HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG hóa NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN tại CÔNG TY TNHH PCSC

Khóa Luận Tốt Nghiệp i GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TP HCM KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH PCSC Ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành : QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : Sinh viên thực MSSV Lớp Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015 SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp ii GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu luận văn tốt nghiệp thực công ty TNHH PCSC, không chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan TP.Hồ Chí Minh, tháng năm 2015 LÊ BÙI CHÍ HỮU SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh LỜI CẢM ƠN Qua trình học tập Khoa Quản trị Kinh Doanh trường Đại học Công Nghệ Tp Hồ Chí Minh, sinh viên tích lũy nhiều kiến thức bổ ích vận dụng kiến thức học vào trình làm luận văn tốt nghiệp Nay sinh viên xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Tất quý thầy cô Khoa truyền dạy kiến thức kinh nghiệm bổ ích suốt thời gian sinh viên học trường Những kiến thức mà thầy cô truyền đạt giúp cho sinh viên tự tin hòa nhập vào môi trường làm việc thực tế Thầy TS Nguyễn Ngọc Dương tận tình hướng dẫn đóng góp ý kiến quý báu suốt trình thực luận văn Sự nhiệt tình Thầy giúp cho sinh viên nhiều niềm tin suốt thời gian thực Một lần xin cảm ơn thầy Anh Trần Hồng Qn – Giám đốc cơng ty TNHH PCSC anh Huỳnh Văn Lĩnh – Trưởng phòng xuất nhập cơng ty TNHH PCSC tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên làm việc thực tế tìm kiếm thơng tin cho luận văn Và cuối cùng, sinh viên xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè giúp đỡ động viên suốt trình làm luận văn Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Bùi Chí Hữu NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Hồ Chí Minh, ngày tháng .năm 2015 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TS NGUYỄN NGỌC DƯƠNG MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU DANH SÁCH HÌNH ẢNH, BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ, SƠ ĐỒ DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG CHƯƠNG 1: TRÌNH BÀY LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN 11 1.1.1 đường biển 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Vai trò dịch vụ giao nhận thương mại quốc tế 1.1.2 1.1.3 đường biển 1.2 NGƯỜI GIAO NHẬN 1.2.1 1.2.1.1 Khái niệm 1.2.1.2 Vai trò người giao nhận 1.2.1.3 Đặc điểm người giao nhận 1.2.2 nhận hàng hóa 1.2.2.1 Doanh nghiệp làm dịch vụ giao nhận hàng hoá 1.2.2.2 Quyền, nghĩa vụ khách hàng 1.2.2.3 Giới hạn trách nhiệm 1.2.2.4 Các trường hợp miễn trách nhiệm 1.2.2.5 Quyền cầm giữ định đoạt hàng hoá 1.3 CÁC CHỨNG TỪ CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NK BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.3.7 1.3.8 1.4 QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NK BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.4.1 1.4.2 1.4.2.1 Ðối với hàng lưu kho, bãi cảng 1.4.2.2 Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi cảng 1.4.3.1 Nếu hàng nguyên (FCL/FCL) 1.4.3.2 Nếu hàng lẻ (LCL/LCL) TÓM TẮT CHƯƠNG CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VỀ “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH PCSC” 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH PCSC 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.1.2 Quá trình phát triển 2.1.4.1 Chức công ty 2.1.4.2 Mục tiêu, nhiệm vụ 2.1.4.3 Cơ cấu tổ chức 2.1.5.1 Giá trị NK hàng LCL 2.1.1.1 Giá trị NK hàng FCL 2.2 PHÂN TÍCH “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH PCSC” LCL công ty Kopulse Line 32 2.2.1.1 Sơ đồ quy trình nhập mặt hàng đệm đá massage theo phương thức LCL Công ty Kopulse Line 2.2.1.2 Các bước thực quy trình 2.2.2 Quy trình thực dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH PCSC 33 2.2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập cơng ty 2.2.2.2 Các bước thực quy trình 2.2.2.2.1 Nhận k 2.2.2.2.2 Lấy D/O 2.2.2.2.3 Khai HQ 2.2.2.2.4 Nộp thuế 2.2.2.2.5 Nhận hàn 2.2.2.2.6 Quyết toá 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG TNHH PCSC 2.3.1 2.3.2 2.3.3 Các yếu tố tác động ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TĨM TẮT CHƯƠNG CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 3.1 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH Thành Công Tồn 3.1.1 Giải pháp việc kiểm tra áp mã HS hàng hóa 65 3.1.1.1 Nội dung giải pháp 65 3.1.1.