoặc người nhận hàng Người giao nhận có thể trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này hoặc thông qua đại lý, người giao nhận thứ hai để hoàn tất các thủ tục cần thiết.
(2) Căn cứ vào nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao nhận:
Nghiệp vụ giao nhận truyền thống bao gồm các công việc mà người giao nhận thực hiện theo sự ủy thác của chủ hàng, như xếp dỡ hàng hóa, lưu kho, làm thủ tục hải quan, vận chuyển nội địa và thanh toán tiền hàng.
Nghiệp vụ giao nhận hiện đại bao gồm nhiều phương thức vận chuyển hàng hóa, mỗi phương thức đều có những ưu điểm riêng Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là lựa chọn phổ biến cho các lô hàng lớn, trong khi giao nhận bằng đường không đảm bảo tốc độ và tính kịp thời Đường thủy nội địa cung cấp giải pháp hiệu quả cho các khu vực ven sông, trong khi đường sắt là lựa chọn kinh tế cho hàng hóa nặng Giao nhận hàng hóa bằng đường bộ linh hoạt và dễ dàng tiếp cận các địa điểm khác nhau Đường ống thường được sử dụng cho các sản phẩm lỏng hoặc khí, và vận tải liên hợp kết hợp nhiều phương thức để tối ưu hóa quy trình giao nhận.
Căn cứ vào tính chất giao nhận:
Giao nhận riêng là hoạt động giao nhận mà doanh nghiệp xuất nhập khẩu tự tổ chức mà không cần đến dịch vụ của Freight Forwarder.
- Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt ddoognj giao nhận của các tổ chức công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng.
Người giao nhận
Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA, người giao nhận (Forwarder, Freight forwarder hay Forwarding agent) là cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm sắp xếp vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không trực tiếp thực hiện việc chuyên chở Họ đảm nhận tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Theo luật thương mại Việt Nam được thông qua ngày 10/5/1997, người giao nhận là cá nhân hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, bao gồm các thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Người giao nhận có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty giao nhận hoặc bất kỳ thương nhân nào khác.
1.2.2 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Người giao nhận, được ví như “Kiến trúc sư của vận tải”, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức quá trình chuyên chở một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm Trong bối cảnh hội nhập và phát triển kinh tế của Việt Nam, vai trò của người giao nhận ngày càng được nâng cao, thể hiện qua việc tiết kiệm thời gian và chi phí cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, mở rộng thị trường và mang lại nhiều lợi ích kinh tế, xã hội Hơn nữa, ngành giao nhận vận tải còn tạo ra hàng triệu việc làm cho người lao động, góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Sự ra đời và phát triển của dịch vụ giao nhận đã đơn giản hóa các thủ tục chứng từ trong quá trình giao nhận vận tải, rút ngắn thời gian vận chuyển và tăng khối lượng hàng hóa trong thương mại và vận tải quốc tế.
Các tổ chức giao nhận trên thế giới và Việt Nam
The International Federation of Freight Forwarders Associations (FIATA) plays a crucial role in the development of the global transportation industry Established in 1926, FIATA represents the interests of freight forwarders worldwide, facilitating international trade and enhancing the efficiency of logistics operations.
Tổ chức FIATA, thành lập năm 1926, là một tổ chức phi chính phủ đại diện cho các Freight forwarder tại khoảng 150 quốc gia, với 108 hiệp hội thành viên và hơn 5.800 thành viên cá nhân, phục vụ cho hơn 40.000 công ty giao nhận và logistics toàn cầu Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận Đông Nam Á (AFFA) được thành lập vào năm 1991 và nhanh chóng được ASEAN công nhận là tổ chức phi chính phủ nhằm thống nhất các nhà giao nhận vận chuyển hàng hóa trong khu vực, thúc đẩy hợp tác giữa các nhà giao nhận và đại diện cho lợi ích của các thành viên trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa tại ASEAN.
Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) được thành lập vào ngày 19 tháng 4 năm 1945 tại Havana, Cuba, với mục tiêu hỗ trợ các hãng hàng không trong việc đạt được sự cạnh tranh hợp pháp và thiết lập mức giá thống nhất.
Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA), trước đây gọi là Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFFAS), được thành lập theo công văn của Chính phủ vào ngày 18/11/1993 Tổ chức này hướng tới việc kết nối và hợp tác giữa các nhà cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải và logistics trong và ngoài nước, nhằm nâng cao vai trò của ngành logistics như một lĩnh vực kinh tế mũi nhọn của Việt Nam.
Trên đây là một vài hiệp hội tiêu biểu trên thế giới và ở Việt Nam, ngoài ra thì còn rất nhiều hiệp hội giao nhận khác.
Giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển
(1) Các văn bản của Nhà nước
Nhà nước Việt Nam đã ban hành khá nhiều các văn bản, qui phạm pháp luật liên quan đến vận tải, giao nhận như:
Các quy định về việc cho phép tàu bè nước ngoài ra vào các cảng quốc tế của Việt Nam yêu cầu phải có đơn đề nghị được hải quan chấp nhận Để tàu thuyền nước ngoài có thể vào cảng Việt Nam, việc tuân thủ các quy định này là rất quan trọng.
Hình 1.1: Đơn đề nghị cho tàu thuyền nước ngoài đến cảng
(Nguồn: Web of Thông tin AZ (thongtinaz.net))
Các văn bản quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các doanh nghiệp rất quan trọng Ví dụ, biên bản giao nhận hàng hóa thể hiện rõ trách nhiệm và thỏa thuận giữa các bên liên quan Điều này tuân thủ theo Luật Thương mại Việt Nam 2005, đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp trong quá trình giao nhận.
Hình 1.2: Biên bản giao nhận theo Luật Thương Mại Việt Nam 2005
(Nguồn: Web của Pháp luật Việt Nam (thuvienphapluat.vn))
Luật quốc gia điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải, bảo hiểm, giao nhận, xếp dỡ.
