CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container ñường
2.2.3 Chào giá cho khách hàng
Sau khi so sánh về giá cước và chất lượng dịch vụ của các hãng tàu cho tuyến
ựường ựi Cộng Hịa Séc đối với ựơn hàng PO11042010/14, Công ty IFB Vietnam
báo giá cước tốt nhất cho Công ty Masan Food.
Ngay khi giá cước và lịch trình tàu chạy ựược Masan Food chấp nhận, họ sẽ
gửi Booking Request (yêu cầu ựặt chỗ) hoặc Detail of Bill (chi tiết hàng) cho bộ
phận Giao nhận của IFB Vienam. Booking Request này bao gồm các thơng tin hàng hóa liên quan: Người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi ựóng hàng (đóng tại kho của người gửi hàng hay ựóng tại kho bãi
Hamburg (cảng ựến), ngày tàu chạyẦ đây là những thông tin rất cần thiết ựể chuẩn bị cho những chứng từ liên quan như Số Booking, Sea Waybill, Tờ khai Hải Quan, Vận ựơn (Bill of Lading)Ầ
Tuy nhiên, sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên trong từng bộ phận, phòng ban chưa rõ ràng, dẫn đến cơng việc chồng chéo nhau và gây khó khăn trong tiến trình cơng tác giao nhận hàng xuất khẩu và ựã xảy ra một số trường hợp như: nhiều nhân viên của IFB Vietnam cùng gửi báo giá cước phắ khác nhau cho một khách hàng, ựiều này sẽ làm cho khách hàng băn khoăn về cách làm việc của hệ
thống nhân viên của công ty và ảnh hưởng ựến uy tắn của công ty.
Nhận xét: Nhờ lợi thế cạnh tranh về các mối quan hệ và uy tắn nên IFB
Vietnam luôn dẫn ựầu so với các cơng ty khác ựang hoạt ựộng cùng ngành nghề. đó chắnh là thế mạnh nổi bật của IFB Vietnam trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Nhưng giá cước của công ty chào giá cho khách hàng phải chịu sự chi phối của các hãng tàu nước ngoài. đối với ựơn hàng PO11042010/14 của Công ty
Masan Food xuất sang Cộng Hòa Séc, cảng ựến là Hamburg Port, cảng trung chuyển là Singapore Port và ựịa ựiểm giao hàng là Cộng Hịa Séc (xem phụ lục Master B/L). Vì vậy, cước vận tải phụ thuộc rất nhiều vào các ựại lý hãng tàu ở nước ngoài. đây chắnh là ngun nhân mà các cơng ty xuất khẩu của Việt Nam hầu hết xuất khẩu theo giá FOB (Ho Chi Minh port).
2.2.4 Tiến hành ựặt chỗ tàu (Booking tàu)
Sau khi Masan Food chấp nhận giá cước, nhân viên giao nhận IFB Vietnam tiến hành ựặt chỗ tàu (Booking) với hãng NYK Line ựơn hàng PO11042010/14 của
Công ty Masan Food có số Booking: 3200839310. Sau khi hồn thành việc ựặt chỗ
tàu, hãng tàu NYK Line sẽ gửi bản Fax Booking Note cho IFB Vietnam. Trên ựó thể hiện những nội dung như: Tên tàu, chuyến tàu; thời gian dự kiến ngày tàu khởi hành; cảng ựến; closing time (hàng phải ựược đóng xong và giao cho hãng tàu trước thời ựiểm này, nếu không sẽ không ựược lên tàu, ựôi khi ghi là cut off date/ time, còn ựược gọi là giờ/ thời hạn cắt máng).
Lấy container rỗng về kho Masan Food và tiến hành đóng hàng vào container rồi chuyển ựến Tân Cảng.