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 65 3.1.1.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 65 3.1.2 Giải pháp việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ 66 3.1.2.1 Nội dung giải pháp 66 3.1.2.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 66 3.1.2.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 66 3.1.3 Giải pháp để đầu tư phát triển phương tiện vận tải hiệu 66 3.1.3.1 Nội dung giải pháp 66 3.1.3.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 66 3.1.3.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 67 3.1.4 Giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu 68 3.1.4.1 Nội dung giải pháp 68 3.1.4.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp 68 3.1.4.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại 69 3.2 CÁC KIẾN NGHỊ 70 TÓM TẮT CHƯƠNG 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 PHỤ LỤC 77 Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Khi Việt Nam trở thành thành viên WTO, thị trường xuất – nhập Việt Nam phát triển theo chiều rộng lẫn chiều sâu; hàng hóa Việt Nam xuất sang 219 nước nhập từ 151 nước thành viên WTO Năm 2014, tổng kim ngạch xuất nhập hàng hoá nước đạt 298,24 tỷ USD, tăng 12,9%, tương ứng tăng 34,17 tỷ USD so với năm 2013; xuất đạt kim ngạch 150,19 tỷ USD, tăng 13,7%, tương ứng tăng 18,15 tỷ USD; nhập đạt 148,05 tỷ USD, tăng 12,1%, tương ứng tăng 16,02 tỷ USD Cán cân thương mại hàng hóa năm 2014 đạt mức thặng dư 2,14 tỷ USD Tính từ đầu năm đến hết ngày 15/6/2015 tổng kim ngạch xuất nhập hàng hóa nước đạt 144,34 tỷ USD, tăng 13,2% (tương ứng tăng 16,8 tỷ USD) so với kỳ năm 2014 Một dịch vụ phục vụ đắc lực cho hoạt động xuất nhập giao nhận vận tải quốc tế Chính sách mở cửa hội nhập với nước tạo hội cho kinh tế Việt Nam, tạo thị trường to lớn đầy tiềm đặt nhiều thách thức cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập Giao nhận hàng hố khâu vơ quan trọng, thúc đẩy q trình dịch chuyển hàng hoá từ người bán đến người mua diễn nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn, góp phần khơng nhỏ vào việc thực có hiệu hợp đồng mua bán ngoại thương Cho nên, đời trở thành phận khơng thể thiếu ngành vận tải kinh tế quốc dân Đây loại hình dịch vụ thương mại không cần đầu tư nhiều vốn lợi nhuận tương đối ổn định Ta nhận định việc phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận nước ta mang lại hiệu kinh tế thiết thực Người làm dịch vụ giao nhận kịp thời xâm nhập thị trường, mở rộng quan hệ hợp tác với nước ngoài, tổ chức tuyến đường vận tải, đưa hàng hoá đến đáp ứng yêu cầu người xuất nhập Tuy nhiên, dù đạt thành đáng ghi nhận hoạt động ngành giao nhận Việt Nam cịn q trình hồn thiện phát triển nên cịn tồn khơng bất cập, lên vấn đề doanh nghiệp ngành việc quản lý kiểm soát hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập Việt Nam Chính lẽ đó, việc nghiên cứu, hồn thiện SVTT – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD – TS Nguyễn Ngọc Dương nghiệp vụ nâng cao hiệu quản lý hoạt động giao nhận hàng hoá xuất nhập Việt Nam vấn đề cấp thiết cần phải đưa nghiên cứu nhằm tìm biện pháp để tạo tảng ổn định cho phát triển ngành Và lý sinh viên chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH PCSC” Mục tiêu nghiên cứu: - Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường - Tìm hiểu ưu nhược điểm cịn tồn quy trình biển - Đưa giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện cho Cơng ty q trình thực quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài : a Đối tượng nghiên cứu: - Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty TNHH PCSC b Phạm vi nghiên