(2) Các luật lệ quốc tế
Các công ước (convention), hiệp ước (Treaty), hiệp định (Agreemetn), nghị định thư (Protocol), quy chế (Status) và các định ước (Act) Về buôn bán, vận tải, bảo hiểm,
… mà việc giao nhận bắt buộc phải phù hợp mới bảo vệ được quyền lợi của chủ hàng.
(3) Các loại hợp đồng: đây là những cơ sở pháp lý trong công tác giao nhận.
(4) Các tập quán thương mại, hàng hải và luật tập tục của mỗi nước.
1.4.2 Nguyên tắc hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển
Các văn bản hiện hành quy định nguyên tắc giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại các cảng biển Việt Nam, theo đó việc giao nhận được thực hiện dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác Đối với hàng hóa không lưu kho tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể trực tiếp giao nhận với người vận tải Quy định này đã được áp dụng từ năm 1991.
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần trực tiếp kết toán với người vận tải và thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, đồng thời thanh toán các chi phí liên quan Cảng sẽ tổ chức thực hiện việc xếp dỡ hàng hóa trong khu vực của mình.
Chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ cần thỏa thuận với cảng và thanh toán các lệ phí liên quan Khi được ủy thác giao nhận hàng hóa nhập khẩu, cảng phải giao hàng bằng phương thức đã thỏa thuận Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa sau khi đã rời khỏi kho bãi Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác phải xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng và phải nhận hàng liên tục trong thời gian quy định.
Ví dụ: B/L gốc, giấy giới thiệu của cơ quan.
Việc giao nhận có thể do cảng làm theo ủy thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm.
1.4.3 Đặc điểm giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Giao nhận hàng hóa bằng container thường được thực hiện qua tàu chợ hoặc tàu chuyến, với lịch trình linh hoạt ghé vào nhiều cảng biển lớn trên thế giới như Singapore, Hamburg, Hong Kong, Tokyo và New York Khối lượng hàng hóa giao nhận cũng rất linh hoạt, cho phép đóng nguyên một hoặc nhiều container (FCL) khi có đủ hàng, hoặc gửi hàng lẻ (LCL) khi khối lượng không đủ Hơn nữa, giá cước vận chuyển hàng hóa bằng container thường hợp lý hơn so với các phương thức khác như đường hàng không, đường bộ và đường sắt.
1.4.4 Vai trò giao nhận gàng hóa bằng đường biển nguyên container
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là một phần thiết yếu trong thương mại quốc tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của hoạt động này Vận tải đường biển giữ vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa ngoại thương.
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển tăng cường tốc độ quay vòng của tàu, tối ưu hóa sức chứa và hiệu quả sử dụng của phương tiện vận tải biển cùng các thiết bị hỗ trợ khác.
1.4.5 Phân loại giao nhận hàng hóa bằng đường biển nguyên container
Dựa theo phương thức giao nhận hàng hóa thì giao nhận hàng hóa đường biển bằng container được chia thành 4 phương thức.
Nhận nguyên – giao nguyên FCL/FCL
Hàng nguyên container là lô hàng lớn của một người gửi, yêu cầu phải xếp trong một hoặc nhiều container Người chuyên chở sẽ nhận nguyên container từ người gửi tại địa điểm xuất phát và giao nguyên container đó cho người nhận tại địa điểm đến trong trường hợp nhận nguyên – giao nguyên (FCL/FCL).
Nhận lẻ - giao kẻ (LCL/LCL)
Hàng lẻ là lô hàng có khối lượng nhỏ từ một người gửi, không đủ để đóng trong container Người chuyên chở nhận hàng lẻ từ người gửi tại điểm xuất phát, sau đó đóng gói vào container và giao hàng đến người nhận tại điểm đến trong trường hợp nhận lẻ - giao lẻ.
Nhận nguyên – giao lẻ (FCL/LCL)
Người chuyên chở sẽ cấp nhiều B/L tương ứng với số lượng người nhận hàng sau khi nhận nguyên container từ người gửi Họ sẽ thực hiện việc giao lẻ cho từng người nhận tại kho CFS ở nơi đến trong trường hợp nhận nguyên và giao lẻ (FCL/LCL).
Nhận lẻ - giao nguyên (LCL/FCL)
Người chuyên chở thu gom hàng lẻ từ nhiều chủ hàng để gửi đến một người nhận tại điểm đến Hàng hóa sẽ được đóng gói vào container, và trong trường hợp giao hàng lẻ, toàn bộ container sẽ được giao cho người nhận tại địa điểm đã chỉ định.
Quy trình giao nhận hàng FCL bằng đường biển
1.5.1 Trách nhiệm của các bên liên quan
1.5.1.1 Trách nhiệm của người gửi hàng
Người gửi hàng FCL sẽ có trách nhiệm:
- Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng.
- Đóng hàng vào container kể cả việc chất xếp, chèn lót hàng trong container.
- Đánh mã ký hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở.
- Làm thủ tục hải quan và niêm phong bằng security seal theo quý chế xuất khẩu
- Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container (CY), đồng thời nhận B/L do người chuyên chở cấp.
- Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên.
Việc đóng hàng vào container có thể thực hiện tại trạm đóng hàng hoặc bãi container của người chuyên chở Người gửi hàng cần vận chuyển hàng hóa của mình đến bãi container để tiến hành đóng hàng vào container.
1.5.1.2 Trách nhiệm của người chuyên chở
Người chuyên chở có những trách nhiệm sau:
- Phát hành B/L cho người gửi hàng.
- Quản lý hàng chất xếp trong container từ nhận container tại bãi container (CY) cảng gửi đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container cảng đích.
