TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN T
TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Việt Nam đang tích cực tham gia vào hội nhập quốc tế, khiến hoạt động xuất nhập khẩu trở nên sôi động Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế, đặc biệt là bằng đường biển, đóng vai trò quan trọng trong thúc đẩy thương mại quốc tế và chuỗi cung ứng toàn cầu Với bờ biển dài và hệ thống cảng biển đa dạng, Việt Nam đã trở thành điểm đến cho nhiều tuyến vận tải lớn Giao nhận hàng hóa bằng đường biển được ưa chuộng nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn, chi phí thấp và tính linh hoạt cao Tuy nhiên, các doanh nghiệp logistics, như Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, cần cải thiện quy trình giao nhận để tăng cường hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh trong thị trường logistics quốc tế ngày càng khốc liệt.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, tôi đã có cơ hội quan sát và tham gia vào quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Mặc dù quy trình hiện tại đáp ứng nhu cầu khách hàng, nhưng vẫn còn một số bất cập như thời gian xử lý thủ tục kéo dài và chậm trễ trong giao nhận do thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận Với nhu cầu nhập khẩu ngày càng tăng, việc nâng cao chất lượng quy trình giao nhận trở nên cấp thiết.
Những bất cập trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển không chỉ làm giảm chất lượng dịch vụ của Kepler mà còn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của công ty trong bối cảnh hội nhập toàn cầu Do đó, nghiên cứu và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình này là rất cần thiết Qua quá trình thực tập và quan sát, tôi nhận thấy rằng việc cải thiện quy trình giao nhận sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường vị thế cạnh tranh của Công ty Cổ phần.
Dịch vụ "Giao nhận Vận tải Kepler" không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành logistics tại Việt Nam.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đến nay, nhiều nghiên cứu từ sinh viên, giảng viên và nhà nghiên cứu đã tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Những công trình này không chỉ hệ thống hóa cơ sở lý luận về giao nhận hàng hóa mà còn phân tích thực trạng quy trình này trong các doanh nghiệp Dưới đây là một số công trình cụ thể.
Mô hình mô phỏng được phát triển trong hệ thống GPSS World nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty logistics Nghiên cứu này so sánh thời gian xử lý trung bình giữa các yêu cầu vận chuyển xuất khẩu và nhập khẩu, đồng thời tối ưu hóa quy trình hoạt động của công ty Tài liệu cung cấp một phương pháp toán học để xác định cấu trúc tối ưu trong việc cung cấp dịch vụ giao nhận, với mục tiêu cải thiện hiệu suất và giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng.
Bài nghiên cứu của Oscar Aryadi và các cộng sự (2021) trên tạp chí International Journal of Innovative Science and Research Technology (IJISRT) đã phân tích quy trình xử lý hàng nhập khẩu đường biển tại Indonesia, chia thành ba giai đoạn: trước, trong và sau thông quan Nghiên cứu áp dụng phân tích SWOT và biểu đồ vòng lặp nhân quả (CLD) để đề xuất các chiến lược tối ưu hóa quy trình, nhằm cải thiện việc tuân thủ quy định và tăng cường giám sát hệ thống Kết quả nghiên cứu không chỉ giúp doanh nghiệp vận tải nâng cao hiệu quả mà còn giảm thời gian chờ đợi trong việc giải phóng hàng hóa nhập khẩu.
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Trần Hoàng Anh, “Nâng cao năng lực cạnh tranh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Mass Transport Express Việt Nam”, phân tích năng lực cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực logistics Tác giả đánh giá các yếu tố nội tại và thị trường ảnh hưởng đến hoạt động của Mass Transport Express, đồng thời đề xuất giải pháp tăng cường hiệu quả dịch vụ, tối ưu hóa quy trình giao nhận và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Bài luận "Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Lux Decor Việt Nam chi nhánh Hà Nội" của Khoa Thị Trang (2020) đã phân tích chi tiết quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Lux Decor Việt Nam Nghiên cứu nêu rõ các ưu điểm như tính minh bạch trong thủ tục hải quan và hiệu quả trong quản lý hàng hóa Đồng thời, bài viết cũng chỉ ra những hạn chế và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này.
Bài luận "Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải Bách Việt" của Trần Tiến Anh (2021) đã trình bày cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận, đồng thời phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nêu ra những thành công và hạn chế Tuy nhiên, các giải pháp được đề xuất còn thiếu tính cụ thể và không tập trung sâu vào việc hoàn thiện quy trình này Qua nghiên cứu tài liệu, nhận thấy các đề tài trước đó đã phân tích chặt chẽ và đưa ra giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả vận hành Những nghiên cứu này không chỉ hệ thống hóa lý luận mà còn phân tích thực trạng doanh nghiệp, từ đó chỉ ra ưu nhược điểm của quy trình hiện tại Tuy nhiên, do biến động thị trường và công nghệ thay đổi nhanh chóng, nhiều vấn đề cần cải thiện trong quy trình giao nhận tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler vẫn còn tồn tại, đòi hỏi nghiên cứu thêm về biện pháp tối ưu nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Em đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler” cho bài khóa luận của mình.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhắm đến mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty giao nhận vận tải quốc tế
Bài viết này phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, nhằm đánh giá những thành tựu và tồn tại trong quy trình này Việc đánh giá sẽ giúp xác định các điểm mạnh và yếu của quy trình giao nhận, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đang hướng tới việc phát triển quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển Để đạt được mục tiêu này, công ty đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình, bao gồm cải thiện hiệu suất logistics, tối ưu hóa quy trình làm việc, và áp dụng công nghệ hiện đại Những giải pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng trong việc giao nhận hàng hóa.
Đối tƣợng nghiên cứu
Khóa luận này nghiên cứu lý thuyết và thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler.
Phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu tập trung vào quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, đánh giá và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình này Đề tài cũng đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Phạm vi nghiên cứu được xác định rõ ràng trong không gian tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler.
Khóa luận tập trung vào nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải, nhằm phân tích và cải thiện hiệu quả trong lĩnh vực logistics.
Kepler giai đoạn 2021 - 2023 và đề ra những định hướng cho Công ty trong những năm tới.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu thứ cấp đƣợc thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:
Nguồn dữ liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2021-2023, cùng với các tài liệu và hợp đồng liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Những thông tin này được tham khảo trong quá trình thực tập tại công ty.
Nguồn dữ liệu cho bài viết này được thu thập từ thư viện và tài liệu học thuật, bao gồm giáo trình và nghiên cứu từ Đại học Thương Mại Các tài liệu này tập trung vào lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế và logistics, cung cấp cái nhìn sâu sắc về các nghiên cứu và luận văn liên quan.
Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn trên Internet, bao gồm website của công ty Kepler Logistics (keplerlogistics.com), các trang web của hải quan và nhà nước, cũng như các văn bản pháp luật liên quan đến giao nhận hàng hóa nhập khẩu Ngoài ra, các tài liệu từ các nguồn trực tuyến khác cũng được xem xét để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý số liệu
Phương pháp phân tích sẽ được áp dụng để đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Kepler Qua việc phân tích dữ liệu thu thập được, chúng tôi sẽ hiểu rõ những kết quả đã đạt được và nhận diện những hạn chế còn tồn tại trong quy trình này.
Phương pháp thống kê được áp dụng để thu thập, phân loại và xử lý số liệu nhằm đánh giá tổng quan quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Phương pháp này hỗ trợ phân tích các số liệu từ báo cáo nội bộ trong giai đoạn 2021, giúp cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình logistics.
2023 nhằm đánh giá hiệu quả và các vấn đề còn tồn đọng trong quy trình nhập khẩu
Phương pháp tổng hợp được áp dụng để phân tích và đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty Kepler Dựa trên những nhận xét này, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
Kết cấu của khóa luận
Bài viết được cấu trúc thành bốn chương, bao gồm phần cảm ơn, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng, biểu đồ, hình vẽ, danh mục kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục.
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI KEPLER
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về nhập khẩu
Theo Điều 28 Khoản 1 Luật Thương mại năm 2015, nhập khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam, nơi được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.
2.1.2 Khái niệm về giao nhận hàng hóa
Trong thương mại quốc tế, khoảng cách giữa người bán và người mua thường rất xa, khiến việc vận chuyển hàng hóa trở nên quan trọng Người vận chuyển đảm nhận vai trò thiết yếu trong việc thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế Để đảm bảo hàng hóa đến tay người mua, cần thực hiện nhiều công việc liên quan như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục hải quan, gửi hàng, tổ chức xếp dỡ và giao hàng đến nơi nhận Tất cả những công việc này được gọi là nghiệp vụ giao nhận – Forwarding.
(Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế Trường Đại học Thương Mại)
2.1.3 Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế là hoạt động tổ chức và thực hiện vận chuyển hàng hóa qua biên giới giữa các quốc gia, bao gồm thu xếp vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xử lý, đóng gói và phân phối Bên cạnh đó, dịch vụ này còn bao gồm các công việc phụ trợ như làm thủ tục hải quan, bảo hiểm hàng hóa và quản lý chứng từ liên quan đến vận chuyển.
