Khóa luận các giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH IFB international freightbridge việt nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ðỀ TÀI CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ðƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH IFB INTERNATIONAL FREIGHTBRIDGE VIỆT NAM QUẢN TRỊ KINH DOANH Ngành: Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hướng dẫn : Th.S TRẦN THỊ TRANG Sinh viên thực : NGUYỄN NGỌC PHỤNG MSSV : 0854010268 Lớp : 08DQN1 TP Hồ Chí Minh, 2012 i LỜI CAM ðOAN Tơi cam đoan ñề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận thực Công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam, không chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam ñoan TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2012 Tác giả ii LỜI CẢM ƠN ðầu tiên em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc ñến Ban giám hiệu Quý thầy cô trường ðại học Kỹ Thuật Công Nghệ TP.HCM, tồn thể Q thầy khoa Quản trị kinh doanh ñã truyền ñạt kiến thức, kinh nghiệm vô quý báu cho em suốt thời gian học tập trường Cám ơn gia đình, bạn bè ñã ñộng viên giúp ñỡ em hoàn thành tốt khóa học trường thực báo cáo tốt nghiệp ðặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Th.S Trần Thị Trang nhiệt tình hướng dẫn cho em suốt thời gian em làm báo cáo thực tập tốt nghiệp vừa qua Cơ ln tận tình giúp em nhận định vấn ñề phương pháp cần thiết cho ñể hoàn thành tốt báo cáo Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh ñạo tập thể anh, chị Công ty TNHH IFB International Freightbridge Việt Nam ñã hướng dẫn giúp ñỡ em tiếp cận kinh nghiệm thực tế suốt thời gian thực tập cơng ty Cuối em xin kính gửi lời chúc sức khỏe thành cơng đến Q thầy cơ, Ban Lãnh ñạo tập thể anh, chị Công ty TNHH IFB International Freightbridge Việt Nam Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Nguyễn Ngọc Phụng CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ðộc lập – Tự Do – Hạnh Phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên:………………………………………………………… MSSV: ………………………………………………………… Khóa: ………………………………………………………… Thời gian thực tập ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Bộ phận thực tập ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Tinh thần trách nhiệm với công việc ý thức chấp hành kỹ luật ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Kết thực tập theo ñề tài ………………………………………………………………………………… Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ðơn vị thực tập Tp.Hồ Chí Minh, ngày…….tháng……năm 2012 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… TP.HCM, ngày …… tháng …….năm 2012 v iii MỤC LỤC  LỜI MỞ ðẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm giao nhận người giao nhận 1.2 Phạm vi dịch vụ giao nhận 1.3 Vai trò người giao nhận 1.4 Phân loại hoạt ñộng giao nhận 1.5 Quyền hạn nghĩa vụ 1.6 Trách nhiệm người giao nhận 1.7 Những yêu cầu giao nhận Kết luận chương 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ðƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH IFB INTERNATIONAL FREIGHTBRIDGE VIỆT NAM 12 2.1 Giới thiệu tổng quan công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam 12 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 12 2.1.2 Chức nhiệm vụ 13 2.1.3 Hệ thống tổ chức công ty 14 2.1.4 Tình hình nhân cơng ty 16 2.1.5 Ngành nghề kinh doanh 18 2.1.6 Tình hình kinh doanh cơng ty giai đoạn 2009 – 2011… 19 2.1.6.1 Khái qt tình hình kinh doanh Cơng ty ……………… 19 2.1.6.2 Tầm quan trọng hoạt ñộng giao nhận hàng hóa XNK