Phân Tích Quy Trình Thực Hiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Hóa Nhập Khẩu Nguyên Container Bằng Đường Biển Tại Công Ty Tnhh Thương Mại Và Giao Nhận Eagle.pdf

Vì vậy đó cũng là lý do mà tôi chọn đề tài Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biến tại Công ty TNHH Thương mại và giao nhận

TRUONG DAI HOC TON DUC THANG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH NGANH KINH DOANH QUOC TE

TON DUC THANG UNIVERSITY

BAO CAO TAP SU NGHE NGHIEP

PHAN TICH QUY TRINH THUC HIEN NGHIEP

VU GIAO NHAN HANG HOA NHAP KHAU

NGUYEN CONTAINER BANG DUONG BIEN TAI CONG TY TNHH THUONG MAI VA GIAO NHAN

EAGLE

Cán bộ hướng dẫn: Pham An

Giảng viên giám sát: Th.S Hồ Thúy Trinh

Ngành: Kinh doanh quốc tế Sinh viên thực hiện: Cao Võ Thanh Châu

Mã số sinh viên: 71706250

TP HÒ CHÍ MINH, THÁNG 08 NĂM 2021

TRUONG DAI HOC TON DUC THANG

KHOA QUAN TRI KINH DOANH NGANH KINH DOANH QUOC TE

ĐẠI HỌC TON ĐỨC THẮNG

TON DUC THANG UNIVERSITY

BAO CAO TAP SU NGHE NGHIEP

PHAN TICH QUY TRINH THUC HIEN NGHIEP

VU GIAO NHAN HANG HOA NHAP KHAU

NGUYEN CONTAINER BANG DUONG BIEN TAI CONG TY TNHH THUONG MAI VA GIAO NHAN

EAGLE

Cán bộ hướng dẫn: Pham An

Giảng viên giám sát: Th.S Hồ Thúy Trinh

Ngành: Kinh doanh quốc tế Sinh viên thực hiện: Cao Võ Thanh Châu

Mã số sinh viên: 71706250

TP HÒ CHÍ MINH, THÁNG 08 NĂM 2021

NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN

Sinh vién: Cao V6 Thanh Chau MSSV: 71706250

Lop: 17070602 Khoa: K21

Thành phố Hỗ Chí Minh, ngày tháng năm

Giảng viên hướng dẫn

NHAN XET CUA GIANG VIEN PHAN BIEN

Sinh vién: Cao V6 Thanh Chau MSSV: 71706250

Lop: 17070602 Khoa: K21

Thành phố Hỗ Chí Minh, ngày tháng năm

Giảng viên hướng dẫn

LỜI CÁM ƠN

Trải qua gần bốn năm học và hai tháng thực tập thành công vừa qua, em xin gửi lời cảm ơn đến đội ngũ giảng viên Trường Đại học Tôn Đức Thắng đã truyền tải những

kiến thức, kinh nghiệm thực tế dé từ đó bản thân em có những nền tảng nhất định khi

tham gia vào môi trường doanh nghiệp Ngoài ra, môi trường học tập, nhờ những quy định, quy chế đã giúp em có được tác phong làm việc chín chắn hơn, ký luật hơn, hình

thành tính cách cân thận, lễ phép khi đi làm

Đặc biệt, cảm ơn chân thành đến giảng viên Ths Hồ Thúy Trinh đã gúp đỡ, theo

sát va tu van dé em hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp trong hai tháng vừa qua Ngoài ra, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo, anh chị Công ty TNHH Thuong mai va giao nhan Eagle trong hai tháng vừa qua đã nhiệt tình chỉ dạy

để em có được một kì thực tập đáng giá, học hỏi được nhiều kinh nghiệm

Không thê thiếu đó là lời cảm ơn sâu sắc đến Công ty MC Trans đã tư vẫn giúp

em về mang Hai quan va vận tải nội địa để nội dung bài báo cáo được chính chu, day

du

Cuối cùng, kinh chúc quý thây cô, quý anh chị đồng nghiệp, quý anh chị đồi tác,

quý bạn đọc bài luôn nhiều sức khỏe và an lành

Xin chan thanh cam on

MUC LUC

MUC LUC os ceecessscsssessseesssesssesstesssestssssseessssssvessisaressistssissiestsnssiessissssetstetsesansasessesiesseeaserees DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮTT 22-552 212221221122122112112111211211121122112112112112121 xe DANH MỤC HÌNH VỀ 2-52 22 21221121122112112121121121121121112122211 re PHỤ LỤC BỘ CHỨNG TỪ - 2-22221221122121122122212111211211121121212212 221 e DANH MỤC BẢNG BIỀU -22- 2 21 21122122112112111211221121122112111112121122 12 de LỜI MỞ ĐÂU 52-21 221 21221121122112111211221121121121122111112112112111212212 re

CHUONG 1: TONG QUAN VE CONG TY TNHH THUONG MAI VA GIAO NHẬN EAGLE - k2 E121E112 1110112112111 1 12111121111 1n tre

1.1 Thông tin chung 2222212111211 112151 2111 111181 11811511 1111111501111 1 TH kk ng 1g ky

1.2 Quá trình hình thành và phát triỂn 55 s E EE122121221211 212.111 Et re 1.3 Bộ máy tổ chức - s11 111 1151121111 11 1111111 1t 111211 112gr rey 1.3.1 Sơ đỗ bộ máy 2s tt 11121121211 11 1 11111212111 1 1t ngưng

1.3.2 Chức năng của từng bộ phận -L Q.0 2221212112211 2 121112115 2111 1kg rờu

1.4 Tình hình nhân sự - - G2 2 21 1E E19355505551 1111k ST n ng vn n1 1051k ks 1.5 Tỉnh hình hoạt động kinh doanh c1 2 2221222112211 111 1112551111111 EE tre 1.6 Tóm tắt chương Ì 5c s t E2E111211211 1111 21 1E 1 HE ra 11 CHUONG 2: QUY TRINH THUC HIEN NGHIEP VU GIAO NHAN HANG HOA NHAP KHAU NGUYEN CONTAINER BANG DUONG BIEN cccccccccccscccceseseeeeseeeees 12 2.1 So dé quy tỉnh thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

container bằng đường biỀn 5 c1 1E E11 1121211211 21211 11 1 1111 tt He re 12 2.1.1 Mối liên hệ giữa các bên tham gia trong quá trình nhập khâu 12

