Với mục tiêu tạo nên một hội nghị khách hàng thành công cho Vinfast, bài thảo luận này sẽ đi sâu vào việc lập kế hoạch, phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm, đồng thời đư
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Nhóm làm việc
Theo Trung tâm từ điển học (2013), nhóm được hiểu là một tập hợp gồm một số cá thể được hình thành theo những nguyên tắc nhất định Để tìm hiểu rõ hơn về nhóm làm việc, các quan điểm của Katzenback và Smith (1993), Salas và các cộng sự (1992) và các tác giả Harvard Business School (2006) đã tiếp cận nhóm làm việc trên góc độ phương thức hoạt động và mục tiêu (kết quả) nhóm làm việc, từ đó có thể rút ra kết luận về nhóm làm việc: “Nhóm làm việc là sự liên kết của hai hay nhiều cá nhân có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau cùng nhau làm việc đề hoàn thành mục tiêu chung xác định.”
Thứ nhất, nhóm làm việc có định hướng mục tiêu chung Mục tiêu của nhóm làm việc và ranh giới mục tiêu giữa các nhóm làm việc với nhau trong một tổ chức phải được xác định rõ ràng Nhóm làm việc thường được hình thành trong một tổ chức, hoạt động nhằm phục vụ mục tiêu, nhiệm vụ chung của tổ chức đó Các thành viên trong nhóm làm việc phải cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của cả nhóm, cùng phải xác định lợi ích nhóm được đặt lên trên lợi ích cá nhân
Thứ hai, các thành viên trong nhóm làm việc có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau Giữa các thành viên nhóm làm việc luôn tổn tại một sự kết nối, tin tưởng và chia sẻ với nhau về những hoạt động và mục tiêu chung Chính sự kết nối này đã làm nên các giá trị văn hóa, ý tưởng, nhận thức chung được các thành viên trong nhóm làm việc xây dựng và phát triển trong quá trình cùng nhau làm việc
Thứ ba, các thành viên trong nhóm làm việc cần phải nhận thức rõ ràng họ là một tập thể phụ thuộc vào nhau, nhóm sẽ đạt được mục tiêu chung nếu tất cả các thành viên trong nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Các thành viên trong nhóm phải coi rằng công việc là trách nhiệm chung của cả nhóm mặc dù các cá nhân có thể thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ
Thứ tư, các thành viên trong nhóm làm việc có mức độ ảnh hưởng và liên đới chịu trách nhiệm cùng nhau đối với công việc và mục tiêu chung Sự thành công của nhóm làm việc là công sức của tất cả các thành viên trong nhóm Ngược lại nếu tất cả các thành viên
3 trong nhóm gặp thất bại thì nhóm sẽ không thể hoàn thành được mục tiêu thì tất cả thành viên trong nhóm sẽ thất bại
Thứ năm, mỗi quan hệ cấu trúc trong nhóm làm việc là khá chặt chẽ Nhóm làm việc có phương thức hoạt động và quy trình làm việc được tổ chức chặt chẽ cho dù sự ổn định về các thành viên trong nhóm chỉ trong một khoảng thời gian nhất định hay lâu dài Trong nhóm làm việc, các nhiệm vụ và quyền hạn của các thành viên được phân công cụ thể, rõ ràng
Thứ sáu, trong nhóm làm việc, các thành viên có sự tương tác và tác động qua lại với nhau Do nhóm làm việc thực hiện công việc qua sự phối hợp hoạt động chặt chẽ của các thành viên trong nhóm, đồng thời phối hợp khai thác năng lực và sở trường của các thành viên để đạt được hiệu quả công việc cao nhất
Thứ bảy, nhóm làm việc cần tạo động lực cá nhân cho các thành viên trong nhóm Nếu mọi người thành công trong vai trò một nhóm thành công, họ sẽ thu được nhiều thứ hơn
Họ sẽ cảm thấy sự gắn bó, tính cộng đồng với các thành viên trong nhóm.