với cơng ty…………………… ………………………………………………….21 2.1.7 ðịnh hướng phát triển công ty 22 2.1.7.1 ðịnh hướng 22 2.1.7.2 Mục tiêu 24 2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển công ty 25 2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng 26 iv 2.2.2 Liên hệ với hãng tàu 27 2.2.3 Chào giá cho khách hàng 27 2.2.4 Tiến hành ñặt tàu (Booking) 28 2.2.5 ðóng hàng vào Container vận chuyển cảng 29 2.2.6 Tổng kết sau hoàn tất giao nhận hàng xuất 32 2.2.7 Nhận xét quy trình giao nhận hàng hóa XK container đường biển cơng ty 34 Kết luận chương 37 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ðƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH IFB ITERNATIONAL FREIGHTBRIDGE VIỆT NAM………… 38 3.1 Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất công ty 38 3.1.1Giải pháp 1: Nâng cao phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chun mơn cơng tác đào tạo đội ngũ nhân viên 38 3.1.2 Nhóm giải pháp cho quy trình giao nhận 40 3.1.2.1 Giải pháp 2: Cải tiến khâu chào giá cho khách hàng 40 3.1.2.2 Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro sai sót nhân viên …42 3.1.2.3 Giải pháp 4: Hoàn thiện sở vật chất kỹ thuật cơng ty… 44 3.2 Kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa XK container đường biển Công ty 48 3.2.1 ðối với Cảng Vụ 48 3.2.2 ðối với quan chức Nhà Nước 48 KẾT LUẬN 50 v DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Công ty IFB Vietnam Công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh XNK Xuất Nhập XK Xuất NK Nhập TNHH Trách nhiệm hữu hạn HQðT Hải quan ðiện tử MTO Người kinh doanh vận tải ña phương thức (Multimodal Transport Operator) ETD khởi hành (Estimated time of Depature) ETA ñến cảng (Estimated time of Arrival) Comercial Invoice Hóa đơn thương mại Packing List Phiếu đóng gói CY bãi container CFS Kho hàng lẻ (Container Freight Station) B/N ðơn lưu khoang (Booking Note) HB/L Vận ñơn ñại lý giao nhận cấp (House Bill of Lading ) MB/L Vận ñơn hãng tàu cấp (Master Bill of Lading ) Sea Waybill Giấy gửi hàng ñường biển B/L (Bill of Lading) Vận ñơn ñường biển vi DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Bảng 2.1 Cơ cấu lao động cơng ty 17 Bảng 2.2 Kết kinh doanh công ty 19 Bảng 2.3 Doanh thu từ hoạt động giao nhận cơng ty 21 Bảng 2.4 Một số tiêu hoạt động kinh doanh cơng ty từ 2012 – 2014 24 Bảng 2.5 Mô tả hàng hóa đơn hàng PO11042010 cơng ty Masan Food……… 30 Bảng 3.1 Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất container ñường biển 46 vii DANH SÁCH CÁC SƠ ðỒ, ðỒ THỊ SỬ DỤNG Sơ ñồ 2.1: Sơ ñồ tổ chức công ty 14 Biểu ñồ 2.1: Biểu ñồ doanh thu từ hoạt động giao nhận Cơng ty 21 Sơ đồ 2.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển 25 38 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ðƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH IFB ITERNATIONAL FREIGHTBRIDGE VIỆT NAM 3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất công ty 3.1.1 Giải pháp 1: Nâng cao phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chun mơn cơng tác đào tạo đội ngũ nhân viên IFB Vietnam Mục tiêu giải pháp: - Nhằm hoàn thiện tính hiệu cơng tác quản lý, nghiệp vụ chun mơn, kinh nghiệm làm việc đội ngũ nhân viên cơng tác giao nhận - Mang đến hài lịng cho khách hàng chất lượng dịch vụ giao nhận IFB Vietnam - Tăng lợi nhuận tạo lợi cạnh tranh IFB Vietnam Cách thức thực giải pháp: - Công tác quản lý: Cán quản lý phải người có lực, kiến thức chuyên sâu, giải vấn ñề dứt khốt, am hiểu tường tận cơng việc nhân viên + Tổ chức xếp lại cấu quản lý