I Thông tin chung về sự kiện 1 Tên sự kiện Tổ chức hội thảo chuyên ngành phát triển du lịch biển Đà Nẵng 2017 với tên " Đà Nẵng Biển gọi " 2 Loại hình sự kiện Hội Thảo 3 Chủ sự kiện Sở du lịch TP Đà N[.]
I Thông tin chung kiện Tên kiện: Tổ chức hội thảo chuyên ngành phát triển du lịch biển Đà Nẵng 2017 với tên: "Đà Nẵng- Biển gọi." Loại hình kiện: Hội Thảo Chủ kiện: Sở du lịch TP Đà Nẵng Đơn vị tổ chức kiện: Khách sạn Brilliant Đà Nẵng II Giai đoạn chuẩn bị Ý tưởng lựa chọn đề tài Đà Nẵng thành phố có tốc độ tăng trưởng du lịch kinh tế nhanh nước Đáng tự hào thương hiệu du lịch biết đến với nhiều điểm đến hấp dẫn bạn bè du khách quốc tế đánh giá cao Đà Nẵng sở hữu bãi biển với bờ cát trắng trải dài, nước biển xanh thích hợp cho chuyến du lịch biển ưng ý hàng loạt kiện du lịch biển trội như: Điểm hẹn mùa hè, đua thuyền Kyatt, nhảy dù, lướt sóng, tổ chức thường niên từ tháng kéo dài tháng năm Đây dịp gặp gỡ người bán người mua quốc tế, khách tham quan thương mại công chúng để giới thiệu sản phẩm dịch vụ du lịch, sản phẩm du lịch nghỉ dưỡng cao cấp, MICE, loại hình dịch vụ thể thao giải trí biển Sự kiện tổ chức nhằm tìm hướng làm kích cầu thị trường du lịch, đặc biệt ngành du lịch biển Tìm giải pháp thu hút du khách quốc tế vào Đà Nẵng nói riêng khu vực miền Trung Việt Nam nói chung Mục NHĨM SMILE Page đích cuối kiện hướng đến, mong muốn tầm nhìn việc phát triển du lịch biển - Đà Nẵng lớn mạnh lâu dài Chủ đề kiện Hội thảo chuyên ngành phát triển du lịch biển Đà Nẵng 2017 với tên gọi: "ĐÀ NẴNG - BIỂN GỌI" Đối tượng khách tham dự Thành phần khách mời: kiện mang tầm thành phố nên khách mời chủ yếu Trung tâm xúc tiến du lịch Đà Nẵng Sở văn hoá thể thao du lịch thành phố Đà Nẵng - Khách VIP: + Đại diện sở du lịch Đà Nẵng + Đại diện trung tâm xúc tiến du lịch Đà Nẵng + Chuyên gia tham luận +Ông Huỳnh Đức Thơ chủ tịch ủy ban nhân dân TP Đà Nẵng +Đại diện Sở văn hóa thể thao Đà Nẵng + Đại diện nhà tài trợ cho chương trình kiện - Khách mục tiêu: +Đại diện doanh nghiệp lưu trú: Intercon, Hyatt, Pullman, Furama + Đại diện doanh nghiệp lữ hành: Sài Gịn Tourism, Cơng ty du lịch Đà Nẵng, Vitour, NHÓM SMILE Page + Các chuyên gia, diễn dã du lịch + Các giáo sư, tiến sĩ, giảng viên có hoạt động liên quan đến du lịch - Về phía truyền thơng: + Kênh truyền hình: DVTV, VTV3 + Báo: Báo du lịch, vnexpress số báo khác… Tổng số khách mời dự kiến: 200 khách mời Trong hồ sơ số khách trực tiếp tham gia tham luận hội thảo như: STT Họ tên Chức vụ Công việc Địa liên hệ Ngô GĐ sở DL ĐN Chủ trị kiện - phát VP Sở DL ĐN Quang Vinh biểu khai mạc, bế mạc Huỳnh Hùng GĐ sở VH - TT ĐN Ủy viên - tham luận VP Sở VH - TT Huỳnh Chủ tịch tp.ĐN Ủy viên - tham luận VP Đức Thơ tp.