cứu: - Tập trung tìm hiểu phân tích quy trình giao nhận mặt hàng đệm đá massage nhập đường biển góc độ nhà giao nhận Công ty TNHH PCSC - Thời gian thực từ ngày 8/6/2015 đến ngày 30/8/2015 Được thực Công ty TNHH PCSC, địa số 302/2 Nơ Trang Long, Bình Thạnh, HCM Tân Cảng - Cát Lái, địa Nguyễn Thị Định, Phường Cát Lái, Quận 2, HCM - Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu bàn: Tìm hiểu sách, giáo trình trường Đại học; tài liệu đơn vị thực tập cung cấp SVTH – Lê Bùi Chí Hữu Khoa – Quản Trị Kinh Doanh - Phương pháp phân tích thống kê: So sánh số liệu thu thập để đánh giá hoạt động công ty như: kết hoạt động kinh doanh, tình hình kinh doanh công ty thị trường - Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến GVHD, đại diện đơn vị thực Kết cấu đề tài: tập Kết cấu đề tài gồm phần: Chương 1: Trình bày lý thuyết quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển - Trong chương đến lý thuyết liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển quy trình tổng quát để thực quy trình Chương 2: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Cơng ty TNHH PCSC - Trong chương giới thiệu khái quát lịch sử hình thành phát triển, tổng quan Công ty, cấu tổ chức Công ty PCSC Bên cạnh em phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập hàng lẻ Công ty nêu lên thành công tồn tại, yếu tố tác động đến quy trình Chương 3: Giải pháp hồn thiện quy trình Kiến nghị - Trong chương đưa giải pháp khắc phục tồn nêu chương kiến nghị để hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập phát triển Cơng ty TĨM TẮT CHƯƠNG Trong chương sinh viên giới thiệu sơ lược công ty TNHH PCSC tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty theo mặt hàng phân tích chi tiết quy trình thực nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển Chỉ vướng mắc, bất cập, ưu, nhược điểm nguyên nhân tồn nhược điểm hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH VÀ CÁC KIẾN NGHỊ 3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình 3.1.1 Giải pháp việc kiểm tra áp mã HS hàng hóa 3.1.1.1 Nội dung giải pháp Một vấn đề khó khăn mà cơng ty gặp phải việc giao hàng cho kịp tiến độ vấn đề áp mã HS Mặc dù doanh nghiệp có chuẩn bị nghiên cứu kỹ mã HS hàng hóa NK, phía HQ muốn áp mã hàng hóa mức thuế suất cao cịn doanh nghiệp muốn áp mã HS mức thuế suất thấp Do gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian chi phí Vì giải pháp đưa nhằm làm giảm thiểu thời gian tranh luận việc áp mã HS quan HQ người giao nhận 3.1.1.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Trước tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị hồ sơ cần thiết catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, cơng dụng…của hàng hóa thực tế nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán HQ Cơng ty cần phải có nhân viên giàu kinh nghiệm áp mã H.S hàng hóa Để áp mã hàng hóa (mã HS) xác, cần nắm rõ cơng dụng, tính năng, mục đích sử dụng, nguyên lý hoạt động, cấu tạo, chất liệu…của hàng hóa Điều địi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát loại hàng hóa cấu biểu thuế NK Đây nội dung quan trọng tờ khai ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế NK thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước Trên thực tế, áp mã hàng hóa khơng phải cơng việc đơn giản nên yêu cầu hỗ trợ khách hàng thông tin liên quan đến đặc điểm, tính chất hàng hóa, kết hợp vận dụng kiến thức khả linh hoạt nhân viên giao nhận để đưa mã HS thích hợp cho hàng hóa Nhân viên chứng từ cần phải luôn trau dồi cập nhật văn thuế ngành liên quan như: - Thông tư số 26/ 2015/ TT – BTC hướng dẫn nội dung thuế GTGT, quản lý thuế hóa đơn - Luật số 71/ 2014/QH13 sửa đổi, bổ sung số điều luật Thuế - Thông tư số 72/2015/TT – BTC quy định áp dụng chế độ ưu tiên việc thực thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan hàng hóa xuất khấu, nhập doanh nghiệp 3.1.1.