Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam .... Trong những năm gần đây, có r
TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh chịu ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19, nền kinh tế toàn cầu phục hồi chậm chạp, hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không (Air Freight Logistics) được đánh giá là một điểm sáng và như một xu hướng trong thời đại hội nhập giữa các nền kinh tế trên thế giới Theo Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không trị giá hơn 6 nghìn tỷ USD và chiếm khoảng 35% giá trị thương mại thế giới Tại Việt Nam, vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đóng vai trò là một trong những yếu tố then chốt thúc đẩy tăng trưởng kinh tế khi lĩnh vực này tạo ra khoảng hơn 2,2 triệu việc làm và đóng góp vào GDP Việt Nam khoảng 12,5 tỷ USD Xét về mặt sản lượng, hàng hóa vận tải hàng không chỉ chiếm khoảng 1% trên tổng khối lượng hàng hóa của tất cả các loại hình vận tải khác: đường biển, đường bộ, đường sắt Tuy nhiên, giá trị của lượng hàng hóa này lại chiếm tới 25% tổng giá trị xuất khẩu của Việt Nam hiện nay
Với tiềm năng tăng trưởng mạnh mẽ, lợi thế sẵn có từ vị trí địa lý chiến lược và thương mại điện tử đang phát triển, đây là ngành mang lại cơ hội lớn cho các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa Đi cùng với cơ hội và tiềm năng phát triển của ngành là áp lực cạnh tranh cũng tăng lên, đặt ra vấn đề cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không là làm thế nào để nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa một cách nhanh chóng, đảm bảo chất lượng hàng hóa cũng như thời gian làm thủ tục nhanh chóng, kịp tiến độ
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam, em nhận thấy đây là một công ty có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận vận chuyển, đặc biệt là giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không Mặc dù có lượng khách hàng lớn, nguồn nhân lực chất lượng cao, có kinh nghiệm quản lý từ hệ thống Loxson Trung Quốc nhưng trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không công ty vẫn gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian, thiếu hiệu quả trong việc xử lý hàng nhập khẩu , chi phí đầu vào cao để thực hiện một đơn hàng Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty cần được tối giản, tinh gọn hơn nữa thì mới có thể mang lại hiệu suất làm việc cao, tránh chồng chéo công việc, đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong bối cảnh thị trường giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không không ngừng lớn mạnh như hiện nay Từ đây, có thể thấy rằng việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam là một vấn đề cấp thiết, chính vì vậy em quyết định nghiên cứu đề tài:
“Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam”
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Trong những năm gần đây, có rất nhiều đề tài nghiên cứu về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, cụ thể một số công trình nghiên cứu tiêu biểu như sau:
“Phát triển dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty cổ phần giao nhận KTO” – khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Ánh Dương (2022), bài nghiên cứu đã tổng kết đầy đủ các lý thuyết liên quan đến đề tài, trình bày rõ ràng quy trình 5 bước cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty KTO từ đó đưa ra được những điểm mạnh cũng như hạn chế của quy trình này và cuối cùng đưa ra các giải pháp và đề nghị đối với doanh nghiệp cũng như các cơ quan hữu quan khác để quá trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại KTO được tối ưu hóa, diễn ra hiệu quả nhất có thể Tuy nhiên các biện pháp đưa ra chưa thực tế hóa cũng như đánh giá được tính hiệu quả của biên pháp mang lại
“Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu của công ty TNHH thương mại dịch vụ RAMBO” - công trình nghiên cứu của tác giả Vũ Thương Huyền (2021) nghiên cứu chủ yếu về quá trình nhận hàng nhập khẩu các sản phẩm chuyên dụng như: la bàn, loa kéo di dộng, tư vấn và lắp đặt nội thất ô tô, đồ chơi xe hơi, phụ tùng phụ kiện (thiết bị âm thanh xe hơi, phim cách nhiệt, ) bằng đường hàng không Điểm nội bật của bài nghiên cứu là hệ thống rõ ràng các bước trong quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không để đưa ra nhận xét về những hạn chế còn tồn tại trong doanh nghiệp mình nghiên cứu Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn chế đó là: (1) chưa thông nhất bộ quy trình, (2) cơ sở vật chất về phương tiện vận tải nội địa và kho bãi chưa đủ đáp ứng nhu cầu công ty và khách hàng, Tác giả cũng đã đưa ra được một số đề xuất để khắc phục các vấn đề còn tồn tại đó đối với doanh nghiệp và các cơ quan hữu quan khác
Trong bài nghiên cứu “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần vận tải biển Container Thái Bình Dương” – tác giả Chu Thị Nguyệt Hằng (2023) đã đưa ra quy trình 8 bước của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không với các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của doanh nghiệp mình nghiên cứu là hàng khô, may mặc (chiếm 34%), mặt hàng tươi sống, thủy, hải sản đông lạnh và một số mặt hàng khác Sau khi đánh giá thành tựu và hạn chế của doanh nghiệp, tác giả đã đưa ra một số đề xuất nhằm cải thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của doanh nghiệp nhưng chưa thực sự mang tính áp dụng với đặc điểm các mặt hàng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
“Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không của công ty cổ phần dịch vụ quốc tế CTX” – khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thu Hà (2022) thông qua việc phân tích nguồn dữ liệu nội bộ của Công ty cổ phần dịch vụ quốc tế CTX, phỏng vấn và khảo sát trực tiếp nhân viên, ban lãnh đạo công ty đã rút ra một số nguyên nhân dẫn đến sự kém hiệu quả trong quá trình cung cấp dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường hàng không như trình độ năng lực nhân sự, cơ sở vật chất, từ
3 đó đưa ra đề xuất một số giải pháp bao gồm: (1) hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan, (2) giảm giá đầu vào, (3) nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, (3) ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc,
Bài nghiên cứu “The process of sending imported goods through a freight forwarder” của Meliana Santi (11,2022) cũng sử dụng phương pháp định tính bằng cách thu thập dư liệu thông qua phỏng vấn, quan sát và phân tích tài liẹu để đưa ra kết luận rằng vấn đề thường gặp trong việc quản lý quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại các công ty kinh doanh dịch vụ logistics là thời gian giao hàng nhập khẩu chậm trễ, thiếu chính xác
Nhìn chung, các bài nghiên cứu đều dựa trên hệ thống nền tảng lý thuyết về quản trị quy trình giao nhận hàng hóa, phân tích được quy trình của doanh nghiệp mình nghiên cứu và từ đó đưa ra được các giải pháp và đề xuất, giải pháp cho vấn đề mình nghiên cứu Tuy nhiên, hoạt động giao nhận hàng hóa đặc biệt giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn luôn có sự biến đổi, yêu cầu hoàn thiện quy trình ngày càng cao và mỗi mỗi một mặt hàng chủ lực của doanh nghiệp lại có yêu cầu, đặc điểm khác nhau (thời gian, thủ tục hải quan, tính mùa vụ, ) do đó lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam” là hoàn toàn thiết thực, mang tính cấp thiết và không bị trùng lặp Bài nghiên cứu này sẽ tập trung vào các vấn đề mới, mang tính cập nhật và thực tế hơn tại thời điểm thực hiện nghiên cứu đối với mặt hàng linh kiện điện tử, nguyên phụ liệu cho doanh nghiệp chế xuất Từ đó làm mới những giải pháp và đề xuất nhầm hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cho Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam nhằm nâng cao tính cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Mục tiêu ngiên cứu
(1) Hệ thống các vấn đề lý thuyết cơ bản về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng quốc tế
(2) Tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không thực tế tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam Từ đó đưa ra đánh giá về những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp
(3) Dựa trên những nhận định về điểm mạnh, cũng như các vấn đề còn tồn tại để định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của quy trình, nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty TNHH
Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam.