2.1.2 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khâu nguyên

container bằng đường biỂn s1 E1 211212112 121221212121 1t ai 14

2.2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container

bằng đường biỂn St HT H1 HH n1 n1 na 19

2.2.1 Nhan va kiém tra chting tt c cccccccccccsccsccsscsessesecssesessvsevseseevsvsssevevsvseevsceeees 19

2.2.2 Kiém tra tién độ lô hàng, khai manifest và thanh toán chi phí cho hãng tàu 22 2.2.3 Liên hệ và thu phí khách hàng 2 2221122112221 121 1121115115118 1 11s 26 2.2.4 Lấy lệnh giao hàng, giấy mượn con(ainer - - 5c s12 xe 28

2.2.5 Thu tuc hai quan, lay hang va giao hang eee eeeesescsesessveteeeseseeesseees 30 2.2.6 Tra container vé lai cảng hoặc kho, lay lad ti€N CUOC ec ccccccccccccscsesesceeseseeesseee 31

2.2.7 Lamu trit h6 80.0 eeeccceeecseseeesssseesessseeeesssmeesssnneecsssneessssnessnmeesennnetenesseee 32

2.3 Nhận xét và đánh giá quy trình - c1 2121121211521 151 1151115155111 115118111 k ke 32

2.4 Phân tích các yêu tô ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container băng đường biÊn L1 2221222121 11221 1152115 111 11181150118 key 33 P0 cài an ằốe 33

Pˆ V0 bên an ẦỘóỘóa 34

2.5 Tóm tắt chương 2 - - s1 11121121211 1121211111 121 1 111tr ra 36 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER

BẰNG ĐƯỜNG BIÊỀN 5 25 2222112112112112211221211211211211212121121 2e 38

3.1 Giải pháp 1: Vấn đề đào tạo cà n1 ng re 38

3.1.1 Cơ sở đề xuất 5c 2 221221122112112211211211211211122112112 re 38

3.1.2 Nội dung đề xuất - 5s c1 1121121211211 1 11 121211 HH n He nga 38

3.1.3 Kết quả mong muÔn - s1 SE E1 21121111211 2111112 E.1.11 01111 rêu 38

3.2 Giai phap 2: Van dé giao tiép voi khach hang, d6i tac ccc eeeeesseeeeesseseeeees 39

3.2.1 Cơ sở đề xuẤt - 5c 2 22122112111211221121121121121121121211212 re 39

3.2.2 Nội dung đề xuất - s2 n1 1211212112112 111012111 ng H2 g Ha nga 39

3.2.3 Kết quả mong muÔn - s1 1E E 1212111211211 1212.1110111 1n trêu 40

3.3 Giải pháp 3: Vấn đề phát triển bộ phận Hải quan 5-52 SE E2 set 40

3.3.1 Cơ sở đề xuất - 5c 2 22122112112112211211211211212112211212 re 40

3.3.2 Nội dung đề xuất - s1 1121121211211 1 11212121 ng HH r Ha nga 41

3.3.3 Kết quả mong muÔn - - s11 1E EE121211121121211 1121212101111 rêu 41

3.4 Giải pháp 4: Vấn đề vận tải nội địa 5-1 n1 nh HH HH HH re 41

3.4.1 Cơ sở đề xuất 25c 2 22121121121122121121121121211221211 re 41

3.4.2 Nội dung đề xuất - - sc c t 11121121211211 1 11212111 HH à He nà ngau 42

3.4.3 Kết quả mong muÔn - -s- s11 1E E11 2121112112111 11 12.11011111 rưêu 42

KẾT LUẬN -2-©5- 22 222212112212211221227121122112 1011221121211 rrey 43

TAI LIEU THAM KHẢO

PHU LUC BO CHUNG TU.

DANH MUC CAC TU VIET TAT

Tén (Tiéng Anh) Viết tắt Tên (Tiếng Việt)

Master Bill of lading MBL Van don géc hang tau cap

House Bill of lading HBL Van don do forwarder cap

Arrival Notice AN Théng bao hang dén

Debit Note DN Giấy báo nợ

Delivery Order DO Lệnh giao hàng

Electronic Delivery Order EDO Lệnh giao hàng điện tử

Port of loading POL Cang di

Port of discharge POD Cang dén

Estimated time of Departure ETD Thời gian khởi hành dự đoán

Estimated time of Arrival ETA Thời gian cập bên dự đoán

Demurrage fee DEM Phí lưu container tại cảng Detention fee DET Phí lưu container tại kho

Vietnam Nation Single Window VNSW Công thông tin một của quốc gia

Company Limited Co.,Ltd | Công ty trách nhiệm hữu hạn Equipment Interchange Receipt EIR Phiéu giao nhan

PHU LUC BO CHUNG TU

(Cuối bài báo cáo) Hình 2 4

Hình 2 5

Hình 2 6: Thông báo hàng đến 5 - S1 2S EE1212271211211211221112.111 2 E1 ree

Hình 2 7: Giấy báo nợ từ hãng tàu

8

9

Hình 2

Hình 2 9: Phiếu yêu cầu mượn container / Rút ruột hàng nhập - c 222cc:

Hình 2 10: Giấy báo nợ của Công ty Eagie - 5-1 s1 1121111211 11111 HE He

Hình 2 11: Phiếu thanh toán điện tử :- 22-2222 222112211227112221122111211.211121 2e Hình 2 12: Phiếu EIR - 52:25: 2222222E3122212221112211221112111127112271122111 217121121 E1 ere 10

Hình 2 13: Tờ khai hải quan (l/l Ï tờ) 2c 2E 221221111211 1112 11511 1111112 111111 kg II

: Số lượng nhân viên phân theo trình độ 5 22 2222212222112 se: : Tỉnh hình hoạt động kinh doanh - - 22 1221112211212 13551111122 11x re re : Khách quốc tế đến VN giai đoạn 2016 — 2020 5 c2 2 E2 rerre 10

: So sánh chi phi local charge nop hang tau và thu khách hàng - 26

2: Tiền lợi nhuận từ phí Handling/ Proft share - c2 2 22 2c sec se2 27

LOI MO DAU

Dịch bệnh Covid 19 đã cho hầu hết chúng ta nhận thức được vai trò to lớn của

chuỗi cung ứng trong quá trình duy trì và phát triển của thế giới không chỉ nói riêng về

lơi ích kinh tế mà còn liên quan đến xã hội và đời sống Sự đứt mạch của chuỗi cung

ứng ma cy thé là việc vận chuyên hàng hóa đã làm cho cuộc sống trở nên khó khăn, sản xuất đình trệ, hàng hóa tồn động và làm tăng giá các sản phẩm tiêu dùng

Việc duy trì một chuỗi cung ứng hoàn thiện và ngày càng trở nên chất lượng

luôn được các nhà quản lý thế giới quan tâm hàng đầu Tuy nhiên, trước khi làm được

vấn đề to lớn như vậy, chúng ta thường nên bắt đầu từ những vấn đề nhỏ mang tầm doanh nghiệp trước Vì vậy đó cũng là lý do mà tôi chọn đề tài Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biến tại Công ty TNHH Thương mại và giao nhận EAGLE đề làm báo tập sự nghề nghiệp

Từ những kinh nghiệm thực tế, phân tích tổng thể quy trình, từ đó so sánh được lý

thuyết với thực tế, quy trình cũ với quy trình hiện tại có sự khác nhau như thế nào, những điểm hạn chế và đưa ra giải pháp đề xuất cho doanh nghiệp đề hoàn thiện quy trình

Tổng quan bài báo cáo sẽ trải dài ba chương:

CHUONG I: GIỚI THIỆU

Giới thiệu đôi nét về công ty, phân tích tình hình nhân sự và kinh doanh

CHƯƠNG 2: PHẦN TÍCH QUY TRÌNH

Ở chương này, tiền hành phân tích cụ thể quy trình nhập khẩu nguyên container bằng đường biên, lẫy một bộ chứng từ thực tế đề phân tích Trong quá trình phân tích vừa phân tích chung vừa phân tích cụ thê theo bộ chứng từ Đồng thời đưa ra các ưu điểm và nhược điềm làm cơ sở đề đưa ra giải pháp cho chương 3

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP

Từ những cơ sở phân tích ở chương 2, đưa ra các giải pháp để hoàn thiện nghiệp

vụ giao nhận hàng hóa

CHUONG 1: TONG QUAN VE CONG TY TNHH THUONG MAI VA GIAO

NHAN EAGLE

1.1 Thông tin chung

THÔNG TIN CÔNG TY

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ GIAO NHẬN EAGLE

Địa chỉ: Số 208 Lý Long Tường, Mỹ Kim 3, Phú Mỹ Hưng,P Tân Phong, Quận

7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Trading & Logistics Co Ltd

Hinh 1 1: Logo céng ty TNHH thương mại và giao nhận Fagle

TAM NHIN

Trở thành đối tác chiến lược cung cấp giải pháp tốt nhất và hiệu quả về chỉ phí

đề hỗ trợ đề xuất giá trị và tham vọng tăng trưởng của khách hàng

Eagle Trading & Logistics Co., Ltd là một công ty hậu cần, giao nhận hàng hóa,

4PL và quản lý chuỗi cung ứng Kê từ khi thành lập vào năm 2010, đã phát triển thành

công ty giao nhận hàng hóa trong nước và quốc tế đa vai trò

Trọng tâm chính hiện tại của công ty là

Dịch vụ hậu cần: phối hợp với doanh nghiệp, đại lý vận tải và hãng tàu tô chức

thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu bao gồm dịch vụ giao nhận bằng đường biển,

đường hàng không và vận tải nội địa

Lưu kho và phân phối: Công ty Eagle sở hữu một kho rộng khoảng 300m2 tại

Cảng Rau Củ để chứa hàng hóa Lưu trữ và phân phối hàng hóa cho khách hàng là đối

tác nước ngoài Hoạt động chủ yếu phục vụ cho đồ dùng khách sạn

Phân phối đồ dùng trong khách sạn: Công ty Eagle năm giữ các hợp đồng lớn đối với các nhà cung cấp đồ dùng khách sạn và các chuỗi khách sạn lớn ở Việt Nam như Sheraton, Radisson Blu, Red Door, Ngoài hoạt động như một trung gian thực hiện hợp đồng giữa nhà cung cấp và khách sạn, Eagle còn tự mở rộng phát triển việc bán hàng cho các chuỗi khách sạn 4 sao trong nước

Ngoài ba chức năng chính, Công ty Eagle có những nhiệm vụ như sau: Không chỉ là giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc vận tải hàng hóa, Eagle cố găng trở thành một công ty mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, chăm sóc khách hàng với sự ân cần, chu đáo và lòng hiểu khách

Tổ chức thực hiện hợp đồng vận tải tối ưu nhất, tiết kiệm nhất và nhanh nhất

cho khách hàng

Nâng cao tính chuyên nghiệp, loại bỏ những rủi ro không đáng có trong quá trình thực hiện hợp đồng vận tái, đảm báo tính đúng giờ và chỉ phí hợp lý cho khách hàng, giảm thiểu chỉ phí phát sinh và hao tốn, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Đổi với máng logistics mở rộng tìm kiếm khách hàng, mở rộng đa dạng các

chặng vận tải đặc biệt thị trường Châu Mỹ và Châu Đối với mảng kinh doanh đồ dùng

khách sạn, mở rộng tìm kiếm đối tác cung cấp hàng hóa đa dạng, đồng thời tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong nước trong bối cảnh du lịch đang ngày cảng phát

triển ngày càng có nhiều chuỗi khách sạn, resort nghỉ dưỡng được xây dựng tại Việt Nam

Sau thời gian hoạt động hai năm, công ty dần ổi vào ôn định, ban đầu với 8

người, quy mô công ty mở rộng lên 23 người (hiện tại) chia làm hai mảng kinh doanh chính là cung cấp đồ dùng khách sạn và giao nhận vận tải

Hiện nay, với sự nỗ lực cố gắng không ngừng, công ty đang cung cấp đồ dùng cho năm chuỗi khách sạn 4 và 5 sao, kết nối với ba nhà cung cấp đồ dùng khách sạn (Singapore, Trung Quốc và Việt Nam) Đồng thời, mảng logistics hoạt động tốt với

khoảng 20 đơn hàng mỗi tháng

Tình hình dịch Covid 19 diễn biến phức tạp và kéo dài gần 18 tháng đã làm tình

hình kinh doanh của công ty suy giảm không ít, đặc biệt là mảng cung cấp đồ dùng cho khách sạn, khi các khách sạn bắt buộc phải đóng cửa trong nhiều khoảng thời gian phục vụ cho việc chống dịch Tuy nhiên, với sự chuyên nghiệp và hiếu khách, công ty

sẽ lại vững mạnh và lớn mạnh hơn nữa sau khi dịch kết thúc

1.3 Bộ máy tổ chức

1.3.1 Sơ đồ bộ máy

Công ty TNHH Thương mại và giao nhận Eagle là một công ty nhỏ, được thành

lập và điều hành bởi một thành viên duy nhất nên mô hình công ty khá giống với doanh nghiệp gia đình Đứng đầu là Giám đốc — Người thành lập công ty, bên dưới là các

phòng ban phân chia theo nhiệm vụ cụ thê

1.3.2 Chức năng của từng bộ phận

GIAM DOC

Quản lý, điều hành hoạt động của công ty Ban hành quy định, quy chế của công

ty Đại diện liên hệ, ký kết hợp đồng phân phối và giao nhận vận tải với người đồng

cấp nhà cung cấp đồ dùng khách sạn, người đồng cấp các chuỗi khách sạn, resort Đại

diện liên hệ, ký kết hợp đồng giao nhận vận tải dài hạn đối với các doanh nghiệp lớn

như Mofaco, Tsuang, Tân Việt, Fomeco,

TRO LY GIÁM ĐÓC

Hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý, báo cáo tình hình hoạt động của công ty

Cập nhật thời gian, lịch làm việc, đặt hẹn, hỗ trợ giám đốc trong việc gặp khách hàng

Truyền đạt thông báo của giảm đốc đến các phòng ban, vị trí vận hành của công ty

KÉ TOÁN

Quản lý số sách, chứng từ liên quan đến hoạt động của công ty Phụ trách công việc thu chỉ của công ty, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh Cung cấp các số liệu, thông tin Quyết toán cho các Giấy báo nợ

® Bộ phận Kinh doanh: là bộ phận quan trọng, là cầu nối giữ công ty và khách hàng Đối với hãng tàu/ hãng hàng không/ đại lý vận tải/ đơn vị vận tải nội địa:

liên hệ để lấy cước, đàm phán và đặt booking Đối với khách hàng: tìm kiếm

khách hàng, làm giá, gửi báo giá cho khách hàng, đàm phản, thỏa thuận và ký

kết hợp đồng vận tải

® Chứng từ: sau khi nhận thông tim khách hàng từ bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ hoàn thiện, quản lý các chứng từ liên quan đến lô hàng, phối hợp cùng bộ phận vận hành để phục vụ khách hàng Bao gồm: kiểm tra chứng từ, soạn chứng từ, làm việc với hãng tàu đồng thời năm rõ các thủ tục, chính

sách, quy định để việc vận hành được diễn ra nhanh chóng, thông suốt

5

® Vận hành: phối hợp cùng bộ phận chứng từ làm việc với khách hàng, hỗ trợ họ

xuyên suốt quá trình xuất nhập khâu bao gồm tạo hỗ sơ hải quan, vận tải nội

địa, kiểm tra hàng hóa Tuy nhiên, bộ phận này chủ yếu phục vụ cho việc nhập

khâu đỗ dùng khách sạn của công ty

Việc phân chia bộ phận chỉ mang tính chất công việc, không phân chia phòng làm việc rõ ràng theo bộ phận Không gian làm việc của phòng logistHcs sức chứa

khoảng 10 - I5 người làm việc Vì đang làm thực tập sinh nên được các anh chi hỗ trợ,

dạy học trong hầu hết các công việc ở bộ phận này, sau khoảng thời gian thực tập sẽ

được phân công việc cụ thé dé chuyên môn hóa nhiệm vụ

1.4 Tình hình nhân sự

Quy mô công ty nhỏ đồng nghĩa với việc nhân sự giao động trong khoảng nhỏ

từ 20 — 40 nhân viên Tùy vào thời điểm mà số lượng nhân viên trong công ty có sự

thay đôi

Bảng 1 1: Số lượng nhân viên

Đơn vị: người Nguồn: tác giả tự tổng hợp

Số lượng nhân viên công ty hiện tại (Tháng 6/2021): 23 người Trong đó, phân

theo giới tính, nữ chiếm 56%, nam chiếm 44% Theo trình độ,trình độ trên đại học chiếm 9%, đại học chiêm 65%, còn lại là trình độ cao đăng

e© Giám đốc: l người

® Trợ lý giám đốc: l người

© Phong ké toán: l người

® Phòng kinh doanh đồ dùng khách sạn: l trưởng phòng, 4 nhân viên kinh doanh, 4 chăm sóc khách hàng

® Phòng kinh doanh loglstics: l trưởng phòng, 4 nhân viên kinh doanh, 3 nhân viên chứng từ và 3 nhân viên vận hành

Bang Ì 2: Tình hình nhân swe 2018 — 6/2021

Đơn vị: người Nguồn: tác giả tự tổng hợp

Có thể thấy số lượng nhân viên tăng trong năm 2019 và giảm dần trong năm

2020 đến tháng 6/2021, sở đĩ có sự chênh lệnh nhân sự như vậy là do tình hình dịch

bệnh Covid 19 diễn biến phức tạp từ tháng 2/2020 Dịch bệnh đã làm cho các chuỗi khách sạn bị gián đoạn kinh doanh, bị mắt một phần doanh thu từ mảng cung cấp đỗ dùng cho khách sạn đã khiến công ty phải cắt giảm nhân sự ở phòng ban đảm nhận công việc này Đồng thời, ở mảng logistics, tình trạng kẹt tàu ở các cảng trên thế giới, hàng hóa bị ứ đọng và thiếu container trầm trọng đã đây chỉ phí logistics tăng cao, doanh thu không đạt cũng đã khiến nhân sự tại mảng này tụt giảm

Dự kiến trong thời gian 6 tháng tiếp theo, phụ thuộc vào tình hình dịch mà nhân

sự sẽ có sự chênh lệnh giảm hoặc giữ nguyên

Bảng 1 3: Số lượng nhân viên phân theo giới tính

Đơn vị: người Nguồn: tác giả tự tổng hợp

Về giới tính, tỉ lệ nam và nữ trong công ty là ngang nhau Phần lớn nhân viên nữ

đảm nhận vị trí CSKH và bộ phận chứng từ, vì hai vị trí này cần sự tỉ mi, can thận Còn lại, nhân viên nam đảm nhận bộ phận kinh doanh và vận hành, ở hai vị trí này cần nhân

sự nhanh nhẹn, di chuyên nhiều và có khả năng đàm phán với khách hàng

Bảng L 4: Số lượng nhân viên phân theo trình độ

Đơn vị: người Nguồn: tác giả tự tổng hợp

Về trình độ, 100% thành viên công ty tốt nghiệp trình độ từ cao đăng trở lên

Tuy nhiên ở công ty, không phân cấp vị trí theo trình độ học vấn mà các thành viên trong công ty có thể đăng kí, đảm nhận công việc phù hợp với khả năng của bán thân Điều này giúp cho nhân viên loại bỏ được rào cản bằng cấp, tập trung vào công việc và cống hiến cho công ty Số liệu cụ thé, công ty có 6 nhân viên trình độ Cao đăng chiếm

26%, còn lại 74% là trình độ Đại học và trên Đại học

Về phòng ban tôi đang thực tập là Phòng kinh doanh logistics, hiện tai co 11 nhân viên đang làm việc bao gồm l trưởng phòng Độ tuôi phòng này từ 23 đến 37

tuổi, thuộc cả ba trình độ Cao đẳng, Đại học và Trên đại học, số lượng nam và nữ cân

đối Vì vậy, môi trường luôn được hài hòa, đủ sự tỉ mi, can thận cùng sự năng động,

hoạt bát giúp cho công việc được thực hiện một cách thuận lợi, hiệu quả làm việc cũng

từ đó mà tăng lên

1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh

Như đã trình bày ở phân giới thiệu doanh nghiệp mục I.I, công ty Eagle hoạt động ở cả 2 máng là thương mại và logIstics

Bang 1 5: Tình hình hoạt động kinh doanh

Don vi: ty đồng Nguồn: Phòng kế toán

Chênh lệch Chênh lệch Chitiéu 2018 2019 2020 2018/2019 2019/2020

Mảng logistics, mảng này xuất hiện sau nhưng mang lại doanh thu vượt bậc cho công ty ngoài việc bán sản phẩm Đặc biệt, trong thời kỳ dịch bệnh, các khách sạn bị dừng hoạt động liên tục, ảnh hưởng đến việc mua sản phẩm dẫn đến doanh thu mảng thương mại bị giảm sút nghiêm trọng, chính mảng logistics đã góp phần ôn định nguồn thu cho công ty

Năm 2018

Doanh thu năm 2018 đạt 47 tý đồng, chi phí tốn 35 ty đồng, lợi nhuận sau thuế mang lại cho công ty L1 tỷ đồng

Năm 2019

Nam 2019, du lich bing né, các khách sạn đối tác cũng đặt hàng nhiều hơn, mang logistics phat trién ôn định đã đem về doanh thu năm 2019 đạt 53 tỷ đồng tăng

13% so với năm 2018, chỉ phí tốn 41 tỷ đồng tăng 15% so với năm 2018, lợi nhuận sau

thuế mang lại cho công ty 12 tý đồng tăng 6% so với năm 2018 Đây là thời điểm công

ty có nhiều dự định mở rộng hoạt động kinh doanh vào năm 2020 vì những số liệu tích cực nhận được sau năm 2019 hoạt động hiệu quả

Năm 2020

Năm 2020 chứng kiến sự suy sup của nên kinh tế khi mọi hoạt động kinh doanh

bị tê liệt do Covid L9, mọi dự định của công ty phải tạm thời hoãn lại Ở thời điểm

2020, theo quy định của nhà cung cấp thì các khách sạn phải làm hợp đồng dự báo mua hàng, từ đó nhà máy mới sản xuất và giao hàng sau 3 đến 9 tháng Sự xuất hiện của

covid 19 làm cho các khách sạn khó hoạt động từ tháng 3/2020, tuy nhiên vì hợp đồng mua bán đã kí kết nên 2020 doanh thu vẫn ôn định từ việc bán hàng cho các khách sạn,

dù họ không sử dụng nhiều Doanh thu năm 2020 đạt 49 tỷ đồng giảm 8% so với năm

2019, chỉ phí tốn 39 tỷ đồng giảm 9% so với năm, lợi nhuận sau thuế mang lại cho công ty 9 tỷ đồng giảm 19% so với năm 2019 Ngoài ra, việc tăng giá cước tàu, chi phí vận tải tăng khiến doanh nghiệp phải chia sẻ một phần rủi ro này với khách hàng làm đây chi phí hoạt động lên, dẫn đến cầu trúc vốn, chỉ phí và lợi nhuận của công ty có sự chênh lệnh hơn so với các năm còn lại

10

Bảng 1 6: Khách quốc tế đến VN giai đoạn 2016 — 2020

Đơn vị: triệu lượt người

Năm 2021

Dự đoán tiếp tục giảm so với năm 2020 Tuy nhiên, đầu năm nay, công ty tiếp tục kí hợp đồng cung cấp đồ dùng khách sạn với chuỗi khách sạn mới, đồng thời kí hợp đồng vận tải dài hạn với hai doanh nghiệp ở Bình Dương và Đồng Nai, đây có thê cũng

là một tín hiệu tốt cho công ty cho những kì vọng giảm thiểu sự sụt giảm doanh thu khi tình hiện dịch bệnh đến nữa năm vẫn còn rất căng thăng và chưa được kiểm soát tốt

II

1.6 Tom tat chuong 1

Thành lập và phát triển hơn 10 năm đã giúp Công ty Eagle có những khách hàng lâu năm, tạo nguồn thu ỗn định ở cả hai mảng là cung cấp đồ dùng khách sạn và giao nhận vận tải Đây là lợi thế giúp công ty hoat động bên vững, tuy nhiên, với thi trường cạnh nhanh như hiện nay, công ty cần cô gắng hơn nữa để mở rộng thị phần cũng như quy mô công ty đề đảm bảo được sự phát triển và không bị bỏ lại trên đường đua

12

CHUONG 2: QUY TRINH THUC HIEN NGHIEP VU GIAO NHAN HANG HOA NHAP KHAU NGUYEN CONTAINER BANG DUONG BIEN

2.1 Sơ đồ quy tình thực biện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biến

2.1.1 Mối liên hệ giữa các bên tham gia trong quá trình nhập khẩu

Hoạt động xuất nhập khâu là một chuỗi các hoạt động liền mạch hỗ trợ lẫn nhau

từ kí hợp đồng đến vận tải hàng hóa: từ nhà máy đến càng xuất, từ cảng xuất đến cảng nhập khâu và từ cảng nhập khâu về đến xưởng người mua Một quy trình đài tuy liền

mạch nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thê đảm nhận hết tất cả từ đầu đến

cuối, vì vậy mà trong chuỗi vận tải có sự phân chia công việc tùy thuộc vào mức độ ít hay nhiều kinh nghiệm cũng như tiềm lực từ cả hai nhà xuất nhập khâu và forwarder Đối với bộ chứng từ và lô hàng tôi đảm nhiện, cũng như dẫn vào bài báo cáo này có các bên liên quan mà mỗi quan hệ như sau:

Công ty Xiamen Jiawo kí hợp đồng mua hàng với Công ty Youngpoong Vina

theo điều kiện FOB — nghĩa là Xiamen Jiawo sẽ nhận trách nhiệm chặng vận tải đầu, từ

nhà máy đến cảng xuất Xiamen, công ty Youngpoong Vina sẽ đảm nhận chặng vận tải sau, từ cảng Xiamen về đến cảng Cát Lái, sau đó về đến kho của công ty

Vi day là hợp đồng đài hạn và hai bên đã có mối quan hệ hợp tác thân thiết nên

Cong ty Xiamen Jiawo thay mat Cong ty YoungPoong thué Céng ty Xiamen Heros lam forwarder xuat khau Céng ty Xiamen Heros chi dinh Céng ty Eagle lam forwarder đại lý nhập khẩu Sau khi Công ty Xiamen Heros liên hệ, đặt chỗ và cho hàng xuất cảng, Hãng tàu Cosco sẽ gửi vận đơn đường biển (Seaway bill) cho Công ty Xiamen Heros khi hoan thành thanh toán Công ty Xiamen Heros gửi MBL và HBL cho Công

ty Eagle kiểm tra và xác nhận Kết thúc nhiệm vụ của Cong ty Xiamen Heros tai day

Céng ty YoungPoong Vina thué Céng ty MC Trans la forwarder dai dién cho ho

và làm việc trực tiếp với Công ty Eagle Ngoài ra, Công ty MC Trans sẽ giúp nhà xuất khâu khai bảo hải quan và vận tải hàng hóa từ cảng về kho của họ ở Bình Dương Thời gian từ khi tàu xuất cảng Xiamen đến khi cập cảng Cát Lát, Công ty Eagle làm việc với đại lý Cosco tại Hồ Chí Minh và Công ty MC Trans Công việc cụ thể

13

cũng là quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển được trình bày ở mục tiếp theo 2.1.2 và 2.2

Dưới đây là sơ đồ môi quan hệ cụ thê giữa các bên liên quan trong hợp đồng

¢ Forwarder dai ly nhap khau & Viét Nam: Eagle Trading Logistics Co., Ltd

¢ Forwarder dai digén nhà nhập khau 6 Viét Nam: MC Trans Logistics Co., Ltd

¢ Shipper la nha xuất khau 6 Trung Quéc: Xiamen Jiawo Trading Company Limited

¢ Consignee la nha nhap khau & Viét Nam: Youngpoong Vina Co.,Ltd

® Shipping line ở cả hai chỉ nhánh Trung Quốc và Việt Nam: New Golden Sea Shipping Pte Ltd (Cosco)

Mô tả các môi quan hệ:

14

(1) Céng ty Xiamen Jiawo và công ty Youngpoong Vina kí hợp đồng mua

bán xuất nhập khâu

(2) Céng ty Xiamen Jiawo thué Cong ty Xiamen Heros lam forwarder dam

nhận việc xuất khâu, vận tai hang hoa tir cang Xiamen dén cang Cat Lai

(3) Công ty Xiamen Heros thay mặt nhà xuất khâu làm việc với hãng tàu, liên hệ đại lý hãng tàu Cosco (Trung Quốc) đặt vị trí trên tàu cho Công ty Xiamen Jiawo

(4) Céng ty Xiamen Heros chi dinh Céng ty Eagle lam forwarder dau nhap khâu cho mình Có thể xem Eagle là đại lý của Công ty Xiamen Heros ở Việt Nam

(5) Hàng về đến cảng Cát Lái, Công ty Eagle liên hệ với đại lý hãng tàu

Cosco (Việt Nam) đề thanh toán các phí và nhận EDO

(6) Công ty Eagle liên hệ với Công ty MC Trans để kiểm tra chứng từ, thông báo hàng đến, yêu cầu thanh toán phi va giao EDO

(7)_ Công ty MC Trans là đại diện nhập khẩu của Công ty Youngpoong Vina, làm việc trực tiếp với Công ty Eagle, thực hiện thủ tục hải quan, nhận hàng tại cảng Cát Lai sau do giao tai nha may cua Céng ty Youngpoong Vina

(8) Hai chỉ nhánh của Cosco tại Trung Quốc và Việt Nam làm việc, thông

báo, cập nhật thông tin cho nhau Mỗi chỉ nhánh thực hiện các nhiệm vụ cụ

thê, đầu xuất xác nhận đặt chỗ, thu phí và phát hành MBL, đầu nhập thông báo hàng đến, thu phí và phát hành lệnh giao hàng

Có thể thấy ở 16 hàng này có tông cộng sáu doanh nghiệp tham gia, tuy nhiên trên thực tế không phải hợp đồng nào cũng tương tự như vậy Số bên liên quan trên hợp đồng có thê ít hơn hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào quá trình đàm phán cũng như khả năng đảm nhận quy trình xuất nhập khâu của các bên

2.1.1.1 Phạm vi công việc của các bên liên quan ở đầu nhập khẩu

Phạm vi công việc của Công ty Eagle ở lô hàng này bao gồm: kiểm tra MBL,

liên hệ kiêm tra HBL từ nhà nhập khâu, theo dõi tiễn độ lô hàng, khai mainfest, thanh

toán các chỉ phí cho hãng tàu tại đầu nhập khâu, thu tiền từ nhà nhập khâu và phát hành

EDO cho họ

15

Phạm vi công việc của Công ty MC Trans ở lô hàng này bao gồm: thay mặt nhà nhập khẩu nhận bộ chứng từ, kiểm tra HBL, khai hải quan và vận tải nội địa về kho của nhà nhập khẩu Ngoài ra là trung gian liên lạc và theo dõi tiễn độ lô hàng giữa Công ty Eagle va Cong ty Youngpoong Vina

2.1.2 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biến

Để cụ thể hóa những công việc cần làm cũng như dễ dàng cho người đọc hình dung và nắm được quy trình, sau đây là sơ đồ và các bước trong quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khâu nguyên container bằng đường biển

Thực ra ở bước đầu tiên khi thực hiện quy trình, bộ phận kinh doanh sẽ phải

nhận liên hệ từ forwarder xuất khâu để làm việc, đàm phán chi phí và phạm vi công

việc đảm nhận dé nắm rõ được nhiệm vụ và lợi nhuận của mình trong lô hàng này Tuy

nhiên, vì forwarder đầu xuất và công ty Eagle là hai doanh nghiệp có mối quan hệ thân thiết, đã hợp tác trong một thời gian dài nên không cần kí kết hợp đồng lại mà chỉ cần

xác nhận qua email nhiệm vụ thực hiện và các lợi nhudan chia sé (profit share) cua 16

hàng

Tiếp theo, quy trình cụ thể như sau:

16

Yêu cầu phát hành EDO và Gửi DN cho nhà nhập khẩu

phiếu cược/ trả rỗng conttừ hãng tàu [£—————————— và yêu cầu thanh toán SA ‘

Trả container rỗng và lấy

tiền cược

Hình 2 2: Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên

container băng đường bién

17

(1) Sau khi nhan chimg tir gam MBL va HBL tir Céng ty Xiamen Heros 1.1 Gửi HBL cho Công ty MC Trans dé kiém tra thông tin bao gồm thông tin doanh nghiệp ở ô Consignee và thông tin hàng hóa dựa vào Packing list Công

ty Xiamen JIawo gửi cho họ

1.2 Eagle tự kiểm tra thông tin trên MBL và đối chiếu với thông tin trên HBL

(7) Gửi yêu cầu phát hành EDO, lấy lệnh EDO và Phiếu cược và trả

container rỗng sau đó giao lại cho Công ty MC Trans

(8) Khai báo hải quan

3

8

8.1 Nếu luồng xanh, tiễn hành bước 9

8.2 Nếu luồng đỏ hoặc vàng, tiến hành kiểm hóa tại cảng

(9) Làm thủ tục lấy hàng và giao hang

(10) Trả container rong và nhận lại cước

(11) Lưu trữ hồ sơ

11 bước trên là quy trình cơ bản thực tế mà Forwarder phải thực hiện khi đảm nhiệm công việc nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp, tuy nhiên, như đã đề cập ở đầu

18

chương, quy trình nhập khâu tuy liền mạch nhưng không phải doanh nghiệp logistics

nào cũng có khả năng thực hiện toàn bộ quy trình, đặc biệt là ở khâu thủ tục hải quan

và vận tải nội địa

Quy trình nhập khẩu đơn giản hay phức tạp phụ thuộc vào nhiều yếu tô và điều

khoản trong hợp đồng thỏa thuận giữa các bên liên quan như:

®_ Loại hàng hóa nhập khẩu

* Diều khoản thanh toán

® _ Mối quan hệ giữa các bên liên quan

® Khác

Trước khi thực hiện việc xuất nhập khẩu, tốt hơn hết các doanh nghiệp cần tìm forwarder uy tín để được tư vấn, đồng thời công ty forwarder cũng cần xem xét khả năng đảm nhận đơn hàng của doanh nghiệp mình Vì công việc xuất nhập khâu không

phải công việc đơn giản khi thiếu di sự hiểu biết, điều đó có thê dẫn đến sự hao tốn thời

gian, tiền của và công sức của đôi bên, thậm chí dẫn đến tranh chấp, kiện tụng

Để thuận lợi cho việc phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khâu nguyên container bằng đường biển, nhóm 11 bước ở trên thành 7 bước

chính Cụ thể:

19

Lấy lệnh giao hàng, giấy mượn và trả rỗng container

container băng đường biên thu gọn

giúp người đọc dễ năm được nội dung, sau đây:

¢ Forwarder dai dién nha nhap khẩu tức là công ty MC Trans và Công ty YoungPoong Vina sẽ được gọi chung là nhà nhập khẩu

® Công ty Eagle được gọi chung là forwarder nhập khâu

® _ Công ty Xiamen l]iawo được gọi chung là nhà xuất khâu

® Công ty Xiamen Heros được gọi chung là forwarder xuất khâu

2.2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

20

2.2.1 Nhận và kiểm tra chứng từ

Nhận và kiểm tra chứng từ là bước đầu tiên bộ phận chứng từ thực hiện khi đảm nhận vai trò nhập khẩu hàng hóa sau khi bộ phận kinh doanh hoàn thành việc liên hệ, đàm phán các điều khoản và đạt được các thỏa thuận về giá cả với các bên liên quan

Việc kiêm tra chứng từ thường diễn ra trước khi tàu chạy, đề các bên kiểm tra thông tin trên chứng từ trước khi xuất chứng từ bản chính thức Bộ chứng từ sẽ bao gồm:

®_ Hợp đồng ngoại thương

¢ Van đơn bao gồm MBL và HBL

® Hóa đơn thương mại

® Phiếu đóng gói hàng hóa

e_ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Form CO (Thường nhận sau khi tàu chạy)

e- Giấy tờ và chứng từ khác tùy thuộc vào lô hàng nhập khâu

Toàn bộ chứng từ sẽ được gửi qua email để phục vụ cho việc kiểm tra, xác nhận

trước khi phát hành bản chính hoặc gửi đến địa chỉ nhà nhập khâu Nhân viên chứng từ

cần kiểm tra thông tin trên toàn bộ chứng một cách tỉ mỉ và chính xác, so sánh đối

chiếu, sao cho các thông tin được nhất quán và chính xác., nếu xảy ra sai xót có thé dan

đến nhiều hệ lụy phát sinh

Tuy nhiên ở phạm vị bài báo cáo, Công ty Eagle là forwader được chỉ định bởi

forwarder xuất khẩu và không đảm nhận việc khai báo hải quan nên forwarder xuất

khâu sẽ chỉ gửi MBL và HBL bản nháp, những chứng từ còn lại được nhà xuất khâu gửi cho nhà nhập khâu Forwarder nhập khẩu sẽ tiên hành kiêm tra, đồng thời liên hệ

với nhà nhập khâu để xác nhận thông tin trên vận đơn

© Dối với HBL: thông thường, thông tin trên HBL được phát hành bởi forwarder

sẽ là thông tin của chủ hàng và người nhận thực sự Tiến hành gửi cho nhà

nhập khâu đề kiểm tra thông tm trên vận đơn Vì họ là bên trực tiếp nhận hóa đơn và phiếu đóng gói hàng hóa từ nhà xuất khâu Khi có được HBL, họ cần

kiểm tra các thông tin chính bao gồm: thông tin doanh nghiệp ở mục Consignee, tên hàng hóa va ma HS Code, s6 container, s6 seal, s6 kí và thể tích

hàng Va gửi xác nhan lai cho forwarder nhập khau

¢ Déi voi MBL: thông thường, thông tin trên MBL được phát hành bởi hãng tàu

sẽ là thông tin của hai forwarder xuất và nhập khẩu Tiến hành kiểm tra thông

21

tin doanh nghiệp của forwarder nhập khâu ở mục Consignee Ngay khi có được

xác nhận HBL từ nhà nhập khâu, đối chiều thông tin toàn bộ thông tin trên

HBL và MBL, ngoại trừ thông tin Shipper và Consignee vì thông tin này ở hai vận đơn không giống nhau

Hoàn tất việc kiểm tra và đối chiếu MBL và HBL, nếu có bất kì sai sót nào,

nhanh chóng thông báo lại với forwarder đầu xuất khâu đề kịp thời chỉnh sửa trước khi

nộp SI cho hãng tàu Nếu không có bất kì sai sót nào, thông báo tiến hành bước tiếp theo

Khi nhân viên kinh doanh xác nhận thông trn MBL và HBL đã chính xác với forwarder xuất khẩu, họ sẽ nộp S[ trước closing time, nộp phí local charge đầu xuất và phí vận chuyền sau đó nhận MBL chính thức từ hãng tàu ngay khi tàu chạy hoặc trước tùy hãng khác nhau

¢ Néu nhan van don géc, forwarder phải gửi chuyển phát nhanh chứng từ đến địa

chỉ nước nhập khâu Tuy nhiên ở thời điểm hiện tại, vận đơn gốc ít được sử

dụng hơn mà chủ yếu dùng Surrender bill (Telex Release) hoặc Seaway bill Vì tính tỉnh gián, thuận lợi của nó trong quy trình xuất nhập khâu Ngoài ra như tình hình hiện nay, các công ty chuyên phat nhanh nhu Ups, DHL, Fedex, do ảnh hưởng bởi dịch Covid 19 mà bị giam hàng, không gửi chứng từ đến nhà

nhập khâu được, điều này làm chậm trễ quá trình nhận hàng, phát sinh phí gia

hạn EDO, DEM/DET cho doanh nghiệp

® Nếu phát hành Surrender bill hoặc Seaway bill thì chỉ cần gửi vận đơn qua

email cho forwarder nhập khâu nắm được thông tin, không cần gửi bản chứng

từ gốc Vì hai loại vận đơn này vẫn có chức năng nhận hàng như vận đơn gốc nhưng quy trình làm việc được rút gọn Tuy nhiên cũng kèm theo rủi ro nên các bên tham gia quy trình xuất nhập khẩu cần cân nhắc kĩ các rủi ro có thể xảy ra

Ở lô hàng này, nhà xuất khẩu sử dụng Seaway bill thay cho van don théng thường Seaway bill cũng được xem là vận đơn thông thường tuy nhiên khi nhận hàng người nhận hàng không cần phải xuất trình vận đơn gốc hay bản Telex Release Vì nhà

xuất khẩu và nhà nhập khẩu đã có mối quan hệ từ trước nên việc sử dụng Seaway bill

hoàn toàn phù hợp, đồng thời rút gọn thời gian giao hàng, lấy hàng của hai bên

22

Đến đây, khi bước kiểm tra, xác nhận đã hoàn thiện, forwarder xuất khâu phát

hành HBL chính thức, gửi kèm MBL từ hãng tàu đến cho forwarder nhập khâu, bước này gọi là gửi pre — alert cho phía nhập khâu

Ở bước này, dựa vào lý thuyết tôi được học trên lớp cũng như tìm hiểu qua các trang thông tin, công việc kiểm tra và xác nhận MBL và HBL nháp trước khi phát hành

bản chính thức được thực hiện bởi nhà xuất khâu và forwarder của họ chứ không gửi

cho forwarder nhập khẩu đề kiểm tra Tuy nhiên với lô hàng này, cũng như hầu hết các

lô hàng mà tôi được đảm nhiệm trong hai tháng thực tập cho thấy, việc kiểm tra và xác nhận được forwarder nhập khẩu và nhà nhập khẩu thực hiện Vì vậy có thể cho rằng,

việc kiểm tra đối chứng được hầu hết các bên trong hợp đồng xuất nhập khẩu thực hiện giúp giảm thiểu rủi ro trong việc sai sói

Ưu điểm:

©_ Nhân viên bộ phận chứng từ là những nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm vì

vậy việc kiểm tra bộ chứng từ diễn ra nhanh chóng, chính xác

® Đảm nhận vai trò forwarder chỉ định mà không phải là doanh nghiệp ủy thác nhập khâu, công đoạn kiểm tra chứng từ sẽ đỡ rủi ro sai sót hơn khi bộ chứng

từ được chia nhỏ ra cho cả hai bên là công ty forwarder và nhà nhập khâu để đối chiếu và so sánh

® Sử dụng Seaway bill giúp cho công đoạn nhập khẩu trở nên đơn giản, thuận lợn hơn và rút gọn được thời gian cũng như công sức của đôi bên

©_ Việc kiểm tra chứng từ phụ thuộc vào các bên liên quan, có thể gây chậm trễ

trong việc kiểm tra Đặc biệt khi đảm nhận vai trò forwarder chí định, bộ

chứng từ được chia nhỏ cho cả forwarder và nhà nhập khâu nên quá trình kiểm tra sẽ phải tốn thời gian hơn, gây chậm trễ

23

¢ Viéc str dung Seaway bill đối với những lô hàng khác cần có sự cân nhắc, tùy

vào mức độ thân thiết và tín nhiệm của hai nhà xuất nhập khẩu

2.2.2 Kiểm tra tiến độ lô hàng, khai manifest và thanh toán chỉ phí cho

hãng tàu

2.2.2.1 Kiếm tra tiễn độ lô hàng

Khi nhận được thông tin, bộ phận chứng từ cần cập nhật thông tin chuyến tàu và container liên tục trên website của hãng tàu và hệ thông eport Việc kiêm tra tiễn độ lô hàng thường xuyên giúp kiểm soát được các công việc cần làm và đảm bảo lô hàng

được đến cảng nhập thuận lợi Thời gian và công việc được thực hiện cụ thể:

e Nhận email phân quyền từ hãng tàu và khai mainifest: thời gian nhận tùy vào

hãng tàu và lô hàng, không có thời gian cố định

¢ Thông báo hàng đến và Giấy báo nợ: thường nhận trước ETA một ngày

Có hai vấn đề quan trọng trong giai đoạn từ khi tàu xuất cảng cho đến khi nhập

cảng cần chú ý, đó là khai manifest và đảm bảo đủ hàng về đối với lô hàng có chuyển

tải

Vấn đề thứ nhất, khai manifest là công đoạn bắt buộc hãng tàu và forwarder phải thực hiện nhằm thông báo với hải quan về toàn bộ thông tin lô hàng chuẩn bị được nhập khâu Việc khai manmifest được thực hiện trên hệ thống Công thông tin một cửa (VNSW) Hãng tàu sẽ thực hiện khai báo manifest trước dựa trên thông tin trên MBL,

forwarder sẽ thực hiện khai ngay khi nhận được thông báo phân quyền từ hãng tàu Email phân quyền sẽ bao gồm Mã hồ sơ và deadline khai mainfsst trên hệ thống Tuy

nhiên, trong quá trình làm việc, tôi nhận ra có rất nhiều sự cô xảy ra liên quan đến việc

nhận email phân quyền từ hãng tàu như gửi nhằm địa chí email, gửi địa chỉ email cũ đã đăng kí trước đó với hãng tàu mà không dùng nữa hoặc thậm chí là hãng tàu quên gửi

Vi vay, can phải gọi điện hoặc email kiểm tra với hãng tàu trước ETA từ ba đến năm ngày để không bị lỡ email phân quyền Bất kì sự sai sót hay thiếu sót nào, hãng tàu cũng không chịu trách nhiệm vì vậy trong mọi trường hợp, mọi vấn đề, luôn phải chủ động đề tránh tình trạng chậm trễ phải đóng phí phạt Trong trường hợp bị rớt manifest cần liên hệ với một công ty có mối quan hệ thân thiết với hải quan đề họ giúp đây nhanh lên hệ thống Việc này sẽ tốn phí, tuy nhiên so với việc phải chờ Hải quan duyệt

24