phân tích hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty tnhh dgs logistics

LỜI CẢM ƠN Để bài báo cáo thực hành nghề nghiệp 2 hoàn thiện với đề tài “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯ

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DGS LOGISTICS 17

Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2019-2021 tại Công

1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụgiai đoạn năm 2019-2021 tại Công ty TNHH DGS Logistics;

Định hướng phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics

Chương 2 Tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics

2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics

2.1.1 Sơ đồ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng FCL tại Công ty TNHH DGS Logistics;

2.1.2 Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics

2.2 Nhận xét chung về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics

Chương 3 Đề xuất kiến nghị hoàn thiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics

3.1 Dự báo cơ hội và thách thức

3.2 Quan điểm và cơ sở đề xuất kiến nghị

3.2.1 Quan điểm và mục tiêu đề xuất;

3.2.2 Cơ sở đề xuất kiến nghị

3.2 Một số giải pháp cụ thể hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics

LỜI CẢM ƠN 4 ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT 7

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 12

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DGS LOGISTICS 17

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics 17

1.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH DGS Logistics 17

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics 17

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH DGS Logistics 18

1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của Công ty TNHH DGS Logistics 19

1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2019-2021 tại Công ty TNHH DGS Logistics 21

1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giai đoạn năm 2019-2021 tại Công ty TNHH DGS Logistics 21

1.5 Định hướng phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics 26

CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DGS LOGISTICS 29

2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty

2.1.1 Sơ đồ hoạt động giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng FCL tại Công ty

2.1.2 Phân tích hoạt động giao nhận hàng hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics 30

2.2 Nhận xét chung về việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics 42

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG

BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DGS LOGISTICS 46

3.1 Dự báo cơ hội và thách thức 46

3.2 Quan điểm và cơ sở đề xuất kiến nghị 47

3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics 48

3.3.1 Nâng cao các chính sách khách hàng 48

3.3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 49

3.3.3 Phân chia, tổ chức công việc cho mỗi nhân viên trong từng bộ phận 50

3.3.4 Đầu tư cơ sở hạ tầng và phương tiện chuyên chở 51

3.3.5 Chiến lược Marketing xây dựng hình ảnh công ty 52

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

FCL (Full container load): Hàng nguyên container

LCL (Less container less): Hàng lẻ

CNTT: Công nghệ thông tin

B/L (Bill of Lading): Vận đơn đường biển

DEM (Demurrage): sốngày lưu container tại bãi

DET (Detention): số ngày mang container về kho đóng hàng C/O (Certificate of Original): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Hình 1-1 Logo Công ty TNHH DGS Logistics 17

Hình 1-2 Sơ đồ tổ chức kinh doanh và quản lý của Công ty TNHH DGS Logistics 19

Hình 1-3 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019-2021 tại công ty TNHH DGS

Hình 2-1 Sơ đồ tổ chức hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL tại Công ty TNHH

Hình 2-2 Sơ đồ tổ chức hoạt động giao nhận hàng bột mỳ xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics 31

Hình 2-3 Tin nhắn nhân viên sales gửi cho nhân viên chăm sóc khách hàng qua zalo 32

Hình 2-4 Booking được lấy trên trang web của hãng tàu Sinokor 33

Hình 2-5 Mail nhân viên chăm sóc khách hàng gửi cho hãng tàu 34

Hình 2-6 Mail hãng tàu Sinokor gửi booking note cho nhân viên chăm sóc khách hàng 34

Hình 2-7 Mail nhân viên chăm sóc khách hàng gửi cho công ty INTERFLOUR 35

Hình 2-8 Mail nhân viên chăm sóc khách hàng xin duyệt lệnh cấp rỗng 36

Bảng 1-1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2019-2021 tại công ty TNHH DGS

Bảng 1-2 Cơ cấu dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu giai đoạn 2019-2021 tại công ty

Bảng 1-3 Tình hình cơ cấu dịch vụ giai đoạn 2019-2021 tại công ty TNHH DGS

Bảng 1-4 Tình hình cơ cấu các phương thức giao nhận giai đoạn 2019-2021 tại công ty