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Giảm thời gian việc tranh luận mã HS, giảm chi phí “thống nhất” mã HS hải quan người giao nhận Qui trình hoạt động tiến độ kịp thời giao hàng cho khách hàng Chi phí giao nhận giảm giúp cho khách hàng giảm chi phí đầu vào hàng hóa, giá thành hàng hóa thấp số đối thủ cạnh tranh họ dễ dàng tiêu thụ hàng hóa 3.1.2 Giải pháp việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ 3.1.2.1 Nội dung giải pháp Hiện nay, việc sai sót chứng từ thủ tục HQ gây cho qui trình chậm dự kiến cơng ty phải thời gian khoảng ngày làm việc để chỉnh sửa, ký đóng dấu lại chứng từ Khi HQ phát sai sót chứng từ họ trả chứng từ để chỉnh sửa lại Giải pháp đặt làm để phát sai sót chứng từ làm thủ tục hải quan 3.1.2.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Vì cơng ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho phịng XNK bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập xuất Cần phải chun mơn hóa phận chuẩn bị kiểm tra chứng từ Phịng XNK nên bố trí tăng cường thêm đội ngũ nhân viên để người đảm nhiệm riêng cho mảng công việc cụ thể Sau nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại đồng chứng từ Nhân viên chứng từ điền đầy đủ xác tiêu thức tờ khai hàng hóa NK Và làm việc phải cẩn thận, tập trung cao độ rà soát chứng từ NK 3.1.2.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Phát sai sót chứng từ làm thủ tục HQ, kịp thời hiệu chỉnh trước HQ phát Mang đến lòng tin yên tâm cho người sử dụng dịch vụ công ty Giảm thời gian chi phí thực cơng việc 3.1.3 Giải pháp để đầu tư phát triển phương tiện vận tải hiệu 3.1.3.1 Nội dung giải pháp Sự cạnh tranh lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận ngày khốc liệt, địi hỏi cơng ty phải nỗ lực để nâng cao chất lượng dịch vụ đồng thời giá phải cạnh tranh nhằm giữ thu hút khách hàng chưa sử dụng dịch vụ công ty Đầu tư phát triển phương tiện vận tải vấn đề cần thiết cho cơng ty để hồn thiện cho chất lượng dịch vụ 3.1.3.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Công ty nên đầu tư mua sắm phương tiện vận tải riêng phù hợp với nhu cầu lượng hàng hóa NK dự kiến hàng năm mà cơng ty đảm nhận Cơ sở vật chất cần cho trình giao nhận nhiều song khơng thể lúc mà đầu tư hết đầu tư ban đầu cần lượng vốn lớn Cơng ty nên có biện pháp tích lũy dần sở vật chất qua năm hoạt động, đầu tư theo nhu cầu thực tế cơng việc địi hỏi, dự tính lượng khách hàng thân thiết năm trước để có kế hoạch đầu tư phương tiện phù hợp Đây biện pháp mà công ty phải thực thường xuyên song hành với tồn Cơ sở vật chất đại cơng việc diễn nhanh đạt hiệu cao Bên cạnh đầu tư đội xe cơng ty cần tuyển dụng người có kinh nghiệm am hiểu vận tải nhằm quản lý chặt chẽ hệ thống vận tải chuyên chở hàng hóa, tính tốn chi phí phát sinh q trình sử dụng phương tiện chi phí xăng dầu, sửa chữa, chi phí thuê tài xế tất cho hợp lý vận hành theo vòng trịn khép kín tránh lãng phí Nhưng trước tiên ban giám đốc cần phải có kiến thức quản lý vận tải học hỏi mơ hình quản lý vận tải hãng vận tải thành công ngành như: Công ty CP Tiếp Vận Cát Lái, Công ty Vận tải Thành Hưng, Cơng ty CP CPN Tín Thành, Cơng ty TNHH DV Vận tải Trọng Tấn, Công ty TNHH Vận tải Nam Thịnh Hình 3.01 – Hệ thống quản lý phương tiện vận tải (Nguồn: http://www.elcom.com.vn/en/products/68.html/ ) Hiện phần mềm quản lý phương tiện vận tải từ xa đời hệ thống quản lý vận tải FBS, ELCOM, DSS Những phần mềm giúp cho quản lý hệ thống trở nên dễ dàng xác nhiều mang lại yên tâm khách hàng sử dụng dịch vụ công ty tìm hiểu ứng dụng hệ thống quản lý từ xa để tăng tính hiệu khâu quản lý vận tải 3.1.3.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Tăng tính linh hoạt tính tự chủ phương tiện Khi hàng hóa thơng quan lúc sẵn sàng có phương tiện vận tải để chuyển hàng kho Giúp kịp thời giao hang Không bị lệ thuộc giá thuê phương tiện bên dịch vụ vận tải ngoài, dễ dàng thực chiến lược giá phân khúc khách hàng khác nhau, tăng tính cạnh tranh so với đối thủ ngành Bên cạnh đó, cơng ty cho th phương tiện vận tải mùa thấp điểm để tận dụng tối đa hiệu suất sử dụng để tăng doanh thu cho công ty Ứng dụng hệ thống quản lý từ xa phần mềm giúp tối ưu hối hiệu suất hoạt động phương tiện vận tải chủ động việc xếp phương tiện vận tải 3.1.4 Giải pháp chăm sóc khách hàng hiệu 3.1.4.1 Nội dung giải pháp Khách hàng người sử dụng dịch vụ công ty kênh truyền bá thơng tin hiệu Nên việc thành lập thêm phận dịch vụ chăm sóc khách hàng riêng biệt cần thiết Nhằm kịp thời hỗ trợ thông tin cần thiết sau khách hàng sử dụng dịch vụ Đồng thời phận chịu trách nhiệm thiết kế chương trình marketing tìm kiếm khách hàng mới, chương trình ưu đãi dành cho khách hàng sử dụng dịch vụ cơng ty để khuyến khích họ quay trở lại kênh truyền thông mạnh mẽ họ lại giới thiệu cho đối tác hay bạn bè đồng nghiệp họ sử dụng chung dịch vụ công ty 3.1.4.2 Điều kiện để thực tốt giải pháp Ban giám đốc phải vạch kế hoạch cụ thể làm tương lai để hình thành bảng danh sách yêu cầu công việc cho phận này, ngân sách hợp lý để thành lập phịng ban chăm sóc khách hàng cho hiệu khơng gây lãng phí Cơng ty cần có khóa đào tạo ngắn hạn nhằm nâng cao nhận thức đội ngũ chăm sóc khách hàng dịch vụ kiến thức chun mơn nghiệp vụ khác để cung cấp tư vấn khách hàng sử dụng dịch vụ có hiệu Ln có hoạt động trợ giúp khách hàng như: Thông tin đầy đủ gói sản phẩm, giá cước, hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ… để khách hàng tiện nắm bắt Thường xuyên tư vấn miễn phí cho khách hàng quy định pháp luật ngành hàng mà khách hàng xuất nhập khẩu, giá thị trường nước Từ khách hàng đưa giải pháp tối ưu hàng xuất nhập cách thức xuất nhập cho hàng thông quan, nhận hàng nhanh với chi phí thấp Làm việc với phịng kinh doanh nắm bắt thơng tin khách hàng sử dụng dịch vụ công ty để có sách ưu đãi tốt nhất, tổ chức hội thảo công ty với khách hàng nhằm lắng nghe ý kiến khách hàng Từ hội thảo đó, cơng ty biết điểm mạnh, điểm yếu dịch vụ mà công ty thực thông qua lời nhận xét khách hàng vướng mắc sử dụng dịch vụ, đồng thời cơng bố sách dịch vụ thời gian tới Cơng ty quan tâm đến yêu cầu khách hàng giữ mối quan hệ song phương Thiết lập đường dây nóng nhiều hình thức như: điện thoại, e-mail, cơng cụ chat trực tuyến, để có kết nối liên tục khách hàng công ty nhằm nắm bắt thông tin phản hồi họ từ có sách chiến lược hiệu hợp lý Mọi khiếu nại hay thắc mắc khách hàng đội chăm sóc khách hàng công ty phải phúc đáp giải thỏa đáng Thái độ lịch sự, nhã nhặn nhân viên khách hàng yêu cầu bắt buộc phải thực khách hàng thượng đế Khi nhận thông tin công ty thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng cơng ty cần có kế hoạch tiếp cận, nhanh chóng nắm bắt mong muốn mà khách hàng cần để đề xuất giá phù hợp Đưa chương trình khuyến giảm giá 10% cho lần sử dụng dịch vụ lần đầu, giảm giá 50% phí vận chuyển lần sử dụng dịch vụ Trong trình thực hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực tiến độ kiểm tra chất lượng hàng hóa, đảm bảo tuyệt đối số lượng chất lượng Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm hỏi, quan tâm chia sẻ khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui Đây cách quảng cáo hiệu nhất, tốn chi phí trì khách hàng cũ có thêm khách hàng thơng qua mối quan hệ phương thức “truyền miệng” Nhưng trước tiên chăm sóc khách hàng phải bắt rễ từ văn hóa niềm tin Cơng ty, khơng phải giải pháp mang tính tình để đối phó với phàn nàn khiếu nại khách hàng Cơng ty phải tạo cho từ cấp cao đến thấp có nếp “Văn hóa chăm sóc khách hàng”, hình tượng khách hàng ln định hướng để cán nhân viên tận tâm chăm sóc Nếp văn hóa thể lĩnh vực từ thông tin, giao dịch, trao đổi với khách hàng đến thái độ phục vụ, thời gian giải linh hoạt tình xảy Nếp “Văn hóa chăm sóc khách hàng” phải cam kết từ cấp lãnh đạo cao công ty qn phịng ban, tránh tình trạng phòng ban cam kết đằng phòng ban khác thực thi nẻo Văn hóa đặc trưng công ty làm cho “thượng đế” cơng ty hài lịng 3.1.4.3 Dự kiến hiệu giải pháp mang lại Thúc đẩy kết nối công ty khách hàng cách thường xun Tạo hình ảnh vững tâm trí khách hàng Mang lại thỏa mãn khách hàng chất lượng dịch vụ công ty đồng thời có tín nhiệm từ khách hàng Hình thành nên lượng khách hàng trung thành đáng kể cho công ty, tăng doanh thu Thu hút nhiều khách hàng tiềm hơn, tạo đà cho việc tăng doanh thu tương lai 3.2 Các kiến nghị Mục đích công ty kinh doanh kiếm lợi nhuận công ty thường xuyên làm