Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO, tôi nhận thấy hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển của công ty còn gặp phải một số v
TỔNG QUAN VỀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, hoạt động giao thương quốc tế đang phát triển mạnh mẽ, tạo ra nhu cầu mới về vận tải, kho bãi và dịch vụ phụ trợ Vai trò của Logistics trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, liên kết các khâu trong hoạt động kinh tế quốc tế, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh.
Việt Nam đã nỗ lực phát triển thương mại và tham gia vào nhiều Hiệp định thương mại tự do (FTAs) với các quốc gia và khu vực trên thế giới, bao gồm Tổ chức thương mại quốc tế (WTO), ASEAN và APEC Tính đến năm 2022, Việt Nam đã tham gia 15 FTAs, trong đó có các hiệp định thế hệ mới như EVFTA và CPTPP Sự tham gia này đã tạo ra nhiều cơ hội giao thương, thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu và phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa Trong đó, giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển đóng vai trò quan trọng nhờ vào khả năng chuyên chở khối lượng lớn, đa dạng hàng hóa, mức độ an toàn cao và chi phí vận chuyển thấp.
Dịch vụ giao nhận tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với hàng nghìn doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics Mặc dù con số này lớn, nhưng phần lớn là doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ, dẫn đến mức độ cạnh tranh cao trong ngành Để hoạt động hiệu quả và cạnh tranh với các đối thủ, các doanh nghiệp cần thực hiện quản trị hiệu quả.
Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO, hoạt động từ năm 2013, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, đặc biệt là với thị trường Trung Quốc và Nga Dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường sắt là thế mạnh lớn nhất của công ty, trong khi dịch vụ vận chuyển đường biển còn mới mẻ và chưa hoàn thiện, dẫn đến những khó khăn và thiệt hại về lợi nhuận Trước bối cảnh hội nhập và nhu cầu xuất nhập khẩu tăng cao, công ty đang nỗ lực phát triển dịch vụ vận tải biển để cạnh tranh hiệu quả hơn Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển còn gặp vướng mắc và sai sót Do đó, việc phân tích và hoàn thiện quy trình này là rất cần thiết, và tôi quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO”.
Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu của Fasida Dharma Yudastoro và Politeknik Negeri Batam (2023) chỉ ra rằng doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào giá cả để tồn tại, mà cần cung cấp dịch vụ chất lượng cao Tập trung vào các doanh nghiệp logistics ở Đông Nam Á, đặc biệt là Indonesia, nghiên cứu phân tích mối liên hệ giữa hoạt động nhập khẩu, xuất khẩu và tăng trưởng kinh tế khu vực Kết quả cho thấy xuất khẩu có tác động tích cực đến tăng trưởng, trong khi nhập khẩu ảnh hưởng khác nhau tùy theo khu vực Các yếu tố đầu tư và chính sách kinh tế - chính trị cũng rất quan trọng Nghiên cứu nhấn mạnh hiệu quả logistics trong bối cảnh hội nhập kinh tế ASEAN và khuyến nghị cải thiện chiến lược logistics nhằm phát triển bền vững, yêu cầu doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với các yếu tố kinh tế.
Để đạt được thành công trong ngành logistics, các doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao chất lượng dịch vụ, thích ứng linh hoạt với biến động của thị trường và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của cộng đồng Việc cải thiện năng lực nội tại, đồng thời chú ý đến các yếu tố chính trị, văn hóa - xã hội và cạnh tranh là rất quan trọng.
Nghiên cứu của Kolinska và Cudzilo (2014) về "So sánh các chỉ số logistics là một cách để nâng cao hiệu quả của chuỗi cung ứng" nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa quy trình logistics trong các doanh nghiệp Các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng các mô hình quản lý mới, dựa trên thông tin đáng tin cậy để mô tả tình trạng logistics hiện tại, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra Để đánh giá tình trạng logistics, các doanh nghiệp cần xây dựng các chỉ số logistics phù hợp, bắt đầu từ việc lựa chọn các tiêu chí thích hợp và xác định các lĩnh vực logistics cần đo lường.
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Nhuần tại Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân (2014) nghiên cứu sự phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế của Công ty cổ phần kho vận Việt Nam Nghiên cứu tập trung vào việc đánh giá dịch vụ thông qua các chỉ tiêu đo lường và xác định các yếu tố ảnh hưởng, bao gồm nhân tố bên ngoài và năng lực cung ứng của doanh nghiệp Tuy nhiên, bài nghiên cứu vẫn chưa cung cấp đầy đủ các yếu tố và chưa phân tích sâu về năng lực cung ứng của công ty.
Đề tài "Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Logistics chim bồ câu" của Nguyễn Thị Quỳnh Như, khóa luận tốt nghiệp 2021, trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế, đã phân tích các hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại một công ty cụ thể Tác giả đã đánh giá ưu và nhược điểm trong hoạt động quản trị của công ty, đồng thời đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình Tuy nhiên, đề tài được thực hiện trong bối cảnh nền kinh tế chưa bị ảnh hưởng bởi chiến tranh và sự hội nhập của ngành chưa phát triển như hiện nay.
Bài khóa luận của Nguyễn Thị Hoa, năm 2021, tại Trường Đại học Thương Mại, tập trung vào việc phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH TSL NETWORKS VIETNAM ở Hà Nội trong giai đoạn 2018 đến tháng 6 năm 2021 Nghiên cứu nhằm đánh giá hiệu quả của quy trình này và đề xuất các biện pháp cải tiến phù hợp với định hướng phát triển của công ty.
Bài viết này tập trung vào việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội (RATRACO) Mặc dù nhiều đề tài trước đó đã khái quát lý thuyết và phân tích thực trạng, nhưng chúng thường đã lỗi thời do được thực hiện từ một đến hai năm trước Do đó, tác giả sẽ không chỉ nghiên cứu lý thuyết mà còn dựa trên kinh nghiệm thực tế tại công ty để đánh giá và đưa ra các giải pháp mới nhằm cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa hiện tại.
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển.
- Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO.
Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển Các biện pháp này nhằm nâng cao hiệu quả vận chuyển, giảm thiểu thời gian chờ đợi và chi phí logistics Bằng cách cải tiến quy trình làm việc và áp dụng công nghệ hiện đại, RATRACO cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển.
Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài khóa luận này nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển của công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội (RATRACO) Bài viết sẽ phân tích các bước trong quy trình, từ tiếp nhận hàng hóa, kiểm tra chứng từ đến vận chuyển và giao hàng, nhằm tối ưu hóa hiệu quả logistics Thông qua việc áp dụng các phương pháp hiện đại và công nghệ tiên tiến, công ty RATRACO không ngừng cải thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh.
Phạm vi nghiên cứu
Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO chuyên nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển Bài viết sẽ phân tích các bước trong quy trình này, từ việc chuẩn bị hồ sơ, tổ chức vận chuyển đến việc nhận hàng tại cảng Sự hiệu quả trong quy trình giao nhận không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.
Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO trong giai đoạn 2021 – 2023 Đồng thời, các giải pháp sẽ được định hướng phát triển trong vòng 5 năm tới, từ 2024 đến 2029.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp được thu thập trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO Qua các phương pháp như quan sát, tìm hiểu và phân tích, chúng tôi đánh giá hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp bao gồm báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023, cùng với các tài liệu và hợp đồng tham khảo cho khóa luận Để thu thập dữ liệu thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO, các bảng khảo sát và phiếu điều tra đã được thực hiện Ngoài ra, nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ trang web của công ty và các bài báo, tạp chí liên quan.
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê là công cụ quan trọng để thu thập và phân loại thông tin, giúp đánh giá tổng quát về đối tượng nghiên cứu Trong khóa luận này, phương pháp này được áp dụng để phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO, dựa trên dữ liệu nội bộ của công ty trong giai đoạn 2021-2023.
Phương pháp phân tích sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và so sánh mối quan hệ giữa các dữ liệu thống kê từ tài liệu nội bộ về hiệu quả hoạt động của công ty Qua đó, phương pháp này giúp đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO, từ đó xác định tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này.
Lập bảng thống kê và sơ đồ hình vẽ để phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO qua các năm So sánh sự khác biệt trong tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận, từ đó đối chiếu với các chỉ tiêu đã đặt ra Đánh giá các mặt mạnh, yếu, hiệu quả và không hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, nhằm tìm ra biện pháp hoàn thiện quy trình này.
Bài viết tổng hợp phân tích và so sánh quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO Qua đó, đưa ra nhận xét và đánh giá về hiệu quả của quy trình này, đồng thời đề xuất các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty.
Kết cấu khóa luận
Kết cấu của khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Chương 3: Phân tích thực trạng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về giao nhận hàng hóa
Vào ngày 29/10/2004, FIATA đã hợp tác với Hiệp hội châu Âu về dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics và hải quan để thống nhất các khái niệm liên quan đến dịch vụ giao nhận vận tải và logistics.