Trong khi các khâu khác hầu như theo quy trình có sẵn, việc ựặt tàu (booking) còn địi hỏi nhân viên giao nhận phải thường xuyên cập nhật thông tin về các hãng
tàu, so sánh giá cước, thời gian tàu ựi, ựến, tuyến ựườngẦ ựể có thể tìm ựược
chuyến tàu phù hợp với yêu cầu. đồng thời, nhân viên giao nhận cần lưu ý các thông tin như Shipper, Consignee trong Booking vì đây là cơ sở ựể tiến hành làm chứng từ như House B/L, yêu cầu Master B/L từ hãng tàu
Nhận xét: đơn hàng PO11042010/14 ựược thực hiện vào tháng 4/2010 ựây là
thời ựiểm phù hợp ựể xuất hàng khi ựặt Booking tàu. Vào thời ựiểm tháng 10,11,12, có rất nhiều ựơn hàng xuất nên việc ựặt tàu (Booking) gặp nhiều khó khăn như
khơng ựặt ựược tàu, các container hàng hóa bị rớt lại tại cảng trung chuyển, gây mất
nhiều thời gian và chi phắ lưu kho tại bãi container.
2.2.5 đóng hàng vào container và vận chuyển ra cảng
Dựa vào chi tiết hàng và căn cứ vào số lượng, trọng lượng hàng xuất của Cơng ty Masan Food, hàng hóa ựược ựóng vào container tại kho của Công ty Masan Food như sau:
Nhân viên giao nhận IFB Vietnam ựiền ựầy đủ thơng tin vào Booking Note
rồi mang tới hãng tàu NYK Line hay văn phịng đại diện hãng tàu ựể xác nhận lệnh và đóng dấu cùng với Cargo List. Sau khi ký/ ựóng dấu vào Booking Note, chủ tàu
sẽ cấp lệnh giao container rỗng, rồi giao Packing List và Seal.
Nhân viên giao nhận gửi lệnh cấp container rỗng tới phòng thương vụ cảng ựể
đóng phắ nâng, hạ container. Mức phắ thường là 400.000VND/20HC và
600.000VND/40HC.
Gửi lệnh và phiếu ựiều ựộ tới bộ phận ựiều ựộ cảng ựể xác nhận loại conatiner cần lấy. Nhân viên cảng sẽ chỉ ựịnh khu vực cấp container. Nhân viên giao nhận
phải kiểm tra chất lượng vỏ container trước khi nhận. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng tình hình container cả bên trong lẫn bên ngoài như: kiểm tra container phải sạch, khơ, kắn, sàng, nóc, chốt cửa an toànẦ Nếu container có dán tem của các lơ hàng
trước thì phải gỡ bỏ sạch sẽ, không gây hiểu nhầm khi giao nhận hàng hóa. đơn
hàng của Masan Food là hàng thực phẩm nên dùng loại container ựặc biệt 40ỖHC ựể
ựóng hàng, để ựảm bảo hàng khơng bị hư hỏng trong suốt q trình vận chuyển.
Sau ựó, nhân viên giao nhận IFB Vietnam mang container rỗng về kho của
Công ty Masan Food ựể đóng hàng vào và lập Packing List. Vì ựịa chỉ kho bãi của
Masan Food nằm trong trung tâm thành phố Hồ Chắ Minh nên bắt buộc xe container phải vào trong ựêm từ 12 giờ ựến 5 giờ sáng, đóng hàng và ựi ra trong ựêm vì khơng có chỗ cho xe ựậu và tránh thêm chi phắ neo xe. Do đó, nhân viên giao nhận liên hệ với công ty Masan Food ựể sắp xếp thời gian đóng hàng.
