CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container ñường
2.2.5 ðóng hàng vào Container và vận chuyển ra cảng
Dựa vào chi tiết hàng và căn cứ vào số lượng, trọng lượng hàng xuất của Cơng ty Masan Food, hàng hóa được đóng vào container tại kho của Công ty Masan Food như sau:
Nhân viên giao nhận IFB Vietnam ñiền ñầy đủ thơng tin vào Booking Note
rồi mang tới hãng tàu NYK Line hay văn phịng đại diện hãng tàu ñể xác nhận lệnh và đóng dấu cùng với Cargo List. Sau khi ký/ đóng dấu vào Booking Note, chủ tàu
sẽ cấp lệnh giao container rỗng, rồi giao Packing List và Seal.
Nhân viên giao nhận gửi lệnh cấp container rỗng tới phịng thương vụ cảng để
đóng phí nâng, hạ container. Mức phí thường là 400.000VND/20HC và
600.000VND/40HC.
Gửi lệnh và phiếu ñiều ñộ tới bộ phận ñiều ñộ cảng ñể xác nhận loại conatiner cần lấy. Nhân viên cảng sẽ chỉ ñịnh khu vực cấp container. Nhân viên giao nhận
phải kiểm tra chất lượng vỏ container trước khi nhận. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng tình hình container cả bên trong lẫn bên ngoài như: kiểm tra container phải sạch, khơ, kín, sàng, nóc, chốt cửa an tồn… Nếu container có dán tem của các lô hàng
trước thì phải gỡ bỏ sạch sẽ, không gây hiểu nhầm khi giao nhận hàng hóa. ðơn
hàng của Masan Food là hàng thực phẩm nên dùng loại container đặc biệt 40’HC để
đóng hàng, để ñảm bảo hàng không bị hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển.
Sau đó, nhân viên giao nhận IFB Vietnam mang container rỗng về kho của
Công ty Masan Food để đóng hàng vào và lập Packing List. Vì địa chỉ kho bãi của
Masan Food nằm trong trung tâm thành phố Hồ Chí Minh nên bắt buộc xe container phải vào trong ñêm từ 12 giờ ñến 5 giờ sáng, đóng hàng và ñi ra trong đêm vì khơng có chỗ cho xe đậu và tránh thêm chi phí neo xe. Do đó, nhân viên giao nhận liên hệ với cơng ty Masan Food để sắp xếp thời gian đóng hàng.
Nhân viên giao nhận và nhân viên xếp dỡ phải biết quy cách đóng gói hàng (xem trong phụ lục chi tiết hàng) để có phương pháp đóng hàng vào container cho
phù hợp như sau:
Bảng 2.5 Mô tả hàng hóa đơn hàng PO11042010 của cơng ty Masan Food
No. DESCRIPTION OF GOODS QUANTITY
Cartons
1 CHINSU SOYA SAUCE
(250ml/plastic btl, 12blts/ctn) 4567 2 CHINSU SOYA SAUCE WITH GARLIC
(250ml/plastic btl, 12blts/ctn) 615
3 CHINSU CHILLI SAUCE
(250gr/plastic blt,12blts/ctn) 1500
4 OMACHI INSTANT NOODELS
(80gr/pack,30packs/ctn) 2683
5 OMACHI INSTANT NOODELS
(85gr/pack,30packs/ctn) 1800
(Nguồn: Chi tiết hàng của công ty Masan Food)
- Nhân viên giao nhận: kiểm tra bao bì, nhãn mác, hình thức đóng gói phải đảm bảo ngun vẹn về chất lượng và số lượng trước khi đóng hàng hóa vào
container. Khi phát hiện bao bì đóng gói bị hư hỏng, báo ngay cho nhân viên kho
Masan Food. Do đóng hàng trong đêm, sai sót về trọng lượng hàng hóa xảy ra gây
- Nhân viên xếp dỡ: nắm rõ quy cách đóng hàng để dùng xe nâng hạ xếp các
pallet vào container cẩn thận, sắp xếp cho phù hợp với kích thước kiện hàng, khơng cịn khoảng trống của container. Trong quá trình xếp dỡ, nhân viên chưa chấp hành quy định của cơng ty như hút thuốc tại kho, ñùa giỡn trong khi làm việc ảnh hưởng ñến năng suất làm việc và uy tín của cơng ty IFB Vietnam.
