Kết quả hoạt động kinh doanh...13CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAI...172.1.. Như vậy,chi phí Logistics trong hoạt độ
Mục đích nghiên cứu
Hoàn thành chương trình tập sự nghề nghiệp trong chương trình học Đại họcTôn Đức Thắng Tìm hiểu các hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty TNHH Giao nhậnQuốc tế Tương Lai.
Tìm hiều, nghiên cứu các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa tại công ty nhằm rút ra những ưu điểm, nhược điểm trong quy trình giao nhận hàng hóa, đồng thời học tập các kiến thức về nghiệp vt và vận dtng vào thực tiễn Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động trong quá trình giao nhập hàng hóa quốc tế.
Phương pháp nghiên cứu
- Đi thực tiễn: đi thực tiễn tại cảng Cát Lái, tiếp xúc với quy trình nhập khẩu hàng và tìm hiểu rõ các chứng từ cần thiết.
- Tại văn phòng: thu thập các thông tin, chứng từ liên quan đến quy trình nhập hàng nhằm đưa ra cơ sở lý thuyết cho đề tài
- Phân tích và tổng hợp: tổng hợp và phân tích các số liệu thứ cấp liên quan đến quy trình giao nhập hàng nhập khẩu, đưa ra phân tích góp phần nghiên cứu đề tài.
5 Bố cục bài báo cáo
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAI
Lịch sử hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp: Công ty Trách nhiệm hữu hạn GIAO NHẬN QUỐC TẾ
Tên giao dịch quốc tế: TOBE Logistics Co., Ltd
Giám đốc: Ông Trần Minh Tặng Địa chỉ: 143-145 Phan Xích Long, phường 7, quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí
Minh,Việt Nam. Điện thoại: 028 3517 0899 - Fax: 08 3510 866
Website: www tobelogistics.com.vn
Email: info@tobelogistics.com.vn
1.1.2 Tầm nhìn và sứ mệnh
Công ty TNHH Giao Nhận Quốc Tế Tương Lai (Tobe Logistics) được thành lập bởi những lãnh đạo có tâm huyết về lĩnh vực logistics Kể từ khi thành lập, Tobe logistics đã phát triển không ngừng để nâng cao chất lượng dịch vt , từ đó trở thành nơi cung cấp dịch vt tin cậy của nhiều khách hàng trên khắp cả nước.
Là một công ty trẻ về tuổi đời, song nhờ phát huy tối đa tiềm lực của từng cá nhân nòng cốt, đồng thời hoạch định chiến lượt kinh doanh một cách bài bản, chặng đường vừa qua của Tobe Logistics đã ghi dấu những bước đi vững chắc, bước đầu tạo dựng được uy tín thương hiệu riêng.
Tầm nhìn Tobe Logistics: Đến năm 2030 là một Công ty đa quốc gia, cung cấp toàn diện chuối cung ứng dịch vt logistics cho khách hàng trên cả nước và trong khu vực Đông Nam Á.
Sứ mệnh Tobe Logistics: mang đến những giải pháp logistics chuyên nghiệp nhất, tin cậy nhất, giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Giá trị cốt lõi: Khách hàng không là Thượng đế, Khách hàng là người thân.
Tobe logistics cam kết khách hàng luôn nhận được những giá trị như những người thân yêu nhất của Tobe logistics.
- Vận chuyển hàng đường biển:
Tobe Logistics có thể hỗ trợ và quản lý tất cả các khía cạnh của lô hàng, bao gồm: gom hàng, lưu trữ và kho bãi, đóng gói, đóng kiện, bảo hiểm, tài liệu (thư tín dtng, giấy chứng nhận xuất xứ và giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm, giấy kiểm dịch…), và thủ ttc hải quan hàng hóa cho hàng đi và hàng đến của khách hàng Các dịch vt giao nhận đường biển bao gồm:
Dịch vt giao nhận tận nơi, đóng gói, phân phối,thu gom hàng lẻ. Dịch vt hàng nguyên cont.
Vận chuyển hàng hoá nguy hiểm, hàng quá khổ, quá tải. Đóng gói hàng hoá.
- Vận chuyển hàng đường hàng không
Công ty có thể thực hiện các nhu cầu đặc biệt của khách hàng như vận chuyển hàng hóa kinh doanh hoặc cá nhân Ngoài ra công ty còn có các đối tác trên toàn thế giới để có thể vận chuyển tận nơi theo yêu cầu của khách hàng cũng như khắp vùng miền của Việt Nam
Công ty không quan tâm đến kích thước hay trọng lượng hàng hóa khách hàng cần gởi nhưng công ty bảo đảm rằng hàng hóa sẽ được giao tới tận nơi trên khắp thế giới Dịch vt bao gồm:
Giao nhận hàng hóa cho Công ty và cá nhân.
Nhận hàng tận nơi theo yêu cầu.
Nhận hàng/Giao hàng theo yêu cầu.
- Vận chuyển hàng nội địa
Công ty cung cấp vận chuyển nội địa theo các phương thức như sau:
Vận chuyển hàng bay nội địa từ HCM đi Hà Nội, Hải Phòng, Vinh, Đà Nẵng,
Vận chuyển sà lan, hàng siêu trường, siêu trọng bằng mooc lùn, xe chuyên dtng.
- Khai thuê hải quan và Xuất nhập khẩu ủy thác
Công ty luôn đưa ra những tư vấn và giải pháp hợp lý nhất với mong muốn tiết kiệm chi phí, thời gian tối đa cho khách hàng trong quá trình khai báo hải quan cũng như ủy thác xuất nhập khẩu.
Các dịch vt bao gồm:
Dịch vt khai báo hải quan hàng xuất nhập gồm hàng nguyên tàu, hàng nguyên container, hàng lẻ, hàng rời với đa dạng các mặt hàng như gỗ, quần áo, vải, móc áo, trang trí hội thất, nhựa, trang thiết bị máy móc, hàng nguy hiểm, ôtô, vvv.
Thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập tái xuất, tạm xuất – tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan, hàng viện trợ, hàng dự án, hàng quá cảnh, Đặc biệt chúng tôi cung cấp dịch vt xuất nhập khẩu ủy thác, làm thông quan cho các mặt hàng khó, cung cấp đầy đủ các loại giấy phép cho nhiều mặt hàng như phế liệu, phân bón, thuốc, mỹ phẩm,
Cấu trúc tổ chức
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty Tobe Logistics
Công ty được chia thành 6 phòng ban, đứng đầu là ban giám đốc Sau đó là các phòng ban khác với các chức năng khác nhau phù hợp với quy trình hoạt động kinh doanh ngành giao nhận vận tải quốc tế của công ty Việc phân chia ct thể này giúp mỗi phòng ban tập trung, thực hiện đúng khả năng, tính chất công việc của mình.
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban
Là người đứng đầu công ty, đưa ra các quyết định quản trị và các vấn đề liên quan đến thủ ttc xuất nhập khẩu theo đúng quy định của nhà nước.
Giám sát mọi hoạt động của công ty, các phòng ban một cách trực tiếp Đồng thời giám đốc là người chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty. Đưa ra các chiến lược phát triển, vốn đầu tư, lương thưởng cho nhân viên. Sửa đổi, bổ sung các quy định, điều lệ, hoặc tái cấu trúc lại công ty.
Hạch toán quản lý các hoạt động thu chi hằng ngày của doanh nghiệp
Tổ chức và quản lý toàn bô • các hoạt đô •ng kế toán, tài chính theo phân cấp và các quy chế, quy định của công ty và các quy định của Nhà nước.
Hạch toán những hoạt đô •ng kinh doanh của công ty theo đúng pháp lê •nh kế toán thống kê của nhà nước, ghi chép phản ánh kịp thời và có hê • thống diễn biến, tình hình tài chính của công ty, theo dõi công nợ, đề xuất kế hoạch thu chi và các phương thức thanh toán phù hợp với ban giám đốc.
Thực hiê •n thanh toán đối nô •i, đối ngoại, thanh toán quốc tế và giúp Ban Giám Đốc nắm rõ tình hình hoạt đô •ng của công ty.
Quản lý toàn bô • quỹ công ty theo đúng quy định quy định của Nhà nước. Thực hiê •n chế đô • báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiê •n hành.
Xây dựng kế toán tài chính hàng năm.
Nắm rõ thông tin thị trường, thế mạnh của các hãng tàu và đại lý trong và ngoài nước, đưa ra lựa chọn phù hợp cho khách hàng
Thương thảo hợp đồng vận chuyển, chất lượng dịch vt, lịch tàu, giá cước. Theo dõi công nợ của các nhà cung cấp dịch vt, lịch thanh toán để đề xuất kế toán thanh toán, đối chiếu công nợ cuối tháng.
Kết hợp với các phòng ban khác giải quyết các vấn đề phát sinh như tình trạng hết chỗ, xin thêm closing time, free time
Chăm sóc khách hàng, sắp xếp lịch hàng theo từng khách, theo dõi hoa hồng chi trả của hãng tàu.
Sắp xếp công việc từ phòng giao nhận và chứng từ.
Tổ chức thực hiê •n các chứng từ có liên quan đến giao nhâ •n hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển hoă •c đường hàng không.
Nhâ •n bô • chứng từ từ khách hàng, kiểm tra chứng từ, lên chứng từ và làm thủ ttc thông quan cho hàng xuất cũng như hàng nhâ •p tại các cảng hoă •c sân bay.
Có trách nhiê •m giao dịch với khách hàng, theo dõi, quản lý đơn đă •t hàng, đă •t tàu và phát hành vâ •n đơn.
Pht trách làm hàng cho công ty, tiến hành làm thủ ttc hải quan, kiểm hóa, cũng như các công việc khác nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan cho khách hàng
Vâ •n chuyển hàng hóa đến kho riêng của công ty hoă •c kho của khách hàng , hay từ kho đến cảng biển, cảng nhâ •p
Làm viê •c với các cơ quan như: giám định, lên lịch trình, kiểm dịch
Có trách nhiê •m điều phối, theo dõi kiểm tra và giám sát với đoàn xe và các nhà đối tác vâ •n tải hợp pháp về các chứng từ có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhâ •n.
Xử lý các trường hợp hao htt trong vâ •n chuyển, sai lê •ch về chứng từ theo quy định và báo cáo định kŽ về công tác giao nhâ •n.
Tìm kiếm khách hàng, mở rộng các hoạt động marketing cho các dịch vt xuất nhập khẩu của công ty
Tiếp cận, tư vấn trực tiếp, chào giá, báo giá cước cho khách hàng
Phát triển và duy trì mối liên hệ với khách hàng
Chăm sóc khách hàng hiện tại, cập nhật thông tin, theo dõi đơn hàng Đảm bảo chỉ tiêu, doanh số mà công ty giao.
Công ty Tobe Logistics là công ty nhỏ, mới thành lập nhưng có sự chuyên nghiệp, phân biệt rõ ràng giữa các phòng ban Mỗi bộ phận phòng ban đều thực hiện chức năng riêng biệt nhưng có sự phối hợp chặt chẽ để thực hiện yêu cầu tốt nhất cho khách hàng Điều này giúp cho việc quản lý doanh nghiệp và xử lý các vấn đề trở nên dễ dàng hơn
1.2.2 Cơ cấu và trình độ nhân sự
Bảng 1.1 Phân bố nhân sự tại các phòng ban (năm 2018) Đơn vị tính: Người
STT Vị trí Số lượng Trình độ học vấn
2 Phòng kinh doanh 9 Cao đẳng, Đại học
3 Phòng Over Sea 5 Cao đẳng, Đại học
4 Phòng Chứng từ 6 Cao đẳng, Đại học
5 Phòng kế toán 3 Đại học
6 Phòng Giao nhận 4 Cao đẳng, Đại học
(Nguồn: Công ty Tobe Logistics)
Bảng 1.2 Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ Đơn vị tính: Người
Năm Đại học Tỷ trọng
(Nguồn: Công ty Tobe Logistics)
Bảng 1.3 Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi Đơn vị tính: %
Tuổi Từ 18 đến 22 tuổi Từ 22 đến 26 tuổi Từ 26 trở lên
Năm Số lượng % Số lượng
Về độ tuổi, nhân viên công ty có xu hướng tuổi trung bình trẻ hóa thể hiện sự năng động, nhiệt huyết mang lại lợi thế cho hoạt động hiệu quả của công ty Hiện nay, độ tuổi từ 18 đến 22 chiếm 21.74% là sinh viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm; độ tuổi từ 22 đến 26 chiếm tỷ trọng cao nhất là 52.17%; độ tuổi từ 26 trở lên cũng chiếm26.09% thường nắm các vị trí cao trong công ty và có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề
Lực lượng nhân viên của Công ty do mới thành lập đa số đều trẻ, độ tuổi bình quân là 26 tuổi.Với độ tuổi nhân viên ở mức độ trẻ nên trình độ, kiến thức, tinh thần, trách nhiệm và lòng nhiệt tình cao.
Bảng 1.4 Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính của công ty Đơn vị tính: Người/%
Số lượng % Số lượng % Tổng
(Nguồn: Công ty Tobe Logistics)
Về giới tính, do đặc thù riêng của lĩnh vực giao nhận phải di chuyển, làm việc ở môi trường bên ngoài nhiều nên nhân viên giao nhận phải có đầy đủ sức khỏe nhân viên nam thường tập trung ở phòng giao nhận là chủ yếu, nhân viên nữ tập trung ở phòng kế toán, phòng chứng từ, phòng sales.
Hiện nay, công ty có gần 30 nhân viên, do loại hình của Công ty thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vt nên số lượng nhân viên cần tuyển vào công ty không cần nhiều và công ty chỉ chủ yếu chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên thông qua các lớp đào tạo ngắn, trung và dài hạn do các tổ chức, các trung tâm trong và ngoài ngành giảng dạy, chứ không tuyển thêm nhiều nhân viên mới
1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh và phương án hoạt động trong thời gian tới 1.3.1 Sản phẩm dịch vụ của công ty
Các dịch vt của công ty hiện đang cung cấp cho khách hàng gồm:
- Vận chuyển hàng hóa đường biển
- Vận chuyển hàng hóa đường hàng không
- Vận chuyển hàng hóa nội địa
- Ủy thác xuất nhập khẩu
Bảng 1.5 Các loại hình dịch vụ của công ty Đơn vị tính: Triê •u VNĐ/%
Các loại hình DV Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng
Vận chuyển hàng hóa nội địa 879.5 12.31% 954.7 10.33% 846.2 7.47%
Vận chuyển hàng hóa hàng không 2454.9 34.36% 2661.6 28.82% 2860,5 25.25%
Vận chuyển hàng hóa đường biển 3154.6 44.15% 4671.7 50.58% 5827.4 51.44%
QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAI
Sơ đồ tổng quát quy trình giao nhận hàng FCL
Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển tại công ty Tobe Logistics
(1) Ký kết hợp đồng dịch vt với khách hàng (9) Quyết toán và lưu hồ sơ
(2) Nhận bộ chứng từ từ khách hàng
(8) Trả vỏ container và lấy tiền cược
(3) Kiểm tra bộ chứng từ (7) Kéo container về kho và giao cho khách hàng
(4) Lấy lệnh D/O và cược cont tại hãng tàu
(6) Tiến hành ra Cảng làm thủ ttc đăng ký tờ khai thông quan hàng nhập khẩu
(5) Khai báo thủ ttc hải quan điện tử
Sơ đồ 2.2 Mối liên hệ giữa các bên liên quan của công ty
(1): Ký hợp đồng ngoại thương
Công ty Bluespaces Vietnam JSC và công ty GUANGDONG SYMPHONY KERUILAI AIR COOLERS CO., LTD ký kết hợp đồng ngoại thương mua bán máy làm mát không khí ngày 28/6/2018 Hai bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản và điều kiện mà hai bên đã đồng ý bằng hình thức văn bản, có chữ ký và đóng dấu của hai bên, được làm thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
GUANGDONG SYMPHONY KERUILAI AIR COOLERS CO., LTD
Thương vt Tân Cảng Cát Lái
(2): Ký kết hợp đồng, sau đó nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Công ty Tobe Logistics ký kết hợp đồng với công ty Bluespaces để thay mặt công ty Bluespaces tiến hành quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam Theo đó, công ty Tobe Logistics nhận bộ chứng từ thông qua hình thức mail từ nhà xuất khẩu bao gồm:
Hợp đồng thương mại (Sale contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Giấy giới thiệu của chủ hàng
(3): Lên đại lý hãng tàu lấy lệnh giao hàng (D/O) Đồng thời làm thủ tục cược container.
Công ty sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến của hãng tàu trước ngày dự kiến hàng đến khoảng 1-2 ngày Nhân viên giao nhận của công ty sẽ kiểm tra các thông tin về người nhận hàng, tên tàu cảng đi, cảng đến nơi giao hàng, thông tin hàng hóa có đúng không, ngày dự kiến hàng đến để sắp xếp bộ chứng từ và thời gian mở tờ khai, tránh tình trạng hàng chậm trễ phải lưu kho bãi, tốn kém thêm các chi phí phát sinh… Nhân viên giao nhận sẽ mang theo giấy thông báo hàng đến, B/L gốc và giấy giới thiệu của công ty khách hàng đến hãng tàu (bộ phận hàng nhập) để nhận D/O Ngoài ra nhân viên giao nhận của công ty sẽ điền thông tin vào GIẤY MƯỢN CONTAINER HÀNG NHẬP do hãng tàu phát hành, rồi sau đó nộp cùng với giấy thông báo hàng đến.
Trước khi nhận D/O từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp đóng các loại phí cho hãng tàu Tùy thuộc vào từng lô hàng cũng như tình trạng hiện tại của quy trình mà có các loại phí khác nhau:
Phí THC (Terminal handling charges)
Phí CIC (Container Imbalance Charge)
Phí vệ sinh container (sau khi rút hàng)
Khi đã đóng đầy đủ các loại phí, nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu “PAID” hoặc
“ĐÃ THU TIỀN” lên biên lai Nhân viên giao nhận kiểm tra các phí đã đóng trên biên lai và kiểm tra D/O có khớp với nội dung trên B/L hay không Nếu có sai sót đề nghị hãng tàu điều chỉnh ngay cho phù hợp.
Sau đó, nhân viên giao nhận của công ty sẽ nộp phí để lấy C/O, và hãng tàu sẽ cấp lại GIẤY MƯỢN CONTAINER HÀNG NHẬP và lệnh giao hàng (D/O) gốc, gồm 4 bản đã được hãng tàu đóng dấu: đây là chứng từ mà nhà vận chuyển hoặc đại lý của nhà vận chuyển cấp cho chủ hàng để lấy hàng tại kho hoặc tại bãi ở Cảng Bên cạnh đó, để lấy được chứng từ này thì người nhận hàng phải xuất trình vận đơn đường biển một cách hợp lý và chính xác cho người vận chuyển hoặc đại lý của họ
(4): Làm thủ tục thông quan
Nhân viên bộ phận chứng từ tiến hành lên tờ khai hải quan theo thông tin của lô hàng gồm hóa đơn thương mại, hợp đồng, phiếu đóng gói, vận đơn, biểu thuế,… Phần mềm khai báo hải quan được sử dụng là ECUSS VNACCS 5 được phổ biến rộng rãi Tờ khai Hải quan điện tử sau khi điền đầy đủ các thông tin và truyền tờ khai tới hải quan Cơ quan Hải quan sẽ tiếp nhận tờ khai và tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của tờ khai Nếu tất cả thông tin đều hợp lệ thì cơ quan Hải quan sẽ cấp số tờ khai cho doanh nghiệp hoặc nếu các thông tin có sai sót, bổ sung thêm thì cơ quan Hải quan sẽ phản hồi lại cho doanh nghiệp điều chỉnh Khi đã được cấp số tờ khai thì công ty không thể hủy khai báo mà chỉ được phép chỉnh sửa tờ khai.
Sau khi nhận được số tờ khai thì nhân viên bộ phận chứng từ sẽ chờ phản hồi từ cơ quan Hải quan về kết quả phân luồng Có 3 trường hợp xảy ra: Tờ khai luồng xanh,
20 tờ khai luồng vàng và tờ khai luồng đỏ Nhân viên giao nhận tiến hành in tờ khai và chuẩn bị các chứng từ kèm theo để cảng làm hàng. Đăng ký mở tờ khai tại Chi cục Hải quan:
Sau khi hoàn tất khai báo Hải quan điện tử, nhân viên ấn nút “ghi” sao đo “In TK”, phần mềm sẽ xuất ra file excel, nhân viên làm viêc này sẽ lưu lại và in thêm để chuẩn bị nộp cho Hải quan, đồng thời theo dõi hệ thống thế, ngay sau khi đóng thuế hoàn tất, nhân viên giao nhận sẽ lập tức đăng ký tờ khai tại Chi ctc Hải quan
Bộ hồ sơ đầy đủ để đăng ký mở tờ khai hải quan gồm:
- Hợp đồng: (01) sao y bản gốc
- Hóa đơn thương mại: (01) bản chính
- Phiếu đóng gói hàng hóa : (01) bản chính
- Vận đơn đường biển: (01) bản chính, có con dấu của hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu đó
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (nếu có) Đóng lệ phí và rút tờ khai
Sau khi đối chiếu trên hệ thống, Công chức hải quan đóng dấu xác nhận thông quan, đóng dấu công chức vào góc phải trên cùng của tờ khai đầu tiên
Nhân viên giao nhận tới khu lấy tờ khai thông quan, viết số tờ khai, tên công ty và số cửa sau đó nộp cho hải quan, khi Hải quan kêu tên thì nhận lại (01) tờ khai đã có đóng dấu thông quan, dùng tờ khai này sử dtng cho việc thanh lý ở cổng.
(5): In mã vạch và lấy phiếu giao nhận container EIR
Lấy phiếu giao nhận container EIR
+ Nhân viên giao nhận đến phòng thương vt bắt số thứ tự để in phiếu EIR
+ Tiếp đến là nộp (01) D/O bên trên ghi mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp và đóng phí
+ Nhân viên giao nhận kiểm tra số container, số seal… trước khi rời khỏi quầy
Thanh lý hải quan cổng
+ In mã vạch: đến quầy in mã vạch, nộp tờ khai có đóng dấu thông quan ở 2 cho cán bộ trong đó nhập thông tin và in mã vạch
+ Cầm phiếu EIR cùng phiếu in mã vạch đến văn phòng đội giám sát cổng nộp cho cán bộ hải quan đóng dấu và nhận lại 2 phiếu này đã được đóng dấu.
(7): Lấy hàng và giao hàng cho khách tại địa điểm được yêu cầu
Sau khi đã thanh lí cổng, nhân viên giao nhận lập “Biên bản bàn giao” và giao cho xe kéo container các chứng từ: Phiếu EIR, Giấy cam kết mượn cont và trả rỗng và Biên bản bàn giao Xe kéo container căn cứ trên những chứng từ này, tổ chức việc kéo container ra khỏi cảng và chở hàng về.
Sau khi hoàn tất thủ ttc và nghiệp vt nhận hàng và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm “Bảng kê chi tiết làm hàng” kèm theo vào bộ chứng từ của lô hàng gồm: Bộ hồ sơ hải quan, các hóa đơn, biên lai các chi phí phát sinh chuyển qua phòng kế toán và giám đốc để kiểm tra và thanh toán với khách hàng bằng việc lập “Giấy đề nghị thanh toán” để chuyển đến khách hàng.
Phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại công ty Tobe Logistics
2.3.1 Ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Khách hàng có nhu cầu nhập khẩu máy từ đối tác bên Trung Quốc, sau khi tìm hiểu thông tin lẫn nhau, công ty Tobe Logistics và Bluespace quyết định ký kết hợp đồng Hợp đồng gồm những điều khoản, điều kiện thể hiện qua văn bản, có chữ ký, đóng dấu mộc giữa 2 bên, được làm thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Khâu ký kết hợp đồng là khâu đầu tiên và cũng là khâu rất quan trọng trong suốt quá trình giao nhận, bởi hợp đồng như một sợi dây ràng buộc trách nhiệm của hai bên với nhau Sau khi ký hợp đồng, bên dịch vt của nhà nhập khẩu có nhiệm vt làm thủ ttc thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa về kho một cách an toàn.
2.3.2 Nhận bộ chứng từ từ khách hàng
Công ty nhập khẩu có thể nhận được bộ chừng từ từ nhiều cách, nhưng thông thường thì bên xuất khẩu sẽ gửi email, fax, hoặc chuyển phát nhanh cho bên nhập khẩu bộ chứng từ gồm có:
- Hợp đồng thương mại (Sale contract): 01 bản sao
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản sao
- Phiếu đóng gói (Packing list): 01 bản sao
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 01 bản chính, 01 bản sao
Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ từ công ty xuất khẩu, công ty Bluespace gửi bộ chứng từ cho công ty Tobe Logistics để tiến hành quy trình nhập khẩu hàng hóa.
2.3.3 Kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên bên bộ phận chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ bằng cách xem các thông tin trên chứng từ có trùng khớp và đã đầy đủ thông tin, có đầy đủ chữ ký và con dấu của công ty hay chưa.
Việc kiểm tra chứng từ rất quan trọng Chứng từ chính xác và hợp lý thì quá trình giao nhận hàng sẽ diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí như phí lưu kho lưu bãi, lưu cont,… Sau khi quá trình kiểm tra chứng từ hợp lệ và đồng bộ chính xác, bộ phận chứng từ sẽ chuyển giao cho nhân viên bên bộ phận giao nhận để tiến hành các bước tiếp theo của quy trình nhận hàng Nếu việc kiểm tra chứng từ có sai xót hoặc không hợp lý, bộ phận chứng từ sẽ liên hệ trực tiếp với bên xuất khẩu để họ chỉnh sửa và bổ sung sao cho chính xác và hợp lý.
Trong đó có những thông tin cần lưu ý như:
Kiểm tra B/L: cần kiểm tra tên cảng bốc, cảng dỡ, tên tàu vận chuyển, ngày hàng lên tàu, số container, số seal… để làm thủ ttc hải quan nhanh chóng và chính xác
Cảng dỡ: CÁT LÁI, VIỆT NAM
Kiểm tra tính đồng bộ của các chứng từ
Xem xét hợp đồng ( Sale Contract) với các chứng từ: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), Giấy thông báo hàng đến (Arrival Note) xem các thông tin có đồng nhất với nhau hay không, như:
- Tên và địa chỉ của bên xuất khẩu trên B/L có giống với tên người xuất khẩu trên hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại không? GUANGDONG SYMPHONY KERUILAI AIR COOLERS CO., LTD. TAIYING INDUSTRIAL AREA, HONGMEI TOWN, DONGUAN, GUANDONG, CHINA
- Tên địa chỉ người nhận hàng trên B/L có giống tên công ty mình không, có đúng như trên hợp đồng, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói không?
Công ty CỔ PHẦN BLUESPACE, VIETNAM
Thôn Lưu Phái, xã Ngũ Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
- Tên hàng, loại container, số lượng, trọng lượng, số khối trên hóa đơn,phiếu đóng gói giống như trên B/L và giấy thông báo hàng đến hay không?
Hàng hóa: Máy làm mát không khí
Nhận giấy thông báo hàng đến:
Trong khi kiểm tra bộ chứng từ nhận được, bộ phận chứng từ của công ty sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ khách hàng qua fax. Sau đó nhân viên chứng từ sẽ giao lại cho nhân viên giao nhận để kiểm tra thông tin và chuẩn bị cho việc lấy hàng khi tàu đến.
+ Cảng dự kiến: Cát Lái
Nhân viên sẽ phải đối chiếu lại thông tin trên giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) với thông tin trên vận đơn đường biển (Bill of Lading), phiếu đóng gói (Packing list) từ bộ chứng từ bên xuất khẩu gửi Nếu thông tin không có sai sót thì nhân viên giao nhận sẽ đến đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng.
2.3.4 Lấy lệnh D/O, làm thủ tục mượn container tại hãng tàu
Sau khi kiểm tra bộ chứng từ đồng bộ và hợp lý, nhân viên giao nhận tiến hành thanh toán thông qua hình thức chuyển khoản gồm các phí như phí D/O, phí THC, CIC Sau đó nhân viên giao nhận đến hãng tàu EVERGREEN để lấy lệnh giao hàng và làm thủ ttc mượn container Bộ chứng từ để lấy lệnh giao hàng bao gồm:
- Giấy thông báo hàng đến (Arrive note) : 01 bản sao
- Vận đơn đường biển (Bill of lading): 01 bản gốc
Nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ ttc mượn container bằng cách điền thông tin vào “Giấy mượn container hàng nhập” do hãng tàu phát hành, rồi sau đó nộp cùng với giấy thông báo hàng đến Tiếp theo đó, hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên giao nhận của công ty 1 bản D/O nháp để nhân viên kiểm tra các thông tin như: tên tàu, số chuyến, số container, số khối, số ký, số B/L nếu có bất kŽ sai sót nào, nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại cho đúng.
Sau khi kiểm tra xong tất cả và không có sai sót, nhân viên giao nhận của công ty sẽ nộp phí để lấy C/O, và hãng tàu sẽ cấp lại Giấy mượn container hàng nhập và lệnh giao hàng (D/O) gốc, gồm 4 bản đã được hãng tàu đóng dấu: đây là chứng từ mà nhà vận chuyển hoặc đại lý của nhà vận chuyển cấp cho chủ hàng để lấy hàng tại kho hoặc tại bãi ở Cảng Bên cạnh đó, để lấy được chứng từ này thì người nhận hàng phải xuất trình vận đơn đường biển một cách hợp lý và chính xác cho người vận chuyển hoặc đại lý của họ.
Kiểm tra D/O: Kiểm tra tên tàu, số chuyến, số container… xem có giống với vận đơn đường biển không.
2.3.5 Khai báo hải quan điện tử Để lên tờ khai, bộ phận chứng từ cần có thông tin về hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển, biểu thuế, Phần mềm khai báo hải quan điện tử phổ biến hiện nay là ECUS 5.
Quy trình thực hiện khai báo hải quan điện tử như sau:
Sơ đồ 2.3 Quy trình khai báo hải quan điện tử ECUS 5
Bước 1: Đăng nhập hệ thống phần mềm khai báo Hải quan điện tử ECUS 5- VNACCS
Sau khi ta đăng nhập vào hệ thống xong chọn “ Đăng nhập” hiện ra giao diện chính của chương trình.
Bước 2: Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu để khai báo
Vì đây là khách hàng mới của công ty nên ta chưa có dữ liệu, ta vào hệ thống
=>chọn thông tin doanh nghiệp=> đăng ký lại thông tin doanh nghiệp=> đồng ý.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAI
Nhận xét và đánh giá về công ty
3.1.1 Điểm mạnh của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty Tobe Logistics có sự phân bố rõ ràng, hợp lý với các bộ phận riêng biệt với nhau Các phòng ban được phân công công việc, trách nhiệm, nghĩa vt một cách hợp lý, phù hợp với yêu cầu, tính chất công việc của từng bộ phận Mặt khác, các phòng ban vẫn có sự liên kết, hợp tác chặt chẽ, giúp cho quy trình làm việc tại công ty được diễn ra thuận lợi hơn.
Về nguồn nhân lực, hầu hết nhân sự công ty có trình độ đại học, cao đẳng được đào tạo có chuyên môn, có tinh thần làm việc tốt, chịu trách nhiệm và áp lực công việc cao Độ tuổi trung bình là 26 tuổi, đây là nguồn nhân lực trẻ, năng động, sẵn sàng đóng góp cho công việc và đổi mới tư duy giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển
Chế độ đãi ngộ nhân viên ở công ty khá tốt, quy định chế độ lương rõ ràng, minh bạch, trả lương đúng hạn và tiền thưởng cho nhân viên làm việc tốt. Ngoài ra, công ty còn tổ chức các hoạt động tập thể, du lịch cho nhân viên, có chế độ nghỉ lễ, nghỉ phép phù hợp.
Cơ sở vật chất khá tốt, các thiệt bị tại văn phòng được trang bị đầy đủ đáp ứng nhu cầu của nhân viên
Công ty có nhiều đại lý ở nước ngoài, hợp tác với nhiều hãng tàu, hãng vận chuyển hàng không nên giá cước vận chuyển quốc tế tốt phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Hiện tại công ty chưa có đội xe riêng để phtc vt việc kéo container cho khách hàng mà phải hợp tác với nhà xe Do đó lợi nhuận của dịch vt vận chuyển hàng hóa nội địa còn thấp, chưa thu được hoàn toàn Ngoài ra, công ty còn pht thuộc vào nhà xe để sắp xếp kế hoạch làm hàng, kéo hàng từ kho ra cảng và ngược lại, đặc biệt ở những mùa hàng hóa xuất nhập khẩu nhiều, công ty rơi vào thế bị động.
Chính sách đào tạo còn hạn chế, công ty chưa thực sự chú trọng đào tạo dài hạn cho nhân viên, chưa cung cấp các khóa học để trau dồi kiến thức chuyên môn. Hiện tại công ty chỉ mới dừng lại ở việc đào tạo ngắn và trung hạn Do đó nhân viên còn xảy ra nhiều sai sót trong quá trình làm chứng từ, khai báo hải quan cho khách hàng, dẫn đến
Hoạt động Marketing chưa được đầu tư nhiều, còn găp nhiều hạn chế Vì công ty mới thành lập trong vài năm trở lại đây nên chưa gây dựng được thương hiệu mạnh, chiến lược giá rẻ không đem lại lợi ích lâu dài Do đó, về khả năng cạnh tranh còn yếu so với các doanh nghiệp uy tín, kinh nghiệm trong ngành này
Hiện nay, trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam, kèm theo đó là thương mại nội địa mở rộng nhu cầu về dịch vt Logistics tăng nhanh Vì vậy, các công ty dịch vt Logistics cần phải quan tâm, khắc phtc để hạn chế thua thiệt ngay trên sân nhà đối với các đối thủ từ các doanh nghiệp nước ngoài Đây được xem là ngành dịch vt quan trọng, đem lại nguồn thu to lớn cho nền kinh tế nước nhà, thay đổi cơ cấu nền kinh tế hiện nay. Với việc các doanh nghiệp logistics nước ngoài chiếm tới 75% thị trường và các doanh nghiệp trong nước mới chỉ đáp ứng 25% nhu cầu thị trường logisitcs và chỉ dừng lại ở việc cung cấp dịch vt cho một số công đoạn của chuỗi dịch vt quan trọng này với quy mô thị trường chiếm tới 25% GDP thì chắc chắn có ảnh hưởng lớn đến ngành Logistics Việt Nam và cả nền kinh tế Việt Nam nói chung.
Hiện tại công ty đang hoạt động khá chuyên nghiệp và hiệu quả nhưng trên thực tế chỉ mới đáp ứng được một phần của nhu cầu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ cung cấp các dịch vt đơn lẻ, một số công đoạn trong chuỗi cung ứng. Nguyên nhân là do công ty hiện mới thành lập trong vài năm trở lại đây nên quy mô, năng lực, còn gặp nhiều hạn chế.
Công ty thiếu sự liên kết hợp tác và thiếu đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn chuyên nghiệp và trình độ lao động chỉ được đào tạo thông qua công việc. Đây có thể xem là nguyên nhân cơ bản làm cho năng lực cạnh tranh của công ty còn thấp so với các doanh nghiệp nước ngoài, chủ yếu đóng vai trò trung gian cho các hãng tàu, thu lợi nhuận chênh lệnh, thực hiện những thủ ttc đơn lẻ như book cước tàu, khai thuê hải quan, cho thuê phương tiện vận tải,…
Ý kiến đề xuất
3.2.1 Về bộ máy tổ chức
Hiện tại công ty được chia thành 5 phòng ban nhưng bộ máy tổ chức còn chưa đồng đều nên phân chia lại và bổ sung thêm
Công ty nên tăng cường thêm nhân viên giao nhận để dịch vt được tốt hơn, đảm bảo lượng hàng hóa nhiều hơn và giải quyết nhanh chóng, đúng thời hạn công việc Từ đó có thể hạn chế được sự chậm trễ trong việc làm thủ ttc, giao hàng… do những điều kiện khách quan gây ra. Ở phòng chứng từ cần chia ra bộ phận hàng xuất và hàng nhập để tránh nhầm lẫn cũng như để chuyên môn hóa công việc tốt hơn.
Công ty cần tăng cường đội ngũ nhân viên kinh doanh ngày càng lớn mạnh, tăng cường tìm kiếm nguồn khách hàng và tăng doanh thu.
Bên cạnh đó, công ty cần có đội xe container để phtc vt yêu cầu của khách hàng, tránh bị động khi hợp tác với các nhà xe trong mùa cao điểm.
Công ty cần có những chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vt cho nhân viên thường xuyên Điều này rất cần thiết để công ty hoạt động tốt hơn, hiệu quả hoạt động tốt hơn trong bối cảnh lĩnh vực xuất nhập khẩu ngày càng phát triển mạnh mẽ và cạnh tranh khốc liệt.
Nguồn nhân lực công ty hiện nay còn thiếu ở các bộ phận như chứng từ, giao nhận, kinh doanh,… Do đó công ty cần bổ sung thêm nguồn nhân lực ở các bộ phận này.
Ngoài trình độ chuyên môn, nhân viên công ty cần trang bị thêm ngoại ngữ như tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Hàn, để mở rộng hoạt động kinh doanh, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, nhất là các khách hàng lớn thuộc khu công nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài,…Công ty luôn cập nhật các thông tin về Thuế, Quy định, Thông tư của Chính phủ, Hải quan cho nhân viên nắm bắt kịp thời nhằm đưa ra các phương án xuất nhập khẩu, tư vấn cho khách hàng phù hợp.
3.2.3 Về phương hướng hoạt động của công ty
Xúc tiến thương mại là hoạt động vô cùng phong phú Để thực hiện một kế hoạch xúc tiến hiệu quả là một việc rất khó khăn bởi đa phần các công ty ở Việt Nam chưa có nguồn vốn đủ mạnh để theo đuổi chiến lược xúc tiến lâu dài Nhưng để phát triển bền vững, Tobe Logistics cần thúc đẩy hoạt động này.
Công ty nên đầu tư phát triển chiến lược marketing hỗn hợp để có những giải pháp tối ưu để giới thiệu, quảng bá hình ảnh công ty, khẳng định thương hiệu và tìm kiếm nhiều khách hàng, đẩy mạnh sức cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài và nhằm mở rộng thị trường dịch vt Chính sách quảng cáo thích hợp và mạnh mẽ có thể cải thiện tình hình đáng kể Công ty cần xây dựng một ngân sách quảng cáo hợp lý Mức kinh phí phải được dự kiến trước, nghĩa là phải có kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo, tránh rơi vào trường hợp bị động, mất cân bằng, hoặc đang tiến hành dở dang thì hết kinh phí.
Tuy nhiên hình thức được ưa chuộng nhất có vẻ như là các nhân viên của công ty đi đến các đơn vị xuất nhập khẩu để xây dựng quan hệ như hẹn gặp mặt trực tiếp để tư vấn trực tiếp dịch vt của công ty với khách hàng Không chỉ là thường xuyên đi gặp khách hàng để tìm hiểu về những nhu cầu, đòi hỏi của khách
40 hàng đối với dịch vt của công ty, những cuộc trao đổi còn giúp cho hai bên hiểu và tin tưởng lẫn nhau Điều này rất có lợi cho công ty trong những lúc khó khăn Nâng cao chất lượng dịch vt với giá không đổi Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vt, việc nâng cao chất lượng dịch vt là rất khó khăn bởi khái niệm “chất lượng dịch vt” còn rất mơ hồ, chưa có một tiêu chuẩn nào đánh giá Chúng ta chỉ có thể hiểu một dịch vt đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, làm cho khách hàng hài lòng thì là có chất lượng Trong hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa, chất lượng của dịch vt đem đến cho khách hàng sự tin tưởng, yên tâm là hàng hóa của mình đang được an toàn và đến đích chính xác trong tay những người giao nhận mẫn cán nhất.
Trước hết hoạt động giao nhận của công ty phải đáp ứng được những yêu cầu đặc thù cơ bản của nghề nghiệp Đó là nhanh gọn, chính xác, an toàn với chi phí thấp nhất có thể Muốn vậy, công ty pahir tự mình xây dựng một số chỉ tiêu định lượng như thời gian hoàn thành công việc hợp lý và cả một số chỉ tiêu định tính để theo dõi kết quả dịch vt, đánh giá của khách hàng
Chế độ chăm sóc khách hàng:
Công ty nên đề ra những chiến lược ct thể để chăm sóc khách hàng cũ và tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới, mở rộng địa bàn hoạt động và mạng lưới khách hàng ngày càng lớn hơn, nhất là các khách hàng thuộc khu công nghiệp, vì đây là những khách hàng có lượng hàng xuất, nhập khẩu ổn định.
Ngoài ra, công ty thường xuyên tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, đưa ra các lời khuyên về các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương, giải thích ct thể các điều khoản phức tạp để khách hàng không hiểu sai, dẫn đến tranh cãi khi có tranh chấp xảy ra Tư vấn về việc sử dtng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường, những thủ ttc cần thiết liên quan đến hàng hóa như thủ ttc hải quan, xin giấy chứng nhận xuất xứ, nhằm giúp cho hàng hóa được thông quan dễ dàng Những dịch vt bổ sung này mang tính chất như một loại chất xúc tác duy trì và củng cố quan hệ với khách hàng cũng như nâng cao vị thế của công ty trong môi trường cạnh tranh. Đây là biện pháp mang tính chiến lược, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng dịch vt tuy khó khăn nhưng phải được tiến hành đồng bộ sau một quá trình chuẩn bị chu đáo Do vậy, dịch vt phải đem lại lợi ích thực sự và dễ nhận thấy cho khách hàng, có thế doanh nghiệp mới tạo được thế chủ động trong kinh doanh.
Tạo mối quan hệ bền vững bằng sự uy tín, chất lượng của dịch vt, luôn cố gắng làm đúng, đủ, chính xác và đúng thời hạn Luôn tìm hiểu và lắng nghe ý kiến của khách hàng để đem lại sự thỏa mãn tốt nhất cho họ.