Quản trị nhóm làm việc
Quản trị nhóm làm việc cũng là một hoạt động quản trị trong đó quản trị được hiểu là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường với bốn chức năng quản trị cơ bản là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Theo đó, quản trị nhóm làm việc là quá trình thực hiện các chức năng như:(1) hoạch định nhóm làm việc, bao gồm việc xác định mục tiêu chung, lập kế hoạch cho nhóm làm việc; (2) tổ chức điều phối các nguồn lực của nhóm làm việc; (3) lãnh đạo các thành viên trong nhóm cùng hướngtới mục tiêu chung:
(4) kiểm soát nhóm làm việc, bao gồm việc kiểm tra thường xuyên và giám sát các hoạt động của nhóm làm việc, từ đó kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ nhóm làm việc và giữa nhóm làm việc với phần còn lại của tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu nhất định
Như vậy, quản trị nhóm làm việc được hiểu là tổng hợp các hoạt động cơ bản bao gồm xây dựng nhóm, giao tiếp nhóm, lãnh đạo nhóm và đánh gias nhóm làm việc nhằm thực
4 hiện mục tiêu chung đã xác định của nhóm làm việc đồng thời thỏa mãn mục tiêu của các thành viên trong nhóm làm việc
1.2.2 Nội dung cơ bản của quản trị nhóm làm việc
Xây dựng nhóm làm việc Xây dựng nhóm làm việc là quá trình hình thành ý thức làm việc theo nhóm mạnh mẽ thông qua việc thiết lập mục tiêu, lựa chọn các thành viên nhóm, thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm, làm rõ vai trò và cách thức giải quyết các vẫn đề nhằm tạo lập môi trường hoạt động thuận lợi và hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu xác định Xây dựng nhóm làm việc là một nội dung thường được nhà quản trị triển khai trong giai đoạn đầu tiên khi nhóm làm việc được thành lập
Giao tiếp trong nhóm làm việc Giao tiếp nhóm là một nội dung quan trọng của quản trị nhóm làm việc Thông qua quá trình giao tiếp, các thành viên trong nhóm sẽ thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ cần thiết, kết hợp các kỹ năng của các thành viên để tạo điều kiện cho quá trình trao đổi thông tin và tương tác giữa các thành viên của nhóm nhằm giúp các thành viên hoàn thành các côngviệc được giao một cách hiệu quả nhất
Lãnh đạo nhóm làm việc Lãnh đạo nhóm là một quá trình trong đó nhà quản trị nhóm tác động và gây ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm nhằm hướng tới đạt được mục tiêu chung của cả nhóm Các tác động của nhà quản trị trong hoạt động lãnh đạo nhóm làm việc bao gồm việc huấn luyện, tạo động lực và giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm làm việc để thúc đây từng thành viên trong nhóm tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các nhiệm vụ được phân công Đánh giá nhóm làm việc Đánh giá cung cấp thông tin cho biết nhóm đang được triển khai như thế nảo, là cơ sở cho những hướng dẫn và điều chỉnh kịp thời để các thành viên hoàn thành tốt công việc của mình và đạt được mục tiêu đã đề ra một cách tốt nhất.
Xây dựng nhóm làm việc
Ngày nay, nhóm làm việc là một thành phần ngày càng phổ biến trong các tổ chức, để nhóm hoạt động đạt hiệu quả cao, tạo ra sự cộng hưởng giữa các thành viên, thì vấn đề đầu tiên cần quan tâm làm tốt phải bắt đầu từ giai đoạn xây dựng nhóm Xây dựng nhóm được định nghĩa như sau: “Xây dựng nhóm làm việc là toàn bộ các hoạt động được nhà
5 quản trị triển khai trong giai đoạn thành lập nhóm, bao gồm việc lựa chọn các thành viên nhóm; xác định và phổ biển mục tiêu chung của nhóm; xây dựng các nét đặc trưng của nhóm, phân công công việc cho các thành viên nhóm và thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm nhằm giúp nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung đã đề ra”
1.3.2 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc
Các tiêu chí lựa chọn thành viên dựa trên yêu cầu công việc của nhóm thường bao gồm các nhóm yếu tô theo mô hình ASK: Thái độ/phẩm chất (Attitude), Kỹ năng (Skill), Kiến thức (Knowledge)
* Nhóm tiêu chí về kiến thức: trình độ chuyên môn chính là sự kết hợp giữa những hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ và những kinh nghiệm liên quan có được Nhà quản trị nhóm sẽ quyết định các thành viên tham gia nhóm cần có những kiến thức, kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực chuyên môn cụ thể nào, mức độ chuyên sâu đến đâu
* Nhóm tiêu chí về kỹ năng: Nhà quản trị nhóm có thể xem xét và đánh giá những kỹ năng sau để lựa chọn thành viên nhóm phù hợp với mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm làm việc
- Kỹ năng chuyên môn: Khả năng chuyên môn cụ thể gắn với nhiệm vụ mà nhóm cần giải quyết cũng như nhiệm vụ mà thành viên đó dự kiến đảm nhận trong nhóm
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng của cá nhân trong việc phân tích các tình huống khó khăn hay bế tắc, từ đó đưa ra giải pháp khả thi nhất
- Kỹ năng tương tác cá nhân: Khả năng phối hợp, làm việc hiệu quả với người khác
- Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp với các bộ phận khác, sự am hiểu về tình hình công ty và khả năng sở hữu một mạng lưới xã hội
* Nhóm tiêu chí về phẩm chất/thái độ: Ngoài việc tìm kiếm những kiến thức, kỹ năng phù hợp với nhiệm vụ nhóm được giao, nhà quản trị còn mong muốn tìm kiếm ở ứng viên tiềm năng những thái độ, phẩm chất cần thiết giúp làm việc nhóm hiệu quả
- Hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn
- Tôn trọng phong cách làm việc của người khác
1.3.3 Phân công công việc của nhóm làm việc
Mỗi người vẫn phải được phân công nhiệm vụ rõ ràng và chịu trách nhiệm trước nhà quản trị nhóm, cũng như cả nhóm về tiến độ, chất lượng công việc được giao Nhà quản trị nhóm là người phân công công việc, nghĩa là giao cho thành viên nhóm trách nhiệm và quyền hạn đề thực hiện công việc Song song với phân công công việc, nhà quản trị nhóm cần cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết và quyền tự quyết nhất định phần việc của nhóm viên
Nguyên tắc trong phân công công việc:
- Đúng người, đúng việc, đúng năng lực, đúng thời điểm
- Rõ ràng, công khai, minh bạch
- Có kiểm tra, giám sát và phản hồi kết quả.
Các bước xây dựng kế hoạch
Kế hoạch làm việc cho một nhóm nhỏ là một lộ trình về cách nhóm làm việc sẽ thực hiện một dự án Kế hoạch làm việc về cơ bản là một bản thảo cần thực hiện, mục tiêu dự định đạt được và tổng quan chung về vị trí của dự án Kế hoạch của một nhóm làm việc cho thấy các mục tiêu dự án một cách rõ ràng, công việc mà mỗi người đã được giao Kế hoạch làm việc đóng vai trò như một bức tranh vẽ ra quá trình thực hiện công việc, lấy ý kiến từ các bên liên quan và thay đổi những gì cần thay đổi để có thể đạt được kết quả tốt nhất Xây dựng kế hoạch làm việc cho một nhóm, nơi nhà quản trị có thể hình dung ra điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và bất kỳ mối đe dọa nào mà họ phải đối mặt Việc phác thảo mọi thứ giúp nhà quản trị hình dung được những gì họ có thể mong đợi trong quá trình thực hiện một dự án
1.4.2 Các bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện
● Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện Đầu tiên, cần xác định rõ mục tiêu chính của sự kiện Mục tiêu có thể là tăng cường nhận diện thương hiệu, tạo cơ hội networking, giới thiệu sản phẩm mới, hay gây quỹ cho một tổ chức từ thiện, Đảm bảo mục tiêu phải tuân theo nguyên tắc SMART, bao gồm cụ thể, đo lường được, phù hợp với sự kiện và có thời gian cụ thể Dựa trên mục tiêu và các yếu tố khác nhau, xác định loại hình sự kiện phù hợp
● Xác định đối tượng khách mời tham gia
Dựa trên mục tiêu sự kiện, xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Họ có thể là khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà tài trợ, cộng đồng cụ thể, hoặc bất kỳ nhóm người nào có liên quan đến mục tiêu của sự kiện Sau đó, xác định số lượng và phạm vi khách mời
Xây dựng hồ sơ của khách hàng mục tiêu, bao gồm thông tin như tên, thông tin liên lạc, vai trò trong sự kiện, Điều này giúp quản lý và theo dõi thông tin về khách hàng mục tiêu Nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra hiệu quả, khi lên kế hoạch cần chọn ra đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu sự kiện, tránh truyền thông sai đối tượng, gây lãng phí ngân sách và nguồn lực
● Xác định chủ đề, thông điệp sự kiện
Chủ đề là nội dung chính của sự kiện, là sợi chỉ đỏ xuyên suốt toàn bộ chương trình Khi xác định chủ đề, cần lưu ý nó phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và phù hợp với mục đích, đối tượng khách mời Sau đó tiến hành xây dựng thông điệp mà ban tổ chức muốn truyền tải đến các khách mời Thông điệp cần rõ ràng, súc tích và có tính thuyết phục cao
● Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Bước này cần được thực hiện sau khi đã xác định được loại hình, mục tiêu, đối tượng khách mời và ý tưởng, chủ đề của sự kiện Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện
● Dự trù chi phí cho toàn bộ sự kiện
Tạo một danh sách chi tiết về các yếu tố liên quan đến sự kiện và định rõ những khoản chi tiêu có thể phát sinh Các yếu tố này có thể bao gồm: thuê địa điểm, âm thanh và ánh sáng, thiết bị kỹ thuật, trang trí, dịch vụ nhà hàng, vận chuyển, quảng cáo và Marketing, tiền lương nhân viên,
Tiếp theo, nghiên cứu các nhà cung cấp và nhà tài trợ tiềm năng để thu thập thông tin về giá cả và các gói dịch vụ So sánh các ưu điểm và giá trị của từng nhà cung cấp để có cái nhìn tổng quan về các lựa chọn và chi phí liên quan Dựa trên thông tin thu thập được, ước tính chi phí cho từng yếu tố trong danh sách Bao gồm ước tính chi phí tương đối và cố gắng có bản kế hoạch tài chính sơ bộ cho sự kiện
Sau đó, tiến hành xác định các nguồn tài chính có sẵn để hỗ trợ sự kiện Bao gồm ngân sách từ tổ chức, các nhà tài trợ, hoặc các nguồn tài chính khác như vé bán ra hoặc tiền thu được từ các hoạt động liên quan Dựa trên ước tính chi phí và nguồn tài chính, hãy lập kế hoạch tài chính chi tiết cho sự kiện Tạo một bảng tính hoặc tài liệu tài chính để ghi lại các khoản thu và chi cụ thể
Trong quá trình tổ chức sự kiện, có thể phát sinh các chi phí ngoài dự kiến Do đó, cần dự trù một khoản chi phí phát sinh, thường chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách
● Xác định quan hệ đối tác & nhà tài trợ Đối với các sự kiện quy mô, đòi hỏi mức ngân sách lớn hoặc có nhiều hạng mục phải thực hiện, các nhà tài trợ hoặc đối tác sẽ giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn Điều này được thể hiện thông qua việc cộng tác hoặc tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hay trang thiết bị
Xác định những đối tượng mà doanh nghiệp muốn hợp tác, bao gồm các công ty, tổ chức phi lợi nhuận, cá nhân hoặc các đối tác liên quan Đối tượng này phải liên quan đến sự kiện và có thể mang lại giá trị cho cả hai bên Sau đó, tiến hành nghiên cứu về các đối tác và nhà tài trợ tiềm năng Tìm hiểu về hoạt động, giá trị và mục tiêu của họ để xác định xem liệu họ phù hợp với sự kiện đó hay không
● Lên timeline chi tiết và kịch bản cho sự kiện
Timeline chi tiết là bản tóm tắt các công việc cần thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện, bao gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, người phụ trách và các yêu cầu cần thiết Timeline chi tiết giúp người tổ chức sự kiện có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quá trình, từ đó phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý
● Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Xác định các phương tiện truyền thông mà doanh nghiệp muốn sử dụng, chẳng hạn như báo chí, truyền hình, radio, truyền thông xã hội, email marketing, hoặc website sự kiện Xác định các hoạt động cụ thể như viết bài báo, phát sóng truyền hình, tạo nội dung trên mạng xã hội và xác định lịch trình cho mỗi hoạt động
● Phân công nhân sự bố trí sự kiện
Xác định nhu cầu nhân sự cho sự kiện dựa trên quy mô, loại hình sự kiện và các yêu cầu cụ thể Xem xét các vai trò như đội ngũ tổ chức, quản lý sự kiện, quảng cáo, an ninh, âm thanh, ánh sáng và các chuyên gia kỹ thuật khác Định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện Đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình và hoàn thành tốt vai trò đã được phân công
● Xây dựng kế hoạch dự phòng và quản trị rủi ro
LIÊN HỆ THỰC TIỄN DOANH NGHIỆP VINFAST
Giới thiệu doanh nghiệp và hội nghị tri ân khách hàng
● Giới thiệu về doanh nghiệp
VinFast là công ty thành viên thuộc tập đoàn Vingroup, một trong những Tập đoàn Kinh tế tư nhân đa ngành lớn nhất Châu Á Với triết lý “Đặt khách hàng làm trọng tâm”, VinFast không ngừng sáng tạo để tạo ra các sản phẩm đẳng cấp và trải nghiệm xuất sắc cho mọi người
VINFAST là Công ty thành viên của Tập đoàn Vingroup được kết nối từ chuỗi viết tắt của các từ: Việt Nam - Phong cách - An toàn - Sáng tạo - Tiên phong với ý nghĩa tôn vinh xe thương hiệu Việt Sự ra đời của VinFast thể hiện khát vọng xây dựng một thương hiệu Việt Nam có tầm thế giới, khẳng định khả năng làm chủ các công nghệ hiện đại của người Việt Thông qua lĩnh vực sản xuất ô tô, xe máy điện, và các phương tiện giao thông thân thiện với môi trường - một trong những ngành công nghiệp mang tính dẫn dắt, Vingroup mong muốn tham gia góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành công nghiệp nặng và chế tạo tại Việt Nam, góp phần thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
● Giới thiệu về hội nghị
Hội nghị khách hàng là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng Sự kiện này không chỉ là dịp để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn mà còn là cơ hội để lắng nghe ý kiến, củng cố mối quan hệ và xây dựng lòng trung thành với khách hàng Hiểu được điều này, VinFast đã tổ chức triển khai “Hội nghị khách hàng đặc biệt 2024” gửi lời tri ân sâu sắc đến những khách hàng, đối tác đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng VinFast từ những ngày đầu tiên đặt những viên gạch đầu tiên cho ước mơ mang thương hiệu ô tô Việt Nam ra thế giới Qua đó, VinFast có thể lắng nghe trực tiếp ý kiến, đóng góp từ phía khách hàng để không ngừng cải tiến và hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ, nhằm mang đến những trải nghiệm tốt nhất Đồng thời, VinFast sẽ giới thiệu những dòng xe mới, những công nghệ tiên tiến nhất, qua đó khẳng định vị thế tiên phong trong ngành công nghiệp ô tô Việt Nam
Kế hoạch tổ chức “Hội nghị khách hàng đặc biệt 2024”
2.2.1 Mục đích - Mục tiêu - Yêu cầu a Mục đích
● Giao lưu, tri ân khách hàng: Thể hiện sự quan tâm, cảm ơn đến những khách hàng đã đồng hành cùng doanh nghiệp
● Xây dựng và củng cố mối quan hệ với khách hàng: Xây dựng và củng cố mối quan hệ lâu dài với khách hàng hiện tại
● Giới thiệu sản phẩm mới và các dịch vụ: Ra các dòng xe mới, công nghệ tiên tiến, Qua đó, khách hàng có cơ hội trực tiếp trải nghiệm và hiểu rõ hơn về giá trị mà VinFast mang lại