Giao nhận vận tải bao gồm tất cả các dịch vụ liên quan đến chuyên chở hàng hóa, từ gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói đến phân phối Ngoài ra, dịch vụ này còn cung cấp các dịch vụ phụ trợ như tư vấn hải quan, tài chính, khai báo hàng hóa, mua bảo hiểm và lập chứng từ liên quan Dịch vụ giao nhận không chỉ bao gồm logistics mà còn tích hợp công nghệ thông tin hiện đại, giúp tối ưu hóa quá trình vận tải, xếp dỡ và quản lý chuỗi cung ứng Các dịch vụ này được thiết kế linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Tại Việt Nam dịch vụ giao nhận lần đầu tiên đƣợc đề cập tại điều 63 Luật Thương mại 1997 nội dung tương tự như khái niệm của FIATA
Giao nhận hàng hóa là hoạt động thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển và thực hiện các thủ tục cần thiết để chuyển giao hàng hóa cho người nhận.
2.1.2 Khái niệm về giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Theo Điều 28, khoản 2 của Luật Thương Mại 2005, nhập khẩu hàng hóa được định nghĩa là việc đưa hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam vào trong nước, nơi được xem là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh quốc tế, diễn ra qua việc trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia, với tiền tệ đóng vai trò làm môi giới Mục tiêu của nhập khẩu là sử dụng hiệu quả nguồn ngoại tệ để nhập khẩu vật tư và dịch vụ, nhằm phục vụ cho quá trình tái sản xuất mở rộng, nâng cao năng suất lao động, tăng giá trị ngày công, và giải quyết tình trạng khan hiếm hàng hóa trên thị trường nội địa.
Vận tải biển là hình thức vận chuyển hàng hóa sử dụng phương tiện và cơ sở hạ tầng đường biển, bao gồm tàu thuyền và các thiết bị bốc xếp như xe cần cẩu, xe đầu kéo Cơ sở hạ tầng hỗ trợ cho vận tải đường biển bao gồm các cảng biển, cảng trung chuyển và bãi cảng.
Giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là dịch vụ giao nhận hàng hóa mang tính chất quốc tế, liên quan đến vận tải biển Dịch vụ này bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục nhằm di dời hàng hóa từ nơi gửi tại một quốc gia đến nơi nhận tại quốc gia khác thông qua phương tiện vận tải biển.
2.1.3 Khái niệm về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển bao gồm chuỗi hoạt động vận chuyển quốc tế, bắt đầu từ khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng xuất khẩu cho đến khi hàng hóa được giao đến kho của người nhập khẩu.
Nội dung quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế
Bước 1 : Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần phối hợp chặt chẽ với người nhận hàng (người nhập khẩu) để nắm rõ tình hình phương tiện vận tải, đồng thời thực hiện việc lưu cước và đăng ký chuyến cho phương tiện vận tải một cách hiệu quả.
Khi đã có hợp đồng với người chuyên chở, người giao nhận cần chủ động liên hệ với hãng vận chuyển để xác nhận xem lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi hay không.
Trong trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ hoặc hãng hàng không, người nhập khẩu sẽ là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế theo các Incoterms nhóm E và F Người giao nhận cần thực hiện theo hướng dẫn trong phần "Tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế".
Bước 2 : Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
The freight forwarder receives the pre-alert and copies of documents from the foreign agent, printing them out for verification They check the details of the Master Bill of Lading (MBL/MAWB) against the House Bill(s) of Lading (HBL(s)/HAWB(s)) to ensure consistency in key information such as Port of Loading (POL), Port of Discharge (POD), container/seal numbers, shipping marks, goods description, gross weight, and measurements If discrepancies arise between the MBL/MAWB and HBL(s)/HAWB(s), an immediate email must be sent to the agent, requesting clarification on which document is accurate and necessitating corrections to the bill for manifest submission It's important to note that the Place of Delivery may differ between HBL and MBL, in which case the freight forwarding company will be responsible for transporting the goods from the Place of Delivery on the MBL to that on the HBL.
Trước khi tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng (Arrival Notice) đến khách hàng, trong đó có thông tin về số cước và các khoản phí địa phương cần thanh toán Quan trọng là kiểm tra xem số tiền cước Collect có khớp với Pre-alert từ đại lý hay không Dựa trên giấy báo hàng từ hãng vận chuyển, bạn cần gửi thông tin này đến khách hàng để đảm bảo họ nắm rõ chi phí liên quan.
Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí
Người nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết cho việc khai báo và thông quan hải quan, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận xuất xứ.
Trong trường hợp thanh toán qua hình thức chuyển khoản, bộ chứng từ hàng hóa, bao gồm vận đơn, sẽ được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu đến người nhập khẩu.
Khi thanh toán bằng hình thức nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ sẽ được gửi qua ngân hàng Người nhập khẩu cần hoàn thành nghĩa vụ thanh toán để nhận được bộ chứng từ Đặc biệt, với vận đơn theo lệnh, cần yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn để có thể lấy hàng hóa.
Bước 3 : Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Người giao nhận phối hợp cùng với người nhận hàng/người nhập khẩu để thực hiện các công việc :
Khi thực hiện khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu, người giao nhận có thể thực hiện khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên của chính mình với tư cách là đại lý khai báo hải quan Trong trường hợp hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, cần phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;
Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế
Bước 4: Quyết toán chi phí
Sau khi nhận hàng hóa, người giao nhận thực hiện quyết toán chi phí với nhà cung cấp và người nhập khẩu, bao gồm cước vận chuyển, local charge tại đầu nhập khẩu, phí hoa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác Thời hạn và phương thức thanh toán, cũng như việc gửi hóa đơn gốc, sẽ được thống nhất giữa người giao nhận, nhà cung cấp và người nhập khẩu.
Cơ sở lý luận quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu qua đường biển cần được thực hiện nhanh chóng và chính xác Việc lập các chứng từ và biên bản liên quan đến tổn thất hàng hóa phải kịp thời, đầy đủ và hợp lệ để có thể khiếu nại các bên liên quan.
Sơ đồ 2.3: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1: Nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần phối hợp chặt chẽ với người nhận hàng (người nhập khẩu) để nắm rõ tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải Trong giai đoạn này, việc liên hệ với khách hàng để cập nhật thông tin về phương tiện vận tải là rất quan trọng nhằm lưu cước và đăng ký chuyến đi Nếu đã có hợp đồng với người chuyên chở, người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để xác định lịch trình cụ thể của phương tiện.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ, nhận hàng hoá nhập khẩu
The freight forwarder receives a pre-alert and a copy of the documents from the foreign agent, prints the documents, and verifies the details of the Master Bill of Lading (MBL/MAWB) against the House Bill of Lading(s) (HBL(s)/HAWB(s)) to ensure consistency in key elements such as Place of Loading (POL), Place of Delivery (POD), container/seal numbers, shipping marks, description of goods, gross weight (G.W.), and measurements If discrepancies arise between the MBL/MAWB and the HBL(s)/HAWB(s), an immediate email should be sent to the agent to confirm which details are correct and to request corrections for the bill to be submitted in the manifest It is important to note that the Place of Delivery may differ between the HBL and MBL, in which case the freight forwarding company will facilitate the transfer of goods from the Place of Delivery on the MBL to that on the HBL.
Trước khi tàu đến, hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng (Arrival Notice) cho khách hàng, trong đó có thông tin về số cước và các khoản phí liên quan Dựa vào giấy báo này, đại lý cần gửi A/N cho khách hàng Đồng thời, cần kiểm tra các khoản Local charges và đảm bảo rằng số tiền cước Collect khớp với Pre-alert của đại lý.
- Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí
Người nhập khẩu cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết cho việc khai báo và thông quan hải quan, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận xuất xứ.
Trong trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, bộ chứng từ hàng hóa, bao gồm vận đơn, sẽ được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu đến người nhập khẩu.
Khi thanh toán qua hình thức nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ sẽ được gửi qua ngân hàng Người nhập khẩu cần hoàn thành nghĩa vụ thanh toán để được giải phóng bộ chứng từ Đặc biệt, với vận đơn theo lệnh, cần yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn để nhận hàng hóa.
Bước 3: Nhận hàng hóa tại điểm quy định
Sau khi hoàn tất các thủ tục nhận hàng, người giao nhận sẽ tiếp nhận hàng hóa tại địa điểm quy định Họ sẽ phối hợp chặt chẽ với người nhận hàng hoặc người nhập khẩu để thực hiện các công việc cần thiết.
