Đề tài lập kế hoạch và phân công trách nhiệm nhóm làm việc cho sự kiện hội thảo khách hàng của công ty cổ phần sữa việt nam tại hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI: LẬP KẾ HOẠCH VÀ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM NHÓM LÀM VIỆC CHO SỰ KIỆN “HỘI THẢO KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: LẬP KẾ HOẠCH VÀ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM NHÓM LÀM VIỆC CHO SỰ KIỆN “HỘI THẢO KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM TẠI HÀ NỘI”

HÀ NỘI – 2024

PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU 12

Phần 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam 13

1 Quá trình hình thành và phát triển 13

2 Sản phẩm 15

3 Tầm nhìn, sứ mệnh, triết lý kinh doanh và giá trị cốt lõi 15

4 Cơ cấu tổ chức 17

Phần 2: Xây dựng kế hoạch và phân công trách nhiệm nhóm làm việc cho sự kiện “Hội thảo khách hàng của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam tại Hà Nội” 18

1 Mục đích của sự kiện 18

1.1 Mục đích 18

1.2 Mục tiêu 18

2 Chuẩn bị 19

2.1 Thành phần tham dự 19

2.2 Chuẩn bị thông báo, thư mời 21

2.3 Chuẩn bị cơ sở vật chất 23

2.4 Chuẩn bị phương tiện kĩ thuật 24

2.5 Chuẩn bị tài liệu 26

2.6 Chuẩn bị quà tặng 27

2.7 Phân công trách nhiệm nhóm làm việc 28

3 Kịch bản chương trình 31

3.1 Thời gian, địa điểm tổ chức 31

3.2 Chương trình hội thảo 31

5 Phát hiện rủi ro, mâu thuẫn và đề xuất giải pháp 38

5.1 Xác định rủi ro 38

5.2 Xác định mâu thuẫn 43

6 Đánh giá 44

6.1 Đánh giá hiệu quả chương trình 44

6.2 Đánh giá hoạt động nhóm 46

KẾT LUẬN 50

MỞ ĐẦU

Trong một thế giới cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc xây dựng và duy trì mốiquan hệ bền vững với khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công của mọi doanhnghiệp Hội nghị khách hàng, với vai trò là một cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp vàkhách hàng, đóng vai trò không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh của nhiều công ty.Tuy nhiên, để tổ chức một hội nghị khách hàng thành công đòi hỏi nhiều hơn là chỉ đơnthuần là thuê một địa điểm và mời khách hàng đến tham dự Việc lập kế hoạch chi tiết,phân công trách nhiệm rõ ràng và xây dựng một chương trình hấp dẫn là những yếu tố thenchốt quyết định sự thành bại của sự kiện

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, với sứ mệnh cung cấp những sản phẩm sữa chấtlượng cao, dinh dưỡng, góp phần nâng cao sức khỏe cộng đồng, luôn coi khách hàng làtrung tâm Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường và tăng cường mối quan hệhợp tác với các đối tác, công ty quyết định tổ chức “Hội thảo khách hàng” tại Hà Nội Hộithảo khách hàng không chỉ là một hoạt động giao lưu đơn thuần mà còn là cơ hội để Công

ty Cổ phần Sữa Việt Nam thể hiện sự quan tâm, lắng nghe và đồng hành cùng đối tác

Việc xây dựng kế hoạch và phân công trách nhiệm chi tiết là yếu tố then chốt đểđảm bảo sự thành công của hội thảo Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp từng thành viên trongnhóm nắm bắt được vai trò của mình, phối hợp nhịp nhàng và đạt được mục tiêu chung

Bài thảo luận sẽ đi xây dựng kế hoạch và phân công trách nhiệm nhóm làm việc cho

sự kiện “Hội thảo khách hàng của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam tại Hà Nội”, đồng thời

đánh giá, nhận xét những rủi ro và mâu thuẫn trong xây dựng kế hoạch

Phần 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1 Giới thiệu

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, hay còn được biết đến với thương hiệu Vinamilk,hiện đang là một doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm từ sữa tạiViệt Nam Với lịch sử hình thành và phát triển lâu dài, với quy mô sản xuất lớn, hệ thốngphân phối rộng khắp và chất lượng sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng, Vinamilk