ĐN Trương Thị Phó GĐ sở DL Hồng Hạnh UBND TS Hồng Yến Trần Thị Cảnh Trương Nam Thắng Ủy viển - Báo cáo, đánh VP Sở DL ĐN giá tình hình DL biển Trưởng khoa quản trị DL & Tham gia trao đổi thảo ĐH San Jos KS ĐH San Jos (Hoa Kì) luận Phó GĐ hành The Nam Tóm tắt, đánh giá tình Resort Hải resort hình chung Nam Hải Cán quản lý phát triển Nêu mơ hình & kế 0905.133xxx nguồn nhân lực DL hoạch phát triển DL The biển ĐN TS Nguyễn Văn Hùng Phó viện trưởng viện nghiên Nêu Ý kiến, giải pháp 0511.123xxx cứu phát triển VH - XH ĐN Thư mời Kích thước: NHĨM SMILE Page Thư: (18(9cm*2)*16) cm Bì thư (ngang): (11*18)cm +Mặt thư mời SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG THƯ MỜI THAM DỰ HỘI THẢO HỘI THẢO CHUYÊN NGÀNH PHÁT TRIỂN DU LỊCH BIỂNĐÀ NẴNG + Mặt thư mời Chương trình hội thảo 7h30- 8h00: Đón tiếp khai mạc 8h00-8h30: Thực trạng , nguyên NHÓM SMILE nhân giải pháp phát biểu đại biểu 8h30-9h30: Trao đổi thảo luận 9h30-9h50:Giải lao (tiệc trà) SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Trân trọng kính mời Đến tham dự : "Hội thảo chuyên ngành phát triển du lịch biển" Page Thành phần: Sở DL Đà Nẵng, chủ tịch ủy ban nhân dân TP Đà Nẵng, Đại diện trung tâm xúc tiến DL Đà Nẵng, Sở văn hóa - thể thao Đà Nẵng, đại diện + Vỏ bì thư NHĨM SMILE Page SỞ DU LỊCH THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Địa chỉ: 102 Lê Lợi, Hải Châu, Đà Nẵng, Việt Nam Điện thoại:0511 3821 203 Kính gửi: + yêu cầu in ấn: Nội dung in thiết kế Số lượng: số lượng khách dự kiến 200 ta nên in nhiều khoản 220 thư mời để phòng ngừa cố sai sót Đảm bảo hồn thành thiết kế in ấn thời gian hoạch định trước Nội dung chương trình 7h30-7h45: Đón tiếp khách mời 7h45-8h00: Văn nghệ chào mừng, khai mạc 8h-8h5: Phát biểu chủ tọa NHÓM SMILE Page 8h05-8h10: Phát biểu đề dẫn hội thảo 8h10-8h20: Báo cáo, đánh giá tình hình du lịch biển thời gian qua 8h20-8h30: Thực trạng , nguyên nhân phát biểu đại biểu 8h30-8h45: Tóm tắt , đánh giá tình hình chung 8h45-9h30: Trao đổi thảo luận 9h30-9h50: Giải lao (tiệc trà) 9h50-10h10: Ý kiến,giải pháp chuyên gia 10h10-10h35: Mô hình kế hoạch phát triển du lịch biển năm tới 10h35-11h30: Thảo luận-kết luận 11h30: Chủ tọa tuyên bố bế mạc Lịch trình tổ chức kiện Biểu đồ Gant biểu thị tiến độ công việc Công việc Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Tháng 11111 222222 333333 444444 111111 222222 333333 444444 111111 122222 333333 444444 111111 222222 333333 Lên kế hoạch tổ chức kiện Họp phân công cv Dự trù kinh phí Lên kế hoạch danh sách khách mời Khảo sát địa điểm Book địa điểm NHÓM SMILE Page Thiết kế layout, thiệp mời Đốc thúc công việc Lên list thứ cần mua Thiết kế thứ Đưa thông tin lên website In ấn Liên hệ nhà tài trợ Chốt danh sách khách mời Chốt ngân sách dự kiến Truyền thông kiện Chuẩn bị đầy đủ thiết bị, tài liệu Gửi thư mời Liên lạc lại khách mời để nhắc nhở Chạy thử chương trình Diễn kiện Kết thúc hội thảo, kiểm tra, truyền thông sau kiện Mô tả công việc cụ thể Trước kiện • Khảo sát địa điểm (đến hội trường brilliant xem xét chi tiết, cụ thể vật chất, khơng