việc với khách hàng quen thuộc Điều làm hạn chế khả cạnh tranh cơng ty thị trường Vì vậy, cơng ty nên nhanh chóng tìm thêm khách hàng mới, cách không ngừng nâng cao dịch vụ thật tốt, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, mở rộng phạm vi hoạt động công ty, ngày nâng cao vị uy tín thương trường Ví dụ cơng ty quảng bá hình ảnh cơng ty thơng qua phương tiện thơng tin đại chúng báo chí hay giới thiệu rõ nét hoạt động công ty website cơng ty nhịp cầu nối hữu hiệu để đưa hình ảnh công ty đến với đông đảo khách hàng biện pháp marketing hiệu Công ty nên có sách, chiến lược lâu dài giá cả, thị trường, thời gian, chất lượng… quan tâm đến nhu cầu khách hàng, giữ mối quan hệ làm ăn, thường xuyên liên lạc để nắm bắt thông tin phản hồi từ khách hàng Những sách ưu đãi giá ví dụ sách giảm giá khách hàng lâu năm khách hàng thường xuyên ký hợp đồng Đây sách thiết thực đề thu hút khách hàng Khi sách thực thi tốt cơng ty vừa đảm bảo khách hàng quen thuộc vừa thu hút khách hàng Ngồi ra, cơng ty nên quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần cán cơng nhân viên Vì nhân tố quan trọng tác động đến thái độ làm việc tích cực giữ mối quan hệ thân thiết Tạo môi trường làm việc thật thoải mái, không áp lực với việc đưa sách khen thưởng khuyến khích để tạo động lực cho nhân viên nổ lực hết mình, phấn đấu hồn thành tốt cơng việc ý định gắn bó lâu dài với cơng ty Cơng ty nên có lịch phân bố làm việc cho thật phù hợp để tránh nhiều lô hàng bị trễ so với hợp đồng nhận làm uy tín cơng ty Hiện nói trang thiết bị văn phịng cơng ty trang bị tốt phương tiện chun chở cơng ty cịn hạn chế công ty cần đầu tư phương tiện chuyên chở Vì phương diện cơng ty cịn phụ thuộc bên ngồi nhiều Cụ thể công ty cần tăng cường trước mắt loại xe tải nhỏ, sau phát triển dần lên xe đầu kéo, mở rộng hệ thống kho bãi, bổ sung cho lượng xe có (cơng ty thường phải đóng thêm phí Đưa phiếu xuất kho HQ Cổng Phiếu Bảo vệ cho xe tải Công ty để cổng chở hàng kho giao cho khách hàng Lưu ý: Khi nhận hàng, nhân viên giao nhận phát thấy hàng nhập bị tốn thất, đỗ vỡ, thiếu hụt, mát thì: Đối với hàng bị thiếu hụt: Thì nhân viên giao nhận làm việc lại với đại lý vận chuyển hàng kho cảng dỡ hàng đồng thời lập biên xác nhận thiếu hàng để báo cho khách hàng việc thiếu hàng Kiểm tra xem hàng thiếu công đoạn để yêu cầu bồi thường hàng vận chuyển kho Đối với hàng không chất lượng: Nhân viên giao nhận làm việc lại với nhà cung cấp chất lượng hàng yêu cầu nhà cung cấp trả lại khoản tiền tốn đưa tịa án khơng có đồng ý bên mua bên bán Đơn khiếu nại phải kèm theo chứng việc tổn thất (như biên giám định, COR, ROROC, hay CSC…), C/I, B/L, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm) Nhận xét: Ưu điểm quy trình này: Thanh lý khu hàng lẻ cổng C đợi lâu lý khu hàng Container Cổng B Gần với Cổng vào xe tải, sau lý xong khơng làm nhiều thời gian để đưa phiếu xuất kho cho tài xế để đưa xe cổng Hàng không bị hư hại đủ số lượng Nhược điểm quy trình này: Thanh lý thủ cơng nên đơi phải chờ đợi lâu Khơng có chỗ ngồi đợi lý Phí “bơi trơn” cho HQ giám sát 2.2.2.2.6 Quyết tốn bàn giao chứng từ cho khách hàng, lưu hồ sơ Sau hoàn thành thủ tục HQ, nhân viên giao nhận tiến hành photo lại chứng từ để lưu vào hồ sơ lưu trữ công ty PCSC bao gồm: tờ khai HQ thông quan, hợp đồng, C/I, P/L hóa đơn chi hộ cho khách hàng giao lại cho phịng kế tốn Các chứng từ lưu lại bao gồm: Tờ khai HQ – Lệnh giao hàng Các hóa đơn phí cho lơ hàng Sau Phịng kế tốn thực trả hồ sơ cho cơng ty khách hàng Bộ hồ sơ bao gồm: Tờ khai HQ – Biên giao nhận chứng từ Giấy đề nghị tốn cơng ty PCSC Cơng ty PCSC cho người giao nhận trực tiếp đến công ty khách hàng để trả hồ sơ nhận tiền toán dịch vụ Đến nhiệm vụ nhân viên giao nhận hồn thành tồn quy trình giao nhận hàng hóa nhập hàng lẻ đường biển Công ty TNHH PCSC Nhận xét: Ưu điểm quy trình này: - G iao đầy đủ chứng từ cho khách Nhược điểm quy trình này: Khách hàng hay trả tiền dịch vụ chậm Cơng ty chưa có phận chăm sóc khách hàng sau họ sử dụng dịch vụ 2.3 Đánh giá chung hoạt động giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH PCSC 2.3.1Thành Cơng Trong q trình thực quy trình giao nhận hàng NK mặt hàng Đệm đá Massage, sinh viên rút thành công mà công ty PCSC đạt được: Thứ nhất, quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty PCSC chặt chẽ, giai đoạn rõ ràng, giúp cho nhân viên dễ dàng theo dõi thực Và bên cạnh cơng ty tn thủ quy định pháp luật trình thực thủ tục nhập lơ hàng Thứ hai, nằm giao điểm thành phố nên công ty PCSC có nhiều thuận lợi hoạt động kinh doanh Vị trí cơng ty vừa gần cảng, lại vừa nằm trung tâm giao dịch mua bán lớn thành phố Hồ Chí Minh nên thuận lợi cho hoạt động kinh doanh công ty Thứ ba, mang đặc trưng ngành dịch vụ giao nhận, vận tải, hầu hết nhân viên công ty động nhiều kinh nghiệm Với môi trường làm việc ổn định, thành viên khơng ngừng tiềm tịi, học hỏi để nâng cao kiến thức xã hội chuyên môn, họ giúp đỡ hỗ trợ công việc Thứ tư, công ty có nhiều sách đãi ngộ nhân viên, ln tạo nhiều điều kiện để nhân viên tích lũy kinh nghiệm, tham gia lớp bồi dưỡng nâng cao kiến thức giúp cho nhân viên ngày nhạy bén giải công việc Thứ năm, môi trường làm việc công ty thân thiện, người ln hịa đồng nên tâm lí nhân viên thoải mái chịu nhiều áp lực cơng việc Thứ sáu, chất lượng quy trình nhiều khách hàng đánh giá cao nên tạo uy tín cho Cơng ty 2.3.2 Tồn Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực, cịn có mặt hạn chế, sai sót Trong có ba tồn lớn cần phải xem xét là: Một số tồn quy trình khai thuê HQ Trong lên tờ khai HQ điện tử, nhân viên giao nhận cơng ty có nhầm lẫn phương thức tốn nhập giá CIF thay FOB Điều dẫn sai lệch giá tính thuế, đồng nghĩa hàng hóa không thông quan, làm thời gian để sửa chữa lại gây chậm trễ, tốn chi phí, dễ làm uy tín cơng ty hàng hóa khơng giao hợp đồng Phải có “phí bơi trơn” làm thủ tục, khơng có phí lơ hàng cơng ty khó hồn thành sớm, HQ bắt ép cách, trì hoãn Tranh luận áp mã H.S HQ nhân viên giao nhận thường hay xảy HQ muốn áp mã hàng hóa mức thuế suất cao cịn doanh nghiệp muốn áp mã H.S mức thuế suất thấp Việc kéo dài thời gian làm thủ tục kéo theo qui trình tốn nhiều thời gian chi phí để đến thống Một hạn chế khác công ty khâu chuẩn bị kiểm tra chứng từ giai đoạn nhiều thời gian chi phí giao dịch (điện thoại, fax ); ban giám đốc giao cho phịng XNK bố trí nhân viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập xuất Khi HQ phát sai sót chứng từ họ trả để chỉnh sửa lại Việc hiệu chỉnh chứng từ thông thường khoảng 01 ngày làm việc Chưa có chun mơn hóa cho phịng ban Cơ cấu tổ chức cơng ty đơn giản, số lượng nhân viên q chưa có chun mơn hóa rõ ràng Một phịng ban phải thực nhiều cơng việc, nhiệm vụ khác Điều gây khó khăn cho nhân viên khơng có tập trung tồn vẹn cho mảng cơng việc cụ thể Ví dụ: Ở phịng XNK, nhân viên đảm nhận công việc mảng xuất nhập khẩu, vận tải đường không lẫn vận tải đường biển đường bộ, sai xót xảy điều hiển nhiên Trong kinh doanh sai sót nhỏ điều bất lợi cho công ty uy tín tỉ lệ nghịch với độ sai sót mà công ty gây Phương tiện vận tải chuyên chở hàng hóa chưa có Trong q trình lấy hàng kho giao cho khách hàng, Công ty phải thuê dịch vụ vận tải bên ngoài, điều làm tăng giá dịch vụ, giảm tính cạnh tranh so với cơng ty đối thủ Hơn tính linh động khâu khơng đáp ứng tối đa phải phụ thuộc vào bên dịch vụ vận tải, Công ty dễ bị động thuê xe ngày cao điểm, điều dẫn đến việc khơng thể lấy hàng hồn thành thủ tục thơng quan hàng hóa, lưu kho lưu bãi gây tổn thất khoản chi phí đáng kể Nhân viên bị động kiến thức hàng hóa Trước tiến hành làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận chưa chuẩn bị kỹ hồ sơ cần thiết catalogue, tài liệu kỹ thuật, đồng thời nắm rõ hình dạng, đặc tính, cấu tạo, cơng dụng hàng hóa Điều gây khó khăn cho nhân viên giao nhận trình đăng ký tờ khai cảng, khơng đủ kiến thức hàng hóa để giải trình với HQ, dễ dẫn đến việc HQ yêu cầu chuyển luồng đỏ để kiểm tra hàng hóa thực tế Khi kéo dài thời gian quy trình lấy hàng kho, gây tốn cho Công ty cho khách hàng Công tác chăm sóc khách hàng chưa trọng Ngồi phòng ban sơ đồ cấu tổ chức, cơng ty chưa có phịng ban chăm sóc khách hàng cách riêng