Mục tiêu nghiên cứu
Công ty PTJ Global Logistics đang hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển Bài viết này sẽ phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động dịch vụ của công ty, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả và những thách thức mà PTJ Global Logistics đang đối mặt trong ngành logistics hiện nay.
Công ty PTJ Global Logistics đang tiến hành nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển Qua đó, công ty xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình logistics, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics, cần triển khai một số giải pháp như cải tiến quy trình logistics, tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý đơn hàng, và đào tạo nhân viên chuyên nghiệp Bên cạnh đó, việc thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác vận tải và khách hàng cũng sẽ góp phần tăng cường sự tin tưởng và hiệu quả trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp quan sát và phỏng vấn trực tiếp là cách thu thập thông tin và dữ liệu cần thiết cho nghiên cứu đề tài bằng cách quan sát và đặt câu hỏi trực tiếp với nhân viên trong văn phòng công ty.
Phương pháp thu thập dữ liệu bao gồm việc thu thập tài liệu và báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh, cũng như dữ liệu liên quan đến các thị trường và mặt hàng mà khách hàng thường xuyên sử dụng Đồng thời, phương pháp thống kê được áp dụng để thu thập và xử lý số liệu, từ đó thống kê các tuyến đường và khách hàng phổ biến nhất, cũng như đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty.
Phương pháp so sánh, phân tích và tổng hợp là quy trình dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cùng với các dữ liệu thu thập và thống kê Qua việc phân tích các dữ liệu này, chúng ta có thể tổng hợp thông tin và đưa ra ý kiến đánh giá chính xác về tình hình kinh doanh.
Kết cấu của đề tài
Ngoài lời mở đầu, tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài được chia thành 4 chương: Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công Ty PTJ Global Logistics
Chương 2: Cơ sở lý luận
Chương 3: Thực trạng hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
Chương 4 trình bày các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics Các đề xuất này tập trung vào việc cải thiện quy trình vận chuyển, tăng cường quản lý logistics và áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để tối ưu hóa thời gian và chi phí Đồng thời, việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và đào tạo nguồn nhân lực cũng được xem là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh.
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PTJ GLOBAL LOGISTICS
Thông tin chung về doanh nghiệp
Hình 1.1: Logo của Công ty PTJ Global Logistics
(Nguồn: Công Ty PTJ Global Logistics)
− Tên đơn vị: Công Ty PTJ GLOBAL LOGISTICS
− Loại hình hoạt động: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
− Địa chỉ trụ sở chính: A7/15/17 đường 1A, Xã Vĩnh Lộc B, Huyện Bình Chánh, Thành phố
− Văn phòng làm việc: 72 Dương Đình Hội, Phường Phước Long B, TP.Thủ Đức, TP.HCM
− Số GPKD: 0316792993 do Sở Kế hoạch và Đầu Tư TP.HCM cấp ngày: 07/04/2021 (ngày hoạt động)
− Người đại diện: Ông Phạm Thông
− Website: http://www.ptjvietnam.com/
Quá trình hình thành và phát triển
Năm 2021, sau ba năm tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng, ông Phạm Thông đã thành lập công ty PTJ Global Logistics trong bối cảnh làn sóng dịch Covid-19 thứ 4 tại Việt Nam, gây ra nhiều thách thức cho sự phát triển doanh nghiệp Công ty đối mặt với khó khăn do nguồn vốn hạn chế và đội ngũ nhân lực còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm Hơn nữa, cơ sở vật chất và trang thiết bị còn yếu kém, dẫn đến việc công ty chưa nhận được sự tin tưởng từ khách hàng tiềm năng trong giai đoạn đầu.
Công Ty PTJ Global Logistics đã vượt qua nhiều khó khăn và thách thức để phát triển mạnh mẽ Đội ngũ nhân lực của công ty ngày càng hoàn thiện và được đào tạo bài bản, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững Cơ sở vật chất cũng được nâng cấp với công nghệ hiện đại và phần mềm chuyên dụng, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ Công ty cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nguyên container đường biển với chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh Đến nay, PTJ Global Logistics đã phục vụ hơn 150 khách hàng và tự hào là thương hiệu dịch vụ đáng tin cậy, có khả năng cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.
Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi và lĩnh vực hoạt động
1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ
Hiện nay, Việt Nam đang đàm phán và ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do (FTA), dẫn đến nhu cầu xuất khẩu hàng hóa gia tăng Tuy nhiên, quy trình xuất nhập khẩu phức tạp với nhiều giấy tờ và thủ tục gây khó khăn cho các doanh nghiệp Công ty PTJ Global Logistics ra đời nhằm cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển và hỗ trợ vận tải liên quan Công ty đóng vai trò trung gian, liên hệ với các đơn vị vận tải, sắp xếp và theo dõi chuyến hàng, đồng thời hợp tác với các bên dịch vụ để giúp doanh nghiệp xuất khẩu thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác PTJ Global Logistics tìm kiếm hãng tàu phù hợp, đặt chỗ với mức giá và dịch vụ tốt nhất, cũng như khai hải quan cho lô hàng xuất khẩu Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ đa dạng như bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ C/O, kiểm dịch, hun trùng và vận chuyển nội địa, giúp doanh nghiệp xuất khẩu tiết kiệm thời gian và chi phí khi chỉ cần hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ toàn diện.
Hiện nay, công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ giao nhận toàn cầu, với thế mạnh chủ yếu tại các khu vực Châu Âu, Châu Á, Châu Phi và Trung Đông Một số tuyến cạnh tranh nổi bật của công ty bao gồm Bangladesh, Malaysia và Singapore.
− Vận chuyển đường biển Quốc tế
− Vận tải nội địa (trucking)
− Làm giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
− Làm giấy chứng nhận hun trùng
− Mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu
Tầm nhìn và sứ mệnh
Công ty PTJ Global Logistics đặt mục tiêu trở thành đơn vị hàng đầu và uy tín trong lĩnh vực giao nhận hàng xuất khẩu đường biển tại Việt Nam Với tầm nhìn linh hoạt và đa dạng, công ty không chỉ chú trọng vào việc giao nhận hàng hóa xuất khẩu mà còn hướng đến việc phát triển thành một forwarder hai chiều, phục vụ cả hoạt động xuất và nhập khẩu.
Công Ty PTJ Global Logistics cam kết cung cấp dịch vụ logistics chất lượng cao với chi phí tối ưu, nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và mối quan hệ bền chặt với các hãng tàu cùng các bên dịch vụ hỗ trợ.
Tổ chức quản lý của doanh nghiệp
1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự Công Ty PTJ Global Logistics)
1.5.2 Nhiệm vụ của các phòng ban
Tổng Giám Đốc là người chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo và kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Vai trò của Giám đốc bao gồm việc phối hợp với các phòng ban để xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh và lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn Giám đốc cũng đặt ra chỉ tiêu cho từng phòng ban nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của công ty Định kỳ, Giám đốc kiểm tra và đánh giá tình hình hoạt động, năng suất cũng như hiệu quả làm việc của các phòng ban Hơn nữa, Giám đốc còn thực hiện việc phân tích báo cáo tài chính để điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với thực trạng công việc hàng tháng, quý và năm.
Phòng Hành chính - Nhân sự là bộ phận chủ chốt trong việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân lực cho công ty, đồng thời xây dựng quy chế liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và quản lý hiệu suất nhân viên Bộ phận này cũng quản lý hồ sơ nhân sự và xây dựng hệ thống lương thưởng, phúc lợi, đảm bảo quyền lợi công bằng cho nhân viên theo quy định của nhà nước, bao gồm tính toán ngân sách cho chi phí lao động như quỹ lương và bảo hiểm xã hội Ngoài ra, phòng Hành chính còn đảm bảo an ninh, an toàn lao động và thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo văn bản, tổ chức các cuộc họp và sự kiện hàng năm Họ cũng có trách nhiệm lên kế hoạch mua sắm, quản lý tài sản chung và xây dựng nội quy bảo vệ tài sản của công ty.
Phòng kế toán có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước, đảm bảo hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời về vốn, nợ, khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh Hàng tháng, quý và năm, bộ phận kế toán phải lập báo cáo thu, chi, doanh thu và lợi nhuận để giám đốc theo dõi tình hình kinh doanh Đồng thời, để đáp ứng chiến lược của công ty, phòng kế toán cần xây dựng kế hoạch tài chính cho từng tháng, quý và năm.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm nghiên cứu nhu cầu thị trường và phân tích điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cạnh tranh để xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm thực hiện các chiến lược quảng cáo nhằm thu hút khách hàng và nâng cao độ nhận diện thương hiệu Họ lên kế hoạch tiếp cận thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng, đồng thời mở rộng và phát triển thị trường Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng mới, duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũ, và thiết lập bảng giá dịch vụ để thuận tiện trong việc trao đổi và chốt đơn hàng.
Phòng chứng từ có nhiệm vụ liên hệ và đặt chỗ cho lô hàng theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời cập nhật thông tin quan trọng như Doc Cut off, VGM Cut off, và CY Cut off Bộ phận này phối hợp với phòng Sales để nhắc nhở khách hàng hoàn thành các chứng từ cần thiết như Invoice và Packing List trong thời gian quy định nhằm tránh nhỡ chuyến hoặc rớt tàu Ngoài ra, phòng chứng từ còn chịu trách nhiệm khai báo hải quan, làm B/L, lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, cùng với tất cả hồ sơ giấy tờ liên quan đến lô hàng như hợp đồng và các chứng từ khác Cuối cùng, phòng chứng từ theo dõi và cập nhật tình trạng lô hàng, đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến chứng từ như sửa B/L và cập nhật thông tin tàu đến cảng chậm hơn dự kiến để các bên liên quan được thông báo kịp thời.
Bộ phận hiện trường hoạt động trực tiếp tại cảng, đảm nhiệm việc giao nhận chứng từ xuất khẩu và hoàn tất các thủ tục như nộp thuế và thông quan hải quan Họ là liên lạc chính với hải quan khi có vấn đề liên quan đến hàng hóa, đồng thời hướng dẫn khách hàng về các giấy tờ và thủ tục cần thiết Ngoài ra, bộ phận này còn hỗ trợ bộ phận Sales và chứng từ trong việc làm các giấy tờ và thủ tục khi có yêu cầu.
Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021 và năm 2022 của Công Ty PTJ Global
Bảng 1.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công Ty PTJ Global Logistics năm 2021 và năm 2022 Đơn vị: VND
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH PTJ Global Logistics)
Bảng 1.2: Báo cáo kết quả kinh doanh theo quý của Công Ty PTJ Global Logistics năm 2021 và năm 2022 Đơn vị: Triệu đồng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH PTJ Global Logistics)
Hình 1.3: Biểu đồ so sánh kết quả kinh doanh theo từng quý của Công Ty PTJ Global
Logistics năm 2021 và năm 2022 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH PTJ Global Logistics)
Mặc dù phải đối mặt với làn sóng dịch COVID-19 thứ 4 khắc nghiệt trong năm 2021, công ty vẫn nỗ lực vượt qua khó khăn và đạt doanh thu 12.690.056.000 đồng, một con số ấn tượng cho một doanh nghiệp mới thành lập trong thời điểm dịch bệnh Doanh thu của công ty có sự biến động qua các quý, đặc biệt tăng trưởng mạnh vào quý 4 do nhu cầu nhập khẩu hàng hóa phục vụ mùa lễ hội lớn như Tết và Giáng sinh.