nhân viên, tránh chồng chéo tránh nhiệm công việc phòng ban, tạo hiệu cơng tác + Các phịng ban phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ với để hướng đến lợi ích chung công ty khách hàng + Thực sách “mở cửa” để khuyến khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến sáng tạo cho công ty + Công ty tổ chức buổi nói chuyện trao đổi với nhân viên kế hoạch, thành tích hạn chế cịn tồn để tồn thể nhân viên đưa ý kiến việc hồn thiện cơng tác quản lý giao nhận công ty SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 39 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG - Công tác đào tạo, nghiệp vụ chun mơn: + Tăng cường tham gia khố học đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ thành viên cơng ty như: Ban lãnh đạo cơng ty cử nhân viên tham gia hội thảo, khóa học ngành khóa học tu nghiệp nước ngồi nghiệp vụ giao nhận hàng hóa số nước Singapore, Thái Lan, Nhật Bản + Tạo ñiều kiện cho nhân viên cọ sát với thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy khả sáng tạo + Nắm rõ nội dung quy trình giao nhận hàng hóa xuất bước, cơng việc cụ thể cách chun nghiệp để thực cơng tác giao nhận + Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch chuyên nghiệp yếu tố quan trọng giao dịch với khách hàng, thể chất lượng dịch vụ, uy tín văn hóa kinh doanh cơng ty IFB Vietnam Dự đốn hiệu giải pháp mang lại: Hiện Cải tiến Dự kiến hiệu - Khâu quản lý nhân viên - ðề cử cán quản lý có - Cơng tác quản lý nhân cịn yếu kém, khơng nắm lực, am hiểu viên chặt chẽ hơn, rõ công việc cụ thể công việc nhân tạo tính hiệu nhân viên Tiến viên Phong cách làm việc công việc độ theo dõi cơng tác giao đốn, động, nhận cịn hạn chế sáng tạo - Cơng việc, trách nhiện - Tổ chức, xếp lại - Phòng tránh rủi ro chồng chéo cấu phòng ban cho giao nhận chứng từ, nhân viên phù hợp với chuyên môn khâu thủ tục hải quan nhân viên Các (phòng chứng từ kết hợp phòng ban kết hợp, hỗ trợ với phòng giao nhận) thường xuyên với - Ghi nhận ñóng góp, ý - Góp phần xây dựng, kiến từ nhân viên SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG phát triển mục tiêu, ñịnh 40 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG hướng kinh doanh cơng ty Trình độ chun mơn - Tổ chức khóa học - Nâng cao trình độ nhân viên tương đối khá, nghiệp vụ, ki nh nghiệm chun mơn, học hỏi kinh kinh nghiệm thực tế nhiều hạn chế nghiệm - Cơng ty có sách - Tăng suất lao ñộng khen thưởng, nâng bậc cho tính hiệu nhân viên đạt thành tích công việc, tạo niềm tin, xuất sắc nhằm khuyến thỏa mãn nhu cầu khích nhân viên phát huy khách hàng tối đa lực cá nhân 3.1.2 Nhóm giải pháp cho quy trình giao nhận 3.1.2.1 Giải pháp 2: Cải tiến khâu chào giá cho khách hàng Mục tiêu giải pháp: - Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, giữ mối quan hệ bền vững với khách hàng thường xuyên - Tăng số lượng ñơn hàng giao nhận, tăng doanh thu cho công ty Cách thức thực giải pháp: - Chủ ñộng liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng tiềm - Nhân viên có kế hoạch làm việc, chủ động gửi E-mail gọi điện thoại cho khách hàng định kì ñể phục vụ khách hàng cách tốt - Tham gia tìm kiếm khách hàng hội chợ triển lãm hiệp hội doanh nghiệp xuất VEXA, ITPC, Viettrade tổ chức nhằm tìm kiếm khách hàng khảo sát thị trường lĩnh vực giao nhận - Liên hệ, cập nhật thông tin hãng tàu bảng báo giá cước thời ñiểm SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 41 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG - Xây dựng mối quan hệ tốt với hãng tàu, phải biết lợi