đã khẳng định vị thế hàng đầu trong ngành Công ty không chỉ chiếm lĩnh thị trườngtrong nước mà còn xuất khẩu sản phẩm sang nhiều quốc gia trên thế giới, góp phần đưathương hiệu Việt Nam vươn tầm quốc tế Các sản phẩm mang thương hiệu này chiếmlĩnh phần lớn thị phần trên cả nước, cụ thể như sau:

Các sản phẩm đến từ thương hiệu Vinamilk được phân phối đều khắp 63 tỉnh thànhtrên cả nước với 220.000 điểm bán hàng Bên cạnh đó, Vinamilk Việt Nam còn đượcxuất khẩu sang 43 quốc gia trên thế giới như: Mỹ, Pháp, Canada, Ba Lan, Đức, Nhật Bản,Trung Đông, Sau hơn 40 năm hình thành và phát triển, công ty đã xây dựng được 14nhà máy sản xuất, 2 xí nghiệp kho vận, 3 chi nhánh văn phòng bán hàng, 1 nhà máy sữatại Campuchia (Angkor Milk), 1 văn phòng đại diện tại Thái Lan

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển.

1976: Vinamilk được thành lập với tên gọi Công ty Sữa – Cà Phê Miền Nam và tiếpquản 03 nhà máy sữa Thống Nhất, nhà máy sữa Trường Thọ, và nhà máy sữa bột Dielac.1995: Vinamilk chính thức khánh thành Nhà máy sữa đầu tiên ở Hà Nội

1996: Vinamilk vinh dự được nhà nước trao tặng Huân chương Lao động hạngNhất

2000: Vinamilk được nhà nước phong tặng Danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳđổi mới.

5/2001: công ty đã khánh thành nhà máy Sữa tại Cần Thơ

2003: khánh thành Nhà máy sữa Bình Định và Sài Gòn và chuyển thành Công ty Cổphần Sữa Việt Nam

2004: công ty đã thâu tóm cổ phần của Cty CP Sữa Sài Gòn, tăng số vốn điều lệ lên1,590 tỷ đồng

2006: công ty được niêm yết trên sàn chứng khoán TP.HCM

2009: doanh nghiệp đã phát triển được 135.000 đại lý phân phối, 9 nhà máy vànhiều trang trại nuôi bò sữa

2010 – 2012: doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng nhà máy sữa nước và sữa bột tạitỉnh Bình Dương với tổng số vốn đầu tư là 220 triệu USD

2016: khánh thành nhà máy Sữa đầu tiên tại nước ngoài (Campuchia)

2017: tiếp tục khánh thành trang trại Vinamilk Organic Đà Lạt - trang trại bò sữahữu cơ đầu tiên tại Việt Nam

2018: khánh thành tổ hợp trang trại bò sữa công nghệ cao Thống Nhất - Thanh Hóa

và đi đầu trong việc ra mắt sản phẩm sữa tươi 100% A2 đầu tiên tại Việt Nam

2019: vào Top 200 công ty có doanh thu trên 1 tỷ đô tốt nhất Châu Á Thái BìnhDương (Best over a billion)

2020: Mộc Châu Milk chính thức trở thành công ty thành viên của Vinamilk

4/2021: mô hình trang trại sinh thái thân thiện môi trường được Vinamilk chínhthức ra mắt

8/2021: Vinamilk công bố đối tác liên doanh tại Philippines là Del MontePhilippines, Inc (DMPI) - công ty con của Del Monte Pacific Limited và là một doanhnghiệp thực phẩm và đồ uống hàng đầu tại Philippines.

2 Sản phẩm

Cho đến thời điểm hiện tại, Công ty Sữa Vinamilk đã cung cấp hơn 250 loại sảnphẩm khác nhau, với các ngành hàng chính cụ thể như sau:

- Sữa nước với các nhãn hiệu: ADM GOLD, Flex, Super SuSu

- Sữa chua với các nhãn hiệu: SuSu, Probi ProBeauty

- Sữa bột trẻ em và người lớn: Dielac, Alpha, Pedia, Grow Plus, Optimum Gold, bộtdinh dưỡng Dielac, Diecerna đặc trị tiểu đường, SurePrevent, CanxiPro, MamaGold

- Sữa đặc: Ngôi sao Phương Nam, Ông Thọ

- Kem và phô mai: kem sữa chua Subo, kem Delight, Twin Cows, Nhóc kem, NhócKem Oze, phô mai Bò Đeo Nơ

- Sữa đậu nành - nước giải khát: nước trái cây Vfresh, nước đóng chai Icy, sữa đậunành GoldSoy

3 Tầm nhìn, sứ mệnh, triết lý kinh doanh và giá trị cốt lõi

3.3 Triết lý kinh doanh

Vinamilk mong muốn trở thành sản phẩm được yêu thích ở mọi khu vực, lãnh thổ.

Vì thế chúng tôi tâm niệm rằng chất lượng và sáng tạo là người bạn đồng hành củaVinamilk Vinamilk xem khách hàng là trung tâm và cam kết đáp ứng mọi nhu cầu củakhách hàng

3.4 Giá trị cốt lõi.

- Chính : Liêm chính, Trung thực trong ứng xử và trong tất cả các giao dịch

- Tôn trọng: Tôn trọng bản thân, Tôn trọng đồng nghiệp, Tôn trọng Công ty, Tôntrọng đối tác, Hợp tác trong sự tôn trọng

- Công bằng: Công bằng với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liênquan khác

- Đạo đức: Tôn trọng các tiêu chuẩn đã được thiết lập và hành động một cách đạođức

- Tuân thủ: Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử và các quy chế, chính sách,quy định của Công ty

4 Cơ cấu tổ chức

Nguồn: Trang chủ Vinamilk

Phần 2: Xây dựng kế hoạch và phân công trách nhiệm nhóm làm việc cho sự kiện

“Hội thảo khách hàng của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam tại Hà Nội”

1 Mục đích của sự kiện

1.1 Mục đích

- Thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng:

Tạo cơ hội cho Vinamilk giao lưu, trao đổi trực tiếp với khách hàng, từ đó hiểu rõhơn về nhu cầu, kỳ vọng và phản hồi của họ

Qua các hoạt động tại hội thảo, Vinamilk thể hiện sự quan tâm và cam kết đối vớikhách hàng, từ đó xây dựng lòng trung thành và gắn bó lâu dài

- Tri ân khách hàng:

Thể hiện lòng biết ơn đối với những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩmcủa Vinamilk trong suốt thời gian qua

- Chia sẻ kinh nghiệm:

Cung cấp cho khách hàng những thông tin hữu ích về dinh dưỡng, sức khỏe và cácsản phẩm của Vinamilk

Chia sẻ kinh nghiệm kinh doanh và phát triển thị trường với các đại lý, nhà phânphối

- Giới thiệu sản phẩm mới:

Giới thiệu những sản phẩm sữa mới, những công thức cải tiến hoặc những dòng sảnphẩm phù hợp với xu hướng tiêu dùng hiện đại

Giúp khách hàng hiểu rõ hơn về các tính năng, lợi ích của sản phẩm mới, từ đó thúcđẩy việc tiêu dùng, tạo dựng hứng thú và thu hút khách hàng tiềm năng

- Nâng cao hình ảnh thương hiệu:

Tăng cường nhận thức về thương hiệu Vinamilk và các sản phẩm của công ty.Xây dựng hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp của Vinamilk trên thị trường

1.2 Mục tiêu

1.2.1 Mục tiêu chung.

- Thúc đẩy doanh số bán hàng:

Khuyến khích khách hàng mua sản phẩm và tăng doanh số bán hàng cho Vinamilk.Gặp gỡ các đối tác phân phối, đại lý tại miền Bắc, từ đó mở rộng mạng lưới phânphối và tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng.

- Thu thập thông tin phản hồi:

Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịchvụ

Dựa trên thông tin thu thập được, có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh,marketing để phù hợp hơn với thị trường và nhu cầu của khách hàng

- Mở rộng thị trường và khách hàng mới:

Tìm kiếm cơ hội tiếp cận thị trường mới, thu hút thêm khách hàng tiềm năng, đặcbiệt là thông qua việc giới thiệu sản phẩm đến đối tượng chưa sử dụng sản phẩm củacông ty

1.2.2 Mục tiêu cụ thể.

- Số lượng khách mời:

+ Khách hàng hiện tại: 500 người

+ Khách hành tiềm năng: 300 người

+ Khách hàng đại lý/nhà phân phối: 200 đại lý/nhà phân phối

- Sự tương tác:

+ Đạt được 80% khách hàng tham gia vào hoạt động khảo sát, lấy ý kiến

+ Đạt được 50% khách hàng đặt câu hỏi thảo luận

- Khảo sát:

+ Thu thập được 800 phiếu khảo sát

+ Xác định được 500 ý tưởng cải tiến sản phẩm/dịch vụ

- Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Sữa Vinamilk.

