Qu n tr s ki nản trị sự kiện ị sự kiện ự kiện ện Đề bài Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới của một công ty du lịch Sự kiện ra mắt sản phẩm mới Tour Costa Victoria 5 sao cao cấp Thời gian 7h30 ngày 17[.]
Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn Đề : Tổ chức kiện mắt sản phẩm công ty du lịch Sự kiện mắt sản phẩm Tour Costa Victoria cao cấp Thời gian : 7h30 ngày 17 tháng 09 năm 2016 Địa điểm : Khu vực cảng Đà nẵng đối diện khách sạn Novotel 36 Bạch Đằng, quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng Lời Mở đầu Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, sản phẩm ngày đa dạng phong phú, người tiêu dùng đối diện với nhiều lựa chọn khác Họ đă gặp khó khăn việc phân biệt đánh giá sản phẩm Các doanh nghiệp ln t́ìm cách tạo h́ ình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm ḿnh nhằm đem lại h́ ình ảnh đẹp dễ sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ t́ìm cách đưa thương hiệu vào nhận thức khách hàng Các doanh nghiệp định vị quảng cáo thươnghiệu ḿnh nhiều cách : thông qua quảng cáo, - Public Relation – PR h́ ình thức truyền thông khác với mục tiêu chung làm để đưa thươnghiệu vào tâm trí khách hàng Trong số h́ ình thức thường sử dụng truyền thông nay, quảng cáo dần trở nên tràn lan gần băo ḥa th́ PR phương pháp mà doanh nghiệp đặc biệt quan tâm PR có ảnh hưởng tích cực việc quảng bá h́ nh ảnh thương hiệu với chương tŕnh hành động thiết kế hoạch định tỉ mỉ, cẩn thận nhằm có thừa nhận công chúng thông tin Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn đến họ hoạt động doanh nghiệp Một công cụ hữu hiệu PR event - tổ chức kiện - công cụ nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng bá cho thương hiệu ḿnh Những lợi ích mà tổ chức kiện mang lại phủ nhận Bên cạnh cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu th́ cách hiệu để doanh nghiệp tiếp cận gần khách hàng , khách hàng mục tiêu Ý tưởng kiện Tổ chức kiện giới thiệu mắt sản phẩm đến người tiêu dùng kiện nhằm làm tôn vinh sản phẩm thể tơn trọng khách hàng sản phẩm cách trang trọng Mỗi công ty có nhiều sản phẩm, sản phẩm đơi lại có thơng điệp riêng, vậy, với công ty tổ chức kiện chuyên nghiệp, lễ giới thiệu sản phẩm phải nêu bật thông điệp sản phẩm thông điệp nhà sản xuất gửi gắm sản phẩm lần mà không làm khách hàng cảm thấy nhàm chán bị lẫn lộn với nhiều sản phẩm khác công ty sản phẩm thị trường.Hơn nữa,thành phô Đà Nẵng tiếng thành phố biển nên chọn sản phẩm tàu du lịch góp phần quảng bá cho du lịch thành phố biển Đà Nẵng.Tổ chức kiện ngồi trời người thiết kế khơng bị giới hạn chiều cao sân khấu Hệ thống âm ánh sáng phải có cơng suất lớn đảm bảo cho không gian rộng lớn bên ngồi cần dự phịng cố thời tiết Tông màu xanh da trờitrắng thể gần gủi, thân hiện, hài hòa với màu nước biển xanh.Để lễ mắt dòng sản phẩm thành công thiếu đội ngũ nhân xinh đẹp, nóng bỏng lễ tân xinh đẹp.Với bạn PG chuyên nghiệp, có kinh nghiệm khả giao tiếp, giới thiệu sản phẩm đến quý khách hàng Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn Với chương trình mắt sản phẩm chuyên nghiệp, có kế hoạch đầu tư tồn diện cần góp mặt tiết mục trình diễn ca sỹ, nhóm nhảy, nhóm múa hay đặc biệt góp mặt giọng nói ngào, truyền cảm bạn MC nam nữ Đội ngũ nhân chính, góp phần tích cực tạo nên điểm nhấn ấn tượng cho kiện mà công ty tổ chức Chương trình có hoạt động trải nghiệm sản phẳm giúp người tham dự trải nghiệm cảm xúc cá nhân tận mắt chứng kiến, cảm nhận trực tiếp, ghi nhớ tạo ấn tượng sản phẩm.Cũng qua kiện này,góp phần quảng cáo hình ảnh cơng ty doanh nghiệp tài trợ Đối tượng