Bài thảo luận quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần công nghệ điện máy và xây dựng bạch đằng

QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, với tiến khoa học kỹ thuật, phát triển công nghệ thông tin mở cửa thị trường giới, nhiều DN thành lập vào hoạt động với ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh khác có chung mục tiêu có lợi nhuận, tìm kiếm khách hàng, tạo dựng hình ảnh đẹp DN mắt khách hàng, quan hệ tốt với nhân viên với công chúng, Đây mục tiêu cụ thể, rõ ràng để thực khơng phải DN làm Và chìa khóa thành cơng cho DN sản xuất nhiều, sản xuất có, bán thứ có mà bán thứ mà khách hàng cần Khách hàng đóng vai trị chủ đạo việc thành cơng DN, để có khách hàng DN lại cần phải có lực lượng nhân viên giỏi lực lượng bán hàng DN cầu nối DN khách hàng Vì nói lực lượng bán hàng động tăng trưởng cho cơng ty, nguồn quan trọng thông tin phản hồi thị trường Vai trò lực lượng bán hàng lớn Ngoài việc, người bán hàng người trực tiếp làm doanh thu, họ người truyền tải hình ảnh mặt doanh nghiệp Như nhân viên giống điểm tựa địn bẩy - họ gây ảnh hưởng lớn đến doanh số bán hàng khả sinh lợi nhuận, mặt tích cực lẫn tiêu cực, DN muốn thành cơng phải có nhân viên giỏi Để làm điều DN cần phải đưa giải pháp để hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng, cách khoa học, hợp lý, đặc biệt giai đoạn đất nước mở cửa hội nhập giới Trên sở lý luận đó, vào nghiên cứu vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng DN em thấy DN nước ta chưa thực coi nhân viên bán hàng chủ chốt, quan trọng Như biết cuối năm 2008 đầu năm 2009, Việt Nam giới trải qua thời kỳ khủng hoảng kinh tế kinh tế Việt Nam chịu ảnh hưởng lớn từ nhãm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN khủng hoảng đó, đặc biệt doanh nghiệp Rất nhiều doanh nghiệp rơi vào thời kỳ khủng hoảng, hàng sản xuất không bán được, việc cắt giảm nhân gần trở thành trào lưu Nhân viên "dứt áo đi" Đây thực vấn đề nghiêm trọng cần phải quan tâm hàng đầu DN DN cần phải giữ nhân viên giỏi mong thu hút khách hàng Chính nhân viên bán hàng thuyết phục "lôi kéo" khách hàng đến với DN Như việc tổ chức tốt lực lượng bán hàng đem lại hiệu cao tiết kiệm chi phớ cho DN Qua trình học tập lớp với hớng dẫn tận tình thầy Hng nhóm định nghiên cứu đề tài: Tổ chức lực lợng bán hàng công ty cổ phần công nghệ điện máyvà xây dựng Bạch Đằng nhóm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN Chương MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP Các khái niệm liên quan đến tổ chức lực lượng bán hàng doanh nghiệp 1.1 Các khái niệm bán hàng, quản trị bán hàng quản trị lực lượng bán hàng - Bán hàng: Là hoạt động đặc trưng, chủ yếu doanh nghiệp thương mại khâu cuối hoạt động kinh doanh hàng hóa Bán hàng thực chất thực mục đích sản xuất hàng hóa, đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng cầu nối trung gian người sản xuất, phân phối, tiêu dùng - Quản trị bán hàng: Là trình bao gồm hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng kiểm soát bán hàng nhằm đạt mục tiêu DN Quản trị bán hàng khái quát hóa theo quy trình bao gồm chức xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng kiểm sốt bán hàng Trong đó, tổ chức triển khai bán hàng trọng vào xây dựng phát triển mạng lưới bán hàng lực lượng bán hàng Như vậy, quản trị bán hàng thực chất tập trung giải vấn đề quản trị hoạt động bán hàng, quản trị lực lượng bán hàng - Quản trị lực lượng bán hàng: Là hoạt động quản trị người thuộc lực lượng bán hàng gồm