- Bốc container từ bãi container cảng gửi cuống tàu để chuyên chở, kể cả việc chất xếp container lên tàu.
- Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích.
- Giao container cho người nhận có B/L hợp lệ tại bãi container.
- Chịu mọi chi phí về thao tác nói trên.
1.5.1.3 Trách nhiệm của người nhận hàng
Người nhận chở hàng ở cảng đích có trách nhiệm:
- Thu xếp giấy tờ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
- Xuất trình B/L hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container.
- Vận chuyển container về kho bãi của mình, nhanh chóng, rút hàng và hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở (hoặc công ty cho thuê container).
- Chịu mọi chi phí liên quan đến thao tác kể trwn, kể cả chi phí chuyên chở container đi về bãi chưa container.
1.5.2 Phân tích quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển
Hình 1.4: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển
Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương là một lĩnh vực quan trọng, giúp đảm bảo an toàn và hiệu quả cho quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế Tài liệu của tác giả Phạm Mạnh Hiền và nhà giáo ưu tú Phan Hữu Hạnh cung cấp cái nhìn sâu sắc về các quy trình và quy định liên quan, từ việc lựa chọn phương thức vận tải đến việc bảo hiểm hàng hóa Hiểu rõ các nghiệp vụ này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro trong thương mại quốc tế.
Yêu cầu cần thiết trong quy trình giao nhận hàng hóa FCL bằng đường biển:
- Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu, giảm bớt tiền phạt do dỡ hàng chậm.
- Nhận hàng, quyết toán với tàu đầy đủ (Sufficiency) và chính xác (Accurately).
Phát hiện kịp thời tổn thất hàng hóa và lập các giấy tờ hợp lệ là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi khi khiếu nại các bên liên quan.
(1) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Trong quá trình nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ thực hiện các bước quan trọng Đầu tiên, họ tiếp nhận bộ chứng từ bao gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ hàng hóa, chứng nhận thành phần sản phẩm và chứng nhận y tế Tiếp theo, nhân viên sẽ kiểm tra tính chính xác của các chứng từ này dựa trên thông tin có trong hợp đồng.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu
Lập tờ khai và khai báo hải quan
Chuẩn bị phương tiện để nhận hàng
Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Nhận hàng tại cảng Đưa hàng về kho
Lập chứng từ hư hại
Lưu hồ sơ báo giao hàng của người gửi (nếu có thỏa thuận mua bảo hiểm với người nhận) Tiếp theo, lập phương án giao nhận và chuẩn bị phương tiện vận tải, kho bãi, cùng nhân công Cuối cùng, thông báo bằng lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) để chủ hàng nội địa thực hiện thủ tục giao nhận hàng.
(2) Lập tờ khai và khai báo hải quan
Để lập tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu trên hệ thống FCUS5 VNACCS, cần chuẩn bị các thông tin từ bộ chứng từ như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đường biển và chứng nhận xuất xứ hàng hóa Tờ khai hải quan phải ghi rõ thông tin của người nhập khẩu, người xuất khẩu, tên hàng, số lượng, mã HS, ngày vận đơn, số hóa đơn, trị giá tính thuế và số tiền thuế Đặc biệt, tờ khai hải quan điện tử có thể bao gồm phần phụ lục và khai báo xác định vị trí giá tính thuế, tùy thuộc vào số lượng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa, nhằm cung cấp thông tin chính xác cho hải quan cửa khẩu.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5 VNACCS để truyền tờ khai hải quan, từ đó nhận số tờ khai và kết quả phân luồng Mỗi doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản khai báo hải quan điện tử riêng Tờ khai sẽ được gửi đến máy tính của bộ phận tiếp nhận tờ khai của hải quan thông qua tài khoản của doanh nghiệp Hệ thống hải quan tiếp nhận tờ khai và phản hồi với số tờ khai, số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
(3) Nhận lệnh giao hàng D/O (Delivery Order)
Trước ngày tàu cập bến ít nhất 1 ngày chủ hàng sẽ nhận được thông báo hàng đến (AN – Arival Notice) từ phía hãng tàu hay đại lý.
Thông báo hàng đến là tài liệu chi tiết từ Hãng tàu, thông báo cho chủ hàng về thời gian dự kiến lô hàng sẽ cập bến Nội dung thông báo hàng đến tương tự như Bill, bao gồm tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, và mô tả hàng hóa Bên cạnh đó, thông báo cũng ghi rõ các phụ phí (Local charges) liên quan.
Sau khi xác nhận thông tin trên thông báo hàng đến, người giao nhận sẽ tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu hoặc đại lý Để nhận được bộ lệnh giao hàng, cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết.
- Bill gốc (Nếu là Surrendered B/L thì không cần B/L).
- Giấy ủy quyền (Nếu có yêu cầu).
Khi thực hiện hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), việc nhận bộ lệnh giao hàng từ hãng tàu yêu cầu phải có vận đơn gốc được ký hậu bởi ngân hàng.
(4) Chuẩn bị phương tiện để nhận hàng
Tùy thuộc vào số lượng và trọng lượng hàng hóa nhập khẩu, người giao nhận hoặc chủ hàng sẽ lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp, như xe tải cho hàng hóa trong container hoặc xe đầu kéo cho hàng hóa được đóng trong một hoặc nhiều container.
(5) Làm thủ tục hải quan hàng nhập khẩu
Chủ hàng hoặc người giao nhận có trách nhiệm xuất trình bộ chứng từ hàng nhập tại chi cục hải quan để thực hiện thủ tục thông quan Người giao nhận sẽ tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu, nộp thuế nhập khẩu (nếu có) và thực hiện kiểm hóa (nếu cần thiết) Cuối cùng, họ sẽ rút tờ khai và thanh lý tờ khai.