Khai báo hải quan và thông quan hàng hóa xuất khẩu là quy trình quan trọng, trong đó người giao nhận có thể thực hiện khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên của chính mình Trong trường hợp hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, cần phối hợp chặt chẽ với cán bộ hải quan để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, nếu cần và lấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;
Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế yêu cầu thực hiện các công việc và chuẩn bị giấy tờ riêng biệt cho từng loại hàng Đối với hàng hóa được đóng trong container, việc gửi hàng nguyên (FCL/FCL) cần tuân thủ các quy định cụ thể để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Mang D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến Văn phòng quản lý cảng để xác nhận D/O, đồng thời mang một bản D/O đến Hải quan giám sát cảng để đối chiếu với Manifest.
- Đến bãi và tìm vị trí container
Để hàng hóa rời khỏi cảng, bạn cần đến phòng Điều độ để nộp phí lưu kho và phí xếp dỡ container Sau khi thanh toán, hãy nộp biên lai cùng với D/O để nhận phiếu xuất kho.
Khi mang container về kho riêng để kiểm hóa và rút hàng, cần gửi đơn đến hãng tàu để mượn container và yêu cầu xếp lên phương tiện vận tải Sau khi hoàn tất việc rút hàng, người giao nhận phải sắp xếp để trả container tại cảng Nếu dỡ hàng ngay tại cảng, cần có lệnh điều động công nhân để thực hiện việc dỡ hàng khỏi container và xếp lên phương tiện vận chuyển.
- Hoàn tất việc nhận hàng nếu trong quá trình kiểm hóa không có vấn đề gì về hàng hóa và hồ sơ khai báo hải quan
- Vận chuyển hàng hóa bằng container có tính chuyên dụng cao nên khi giao nhận nhận container cũng tiến hành đơn giản hơn nhưng vẫn cần lưu ý kiểm tra:
• Số hiệu của container phải rõ ràng
• Niêm phong kẹp chỉ phải còn nguyên vẹn và phù hợp với bảng kê khai hàng hóa (manifest)
Vỏ container cần được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo không bị bẹp, méo, thủng hay cong vênh Khi phát hiện hư hỏng, cần lập biên bản tại chỗ với chữ ký xác nhận của người chuyên chở hoặc đại diện Đối với hàng lẻ, người nhận cần mang theo vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng để lấy D/O từ hãng tàu hoặc đại lý Sau khi xác nhận D/O, cần đưa đến thủ kho để nhận phiếu xuất kho, rồi tiếp tục đến kho CFS để nhận hàng.
Khi thanh toán bằng phương thức L/C hoặc nhờ thư đổi chứng từ (D/A hoặc D/P), người nhập khẩu cần nhận bộ chứng từ từ người bán qua ngân hàng Nếu trên B/L ghi "TO ORDER OF (tên ngân hàng phát hành)" ở mục Consignee, người nhập khẩu phải có chữ ký của ngân hàng trên B/L để có thể nhận hàng.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN
Giới thiệu về Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội
3.1.1 Sơ lƣợc về công ty
Bảng 3.1.1 Thông tin Công ty TN giao nhận vận chuyển đường sắt à Nội
Tên Công ty Công ty TNHH giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội Ratraco
Tên quốc tế HA NOI RATRACO RAILWAY TRANSPORT LOGISTICS
Tên Viết tắt RATRACO LOGISTICS CO.,LTD
Cơ quan thuế quản lý Cục thuế Thành phố Hà Nội
Năm thành lập Ngày 14 tháng 1 năm 2013
Loại hình DN Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN Người ĐDPL Nguyễn Xuân Hùng, Trần Công Nghĩa
Trụ sở chính Số 95 - 97 Lê Duẩn, Phường Cửa Nam, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Nguồn: Phòng nhân sự công ty
Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội Ratraco, thành lập năm 2002, đã không ngừng mở rộng quy mô và lĩnh vực kinh doanh để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường Sau 20 năm hoạt động, RATRACO đã khẳng định thương hiệu vững mạnh Ratraco Logistics, công ty thành viên 100% vốn của RATRACO, đóng vai trò quan trọng trong mạng lưới Logistics của công ty Mạng lưới này bao gồm các trung tâm vận tải tại miền Bắc, miền Trung, miền Nam và Trung tâm vận tải liên vận Quốc tế, quản lý 15 trạm vận tải trải đều trên toàn quốc, luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh chính
Dựa trên thế mạnh của công ty mẹ và hạ tầng mạng lưới đường sắt Việt Nam, Ratraco Logistics phát triển theo mô hình vận chuyển đa phương thức, chuyên nghiệp, kết hợp linh hoạt giữa các loại hình vận tải để thực hiện các đơn hàng từ Kho – Kho, kho – đại lý tiêu thụ Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm vận tải hàng hóa, logistics và dịch vụ kho bãi.
Bảng 3.1.2 ĩnh vực kinh doanh chủ yếu của RATRACO OGISTICS CO., TD
Tên dịch vụ Dịch vụ cụ thể
Các hoạt động chính bao gồm nhận hàng, giao hàng, bốc xếp hàng hóa và vận chuyển hàng nội địa cũng như xuyên quốc gia qua các phương tiện như đường sắt, đường biển và đường bộ.
Dịch vụ khai báo và thủ tục hải quan
- Dịch vụ khai báo hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu
- Dịch vụ tƣ vấn chứng nhận xuất xứ hàng hóa; kiểm dịch y tế, giấy tờ, thủ tục xuất nhập khẩu
Kho bãi và lưu trữ
- Dịch vụ kho bãi và lưu trữ hàng hóa
- Dịch vụ kho bãi container và kho xử lý hàng hóa
3.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn lực
RATRACO Logistics sở hữu đội ngũ lãnh đạo và nhân viên chuyên nghiệp, với nhiều thành viên có kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực giao nhận Logistics tại các công ty lớn cả trong và ngoài nước Công ty cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế và nội địa, đảm bảo chất lượng và hiệu quả Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO.
Sơ đồ 3.1.3 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản ý của RATRACO ogistics
Ban giám đốc của RATRACO Logistics chịu trách nhiệm ra quyết định và quản lý tổng thể các hoạt động kinh doanh, đồng thời báo cáo với công ty mẹ về tiến độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.
Phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ hồ sơ cán bộ theo phân cấp quản lý nhân viên và tổ chức bộ máy quản lý Các nhiệm vụ chính bao gồm tuyển dụng, khen thưởng và xử lý kỷ luật, đảm bảo quy trình quản lý nhân sự hiệu quả và minh bạch.
Phòng kế toán : Kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi và thanh toán các khoản nợ, nộp ngân sách cho nhà nước và trả lương cho nhân viên.
Phòng Sales chịu trách nhiệm tư vấn và hỗ trợ khách hàng về các dịch vụ của công ty, đồng thời tiếp cận và mở rộng mạng lưới khách hàng mới.
Phòng Marketing : Phụ trách mảng truyền thông của công ty, quảng cáo tiếp thị các sản phẩm dịch vụ của công ty đến với khách hàng.
Phòng IT : Quản lý thông tin chung của công ty và nghiên cứu và phát triển các phần mềm ứng dụng logistics.
Bộ phận Operation đảm nhiệm việc liên hệ với bên vận tải để giao nhận chứng từ, nộp thuế và lệ phí Nhân viên Ops thường có mặt tại cảng, sân bay hoặc các cửa khẩu hải quan để thực hiện các thủ tục vận chuyển Họ cũng sắp xếp và giám sát hàng kiểm hóa, lấy chứng từ và D/O từ khách hàng và hãng tàu, đồng thời hỗ trợ trong việc làm C/O, bảo hiểm, kiểm tra chất lượng và kiểm dịch thực vật.
Bộ phận Docs và Cus đảm nhiệm các nghiệp vụ quan trọng như yêu cầu chủ tàu hoặc đại lý cảng cung cấp bộ chứng từ chính xác, kiểm tra và sửa đổi chứng từ khi cần thiết Họ cũng thực hiện việc gửi thông báo tàu đến (A/N), phát hành lệnh giao (D/O), phát hành vận đơn (B/L), khai Manifest, làm C/O, và khai báo cũng như truyền tờ khai trên hệ thống VNACCS/VCIS.
Bộ phận cước: Quản lý về công tác chuyên môn, nghiệp vụ xuất nhập khẩu;
Giao thương quốc tế và hợp tác quốc tế và thực hiện các dịch vụ kinh doanh xuất nhập khẩu.
Bộ phận kho bãi : Quản lý và lưu trữ danh sách hàng hóa vào kho.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng thông qua hệ thống website của công ty, đồng thời quản lý và điều hành dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả.
Khái quát về hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO giai đoạn 2021-2023
3.2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Giai đoạn 2021-2023
Sau hơn 20 năm hoạt động và phát triển, RATRACO Logistics đã vượt qua nhiều khó khăn và đạt được nhiều thành tựu đáng kể Công ty khẳng định uy tín và chất lượng dịch vụ, mang lại sự hài lòng cho khách hàng Quá trình phát triển của RATRACO Logistics rất đáng khích lệ, với doanh thu ấn tượng trong nhiều năm liên tiếp.
