TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA THƯƠNG MẠI SINH VIÊN THỰC HIỆN: MẠNH THỊ DIỄM QUỲNH HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠ
TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH JNB
Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Cung cấp các giải pháp tùy chỉnh cho tất cả các ngành công nghiệp với trọng tâm là tiết kiệm chi phí và cung cấp các dịch vụ đẳng cấp thế giới Chúng tôi luôn tìm kiếm các giải pháp cạnh tranh toàn cầu trong một môi trường tin cậy và hướng đến dịch vụ.
Cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đáng tin cậy và chất lượng với sự nhất quán Nâng cao giá trị gia tăng cho khách hàng bằng cách cung cấp giải pháp sáng tạo.Đào tạo và thúc đẩy nhân viên cung cấp dịch vụ chất lượng tốt nhất.
Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của công ty
1.3.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức
Hình 1.2: Sơ đồ cấu trúc tổ chức chi nhánh công ty
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Các phòng ban trong công ty được phân chia rõ ràng và cụ thể,thể hiện sự phân biệt rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm giữa cấp lãnh đạo và các phòng ban Với cơ cấu này, công ty có thể tận dụng khả năng chuyên môn của nhân viên và trưởng phòng, dễ dàng nắm bắt mọi hoạt động của công ty.
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Là người đại diện cho công ty, có quyền hành cao nhất và là người đại diện pháp lý, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc là người điều hành và đưa ra quyết định, phương hướng phát triển cho công ty Giám đốc có toàn quyền sử dụng vốn, lao động, tài sản thuộc về công ty và đồng thời có quyền và nghĩa vụ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên trong công ty.
Tham mưu cho Giám đốc về việc bố trí, sử dụng nhân viên tại văn phòng chi nhánh TP Hồ Chí Minh, xây dựng quy chế lương, thưởng, chính sách cho nhân viên, phòng ban trong Công ty như: hưu trí, bảo hiểm xã hội Làm công tác tuyển dụng nhân sự công ty và công tác thi đua khen thưởng.
Tham mưu cho Giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán Ngoài ra còn tham mưu cho Giám đốc về việc sử dụng các nguồn vốn để đạt hiệu quả cao, cũng như việc kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách về tài chính Thi hành đầy đủ các chế độ, thể lệ về quản lý tài chính của Nhà nước Xây dựng kế hoạch tài chính tín dụng từng quý, từng năm kịp thời với kế hoạch sản xuất, kỹ thuật nhằm sử dụng hợp lý vật tư và tiền vốn Thu cước vận tải và các khoản thu khác, thanh toán các khoản chi phí cho khách hàng, lưu giữ chứng từ thu chi tổng hợp làm báo cáo quyết toán tài chính hàng tháng, quý, năm Tổ chức việc hạch toán ghi và phản ánh kịp thời, chính xác tình hình hoạt động của vật tư, tiền vốn, chi phí sản xuất kinh doanh, kết quả lợi nhuận và các khoản khác Thanh toán kịp thời và đầy đủ về tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp khác cho nhân viên theo đúng chế độ hiện hành; theo dõi và thu hồi các khoản nợ khó đòi
Làm thủ tục hải quan XNK: Phòng chứng từ khai quan có chức năng khai báo hải quan, thông quan hàng nhập/xuất cho khách hàng, tư vấn mã HS, thuế suất xuất nhập khẩu, yêu cầu bảo hiểm hay hạn ngạch, những hạn chế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và các vấn đề liên quan khác đến hải quan Hơn nữa, liên tục cập nhập các thay đổi trong trong luật hoặc các quy định xuất nhập khẩu để hướng dẫn và triển khai cho các bộ phận liên quan và cả cho khách hàng
OPS (Nhân viên hiện trường): có chức năng chính là bộ phận kết nối công việc xử lý lô hàng thông qua giấy tờ của phòng chứng từ, bộ phận kinh doanh, khách hàng và việc xử lý giao nhận lô hàng thực tế tại cảng Cụ thể, nhân viên phòng giao nhận hiện trường sẽ chịu trách nhiệm giao – nhận bộ chứng từ xuất/ nhập từ bộ phận kinh doanh/ bộ phận chứng từ Đồng thời chịu trách nhiệm hoàn thành các thủ tục cần thiết cho việc xuất/ nhập cho công ty như nộp thuế, thông quan hải quan,… Phòng Giao nhận hiện trường giúp công ty kiểm đếm, giao nhận hàng hóa tại cảng, làm việc với các bên liên quan như: kho bãi, giao nhận, vận tải, hải quan, giám sát…Và sau đó thực hiện giao nhận lệnh xuất/ nhập khẩu hàng, liên hệ với khách hàng, hướng dẫn và làm thủ tục nghiệp vụ cần thiết