hãng tàu tuyến đường vận chuyển để có giá cước tốt Dự đốn hiệu giải pháp mang lại: Hiện Cải tiến Hiệu - Nhận yêu cầu khách - Công tác nghiên cứu thị - Nâng cao tính chủ động hàng tiến hành trường, tìm kiếm khách cơng việc tìm kiếm liên hệ với hãng tàu, chào hàng tiềm chủ phục vụ khách hàng giá cho khách hàng, ñộng liên hệ, chào giá cho Doanh thu cơng ty khơng chủ động khách hàng thường xuyên tăng nhanh số lượng công tác chào giá cho cơng ty đơn hàng giao nhận tăng khách hàng - Hầu hết đơn hàng - Tìm hiểu, tham gia - Tránh phụ thuộc vào giao nhận định từ đại chương trình hội thảo, hội ñơn hàng giao nhận lý bên nước chợ triển lãm dành cho ñịnh doanh nghiệp xuất nước quốc tế Các ñối thủ cạnh tranh - Chào giá cước tốt - Nâng cao tính cạnh giá cước, cơng tác chào chi phí chất lượng tranh giá, chất lượng chất lượng dịch vụ dịch vụ, nhanh chóng ñáp dịch vụ ứng yêu cầu khách - Thiết lập mối quan hệ hàng với hãng tàu làm - Ln mang đến giá đại lý cho hãng tàu cước tốt cho khách hàng SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 42 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG 3.1.2.2 Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro sai sót nhân viên Mục tiêu giải pháp: - Nhằm giảm thiểu rủi ro sai sót chứng từ, rủi ro hư hỏng hàng hóa khâu đóng hàng - Giảm chi phí khơng đáng có, thực cơng tác giao nhận hàng hóa cách nhanh chóng Cách thức thực giải pháp: - Hạn chế sai sót nhân viên chứng từ: + Nhập thông tin khách hàng vào sở liệu, phần mềm quản lý FastFreight IFB Vietnam để tra cứu thơng tin cần thiết + Nhân viên chứng từ cẩn thận thao tác lập chứng từ, đối chiếu thơng tin khách hàng phần mềm quản lý + Nhanh chóng kịp thời xử lý tình rủi ro xảy Mọi thao tác nhân viên chứng từ cần phải có cẩn thận, tính chun nghiệp cơng việc - Hạn chế sai sót nhân viên giao nhận khâu đóng hàng: + Có kế hoạch cơng việc cụ thể đặc điểm, tính chất hàng hóa để có sơ đồ hướng dẫn đóng hàng, xác định vị trí kho hàng để xếp phương tiện thời gian phù hợp đóng hàng vào container, giảm chi phí neo đậu xe rơmooc, th bãi đóng hàng + Phát bao bì, ñóng gói hàng bị hư, rách… báo cho khách hàng cố trước đóng vào container + Cân đo, kiểm điếm hàng hóa thật xác trọng lượng cách lập biên kiểm kê hàng hóa có xác nhận cơng ty khách hàng, dùng ñể ñối chiếu với chứng từ trọng lượng, quy cách đóng gói, tình trạng hàng hóa - Hạn chế rủi ro nhân viên xếp dỡ khâu đóng hàng: SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 43 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG + Bố trí lượng nhân viên xếp dỡ phù hợp với lượng hàng hóa, luân phiên công việc nhân viên tránh làm việc tải, giảm suất làm việc + Công việc xếp dỡ hàng vào container phải thực nghiêm túc khơng hút thuốc kho hàng, khơng đùa giỡn, + Có biện pháp xử lý nghiêm khắc tình gian lận, hàng hóa bị thất thốt, thiếu tinh thần trách nhiệm cơng việc Dự đốn hiệu giải pháp mang lại: Hiện Cải tiến Hiệu Sự sai sót chứng - Làm việc hệ thống - Hoàn chỉnh chứng từ giao nhận Master phần mềm quản lý từ giao nhận, tránh B/L, House B/L, ảnh chứng từ thời gian chi phí chỉnh hưởng đến chứng từ - Kiểm tra, ñối chiếu sửa liên quan Sea thông tin chứng từ - Tiến ñộ thực khâu trước gửi cho khách chứng Waybill… hàng từ nhanh hơn, xác Kiểm tra, giám sát q - Có kế hoạch đóng hàng - ðóng hàng theo trình đóng hàng cịn cụ thể cho đơn hàng thời gian dự tính, giúp nhiều sai sót ảnh hưởng cho cơng tác giao nhận tiến độ đóng hàng vào nhanh chóng container - Lập biên kiểm kê - sai sót trọng lượng hàng hóa nhằm