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành các công việc sau khi tiến hành nhận hàng tại cảng:
- Lập “ Bảng đăng ký hàng về bằng đường biển” giao cho cảng.
- Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến).
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao hàng tay ba), kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng).
- Xuất trình vận đơn gốc (B/L) tới hãng tàu để đỏi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
- Kiểm tra sơ bộ hàm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container).
Tổ chức dỡ hàng và nhận hàng từ tàu được thực hiện theo từng vận đơn hoặc toàn bộ tàu Đối với hàng FCL, khi nhận thông báo hàng đến (Notice of Arrival – AN), người giao nhận cần mang vận đơn và giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) Sau đó, người giao nhận sẽ chuẩn bị bộ chứng từ gồm tờ khai hải quan hàng nhập khẩu, hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, và giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có) để làm thủ tục tại cơ quan hải quan và đăng ký kiểm hóa thực tế hàng hóa (nếu cần) Khi hoàn tất thủ tục hải quan, người giao nhận sẽ mang D/O đến thương vụ cảng để in phiếu giao container hàng nhập (EIR) và cuối cùng là nhận hàng.
Người giao nhận sau khi lấy hàng ra khỏi cảng sẽ sắp xếp phương tiện vận tải phù hợp để vận chuyển hàng hóa về kho của chủ hàng.
(8) Lập chứng từ hư hại
Sau khi hàng hóa được vận chuyển về kho hoặc giao nhận, chủ hàng hoặc người giao nhận cần kiểm tra hàng hóa ngay lập tức Nếu phát hiện hư hỏng hoặc tổn thất, cần lập các chứng từ như biên bản kiểm tra sơ bộ, thư dự kháng, biên bản đổ vỡ, biên bản quyết toán nhận hàng với tàu, giấy chứng nhận hàng thừa thiếu so với lược khai và biên bản giám định Sau đó, mời cơ quan giám định như Vinacontrol hoặc công ty bảo hiểm đến xác định tổn thất, làm cơ sở cho việc khiếu nại.
Người giao nhận chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận hàng hóa Họ cũng cần tập hợp các chứng từ cần thiết để khiếu nại các đơn vị liên quan nếu có tổn thất hàng hóa và theo dõi kết quả của các khiếu nại này.
1.6 Các chứng từ có liên quann trong quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển
ANALYSIS OF THE COMPANY’S BUSINESS SITUATION
Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh
- Tên công ty: Công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh – Chi nhánh Đà Nẵn
- Địa chỉ: Lô 6 B2.2 Trường Thi 1, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
- Trụ sở chính của công ty được đặt tại: Số 99 Lê Duẩn, Phường cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Ngành nghề kinh doanh: dịch vụ logstics toàn cầu, vận chuyển, giao nhận hàng hóa trong và ngoài nước bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt
- Người đại diện: Lê Thị Lan Hương
- Quản lý bởi: Chi cục thuế Thanh Khê – Liên Chiểu
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước
Hình 2.1: Logo công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh
Công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh (KMG) được thành lập vào cuối năm 2008 và chính thức hoạt động từ ngày 19 tháng 01 năm 2009 tại Hà Nội Sau 8 năm phát triển, KMG đã mở rộng đội ngũ từ 9 cộng sự ban đầu lên hơn 400 nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm Hiện tại, công ty có 4 văn phòng liên kết tại Hà Nội (trụ sở chính), Hải Phòng (chi nhánh đầu tiên), Hồ Chí Minh (chi nhánh thứ hai) và Đà Nẵng (chi nhánh thứ ba).
Công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh là một trong những công ty giao nhận vận tải hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp các dịch vụ vận tải đường hàng không, đường biển, đường bộ, kho bãi và logistics Với sự am hiểu sâu sắc về ngành logistics tại Việt Nam cùng hệ thống quản trị logistics hiện đại, KMG tự tin khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế.
KMG là công ty Logistics hàng đầu, chuyên cung cấp dịch vụ gom hàng tổng thể, vận tải đường biển và hàng không, cùng với dịch vụ đường bộ Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ AOG, logistics và kho bãi - Depot, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển và lưu trữ hàng hóa của khách hàng.
KMG đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường trong nước và quốc tế nhờ vào sự am hiểu sâu sắc về thị trường và hệ thống quản lý tiên tiến.
KMG không ngừng phấn đấu trở thành đối tác chuyên nghiệp và tin cậy của các đối tác nước ngoài: Mỹ, Nhật, Hàn Quốc, Hongkong, Singapore, Đức, Úc…
2.1.1 Tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn: “Narrowing the world, connecting regions, linking people”
Sứ mệnh của chúng tôi là đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng và đồng hành cùng họ trên con đường thành công Chúng tôi cam kết phát triển đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có trình độ công nghệ tiên tiến, cùng với hệ thống quản lý chuyên môn hóa cao Chúng tôi hướng tới việc xây dựng quan hệ đối tác lâu dài, bền vững và đóng góp tích cực cho sự phát triển của xã hội, đặc biệt là trong ngành logistics.
2.1.2 Các dịch vụ mà công ty cung cấp
KMG hiện đang cung cấp các dịch vụ về vận chuyển, thủ tục hải quan, kho bãi như:
KMG hiện đang là thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực gom hàng LCL, khẳng định vị thế của mình thông qua quy mô, tổ chức và phạm vi dịch vụ mà công ty cung cấp.
KMG cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển với hợp đồng cùng các hãng tàu hàng đầu như Maersk, MSC, CMA, MOL, NYK, KLINE, Evergreen, APL, Yangming và SITC Chúng tôi cam kết mức giá cạnh tranh cho các lô hàng nguyên container (FCL) từ bất kỳ cảng nào trên thế giới.