Nhân viên giao nhận và nhân viên xếp dỡ phải biết quy cách ựóng gói hàng (xem trong phụ lục chi tiết hàng) ựể có phương pháp đóng hàng vào container cho
phù hợp như sau:
Bảng 2.5 Mơ tả hàng hóa ựơn hàng PO11042010 của công ty Masan Food
No. DESCRIPTION OF GOODS QUANTITY
Cartons
1 CHINSU SOYA SAUCE
(250ml/plastic btl, 12blts/ctn) 4567 2 CHINSU SOYA SAUCE WITH GARLIC
(250ml/plastic btl, 12blts/ctn) 615
3 CHINSU CHILLI SAUCE
(250gr/plastic blt,12blts/ctn) 1500
4 OMACHI INSTANT NOODELS
(80gr/pack,30packs/ctn) 2683
5 OMACHI INSTANT NOODELS
(85gr/pack,30packs/ctn) 1800
(Nguồn: Chi tiết hàng của công ty Masan Food)
- Nhân viên giao nhận: kiểm tra bao bì, nhãn mác, hình thức đóng gói phải ựảm bảo nguyên vẹn về chất lượng và số lượng trước khi đóng hàng hóa vào
container. Khi phát hiện bao bì đóng gói bị hư hỏng, báo ngay cho nhân viên kho
Masan Food. Do đóng hàng trong ựêm, sai sót về trọng lượng hàng hóa xảy ra gây
- Nhân viên xếp dỡ: nắm rõ quy cách đóng hàng ựể dùng xe nâng hạ xếp các
pallet vào container cẩn thận, sắp xếp cho phù hợp với kắch thước kiện hàng, khơng cịn khoảng trống của container. Trong quá trình xếp dỡ, nhân viên chưa chấp hành quy ựịnh của công ty như hút thuốc tại kho, ựùa giỡn trong khi làm việc ảnh hưởng ựến năng suất làm việc và uy tắn của công ty IFB Vietnam.
Nhân viên xếp dỡ ựóng hàng vào container và nhân viên giao nhận dùng Seal của IFB Vietnam nhằm phòng tránh trường hợp thất thốt hàng hóa trên đường vận chuyển từ kho ựến cảng. Sau khi container hàng hóa được vận chuyển an toàn ựến
Tân Cảng, nhân viên IFB Vietnam thông báo cho công ty Masan Food ựể họ tiến
hành thủ tục thơng quan hàng hóa.
Thay mặt cho công ty Masan Food, nhân viên giao nhận IFB Vietnam thanh toán trước các phụ phắ bao gồm: phắ nâng hạ xếp dỡ container, phắ đóng Seal, phắ
House B/L, chỉnh sửa House B/L nếu có. Sau đó nhận viên giao nhận sẽ nhận Master B/L từ hãng tàu NYK Line và kiểm tra tắnh chắnh xác của Master B/L. Công ty IFB Vietnam yêu cầu hãng tàu phát hành Giấy gửi hàng ựường biển (Sea Waybill). Sea
Waybill ựược trình bày tương tự như B/L thường của hãng tàu nhưng có thêm tiêu ựề ỘSea WaybillỢ ở góc phải (xem phụ lục), thay cho Master B/L vì những ưu ựiểm sau: - Công ty không cần chuyển chứng từ sở hữu ựến cảng đắch ựể kiểm soát việc giao hàng như ựối với B/L thông thường.
- Không yêu cầu xuất trình Thư bảo ựảm (Letter of Indemnity) trong trường
hợp giao hàng (chưa) có B/L.
- Hãng tàu thu phắ B/L nhưng khơng thu phắ Sea Waybill, do ựó giảm ựược
chi phắ cho công ty cũng như cho khách hàng.
- Giảm khả năng có lỗi do mất mát hay hư hỏng chứng từ.
- Sea Waybill có thể là thư ựiện tử, vì vậy nó tiết kiệm được chi phắ và thời gian chuyển phát so với chứng từ giấy.
Khi công ty IFB Vietnam thực hiện giao nhận ựơn hàng PO11042010/14 của Công ty Masan Food, theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên giao nhận IFB
Vietnam thực hiện công tác giao nhận hàng hóa, khơng phải làm khâu thủ tục Hải Quan, công việc này do bộ phận xuất khẩu của cơng ty Masan Food thực hiện. Do đó nhân viên chứng từ của Công ty IFB Vietnam không cần phải chuẩn bị các chứng từ làm thủ tục thơng quan hàng hóa. Nhưng khi có u cầu của khách hàng thì Cơng ty IFB Vietnam có thể thực hiện tồn bộ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu sang nước ngoài (bao gồm Thủ tục Khai Hải Quan).
Sau khi hồn tất cơng tác giao nhận ựơn hàng PO11042010/14 của Công ty Masan Food ựến Tân Cảng, trước khi tiến hành thủ tục khai hải quan và chờ ngày
hàng lên tàu thì nhân viên giao nhận gửi E-mail hoặc bản Fax các chứng từ liên quan
ựến hàng hóa như Sea Waybill, Master B/L cho khách hàng.