đối chiếu hàng hóa, tiết kiệm thời gian phải kiểm tra lại Năng suất xếp dỡ chưa - ðưa quy ñịnh chặt - Thể tinh thần làm cao, ý thức làm việc cịn chẽ cơng tác đóng việc có trách nhiệm, ý nhiều hạn chế: Làm hư hàng thức công việc hỏng hàng hóa - Phân chia cơng việc rõ - Tránh gây tổn thất hàng đóng hàng ràng, luân phiên hóa cho khách hàng tránh làm việc tải chất lượng dịch vụ công ty SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 44 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG - Nâng cao suất làm việc, không gây hư hỏng, đảm bảo an tồn hàng hóa đóng hàng 3.1.2.3 Giải pháp 4: Hoàn thiện sở vật chất kỹ thuật công ty Mục tiêu giải pháp: Xây dựng hệ thống sở vật chất, kỹ thuật cách đồng để tăng tính hiệu quả, giảm rủi ro hư hỏng, thất thoát hàng hóa phục vụ cơng tác giao nhận, nâng cao lợi nhuận uy tín dịch vụ cơng ty Cách thức thực giải pháp: - Phương tiện vận tải: + Thực định hướng cơng ty (năm 2012-2014) tăng cường ñầu tư phương tiện vận chuyển: mua hai xe tải trọng lượng lớn năm 2012, ñầu xe kéo container (rơmooc), mua loại xe chở hàng, xe nâng thay loại xe cũ kĩ để giảm rủi ro q trình giao nhận + Xây dựng mạng lưới xe vận tải xuyên suốt, tăng tốc độ ln chuyển hàng hóa, tránh phải th phương tiện ngồi + Xây dựng đội ngũ nhân viên kỹ thuật bảo trì thiết bị máy móc phương tiện vận chuyển để đảm bảo tính ổn định, an tồn trang thiết bị q trình phục vụ công tác giao nhận -Hệ thống kho bãi: + ðầu tư xây dựng hệ thống kho bãi riêng gần cảng Tân Cảng cảng Cát Lái công ty Nâng cấp, sửa chữa sân bãi ñể ñủ diện tích chứa container thuận lợi cho xe vào Phân luồng vị trí lưu giữ container, kho bãi đóng hàng thuận tiện cho việc xếp dỡ hàng hóa SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 45 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG + Liên kết, hợp tác với công ty cho thuê kho bãi để đảm bảo cơng ty IFB Vietnam ln có ñủ kho bãi ñể lưu giữ hàng hóa có nhu cầu Dự đốn hiệu giải pháp mang lại: Hiện Cải tiến Hiệu - Phương tiện vận tải - ðầu tư thêm phương tiện - Tiết kiệm chi phí, giá dùng để vận chuyển hàng vận chuyển cước cạnh tranh cịn hạn chế số lượng, - Hợp tác công ty với công ty phải thuê phương tiện cho thuê phương tiện với ngành vận tải làm tăng chi hợp đồng dài hạn phí - Xe nâng hạ xếp dỡ hàng - Trang bị xe nâng hạ - Tránh tổn thất hàng hóa, cũ, gây hư hỏng hàng thay phương ñảm bảo mức ñộ an tồn q trình đóng tiện xếp dỡ cũ, hư hỏng cho hàng hóa xếp dỡ hàng Diện tích lưu container Hiện đại hóa hệ thống kho - ðáp ứng nhu cầu khách bãi công ty bãi, kết hợp với hệ thống hàng cần thiết hạn chế, phải lưu kho luân chuyển hàng hóa - Nâng cao chất lượng bãi container cảng nhanh chóng dịch vụ giao nhận cơng ty Sau ñưa giải pháp trên, em nhận thấy để hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất container ñường biển vấn ñề khơng đơn giản, cần có hiệu cơng tác quản lý, trình độ lực nhân viên sở vật chất kĩ thuật Công ty IFB Vietnam Em hy vọng giải pháp giúp cho cơng ty nâng cao chất lượng dịch vụ, mang đến hài lịng tốt cho khách hàng Em xin đưa quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển sau: SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 46 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG Bảng 3.1 Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển Bước Quy trình cũ ðề xuất quy trình - Nhân viên cơng ty chủ ñộng liên hệ hỏi thăm, báo giá cước - Nhận yêu cầu từ khách hàng - Nhận tiếp nhận yêu cầu, phản hồi khách hàng - Liên hệ với hãng tàu có lợi tuyến đường đến