Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty cổ phần vnuni

Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI “ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VNUNI” 1.1 Tính cấp thiết đề tài Đối với doanh nghiệp vào hoạt động kinh doanh kỳ vọng vào tương lai tốt đẹp Trong tương lai doanh nghiệp thu lợi nhuận cao, gây dựng hình ảnh cơng ty lịng khách hàng, tạo lập bầu khơng khí làm việc cởi mở, động nhân viên, quan hệ tốt với công chúng Tất mục tiêu khó khăn để thực doanh nghiệp làm điều Và chìa khóa thành cơng doanh nghiệp sản xuất nhiều tốt, sản xuất có mà phải bán sản phẩm hướng vào khách hàng, khơng nên bán có Trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, tự khẳng định họ nhạy cảm, nắm bắt kịp thời nhu cầu thị trường Nhưng bên cạnh có khơng doanh nghiệp lâm vào tình trạng khủng hoảng trần trọng mà ngun nhân sản phẩm làm họ khơng có tính cạnh tranh thị trường, không người tiêu dùng biết đến, mua đâu Như vậy, phải nói đến sách định hướng khách hàng doanh nghiệp khơng tốt Trong đó, lực lượng bán hàng lại đóng vị trí quan trọng việc tạo lập mối quan hệ tốt đẹp công ty với khách hàng họ người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, mà thơng qua doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng nhằm thiết lập hệ thống bán hàng cách khoa học, hợp lý để giúp doanh nghiệp tăng sản lượng hàng bán giảm thiểu chi phí khơng cần thiết để doanh nghiệp kinh doanh hiệu bước khẳng định vị thị trường Điều trở thành tốn nan giải nhà quản trị doanh nghiệp Đặc biệt giai đoạn đất nước ta mở cửa hội nhập giới điều lại khó khăn từ gia nhập WTO hàng hóa phải chịu sức ép cạnh tranh lớn thị trường nội địa Trên sở lý luận vào nghiên cứu vấn đề em nhận thấy tất doanh nghiệp chưa thực coi trọng công tác tổ chức lực lượng bán hàng, có số làm điều họ thành công Ngay doanh nghiệp thương mại tập trung chủ yếu lĩnh vực phân phối sản phẩm chưa thực làm tốt điều nàu Đây vấn đề đáng lo ngại cho doanh nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Việt Nam sức ép cạnh tranh lớn mà lại không tận dụng lợi am hiểu tâm lý người tiêu dùng nội địa so với cơng ty nước ngồi Và việc tiếp cận cách tốt thơng qua lực lượng bán hàng, họ người nắm bắt nhanh nhạy phản ứng khách hàng đồng thời hiểu họ cần để từ doanh nghiệp điều chỉnh cách hợp lý hoạt động Việc tổ chức tốt lực lượng bán hàng không giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cách hiệu mà giúp doanh nghiệp định hướng khách hàng cách tốt để đảm bảo việc kinh doanh đạt hiệu cao Trong trình thực tập Công ty Cổ phần VNUNI, theo kết điều tra sơ thông qua vấn trực tiếp sử dụng phiếu điều tra vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng công ty gặp nhiều khó khăn làm cho hiệu hoạt động bán hàng công ty chưa cao Như vấn đề đặt cho tổ chức đội ngũ nhân viên bán hàng hợp lý, khoa học mà chi phí bỏ thấp Đề tài tập trung nghiên cứu tổ chức lực lượng bán hàng với vấn đề liên quan như: tuyển dụng, huấn luyện, đãi ngộ, đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng Việc nghiên cứu thực với mục tiêu nghiên cứu sâu mặt lý thuyết tổ chức lực lượng bán hàng để đánh giá vấn đề cần giải cơng ty Cổ phần VNUNI từ tìm giải pháp tốt cho vấn đề 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Trong thời gian thực tập Công ty Cổ phần VNUNI em tìm hiểu cơng ty, hoạt động kinh doanh cơng ty góc độ lý thuyết thực tế Em nhận thấy cơng ty cịn tồn nhiều vướng mắc cần phải giải như: công tác tổ chức lực lượng bán hàng, vấn đề nhân sự, chiến lược kinh doanh,thị phần cơng ty khơng lớn…trong cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty ban giám đốc đưa làm vấn đề thiết yếu tác động to lớn tới hoạt động kinh doanh công ty nên cần quan tâm giải nhanh chóng Xuất phát từ thực tiễn sở lý luận có bên cạnh vấn đề khó khăn cần giải cơng ty Cổ phần VNUNI em muốn tìm hiểu, nghiên cứu sâu vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng với mục đích tìm giải pháp hiệu cho vấ đề để khơng giải khó khăn vướng mắc cho Cơng ty Cổ phần VNUNI mà áp dụng cho nhiều doanh nghiệp kinh doanh khác Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp thương mại Đây lý em chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty cổ phần VNUNI” Đề tài tập trung nghiên cứu, phát vấn đề tồn liên quan đến lực lượng bán hàng công ty, công tác tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo sách đãi ngộ lực lượng bán hàng…Tìm hiểu nguyên nhân vấn đề đó, đề xuất giải pháp ban giám đốc để hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng Công ty Cổ phần VNUNI 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu - Lý thuyết: Luận văn đưa số khái niệm, định nghĩa tổ chức lực lượng bán hàng nội dung hoạt động tổ chức lực lượng bán hàng - Thực trạng: Tìm hiểu, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức lực lượng bán hàng Cơng ty Cổ phần VNUNI Từ tìm vấn đề mà cơng ty gặp phải quan trình tổ chức lực lượng bán hàng nguyên nhân vấn đề - Giải pháp: Từ thực trạng công ty em xin đề số giải pháp để giúp Cơng ty Cổ phận VNUNI nói riêng doanh nghiệp nói chung ngày hồn thiện việc tổ chức lực lượng bán hàng cho doanh nghiệp 1.4 Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian: luận văn chủ yế nghiên cứu vấn đề tổ chức lực lượng bán hàng Công ty Cổ phần VNUNI Về mặt thời gian: tập chung thu thập, xử lý đánh giá tìa liệu liên quan đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty năm từ năm 2008-2010 1.5 Kết cấu luận văn Luận văn gồm bốn chương: Chương 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty cổ phần VNUNI” Chương Những vấn đề lý luận công tác tổ chức lực lượng bán hàng doanh nghiệp Chương Phương pháp nghiên cứu kết phân tích thực trạng cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty cổ phần VNUNI Chương Các kết luận đề xuất hồn thiện cơng tác tổ chực lực lượng bán hàng công ty cổ phần VNUNI Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP 2.1 Một số khái niệm định nghĩa 2.1.1 Quản trị doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp q trình tác động liên tục, có tổ chức, có hướng đích chủ doanh nghiệp, sử dụng cách tốt tiềm hội để thực hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề theo luật định thông lệ xã hội 2.1.2 Bán hàng Bán hàng hoạt động đặc trưng, chủ yếu doanh nghiệp thương mại, khâu cuối hoạt động kinh doanh hóa Do chất bán hàng q trình người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo thỏa mãn nhu cầu hay ước muốn người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài hai bên Bán hàng thực chất thực mục đích sản xuất hàng hóa, đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng, cầu nối trung gian bên sản xuất, phân phối bên tiêu dùng Bản chất việc bán hàng doanh nghiệp thương mại việc đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng cuối theo giá bán mà nhà sản xuất quy định 2.1.3 Quản trị bán hàng Quản trị bán hàng quán trình bao gồm hoạt động xây dựng kế hoạch bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng kiểm soát bán hàng nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp Trong đó, tổ chức triển khai bán hàng trọng vào xây dựng phát triển mạng lưới bán hàng lực lượng bán hàng Quản trị bán hàng có vai trị sau: Thứ nhất, quản trị bán hàng đảm bảo xây dựng thực mục tiêu bán hàng doanh nghiệp sở dự báo thị trường Nhà quản trị bán hàng xác định rõ mục tiêu bán hàng doanh nghiệp giai đoạn nỗ lực thực mục tiêu Thứ hai, quản trị bán hàng đảm bảo phát triển mạng lưới bán hàng phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh doanh nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Thứ ba, quản trị bán hàng đảm bảo xây dựng lực lượng bán hàng có chun mơn, có kỹ năng, có phẩm chất, động làm việc có thành tích tốt Thứ tư, quản trị bán hàng đảm bảo nắm bắt điều chỉnh hoạt động bán hàng doanh nghiệp sát với tình hình biến động thị trường 2.1.4 Lực lượng bán hàng Lực lượng bán hàng (LLBH) doanh nghiệp bao gồm cá nhân, tổ chức tham gia trực tiếp vào trình bán hàng doanh nghiệp Lực lượng bán hàng chủ yếu thực kế hoạch mục tiêu bán hàng doanh nghiệp, cầu nối doanh nghiệp với khách hàng Lực lượng bán hàng có vị trí quan trọng doanh nghiệp Như biết bán hàng nghề lâu đời lại chiếm vị trí quan trọng hoạt động doanh nghiệp Mà người thực bán hàng doanh nghiệp người tiếp xũ trực tiếp với khách hàng, người đại diện cho doanh nghiệp trả lời thắc mắc thỏa mãn nhu cầu khách hàng Họ người địng doanh số bán hàng doanh nghiệp nói lực lượng bán hàng nhân tố định tồn tạo doanh nghiệp 2.1.5 Tổ chức lực lượng bán hàng Tổ chức lực lượng bán hàng thành tố cấu thành tổ chức triển khai bán hàng quy trình quản trị bán hàng Tổ chức lực lượng bán hàng việc thiết lập máy cho doanh nghiệp thông qua công việc: xác định cấu lực lượng bán hàng, xác định tiêu chuẩn lực lượng bán hàng, tuyển dụng, huấn luyệ tạo động lực cho lực lượng bán hàng - Xác định quy mô lực lượng bán hàng Xác định quy mô lực lượng bán hàng hoạt động nhằm xác định nhu cầu (số lượng , chất lượng , thời điểm) nhân cần thiết cho lực lượng bán hàng - Xác định mức lực lượng bán hàng Định mức lực lượng bán hàng phần tỷ lệ tổng doanh thu doanh nghiệp yêu cầu cá nhân phận thực hoạt động bán hàng phải hoàn thành khoảng thời gian xác định - Tuyển dụng lực lượng bán hàng Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp Tuyển dụng lực lượng bán hàng trình tìm kiếm lựa chọn nhân để thỏa mãn nhu cầu sử dụng doanh nghiệp bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực mục tiêu doanh nghiệp - Huấn luyện đào tạo nhân viên bán hàng Huấn luyện đào tạo nhân viên bán hàng trình cung cấp kiến thức, hoàn thiện phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu q trình thực cơng việc họ tương lai Đãi ngộ lực lượng bán hàng Đãi ngộ trình chăm lo đời sống vật chất tinh thần người lao động để người lao động hồn thành tốt nhiệm vụ giao qua góp phần hồn thành mục tiêu doanh nghiệp 2.2 Một số lý thuyết tổ chức lực lượng bán hàng 2.2.1 Cách tiếp cân thứ Theo giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại (NXB lao động xã hội), PGS.TS Hoàng Minh Đường, PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc tiếp cận tổ chức lực lượng bao gồm :  Khái niệm phân loại : Lực lượng bán hàng toàn nhân viên tham gia quảng cáo, vận chuyển, phân phối bán hàng cho doanh nghiệp LLBH cầu nối doanh nghiệp với khách hàng, định việc thực mục tiêu kế hoạch bán hàng  Theo biên chế lao động chia thành - Lực lượng bán hàng hữu cán công nhân viên bán hàng trực thuộc biên chế doanh nghiệp Tùy theo phân công địa bàn hoạt động chia thành lực lượng bán hàng hữu văn phịng cơng ty lực lượng bán hàng bên ngồi cơng ty - Hệ thống đại lý bán hàng cho doanh nghiệp: bao gồm cá nhân, tổ chức độc lập không thuộc hệ thống hữu doanh nghiệp, nhận bán hàng để nhận hoa hồng theo hợp đồng ký kết - Hệ thống bán hàng hỗn hợp  Theo chức nhiệm vụ LLBH chia thành Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp - Giám đốc bán hàng: Giám đốc bán hàng doanh nghiệp, khu vực trưởng đại diện bán hàng - Các đại diện bán hàng với chức khác : Người giao hàng, người tiếp nhận đơn hàng, người chào hàng, kỹ thuật viên…  Xác định quy mô lực lượng bán hàng vào yếu tố: Mục tiêu chiến lược bán hàng doanh nghiệp, tình hình nhu cầu hàng hóa thị trường tương lai, tổ chức lượng bán hàng đối thủ cạnh tranh để tham khảo, định mức khối lượng công việc cho nhân viên đại diện bán hàng  Cơ cấu tổ chức lực lượng bán hàng: có phương án tổ chức lực lượng bán hàng doanh nghiệp: theo sản phẩm; theo vùng địa lý; theo khách hàng theo ma trận 2.2.2 Cách tiếp cận thứ hai Trong Bán hàng quản trị bán hàng – Trần Đình Hải, NXB Thống Kê tổ chức lực lượng bán hàng gồm nội dung : - Cấu trúc tổ chức gồm : cấu trúc địa lý, cấu trúc chuyên biệt hoa sản phẩm, cấu trúc theo khách hàng - Xác định số lượng người bán hàng - Xác định địa phận bán hàng - Lương bổng gồm loại: lương cố định, hoa hồng mà thôi, lương hoa hồng 2.2.3 Cách tiếp cận thứ ba Trong Quản lý bán hàng – Hồng Thanh, NXB Thành Phố Hồ Chí Minh tổ chức lực lượng bán hàng gồm nội dung sau: Lựa chọn kênh bán hàng, cách tổ chức kênh hay xác định cấu trúc lực lượng bán hàng, xác định số lượng nhân viên bán hàng khu vực bán hàng nhân viên (xác định quy mô phân công nhiệm vụ cho lực lượng bán hàng), cuối giám đốc bán hàng phải trợ giúp nhân viên bán hàng việc quản lý thời gian khu vực bán hàng 2.2.4 Cách tiếp cận thứ tư Theo Quản trị bán hàng ( NXB Thống kê), tác giả Hà Nam Khánh Giao cho tổ chức lực lượng bán hàng trước hết phải tiếp cận từ nhà quản trị Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp sau xác định đến cấu trúc lực lượng bán hàng số lượng nhân viên bán hàng Các nội dung cụ thể sau: - Xác định tầm kiểm soát quyền hạn nhà quản trị bán hàng: số nhân viên mà quản trị viên bán hàng giám sát quyền hạn họ - Cách thức liên lạc doanh nghiệp với khách hàng - Xác định cấu trúc lực lượng bán hàng: sử dụng bán hàng riêng với đại lý độc lập hay kết hợp hai - Tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm loại tổ chức sau: tổ chức đại lý, tổ chức sản phẩm, tổ chức khách hàng, tổ chức chức - Xác định số lượng lực lượng bán hàng cần thiết 2.2.5 Cách tiếp cận thứ năm Theo giáo trình Quản trị tác nghiệp Bộ mơn quản trị tác nghiệp- Trường Đại học Thương Mại tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm công việc sau: - Xác định kết cấu, hạn ngạch quy mô lực lương bán hàng - Tuyển dụng lực lượng bán hàng - Huấn luyện lực lượng bán hàng - Tạo động lực cho lực lượng bán hàng 2.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài trước Trong kinh tế nay, doanh nghiệp việc nghiên cứu tổ chức lực lượng bán hàng khơng phải vấn đề mới, có nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài nghiên cứu thực tế để viết luận văn tốt nghiệp - Đề tài nghiên cứu “ Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng công ty TNHH Đầu tư phát triển Trường Thịnh” ( Sinh viên Dương Quang Đăng- K42A1Trường đại học Thương mại) sâu vào việc phân tích tổ chức lực lượng bán hàng làm để hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty TNHH Đầu tư phát triển Trường Thịnh Trong luận văn nói rõ nên cách khái quát tổ chức lực lượng bán hàng thông qua việc đưa khái niêm có liên quan đến tổ chức lực lượng bán hàng, nội dung tổ chức lực lượng bán hàng Và Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp luận văn cho thấy thực trạng rõ nét cơng ty để từ đề xuất giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty - Đề tài nghiên cứu “Hồn thiện cơng tác tổ chức lực lượng bán hàng công ty Thương mại du lịch Hồng Trà” ( Sinh viên thực Nguyễn Tiến Lợi- K42A6Trường Đại học Thương Mại) di sâu nghiên cứu đề tài dựa cách tiếp cận tổ chức lực lượng bán hàng Bộ môn Quản trị doanh nghiệp thương mại thuộc ĐH Thương mại Đề tài làm rõ lý thuyết công tác tổ chức lực lượng bán hàng theo cách tiếp cận khác như: Quản trị bán hàng, Quản trị doanh nghiệp thương mại, Kỹ quản trị bán hàng, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại Cùng với đề tài sâu tìm hiểu thực trạng lực lượng bán hàng Công ty Thương mại du lịch Hồng Trà địa bàn Hà Nội, tìm điểm mạnh tồm cơng ty qua đề xuất giải pháp thiết thực nhằm nâng cao công tác tổ chức lực lượng bán hàng chuỗi siêu thị 2.4 Phân định nội dung nghiên cứu đề tài 2.4.1 Phân loại lực lượng bán hàng 2.4.1.1 Lực lượng bán hàng thuộc biên chế Lực lượng bán hàng thuộc biên chế bao gồm tất người lao động doanh nghiệp có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng Lực lượng bán hàng bao gồm: - Lực lượng bán hàng doanh nghiệp: Lực lượng bán hàng doanh nghiệp thường làm việc tập trung văn phòng doanh nghiệp liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện thoại, email, fax Từng cá nhân tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Tùy theo đặc điểm doanh nghiệp việc tổ chức mạng lưới bán hàng mà lực lượng đòng vai trò hỗ trợ lực lượng chủ yếu thực bán hàng mạng lưới bán hàng - Lực lượng bán hàng địa bàn Đối với phần lớn doanh nghiệp lực lượng bán hàng chủ yếu, người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cung câp cho khach hàng dịch vụ thông qua giao dịch trực tiếp địa bàn Nơi làm việc lực lượng không Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B Luận văn tốt nghiệp Khoa Quản trị doanh nghiệp phải văn phòng doanh nghiệp mà trải dài theo vùng địa lý, địa bàn hoạt động doanh nghiệp, nơi tập trung lượng khách hàng đủ lớn doanh nghiệp 2.4.1.2 Đại lý bán hàng công tác viên Đây lực lượng bán hàng không thuộc biên chế doanh nghiệp thường có phân chia khu vực đại lý cách ổn định, có khả đảm bảo phục vụ số khách hàng vùng doanh nghiệp cách nhanh chóng tốt so với công việc doanh nghiệp tự xâm nhập vào thị trường đó, việc giới thiệu sản phẩm Đại lý bán hàng thể nhân hay pháp nhân thực hay nhiều hành vi có liên quan đến hoạt động bán hàng theo ủy thác doanh nghiệp ( người ủy thác) sở hợp đồng đại lý Thu thập đại lý khoản thù lao tính doanh số (đại lý thụ ủy), hoa hồng bán hàng (đại lý hoa hồng) hay tiền chênh lệch bán hàng (đại lý kinh tiêu) Đại lý bán hàng phận tạm thời hay lâu dài hệ thống kênh phân phối doanh nghiệp Các đại lý thường có nét chung sau: - Thu thập đại lý, chi phí doanh thu có liên quan trực tiếp đến Do doanh nghiệp khơng có khả chi trả khoản chi phí bất biến cho lực lượng bán hàng thường thuê đại lý - Những đại lý cung cấp lực lượng bán hàng thường xuyên, phân chia khu vực cách ổn định, đảm bảo phục vụ số khách hàng vùng cách nhanh chóng Nếu tự than doanh nghiệp xâm nhập vào thị trường vậy, họ nhiều năm, đặc biệt sản phẩm - Thông thường họ kinh doanh nhiều sản phẩm tương đối giống nhau, khơng mang tính cạnh tranh Điều quan trọng doanh nghiệp kinh doanh ngành hàng hạn hẹp, nỗ lực xâm nhập vào vùng thị trường có số lượng lớn khách hàng mà người lại tiêu thụ số lượng sản phẩm ỏi doanh nghiệp doanh nghiệp khơng thể chịu chi phí thuê lực lượng bán hàng họ Các công tác viên người có thỏa thuận với doanh nghiệp để bán hàng cho doanh nghiệp thị trường Lực lượng không thuộc quân số nhân viên bán hàng doanh nghiệp hưởng lương tù hoa hồng chiết khấu bán hàng Sinh viên: Phạm Thị Duyên Lớp: K5HQ1B