gian, ánh sáng, sức chứa) • Xin giấy phép tổ chức hội thảo (đến sở VHTTDL quan liên quan quan để xin giấy phéo tổ chức hội thảo) NHĨM SMILE Page • Dàn dựng lắp đặt sân khấu (hội trường thuộc phía khách sạn nên bàn bạc nêu ý tưởng, sáng kiến với phía bên tổ chức dàn dựng khách sạn brilliant) • Truyền thơng cho chương trình (đăng thơng tin kiện lên tin thời địa phương báo, quảng cáo) • Phương tiện lại cho khách mời (hợp đồng trước với hãng taxi đặt trước vé máy bay để đưa đón đại biểu quan trọng) Trong kiện • Đón tiếp đại biểu (chuẩn bị băng-rơn, lãng hoa, tranh ảnh trang trí trước sảnh khách sạn hội trường) • Điều khiển dẫn chương trình hội thảo (hợp đồng với MC lên kế hoạch chi tiết để chạy chương trình) • Chương trình văn nghệ đầu hội thảo (mời ca sĩ, diễn viên nghiệp dư địa phương nghệ sĩ nổi) • Tiệc giải lao 20 phút chương trình (chuẩn bị lượng bánh ngọt, thức ăn nhẹ, trà, nước suối, số thức uống giải khát đủ dùng cho lượng khách tham dự) • Liên hệ phía bên khách sạn phía nhân phục vụ hoạt động ăn uống nhẹ này(sử dụng nhân viên khách sạn) Sau kiện • Chuẩn bị hoa quà cho đại biểu quan trọng kiện • Quà tặng liên quan đến biển biểu tượng gắn với Đà Nẵng NHÓM SMILE Page • Truyền thông hội thảo sau kiện này( lên báo, thời sự, băng-rơn tun truyền….) • Tổng kết, tốn chi phí cho dịch vụ, cơng ty có liên quan, hỗ trợ cho kiện diễn (người chịu trách nhiệm việc tổng kết khoản thường thủ quỹ kế toán nhóm kiện) Thời gian, địa điểm tổ chức kiện a Thời gian Hội thảo tổ chức ngày , ngày 22 tháng năm 2017, bắt đầu vào lúc 7h00-11h30 b Địa điểm Vì kiện hội thảo chuyên ngành du lịch nên chọn địa điểm tổ chức khách sạn Brilliant Đà Nẵng Khách sạn Brilliant sở hữu vị trí đắc địa đường Bạch Đằng dọc theo bờ sông Đây đường đẹp trung tâm thành phố Đà Nẵng cách sân bay Quốc tế 10 phút Kề cận Trung tâm Hành chính, nhà thờ Con Gà, Cổ viện Chàm, chợ Hàn, trung tâm mua sắm, nhà hàng quán bar nhộn nhịp Brilliant có Ballroom I kháng phịng hội nghị lớn, tích hợp sân khấu đại với hệ thống âm thanh, ánh sáng tiên tiến, kiến trúc độc đáo kết hợp kính chống nhiệt suốt trực diện sơng Hàn Phịng họp Ballroom I mang đến không gian mới, tinh tế, khơng phần sang trọng Khán phịng lớn khách sạn có sức chứa lên đến 220 khách cho buổi hội nghị, tiệc chiêu đãi long trọng Bố trí khơng gian kiện NHĨM SMILE Page 10 Sơ đồ không gian tổ chức kiện 12 10 1 12345678910- Sân khấu Bàn dành cho thành viên chủ trì hội thảo Backdrop sân khấu Bục thuyết trình Màn hình máy chiếu Lẵng hoa Bàn khách VIP Cổng vào WC Backdrop cổng banner 11- Bàn trang trí, đón tiếp NHĨM SMILE Page 11 • Backdrop sân khấu: - Đây hội nghị lớn mang tính chất trang trọng - Phông màu xanh phù hợp với chủ đề hội thảo - Trên backdrop thể hiên đơn vị tổ chức, tên kiện ngày diễn kiện SỞ DU LỊCH ĐÀ NẴNG HỘI THẢO PHÁT TRIỂN DU LỊCH “ĐÀ NẴBIỂN NG-BIỂN GỌI” Đà nẵng, tháng 1/2017 • Backdrop cổng: - Tạo cho