người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng Thực chất hiểu việc phân tích lập kế hoạch thực thi kiểm tra hoạt động lực lượng bán hàng Bao gồm thiết kế chiến lược cấu trúc lực lượng bán hàng, tuyển chọn, huấn luyện, kích thích, giám sát, đánh giá nhân viên bán hàng Công ty 1.2 Khái niệm liên quan đến tổ chức lực lượng bán hàng nhãm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN - Lực lượng bán hàng: Bao gồm cá nhân, tổ chức tham gia trực tiếp vào trình bán hàng DN Lực lượng bán hàng lực lượng chủ yếu thực kế hoạch mục tiêu bán hàng DN, cầu nối DN với khách hàng + Lực lượng bán hàng thuộc biên chế lực lượng bao gồm tất người lao động DN có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng DN lực lượng bán hàng địa bàn + Lực lượng bán hàng bên DN đại lý, cộng tác viên ủy quyền kinh doanh mặt hàng DN - Tổ chức lực lượng bán hàng: Là việc thiết lập máy bán hàng cho DN thông qua việc xác định cấu lực lượng bán hàng, xác định tiêu chuẩn lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng Tổ chức lực lượng bán hàng giúp DN đạt mục tiêu, nâng cao hiệu công tác bán hàng, hoàn thiện đội ngũ nhân viên bán hàng - Hạn ngạch bán hàng: Là phần tỷ lệ tổng doanh thu DN yêu cầu cá nhân phận thực hoạt động bán hàng phải hoàn thành khoảng thời gian xác định - Quy mô lực lượng bán hàng: Là hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân cần thiết cho lực lượng bán hàng - Tuyển dụng lực lượng bán hàng: Là trình tìm kiếm lựa chọn lực lượng bán hàng để thỏa mãn nhu cầu sử dụng DN bổ sung lực lượng bán hàng cần thiết nhằm thực mục tiêu DN - Huấn luyện lực lượng bán hàng: + Huấn luyện kiến thức việc huấn luyện nhân viên thông qua kiến thức sản phẩm, doanh nghiệp, trình bán hàng, khách hàng, thị trường + Huấn luyện kỹ việc huấn luyện nhân viên kỹ năng, kỹ thuật bán hàng Huấn luyện kỹ bán hàng bao gồm kỹ thuật bán hàng, nhãm 4 LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN quản trị thời gian khu vực, giao tiếp lên kế hoạch - Tạo động lực cho lực lượng bán hàng: (hay gọi động thúc đẩy) q trình khuyến khích hướng dẫn hành vi Một số lý thuyết tổ chức lực lượng bán hàng 2.1 Theo tài liệu giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại - Bộ môn Quản trị doanh nghiệp thương mại - Trường Đại học Thương mại Tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm số công việc chủ đạo xác định quy mô lực lượng bán hàng, xác định hạn ngạch cho lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng - Xác định quy mô lực lượng bán hàng: Thực chất xác định DN cần chức danh gì, số lượng cho chức danh bán hàng, thời điểm cần để từ điều chỉnh cho phù hợp - Xác định hạn ngạch (định mức) cho lực lượng bán hàng: Đây phần quan trọng công tác bán hàng, giúp cho DN kiểm sốt hoạt động nhà quản trị, hồn thành mục tiêu khích lệ LLBH, đánh giá suất hiệu làm việc LLBH - Tuyển dụng lực lượng bán hàng: Là trình tìm kiếm lựa chọn lực lượng bán hàng để thỏa mãn nhu cầu sử dụng DN bổ sung lực lượng bán hàng cần thiết nhằm thực mục tiêu DN - Huấn luyện lực lượng bán hàng: Thực chất huấn luyện cho LLBH kiến thức kỹ bán hàng để đạt mục tiêu đề - Tạo động lực cho lực lượng bán hàng: Thực chất trình chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho lực lượng bán hàng qua biện pháp thúc đẩy tài lương thưởng, biện pháp phi tài thăng chức, tổ chức giao lưu, chơi,… để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 2.2 Theo giáo trình quản trị DNTM - GS.TS Phạm Vũ Luận - nhà nhãm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN xuất thống kê, năm 2004 Lực lượng bán hàng cầu nối Công ty thị trường Lực lượng bán hàng chia làm ba loại: lực lượng Công ty, đại lý có hợp đồng lực lượng hỗn hợp - Lực lượng bán hàng Công ty bao gồm tất nhân viên có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng Lực lượng lại chia thành hai loại: Bên bên + Lực lượng bán hàng bên (tại chỗ): Hầu hết, lực lượng bán hàng bên thường tập trung quan, văn phòng liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại + Lực lượng bán hàng bên ngồi cơng ty thông thường trải theo vùng địa lý - Đại lý theo hợp đồng phổ biến đại diện nhà sản xuất Họ cá nhân, hiệp hội, hội buôn hoạt động độc lập, đại diện cho hai hay nhiều nhà sản xuất cung ứng dịch vụ, vùng lãnh thổ quy định, hưởng hoa hồng đại lý (commission) kinh doanh với - Lực lượng bán hàng hỗn hợp cơng ty sử dụng nhiều loại lực lượng bán hàng để chiếm lĩnh thị trường Cơng ty sử dụng hỗn hợp lực lượng bán hàng công ty mạng lưới đại lý để xâm nhập nhiều loại thị trường khác 2.3 Nội dung nghiên cứu thảo luận Bài thảo luận sâu vào nghiên cứu nội dung chủ yếu sau: - Xác định quy mô lực lượng bán hàng DN - Xác định định mức lực lượng bán hàng DN - Tuyển dụng lực lượng bán hàng DN - Huấn luyện lực lượng bán hàng DN - Tạo động lực cho lực lượng bán hàng DN - Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức lực lượng bán hàng DN 2.3.1 Xác định quy mô lực lượng bán hàng nhãm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN Xác định quy mô LLBH hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân cần thiết cho lực lượng BH Quá trình thực chất nhằm trả lời câu hỏi: - DN cần chức danh bán hàng gì? - Số lượng nhân cho chức danh BH? - Thời điểm cần? Quy mô LLBH thường xác định cho chu kỳ kinh doanh thường năm theo kiện, chương trình BH… Để xác định quy mô LLBH, DN dựa vào sau: - Mục tiêu doanh số BH: mục tiêu doanh số đạt đảm bảo số lượng chất lượng LLBH Số lượng nhân viên BH tỷ lệ thuận với doanh số BH - Mục tiêu phát triển thị trường: DN đặt mục tiêu phát triển thị trường đồng nghĩa với việc tuyển dụng thêm LLBH Mục tiêu phát triển thị trường cao đòi hỏi DN cần định biên thêm LLBH - Năng suất lao động bình quân quota (hạn ngạch) nhân viên BH, nhân viên kinh doanh (doanh số, số đại lý, số khách hàng, số hợp đồng, số sản phẩm, nhân viên BH…) - Tầm hạn quản lý BH: số người phụ trách tối đa quy mơ thị trường tối đa đảm nhận tốt quản lý BH Tầm hạn quản lý cho phép định viên chức danh quản lý BH Trong đó, suất lao động bình qn phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố: trình độ đội ngũ công nghệ bán hàng Để xác định quy mô lực lượng bán hàng, doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp định lượng, theo xu hướng 2.3.2 Xác định định mức lực lượng bán hàng Định mức hay hạn ngạch BH phần tỷ lệ tổng doanh thu DN yêu cầu cá nhân hay phận thực hoạt động BH phải hồn thành trịn khoảng thời gian xác định nhãm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN Mục đích việc xác định định mức LLBH là: - Kiểm sốt: cơng cụ để kiểm soát hàng ngày hoạt động quản trị - Hồn thành mục tiêu khích lệ LLBH: việc hoàn thành hạn ngạch thường gắn liền với lợi ích tài mà nhân viên BH hưởng Vì hạn ngạch có tác dụng lớn việc khuyến khích nhân viên BH nỗ lực hồn thành hạn ngạch đề - Đánh giá suất hiệu làm việc LLBH: coi tiêu chuẩn quan trọng để làm đánh giá việc thực nhân viên BH Các nhân viên khơng đảm bảo hồn thành hạn ngạch nhận quan tâm nhiều nhà quản trị Thơng thường, DN