Dịch vụ vận chuyển AOG (Aircraft On Ground) là giải pháp thiết yếu cho các hãng hàng không và đơn vị khai thác máy bay, nhằm đảm bảo việc chuyển giao kịp thời các bộ phận quan trọng như động cơ phản lực, thiết bị hạ cánh hoặc cánh máy bay Dịch vụ này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian máy bay nằm trên mặt đất mà còn nâng cao độ tin cậy trong hoạt động vận hành.
KMG đã thiết lập mối quan hệ bền vững với nhiều hãng hàng không hàng đầu như Vietnam Airlines, Hong Kong Airlines, Singapore Airlines, Japan Airlines, China Airlines, Eva Air, Thai Airways và Lufthansa, nhằm đảm bảo dịch vụ vận chuyển đường hàng không hiệu quả và đáng tin cậy.
- Logictics nội địa: KMG cung cấp dịch vụ vận tải phức hợp và logistics tại Việt
- Kho bãi & Depot: KMG cung cấp hệ thống kho bãi được xây dựng và trang bị hệ thống quản lý hiện đại, đảm bảo tiêu chuẩn.
Khải Minh, công ty hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Đà Nẵng, đã tận dụng hiệu quả các thế mạnh và cơ hội để phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường logistics Việt Nam và quốc tế Tuy nhiên, bên cạnh những lợi thế, công ty cũng đối mặt với một số điểm yếu và thách thức từ cả bên trong lẫn bên ngoài.
Bảng 2.1: SWOT của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh
S1: Vị trí trên thị trường Đà
S2: Có hợp đồng với các hãng tàu
W2: Lực lượng nhân viên W3: Marketing
O1: Thị trường T1: Môi trường cạnh tranh
O2: Sự tăng trưởng của ngành
T2: Số lượng đối thủ gia nhập ngành
Khải Minh là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực Logistics tại Đà Nẵng và trên toàn quốc Với uy tín vững mạnh, Khải Minh đã trở thành lựa chọn tin cậy cho khách hàng khi tìm kiếm dịch vụ logistics chất lượng.
S2: Khải Minh có ký kết hợp đồng với một số hãng tàu lớn trên thế giới như: One,
Cosco, Shanghai và Yangming cần đảm bảo có không gian cho khách hàng mỗi tháng khi có nhu cầu Việc ký kết với các hãng tàu lớn không chỉ đảm bảo chất lượng dịch vụ mà còn tạo uy tín hơn với khách hàng.
S3: Thời gian thành lập của Khải Minh – chi nhánh Đà Nẵng đến nay là được hơn
11 năm, nên có kinh nghiệm dày dặn trong nghề, đồng thời có lượng khách hàng lâu dài và nhất định.
Khải Minh có phạm vi hoạt động toàn cầu, tập trung chủ yếu vào các tuyến đường ở châu Á và châu Âu Với khả năng phục vụ rộng rãi, công ty đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, từ đó thu hút được lượng khách hàng lớn.
Phượng gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa khi có đơn hàng gấp do hạn chế về phương tiện như xe tải, xe container và đầu kéo Việc phải thuê ngoài dẫn đến chi phí cao hơn so với các công ty khác.
Đội ngũ nhân viên hiện tại còn thiếu về số lượng, đặc biệt là trong bộ phận chứng từ nhập khẩu Với khối lượng hàng hóa nhập khẩu lớn, một nhân viên chứng từ đôi khi không đủ khả năng xử lý toàn bộ công việc, dẫn đến nguy cơ xảy ra sự cố.
Thực trạng quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh
Hình 2.4: Quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh
(Nguồn: Bộ phận chứng từ nhập khẩu của công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh)
Quy trình giao nhận hàng hóa FCL nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh bao gồm 15 bước, được chia thành 4 bước lớn trong quy trình lý thuyết Việc phân chia này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ hơn về quy trình giao nhận hàng hóa FCL nhập khẩu.
(1) Đặt lịch tàu (Booking tàu)
Trước khi tiến tới công đoạn đặt booking tàu, saler logistics phải trải qua giai đoạn đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Khi các công ty cần nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài nhưng thiếu kinh nghiệm trong thủ tục hải quan, họ thường tìm đến các công ty giao nhận chuyên nghiệp Những công ty này cung cấp dịch vụ hỗ trợ trong việc nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa từ nơi giao đến công ty Nhân viên kinh doanh sẽ giúp đặt lịch tàu để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Kiểm tra và xác nhận booking Đóng và bốc lên tàu và theo dõi tiến độ
Nhận và kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ nhập khẩu
Hoàn thiện thủ tục khai báo hải quan và đóng thuế nhập khẩu
Lấy lệnh D/O Đăng ký tờ khai hải quan tại cảng
Kiểm hóa (Tùy trường hợp)
Làm thủ tục rút tờ khai Xuất phiếu EIR Thanh lý tờ khai Khai thác hàng nhập
Trả cont rỗng và nhận lại tiền cược container Quyết toán và lưu hồ sơ Giao hàng
Bộ phận logistics bán hàng của công ty có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về dịch vụ Khi khách hàng liên hệ, nhân viên kinh doanh tiếp nhận yêu cầu và cung cấp báo giá sơ bộ sau khi thu thập thông tin chi tiết về lô hàng như POL, POD, hàng hóa, khối lượng, và các yêu cầu khác Thông tin về lô hàng và khách hàng sẽ được chuyển cho giám đốc để thương lượng giá cả Khi hai bên đồng ý về các điều khoản hợp đồng, họ sẽ ký kết “Hợp đồng dịch vụ giao nhận”, cũng được coi là hợp đồng ủy thác nhập khẩu Cả hai bên cam kết thực hiện đúng các quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm theo quy định pháp luật, tạo cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp.