Đối tượng nghiên cứu
4 Để đạt được mục tiêu nghiên cứu trên, đề tài tập trung nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu không gian: Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
- Phạm vi nghiên cứu thời gian: bài nghiên cứu được nghiên cứu và thu thập dữ liệu liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường không của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam trong giai đoạn 2021-2023 Các giải pháp được đề xuất cho đề tài được định hướng áp dụng trong khoảng 5 năm, từ 2024 – 2029
- Phạm vi nghiên cứu nội dung: tập trung nghiên cứu về hoạt động nhập khẩu mặt hàng linh kiện điện tử, nguyên phụ liệu, máy móc cho doanh nghiệp chế xuất từ thị trường Trung Quốc về Việt Nam.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Nguồn dữ liệu sơ cấp được tổng hợp qua quá trình quan sát, trao đổi với đội ngũ nhân viên các phòng ban trong công ty về tính hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty
Tham gia làm việc thực tế tại bộ phận thao tác (bộ phận chính thực hiện đơn hàng), tiếp cận trực tiếp với khách hàng để lấy ý kiến về mức độ thỏa mãn của khách hàng đối với dịch vụ của công ty
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Nguồn dữ liệu thứ cấp được thu thập từ nhiều nguồn, bao gồm:
Thứ nhất, cơ sở dữ liệu tại thư viện của Trường Đại học Thương mại, như: khóa luận tốt nghiệp, bài luận văn nghiên cứu về lĩnh vực giao nhận vận chuyển, giáo trình và bài giảng về nghiệp vụ hải quan, quản trị tác nghiệp hàng hóa trong thương mại quốc tế, Quản trị giao nhận và vận chuyển hàng hóa quốc tế,
Thứ hai, nguồn dữ liệu nội bộ của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP
Loxson Việt Nam: báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo kinh doanh từ bộ phận kinh doanh và phòng kế toán giai đoạn 2021-2023
Thứ ba, thông quan internet: các bài báo, tạp chí, báo cáo về ngành, các chính sách, quy định thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không, đặc biệt các quy định đối với doanh nghiệp chế xuất
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu
Trong phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng đến đánh giá về thực trạng hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty giai đoạn 2021- 2023
Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội bộ về hoạt động kinh của công ty, qua đó đánh giá thực trạng về hoạt động quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty, góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này
Phương pháp tổng hợp là phương pháp được sử dụng để tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quản trị quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty Từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp phù hợp với thực trạng công ty nhằm hoàn thiện quy trình này.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, cam kết, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Lý thuyết về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế
Chương 3: Thực trạng và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ
Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
Là một ngành vận tải non trẻ, chỉ mới xuất hiện cuối thể kỷ 19, đầu thế kỷ 20 nhưng vận tải bằng đường hàng không ngày càng phát triển nhanh chóng, mở rộng phạm vi từ chuyên phục vụ chuyển chở hành khách sang vận chuyển hàng hóa Và mặc dù là một phương thức vận chuyển tốn kém nhưng nhu cầu nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại Việt Nam dự kiến sẽ tăng trưởng mạnh trong thời gian tới do nhiều yếu tố khi kinh tế và thương mại thế giới bước vào giai đoạn phục hồi hậu đại dịch Chính vì vậy, nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không ngày càng lớn và loại hình dịch vụ này cũng dần đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế
Có nhiều khái niệm khác nhau về Dịch vụ giao nhận (Freight Fowarding
Service), ngày 29/10/2004, Hiệp hội FIATA đã phối hợp với Hiệp hội châu Âu về các dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics và hải quan (CLECAT) đã đi đến thống nhất về dịch vụ giao nhận vận tải và logistics, đó là: “Giao nhận vận tải là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chuyên chở (được thực hiện bởi một hoặc nhiều phương tiện vận tải), gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ phụ trợ và tư vấn có liên quan đến các dịch vụ kể trên, bao gồm nhưng không chỉ giới hạn ở những vấn đề hải quan hay tài chính, khai báo hàng hóa cho những mục đích chính thức, mua bảo hiểm cho hàng hóa và thu tiền hay lập các chứng từu liên quan đến hàng hóa Dịch vụ giao nhận bao gồm có dịch vụ logistics cùng với công nghệ thông tin hiện đại liên quan chặt chẽ đến quá trình vận tải, xếp dỡ hoặc lưu kho bãi và quản lý chuỗi cung trên thực tế Những dịch vụ này có thể cung cấp để đáp ứng với việc áp dụng linh hoạt các dịch vụ được cung cấp”
Tại Việt Nam, theo Luật Thương Mại 2005 Mục 4- Điều 233 của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi kỷ mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”
Từ định nghĩa về dịch vụ giao nhận như trên có thể hiểu: dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không là tất cả các dịch vụ liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường không, nhận hàng hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc của người giao nhận khác Người thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu có thể là chủ hàng, các
7 hãng hàng không, người giao nhận chuyên nghiệp, Hiện nay dịch vụ này thường do đại lý hàng hóa hàng không hoặc người giao nhận hàng không các fowarder, công ty cung cấp dịch vụ quốc tế thực hiện
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không đem lại nhiều lợi ích và đóng vai trò như một phần quan trọng hỗ trợ cho sự phát triển của hoạt động thương mại quốc tế của các doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, cụ thể:
- Người nhập khẩu sẽ giảm bớt nhân sự trong công ty phụ trách mảng công việc giao nhận vận chuyển, từ đó giúp giảm chi phí quản lý, chi phí nhân công, cho doanh nghiệp
- Nhờ có sự chuyên môn hóa của các bên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa, người nhập khẩu sẽ hạn chế rủi ro trong việc hoàn thiện các thủ tục hải quan nhằm thông quan hàng hóa Nếu không nắm vững các quy định, thủ tục cần thiết để nhận hàng từ kho, hãng tàu, hàng hàng không, sẽ dẫn đến phát sinh các chi phí không cần thiết và khó kiếu nại, không lấy được hàng hóa
- Tạo điều kiện cho hàng hóa được nhập khẩu nhanh chóng, đảm bảo an toàn và tiết kiệm mà không cần có sự hiện diện của người nhập khẩu trong quá trình giao nhận Từ đó giảm bớt các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp như phí lưu kho, thuê phương tiện vận chuyển, và nhanh chóng đưa hàng hóa vào lưu thông trên thị trường, phục vụ việc sản xuất,
- Thay mặt người nhập khẩu để bảo vệ quyền lợi của họ bằng cách lập các chứng từ để khiếu nại hãng hàng không, hãng tàu, cảng, kho nếu có tổn thất, hư hỏng đối với hàng hóa nhập khẩu
Ngoài ra, đối với người chuyên chở dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu còn giúp đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tận dụng một cách tối đa cũng như có hiệu quả tải trọng và dung tích của các phương tiện hay công cụ vận tải và các phương tiện hỗ trợ giao nhận khác
2.1.3 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không có nhiều ưu thế vượt trội hơn so với các dịch vụ vận chuyển khác, nhưng cũng có những hạn chế nhất định Dựa vào những ưu điểm – hạn chế của loại hình dịch vụ này, doanh nghiệp xuất nhập khẩu, người giao nhận có thể xem xét mức độ phù hợp với nhu cầu và đặc điểm hàng hóa của mình
Thứ nhất, tốc độ nhanh, phù hợp với các mặt hàng cần thời gian vận chuyển ngắn: sự vượt trội về thời gian vận chuyển là điểm mạnh của hình thức vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, tốc độ di chuyển của máy bay
8 dân dụng hiện nay gấp 27 lần do với tàu biển, gấp 10 lần so với ô tô và 8 lần so với tàu hỏa, điều này đảm bảo hàng hóa được vận chuyển tới nước nhập khẩu nhanh nhất có thể Vì vậy, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không luôn đảm bảo về mặt thời gian, thời gian từ lúc gửi hàng tới lúc nhận hàng ngắn hơn nhiều so với sử dụng dịch vụ vận chuyển khác
Thứ hai, có tính an toàn và hành trình đều đặn: so với các dịch vụ vận chuyển khác thì dịch vụ vận chuyển hàng không ít tổn thất nhất, do thời gian vận chuyển ngắn, trang thiết bị phục vụ vận chuyển hiện đại nhất Bỏ qua các ảnh hưởng về thời tiết, các chuyến bay đều có hành trình ổn định, thời gian dự kiến sát với thời gian đến thực tế Cũng chính nhờ tính an toàn của phương tiện vận chuyển nên phí bảo hiểm của dịch vụ này cũng thấp hơn, giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp nhập khẩu
Các chứng từ cơ bản sử dụng trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
khẩu bằng đường hàng không
2.3.1 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I)