Theo Quy tắc mẫu về dịch vụ giao nhận hàng hóa của FIATA cập nhật tháng 10 năm 2019, dịch vụ giao nhận hàng hóa được định nghĩa là các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xử lý, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các dịch vụ phụ trợ và tư vấn liên quan, như dịch vụ hải quan, kê khai hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa và các thủ tục thanh toán hoặc chứng từ liên quan đến hàng hóa.
(Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế Trường Đại học Thương Mại)
2.1.4 Khái niệm về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bắt đầu sau khi hợp đồng thương mại quốc tế được ký kết, trong đó hai bên mua bán thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi theo thỏa thuận Người bán có trách nhiệm giao hàng cho người mua, trong khi người mua phải nhận hàng và thanh toán tiền hàng đúng hạn.
Tổ chức giao nhận hàng hóa là quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho của người xuất khẩu đến kho của người nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế.
(Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận, vận chuyển hàng hóa quốc tế Trường Đại học Thương Mại)
2.1.5 Các bên tham gia trong quy trình giao nhận
Giao nhận vận tải là một phần quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa, với giao nhận xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có sự tham gia của nhiều chủ thể khác nhau.
Người xuất khẩu, hay còn gọi là người bán hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp hàng hóa cho người mua theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng Họ là những nhà xuất khẩu đầu tiên, có trách nhiệm thu hồi số tiền cuối cùng từ giao dịch Ngoài ra, người xuất khẩu cũng ủy thác cho bên khác thực hiện công tác giao hàng xuất khẩu, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Người gửi hàng (Shipper): Là người ký hợp đồng vận tải với bên vận tải (hoặc người giao nhận vận tải)
Người nhận hàng (Consignee) là cá nhân hoặc tổ chức nhận hàng hóa trực tiếp theo vận đơn đích danh Trong lĩnh vực mua bán xuất nhập khẩu, consignee thường là người mua hàng (buyer) Đặc biệt, trong hầu hết các vận đơn vận tải biển, consignee cũng đồng thời là notify party, tức là người được thông báo về việc hàng hóa đã đến nơi.
- Người giao nhận (Freight Forwarder):
Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa phải là thương nhân và có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho dịch vụ này.
Là một bên trung gian, cá nhân hoặc công ty tổ chức tiếp nhận và luân chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất đến điểm đích cuối cùng cho bên có nhu cầu Họ nhận vận chuyển hàng từ chủ hàng hoặc gom nhiều lô hàng nhỏ thành những lô hàng lớn hơn (consolidation), sau đó thuê hãng tàu để vận chuyển từ điểm xuất phát đến địa điểm đích.
Theo Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận FIATA, người giao nhận là người chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ thực hiện nhiều công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa Theo điều 233 – Mục 4 của Luật Thương mại năm 2005 của Việt Nam, người giao nhận được xác định là thương nhân kinh doanh dịch vụ Logistics.
Thương nhân thực hiện nhiều công việc liên quan đến hàng hóa như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ khác Họ cũng cung cấp dịch vụ tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã hiệu và giao hàng theo thỏa thuận với khách hàng để nhận thù lao.
Người vận tải, hay còn gọi là người chuyên chở, là cá nhân hoặc tổ chức hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh chuyên chở hàng hóa bằng đường biển để thu cước phí Họ có thể là chủ tàu, người sở hữu tàu, hoặc người thuê tàu để thực hiện dịch vụ chuyên chở Để tiến hành hoạt động này, người vận tải cần có hợp đồng chuyên chở ký kết với người xếp hàng.
Các đại lý phương tiện vận chuyển đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho người vận chuyển, thực hiện các chứng từ cần thiết liên quan đến giao hàng và vận chuyển hàng hóa.
- Các ga, cảng: là bên chịu trách nhiệm giao nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ,…
- Công ty bảo hiểm: là nơi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm và chịu trách nhiệm bồi thường nếu có rủi ro xảy ra trong quá trình vận chuyển
- Ngân hàng: là trung gian thực hiện nghiệp vụ thanh toán và bảo lãnh
Lý thuyết về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
2.2.1 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế có những đặc điểm nổi bật, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định cách thức cung cấp và tiêu thụ dịch vụ này Các yếu tố chính này ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của quy trình giao nhận, từ đó quyết định sự hài lòng của khách hàng.
Tính không hiện hữu (Intangibility)
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế là một dịch vụ vô hình mà khách hàng không thể cảm nhận trước khi diễn ra Khách hàng không thể kiểm tra hay thấy dịch vụ này cho đến khi hàng hóa được vận chuyển và giao nhận thành công Điều này tạo ra khó khăn trong việc đánh giá chất lượng dịch vụ, buộc khách hàng phải dựa vào uy tín của nhà cung cấp để đưa ra quyết định.
Tính không tách rời (Inseparability)
Dịch vụ giao nhận hàng hóa yêu cầu sự hợp tác chặt chẽ giữa nhà cung cấp dịch vụ (freight forwarder) và khách hàng trong suốt quá trình từ vận chuyển đến nhận hàng Sự phối hợp này là cần thiết để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và trong điều kiện tốt nhất.
Tính không lưu trữ được (Perishability)
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế không thể lưu trữ như hàng hóa vật chất, vì nếu lô hàng không được giao đúng thời gian, nó sẽ mất giá trị Điều này buộc doanh nghiệp phải tối ưu hóa quá trình vận chuyển để tránh lãng phí công suất.
Tính không ổn định (Inconsistency/Variability)
Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế thường bị ảnh hưởng bởi năng lực của người vận chuyển, thời gian và điều kiện môi trường Điều này làm cho việc đảm bảo chất lượng ổn định cho tất cả các lô hàng trở nên khó khăn Do đó, các nhà cung cấp dịch vụ cần chuẩn hóa quy trình và liên tục cải thiện chất lượng để giảm thiểu sự biến động và tăng cường độ tin cậy.
Tính không sở hữu (Lack of Ownership)
Khi sử dụng dịch vụ vận tải, khách hàng chỉ trả tiền để sử dụng mà không sở hữu dịch vụ hay phương tiện vận chuyển Quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về khách hàng sau khi giao hàng, nhưng họ không có quyền kiểm soát trực tiếp đối với dịch vụ hay thiết bị vận chuyển.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế cần có tính thích ứng cao do nhu cầu vận chuyển quốc tế đa dạng và thường xuyên thay đổi Nhà cung cấp dịch vụ phải linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu khác nhau về loại hàng hóa, điều kiện vận chuyển và quy định hải quan của từng quốc gia.
2.2.2 Vai trò của công ty giao nhận
Người giao nhận ban đầu chỉ thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể như xếp dỡ, lưu kho và vận chuyển nội địa theo ủy thác của nhà xuất nhập khẩu Tuy nhiên, với sự phát triển của thương mại quốc tế, vai trò của họ đã mở rộng đáng kể, không chỉ dừng lại ở thủ tục hải quan hay thuê tàu mà còn cung cấp các giải pháp toàn diện cho quá trình vận tải và phân phối hàng hóa Điều này giúp họ trở thành mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu và thương mại quốc tế.
Người giao nhận cung cấp nhiều dịch vụ quan trọng trong quá trình vận chuyển quốc tế, bao gồm chuẩn bị hàng hóa, tổ chức vận tải tại cảng và ga, điều phối xếp dỡ, lưu trữ và bảo quản hàng hóa Họ cũng tư vấn về phương thức vận chuyển tối ưu, đàm phán và ký kết hợp đồng, thuê phương tiện, lập kế hoạch lưu cước, thực hiện thủ tục hải quan và kiểm dịch Ngoài ra, họ mua bảo hiểm cho hàng hóa, xử lý chứng từ cần thiết, quản lý thanh toán và đảm bảo việc nhận và bàn giao hàng hóa đúng quy định.
2.2.3 Các phương thức giao nhận hàng hóa
Hiện nay, có ba phương thức giao nhận hàng hóa quốc tế phổ biến: giao nhận bằng đường biển, giao nhận bằng đường hàng không và giao nhận bằng đường bộ Trong đó, giao nhận bằng đường biển là một trong những phương thức quan trọng, thường được sử dụng cho các lô hàng lớn và có chi phí vận chuyển thấp.
Vận tải biển là phương thức giao nhận hàng hóa ra đời sớm và có vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế Với 2/3 diện tích Trái Đất là biển, vận tải biển phù hợp cho việc vận chuyển hàng hóa lớn và di chuyển trên quãng đường dài.
Phương thức này có một số ưu điểm nổi bật như sau:
Việc xây dựng và bảo trì tuyến đường không đòi hỏi vốn đầu tư lớn và sức lao động nhiều, nhờ vào việc tận dụng các tuyến đường tự nhiên như biển và đại dương.
- Năng lực chuyên chở của vận tải biển gần nhƣ không giới hạn, có thể sử dụng những tàu có trọng tải cực lớn để vận chuyển
- Trên cùng một tuyến đường biển, có thể vận hành đồng thời nhiều tàu, tăng cường khả năng vận tải
Chi phí vận tải biển thường thấp hơn so với các phương thức vận tải khác, làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho việc vận chuyển hàng hóa với khối lượng lớn Trong khi đó, phương thức giao nhận bằng đường hàng không cũng có những ưu điểm riêng.