+ Ông Nguyễn Hạnh Phúc - Chủ tịch Hội đồng Quản trị

+ Bà Mai Kiều Liên - Tổng Giám đốc

+ Ông Lê Thành Liêm - Thành viên Hội đồng Quản trị

- Đại diện các phòng ban trong công ty

Cán bộ nhân viên đại diện phòng kế toán, phòng bán hàng, phòng marketing,phòng truyền thông, phòng chăm sóc khách hàng, phòng hành chính nhân sự, phòng quan

hệ xã hội, phòng sản xuất,

- Nhà phân phối, đại lý của Vinamilk tại Hà Nội

+ Chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện lợi “WinMart, Circle K, Bách Hóa Xanh, ”+ Cửa hàng chính hãng Vinamilk Giấc Mơ Sữa Việt

+ Các đại lý bán lẻ khác

- Vị khách mời đặc biệt

BS Trần Thị Trà Phương - Bác sĩ Dinh dưỡng thuộc Trung tâm Dinh dưỡngNutrihome

- Khách hàng, người tiêu dùng tiềm năng.

+ Khách hàng hiện tại: Những người đã và đang sử dụng sản phẩm của Vinamilk + Khách hàng tiềm năng: Những người chưa sử dụng sản phẩm của Vinamilknhưng có nhu cầu về các sản phẩm sữa và dinh dưỡng

Lưu ý:

Danh sách khách mời được Ban tổ chức thống kê và gửi thông báo trước 03 ngày

so với ngày diễn ra chương trình

- Đại diện từ các cơ quan truyền thông và báo chí.

+ Nhà báo Trần Thanh Hậu - Viết báo cho Báo Tuổi trẻ Thủ đô

+ Nhà báo Nguyễn Phấn Đấu - Viết báo cho Báo Lao Động

+ Bà Bùi Thị Thảo Yến - Người viết Tạp chí dinh dưỡng

+ Đài truyền hình Hà Nội

+ Đài truyền hình VTV3

2.2 Chuẩn bị thông báo, thư mời

2.2.1 Chuẩn bị thông báo.

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA

VINAMILK PHÒNG HÀNH CHÍNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Số: /20/TB/TÊN ĐƠN VỊ Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2024

THÔNG BÁO V/v hội nghị tri ân khách hàng

Kính gửi: Tất cả các phòng ban, bộ phận trong công ty

Căn cứ theo điều lệ của công ty, để nâng cao hình ảnh thương hiệu và giới thiệusản phẩm mới của công ty, phòng hành chính thông báo tổ chức hội nghị khách hàng cụthể như sau:

1 Thời gian: Từ 8h00 đến 16h30 Chủ nhật, ngày 05 tháng 01 năm 2025

2 Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng Palace Hoàn Kiếm ( 65 Quán Sứ,

Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội )

3 Nội dung chương trình:

- Tổng kết tình hình kinh doanh năm 2024, định hướng chiến lược 2025

- Giới thiệu các sản phẩm dịch vụ mới của Vinamilk

- Chia sẻ kinh nghiệm dinh dưỡng

- Giao lưu khách hàng

- Tri ân khách hàng

- Trao quà tặng và văn nghệ

Phòng hành chính thông báo đến các phòng ban, bộ phận trong công ty để biết.

Trân trọng

Nơi nhận PHÒNG HÀNH CHÍNH

Như trên;

Lưu:VT,HCTH

2.2.2 Chuẩn bị thư mời.

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK

THƯ MỜI THAM DỰ HỘI THẢO

Kính thưa quý khách hàng và quý đối tác thân mến!