Commercial Invoice hay hoá đơn thương mại được gọi tắt (CI) là một loại chứng từ thương mại được sử dụng để thanh toán giá trị hàng hóa giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu Đây là chứng từ mà các nhà cung cấp bắt buộc phải có để chỉ ra số tiền nhà nhập khẩu phải thanh toán và xác định giá trị hải quan để căn cứ đó tính giá thuế nhập khẩu
Trên một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thông tin sau: đặc điểm hàng hóa, giá thành nhập, số lượng, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán , vận chuyển,…
Packing list hay phiếu đóng gói hàng hóa là bản mô tả chi tiết những thông tin về lô hàng nhập khẩu Tất cả các thông tin được mô tả trong phiếu giúp người nhập khẩu biết được người bán đã bán mặt hàng gì cho mình, số lượng bao nhiêu từ đó dễ dàng đối chiếu và kiểm tra với hợp đồng
Packing list giúp người giao nhận và người nhập khẩu ước lượng được các thông tin để sắp xếp phương tiện vận chuyển hàng hóa, chuẩn bị diện tích lưu trữ hàng hóa và phương tiện bốc dỡ hàng hóa,
2.3.3 Vận đơn - Air waybill (AWB)
Vận đơn hàng không là chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và là bằng chứng của việc giao kết hợp đồng, việc đã tiếp nhận hàng hóa và các điều kiện của hợp đồng – theo Luật hàng không dân dụng Việt Nam 2014
Vận đơn hàng không bao gồm một số chứng năng sau: Là bằng chứng của một hợp đồng vận tải đã được ký kết giữa người chuyên chở và người gửi hàng, là bằng chứng của việc người chuyên chở hàng không đã nhận hàng, là chứng từ nhận bảo hiểm hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không, là chứng từ kê khai hải quan của hàng hóa, là hướng dẫn cho nhân viên hàng không trong quá trình phục vụ chuyên chở hàng hóa
Căn cứ vào người phát hành vận đơn có hai loại vận đơn: do hãng hàng không phát hành (MAWB), không phải do hãng hàng không phát hành (HAWB)
Vận đơn hàng không được in theo mẫu tiêu chuẩn của hiệp hội vận tải hàng không quốc tế IATA, một bộ bao gồm nhiều bản trong đó có 3 bản gốc và các bản phụ, mỗi bản gồm 2 mặt Mặt trước của các vận đơn giống hệt nhau nếu không kể đến màu sắc và các ghi chú ở phía dưới khác nhau Mặt sau của vận đơn khác nhau, ở những
13 bản phụ mặt sau để trống, ở các bản gốc là các quy định có liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Nội dung cơ bản mặt trước vận đơn bao gồm: thông tin của người gửi hàng và người nhận hàng, đại lý người chuyên chở cấp vận đơn, tên, thành phố, mã số IATA của đại lý, số tài khoản đại lý, tên sân bay khởi hành và tuyến bay yêu cầu đi, phương thức thanh toán, tuyến đường và nơi đến, sân bay đến, chuyến bay/ngày bay, thông tin chi tiết về hàng (số chiếc, số kiện, trọng lượng, mã số hàng hóa, ) tính chất, số lượng hàng hóa,
Nội dung mặt sau vận đơn bao gồm hai nội dung chính: thông báo liên quan đến trách nhiệm của người chuyên chở và các điều kiện của hợp đồng
2.3.4 Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy thông báo hàng đến (A/N) là chứng từ dùng để thông báo được gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người thụ hưởng để thông báo về hàng đến và số lượng thùng, mô tả hàng hóa để làm thủ tục cần thiết khác để nhận hàng
Giấy thông báo hàng đến có chức năng: báo cho khách hàng lô hàng của doanh nghiệp đã đến nơi quy định, giúp cho doanh nghiệp không quên hoặc bỏ sót lô hàng, và doanh nghiệp biết chính xác cụ thể về lô hàng của mình khi nào đến nơi để sắp xếp nhận hàng
Nội dung của giấy thông báo hàng đến bao gồm: chuyến bay, cảng bay, cảng đến, ngày đến, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, tên và địa chỉ người nhận hàng, và thu phí (nếu có),
2.3.5 Danh mục hàng hóa chuyên chở (Air cargo manifest – MNF)
Danh mục hàng hóa chuyên chở là một bản kê khai tóm tắt về hàng hóa chuyên chờ Lược khai hàng hóa do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn
MNF dùng để liệt kê danh mục hàng hóa chở trên máy bay, thông kê hàng hóa xuất nhập khẩu và là một trong những giấy tờ khai khai báo và nộp cho hải quan khi làm thủ tục thông quan hàng Có ba loại MNF đó là bản lược khai hàng nhập, bảng lược khai hàng xuất và bản lược khai hàng hóa quá cảnh
Nội dung của danh mục hàng hóa bao gồm: tên, địa chỉ người gửi, tên/địa chỉ người nhận, số thứ tự của vận đơn, tên hàng/mã ký hiệu, trọng lượng, số kiện hàng của từng vận đơn, nơi đi, nơi đến
2.3.6 Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Các nhân tố tác động đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
- Môi trường chính trị - xã hội:
Sự ổn định của môi trường chính trị, xã hội của mỗi quốc giá không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của quốc gia đó mà còn là một trong những điều kiện để các quốc gia khác đầu tư, hợp tác và tiến hành hoạt động giao dịch Trong môi trường chính trị ổn định, doanh nghiệp giữa hai quốc gia có hoạt động giao dịch thương mại sẽ hạn chế được nhiều rủi ro, từ đó sản lượng giao dịch tăng lên dẫn đến hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu tăng lên, ngược lại tại các quốc gia thường xuyên xảy ra xung đột thì sẽ không thể tiến hành hoạt động giao nhận hàng hóa đến tay người nhận hàng hoặc hành trình di chuyển của các chuyến bay phải thay đổi (nếu đó là nước đi qua), sẽ gây tốn kém về thời gian, chi phí, mang lại nhiều rủi ro cho doanh nghiệp từ đó hoạt động giao nhận hàng bị gián đoạn
Trong điều kiện môi trường kinh tế lý tưởng, người dân có tiền dư thừa sẽ tiêu dùng, đầu tư nhiều hơn từ đó các hoạt động thương mại cũng diễn ra sôi nổi hơn, các doanh nghiệp sản xuất nhiều hơn dẫn đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tăng lên Ngược lại, trong thời kinh tế chậm phát triển, người dân có xu hướng hạn chế tiêu dùng, để dành tiền tiết kiệm, các doanh nghiệp sản xuất ít hơn hạn chế nhu cầu nhập khẩu đồng nghĩa với hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu ít đi
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong lĩnh vực hàng không, sự cải tiến trong cách thiết kế khoang hành khách, áp dựng những kỹ thuật công nghệ tiên tiến để tiết kiệm nhiên liệu, rút ngắn thời gian di chuyển, đã tạo bàn đạp phát triển cho hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không khi chi phí và thời gian được cắt giảm
Không chỉ vậy, sự phát triển của công nghệ thông tin trong những thập kỷ qua đã giúp cho hoạt động thương mại điện tử trở nên phát triển hơn bao giờ hết, nhu cầu về giao nhận hàng hóa xuyên quốc gia với thời gian vận chuyển nhanh chóng ngày càng cao đã tác động mạnh mẽ đến sự thay đổi trong cơ cấu hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế khi hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng ngày càng lớn
Luật pháp là yếu tố thuộc môi trường vĩ mô, có tác động trực tiếp đến hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường không Sự ổn định và chặt chẽ trong luật pháp, các điều khoản được quy định rõ ràng thì quá trình giao nhận sẽ được diễn ra nhanh chóng, các thủ tục được hoàn thiện và đáp ứng các tiêu chuẩn đã được đặt ra, ngược lại các quy định trong luật hàng không lỏng lẻo, mâu thuẫn sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi chuẩn bị đầy đủ chứng từ, thủ tục để hoàn thiện một lô hàng, từ đó kéo dài thời gian, tăng chi phí lưu kho, lưu bãi của lô hàng
Bên cạnh đó, các bộ luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế quy định rõ ràng về khái niệm, phạm vi hoạt động, nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của các chủ thể tham gia vào hoạt động giao nhận cũng sẽ giúp người giao nhận tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất
- Yếu tố thời tiết: Đối với các công ty kinh doanh vận chuyển hàng hóa quốc tế, đặc biệt là kinh doanh vận tải hàng không, yếu tố tự nhiên là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận chuyển hàng hóa Thời tiết diễn biến thất thường, mua bảo, sương mù làm hạn chế tầm nhìn là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến các chuyến bay phải delay, thay đổi lộ trình hạ cánh tại một địa điểm khác so với kế hoạch Điều này có thể gây ra rủi ro mất mát, thất lạc đối với hàng hóa (trường hợp sảy ra tai nạn máy bay, sang tải chuyển chuyến, ) và làm chậm trễ, trì hoãn quá trình giao nhận hàng hóa
- Đặc điểm của hàng hóa
Một số mặt hàng nhất định bị cấm vận chuyển bằng đường hàng không, chỉ có thể vận chuyển bằng các phương thức vận chuyển khác, trong khi đó một số mặt hàng lại có tính mùa vụ hoặc yêu cầu tốc độ vận chuyển nhanh cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương thức vận chuyển Đối với mặt hàng linh kiện điện tử, nguyên phụ liệu sẽ tập trung nhu cầu nhập khẩu vào những tháng gần cuối năm, lượng hàng hóa nhập khẩu tăng vọt, hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu cũng nhộn nhịp hơn so với những tháng đầu năm
- Công nghệ, trang thiết bị, máy móc:
Trang thiết bị, máy móc của người giao nhận bao gồm văn phòng, kho hàng, phương tiện vận chuyển, phương tiện bốc dỡ, là những yếu tố cơ bản để doanh nghiệp giao nhận có thể đảm bảo chất lượng dịch vụ của mình Khi yêu tố này tiệm cận với nhu cầu khách hàng, thời gian giao hàng sẽ được rút ngắn, đảm bảo giao hàng đúng kế hoạch, tránh trường hợp thiếu xe không thể giao hàng tới khách với thời gian yêu cầu