Chức năng chính của phòng kinh doanh tại công ty là tìm kiếm và tư vấn bán sản phẩm dịch vụ của Công ty đến khách hàng là những Công ty có nhu cầu xuất – nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế Cụ thể, các nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ tìm hiểu thông tin những khách hàng có nhu cầu và tư vấn đề liên quan đến nhập/ xuất lô hàng, sau đó lên bảng báo giá Trường hợp khách đồng ý xuất/ nhập lô hàng, thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành đặt chỗ với hãng tàu, đóng hàng và yêu cầu khách hàng cung cấp tất cả các thông tin, chứng từ liên quan đến lô hàng, sau đó sẽ chuyển bộ chứng từ cho bộ phận chứng từ và tiếp tục theo dõi lô hàng và xử lý những vấn đề phát sinh khác liên quan đến lô hàng. Đồng thời, bộ phận kinh doanh cũng liên tục duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng cũ để củng cố sự hợp tác và phát triển lâu dài
Quản lý hoạt động điều vận bốc xếp và giao nhận hàng của công ty; Lên kế hoạch, bố trí phương tiện vận chuyển (đường bộ, đường thủy), nhân lực và lịch trình; Thiết lập hệ thống dữ liệu các công ty cung cấp dịch vụ, logistics vận chuyển, kho bãi trên thị trường;
Quản lý chi phí vận chuyển, tìm kiếm, thương lượng để có những đối tác vận chuyển chi phí thấp; Làm việc với các nhà thầu vận tải, quản lý cước vận tải, theo dõi, giám sát, phân tích biến động giá cước vận tải
Các công việc điều hành khác như: Làm việc với bộ phận Kinh doanh nhằm tìm kiếm thêm khách hàng, mở rộng mạng lưới dịch vụ vận tải và phân phối; Lập kế hoạch hoạt động, Báo cáo, Tư vấn.
Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty
Giám sát và chịu trách nhiệm chung đối với các hoạt động của bộ phận hàng Air Đảm bảo công việc của hàng air theo đúng quy trình chuẩn của Công ty Xây dựng, phát triển, hoàn thiện các dịch vụ vận chuyển hàng không và báo giá dịch vụ Hướng dẫn, giám sát và khuyến khích các thành viên trong phòng làm việc hiệu quả, phù hợp theo đúng quy trình, chính sách chất lượng của Công ty Cập nhật những kiến thức và thông tin liên quan đến hàng Air
1.4 Tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của công ty
1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty thành lập năm 2016, đến nay công ty đã hoạt động được gần 10 năm, đó là khoảng thời gian công ty nỗ lực cung cấp cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất để tối thiểu hóa chi phí và tối đa lợi nhuận Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2021-2023:
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2021-2023 Đơn vị tính: triệu VNĐ
(Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm của công ty
Qua Bảng 1.1, Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho thấy các con số cụ thể về doanh thu, chi phí, lợi nhuận mà công ty thu được thông qua quá trình hoạt động kinh doanh các năm 2021,
2022 và 2023 Để hiểu rõ hơn tỷ lệ tăng trưởng của các chỉ tiêu theo dõi biểu đồ sau:
Kết quả hoạt động kinh doanh
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
Hình 1.3: Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh
Qua Hình 1.3, Kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH JNB Logistics, nhận thấy được:
Doanh thu của công ty tăng trưởng đều qua các năm Cụ thể:
Năm 2022 doanh thu tăng 57,035 Triệu VNĐ, tương đương tăng38,44% so với năm 2021 Năm 2023 doanh thu tăng 87,714 triệuVNĐ, tương đương tăng 42,70% so với năm 2022 Tỷ lệ tăng trưởng cao trong năm 2023 so với năm 2022 Điều này cho thấy công ty đang mở rộng hoạt động kinh doanh và đạt được sự tăng trưởng tích cực.
Chi phí của công ty có xu hướng tăng theo từng năm Cụ thể:
Năm 2022 chi phí tăng 28,810.20 triệu VNĐ, tương đương 31.07% so với năm 2021 Năm 2023 chi phí tăng 49,873.21 tương đương tăng 41.03% so với năm 2022 Cùng với doanh thu tăng trưởng nhanh chóng thì chi phí cũng có xu hướng tăng qua các năm nhưng tỷ lệ tăng chi phí không vượt quá tỷ lệ tăng doanh thu cho thấy công ty vẫn hoạt động khá hiệu quả Qua đó cũng thấy nguyên nhân của việc tăng chi phí do số lượng hàng hóa tăng lên, đồng thời chi phí đầu vào cũng gia tăng đáng kể
Lợi nhuận của công ty có xu hướng tăng qua các năm , Cụ thể:
Năm 2022 lợi nhuận tăng 28,244.80 triệu VNĐ, tương đương 50.73% so với năm 2021 Năm 2023 lợi nhuận tăng 37,840.79 triệu VNĐ, tương đương 45.12% so với năm 2022 Lợi nhuận của công ty tăng trưởng ổn định qua các năm, với tỷ lệ tăng trưởng cao trong năm 2022 và vẫn duy trì mức tăng trưởng tốt trong năm 2023 Điều này cho thấy công ty không chỉ gia tăng doanh thu mà còn quản lý chi phí hiệu quả để duy trì sự gia tăng lợi nhuận Tuy nhiên vẫn thấy được rằng mặc dù doanh thu năm 2023 tăng vượt trội nhưng tỷ lệ tăng lợi nhuận lại giảm hơn so với năm 2022, từ đó công ty nên quản lý việc thu chi một cách hợp lý.