Vận tải hàng không, mặc dù ra đời sau các phương thức vận tải khác, hiện nay đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, đặc biệt với những hàng hóa cần giao nhận nhanh chóng và chính xác Phương thức này lý tưởng cho các lô hàng nhỏ, hàng hóa có giá trị cao, hàng cần giao gấp, hoặc hàng cần vận chuyển qua quãng đường dài Những ưu điểm nổi bật của vận tải hàng không bao gồm tốc độ giao hàng nhanh và độ tin cậy cao.
- Các tuyến đường hàng không thường là những tuyến thẳng nối trực tiếp giữa hai điểm vận tải, giúp tối ƣu hóa thời gian vận chuyển
- Tốc độ vận chuyển bằng đường hàng không rất cao, thời gian giao hàng nhanh chóng, là lựa chọn lý tưởng cho các lô hàng cần giao ngay
Vận tải hàng không được biết đến với mức độ an toàn cao hơn so với nhiều phương tiện vận tải khác, đặc biệt là trong việc chuyển giao hàng hóa có giá trị hoặc yêu cầu bảo mật nghiêm ngặt So với phương thức giao nhận bằng đường bộ, vận tải hàng không mang lại sự tin cậy và bảo vệ tốt hơn cho hàng hóa quý giá.
Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
- Thích hợp cho việc vận chuyển hàng hóa trong phạm vi nội địa hoặc giữa các quốc gia có hệ thống giao thông đường bộ phát triển
2.3 Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.3.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và thông tin đơn hàng
Bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu là tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng Công ty giao nhận sẽ thu thập thông tin về lô hàng như loại hàng hóa, khối lượng, thể tích, giá trị, cảng xuất và cảng nhập, cùng thời gian dự kiến hàng đến Dựa trên những thông tin này, công ty sẽ tư vấn cho khách hàng về phương thức vận chuyển phù hợp, thời gian giao hàng, chi phí liên quan, và các thủ tục cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ khai báo hải quan
Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và thống nhất các điều khoản, công ty giao nhận sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ khai báo hải quan, bao gồm các chứng từ cần thiết.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice),
- Phiếu đóng gói (Packing List),
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading),
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - nếu cần),
- Các chứng từ liên quan khác nhƣ giấy phép nhập khẩu (nếu có)
Bộ chứng từ này phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi
Bước 3: Nhận lệnh giao hàng D/O và chuẩn bị phương tiện vận tải để nhận hàng
Sau khi nhận giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice), nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu hoặc đại lý để lấy lệnh D/O Công ty cũng sẽ chuẩn bị phương tiện vận tải phù hợp như xe tải, container hoặc các phương tiện khác nhằm đảm bảo nhận hàng đúng thời gian và số lượng yêu cầu.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu
Thủ tục hải quan nhập khẩu là bước quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển, yêu cầu sự chính xác và tuân thủ quy định pháp luật Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
1 Khai báo hải quan điện tử
Trước khi thực hiện thủ tục thông quan tại cảng, nhân viên giao nhận cần khai báo hải quan điện tử thông qua các phần mềm chuyên dụng như ECUSS hoặc VNACCS Quá trình khai báo bao gồm nhiều bước quan trọng.
Để thực hiện việc nhập thông tin tờ khai hải quan, cần cung cấp các dữ liệu quan trọng về lô hàng, bao gồm mã HS, số lượng, giá trị hàng hóa, trọng lượng và khối lượng Ngoài ra, các thông tin liên quan đến người nhập khẩu, người xuất khẩu và hãng tàu cũng phải được nhập vào hệ thống khai báo.
Sau khi hoàn tất nhập liệu, dữ liệu tờ khai sẽ được truyền lên hệ thống hải quan điện tử Hệ thống này sẽ tự động xử lý và phân luồng hàng hóa thành ba loại: luồng xanh, luồng vàng, hoặc luồng đỏ, dựa trên các tiêu chí rủi ro đã được thiết lập.
Dựa trên kết quả từ hệ thống hải quan, hàng hóa sẽ đƣợc phân vào một trong ba luồng:
Luồng xanh cho phép hàng hóa không cần kiểm tra thực tế, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng Sau khi tờ khai được chấp nhận, người vận chuyển chỉ cần nộp thuế (nếu có) và nhận hàng.
Luồng vàng trong quy trình thông quan yêu cầu hải quan kiểm tra hồ sơ giấy tờ trước khi thông quan hàng hóa Nhân viên cần nộp bản giấy của các chứng từ như tờ khai hải quan, vận đơn, hóa đơn thương mại, và phiếu đóng gói để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra.
Khi hàng hóa thuộc luồng đỏ, hải quan yêu cầu kiểm tra cả chứng từ và hàng hóa thực tế Trong tình huống này, nhân viên giao nhận cần nộp hồ sơ và đưa hàng hóa đến khu vực kiểm hóa để thực hiện kiểm tra.
3 Nộp hồ sơ hải quan
Nếu hàng hóa thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ, công ty cần nộp hồ sơ hải quan bản giấy cho cơ quan hải quan để tiến hành kiểm tra Hải quan sẽ xác minh các chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng và so sánh thông tin trên tờ khai với hồ sơ giấy đã nộp.
4 Kiểm hóa (nếu luồng đỏ) Đối với hàng hóa phân vào luồng đỏ, việc kiểm tra thực tế hàng hóa sẽ đƣợc tiến hành Quá trình này bao gồm các bước:
Nhân viên giao nhận sẽ phối hợp với hải quan để lên lịch kiểm hóa hàng hóa Container sẽ được chuyển đến khu vực kiểm hóa trong cảng để tiến hành kiểm tra.
Hải quan sẽ tiến hành mở container để kiểm tra hàng hóa, so sánh với thông tin khai báo trên tờ khai và các chứng từ liên quan Quá trình kiểm tra này có thể bao gồm việc kiểm tra mẫu hàng hóa, cũng như cân đo trọng lượng và số lượng hàng hóa.
- Niêm phong lại container: Sau khi kiểm tra, hàng hóa sẽ đƣợc đóng gói và niêm phong lại (seal) nếu không có vấn đề gì phát sinh
Sau khi tờ khai hải quan được chấp nhận, người nhập khẩu cần nộp thuế nhập khẩu và các khoản phí liên quan Việc nộp đầy đủ các khoản thuế này là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được thông quan Các khoản thuế bao gồm:
- Thuế nhập khẩu: Đƣợc tính dựa trên giá trị của hàng hóa và mã HS của từng mặt hàng,
- Thuế giá trị gia tăng (VAT): Áp dụng cho hầu hết các loại hàng hóa nhập khẩu,
- Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có): Áp dụng cho các hàng hóa đặc biệt nhƣ rƣợu, thuốc lá, ô tô, v.v
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN
Khái quát về Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
3.1.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
- Tên bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
- Tên tiếng Anh: Kepler Transport Logistics Joint Stock Company
- Tên viết tắt: Kepler Logistics JSC ã Địa chỉ liờn hệ
- Địa chỉ trên ĐKKD: Tầng 6, Tòa nhà số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Website: https://www.keplerlogistics.com.vn/ ã Người đại diện phỏp luật của cụng ty
- Bà: Cao Thị Thu Hiền
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, thành lập năm 2014, là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận và vận tải hàng hóa quốc tế và nội địa tại Việt Nam Công ty nổi bật với các dịch vụ đại lý giao nhận quốc tế, vận tải nội địa, khai báo hải quan, và xuất nhập khẩu ủy thác Trong bối cảnh thị trường bị ảnh hưởng bởi đại dịch COVID-19, Kepler đã áp dụng chiến lược kinh doanh linh hoạt, giúp vượt qua thách thức và duy trì sự phát triển ổn định Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và mối quan hệ hợp tác vững chắc, Kepler cam kết cung cấp giải pháp dịch vụ tối ưu, an toàn và tiết kiệm chi phí cho khách hàng.
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, bao gồm hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), hợp tác với các hãng tàu lớn để đảm bảo an toàn và hiệu quả Ngoài ra, Kepler còn cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế bằng đường hàng không cho các lô hàng cần vận chuyển nhanh, cùng với dịch vụ khai báo hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu, giúp khách hàng hoàn tất thủ tục thông quan nhanh chóng Công ty cũng đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước thông qua dịch vụ vận tải nội địa bằng đường bộ.
Cơ cấu tổ chức của Công ty
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
(Nguồn: Theo cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính)
Giám đốc có nhiệm vụ lập kế hoạch chiến lược, giám sát hiệu quả hoạt động của công ty và đưa ra quyết định tài chính quan trọng, đồng thời đảm bảo các mục tiêu của các phòng ban được hoàn thành đúng hạn.
Phòng Kế Toán đảm nhiệm việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính toán giá thành sản phẩm, quản lý kho hàng, lập báo cáo tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế định kỳ.
Phòng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ quy định hải quan, tư vấn về thuế và bảo hiểm, cũng như quản lý quy trình xuất nhập hàng và chuẩn bị các tài liệu cần thiết.
Phòng Hành Chính chịu trách nhiệm xây dựng bộ máy tổ chức và quản lý nhân sự, đồng thời triển khai các chính sách liên quan đến bảo hiểm và y tế Ngoài ra, phòng còn đảm bảo an ninh chính trị nội bộ, góp phần tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
Bộ phận Chứng Từ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của các chứng từ xuất nhập khẩu, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để tối ưu hóa quy trình khai thác tàu.