thường có số định mức BH sau: - Hạn ngạch sở kết thể thông qua: + Khối lượng bán: thể thông qua tổng khối lượng bán giao cho phận định, đơn vị đo lường thể qua khối lượng bán doanh số + Số lượng KH: tập trung vào giữ thu nhận KH, phản ánh trực tiếp chiến lược Công ty + Các hạn ngạch tài bao gồm lợi nhuận khu vực (tính sở lợi nhuận ròng, tỷ lệ doanh thu tài sản sử dụng thu nhập lại khu vực xác định), tổng lãi gộp (là đảm bảo giới hạn lợi nhuận phá vỡ khó khăn tính tốn lợi nhuận khu vực) chi phí (là hạn ngạch thơng dụng nhất, thực chất giới hạn ngân sách mà người BH không vượt qua) - Hạn ngạch sở hành vi ứng xử gọi hạn ngạch hoạt động, xác định cách quy định hành vi thiết nhân viên BH phải thi hành Được xét theo quy định số hoạt động cần thực thời gian cụ thể số lần gọi bán ngày, số lần gọi chào hàng hàng ngày, số lần trưng bày bán lẻ, số lần gọi dịch vụ, số thư chào hàng nhãm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN gửi đi, số hội thảo, số lần gặp mặt nhà bán buôn tổ chức hội thảo chào hàng Dạng hạn ngạch công ty thường sử dụng thông dụng dựa khối lượng bán Thực tiễn công ty thường sử dụng nhiều hạn ngạch khơng có loại hạn ngạch áp dụng thành công cho tất trách nhiệm nhân viên bán hàng khu vực 2.3.3 Tuyển dụng lực lượng bán hàng Đối với lực lượng bán hàng thuộc biên chế doanh nghiệp, bao gồm hai nhóm đội ngũ nhân viên bán hàng nhà quản trị bán hàng, tiêu chuẩn tuyển dụng thay đổi theo chức danh khác thay đổi theo sách tuyển dụng doanh nghiệp - Nguồn tuyển dụng lực lượng bán hàng: + Nguồn tuyển dụng bên DN: giới hạn người lao động làm việc DN có nhu cầu thun chuyển cơng tác sang phận bán hàng phận có nhu cầu tuyển dụng nhân Nguồn tuyển dụng bên doanh nghiệp có ưu điểm cho phép DN sử dụng có hiệu nhân có, tạo hội thăng tiến, nhân viên quen với môi trường làm việc, không công đào tạo nhiều, chi phí tuyển dụng thấp Tuy nhiên có hạn chế hạn chế số lượng chất lượng ứng viên, gây xáo trộn tuyển dụng,… + Nguồn tuyển dụng bên DN: Là lực lượng lao động bên ngồi doanh nghiệp phù hợp với vị trí yêu cầu công việc, thông qua mô tả công việc giúp cho ứng viên nhà tuyển dụng dễ dàng, phù hợp Khi tuyển dụng DN cần ý đến yếu tố thị trường lao động, công việc cần tuyển người, vị DN, sách nhân DN, quyền địa phương nơi DN hoạt động, khả tài DN Nguồn tuyển dụng bên giúp cho DN bổ sung số lượng chất lượng lao động cho trình thực mục tiêu đề nhãm LỚP HQ8-K6 QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP DNTM BÀI THẢO LUẬN Xuất phát từ đối tượng tuyển dụng, nguồn tuyển dụng bên ngồi DN xem xét từ loại lao động lao động đào tạo, lao động chưa qua đào tạo, lao động khơng có việc làm Nguồn tuyển dụng bên ngồi tuyển dụng thông qua hệ thống sở đào tạo, giới thiệu nhân viên, ứng viên tự nộp đơn xin việc thông qua thông báo tuyển dụng - Quy trình tuyển dụng nhân sự: Định danh cơng việc cần tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận xử lý hồ sơ Tổ chức thi tuyển Đánh giá ứng viên Quyết định tuyển dụng Hội nhập nhân viên Quy trình tuyển dụng nhân + Định danh công việc cần tuyển dụng: Là bước nhằm xác định nhu cầu nhân trước mắt lâu dài cho DN Kết bước thể hai tài liệu quan trọng mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc + Thơng báo tuyển dụng: Mục đích thu hút nhiều ứng viên từ nguồn khác giúp cho việc lựa chọn thuận lợi đạt kết mong muốn Để đạt mục tiêu cần tiến hành bước bao gồm thiết kế thông báo, xác định mục đích cần thơng tin, triển khai thơng báo thông tin tuyển dụng nhãm 10 LỚP HQ8-K6