● Thu thập phản hồi để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ: Thu thập ý kiến từ khách hàng về sản phẩm, dịch vụ, và chất lượng phục vụ, từ đó có thể cải tiến và hoàn thiện hơn nữa các sản phẩm trong tương lai b Mục tiêu
- Thu hút được ít nhất 300 khách hàng tham gia sự kiện trải nghiệm sản phẩm
- Tăng cường mối quan hệ với 80% khách hàng VIP hiện tại trong vòng 2 tháng cuối năm 2024
- Xây dựng cộng đồng khách hàng trung thành, tăng tỉ lệ khách hàng quay lại lên 30% trong 6 tháng tiếp theo
- Tạo ra 300 bài đăng tích cực trên mạng xã hội về sự kiện trước, trong và sau sự kiện 1 tuần
- Đạt được 200 đơn đặt hàng trước cho sản phẩm xe điện mới trong tháng 11
- Giải đáp thắc mắc của 80% khách hàng về công nghệ và tính năng của sản phẩm mới trong khi tổ chức sự kiện
- Thu thập được ít nhất 150 ý kiến phản hồi từ khách hàng về sản phẩm/dịch vụ hiện tại c Yêu cầu
● Chuyên nghiệp: Tổ chức chu đáo, quy trình tiếp đón gây ấn tượng tốt với khách hàng
● Sáng tạo và tương tác: Chương trình phải có sự tương tác, giao lưu với khách hàng
● Tối ưu chi phí: Đảm bảo hiệu quả trong phân bổ ngân sách
● Thời gian, địa điểm tổ chức
- Địa điểm: Trung tâm Hội nghị Almaz
● Thành phần tham dự: 400 người
- Ban lãnh đạo: Tổng giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc phụ trách các lĩnh vực liên quan
- Đội ngũ chuyên môn: Kỹ sư, nhà thiết kế, chuyên gia về xe điện, nhân viên kinh doanh, chuyên viên chăm sóc khách hàng
- Đại diện các phòng ban: Truyền thông, tổ chức sự kiện, tài chính, pháp lý (để hỗ trợ trong quá trình tổ chức và giải đáp các thắc mắc)
➢ Đối tác: Các đại lý phân phối, đối tác, nhà cung cấp
- Công ty Contemporary Amperex Technology Co Limited (CATL)
- Công ty Gotion High-Tech
- Tập đoàn Boston Consulting Group (BCG)
- Đại diện đến từ MB Bank
- Đại diện đến từ BIDV
- Đại diện đến từ Đại học Bách khoa Hà Nội
- Đại diện đến từ Đại học Sư phạm Kỹ thuật
- Hiệp hội các nhà sản xuất ô tô Việt Nam
- Hiệp hội các nhà nhập khẩu ô tô Việt Nam
- Đại diện các đại lý bán hàng của Vinfast trên toàn quốc
- Khách hàng thân thiết: Top 100 khách hàng mua xe nhiều nhất, khách hàng thường xuyên sử dụng dịch vụ
- Khách hàng tiềm năng: Những người đã từng quan tâm đến sản phẩm của Vinfast, hoặc có nhu cầu mua xe ô tô điện
- Đại diện các câu lạc bộ, cộng đồng ô tô: Mời đại diện các câu lạc bộ, cộng đồng ô tô có ảnh hưởng lớn để tăng tính lan tỏa của sự kiện
- Phóng viên báo Báo Mới, Phóng viên báo Dân trí, Phóng viên báo Thông Tấn Xã Việt Nam,
- Truyền hình Cáp Việt Nam, Đại diện kênh truyền thông Schannel Network
➢ Nhân sự tổ chức sự kiện: Đội ngũ kỹ thuật, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên hỗ trợ sự kiện
STT Thời gian Thời lượng
Hạng mục Nội dung Phụ trách Ghi chú
30p Đón khách - Nhân viên đón khách tại cửa, hướng dẫn khách mời đến bàn lễ tân
- Lễ tân cài hoa cho khách, xin lại thư mời và hỗ trợ khách check in
- Đại diện BLĐ chào đón khách mời, đại biểu, chụp hình kỷ niệm
- Hướng dẫn khách mời đến và ổn định chỗ ngồi Đội lễ tân,
Nhân sự đến sớm 30 để kiểm tra lại hiện trường và quán lí tiến độ
- MC giới thiệu và gửi lời chào, lời cảm ơn đến toàn thể khách mời
- Tiết mục văn nghệ mở đầu chương trình
Vũ đoàn bước nhảy Đội lễ tân vẫn ở ngoài để hỗ trợ khách đến muộn
15p Giới thiệu ban điều hành, khách mời
MC giới tiệu ban điều hành và khách mời
10p Clip hành trình hoạt động + tri ân các đối tác, khách hàng trong thời gian vừa qua
Mời quý đại biểu, đối tác, quý khách xem thước phim hành trình của công ty trong vòng 1 năm qua
- MC tỏ lòng biết ơn của Công ty với đối tác, khách hàng đã cùng hợp tác suốt thời gian qua
MC - Đội kỹ thuật hình ảnh trình chiếu