Mặc dù doanh thu đạt 12.690.056.000 đồng, giá vốn hàng bán đã chiếm tới 89%, tương đương 11,291 tỷ đồng Biểu đồ 1.3 cho thấy giá vốn hàng bán biến động tương ứng với doanh thu qua các quý, duy trì tỷ lệ khoảng 89% Nguyên nhân chính là do giá cước vận chuyển tăng cao trong đại dịch Covid-19, gây đứt gãy chuỗi cung ứng, đặc biệt từ các quốc gia như Trung Quốc, Mỹ, và Châu Âu Thời gian quay vòng của tàu kéo dài, phát sinh nhiều chi phí, dẫn đến tình trạng thiếu tàu và container nghiêm trọng Theo Bộ Tài chính, các hãng tàu phải cắt giảm số lượng tàu vận chuyển trên tất cả các tuyến, gây thiếu hụt chỗ chở hàng Hơn nữa, hoạt động giãn cách xã hội và phong tỏa kéo dài đã làm giảm năng lực xử lý hàng hóa tại các cảng ở châu Âu và Bắc Mỹ.
Mỹ gặp phải tình trạng sụt giảm, gây ra tắc nghẽn tại các cảng, dẫn đến sự tồn đọng container trong khu vực Đồng thời, khu vực Trung Quốc và Đông Nam Á lại thiếu hụt container, làm cho giá thuê container tăng cao.
Năm 2022, sau khi dịch Covid-19 được kiểm soát, nhiều nhà xuất khẩu đã bắt đầu sản xuất và xuất khẩu trở lại, mặc dù giá cước tàu biển vẫn cao trong những tháng đầu năm Doanh thu năm 2022 đạt 37.464.657.000 đồng, tăng 195,23% so với năm 2021, với doanh thu của cả bốn quý đều cao hơn đáng kể so với cùng kỳ năm trước, đặc biệt là vào quý 4 trong mùa lễ tết Công ty đã thực hiện các kế hoạch giảm giá vốn hàng bán, như mở rộng quan hệ với nhà cung cấp và ký hợp đồng vận chuyển để có giá ưu đãi, dẫn đến giá vốn hàng bán năm 2022 là 32.011.022.215 đồng, tăng 183,51% so với năm 2021 nhưng chỉ chiếm 85% doanh thu, giảm 4% so với năm trước Để tiếp tục phát triển trong những năm tới, công ty cần tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn, nâng cao chất lượng dịch vụ và ký thêm hợp đồng với các hãng vận tải lớn như COSCO, OOCL, CMA nhằm giảm giá vốn hàng bán và nâng cao hiệu quả kinh doanh Mở rộng mối quan hệ với các bên dịch vụ cũng sẽ giúp công ty thu hút thêm khách hàng và giảm chi phí.
Năm 2021, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty tương đối ổn định, nhưng đến năm 2022, hai loại chi phí này đã tăng đáng kể, với chi phí bán hàng tăng 204,74% và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 155,05% Sự gia tăng này chủ yếu do công ty mở rộng quy mô, thuê thêm nhân viên và đầu tư vào cơ sở vật chất Mặc dù chi phí tăng, nhưng chúng vẫn ở mức chấp nhận được và không ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận Công ty cần duy trì hoặc giảm chi phí bán hàng và quản lý trong những năm tới để cải thiện lợi nhuận Các chi phí doanh nghiệp có sự biến động không đều, đặc biệt ở quý 2 và quý 4, do tổ chức các sự kiện khuyến khích nhân viên và tăng nhu cầu xuất khẩu Quý 4 cũng là thời điểm công ty tri ân khách hàng và khen thưởng nhân viên, dẫn đến chi phí cao hơn so với quý 1 và quý 3.
Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2022 đạt 3.419.081.962 đồng, tăng 355,2% so với năm 2021, với tỷ số lợi nhuận trên doanh thu (ROS) đạt 9,1%, cao hơn 3,2% so với năm trước Sự gia tăng này chủ yếu nhờ vào việc công ty ký hợp đồng nhiều tuyến với các hãng tàu, mang lại giá cước ưu đãi, từ đó nâng cao lợi nhuận từ cước tàu biển Điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả Trong năm tới, công ty cần triển khai giải pháp để tiếp tục giảm giá vốn hàng bán và duy trì chi phí bán hàng, nhằm đạt kết quả kinh doanh tốt hơn.
Trong chương 1, tác giả giới thiệu Công ty TNHH PTJ Global Logistics, bao gồm lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và cấu trúc quản lý Tác giả cũng đánh giá kết quả kinh doanh của công ty trong năm 2021 và 2022, từ đó tạo cơ sở cho việc phân tích và làm rõ hoạt động giao nhận hàng hóa trong các chương tiếp theo.
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Tổng quan hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển
2.1.1 Khái niệm về hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (1996):
Dịch vụ giao nhận là các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa, bao gồm cả tư vấn về hải quan, tài chính, bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan.
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu là một phần quan trọng trong lĩnh vực Logistics, được định nghĩa theo các dịch vụ logistics Theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, lĩnh vực này quy định rõ về các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển và quản lý hàng hóa xuất khẩu.
Dịch vụ Logistics là một hoạt động thương mại quan trọng, trong đó các thương nhân tổ chức thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho và làm thủ tục hải quan Các dịch vụ này được thực hiện dựa trên thỏa thuận với khách hàng nhằm đảm bảo hiệu quả và nhận thù lao tương ứng.
Hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa bao gồm việc tổ chức và thực hiện nhiều công việc như nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, và các thủ tục giấy tờ liên quan đến hàng hóa Dịch vụ này đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, bao gồm khai hải quan, làm giấy kiểm dịch thực vật, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng và số lượng, cũng như mua bảo hiểm Mục tiêu chính của dịch vụ là hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu trong việc thực hiện các thủ tục cần thiết để đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ hiệu quả.
2.1.2 Một số chứng từ quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển
Theo Khoa Kinh Tế trường Đại Học Hàng Hải Việt (2018) một số chứng từ giao nhận hàng hóa phổ biến nhất gồm:
Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng do người bán phát hành cho người mua, bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị và phương thức thanh toán theo thỏa thuận giữa hai bên Đây là cơ sở để người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho người bán.
Bảng kê danh mục hàng hóa (Packing List) là tài liệu chi tiết liệt kê tất cả hàng hóa trong kiện hàng cùng với phương thức đóng gói Nó cung cấp thông tin về loại bao bì, số lượng kiện, khối lượng, trọng lượng và kích thước thực tế của hàng hóa, giúp việc kiểm đếm trở nên thuận tiện và nhanh chóng Ngoài ra, bảng kê này còn giúp người đọc nắm bắt cách thức đóng gói hàng hóa, từ đó hỗ trợ trong việc sắp xếp vị trí và lựa chọn phương tiện vận tải phù hợp.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) là tài liệu quan trọng do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận nguồn gốc sản xuất của hàng hóa tại một vùng lãnh thổ hoặc quốc gia cụ thể Giấy chứng nhận này giúp nhà nhập khẩu giảm thuế và có thể được hưởng các ưu đãi thuế đặc biệt.
Giấy chứng nhận chất lượng là tài liệu xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn sản xuất, tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng thương mại, thường do bên thứ ba có thẩm quyền cấp Mặc dù không bắt buộc cho việc thông quan hàng hóa tại nước xuất khẩu, việc cung cấp chứng nhận này giúp tăng cường lòng tin của khách hàng Trong khi đó, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật là chứng từ cần thiết cho sản phẩm có nguồn gốc thực vật, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo hàng hóa không chứa dịch bệnh và côn trùng nguy hiểm Đây là chứng từ bắt buộc cho các hàng hóa theo quy định pháp luật và cũng là điều kiện cần thiết để nhập khẩu vào một số quốc gia.
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) là tài liệu bắt buộc cho một số mặt hàng như sản phẩm hữu cơ (gạo, tiêu, điều) và các sản phẩm gỗ, bao gồm kiện gỗ và pallet gỗ Chứng thư này cũng cần thiết cho những mặt hàng yêu cầu khử trùng theo quy định của các quốc gia nhập khẩu Được cấp bởi cơ quan kiểm dịch, chứng thư xác nhận hàng hóa đã được xử lý bằng thuốc khử trùng đúng quy trình, nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa, ngăn ngừa côn trùng xâm hại và hạn chế sự phát tán vi sinh vật sống từ gỗ sang các quốc gia khác.
Chứng từ bảo hiểm hàng hóa là tài liệu không bắt buộc do cơ quan bảo hiểm cấp, xác nhận rằng lô hàng đã được mua bảo hiểm theo hợp đồng Chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi của nhà nhập khẩu và xuất khẩu, giúp giảm thiểu thiệt hại tài chính khi xảy ra tai nạn hoặc rủi ro trong quá trình vận chuyển Việc xác định ai sẽ mua bảo hiểm hàng hóa cho lô hàng phụ thuộc vào thỏa thuận giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.
Vận đơn đường biển (Bill Of Lading) là chứng từ quan trọng trong xuất khẩu, do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cung cấp cho người gửi hàng Chứng từ này xác nhận rằng hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc đã được nhận để xếp lên tàu, đồng thời người chuyên chở chịu trách nhiệm giao hàng cho người có quyền nhận tại cảng đích Ngoài ra, vận đơn cũng là cơ sở để xác định quyền sở hữu hàng hóa, cho phép người sở hữu nhận hàng tại cảng đích khi xuất trình chứng từ này.
Tờ khai hải quan là tài liệu thiết yếu và bắt buộc trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa Doanh nghiệp cần khai báo chi tiết thông tin về hàng hóa, bao gồm số lượng và tên mặt hàng, để hoàn tất thủ tục thông quan Tờ khai này không chỉ giúp nhà nước quản lý hàng hóa ra vào quốc gia mà còn đảm bảo ngăn chặn hàng cấm và hỗ trợ cho việc thu thuế.
Giấy chứng nhận y tế là tài liệu quan trọng do Cục An toàn thực phẩm thuộc Bộ Y tế cấp, chứng nhận rằng các sản phẩm thực phẩm, phụ gia thực phẩm, chất hỗ trợ chế biến, và vật liệu bao gói đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm Giấy này đảm bảo rằng hàng hóa đạt yêu cầu về an toàn thực phẩm tại cả nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.
Ngoài các chứng từ phổ biến, mỗi đơn hàng xuất khẩu sẽ có yêu cầu và giấy chứng nhận khác nhau tùy thuộc vào quốc gia và châu lục đến Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của người mua và quy định của quốc gia nhập khẩu.
2.1.3 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển đối với công ty forwarder
Theo Nguyễn Thanh Hùng (2017), quy trình giao nhận hàng hóa gồm các bước:
Hình 2.1: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển đối với công ty forwarder
Bước 1: Đặt chỗ trên tàu theo yêu cầu của người gửi hàng
Dựa trên thông tin hàng hóa mà khách hàng cung cấp, bao gồm tên hàng, cảng đi, cảng đến, loại container, số lượng và trọng lượng hàng hóa, cùng ngày đi dự kiến, công ty forwarder sẽ lựa chọn hãng tàu có tuyến đi và giá cả phù hợp nhất để đặt chỗ Sau khi đặt chỗ, hãng tàu sẽ gửi Booking note cho forwarder, và forwarder sẽ chuyển thông tin này đến người gửi hàng để kiểm tra và xác nhận.