Bộ phận Giao Nhận: Kiểm tra, nhận và giao hàng hóa đúng yêu cầu, đảm bảo an toàn và chính xác trong quá trình vận chuyển
Nguồn lực của công ty
Từ khi thành lập vào năm 2016 với 50 nhân sự, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đã liên tục phát triển và mở rộng quy mô đội ngũ nhân viên.
Vào năm 2023, số lượng nhân viên đã tăng lên 135 người, gần gấp ba lần so với giai đoạn đầu Mặc dù chịu ảnh hưởng nhẹ từ đại dịch COVID-19, công ty vẫn duy trì sự ổn định về nguồn nhân lực.
Bảng 3.1 Cơ cấu lao động của công ty phân theo trình độ giai đoạn 2021–2023
Trình độ đại học trở lên 34 21,519 38 25,503 40 29,629
Trình độ cao đẳng trung cấp 48 30,380 41 27,517 36 26,667 Phổ thông trung học 76 48,101 70 46,980 59 43,704
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler)
Công ty đặt nhân lực là tài sản cốt lõi, chú trọng vào tuyển dụng và đào tạo nhân viên trình độ cao, với tỷ lệ nhân sự có bằng đại học tăng từ 21,5% năm 2021 lên 29,6% năm 2023 để đáp ứng yêu cầu trong thiết kế, marketing và kinh doanh quốc tế Kepler cũng áp dụng các chính sách đãi ngộ nhằm nâng cao tinh thần làm việc và giữ chân nhân tài, trong khi đội ngũ quản lý được xây dựng với kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm, phù hợp với nhu cầu phát triển trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
Bảng 3.2 Cơ cấu lao động của công ty theo độ tuổi và giới tính giai đoạn
Số lƣợng (người) Tỉ lệ (%) Số lượng
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler)
Năm 2023, tỷ lệ lao động nữ tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đạt 54,8%, cao hơn lao động nam (45,1%), tạo ra sự cân bằng trong tính chuyên nghiệp và linh hoạt Đội ngũ nhân sự trẻ từ 22 đến 40 tuổi chiếm phần lớn, cho phép công ty thích ứng nhanh với yêu cầu công việc và đảm nhận các vị trí đòi hỏi sự sáng tạo Điều này không chỉ cải thiện năng suất mà còn mang lại các giải pháp đột phá, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
Lao động trong độ tuổi từ 41 đến 60, mặc dù ít hơn, nhưng mang lại kinh nghiệm và sự ổn định cần thiết cho công việc Sự phân bổ nhân sự hợp lý và chuyên môn hóa theo từng bộ phận đã giúp tối ưu hóa quy trình làm việc Nhờ vào sự phối hợp chặt chẽ, công ty duy trì hoạt động ổn định và linh hoạt, đáp ứng tốt với biến động của thị trường và yêu cầu công việc ngày càng phức tạp trong lĩnh vực logistics.
Nguồn Vốn lưu động của Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler chủ yếu đến từ ngân sách Nhà nước, với tỷ trọng 99,11% trong năm 2022 và 98,37% trong năm 2023 so với tổng nguồn Vốn chủ sở hữu Khi không tính nguồn Vốn tự bổ sung, tỷ lệ nguồn Vốn ngân sách cấp chiếm 43,84% năm 2022 và 41,52% năm 2023 trong tổng nguồn Vốn.
Bảng 3.3 Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp
Số tiền % Số tiền % Số tiền % % %
-Ngân sách cấp 582.023 97,61 656.758 99,11 683.816 98,37 74.735 12,84 27.058 4,12 -Tự bổ sung 14.242 2,39 5.867 0,89 11.303 1,63 -8.375 -58,8 5.436 92,65
-Nợ ngắn hạn 645.827 83,05 726.810 87,0 787.832 82,77 80.983 12,54 61.022 8,4 -Nợ dài hạn 80.305 10,33 64.023 7,66 91.917 9,66 -16.282 -20,28 27.894 43,57 -Nợ khác 51.491 6,62 44.580 5,34 72,135 7,58 -6.911 -13,42 27.555 61,81
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán)
Năm 2022, Công ty Kepler ghi nhận sự tăng trưởng 9,04% trong vốn lưu động so với năm 2021, chủ yếu nhờ vào ngân sách cấp chiếm 99,11% vốn chủ sở hữu và vay nợ ngắn hạn chiếm 87% tổng nợ Tuy nhiên, khả năng tự tài trợ giảm từ 44,23% năm 2022 xuống 42,21% năm 2023 do tỷ lệ vốn vay cao hơn tài sản tự có, mặc dù vốn tự bổ sung đã tăng gần gấp đôi, đạt 11.303 triệu VNĐ.
Nợ phải trả của công ty đã vượt 50% tổng vốn, tăng từ 777.623 triệu VNĐ năm 2021 lên 951.884 triệu VNĐ năm 2023, chủ yếu do sự gia tăng mạnh mẽ của nợ ngắn hạn liên quan đến hàng tồn kho Để giảm áp lực lãi vay và cải thiện cơ cấu vốn, công ty cần tăng cường vốn chủ sở hữu và tối ưu hóa lợi nhuận.
Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
3.2.1 Theo cơ cấu dịch vụ
Bảng 3.4 Tổng doanh thu theo cơ cấu dịch vụ của KEPLER trong năm 2021-
Tỷ trọng (%) Dịch vụ giao nhận 754.42 67.03 828.78 67.23 912.36 67.67 Dịch vụ khai thuê hải quan 225.12 20.00 257.55 20.90 275.48 20.43 Dịch vụ khác 146.04 12.97 146.34 11.87 160.41 11.90 Tổng doanh thu 1,125.58 100 1,232.67 100 1,348.25 100
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán)
Trong giai đoạn 2021-2023, dịch vụ giao nhận là nguồn doanh thu chính của Kepler, với tỷ trọng lần lượt là 67.03% (754.42 triệu đồng), 67.23% (828.78 triệu đồng) và 67.67% (912.36 triệu đồng), cho thấy sự tăng trưởng ổn định Dịch vụ khai thuê hải quan cũng có tỷ trọng ổn định ở mức 20%, 20.9% và 20.43%, mặc dù có một số biến động nhỏ Điều này khẳng định rằng giao nhận là dịch vụ chủ yếu trong hoạt động của công ty Do đó, Kepler đã đầu tư nhiều công sức và điều kiện để phát triển dịch vụ này cả trong và ngoài nước, bao gồm cả vận tải đường biển và đường hàng không.
3.2.2 Theo phương thức vận tải
Bảng 3.5 Doanh thu theo phương thức vận tải trong năm 2021-2023
Giao nhận bằng đường biển 498.95 539.06 595.62 40.11 8.04% 56.56 10.49%
Giao nhận bằng đường hàng không
(Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán)
Dựa trên bảng số liệu doanh thu từ phương thức vận tải của Kepler trong giai đoạn 2021-2023, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò chủ đạo và có xu hướng tăng trưởng liên tục.
Doanh thu giao nhận đường biển tại Việt Nam đã có sự tăng trưởng mạnh mẽ trong những năm qua Năm 2021, doanh thu đạt 498.95 triệu VNĐ, chiếm 66.14% tổng doanh thu, vượt xa so với đường hàng không với 33.86%, nhờ vào khả năng vận chuyển khối lượng lớn với chi phí thấp Đến năm 2022, doanh thu đường biển tăng lên 539.06 triệu VNĐ, tương ứng với mức tăng 8.04% so với năm trước, nhờ vào đầu tư vào đội ngũ nhân viên và cải thiện quy trình vận hành Năm 2023, doanh thu tiếp tục đạt 595.62 triệu VNĐ, tăng 10.49%, phản ánh nhu cầu nhập khẩu tăng mạnh, đặc biệt đối với các lô hàng lớn và đa dạng.
3.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2021-2023
Trong ba năm qua, KEPLER đã đạt được kết quả kinh doanh khả quan, chứng tỏ nỗ lực không ngừng của ban giám đốc và toàn thể nhân viên trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Sự phát triển này giúp KEPLER ngày càng khẳng định vị thế trên thị trường giao nhận tại Việt Nam và trong hệ thống chuỗi cung ứng Dưới đây là bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm.
Bảng 3.6 Kết quả hoạt động kinh doanh trong năm 2021-2023
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu 19.41% 21.40% 22.95%
(Nguồn: thông tin từ phòng kế toán)
Bảng 3.7 So sánh kết quả hoạt động kinh doanh giữa các năm 2021-2023
Năm 2022/ Năm 2021 Năm 2023/Năm 2022 Tuyệt đối Tương đối Tuyệt đối Tương đối
(Nguồn: thông tin từ phòng kế toán)
Trong giai đoạn 2021-2023, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler ghi nhận sự tăng trưởng tích cực về doanh thu và lợi nhuận Doanh thu của công ty đã tăng từ 1,125.58 triệu đồng vào năm 2021 lên 1,232.67 triệu đồng vào năm 2022, tương ứng với mức tăng 9.51%, và tiếp tục đạt 1,348.25 triệu đồng vào năm 2023, tăng 9.38%.
Chi phí hoạt động cũng tăng nhƣng với tỷ lệ thấp hơn, từ 852.51 triệu đồng năm 2021 lên 902.89 triệu đồng năm 2022 (tăng 5.91%) và 961.53 triệu đồng năm
Năm 2023, lợi nhuận trước thuế của công ty đạt 273.07 triệu đồng, tăng 6.5% so với năm trước Sự gia tăng này phản ánh hiệu quả trong việc tối ưu hóa chi phí, ngay cả khi công ty đang mở rộng hoạt động.