Từ các nhận xét trên, rút ra được công ty đã có những bước tiến đáng kể trong việc mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động Sự tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận đều đặn qua các năm cho thấy công ty đang đi đúng hướng, mặc dù chi phí cũng tăng lên Việc tiếp tục đầu tư vào công nghệ, mở rộng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình hoạt động sẽ giúp công ty duy trì đà tăng trưởng tích cực trong tương lai
1.4.2 Cơ cấu dịch vụ của công ty
Bảng 1.2: Cơ cấu dịch vụ công ty năm 2021-2023 Đơn vị tính: Triệu VNĐ
Loại hình dịch vụ
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Hình 1.4: Biểu đồ cơ cấu dịch vụ của công ty các năm 2021 -2023
Qua bảng và biểu đồ, xét về doanh thu cơ cấu dịch vụ giao nhận của công ty từ năm 2021-2023 cho thấy công ty thực hiện dịch vụ giao nhận từ các loại hình dịch vụ chủ yếu: giao nhận hàng nguyên container (FCL), giao nhận hàng lẻ (LCL), giao nhận hàng không Và ngoài ra một số dịch vụ khác Các dịch vụ của công ty có giá trị tăng liên tục qua các năm và tăng mạnh nhất vào năm 2022-2023 Trong đó cơ cấu doanh thu của từng loại dịch vụ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng doanh thu, cụ thể hơn:
Dịch vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) về cả giá trị và tỉ trọng đều tăng nhanh Tỉ trọng hàng FCL luôn chiếm hơn một nửa loại hình dịch vụ của công ty Từ năm 2022 đến năm 2023, tỉ trọng FCL được điều chỉnh tăng một cách nhanh chóng so với
2022 (57% tăng lên 63%), 2021 với doanh thu cao nhất Điều này cho thấy Công ty có các chính sách và đa phần đều là lượng khách hàng lớn gắn bó với công ty lâu dài nên thế mạnh công ty tập trung chủ yếu vào dịch vụ hàng nguyên Container. Công ty có thể đã tăng cường đầu tư vào dịch vụ FCL, mở rộng đội tàu hoặc nâng cao chất lượng dịch vụ để thu hút thêm khách hàng Sự tăng trưởng này cũng cho thấy sự tin tưởng của khách hàng đối với dịch vụ FCL của công ty
Dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) giảm đều qua các năm, tỉ trọng giảm từ 30% năm 2021 xuống 25% năm 2023 cho thấy công ty có sự điều chỉnh tỉ trọng khi kinh doanh dịch vụ LCL, tuy nhiên vẫn chiếm tỉ trọng lớn hơn so với loại hình dịch vụ hàng hàng không và các dịch vụ khác Mặc dù giá trị doanh thu LCL tăng,nhưng tốc độ tăng trưởng không bằng FCL, dẫn đến tỷ lệ LCL trong tổng doanh thu giảm Điều này có thể do sự chuyển dịch nhu cầu của khách hàng từ LCL sang FCL, hoặc công ty tập trung nhiều hơn vào FCL.
So với 2 dịch vụ giao nhận hàng FCL và LCL, doanh thu dịch vụ giao nhận hàng hàng không vẫn duy trì sự tăng trưởng tuy nhiên có sự biến động tỉ trọng qua các năm Năm 2022 doanh thu dịch vụ tăng, đồng thời tỉ trọng tăng từ khoảng 9% lên 11% Năm 2023 doanh thu dịch vụ tăng tuy nhiên tỉ trọng lại giảm xuống 8%, có thể nguyên nhân giảm là vì phí dịch vụ giao nhận hàng hàng không cao hơn phí dịch vụ giao nhận đường biển bằng nguyên container nên doanh thu dịch vụ giao nhận nguyên container (FCL) tăng đều lên mỗi năm
Các loại hình dịch vụ khác có sự tăng trưởng nhưng không đáng kế, tuy nhiên tỉ trọng lại giảm đi qua các năm, cho thấy doanh thu của các loại hình dịch vụ khác đóng góp không nhiều vào doanh thu của công ty Dịch vụ khác mặc dù có tăng trưởng nhưng chiếm tỷ trọng nhỏ và giảm dần, cho thấy sự tập trung của công ty vào các dịch vụ chính.
Công ty đang tập trung phát triển mạnh dịch vụ FCL, trong khi các dịch vụ khác như LCL, Air và các dịch vụ phụ trợ dù có tăng trưởng nhưng không chiếm tỷ trọng lớn Sự tập trung vào dịch vụ FCL có thể là chiến lược đúng đắn để tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển bền vững
Định hướng và phát triển của doanh nghiệp
Chăm sóc và giữ vững mối quan hệ hợp tác đối với các khách hàng hiện có và mở rộng thị trường tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới trong và ngoài nước.