Nhận xét: Trong q trình ựóng hàng vào container, cơng ty kiểm sốt ựược
tiến trình xếp dỡ hàng hóa, tạo ựiều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ một cách chủ
ựộng. Do thực hiện công tác giao nhận một cách thường xuyên và liên tục, tiến ựộ
xếp dỡ hàng ựược hoàn thành trước thời hạn quy ựịnh. Nhưng những rủi ro do bất
cẩn, sơ suất của công nhân viên như hút thuốc tại kho dễ gây ra cháy nổ, làm vỡ hàng trong khi sử dụng xe nâng, sai sót về trọng lượng hàng hóa trong kiểm ựếmẦ sẽ gây ra các tổn thất rất lớn cho khách hàng cũng như cho IFB Vietnam. Vì vậy, khâu đóng hàng vào container và vận chuyển hàng phải tuân thủ nguyên tắc an toàn cho nhân viên cũng như hàng hóa.
2.2.6 Tổng kết sau khi hồn tất giao nhận hàng xuất
Sau khi tàu rời cảng, nhân viên IFB Vietnam tiến hành thông báo cho Công ty Fracht Ltd.Birsigstrasse 79 ở Cộng Hòa Séc về ựơn hàng PO11042010/14 sắp cập
cảng ựến ựể họ có kế hoạch nhận hàng. Gửi Shipping Advice cho ựại lý giao nhận
bên nước ngoài. Shipping Advice bao gồm thông tin ựơn hàng như:
- IFB HB/L no: VNHCMC-1004135 (Issued Original HB/L at Ho Chi Minh) - NYK MB/L no: NYKS3200839310 (Sea Waybill at Ho Chi Minh)
- Container/seal nos: NYKU4121761/6176069-NYKU4260453/6170681 - Feeder Vessel (tàu con): Sinar Bitung 241S
- ETD Ho Chi Minh: 11 Apr 2010
- Estimated connecting vessel (tàu mẹ): NYK Orpheus 09W13 - ETA Hamburg : 08 May 2010
- Ocean freight on HB/L and MB/L: Collect
Nhân viên chứng từ IFB Vietnam nhập dữ liệu về ựơn hàng PO11042010/14 vào phần mềm quản lý lưu trữ (phần mềm FastFreight). đây là phần mềm chuyên
dụng ựược thiết kế ựể hổ trợ tra cứu nhanh mọi thông tin về các ựơn hàng.
Cước phắ vận chuyển ựơn hàng PO11042010/14 của Công ty Masan Food ựược thanh toán trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm Debit Note (giấy báo nợ) thu
cước bên gửi hàng bao gồm các phắ như : Phắ cước biển (Ocean Freight), phụ phắ (Local Charge), phắ xếp dỡ, phắ trucking containerẦ
Nhân viên IFB Vietnam theo dõi, cập nhật tàu thường xuyên tại các cảng trung chuyển ựể ựảm bảo hàng ựến ựúng thời hạn và phát hiện xử lý sớm nhất những trục trặc có thể xảy ra. Nhưng có nhiều trường hợp xảy ra khi hàng hóa bị kẹt ở lại ở cảng trung chuyển, không thể lên tàu mẹ. Vắ dụ : ựơn hàng PO11042010/14 ựược lên tàu con Sinar Bitung 241S ựến cảng Singapore ựể chuyển qua tàu mẹ NYK Orpheus 09W13 ựến cảng Hamburg. Nhưng do hàng hóa quá tải tại cảng trung chuyển
Singapore, đơn hàng PO11042010/14 khơng lên tàu mẹ ựúng như thời gian dự tắnh là 4 ngày, nên ảnh hưởng ựến thời gian nhận hàng, tăng chi phắ lưu container..