Từ năm 2021 đến năm 2023, doanh thu tăng từ 329.78 triệu đồng lên 386.72 triệu đồng, trong khi tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cải thiện từ 19.41% lên 22.95% Điều này cho thấy sự kiểm soát chi phí hiệu quả và khả năng kinh doanh vượt trội của công ty.
Kepler đã duy trì hiệu suất hoạt động hiệu quả với sự tăng trưởng ổn định về doanh thu và lợi nhuận, khẳng định được uy tín cũng như khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường trong môi trường cạnh tranh.
Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
3.3.1 Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và thông tin đơn hàng
Đội ngũ nhân viên sales của công ty chịu trách nhiệm tìm hiểu thông tin thị trường và khách hàng Họ thu thập dữ liệu từ các nhà máy sản xuất, công ty thương mại, công ty xuất nhập khẩu, và các nguồn thông tin trực tuyến như trangvang.vn, hosocongty.vn, hay các sàn giao dịch B2B như Alibaba Sau khi nắm bắt thông tin về khách hàng tiềm năng, nhân viên sales sẽ liên lạc qua điện thoại, email hoặc gặp mặt trực tiếp để tư vấn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Nhân viên sales sẽ liên hệ với bộ phận overseas để kiểm tra giá cước từ các agent, từ đó đưa ra báo giá cho khách hàng cùng với các dịch vụ khác như thủ tục hải quan và vận chuyển nội địa Công ty sẽ ứng trước các khoản phí như kiểm dịch, kiểm hóa và thanh toán sau khi có hóa đơn Để xây dựng niềm tin với khách hàng mới, công ty thường thực hiện một lô hàng trước để khách hàng đánh giá năng lực Nếu khách hàng đồng ý với giá, hai bên sẽ ký hợp đồng Mức giá và loại hợp đồng sẽ phụ thuộc vào loại hình dịch vụ yêu cầu Đối với khách hàng quen thuộc, thủ tục đơn giản hơn với hợp đồng dài hạn và mức giá cố định, chỉ cần gọi điện là có dịch vụ ngay.
Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và thông tin đơn hàng
Nghiên cứu kỹ lưỡng mặt hàng nhập khẩu là điều cần thiết trong công tác nhận hàng Người giao nhận cần tìm hiểu thông tin về tên hàng, công dụng, tính chất và chất liệu để xác định mã áp thuế (mã HS) chính xác Đối với khách hàng đã từng nhập khẩu và có sẵn mã HS, việc kiểm tra lại mã cũng rất quan trọng.
Việc kiểm tra mã hàng (HS) là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong quá trình giao nhận Nghiên cứu kỹ lưỡng về hàng hóa giúp nhân viên tránh nhầm lẫn, đảm bảo hàng nhập đúng với mô tả và số lượng trong hợp đồng Nếu nhân viên không kiểm tra cẩn thận, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về sai sót và công ty sẽ gánh chịu các chi phí thiệt hại nếu khách hàng không đồng ý chi trả.
Lô hàng nhập khẩu "Bộ trò chơi liên hoàn" (CHILDREN PLAYGROUND SET) được đóng trong container, do Công ty YONGLANG GROUP CO.LTD ký hợp đồng ngoại thương với Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hoa Sen Hồng tại Việt Nam Do Công ty Hoa Sen Hồng không chuyên về giao nhận, họ đã thuê dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu từ Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler, đại diện cho tất cả các lô hàng của mình Đây là lô hàng giao nhận của Công ty Kepler cho Công ty TNHH MTV Sản Xuất Thương Mại Dịch vụ Hoa Sen Hồng, một khách hàng thân thiết Một số thông tin cơ bản về lô hàng sẽ được cung cấp sau.
Nhà xuất khẩu: YONGLANG GROUP CO., LTD Địa chỉ: YANGWAN INDUSSTRIAL AREA, QIAOXIA TOWN YONGJIA ZHRJIANG, PROVINCE CHINA
Nhà nhập khẩu: CÔNG TY TNHH MTV SẢN XUẤT THUONG MẠI DỊCH
VỤ HOA SEN HỒNG Địa chỉ: 326B/25, KHU PHỐ NỘI HÓA 1, PHƯỜNG BÌNH AN, THỊ XÃ DĨ
Hàng hóa: Bộ nhà chơi lên hoàn
Số lƣợng: 447 bales, đóng trong container 40’ (2*40’HQ)
Hãng tàu vận chuyển: COSCO SHIPPING LINES
Điều kiện thương mại: FOB
Cảng đến: CAT LAI, VIETNAM
Hình thức thanh toán: TT trả ngay khi nhận đƣợc hàng hóa
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler và Công ty TNHH MTV Sản Xuất Thương Mại Dịch vụ Hoa Sen Hồng đã duy trì mối quan hệ giao dịch lâu dài, với Hoa Sen Hồng là một trong những khách hàng thân thiết của KEPLER Ban đầu, hai bên ký kết hợp đồng giao nhận theo giá trị từng lô hàng, nhưng sau thời gian hợp tác, họ đã chuyển sang ký kết hợp đồng giao nhận dài hạn Việc thanh toán thường được thực hiện sau khi KEPLER hoàn tất quy trình giao hàng cho Hoa Sen Hồng.
3.3.2 Chuẩn bị bộ hồ sơ khai báo hải quan Để tránh đƣợc những rủi ro về bộ chứng từ nhƣ bị sai sót, thiếu, có thể bị hải quan từ chối thông quan, nhân viên giao nhận phải đảm bảo nắm bắt đƣợc những chứng từ cần thiết Ngay khi nhận đƣợc thông báo của khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải liên lạc với khách để lấy bộ chứng từ gốc cần thiết để làm thủ tục hải quan nhập khẩu Sau khi nhận đủ bộ chứng từ, nhân viên cần kiểm tra đầy đủ về: Commercial Invoice, Packing list, Bill of Lading, Hợp đồng, tiếp theo kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ đảm bảo sự trùng khớp, tính hợp lệ và chính xác của chứng từ Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chƣa hợp lệ, nhân viên giao nhận sẽ báo với nhân viên kinh doanh để đề nghị khách hàng bổ sung và sửa chữa kịp thời Việc đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của chứng từ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh xảy ra phiền phức cho khách hàng nhiều lần
Đối với khách hàng thân thiết và người khai báo có kinh nghiệm với mặt hàng nhập khẩu, có thể không cần gửi trước thông tin lô hàng như hóa đơn thương mại, hợp đồng, danh sách đóng gói và vận đơn qua email Điều này giúp công ty thực hiện khai hải quan điện tử nhanh chóng, nhận kết quả phân luồng và in tờ khai để khách hàng ký xác nhận Việc này giảm thời gian đăng ký tờ khai, đồng thời nhân viên giao nhận sẽ thu thập chứng từ gốc cùng với tờ khai đã được doanh nghiệp đóng dấu, tạo thuận lợi cho cả hai bên.
Sau khi nhận đủ thông tin từ khách hàng qua các chứng từ như hợp đồng thương mại, hóa đơn, danh sách đóng gói, và B/L, nhân viên nhập khẩu bắt đầu lập tờ khai hải quan điện tử Nhân viên chứng từ cần nghiên cứu kỹ bộ chứng từ để đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác và áp dụng đúng quy định thuế xuất nhập khẩu của Bộ Tài chính Việc kiểm tra cẩn thận thông tin như tên hàng, tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện, số bill, số container, và ngày tàu đi đến là rất quan trọng, vì sai mã HS có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý Nhân viên cần nắm vững quy tắc lập tờ khai để tránh sai sót và chú ý đến địa điểm làm thủ tục tại cảng Sau khi lập xong, tờ khai sẽ được gửi cho khách hàng kiểm tra và xác nhận, đồng thời thực hiện các bổ sung, chỉnh sửa theo yêu cầu để đảm bảo quá trình duyệt hồ sơ diễn ra thuận lợi Nếu hàng hóa cần điều chỉnh mã HS để hưởng ưu đãi thuế, nhân viên cần giải thích rõ ràng và xác nhận với khách hàng để đưa ra quyết định chính xác.
Trong trường hợp Công ty TNHH MTV Sản Xuất Thương Mại Dịch vụ Hoa Sen Hồng nhập khẩu lô hàng "Bộ nhà chơi liên hoàn", Hoa Sen Hồng không cần thực hiện bộ chứng từ Khi nhận bộ chứng từ từ bên bán, Hoa Sen Hồng sẽ cung cấp đầy đủ chứng từ cho KEPLER Bộ chứng từ mà KEPLER nhận được từ Hoa Sen Hồng sẽ bao gồm các tài liệu cần thiết.
Giấy giới thiệu của công ty TNHH Hoa Sen Hồng: 2 bản chính
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính và 1 bản sao
Packing list: 1 bản chính và 1 bản sao
Vận đơn đường biển (Seaway Bill): 2 bản sao
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy ủy quyền của Công ty Hoa Sen Hồng để làm đóng phí Local charge và lấy hàng, làm thủ tục hải quan
Còn những giấy tờ còn lại liên quan đến lô hàng nhƣ lệnh giao hàng thì KEPLER có nghĩa vụ phải đi lấy cho Hoa Sen Hồng
Bộ phận chứng từ sẽ thực hiện kiểm tra để so sánh số liệu trong chứng từ, nhằm xác định tính chính xác và phát hiện sai sót nếu có Đối với lô hàng này, cần chú ý các nội dung quan trọng trong bộ chứng từ.