Xây dựng và phát triển thương hiệu trong lĩnh vực giao nhận xuất nhập khẩu, tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ trong ngành.
Chi nhánh công ty TNHH JNB Logistics tại TP Hồ Chí Minh là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ vận tải đáp ứng và phục vụ nhu cầu khách hàng Chi nhánh được thành lập từ 2016 đến nay đã trải qua quá trình trưởng thành và phát triển với hệ thống vận tải rộng khắp trong nước và ngoài nước.
Công ty luôn luôn và đang phấn đấu trở thành một trong những công ty dịch vụ hàng đầu Việt Nam và khu vực Đông Nam Á cung cấp dịch vụ và sản phẩm chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh của mình trên cơ sở xây dựng dịch vụ và sản phẩm cao cấp thỏa mãn tối đa yêu cầu của khách hàng.
Trong chương 1 đã giới thiệu được sơ lược về Chi nhánh công ty TNHH JNB Logistics tại TP Hồ Chí Minh Cho biết chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức công ty qua đó đánh giá được sự tổ chức hoạt động trong công ty Đồng thời phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm để thấy được tiềm năng tăng trưởng và phát triển trong tương lai của công ty.
NGHIỆP VỤ THỦ TỤC HẢI QUAN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH JNB LOGISTICS TP HỒ CHÍ MINH
Tổ chức nghiệp vụ thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu đơn hàng nhập máy cũ tại chi nhánh công ty TNHH JNB logistics TP Hồ Chí Minh
Hình 2.5: Sơ đồ nghiệp vụ thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu máy cũ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Chi tiết nghiệp vụ thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu đơn hàng nhập máy cũ tại chi nhánh công ty TNHH JNB logistics TP Hồ Chí Minh
Hình 2.5: Sơ đồ nghiệp vụ thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu máy cũ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.2 Chi tiết nghiệp vụ thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu đơn hàng nhập máy cũ tại chi nhánh công ty TNHH JNB logistics TP Hồ Chí Minh
JNB LOGISTICS được ủy thác làm thủ tục giao nhận nhập khẩu lô hàng dưới đây Nhưng để hiểu rõ chi tiết nghiệp vụ thủ tục hải quan, em chỉ xin trình bày về nghiệp vụ từ khâu chuẩn bị chứng từ cho lô hàng trên đến khi được hàng được xét duyệt thông quan.
2.2.1 Tiếp nhận và kiểm tra BCT
KPP ZIPPER Hàn Quốc và công ty con – KPP ZIPPER Việt Nam ký hợp đồng thương mại mua bán lô hàng Máy dệt dây kéo dùng trong sản xuất dây kéo (Máy móc đã qua sử dụng).
Một số thông tin cơ bản về lô hàng như sau:
Nhà xuất khẩu: KPP ZIPPER CO., LTD Địa chỉ: 187-4, JUSEOK-RO, NAMYANG-EUP, HWASEONG-SI, GYEONGGI-DO, 18255, REP OF KOREA
Nhà nhập khẩu: KPP ZIPPER VINA CO., LTD Địa chỉ: LOT A11.3 ROAD N5, THANH THANH CONG INDUSTRIAL ZONE, AN HOA WARD, TRANG BANG TOWN, TAY NINH PROVINCE, VIET NAM.
Hàng hóa: Máy dệt dây kéo (Hàng đã qua sử dụng)
Số lượng: 7 PALLETS, đóng trong container 40’ (1 X 40’HC)
Điều kiện giao hàng: FOB
KPP ZIPPER Việt Nam ủy thác chi nhánh công ty JNB Hàn Quốc thuê tàu và trả cước phí vận tải để vận chuyển hàng từ Hàn Quốc đến Hồ Chí Minh, Việt Nam Sau khi KPP ZIPPER Hàn Quốc hoàn thành việc giao hàng lên tàu, công ty KPP Việt Nam có nghĩa vụ gửi trực tiếp hoặc chuyển fax nhanh các chứng từ sau trên đó có ghi chú rõ danh mục hàng hóa, số lượng hàng hóa, số vận tải đơn, số cont, số kiện, ngày dự kiến tàu rời cảng bốc, ngày dự kiến tàu đến cảng bốc…:
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
- Phiếu đóng gói (packing list)
- Thông tin kỹ thuật của hàng hóa
KPP ZIPPER Việt Nam sẽ giao cho nhân viên KBHQ của Chi nhánh công ty JNB Logistics tại TP HCM các chứng từ cần thiết sau đây, làm cơ sở để lên tờ khai một cách chính xác và rõ ràng:
2 giấy giới thiệu của doanh nghiệp có chữ ký, đóng dấu của Giám Đốc (1 giấy giới thiệu để nhân viên giao nhận đến hãng tàu lấy D/O, 1 giấy giới thiệu để nhân viên giao nhận tiến hành khai thủ tục hải quan)
Mã số thuế của công ty, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư (đối với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài), giấy ủy quyền cho nhân viên giao nhận thực hiện rõ ràng
1 bản chính hợp đồng nhập khẩu
1 bản chính hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Ngoài ra có chứng từ do JNB phát hành:
1 Arrival Notice do JNB phát hành
1 B/L Surrendered do chi nhánh JNB Hàn Quốc phát hành
Chi nhánh công ty TNHH JNB Logistics tại TP Hồ Chí Minh được công ty TNHH KPP ZIPPER Việt Nam ủy thác để tiến hành nhập khẩu lô hàng này Theo đó, JNB có trách nhiệm lên tờ khai và lấy các chứng từ cần thiết để nhập khẩu lô hàng này Nhận làm tất cả thủ tục giao nhận nhập khẩu lô hàng.