Sau khi khách hàng chốt giá và ký hợp đồng, công ty sẽ tiến hành đặt booking tàu, bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu đường biển Khi thực hiện booking tàu, cần cung cấp các thông tin chi tiết về lô hàng FCL như cảng bốc (POL), cảng nhập (POD), thể tích hàng hóa, loại hàng hóa, và các yêu cầu khác từ khách hàng như loại container, thời gian đóng hàng, thời gian lưu kho, thông tin về LCC và ETD Đặc biệt, cần lưu ý rằng việc booking tàu phải tuân thủ các điều khoản vận tải đã thỏa thuận trong hợp đồng để đảm bảo đúng yêu cầu.
(2) Kiểm tra và xác nhận booking
Khi nhận booking từ line, cần kiểm tra và duyệt booking note với các thông tin quan trọng như cảng đi (POL), cảng đến (POD), loại container và số lượng yêu cầu Các yếu tố cần xác nhận bao gồm loại container, kích cỡ (container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, 20’ hay 40’), ngày đi, ngày đóng hàng, thời gian nộp chứng từ và giờ cắt máng.
Sau khi kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, đơn vị sẽ liên hệ với hãng tàu để xác nhận đặt chỗ bằng: booking confirmation.
(3) Đóng hàng bốc lên tàu và theo dõi tiến độ
Sau khi đặt chỗ cho hàng FCL, bạn cần liên hệ với hãng tàu để mượn vỏ container và gửi thông tin cần thiết để nhận vận đơn Khi hàng được xếp lên tàu, shipper sẽ nhận được Bill of Lading từ hãng tàu Nếu đặt chỗ trực tiếp với hãng tàu, bạn sẽ nhận được Master Bill of Lading (MBL), trong khi nếu booking qua các công ty forwarder, bạn sẽ nhận được House Bill of Lading từ đơn vị dịch vụ.
Sau khi hàng hóa được chất lên tàu, đơn vị nhập khẩu cần theo dõi tiến độ vận chuyển của lô hàng, bao gồm thông tin về vị trí hiện tại của hàng, ngày dự kiến cập bến (ETA) từ hãng tàu, cũng như các thông tin phát sinh như lịch trình tàu, sự thay đổi tàu, hoặc việc đổi cảng trung chuyển nếu có Khi hàng đến cảng nhập, đơn vị sẽ nhận được giấy báo hàng (Arrival Notice - A/N).
Nhận và kiểm tra tính hợp pháp của bộ chứng từ nhập khẩu là giai đoạn quan trọng trong quy trình Phần lớn khách hàng chọn phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT), dẫn đến việc bộ chứng từ được gửi qua các công ty chuyển phát nhanh mà không qua ngân hàng kiểm tra như phương thức L/C, dễ gây ra sai sót chỉ được phát hiện khi làm thủ tục hải quan Do đó, nhân viên bộ phận chứng từ cần đảm bảo mọi thông tin trên bộ chứng từ khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng Việc kiểm tra tỉ mỉ giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí, và nếu phát hiện sai sót, nhân viên cần thông báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh.
Một bộ chứng từ nhập khẩu đường biển thường bao gồm các tài liệu quan trọng như Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa và Vận đơn.
Various documents are required based on the nature of the goods, including Letters of Credit (L/C), Insurance Certificates, Certificates of Origin (C/O), Phytosanitary Certificates, and Fumigation Certificates.
Công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh đã giao cho nhân viên giao nhận một bộ chứng từ cần thiết, bao gồm các tài liệu như tín dụng thư (L/C), chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) và chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) Để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng tính chính xác và hợp lệ của từng chứng từ ngay khi nhận được Trong trường hợp phát hiện sai sót, họ sẽ thông báo ngay cho phòng kinh doanh để liên hệ với khách hàng nhằm bổ sung và sửa chữa kịp thời.
Để hoàn thiện thủ tục khai báo hải quan và đóng thuế nhập khẩu, nhân viên chứng từ sẽ thực hiện khai báo hải quan điện tử Trước khi tiến hành khai báo, việc xác định mã HS và thuế suất của hàng hóa là rất quan trọng.
Khi khách hàng cung cấp mã HS, cần kiểm tra tính chính xác của mã đó và tư vấn lại nếu cần thiết Nếu khách hàng không cung cấp mã HS, nhân viên kinh doanh phải thu thập thông tin chi tiết về hàng hóa và thông báo cho bộ phận chứng từ để tìm mã HS phù hợp Nhân viên chứng từ sẽ dựa vào thông tin hàng hóa để xác định mã HS chính xác.
- Tài liệu kỹ thuật, thành phần, cấu tạo, tính chất lý – hóa, công dụng,…của hàng.
Sau 6 quy tắc tổng quát, việc phân loại hàng hóa theo danh mục xuất khẩu và nhập khẩu tại Việt Nam được thực hiện dựa trên hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (HS) của Tổ chức Hải quan thế giới Quy định này được nêu rõ trong Phụ lục II của Thông tư số 38/2015/TT-BTC, ban hành ngày 25/3/2015 bởi Bộ Tài chính, và đã được cập nhật trong Thông tư 39/2018/TT-BTC.
Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu của Việt Nam được quy định tại phụ lục I của Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính, và đã được sửa đổi theo Thông tư 39/2018/TT-BTC, bao gồm tên hàng bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Đánh giá quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu được chia thành các giai đoạn cụ thể, mỗi giai đoạn được phân công cho các bộ phận khác nhau, giúp công việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Sự phối hợp nhịp nhàng, cũng như kinh nghiệm dày dặn giữa các phòng ban giúp công việc trở nên trôi chay và suôn sẻ.
Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành, công ty chúng tôi xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhân viên cảng và cán bộ Hải quan, giúp quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
- Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, luôn dành hết tâm huyết để hoàn thành công việc.
- Tạo lập uy tín và xây dựng mối quan hệ thân thiết với các khách hàng thường xuyên và các đối tác trung thành.