Kiểm tra hóa đơn (Commercial Invoice):
Hóa đơn thương mại là tài liệu thiết yếu trong bộ chứng từ giao hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trị giá hải quan và tính thuế nhập khẩu Do đó, cần chú ý đặc biệt đến các phần quan trọng trong hóa đơn để tránh sai sót.
Ngày lập hóa đơn: Ngày 23 tháng 06 năm 2023
Công ty TNHH MTV SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HOA SEN HỒNG có địa chỉ tại Số 326B/25, Khu phố Nội Hóa 1, Phường Bình An, TX Dĩ An, Bình Dương.
Xuất xứ hàng hóa: Trung Quốc
Chuyển tải: Bằng đường biển
Tên hàng: CHILDREN PLAYGROUND SET
Kiểm tra Phiếu đóng gói (Packing List):
Packing list là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm danh sách từng mặt hàng, điều kiện và cách thức đóng gói.
+ Tên hàng hóa: children playground set
+ Số lƣợng mỗi mặt hàng: trùng khớp với hợp đồng và hóa đơn
Trong danh sách đóng gói, thông tin về trọng lượng tịnh (N.W), trọng lượng cả bì (G.W) và số khối (CBM) của từng mặt hàng được ghi rõ; xem thêm trong phần phụ lục Tổng cộng có 447 kiện với trọng lượng cả bì là 7290 KGS.
Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
3.4.1 Những kết quả đạt được
Nhờ sự nỗ lực không ngừng của toàn thể nhân viên và cán bộ tại các chi nhánh, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đã khẳng định được thương hiệu vững mạnh trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển và đại lý hải quan, đạt được nhiều kết quả tích cực.
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đã đạt được mức tăng trưởng ổn định trong hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển, bất chấp những biến động của thị trường toàn cầu về cung, cầu và chính sách xuất nhập khẩu Sự thích nghi và quyết đoán của ban giám đốc cùng với nỗ lực của toàn thể nhân viên đã giúp công ty vượt qua thử thách và tận dụng các cơ hội từ thị trường Kết quả là, dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty không ngừng phát triển, góp phần xây dựng uy tín vững chắc trên thương trường.
Nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu qua đường biển của Kepler đã có những chuyển biến tích cực, nhờ vào uy tín thương hiệu ngày càng tăng.
Bộ phận Kinh doanh của Công ty đã nỗ lực tìm kiếm khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ, mang lại kết quả tích cực không chỉ cho chi nhánh ở Hồ Chí Minh mà còn cho trụ sở tại Hà Nội Nhờ những thành công này, thị trường giao nhận của Công ty ngày càng được mở rộng cả trong nước và quốc tế.
Kepler đã xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu, giúp công ty nhận được nhiều ưu đãi và sự ưu tiên trong quá trình vận chuyển Đối với thị trường quốc tế, Kepler chú trọng đến việc hợp tác với các đối tác uy tín tại nhiều quốc gia, đảm bảo hàng hóa được giao nhận an toàn và nhanh chóng, tối ưu hóa thời gian Nhân lực được đào tạo bài bản cũng góp phần quan trọng vào thành công của Kepler trong quản lý quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
Mặc dù Kepler đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nhưng vẫn còn một số khó khăn và tồn tại cần được khắc phục.
Chậm trễ trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ hải quan là một vấn đề mà Kepler gặp phải, mặc dù đã nỗ lực tối ưu hóa quy trình Nguyên nhân chính là do sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ nội bộ, bao gồm việc không kiểm tra đầy đủ thông tin trước khi gửi Những lỗi phổ biến như mã HS sai, giá trị hàng hóa không khớp với hợp đồng, hoặc thiếu thông tin quan trọng trong packing list đã dẫn đến sự không chính xác và thiếu sót trong hồ sơ khai báo hải quan.
Kepler đã gặp phải một số sai sót trong quá trình xử lý chứng từ, buộc công ty phải điều chỉnh và liên hệ với khách hàng để bổ sung hoặc sửa đổi thông tin Điều này đã gây ra thời gian chờ đợi và trì hoãn trong việc hoàn thiện hồ sơ gửi lên hải quan, kéo dài quá trình thông quan hàng hóa, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cho khách hàng và dẫn đến chi phí phát sinh cho công ty.
Quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa tại cảng và trong quá trình vận chuyển hiện chưa được thực hiện đầy đủ và nghiêm ngặt, dẫn đến một số mặt hàng như hàng dễ vỡ, hàng lạnh hay hàng hóa cần bảo quản đặc biệt có thể không được kiểm tra kỹ lưỡng Sự thiếu sót trong kiểm tra chất lượng có thể gây ra hư hỏng và mất mát hàng hóa, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty và uy tín với khách hàng, đặc biệt khi xảy ra sự cố liên quan đến chất lượng hàng hóa trong quá trình giao nhận.
Phụ thuộc vào đối tác vận tải trong mùa cao điểm có thể làm tăng chi phí dịch vụ và giảm tính cạnh tranh của công ty Việc thuê dịch vụ vận tải bên ngoài dẫn đến sự thiếu linh động, đặc biệt trong những ngày cao điểm, khiến công ty dễ bị động và có thể không lấy được hàng dù đã hoàn thành thủ tục thông quan Kepler thường gặp khó khăn trong việc thuê phương tiện vào mùa cao điểm, điều này không chỉ làm tăng chi phí vận chuyển mà còn ảnh hưởng đến lịch trình giao hàng, từ đó làm giảm uy tín của công ty trong mắt khách hàng.
Kepler đang gặp khó khăn trong việc quản lý các lô hàng đặc thù như hàng lạnh và hàng dễ vỡ do thiếu kho bãi và phương tiện vận chuyển chuyên dụng Công ty chưa có kho riêng cho các mặt hàng này, buộc phải thuê dịch vụ bên ngoài, dẫn đến tăng chi phí và giảm khả năng kiểm soát chất lượng hàng hóa trong quá trình vận chuyển Việc này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ, đặc biệt khi xảy ra sự cố liên quan đến chất lượng hàng hóa khi giao nhận.
Thiếu hụt về năng lực nhân sự chuyên môn cao: Một số nhân viên của
Kepler chưa được đào tạo bài bản về thủ tục hải quan, dẫn đến chậm trễ trong xử lý lô hàng và ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng Nhân viên giao nhận chưa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết như catalogue và tài liệu kỹ thuật, cũng như chưa nắm rõ đặc tính hàng hóa Thiếu kiến thức chuyên môn và hồ sơ không đầy đủ làm quy trình khai báo hải quan chậm trễ, dễ bị phân luồng đỏ và kiểm tra chi tiết, gây thiệt hại chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng cùng uy tín công ty.
Công tác chăm sóc khách hàng chưa được chú trọng, mặc dù không trực tiếp ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Tuy nhiên, đây là yếu tố quan trọng quyết định sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng Dịch vụ chăm sóc khách hàng sau giao dịch có ảnh hưởng lớn đến khả năng khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ của công ty, nhất là khi có nhiều đối thủ cạnh tranh có thể dễ dàng thu hút khách hàng bằng những dịch vụ tưởng chừng như không cần thiết.
Để nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, Kepler cần triển khai các giải pháp hiệu quả nhằm khắc phục hạn chế và phát huy thành tựu đã đạt được Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh mà còn khẳng định vị thế của Công ty trên thị trường.
Kepler đang gặp khó khăn trong việc quản lý phương tiện và kho bãi do phụ thuộc quá nhiều vào các đối tác bên ngoài cho việc vận chuyển và lưu kho hàng hóa đặc thù, đặc biệt là hàng cần bảo quản như hàng lạnh và hàng dễ vỡ Công ty chưa đầu tư đầy đủ vào cơ sở vật chất như kho bãi chuyên dụng và phương tiện vận chuyển chuyên dụng, dẫn đến việc thuê ngoài dịch vụ trở nên cần thiết nhưng cũng làm gia tăng chi phí vận hành Tình trạng này không chỉ làm tăng chi phí mà còn khiến công ty thiếu chủ động trong quản lý hàng hóa, gây khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển, lưu kho và giao nhận.
Định hướng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải
Trong những năm gần đây, hội nhập kinh tế sâu rộng của Việt Nam đã mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp giao nhận vận tải, đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu Việc ký kết các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP và RCEP đã giảm thiểu rào cản thương mại, tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa lưu thông Điều này không chỉ thúc đẩy nhu cầu về dịch vụ vận tải, lưu trữ và khai báo hải quan mà còn góp phần phát triển mạnh mẽ ngành logistics và giao nhận vận tải hàng hóa nhập khẩu.