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu là một trong những hoạt động chủ lực góp phần thúc đẩy phát triển nền kinh tế Góp phần vào sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu, không chỉ có sự tham gia của bên mua và bên bán, cần phải kể đến đó là các công ty tiếp vận và giao nhận vận tải Việc ra đời các công ty giao nhận giúp cho các nhà xuất nhập khẩu đơn giản hóa quy trình xuất nhập khẩu hàng của mình Các công ty tiếp vận và giao nhận ở Việt Nam có rất nhiều cơ hội để phát triển như: Việt Nam đã gia nhập các tổ chức thương mại quốc tế, vị trí thuận lợi để vận chuyển hàng hóa, …

Hiện nay có rất nhiều phương thức vận tải dùng để chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu như: đường hàng không, đường biển, đường sắt… Với ưu thế về giá thành vận chuyển, có thể vận chuyển được mọi loại hàng, …vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng nhất trong việc vận chuyển hàng hóa ngoại thương, chiếm tới 80% khối lượng hàng hóa trong buôn bán quốc tế

Do tầm quan trọng của các công ty giao nhận và sự phổ biến của vận tải đường biển, cũng như ưu điểm của hàng nguyên container, tác giả đã có cơ hội thực tập 12 tuần tại DGS Logistics - một công ty giao nhận hàng đầu Việt Nam chuyên vận chuyển đường biển và trụ sở chính tại Hoa Kỳ, từ đó nghiên cứu về hoạt động của tổ chức này.

CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT

KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DGS LOGISTICS”

• Phân tích được tình hình hoạt động kinh doanh và cơ cấu dịch vụ của công ty trong giai đoạn năm 2019-2021;

• Phân tích được quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển;

• Đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển

PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

• Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển

• Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

➢ Không gian: tại Công ty TNHH DGS Logistics;

➢ Thời gian: Bắt đầu từ ngày 20/4/2022 đến ngày 20/07/2022

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập thông tin qua trang web công ty, các bài báo cáo khoa học, tài liệu lưu trữ;

• Phưng pháp so sánh: đối chiếu giữa các số liệu với nhau theo tiêu chí nhất định với cùng một đơn vị so sánh, dựa trên mục đích nghiên cứu;

Để thu thập thông tin chính xác, áp dụng phương pháp quan sát trực tiếp vào quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển Quá trình quan sát này giúp nắm bắt các hoạt động thực tế, từ đó phân tích và đánh giá hiệu quả triển khai hợp đồng.

• Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: dựa trên các ý kiến của các chuyên gia để tìm hiểu sâu hơn về chủ đề

BỐ CỤC ĐỀ TÀI Đềtài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH DGS Logistics;

Chương 2: Tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics ;

Chương 3: Đề xuất kiến nghị hoàn thiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DGS

LOGISTICS 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics

1.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH DGS Logistics

Tên công ty: Công ty TNHH DGS Logistics

Tên giao dịch quốc tế: DGS Logistics Co.,Ltd

Tên đầy đủ: Dynamic Global Solutions Logistics Co.,Ltd

Người đại diện pháp lý: Trần Thị Tú Trâm

Mã số thuế: 0309212899 Địa chỉ: 189 Nguyễn Xí, phường 26, quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (028) 62902008

Email: info@dgs.com.vn

Website: www.dgs.com.vn

Logo Công ty TNHH DGS Logistics:

Hình 1-1 Logo Công ty TNHH DGS Logistics

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics

Năm 2009-2010: Thành lập & xây dựng

• DGS Logistics chính thức thành lập từ 10/07/2009 Liên doanh, hợp tác liên kết với đối tác lớn Penavico China & DGS Logistics Newyork, USA – Canada – Australia, …

Năm 2011-2014: Phát triển & hướng đi

• Phát triển mạnh lượng hàng container xuất khẩu đi Trung Quốc và các nước Châu Á, Trung Đông, Châu Phi hàng Bột mì, Gạo, Sắn lát, hàng Thực phẩm, Nông sản, Cao su… với sản lượng bình quân 5 container đến 50 container/lô hàng DGS nhanh chóng tạo dựng uy tín với hãng tàu và khách hàng nhờ sản lượng xuất khẩu quy mô vừa và lớn

Năm 2015-2016: Tái cấu trúc & xây dựng đội ngũ, hệ thống

• Đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chuẩn bị đội ngũ lãnh đạo kế thừa;

• Xây dựng hệ thống CNTT, tái cấu trúc bộ máy hoạt động Công ty

Năm 2017- Đến nay: Bứt phá và tăng tốc

• Đẩy mạnh phát triển hệ thống khách hàng và đối tác đại lý quốc tế chất lượng, đáng tin cậy;

Tập trung thúc đẩy mạnh mẽ thị trường xuất khẩu hàng hóa sang các nước lớn như Hoa Kỳ, Canada, Châu Âu và Úc Đồng thời, liên tục bứt phá để phát triển mạnh mẽ thị trường xuất khẩu hàng hóa đến Hoa Kỳ, một thị trường tiềm năng và có sức cạnh tranh cao.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH DGS Logistics

Công ty TNHH DGS Logistics với chức năng chính là làm dịch vụ tiếp vận và giao nhận Là cánh tay đắc lực và là đối tác dịch vụ vận chuyển & Logistics song hành lâu dài, là mắc xích quan trọng trong kế hoạch và hoạt động phát triển của khách hàng và đối tác Giúp khách hàng XNK hàng hóa bằng nhiều phương thức vận tải: vận tải đường bộ, đường biển, đường hàng không Cung cấp giải pháp chuỗi cung ứng, nâng cao chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn quốc tế và định hướng khách hàng thành lập mạng lưới đối tác trong và ngoài nước

1.2.2 Nhiệm vụ Để trở thành nhà cung cấp các giải pháp vận chuyển, giao nhận tin cậy nhất Việt Nam, là thương hiệu hàng đầu với các đối tác quốc tế, DGS Logistics luôn bám sát theo các nhiệm vụ:

• Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh như đã đăng kí trong Giấy phép đăng ký kinh doanh;

• Liên kết với các đại lý vận tải trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện tiên tiến, hợp lí, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải; cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi và đảm bảo rằng hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình;

• Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật, tuân thủ đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà nước

1.3 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của Công ty TNHH DGS Logistics

Công ty TNHH DGS Logisstics có một cơ cấu tổ chức đơn giản, rõ ràng giữa các phòng ban Cơ cấu nhân sự của công ty năm 2022 gồm 60 nhân viên, trong đó: 01 Giám đốc,

02 Phó giám đốc, 20 nhân viên kinh doanh, 12 nhân viên chứng từ, 10 nhân viên chăm sóc khách hàng, 09 nhân viên khai thác, 06 nhân viên kế toán Cơ cấu nhân sự tại công ty TNHH Tiếp Vận DGS được tổ chức theo sơ đồ như sau:

Hình 1-2 Sơđồ tổ chức kinh doanh và quản lý của Công ty TNHH DGS Logistics

Nguồn: Website Công ty DGS Logistics

Với sơ đồ cơ cấu tổ chức được thể hiện như trên, sự phân chia công việc, nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban, từng bộ phận rất rõ ràng nên dễ dàng trong việc kiểm soát công việc, báo cáo và xử lý, cung cấp các dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng

Giám đốc: Giám đốc quản lý, điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động công ty

• Phân công phụ trách các bộ phận để dễ quản lý công việc cũng như báo cáo và có hành động chấn chỉnh kịp thời nếu có vấn đề đột xuất xảy ra Chỉ đạo toàn diện công tác kinh doanh và các hoạt động tài chính của công ty Quyết định các vấn đề về quản lý hoạt động hàng ngày của công ty

Phó giám đốc: Quản trị các phòng ban: đề xuất kế hoạch, chiến lược kinh doanh, tài chính…trình giám đốc xem xét quyết định Gồm 2 phó giám đốc:

• Phó giám đốc phụ trách: bộ phận kinh doanh nước ngoài, bộ phận chăm sóc khách hàng nước ngoài, bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự, IT;

• Phó giám đốc phụ trách: bộ phận kinh doanh nội địa, bộ phận chăm sóc khách hàng nội địa, bộ phận chứng từ và bộ phận khai thác

TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DGS LOGISTICS

Nhận xét chung về việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất

Chương 1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH DGS Logistics

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics

1.4 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn năm 2019-2021 Công ty TNHH DGS Logistics

1.4.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụgiai đoạn năm 2019-2021 tại Công ty TNHH DGS Logistics;

1.5 Định hướng phát triển của Công ty TNHH DGS Logistics

Chương 2 Tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics

2.1 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics

2.1.1 Sơ đồ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu hàng FCL tại Công ty TNHH DGS Logistics;

2.1.2 Phân tích hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics

2.2 Nhận xét chung về tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics

Chương 3 Đề xuất kiến nghị hoàn thiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH DGS Logistics

3.1 Dự báo cơ hội và thách thức

3.2 Quan điểm và cơ sở đề xuất kiến nghị

Đường biển vẫn đóng vai trò chủ chốt trong vận tải hàng hóa ngoại thương khi chiếm tới 80% lượng hàng hóa giao dịch quốc tế nhờ ưu điểm về chi phí vận chuyển thấp, khả năng chuyên chở đa dạng các loại hàng hóa.

Nhờ vào tầm quan trọng của các công ty giao nhận, sự phát triển của vận tải đường biển và ưu điểm của vận chuyển hàng nguyên container, tác giả đã chọn thực tập 12 tuần tại Công ty TNHH DGS Logistics, một trong những công ty giao nhận vận tải hàng đầu Việt Nam chuyên về vận chuyển đường biển có trụ sở chính tại Hoa Kỳ Với nội dung thực tập xoay quanh chuỗi cung ứng logistics đường biển, tác giả sẽ phân tích hoạt động tổ chức doanh nghiệp, quản lý và vận hành cụ thể của một công ty giao nhận vận tải biển chuyên nghiệp như DGS Logistics.

• Phương pháp quan sát: thu thập dữ liệu thực tế về hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hang hóa xuất khẩu hàng FCL bằng đường biển;

• Tập trung đẩy mạnh phát triển thị trường xuất khẩu hàng hóa đi USA, Canada, châu Âu, Úc, và không ngừng bứt phá phát triển mạnh thị trường hàng xuất khẩu đi USA

Phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận để quản lý hiệu quả, đồng thời thuận lợi cho việc báo cáo và xử lý nhanh những vấn đề đột xuất Chỉ đạo toàn diện hoạt động kinh doanh và tài chính của công ty Ra quyết định về các vấn đề quản lý vận hành thường ngày để công ty hoạt động trơn tru.

ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG

Dự báo cơ hội và thách thức

Quan điểm và cơ sở đề xuất kiến nghị

Hiện nay có rất nhiều phương thức vận tải dùng để chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu như: đường hàng không, đường biển, đường sắt… Với ưu thế về giá thành vận chuyển, có thể vận chuyển được mọi loại hàng, …vận tải đường biển đóng vai trò quan trọng nhất trong việc vận chuyển hàng hóa ngoại thương, chiếm tới 80% khối lượng hàng hóa trong buôn bán quốc tế

Chính vì tầm quan trọng của sự xuất hiện các công ty giao nhận và sự phổ biến của phương thức vận tải đường biển, cũng như những ưu điểm vượt trội của hàng nguyên container Với cơ hội được thực tập trong 12 tuần tại công ty TNHH DGS Logistics, một trong những công ty tiếp vận hàng đầu Việt Nam về vận chuyển bằng đường biển với trụ sở chính tại Mỹ, tác giả lựa chọn đề tài: “PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ

Phương pháp quan sát thu thập dữ liệu trực tiếp về hoạt động thực tế của tổ chức trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo lô container toàn phần (FCL) bằng đường biển.

• Tập trung đẩy mạnh phát triển thị trường xuất khẩu hàng hóa đi USA, Canada, châu Âu, Úc, và không ngừng bứt phá phát triển mạnh thị trường hàng xuất khẩu đi USA

• Phân công phụ trách các bộ phận để dễ quản lý công việc cũng như báo cáo và có hành động chấn chỉnh kịp thời nếu có vấn đề đột xuất xảy ra Chỉ đạo toàn diện công tác kinh doanh và các hoạt động tài chính của công ty Quyết định các vấn đề về quản lý hoạt động hàng ngày của công ty

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics

Qua việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu nội tại từ hoạt động giao nhận ở mục 2.2 và dự báo những cơ hội cùng thách thức doanh nghiệp có thể gặp phải ở mục 3.1, tác giả đã xây dựng ma trận SWOT Từ đó, tác giả đưa ra các khuyến nghị giúp doanh nghiệp phát huy điểm mạnh, nắm bắt cơ hội, khắc phục điểm yếu, vượt qua thách thức và vươn mình phát triển trong tương lai.

3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics

3.3.1 Nâng cao các chính sách khách hàng

Cơ sở đề xuất: Dựa trên thế mạnh của công ty, cơ hội có được là lợi thế chi phí rẻ, nhu cầu sử dụng dịch vụ vận tải ngày một cao hơn Tuy nhiên thách thức đặt ra đó là sự cạnh tranh từ các đối thủ vô cùng lớn, đặc biệt hơn là yêu cầu của khách hàng ngày một cao hơn Điều này yeu cầu công ty phải ngày càng hoàn thiện và có các chính sách khách hàng phù hợp để thu hút khách hàng

• Thu hút được các khách hàng mới tìm đến;

• Duy trì được mối quan hệ với các khách hàng cũ, và tạo dựng niềm tin cho khách hàng

Cách thức thực hiện: Cần phân khách hàng thành 3 nhóm cụ thể để từ đó đưa ra chính sách phù hợp, cụ thể như sau:

• Đối với nhóm đã và đang sử dụng dịch vụ tại công ty, công ty cần có chính sách ưu đãi đặc biệt về giá cước, có thể thay mặt khách hàng làm một vài khâu trong hoạt động giao nhận mặc dù đó là công việc thuộc về khách hàng, thường xuyên gửi quà vào những dịp đặc biệt, có một đội ngũ nhân viên chuyên chăm sóc nhóm khách hàng này;

• Trong ngành marketing thường có quan điểm rằng “Nếu bạn muốn giữ mối quan hệ với khách hàng mới bạn có thể tốn chi phí gấp mười lần so với chi phí duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ” Thật đúng là vậy, tôi tin rằng quan điểm này luôn đúng không chỉ với ngành marketing mà cả cho lĩnh vực dịch vụ giao nhận logistics Dựa vào câu nói trên, ta có thể nhận ra được việc duy trì các mối quan hệ khách hàng từng sử dụng và tin tưởng công ty là điều rất quan trọng Đối với nhóm khách hàng mới sử dụng dịch vụ hoặc đang xem xét: công ty nên gửi đến khách hàng một bảng báo giá cạnh tranh, có thể là phần lợi nhuận của công ty sẽ ít lại tuy nhiên công ty có thể sẽ mang về cho mình một khách hàng trung thành và tin tưởng lựa chọn sử dụng dịch vụ dài hạn Ngoài ra, công ty nên cử nhân viên kinh doanh thường xuyên đi gặp khách hàng để tìm hiểu kỹ hơn về nhu cầu của khách hàng, từ đó sẽ đưa ra một chiến lược phù hợp để thuyết phục khách hàng;

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác như hãng tàu, cơ quan kiểm dịch, hun trùng, nhằm đẩy nhanh tiến độ làm hàng, đồng thời được hưởng các ưu đãi về cước vận chuyển hoặc thời gian DEM/DET.

3.3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Cơ sở đề xuất: Dựa trên điểm yếu cần khắc phục đó là nhân viên còn trẻ và rào cản lớn chính là sự cạnh tranh không ngừng từphía các công ty trong nước đang ngày càng lớn mạnh và đặc biệt chính là các công ty từnước ngoài tại Việt Nam với đội ngũ nhân viên có bề dày kinh nghiệm

• Nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân viên;

• Cập nhập liên tục kiến thức, tình hình nền kinh tế để nhân viên có đủ năng lực để xử lý tình huống

Cách thức thực hiện: Kĩ năng của nhân viên là một yếu tố gián tiếp nhưng sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty Và đối với một thịtrường mang tính cạnh tranh và sựđòi hỏi cao từ phía khách hàng thì việc nâng cao kĩ năng và trình độ của nhân viên là hết sức quan trọng Công ty phải nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên các phòng ban bằng cách:

• Cửnhân viên đi học các khóa học nghiệp vụ ngoại thương, kỹnăng giao tiếp Tại các khóa học này, nhân viên sẽ được tiếp thu và học hỏi những phần mềm tiếp nhận và lưu trữ thông tin mới nhất;

• Đồng thời trong công ty cũng phải trang bị một tủ sách và phải luôn cập nhật các kiến thức về ngoại thương, về tập quán của các nước khác, đặc biệt là công ty phải luôn cập nhật các thông tin về quy định, nghị định của Chính phủ mới nhất để tránh sai phạm pháp luật;

Ngoài ra, công ty còn cử đại diện các phòng ban tham gia khóa học về hàng nguy hiểm của FIATA và khóa học nghiệp vụ của VISABA để học hỏi kinh nghiệm Điều này tạo cơ hội cho cán bộ giao nhận tiếp cận thị trường quốc tế, tìm hiểu và ký kết hợp đồng mới, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

• Các nhân viên đại diện mỗi phòng ban sau khi được cử đi học hỏi kinh nghiệm và kiến thức mới phải truyền lại những gì đã học tập được cho các nhân viên khác Bằng cách này, toàn bộ nhân viên trong công ty sẽ nắm bắt được những sự thay đổi, sẽ học hỏi được những kinh nghiệm thực tế từ đó có thể áp dụng và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty mà công ty vẫn tiết kiệm được một khoản chi phí đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên

3.3.3 Phân chia, tổ chức công việc cho mỗi nhân viên trong từng bộ phận

Cơ sởđề xuất: Dựa trên điểm yếu cần khắc phục chính là lượng công việc mà mỗi nhân viên phải làm là quá nhiều thường xuyên dẫn đến những sai sót và tốn khá nhiều chi phí cho những sai sót đó, đồng thời đểvượt qua thử thách chính là yêu cầu của mỗi khách hàng ngày càng cao hơn và chắc chắn là họ sẽ không lựa chọn một công ty khi làm việc mắc quá nhiều sai lầm

• Giảm thiểu lượng công việc cho mỗi nhân viên;

• Giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc;

• Nâng cao lòng tin cho khách hàng

Cách thức thực hiện: Để giảm thiểu được lượng công việc cho mỗi nhân viên, đẩy nhanh quá trình làm cho mỗi lô hàng Công ty cần phải phân chia tổ chức lại công việc cho mỗi nhân viên trong từng bộ phận, cụ thể như sau:

Chia nhỏ các nhân viên trực thuộc các phòng ban thành hai bộ phận nhỏ là:

• Các nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi các lô hàng xuất khẩu;

• Các nhân viên chịu trách nhiệm theo dõi lô hàng nhập khẩu

Khi chia nhỏ thành hai bộ phận như vậy, các nhân viên khai thác của từng bộ phận sẽ theo dõi tiến độ hoàn thành lô hàng Ví dụ khi đến các bước như: làm thủ tục kiểm dịch thực vật, lập giấy chứng nhận xuất xứ và đến hãng tàu để lấy vận đơn; nếu các nhân viên phòng khai thác cùng theo dõi tiến độ hoàn thành lô hàng như những nhân viên phòng chứng từ thì các nhân viên phòng khai thác có thể tự chuẩn bị các chứng từ cần thiết để lập hồ sơ đi làm các thủ tục trên mà không cần đến sự chuẩn bị của nhân viên phòng chứng từ Điều này góp phần tiết kiệm thời gian, rút ngắn thời gian để hoàn tất một quy trình xuất khẩu hàng nguyên container Đồng thời cũng góp phần tăng năng suất làm việc của nhân viên phòng chứng từ, các nhân viên phòng chứng từ có thể sử dụng thời gian đó để cung cấp hay nhận thông tin từ các lô hàng khác, tránh được những nhầm lẫn không đáng có

3.3.4 Đầu tư cơ sở hạ tầng vàphương tiện chuyên chở

Cơ sở đề xuất: Dựa trên điểm yếu cần khắc phục chính là công ty chưa có đội ngũ vận tải, và thách thức cần vượt qua chính là sự cạnh tranh ngày càng lớn từphía các đối thủ cạnh tranh Việc đầu tư cơ sở vật chất và phương tiện vận tải chuyên chở từng bước sẽ giúp công ty đạt được mục tiêu trở thành công ty giao nhận vận tải “Bên thứ 3” để đảm nhiệm và thực hiện một quy trình từ công đoạn gom hàng cho đến lúc phân phối sản phẩm

Tiêu đề	Phân tích hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH DGS Logistics
Tác giả	Lưu Thị Trinh Lịch
Người hướng dẫn	TS. Lê Quang Huy
Trường học	Trường Đại học Tài chính – Marketing
Chuyên ngành	Thương mại quốc tế
Thể loại	Báo cáo thực hành nghề nghiệp 2
Năm xuất bản	2022
Thành phố	TP. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	69
Dung lượng	2,57 MB