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển
Theo Nguyễn Thị Thùy Dung và Ngô Nữ Mai Quỳnh (2020) thì các yếu tố tác động đến hoạt động giao nhận được gồm các yếu tố sau:
Môi trường pháp luật và chính trị ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa, không chỉ trong phạm vi quốc gia mà còn trên toàn cầu Hàng hóa có thể được vận chuyển qua nhiều quốc gia, vì vậy việc tuân thủ luật pháp quốc gia và luật pháp quốc tế là rất quan trọng Bất kỳ sự thay đổi nào trong quy định pháp luật có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động thương mại và xuất nhập khẩu, từ đó tác động đến quy trình giao nhận hàng hóa.
Môi trường chính trị là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Khi một quốc gia gặp bất ổn chính trị, thương mại sẽ bị tác động, dẫn đến việc người dân giảm nhu cầu mua bán hàng hóa với nước ngoài và các hãng tàu cắt giảm dịch vụ Ví dụ điển hình là cuộc khủng hoảng chính trị Nga – Ukraine, khiến việc giao nhận hàng hóa tại hai quốc gia này trở nên khó khăn, với nhiều hãng vận tải từ chối vận chuyển Bên cạnh đó, điều kiện tự nhiên cũng ảnh hưởng lớn đến vận chuyển hàng hóa, mặc dù vận chuyển đường biển là phương thức tiết kiệm chi phí nhất nhưng lại có thời gian lâu nhất Biến động thời tiết như mưa bão hay nhiệt độ cao có thể gây thiệt hại cho hàng hóa và làm chậm quá trình vận chuyển, dẫn đến tranh chấp trách nhiệm về thiệt hại tài sản và kinh tế.
Bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay đang thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của thương mại, với sự ra đời ngày càng nhiều các hiệp định thương mại tự do Những hiệp định này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động giao nhận hàng hóa mà còn khuyến khích các doanh nghiệp trong và ngoài nước mở rộng sản xuất và hợp tác quốc tế Tuy nhiên, bất kỳ sự vô hiệu hóa nào của các hiệp định hay việc một quốc gia rời bỏ hiệp định tự do đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động thương mại và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của quốc gia đó cũng như các quốc gia khác trong hiệp định.
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của hoạt động sản xuất và thương mại, từ đó làm tăng nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa và thúc đẩy giao nhận hàng hóa Đại dịch Covid-19 đã gây ra tác động tiêu cực đến nền kinh tế toàn cầu, đặc biệt là nền kinh tế Việt Nam, theo thông tin từ Bộ Tài Chính (2022).
Đại dịch Covid-19 đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động thương mại và đầu tư toàn cầu, với giãn cách xã hội dẫn đến suy giảm giá trị xuất, nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ Thu nhập và tiêu dùng giảm sút, làm đình trệ hoạt động xuất, nhập khẩu Các trung tâm sản xuất lớn như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và Mỹ, vốn đóng vai trò quan trọng trong chuỗi giá trị toàn cầu, cũng bị tác động nặng nề Hệ quả là cung cầu hàng hóa toàn cầu ngưng trệ, khối lượng thương mại hàng hóa giảm mạnh ngay từ đầu năm 2020 và tiếp tục sụt giảm trong các tháng sau đó.
Sự sụt giảm của nền kinh tế và hoạt động sản xuất thương mại đình trệ, cùng với gián đoạn trong thương mại do đại dịch Covid, đã dẫn đến nhu cầu và hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển giảm mạnh.
Trong môi trường kinh tế hiện nay, các yếu tố như xăng dầu, lạm phát và tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng lớn đến nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận Khi giá xăng dầu tăng, chi phí vận chuyển cũng gia tăng, khiến doanh nghiệp thường chờ đợi giá xăng giảm trước khi tiến hành giao nhận Việc Nga bị cấm vận đã làm giảm nguồn cung xăng dầu, đẩy giá lên cao và tác động mạnh đến hoạt động thương mại Ngoài ra, biến động tỷ giá hối đoái cũng ảnh hưởng đến chi phí giao nhận, đặc biệt là trong các hợp đồng lớn Lạm phát làm tăng giá hàng hóa, từ đó tác động đến chi phí giao nhận Do đó, doanh nghiệp cần dự báo và chuẩn bị các phương án phù hợp để giảm thiểu rủi ro từ những biến động này.
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, lĩnh vực logistics đang ngày càng áp dụng nhiều công nghệ tiên tiến như theo dõi lịch trình lô hàng, sử dụng robot tự động trong quản lý kho, khai báo hải quan, và quản lý đội xe Những phần mềm ứng dụng công nghệ không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả và năng suất giao nhận Do đó, việc không cập nhật công nghệ mới sẽ khiến hoạt động giao nhận trở nên lạc hậu, giảm sút hiệu quả và năng suất.
Các yếu tố cơ sở hạ tầng như hệ thống giao thông, quy mô bến cảng và hệ thống thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc giao nhận hàng hóa đường biển, ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu Những yếu tố này có thể tạo điều kiện thuận lợi hoặc gây ra khó khăn cho quá trình giao nhận hàng hóa.
Ngành Logistics hiện nay đang phát triển mạnh mẽ và được đánh giá là có tiềm năng lớn, với sự gia tăng đáng kể số lượng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics Theo Tổng Cục Thống Kê, sự cạnh tranh trong lĩnh vực này ngày càng trở nên khốc liệt, tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp.
Tính đến năm 2021, Việt Nam có hơn 43.000 doanh nghiệp logistics, tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt với các đối thủ nước ngoài Sự cạnh tranh này không chỉ đến từ kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ mà còn từ giá cả Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần phân tích đối thủ, từ đó xác định và xây dựng thế mạnh riêng, nâng cao năng lực cạnh tranh, thương hiệu và uy tín trên thị trường.
Hiện nay, khách hàng có nhiều lựa chọn về phương thức vận chuyển như đường hàng không, đường bộ và đường sắt, nhờ vào sự phát triển và hoàn thiện của các dịch vụ này Mặc dù vận chuyển bằng đường biển có chi phí thấp, nhưng thời gian giao hàng thường kéo dài Do đó, đối với các mặt hàng nhỏ lẻ hoặc cần giao nhanh, khách hàng thường ưu tiên các phương thức vận chuyển khác như đường hàng không, đường bộ và đường sắt.
Cơ sở vật chất và công nghệ thông tin là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực cạnh tranh và hiệu quả làm việc của doanh nghiệp Cơ sở vật chất, bao gồm văn phòng, kho hàng, và các phương tiện vận chuyển, tạo nền tảng cho hoạt động và phát triển, giúp giao nhận diễn ra nhanh chóng và dễ dàng kiểm soát chất lượng dịch vụ Đồng thời, công nghệ thông tin đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý vận hành kho và đội xe, theo dõi thông tin lô hàng theo thời gian thực, và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Nguồn lực công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực, đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo dựng giá trị, niềm tin cho công ty Sự nhanh chóng và hiệu quả trong hoạt động giao nhận hàng hóa phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, am hiểu pháp luật và kinh nghiệm của nhân viên tư vấn Đồng thời, người điều hành doanh nghiệp cần có khả năng tổ chức và sắp xếp quy trình giao nhận một cách hợp lý, đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và chi phí Họ cũng phải có bản lĩnh, kinh nghiệm dày dạn để xử lý các tình huống bất ngờ, từ đó xây dựng lòng tin và sự tín nhiệm từ phía khách hàng.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của ngành logistics, việc công ty xây dựng chính sách ưu đãi và chăm sóc khách hàng trung thành là rất quan trọng để thu hút và giữ chân khách hàng Một môi trường làm việc thoải mái cùng chế độ lương thưởng hợp lý sẽ tạo động lực cho nhân viên, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Điều này không chỉ giúp hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty, góp phần xây dựng lòng tin và uy tín với khách hàng.
Khái niệm, vai trò của người giao nhận
2.3.1 Định nghĩa về người giao nhận và các bên liên quan
Theo Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội giao nhận (1996):
Người giao nhận là người đảm nhận trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng ủy thác, hành động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ thực hiện các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Theo Luật thương mại Việt (2005), Điều 233 người giao nhận được định nghĩa là:
Thương nhân chịu trách nhiệm thực hiện nhiều công việc liên quan đến hàng hóa, bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ khác Họ cũng cung cấp dịch vụ tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu và giao hàng theo thỏa thuận, nhằm hưởng thù lao từ những dịch vụ này.
Người giao nhận thực hiện tất cả các công việc liên quan đến vận chuyển hàng hóa, bao gồm tư vấn tuyến đường, đặt chỗ trên tàu, nhận hàng, sắp xếp phương tiện vận tải nội địa, và làm thủ tục hải quan Họ có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa từ địa chỉ người gửi đến người nhận một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí Người giao nhận có thể là chủ hàng tự thực hiện quy trình hoặc là chủ tàu nhận ủy thác từ chủ hàng Ngoài ra, họ có thể sở hữu phương tiện vận tải hoặc thuê người vận tải để thực hiện việc giao nhận hàng hóa.
Người gửi hàng là cá nhân hoặc tổ chức trực tiếp tổ chức và ký hợp đồng vận chuyển với đơn vị giao nhận Họ có thể là chủ hàng hoặc được ủy quyền bởi chủ hàng để thực hiện việc đóng gói, ký kết hợp đồng và giao hàng cho công ty vận chuyển.
Người nhận hàng là cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền để nhận và kiểm tra hàng hóa Thông thường, người nhận hàng là người mua, được chỉ định trên vận đơn đích danh, và người chuyên chở sẽ giao hàng tại cảng đích Tuy nhiên, trong trường hợp vận đơn vô danh, người nhận hàng không nhất thiết phải là người mua, mà là người xuất trình vận đơn gốc.
Người chuyên chở: Theo Công ước của Liên Hiệp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển (1978):
Người chuyên chở là cá nhân hoặc tổ chức ký kết hợp đồng vận tải biển với người gửi hàng, có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ cảng đi đến cảng đích theo thỏa thuận Họ có thể là chủ tàu hoặc người thuê tàu để thực hiện nghĩa vụ vận chuyển theo hợp đồng đã ký.
2.3.2 Vai trò của người giao nhận
Theo Hoàng Văn Châu (2019), người giao nhận mang hai vai trò chính gồm:
Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở
Khi người giao nhận hoạt động như một nhà chuyên chở, họ trở thành nhà cung cấp dịch vụ độc lập, thực hiện và chịu trách nhiệm về tất cả các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng Trong tình huống này, người giao nhận không chỉ là người vận chuyển hàng hóa mà còn phát hành các chứng từ vận tải cần thiết.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa, không chỉ khi họ sở hữu phương tiện riêng mà còn khi họ cam kết chịu trách nhiệm như một người chuyên chở Nếu người giao nhận thuê đơn vị vận chuyển hoặc công ty giao nhận khác để thực hiện hợp đồng, họ vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi sai sót và lỗi lầm do các đơn vị này gây ra.
Theo Công ước Brussels 1924, Điều 4, có một số trường hợp mà người giao nhận có thể được miễn trách nhiệm như người chuyên chở.