khách tính thẩm mỹ có phơng để chụp ảnh kỉ niệm - Nó cịn yếu tố để quảng cáo kiện rộng rãi đến người • Bàn đón tiếp: + Quà tặng: chuẩn bị kỷ yếu phát cho khách khách rời kiện Trong đó, số nội dung mà diễn giả lên phát biểu để họ xem là tư liệu bổ ích + Sổ để khách kí tên xác nhận + Khung ảnh mang ý nghĩa nội dung biển NHÓM SMILE Page 12 + Hoa tươi + Vài ly thủy tinh to đựng cát vỏ sò phía Hoạt động dịch vụ a Diễn giả Hợp đồng với diễn giả + Thời gian: 30/10/2016 + Hình thức tốn: tiền mặt + Trách nhiệm diễn giả: làm theo hợp đồng kí với nhà tổ chức như: giờ, chuẩn bị nói kiện, trang phục tác phong chỉnh tề, lịch (vest + caravat + giày đen), b Đưa đón khách tham dự kiện Xe chỗ: thuê xe tài xế kèm theo Đưa đón khách từ sân bay đến kiện ngược lại Chất lượng xe: dạng xe cơng vụ bình thường Thời gian phục vụ: bắt đầu đưa đón khách từ 6h - 1h chiều Yêu cầu: có mặt giờ, lái xe động nhiệt tình c Phục vụ ăn uống, lưu trú cho kiện Hợp đồng với khách sạn + Thời gian: 15/12/2016 NHÓM SMILE Page 13 + Theo bên phía khách sạn chuẩn bị trước ăn đồ uống cho tiệc trà diễn kiện + Bố trí nhân viên phục vụ nhiệt tình chu đáo, đầy đủ số lượng theo yêu cầu nhà tổ chức 10.Kế hoạch truyền thông Cần định công cụ truyền thông chủ yếu công cụ sử dụng cho kế hoạch kiện Một số kênh thường sử dụng công cụ tương ứng la: Phát sóng trực tiếp kênh DVTV Tin tức kiện nhắc đến kênh VTV3 Được báo đăng tải tin tức Vn.express, báo du lịch, báo dân trí Đà Nẵng, Thời gian triển khai thực hoạt động truyền thông cho kiện từ đầu tháng 10 ngày tổ chức kiện 11 Kêu gọi tài trợ a Danh sách đơn vị tài trợ ST Danh vị nhà tài trợ Số tiền tài trợ Tên nhà tài trợ T NHÓM SMILE Nhà tài trợ Kim 50,000,000 Công ty cổ phần Du lịch Đà Cương Nẵng –DANATOURS Nhà tài trợ Vàng 25,000,000 Công ty CP dịch vụ DL ĐN Page 14 Nhà tài trợ địa Tài trợ vật Khách sạn Brilliant Đà Nẵng điểm sân khấu b Nội dung hồ sơ tài trợ Để có tài trợ từ doanh nghiệp Chúng thiết lập hồ sơ mời tài gồm nội dung sau: STT Nội dung Thư ngỏ chương trình Nội dung chi tiết Kế hoạch chương trình Dự trù kinh phí Kế hoạch tài trợ chương trình Quyền lợi nhà tài trợ Thỏa thuận hợp tác Đà nẵng, ngày tháng 11 năm 2016 NHÓM SMILE Page 15 12.Dự toán ngân sách STT Khoản mục ĐVT Số Đơn giá Thành tiền lượng (VNĐ) (VNĐ) Chi phí nhân cơng Nhân viên an ninh Ngày cơng/ người 100.000 300.000 Nhân viên đón tiếp Ngày cơng/ người 90.000 360.000 Nhân viên vệ sinh Ngày công/ người 90.000 360.000 Nhân viên PV tiệc trà Ngày công/ người 12 100.000 1.200.000 Người Ngày công/ người 200.000 200.000 Diễn giả Ngày công/ người 4.000.000 12.000.000 Ca sĩ + nhóm múa Tiết mục 500.000 1.000.000 Nhân viên âm + Ngày công/ người 300.000 600.000 Ngày cơng/ người 2.000.000 2.000.000 dẫn chương trình ánh sáng Phiên dịch viên NHĨM SMILE Chi phí khác 1.000.000 Tổng 19.050.000 Chi phí trang trí & quảng cáo Bang - roll dọc Cái 10 24.000 240.000 Bang - roll ngang Cái 80.000 160.000 Back - drop cổng Cái 150.000 150.000 Back - drop sân khấu Cái 300.000 300.000 Đăng tin báo 8.000.000 Web 1.000.000 Thư mời Cái 220 1.500 330.000 Bong bóng Cái 50 500 25.000 Quà tặng kỷ yếu Tập 210 5.000 1.050.000 Hoa tươi trang trí Bơng 100 3000 300.000 Page 16 Chi phí khác 1.000.000 Tổng 12.555.000 Chi phí ăn uống lại Nước suối Lavi Thùng Tiệc trà Con số ước tính cho người ly trà nóng 500.000 Trái Đĩa 110 15.000 1.650.000 Xe 1.000.000 5.000.000 Thuê xe đưa đón 20 35.000 700.000 khách đặc biệt Chi phí khác 500.000 Tổng 8.350.000 Giá thuê hội trường 40.000.000 Tổng chi phí 79 955.000 13.Thực kiện Bố trí nhân Điều hành đón tiếp xác nhận khách tham dự: Để kiểm soát số lượng khách đến tham dự kiện ban tổ chức cho khách kí tên để xác nhận mời đeo thẻ thành viên vào hội trường Điều hành theo kịch kiện Xử lý tình Khảo sát ý kiến hài lòng khách tham dự dự kiện: trước kết thúc kiện cho nhân viên phát phiếu khảo sát cho khách để khách đánh giá kiện 14.Dự phòng cố xảy NHĨM SMILE Page 17 STT Dạng cố Hướng giải Trước kiện Trong kiện Khách đến -Xác định lại số lượng khách -Gọi nhiều tham dự kiện trước tuần điện nhắc nhở khách mời tham gia kiện Cháy nổ, hỏa hoạn -Khảo sát kỹ lại địa điểm, -Cho khách thoát hiểm, lối thoát hiểm, trang bị sử dụng dụng cụ chữa số trang thiết bị, dụng cụ cháy… phòng cháy chữa cháy, nhân viên sơ cứu Trục trặc trang -Cho chạy thử chương trình, -Cho nhân viên kỹ thuật thiết bị chuẩn bị nhân viên kỹ thuật sữa chữa nhanh chóng kịp thời sửa chữa cáo lỗi với khách Xảy tranh cãi, ẩu đả, -Kiểm tra an ninh xung -Cho phận an ninh gây trật tự quanh, bố trí lực lượng an nhanh chóng giải ninh kỹ -Liên hệ cơng an cần thiết Mất điện -Dự phòng máy nổ, xăng -Cho chạy máy nổ dầu, nhân viên hỗ trợ… Sự phối hợp không -Cho chạy thử chương trình -Nhanh chóng liên kết đồng trước ngày, tìm phận với phận chưa đồng biện pháp xử lý NHÓM SMILE Page 18 ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN STT HỌ &TÊN MSSV CV % HT Thái Thị Thận 1920715907 - dự toán ngân sách, hoạt động dịch 95% vụ, lịch trình tổ chức, thiệp mời - tổng hợp, slide Trương Hồng Minh Qn 020715622 -Lịch trình tổ chức, ý tưởng 80% Nguyễn Doãn Như Thảo 2020716763 - Lịch trình, mơ tả cơng việc 90% Nguyễn Thị Như Hiền 2020713689 - mô tả công việc, dự phòng cố 90% Phạm Minh Thanh 1921123169 -Thiết kế thiệp, lịch trình 88% Trần Thị Lan 1820326107 - tài trợ, đôi tượng tham dự, thực 93% sk Nguyễn Thị Minh Hiếu 1920715701 - mô tả cơng việc, dự phịng cố 90% Trương Thị Mỹ An 1920716004 - Chủ đề, nội dung CT,truyền thông 90% Trần Thị Thanh Thủy 1920514079 - mô tả cv, thời gian, địa điểm 89% 10 Hồ Phương Trang 1920715919 - Thời gian, địa điểm, hoạt động 85% dịch vụ 11 Hoàng Duy Khánh 1921715912 - Back- drop, hoạt động dịch vụ 88% 12 Nguyễn Thị Lương Nhi 1920718501 - Bố trí khơng gian, thuyết trình 85% 13 14 NHÓM SMILE Page 19