tham gia: UBND thành phố Đà Nẵng, sở tài nguyên du lịch thành phố Đà Nẵng, đại diện khách sạn tiếng, công ty du lịch ngành, khách hàng thân thiết khách hàng tiềm saigontourist Nhà tài trợ: Nhà tài trợ Kim Cương: Công ty Dịch vụ lữ hành Saigontourist Nhà tài trợ vàng: Công ty du lịch Đà Nẵng Xanh Nhà tài trợ bạc: Công ty TNHH nước giải khát Coca-Cola Việt Nam TP Đà Nẵng Lợi ích nhà tài trợ: Là hội để quảng cáo, truyền thông rộng rãi doanh nghiệp Song hành kiện phương tiện truyền thông Xuất thương hiệu vật phẩm tuyên truyền, quảng cáo, tài liệu Phát hàng mẫu Trưng bày sản phẩm Bán hàng Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn Truyền thông nhà tài trợ miễn phí báo đài bảo trợ truyền thông báo khác dạng PR, banner miễn phí Làm khảo sát, thăm dị Được chia sẻ database người tham gia kiện I/ Xây dựng nội dung chương trình 1/ Kịch chương trình 07h30 : Đón khách 08h00 : Chương trình ca nhạc 08h20 : Giới thiệu đại biểu, khai mạc kiện 08h40 : Tuyên bố lí – giới thiệu sản phẩm 09h15 : Trải nghiệm du thuyền – Tiệc trà 10h00 : Chương trình bốc thăm trúng thưởng 10h30 : Bế mạc chương trình 2/ Tiến độ công việc Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn TIẾN ĐỘ CƠNG VIỆC Cơng việc Giai đoạn : Chuẩn bị sơ Họp phân công công việc Dự trù kinh phí Khảo sát địa điểm Chốt địa điểm lên danh sách khách mời thiết kế thiệp lên danh sách thứ cần mua, thuê đốc thúc nhân viên Giai đoạn : Chuẩn bị Sáng tạo thiết kế địa điểm, sân khấu thiết kế thứ ( voucher … ) In ấn thứ Mua thứ danh sách Đưa thông tin lên trang web Liên hệ nhà tài trợ Gửi mail cho khách Thuê âm thanh, ánh sáng, máy chiếu … Chuẩn bị quà tặng Thuê Mc, ca sĩ, nhóm nhảy Bài phát biểu Trang trí du thuyền, khu vực sân khấu Lên menu thức ăn, đồ uống Chuẩn bị chương trình bốc thăm Người gửi thiệp Giai đoạn : Chạy chương trình Kiểm tra việc in ấn tài liệu cần thiết Tập dợt văn nghệ Gửi thiệp mời Xác nhận lại danh sách khách mời In danh sách khách mời Kiểm tra âm thanh, ánh sáng Chạy thử chương trình 26 27 28 29 30 31 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn 3/ Mô tả công viêc Giai đoạn : chuẩn bị công việc sơ - Tham khảo địa điểm mà khách hàng đề xuất, xem xét tính phù hợp ưu/khuyết điểm địa điểm Từ tiến hành ký cam kết tạm thời với người cho thuê địa điểm - Nhận danh sách khách mời từ khách hàng, xếp sơ phương tiện, cách thức, thời gian di chuyển (ví dụ khách mời xa máy bay, thời gian trước kiện ngày khách mời gần di chuyển xe ước tính thời gian họ đến nơi) để có sở làm việc với nhà ung cấp xe cộ, địa điểm ăn - Ký hợp đồng cần thiết với nhà cung cấp Tìm hiểu thơng tin khách mời kiện để đưa nội dung kiện kịch bản, hoạt động phù hợp cho chương trình - Hồn thành mẫu thiết kế, tư vấn yêu cầu xác nhận từ khách hàng Sau xác nhận, chuyển cho nhà cung cấp thực hạng mục khung sân khấu, hệ thống đèn trangtrí - Hồn thành kịch bản, nội dung chương trình Triển khai hạng mục in ấn, lắp đặt sơ - Gửi thư mời theo danh sách khách mời danh sách nhà báo/phóng viên (nếu có) - Tổng kiểm tra tồn hạng mục checklist, phối hợp khách hang xem xét điều chỉnh kịp thời sai sót có Bên cạnh đó, triển khai họp cộng tham gia kiện, đảm bảo người nắm rõ nhiệm vụ Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn - Mời tất nhà cung cấp âm ánh sáng, nhân phục vụ kiện, cộng khách hàng rehearsal trước ngày kiện thức diễn a HỌP PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Event planner: - Chịu trách nhiệm lập kế hoạch quản lí toàn kiện, từ viết kế hoạch hạng mục sản xuất , hạng mục thuê mướn quản lí rủi ro, phân cơng nhân nhửng vấn đề sau kiện Event leaer/project manager - Người thực theo kế hoạch điều phồi chương trình thuê mướn địa điểm,thuê mướn, thõa thuận với suppliers âm ánh sang sản xuất… Event supervisor - Sẽ quản lí theo hạng mục event, điều phối tiệc, quản lí PG, phụ trách truyền thông Event executive (nhân viên) - Sẽ thực theo chĩ đạocủa even planner Cộng tác viên - Thuê them dể chạy thời vụ theo chương trình, nhừng công việc linh tinh phát sinh Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn Bộ phận thiết kế - Thiết kế thiệp mời banner voucher Bộ phân khách hàng - Có trách nhiệm chăm sóc khách mời trước – sau kiện trì database nhà cung cấp dịchvụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, khan giả mục tiêu, giới truyền thơng, quan Chính phủ; quản lí thơng tin từ nhiều nguồn khác Ngoài ra, phận đảm trách việc nghiên cứu thị trường; tìm khách hàngmới; tăng doanh thu công ty thông qua hoạt động quảng bá, tài trợ… Bộ phận sản xuất – kĩ thuật - Có nhiệm vụ đưa ý tưỡng thành thực, tháo dỡ lắp dặt giám sát sỡ vật chất cho toàn kiện (hệ thống âm ánh sáng, sân khấu, điện nước… ) Bộ phận hậu cần - Tổ chức lập kế hoạch triển khai nguồn lực dể kiện diển kết thúc cách hiệu Bộ phận chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới địa điểm sử dụng, lien hệ giấy phép với thủ tục hành khác Chuẩn bị kho bảo hiểm hàng hóa , đảm bào an toàn, an ninh cho người tham dự b DỰ TRÙ KINH PHÍ - Giấy phép quảng cáo giới thiệu sản phẩm : 15.000.000 - Thuê địa điểm : 15.000.000 - Chi phí khác : - Điện, máy quạt lạnh : 6.000.000 Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn - Nước phục vụ :1.000.000 - Bảo vệ 10 người X 200.000 = 2.000.0000 - tiệc Tea-breack,cocktail : 300.000 suất X 150ng= 45.000.000 - Nhân hỗ trợ:-Côn gan,dân phịng, giao thơng: 7ng X 250.000 = 1.750.00 - Xe PCCC : 4.000.0000 - Cộng tác viên : 5ng X 100.00 = 500.000 - PG, PB : 8ng X 400000 = 3.200.000 - Thiết kế sân khấu, phối cảnh : 15.000.000 - Thiết kế ấn phẫm phục vụ chương trình(thư mời, banner….) : 6.000.000 - In ấn thiệp mời, banner, voucher : 3.500.000 - Dàn dựng,trang trí : - Sânkhấu : 35.000.000 - Âmthanh, ánhsáng : 35.000.000 - Màn hình máy chiếu: 6.000.000 - Thuê ghế VIP : 150 ghế X 50.000 = 7.500.000 - Dù trịn đường kính 16m-20m (phịng trời mưa) : 5.000.000 - Cảnh trí cho sân khấu : 10.000.000 - Nhân tham gia biểu diển : -MC Phan Anh : 25.000.000 - Ca sĩ : 10.000.000 - Nhóm nhãy Việt Dance nhãy : 12.000.000 TỔNG DỰ TÍNH CHI PHÍ = 312 TRIỆU Giai đoạn : chuẩn bị a Thiết kế thiệp mời Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn Quản trị kiệnn trị kiện kiện kiệnn d Công ty thuê bàn ghế,âm ánh sáng, máy chiếu, PG… Công ty TNHH Công nghệ & Truyền Thông X-Media Add : Lô 177 KDC Phần Lăng I – An Khê - Q.Thanh Khê, TP Đà Nẵng Hotline: 0988161701 (Mr Dũng) Email: sukiendng@gmail.com / xmediadn@gmail.com Skype: sukiendn.com / xmediadn Yahoo: sukien_danang / xmediadn Facebook: Sự Kiện Đà Nẵng Website: www.xmediadn.com e QUY TRÌNH THỰC HIỆN MỜI TÀI TRỢ Lên checklist hạng mục cần thiết Để chương trình hay kiện diễn ra, bạn cần chuẩn bị hạng mục công việc thứ cần chuẩn bị Sau có checklist, bạn biết rõ cần, tổng chi phí để lên danh sách mời tài trợ Phân loại tài trợ với hình thức: tài trợ tiền mặt, tài trợ vật bảo trợ truyền thông Lập danh sách nhà tài trợ tiềm Sau có checklist, bạn cần lên danh sách nhà tài trợ tiềm sau phân chia Thế nhà tài trợ tiềm cho chương trình từ thiện??? Đánh giá nhà tài trợ tiềm cho chương trình từ thiện theo số yếu tố sau: - Người đứng đầu tổ chức mạnh thường quân có quan tâm đến hoạt động phát triển cộng đồng