Lời đầu tiên, Công ty Cổ phần Sữa Vinamilk chúng tôi xin dành những tình cảmcùng những lời chúc tốt đẹp nhất đến quý khách hàng, chúc quý khách hàng và quý đại lýđầu xuân năm mới gặt hái được nhiều thành công, phát triển ổn định và bền vững

Trải qua chặng đường hơn 48 năm phát triển, công ty cổ phần sữa Vinamilk đãkhông ngừng phát triển và lớn mạnh với một mục tiêu duy nhất là đem lại ngày càngnhiều lợi ích thiết thực nhất cho quý khách hàng Bên cạnh đó chúng tôi đã nhận đượcnhiều ý kiến đóng góp và xây dựng của quý khách hàng để hoàn thiện hơn nữa trên conđường phát triển của mình

Với mong muốn thu thập ý kiến, đóng góp của khách hàng để cải thiện sản phẩm,dịch vụ; bày tỏ lòng biết ơn đến những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm,dịch vụ của công ty; giới thiệu những sản phẩm mới, dịch vụ mới tới khách hàng, chúngtôi gửi lời mời tới quý khách hàng đến tham dự buổi hội thảo khách hàng của Vinamilk

1 Thời gian, địa điểm diễn ra hội nghị khách hàng:

- Thời gian: Từ 8h00 đến 16h30 Chủ nhật, ngày 05 tháng 01 năm 2025

- Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng Palace Hoàn Kiếm (65 Quán

Sứ, Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội )

2 Nội dung chương trình:

- Tổng kết tình hình kinh doanh năm 2024, định hướng chiến lược 2025

- Giới thiệu các sản phẩm dịch vụ mới của Vinamilk

- Chia sẻ kinh nghiệm dinh dưỡng

- Giao lưu khách hàng

- Tri ân khách hàng

- Trao quà tặng và văn nghệ

3 Thành phần tham gia hội nghị:

- Nhà phân phối, đại lý của Vinamilk tại Hà Nội

- Ban lãnh đạo công ty cổ phần sữa Vinamilk tại Hà Nội

2.3.1 Khu vực đón tiếp:

Bàn đăng ký: Đặt ở gần cửa ra vào chính, gần sảnh tiếp khách để cho khách hàng

khi vào dễ dàng nhìn thấy Trên bàn nên có bảng tên, danh sách khách mời, phiếu đăng

ký, bút và các tài liệu cần thiết khác

Bảng chỉ dẫn: Đặt gần bàn đăng ký để hướng dẫn khách đến các khu vực khác như

phòng hội thảo, khu vực nghỉ ngơi, nhà vệ sinh

Khu vực để đồ: Chuẩn bị giá để đồ và tủ locker để khách hàng có thể để đồ cá nhân.

2.3.2 Phòng hội thảo:

Sân khấu: Nơi diễn giả trình bày và diễn ra các hoạt động khác, nên trang trí đơn

giản nhưng nổi bật Màu sắc chủ yếu: xanh dương và trắng

Bàn ghế: Tất cả các ghế đều hướng về phía sân khấu, tạo ra một không gian tập

trung, thuận tiện cho việc theo dõi các bài thuyết trình Trên các bàn gần sân khấu nhất,đặt bảng tên của từng vị khách mời

Nhiệt độ: Kiểm tra nhiệt độ phòng, đảm bảo khách hàng cảm thấy thoải mái.

Mùi hương: Sử dụng tinh dầu thơm để tạo không gian thư giãn.

An toàn: Đảm bảo an toàn cho khách mời, có lối thoát hiểm rõ ràng.

2.3.3 Khu vực nghỉ ngơi:

Bàn ghế: Sắp xếp bàn ghế thoải mái, có thể kết hợp với sofa, ghế đệm.

Nước uống: Cung cấp đủ nước uống, cà phê, trà.

Đồ ăn nhẹ: Chuẩn bị đồ ăn nhẹ như bánh quy, trái cây.

Khu vực hút thuốc: Bố trí riêng biệt và đảm bảo an toàn.

2.3.4 Khu vực khác:

Nhà vệ sinh: Đảm bảo sạch sẽ, đầy đủ giấy vệ sinh, xà phòng.

Khu vực trưng bày sản phẩm: Bố trí gần khu vực nghỉ ngơi để khách hàng tiện tham

- Loa chính: Đặt ở vị trí trung tâm để đảm bảo âm thanh truyền đi đều khắp hộitrường.

- Loa phụ: Có thể đặt ở các góc phòng để hỗ trợ âm thanh và tạo không gian âmthanh sống động hơn

Bàn trộn âm thanh: Để điều chỉnh âm lượng, hiệu ứng âm thanh và các nguồn âm

Máy chiếu: Máy chiếu có độ phân kĩ giải cao để đảm bảo hình ảnh sắc nét.

Laptop: Để kết nối với máy chiếu và trình chiếu các tài liệu.