Bảng 3.2.1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021 – 2023
STT Khoản mục Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
1 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giai đoạn 2021 – 2023 chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động kinh doanh của công ty Tổng doanh thu năm 2022 đạt 76.056.456.403 đồng, tăng 16,29% so với năm 2021 Đến năm 2023, doanh thu tiếp tục tăng lên 78.102.679.208 đồng, tương ứng với mức tăng 19,41% so với năm 2021.
Chi phí của công ty không có sự biến động lớn giữa năm 2021 và 2022, nhưng vào năm 2022, chi phí tài chính tăng mạnh do sự thay đổi tỷ giá USD/VND, ảnh hưởng từ các biến động lớn trên thị trường tài chính quốc tế như chiến tranh Nga – Ukraine Sự tăng giá trị đồng USD so với đồng VND đã làm tăng giá trị các khoản nợ ngoại tệ, dẫn đến chi phí tài chính gia tăng Thêm vào đó, việc mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh cũng góp phần làm tăng chi phí tài chính thông qua việc mua sắm thiết bị, vật liệu, và vốn lưu động.
Năm 2021, dịch bệnh Covid-19 bùng phát lần thứ 4 đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến xuất nhập khẩu hàng hóa và hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, sang năm 2022, khi sản xuất và nền kinh tế phục hồi, xuất nhập khẩu cả nước đạt kỷ lục, tác động tích cực đến ngành dịch vụ logistics Cụ thể, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng 1.151.798.827 đồng, tương ứng với mức tăng 127,15% so với năm 2021, đạt mức cao nhất trong ba năm qua.
Năm 2023, RATRACO Logistics ghi nhận lợi nhuận sau thuế tăng 525.533.490 đồng, tương ứng với mức tăng 112,39% so với năm 2021, cho thấy dấu hiệu phục hồi tích cực sau đại dịch Trong khi nhiều doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động hoặc đóng cửa, RATRACO Logistics vẫn duy trì và phát triển mạnh mẽ nhờ vào kinh nghiệm lâu năm và giá dịch vụ ổn định Hơn nữa, chất lượng dịch vụ của công ty được cải thiện đáng kể nhờ vào các chính sách đào tạo nhân lực kịp thời từ Ban lãnh đạo.
- Kết quả hoạt động kinh doanh theo ĩnh vực dịch vụ giai đoạn 2021-2023
Bảng 3.2.1.2 Doanh thu dịch vụ ogistics theo ĩnh vực dịch vụ của công ty giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: đồng
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
Kê khai hải quan 24.298.005.128 37,15% 25.273.560.463 33,23% 26.695.495.753 34,18% Giao nhận vận tải 27.836.422.564 42,56% 33.556.108.565 44,12% 36.060.006.990 46,17% Dịch vụ kho bãi 13.270.700.513 20,29% 17.226.787.375 22,65% 15.347176.464 19,65% Tổng 65.405.128.204 100% 76.056.456.403 100% 78.102.679.208 100%
Nguồn: Phòng tài chính - kế toán
Bảng số liệu về ba lĩnh vực kinh doanh chính của RATRACO trong giai đoạn 2021 - 2023 cho thấy lĩnh vực giao nhận vận tải chiếm tỷ trọng cao nhất, với các con số lần lượt là 42,56%; 44,12%; và 46,17% Điều này chứng tỏ rằng giao nhận vận tải đóng góp gần một nửa doanh thu của dịch vụ logistics, phản ánh mức độ uy tín và hiệu quả của công ty trong lĩnh vực này Mặc dù dịch vụ kê khai hải quan và dịch vụ kho bãi cũng có sự tăng trưởng, nhưng mức độ tăng trưởng không đáng kể.
Bảng 3.2.1.3 Bảng doanh thu theo phương thức vận chuyển của công ty giai đoạn
2021-2023 Đơn vị: Tấn Đường sắt Đường biển Khác
Nguồn: Phòng tài chính - kế toán
- Giao nhận vận tải đường sắt:
Dịch vụ giao nhận vận tải đường sắt liên vận quốc tế là dịch vụ chủ lực của RATRACO Logistics, chiếm tỷ trọng cao nhất trong hoạt động kinh doanh của công ty Năm 2023, dịch vụ này không chỉ đứng đầu mà còn mang lại lợi nhuận lớn nhất Với khả năng kết nối nội địa và quốc tế từ châu Á đến châu Âu và châu Mỹ, dịch vụ giúp vận chuyển hàng hóa một cách an toàn và hiệu quả.
- Giao nhận vận tải đường biển:
Dịch vụ vận tải quốc tế đường biển là một trong những dịch vụ quan trọng nhất của công ty, cung cấp nhiều lựa chọn cho việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa qua đường biển.
+ Vận chuyển hàng nguyên container (FCL)
+ Vận chuyển hàng lẻ (LCL)
Sau hơn 20 năm hoạt động, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với hầu hết các hãng tàu lớn như Maersk, CMA-CGM, Evergreen, OOCL, COSCO, và nhiều hãng khác Dựa vào lợi thế của từng hãng tàu, công ty cam kết cung cấp dịch vụ vận tải đường biển phù hợp nhất với nhu cầu của khách hàng.
Công ty cung cấp các tuyến dịch vụ vận chuyển mạnh mẽ từ Hải Phòng đến các cảng nội Á như Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ và Trung Quốc Ngoài ra, chúng tôi cũng kết nối Hải Phòng với các cảng chính ở Châu Âu và các cảng lớn ở bờ đông và tây nước Mỹ.
- Giao nhận vận tải khác:
Giao nhận vận tải khác gồm đường bộ và đường hàng không, chiếm 1 tỷ lệ khác nhỏ trong các hoạt động kinh doanh của công ty.
Dịch vụ vận tải đường bộ bao gồm vận tải nội địa và vận tải container/xe tải chuyên tuyến từ Hải Phòng đến các khu công nghiệp ở Hải Dương, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hà Nội và các tỉnh lân cận Bên cạnh đó, dịch vụ vận tải đường biển cũng được cung cấp với tuyến vận tải đặc thù container 45 feet từ cửa khẩu quốc tế Hữu Nghị đến các khu công nghiệp.
RATRACO Logistics đã thiết lập hợp đồng đại lý với nhiều hãng hàng không quốc tế, cung cấp giá cước cạnh tranh và thời gian vận chuyển nhanh chóng, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Công ty không chỉ chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không cho hàng hóa xuất nhập khẩu mà còn có các dịch vụ chuyển phát nhanh, vận chuyển hàng nguy hiểm, hàng lạnh, và dịch vụ Air-Sea kết hợp, đảm bảo thời gian hành trình nhanh với chi phí hợp lý Hiện tại, RATRACO Logistics đang vận chuyển hàng hóa qua các tuyến hàng không chính từ Việt Nam đến Châu Âu, Bắc Mỹ, Trung Đông, Úc và ngược lại.
Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh hiện nay, RATRACO Logistics cung cấp các dịch vụ vận tải đa phương thức, kết hợp ưu điểm của vận tải hàng không, đường biển, đường sắt và đường bộ Những dịch vụ này được tích hợp một cách hoàn hảo nhằm tối ưu hóa hiệu quả, không chỉ đáng tin cậy mà còn giúp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và bảo vệ môi trường.
3.2.2 Tình hình hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty giai đoạn 2021-2023
Dịch vụ vận tải quốc tế đường biển của công ty đã phát triển mạnh mẽ, đứng thứ hai sau dịch vụ vận tải đường sắt tính đến năm 2023, chiếm 14,43% tổng hoạt động kinh doanh và mang lại lợi nhuận lớn Công ty cung cấp nhiều loại dịch vụ nhận hàng đường biển đa dạng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
+ Vận chuyển hàng nguyên container (FCL)
+ Vận chuyển hàng lẻ (LCL)
Sau hơn 20 năm hoạt động, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường vận tải biển, thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với nhiều hãng tàu lớn như Maersk, CMA-CGM, Evergreen, OOCL, COSCO và nhiều hãng khác Dựa trên lợi thế của từng hãng tàu, công ty cung cấp dịch vụ vận tải đường biển phù hợp với nhu cầu khách hàng Các tuyến dịch vụ mạnh của công ty bao gồm: Hải Phòng - các cảng nội Á như Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ và Trung Quốc; Hải Phòng - các cảng chính tại Châu Âu; Hải Phòng - các cảng chính ở bờ Đông và Tây.
Bảng 3.2.2: Doanh thu giao nhận hàng nhập khẩu của RATRACO giai đoạn
Dịch vụ vận tải 27.836.422.564 33.556.108.565 36.060.006.990 Vận tải đường biển 7.861.983.675 9.637.187.365 11.273.929.192
Giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Nguồn: Phòng tài chính – Kế toán
Thực trạng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty giai đoạn 2021-2023
Quy trình giao nhận hàng hóa là một bước quan trọng, bao gồm nhiều công việc cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên Mọi sai sót trong quá trình này đều có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
RATRACO cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển với hai phương pháp chính: gửi hàng nguyên container (FCL/FCL) và gửi hàng lẻ (LCL/LCL) Cả hai phương pháp này đều tương tự nhau, chỉ khác biệt ở bước nhận hàng tại cảng trong quy trình giao nhận của Công ty TNHH Giao nhận Vận chuyển Đường sắt Hà Nội RATRACO.