MC mời đại diện BLĐ công ty lên phát biểu khai mạc tri ân khách hàng - BLĐ phát biểu gửi lời ơn khách hàng, đề ra mục tiêu mới của công ty
Bài phát biểu lãnh đạo cần được soạn sẵn
6 9h20-9h40 30p Vinh danh đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu, xuất sắc
MC mời những đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu đạt được thành tích xuất sắc lên sân khấu - MC mời BLĐ công ty lên sân khấu thực hiện trao quà và tặng hoa cho các đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu
MC gửi lời cảm ơn nồng nhiệt và lời biết ơn chân
MC - BLĐ của công ty
16 thành đến đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu
1h00 Giới thiệu sản phẩm mới
Trình bày tính năng nổi bật của xe điện mới
Sử dụng màn LED và video, Demo sản phẩm thực tế
45p Giao lưu và tọa đàm
Khách hàng chia sẻ, đặt câu hỏi Lắng nghe phản hồi từ khách hàng
Ban lãnh đạo đại diện cho Vinfast, giám đốc mảng CSKH
Thu thập tờ phiếu khảo sát khách hàng
Thu lại sau khi kết thúc phần giao lưu
5p Khai tiệc Lãnh đạo công ty, khách mời cùng nâng ly khai tiệc
Ban tổ chức, Bộ phận tổ chức tiệc
Tiệc Các khách mời dùng tiệc, giao lưu tự do Đơn vị tổ chức tiệc
Văn nghệ - Tiết mục hát
- Tiết mục múa hiện đại
Chương trình trải nghiệm và lái thử xe
Tạo không gian cho các khách hàng trải nghiệm dòng xe mới và lái thử 1 số dòng xe nổi bật của Vinfast (VF5, VF6, VF7, VF8)
Bộ phận kinh doanh cử ra 30 nhân viên giỏi để tư vấn khách hàng
Chương trình bốc thăm minigame trúng thưởng
Trao giải voucher và quà tặng
Ban lãnh đạo, đội lễ tân
30p Kết thúc và tri ân
Trao quà cho các đối tác, khách hàng thân thiết, lời chào kết thúc
2.2.3 Dự trù kinh phí tổ chức
STT Hạng mục ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thuê địa điểm tổ chức hội nghị ngoài trời tại
Trung tâm Hội nghị Almaz phòng 1 50.000.000 50.000.000
2 Dịch vụ dựng sân khấu trọn gói (bao gồm cả âm thanh và ánh sáng) gói 2 30.000.000 60.000.000
5 Bốc thăm và giải thưởng gói 1 10.000.000 10.000.000
6 Phần thưởng trong mini game gói 1 50.000.000 50.000.000
7 Gói dịch vụ quay phim, chụp ảnh sự kiện gói 2 15.000.000 30.000.000
9 Truyền thông sự kiện gói 1 15.000.000 15.000.000
10 Thuê ca sĩ biểu diễn người 1 50.000.000 50.000.000
11 Liên hoan tổng kết sau hội nghị gói 2 10.000.000 20.000.000
12 Quà tặng cho khách bộ 50 500.000 25.000.000
13 Chi phí phát sinh gói 1 10.000.000 10.000.000
14 Nhân viên hỗ trợ sự kiện người 20 1.000.000 20.000.000
STT Công việc Người phụ trách
Chuẩn bị trước sự kiện
1 Lập kế hoạch tổng thể Trưởng ban tổ chức (1 người)
1/10/2024 Xác định mục tiêu, đối tượng, địa điểm, thời gian, ngân sách
2 Thiết kế chương trình Trợ lý trưởng ban (1 người)
10/10/2024 Lựa chọn chủ đề, các nội
20 dung hội nghị, lên danh sách khách mời
3 Chuẩn bị kinh phí tổ chức sự kiện
Bộ phận kế toán (2 người)
15/10/2024 Tính toán và phân bổ kinh phí cho từng hạng mục, bao gồm thuê địa điểm, quà tặng, ăn uống
4 Thiết kế tài liệu Bộ phận thiết kế (3 người)
20/10/2024 Thông tin về công ty, agenda sự kiện, brochure sản phẩm, thông tin liên hệ, video trình chiếu…
5 Thuê địa điểm Nhân viên hậu cần
25/10/2024 Liên hệ, đặt cọc, kiểm tra trang thiết bị
6 Chuẩn bị trò chơi, chương trình văn nghệ
Bộ phận tổ chức sự kiện
30/10/2024 Lựa chọn trò chơi, tiết mục, liên hệ nghệ sĩ, tập luyện
7 Chuẩn bị truyền thông Bộ phận
25/10/2024 Thiết kế và gửi giấy mời, thiệp
21 người) mời, video quảng bá sự kiện, gửi link tham dự trước sự kiện Trong quá trình diễn ra sự kiện
8 Chuẩn bị tài liệu hội nghị và quà tặng
Nhân viên hậu cần (5 người)
Kiểm tra và đóng gói tài liệu hội nghị (thông tin về công ty, agenda sự kiện, brochure sản phẩm, thông tin liên hệ, v.v.)