Cáp HDMI: Để kết nối laptop với máy chiếu.

Bút trình chiếu: Để điều khiển các slide thuyết trình một cách thuận tiện.

2.4.3 Thiết bị hỗ trợ khác:

Bảng viết hoặc màn hình tương tác: Dành cho các hoạt động tương tác, ghi chú

trong quá trình hội thảo

Máy quay: Ghi lại toàn bộ diễn biến của hội thảo hoặc các đoạn video ngắn.

Đèn chiếu sáng: Đảm bảo ánh sáng đủ và phù hợp cho không gian hội thảo.

Wifi: Cung cấp kết nối internet ổn định cho các thiết bị của diễn giả và khách mời.

Ổ cắm điện: Đảm bảo đủ ổ cắm điện để cung cấp năng lượng cho các thiết bị điện

tử

2.4.4 Phần mềm hỗ trợ:

Phần mềm trình chiếu: PowerPoint, Google Slides để tạo các slide thuyết trình

chuyên nghiệp

Phần mềm điều khiển từ xa: Điều khiển máy tính từ xa, thuận tiện cho việc trình

chiếu

Phần mềm ghi âm: Ghi lại âm thanh của hội thảo.

Phần mềm họp trực tuyến: (nếu cần) Ví dụ: Zoom, Microsoft Teams để kết nối với

những người tham gia từ xa

2.5 Chuẩn bị tài liệu

2.5.1 Tài liệu thuyết trình:

Bài phát biểu của diễn giả:

- Diễn giả sẽ nêu những nội dung chính của bài phát biểu ngắn gọn, súc tích và dễhiểu

- Kết hợp sử dụng nhiều hình ảnh, video để minh họa cho bài thuyết trình

- Tạo không khí tương tác với khán giả bằng cách đặt câu hỏi

2.5.2 Tài liệu tham khảo cho khách hàng:

Catalogue sản phẩm: Giới thiệu chi tiết về các sản phẩm của công ty, bao gồm

thành phần, công dụng, ưu điểm

Brochure: Tóm tắt những thông tin quan trọng về công ty, sản phẩm, dịch vụ,

chương trình khuyến mãi,

Thẻ danh thiếp: Cung cấp thông tin liên hệ của các nhân viên tham gia hội thảo Túi đựng tài liệu: Đựng các tài liệu trên một cách gọn gàng và chuyên nghiệp.

2.5.3 Tài liệu hỗ trợ khác:

Biểu mẫu đăng ký: Để thu thập thông tin của khách hàng tham gia hội thảo.

Phiếu khảo sát: Để thu thập ý kiến phản hồi của khách hàng sau hội thảo.

Danh sách khách mời: Bao gồm thông tin liên lạc của từng khách mời.

Lịch trình hội thảo: Gồm thời gian bắt đầu, kết thúc của từng phần, các hoạt động

chính

Bảng tên: Dành cho diễn giả và nhân viên phục vụ.

2.6 Chuẩn bị quà tặng

2.6.1 Lựa chọn loại quà tặng:

- Cân nhắc sở thích, nhu cầu của từng nhóm khách hàng để lựa chọn quà tặng phùhợp

- Quà tặng nên mang đậm dấu ấn của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam phản ánh giátrị thương hiệu của công ty

- Có tính ứng dụng cao: Khách hàng có thể sử dụng quà tặng trong cuộc sống hàngngày

- Độc đáo và ấn tượng: Tạo sự khác biệt so với các chương trình khác

2.6.2 Quà tặng chuẩn bị:

- Sản phẩm sữa: Các sản phẩm mới, đặc biệt hoặc bộ sản phẩm đa dạng của công ty

- Đồ dùng gia đình: Ly sứ in logo, bình giữ nhiệt, túi tote vải

- Sản phẩm chăm sóc sức khỏe: Thực phẩm chức năng, mỹ phẩm từ sữa

- Voucher: Ưu đãi mua hàng, trải nghiệm dịch vụ

- Quà tặng trải nghiệm: Tham quan nhà máy, tham gia các hoạt động teambuilding 2.7 Phân công trách nhiệm nhóm làm việc

2.7.1 Phân công trách nhiệm nhóm:

- Đảm nhiệm trưởng ban tổ chức

- Tổ chức và phân công nhiệm vụ cho các thành viên

- Theo dõi và giám sát quá trình diễn ra hội nghị,