biệt Cơng tác chăm sóc khách hàng sau dịch vụ nhân tố ảnh hưởng lớn đến việc khách hàng có muốn trở lại để sử dụng dịch vụ công ty hay không có nhiều đối thủ cạnh tranh khác họ hồn tồn lơi kéo khách hàng cơng ty phía họ điều tưởng khơng cần thiết Chính vậy, thời gian tới cơng ty TNHH PCSC cần có giải pháp hiệu để khắc phục hạn chế phát huy thành tựu đạt nhằm góp phần nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa nhập đường biển Công ty, nâng cao hiệu kinh doanh khẳng định vị địa bàn 2.3.3 Các yếu tố tác động Về yếu tố chủ quan: Nguồn lực tài cịn eo hẹp Tiềm lực tài cơng ty cịn hạn chế Vốn điều lệ tỷ VNĐ chưa đủ mạnh để thực chiến lược nhằm tăng sức cạnh tranh với công ty đối thủ mà họ ngày dần mạnh lên Nguồn lực nhân viên hạn chế Công ty lại thiếu nguồn nhân lực đào tạo chuyên nghiệp Kiến thức nhân viên có tự đúc kết kinh nghiệm, học từ bạn bè đồng nghiệp, từ đại học chuyên ngành nước Cơ sở vật chất chưa đáp ứng đủ nhu cầu phát triển Cơ sở vật chất nâng cấp trang bị thường xuyên song không đáp ứng với nhu cầu phát triển công ty Phương tiện quản lý, hệ thống thông tin liên lạc đầy đủ đại phương tiện thiết bị phục vụ trực tiếp cho q trình nghiệp vụ gần khơng có Cơng ty không sỡ hữu phương tiện bốc dỡ, đội xe, cần thiết sử dụng dịch vụ cho thuê cơng ty khác cịn chịu phụ thuộc giá cả, đặc biệt thời gian cao điểm chi phí th mướn thường tăng cao ảnh hưởng đến giá thành dịch vụ công ty Yếu tố khách quan: Cơ sở hạ tầng kỹ thuật Việt Nam lạc hậu, xuống cấp nghiêm trọng Hệ thống giao thông đường chật hẹp chắp vá, Nhà nước đầu tư nâng cấp thường xuyên song chưa hoàng chỉnh Chiều cao hệ thống cầu đường chưa đạt tiêu chuẩn gây khó khăn cản trở cho việc vận chuyển hàng hóa công tác giao nhận làm cho thời gian giao nhận kéo dài, chí phí tăng lên Hệ thống cảng biển nước ta phần nhiều nông, hệ thống cầu cảng hẹp, trang thiết bị cảng biển lạc hậu, suất xếp dỡ thấp, chưa thể tiếp nhận loại tàu có trọng tải lớn Hệ thống Luật nhiều bất cập Hệ thống biểu thuế, đặc biệt thủ tục HQ cịn rườm rà, chi phí ngồi hóa đơn cịn nhiều chi phí giao nhận Việt Nam cao so với nước khác Ví dụ định miễn thuế nhập Bộ Tài gửi tới Cục HQ địa phương, thuế phát sinh doanh nghiệp mở tờ khai hàng nhập lại Chi cục HQ Vì nhiều không nhận định miễn thuế kịp thời nên Chi cục HQ yêu doanh nghiệp phải sớm giải miễn thuế nộp thuế cho tờ khai Đối với lơ hàng phải trưng cầu giám định HQ không chấp nhận kết giám định lần đầu lưu giữ mà bắt giám định lại gây tốn thời gian chi phí thơng quan hàng hóa hoạt động giao nhận Gặp phải cạnh tranh gay gắt Với đà phát triển mạnh mẽ vận tải buôn bán quốc tế, dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa XNK khơng ngừng phát triển ngày mở rộng Việt Nam năm gần Hơn kinh doanh dịch vụ giao nhận không cần nhiều vốn đầu tư mà thu nhiều lợi nhuận Chính mà hàng loạt cơng ty đổ xô vào kinh doanh lĩnh vục làm cho tính cạnh tranh thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế Việt Nam ngày gay gắt Do đó, để đứng vững phát triển PCSC cần có đánh giá đối thủ cạnh tranh phương diện như: mục đích tương lai, chiến lược tại, tiềm đối thủ cạnh tranh gì? nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu họ để từ có chiến lược kinh doanh đắn Chúng ta tìm hiểu nét sơ lược công ty xem đối thủ mạnh thị trường giao nhận vận tải Việt Nam nay: VINATRANS Là doanh nghiệp nhà nước hình thành từ năm 70 Có bề dày kinh nghiệm hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế đại lý cho nhiều hãng giao nhận vận tải quốc tế lớn giới Những lợi VINATRANS là: ... 2.2.2 Quy trình thực dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH PCSC 2.2.2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập cơng ty Hình 2.05 – Quy trình giao nhận hàng hóa nhập cơng ty Nhận. .. TRÌNH BÀY LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Tổng quan dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập đường biển 1.1.1 Khái niệm – vai trò hoạt động giao nhận hàng hóa nhập. .. CHƯƠNG 1: TRÌNH BÀY LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƯỜNG BIỂN 11 1.1.1 đường biển 1.1.1.1