Sơ đồ 3.3: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty
TN Giao nhận vận chuyển đường sắt à Nội RATRACO
Để đánh giá mức độ hoàn thiện của từng công đoạn trong quy trình xuất nhập khẩu, tôi đã thực hiện một cuộc khảo sát tổng quan bằng cách gửi bảng hỏi qua ứng dụng Zalo đến nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu, bao gồm các vị trí như nhân viên hiện trường, nhân viên chứng từ và nhân viên chăm sóc khách hàng Kết quả thu được là 16 phiếu hợp lệ, được tổng hợp thành bảng số liệu.
Bảng 3.3.1 Bảng đánh giá hiệu quả các bước trong khâu tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu của công ty TN Giao nhận vận chuyển đường sắt à Nội RATRACO
(1 - Rất Không tốt; 2- Không tốt; 3- Bình thường; 4 - Tốt; 5 - Rất tốt)
Các chỉ tiêu Số phiếu
Mức độ đánh giá Giá trị trung bình
Chuẩn bị để nhận hàng hóa
16 12,5% 81.3% 6.3% 0.00% 0.00% 4,06 àm thủ tục hải quan
Tổ chức nhận hàng từ tàu
Giao hàng cho chủ hàng
Bước 1: Nhận yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng
➢ Ký kết hợp đồng dịch vụ
Hàng nhập khẩu theo chỉ định được tìm kiếm bởi nhân viên kinh doanh ở nước xuất khẩu và thông báo cho đại lý ở nước nhập khẩu Nếu hàng hóa được nhân viên kinh doanh tại Việt Nam tìm kiếm, khách hàng sẽ là các đơn vị nhập khẩu tại Việt Nam Tuy nhiên, toàn bộ quy trình tìm kiếm và ký kết hợp đồng dịch vụ cần tuân theo quy trình chung của công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt.
Hà Nội RATRACO cam kết bảo vệ quyền lợi của cả khách hàng mới và khách hàng thân thiết thông qua quy trình hợp đồng dịch vụ Đối với khách hàng mới, sau khi thống nhất báo giá, công ty sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý Đối với khách hàng thân thiết, sau khi đồng ý báo giá, công ty sẽ in bảng báo giá và thực hiện các thỏa thuận đã được ký kết.
➢ Nhận đề nghị nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Đề nghị nhập khẩu đường biển được phê duyệt qua hệ thống GSP và CRM (Quản lý Quan hệ Khách hàng) nhằm nhận HI/SOP hoặc báo giá từ phòng kinh doanh hoặc đại lý nước ngoài đối với hàng chỉ định HI cần thể hiện rõ dịch vụ được cung cấp (cảng tới cảng/cảng tới cửa, cửa tới cửa), giá mua và giá bán dịch vụ, điều kiện thanh toán cùng các loại cước phí khác.
Bước 2: Nhận Pre – alert từ đại lý nước ngoài & kiểm tra bộ chứng từ.
Nhận tiền thông báo từ Pre alert qua hệ thống thư điện tử từ đại lý nước ngoài hoặc bộ phận dịch vụ khách hàng là bước đầu tiên trong quy trình nhập hàng Một bộ tiền thông báo thường bao gồm MBL và HBL, từ đó lập hồ sơ công việc bản cứng để theo dõi lô hàng Người nhận hàng trên MBL phải là công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO, và cần kiểm tra thông tin cảng đến, thời gian hàng đến, cũng như các chi tiết trên HBL Việc kiểm tra mô tả hàng hóa, số kiện, tổng trọng lượng và khối lượng giữa MBL và HBL là rất quan trọng; nếu có sai sót, cần liên hệ ngay với nơi gửi chứng từ để chỉnh sửa Sau khi có đủ tài liệu, xuất trình HBL cho đại lý hãng tàu hoặc đại lý gom hàng để sắp xếp thời gian nhận lô hàng Nhân viên hiện trường cần chú ý đến các yêu cầu cảnh báo từ nước ngoài và kiểm tra các chi phí liên quan theo HI Nếu có vấn đề phát sinh từ chứng từ, cần liên hệ với đại lý nước ngoài hoặc phòng kinh doanh để làm rõ Nếu dịch vụ công ty không đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng, cần tìm đến dịch vụ của đại lý bên ngoài phù hợp và kiểm tra tín dụng của khách hàng đối với công ty.
Xác nhận nội bộ về chi tiết gửi hàng và thông tin người nhận là bước quan trọng Sau đó, cần xác nhận với khách hàng về lô hàng và thông báo ngày tàu đến Gửi thông báo hàng đến cho khách hàng ngay khi nhận được thông báo từ hãng tàu hoặc đại lý gom hàng Giấy báo phải tuân theo mẫu quy định của công ty và gửi trực tiếp đến tay khách hàng, thường qua email hoặc điện thoại, đồng thời yêu cầu khách hàng xác nhận thông tin.
Bước 3: Theo dõi tình trạng lô hàng, lấy D.O
Theo dõi tình trạng lô hàng là bước quan trọng khi hàng đã lên tàu và đang trên đường đến cảng Nhân viên Chăm sóc Khách hàng cần liên tục cập nhật thông tin từ đại lý hãng tàu hoặc trang web của hãng, đồng thời chỉnh sửa hồ sơ công việc để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu Việc giám sát vận chuyển hàng hóa phải được thực hiện trong vòng 4 giờ, bao gồm thông tin về ngày tàu đến thực tế, ngày lệnh giao hàng, và các ngày liên quan đến thủ tục hải quan cho các lô hàng DDU, DDP Tất cả thông tin sau khi cập nhật cần được chuyển lên hệ thống EDI để khách hàng có thể theo dõi tình trạng lô hàng Nếu có sự thay đổi về ngày tàu đến, cần thông báo ngay cho đại lý nước ngoài và các bên liên quan như người gửi, khách hàng và người nhận hàng Ngoài ra, cần thông báo sơ bộ về khiếu nại với trưởng phòng nhập khẩu khi có sự cố xảy ra.
E-Manifest đƣợc trình qua Cổng Hệ thống Thông tin Một cửa Quốc gia có https://vnsw.gov.vn/ hoặc https://e-manifest.customs.gov.vn trước thời gian hàng đến cảng dỡ để hoàn thành thủ tục khai báo trước khi làm khai báo hải quan điện tử để thông quan cho lô hàng Thông thường, E-Manifest được các hãng tàu trình, nhƣng ở RATRACO đƣợc các hãng tàu phân quyền trong việc trình E-Manifest Để trình E- Manifest và cập nhật bản khai HBL, nhân viên chứng từ của công ty đăng nhập vào hệ thống bằng một tài khoản của công ty được đăng ký trước và trình đầy đủ các thông tin bằng file excel, lấy mẫu phiên bản Excel từ hệ thống (mục “Quản lý hỗ trợ/1.Download bản khai mẫu”) Sau đó gửi trực tiếp lên cổng thông tin điện tử Một số thông tin cập nhật bao gồm: Tên tàu, Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng, Số vận đơn, người gửi hàng, Cảng chuyển tải, Cảng dỡ hàng, Ngày vận đơn, Ngày khởi hành, Mã HS hàng hoá, Mô tả hàng hoá, Tổng trọng lượng, Kích thước thể tích, Số hiệu cont, Số Seal,…
Khi hàng hóa đến cảng dỡ, hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) cho nhân viên chứng từ hàng nhập qua email hoặc hệ thống liên kết với RATRACO Thông báo này thường bao gồm các thông tin quan trọng như người gửi hàng (đại lý RATRACO ở nước ngoài), người nhận hàng (RATRACO Việt Nam – Hà Nội), cảng bốc, cảng dỡ, tên tàu, số chuyến, ngày tàu đến, số vận đơn, tên hàng, số container, số seal, số kiện và số khối.
Khi nhận thông báo hàng đến, nhân viên hiện trường cần mang theo 01 B/L gốc, Thông báo hàng đến từ hãng tàu và Giấy giới thiệu của công ty để nhận lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu.
RATRACO thường sử dụng Seaway Bill trong nghiệp vụ booking và gửi hàng cho hãng tàu, do đó không cần xuất trình bản gốc mà chỉ cần bản photo để nhận D/O sau khi thanh toán hoặc ký nợ Khi lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu hoặc đại lý gom hàng, cần kiểm tra toàn bộ phí thu bởi họ và đóng các loại phí như THC, D/O FEE, HANDLING FEE cho hãng tàu nơi phát hành vận đơn chính MBL.
Sau khi nhận D/O, nhân viên hiện trường cần kiểm tra các thông tin trên D/O để đảm bảo khớp với MBL Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu hãng tàu điều chỉnh ngay lập tức Khi thực hiện điều chỉnh, hãng tàu phải đóng dấu “Correction” (đã sửa) lên những thông tin sai sót đó.
Nếu hàng rút ruột tại cảng, D/O sẽ được đóng dấu "Hàng rút ruột" và ghi rõ ngày hết hạn Việc thực hiện cước container phụ thuộc vào yêu cầu của từng hãng tàu đối với hàng kéo container về kho riêng, nhưng khách hàng là người nhận hàng sẽ thực hiện cược container Dấu "Hàng giao thẳng" hoặc "Hàng rút ruột" chỉ được đóng một lần, tại nơi lấy D/O hoặc văn phòng hãng tàu tại cảng, tùy thuộc vào quy trình của từng hãng.
Bước 4: Khai báo hải quan & kiểm hoá
Đánh giá thực trạng hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty giai đoạn 2021-2023
Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO, với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, đã xây dựng được vị thế vững mạnh trên thị trường Việt Nam nhờ vào những thế mạnh nổi bật của mình.
− Quan hệ với hãng tàu và các đối tƣợng hữu quan:
RATRACO đã thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhiều hãng tàu lớn trong và ngoài nước để vận chuyển hàng hóa một cách thường xuyên và hiệu quả Công ty luôn nỗ lực thương thảo để đạt được mức giá cạnh tranh và nhận nhiều ưu đãi từ các đối tác Đặc biệt, các hãng tàu mà RATRACO hợp tác đều có uy tín, chất lượng dịch vụ tốt và phong cách làm việc chuyên nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình trao đổi thông tin giữa các bên Ngoài ra, RATRACO còn làm việc với các công ty forwarder khác để kết nối nguồn hàng, tiết kiệm chi phí và thời gian vận chuyển.
− Việc ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến và trong nghiệp vụ:
Một lợi thế quan trọng của công ty là quy trình làm việc được thực hiện bằng máy móc và công nghệ tiên tiến, cùng với hệ thống kết nối toàn cầu Điều này giúp nâng cao độ chính xác và tốc độ trong các hoạt động, cho phép thông tin được chuyển tải và cập nhật nhanh chóng giữa nhân viên và các bên liên quan Hiện nay, công ty đang ứng dụng một số công nghệ hiện đại để tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Hệ thống INTRA gửi chi tiết làm MBL trực tuyến cho hãng tàu.
Chương trình theo dõi hàng trực tuyến Pline giúp khách hàng theo dõi vị trí hàng hóa của mình, xác định chính xác hàng đang ở đâu trong hầm tàu và cung cấp thống kê đầy đủ về các chứng từ, hóa đơn liên quan đến lô hàng.
Hệ thống Nextgen cung cấp giải pháp toàn cầu thống nhất cho tất cả các đại lý và bộ phận, bao gồm quy trình nhập thông tin khách hàng, phát hành Booking Confirmation, HBL, Manifest, Giấy ủy quyền, Lệnh giao hàng, cho đến việc xuất hóa đơn và theo dõi công nợ Điều này tạo ra sự thuận lợi tối đa trong việc theo dõi và chỉnh sửa hồ sơ khi cần thiết.
Phần mềm Outlook kết hợp với Skype là giải pháp hiệu quả để quản lý email và trò chuyện trực tuyến, giúp nâng cao khả năng trao đổi thông tin trong nội bộ công ty cũng như giữa công ty với khách hàng và đối tác cả trong và ngoài nước Sự tích hợp này mang lại sự thuận tiện và dễ dàng trong việc giao tiếp, thúc đẩy hiệu suất làm việc và xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
− Xây dựng đƣợc các kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cụ thể hợp lý với tình hình thực tế của công ty:
Lập kế hoạch tốt là yếu tố then chốt để hoàn thiện các khâu tiếp theo trong quy trình giao nhận Với nhiều năm kinh nghiệm, Giám đốc và trưởng phòng giao nhận đã nắm vững thực tế về nhân lực và cơ sở vật chất-kỹ thuật Đội ngũ cán bộ nhân viên chủ yếu có trình độ cao đẳng, đại học trở lên và chuyên môn vững vàng trong ngành, giúp việc lập và triển khai kế hoạch trở nên dễ dàng, hợp lý, đảm bảo tiến độ và phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh.
− Hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển diễn ra rất nhanh và chuyên nghiệp:
Với những sửa đổi linh hoạt trong quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu, công ty đã nâng cao hiệu quả và tính chuyên nghiệp trong hoạt động nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển Đồng thời, công ty không ngừng cải thiện khả năng cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng thông qua việc cung cấp dịch vụ đa dạng và chất lượng ngày càng cao.
− Công ty có một đội ngũ nhân viên tốt:
Có sức khỏe tốt và năng lực chuyên môn cao.
Công việc được thực hiện theo quy trình linh hoạt, giúp tiết kiệm thời gian giữa các khâu và công đoạn Nhờ đó, nhân viên kinh doanh có thể ký nhiều hợp đồng trong thời gian ngắn, tạo ra hiệu quả tổng hợp và tiết kiệm chi phí tối đa Mặc dù khối lượng và doanh thu của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển giảm do dịch bệnh, tỷ trọng doanh thu và tổng khối lượng hàng hóa nhập khẩu vẫn tăng Điều này cho thấy công ty đã khai thác tốt hơn nguồn hàng nhập trong vai trò đại lý giao nhận cho các hãng vận tải quốc tế.
Không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của công ty
Công ty luôn nâng cao chất lượng dịch vụ, nhằm mang lại giá trị tối ưu cho khách hàng thông qua quản lý hiệu quả quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Điều này không chỉ cải thiện quy trình giao hàng mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường Chúng tôi cung cấp đa dạng dịch vụ vận chuyển quốc tế và các dịch vụ liên quan, linh hoạt đáp ứng nhu cầu khách hàng Chất lượng dịch vụ ổn định, khả năng cung ứng nhanh chóng và an toàn trong quá trình vận chuyển, cùng với các hoạt động chăm sóc khách hàng sau dịch vụ, là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi Hiện tại, công ty đã xây dựng mạng lưới hơn 600 đại lý toàn cầu, hợp tác với nhiều hãng tàu, máy bay và xe tải, đảm bảo khả năng vận chuyển hàng hóa đến mọi nơi trên thế giới.
Mặc dù công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO đã nỗ lực hết mình trong công việc, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu vẫn gặp một số hạn chế cần khắc phục.
Một số kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển hiện nay chưa thực sự phù hợp với thực tế và khả năng triển khai Mỗi lô hàng có đặc điểm riêng, dẫn đến việc kế hoạch nhận hàng do trưởng phòng chứng từ lập không đáp ứng được điều kiện thực tế, gây khó khăn trong quá trình thực hiện và dễ dẫn đến sai sót Thêm vào đó, việc lập kế hoạch về thời gian và chi phí cho từng lô hàng thường không chính xác, dẫn đến tình trạng chồng chéo trong các nghiệp vụ hoặc thiếu hụt nguồn tài chính cho hoạt động nhập hàng.
Công tác chuẩn bị chứng từ và khai báo hải quan tại công ty vẫn còn nhiều sai sót, với một số lượng hợp đồng và lô hàng rơi vào luồng đỏ đáng kể Những sai sót này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình thông quan, dẫn đến chậm trễ và phát sinh thêm chi phí Nguyên nhân chủ yếu là do một bộ phận nhân viên mới chưa được tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ thực tế, dẫn đến việc thiếu kinh nghiệm và gây ra nhiều lỗi trong quá trình làm việc.
Công tác nhận hàng nhập khẩu hiện chưa đạt được tính linh hoạt và nhanh nhạy cần thiết, dẫn đến khó khăn trong việc giải thích hàng hóa cho cán bộ hải quan do nhân viên giao nhận thiếu hiểu biết sâu sắc Khi hàng hóa bị hư hỏng hoặc đổ vỡ, tiến độ nhận hàng thường bị chậm, và nhân viên tại hiện trường chưa kịp thời ứng biến để giảm thiểu rủi ro và chi phí Hơn nữa, sai sót trong việc chuẩn bị chứng từ vẫn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu và thay đổi trong quy định thủ tục hải quan tại cảng.
Công tác giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa của RATRACO gặp khó khăn do việc cập nhật thông tin chậm, ảnh hưởng đến việc nắm bắt tình hình thực tế trong từng giai đoạn Đặc thù của vận chuyển đường biển với hành trình dài và nhiều rủi ro khiến kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bị ảnh hưởng, đặc biệt trong mùa hàng cao điểm Việc phối hợp giữa các bộ phận chưa chặt chẽ và thiếu mạng lưới thông tin trực tiếp với các hãng tàu cũng là những vấn đề cần cải thiện.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG SẮT HÀ NỘI RATRACO
Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO
4.1.1 Xu hướng phát triển chung của thị trường vận tải biển
Dịch bệnh Covid-19 đã gây ra những gián đoạn bất ngờ trong thương mại toàn cầu, ảnh hưởng đến xu hướng logistics, đặc biệt là thị trường vận tải biển Sự bùng nổ của Covid-19 đã thúc đẩy tự động hóa trong ngành vận tải, từ dịch vụ cảng đến kho bãi, và xu hướng này sẽ tiếp tục gia tăng Các bên trong chuỗi giá trị đang ưu tiên nâng cao hiệu quả hoạt động thông qua đầu tư vào công nghệ Hiệp hội Vận chuyển Container Kỹ thuật số DCSA đang nỗ lực loại bỏ giấy tờ trong giao dịch vận chuyển bằng cách sử dụng vận đơn điện tử tiêu chuẩn (eBL) Đồng thời, Việt Nam cũng đang triển khai nhiều chính sách nhằm hiện đại hóa ngành logistics, đặc biệt là ứng dụng công nghệ trong thủ tục hải quan và phát triển các cổng thông tin logistics, EDI, và elogistics.
Trong bối cảnh nền kinh tế đầy rủi ro, các chủ hàng ngày càng tìm kiếm dịch vụ logistics bên thứ 3 (3PL) để quản lý toàn bộ quy trình nhập hàng và vận chuyển Để giữ chân khách hàng, các công ty 3PL cần phải năng động và đa dạng hóa mạng lưới đối tác vận chuyển Xu hướng "Logistics xanh" đang trở thành một yếu tố quan trọng, khi ngành logistics, đặc biệt là vận tải, phải đối mặt với các quy định nghiêm ngặt hơn về bảo vệ môi trường và an toàn lao động nhằm giảm thiểu phát thải carbon và ô nhiễm Hơn nữa, vận tải đa phương thức đang phát triển mạnh mẽ nhờ xu hướng tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa chi phí bằng cách kết hợp ưu điểm của các phương thức vận tải khác nhau.
4.1.2 Định hướng phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội RATRACO
Hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển là một phần quan trọng trong kinh doanh của công ty Để phát huy những ưu điểm hiện có, công ty đã đề ra định hướng hoàn thiện quy trình giao nhận với mục tiêu giảm thời gian, nâng cao chất lượng phục vụ và tăng cường độ tin cậy của khách hàng Công ty sẽ tiếp tục cải tiến quy trình nhận hàng, bao gồm chuẩn bị chứng từ, kiểm tra, vận chuyển và giám sát Việc tìm kiếm phương án tối ưu nhằm rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót, đồng thời giảm chi phí phát sinh là rất cần thiết Đầu tư vào cơ sở hạ tầng và công nghệ thông tin sẽ giúp cải thiện hiệu quả quy trình Ngoài ra, công ty cũng sẽ nâng cao hiệu quả website quản lý đơn hàng và đầu tư vào kho bãi cũng như đội xe vận chuyển nội địa để giảm thiểu việc thuê ngoài.
Mở rộng mối quan hệ giao dịch đối ngoại với các đơn vị giao nhận quốc tế và duy trì mối quan hệ đại lý là rất quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho kinh doanh, đồng thời nhận được sự ưu đãi tốt nhất từ đối tác Công ty cần không ngừng tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới trong khi vẫn duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện có để gia tăng lượng khách hàng trung thành Đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng sẽ giúp ổn định doanh thu Ngoài ra, nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên và phát triển đội ngũ quản lý là cần thiết để xây dựng hệ thống nhân sự có năng lực, ý thức trách nhiệm, và làm việc hiệu quả, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận vận chuyển đường sắt Hà Nội
4.2.1 Nâng cao chất lượng kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Trước khi lập kế hoạch cho mỗi đơn hàng nhập khẩu bằng đường biển, cần xem xét kết quả đánh giá và rút kinh nghiệm từ các hợp đồng cùng báo cáo trước đó Việc này giúp nhận diện những điểm yếu trong kế hoạch để cải thiện hiệu quả trong tương lai.
Để quản lý hiệu quả công việc trong công ty, cần nắm rõ tình hình thực tế về nguồn lực, cơ sở vật chất và tài chính Việc phân công công việc cần phải cụ thể, rõ ràng và phù hợp với năng lực của từng cá nhân, tránh chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban Để đảm bảo nhân viên hiểu rõ kế hoạch và nhiệm vụ, nên bổ sung mục “xác nhận” trên phần mềm Base khi giao việc Nhân viên sẽ bấm “xác nhận” để xác nhận đã nắm rõ nhiệm vụ, hoặc phản hồi kịp thời nếu cần điều chỉnh trước khi thực hiện kế hoạch.
4.2.2 Giải pháp về nguồn nhân lực
Công ty cần xây dựng chính sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ qua các buổi đào tạo nghiệp vụ và hướng dẫn nhân viên mới thường xuyên Việc tạo điều kiện về thời gian và kinh phí cho nhân viên học tập sẽ tăng cường sự gắn bó và lợi ích cho công ty Nhân viên có trình độ cao và tâm lý thoải mái sẽ xử lý công việc nhanh chóng và chính xác hơn Đưa ra tiêu chuẩn đánh giá công việc, đặc biệt cho nhân viên hiện trường, là cần thiết để kiểm tra chất lượng quy trình và đảm bảo thành công của từng hợp đồng Công ty cũng cần áp dụng hình thức thưởng phạt công minh để khuyến khích thực hiện các tiêu chuẩn này Chuyên môn hóa công việc theo từng nhóm khách hàng giúp nhân viên tập trung vào lĩnh vực của mình, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, nhưng cũng cần chú ý đến tâm lý làm việc của nhân viên để tránh sự nhàm chán.
4.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Để đảm bảo công tác chuẩn bị và kiểm tra chứng từ hiệu quả, cần phân công hai người thực hiện, hỗ trợ lẫn nhau nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót Nếu có thông tin chưa rõ, cần trao đổi với khách hàng và các bên liên quan để bổ sung chứng từ thiếu hoặc không phù hợp, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Đặt mục tiêu rõ ràng hàng tháng, hàng quý với tỷ lệ chứng từ sai dưới 1% tổng số hợp đồng Đối với những sai sót trong kiểm tra chứng từ, cần áp dụng các hình phạt cụ thể để nâng cao trách nhiệm của nhân viên.
4.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác khai báo hải quan
Nhân viên khai báo hải quan cần thường xuyên kiểm tra hồ sơ và chứng từ để đảm bảo tính chính xác về tên hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng, chất lượng, trị giá, xuất xứ, mã số và thuế suất của hàng hóa nhập khẩu Trong quá trình tính thuế, việc tra cứu và áp dụng danh mục thuế cần được thực hiện cẩn thận để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian Đối với hàng hóa khó xác định mã thuế, cần có nhân viên chuyên môn vững vàng và phản ứng nhanh với các tình huống phát sinh Đội ngũ nhân viên cũng cần cập nhật thường xuyên các thay đổi về biểu thuế hải quan cho từng mặt hàng nhập khẩu.
Công ty cần mở rộng quan hệ với các doanh nghiệp và tổ chức trong ngành logistics, tham gia vào các hiệp hội và mạng lưới doanh nghiệp để trao đổi và học hỏi về đào tạo cũng như quy trình khai báo.
4.2.5 Giải pháp hoàn thiện công tác nhận hàng tại cảng
Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên giao nhận nhằm nâng cao hiểu biết về đặc tính hàng hóa, phương pháp kiểm tra hàng, lập biên bản giao nhận, biên bản thừa thiếu, hư hỏng, và các quy định pháp luật liên quan Điều này giúp nhân viên thực hiện tốt công việc nhận hàng và xử lý hiệu quả các tình huống phát sinh.
Việc kiểm tra hàng hóa trước khi nhận là rất quan trọng và đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh hoạt của nhân viên giao nhận Khi nhận hàng tại cảng hoặc kho, cần đối chiếu thông tin trên chứng từ với Packing list để đảm bảo nhận đúng hàng hóa Nhân viên cần kiểm tra đặc tính hàng hóa, chú ý đến tình trạng bên ngoài kiện như móp, vỡ, ẩm ướt hay rò rỉ Đối với hàng lẻ, cần kiểm tra cẩn thận tình trạng hàng hóa, số lượng thực nhận, tình trạng nguyên kiện và chất lượng hàng hóa theo hợp đồng Nếu hàng hóa hư hỏng, nhân viên phải yêu cầu chứng từ giám định và ghi nhận tình trạng vào phiếu giao nhận Đối với hàng nguyên Container, cần kiểm tra tình trạng Container, nếu phát hiện thủng, mất chì hoặc nghi ngờ hàng hóa bên trong bị hư hại, cần tạm dừng nhận hàng, lập biên bản và báo cáo kịp thời cho cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo và thực hiện các thủ tục giám định, bảo hiểm.
Trong trường hợp kiểm hóa, nhân viên giao nhận cần chủ động đến bãi để làm thủ tục kiểm hóa sớm Họ nên chuẩn bị đầy đủ dụng cụ cần thiết và xem kỹ hồ sơ để có thể trả lời các câu hỏi của hải quan Việc này sẽ giúp quá trình kiểm hóa diễn ra thuận lợi hơn, rút ngắn thời gian và đảm bảo tiến độ lấy hàng.
4.2.6 Giám sát chặt chẽ quy trình nhận hàng nhập khẩu
Cần tăng cường nhân lực cho nhiệm vụ giám sát quy trình nhập khẩu, không chỉ giới hạn ở trưởng phòng giao nhận mà còn đào tạo thêm cho trưởng nhóm và trưởng bộ phận Việc giám sát hàng hóa hiện tại chưa được chú trọng, vì vậy cần đầu tư thêm nguồn lực và tài chính để nâng cao hiệu quả công tác này, giúp giảm thiểu rủi ro và dễ dàng hơn trong điều hành Đặc biệt, cần bổ sung mục giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa trên Base để cập nhật tiến độ thường xuyên Đồng thời, mở rộng mối quan hệ với đối tác và thiết lập mạng lưới thông tin trực tiếp với các hãng tàu để có thông tin chính xác và nhanh chóng hơn.
4.2.7 Bổ sung phương án xử lý các tình huống trong điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu
Các nhà quản lý và trưởng phòng cần mở rộng mối quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp logistics khác để chia sẻ kinh nghiệm và ứng phó với các tình huống khó khăn trong quá trình nhập khẩu Việc tìm kiếm đối tác mới và không phụ thuộc vào một vài hãng tàu trong mùa cao điểm là rất quan trọng Bổ sung nhân lực chất lượng cao và có khả năng ngoại ngữ cho bộ phận Pricing/Oversea sẽ tăng cường khả năng hợp tác với các đại lý nước ngoài, từ đó tạo dựng mối quan hệ tốt để được ưu tiên trong các mùa cao điểm Đồng thời, linh hoạt thay đổi tuyến đường biển và kết hợp với các phương tiện khác, sử dụng vận tải đa phương thức sẽ giúp đưa hàng về kịp thời, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
4.2.8 Cải tiến cơ sở vật chất và áp dụng công nghệ
Mặc dù công ty đã triển khai phần mềm Base cho quản trị quy trình, nhưng hiệu quả sử dụng vẫn chưa đạt yêu cầu do nhiều mục bị trùng lặp và thiếu tính logic Để khắc phục tình trạng này, công ty nên tổ chức thêm các buổi đào tạo và hướng dẫn từ phía đối tác cung cấp nhằm giúp toàn thể nhân viên nắm vững cách sử dụng phần mềm Ngoài ra, công ty cần đầu tư vào thiết bị hiện đại để cải thiện việc trao đổi thông tin nội bộ và cập nhật thông tin thị trường Việc trang bị hệ thống mạng thông tin hiện đại với đường truyền nhanh sẽ đảm bảo quy trình khai báo hải quan, giao dịch và kết nối với các đại lý nước ngoài diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
Một vấn đề hiện tại của công ty là thiếu phương tiện vận tải, dẫn đến việc không chủ động trong việc định giá và sắp xếp giao hàng cho khách hàng Để cải thiện tình hình, công ty nên xem xét việc mua sắm phương tiện vận tải nhằm tăng cường khả năng thực hiện giao hàng Nếu chưa thể đầu tư vào việc mua xe, công ty cần nâng cao khả năng tổ chức thuê xe, bốc hàng và vận chuyển hàng hóa về kho Đồng thời, công ty nên mở rộng mối quan hệ với các đối tác cho thuê xe uy tín và có số lượng xe lớn để đảm bảo dịch vụ vận tải hiệu quả cho quá trình hoạt động.
4.2.9 Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất công việc và chất lượng dịch vụ của công ty Để phát triển nguồn nhân lực, công ty cần tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo nhằm nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng và chia sẻ kinh nghiệm thực tế Đặc biệt, việc đào tạo nhân viên mới là cần thiết để họ trau dồi kỹ năng và kinh nghiệm làm việc Phân công công việc hợp lý, phù hợp với khả năng của từng nhân viên sẽ giúp họ phát huy tối đa năng lực và hoàn thành tốt nhiệm vụ Công ty cũng nên tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện với giao tiếp hiệu quả, từ đó cải thiện hiệu suất lao động Ngoài ra, việc quan tâm đến tình hình nhân viên và xây dựng chính sách lương, thưởng rõ ràng cũng rất quan trọng để hỗ trợ kịp thời và khuyến khích sự phát triển của họ.
4.2.10 Nâng cao chất lƣợng dịch vụ
Công ty cam kết mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng thông qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đạt được các mục tiêu đã đề ra, công ty cần cải tiến liên tục và lắng nghe phản hồi từ khách hàng.
Một số kiến nghị
Xây dựng hệ thống pháp luật đồng bộ và nhất quán, phù hợp với tập quán và thông lệ quốc tế là cần thiết để tạo ra hành lang pháp lý ổn định, thu hút hàng hóa về Việt Nam và tạo tâm lý an toàn cho doanh nghiệp vận tải, giao nhận và mua bán Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật, chính sách thuế, thủ tục hải quan và hành chính để thúc đẩy phát triển hệ thống giao nhận, cải cách chính sách và đơn giản hóa thủ tục trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt là hoạt động nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển Đầu tư cơ sở hạ tầng giao thông đồng bộ cho hoạt động giao nhận hàng hóa là rất quan trọng, vì hiện nay, cơ sở hạ tầng logistics ở Việt Nam còn thiếu đồng bộ, với phần lớn cảng biển không được thiết kế cho việc bốc dỡ hàng hóa tàu biển chuyên dụng và chỉ có một số ít cảng có kết nối quốc tế với các cảng biển Châu Âu hoặc Mỹ.
Hệ thống kho bãi hiện tại chưa đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế, với nhiều kho bãi đang trong tình trạng xuống cấp nghiêm trọng Hạ tầng yếu kém là nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng hàng hóa tồn đọng, khi mà kết cấu giao thông chưa hợp lý khiến xe container thường xuyên bị ùn tắc trong nhiều giờ vào giờ cao điểm trước khi vào cảng Điều này không chỉ làm tăng lượng nhiên liệu tiêu tốn mà còn kéo dài thời gian vận chuyển hàng hóa Cải thiện cơ sở hạ tầng sẽ giúp giảm chi phí vận tải, từ đó tạo ra dịch vụ tốt hơn và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp giao nhận.
Chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành logistics là cần thiết để nâng cao năng suất lao động và chất lượng dịch vụ Nhà nước cần thúc đẩy quá trình này tại các doanh nghiệp giao nhận, giúp họ đáp ứng yêu cầu ngày càng cao từ thị trường và các hiệp định thương mại tự do Dự án e-DO cho hàng container đường biển hứa hẹn tiết kiệm khoảng 500 - 700 tỷ đồng/năm cho doanh nghiệp Nghiên cứu ứng dụng e-B/L và các chứng từ vận tải điện tử khác sẽ đơn giản hóa quy trình dịch vụ, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp giao nhận.
4.3.2 Đối với cơ quan Hải quan
Ban hành hướng dẫn cụ thể cho nhiều trường hợp trong khai báo hải quan sẽ tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và cơ quan hải quan, giúp xử lý vấn đề nhanh chóng và chính xác Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính là cần thiết để giảm thời gian xử lý hồ sơ hàng hóa và kiểm hóa, nhằm cải thiện tiến độ giao nhận hàng Chẳng hạn, doanh nghiệp thường phải chờ lâu để hải quan chấp thuận hồ sơ sửa đổi, dẫn đến chậm trễ trong thông quan và có thể phát sinh chi phí ngoài dự kiến Ứng dụng công nghệ thông tin trong khai báo hải quan điện tử cũng là một giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu suất công việc.
Công nghệ hiện đại và đường truyền ổn định là yếu tố then chốt giúp tăng tốc độ xử lý tờ khai và thông quan hàng hóa cho doanh nghiệp Do đó, cơ quan Hải quan cần tiếp tục nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến trong hệ thống của mình và triển khai đến các doanh nghiệp để đồng bộ hóa quy trình khai báo hải quan điện tử Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện khai báo nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu quả công việc của hải quan Nhờ đó, hải quan có khả năng phân loại và giám sát dễ dàng hơn, từ đó phát hiện và đánh giá những bất thường trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đưa ra giải pháp ngăn chặn và xử lý kịp thời.
Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho cơ quan hải quan, việc thường xuyên tổ chức các khóa huấn luyện cho công chức hải quan là rất cần thiết Điều này giúp cán bộ công chức hải quan phát triển chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt và am hiểu hệ thống thông quan điện tử, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp xuất nhập khẩu và doanh nghiệp giao nhận.