Công nghệ là yếu tố hỗ trợ cho hoạt động giao nhận hàng hóa của người giao nhận Khi doanh nghiệp có hệ thống quản lý tiên tiến, công cụ hỗ trợ sẽ giúp tăng tốc độ thao tác làm hàng, hạn chế rủi ro trong quá trình lên tờ khai, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ, gắn bó hơn với khách hàng
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không đòi hỏi tốc độ thông quan nhanh, thanh toán để nhận lệnh ngay khi có thể và giao hàng hóa sớm để tránh các chi phí phát sinh Những điều này để làm được phụ thuộc nhiều vào trình độ nhân sự, những người tham gia trực tiếp vào quy trình Hoạt động này đòi hỏi cần có đội ngũ nhân sự trình độ cao, nhiều kinh nghiệm, am hiểu phát luật, trình độ nhân sự càng cao thì quá trình giao nhận diễn ra càng nhanh, càng chuẩn xác và đảm bảo tiến độ
Ngoài ra, do hoạt động giao nhận diễn ra trong môi trường quốc tế nên người lao động ngoài các kiến thức chuyên môn còn cần có đảm bảo khả năng ngoại ngữ để có thể trao đổi thông tin, đàm phàn giá, xử lý khiếu nại,
- Bộ máy tổ chức quản lý:
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp kết hợp với khả năng quản lý của ban lãnh đạo sẽ quyết định tính hiệu quả và sự liên kết, phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Bộ máy làm việc cần tinh gọn, các bộ phận cần phối hợp chặt chẽ với nhau để tránh gây chồng chéo, kéo dài thời gian thực hiện một thao tác làm hàng và khó truy cứu trách nhiệm giữa các bộ phận
Nguồn lực tài chính thể hiện ở khả năng huy động nguồn vốn và hiệu quả sử dụng nguồn vốn Sử dụng đúng cách, nguồn tài chính sẽ là một công cụ hiệu quả để tăng khả năng cạnh tranh của các công ty nói chung và công ty giao nhận nói riêng Thường các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa cần ứng trước tiền hàng, chi hộ các khoản phí local charge để lấy hàng khỏi kho, vì vậy việc đảm bảo nguồn vốn để việc làm hàng không bị gián đoạn là yêu cầu cơ bản đặt ra đối với năng lực tài chính của công ty giao nhận
THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ ADP LOXSON VIỆT NAM
Giới thiệu về Công ty TNHH Quốc tế ADP LOXSON Việt Nam
Tên công ty: CÔNG TY TNHH LOGISTICS QUỐC TẾ ADP LOXSON VIỆT NAM
Tên tiếng Anh: ADP LOXSON VIET NAM LOGISTICS INTERNATIONAL
Tên viết tắt: LOXSON VIET NAM CO.,LTD
Giấy chứng nhận ĐKDN: do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp năm 2019 Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng
Trụ sở chính: Số 11 ngõ 196 đường Phú Diễn, Phường Phú Diễn, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 024 710 66111
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Logistics quốc tế ADP Loxson Việt Nam khởi đầu là một công ty liên doanh và là thành viên của công ty Công ty Loxson
International Logistics Loxson International Logistics thành lập năm 1994 tại Kunshan, Trung Quốc Với hệ thống hơn 60 văn phòng đang hoạt động tại các khu vực kinh tế trọng điểm của Trung Quốc, Đài Loan và trên 100 đại lý phân bổ trên hơn 200 quốc gia
Năm 2019: Công ty TNHH Logistics quốc tế ADP Loxson Việt Nam trở thành viên chính thức của Loxson International logistics
Năm 2020: Mở văn phòng hoạt động tại Hà Nam và Hải Phòng, được công nhận đủ điều kiện thành đại lý làm thủ tục hải quan theo số 3438/QĐ-
Năm 2021: Mở văn phòng hoạt động tại Hồ Chí Minh
Trong quá trình hoạt động, Loxson đã đạt được các chứng chỉ và được công nhận để trở thành đại lý giao nhận hàng hóa như: giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô (năm 2022), chứng chỉ phát hành vận đơn hàng không,
3.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược
Với nền tảng hoạt động lâu năm từ công ty mẹ, hệ thống mạng lưới toàn cầu với kinh nghiệm dày dặn Loxson Việt Nam đã xây dựng cho mình các giá trị và nguyên tắc hoạt động đóng vai trò như “kim chỉ nam” trong hành trình phát triển của mình
Giá trị cốt lõi: Phấn đấu để tiến bộ - Giữ vững sự tôn trọng - Hợp tác sáng tạo Loxson luôn luôn hướng tới tạo dựng môi trường vui vẻ, gắn kết cho nhân viên, tạo hiệu quả kinh tế cho khách hàng, tạo mối quan hệ đôi bên cùng có lợi và cam kết đồng hành cùng nhà cung cấp
Phương châm hoạt động: Loxson hoạt động với phương chấm “Cung cấp giá trị - kiến tạo ước mơ”
Nhiệm vụ, sứ mệnh : Cải thiện giá trị chuỗi cung ứng cho ngành sản xuất Việt Nam Tầm nhìn: Trở thành công ty Logistics cạnh tranh nhất trên cơ sở vận hành và quản lý hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực bên trong và bên ngoài
Mục tiêu chiến lược: Trở thành chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng hàng đầu Việt
Là doanh nghiệp liên doanh thành lập tại Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nhằm mục đích hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Logistics, ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm nhưng không giới hạn như:
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải, chi tiết: dịch vụ đại lý, giao nhận vận chuyển, logistics, dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải chưa được phân vào đâu (hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan) Đây là lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp
Kho bãi và lưu giữ hàng hóa, ngoại trừ hoạt động ở cảng hàng không
Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Kiểm tra và phân tích kỹ thuật, chi tiết: kinh doanh dịch vụ giám định chất lượng sản phẩm, hàng hóa
Vận tải hành khách đường bộ trong nội thành, ngoại thành (trừ vận tải bằng xe buýt) Bán buôn tổng hợp, loại trừ hoạt động đấu giá và hoạt động nhà nước cấm
Bán lẻ hình thức khác chưa được phân vào đâu, loại trừ hoạt động đấu giá và kinh doanh theo phương thức bán hàng đa cấp
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lai chưa được phân vào đâu, chi tiết: xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa công ty kinh doanh
Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp, chính vì vậy cơ cấu tổ chức của Loxson không những được xây dựng trên cơ sở gọn nhẹ, nhưng chi tiết từ đó có thể phân chia cụ thể trách nhiệm quyền hạn, tăng hiệu suất, chất lượng và kết quả công việc:
Sơ đồ 3 1: Cơ cấu tổ chức ADP LOXSON Việt Nam (tính tới tháng 12.2023)
Nguồn: Tài liệu 2023 ADP LOXSON profile Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban được phân công rõ ràng:
Tổng giám đốc: người đại diện, điều hành tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Tổng giám đốc là người xây dựng và chỉ đạo thực thi các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận cho công ty
Phó giám đốc: hỗ trợ tổng giám đốc trong việc điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và ủy quyền Trong các trường hợp khẩn cấp tổng giám đốc vắng mặt, phó tổng giám đốc có thể thay mặt ký phê duyệt một số khoản thanh toán, thay tổng giám đốc giám sát tình hình doanh nghiệp,
Phòng hậu cần Phòng kế toán
Phó giám đốc Phó giám đốc
20 nhân sự kịp thời xử lý, tình hình thực tế thực thi các chiến lược, kế hoạch đã đề ra trước đó
Phòng kinh doanh: Bộ phận cốt lõi mang lại doanh số và khách hàng, tạo công việc cho toàn bộ đội ngũ nhân viên nghiệp vụ của công ty Chịu trách nhiệm chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện có đồng thời tìm kiếm, phát triển khách hàng mới có nhu cầu về các dịch vụ của công ty
Phòng hậu cần (đội nghiệp vụ): Bao gồm các bộ phận nghiệp vụ tạo thành: nhân viên hiện trường, nhiên viên khai báo, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên chứng từ, nhân viên làm giá (pricing), Đây là bộ phận đứng sau đội ngũ nhân viên kinh doanh, chịu trách nhiệm thao tác làm hàng, đảm bảo mang lại chất lượng dịch vụ cao nhất cho khách hàng
Phòng kế toán: Phụ trách kiểm soát các khoản thu chi của công ty, thanh toán nợ, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo số liệu chính xác, đầy đủ, định kỳ
Phòng hành chính nhân sự: Bộ phận bao quát toàn bộ tính hình hoạt động nhân sự của công ty, chăm sóc đời sống tinh thần nhân sự, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân sự cho công ty, gắn kết các nhân sự hiện tại, tìm kiếm các nhân sự tiềm năng Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng của nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự
Bảng 3 1: Cơ cấu nhân sự theo phòng ban giai đoạn 2021-2023
Nguồn: Hồ sơ nhân sự ADP LOXSON Việt Nam (2021,2022,2023)
Thực trạng hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 3 3: Báo cáo kết quả kinh doanh của ADP Loxson Việt Nam Đơn vị: USD
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Chi phí quản lí kinh doanh 6,939,209 3,438,628 2,671,461
Nguồn: Phòng kinh doanh ADP Loxson Việt Nam
Trong giai đoạn 2021-2023 tình hình kinh doanh của công ty có nhiều biến động đáng kể, liên tục giảm trong 3 năm gần đây Trải qua khủng hoảng của Covid-19, tình hình kinh tế ngay sau đó đã liên tiếp giáng nhiều đòn nặng nề tới các công ty logistics nội địa và nước ngoài, trong đó có ADP Loxson Việt Nam
Năm 2021 là một năm các công ty logistics nói chung và ADP Loxson Việt Nam được hưởng lợi từ nền kinh tế toàn cầu Bắt đầu từ thời điểm cuối năm 2020 cho tới tháng 3/2021 tình trạng thiếu container rỗng mới có dấu hiệu được cải thiện nhưng giá cước vận tải biển không có dấu hiệu hạ nhiệt, liên tục đạt đỉnh Chưa dừng lại ở đó, 23/3/2021 , tàu Ever Given - một trong những con tàu container lớn nhất thế giới bị
24 mắc kẹt ở Kênh đào Suez và chặn đứng tuyến đường giao thương toàn cầu trong gần một tuần đã gây ra một cuộc khủng hoảng vận tải biển toàn cầu Nhưng trong bối cảnh có khăn đó, các công ty lại được hưởng lợi từ chênh lệch giá cước, tại thời điểm nóng nhất lợi nhận thu về có thể khoảng 1,000$/lô hàng vì thế lợi nhuận công ty cao nhất trong 3 năm trở lại đây
Sang tới năm 2022, doanh thu thuần giảm mạnh 54% so với cùng kỳ năm trước, và giảm ở hầu hết các chỉ tiêu Lợi nhuận thuần chỉ đạt khoảng 303,485 USD, giảm tới hơn 75% trong khi chi phí cho hoạt động quản lý kinh doanh chỉ giảm khoảng 50% Giải thích cho điều này là do, sau hai năm với các mức tăng kỷ lục trong giai đoạn 2020-2021, thị trường container toàn cầu có dấu hiệu suy yếu, khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng container cũng bị chững lại, tiếp theo đó là cuộc xung đột Nga – Ukraine, làm phát, dẫn đến sự đình trệ của nền kinh tế Các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu ít đi dẫn tới sản lượng sụt giảm, ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của các công ty logistics
Do chịu ảnh hưởng từ tình hình kinh tế chung của Việt Nam và Thế giới, doanh thu và lợi nhuận của ADP Loxson Việt Nam năm 2023 chưa cho thấy nhiều sự cải thiện so với năm 2022, mức sụt giảm vào khoảng 22%, lợi nhuận trước thuế chỉ đạt 239,841 USD giảm 19% so với năm trước Nền kinh tế suy thoái, lạm phát liên tục cao tại nhiều nước trên thế giới, tại Việt Nam tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa hàng hóa 9 tháng đầu năm 2023 giảm 11% so với cùng kỳ năm trước trong đó các mặt hàng linh kiện, máy móc thiết bị giảm từ 10,6 tới 14% (theo báo cáo logistics Việt Nam 2023, trang 26), trong khi đó các mặt hàng này là các mặt hàng xuất nhập khẩu chính của khách hàng ADP Loxson Việt Nam, điều này đã ảnh hưởng nặng nề tới hoạt động kinh doanh của công ty
Mặc dù vậy, nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty vẫn đạt được những kết quả tích cực, có sự tăng trưởng qua nhiều năm Đây cũng chính là cơ hội để ADP Loxson Việt Nam nhìn nhận lại, xây dựng lại chiến lược phát triển kinh doanh, để đa dạng hóa hơn các thị trường, loại hình doanh nghiệp khách hàng, nắm bắt kịp xu hướng phát triển của thị trường logistics quốc tế
Bảng 3 4: Cơ cấu theo loại hình dịch vụ của công ty ADP Loxson giai đoạn 2021-
Dịch vụ 2021 Tỷ trọng Tăng trưởng 2022 Tỷ trọng Tăng trưởng 2023 Tỷ trọng Vận tải nội địa
Nguồn: Phòng kế toán ADP Loxson
Từ dữ liệu trên có thể thấy hoạt động kinh doanh của công ty tập trung vào cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu đường biển và đường hàng không là chính Tỷ trọng tăng trưởng qua các năm của các loại hình dịch vụ không ổn định, trong giai đoạn 2022-
2023 có sự sụt giảm liên tục Cụ thể:
Với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải như dịch vụ đại lý, giao nhận vận chuyển, logistics, hoạt động của đại lý làm thủ tục hải quan thì hoạt động kinh doanh của ADP Loxson nhìn chung chưa có sự tăng trưởng bứt phá qua các năm trong giai đoạn 2021-2023 Mặc dù có lượng khách hàng ổn định, liên tục mở rộng nhưng do không còn được hưởng lợi nhiều từ giá cước và chịu tác động chung của nền kinh tế thế giới, dịch vụ xuất nhập khẩu đường biển chiếm tỷ trọng doanh thu lớn nhất (41%) năm 2021 có sự sụt giảm mạnh vào năm 2022-2023 (49%) và tập chung chủ yếu vào nghiệp vụ khai báo và giao nhận vận chuyển Cung cấp chủ yếu là dịch vụ
26 khai báo hải quan, doanh thu từ dịch vụ xuất nhập khẩu đường hàng không chiếm khoảng 39%/ tổng doanh thu và có sự sụt giảm nhẹ
ADP Loxson không có đội xe riêng nhưng doanh thu từ hoạt động vận tải hàng hóa nội địa cũng chiếm tỷ trọng khoảng 12% , giải thích cho điều này là do công ty có hệ thống các nhà cung cấp/ đối tác là các nhà xe chuyên cung cấp dịch vụ vận tải phân phố tại các khu vực, thành phố lớn có khả năng cung cấp nhanh, số lượng lớn xe đảm bảo tiến độ giao hàng, bên cạnh đó là việc ADP Loxson cung cấp đa dạng các dịch vụ và tạo dựng được niềm tin với khách hàng
3.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không là loại hình dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn thứ hai trong các loại hình dịch vụ Công ty ADP Loxson Việt Nam cung cấp (chiếm khoảng 40% doanh thu) Hiện công ty đã và đang liên kết, hợp tác với các đối tác chủ yếu là các doanh nghiệp chế xuất (hay còn gọi là doanh nghiệp EPE), chính vì vậy các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là nguyên phụ liệu, linh kiện, vật tư để phục vụ sản xuất
Bảng 3 5: Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam giai đoạn 2021-
Doanh thu 2021 Tỷ trọng 2022 Tỷ trọng 2023 Tỷ trọng
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Nguồn: Phòng kế toán ADP Loxson
Những năm trở lại đây, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập bằng đường hàng không nói chung Tỷ trọng tăng dần từ 48% năm 2021 lên 57% vào năm 2023 Nguyên nhân của
27 sự thay đổi này một phần đến từ định hướng phát triển của công ty đó là tập trung phát triển thế mạnh của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển, làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu thay vì tập trung vào xuất khẩu Bên cạnh đó là nhờ vào việc không ngừng mở rộng mạng lưới kinh doanh, nâng cao chất lượng dịch vụ cùng xu hướng phát triển của loại hình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không
Biểu đồ 3 2: Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu giao bằng đường hàng không của Công ty
TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam năm 2023 Đơn vị: %
Nguồn: Phòng kế toán ADP Loxson
Về cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu bằng đường hàng không của ADP LOXSON, nhóm mặt hàng nguyên phụ liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất (khoảng 58%) trong tổng doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không năm
2023 và liên tục có xu hướng tăng trong ba năm gần đây Tiếp theo đó là nhóm mặt hàng linh kiện điện tử, vật tư tiêu hao chiếm tỷ trọng lần lượt là 23% và 11% Còn 5% còn lại là các mặt hàng khác như vải, hàng hóa giá trị cao, tuy nhiên tỷ trọng nhóm mặt hàng này có xu hướng giảm dần Lý giải cho sự chênh lệch lớn này là do 90% đối tác, khách hàng của ADP LOXSON Việt Nam là các doanh nghiệp EPE và hệ thống hơn
60 văn phòng đang hoạt động tại các khu vực kinh tế trọng điểm của Trung Quốc cũng góp phần làm tăng lượng hàng hóa nhập khẩu thuộc nhóm mặt hàng linh kiện điện tử, nguyên phụ liệu
Nguyên phụ liệu Linh kiện điện tử Vật tư tiêu hao Máy móc, thiết bị, dụng cụ phụ tùng Khác
Hình 3 1: Khách hàng tiêu biểu của ADP Loxson
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
Hiện tại, Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam đang cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không cho nhiều khách hàng lớn nhỏ được phân tách theo lượng hàng bao gồm: khách hàng dự án và khách hàng lẻ Các khách hàng dự án là những khách hàng có lượng hàng nhập khẩu lớn, thường xuyên,chiếm tỷ trọng doanh thu lớn Khách hàng lẻ sẽ bao gồm những khách hàng có lượng hàng ít, tần suất nhập khẩu chỉ khoảng một tới một vài lô một tháng Tuy nhiên quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của hai khách hàng không có sự khác biệt lớn, cụ thể sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam như sau:
Sơ đồ 3 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu khẩu bằng đường hàng không tại
Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
Nguồn: Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
Trong quy trình trên, mỗi bộ phận tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam sẽ phụ trách các công việc khác nhau tại các giai đoạn khác nhau
Bước 1: Nhận thông tin và lập kế hoạch
Nhân viên kinh doanh sẽ nhận được thông tin lô hàng mới từ ba nguồn chủ yếu là từ người nhập khẩu (consignee) hoặc người xuất khẩu (shipper) hoặc từ Agent (đại lý người xuất khẩu) Sau khi có đầy đủ thông tin về lô hàng như thông tin về hàng hóa, thông tin người xuất khẩu, người nhập khẩu, ngày hàng đến dự kiến, địa chỉ giao hàng và các thông tin liên quan khác nhân viên kinh doanh (Sales) sẽ bàn giao lại cho nhân viên chăm sóc khách hàng (CSKH) để tiến hành thao tác làm hàng Đối với các khách hàng dự án, khách hàng lẻ đã từng nhập hàng nhân viên CSKH sẽ trực tiếp nhận thông tin lô hàng từ khách hàng mà không cần nhận bàn giao từ nhân viên sales