Nhân viên KBHQ của JNB sau khi tiếp nhận và xem xét BCT,hàng hóa sẽ tiến hành tư vấn cho bên khách hàng về mã HS của hàng hóa thông qua chi tiết hàng hóa, chính sách mặt hàng
Nhân viên khai báo hải quan kiểm tra catalog, nhãn mác của máy móc và thực hiện tra mã HS Sau đó, nhân viên KBHQ kiểm tra mã HS trên biểu thuế XNK năm 2024.
Hình 2.6: Hình ảnh hàng hóa
Hình 2.7: Thông số chi tiết hàng hóa
- Dựa vào mô tả chi tiết, các chú giải và mô tả ở các chương, xác định được lô hàng là máy móc thuộc chương 84: Lò phản ứng hạt nhân, nồi hơi, máy và thiết bị cơ khí; các bộ phận của chúng.
- Ở phân nhóm cấp 1: Theo hình ảnh, catalog được cung cấp xác định lô hàng là “máy dệt dây kéo” 8446:
- Ở phân nhóm cấp 2: Với thông số Max Width: 30
844610: -Cho vải dệt có khổ rộng không quá 30 cm
- Ở phân nhóm cấp 3: Với thông số Drive Motor: đơn vịV/Hz 84461010: Hoạt động bằng điện
Hình 2.8: Tra cứu trên biểu thuế XNK 2024
2.2.2.2 Tư vấn về chính sách mặt hàng
Xác định lô hàng là máy móc đã qua sử dụng, tìm công văn quy định liên quan máy móc cũ đã qua sử dụng Nhân viên KBHQ tìm kiếm các văn bản, quyết định về chính sách mặt hàng, quy định nhập khẩu về máy móc đã qua sử dụng thuộc chương 84.
Căn cứ theo Quyết định số 18/2019/qđ-ttg Quy định việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng. Quyết định này quy định tiêu chí, hồ sơ, trình tự, thủ tục nhập khẩu và hoạt động giám định đối với máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng có mã hàng hóa (mã số HS) thuộc Chương 84 và Chương 85 quy định tại Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, được nhập khẩu nhằm sử dụng cho hoạt động sản xuất tại Việt Nam.
Theo chứng từ lô hàng mà công ty tiếp nhận được cho thấy mặt hàng thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định trên, khi đó muốn nhập khẩu lô hàng, công ty phải đảm bảo tuân thủ và làm theo quy định về hồ sơ, trình tự, thủ tục nhập khẩu và hoạt động giám định thì lô hàng mới được nhập khẩu vào Việt Nam
Trình tự, thủ tục:
Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ nhập khẩu và tài liệu quy định tại khoản 1 về Cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan, bao gồm
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dấu của doanh nghiệp
Bản chính giấy xác nhận của nhà sản xuất, máy móc thiết bị về năm sản xuất và tiêu chuẩn về máy móc, thiết bị được sản xuất tại quốc gia thuộc các nước G7, Hàn Quốc
Chứng thư giám định được cấp bởi một tổ chức giám định
Cơ quan hải quan chỉ làm thủ tục thông quan theo quy định khi hồ sơ nhập khẩu và tài liệu quy định đầy đủ, hợp lệ.
JNB tư vấn cho khách hàng trình tự, thủ tục nhập khẩu lô hàng:
(1) Đăng ký giám định tại Công ty Cổ phần dịch vụ và giám định Bảo Minh
(2) Mở tờ khai hải quan
(3) Kiểm tra hàng hóa thực tế
(4) Đưa hàng về bảo quản trong thời gian giám định
(5) Trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày đưa máy móc, thiết bị về bảo quản, doanh nghiệp phải nộp Cơ quan hải quan chứng thư giám định
Tất cả sẽ thông báo quy trình tổng quát, Khách hàng đồng ý, bắt đầu tiến hành các bước tiếp theo Sau khi khách hàng xác nhận, nhân viên KBHQ phải kiểm tra và đối chiếu tất cả các số liệu và thông tin trên các chứng từ xem có trùng khớp với nhau không Nếu có bổ sung nhân viên KBHQ phải thông báo ngay để kịp thời bổ sung và điều chỉnh Tất cả chứng từ trên nếu là bản sao phải có dấu sao y và đóng dấu ký tên của công ty KPP ZIPPER Việt Nam thì chứng từ mới được xem là hợp lệ.
Đánh giá nghiệp vụ
Sau khi phân tích cụ thể thông qua lô hàng trên, nghiệp vụ thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH JNB Logistics TP HCM về nhập máy cũ, dựa vào trải nghiệm thực tế, đúc kết được một số ưu nhược điểm như sau:
2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân
- Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra BCT Thực hiện kiểm tra chứng từ nhanh chóng.
Nguyên nhân: Vì nhân viên KBHQ của JNB đều là những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm cho nên ở bước tiếp nhận, kiểm tra BCT được thực hiện nhanh chóng để tư vấn khách hàng
- Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra BCT Minh bạch và rõ ràng với khách hàng trong quy trình của công ty.
Nguyên nhân: Ở bước này, công ty có công tác hỗ trợ khách hàng, giúp họ hiểu rõ các bước và yêu cầu của thủ tục hải quan để 2 bên dễ dàng theo dõi và thực hiện tiến độ công việc giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót Nhân viên KBHQ tư vấn trao đổi với khách hàng về quy trình thủ tục, quy trình đăng ký giám định và lấy chứng thư giám định một cách minh bạch và rõ ràng Sau các bước thực hiện, nhân viên KBHQ liên tục cập nhật tình hình với khách hàng, kiểm chứng và đối chiếu để tránh xảy ra sai sót.
- Bước 3: Mở tờ khai nháp Quá trình nhập liệu lên tờ khai nhanh chóng
Nguyên nhân: Nhân viên KBHQ đều là nhân viên có kinh nghiệm chuyên môn khá cao, quá trình lên tờ khai dễ dàng và nhanh chóng sau khi có đủ BCT, hiểu rõ về mặt hàng
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân
Nghiệp vụ hoàn tất tuy nhiên có một số nhược điểm về nghiệp vụ đối với lô hàng mang tính phức tạp với quy trình bao gồm nhiều bước và yêu cầu nhiều thông tin chi tiết như sau:
- Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra BCT Vẫn còn một số nhân viên gặp khó khăn trong xác định mã HS của mặt hàng Mặc dù có ưu điểm tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế Xác định mã HS là quan trọng nhất vì liên quan đến chính sách mặt hàng, thuế suất cho nên cần thực hiện một cách chính xác, đồng thời phải tư vấn và cần được nhà nhập khẩu đồng thuận thì mới thực hiện KBHQ nhập khẩu lô hàng
Nguyên nhân: vì là nhân viên được ủy thác KBHQ cho nên phải thông qua quá trình tìm hiểu để xác định được mã HS, quy trình nhập khẩu mặt hàng này, nhân viên chỉ tiếp nhận catalog và các thông số của hàng hóa nên chỉ dựa vào đó để xác định mã HS mà không biết rõ về hàng hóa như nhân viên của bên công ty khách hàng, vì vậy rủi ro xác định mã HS có sai sót sẽ rất cao nên cần sự hỗ trợ của nhân viên có kinh nghiệm hơn trong công ty cùng với sự hỗ trợ bên phía nhân viên khách hàng để trao đổi thì mới xác định được mã HS phù hợp cho hàng hóa
- Bước 6: Hải quan tiến hành kiểm hóa Sự phối hợp giữa các phòng ban cần nâng cao hiệu quả hơn
Nguyên nhân: Sau khi Hệ thống trả lại kết quả phân luồng: Mã phân loại kiểm tra – mã 3 – luồng Đỏ, phải tiến hành kiểm hóa thì nhân viên KBHQ cần thông báo cho nhân viên OPS để tiến hành chuyển kiểm hóa hàng hóa, khi đó rủi ro về sự chậm trễ thời gian thực hiện có thể xảy ra nếu nhân viên KBHQ thông báo kiểm hóa cho nhân viên OPS trễ dẫn đến quá trình kiểm hóa sẽ diễn ra trễ hơn Hoặc quá trình đi kiểm hóa nhân viên OPS tham gia để kiểm hóa hàng hóa cùng với Hải quan cho nên sau khi hoàn thành kiểm hóa nếu đạt yêu cầu phải thông báo cho nhân viên KBHQ để tiến hành cập nhật thông tin trên hệ thống cho khách hàng, quá trình sau sẽ diễn ra nhanh chóng hơn cho nên cần có sự phối hợp giữa nhân viên OPS và nhân viên KBHQ để quy trình thực hiện nhanh chóng
- Các bước 4,7,8,9: Đăng ký giám định, Lấy hàng về bảo quản, giám định kiểm tra, lấy và bổ sung chứng thư giám định : đều là các bước cần thực hiện theo quy định cụ thể nên cần nắm rõ các thông tin về quy định pháp lý đối với mặt hàng Khó khăn trong việc nhân viên KBHQ phải nắm bắt được quy trình
Nguyên nhân: Rủi ro khi nhân viên KBHQ chưa nắm rõ thông tin dẫn đến sai sót trong quá trình làm thủ tục dẫn đến mất thời gian, phát sinh chi phí hay thậm chí rủi ro cao hàng không thể nhập/ xuất khẩu.Cần đảm bảo tuân thủ thời gian thực hiện theo quy định.
Sau khi liệt kê các nhược điểm trên, tác giả tiến hành tham khảo ý kiến của một số nhân viên khai báo hải quan, nhân viên OPS tại công ty và thu được kết quả như bảng sau:
Bảng 2.3: Bảng tham khảo ý kiến
Một số nhân viên gặp khó khăn trong xác định mã HS của mặt hàng. Đồng ý Đồng ý
Không thuộc bộ phận KBHQ
Sự phối hợp giữa các phòng ban cần nâng cao hiệu quả hơn. Đồng ý Đồng ý Đồng ý
Chưa nắm rõ các quy định pháp lý đối với hàng hóa Đồng ý Đồng ý
Không thuộc bộ phận KBHQ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Từ bảng trên cho thấy ý kiến tác giả đưa ra được một số nhân viên công ty đều đồng tình và cũng đưa ra ý kiến tương tự như tác giả
Trong chương 2 đã trình bày phân nghiệp vụ thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại chi nhánh công ty TNHH JNB Logistics thông qua phân tích một lô hàng cụ thể, qua đó đánh giá được những ưu điểm mà công ty đạt được qua kinh nghiệm tích lũy và trình độ nghiệp vụ của nhân viên trong công ty Tuy nhiên vẫn còn mắc phải một số nhược điểm Vì vậy công ty cần phát huy những điểm mạnh, khắc phục những hạn chế để phát triển một cách bền vững, nhằm tạo nên uy tín và mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.
3.1 Đào tạo, nâng cao kiến thức chuyên môn nguồn nhân lực
Mục tiêu của giải pháp
- Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên, đáp ứng yêu cầu của công việc và nâng cao hiệu quả thực hiện công việc.
- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho đội ngũ nhân viên trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện khai báo hải quan.
Cách thức thực hiện giải pháp
Để đạt được mục tiêu đề ra, công ty cần thực hiện như sau:
- Xây dựng chiến lược, lộ trình đào tạo rõ ràng phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp: Chiến lược đào tạo cần xác định rõ mục tiêu, nội dung, hình thức, thời gian, ngân sách đào tạo, đối tượng đào tạo Để làm được công ty cần nắm rõ và bao quát được điểm mạnh cũng như điểm yếu của nhân viên về vị trí trong từng phòng ban để đưa ra kế hoạch phân bổ đào tạo kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên hiện tại và phát triển nguồn nhân lực trong từng phòng ban cụ thể ở tương lai.
- Lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp: Bổ sung kiến thức, rèn luyện kinh nghiệm cho nhân viên trong từng phòng ban, đặc biệt chú trọng chuyên môn nghiệp vụ bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, hình thức trực tiếp, online
- Tăng cường gắn kết đào tạo với thực tiễn: Thông qua đào tạo để nắm vững chuyên môn, cần trau dồi kinh nghiệm thông qua sự tiếp xúc, chia sẻ với các nhân viên có kinh nghiệm dày dặn Thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, khuyến khích nhân viên phòng ban chia sẻ sai sót mình gặp phải trong nghiệp vụ, từ đó lắng nghe và khắc phục giúp cập nhật tình hình hoạt động của các phòng ban chi tiết và liên tục.
- Đánh giá hiệu quả đào tạo: Việc đánh giá hiệu quả đào tạo giúp doanh nghiệp xác định những ưu điểm, hạn chế và hiệu quả mà chương trình đào tạo mang lại, từ đó có những điều chỉnh phù hợp hoặc thay đổi biện pháp đào tạo.
Nâng cao hiệu quả sự phối hợp giữa các phòng ban
3.2.1 Mục tiêu của giải pháp
- Rút gọn thời gian thực hiện quy trình để nâng cao hiệu quả trong thực hiện công việc giữa các phòng ban với nhau.
- Nâng cao nhận thức, trách nhiệm cho đội ngũ nhân viên trong việc phòng ngừa và hạn chế rủi ro trong quy trình thực hiện.
- Tạo mối quan hệ tốt giữa các phòng ban, bộ phận với nhau giúp môi trường làm việc tốt, mang lại hiệu quả cao
3.2.2 Cách thức thực hiện giải pháp Để nâng cao hiệu quả giữa các phòng ban có thể áp dụng:
- Thiết lập các quy trình rõ ràng và minh bạch: Đảm bảo rằng các quy trình là rõ ràng và được các phòng ban hiểu và chấp nhận Sử dụng tài liệu hướng dẫn và đào tạo để giải thích quy trình một cách chi tiết.
- Sử dụng công nghệ để hỗ trợ giao tiếp: trong một phòng ban có nhiều nhân viên đảm nhận cùng một vị trí, nên áp dụng các công cụ giao tiếp để cập nhật tình hình và theo dõi tiến độ công việc giữa các phòng ban.
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ giữa các phòng ban: Thiết lập lịch trình các cuộc họp định kỳ để các đại diện từ các phòng ban có thể cùng nhau thảo luận về tiến độ công việc, những thách thức gặp phải, và cách giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Khuyến khích giao tiếp và phản hồi chân thành: Xây dựng một môi trường mà các nhân viên có thể thoải mái trao đổi thông tin và phản hồi về các vấn đề liên quan đến công việc một cách chân thành và xây dựng.
- Đánh giá và điều chỉnh định kỳ: Thực hiện đánh giá định kỳ về hiệu quả hợp tác giữa các phòng ban và điều chỉnh các quy trình, nếu cần thiết, để cải thiện sự hợp tác và hiệu quả làm việc.
Cập nhật thường xuyên thông tin cho nhân viên
Vì doanh nghiệp thường xuyên hợp tác với các nhà xuất/ nhập khẩu các mặt hàng có chính sách riêng và đòi hỏi phải tuân thủ theo quy định pháp lý của Nhà nước nên nhân viên cần liên tục cập nhật các kiến thức liên quan, vì vậy Công ty cần hỗ trợ một cách tốt nhất cho nhân viên.
3.3.1 Mục tiêu của giải pháp
- Nâng cao kiến thức và hiểu biết của nhân viên về các quy định pháp lý liên quan: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên KBHQ nắm rõ các thông tin về thông tư, nghị định và quy định đối với mặt hàng.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót trong quy trình làm thủ tục: Hạn chế các lỗi phát sinh do thiếu hiểu biết hoặc hiểu sai về các quy định, từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh và nguy cơ hàng không thể nhập/xuất khẩu.
- Đảm bảo tuân thủ thời gian thực hiện theo quy định: Giúp nhân viên thực hiện đúng các bước trong quy trình theo thời gian quy định, tránh việc kéo dài thời gian làm thủ tục.
3.3.2 Cách thức thực hiện giải pháp
- Xây dựng hệ thống cập nhật thông tin pháp lý: Tạo một hệ thống quản lý thông tin nội bộ để lưu trữ và cập nhật các thông tư, nghị định, quy định liên quan đến mặt hàng Phân công một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách việc cập nhật các văn bản pháp lý mới nhất và thông báo đến các nhân viên liên quan
- Đào tạo định kỳ và tổ chức buổi tập huấn: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để cung cấp kiến thức mới nhất về các quy định pháp lý Mời chuyên gia hoặc cán bộ pháp lý để giảng dạy và giải đáp thắc mắc của nhân viên
- Tạo tài liệu hướng dẫn và sổ tay công việc: Biên soạn các tài liệu hướng dẫn chi tiết về từng bước trong quy trình, kèm theo các ví dụ cụ thể và các lưu ý quan trọng Phát hành sổ tay công việc để nhân viên có thể tra cứu nhanh chóng khi cần thiết
- Kiểm tra và đánh giá kiến thức của nhân viên: Tổ chức các bài kiểm tra định kỳ để đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên về các quy định pháp lý Sử dụng kết quả kiểm tra để xác định những nhân viên cần được đào tạo thêm và cải thiện kiến thức
- Sử dụng công nghệ hỗ trợ: Áp dụng các phần mềm quản lý quy trình và thông tin để theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo các bước trong quy trình được thực hiện đúng thời gian Tạo ra các thông báo tự động khi có cập nhật mới về các thông tư,nghị định để nhân viên không bỏ lỡ thông tin quan trọng
Trong chương 3 đã đưa ra các kiến nghị để hoàn thiện một số hạn chế tồn tại trong thực hiện nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty:
Các hạn chế tồn tại trong hoạt động của công ty, như sự thiếu sót trong việc cập nhật thông tin pháp lý, quy trình còn một vài lưu ý và sự cập nhật thông tin kịp thời trong nội bộ, đều cần được khắc phục một cách hiệu quả Để giải quyết những vấn đề này, công ty nên tập trung vào việc cập nhật thường xuyên các thông tư, nghị định cho nhân viên, tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, và sử dụng công nghệ hỗ trợ để nâng cao hiệu quả công việc.
Ngoài ra, việc tăng cường giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban cũng là yếu tố quan trọng giúp cải thiện sự hợp tác và nâng cao hiệu quả làm việc Qua đó, không chỉ công ty sẽ đạt được sự phát triển bền vững mà khách hàng cũng sẽ nhận được những dịch vụ tốt và đáng tin cậy hơn.