Khi tàu ựến cảng Hamburg, Công ty ựối tác của IFB Vietnam là Công ty
Fracht Ltd. Birsigstrasse 79 tại Hamburg mang Sea Waybill ựến nhận hàng và tổ
chức vận chuyển hàng về Prague, Cộng Hịa Séc. Sau đó, người nhận hàng ựược cấp lệnh giao hàng ựể ựến ựịa ựiểm giao hàng nhận hàng về.
Nhận xét: Công tác giao nhận ựơn hàng PO11042010/14 của Công ty IFB
Vietnam tuy không thực hiện khâu Thủ tục Khai Hải Quan hàng hóa nhưng nhiệm vụ theo dõi của nhân viên giao nhận IFB Vietnam về ựơn hàng trên vẫn còn cho ựến khi khách hàng cuối cùng nhận được hàng hóa. Ngồi ra, nhân viên chứng từ IFB Vietnam hỗ trợ khách hàng thực hiện khai Hải Quan hàng hóa khi có yêu cầu.
2.2.7 Nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa XK bằng container
ựường biển của cơng ty.
Ưu ựiểm:
- Việc tiến hành giao dịch, ựàm phán ký kết hợp ựồng giữa công ty và khách hàng diễn ra khá ựơn giản, tất cả giao dịch với khách hàng ựều thực hiện hệ thống
công nghệ thông tin hiện ựại như E-mail, Fax, ScanẦ giúp cho công ty phục vụ
khách hàng ựược thuận lợi hơn.
- Ngành nghề kinh doanh của Công ty IFB Vietnam ựa dạng nên khách hàng có thể chọn bất cứ lĩnh vực nào về công tác giao nhận như ủy thác xuất khẩu, vận
chuyển hàng hóa ựể hợp tác. Cơng ty IFB Vietnam có ựội ngũ nhân viên tư vấn, thực hiện công tác giao nhận theo yêu cầu của khách hàng.
- Công ty IFB Vietnam có trụ sở chắnh ựặt tại trung tâm thành phố Hồ Chắ
Minh, tọa lạc tại Quận 1, một trong những quận tập trung nhiều công ty xuất khẩu lớn, thuận lợi cho khách hàng và bộ mặt của công ty. đồng thời, IFB Vietnam có thể giao nhận hàng hóa xuất khẩu ở các tỉnh thành lận cận tập trung nhiều khu công
nghiệp lớn như Bình Dương, đồng Nai, Long AnẦ
- Cơng ty ựã ựầu tư hệ thống phần mềm Fast Freight (phần mềm quản lý các ựơn hàng) ựể hỗ trợ quá trình làm việc, tra cứu các thông tin giữa các phòng ban,
thực hiện các chứng từ nhanh chóng và chắnh xác.
- Công ty thiết lập ựược các mối quan hệ tốt với các hãng tàu, hải quan,
cảngẦ giúp cho cơng ty có giá cước tốt nhất, thời gian làm thủ tục ựược rút ngắn
nên công ty ựã tạo ựược lịng tin của khách hàng, ln có chế ựộ ựãi ngộ ựối về chi phắ dịch vụ, do ựó khách hàng ln tin tưởng tuyệt ựối và sẵn sàng hợp tác với IFB Vietnam.
- Công ty IFB Vietnam với ựội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng ựộng,
nhanh nhẹn xử lý các tình huống trong công việc, xây dựng mối quan hệ thân thiện tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái.
Hạn chế và nguyên nhân tồn tại:
Ớ Công tác quản lý của cán bộ và năng lực làm việc của nhân viên
- Khả năng quản lý của ban lãnh ựạo:
+ Hạn chế: Yếu kém trong khâu quản lý nhân viên, các phòng ban chưa phối hợp chặt chẽ, không nắm bắt ựược cụ thể công việc của từng nhân viên, làm chậm trễ công tác giao nhận.
+ Nguyên nhân: Cơng việc, trách nhiệm của từng phịng ban khác nhau, địi hỏi cơng việc phải có tắnh chun mơn hóa nên khơng nắm rõ công việc của nhân viên và phòng ban.
- Năng lực làm việc của ựội ngũ nhân viên:
+ Hạn chế: Kinh nghiệm làm việc vẫn còn nhiều hạn chế và nếu so với các ựồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ của