BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
Trang 2CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC
BIÊN BẢN HỌP NHÓM 8 MÔN: Quản trị nhóm làm việc
I.Thời gian, địa điểm sinh hoạt
Thời gian: 20h30 ngày 7/3/2024.
Địa điểm: Online trên nền tảng Google meet.
II.Thành viên tham gia
III.Nội dung cuộc họp
Nhóm trưởng đưa đề tài thảo luận, mọi người đồng ý kiến hoàn thiện dàn bài
Trang 3STTHọ và tênChức vụNhiệm vụĐánh giáChữ ký
Trang 41.1.2 Mục tiêu của chương trình 7
1.1.3 Thông điệp của chương trình 7
1.2 Xây dựng chương trình 7
1.2.1 Hoạt động gây quỹ trước chương trình 7
1.2.2 Chương trình phát cơm miễn phí cho người nghèo 7
CHƯƠNG 2 KẾ HOẠCH CHI TIẾT 8
2.1 Mô tả kế hoạch 8
2.2 Kế hoạch cụ thể 8
2.2.1 Kế hoạch cho hoạt động gây quỹ 8
2.2.2 Kế hoạch cho chương trình “Hành trình sẻ chia ” 9
Trang 5LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, ngoài sự cố gắng nỗ lực của cả nhóm 8, chúng em xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới.
Chúng em, nhóm 8, xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến các anh chị/bạn bè đã mua ủng hộ những sản phẩm gây gũy của chúng mình để có những suất cơm đầy ý nghĩa Sự ủng hộ đó đã giúp cho chúng em trong quá trình thực hiên được chương trình “Hành trình sẻ chia” của chúng em, đó còn là một sự chia sẻ tình yêu thương và lòng nhân ái dành tới cho các bác,cô,chú Chúng em muốn gửi lời cảm ơn đặc biệt đến những bác, cô, chú – người đã nhận những suất cơm còn vụng về của bọn cháu Những suất cơm ý nghĩa được gửi đi nhờ vào sự đóng góp của mọi người và nhóm, đã mang lại niềm vui và ấm áp cho những người nhận Chúng em xin chân thành cảm ơn vì đã cùng chung tay với chúng em để tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ trong cuộc sống Điều này thực sự là một nguồn động lực lớn để chúng em có thể tiếp tục những chương trình thiện nguyện như này.
Chúng em cũng muốn bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến giảng viên của chúng em, Thầy Chu Đức Trí Qua môn học "Quản trị nhóm làm việc", thầy đã truyền đạt những kiến thức và trang bị chúng em với các kỹ năng quan trọng để làm việc nhóm hiệu quả Nhờ những hướng dẫn và sự chỉ bảo tận tâm của thầy, chúng em đã có cơ hội phát triển bản thân và tạo ra những kết quả đáng kể trong dự án của chúng em Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy vì sự tận tâm và kiến thức quý giá mà thầy đã chia sẻ với chúng em
Chúng em thừa nhận rằng kiến thức của chúng em vẫn còn hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn gặp nhiều khó khăn Dù đã cố gắng hết sức, chúng em hiểu rằng bài tiểu luận của chúng em không thể tránh khỏi thiếu sót và sai sót Kính mong thầy xem xét và góp ý để bài thảo luận của chúng em được hoàn thiện hơn nữa Cũng như cho chúng em một cơ hội để chúng em rút ra kinh nghiệm, những sai sót và nâng cao khả năng làm việc nhóm và nghiên cứu của chúng em trong tương lai.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Trang 6LỜI MỞ ĐẦU
Thiện nguyện là một hoạt động mang tính nhân văn và tình người, mà qua đó, chúng ta có thể chia sẻ và giúp đỡ những mảnh đời bất hạnh, kém may mắn Nó xuất phát từ tấm lòng tình yêu thương chân thành giữa con người với con người, và được thực hiện bằng cách chia sẻ một phần của chúng ta với những người đang gặp khó khăn và cần sự giúp đỡ
Nhóm 8 chúng em đã nhìn thấy những điều tốt và đẹp của hoạt động thiện nguyện và thấu hiểu được nhiều hoàn cảnh khó khăn cần được giúp đỡ Vì vậy, chúng em đã quyết định lựa chọn đề tài "Tổ chức một chương trình thiện nguyện" với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé của nhóm để giúp đỡ những người khó khăn trong cộng đồng
Chương trình thiện nguyện của nhóm mang tên "Hành trình sẻ chia", lý do chúng em chọn tên này vì chúng em muốn san sẻ, chia sẻ và hiểu được được phần nào khó khăn của những người kém may mắn trong cuộc sống Chúng em đã tìm hiểu về các vấn đề xã hội, như nạn đói, bệnh tật, môi trường sống không an toàn, hoặc những trẻ em mất gia đình Từ đó, chúng em đã xác định các nhu cầu cụ thể và xác định phạm vi và quy mô của chương trình
Nhóm 8 chúng em hy vọng rằng chương trình "Hành trình sẻ chia" sẽ mang lại những kết quả tích cực và lan tỏa tình yêu thương và lòng nhân ái đến những người khó khăn Chúng em mong muốn rằng qua chương trình này, chúng ta có thể thay đổi một phần nhỏ thế giới xung quanh chúng ta và tạo nên những cơ hội mới cho những người cần giúp đỡ Đồng thời, chúng em cũng hy vọng rằng chương trình thiện nguyện của chúng ta sẽ truyền cảm hứng cho các cá nhân và tổ chức khác tham gia vào hoạt động nhân ái Bằng cách lan tỏa thông điệp về tình yêu và sẻ chia, chúng ta có thể xây dựng một xã hội tốt đẹp hơn, nơi mà mỗi người đều có thể sống hạnh phúc và có cơ hội phát triển.
Chúng em tin rằng mỗi hành động nhỏ bé cũng có thể tạo nên sự khác biệt và tạo ra những thay đổi tích cực Chúng ta có thể cùng nhau xây dựng một thế giới tốt đẹp hơn, nơi mà tình yêu và sự chia sẻ là những giá trị quan trọng nhất và hy vọng cho những người khó khăn trong cộng đồng của chúng ta.
Trang 7- Học hỏi và trải nghiệm thực tế về quản trị nhóm làm việc, từ đó đúc rút được những kinh nghiệm về cách thức làm việc với tập thể.
- Truyền lửa yêu thương, thực hiện hoạt động thiện nguyện và tạo động lực để mọi người cùng phát huy tinh thần tốt đẹp này.
1.1.2 Mục tiêu của chương trình
- Gây quỹ thành công, bù đắp chi phí bỏ ra và thu được lợi nhuận để tổ chức chương
trình thiện nguyện “Hành trình sẻ chia ”.
- Nấu cơm và phát hết 15 suất cơm cho người nghèo
1.1.3 Thông điệp của chương trình
Trong cuộc sống của chúng ta có rất nhiều hoàn cảnh khó khăn, những mảnh đời cần được giúp đỡ “Hành trình sẻ chia” là một chương trình gửi gắm tấm lòng yêu thương gửi đến những mảnh đời khó khăn qua những suất cơm thân thương Qua đó khuyến khích mọi người biết đến và tham gia thiện nguyện - một hành động tích cực và tràn đầy tình cảm với mọi người xung quanh.
1.2 Xây dựng chương trình
1.2.1 Hoạt động gây quỹ trước chương trình
- Thời gian: 31/08/2024 - 17/09/2024
- Hình thức: gây quỹ qua hình thức bán loại đồ ăn vặt bao gồm bim bim que và khô gà - Mục tiêu: bán được khoảng 60 túi bim bim que và 20 túi khô gà.
1.2.2 Chương trình phát cơm miễn phí cho người nghèo
29/9/2024 Nấu cơm 193 Phú Diễn, Phú Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Nấu 15 suất cơm trong đó 1 suất ăn bao gồm : cơm, đậu sốt, rau, trứng rán, thịt băm, 1 hộp sữa
Trang 8CHƯƠNG 2 KẾ HOẠCH CHI TIẾT
2.1 Mô tả kế hoạch
Nhóm gây quỹ mặt hàng đồ ăn vặt (khô gà và bim bim que) thông qua người quen, bạn bè… Từ đó thu lợi nhuận phục vụ việc nấu 15 suất cơm phát cho người có hoàn cảnh khó khăn quanh khu vực Ga Hà Nội.
2.2 Kế hoạch cụ thể
Thời gian chuẩn bị và thực hiện chương trình “Hành trình sẻ chia” của nhóm 8 kéo dài trong khoảng 1 tháng (31/08/2024 - 30/09/2024) với nhiều hoạt động, công việc Cụ thể:
2.2.1 Kế hoạch cho hoạt động gây quỹ
Chương trình được chuẩn bị trong khoảng 1 tuần (19/09 - 25/09) và thực hiện trong ngày 29/09, cụ thể như sau:
- Xác định nguồn mua túi đựng - Thiết kế logo và tìm nơi insticker - Mỗi gói hàng phải đạt tiêu chuẩn: Bimbim: 150g/15 túi; Khô gà:60-70g/ túi.
- Trong quátrình đóng gói phải đảm bảo vệ sinh.
Trang 9- Mỗi thành viên nhận một lượng sản phẩm và tiến hành bán cho những người xung quanh (người thân, bạn bè )
thành viên bán, đồng thời nộp lại doanh thu cho leader.
Tiến hành thống kê lại số hàng bán được và doanh thu nhận được.
Ngọc Anh - Thông báo kết quả với nhóm
- Leader gửi lại tiền cho thư ký
2.2.2 Kế hoạch cho chương trình “Hành trình sẻ chia”
Thời gian Hoạt độngMô tảNgười thực
hiệnYêu cầu
thành viên - Đảm bảo vệ sinh trước, trong và sau khi nấu - Đảm bảo mùi vị, chất lượng mỗi món ăn
- Phân chia công việc phù
Trang 10- Đóng gói từng suất
cơm vào hộp xốp hợp, công bằng cho các thànhviên - Bảo quản các món ăn sau khi nấu
18h30 Phát cơm Tất cả thành viên tập
trung ở cổng Trường Đại học Thương Mại Mang theo các suất cơm Sau đó di chuyển hướng đến ga Hà Nội và các địa điểm lân cận.
Tất cả các
thành viên - Các thành viên tham gia đầyđủ và đúng giờ - Đảm bảo an toàn giao thông
1.1 Mượn trọ để nấu cơm Ngày 1/4 0 0
2Chi phí phương tiện di chuyển
Trang 11thìa, đĩa, túi nilon
3.12 Giấy ăn Gói 3 20.000 20.000
2.4.1.1 Mâu thuẫn xung đột
- Bất đồng quan điểm trong việc lựa chọn loại hàng dùng để bán gây quỹ: mất khá nhiều thời gian để mọi người có thể đưa ra ý kiến cũng như thống nhất mặt hàng bán - Xuất hiện các ý kiến trái chiều ở vấn đề có tự nấu cơm hay mua cơm sẵn, thực đơn món ăn bao gồm những món nào.
- Tranh chấp trong việc phân chia chuẩn bị đồ dùng, dụng cụ nấu cơm - Không đồng tình, thỏa mãn với sự sắp xếp, hạn mức Deadline, KPI
2.4.1.2 Rủi ro
- Thời gian biểu của các thành viên khác nhau (lịch học, làm thêm) dẫn đến khó thống nhất được lịch họp mặt
- Một số thành viên vắng mặt trong buổi đóng gói sản phẩm - Gây quỹ không đủ số tiền cần phải có để nấu cơm - Không có địa điểm, đồ dùng dụng cụ nấu ăn
2.4.1.3 Các biện pháp khắc phục
- Tổ chức họp online
Trang 12- Các thành viên cùng hỗ trợ giải quyết phần việc của nhau
- Bán đồ ăn vặt gây quỹ chia làm nhiều đợt, mời người thân, bạn bè mua ủng hộ - Mượn địa điểm nấu ăn, phân chia các thành viên chuẩn bị đồ dùng nấu ăn
2.4.2 Trong chương trình
2.4.2.1 Mâu thuẫn xung đột
- Một số thành viên có việc bận đột xuất làm xuất hiện tình huống thiếu người trong một số hoạt động
- Thống nhất địa điểm phát cơm (bệnh viện, ga Hà Nội, gầm cầu…)
2.4.2.2 Rủi ro
- Rủi ro khách quan:
+ Thời tiết gây bất lợi, cản trở cho chương trình (mưa gió, bão )
+ Các dụng cụ nấu ăn đem theo không đáp ứng được yêu cầu (nồi nhỏ, chảo không tương thích với loại bếp, …)
+ Xe bị hư hỏng hoặc gặp tai nạn trong quá trình di chuyển
+ Một số thành viên đến muộn khiến các công việc diễn ra muộn hơn dự định + Tắc đường vào giờ cao điểm khiến việc di chuyển khó khăn, chậm trễ - Rủi ro chủ quan: Một vài thành viên có việc bận đột xuất không thể tham gia phát Cơm
2.4.2.3 Các biện pháp khắc phục
- Về rủi ro khách quan:
+ Theo dõi dự báo thời tiết trước khi chọn ngày và những ngày gần chuyến đi; chuẩn bị ô dù, áo mưa, để phòng khi trời mưa gió hoặc có sự thay đổi kế hoạch trong trường hợp thời tiết quá xấu
+ Chia làm nhiều lần nấu
+ Kiểm tra phương tiện di chuyển kĩ càng trước khi xuất phát
+ Thông báo thời gian, địa điểm cụ thể và nhắc nhở các thành viên có mặt đúng giờ + Lựa chọn khung giờ di chuyển phù hợp
- Về rủi ro chủ quan: Thành viên cùng hỗ trợ giúp nhau phát hết các suất cơm đã được phân công sẵn trước đó
CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ SAU SAU CHƯƠNG TRÌNH
3.1 Tổng kết chương trình
Trang 13-Về kiến thức, chuyên môn, kỹ năng:
+Hiểu rõ về các chức năng của từng vị trí, chức danh trong nhóm làm việc +Được trải nghiệm thực tế từ đó rút ra bài học, kinh nghiệm cho bản thân
- Về giá trị: Bằng tình cảm gắn kết, sẻ chia cùng hơi ấm tình thương vô bờ bến, Nhóm 8 - Vote For Eight đã có một chuyến đi lan tỏa lòng nhân ái đến với những người có hoàn cảnh khó khăn ở Hà Nội Những món quà xuất phát từ tấm lòng, tuy giá trị không quá lớn nhưng đong đầy tình
cảm ấy đã được trao tận tay cho những người cần nó Mỗi một nụ cười, một ánh mắt xúc động và lời cảm ơn hôm đó sẽ là những trải nghiệm hằn sâu trong kí ức và là động lực, nguồn động viên tinh thần to lớn để nhóm cố gắng và phát triển hơn nữa trong tương lai Chi phí bỏ ra, doanh thu, lợi nhuận có được đều được sử dụng toàn bộ, sử dụng đúng mục đích trong quá trình thực
hiện chương trình thiện nguyện “Hành trình sẻ chia”.3.2 Những điều đã làm được
Chương trình thiện nguyện “Hành trình sẻ chia ” đã diễn ra và kết thúc tốt đẹp vào ngày 29/09/2024, khép lại một hành trình đầy ý nghĩa và đạt được một số kết quả sau:
- Chương trình đã trao tặng 15 suất cơm gồm cơm, đậu sốt, rau, trứng rán, thịt băm và sữa đến tận tay của những người có hoàn cảnh khó khăn, neo đơn trên địa bàn Thành phố Hà Nội.
- Rèn luyện được kỹ năng sống khi thực hiện tất cả các bước của một chương trình từ thiện: Lên ý tưởng, Xây dựng đề án chương trình, Thực hiện các công việc truyền thông, Thực hiện chương trình…
3.3 Những điều chưa làm được
Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện các công việc tốt nhất có thể, nhưng trong quá trình thực hiện chương trình “Hành trình sẻ chia”, nhóm cũng còn một số thiếu sót, hạn chế:
- Hạn chế về thời gian và kinh phí, do đó nhóm chưa thể tiếp cận và giúp đỡ với nhiều người có hoàn cảnh khó khăn hơn nữa.
- Một số công việc hoàn thành trễ hơn dự kiến trong timeline, gây ảnh hưởng đến các
Trang 14hoạt động liên quan sau nó
KẾT LUẬN
Trong quản trị nhóm, điều kiện tiên quyết để một nhóm làm việc ra đời là mục đích tồn tại của nó Các nhóm đều được xây dựng với mục đích tập hợp những người có công việc độc lập và liên quan lại với nhau để họ hợp tác với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của cả nhóm Các thành viên trong nhóm luôn muốn biết họ được kết hợp với nhau vì mục đích gì, những công việc nào họ cần phải thực hiện và có những ai khác liên quan Nếu những thông tin này không được rõ ràng với các thành viên trong nhóm, sẽ khó hoàn thành tốt được mục tiêu chung Vai trò của trưởng nhóm vô cùng quan trọng vì sẽ là người đưa ra phương hướng hành động đúng Để làm được như thế, trước tiên phải lập kế hoạch hiệu quả.
Tóm lại, với kế hoạch tổ chức một hoạt động thiện nguyện của nhóm 8 hòa chung trách nhiệm và sự sẻ chia cùng cộng đồng, chương trình “Hành trình sẻ chia” đã diễn ra tốt đẹp trong không khí đầm ấm, yêu thương và mọi người trong nhóm đều cảm nhận được ý nghĩa của chương trình, tình yêu thương cộng đồng đã thực sự được lan tỏa Chương trình “Hành trình sẻ chia” của nhóm tuy không to lớn nhưng cũng phần nào đấy thể hiện được tình yêu thương giữa con người.