Chúng tôi đã ký kết hợp đồng với các hãng tàu lớn như ONE, SHANGHAI, YANGMING và COSCO, giúp chúng tôi cung cấp cước phí cạnh tranh và đảm bảo luôn có không gian vận chuyển cho khách hàng mỗi tháng.
(1) Hoạt động marketing, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng còn hạn chế
Hoạt động marketing và tìm kiếm khách hàng của công ty chưa đạt hiệu quả cao, với nhiều hạn chế so với các đối thủ Phòng kinh doanh (Sale Logistics) chưa phát huy tốt khả năng trong việc tìm kiếm khách hàng, và kỹ năng đàm phán còn yếu Khách hàng mới chủ yếu đến từ mối quan hệ của giám đốc hoặc từ giới thiệu của đối tác trung thành Dù công ty đã sử dụng internet để tìm kiếm khách hàng, nhưng việc này không mang lại hiệu quả do sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều công ty dịch vụ giao nhận khác.
(2) Hạn chế về nguồn nhân lực
Công ty đang gặp khó khăn về nhân lực, đặc biệt là bộ phận bán hàng chỉ có 4 nhân viên, trong khi một số còn kiêm nhiệm công việc chứng từ, khiến họ không thể tập trung vào việc bán hàng Mặc dù quy mô công ty nhỏ, nhưng dịch vụ lại bao phủ toàn cầu, bao gồm trucking, thủ tục hải quan, và vận chuyển đường biển, đường bộ, đường hàng không Sự hạn chế về số lượng nhân viên bán hàng dẫn đến việc lượng khách hàng tiếp cận bị giới hạn, và ngay cả khi có khách hàng lớn, công ty cũng không đủ khả năng xử lý.
(3) Hạn chế về phương tiện giao nhận
Hiện tại, công ty không sở hữu đội ngũ xe riêng và phải thuê xe từ bên ngoài, điều này đôi khi khiến khách hàng không thể có xe kịp thời Đây là một trong những lý do khiến giá dịch vụ của công ty cao hơn so với những công ty có xe riêng Công ty chưa đầu tư vào cơ sở vật chất, và số vốn cần thiết cho việc này rất lớn, bao gồm chi phí mua xe như container, xe tải, xe mooc rào, cùng với việc thuê tài xế Nhiều vấn đề liên quan dẫn đến chi phí đầu tư cơ sở vật chất trở nên rất tốn kém.
(4) Hạn chế trong quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ
Quá trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ vẫn còn nhiều sai sót, dẫn đến việc phát sinh thời gian và chi phí cho công ty Những lỗi như sai bill, sai tên shipper, hoặc sai mã thuế ảnh hưởng lớn đến giao nhận hàng, làm chậm tiến độ của nhân viên và có thể gây chậm trễ trong việc nhận hàng của khách hàng, từ đó ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ Nguyên nhân chính là do hạn chế về nguồn lực, khi bộ phận chứng từ nhập khẩu chỉ có một nhân viên trong khi khối lượng hàng nhập rất lớn, dẫn đến quá tải công việc và phát sinh nhiều vấn đề.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG
Định hướng phát triển của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh
Trong thời gian tới, công ty sẽ tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng uy tín với khách hàng và trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty, các đại lý quốc tế và khách hàng Để đạt được mục tiêu này, công ty cần tập trung vào việc cải thiện hiệu quả hoạt động và thiết lập nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Mở rộng thị trường giao nhận và xây dựng mối quan hệ với các đối tác quốc tế, đặc biệt tại Châu Á và Châu Âu, là mục tiêu quan trọng Chúng tôi tập trung nâng cao năng lực để trở thành đại lý chỉ định tại Việt Nam cho các thị trường mục tiêu, nhằm phát triển bền vững trong ngành giao nhận.
Xây dựng cơ chế giá cả hợp lý thông qua nghiên cứu thị trường giao nhận sâu sắc sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh Chính sách giá ưu đãi và hoa hồng cho đối tác nước ngoài, cũng như đại diện hãng tàu, sẽ thu hút đối tác và tạo dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với các doanh nghiệp trong quy trình giao nhận.
Về chất lượng dịch vụ:
Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng là rất quan trọng để điều chỉnh dịch vụ chăm sóc khách hàng, nhằm đảm bảo sự hài lòng tối đa cho họ Chúng ta cần đặc biệt chú trọng đến việc chăm sóc khách hàng và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp, tích cực của công ty trong mắt khách hàng.
Trở thành thành viên của các hiệp hội giao nhận trong và ngoài nước giúp nâng cao marketing, từ đó quảng bá hình ảnh và thương hiệu công ty trên thị trường giao nhận Chúng tôi cung cấp dịch vụ cho mọi đối tượng khách hàng, đồng thời tăng cường tiếp cận các công ty có nhu cầu thông qua nhiều kênh thông tin như gửi email, gọi điện thoại, gửi fax bảng báo giá, và tham gia các chương trình hội chợ triển lãm để tìm kiếm cơ hội mới.
Về cơ sở vật chất:
Để nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận và vận chuyển hàng hóa, cần tăng cường đầu tư vào cơ sở vật chất và mua sắm các phương tiện như xe đầu kéo container, mooc, xe tải, và xe xếp dỡ pallet Điều này sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa FCL nhập khẩu bằng đường biển của công ty
3.2.1 Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên
Mục tiêu của giải pháp
Giải pháp này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ nhân viên trong lĩnh vực giao nhận Đồng thời, nó cũng hướng đến việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng với chất lượng dịch vụ của công ty TNHH Toàn Cầu Khải Minh Cuối cùng, giải pháp này sẽ giúp tăng lợi nhuận và tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty.