Thiếu sót hoặc không chính xác trong ký mã hiệu, bao bì không đầy đủ, và sự hao hụt về thể tích hay trọng lượng, cùng với bất kỳ mất mát hay hư hỏng nào do phẩm chất hoặc khuyết tật của hàng hóa, đều có thể xảy ra Ngoài ra, hành vi hoặc thiếu sót của người gửi hàng, chủ hàng, đại lý hoặc đại diện của họ cũng góp phần vào vấn đề này Các yếu tố như chiến tranh, thiên tai, cháy nổ, bạo động, và nổi loạn, cũng như hành vi, sơ suất hay khuyết điểm của thuyền trưởng, thủy thủ, hoa tiêu hoặc người giúp việc cho người chuyên chở trong việc điều khiển tàu, đều có thể được xem là trường hợp bất khả kháng.
Người giao nhận đóng vai trò là đại lý của chủ hàng
Người giao nhận đóng vai trò là đại lý, hoạt động như trung gian giữa người gửi hàng và người chuyên chở, giúp người chuyên chở tiếp cận nhiều khách hàng hơn và người gửi hàng nhanh chóng tìm được dịch vụ vận chuyển Họ sẽ thu xếp các công việc theo ủy thác của cả hai bên, bao gồm nhận hàng, giao hàng, làm thủ tục hải quan và lưu kho Tuy nhiên, người giao nhận phải chịu trách nhiệm nếu thực hiện không đúng chỉ dẫn giao hàng, quên mua bảo hiểm hoặc mua bảo hiểm không đúng, sai sót trong thủ tục hải quan, giao sai cảng đích, hoặc giao hàng cho người không phải là người nhận Theo Nguyễn Thanh Hùng (2017), có những trường hợp mà người giao nhận không chịu trách nhiệm.
Khách hàng có thể chịu trách nhiệm về các lỗi liên quan đến hàng hóa, bao gồm việc đóng gói và ghi ký mã hiệu không đúng cách, hoặc do bản chất của hàng hóa Ngoài ra, các yếu tố như chiến tranh, đình công và các trường hợp bất khả kháng cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình giao nhận Người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất lợi nhuận do chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ nếu nguyên nhân không phải do lỗi của họ.
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa
Theo nghiên cứu của Phan Hồng Tuyết (2019), hiệu quả hoạt động giao nhận được đánh giá qua ba tiêu chí chính: thời gian, chi phí, và độ an toàn, chính xác Đoàn Thị Hồng Ánh (2022) bổ sung rằng mức độ hiệu quả còn phụ thuộc vào an toàn hàng hóa, thời gian giao hàng, chi phí, và mức độ hoàn thành dịch vụ Ngoài ra, Phùng Linh Sơn (2013) nhấn mạnh rằng chất lượng dịch vụ Logistics của công ty cần được xem xét qua các yếu tố như thời gian, độ an toàn hàng hóa, giá dịch vụ, phương thức phục vụ, và chất lượng kho bãi.
Các tác giả Phan Thị Hồng Tuyết, Đoàn Thị Hồng Ánh và Phùng Sơn Linh đã đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển dựa trên các tiêu chí như thời gian giao hàng, chi phí dịch vụ và mức độ an toàn hàng hóa Đoàn Thị Hồng Ánh còn bổ sung tiêu chí mức độ hoàn thành dịch vụ, trong khi Phùng Sơn Linh nhấn mạnh cách thức phục vụ và chất lượng kho bãi Tóm lại, hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa được xác định qua những tiêu chí này.
Chi phí dịch vụ của công ty giao nhận cần được công khai và minh bạch, đảm bảo thu đúng giá cước đã cam kết với khách hàng Chi phí hợp lý là một trong những lợi thế cạnh tranh quan trọng của các công ty giao nhận Để duy trì mức chi phí hợp lý nhất, các công ty cần quản lý tốt chi phí, hạn chế sai sót trong chứng từ và kiểm soát các chi phí phát sinh.
Thời gian vận chuyển là yếu tố quan trọng không kém chi phí dịch vụ, vì nếu dịch vụ rẻ nhưng không đúng hẹn, hàng hóa có thể bị hư hỏng Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của công ty giao nhận mà còn tác động đến danh tiếng của người gửi hàng Do đó, thời gian vận chuyển là tiêu chí đánh giá sự hài lòng của khách hàng và quyết định việc sử dụng dịch vụ của công ty trong tương lai.
An toàn và chính xác trong vận chuyển hàng hóa là tiêu chí hàng đầu đánh giá hiệu quả giao nhận của công ty Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo hàng hóa được giao đầy đủ và nguyên vẹn đến người nhận Để đạt được điều này, công ty cần chú trọng không chỉ vào địa điểm giao hàng mà còn vào việc đảm bảo tính chính xác của các hồ sơ và chứng từ liên quan, nhằm tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Chăm sóc khách hàng là một yếu tố quan trọng trong ngành dịch vụ giao nhận, yêu cầu công ty phải cập nhật thông tin một cách kịp thời và liên tục để khách hàng có thể theo dõi lô hàng của mình Trong quá trình giao nhận, nếu xảy ra các vấn đề như sai chứng từ, đóng sai hoặc thiếu hàng, công ty cần nhanh chóng hỗ trợ khách hàng bằng cách đưa ra giải pháp và hướng dẫn giải quyết Sự hỗ trợ này không chỉ giúp khách hàng vượt qua khó khăn mà còn nâng cao mức độ hài lòng và lòng trung thành của họ đối với công ty.
Cơ sở pháp lý
Trong kinh doanh thương mại, đặc biệt là trong thương mại quốc tế và hoạt động xuất nhập khẩu, việc xảy ra tranh chấp kiện tụng là điều không thể tránh khỏi.
Để đảm bảo quyền lợi của các bên trong hoạt động thương mại và vận chuyển quốc tế, việc dựa vào cơ sở pháp lý là rất quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp khi phát sinh.
Theo Nguyễn Thanh Hùng (2017), hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa được điều chỉnh bởi các quy phạm Quốc tế và pháp luật hiện hành trong nước sau
2.5.1 Các quy phạm pháp luật Quốc Tế
Các công ước về vận đơn, vận tải, công ước quốc tế về hợp đồng mua bán,
Công ước Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (Công ước viên 1980) và các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterm) là hai văn bản quan trọng trong buôn bán quốc tế Chúng quy định rõ nghĩa vụ của người mua và người bán, cũng như nơi chuyển giao rủi ro trong giao dịch thương mại.
Công ước Liên Hợp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương thức Quốc tế 1980 và Quy tắc của UNCTAD và ICC về chứng từ vận tải đa phương thức (số phát hành 481, có hiệu lực từ 1/1/1992) quy định các vấn đề cơ bản trong vận tải đa phương thức Cả hai văn bản này đều xác định rõ trách nhiệm của người kinh doanh vận tải đa phương thức, góp phần nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong lĩnh vực vận tải.
Liên quan đến vận tải đường biển, có ba quy định quan trọng: Công ước của Liên Hiệp Quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển năm 1978 (Quy tắc Hamburg), Nghị định thư Visby 1968, và Công ước Quốc tế về thống nhất một số quy tắc vận đơn đường biển ký kết tại Brussels ngày 25/4/1924 (Công ước Brussels 1924) Cả ba quy tắc này đều quy định chi tiết về vận đơn và vận tải biển, trong khi Quy tắc Hamburg và Nghị định thư Visby 1968 còn điều chỉnh việc chuyên chở hàng hóa đóng trong Container.
2.5.2 Các quy phạm pháp luật trong nước
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải và hợp đồng thương mại, bao gồm Bộ luật hàng hải 1990 và Luật thương mại, đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh các loại hợp đồng và hoạt động thương mại Những quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong các giao dịch vận tải và thương mại.
Vào năm 2005, Nghị định 25CP, 200CP, 330CP và Quyết định số 2106 (23/8/1997) của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải đã quy định về việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam, cùng với các văn bản và nghị định liên quan khác.
Trong chương 2, tác giả trình bày tổng quan về lý luận liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu, bao gồm khái niệm và vai trò của người giao nhận, quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động này Bên cạnh đó, chương cũng đề cập đến các tiêu chí đánh giá hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển và cơ sở pháp lý liên quan Những nội dung này sẽ là nền tảng cho tác giả phân tích thực trạng hoạt động giao nhận của Công Ty PTJ Global Logistics trong chương 3.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH
Thực trạng hoạt động dịch vụ giao nhận bằng đường biển nguyên container của Công Ty TNHH PTJ Global Logistics
3.1.1 Thống kê mặt hàng giao nhận của Công Ty TNHH PTJ Global Logistics
Bảng 3.1: Thống kê số lượng container theo từng mặt hàng năm 2021
STT Mặt hàng 20DC (Cont) 40HQ (Cont) Số TEU Tỷ trọng (%)
1 Viên nén gỗ, mùn cưa - 70 140 30.57
(Nguồn: phòng chứng từ công ty PTJ Global Logistics) Bảng 3.2: Thống kê số lượng container theo từng mặt hàng năm 2022
STT Mặt hàng 20DC (Cont) 40HQ (Cont) Số TEU Tỷ trọng (%)
5 Viên nén gỗ, mùn cưa - 71 142 11.39
(Nguồn: Phòng chứng từ công ty PTJ Global Logistics)
Trong hai năm 2021 và 2022, các mặt hàng giao nhận chủ yếu của công ty bao gồm gạo, đá vôi, bún mì khô, hóa chất, viên nén gỗ và mùn cưa Đáng chú ý, lượng TEU xuất khẩu mặt hàng gạo đã tăng từ 81 TEU năm 2021 lên 350 TEU năm 2022 nhờ việc tiếp cận thị trường xuất khẩu gạo tại Châu Phi và Châu Âu, đặc biệt là Nam Phi và Thổ Nhĩ Kỳ, cùng với sự gia tăng đáng kể số lượng TEU xuất khẩu qua Singapore Ngược lại, mặc dù viên nén gỗ và mùn cưa có số TEU cao nhất trong năm 2022, nhưng chỉ tăng 2 TEU so với năm trước Mặc dù đây là mặt hàng tiềm năng tại Châu Âu, do nhu cầu sử dụng viên nén gỗ và mùn cưa để sưởi ấm và làm nguyên liệu cho nhà máy điện, công ty vẫn chưa tiếp cận được các nhà sản xuất và xuất khẩu lớn ở Việt Nam, vì hầu hết doanh nghiệp trong nước chỉ hoạt động thương mại nội địa.
Theo bảng 3.1 và 3.2, mặt hàng đá vôi đứng ở vị trí thứ 2 trong cả hai năm tại thị trường Bangladesh, với 248 TEU, chiếm 19.89% tổng số TEU năm 2022, tăng 160 TEU so với năm 2021 Các sản phẩm nông sản chủ lực của Việt Nam, như tiêu xuất khẩu sang Singapore, Nam Phi, Thổ Nhĩ Kỳ và bún mì khô xuất sang Nhật Bản, cũng đóng góp đáng kể, trong đó sản phẩm tiêu đạt 122 TEU, chiếm 9.87% tổng số TEU năm.
Năm 2022, lượng hàng hóa xuất khẩu tăng 96 TEU so với năm 2021 Đặc biệt, mặt hàng bún khô trở nên phổ biến hơn tại thị trường Nhật Bản, đạt 190 TEU, chiếm 15.24% tổng lượng xuất khẩu, tăng 112 TEU so với năm trước.
2021 Bên cạnh đó còn có mặt hàng hóa chất với 90 TEU năm 2022 tăng 45 TEU so với năm
2021, mặt hàng này chủ yếu được vận chuyển sang thị trường Malaysia Ngoài ra trong năm
Năm 2022, công ty đã mở rộng danh mục hàng hóa giao nhận, với nước ngọt xuất khẩu sang Ả Rập Xê Út đạt 37 TEU (2.97% tổng số TEU) và thức ăn chăn nuôi sang Jordan đạt 28 TEU (2.25% tổng số TEU) Sau một năm 2021 khó khăn do dịch bệnh, tổng khối lượng hàng hóa giao nhận của công ty đã tăng lên 1247 TEU, tăng 789 TEU so với năm trước Các mặt hàng chủ yếu bao gồm nông sản, hóa chất, đá vôi, viên nén, nước ngọt và thức ăn chăn nuôi, trong đó viên nén gỗ có tiềm năng lớn tại thị trường châu Âu, nơi tiêu thụ 23,1 triệu tấn vào năm 2021 và dự kiến tăng lên 24,3 triệu tấn vào năm 2022 Với lệnh cấm xuất khẩu gỗ từ Nga sang châu Âu, thị trường này trở nên hấp dẫn đối với Việt Nam Công ty cần lên kế hoạch tiếp cận các doanh nghiệp xuất khẩu viên nén gỗ trong năm 2023 để khai thác tiềm năng này Ngoài ra, hạt tiêu là mặt hàng xuất khẩu chủ lực nhưng chỉ chiếm 122 TEU trong năm 2022, cho thấy cần có chiến lược mạnh mẽ hơn Thêm vào đó, nhu cầu nước ngọt tại Ả Rập Xê Út và Nam Phi cùng với việc xuất khẩu thức ăn chăn nuôi sang Trung Quốc, Campuchia, Ấn Độ và Philippines là những cơ hội mà công ty cần khai thác trong tương lai.
3.1.2 Thống kê thị trường giao nhận của Công Ty PTJ Global Logistics
Bảng 3.3: Doanh thu theo thị trường và mặt hàng giao nhận của Công Ty PTJ Global
STT Thị trường Mặt hàng Doanh thu năm
5 Đức Viên nén gỗ, mùn cưa 3.683.016.000 8.204.000.000
6 Ý Viên nén gỗ, mùn cưa 4.814.400.000 4.955.720.000
7 Thổ Nhĩ Kỳ Gạo, tiêu 0 3.797.280.000
9 Ả Rập Xê Út Nước giải khát 0 2.168.200.000
10 Jordan Thức ăn chăn nuôi 0 1.312.640.000
11 Các thị trường khác Các mặt hàng khác 0 1.068.865.000
(Nguồn: Phòng chứng từ công ty PTJ Global Logistics)
Hình 3.1: Biểu đồ tròn thể hiện tỷ trọng doanh thu của các thị trường giao nhận tại Công
Ty PTJ Global Logistics năm 2021 và năm 2022
(Nguồn: Phòng chứng từ công ty PTJ Global Logistics)
Doanh thu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển trong năm 2022 đã tăng đáng kể so với năm 2021, nhờ vào việc kiểm soát dịch bệnh và hồi phục kinh tế Các doanh nghiệp xuất khẩu đã khôi phục kế hoạch xuất khẩu sau thời gian dài gián đoạn do Covid-19, dẫn đến sự gia tăng lượng hàng hóa và nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận.
Trong hai năm 2021 và 2022, PTJ Global Logistics ghi nhận doanh thu cao nhất từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển tại thị trường Châu Âu, đặc biệt là Đức và Ý Cụ thể, doanh thu từ Đức đạt 8.204.000.000 đồng, chiếm 21.9% tổng doanh thu năm 2022, tăng 4.520.984.000 đồng so với năm trước Trong khi đó, thị trường Ý đạt 4.955.720.000 đồng, chiếm 13.23% tổng doanh thu năm 2022, tăng 141.320.000 đồng so với năm 2021 Ngoài hai thị trường này, Thổ Nhĩ Kỳ cũng mang lại doanh thu đáng kể cho công ty với 3.797.280.000 đồng, chiếm 10.14% tổng doanh thu năm 2022, mặc dù công ty chỉ mới bắt đầu hoạt động tại thị trường này trong năm 2022.
Ngoài thị trường Châu Âu, thị trường Châu Á cũng ghi nhận doanh thu ấn tượng trong năm 2022 Đặc biệt, Bangladesh dẫn đầu với doanh thu 5.231.808.000 đồng, chiếm 13.96% tổng doanh thu, tăng 3.155.008.000 đồng so với năm 2021, chỉ đứng sau Đức Tiếp theo là Singapore với doanh thu 3.084.704.000 đồng, chiếm 8.23% tổng doanh thu, tăng 2.797.964.000 đồng so với năm trước Nhật Bản cũng có doanh thu đáng chú ý đạt 2.484.640.000 đồng, chiếm 6.36% tổng doanh thu năm 2022.
2 lần so với năm 2021 Cuối cùng là Malaysia với doanh thu đạt 769.960.000 đồng chiếm 2.13% tổng doanh thu, và tăng gấp 4 lần so với năm 2021
Trong năm 2022, công ty đã mở rộng hoạt động giao nhận hàng hóa sang các thị trường mới ở Trung Đông và Châu Phi, trong đó thị trường Nam Phi đóng góp đáng kể với doanh thu 4.359.840.000 đồng, chiếm 11.64% tổng doanh thu Tại Trung Đông, Ả Rập Xê Út ghi nhận doanh thu 2.168.200.000 đồng, chiếm 5.79%, và Jordan đạt 1.312.640.000 đồng, tương ứng 3.5% tổng doanh thu năm 2022.
Trong năm 2022, tổng số container cho mặt hàng viên nén gỗ và mùn cưa xuất khẩu sang Đức và Ý chỉ đạt 71 container 40 feet, trung bình khoảng 5-6 container mỗi tháng Doanh thu từ hai thị trường này chiếm tỷ lệ cao, với Đức đạt 21.9% và Ý 13.23% tổng doanh thu của công ty Ngược lại, mặt hàng bún mì khô gửi đến Nhật Bản chỉ đạt 30 container 20 feet và 80 container 40 feet, nhưng chỉ chiếm 6.36% tổng doanh thu Điều này cho thấy doanh thu từ thị trường Châu Á thấp hơn nhiều so với Châu Âu, chủ yếu do cước vận chuyển thấp hơn đến Châu Á Cụ thể, cước vận chuyển đến Nhật Bản là khoảng 600 USD cho container 20 feet và 1100 USD cho container 40 feet, trong khi đến Đức là 3500 USD và 7000 USD tương ứng Thời gian vận chuyển cũng khác biệt, với Châu Âu mất từ 35-45 ngày, trong khi Châu Á chỉ khoảng 7 ngày.
Thời gian vận chuyển hàng hóa đến các thị trường Châu Âu thường kéo dài khoảng 15 ngày, dẫn đến rủi ro cao hơn cho hàng hóa Điều này cũng là một trong những nguyên nhân khiến cước phí tàu biển đến Châu Âu cao hơn so với các thị trường Châu Á.
3.2 Quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
3.2.1 Sơ đồ quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
Hình 3.2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
(Nguồn: Công Ty PTJ Global Logistics)
3.2.2 Diễn giải các bước trong quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics Để hiểu rõ và cụ thể quy trình dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics Tác giả sử dụng bộ chứng từ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container giữa công ty VNT Tradimex.,JSC và công ty PTJ Global Logistics
Thông tin chung về lô hàng xuất khẩu:
− Người xuất khẩu: VNT Tradimex.,JSC
− Địa chỉ: Hamlet 3, Hai Boi Village, Hai Boi Commune, Dong Anh District, Ha Noi, Vietnam
− Người nhập khẩu: FERTITRADE (M) SDN BHD
Bước 8: Gửi bộ chứng từ gốc
Bước 4: Làm thủ tục hải quan và thông quan Bước 5: Submit SI và VGM
Bước 6: Kiểm tra B/L và sửa B/L Bước 7: Mua bảo hiểm (nếu có)
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Bước 2: Đặt chỗ trên tàu Bước 3: Vận tải nội địa (nếu có)
Bước 9: Xuất hóa đơn và lưu hồ sơ
− Địa chỉ: M-3-3, Pusat Perdagangan Kota Damansara, No.12, Jalan Pju 5/1, Kota Damansara, Petaling Jaya, Selangor, Malaysia
− Mô tả hàng hóa: Zinc Sulphate Heptahydrate (Kẽm Sulfat)
− Cảng bốc hàng: Hải Phòng, Việt Nam
− Cảng dỡ hàng: Bintulu, Malaysia
Các nhà xuất khẩu lớn thường tự xử lý quy trình xuất khẩu, nhưng các nhà xuất khẩu nhỏ thiếu kinh nghiệm thường tìm đến công ty PTJ Global Logistics để được hỗ trợ Khi nhận đơn hàng quốc tế, doanh nghiệp sẽ liên hệ với PTJ Global Logistics qua email hoặc mạng xã hội như Zalo, cung cấp thông tin chi tiết như tên hàng, cảng đi, cảng đến, loại container, số lượng, trọng lượng và ngày đi dự kiến Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ tư vấn về hãng tàu và lịch trình phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng.
Công Ty VNT Tradimex.,JSC đã gửi yêu cầu đặt chỗ cho Công Ty PTJ Global Logistics với thông tin cụ thể về hàng hóa là kẽm sulfat (Zinc Sulphate Heptahydrate) Cảng xuất phát là Hải Phòng và cảng đích là Bintulu, với số lượng 2 container 20 và tổng khối lượng 54 tấn Ngày dự kiến khởi hành là 24/07/2022.
Bước 2: Đặt chỗ với hãng tàu là giai đoạn quan trọng, trong đó Công Ty PTJ Global Logistics sẽ tiến hành đặt chỗ cho hàng hóa dựa trên thông tin khách hàng đã cung cấp Sau khi đặt chỗ, hãng tàu sẽ gửi booking note và lệnh cấp container rỗng cho công ty forwarder Các forwarder sẽ chuyển booking note đến chủ hàng để họ kiểm tra tính chính xác của thông tin, bao gồm cả cảng đến, cảng đi, ngày khởi hành, ngày cập bến, tên hàng hóa, khối lượng, loại container và ngày cắt máng, giúp khách hàng chuẩn bị cho các bước tiếp theo trong quy trình vận chuyển.
Bên cạnh đó khi nhận được booking note này các forwarder cần tìm hiểu kỹ để nắm bắt thông tin Đặc biệt là thông tin về:
− Hạn cuối Shipper phải xác nhận nội dung B/L cho hãng tàu (Doc Cut off);
− Hạn cuối xác nhận tổng trọng lượng container (VGM Cut off )
− Hạn cuối nhà xuất khẩu giao container đã đóng hàng hóa đến bãi hạ container được chỉ định và thanh lý vào sổ tàu (CY Cut off )
Công ty forwarder sẽ nhắc nhở khách hàng về việc lấy container rỗng để đóng hàng, hạ container, nộp chứng từ và hoàn thành thủ tục đúng thời gian quy định Việc này giúp tránh tình trạng lấy container sớm hoặc thanh lý container muộn, từ đó ngăn ngừa việc bốc xếp lên tàu trễ và phát sinh thêm phí Đồng thời, việc nộp chứng từ và hoàn thành thủ tục đúng hạn cũng rất quan trọng để tránh rớt tàu Đối với lô hàng xuất thực tế của Công Ty VNT Tradimex., JSC, Booking Note là một phần không thể thiếu.
1) gồm một số thông tin quan trọng:
− Tên hàng: Sulphates; N.E.C In Item No
− Cảng đi (POL): Hải Phòng
− Khối lượng hàng hóa: 54.000 Kgs
− Nơi lấy rỗng: Depot Hải Phòng
− Nơi hạ container: Nam Hải ICD
Một số trường hợp thực tế xảy ra trong quá trình giao nhận tại Công Ty PTJ
Khi khách hàng cần lấy container sớm hơn thời gian lưu container miễn phí (DET) hoặc gia hạn ngày lưu bãi miễn phí (DEM) tại cảng đến, Công Ty PTJ Global Logistics sẽ gửi email cho nhân viên Sales của hãng tàu để thương lượng giá gia hạn hoặc xin thêm ngày lưu miễn phí, tùy thuộc vào mối quan hệ với hãng tàu Việc xin thêm DEM, DET thường dễ dàng hơn với các hãng tàu mà công ty có tần suất đặt chỗ ổn định Nếu không xin được gia hạn, công ty sẽ cố gắng thương lượng mức phí DEM, DET thấp nhất, và nếu không thành công, mức phí này sẽ theo bảng giá tiêu chuẩn của từng hãng tàu Đối với việc xin gia hạn DEM ở cảng đích, khó khăn hơn do hàng hóa lưu lâu có thể gây ra tắc nghẽn cảng, nhưng nhờ vào mối quan hệ tốt với các hãng tàu, công ty vẫn có khả năng xin thêm DEM thông qua sales của hãng tàu.
Khi khách hàng phát hiện sai sót thông tin trên Invoice và Packing List, việc điều chỉnh thông tin là cần thiết Tại Công Ty PTJ Global Logistics, nếu Shipper chỉ còn 30 phút trước khi Cut Off CY và không kịp điều chỉnh thông tin khai hải quan, công ty sẽ gửi email xin gia hạn thời gian Cut Off từ hãng tàu Tuy nhiên, việc gia hạn này không phải lúc nào cũng khả thi, phụ thuộc vào lịch trình cập cảng của tàu Trong trường hợp xấu nhất, hãng tàu có thể từ chối yêu cầu gia hạn, dẫn đến việc rớt tàu.
Khi người gửi hàng cần thay đổi tên người nhận trên vận đơn sau khi hàng hóa đã đến cảng đích, vấn đề thường phát sinh do việc quản lý nhiều khách hàng cùng lúc Việc không kiểm tra kỹ tên người nhận có thể dẫn đến nhầm lẫn giữa các lô hàng Nếu tàu đã đến cảng và thời gian sửa vận đơn đã hết, công ty cần điều chỉnh manifest, điều này sẽ phát sinh phí chỉnh sửa và khai hải quan đầu nhập Trong thời gian chờ đợi sự xác nhận từ hãng tàu và hải quan, nếu quá thời gian miễn phí sử dụng container, người gửi hàng sẽ phải chịu thêm chi phí lưu container và lưu bãi tại đầu nhập khẩu.
Khi khách hàng muốn thay đổi hàng hóa đã đóng trong container và container đã được hạ tại bãi, quy trình bắt đầu khi chủ hàng gửi Invoice và Packing List cho người nhận hàng kiểm tra Nếu người nhận yêu cầu thay đổi, công ty cần làm công văn xin cắt seal và kéo container ra khỏi cảng, gửi đến hãng tàu, hải quan và cảng Đồng thời, công ty cũng phải xin xác nhận từ người gửi hàng để kéo container ra ngoài bãi của hãng tàu Sau đó, hãng tàu sẽ gửi email xác nhận cho bãi để chủ hàng có thể kéo container ra Chi phí phát sinh cho việc này bao gồm chi phí nâng hạ container, chi phí xe kéo container ra khỏi cảng và chi phí chì mới.
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển của Công Ty PTJ Global Logistics
Môi trường pháp luật và chính trị đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế, bởi bất kỳ sự thay đổi nào về quy định đóng gói, giấy tờ hay chứng nhận cần thiết để nhập khẩu vào một khu vực cụ thể đều có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Hơn nữa, các biện pháp hạn chế thương mại cũng có thể tác động mạnh mẽ đến khả năng tiếp cận thị trường và sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty PTJ Global Logistics chịu ảnh hưởng lớn từ Việt Nam và các quốc gia khác, đòi hỏi công ty phải thường xuyên cập nhật các quy định và nghị định mới để tư vấn kịp thời cho các nhà xuất khẩu Việc không nắm bắt kịp thời thông tin có thể dẫn đến thiếu sót trong giấy tờ, gây ra tình trạng hàng hóa không được nhập khẩu và tốn kém thời gian, chi phí Môi trường chính trị, như chiến tranh Nga-Ukraine, cũng làm tăng khó khăn trong giao nhận hàng hóa đường biển, với giá cước cao và ít chuyến tàu đến các cảng lớn ở Nga Điều này ảnh hưởng đến nhu cầu xuất khẩu qua Nga và hoạt động kinh doanh của PTJ Global Logistics Hệ thống pháp luật và chính trị ổn định sẽ thu hút đầu tư nước ngoài và tạo cơ hội cho các hiệp định thương mại tự do, từ đó thúc đẩy thương mại quốc tế và nhu cầu dịch vụ giao nhận Ngoài ra, điều kiện tự nhiên và biến động thời tiết cũng là những rủi ro ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa và uy tín của công ty trong hoạt động giao nhận hàng hóa đường biển.
Môi trường kinh tế đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của hoạt động thương mại quốc tế, nhưng đại dịch COVID-19 đã gây ra tác động tiêu cực, làm giảm đáng kể hoạt động này và ảnh hưởng đến dịch vụ giao nhận của công ty PTJ Global Logistics Ngoài ra, chiến tranh Nga - Ukraine cũng đã tác động đến các yếu tố kinh tế như giá xăng dầu, tỷ giá và lạm phát, làm giảm nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận Trong bối cảnh có hơn 43.000 doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, cạnh tranh trong ngành này rất khốc liệt với những đối thủ mạnh như Bee Logistics, Melody Logistics và Worldlink Logistics, những công ty này không chỉ có uy tín mà còn sở hữu kinh nghiệm và nguồn vốn lớn Điều này đặt ra thách thức lớn cho PTJ Global Logistics, yêu cầu công ty phải phân tích kỹ lưỡng các đối thủ để tìm ra lợi thế cạnh tranh riêng.
Công ty cần trang bị đầy đủ cơ sở vật chất và phần mềm chuyên dụng để hoạt động hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh Tuy nhiên, do mới thành lập, công ty phải sử dụng dịch vụ xe container và kho bãi của bên thứ ba, điều này làm giảm khả năng kiểm soát chất lượng hàng hóa và có thể ảnh hưởng đến uy tín Hơn nữa, việc quản lý khách hàng và theo dõi lô hàng bằng phần mềm Excel hiện tại không đạt hiệu suất cao, từ đó tác động tiêu cực đến chất lượng dịch vụ.
Công ty hiện có nguồn nhân lực trẻ trung, năng động và công việc được phân chia rõ ràng Tuy nhiên, nghiệp vụ chuyên môn còn yếu, thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý các tình huống phát sinh, dẫn đến sự lúng túng trong giải quyết vấn đề và chưa tạo được lòng tin vững chắc từ khách hàng.
Nguồn lực tài chính là yếu tố then chốt thu hút khách hàng, đặc biệt là những công ty có chính sách công nợ linh hoạt Việc công ty thường xuyên ứng trước tiền cho các hãng tàu và dịch vụ thứ ba cho thấy tầm quan trọng của vốn ổn định, giúp nâng cao hiệu quả và tốc độ trong hoạt động giao nhận hàng hóa.
Chi phí dịch vụ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định sử dụng dịch vụ của khách hàng Mặc dù mới hoạt động trong 2 năm, Công Ty PTJ Global Logistics đã thiết lập mối quan hệ rộng rãi với nhiều hãng tàu như COSCO, CMA, OOCL, giúp công ty có được cước tàu ưu đãi trên một số tuyến ở châu Á và châu Âu Nhờ đó, chi phí dịch vụ giao nhận của công ty rất cạnh tranh, thu hút nhiều khách hàng Để duy trì mức giá cạnh tranh và mở rộng thị trường, công ty cần tăng cường mối quan hệ với các hãng tàu và tìm kiếm thêm khách hàng thân thiết, từ đó tăng lượng hàng hóa và tần suất đặt chỗ.
Nhận xét về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
3.5.1 Đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
Bảng 3.4: Tỷ lệ hoàn thành các tiêu chí đánh giá mức độ hiệu quả trong hoạt động giao nhận hàng hóa của Công Ty PTJ Global Logistics năm 2021 và 2022
STT Chỉ tiêu đánh giá Tỷ lệ hoàn thành
1 Giá cước dịch vụ tốt 79% 83%
2 Thời gian vận chuyển đúng hạn 82% 90%
3 Mức độ an toàn của hàng hóa 92% 95%
4 Tính chuẩn xác của thủ tục, giấy tờ 95% 93%
5 Thời gian thông quan nhanh 86% 88%
6 Theo dõi lô hàng, nhắc nhở, cập nhật thông tin nhanh
(Nguồn: Phòng chứng từ Công Ty PTJ Global Logistics)
Công ty PTJ Global Logistics luôn chú trọng đến việc thống kê tỷ lệ hoàn thành các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhằm duy trì thế mạnh và khắc phục điểm yếu Qua việc thu thập dữ liệu từ phòng hiện trường, phòng kinh doanh và phòng chứng từ, công ty đã tổng hợp thành bảng 3.6 các tiêu chí đánh giá hiệu quả dịch vụ giao nhận nguyên container đường biển trong năm 2021 và 2022.
Công ty theo dõi tiêu chí giá cước dịch vụ thông qua tỷ lệ đơn hàng bán được trên tổng số yêu cầu báo giá, nhưng chỉ đạt 79% vào năm 2021 do tuổi đời còn trẻ, mới thành lập năm 2021 Mối quan hệ với các dịch vụ như vận chuyển nội địa, kiểm dịch và làm C/O còn hạn chế, khiến công ty gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ giá tốt và uy tín Việc thiếu kết nối sâu sắc với các sales hãng tàu dẫn đến khó khăn trong việc hỏi giá và nhận được ưu đãi, làm cho giá cước cao hơn so với các công ty forwarder khác Thêm vào đó, việc không có thông tin liên hệ trực tiếp với sales hãng tàu buộc công ty phải tra giá qua website hoặc các công ty forwarder khác, làm tăng giá cước và giảm khả năng cạnh tranh Giai đoạn đầu, số lượng khách hàng ít cũng khiến tần suất đặt chỗ thấp, ảnh hưởng đến khả năng thương lượng giá tốt với hãng tàu và các bên dịch vụ liên quan.
Năm 2022, tỷ lệ tăng trưởng đã đạt 83%, nhờ vào việc công ty mở rộng tiếp cận khách hàng và gia tăng tần suất đặt chỗ trên tàu Thêm vào đó, việc ký hợp đồng vận chuyển với một số hãng tàu với số lượng TEU cam kết hàng tháng đã giúp công ty nâng cao khả năng cạnh tranh về giá cước dịch vụ so với các công ty giao nhận khác.
Tiêu chí thời gian vận chuyển đúng hạn được công ty đánh giá dựa trên tỷ lệ phần trăm của tổng số đơn hàng giao chậm so với thời gian dự kiến.
Trong năm 2021, thời gian vận chuyển hàng hóa của Công Ty PTJ Global Logistics chỉ đạt 82%, một trong những tiêu chí thấp nhất, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín công ty Nguyên nhân chủ yếu là do dịch bệnh, khiến các hãng tàu giảm chuyến và thay đổi lịch trình, dẫn đến hàng hóa ùn ứ tại cảng Cát Lái Thêm vào đó, việc sử dụng dịch vụ vận tải nội địa từ nhà cung cấp thứ ba đã làm giảm khả năng chủ động và đảm bảo thời gian vận chuyển theo kế hoạch, ảnh hưởng đến tiêu chí vận chuyển đúng hạn, một yếu tố quan trọng trong việc xác định chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty.
Năm 2022, tỷ lệ giao hàng đúng hạn của công ty đã cải thiện đáng kể, đạt 90% nhờ vào việc kiểm soát dịch bệnh và các hãng tàu hoạt động trở lại bình thường, tăng cường lịch trình để đáp ứng nhu cầu thương mại quốc tế Tuy nhiên, công ty vẫn phụ thuộc vào dịch vụ vận tải nội địa của nhà cung cấp thứ ba, dẫn đến việc chưa hoàn toàn chủ động trong việc lập kế hoạch thời gian và xử lý các trường hợp khẩn cấp Về tiêu chí an toàn hàng hóa, công ty đạt tỷ lệ 92% tổng số đơn hàng an toàn đến cảng đích.
Năm 2021, tỷ lệ hàng hóa hư hỏng tăng lên 95% vào năm 2022, phản ánh một trong những tiêu chí quan trọng nhất của công ty Thời tiết cực đoan, như nắng nóng ảnh hưởng đến rau củ quả và mưa bão gây hư hỏng máy móc nếu không được bảo quản đúng cách, là những thách thức lớn Ngoài ra, trong quá trình vận chuyển nội địa, sự cố như va chạm và tai nạn cũng không thể tránh khỏi, đặc biệt khi thời gian vận chuyển kéo dài hơn trong năm 2021 Tuy nhiên, với dịch bệnh hiện đã được kiểm soát và điều kiện thông thương dần phục hồi, Công Ty PTJ Global Logistics cần chú trọng nâng cao tiêu chí an toàn hàng hóa để cải thiện uy tín trên thị trường.
Công ty PTJ Global Logistics đã đạt tỷ lệ tính chuẩn xác của thủ tục, giấy tờ lên đến 95% vào năm 2021, nhưng đã giảm 2% vào năm 2022 do bộ phận chứng từ chỉ có một nhân sự, dẫn đến quá tải công việc và sai sót Mặc dù công ty đã tuyển thêm nhân viên kinh doanh, khối lượng hàng hóa tăng nhưng không bổ sung nhân sự cho phòng chứng từ, gây áp lực lên đội ngũ hiện tại Bên cạnh đó, bộ phận chứng từ còn kiêm nhiệm khai hải quan, nhưng do thiếu kinh nghiệm và nhân lực, công ty chỉ đạt 86% tiêu chí thông quan nhanh vào năm 2021 và tăng 2% vào năm 2022 Tiêu chí này được đo lường qua tỷ số lô hàng thông quan trong 2 đến 3 tiếng Cuối cùng, công ty đạt 89% trong tiêu chí theo dõi lô hàng và cập nhật thông tin cho khách hàng trong vòng 30 phút đến 1 tiếng từ khi nhận yêu cầu.
Năm 2022, tỷ lệ giảm 1% so với năm 2021 không phải là con số quá thấp, nhưng vẫn chưa được đánh giá cao do nguồn nhân lực công ty còn hạn chế, dẫn đến tình trạng quá tải thông tin và việc quản lý hoàn toàn bằng tay qua Excel Để nâng cao sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ, công ty cần hoàn thiện và cải thiện tỷ lệ hoàn thành của tiêu chí này trong tương lai.
3.5.2 Đánh giá mặt hàng, thị trường hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
Công ty PTJ Global Logistics, thành lập năm 2021, đã phải đối mặt với nhiều khó khăn do làn sóng dịch Covid-19 thứ 4 tại Việt Nam, đặc biệt khi các đối tác xuất nhập khẩu lớn như Trung Quốc bị ảnh hưởng nặng nề Sự đứt gãy chuỗi cung ứng nguyên vật liệu đã khiến nhiều nhà sản xuất thiếu nguyên liệu, dẫn đến việc cắt giảm giờ làm việc và nhân sự, làm giảm sản lượng sản xuất và xuất khẩu Các doanh nghiệp cũng phải gánh chịu nhiều chi phí phát sinh như đầu tư biện pháp phòng chống dịch và chi phí cho công nhân Nhiều công ty buộc phải tạm dừng sản xuất hoặc phá sản do thiếu kinh phí Hơn nữa, việc giao nhận hàng hóa vẫn chủ yếu dựa vào chứng từ giấy, gây khó khăn trong thủ tục thông thương Lưu lượng hàng hóa vận chuyển giảm, các hãng tàu cắt giảm chuyến, làm chậm quá trình vận chuyển và thay đổi lịch trình mà không thông báo trước, ảnh hưởng đến uy tín của các công ty dịch vụ giao nhận Điều này khiến các nhà xuất khẩu lo ngại về tình trạng hư hỏng hàng hóa, dẫn đến giảm lượng hàng hóa xuất khẩu và nhu cầu giao nhận.
Về mặt hàng giao nhận:
Trong năm 2021 và 2022, công ty chưa đa dạng hóa các mặt hàng giao nhận và chưa khai thác được các sản phẩm thế mạnh của Việt Nam Theo số liệu từ Tổng cục thống kê, tám mặt hàng xuất khẩu chủ lực đạt trên 10 tỷ đồng bao gồm điện thoại và linh kiện, điện tử máy tính, máy móc thiết bị, dệt may, giày dép, gỗ và sản phẩm từ gỗ, sắt thép, cùng phương tiện vận tải và phụ tùng Nguyên nhân chính là do công ty mới thành lập, chưa có uy tín trên thị trường và chưa tạo được lòng tin từ các nhà xuất khẩu với các mặt hàng chủ lực.
Công ty hiện chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng khô và chỉ nhận vận chuyển các mặt hàng này, không tiếp nhận hàng hóa cần bảo quản ở nhiệt độ đặc biệt.
Công ty chưa khai thác được tiềm năng xuất khẩu lớn của các mặt hàng như rau, củ, quả, trái cây đông lạnh và thủy sản đông lạnh do thiếu kinh nghiệm và nghiệp vụ bảo quản, giao nhận trong container lạnh Để tăng cường khả năng cạnh tranh và mở rộng tệp khách hàng, công ty cần nâng cao nghiệp vụ và bổ sung dịch vụ container lạnh trong tương lai.
Về thị trường giao nhận:
Công ty PTJ Global Logistics hiện đang hoạt động chủ yếu tại thị trường Châu Á và Châu Âu, đã mở rộng sang Châu Phi vào năm 2022, nhưng chưa phát triển mạnh mẽ tại thị trường Châu Mỹ, đặc biệt là Hoa Kỳ - đối tác xuất nhập khẩu lớn nhất của Việt Nam Theo Tổng Cục Thống Kê, kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam sang Mỹ đạt 109,39 tỷ USD vào năm 2022, cho thấy tiềm năng lớn từ thị trường này Tuy nhiên, công ty chưa có giá cước cạnh tranh cho các tuyến đi Mỹ, do yêu cầu về giấy phép FMC từ NVOCC với khả năng tài chính lên đến 15.000 USD, dẫn đến việc khó tiếp cận khách hàng xuất khẩu Việc thiếu thông tin liên hệ với các NVOCC đã khiến PTJ Global Logistics phải mua cước qua nhiều trung gian, làm tăng chi phí và giảm khả năng cạnh tranh.
3.5.3 Đánh giá quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển của Công Ty PTJ Global Logistics
Công Ty PTJ Global Logistics đã thiết lập quy trình giao nhận hàng hóa hoàn chỉnh, đảm bảo an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm, với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm có khả năng xử lý các vấn đề phát sinh, mang lại sự hài lòng cho khách hàng Đội ngũ Sales trẻ trung, năng động luôn tìm kiếm giá tốt và dịch vụ chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu khách hàng Tuy nhiên, quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển gặp khó khăn do thông tin phải qua nhiều trung gian, dễ dẫn đến sai lệch và mất thời gian Sau khi booking được xác nhận, thông tin quan trọng như nhắc nhở về thời gian lấy container và chứng từ sẽ được bộ phận chứng từ theo dõi và thông báo lại cho Sales, trước khi đến tay khách hàng Việc thiếu phần mềm chuyên dụng để quản lý và lưu trữ thông tin khiến các phòng ban phải tự quản lý trên Excel, dẫn đến việc cập nhật thông tin chậm trễ và tốn thời gian Công ty cần cải thiện hệ thống quản lý dữ liệu để nâng cao hiệu quả trong quy trình giao nhận hàng hóa.
3.5.4 Đánh giá về các dịch vụ hoạt động giao nhận tại Công Ty PTJ Global
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY
Triển vọng và phương hướng phát triển của ngành Logistic
4.1.1 Triển vọng phát triển của ngành Logistics
Hoạt động thương mại Quốc Tế của Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ thông qua
Việt Nam đã tham gia 17 hiệp định thương mại, trong đó nổi bật là các hiệp định thế hệ mới như CPTPP, EVFTA và UKVFTA, với cam kết mở cửa ở mức cao trong nhiều lĩnh vực Theo Báo Đầu Tư, hiệp định CPTPP đã thúc đẩy doanh nghiệp Việt Nam tăng tốc xuất khẩu, với kim ngạch xuất khẩu vào các nước thành viên đạt gần 31,5 tỷ USD trong 7 tháng đầu năm 2022, tăng 21,43% so với cùng kỳ năm 2021 Đồng thời, hiệp định EVFTA cũng mang lại kết quả tích cực, với xuất siêu sang EU ước đạt 21,6 tỷ USD trong 8 tháng đầu năm 2022, tăng 46,4% so với cùng kỳ năm 2021, đánh dấu mức tăng kỷ lục.
Năm 2022, kim ngạch xuất nhập khẩu vượt 700 tỷ USD, cho thấy hoạt động thương mại quốc tế đang phát triển mạnh mẽ Sự gia tăng này kéo theo nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics ngày càng cao Hoạt động thương mại quốc tế sôi nổi hơn bao giờ hết, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của ngành logistics.
Theo ông Lê Duy Hiệp, Chủ tịch Hiệp hội VLA (2020):
Ngành logistics toàn cầu đang chuyển trọng tâm sang các thị trường phát triển ở châu Á, trong khi Việt Nam, với vị trí chiến lược tại trung tâm khu vực châu Á-Thái Bình Dương và trên các tuyến hàng hải quốc tế, có tiềm năng trở thành trung tâm trung chuyển lớn không chỉ trong khu vực mà còn trên thế giới Điều này khẳng định rằng triển vọng phát triển của ngành logistics tại Việt Nam là rất lớn.
Theo Quyết định 200/QĐ-TTg (2017) đã đề ra mục tiêu:
Đến năm 2025, ngành dịch vụ logistics dự kiến sẽ đóng góp 8% - 10% vào GDP, với tốc độ tăng trưởng dịch vụ đạt từ 15% đến 20% Tỷ lệ thuê ngoài dịch vụ logistics cũng sẽ tăng lên từ 50% đến 60%, trong khi chi phí logistics giảm xuống còn 16% - 20% GDP Mục tiêu là nâng cao xếp hạng theo Chỉ số năng lực quốc gia về logistics, đạt thứ hạng 50 trở lên trên thế giới.
Trong tương lai gần, ngành logistics có thể là một trong những ngành mũi nhọn và đóng góp ngày càng lớn vào tỷ trọng GDP cả nước
4.1.2 Xu hướng phát triển của ngành Logistics Việt Nam
Xu hướng chuyển đổi số
Các doanh nghiệp Logistics đang chuyển mình mạnh mẽ với xu hướng số hóa và tự động hóa, ứng dụng công nghệ vào hoạt động để nâng cao hiệu quả và năng suất Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí, mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường quốc tế Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể phục vụ lượng khách hàng lớn mà không gặp trở ngại, đồng thời nâng cao độ tin cậy và uy tín trong ngành.
Theo Quyết định số 896/QĐ-T của Thủ tướng Chính Phủ, Việt Nam đặt mục tiêu đạt “phát thải ròng bằng 0 vào năm 2050”, dẫn đến sự gia tăng chú trọng vào Logistics xanh Logistics xanh yêu cầu các doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp nhằm giảm thiểu tác động của hoạt động Logistics đến môi trường, bao gồm việc xây dựng chuỗi cung ứng hiệu quả và giảm lượng nhiên liệu sử dụng trong vận tải Điều này không chỉ giúp giảm khí thải và bảo vệ hệ sinh thái mà còn tiết kiệm chi phí vận tải cho doanh nghiệp.
Xu hướng Logistics trong thương mại điện tử
Trong thời đại công nghệ số hiện nay, đặc biệt là sau đại dịch Covid-19, thói quen mua sắm trực tuyến của người tiêu dùng đã gia tăng mạnh mẽ, dẫn đến sự bùng nổ của các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki và Lazada Theo dữ liệu từ Metric.vn, Việt Nam hiện đang là thị trường thương mại điện tử lớn thứ hai tại Đông Nam Á, chỉ sau Indonesia.
Sự bùng nổ của các sàn thương mại điện tử đã làm gia tăng nhu cầu về dịch vụ Logistics, mở ra nhiều cơ hội cho sự phát triển mạnh mẽ của ngành này.
Phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai
Công Ty PTJ Global Logistics đặt mục tiêu trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam Để đạt được điều này, công ty tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ với tốc độ nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí, đồng thời phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và năng suất cao PTJ cũng mở rộng hoạt động giao nhận cả hàng xuất và nhập khẩu, bao gồm giao nhận qua đường hàng không và đường bộ Ngoài ra, công ty dự định thành lập thêm các phòng ban như bộ phận làm giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), kiểm dịch, hun trùng, và vận tải nội địa, nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng mà không cần phụ thuộc vào bên thứ ba.
Hiện tại, các phòng ban trong công ty chưa có phần mềm chuyên dụng để hỗ trợ công việc, dẫn đến việc phải cập nhật, phân tích và lưu trữ thông tin bằng tay qua Excel Tình trạng này gây trì trệ trong công việc, lãng phí thời gian và chưa khai thác hiệu quả nguồn nhân lực Do đó, công ty đặt mục tiêu quyết tâm chuyển đổi số thành công vào năm 2030.
4.3 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container đường biển tại Công Ty PTJ Global Logistics
4.3.1 Giải pháp tăng cường nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty trên thị trường Tuy nhiên, hiện tại, công ty đang đối mặt với tình trạng thiếu nhân lực, khi một nhân viên phải đảm nhiệm nhiều vị trí, dẫn đến quá tải công việc và ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lực.
Công ty cần tuyển thêm 2 nhân viên cho bộ phận chứng từ để giảm tải công việc và tránh sai sót thông tin, vì hiện tại chỉ có 1 nhân viên Việc thiếu nhân lực sẽ ảnh hưởng đến quy trình giao nhận khi nhân viên xin nghỉ phép, làm giảm uy tín công ty Nhân viên chứng từ cần có khả năng đọc hiểu chứng từ tiếng Anh nhanh và chính xác, đồng thời xử lý sự cố và giao tiếp với đại lý hãng tàu nước ngoài Do đó, công ty cần kiểm tra trình độ tiếng Anh chuyên ngành qua các bài test Ngoài ra, nhân viên Sales hiện tại đang kiêm nhiệm nhiều vai trò như Marketing và Pricing, dẫn đến việc không đủ thời gian cho các công việc quan trọng Công ty cần tuyển thêm 1 nhân viên Marketing để thiết kế và chăm sóc website, và 1 nhân viên Pricing để tổng hợp giá cước hàng hóa mỗi hai tuần Việc này sẽ giúp nhân viên kinh doanh tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng Nên ưu tiên tuyển nhân viên Marketing và Pricing có kinh nghiệm để nâng cao hiệu suất làm việc của công ty.
Người thực hiện: Phòng nhân sự
Chi phí dự kiến cho việc thuê thêm 4 nhân viên chính thức bao gồm 2 nhân viên chứng từ, 1 nhân viên cập nhật giá và 1 nhân viên Marketing là khoảng 40 triệu đồng mỗi tháng.
Kết quả dự kiến cho năm 2023 là nguồn nhân lực của công ty được đảm bảo với công việc của từng nhân viên và phòng ban được phân chia rõ ràng, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc Đặc biệt, với ba nhân viên phụ trách phòng chứng từ, việc kiểm tra chứng từ sẽ trở nên kỹ càng hơn, giảm thiểu sai sót Thêm vào đó, thông tin cập nhật cho khách hàng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn Dự kiến, công ty sẽ đạt trên 93% về tính chính xác của thủ tục, giấy tờ và tiêu chí theo dõi lô hàng, nhắc nhở, cập nhật thông tin.
4.3.2 Giải pháp phát triển, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Nguyên nhân chính là do phần lớn nhân viên trong công ty còn trẻ và thiếu kinh nghiệm, dẫn đến chuyên môn và nghiệp vụ giao nhận chưa vững Để công ty có thể tồn tại và phát triển bền vững, việc nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên là rất cần thiết.
Công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, giao nhận, thanh toán quốc tế và giao tiếp khách hàng cho nhân viên chủ chốt Việc cập nhật kịp thời các thay đổi trong thông tư, nghị định liên quan đến xuất nhập khẩu và đào tạo thêm về luật pháp sẽ nâng cao trình độ cho nhân viên, giúp tránh sai sót và tiết kiệm chi phí Các khóa học như bồi dưỡng nghiệp vụ đại lý và môi giới hàng hải của hiệp hội VISABA hay khóa học vận chuyển hàng hóa nguy hiểm do Liên đoàn các hiệp hội giao nhận Quốc Tế tổ chức là những ví dụ điển hình Ngoài ra, công ty cũng nên cử cán bộ ra nước ngoài để giao lưu, học hỏi và trao đổi kinh nghiệm, từ đó giúp công ty phát triển và bắt kịp với tình hình thế giới.
Công ty nên tham gia các hiệp hội giao nhận như VIFFAS, IATA, FIATA để nâng cao uy tín và cập nhật kiến thức mới Tham gia các lớp tập huấn và hội thảo giúp công ty nắm bắt các vấn đề cấp thiết, học hỏi từ các tình huống thực tiễn và quy định mới trong ngành giao nhận Qua đó, công ty có cơ hội giao lưu với doanh nghiệp nước ngoài, từ đó nâng cao kinh nghiệm, trình độ và nghiệp vụ trong hoạt động giao nhận.
Công ty cần chú trọng đến quy trình tuyển dụng, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành và kỹ năng tin học văn phòng cùng tiếng Anh giao tiếp Ngoài kinh nghiệm, thái độ làm việc tích cực và tinh thần cầu tiến, sẵn sàng học hỏi để hoàn thiện bản thân cũng cần được xem trọng trong công tác tuyển dụng.
Để giữ chân nhân viên ưu tú, công ty cần xây dựng chế độ lương thưởng và đãi ngộ hợp lý, khuyến khích tinh thần làm việc và trách nhiệm của nhân viên Đối với nhân viên chứng từ, có thể áp dụng thưởng theo tỷ lệ sai sót tối đa từ 1 – 3% Trong khi đó, nhân viên kinh doanh có thể nhận thưởng nóng từ 500.000 đến 2.000.000 VND cho các hợp đồng lớn, tùy thuộc vào giá trị hợp đồng để đảm bảo sự công bằng và động lực làm việc.
Người thực hiện: Bộ phận nhân sự, người điều hành công ty
Chi phí dự kiến cho khóa học nâng cao nghiệp vụ trung bình từ 10 đến 20 triệu đồng cho 4 nhân viên Ngoài ra, chi phí tham gia hội thảo khoảng 500.000 đồng mỗi người, và chi phí khen thưởng sẽ được xác định dựa trên năng lực của nhân viên.
Kết quả dự kiến là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, từ đó cải thiện độ chính xác và hiệu quả công việc Điều này không chỉ nâng cao uy tín mà còn gia tăng sự hài lòng của khách hàng, góp phần thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng trung thành.
4.3.3 Giải pháp về cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng giúp hoạt động giao nhận diễn ra hiệu quả, nhưng hiện tại công ty vẫn chưa hoàn thiện hệ thống này Việc xuất hóa đơn vẫn phải thực hiện thủ công, trong khi công ty sử dụng phần mềm Excel để quản lý tiến độ công việc, dẫn đến thiếu tính tự động hóa Hơn nữa, công ty phải thuê xe từ dịch vụ bên ngoài để đáp ứng nhu cầu vận tải nội địa, gây ra sự phụ thuộc vào bên thứ ba và ảnh hưởng đến thời gian cũng như chất lượng dịch vụ.
Để tiến tới xu hướng chuyển đổi số và nâng cao hiệu suất hoạt động, công ty cần trang bị phần mềm hỗ trợ như phần mềm kế toán và phần mềm chuyên dụng cho forwarder như Fast Pro Phần mềm Fast Pro giúp quản lý dữ liệu hiệu quả, cho phép nhân viên kinh doanh lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi đơn hàng, tạo bảng chào giá và truy xuất dữ liệu nhanh chóng Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ nhân viên Pricing trong việc cập nhật giá bán và giúp bộ phận kế toán xuất hóa đơn từ dữ liệu đã được cập nhật Thông qua Fast Pro, thông tin giữa các phòng ban được truyền tải liên tục, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian cho toàn bộ quy trình làm việc.
Hình 4.1: Giao diện phần mềm Fast Fro (Công Ty TNHH Giải Pháp Kiến Thức Kỹ Thuật Phần Mềm)