cảng đích - Liên hệ với hãng tàu - Nhận làm ñại lý hãng tàu, chủ ñộng giá cước - Chào giá cho khách hàng - Nhập thông tin khách hàng vào phần mềm quản lý - Chào giá tốt giá cước chất lượng dịch vụ cho khách hàng - Nhập thông tin khách hàng tra cứu cần thiết - Tiến hành ñặt tàu, gửi Booking Note có liên quan cho khách hàng kiểm tra - Tiến hành ñặt tàu (Booking) - Cập nhật thông tin ngày - Lập kế hoạch đóng hàng vận tàu đi, đến, closing time… có thay chuyển hàng đổi thời gian xuất hàng - Liên hệ khách hàng, lập kế hoạch ñong hàng vận chuyển hàng - Xác định địa điểm đóng hàng kho - ðóng hàng vào container vận khách hàng hay bãi kho chuyển cảng Cơng ty - Có biên kiểm kê hàng hóa SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 47 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG - Tránh tăng thêm chi phí - Tổng kết sau hoàn tất giao nhận hàng xuất - Liên hệ với đại lý bên nước ngồi - Thủ tục Hải Quan (nếu có yêu cầu) - Theo dõi hàng đến cảng đích - Lập hồ sơ giấy báo nợ (Debit Note) - Tổng kết sau hoàn tất giao nhận hàng xuất - Liên hệ với đại lý bên nước ngồi - Theo dõi hàng đến cảng đích Ghi nhận lại ý kiến phản hồi, rút kinh nghiệm cho lần sau Qua bảng 3.1 trên, hướng đề xuất quy trình giúp cho cơng tác giao nhận hàng hóa Cơng ty IFB Vietnam thực có hiệu bước cụ thể, rõ ràng Khả cạnh tranh ngày nâng cao, thu hút, tạo lòng tin khách hàng ñối với chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 48 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG 3.2 Kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa XK container đường biển Công ty 3.2.1 ðối với Cảng Vụ Hiện nay, cảng nội thành hầu hết ñều bị tắc nghẽn lưu lượng hàng hóa xuất nhập nhiều Do hạn chế đến mức tối đa cơng đoạn thủ tục ñể tạo ñiều kiện thuận lợi cho khách hàng trực tiếp giao nhận cảng vấn ñề quan trọng với thực tiễn ðể tránh tình trạng chờ đợi quyền cảng cần phải: - Tổ chức quản lý sản xuất cảng có hệ thống nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giảm bớt thủ tục hành giảm ñược thời gian chờ ñợi - Xây dựng sở hạ tầng, mở rộng cầu bến kho bãi tuyến giao thông cảng, Tân Cảng số lượng hàng hóa nhập cảng cao, việc chuyển bãi gây khó khăn, bất tiện cho việc rút hàng, đóng hàng bãi - ðầu tư thêm trang thiết bị nhằm giới hóa dây chuyền bốc xếp hàng 3.2.2 ðối với quan chức Nhà Nước Một hệ thống pháp luật ñồng thống tạo hành lang pháp lý ổn ñịnh, tạo tư tưởng an tâm cho doanh nghiệp vận tải giao nhận nước nhà đầu tư nước ngồi Vì vậy, Nhà nước phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật, sách thuế, thủ tục hải quan, thủ tục hành chính…nhằm thúc đẩy phát triển hệ thống giao nhận ðồng thời, Nhà nước cần có sách khuyến khích phát triển ngành giao nhận hàng hóa hổ trợ cơng ty giao nhận nước đầu tư sở hạ tầng xây dựng nhiều Cảng biển quốc tế Nhà nước cần đầu tư thích đáng ñể xây dựng sở vật chất cho việc vận chuyển hàng hố đường biển xây dựng mở rộng cảng biển, đại hố thiết bị xếp dỡ vận chuyển hàng hố Ngồi ra, Nhà nước cần ñầu tư ñể mở rộng tuyến ñường sắt cho ñạt tiêu chuẩn quốc tế, nâng cấp tu sửa hệ thống ñường bộ, cầu cống… ñể với vận tải ñường biển, người giao nhận thực vận tải SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 49 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG hàng hố đa phương thức cách thuận tiện, dễ dàng ñáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng Việt Nam gia nhập ASEAN, AFTA, APEC, WTO…ñã nâng tầm vị Việt Nam trường quốc tế, tạo ñiều kiện cho kinh tế Việt Nam phát triển Chúng ta cần thiết lập mối quan hệ bền vững, hai bên có lợi với quốc gia khác ñặc biệt hoạt ñộng ñầu tư nước ngoài, từ đó, gián tiếp thúc đẩy việc xuất nhập hàng hóa, tạo điều kiện cho ngành giao nhận phát triển Hơn nữa, việc cạnh tranh với doanh nghiệp nước ngồi tạo động lực cho doanh nghiệp nỗ lực phấn ñấu trưởng thành SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 50 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG KẾT LUẬN Ở Việt Nam, từ thực chủ trương mở cửa kinh tế, nhu cầu hàng hoá nhập tăng lên chủng loại số lượng, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng dân cư tổ chức nhu cầu ñầu vào cho sản xuất Song song với hàng nhập khẩu, lượng hàng xuất tăng lên rõ rệt Ngày với nhu cầu vận chuyển hàng hoá lớn với vai trị ngành dịch vụ nằm khâu lưu thơng, ngành giao nhận mà ñặc biệt ngành giao nhận container đường biển phát triển nhanh chóng, giúp hàng hố lưu thơng, tránh ứ đọng, vận chuyển an tồn với giá cước giảm, tạo cho hàng hố có lợi cạnh tranh thị trường Nắm bắt ñược nhu cầu thị trường, Công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam ñời nhằm tham gia vào hoạt ñộng giao nhận hàng hóa xuất nhập chủ yếu thành phố Hồ Chí Minh Trong suốt thời gian qua, cơng ty có nhiều nỗ lực cố gắng việc ñẩy mạnh hoạt ñộng kinh doanh dịch vụ giao nhận nhằm phục vụ cho cơng tác xuất nhập hàng hóa quốc tế ðể có phát triển ổn ñịnh lâu dài tương lai, cơng ty cần phải xác định giải pháp, phương hướng cụ thể, kế hoạch chi tiết cho giai ñoạn phối hợp thực chúng cách hiệu Muốn làm điều cơng ty phải ln gắn phương pháp phát triển với mục tiêu ngắn hạn dài hạn ñã ñặt Những kết mà Công ty IFB Vietnam ñã ñạt ñược năm qua, với nỗ lực khơng ngừng cơng ty cơng tác giao nhận hàng hóa xuất container đường biển cơng ty ngày phát triển hơn, đóng góp nhiều lợi nhuận cho cơng ty nói riêng lợi ích quốc gia nói chung SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG 51 GVHD: ThS.TRẦN THỊ TRANG TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách: - GS.TS Võ Thanh Thu (2011) Kỹ thuật Kinh doanh Xuất Nhập Nhà xuất bản: Lao ñộng – Xã Hội - ThS Chu Minh Phương (2010) Bài giảng vận tải hàng hóa xuất nhập Biên soạn: Ths.Chu Minh Phương - Dương Hữu Hạnh (2009-2010) Hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất nhập Nhà xuất bản: Thống Kê Tham khảo ñiện tử: - Website Diễn ñàn Hàng hải–Logistics-Giao nhận–Vận tải Việt Nam (www.vietmarine.net) - Website Tổng cục Hải quan (www.customs.gov.vn) - Website Chi cục Hải quan TP Hồ Chí Minh (www.haiquan.hochiminhcity.gov.vn) Các tài liệu gốc công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam: - Các chứng từ, số liệu thực tế phòng Xuất Nhập Khẩu - Số liệu thức tế phòng Kế tốn - Số liệu thực tế phịng Nhân SVTH: NGUYỄN NGỌC PHỤNG PHỤ LỤC: CÁC CHỨNG TỪ TRONG CÔNG TÁC GIAO NHẬN Chi tiết hàng công ty Masan Food (Details of Bill) Booking tàu Chi tiết làm Bill House B/L Master B/L – Bill Of Lading Sea Waybill ... hóa xuất container đường biển công ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam Chương 3: Giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển công ty TNHH. .. Cơng ty TNHH IFB International FreightBridge Việt Nam với tên ñề tài ? ?Các giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển Cơng ty TNHH IFB International FreightBridge Việt. .. trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển cơng ty ðể nghiên cứu thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất container đường biển Cơng ty IFB Vietnam, em trình bày đơn hàng