Ngành giao nhận vận tải tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ nhờ sự gia nhập của nhiều công ty logistics quốc tế, điều này không chỉ nâng cao quy mô mà còn cải thiện chất lượng dịch vụ Theo báo cáo của Statista, thị trường logistics Việt Nam dự kiến đạt khoảng 40 tỷ USD vào năm 2024, với hoạt động nhập khẩu đóng vai trò quan trọng Bộ Công Thương cũng cho biết kim ngạch nhập khẩu sẽ tăng trưởng ổn định từ 6-7% mỗi năm trong giai đoạn 2024-2030, cho thấy nhu cầu cao về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Sự dịch chuyển của chuỗi cung ứng toàn cầu đang thúc đẩy nhu cầu nhập khẩu tại Việt Nam, khi các công ty sản xuất lớn chuyển dịch về Đông Nam Á, đặc biệt là Việt Nam, nhờ vào môi trường kinh tế ổn định và lực lượng lao động dồi dào Điều này mở ra cơ hội cho ngành logistics và giao nhận vận tải nhập khẩu của Việt Nam, khi nhu cầu về nguyên liệu và linh kiện phục vụ sản xuất trong nước ngày càng gia tăng.
Quá trình chuyển đổi số trong ngành giao nhận vận tải đang diễn ra mạnh mẽ với sự ứng dụng của công nghệ 4.0, bao gồm trí tuệ nhân tạo (AI) và chuỗi khối (blockchain), giúp tối ưu hóa hoạt động và cung cấp dịch vụ minh bạch hơn Hệ thống tự động hóa và khai báo hải quan điện tử như ECUS5/VNACCS không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong khai báo Việc áp dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS) và quản lý kho (WMS) nâng cao hiệu quả quản lý, đáp ứng nhu cầu nhập khẩu phức tạp và yêu cầu của khách hàng quốc tế Nhờ vào nền tảng khai báo hải quan điện tử, các công ty như Kepler có thể hoàn thành thủ tục nhập khẩu nhanh chóng, tăng khả năng cạnh tranh và đáp ứng yêu cầu khắt khe từ khách hàng nước ngoài.
Ngành giao nhận vận tải hàng nhập khẩu tại Việt Nam đang phải đối mặt với thách thức từ sự cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt là từ các công ty logistics nước ngoài với nguồn lực tài chính mạnh và công nghệ hiện đại Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của hoạt động nhập khẩu, Việt Nam cần tiếp tục đầu tư vào hạ tầng logistics, bao gồm cảng biển, kho bãi và các tuyến đường vận tải nội địa Hiện tại, hạ tầng giao nhận còn thiếu đồng bộ và phân bổ chưa hợp lý, gây khó khăn trong việc điều phối hàng hóa nhập khẩu và làm tăng chi phí cho các doanh nghiệp trong nước.
Chính phủ Việt Nam đang tích cực thúc đẩy phát triển ngành logistics thông qua các chính sách khuyến khích và hỗ trợ đầu tư vào cơ sở hạ tầng Theo kế hoạch phát triển hạ tầng quốc gia, nhiều cảng biển lớn như Cát Lái và Cái Mép - Thị Vải đang được quy hoạch và mở rộng, nhằm nâng cao khả năng tiếp nhận và xử lý hàng hóa nhập khẩu Những nỗ lực này không chỉ cải thiện năng lực cạnh tranh của ngành giao nhận vận tải nhập khẩu mà còn giúp Việt Nam đáp ứng yêu cầu của các chuỗi cung ứng quốc tế và tận dụng cơ hội từ các hiệp định thương mại tự do.
Ngành giao nhận vận tải nhập khẩu tại Việt Nam đang phát triển tích cực nhờ vào hội nhập kinh tế, đầu tư từ chính phủ và chuyển đổi số trong logistics Mặc dù còn nhiều thách thức, ngành này hứa hẹn sẽ tiếp tục đóng góp quan trọng vào tăng trưởng kinh tế, đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu Với chiến lược phát triển đúng đắn, các doanh nghiệp như Kepler Logistics có cơ hội mở rộng và khẳng định vị thế trên thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế.
4.1.2 Định hướng phát triển chiến lược tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler trong 5 năm tới
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, nhu cầu giao nhận hàng hóa quốc tế gia tăng, yêu cầu các doanh nghiệp logistics nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa dịch vụ Để phát triển bền vững và khắc phục tồn tại, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đã xác định các định hướng chiến lược trong 5 năm tới, nhằm mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Kepler đặt mục tiêu hàng đầu là hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, không chỉ tuân thủ quy định hải quan mà còn phát triển tính linh hoạt trong xử lý các tình huống phát sinh Đặc biệt, công ty chú trọng đến các thủ tục liên quan đến hàng hóa cần bảo quản đặc biệt và lô hàng có yêu cầu thời gian giao nhận khắt khe Kepler cam kết hợp tác chặt chẽ với các hãng tàu và khách hàng nhằm đảm bảo sự minh bạch, giảm thiểu sai sót và rủi ro trong quy trình Việc tối ưu hóa quy trình không chỉ giảm thiểu rủi ro như chậm trễ hay sai sót mà còn nâng cao uy tín của công ty với khách hàng.
Phát triển đội ngũ nhân sự và nâng cao kỹ năng chuyên môn là chiến lược dài hạn của Kepler để duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ Công ty sẽ tập trung vào đào tạo chuyên sâu về khai báo hải quan và quản lý logistics, nhằm tạo ra đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, có khả năng đáp ứng yêu cầu phức tạp của khách hàng Các khóa đào tạo định kỳ và lớp bồi dưỡng sẽ được tổ chức cho cả nhân viên mới và hiện tại, giúp họ cập nhật kiến thức mới nhất trong lĩnh vực logistics và phát triển kỹ năng xử lý tình huống Hơn nữa, công ty sẽ tổ chức hội thảo chuyên đề với sự tham gia của các chuyên gia trong ngành, giúp nhân viên nắm bắt xu hướng và thách thức mới trong ngành giao nhận.
Xây dựng và mở rộng quan hệ khách hàng là yếu tố then chốt trong chiến lược phát triển của Kepler Công ty sẽ triển khai các chính sách chăm sóc khách hàng toàn diện, tập trung vào chương trình ưu đãi cho khách hàng thân thiết và khách hàng lớn Đồng thời, Kepler sẽ nghiên cứu các giải pháp để mở rộng thị phần, nhắm tới nhóm khách hàng mới trong ngành công nghiệp, sản xuất và thương mại quốc tế, nơi nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu và hàng hóa đang gia tăng Công ty cũng sẽ tăng cường kết nối với các đối tác chiến lược, xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài với các hãng tàu và công ty logistics trong và ngoài nước, nhằm đảm bảo mạng lưới cung ứng hiệu quả và ổn định.
Kepler đang tập trung đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng hiện đại để nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa Công ty nhận thấy sự cần thiết của việc áp dụng các hệ thống quản lý kho và vận tải (WMS và TMS), cùng với việc nâng cấp hệ thống khai báo hải quan điện tử, nhằm giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý và tối ưu hóa chi phí vận hành Bên cạnh đó, Kepler cũng sẽ nâng cấp trang thiết bị và cơ sở hạ tầng để đảm bảo khả năng xử lý các lô hàng nhập khẩu lớn và hàng hóa có yêu cầu bảo quản đặc thù.
Để đạt được mục tiêu phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu khách hàng, Kepler tập trung nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua việc phát triển dịch vụ mới và cải tiến dịch vụ hiện tại Công ty cam kết cập nhật xu hướng mới trong ngành logistics để triển khai các dịch vụ phù hợp với yêu cầu nhập khẩu phức tạp Bên cạnh đó, Kepler sẽ tối ưu hóa chi phí và quy trình nội bộ nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh về giá cả và dịch vụ, đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và mong đợi của khách hàng.
4.1.3 Định hướng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler Để nâng cao hiệu quả và duy trì vị thế trong ngành logistics, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler đã đề ra các định hướng chiến lược nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Những định hướng này không chỉ giúp đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng mà còn khắc phục các hạn chế trong quy trình hiện tại, qua đó gia tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động
Tối ưu hóa quy trình xử lý chứng từ và thủ tục hải quan là mục tiêu quan trọng để giảm thời gian và sai sót trong khai báo hải quan Kepler sẽ tăng cường ứng dụng công nghệ, đặc biệt là hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS, nhằm tự động hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro sai sót Công ty cũng sẽ xây dựng quy trình kiểm tra và đối chiếu chứng từ chặt chẽ hơn để đảm bảo tài liệu đầy đủ và chính xác trước khi gửi đến cơ quan hải quan Điều này không chỉ giúp rút ngắn thời gian thông quan mà còn tránh các chi phí phát sinh do sai sót trong khai báo.
Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
4.2.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng Để hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ nhận hàng, Kepler cần chú trọng vào việc chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác trước khi hàng về đến cảng Điều này sẽ giúp quy trình thông quan diễn ra thuận lợi, đảm bảo hoạt động nhận hàng theo đúng tiến độ và tránh các sự cố phát sinh Một số giải pháp cụ thể bao gồm:
Bộ phận chứng từ của công ty cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi thực hiện Việc này đảm bảo thông tin trên chứng từ khớp với hợp đồng và các giấy tờ liên quan Khi phát hiện sai sót, công ty có thể nhanh chóng phản hồi với khách hàng để điều chỉnh kịp thời.
Công ty cần tổ chức các buổi đào tạo và trao đổi nghiệp vụ về việc chuẩn bị chứng từ hàng hóa cho nhân viên Việc này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ quy trình và yêu cầu cụ thể của từng loại hàng hóa, đồng thời nâng cao kỹ năng xử lý tình huống, đặc biệt là khi gặp phải các vấn đề phát sinh với cơ quan hải quan.