Nhân viên xếp dỡ đóng hàng vào container và nhân viên giao nhận dùng Seal của IFB Vietnam nhằm phòng tránh trường hợp thất thốt hàng hóa trên đường vận chuyển từ kho đến cảng. Sau khi container hàng hóa được vận chuyển an tồn đến
Tân Cảng, nhân viên IFB Vietnam thông báo cho công ty Masan Food ñể họ tiến
hành thủ tục thơng quan hàng hóa.
Thay mặt cho cơng ty Masan Food, nhân viên giao nhận IFB Vietnam thanh toán trước các phụ phí bao gồm: phí nâng hạ xếp dỡ container, phí đóng Seal, phí
House B/L, chỉnh sửa House B/L nếu có. Sau đó nhận viên giao nhận sẽ nhận Master B/L từ hãng tàu NYK Line và kiểm tra tính chính xác của Master B/L. Công ty IFB Vietnam yêu cầu hãng tàu phát hành Giấy gửi hàng ñường biển (Sea Waybill). Sea
Waybill được trình bày tương tự như B/L thường của hãng tàu nhưng có thêm tiêu đề “Sea Waybill” ở góc phải (xem phụ lục), thay cho Master B/L vì những ưu điểm sau: - Cơng ty khơng cần chuyển chứng từ sở hữu đến cảng đích để kiểm sốt việc giao hàng như đối với B/L thơng thường.
- Khơng u cầu xuất trình Thư bảo ñảm (Letter of Indemnity) trong trường
hợp giao hàng (chưa) có B/L.
- Hãng tàu thu phí B/L nhưng khơng thu phí Sea Waybill, do đó giảm được
chi phí cho cơng ty cũng như cho khách hàng.
- Giảm khả năng có lỗi do mất mát hay hư hỏng chứng từ.
- Sea Waybill có thể là thư điện tử, vì vậy nó tiết kiệm được chi phí và thời gian chuyển phát so với chứng từ giấy.
Khi công ty IFB Vietnam thực hiện giao nhận đơn hàng PO11042010/14 của Cơng ty Masan Food, theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên giao nhận IFB
Vietnam thực hiện công tác giao nhận hàng hóa, khơng phải làm khâu thủ tục Hải Quan, công việc này do bộ phận xuất khẩu của công ty Masan Food thực hiện. Do đó nhân viên chứng từ của Cơng ty IFB Vietnam không cần phải chuẩn bị các chứng từ làm thủ tục thơng quan hàng hóa. Nhưng khi có yêu cầu của khách hàng thì Cơng ty IFB Vietnam có thể thực hiện tồn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu sang nước ngồi (bao gồm Thủ tục Khai Hải Quan).
Sau khi hoàn tất cơng tác giao nhận đơn hàng PO11042010/14 của Công ty Masan Food ñến Tân Cảng, trước khi tiến hành thủ tục khai hải quan và chờ ngày
hàng lên tàu thì nhân viên giao nhận gửi E-mail hoặc bản Fax các chứng từ liên quan
đến hàng hóa như Sea Waybill, Master B/L cho khách hàng.
Nhận xét: Trong q trình đóng hàng vào container, cơng ty kiểm sốt được
tiến trình xếp dỡ hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ một cách chủ
động. Do thực hiện cơng tác giao nhận một cách thường xuyên và liên tục, tiến ñộ
xếp dỡ hàng ñược hoàn thành trước thời hạn quy ñịnh. Nhưng những rủi ro do bất
cẩn, sơ suất của công nhân viên như hút thuốc tại kho dễ gây ra cháy nổ, làm vỡ hàng trong khi sử dụng xe nâng, sai sót về trọng lượng hàng hóa trong kiểm đếm… sẽ gây ra các tổn thất rất lớn cho khách hàng cũng như cho IFB Vietnam. Vì vậy, khâu đóng hàng vào container và vận chuyển hàng phải tuân thủ nguyên tắc an toàn cho nhân viên cũng như hàng hóa.