báo cáo thực hành nghề nghiệp 1 quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh bông cỏ may

Lĩnh vực này liên quan trực tiếp đến hoạt động vận tải, giao nhận, kho bãi, các thủ tục dịch vụ hành ch椃Ānh, tư vấn hải quan, thuế, bảo hiểm…, xuất nhập khऀu – thương mại, kênh phân phố

Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH BÔNG CỎ MAY

- Công ty TNHH Bông Cỏ May (viết tắt là BONG CO MAY CO.,LTD) được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0315557997, do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày 05/03/2017 Công ty chính thức đi vào hoạt động ngày 09/03/2017

- Tên công ty: Công ty TNHH Bông Cỏ May

- Địa chỉ: 70A Đường số 13, Khu Phố 1, Phường Cát Lái, Thành phố Thủ Đức, Thành phốHồ Chí Minh, Việt Nam

- Giấy phép kinh doanh: 0315557997 – ngày cấp: 5/03/2017

- Gi愃Ām đốc: Trần Trọng Nghĩa

- Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kh愃Āc liên quan đến vận tải

- Giao nhận hàng hóa; Hoạt động của đại l礃Ā làm thủ tục hải quan; Hoạt động của c愃Āc đại l礃Ā vận tải hàng hóa.

Chức năng và lĩnh vực hoạt động của Công ty

Công ty TNHH Bông Cỏ May hoạt động trong lĩnh vực Dịch vụ Xuất Nhập Khऀu bao gồm:

- Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng

- Tổ chức xếp dỡ hàng hóa

- Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa

- Kí kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước

- Làm các thủ tục gửi hàng, nhận hàng

- Làm thủ tục hải quan, thông quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng

- Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người xuyên chở và giao cho người nhận

- Thanh to愃Ān cước phí, chi phí xếp dỡ, chi ph椃Ā lưu kho, lưu bãi

- Thông báo tổn thất với người chuyên chở

- Ngoài ra Công ty TNHH Bông Cỏ May còn hoạt động thêm trên một số lĩnh vực kh愃Āc như mua b愃Ān bất động sản, bán buôn nông lâm sản,

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Bông Cỏ May

Sơ đồ tổ chức

Hinh 1 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Bông Cỏ May

(Ngu ồ n : Công ty TNHH Bông C ỏ May)

Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Chức năng cụ thể của từng bộ phận trong bộ máy tổ chức của công ty như sau: Gi愃Ām đốc: Là đại diện ph愃Āp nhân về ph愃Āp luật có chức năng quản trị, xây dựng, chỉ đạo thực hiện, điều hành, kiểm tra và đ愃Ānh gi愃Ā c愃Āc định hướng chiến lược phát triển và mục tiêu cho mọihoạtđộngcủa công ty theo quy địnhcủa pháp luật, là ngườiđiều hành cao nhất trong Công ty Người chịu tr愃Āch nhiệm toàn bộ về mọi kết quả hoạt động của Công ty Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty

Phó Gi愃Ām đốc: Giúp việc cho Gi愃Ām đốc trong công t愃Āc điều hành hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước Gi愃Ām đốc về những việc được giao Đồng thời, làm việc theo nguyên tắc ủy quyền trong phạm vi được phân công giải quyết, chủ động, t椃Āch cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Gi愃Ām đốc

Phòng chứng từ Phòng giao nhận Phòng nhân sự về hiệu quả hoạt động

Phòng Kế to愃Ān: Đảm nhận c愃Āc công việc liên quan đến tài ch椃Ānh – kế to愃Ān: lập kế hoạch tài ch椃Ānh, hoạch to愃Ān thu chi, thu hồi công nợ,…Đồng thời, kiểm tra định kì, nhận xét và đ愃Ānh giá việc thực hiện công tác kế to愃Ān, hoạch toán, thống kê phù hợp với hoạt độngcủa Công ty

Phòng Kinh doanh: Bộ phận này có nhiệm vụ tìm kiếm kh愃Āch hàng có nhu cầu sử dụng c愃Āc dịch vụ của Công ty Nghiên cứu khảo s愃Āt nhu cầu tiêu dùng của kh愃Āch hàng đối với sản phऀm, dịch vụ của Công ty Đàm ph愃Ān giá cả, thương lượng dịch vụ với kh愃Āch hàng Đồng thời, chăm sóc kh愃Āch hàng hiện tại của Công ty

Phòng Chứng từ: gồm 2 bộ phận

• Nhân viên chứng từ hàng nhập: Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa Nhập khऀu: Theo dõi lô hàng; kiểm tra và phân loại chứng từ; nhận thông b愃Āo hàng đến từ đơn vị vận tải; thông quan hàng hóa Nhập khऀu; cung cấp các thông tin; chứng từ cần thiết (giấy giới thiệu, B/L,…) cho bộ phận giao nhận để tiến hành nhận hàng; phát hành D/O của Công ty cho các chủ hàng; chuyển thông tin lô hàng cho bộ phận kế to愃Ān để lên công nợ, nộp thuế ( nếu có); lưu hồ sơ; lập bản kế hoạch ngày hôm sau vào cuối ngày làm việc;…

• Nhân viên chứng từ hàng xuất: Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng, nhân viên kinh doanh; phát hành HBL/HAWB, gửi SI, VGM cho hãng tàu; lập bộ chứng từ hàng xuất theo yêu cầu: làm đơn yêu cầu kiểm dịch, phun trùng, khử trừng, gi愃Ām định hàng hóa, mua bảo hiểm, xin C/O,…thông quan hàng Xuất khऀu; chuyển thông tin cho bộ phận giao nhận, kế toán; lập hồ sơ; lập bản kế hoạch ngày hôm sau vào cuối ngày,…

Phòng Giao nhận: Theo dõi gi愃Ām s愃Āt quy trình giao hàng và nhận hàng; lấy lệnh từ đơn vị vận tải; làm thủ tục nhận container rỗng; trả container rỗng; thanh to愃Ān c愃Āc cước phí liên quan; cập nhật thông tin hiện trường theo yêu cầu (số container, số seal, shipping mark, ) và thực hiện các công việc theo chỉ định của cấp trên;…

Phòng Nhân sự: Thực hiện công t愃Āc tuyển dụng nhân sự khi Công ty thiếu nhân sự theo đề xuất của c愃Āc bộ phận và yêu cầu của Ban lãnh đạo Công ty Cùng với đó, thực hiện quản l礃Ā lao động trong Công ty, hỗ trợ tổ chức hoạt động công đoàn.

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 giai đoạn từ Th愃Āng 7/2019 đến Th愃Āng 12/2021

Bảng 1 1 Tình hình hoạt động kinh doanh từnăm 2019 – 2021

(Đơn vị tính: triệu đồng, %)

Doanh thu: Theo như bảng số liệu thống kê cho thấy tổng doanh thu của Công ty năm 2019 là 2.248 triệu đồng, năm 2020 đạt 2.456 triệu đồng và năm 2021 doanh thu đạt 3.182 triệu đồng So với năm 2019 thì doanh thu năm 2020 tăng 9.25% (tương đương

208 triệu đồng) Vào năm 2021 doanh thu công ty tăng mạnh 29,56 % (tương đương 726 triệu đồng) so với năm 2020 Mặc dù, năm 2021 là năm đầy biến động đối với nền kinh tế do bị ảnh hưởng nặng nề bởi đại dịch Covid – 19, tình hình dịch bệnh ngày càng diễn biến phức tạp, bùng phát trên diện rộng và lây lan rất nhanh làm ảnh hưởng mạnh m攃̀ đến nhiều lĩnh vực kinh doanh Chính vì vậy, Công ty c甃̀ng chịu ảnh hưởng lớn trong việc mất một số khách hàng do chỉ thị của chính phủ trong việc hạn chế đi lại, lưu thông khiến cho hàng hóa xuất nhập khऀu bị hạn chế Tuy nhiên, công ty vẫn kiên trì, nỗ lực, giữa vững và đem lại danh thu tăng qua c愃Āc năm do Công ty mở thêm dịch vụ mua hàng hộ ở c愃Āc trang thương mại điện tử lớn trên thế giới và được khách hàng rất quan tâm

Chi phí: Theo số liệu trong bảng thống kê cho thấy các chi phí của Công ty trong năm 2019 là 1.351 triệu đồng, năm 2020 chi phí là 1.269 tỷ đồng và năm 2021 chi phí là 1.656 triệu đồng So với năm 2019 thì năm 2020 chi phí giảm nhẹ 6,07% (tương đương 82 triệu đồng) Năm 2021 chi ph椃Ā tăng cao 29,86% (tương đương 387 triệu đồng) so với năm 2020 Nhìn chung, kết quả hoạt động kinh doanh và phát triển trong 3 năm gần nhất của Công ty thì năm 2021 là năm tốn chi phí nhiều nhất do ảnh hưởng của đại dịch Covid -19 ngày càng phức tạp và khó lường với nhiều biến thể mới lây lan nhanh hơn nên dẫn đến các quy trình giao nhận hàng hóa trở nên phức tạp, gặp nhiều khó khăn, gây phát sinh nhiều chi phí

Lợi nhuận: Theo số liệu thống kê cho thấy lợi nhuận của Công ty TNHH Bông Cỏ May tăng qua c愃Āc năm Năm 2019 lợi nhuận là 897 triệu đồng, năm 2020 lợi nhuận công ty đạt 1.187 triệu đồng và năm 2021 lợi nhuận đạt 1.526 triệu đồng So với năm 2019 thì năm 2020 tăng mạnh 32,33% ( tương đương 290 triệu đồng) Đến năm 2021 lợi nhuận tăng nhẹ đạt 28,56% (tương đương 339 triệu đồng) Do dịch Covid – 19 nên chi ph椃Ā c愃Āc liên quan đến xuất nhập khऀu đều tăng dẫn đến lợi nhuận tăng nhẹ Tại giai đoạn năm 2021 dù tình hình dịch bùng ph愃Āt nhưng đã được kiểm soát nên trong những tháng được kiểm soát này, doanh thu của Công ty vẫn tăng nhưng không cao so với dự tính

Nhận xét: Nhìn chung, theo bảng thống kê kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Bông CỏMay trong 3 năm gần đây nhất 2019 - 2021 có thể thấy dù Công ty được đ愃Ānh giá là một doanh nghiệp trẻ nhưng đang có xu hướng phát triển mạnh Công ty đã dần thu hút được nhiều khách hàng, tạo mối quan hệ và có được nhiều khách hàng thân thiết tin dùng dịch vụ tại Công ty do kiểm so愃Āt được chi phí Tuy nhiên, là doanh nghiệp trẻ nên Công ty TNHH Bông Cỏ May vẫn chưa có c愃Āc phương 愃Ān ứng biến tốt với t愃Āc động bất ngờ của các yếu tố bên ngoài

Nội dung chương 1 đã tóm tắtsơlược quá trình hình thành và phát triển c甃̀ng như kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Bông Cỏ May trong những năm gần đây (2019 – 2021)

Vì mới thành lập và tham gia vào thị trường từ giữa năm 2017, nên mục tiêu chính của công ty trong thời gian qua là bước đầu xâm nhập, làm quen với thị trường, tìm kiếm khách hàng mới và gia tăng nhanh thị phần Do vậy, từ những mối quan hệ với c愃Āc kh愃Āch hàng sẵn có và đang tiếp tục mở rộng phạm vi hoạt động trên toàn thế giới, trong thời gian qua Công ty TNHH Bông Cỏ May đã phát triển các loại hình dịch vụ khá tốt, đem lại lợi nhuận cao trong hoạt động kinh doanh của công ty và đã thực sự có chỗ đứng kh愃Ā vững trên thị trường giao nhận hàng hóa quốc tế c甃̀ng như nền công nghiệp vận tải ở Việt Nam Công ty có được thành t椃Āch như trên là nhờ sự lãnh đạo tài tình của Gi愃Ām đốc c甃̀ng như một tập thể lãnh đạo đoàn kết, luôn lắng nghe; một đội ng甃̀ c愃Ān bộ, nhân viên năng động, có trình độ kiến thức chuyên môn cao, gắn bó lâu dài với công ty đem đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây (2019 – 2021) c甃̀ng cho thấy công ty đang có những tiến triển tốt về doanh thu và đang xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, hãng tàu c甃̀ng như c愃Āc công ty kh愃Āc cùng ngành

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN ONTAINER BẰNG ĐƯỜNGBIỂNTẠI CÔNG TY TNHH BÔNG CỎ MAY

2.1 Quy trình giao nhận hàng h漃Āa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH BÔNG CỎ MAY

Hình 2 1: Quy trình xuất khẩu hàng h漃Āa bằng đường biển tại Công ty TNHH

(Nguồn: Tऀng hợp từ t愃Āc gi愃)

2.1.1 Tìm kiếm kh愃Āch hàng ký kết và tiếp nhận thông tin lô hàng

K礃Ā kết hợp đồng dịch vụ thể hiện tr愃Āch nhiệm ph愃Āp l礃Ā và nghĩa vụ giữa công ty TNHH Bông Cỏ May với Công ty kh愃Āch hàng.Vì là kh愃Āch hàng quen thuộc của công ty nên Công ty TNHH Hanla Agro Vina chỉ cần gửi thông tin lô hàng qua email cho bộ phận phòng kinh doanh của công ty, nội dung yêu cầu công ty cung cấp dịch vụ Công ty kiểm tra thông tin của kh愃Āch hàng cung cấp và trả lời email xác nhận cung cấp dịch vụ, đồng thời gửi báo giá giao nhận c甃̀ng như hợp đồng dịch vụ thể hiện c愃Āc điều khoản cơ bản về quyền và nghĩa vụ của c愃Āc bên Công ty TNHH Hanla Agro Vina đồng 礃Ā và k礃Ā kết hợp đồng qua email Hợp đồng được k礃Ā kết bằng chữ k礃Ā điện tử bởi gi愃Ām đốc của hai bên

Nhận định cá nhân : Trình tự thực hiện ký kết hợp đồng đơn giản, nhanh chóng và đạt được kết quả tối ưu Đa số khách hàng của công ty là kh愃Āch hàng c甃̀, số lượng khách hàng mới bị hạn chế Công ty cần đưa ra c愃Āc ch椃Ānh s愃Āch hợp l礃Ā để gia tăng lượng khách

Lô hàng Dừa tươi nguyên tr愃Āi này này có sự tham gia của bên:

1 Bên mua : HANLA AGRO PRODUCTS CO., LTD

2 Bên b愃Ān : HANLA AGRO VINA COMPANY LIMITED

Sau khi k礃Ā hợp đồng, Công ty TNHH Hanla Agro Vina đã đóng gói hàng, xuất C/I (Commercial Invoice – Hóa đơnthươngmại) và P/L (Packing List –Phiếuđóng gói), và chuyển tiếp mail bộ chứng từ đến Công ty TNHH Bông Cỏ May để thực hiện thủ tục nhận hàng hóa bao gồm:

Bộ phận chứng từ tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra t椃Ānh ch椃Ānh x愃Āc ở c愃Āc mục quan trọng:

- Tên và địa chỉ của c愃Āc bên có liên quan được ghi trên C/I

- Số lượng : Dừa tươi nguyên tr愃Āi (703 thùng, đơn gi愃Ā 13.3USD/CARTON), Dừa tươi gọt vỏ (514 thùng, đơn gi愃Ā 13.34USD/CARTON) Mô tả hàng hoá, tổng trị gi愃Ā 16,309.46USD, điều kiện đóng gói CNF HO CHI MINH PORT, VIETNAM

- Kiểm tra chữ k礃Ā đã đầy đủ chưa ở c愃Āc chứng từ

Bước này, nhân viên chứng từ cần kiểm tra thông tin một cách cऀn thận và chính x愃Āc, để nếu có vấn đề thiếu sót phát sinh có thể kịp thời báo cho bên Hanla Agro bổ sung mau chóng

2.1.2 Lấy booking từ hãng tàu:

Sau khi thu thập thông tin, phòng giao nhận thực tế s攃̀ chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình tra lịch tàu và chọn hang tàu có lịch trình phù hợp với lô hàng

Với các mối quan hệ lâu năm tại Công ty TNHH Bông Cỏ May và những hãng tàu uy t椃Ān đã làm việc qua như Maersk, CK Line, APL, bộ phận giao nhận s攃̀ chọn ra hãng tàu phù hợp với kh愃Āch hàng để tiến hàng book tàu Đối với lô hàng lần này, do người nhập khऀu đến từ Hàn Quốc, nên Bông Cỏ May chủ động đưa ra đề nghị chọn KMTC Line làm đơn vị vận chuyển (một trong những công ty vận tải biển uy t椃Ān hàng đầu Hàn Quốc có mạng lưới rộng khắp) Tôi nghĩ một trong những điều mà Công ty Bông Cỏ May làm rất tốt đó là sự tìm hiểu một cách kịp thời, kĩ lưỡng về thông tin, thói quen của kh愃Āch hàng Để từ đó đưa ra những đề xuất tối ưu nhất có thể đến cho khách hàng

2.1.3 Lập c愃Āc chứng từ:

Bộ phận chứng từ của phòng xuất nhập khऀu s攃̀ tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán Bộ chứng từ bao gồm: Commercial Invoice, Packing List, House B/L

QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN

Nhận xét về quy trình giao nhận hàng xuất khऀu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Bông Cỏ May

Sau khi bộ chứng từ hoàn thành và hàng đã được giao lên tàu, nhân viên Công ty s攃̀ scan bộ chứng từđể lưu trữđồng thời gửi bộ chứng từcho người xuất khऀu, để xác nhận là Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng lên tàu và việc hoàn thành đó được thể hiện thông qua bộ chứng từ Bộ chứng từ bao gồm: Commercial Invoice, Packing List, House B/L, Tờ khai hải quan đã thanh l礃Ā

2.1.12 Quyết to愃Ān chi phídịchvụ

Sau khi hoàn tất c愃Āc bước trên, nhân viên giao nhận của Công ty TNHH Bông Cỏ May s攃̀ tiến hành kê khai tất cả c愃Āc chi ph椃Ā bao gồm có hóa đơn và không có hóa đơn và quyết to愃Ān cho kế to愃Ān công ty Sau đó kế toán Công ty TNHH Bông Cỏ May s攃̀ tập hợp lại tất cả các chứng từ như tờ khai đã thanh l礃Ā và c愃Āc hóa đơn hãng tàu c甃̀ng như hóa đơn dịch vụ thủ tục hải quan mà Công ty TNHH Hanla Agro Vina nhờ Công ty TNHH Bông

Cỏ May làm cho lô hàng trên và tiến hành thanh toán với bộ phận thanh toán của Công ty TNHH Hanla Agro Vina

Ngoài ra trong qu愃Ā trình lô hàng xuất khऀu đi, bộ phận giao nhận còn chịu tr愃Āch nhiệm theo dõi lịch trình của lô hàng Nếu có bất cứ trục trặc gì xảy ra như hàng bị chậm, bị mất m愃Āt, nhân viên giao nhận cần tập hợp c愃Āc chứng từ cần thiết để tiến hành khiếu nại c愃Āc bên liên quan về tổn thất hàng hóa, tìm c愃Āch giải quyết khắc phục

2.2 Nhận xét về quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biểntại Công ty TNHH Bông Cỏ May

Hầu hết những nhân viên của Công ty TNHH Bông Cỏ May đều có nghiệp vụ chuyên môn cao, có những kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực xuất nhập khऀu

Vì vậy, công việc được thực hiện một c愃Āch suôn sẻ, tr愃Ānh được những sai sót và nhanh chóng xử l礃Ā được những tình huống bất ngờ Công t愃Āc tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khऀu bằng đường biển kh愃Ā chặt ch攃̀ từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, thiết lập tờ khai Hải quan cho đến khi tiến hành thông quan, giao hàng Đóng góp vào kết quả thực hiện kh愃Ā thành công của quy trình này có thể kể đến các yếu tố cơ bản như sau:

Thứ nhất, quy trình được diễn ra với sự phối hợp giữa c愃Āc bộ phận nghiệp vụ từbộ phận kinh doanh, bộ phận kế to愃Ān chứng từ cho đến bộ phận giao nhận, là 1 tập thể đoàn kết và sẵn sàng hỗ trợ nhau Với mô hình tổ chức nhân sự tương đối đơn giản và có sự phân công rõ ràng nên mọi nhân viên đều có thể phối hợp và giải quyết công việc hợp l礃Ā, thống nhất và nhanh chóng

Thứ hai, là do đa phần nhân viên chứng từ đều là nhân viên có tính cऀn thận, có kinh nghiệm nên việc chuऀn bị hồ sơ 椃Āt xảy ra sai sót, nhầm lẫn nên ít tốn thời gian chỉnh sửa (nhưng trong lô hàng này đã xảy ra sơ suất nhỏ do nhập sai mã HS của sản phऀm) Hơn nữa, nhân viên giao nhận có mối quan hệ tốt với hải quan và c愃Āc đơn vị công t愃Āc kh愃Āc như hãng tàu, hải quan, cơ quan đăng kiểm, nên đó là một lợi thế cho công ty

Khó khăn 1 :Lượng nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận còn hạn chế:

Việc phân công việc cho nhân viên làm thủ tục hải quan, kiểm tra hàng nhập, cụ thể nhưng do đơn hàng nhiều dẫn đến hay sai sót Có thể bị mất hoặc hư hại giấy tờ vì một ngày nhân viên giao nhận chạy rất nhiều hãng tàu và thực hiện nhiều thủ tục, kiểm tra hàng hóa Tuy nhân viên công ty có nhiều kinh nghiệm và thành thạo các thao tác thủ tục nhưng với những thay đổi nhanh chóng của ch椃Ānh s愃Āch, thủ tục, Luật thương mại mới được Ch椃Ānh Phủ ban hành làm cho nhân viên không kịp cập nhật đầy đủ, ch椃Ānh x愃Āc gây đôi khi nhầm lẫn c愃Āc thủ tục và khó khăn không nhỏ trong việc làm thủ tục

Khó khăn2: M⌀t số nhân viên còn non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế

Bên cạnh đội ng甃̀ nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm thì một số ít nhân viên với năng lực còn non trẻ, chưa có kinh nghiệm thực tế nên trong quá trình xử lý công việc còn lúng túng, làm chậm trễ tiến độ thực hiện công việc, đôi khi làm giảm đi hiệu quả của quy trình ảnh hưởng đến dịch vụ của công ty

Khó khăn 3: Đa số l愃 kh愃Āch h愃ng cũ, sốlượng khách hàng mới bị hạn chế

Hoạt động Marketing, quảng b愃Ā hình ảnh trên c愃Āc phương tiện thông tin đại chúng thông qua b愃Āo ch椃Ā, website,…của công ty còn yếu kém, chưa thật sự thu hút được khách hàng Hiện tại website của công ty chưa được nâng cấp nên việc tìm kiếm thông tin và hình thức hợp t愃Āc, liên lạc qua mạng bị hạn chế, ảnh hưởng rất lớn đến việc gia tăng số lượng khách hàng

Nhìn chung, quy trình giao nhận hàng nhập khऀu nguyên container đường biển thực sự không phức tạp Mặc dù quy trình này bao gồm rất nhiều bước, mỗi bước bao gồm nhiều khâu nhỏ hơn, nhưng với kinh nghiệm và phương ph愃Āp rõ ràng, những khâu này đã được lãnh đạo và nhân viên thực hiện một c愃Āch dễ dàng, nhanh gọn đem lại hiệu quả cao Bên cạnh sự cऀn thận và ch椃Ānh x愃Āc của nhân viên chứng từ trong qu愃Ā trình kiểm tra bộ chứng từ c甃̀ng như khai b愃Āo hải quan cho lô hàng nhập khऀu cùng với khả năng sắp xếp thời gian và kiến thức về hàng hóa để giao hàng cho kh愃Āch đúng hạn, an toàn, tiết kiệm chi ph椃Ā một c愃Āch tối đa của bộ phận giao nhận đã đem lại hiệu quả cao trong nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khऀu tại công ty

Với những lợi thế nêu trên, bên cạnh đó công ty còn gặp phải một số hạn chế nhất địnhcầnphải khắc phục Do đó, công ty nên có những biện ph愃Āp c甃̀ng như đưa ra c愃Āc ch椃Ānh s愃Āch hợp l礃Ā để giải quyết hạn chế một cách nhanh chóng nhất nhằm nâng cao vị thế và khẳng định uy tín của mình trên lĩnh vực giao nhận hàng hóa

Dựa vào những ưu và nhược điểm đã nêu ở chương 2, từ đó ph愃Āt huy những điểm mạnh và cải thiện những điểm yếu của công ty để đưa ra những kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khऀu bằng đường biển tại công ty ở chương 3.

Tóm tắt chương 2

TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN BÔNG CỎ MAY

3.1 Kiến nghị 1 –Bổ sung thêm nhân viên hiện trường

Phòng Nhân sự Công ty nên tuyển thêm 1-2 nhân viên giao nhận để giảm 愃Āp lực cho

2 nhân viên hiện tại, nên tuyển càng sớm càng tốt Vì đôi lúc việc đảm nhận nhiều lô hàng cùng lúc s攃̀ gây sự nhầm lẫn kh椃Ā nhân viên giao nhận đi nộp giấy tờ Kh愃Āch hàng đang dần t椃Ān nhiệm Công ty nhiều hơn, hợp đồng được k礃Ā kết c甃̀ng nhiều hơn nên việc tuyển thêm nhân sự hiện trường c甃̀ng là điều cần thiết

Hiện nay trong ngành logistics nói chung và giao nhận hàng hóa nói riêng vào các mùa cao điểm việc sai sót, chậm trễ trong việ xử lsy chứng từ thường xuyên xảy ra, gây ra sự chậm trễ thông quan và giao nhận hàng tại Cảng, phát sinh chi phí và gây mất lòng khách hàng Chính vì vậy, Công ty TNHH Bông Cỏ May nên xem xét bổ sung thêm hoặc thuê nhân viên giao nhận bên ngoài vào c愃Āc mùa cao điểm Bên cạnh đó, Công ty cần có kế hoạch bổ sung nguồn nhân lực giao nhận tại Công ty trong lâu dài bằng việc tuyển dụng sớm và định kỳ nhằm tuyển dụng nhân viên giao nhận có năng lực (ví dụ nhận những sinh viên năm cuối đúng chuyên ngành hoặc chuyên ngành gần giống vào thực tập tại công ty để có nhiều phương án lựa chọn) đào tạo thêm chuyên môn, nghiệp vụ, hướng dẫn họ làm quy trình giao nhận tốt và khuyến khích họ ở lại làm việc cho công ty thông qua những ch椃Ānh s愃Āch đãi ngộ tốt và xứng đ愃Āng với các nhân viên giỏi Đây là những giải pháp giúp cho Công ty có lực lượng trong khâu giao nhận được ổn định và bền vững nhất Đồng thời, giúp cho Công ty không bị thiếu hụt nhân lực, giảm thiểu chi ph椃Ā ph愃Āt sinh và khó khăn trong giao nhận hàng mùa dịch, mùa cao điểm

3.2 Kiến nghị 2: Hoàn thiện Website để marking cho dịch vụ của Công ty

Hầu như, những khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty là qua lời giới thiệu từ những khách hàng thân thiết kh愃Āc Đồng thời, do website chỉ mới lập năm 2019 nên s攃̀ có rất nhiều kh愃Āch hàng quan tâm đến dịch vụ của Công ty chưa biết đến Để khách hàng mới biết nhiều đến dịch vụ mà Công ty cung cấp thì việc có một Website chính thức và hoàn chỉnh s攃̀ tạo điều kiện cho khách hàng quan tâm nhiều hơn Đây c甃̀ng là một trong những chiến lược marking của Công ty, từ đó có thể x愃Āc định được khách hàng cụ thể,

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN BÔNG CỎ MAY

Kiến nghị 1 – Bổ sung thêm nhân viên hiện trường

Phòng Nhân sự Công ty nên tuyển thêm 1-2 nhân viên giao nhận để giảm 愃Āp lực cho

2 nhân viên hiện tại, nên tuyển càng sớm càng tốt Vì đôi lúc việc đảm nhận nhiều lô hàng cùng lúc s攃̀ gây sự nhầm lẫn kh椃Ā nhân viên giao nhận đi nộp giấy tờ Kh愃Āch hàng đang dần t椃Ān nhiệm Công ty nhiều hơn, hợp đồng được k礃Ā kết c甃̀ng nhiều hơn nên việc tuyển thêm nhân sự hiện trường c甃̀ng là điều cần thiết

Hiện nay trong ngành logistics nói chung và giao nhận hàng hóa nói riêng vào các mùa cao điểm việc sai sót, chậm trễ trong việ xử lsy chứng từ thường xuyên xảy ra, gây ra sự chậm trễ thông quan và giao nhận hàng tại Cảng, phát sinh chi phí và gây mất lòng khách hàng Chính vì vậy, Công ty TNHH Bông Cỏ May nên xem xét bổ sung thêm hoặc thuê nhân viên giao nhận bên ngoài vào c愃Āc mùa cao điểm Bên cạnh đó, Công ty cần có kế hoạch bổ sung nguồn nhân lực giao nhận tại Công ty trong lâu dài bằng việc tuyển dụng sớm và định kỳ nhằm tuyển dụng nhân viên giao nhận có năng lực (ví dụ nhận những sinh viên năm cuối đúng chuyên ngành hoặc chuyên ngành gần giống vào thực tập tại công ty để có nhiều phương án lựa chọn) đào tạo thêm chuyên môn, nghiệp vụ, hướng dẫn họ làm quy trình giao nhận tốt và khuyến khích họ ở lại làm việc cho công ty thông qua những ch椃Ānh s愃Āch đãi ngộ tốt và xứng đ愃Āng với các nhân viên giỏi Đây là những giải pháp giúp cho Công ty có lực lượng trong khâu giao nhận được ổn định và bền vững nhất Đồng thời, giúp cho Công ty không bị thiếu hụt nhân lực, giảm thiểu chi ph椃Ā ph愃Āt sinh và khó khăn trong giao nhận hàng mùa dịch, mùa cao điểm.

Kiến nghị 2: Hoàn thiện Website để marking cho dịch vụ của Công ty

Hầu như, những khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty là qua lời giới thiệu từ những khách hàng thân thiết kh愃Āc Đồng thời, do website chỉ mới lập năm 2019 nên s攃̀ có rất nhiều kh愃Āch hàng quan tâm đến dịch vụ của Công ty chưa biết đến Để khách hàng mới biết nhiều đến dịch vụ mà Công ty cung cấp thì việc có một Website chính thức và hoàn chỉnh s攃̀ tạo điều kiện cho khách hàng quan tâm nhiều hơn Đây c甃̀ng là một trong những chiến lược marking của Công ty, từ đó có thể x愃Āc định được khách hàng cụ thể, quảng cáo những sản phऀm dịch vụ, giá cả, c甃̀ng có thể tư vấn và chăm sóc kh愃Āch hàng trên Website của công ty

Bên cạnh đó, cài đặt chatbox tự động và nó s攃̀ hiện chào hỏi khi khách hàng truy cập vào website giúp chào đón kh愃Āch hàng trực tuyến, ghi nhận lại những thông tin của khách hàng Nếu có câu hỏi liên quan đến dịch vụ thì nhân viên s攃̀ vào trò chuyện, trả lời cho khách hàng giúp Công ty có thể dễ dàng đàm ph愃Ān và k礃Ā kết hợp đồng với nhiều đối t愃Āc đặc biệt trong thời điểm Covid -19 diễn biến phức tạp như hiện nay Công ty nên lập thêm phòng marketing, tuyển thêm nhân viên lập trình web, thiết kế web và nhân viên viết nội dung web để đảm bảo website luôn được duy trì và cập nhật thường xuyên, nếu có khả năng thì Công ty nên SEO lên Top Google để tăng lượng truy cập vào web và tăng cơ hội tiếp cận với khách hàng tiềm năng.