Việc phân công nhân viên theo dõi và cập nhật các thay đổi từ cơ quan chức năng là rất quan trọng, giúp công ty đảm bảo rằng các chứng từ luôn tuân thủ yêu cầu hiện hành và hạn chế sai sót không đáng có.
4.2.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan Để tối ƣu hóa công tác làm thủ tục hải quan, Kepler cần giảm thiểu thời gian và chi phí, giúp quy trình nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn Một trong những biện pháp là khắc phục các sai sót thường gặp như áp mã thuế sai, thông tin không chính xác, và thiếu chứng từ Cụ thể:
Khi áp mã thuế và khai nộp thuế hải quan, nhân viên cần kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót Nhân viên Kepler nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật và biểu thuế mới nhất, đồng thời tham khảo hướng dẫn cụ thể từ cơ quan hải quan để đảm bảo tính chính xác trong quá trình làm việc.
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo mã HS được áp dụng chính xác, công ty nên yêu cầu khách hàng cung cấp mô tả chi tiết cùng tên tiếng Việt của hàng hóa Sau đó, công ty có thể sử dụng trang web hssearch.vn để đối chiếu và lựa chọn mã HS phù hợp nhất với biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.
Nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên tờ khai nhập, đảm bảo mọi chi tiết khớp với chứng từ đã nộp, nhằm hạn chế tình huống phát sinh tại cửa hải quan.
4.2.3 Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng Để hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng hóa tại Kepler, công ty cần tuân thủ các quy định trong hợp đồng nhằm giảm thiểu rủi ro sai sót và tranh chấp giữa các bên liên quan, bảo vệ quyền lợi của mình khi có vấn đề về chất lƣợng hoặc số lƣợng hàng hóa
Nhân viên Kepler cần chủ động hợp tác chặt chẽ với cán bộ hải quan trong quá trình kiểm hóa và kiểm tra hàng hóa, nhằm đảm bảo kiểm tra diễn ra kỹ lưỡng, tránh hư hỏng và thất thoát hàng hóa không mong muốn Việc này sẽ giúp công ty duy trì chất lượng dịch vụ và giảm thiểu thiệt hại tối đa.
Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về đặc điểm từng loại hàng hóa và phương pháp kiểm tra Việc đào tạo cách lập biên bản giao nhận và biên bản thừa thiếu, cùng với xử lý tình huống không mong muốn, sẽ giúp nhân viên phản ứng linh hoạt và chính xác hơn trong quá trình nhận hàng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
4.2.4 Chủ động tìm kiếm, hợp tác với các công ty vận tải Để tăng cường tính chủ động và hiệu quả trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, Kepler cần thiết lập các mối quan hệ hợp tác chiến lƣợc với nhiều công ty vận tải khác nhau Việc này giúp công ty giảm thiểu sự phụ thuộc vào một số ít đối tác, đồng thời đảm bảo có đủ phương tiện vận chuyển trong mọi tình huống, đặc biệt trong các thời điểm cao điểm cuối năm khi nhu cầu vận tải tăng cao
Công ty nên đánh giá và lựa chọn các đối tác vận tải đáng tin cậy, có khả năng cung cấp dịch vụ linh hoạt và đáp ứng tiêu chuẩn về thời gian cũng như an toàn hàng hóa Đồng thời, Kepler có thể thiết lập các thỏa thuận dài hạn với các đối tác chiến lược để đảm bảo tính ổn định và sẵn sàng của phương tiện khi cần thiết.
Để đảm bảo tiến độ và chất lượng hàng hóa, Kepler cần lập kế hoạch phòng ngừa cho các tình huống không mong muốn như khó khăn trong việc thuê phương tiện vận tải nội địa hoặc tình trạng chậm trễ do thiếu phương tiện Chuẩn bị các giải pháp thay thế sẽ giúp Kepler giảm thiểu rủi ro và duy trì hiệu quả hoạt động trong điều kiện bất lợi.
4.2.5 Giải pháp về đầu tư phát triển trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật
Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler hiện đang tập trung vào dịch vụ giao nhận và vận tải hàng hóa bằng đường biển, nhưng vẫn gặp phải một số hạn chế về cơ sở hạ tầng Đặc biệt, hệ thống kho bãi và phương tiện vận chuyển chưa đáp ứng đủ nhu cầu lưu trữ và bảo quản hàng hóa Bên cạnh đó, hệ thống máy móc liên lạc và thiết bị hỗ trợ văn phòng tại một số bộ phận cần được cải tiến hoặc nâng cấp để nâng cao hiệu quả công việc, giúp nhân viên làm việc chính xác và hiệu quả hơn.
Một số kiến nghị đề hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải Kepler
Nhà nước cần xây dựng một hệ thống pháp luật rõ ràng và nhất quán để thuận lợi hóa hoạt động nhập khẩu và giao nhận vận tải Việc điều chỉnh các quy định pháp luật liên quan đến quy trình nhập khẩu là cần thiết, nhằm đảm bảo tính minh bạch và phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Một hành lang pháp lý vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm kinh doanh, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của họ Hệ thống pháp luật rõ ràng cũng tạo ra môi trường kinh doanh công bằng, thu hút đầu tư và thúc đẩy phát triển bền vững cho nền kinh tế quốc gia.
Nhà nước cần tham khảo và áp dụng các quy định từ các Công ước quốc tế và Hiệp định Hàng hải Quốc tế để đảm bảo quy trình nhập khẩu tuân thủ các nguyên tắc toàn cầu, từ đó giảm thiểu xung đột trong các tranh chấp hoặc kiện tụng liên quan đến nhập khẩu hàng hóa.
Nâng cấp cơ sở hạ tầng, đặc biệt là cảng biển và thiết bị xếp dỡ hàng hóa, là yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu quả nhập khẩu Nhà nước cần đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống giao thông vận tải và cảng biển, nhằm đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra nhanh chóng Cơ sở vật chất hiện đại và thiết bị xếp dỡ đạt tiêu chuẩn quốc tế sẽ giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng đúng tiến độ.
Nhà nước cần thiết lập các chính sách vĩ mô linh hoạt, thường xuyên cập nhật để theo kịp sự phát triển của thị trường trong và ngoài nước Việc đơn giản hóa và đồng bộ hóa các thủ tục chứng từ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt khó khăn cho doanh nghiệp nhập khẩu trong việc thực hiện hợp đồng quốc tế, từ đó tránh tình trạng chậm trễ trong quá trình thông quan.
Tăng cường hợp tác quốc tế và tham gia các hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP và RCEP là bước đi quan trọng để mở rộng thị trường nhập khẩu và đảm bảo nguồn cung ổn định cho doanh nghiệp trong nước Những hiệp định này không chỉ giảm rào cản thương mại mà còn tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch và thuận lợi, giúp doanh nghiệp nhập khẩu tiếp cận nguồn hàng quốc tế với mức thuế ưu đãi, từ đó nâng cao vị thế của Việt Nam trong thương mại quốc tế.
4.3.2 Về phía các cơ quan, bộ ngành liên quan
Với cơ quan Hải quan
Cần nâng cao chất lượng hệ thống khai báo hải quan điện tử để giảm thiểu tình trạng quá tải và sự cố khi có lưu lượng truy cập lớn Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp mà còn cho cả cơ quan hải quan Để thực hiện điều này, cơ quan hải quan nên tiến hành nâng cấp công nghệ, tối ưu hóa quy trình và giao diện người dùng Đồng thời, tổ chức các buổi đào tạo nhằm hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng hiệu quả hệ thống khai báo điện tử.
Cần rút ngắn và đơn giản hóa thủ tục hành chính trong việc nộp hồ sơ hải quan để giảm bớt sự phức tạp hiện tại, giúp tăng tốc độ xử lý hồ sơ nhập khẩu Việc chuyên môn hóa và hiện đại hóa các quy trình hải quan, đồng thời giảm thiểu các bước không cần thiết và tăng cường tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Cơ quan hải quan cần tăng cường giám sát và xử lý nghiêm các vi phạm để ngăn chặn tiêu cực và tham nhũng trong thủ tục hải quan Những biện pháp này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và công bằng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành nhập khẩu và logistics.
Với Bộ Giao thông Vận tải
Việc xây dựng, nâng cấp và mở rộng hệ thống cảng biển là cần thiết để nâng cao hiệu quả quy trình nhập khẩu, giảm tải cho các cảng, đồng thời tăng cường an toàn và cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa Đầu tư vào trang thiết bị bốc xếp và bảo hộ không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc tại cảng mà còn giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động và cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên.
Bộ Giao thông Vận tải cần tập trung cải thiện hệ thống đường bộ nội địa để tối ưu hóa vận chuyển hàng hóa và đảm bảo an toàn giao thông Việc nâng cấp các tuyến đường, đặc biệt là các tuyến dẫn đến cảng lớn, sẽ rút ngắn thời gian và giảm chi phí vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho bãi của doanh nghiệp nhập khẩu Điều này không chỉ tạo sự kết nối thuận tiện giữa các khu vực kinh tế trong nước mà còn góp phần phát triển kinh tế địa phương và hỗ trợ hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp.