Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải my sơn

Vì vậy, các doanh nghiệp thương mại cần phải chú trọng hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu thị trường tăng sản lượng bán đạt được các mục tiêu k

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ ĐIỆN TỬ HÀNG HẢI MY SƠN

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO giúp các doanh nghiệp Việt Nam có nhiều cơ hội được cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp lớn trên thế giới Bên cạnh cơ hội thì thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam cũng không nhỏ vì thương hiệu các công ty nước ngoài đã rất mạnh, do đó buộc các doanh nghiệp Việt Nam phải thật sự chú trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để không ngừng nâng cao chất lượng nhằm khẳng định mình và đứng vững trên thị trường

Trong bất kỳ doanh nghiệp thương mại nào thì lực lượng bán hàng luôn là nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của doanh nghiệp Lực lượng bán hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, là lực lượng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên thông qua lực lượng bán hàng doanh nghiệp có thể thỏa mãn nhu cầu thị trường tốt hơn Lực lượng bán hàng chính là bộ mặt của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, họ có thể tạo lập được mối quan hệ tốt đẹp của khách hàng Vì vậy, các doanh nghiệp thương mại cần phải chú trọng hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu thị trường tăng sản lượng bán đạt được các mục tiêu kinh doanh trong dài hạn và ngày càng khẳng định thương hiệu trên thị trường

Việc tạo lập và phát triển lực lượng bán hàng là một công việc không phải doanh nghiệp nào cũng làm được và hiệu quả nó mang lại phải trong thời gian dài Các doanh nghiệp Việt Nam do đặc thù và quy mô nên chưa thực sự quan tâm phát triển lực lượng bán hàng Nhưng các doanh nghiệp nước ngoài thì hơn hẳn các doanh nghiệp Việt Nam trong việc quan tâm phát triển lực lượng bán hàng nên hình ảnh của họ trong mắt khách hàng rất tốt Đây chính là khó khăn của các doanh nghiệp Việt Nam khi trong xu thế hội nhập kinh tế với sân chơi chung

Trong những năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn gặp phải sự cạnh tranh gay gắt và chưa thể khai thác tối đa tiềm năng thị trường Công ty chưa thể đạt được mục tiêu kinh doanh là do một số lý do chính như: trình độ nguồn nhân lực còn hạn chế, chất lượng không đồng đều; cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt; thương hiệu của công ty chưa được khẳng định; doanh thu bán hàng còn thấp

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Qua thời gian thực tập tại Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải

My Sơn Em nhận thấy, doanh thu và lợi nhuận bán hàng của công ty vẫn còn thấp

so với tiềm năng thị trường là do công ty chưa thật sự quan tâm phát triển lực lượng bán hàng, chưa có các biện pháp phát triển và khai thác các ưu điểm của đội ngũ bán hàng Đề tài nhằm giải quyết công tác xác định quy mô, định mức của lực lượng bán hàng, công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện và tạo động lực cho lực lượng bán hàng tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn

Từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty Xuất phát từ tính cấp thiết trên và qua thời gian thực tập tại

Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn, em xin chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình

1.3 Các mục tiêu nghiên cứu

- Đề tài sẽ đi sâu nghiên cứu làm rõ những vấn đề cơ bản về mặt lý thuyết như: doanh nghiệp thương mại, bán hàng, lực lượng bán hàng và tổ chức lực lượng bán hàng Vai trò, chức năng và nhiệm vụ đối với doanh nghiệp

- Làm rõ công tác tổ chức lực lượng bán hàng và tình hình kinh doanh tại Công ty

CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn Những ưu điểm và hạn chế cần giải quyết

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công

ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn Bộ phận nghiên cứu là phòng kinh doanh, bộ phận bán hàng, đối tượng nghiên cứu là lực lượng bán hàng

-Về thời gian: Nghiên cứu các dữ liệu trong 3 năm từ 2008 – 2010

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn

1.5.1 Một số khái niệm và định nghĩa cơ bản

Quản trị nhân sự là tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc

tạo ra, duy trì, phát triển và sử dụng hiệu quả yếu tố con ngưởi trong tổ chức nhằm

đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp

Bán hàng là hoạt động đặc trưng, chủ yếu của doanh nghiệp thương mại, là

khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh hàng hóa Do đó bản chất của bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và thỏa mãn những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của

cả hai bên

Quản trị bán hàng là quá trình bao gồm các hoạt động xây dựng kế hoạch

bán hàng, tổ chức triển khai bán hàng và kiếm soát bán hàng nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Trong đó, tổ chức triển khai bán hàng chú trọng vào xây dựng và phát triển mạng lưới bán hàng và lực lượng bán hàng

Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những cá nhân, tổ chức

tham gia trực tiếpvào quá trình bán hàng của doanh nghiệp Lực lượng bán hàng là lực lượng chủ yếu thực hiện các kế hoạch và mục tiêu bán hàng của doanh nghiệp,

là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng

Tổ chức lực lượng bán hàng là một thành phần cấu thành của tổ chức triển

khai bán hàng trong quy trình quản trị bán hàng Tổ chức lực lượng bán hàng bao gồm một số công việc chủ đạo như: xác định cơ cấu lực lượng bán hàng, xác định

các tiêu chuẩn của lực lượng bán hàng, tuyển dụng lực lượng bán hàng, huấn luyện lực lượng bán hàng, tạo động lực cho lực lượng bán hàng

Xác định quy mô lực lượng bán hàng là các hoạt động nhằm xác định nhu

cầu (số lượng, chất lượng, thời điểm) nhân sự cần thiết cho lực lượng bán hàng

Định mức hay hạn ngạch bán hàng là mức chuẩn về doanh số hoặc kết quả

bán hàng đặt ra với mỗi cá nhân hay đơn vị kinh doanh thuộc lực lượng bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định

Tuyển dụng lực lượng bán hàng là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn

nhân sự đề thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng bán hàng cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Đào tạo và huấn luyện lực lượng bán hàng là quá trình cung cấp các kiến

thức,hoàn thiện các kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghề nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu trong quá trình thực hiện công việc của họ ở cả hiện tại và tương lai

Đãi ngộ lực lượng bán hàng là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh

thần của người lao động để người lao động có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó góp phần hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp

1.5.2 Phân định nội dung tổ chức lực lượng bán hàng

1.5.2.1 Phân loại lực lượng bán hàng

Lực lượng bán hàng của doanh nghiệp được chia làm hai loại:lực lượng bán hàng thuộc biên chế và các đại lý, các cộng tác viên không thuộc biên chế doanh nghiệp

➢ Lực lượng bán hàng thuộc biên chế bao gồm tất cả những người lao động có trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động bán hàng Lực lượng này bao gồm: Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp và lực lượng bán hàng tại địa bàn

✓ Lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp ( bên trong) thường làm việc tập trung

ở văn phòng của doanh nghiệp và liên hệ với khách hàng chủ yếu thông qua điện

thoại, email, fax Tại các doanh nghiệp, tùy theo đặc điểm tổ chức lực lượng bán hàng mà lực lượng này đóng vai trò hỗ trợ hoặc chủ yếu thực hiện việc bán hàng Trước đây, lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp có hoạt động chủ yếu là xúc tiến cho hoạt động bán hàng hay theo sau hoạt động bán hàng như theo dõi đơn đặt hàng, kiểm soát dự trữ hàng tồn kho, giới thiệu sản phẩm thay thế Hiện nay, vai trò của lực lượng bán hàng tại doanh nghiệp đã được mở rộng bao gồm cả vai trò thương mại điện tử

✓ Lực lượng bán hàng tại địa bàn Đối với phần lớn các doanh nghiệp thì đây là lực lượng bán hàng chủ yếu, là những người trực tiếp bán hàng của doanh nghiệp cho khách hàng và cung cấp cho họ những dịch vụ thông qua các cuộc giao dịch trực tiếp tại địa bàn Nơi làm việc của lực lượng này không phải là văn phòng của doanh ngghiệp mà trải dài theo vùng địa lý, trên các địa bàn hoạt động của doanh nghiệp, nơi tập trung một lượng khách hàng đủ lớn của doanh nghiệp

➢ Đại lý bán hàng và cộng tác viên Đây là lực lượng không thuộc biên chế của doanh nghiệp và thường có sự phân chia khu vực địa lý một cách ổn định, nhằm đảm bảo phục vụ khách hàng ở khu vực đó nhanh chóng và tốt hơn

✓ Đại lý bán hàng là những thể nhân hay pháp nhân thực hiện một hay nhiều hành vi có liên quan đến hoạt động bán hàng theo sự ủy thác của doanh nghiệp (người ủy thác) trên cơ sở một hợp đồng đại lý Loại đại lý theo hợp đồng phổ biến nhất là đại lý độc lập Họ là những cá nhân, doanh nghiệp hoạt động độc lập, đại diện bán hàng cho một hay nhiều doanh nghiệp trong một vùng lãnh thổ quy định, hưởng hoa hồng đại lý Họ thường được gọi là đại lý hoa hồng, đại lý thụ ủy hay đại

lý kênh tiêu Các đại lý thường có các đặc điểm:

• Thu nhập của đại lý, chi phí và doanh thu có liên quan trực tiếp đến nhau

• Những đại lý cung cấp một lực lượng bán hàng thường xuyên, cũng như sự phân chia khu vực địa lý rất ổn định, đảm bảo phục vụ khách hàng trong vùng nhanh chóng

• Thông thường họ kinh doanh rất nhiều sản phẩm tương đối giống nhau, nhưng không mang tính cạnh tranh

✓ Các cộng tác viên là những người có thỏa thuận với doanh nghiệp để bán hàng cho doanh nghiệp trên thị trường Lực lượng này không thuộc quân số nhân viên bán hàng của doanh nghiệp và hưởng lương từ hoa hồng hoặc chiết khấu khi bán hàng

Việc sử dụng đại lý và cộng tác viên bên cạnh ưu điểm thì hạn chế cũng không ít nên khi sử dụng lực lượng này doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ

1.5.2.2 Xác định quy mô lực lượng bán hàng

➢ Quá trình này thực chất nhằm trả lời ba câu hỏi:

✓ Doanh nghiệp cần những chức danh gì?

✓ Số lượng nhân sự cho từng chức danh bán hàng?

✓ Năng suất lao động bình quân hoặc hạn ngạch (quota) của nhân viên bán hàng, nhân viên kinh doanh (doanh số, số khách hàng, số sản phẩm, số hợp đồng…/nhân viên bán hàng)

✓ Tầm hạn quản lý của quản lý bán hàng: Số người có thể phụ trách tối đa, quy

mô thị trường tối đa có thể đảm nhận tốt của một quản lý bán hàng Tầm hạn quản

lý cho phép định biên quản lý bán hàng

➢ Một số chức danh cơ bản của lực lượng bán hàng:

✓ Giám đốc bán hàng (giám đốc kinh doanh): là người đảm bảo các mục tiêu doanh thu của doanh nghiệp Thực hiện các công việc lập chiến lược, kế hoạch, xác định hạn ngạch,… và đồng thời chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ lực lượng bán

✓ Giám đốc chi nhánh (khu vực): là người đại diện cho giám đốc hoặc giám đốc kinh doanh tại thị trường nhất định và chịu trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp quản lý toàn bộ lực lượng bán hàng tại chi nhánh của mình

✓ Trưởng kênh bán hàng (ngành hàng): là chức danh có tại các doanh nghiệp tổ chức lực lượng bán hàng thành các kênh, chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai và kiểm soát các hoạt động bán hàng đồng thời quản lý giám sát và nhân viên bán hàng thuộc kênh của mình

✓ Cửa hàng trưởng: chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh bao gồm mua, bán, dự trữ và cả doanh số đạt được của cửa hàng, quản lý các nhân viên bán hàng, hậu cần thuộc biên chế của cửa hàng

✓ Giám sát bán hàng: Mỗi giám sát bán hàng có nhiệm vụ quản lý các điểm bán thuộc kênh phân phối được giao, chịu trách nhiệm thu thập thông tin về khách hàng và đối thủ cạnh tranh trên địa bàn mình phụ trách và thường quản lý luôn cả các nhân viên bán hàng thuộc phạm vi thị trường mình phụ trách

✓ Nhân viên bán hàng (nhân viên kinh doanh) Là người trực tiếp làm nhiệm

vụ bán hàng của DN, trực tiếp quan hệ với KH, duy trì các mối quan hệ, nhận đơn hàng, thiết lập mối quan hệ mới Tùy từng DN mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của NVBH được quy định cụ thể

✓ Nhân viên giao hàng: Chịu trách nhiệm giao hàng cho các KH theo hợp đồng

ký kết Ngoài ra, họ có thể chịu trách nhiệm các dịch vụ sau bán như lắp đặt, bảo dưỡng, …

✓ Nhân viên phát triển thị trường, tiếp thị: Chịu trách nhiệm giới thiệu và bán các sản phẩm mới của doanh nghiệp hoặc xúc tiến tiếp cận các khách hàng mới

1.5.2.3 Xác định định mức lực lượng bán hàng

➢ Mục đích sử dụng định mức của lực lượng bán hàng là:

✓ Là tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động của nhân viên bán hàng

✓ Là cơ sở để định hướng mục tiêu và khích lệ lực lượng bán hàng

✓ Là cơ sở để đánh giá năng suất và hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng Thông thường doanh nghiệp thường có một số các định mức bán hàng cơ bản:

➢ Hạn ngạch trên cơ sở kết quả được thể hiện thông qua:

✓ Khối lượng hàng bán: Thể hiện thông qua tổng số lượng bán giao cho một bộ phận

✓ Số lượng khách hàng: Hạn ngạch này tập trung vào giữ và thu nhận khách hàng

Dạng hạn ngạch các công ty sử dụng thông dụng nhất là dựa trên khối lượng bán Các công ty thường sử dụng kết hợp nhiều hạn ngạch vì không có một loại hạn ngạch nào áp dụng thành công cho tất cả các trách nhiêm của nhân viên bán hàng khu vực

✓ Trưởng kênh bán hàng: Tốt nghiệp đại học quản trị kinh doanh, marketing;

có ít nhất một năm kinh nghiệm với vị trí tương đương; đọc hiểu và giao tiếp thông

✓ Giám sát bán hàng: Tốt nghiệp cao đẳng quản trị kinh doanh, marketing, kinh tế trở nên; có ít nhất hai năm kinh nghiệm bán hàng; khả năng quảnlý, giám sát kiểm tra công việc; giao tiếp tốt; vi tính văn phòng; tiếng Anh trình độ cơ bản

✓ Nhân viên bán hàng: Tốt nghiệp tối thiểu trung học phổ thông, ham thích bán hàng, có áp lực kiếm tiền mưu sinh; hiểu biết về sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh; có nghị lực và tự tin trong bán hàng, năng động và linh hoạt, trung thực với khách hàng; có kinh nghiệm tối thiểu 6 tháng bán hàng; ngoại ngữ trình độ giao tiếp

✓ Nhân viên phát triển thị trường: Ham thích nghề tiếp thị, có áp lực kiếm tiền,

am hiểu về thị trường và sản phẩm, có kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng thuyết phục, tiếng Anh đáp ứng yêu cầu công việc

➢ Các lưu ý khi tuyển dụng lực lượng bán hàng:

✓ Không nên quan tâm nhiều đến quá khứ ứng viên

✓ Sử dụng công cụ trắc nghiệm để gạn lọc nhanh ứng viên không tiềm năng

✓ Cảnh giác với ứng viên chỉ mô tả công việc và vị trí mà không đề cập thành tích

✓ Ứng viên tốt phải có cả 3 yếu tố: chuyên môn, kinh nghiệm và tính cách

✓ Làm tốt ngay từ đầu: Dù trong trường hợp khẩn cấp cũng giữ tiêu chuẩn, sai lầm sẽ phải trả giá

✓ Lưu ý chi phí sa thải cao hơn nhiều chi phí tuyển dụng

1.5.2.5 Huấn luyện lực lượng bán hàng

➢ Các nội dung huấn luyện lực lượng bán hàng:

✓ Huấn luyện về kiến thức: Khối lượng kiến thức mà nhân viên bán hàng mới cần có sẽ phụ thuộc vào doanh nghiệp và trình độ kỹ thuật sản xuất kinh doanh

• Kiến thức về doanh nghiệp: lịch sử doanh nghiệp, các thủ tục hành chính, thu nhập, các chương trình hành động, các tiêu chuẩn pháp lý, chính sách khen thưởng, các chỉ tiêu báo cáo thường xuyên

• Kiến thức về sản phẩm: Các đặc trưng kỹ thuật,các tiêu chuẩn tiến hành, các yêu cầu của khách hàng đặc biệt, các yếu điểm, các tình huống, các sai sót có thể xảy ra trong bán hàng Cần biết rõ về sản phẩm cạnh tranh cũng như của chính mình

• Kiến thức về quá trình bán hàng: Xác định mục tiêu bán hàng, lên kế hoạch thực hiện, xác định các kỹ thuật bán hàng…

• Kiến thức về khách hàng: Cần hiểu các nhu cầu, nguồn ảnh hưởng cạnh tranh

và các ưu điểm của khách hàng

• Kiến thức về thị trường: Các thông tin về đối thủ và các hoạt động cạnh tranh của họ, các phát triển về công nghệ, các xu thế, các điều kiện kinh tế

✓ Huấn luyện kỹ năng bán hàng và kỹ năng quản trị bán hàng

• Các kỹ thuật bán hàng

• Quản trị thời gian và khu vực

• Giao tiếp và lên kế hoạch

➢ Các phương pháp huấn luyện lực lượng bán hàng

✓ Huấn luyện qua công việc: Thường là một nhà quản trị bán hàng kèm cặp trực tiếp một hay một số nhân viên bán hàng Nhà quản trị có thể sử dụng quy trình huấn luyện gồm 5 bước:

• Bước 1: Chuẩn bị trước cuộc gặp mặt Nhà quản tri đảm bảo rằng anh (chị )

ta được chuẩn bị xứng đáng trước cuộc gặp mặt với NVBH

• Bước 2: Chuẩn bị trước cuộc gặp mặt của NVBH NVBH nên biết trước chính xác mục tiêu của chương trình là gì để có thể biết rõ cái gì cần được thực hiện

• Bước 3: Huấn luyện tại hiện trường Phần lớn quá trình huấn luyện này sẽ diễn ra trước mặt khách hàng với sự theo dõi của nhà quản trị và các hoạt động bán hàng được thực hiện

• Bước 4: Đánh giá bằng điện thoại Sau lần gọi (bán) nhà quản trị đưa ra nhận xét có phân tích mang tính nguyên tắc với nhân viên bán hàng

• Bước 5: Kết thúc Nhà quản trị cho phép NVBH thực hiện các kiến thức và

kỹ năng mới Nếu không được thì báo cáo và thực hiện các phần huấn luyện kế tiếp phải đưa ra một phỏng vấn về kỹ năng, kiến thức mới này

✓ Huấn luyện tại lớp học Đặc điểm là dựa vào nhóm hơn là cá nhân, tiến hành tại địa điểm trung tâm, được dự kiến thời gian, lên kế hoạch trước và sử dụng các phụ trợ nghe nhìn, các chương trình học theo hệ thống và đánh giá theo đề án Sử dụng các phương pháp chính kết hợp trong quá trình huấn luyện gồm:

• Bài giảng: Là phương pháp có hiệu lực nhất, sử dụng giao tiếp sơ đẳng một chiều, cung cấp thông tin về lịch sử công ty, cơ cấu thị trường…tới học viên bằng

các phụ trợ nghe nhìn như phim, băng video, slides và bảng biểu

• Thảo luận tình huống: Sử dụng các tình huống và giao tiếp hai chiều thông qua thảo luận nhằm thúc đẩy sự tham gia của học viên Các tình huống minh họa như: tình huống bán hàng, các yêu cầu sản phẩm và các vấn đề bán hàng khác

• Đóng kịch: Được thực hiện bằng cách tạo ra một diễn đàn và quá trình để nhân viên bán hàng đưa bài học vào thực hành

✓ Huấn luyện bằng vi tính và qua mạng: Sử dụng máy vi tính như một hệ thống chuyên môn Nhân viên bán hàng sẽ cung cấp thông tin cho hệ thống, sau đó hệ thống sẽ đưa ra các thông tin hỗ trợ nhân viên bán hàng

✓ Tự nghiên cứu: Các tài liệu học tập được chương trình hóa như phim, các phần mềm máy tính Các học viên thông qua tài liệu sẽ tự nghiên cứu về chương trình đào tạo

1.5.2.6 Tạo động lực cho lực lượng bán hàng

➢ Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng Gồm 5 bước cơ bản sau:

Sơ đồ 1.1: Quy trình tạo động lực cho lực lượng bán hàng

Xác định nhu cầu (nắm bắt nhu cầu)

Phân loại nhu cầu (thứ tự ưu tiên)

Lập chương trình tạo động lực

Triển khai chương trình tạo động lực

Kiểm soát đánh giá quá trình tạo động lực

Theo sơ đồ, doanh nghiệp cần nắm bắt nhu cầu của lực lượng bán hàng sau

đó xây dựng và triển khai chương trình tạo động lực Doanh nghiệp cần theo dõi những phản hồi từ phía lực lượng bán hàng để có điều chỉnh phù hợp tránh thất thoát nhân sự

➢ Các biện pháp tạo động lực cho lực lượng bán hàng:

✓ Các biện pháp tài chính: Các doanh nghiệp thường trả công cho nhân viên bán hàng gồm phần cố định, phần biến đổi, các chi phí và phúc lợi khác Vấn đề là phải kết hợp được các yếu tố này để đạt được mục tiêu và mọi người đề thỏa mãn Hình thức thanh toán phổ biến nhất là lương cộng hoa hồng vì theo hình thức này sẽ đảm bảo an toàn và khuyến khích thu nhập cao hơn với những doanh số bán cao hơn

✓ Tổ chức các buổi gặp mặt giữa nhà quản trị và NVBH Các nhà quản trị sẽ có

cơ hội hiểu được nhân cách, những nhu cầu và vấn đề của từng NVBH để có thể đưa ra các biện pháp tạo động lực phù hợp với từng NVBH Bên cạnh đó, các nhân viên sẽ có cơ hội tham gia thảo luận, chia sẽ kinh nghiệm bán hàng với nhau

✓ Tạo sự thăng tiến: Doanh nghiệp sử dụng lộ trình công danh trong công tác tạo động lực cho LLBH có hiệu ứng rất tốt, do sự thăng tiến dựa trên thành tích

✓ Tạo sự thi đua bán hàng: Là một dạng khích lệ phổ biến cho những người bán hàng Nó thu hút được tinh thần cạnh tranh của những nhân viên bán hàng và khả năng lôi cuốn nhu cầu thành đạt và công nhận

Như vậy, ngoài tiền công doanh nghiệp cần tạo động cơ cho nhân viên bán hàng bằng các biện pháp khuyến khích vật chất và phi vật chất, nhằm giúp nhân viên phấn khởi và nhiệt tình với công việc và doanh nghiệp

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LỰC LƯỢNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ ĐIỆN TỬ HÀNG HẢI MY SƠN

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1 Phương pháp điều tra

➢ Mục đích: Phương pháp này sử dụng bảng câu hỏi trắc nghiệm được thiết kế sẵn và được lặp đi lặp lại với nhiều đáp viên nhằm tìm kiếm những thông tin về công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn

➢ Đối tượng điều tra: Các nhân viên bán hàng của công ty

➢ Quy mô điều tra: Số lượng phiếu phát ra là 15 phiếu

2.1.1.2 Phương pháp quan sát trực tiếp

➢ Mục đích: Thông qua quan sát các hoạt động tác nghiệp của lực lượng bán hàng tại phòng kinh doanh của công ty, tiến hành ghi chép, thu thập các thông tin về

tổ chức lực lượng bán hàng

➢ Đối tượng quan sát: Các nhân viên bán hàng của công ty

➢ Quy mô điều tra: Toàn bộ các hoạt động tại phòng kinh doanh tại trụ sở công

➢ Quy mô phỏng vấn: Phòng giám đốc, phòng kinh doanh

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

2.1.2.1 Phương pháp thống kê, so sánh

➢ Mục đích: Tiến hành thu thập thông tin và tiến hành so sánh, đối chiếu các thông tin đã thu thập được để tìm hiểu thực trạng về công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn

➢ Đối tượng điều tra: Các báo cáo kết quả kinh doanh, các thông tin đã thu thập từ các phiếu điều tra

➢ Quy mô điều tra: Các số liệu, thông tin trong 3 năm 2008 – 2010

2.1.2.2 Phương pháp bảng biểu

➢ Mục đích: Sử dụng hệ thống các bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ nhằm tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin đã thu thập được từ các phương pháp điều tra khác

➢ Đối tượng điều tra: Các thông tin đã thu thập, tổng hợp từ các phiếu điều tra, các báo cáo kết quả kinh doanh của công ty

➢ Quy mô điều tra: Trong 3 năm 2008 – 2010

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình kinh doanh và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn

2.2.1.Giới thiệu tổng quan về công ty

2.2.1.1.Sơ lược về Công ty

Công ty CP Đầu Tư Thương Mại Và Điện Tử Hàng Hải My Sơn thành lập ngày 14 tháng 11 năm 2005 tại số 19 Phố Mới, xã Thủy Sơn, huyện Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng Là công ty cổ phần được thành lập do sự đóng góp cổ phần của các cổ đông nên công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn hoạt động và phát triển chủ yếu dựa vào vốn huy động từ các cổ đông những thành viên của ban quản trị công ty Công ty có vị thế tương đối tốt là nằm trên trục đường chính của huyện Thủy Nguyên nên có rất nhiều thuận lợi cho hoạt động kinh doanh cũng như lợi thế cạnh tranh

Sau hơn 5 năm hình thành và phát triển đến nay công ty CP Đầu Tư Thương Mại Và Điện Tử Hàng Hải My Sơn đã phát triển thêm 3 chi nhánh:

➢ Chi nhánh 1: Đội 3, Trinh Hưởng, xã Thiên Hương, Thủy Nguyên, Hải phòng

➢ Chi nhánh 2: Nhà bà Vũ Tuyết Mai, thôn My Sơn, xã Ngũ Lão, Thủy Nguyên, Hải Phòng

➢ Chi nhánh 3: Nhà ông Nguyễn Văn Sơn, thôn My Sơn, xã Ngũ Lão, Thủy Nguyên, Hải Phòng

2.2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty

➢ Chức năng: Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn có hai chức năng là sản xuất và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh

➢ Nhiệm vụ:

✓ Thực hiện việc hoạch toán kinh doanh độc lập có hiệu quả

✓ Xây dựng kế hoạch phát triển phù hợp với mục tiêu của công ty đề ra

✓ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước như: nộp thuế, bảo hiểm xã hội, báo cáo thông kê, báo cáo tài chính

✓ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với người lao động như: Chăm lo và không ngừng nâng cao đời sống tinh thần vật chất, đảm bảo thu nhập ổn định, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty

2.2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn

➢ Hội đồng quản trị: Gồm các thành viên cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty HĐQT điều hành công ty thông qua giám đốc và dưới sự trợ giúp của ban cố vấn HĐQT thương có các quyết định về chiến lược kinh doanh phát triển, huy động vốn, bổ nhiệm hay bãi chức các thành viên ban quản trị, nhân viên công ty

➢ Giám đốc là người có quyền lực cao nhất, có trách nhiệm lớn nhất tại Công

ty trước HĐQT, là người chỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp trên, hoạch định chiến lược cho cấp dưới thực hiện, là người bao quát toàn bộ tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, thông qua các phòng ban chức năng để từ đó đưa

ra các quyết định kinh doanh cho Công ty

➢ Phó giám đốc là người giúp việc chính cho Giám đốc, chịu trách nhiệm chính quản lý nội bộ công ty Thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt

Hội đồng quản trị

Ban cố vấn Giám đốc

Phòng nhân

sự

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Phòng kỹ thuật

Kho Phó giám đốc

➢ Ban cố vấn: Chịu trách nhiệm tham mưu giúp HĐQT ra quyết định nhanh chóng, chính xác Là những người được HĐQT tin tưởng và chịu mọi trách nhiệm trước HĐQT

➢ Phòng nhân sự: Chịu trách nhiệm tham mưu cho HĐQT, ban quản trị những vấn đề liên quan tới nhân sự trong Công ty, công tác tổ chức hành chính và đời sống

➢ Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động liên quan đến kế toán tài chính Tham mưu giúp Ban giám đốc trong việc quản lý dòng tiền, xây dựng ngân sách, thực hiện các quy định của nhà nước về nghĩa vụ tài chính, chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính về hoạt động kinh doanh của công ty cho Ban giám đốc theo định kỳ

➢ Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm kiếm, khai thác khách hàng, công tác bán hàng, tham mưa cho Ban giám đốc trong việc hoạch định các kế hoạch kinh doanh

➢ Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm sửa chữa, cài đặt, bảo hành các thiết bị, hỗ trợ cho công ty trong viêc bán hàng là chăm sóc khách hàng sau bán hàng

➢ Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập kho,bảo quản và lưu trữ hàng hoá

2.2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Công ty

Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn hoạt động sản xuất kinh doanh các lĩnh vực sau:

➢ Sản xuất, cung cấp, lắp đặt các trang thiết bị điện tàu thủy

➢ Vận tải đường bộ, đường thủy

➢ Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị, phương tiện đường bộ, đường thủy

➢ Thi công và cung cấp vật liệu xây dựng

➢ Kinh doanh nhà hàng, khách sạn

2.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2008 – 2010

Bảng 3.1:Tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm 2008 – 2010

So sánh 2010/2009

Số tiền Tỷ lệ

(%) Số tiền

Tỷ lệ (%)

Nhìn vào bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta thấy doanh thu của Công ty luôn tăng trưởng tron g 3 năm 2008 – 2010 Tuy nhiên, ta thấy mức độ tăng trưởng lại có xu hướng giảm từ 53.2% năm 2009 xuống 40% năm

2010 Sở dĩ, tốc độ tăng trưởng không đều và có xu hướng giảm là do cuộc khủng hoảng tài chính đã ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Thị trường chính của Công ty là trong nước mà lĩnh vực kinh doanh chính

là cung cấp các thiết bị điện, tàu thủy mà Hải Phòng là thành phố cảng nên Công ty gặp phải sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ trên cùng thị trường làm cho việc bán hàng càng trở nên khó khăn hơn

Nhìn vào số liệu trên ta cũng thấy được Công ty đã chú trọng quan tâm tới công tác bán hàng hơn Chi phí bán hàng năm 2009 chỉ tăng 2.2% so với năm 2008 nhưng đến năm 2010 đã tăng lên 50.2% so với năm 2009 Có mức tăng đột biến này

là do Công ty đã đầu tư lại từ đầu trang thiết bị và cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm đảm bảo cho công tác tổ chức lực lượng bán hàng được tốt hơn để khai thác các cơ hội cũng như để ứng phó tốt hơn với những biến động của thi trường Tỷ lệ thuận với chi phí bán hàng thì chi phi quản lý doanh nghiệp cũng tăng nhưng tốc độ tăng nhẹ hơn Năm 2009 chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 45.8% so với năm 2008 và đến năm 2010 tăng lên 69.1% so với năm 2009 Mức độ tăng của chi phí quản lý là dễ hiểu do năm 2010 Công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh nên phải bỏ ra một chi phí lớn để đầu tư thì mới mang lại hiệu quả

Qua kết quả thống kê ta cũng thấy được mức lợi nhuận trước thuế của Công

ty tăng đều trong 3 năm gần đây Năm 2008, LNTT của Công ty đạt 269 (trđ) thì đến năm 2009 đạt 769 (trđ) tăng 65% Năm 2010, LNTT đạt 1.830 (trđ) tăng 57,9%

so với năm 2009 Có được điều này là do Công ty đã thay đổi phương thức sản xuất, tập trung vào khâu tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên có tay nghề cao giảm thiểu đáng kể những sai sót trong khâu sản xuất Chi phí sản xuất giảm cùng với việc Công ty đã có được nguồn cung ứng nguyên vật liệu lớn ổn định về

cả chất lượng và giá cả Tất cả các yếu tố này đã làm cho giá vốn hàng bán giảm làm cho lợi nhuận của Công ty tăng

Qua phân tích bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của Công ty trong 3 năm

2008 – 2010 Ta thấy được Công ty kinh doanh hiệu quả liên tục trong 3 năm gần đây và là dấu hiệu đáng mừng nên Công ty cần giữ vững và phát huy hơn nữa

2.2.3.Môi trường kinh doanh của công ty

2.2.3.1 Môi trường bên trong

➢ Nhân sự: Đội ngũ nhân sự đóng vai trò rất quan trọng với các công ty, đây là tài sản vô giá của các công ty Với Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn thì đội ngũ nhân sự đã có những đóng góp không nhỏ vào kết quả kinh doanh Trong những năm gần đây, cơ cấu nhân sự của Công ty tương đối ổn định và hơn nữa chất lượng luôn được đề cao chú trọng Những yếu tố về nhân sự của Công

ty đã quyết định rất nhiều tới bản thân Công ty Thực tế tình hình kinh doanh của Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn trong 3 năm qua đã cho thấy rất rõ

➢ Tài chính: Là công ty hoạt động dựa trên vốn cổ phần, có chế độ hạch toán

rõ ràng, cùng với việc kinh doanh hiệu quả Tình hình tài chính của Công ty CP đầu

tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn khá ổn định Do đó, Công ty có thể mở rộng sản xuất kinh doanh, tiếp cận thị trường mới, đáp ứng nhu cầu về nguồn hàng

và khách hàng

➢ Văn hóa: Với bất cứ DN nào thì văn hóa luôn là yếu tố vô hình nó giúp tạo ra không khí làm việc tốt hơn cho nhân viên, đồng thời nó góp phần xây dựng hình ảnh DN Ở Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn đang xây dựng một nền văn hóa đặc trưng, hình ảnh cho mình

➢ Cơ sở vật chất kỹ thuật: Là những trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hiện nay, Công ty CP đầu tư thương mại và điện tử hàng hải My Sơn đã đầu tư hệ thống trang thiết bị khá hiện đại Nhưng trang thiết bị dành cho LLBH phục vụ quá trình bán hàng lại chưa được trang bị đầy đủ và tốt Hơn thế công nghệ thông tin đang phát triển mạnh nó đòi hỏi phải trang bị các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho các hoạt động tác nghiệp bán hàng được thuận tiện và

➢ Sản phẩm: Là yếu tố quan trọng quyết định mục tiêu kinh doanh của Công

ty Hiện nay, cơ cấu sản phẩm của Công ty rất đa dạng đáp ứng khá tốt nhu cầu thị

trường

2.2.3.2 Môi trường bên ngoài

➢ Kinh tế: Nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng đều trong những năm gần đây,

tạo đà thuận lợi cho sự phát triển của Công ty Mặc dù khủng hoảng kinh tế lớn thế giới đã gây ảnh hưởng tới kinh tế Việt Nam nhưng doanh thu của Công ty vẫn tăng đều

➢ Chính trị, Pháp luật: Việt Nam có nền chính trị ổn định đã tạo điều kiện cho Công ty phát triển hoạt động đầu tư Mặc dù được hưởng một nền chính trị ổn định nhưng thực tế thì hệ thống luật pháp nước ta chưa hoàn chỉnh và còn nhiều bất cập Điều đó đã gây ra không ít khó khăn cho Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh

➢ Văn hóa, xã hội: Việc nghiên cứu thi trường để am hiểu yếu tố văn hóa và xã hội là rất cần thiết vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc Công ty sẽ kinh doanh sản phẩm gì cho phù hợp với thị trường đó LLBH chính là những người trực tiếp nghiên cứu tiếp cận thị trường, tìm hiểu văn hóa, cơ cấu xã hội của thị trường mà Công ty muốn xâm nhập

➢ Khoa học công nghệ: Là yếu tố nhấn vào dây chuyền sản xuất, việc Công ty

có tiếp cận với khoa học công nghệ đúng lúc để áp dụng dây chuyền sản xuất hiện đại tiên tiến Nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất tăng lợi nhuận cho Công ty Việc tiếp cận công nghệ bán hàng của Công ty đang được chú trọng để khai thác tối đa tiềm năng thị trường

➢ Khách hàng: Việc Công ty xây dựng chiến lược kinh doanh, sản phẩm, thị trường đều phụ thuộc vào nhân tố khách hàng Họ là người quyết định sự sống còn của công ty Công ty cần nghiên cứu kỹ nhu cầu khách hàng để đáp ứng nhu cầu tốt hơn đảm bảo hoạt động của Công ty luôn hiệu quả

➢ Nhà cung cấp: Là công ty sản xuất các thiết bị điện, tàu thủy nên hầu hết nguồn nguyên liệu đều do một số nhà cung cấp truyền thống của Công ty cung cấp

Tuy nhiên,đôi khi Công ty phải thu mua từ nguồn bên ngoài nên giá cả luôn cao hơn các nhà cung cấp truyền thống Công ty đang có các biện pháp để ổn định nguồn hàng

➢ Đối thủ cạnh tranh: Công ty không những gặp phải sự cạnh tranh của các công ty trong nước mà các công ty nước ngoài cũng không ít Điều đó đã thúc đẩy Công ty quan tâm hơn tới hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, khẳng định thương hiệu trên thị trường

2.3 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp và thứ cấp

2.3.1 Kết quả nghiên cứu dữ liệu sơ cấp

2.3.1.1 Kết quả tổng hợp phiếu điều tra

Số phiếu phát ra là 10 phiếu, số phiếu thu về là 8 phiếu Dưới đây là kết quả tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm

Theo kết quả điều tra thì 100% cho rằng việc hoàn thiện công tác tổ chức lực lượng bán hàng tại Công ty là quan trọng, tức là công tác tổ chức LLBH có vai trò quan trọng và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của Công ty Để hoàn thiện được công tác tổ chức LLBH cần phải nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức LLBH tại Công ty

➢ Điều tra về quy mô lực lượng bán hàng tại Công ty: Theo kết quả điều tra thì 50% cho rằng quy mô lực lượng bán hàng được xác định theo mục tiêu doanh số, 25% theo mục tiêu phát triển thị trường, 25% theo năng suất lao động bình quân và tầm hạn quản lý của quản lý bán hàng Việc xác định quy mô LLBH sẽ có ảnh hưởng tới công tác tổ chức LLBH, theo điều tra thì 75% cho rằng rất ảnh hưởng và 25% cho rằng ảnh hưởng Một điều quan trọng là quy mô LLBH phải phù hợp với quy mô Công ty Đúng vậy, theo điều tra thì có tới 87.5% cho rằng chưa phù hợp và chỉ có 12.5% cho rằng phù hợp

➢ Điều tra về định mức của lực lượng bán hàng tại Công ty: Khi điều tra thì 100% trả lời được giao định mức bán hàng Hình thức định mức được giao cho