- Chuẩn bị quà tặng khách hàng (nếu có), đảm bảo đủ số lượng và chất lượng
9 Chuẩn bị cho công tác đón khách
Bộ phận bảo vệ (3 người) Đón khách ở cửa Công ty và hướng dẫn khách gửi xe
10 Hỗ trợ khách hàng vào Nhân viên lễ - Hướng dẫn
22 sự kiện tân (5 người) khách mời đến bàn lễ tân
- Cài hoa cho khách, xin lại thư mời và hỗ trợ khách check in
- phát tài liệu và quà tặng cho khách mời
11 Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và trình chiếu
Bộ phận kỹ thuật (3 người)
Kiểm tra hệ thống âm thanh và ánh sáng trước khi bắt đầu sự kiện
- Đảm bảo micro, loa và các thiết bị trình chiếu hoạt động tốt
- Điều chỉnh ánh sáng phù hợp với từng phần của chương trình
Bộ phận sự kiện (3 người)
- Theo dõi và điều phối các hoạt động theo timeline của sự kiện
MC, kỹ thuật viên, và nhân viên sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch
13 Dẫn dắt chương trình MC Điều phối, dẫn dắt chương trình theo đúng nội dung kế hoạch
14 Tiệc chiêu đãi sau hội nghị
Bộ phận hậu cần (5 người)
Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ tiệc để đảm bảo đúng giờ và chất lượng
15 Kết thúc sự kiện Bộ phận bảo vệ (3 người)
- Hỗ trợ khách mời ra về, đảm bảo an toàn khi
- Hướng dẫn khách đến khu vực đỗ xe và hỗ trợ sắp xếp xe ra về Sau sự kiện
16 Cảm ơn khách hàng Bộ phận
Gửi lời cảm ơn khách hàng thông qua email
17 Đánh giá sự kiện Trưởng ban tổ chức Đánh giá sự hoàn thành của sự kiện theo các tiêu chí đã đưa ra
2.2.5 Dự trù các rủi ro và phương án dự phòng
❖ Rủi ro trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Rủi ro tiềm ẩn: Trong sự kiện nếu chương trình không được quản lý đúng thời gian, hoặc khách mời không có thời gian tương tác đầy đủ với sản phẩm, sự kiện có thể không đạt được mục tiêu đặt ra
- Lập kế hoạch chi tiết về thời gian và quy trình của sự kiện, bao gồm việc quản lý giờ giấc nghiêm ngặt cho các phần trình bày và demo sản phẩm
- Đảm bảo có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, và sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý sự kiện (ứng dụng check-in, điều hành sự kiện)
❖ Rủi ro trong hoạch định ngân sách
Rủi ro tiềm ẩn: Chi phí vượt quá dự toán ban đầu, phát sinh những khoản không nằm trong ngân sách hoặc chi tiêu không được kiểm soát dẫn đến thiếu hụt tài chính
- Dự trù quỹ dự phòng: Dành ra một phần ngân sách dự phòng (thường là từ 10- 15% tổng ngân sách) để giải quyết những chi phí phát sinh không lường trước
- Theo dõi sát sao tài chính: Đảm bảo cập nhật thường xuyên báo cáo tài chính, kiểm tra chi tiêu trong suốt quá trình chuẩn bị và triển khai sự kiện để điều chỉnh kịp thời khi có dấu hiệu vượt mức dự toán
❖ Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng
- Khách hàng không được tiếp đón chu đáo hoặc không hài lòng về chất lượng dịch vụ trong sự kiện, từ đó ảnh hưởng đến trải nghiệm tổng thể của họ
- Sự cố trong việc xử lý các khiếu nại, phản hồi tiêu cực từ khách mời có thể gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của doanh nghiệp
- Đào tạo nhân viên trước sự kiện: Nhân viên tiếp đón và chăm sóc khách hàng cần được đào tạo kỹ lưỡng về quy trình tiếp nhận khách, thái độ phục vụ và xử lý tình huống phát sinh Cần có một đội ngũ chuyên trách giám sát việc tiếp đón và chăm sóc khách hàng trong suốt sự kiện
- Tạo các kênh hỗ trợ khách hàng: Bố trí các quầy thông tin, nhân viên hỗ trợ trực tiếp tại sự kiện và đường dây nóng (hotline) để xử lý nhanh chóng những thắc mắc, khiếu nại
- Theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng: Sau sự kiện, doanh nghiệp có thể thu thập phản hồi của khách qua khảo sát để cải thiện dịch vụ cho các lần tổ chức tiếp theo
❖ Rủi ro trong quyết định địa điểm và không gian
- Lựa chọn địa điểm không phù hợp với quy mô sự kiện hoặc không đáp ứng được nhu cầu về chỗ ngồi, không gian cho các hoạt động
- Vị trí địa lý của địa điểm không thuận lợi, khó di chuyển hoặc thiếu chỗ đậu xe, khiến khách mời cảm thấy bất tiện