CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.1 Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
3.1.2.3 Giải pháp 4: Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty
Mục tiêu của giải pháp:
Xây dựng một hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật một cách ựồng bộ ựể tăng tắnh hiệu quả, giảm rủi ro hư hỏng, thất thốt hàng hóa trong phục vụ cơng tác giao nhận, nâng cao lợi nhuận và uy tắn dịch vụ của công ty.
Cách thức thực hiện giải pháp:
- Phương tiện vận tải:
+ Thực hiện ựúng ựịnh hướng của công ty (năm 2012-2014) tăng cường ựầu
tư phương tiện vận chuyển: mua hai xe tải trọng lượng lớn trong năm 2012, một ựầu xe kéo container (rơmooc), mua mới các loại xe chở hàng, xe nâng thay thế các loại xe cũ kĩ ựể giảm rủi ro trong quá trình giao nhận.
+ Xây dựng mạng lưới xe vận tải xuyên suốt, tăng tốc ựộ luân chuyển hàng hóa, tránh phải thuê phương tiện ngoài.
+ Xây dựng một ựội ngũ nhân viên kỹ thuật bảo trì các thiết bị máy móc
phương tiện vận chuyển ựể ựảm bảo tắnh ổn ựịnh, an toàn của trang thiết bị trong q trình phục vụ cơng tác giao nhận.
-Hệ thống kho bãi:
+ đầu tư xây dựng hệ thống kho bãi riêng gần cảng Tân Cảng và cảng Cát Lái của công ty. Nâng cấp, sửa chữa sân bãi ựể ựủ diện tắch chứa container và thuận lợi cho xe ra vào. Phân luồng vị trắ lưu giữ container, kho bãi đóng hàng thuận tiện cho
+ Liên kết, hợp tác với các công ty cho thuê kho bãi ựể ựảm bảo công ty IFB Vietnam ln có ựủ kho bãi ựể lưu giữ hàng hóa khi có nhu cầu.
Dự đốn hiệu quả giải pháp có thể mang lại:
Hiện tại Cải tiến Hiệu quả
- Phương tiện vận tải dùng ựể vận chuyển hàng còn hạn chế về số lượng, phải thuê phương tiện vận tải ngoài làm tăng chi phắ.
- Xe nâng hạ xếp dỡ hàng
ựã cũ, gây hư hỏng hàng
trong q trình đóng
hàng.
- đầu tư thêm phương tiện vận chuyển.
- Hợp tác cùng công ty cho thuê phương tiện với hợp ựồng dài hạn.
- Trang bị mới xe nâng hạ thay thế những phương tiện xếp dỡ ựã cũ, hư hỏng
- Tiết kiệm chi phắ, giá cước có thể cạnh tranh với các công ty cùng ngành.
- Tránh tổn thất hàng hóa,
ựảm bảo mức ựộ an tồn
cho hàng hóa khi xếp dỡ.
Diện tắch lưu container tại bãi của công ty còn hạn chế, phải lưu tại kho bãi container của cảng.
Hiện ựại hóa hệ thống kho bãi, kết hợp với hệ thống luân chuyển hàng hóa nhanh chóng.
- đáp ứng nhu cầu khách
hàng khi cần thiết.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận của công ty.
Sau khi ựưa ra các giải pháp trên, em nhận thấy rằng ựể hoàn thiện quy trình
giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container ựường biển là một vấn đề khơng ựơn
giản, cần có sự hiệu quả trong cơng tác quản lý, trình ựộ năng lực của nhân viên và cơ sở vật chất kĩ thuật của Công ty IFB Vietnam. Em hy vọng những giải pháp này sẽ giúp cho cơng ty có thể nâng cao chất lượng dịch vụ, mang ựến sự hài lòng tốt
nhất cho khách hàng. Em xin ựưa ra quy trình mới về giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Bảng 3.1 Hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container
ựường biển
Bước Quy trình cũ đề xuất quy trình mới
1 - Nhận yêu cầu từ khách hàng
- Nhân viên công ty chủ ựộng liên hệ hỏi thăm, báo giá cước mới nhất. - Nhận tiếp nhận yêu cầu, phản hồi của khách hàng.
2 - Liên hệ với hãng tàu
- Liên hệ với hãng tàu có lợi thế về tuyến ựường ựi ựến cảng ựắch. - Nhận làm ựại lý của hãng tàu, chủ
ựộng về giá cước.
3
- Chào giá cho khách hàng - Nhập thông tin của khách hàng vào phần mềm quản lý.
- Chào giá tốt nhất về giá cước và chất lượng dịch vụ cho khách hàng.
- Nhập thông tin của khách hàng và tra cứu khi cần thiết.
4
- Tiến hành ựặt tàu (Booking) - Lập kế hoạch đóng hàng và vận chuyển hàng.
- Tiến hành ựặt tàu, gửi Booking Note có liên quan cho khách hàng kiểm tra. - Cập nhật các thông tin về ngày giờ tàu ựi, ựến, closing timeẦ nếu có thay
ựổi thời gian xuất hàng.
- Liên hệ khách hàng, lập kế hoạch
ựong hàng và vận chuyển hàng.
5 - đóng hàng vào container và vận chuyển ra cảng
- Xác ựịnh ựịa ựiểm ựóng hàng tại kho của khách hàng hay tại bãi kho của Công ty.
- Tránh tăng thêm chi phắ.
6
- Tổng kết sau khi hoàn tất giao nhận hàng xuất.
- Liên hệ với ựại lý bên nước ngoài
- Theo dõi cho ựến khi hàng ựến cảng đắch.
- Lập hồ sơ như giấy báo nợ (Debit Note).
- Thủ tục Hải Quan (nếu có yêu cầu).
7
- Tổng kết sau khi hoàn tất giao nhận hàng xuất.
- Liên hệ với ựại lý bên nước ngoài. - Theo dõi cho ựến khi hàng ựến cảng
ựắch. Ghi nhận lại ý kiến phản hồi, rút
kinh nghiệm cho lần sau.
Qua bảng 3.1 trên, hướng ựề xuất quy trình mới giúp cho cơng tác giao nhận hàng hóa của Cơng ty IFB Vietnam ựược thực hiện có hiệu quả trong từng bước cụ
thể, rõ ràng. Khả năng cạnh tranh ngày càng nâng cao, thu hút, tạo lòng tin của khách hàng ựối với chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa.