CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
3.1.2.2 Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên
Mục tiêu của giải pháp:
- Nhằm giảm thiểu rủi ro về sai sót chứng từ, rủi ro hư hỏng hàng hóa trong khâu đóng hàng.
- Giảm những chi phắ khơng đáng có, thực hiện cơng tác giao nhận hàng hóa
một cách nhanh chóng.
Cách thức thực hiện giải pháp:
- Hạn chế sai sót của nhân viên chứng từ:
+ Nhập các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý FastFreight của IFB Vietnam ựể tra cứu thông tin khi cần thiết.
+ Nhân viên chứng từ cẩn thận trong từng thao tác khi lập chứng từ, ựối chiếu các thông tin của khách hàng trong phần mềm quản lý.
+ Nhanh chóng kịp thời xử lý các tình huống rủi ro xảy ra. Mọi thao tác của nhân viên chứng từ cần phải có sự cẩn thận, tắnh chuyên nghiệp trong cơng việc.
- Hạn chế sai sót của nhân viên giao nhận trong khâu đóng hàng:
+ Có kế hoạch công việc cụ thể như ựặc ựiểm, tắnh chất của hàng hóa để có sơ
ựồ hướng dẫn ựóng hàng, xác ựịnh vị trắ kho hàng ựể sắp xếp phương tiện và thời
gian phù hợp đóng hàng vào container, giảm các chi phắ như neo ựậu xe rơmooc,
thuê bãi đóng hàng.
+ Phát hiện các bao bì, đóng gói hàng bị hư, ráchẦ báo ngay cho khách hàng về sự cố này trước khi ựóng vào container.
+ Cân ựo, kiểm ựiếm hàng hóa thật chắnh xác trọng lượng bằng cách lập biên bản kiểm kê hàng hóa có sự xác nhận của công ty và khách hàng, dùng ựể ựối chiếu với các chứng từ về trọng lượng, quy cách đóng gói, tình trạng của hàng hóa.
+ Bố trắ lượng nhân viên xếp dỡ phù hợp với lượng hàng hóa, ln phiên cơng việc giữa các nhân viên tránh làm việc quá tải, giảm năng suất làm việc.
+ Công việc xếp dỡ hàng vào container phải thực hiện nghiêm túc như không
ựược hút thuốc tại kho hàng, khơng đùa giỡn,..
+ Có biện pháp xử lý nghiêm khắc các tình huống như gian lận, hàng hóa bị thất thốt, thiếu tinh thần trách nhiệm ựối với cơng việc.
Dự đốn hiệu quả giải pháp có thể mang lại:
Hiện tại Cải tiến Hiệu quả
Sự sai sót về các chứng từ giao nhận như Master B/L, House B/L, ảnh
hưởng ựến các chứng từ
liên quan như Sea WaybillẦ
- Làm việc trên hệ thống phần mềm quản lý các chứng từ.
- Kiểm tra, ựối chiếu các
thông tin trên chứng từ trước khi gửi cho khách hàng.
- Hoàn chỉnh các chứng từ giao nhận, tránh mất thời gian và chi phắ chỉnh sửa.
- Tiến ựộ thực hiện khâu
chứng từ nhanh hơn, chắnh xác hơn.
Kiểm tra, giám sát quá trình đóng hàng cịn
nhiều sai sót ảnh hưởng
tiến ựộ ựóng hàng vào
container.
- Có kế hoạch ựóng hàng
cụ thể cho từng ựơn hàng.
- Lập 2 biên bản kiểm kê hàng hóa nhằm ựối chiếu.
- đóng hàng ựúng theo
thời gian dự tắnh, giúp cho công tác giao nhận
ựúng nhanh chóng.
- sai sót về trọng lượng hàng hóa, tiết kiệm thời gian phải kiểm tra lại. Năng suất xếp dỡ chưa
cao, ý thức làm việc còn nhiều hạn chế: Làm hư hỏng hàng hóa trong khi
đóng hàng.
- đưa ra các quy ựịnh chặt chẽ trong cơng tác ựóng
hàng.
- Phân chia công việc rõ ràng, luân phiên nhau tránh làm việc quá tải.
- Thể hiện tinh thần làm việc có trách nhiệm, ý thức công việc hơn.
- Tránh gây tổn thất hàng hóa cho khách hàng cũng như chất lượng dịch vụ của công ty.
- Nâng cao năng suất làm việc, không gây hư hỏng,
ựảm bảo an tồn hàng hóa
khi đóng hàng .