Nhân viên CSKH sẽ căn cứ các thông tin được bàn giao để liên hệ với người nhận hàng để xác nhận thông tin và lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không Các thông tin bàn giao và trao đổi với khách hàng đều được xác nhận qua loopmail chung của từng khách hàng để nhân viên kinh doanh và chăm sóc khách hàng cùng nắm được thông tin khách hàng Để chuẩn bị cho thủ tục lấy hàng ra khỏi kho, CSKH cần liên hệ trước với người nhận để chuẩn bị giấy UQ ba bên (giữa người nhập khẩu – kho – công ty giao nhận) và giấy giới thiệu của người nhập khẩu cho người làm thủ tục lấy hàng
Tất cả chứng từ về lô hàng đều được gửi qua mail và nhận lại phản hồi qua mail Đối với khách hàng dự án (những khách hàng có lượng hàng nhiều), ADP Loxson sẽ tạo những nhóm mail riêng nhằm hạn chế thấp nhất việc sót mail Ví dụ đối với khách
31 hàng PEGATRON sẽ có nhóm mail pegatron.p@loxson.vn hay HITRON sẽ có hitron.p@loxson.vn ; nhóm mail này bao gồm toàn bộ nhân viên khai báo, nhân viên chứng từ, nhân viên điều xe,nhân viên kinh doanh (phụ trách khách hàng này) khi có mail mới hoặc lô hàng mới toàn bộ những nhân viên phụ trách liên quan đều nhận được thông tin lô hàng Tuy nhiên, tình trạng sót mail, không nhận được thông tin lô hàng là khó tránh khỏi, mặc dù xảy ra với tần xuất không nhiều chỉ khoảng 0-2% tổng số lô hàng nhưng đây cũng là điểm cần lưu ý, tránh làm ảnh hưởng tới tiến độ lô hàng và phát sinh những chi phí không cần thiết
Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ là đầu mối nhận chứng từ lô hàng từ sales, consignee hoặc từ Agent Bộ chứng từ lô hàng nhập bằng đường hàng không thường bao gồm: Bill, invoice, packing list, A/N, Đối với các lô hàng ADP LOXSON Việt Nam đứng tên trên MAWB, hãng hàng không sẽ gửi trực tiếp thông báo hàng đến tới tài khoản email của nhân viên chứng từ (được cung cấp trước đó) sau đó nhân viên chứng từ (docs) sẽ làm A/N của Loxson gửi cho người nhập khẩu thực tế Đối với các lô hàng không phải ADP Loxson Việt Nam đứng tên trên MAWB, thông báo hàng đến (A/N) sẽ được gửi từ Consignee hoặc
Vì hầu hết các khách hàng của ADP Loxson Việt Nam là các doanh nghiệp chế xuất và các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu bằng đường hàng không là nguyên phụ liệu, linh kiện, vật tư nên thường các mặt hàng sẽ có mã quản lý riêng Chính vì vậy đối với các khách hàng lớn (khách hàng dự án) bộ chứng từ sẽ bao gồm thêm danh sách tên hàng cung cấp chi tiết mã Part no (P/N) – mã quản lý nội bộ để phục vụ cho việc khai báo, làm thủ tục hải quan Trong trường hợp, nhân viên sales và CSKH nhận chứng từ nhưng chưa rõ về thông tin hàng, nhân viên CSKH cần liên hệ với nhập khẩu để xin thông tin hàng hóa nhằm phục vụ cho việc kiểm tra chính sách và khai báo hải quan
Sau khi nhận được đầy đủ chứng từ, nhân viên CSKH có nhiệm vụ kiểm tra tính thống nhất, đầy đủ của bộ chứng từ Nếu các thông tin giữa các chứng từ không khớp nhau như lệch số cân, số kiện, số vận đơn, cần xác nhận lại với đầu gửi chứng từ để kịp thời điều chỉnh Sau khi kiểm tra chéo chứng từ, nhân viên CSKH sẽ tạo Jobs bằng phần mềm Winta – phần mềm quản lý nội bộ của Loxson, đồng thời gửi Email thông báo – bàn giao lô hàng với các bộ phận liên quan bao gồm: nhân viên khai báo, nhân viên điều xe, nhân viên chứng từ, để thông báo về lô hàng đến
Trên thực tế, bộ chứng từ lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không do CSKH nhận trực tiếp từ khách hàng PEGATRON Việt Nam sẽ bao gồm: HAWB, A/N,
Invoice, Packing list, danh sách hàng (bao gồm mã Part no), Sales contract qua mail
Hình 3 2: Mail thông báo chứng từ lô hàng mới
Nguồn: Bộ phận khái báo
Sau khi kiểm tra thông tin, nhân viên CSKH sẽ tạo jobs trên phần mềm WINTA, đồng thời gửi email thông báo lô hàng mới tới các bộ phận liên quan:
Hình 3 3: Tạo jobs bằng phần mềm WINTA
Nguồn: Bộ phận khái báo
Hình 3 4: Tạo Loopmail nội bộ cho lô hàng mới
Nguồn: Bộ phận thao tác
Sau khi nhận được mail nội bộ, các bộ phận liên quan sẽ đồng thời thao tác các nghiệp vụ tiếp theo
Theo quy định, quy trình nhận chứng từ tại ADP Loxson Việt Nam trải qua hai bước là nhận trực tiếp từ khách hàng qua mail và nhận lại một lần từ loopmail nội bộ, việc này giúp quá trình trao đổi chứng từ thông tin nội bộ được diễn ra dễ dàng hơn
(như việc báo kế hoạch xe và tờ khai thông quan lô hàng), tuy nhiên trên thực tế khi thao tác một số bộ phận vẫn chị sót mail và bỏ lỡ lô hàng mới Để giải quyết tình trạng này, quá trình bộ phận thao tác nhận chứng từ sẽ thêm một bước là nhân viên chăm sóc khách hàng chụp lại màn hình mail nội bộ và gửi lại vào nhóm zalo nội bộ để thông báo
Bảng 3 6: Tỷ lệ bỏ sót thông tin lô hàng mới của Công ty TNHH Logistics Quốc tế
ADP Loxson Việt Nam Đơn vị: (%)
Tỷ lệ nhận chứng từ và phản hồi trong thời gian quy định
Tỷ lệ không nhận được chứng từ lô hàng mới từ khách hàng
Tỷ lệ nhận chứng từ trễ 3.73% 2.26% 9.87%
Nguồn: tổng hợp từ phòng thao tác (2021-2023)
Như đã trình bày ở trên, ADP Loxson sử dụng outlook để trao đổi thông tin và chứng từ lô hàng, trong giai đoạn 2021-2023 tính trên tổng số lượng lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tỷ lệ số lô hàng không nhận được chứng từ lô hàng mới ở mức thấp chỉ từ khoảng 1,2% – 1,4%, tuy nhiên vào năm 2023 ADP LOXSON Việt Nam ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng mới là PEGATRON nhưng do lỗi hệ thống từ tháng 8-11 năm 2023, nhóm mail của ADP Loxson không thể nhận được mail từ khách hàng này, dẫn đến tỷ lệ việc không nhận được chứng từ tăng lên 5,08% Đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến việc bị dừng hàng trong suốt một thời gian dài
Ngoài nguyên nhân từ hệ thống lỗi, khách hàng còn gửi nhầm mail của nhân viên phụ trách dẫn đến việc nhân viên phụ trách chính lại không nhận được mail Việc phân chia nhân sự phụ trách khách hàng có sự thay đổi khá thường xuyên dẫn đến khách hàng khó xác định chính xác mail cần gửi Giải pháp đã được đưa ra để giải quyết vấn đề này là tạo nhóm mail và hạn chế thay đổi nhân sự phụ trách khách hàng
Bước 3: Lập tờ khai và khai báo hải quan
Sau khi nhận được Email của nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên khai báo (Ops) sẽ kiểm tra lại một lần nữa bộ chứng từ và lên tờ khai nháp cho lô hàng Tờ khai nháp sẽ được gửi lại qua loopmail nội bộ của lô hàng để nhân viên CSKH gửi lại cho khách (người nhập khẩu) kiểm tra và xác nhận truyền tờ khai chính thức Đối với một số khách hàng không yêu cầu gửi lại tờ khai nháp bước này có thể được lược bỏ Tùy thuộc vào kết quả phân luồng của tờ khai sẽ tiến hành bước tiếp theo
Đánh giá về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
Với đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, định hướng phát triển đúng đắn sau 5 năm ADP Loxson Việt Nam đã đạt được những thành tựu nhất định, không ngừng mở rộng thị trường kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ Theo trải nghiệm thực tế và qua trao đổi với đội ngũ nhân viên, ban quản lý đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty có những thành công nhất định như:
Thứ nhất, xây dựng được quy trình hàng nhập cụ thể, chi tiết đối với từng hộ phận Kết quả khảo sát phản ánh 100% nhân viên được khảo sát cho biết công ty có quy trình thao tác nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không cụ thể, chi tiết, làm rõ trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan Điều này không chỉ hỗ trợ cho việc thao tác làm hàng mà còn hỗ trợ cho quá trình đào tạo nhân sự mới tiếp nhận công việc
Thứ hai, hệ thông quản lý nội bộ WINTA giúp kiểm soát và quản lý các lô hàng tốt hơn Các thao tác làm đề nghị thanh toán chi phí cho lô hàng, tạo debit note đều được thực hiện thông qua phần mềm, giúp nâng cao tính chính xác và trao đổi thông tin giữa các bộ phận Theo khảo sát, 87% nhân viên thuộc bộ phận kế toán và nhân viên bộ phận thao tác đều cho rằng có sự hỗ trợ của phần mềm giúp tăng tính chính xác và hỗ trợ quản lý chi phí tốt hơn Nhân viên CSKH tạo jobs từ dữ liệu nhận được từ khách hàng, các thông tin về số vận đơn, tên khách hàng hay ngày hàng tới, đều được nhập lên hệ thống Từ đó nhân viên Docs có thể lập đề nghị thanh toán ngay trên dữ liệu đó và nhân viên kế toán duyệt thanh toán mà không cần lập lại thông tin
Thứ ba, quy trình làm hàng được kiểm soát qua một đầu mối là nhân viên chăm sóc khách hàng Với quy trình như trên, chăm sóc khách hàng có thể nắm được tiến độ của từng lô hàng đã tiến hành tới bước nào và cập nhật lại kịp thời với khách hàng cũng như báo lại những sự cố phát sinh tới Sales và khách hàng Trong quá trình làm hàng sẽ có cùng lúc nhiều bộ phận phụ trách, khách hàng sẽ không biết có thể liên hệ với ai để cập nhật thông tin, lúc này đầu mối phụ trách là nhân viên CSKH sẽ là cầu nối trao đổi giữa khách hàng và bộ phận nghiệp vụ
Thứ tư, thời gian giao hàng nhanh, khả năng vận chuyển lượng hàng hóa lớn linh hoạt tới nhiều địa điểm Lợi thế của việc thuê ngoài dịch vụ vận chuyển là khả năng cung ứng lượng xe lớn, chuyên nhiều tuyến không bị giới hạn lượng xe nhất định Theo trao đổi với một số khách hàng lớn, ADP LOXSON Việt Nam được đánh giá là có thời gian giao hàng nhanh trung bình khoảng 1 ngày sau khi có tờ khai thông quan với quãng đường từ sân bay Nội Bài về các nhà máy ở Hải Phòng và khả năng điều chuyển nhanh đối với các lô hàng gấp cần giao trong ngày
Thứ năm, nguồn nhân lực chất lượng cao, nhiệt tình và chuyên nghiệp 100% nhân viên tại ADP Loxson Việt Nam có bằng đại học, tốt nghiệp từ các trường đại học hàng đầu như đại học quốc gia Hà Nội, đại học Ngoại ngữ, đại học Ngoại thương, và có ít nhất 2 ngoại ngữ trở lên kết hợp với quy trình cụ thể làm giảm hạn chế trong vấn đề giao tiếp với khách hàng và các agent nước ngoài
Mặc dù đã được hoàn thiện qua quá trình làm hàng, nhưng bên cạnh những thành công qua trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không vẫn còn nhiều hạn chế
Thứ nhất, tỷ lệ sai sót trong khai báo hàng nhập khẩu cao Trong báo cáo tổng kết cuối năm 2023 vừa qua, tỷ lệ sai trong quá trình khai báo của bộ phận khai báo lên tới 18%, gây nhiều ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp đồng thời ảnh hưởng tới khách hàng Tỷ lệ sai của bộ phận chứng chỉ ở dưới mức dưới 2%, các lỗi sai chủ yếu trong quá trình làm đề nghị thanh toán gặp lỗi thao tác
Thứ hai, chất lượng dịch vụ phụ thuộc nhiều vào năng lực cung cấp của các vender Trong quá trình thực tế tại doanh nghiệp, tôi nhận thấy khâu lấy lệnh giao hàng tại ADP Loxson Viêt Nam gây kéo dài thời gian và đôi khi không đáp ứng được tiến độ giao hàng của các lô hàng gấp cần về trong ngày Từ lúc nhận chứng từ lô hàng tới khi nhân viên hiện trường tại cảng hàng không nhận được lệnh giao hàng là khoảng 1 ngày tới 1 ngày rưỡi, đối với lô hàng gấp được nhận chứng từ trong ngày không thể sắp xếp giao hàng theo tiến độ được yêu cầu Bên cạnh đó là rủi ro từ các nhà xe, mặc dù được thông báo kế hoạch nhưng không phải lúc nào nhà xe cũng đáp ứng được nhu cầu, lái xe thường xuyên không giao hàng đúng thời gian yêu cầu, khi gặp sự cố trong lúc giao hàng không kip thời thông báo lại do phải gửi thông tin qua nhiều bên liên quan (lái xe sẽ báo trực tiếp cho nhân viên quả lý của nhà xe, nhân viên quản lý của nhà xe nhận được thông tin báo lại cho nhân viên điều xe của ADP LOXSON Việt Nam sau đó mới được truyền đạt tới nhân viên CSKH và cập nhật với khách hàng) Việc thuê ngoài cũng dẫn đến hệ quả chi phí đầu vào cao, giảm lợi nhuận của lô hàng
Thứ ba, hệ thống quản lý WINTA của công ty chưa thực sự hoạt động hiệu quả
Trong thời gian làm việc từ tháng 1/2024 đến nay, hệ thống đã xảy ra hai lần sự cố dẫn đến mất dữ liệu của một tuần làm việc gần nhất Sự cố mất dự liệu gây mất thời gian khi bộ phận thao tác phải nhập lại dữ liệu, bộ phận kế toán phải rà soát để tránh bỏ sót các khoản thanh toán đã thanh toán và rủi ro rất nhiều trong việc quản lý các lô hàng đã phát sinh
Thứ tư, nhiều khó khăn trong việc tư vấn trực tiếp với khách hàng Đối với hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không, mặc dù không yêu cầu nhiều chính sách nhưng bộ phận khai báo hải quan vẫn thường xuyên cần tư vấn mã HS, xin xác nhận với
42 khách hàng về việc đăng ký các mã hàng mới hoặc yêu cầu làm rõ các thông tin về lô hàng, việc trao đổi thông tin này thường mất thời gian và không đầy đủ thông tin hoặc hiểu sai vấn đề cần truyền đạt
Thứ nhất, do đặc điểm hàng hóa Mặc dù không thể phủ nhận các vấn đề lỗi sai trong quá trình khai báo là do sự bất cẩn của đội ngũ nhân viên nghiệp vụ, tuy nhiên do đặc điểm của mặt hàng nguyên phụ liệu, linh kiện điện tử khi là thường có mã quản lý nội bộ riêng của doanh nghiệp và mỗi khách hàng có cách quản lý khác nhau, hơn thế nữa là sự không đồng nhất về cơ sở dữ liệu dẫn đến sai sót Mặc dù không ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình nhập khẩu hàng hóa nhưng lại gây khó khăn tới việc làm báo cáo quyết toán cuối năm của doanh nghiệp nên việc sai sót trong khai báo vẫn làm ảnh hưởng tới uy tín của ADP Loxson Việt Nam
Thứ hai, các yếu tố thuộc về khách hàng Một số khách hàng là doanh nghiệp mới, chưa nắm được các yêu cầu, quy định đối với hàng nhập khẩu dẫn đến việc sai sót trong chứng từ, gửi thiếu hoặc bỏ sót thông tin dẫn đến vướng mắc trong khâu kiểm tra, cần bổ sung nhiều lần gây mất thời gian Ví dụ, đối với hóa đơn thương mại
(invoice) của các lô hàng nhập khẩu nhiều mặt hàng (trên 50 dòng hàng) một số khách không hoàn thiện invoice theo số thứ tự mà chỉ để theo mã quản lý dẫn đến chứng từ đính lên hệ thống khai báo hải quan khó xem xét duyệt hồ sơ thông quan, khi được yêu cầu sửa đổi khách hàng lại mất thời gian xác nhận với người xuất khẩu Việc tập hợp đầy đủ chứng từ và kiểm tra từ lần đầu rất quan trọng, cần hạn chế nhận chứng từ rời rạc khó kiểm soát thông tin
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển ngành giao nhận vận tải hàng không
Vận tải hàng hóa bằng đường hàng không được dự đoán là có nhiều tiềm năng phát triển trong thời gian tới Theo nhiều bài nghiên cứu và bài báo phân tích thị trường của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) đã dự đoán nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không sẽ tăng 4.5% vào năm 2024 và có xu hướng tăng hơn vào những năm tiếp theo trong khi áp lực về giá cước dự kiến sẽ làm giảm doanh thu của ngành này Trong một bài báo được đăng tải công khai vào tháng 1 năm 2024, IATA đã chỉ ra rằng các hãng hàng không châu Á-Thái Bình Dương đã chứng kiến lượng hàng hóa hàng không của họ tăng 13,8% trong tháng 11 năm 2023 so với cùng kỳ năm 2022 Hiệu suất này cao hơn đáng kể so với mức tăng trưởng 7,6% của tháng trước Công suất sẵn có của các hãng hàng không trong khu vực đã tăng 29,6% so với tháng 11 năm 2022 do có nhiều công suất vận chuyển trên sân bay hơn khi các hạn chế về COVID-19 được dỡ bỏ Cùng với khối lượng vận chuyển tăng lên là nhu cầu về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường hàng không cũng tăng lên, yêu cầu cao hơn về tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất Các mô hình mới được phát triển như ga hàng hóa kéo dài, các trung tâm xử lý hàng hóa riêng, giúp đẩy nhanh tốc độ luận chuyển của hàng hóa quốc tế
Tại thị trường Việt Nam, vận tải hàng không sẽ đóng vai trò then chốt và theo quy hoạch phát triển giao thông vận tải giai đoạn 2020 và đính hướng 2030 của Chính Phủ thì dự kiến mức tăng trưởng bình quân của sản lượng hàng hóa hàng không Việt Nam sẽ là khoảng 10.5%/năm, trong đó các mặt hàng vận chuyển thông qua đường hàng không chủ yếu là các mặt hàng giá trị cao, ví dụ như mặt hàng điện tử (chiếm tỷ lệ giá trị tới 84% với hàng hóa xuất khẩu và 65% với hàng nhập khẩu); với việc tham gia ngày các sâu và rộng qua việc ký kết các hiệp định hợp tác Quốc tế, Việt Nam đang là điểm đến lý tưởng của các doanh nghiệp sản xuất và đang là Quốc gia “thu hút” dòng vốn FDI mạnh mẽ của thế giới đây đều là những yếu tố tạo nên sự bứ phá của thị trường logistics hàng không tại Việt Nam trong thời gian tới
4.1.2 Định hướng phát triển của công ty trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không
Với xu hướng phát triển và tiềm năng của lĩnh vực giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không như hiện nay, sức cạnh tranh ngày càng tăng và khách nghiệt hơn Đòi hỏi công ty cần có một định hướng cụ thể trong cả ngắn hạn và dài hạn, tập trung vào những thế mạnh của doanh nghiệp
Thứ nhất, tập trung vào thế mạnh là tư vấn và làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bên cạnh việc tối ưu hóa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không Với đội ngũ nhân viên khai báo dày dặn kinh nghiệm thì tư vấn vẫn là một điểm mạnh của công ty và là một yếu cốt yếu để giữ chân khách hàng Nếu các vấn đề về thủ tục nhập khẩu hàng hóa được tư vấn chính xác, đầy đủ, hạn chế rủi ro liên quan đến các vấn đề kiểm tra hàng hóa sau thông quan xuống mức thấp nhất sẽ là khẳng định được uy tín của doanh nghiệp trong lòng khách hàng
Thứ hai, tối ưu chi phí đầu vào để tăng lợi nhuận Mặc dù thuê ngoài đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa tuy nhiên định hướng phát triển của công ty trong thời gian sắp tới vẫn giảm chi phí đầu vào, vì khi giảm được chi phí đầu vào mới có thể cung cấp cho khách hàng được chất lượng dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý mà vẫn đảm bảo được lợi nhuận cho doanh nghiệp, từ đây cũng nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp
Thứ ba, đầu tư củng cố và nâng cao tính hiệu quả của hệ thống quản lý nội bộ
Việc xây dựng và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp không còn là một xu hướng mới trong việc điều hành doanh nghiệp mà nó trở thành một yếu tố bắt bước để quản lý hiệu quả Trong thời gian sắp tới, công ty định hướng tập trung nhiều hơn vào nghiên cứu các hệ thổng giảm thiểu sai sót trong việc khai báo và mở rộng phạm vi phục vụ của phần mềm quản lý WINTA hiện tại
Nhận thấy được tiềm năng phát triển của ngành, ban lãnh đạo Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam đánh giá việc hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không là một yếu tố bắt buộc để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời gian tới.
Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam
4.2.1 Xây dựng thêm các chương trình đào tạo, nâng cao năng lực nghiệp vụ và kiến thức về ngành Đầu tiên để cải thiện quy trình, yếu tố trước tiên là con người Nguồn nhân lực đầu vào cao nhưng cần xây dựng thêm các chương trình đào tạo, nâng cao năng lực nghiệp vụ và kiến thức về ngành Đặc biệt là bộ phận nhân viên chăm sóc khách hàng, khác với bộ phận pricing hay bộ phận khai báo, nhân viên chăm sóc khác hàng là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin và tư vấn trong quá trình thao tác hàng, nhưng những hạn chế về kiến thức dẫn đến việc không hiểu được ý cần hỏi của nhân viên thao tác hoặc tư vấn không chính xác cho khách hàng Tiếp đến là bộ phận khai báo hải quan, ngay từ định hướng phát triển của công ty là tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ tư vấn, chính vì vậy bộ phận khai báo cần không ngừng cập nhật thông tin, các thông tư nghị định mới để kịp thời tư vấn và đưa
46 ra phương án xử lý cho khách hàng Các bộ phận trong công ty cần có những buổi đào tạo chéo, traning về những vấn đề khác nhau
4.2.2 Tìm kiếm nhà cung cấp có năng lực cung ứng tốt và chi phí hợp lý
Hiện tại số lượng vender của công ty còn ít, riêng tuyến Nội Bài – tới các tỉnh chỉ có duy nhất nhà xe Hà Minh Anh, dẫn đến chưa có sự cạnh tranh về chi phí đầu vào giữa các vender, bộ phận pricing cần tìm và đàm phán để có được mức giá đầu vào và chất lượng dịch vụ tốt hơn Đối với nhà cung cấp hiện tại, công ty cần thường xuyên đưa ra đánh giá về khả năng cung cấp dịch vụ của các vender, có những phản hồi và yêu cầu đối với vender để cải thiện chất lượng dịch vụ Đối với nhà cung cấp mới, cần xây dựng hợp đồng với những điều khoản ràng buộc chặt chẽ và đặt ra những yêu cầu cụ thể lựa chọn ngay khi tìm kiếm để tránh mất thời gian và đàm phán
4.2.3 Xây dựng đội ngũ nhân viên kỹ thuật có kiến thức về ngành logistics
Việc cải thiện và xây dựng thêm hệ thống cải thiện rủi ro trong vấn đề khai báo là định hướng của công ty, để làm được điều này ngay từ khâu tuyển dụng công ty cần tập trung tìm kiểm nguồn nhân lực có kinh nghiệm, kiến thức về ngành logistics thay vì chỉ tìm kiếm nhân lực thuộc lĩnh vực IT, như vậy thời gian tìm hiểu về ngành sẽ gây mất thời gian và không mang lại hiệu quả cao
4.2.4 Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp Để thực hiện được những giải pháp được đề xuất phía trên, những điều kiện doanh nghiệp cần có để giải pháp đạt hiệu quá cao nhất:
Thứ nhất, văn hóa doanh nghiệp hướng tới sự hòa đồng, tích cực trao đổi Việc trao đổi giữa các nhân viên thuộc cùng bộ phận và giữa các bộ phận là rất quan trọng, nếu muốn học hỏi kinh nghiệm, nâng cao nghiệp vụ các nhân viên trong cùng bộ phận khai báo nên thường xuyên cập nhật tin tức với nhau, nhân viên điều xe cần có những buổi training với nhân viên chăm sóc khách hàng để đào tạo về quy trình điều xe để chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho việc lấy hàng, hay bộ phận khai báo cần có những buổi đào tạo cho bộ phận sales, CSKH về việc kiểm tra lại tờ khai hải quan, tư vấn cho khách hàng về chính sách,
Thứ hai, nguồn lực tài chính Đây là điều không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp, có một nguồn tài chính vững chắc giúp công ty đầu tư xây dựng hệ thống quản lý tốt hơn, phát triển thêm các dịch vụ mới ví dụ như xây dựng kho ngoại quan, đảm bảo các khoản chi hộ không bị gián đoạn khi làm thanh toán và đặc biệt là nâng cao uy tín đối với đối tác là các vender và khách hàng
Thứ ba, chính sách phúc lợi Nguồn nhân lực của một công ty không thể luôn thay đổi và biến động, tỷ lệ người lao động gắn bó lâu dài với công ty phần nhiều phụ
47 thuộc vào chính sách phúc lợi Công ty đưa ra nhiều chương trình đào tạo để nâng cao năng lực của nhân sự nhưng thời gian gian nhân sự gắn bó lại ngắn thì những chương trình đào tạo đó sẽ không mang lại hiệu quả
4.2.5 Dự kiến hiệu quả mang lại
Với những yêu cầu và đề xuất được đề cập phía trên Công ty TNHH Logistics Quốc tế ADP Loxson Việt Nam được kỳ vọng sẽ đạt được những mục tiêu, định hướng phát triển đã đặt ra trong ngắn hạn và dài hạn
Về nguồn nhân lực, 100% nhân sự công ty sẽ gắn bó từ 3 năm trở lên, chất lượng nguồn nhân lực được cải thiện, khả năng xử lý các vấn đề phát sinh của nhân viên chăm sóc khách hàng trên mức 80% Số lượng nhân lực công ty tăng lên 100 nhân sự vào năm 2025, mở rộng quy mô phạm vi phục vụ
Tỷ lệ sai sót trong vấn đề khai báo giảm từ 18% xuống còn dưới 4% trong năm tiếp theo Sau khi phát triển hoàn thiện hệ thống quản trị rủi ro trong khai báo hải quan tích hợp với phần mềm WINTA, tỷ lệ sai sót giảm xuống dưới mức 1% Các lỗi sai do bất cẩn về đánh máy là 0% Thời gian phản hồi và tư vấn thủ tục các lô hàng được rút ngắn, tính chính xác và đầy đủ được nâng cao
Thời gian thông quan và giao hàng đối với lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không giảm xuống còn dưới 2 ngày kể từ khi hàng về tới kho hàng không quốc tế Thời gian thanh toán và nhận lệnh giao hàng rút ngắn trong vòng 1 ngày sau khi nhận được thông báo hàng đến của lô hàng.
Các khuyến nghị đối với nhà nước và cơ quan hữu quan
Đi cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội, số lượng các doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không ngày càng nhiều Tuy nhiên, quy mô của các doanh nghiệp thuộc loại hình trung bình nhỏ là chủ yếu Để thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước, chính phủ và nhà nước cần có sự trợ giúp, chính sách linh hoạt tạo điều kiện cho các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa trong nước vượt qua các rào cản kinh doanh quốc tế, tiếp cận tốt hơn với thị trường quốc tế
Thứ nhất, về hệ thống chính sách cần điều chỉnh, bổ sung hệ thống pháp luật, văn bản quy phạm pháp luật, thông tin, tiêu chuẩn quốc tế liên quan đến vận chuyển hàng hóa nhập khẩu đặc biệt bằng đường hàng không để đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi, trách nhiệm của doanh nghiệp Hệ thống chính sách cần có sự thống nhất, và phù hợp với chính sách quốc tế
Thứ hai, chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thực hiện các thủ tục hải quan và các hạng mục giám sát để đơn giản quy trình và tiết kiệm thời gian, giảm bớt chi phí về thủ tục giấy tờ, tiết kiệm thời gian và giúp doanh nghiệp kiểm soát
48 và quản lý được thông tin về hàng hóa mọi lúc mọi nơi Hiện tại, tại kho hàng không quốc tế Nội Bài, nhân viên hiện trường vẫn cần xếp hàng bóc chứng từ lấy số, kho hàng không chưa được tối ưu hóa, vào những lúc quá tải dẫn đến thời gian lấy hàng ra khỏi kho bị muộn
Thứ ba, về phía ngành giao thông vận tải, khuyến khích đầu tư từ khối tư nhân vào hệ thống cảng hàng không, còn ngân sách nhà nước tập trung đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông Ngoài ra, Việt Nam có thể xem xét xây dựng dự án phát triển cơ sở hạ tầng giao thông tiềm năng theo mô hình hợp tác công tư, tiếp tục triển khai xây dựng các dự án sân bay giảm thiểu tình trạng ùn tắc, quá tải ở các kho hàng không hiện tại với các dự án tiềm năng cần tập trung tạo điều kiện thiết thực và hỗ trợ triển khai thành công Áp dụng dây dựng các mô hình kho tiên tiến trên thế giới để nâng cao năng lực khai thác
Thứ tư, về phía cơ quan hải quan, cơ quan hải quan công khai toàn bộ thủ tục hải quan để doanh nghiệp nắm vững và làm đúng, đồng thời ứng dụng công nghệ số trong quản lý và khai hải quan nhằm thực hiện công cuộc đổi mới, hiện đại hóa thủ để Việt Nam thủ tục hải quan ngày được công nhận rộng rãi các tiêu chuẩn hải quan quốc tế; nâng cao chất lượng dịch vụ hải quan, đáp ứng yêu cầu phát triển doanh nghiệp Bên cạnh sự hỗ trợ của lãnh đạo ngành hải quan, các doanh nghiệp cũng cần có sự hợp tác tích cực Cần chỉ rõ thời gian tối đa cho việc làm thủ tục cho từng loại hình cụ thể hoặc một lô hàng xuất khẩu để doanh nghiệp chủ động tính toán chuẩn bị các chứng từ, cử nhân viên thực hiện tránh kéo dài thời gian, tốn thêm các chi phí khác