Cách thức thực hiện giải pháp
Cán bộ quản lý cần phải có năng lực và kiến thức chuyên sâu để giải quyết vấn đề một cách dứt khoát, đồng thời hiểu rõ công việc của nhân viên.
Tổ chức lại cơ cấu quản lý nhân viên nhằm giảm thiểu sự chồng chéo về nhiệm vụ giữa các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả công tác.
- Các phòng ban phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ với nhau để cùng hướng đến lợi ích chung của công ty và khách hàng.
- Thực hiện chính sách “mở cửa” để khuyến khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến và các sáng tạo cho công ty.
Công ty thường xuyên tổ chức các buổi trao đổi với nhân viên nhằm thảo luận về kế hoạch, thành tích và những thách thức hiện tại, tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến nhằm cải thiện công tác quản lý và giao nhận Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng đến việc đào tạo nghiệp vụ chuyên môn để nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên.
Để nâng cao năng lực chuyên môn và ngoại ngữ cho từng thành viên trong công ty, ban lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên tham gia các khóa học đào tạo, hội thảo trong ngành, cũng như các chương trình tu nghiệp nước ngoài về nghiệp vụ giao nhận.
Để thực hiện công tác giao nhận hàng hóa nhập khẩu một cách chuyên nghiệp, cần nắm rõ nội dung quy trình từng bước và các công việc cụ thể liên quan Việc hiểu rõ quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa thời gian giao nhận mà còn đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong mọi khâu.
Thái độ làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố then chốt trong giao dịch với khách hàng, phản ánh chất lượng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của công ty.
Dự kiến hiệu quả biện pháp có thể mang lại
- Tránh được áp lực công việc cho toàn thể nhân viên, tạo môi trường làm việc thoải mái nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao.
- Tạo môi trường làm việc chuyên môn và rõ ràng.
3.2.2 Cải tiến trong khâu tiếp cận cho khách hàng
Mục tiêu của giải pháp
Giải pháp được đề xuất nhằm mục tiêu tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng hiện tại Điều này không chỉ giúp tăng số lượng đơn hàng giao nhận mà còn góp phần nâng cao doanh thu cho công ty.
Để thực hiện giải pháp này, nhân viên công ty cần chủ động liên hệ với khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng Họ cần lập kế hoạch làm việc rõ ràng, thường xuyên gửi email hoặc gọi điện thoại cho khách hàng để phục vụ tốt nhất Tham gia các hội chợ triển lãm do hiệp hội tổ chức cũng là một cách hiệu quả để tìm kiếm khách hàng và khảo sát thị trường giao nhận Ngoài ra, việc liên hệ và cập nhật thông tin từ các hãng tàu, như bảng báo giá cước, là rất quan trọng Xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu và hiểu rõ lợi thế của từng hãng đối với các tuyến đường vận chuyển sẽ giúp công ty có được giá cước tốt nhất.
Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại
Giải pháp được đưa ra giúp nâng cao tính chủ động trong việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng, từ đó tăng nhanh doanh thu của công ty nhờ vào sự gia tăng số lượng đơn hàng giao nhận Đồng thời, giải pháp này cũng giúp tránh phụ thuộc vào các đơn giao nhận chỉ định, nâng cao khả năng cạnh tranh về giá và chất lượng dịch vụ, cũng như nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của khách hàng Cuối cùng, mục tiêu là luôn mang đến giá cước tốt nhất cho khách hàng.
3.2.3 Hạn chế rủi ro, sai sót của nhân viên
Giải pháp này giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình đóng gói và hư hỏng hàng hóa, đồng thời cắt giảm chi phí không cần thiết Nhờ đó, quá trình giao nhận hàng hóa được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Cách thức thực hiện giải pháp Đầu tiên muốn hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ, thì nhân viên đó phải:
- Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý để tra cứu thông tin khi cần thiết.
- Nhân viên chứng từ cẩn thận trong từng thao tác khai lập chứng từ, đối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
Nhanh chóng và kịp thời xử lý các tình huống rủi ro là rất quan trọng Mỗi thao tác của nhân viên chứng từ cần được thực hiện với sự cẩn thận và tính chuyên nghiệp cao trong công việc.
Thứ hai muốn hạn chế sai sót của nhân viên giao nhận trong khâu đóng hàng:
Để tối ưu hóa quy trình đóng hàng, cần xây dựng một kế hoạch công việc chi tiết, bao gồm đặc điểm và tính chất của hàng hóa Điều này giúp tạo ra sơ đồ hướng dẫn đóng hàng, xác định vị trí kho hàng, sắp xếp phương tiện và thời gian hợp lý để đóng hàng vào container Việc này không chỉ giảm thiểu chi phí neo đậu xe romooc mà còn tiết kiệm chi phí thuê bãi đóng hàng và rút hàng.
- Phát hiện các bao bì, đóng gói hàng bị hư rách, báo ngay cho khách hàng về sự cố khi rút hàng ra khỏi container.
Để đảm bảo tính chính xác trong việc cân đo và kiểm đếm hàng hóa, cần lập biên bản kiểm kê có sự xác nhận từ cả công ty và khách hàng Biên bản này sẽ được sử dụng để đối chiếu với các chứng từ liên quan đến trọng lượng, quy cách đóng gói và tình trạng của hàng hóa.
Thứ ba hạn chế rủi ro của nhân viên xếp dỡ trong khâu rút hàng:
Để tối ưu hóa năng suất làm việc, cần bố trí số lượng nhân viên xếp dỡ phù hợp với khối lượng hàng hóa Việc luân phiên công việc giữa các nhân viên giúp tránh tình trạng quá tải, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
- Công việc rút hàng ra khỏi container phải thực hiện nghiêm túc như không được hút thuốc tại kho hàng, không đùa giỡn.
- Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các tình huống như gian lận, hàng hóa bị thất thoát, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại