GIỚI THIỆU
Giới thiệu chung về giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Vận tải đường biển đã xuất hiện từ rất sớm, từ thế kỷ V trước Công nguyên, khi con người bắt đầu sử dụng biển làm tuyến giao thông để kết nối các vùng miền và quốc gia Đến nay, ngành vận tải biển đã phát triển mạnh mẽ, trở thành một phần quan trọng trong hệ thống vận tải quốc tế hiện đại.
Hơn 80% hàng hóa thương mại toàn cầu được vận chuyển qua đường biển, cho thấy vai trò quan trọng của vận tải biển trong chuỗi logistics Đặc biệt, với bờ biển dài và vị trí gần các tuyến đường hàng hải quan trọng, Việt Nam càng khẳng định vị trí chiến lược trong lĩnh vực vận tải biển.
Việt Nam, với hơn 3000km bờ biển dọc theo Thái Bình Dương, sở hữu vị trí địa lý thuận lợi cho phát triển ngành vận tải biển Ngành này đã có mặt từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân cũng như trong hoạt động trao đổi hàng hóa ngoại thương.
Trong bối cảnh hiện nay, khi Việt Nam thực hiện chính sách mở cửa và giao lưu quốc tế, ngành vận tải biển ngày càng đóng vai trò quan trọng do lượng hàng hóa xuất nhập khẩu gia tăng Việc giao nhận hàng hóa tại cảng và nội địa đến kho của người nhận là một yếu tố then chốt, giúp thúc đẩy quá trình chuyển giao hàng hóa giữa người bán và người mua, từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện các hợp đồng thương mại Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, mặc dù chỉ phát triển mạnh mẽ từ những năm 2000 sau khi Việt Nam gia nhập WTO, đã trở thành phần không thể thiếu trong ngành vận tải và nền kinh tế quốc dân.
Kể từ khi Việt Nam áp dụng chính sách mở cửa nền kinh tế, dịch vụ giao nhận kho vận đã phát triển mạnh mẽ, thể hiện qua sự gia tăng đáng kể về kim ngạch, quy mô hoạt động và mở rộng thị trường quốc tế.
Mục đích và phạm vi của thuyết trình
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là quá trình thiết yếu trong vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích Các công ty giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý vận chuyển trên tàu biển, đảm nhận nhiều nhiệm vụ như tìm kiếm và lựa chọn tàu, đóng gói và xếp dỡ hàng hóa, xử lý thủ tục hải quan, và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển yêu cầu chuyên gia phải nắm vững quy định và thủ tục hải quan, quy trình vận chuyển hàng hóa trên tàu, cùng với kỹ năng quản lý và giải quyết vấn đề Ngoài ra, họ cũng cần có kiến thức về bảo vệ môi trường và đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển là lĩnh vực yêu cầu chuyên môn cao và kinh nghiệm thực tiễn Phương thức này được coi là an toàn và đáng tin cậy nhất cho việc vận chuyển các loại hàng hóa lớn, nặng và không gấp.
Nghi ệ p v ụ giao nhận vận tải Đại học Kinh tế…
Nghiệp vụ giao nhậ… 100% (13) 26 c ơ s ở v ậ t ch ấ t và pháp lý v ề v ậ n t ả i…
Nvgnvthh - nghiệp v ụ giao nh ậ n và v ậ n…
Nghiệp vụ giao nhận… 100% (7) 52 c ơ s ở pháp lý v ề v ậ n t ả i hàng hóa đ ườ ng…
V ậ n t ả i đ ườ ng b ộ , đ ườ ng s ắ t và đ ườ n…
Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển đã tạo ra nhiều cơ hội việc làm với tỷ suất lợi nhuận cao mà không cần đầu tư lớn hay công nghệ hiện đại Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số bất cập trong quản lý nhà nước, nghiệp vụ doanh nghiệp, cơ sở hạ tầng và sự cạnh tranh từ các công ty nước ngoài, làm giảm sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế Do đó, nghiên cứu những vấn đề này và đề xuất giải pháp để phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển trong bối cảnh hội nhập tại Việt Nam là rất cần thiết.
- Khái quát về giao nhận:
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của vận tải đường biển
- Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
- Các tổ chức giao nhận trên thế giới và ở Việt Nam
- Quy trình và chứng từ sử dụng trong giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển
- Cước phí vận tải hàng hóa bằng đường biển.
KHÁI QUÁT VỀ GIAO NHẬN
Khái niệm giao nhận và người giao nhận (freight forwarding
Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là tất cả các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa, bao gồm cả các dịch vụ tư vấn liên quan.
Nghiệp vụ giao nhận bao gồm 55 dịch vụ, bao quát mọi khía cạnh như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Theo luật thương mại Việt Nam, giao nhận hàng hóa được coi là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận hàng hóa chịu trách nhiệm nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, thực hiện lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và cung cấp các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc người giao nhận khác.
Giao nhận là tổng hợp các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ từ bên thứ ba.
Phạm vi và vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hoá
2.1 Phạm vi dịch vụ giao nhận
Phạm vi dịch vụ giao nhận bao gồm toàn bộ nội dung của dịch vụ kho vận Người gửi hàng có thể tự thực hiện các chứng từ và thủ tục liên quan nếu họ muốn.
Người gửi hàng thường uỷ quyền cho người giao nhận để quản lý quá trình vận chuyển hàng hoá đến tay người nhận Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ này trực tiếp hoặc thông qua các đại lý và bên thứ ba.
Khi người giao nhận là đại lý của cửa hàng, họ cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký và chịu trách nhiệm về các kết quả liên quan.
- Giao hàng không giống như chỉ dẫn
- Không có bảo hiểm hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn mua bảo hiểm
- Thiếu sót khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng sai nơi quy định và giao hàng không đúng người
Người giao nhận, khi đóng vai trò là người chuyên chở, sẽ trở thành nhà cung cấp dịch vụ độc lập và chịu trách nhiệm về thiệt hại liên quan đến người và tài sản Họ không chỉ cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng mà còn đảm bảo các dịch vụ vận tải liên quan, tạo ra sự an toàn và tin cậy trong quá trình vận chuyển.
Tuy vậy, người giao nhận không chịu trách nhiệm mất mát, hư hỏng hàng hóa phát sinh trong một số trường hợp, cụ thể:
- Khách hàng đóng gói và ghi ký hiệu mã không phù hợp
- Do bản chất của hàng hoá
- Do chiến tranh, đình công
- Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng uỷ thác
- Do các trường hợp bất khả kháng.
2.2 Vai trò của dịch vụ giao nhận
Dịch vụ giao nhận hàng hóa chuyên nghiệp, với mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu, công ty bảo hiểm và thủ tục hải quan, giúp chủ hàng vận chuyển hàng hóa với cước phí hợp lý và nhanh chóng Quy trình làm thủ tục hải quan thường tốn thời gian và có thể gặp khó khăn nếu thiếu giấy tờ Tuy nhiên, với kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực này, các dịch vụ giao nhận sẽ hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng và chính xác Hơn nữa, dịch vụ này còn kết nối nhiều chủ hàng, cho phép gom đơn hàng vào một container, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí giao hàng hiệu quả.
Các công ty giao hàng nhanh hiện nay đóng vai trò quan trọng trong việc thay thế các công việc của chủ hàng hóa, bao gồm quản lý tồn kho và kết nối với đại lý cũng như nhà cung cấp nguyên vật liệu Hơn nữa, nhiều công ty dịch vụ giao nhận còn cung cấp dịch vụ tư vấn, giúp tối ưu hóa quy trình logistics cho khách hàng.
Các công ty dịch vụ giao nhận giúp chủ hàng hóa tiết kiệm đáng kể nhân lực cho công việc giao nhận, từ đó cho phép họ tập trung vào lĩnh vực kinh doanh chính như sản xuất và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận
Khái niệm về lĩnh vực giao nhận còn mới mė, do đó còn thiếu các văn bản pháp quy, quy định địa vị pháp lý của người giao nhận.
Vì vậy, địa vị pháp lý của người giao nhận thường không giống nhau ở các nước khác nhau.
Tại các quốc gia theo luật tập tục (Common Law) thuộc khối liên hiệp Anh, người giao nhận thường hoạt động như một đại lý, đặc biệt là đại lý ủy thác, trong việc thu xếp vận chuyển hàng hóa cho người ủy thác Họ có trách nhiệm trung thực và tuân theo các chỉ dẫn hợp lý từ người ủy thác trong suốt quá trình giao dịch Khi đóng vai trò là đại lý, người giao nhận được hưởng quyền bảo vệ và giới hạn trách nhiệm Tuy nhiên, khi chuyển sang vai trò người ủy thác, quyền lợi này không còn, và trách nhiệm của họ sẽ gia tăng, trở thành bên chính thức trong hợp đồng và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đã ký Do đó, địa vị pháp lý của người giao nhận phụ thuộc vào loại dịch vụ mà họ đảm nhận.
Trong các nước theo hệ thống luật dân sự, quy định về giao nhận hàng hóa rất chặt chẽ và được ghi rõ trong văn bản pháp luật Người giao nhận thường đại diện cho công việc của người ủy thác, bao gồm cả người gửi và người nhận hàng, trong khi người chuyên chở được xem là người ủy thác Một số quốc gia đã thiết lập các điều kiện kinh doanh chuẩn, quy định rõ ràng về địa vị pháp lý, nghĩa vụ và quyền hạn của người giao nhận trong hợp đồng, đảm bảo sự phù hợp với tập quán thương mại và thể chế pháp lý hiện hành.
3.2 Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận a Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận Ðiều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lợi ích của khách hàng mà cần phải điều chỉnh cách thực hiện khác với chỉ dẫn ban đầu, việc thông báo ngay cho khách hàng là cần thiết.
Sau khi ký hợp đồng, nếu phát hiện không thể thực hiện theo chỉ dẫn của khách hàng, cần ngay lập tức thông báo cho khách hàng để xin thêm chỉ dẫn.
Trong trường hợp hợp đồng không quy định rõ thời gian thực hiện nghĩa vụ, các bên cần thực hiện nghĩa vụ của mình trong khoảng thời gian hợp lý Đồng thời, người giao nhận cũng phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng các cam kết đã thỏa thuận.
Khi là đại lý của chủ hàng
Tùy thuộc vào vai trò của người giao nhận, họ cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký và chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan.
- Giao hàng không đúng chỉ dẫn
- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn.
- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan
- Chở hàng đến sai nơi quy định
- Giao hàng cho người không phải là người nhận
- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng
- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế
- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng người giao nhận không chịu trách nhiệm cho các hành vi sai sót của bên thứ ba, chẳng hạn như người chuyên chở hoặc các đơn vị giao nhận khác, nếu họ có thể chứng minh đã thực hiện việc lựa chọn một cách cần thiết.
Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.
Khi là người chuyên chở (principal)
Người giao nhận, với vai trò là nhà thầu độc lập, chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng và phải đảm bảo mọi hành vi của mình cũng như của những người chuyên chở mà họ thuê Họ phải gánh chịu mọi trách nhiệm liên quan đến lỗi lầm trong quá trình thực hiện hợp đồng vận tải Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận được quy định bởi luật pháp của các phương thức vận tải Hơn nữa, người chuyên chở thu tiền từ khách hàng dựa trên giá trị dịch vụ cung cấp, không phải là tiền hoa hồng.
Người giao nhận không chỉ là người chuyên chở khi tự vận chuyển hàng hóa mà còn khi phát hành chứng từ vận tải, cam kết trách nhiệm như người thầu chuyên chở Nếu cung cấp dịch vụ vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối, người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu thực hiện bằng phương tiện của mình hoặc cam kết rõ ràng về trách nhiệm Khi hoạt động như người chuyên chở, các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn không áp dụng, mà thay vào đó là các công ước quốc tế hoặc quy tắc của Phòng thương mại quốc tế Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất mát, hư hỏng hàng hóa trong một số trường hợp nhất định.
- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác
- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp
- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá
- Do chiến tranh, đình công
- Do các trường hợp bất khả kháng.
Người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất lợi ích mà khách hàng lẽ ra được hưởng do sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ, miễn là nguyên nhân không phải do lỗi của họ.
Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Ngành giao nhận vận tải đang phát triển mạnh mẽ, dẫn đến nhu cầu cải thiện hệ thống kết cấu hạ tầng cơ sở Các công trình hạ tầng thiết yếu như bến cảng, hệ thống đường giao thông (bao gồm đường quốc lộ, đường sông, đường sắt) và sân bay đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ và nâng cao hiệu quả giao nhận vận tải.
Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước, cùng với sự ảnh hưởng của tự do thương mại quốc tế, hoạt động giao nhận vận tải đang gia tăng mạnh mẽ Điều này không chỉ giúp tích lũy ngoại tệ mà còn thúc đẩy giao lưu kinh tế giữa các khu vực trong nước và với nước ngoài, góp phần vào sự phát triển đồng bộ và cân đối của nền kinh tế quốc gia.
Người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và kiến trúc vận tải, lựa chọn phương tiện và tuyến đường hiệu quả nhất Họ đảm nhận trách nhiệm vận chuyển hàng hoá qua nhiều quốc gia bằng các phương tiện như tàu thuỷ, ô tô và máy bay, đảm bảo hàng hoá được giao an toàn và kịp thời Chủ hàng chỉ cần ký hợp đồng vận tải, từ đó hàng hoá sẽ được vận chuyển từ kho nhà xuất khẩu đến kho nhà nhập khẩu (dịch vụ door to door) với giá cước hợp lý Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển mà còn nâng cao tính cạnh tranh của hàng hoá trên thị trường quốc tế.
Trước đây, người giao nhận chí làm đại lý thực hiện nhiều công việc cho các nhà xuất nhập khẩu, bao gồm xếp dỡ và lưu kho hàng hóa, làm thủ tục giấy tờ, tổ chức vận tải nội địa và xử lý thanh toán tiền hàng.
Với sự phát triển của thương mại quốc tế và tiến bộ kỹ thuật trong lĩnh vực vận tải và dịch vụ giao nhận, vai trò của người giao nhận ngày càng trở nên quan trọng hơn trong thương mại và vận tải quốc tế.
Người giao nhận không chỉ thực hiện thủ tục hải quan và thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói cho toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hóa Họ đảm nhận nhiều chức năng quan trọng trong ngành logistics.
Môi giới hải quan là người đại diện cho người xuất khẩu và nhập khẩu trong việc khai báo và thực hiện các thủ tục hải quan Họ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ Đồng thời, làm đại lý là hoạt động mà người giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện nhiều công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ hải quan và lưu kho, tất cả đều dựa trên hợp đồng uỷ thác.
- Người giao nhận khi là đại lý:
Nhận uỷ thác từ một chủ hàng để thực hiện các công việc giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, bảo vệ lợi ích của chủ hàng, và làm cầu nối giữa người gửi hàng, người vận tải, người nhận hàng, cũng như giữa người bán và người mua.
Người nhận hoa hồng không chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hóa, mà chỉ chịu trách nhiệm về hành vi cá nhân của mình Họ không phải chịu trách nhiệm cho hành vi của nhân viên hoặc chủ hàng.
Khi hàng hóa cần chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận sẽ đảm nhận việc thực hiện thủ tục quá cảnh và tổ chức quá trình chuyển tải hàng hóa từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác, hoặc giao hàng trực tiếp đến tay người nhận.
Lưu kho hàng hoá là quá trình quan trọng trong logistics, diễn ra khi hàng hoá cần được lưu trữ trước khi xuất khẩu hoặc sau khi nhập khẩu Người giao nhận có trách nhiệm quản lý việc lưu kho này, có thể sử dụng phương tiện của mình hoặc thuê dịch vụ bên ngoài để đảm bảo hàng hoá được bảo quản và phân phối kịp thời nếu cần thiết.
Người gom hàng (consolidator) đóng vai trò quan trọng trong vận tải hàng hóa bằng container, giúp chuyển đổi hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) nhằm tối ưu hóa sức chở của container và giảm chi phí vận tải Trong quá trình này, người giao nhận có thể hoạt động như một người chuyên chở hoặc chỉ đơn thuần là đại lý.
Người chuyên chở, hay còn gọi là người giao nhận, hiện nay thường đảm nhận vai trò ký hợp đồng vận tải trực tiếp với chủ hàng Họ có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ một địa điểm này đến một địa điểm khác, đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Người giao nhận có thể được xem là người thầu chuyên chở nếu ký hợp đồng mà không thực hiện việc chuyên chở Nếu họ trực tiếp thực hiện việc chuyên chở, họ sẽ là người chuyên chở thực tế Dù là ai, người chuyên chở vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hoá Trong trường hợp này, người giao nhận phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong suốt hành trình, không chỉ vì hành vi lỗi lầm của chính mình mà còn cả của những người mà họ sử dụng và có quyền phát hành vận đơn.
Người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) là người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải từ cửa đến cửa, đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa MTO thực chất là người chuyên chở, thường hoạt động theo hợp đồng và chịu trách nhiệm đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.
Cơ sở pháp lý và nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Cơ sở pháp lý
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần tuân thủ các quy định pháp lý quốc tế như Công ước về vận đơn, vận tải và hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, cũng như các quy định pháp luật Việt Nam liên quan đến giao nhận và vận tải Điều này đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho chủ hàng hóa xuất nhập khẩu.
Hiện nay, có hai nguồn luật quốc tế chính điều chỉnh vận tải biển, bao gồm các công ước về vận đơn và vận tải, cũng như Công ước quốc tế về hợp đồng mua bán hàng hóa, điển hình là Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế.
Công ước Brussels 1924 là một thỏa thuận quốc tế nhằm thống nhất các quy định về vận đơn đường biển, cùng với hai Nghị định thư sửa đổi: Nghị định thư 1968 (Visby Rules) và Nghị định thư 1978.
Công ước của Liên hợp quốc về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, gọi tắt là Công ước Hamburg 1978.
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải bao gồm các luật, bộ luật, nghị định và thông tư Những quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi cho chủ hàng xuất nhập khẩu, bao gồm các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) mới Việc nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch an toàn và hiệu quả hơn trong lĩnh vực logistics.
Bộ luật Hàng hải Việt Nam số 40/2005/QH11, được Quốc Hội ban hành vào ngày 14 tháng 6 năm 2005, đã thay thế Bộ luật cũ năm 1990 Đồng thời, Luật Thương mại số 36/2005/QH11 cũng được Quốc Hội thông qua cùng ngày, nhằm thay thế Luật cũ năm 1997.
Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 quy định chi tiết về điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và giới hạn trách nhiệm của thương nhân trong lĩnh vực này Ngoài ra, Luật Hàng hải Việt Nam 2015 và Luật Hải quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển dịch vụ Logistics tại Việt Nam.
Quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải: quyết định số
2106 (23/8/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hoá tại cảng biển Việt Nam
Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc Hội ban hành vào ngày 29 tháng 6 năm 2001, cùng với Luật số 42/2005/QH11 sửa đổi và bổ sung một số điều của Luật Hải quan vào ngày 14 tháng 6 năm 2005.
Nghị định 154/2005/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 15 tháng
12 năm 2005 quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.
Các văn bản này quy định nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm phương thức giao nhận và các thủ tục chứng từ cần thiết Đồng thời, chúng cũng quy định về sự ủy thác và xác định rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của các cơ quan và các bên liên quan, nhằm đảm bảo quy trình được thực hiện một cách thống nhất.
Nguyên tắc
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hoá XNK tại các cảng biển Việt nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại các cảng biển được thực hiện bởi cảng dựa trên hợp đồng giữa chủ hàng và người được ủy thác, đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Đối với hàng hóa không qua cảng và không lưu kho tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác có thể trực tiếp giao nhận với người vận tải (tàu), theo quy định mới từ năm 1991.
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần trực tiếp kết toán với người vận tải và chỉ thỏa thuận với cảng về địa điểm xếp dỡ, đồng thời thanh toán các chi phí liên quan.
Việc xếp dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng tổ chức thực hiện.
Trường hợp chủ hàng muốn đưa phương tiện vào xếp dỡ thì phải thoả thuận với cảng và phải trả các lệ phí, chi phí liên quan cho cảng.
Khi được uỷ thác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với tàu, cảng nhận hàng bằng phương thức nào thì phải giao hàng bằng phương thức đó
Phương pháp giao nhận bao gồm:
Giao nhận nguyên bao kiện, bó, tấm, cây, chiếc.
Giao nhận nguyên hầm, kẹp chì.
Giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích bằng cách cân, đo, đếm
Giao nhận theo mớn nước của phương tiện
Giao nhận theo nguyên Container niêm phong kẹp chì…
Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi, cảng.
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác định quyền nhận hàng Họ cũng phải đảm bảo nhận hàng hóa ghi trên chứng từ một cách liên tục trong một khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ: vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan….
Việc giao nhận có thể do cảng làm theo uỷ thác hoặc chủ hàng trực tiếp làm
Nhiệm vụ, vai trò trách nhiệm của các bên tham gia chuyên chở đường biển
Nhiệm vụ
Quá trình vận tải hàng hóa là một chuỗi hoạt động phức tạp, liên quan đến nhiều bên tham gia với các nhiệm vụ riêng biệt nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách hiệu quả và hợp lý Người giao nhận (NGN) giữ vai trò trung gian, phối hợp làm việc với tất cả các bên liên quan, trong đó có cảng biển.
Cảng biển có vai trò quản lý, lưu kho và bảo quản hàng hóa, đồng thời thực hiện giao nhận hàng hóa với bên vận tải theo ủy thác của chủ hàng Những nhiệm vụ này được quy định chi tiết trong hợp đồng giữa cảng và chủ hàng hoặc người được ủy thác Các công việc cụ thể bao gồm việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tối ưu hóa quy trình giao nhận.
Ký kết hợp đồng xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá với chủ hàng
Hợp đồng có hai loại:
Hợp đồng ủy thác giao nhận.
Hợp đồng thuê mướn: chủ hàng thuê cảng xếp dỡ vận chuyển, lưu kho, bảo quản hàng hóa
- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được uỷ thác
- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hoá và lập các chứng từ cần thiết khác để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng.
- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự uỷ thác của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Tiến hành việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ
Nếu hàng hóa lưu kho bãi tại cảng bị hư hỏng hoặc tổn thất, cảng có trách nhiệm bồi thường nếu có biên bản hợp lệ Tuy nhiên, nếu cảng có thể chứng minh rằng mình không có lỗi trong sự việc này, thì sẽ không phải bồi thường.
Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng.
Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn.
Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không rõ (dẫn đến nhầm lẫn mất mát). b Chủ hàng ngoại thương:
Chủ hàng ngoại thương cần đảm bảo chất lượng hàng hóa, cung cấp thông tin chi tiết và giấy tờ cần thiết cho các bên liên quan trong quá trình vận chuyển Các nhiệm vụ chính bao gồm việc quản lý và kiểm soát thông tin hàng hóa, đảm bảo tính chính xác của giấy tờ và hợp tác hiệu quả với các bên tham gia khác.
- Ký kết hợp đồng giao nhận với cảng trong trường hợp hàng qua cảng
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, cần thực hiện các bước cụ thể cho hàng hóa không qua cảng, cũng như cho hàng hóa xuất nhập khẩu (XNK) khi đã qua cảng Việc này đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho với cảng
- Cung cấp cho cảng các thông tin về hàng hoá và tàu
- Cung cấp các chứng nhận cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa: Đối với hàng xuất khẩu: gồm các chứng từ:
Lược khai hàng hóa (cargo manifest) là tài liệu được lập sau khi có vận đơn cho toàn bộ tàu, do đại lý tàu biển thực hiện Tài liệu này cần được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu.
Sơ đồ xếp hàng (cargo plan) được lập bởi thuyền phó phụ trách hàng hóa và phải được cung cấp ít nhất 8 giờ trước khi tiến hành bốc hàng xuống tàu Đối với hàng nhập khẩu, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan.
- Chi tiết hầm tàu (hatch lict).
- Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng.
Lưu ý rằng tất cả các chứng từ cần được cung cấp ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu Đồng thời, việc theo dõi quá trình giao nhận là rất quan trọng để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở pháp lý khiếu nại các bên có liên quan
- Thanh toán các loại phí cho cảng. c, Cơ quan hải quan:
Hải quan có nhiệm vụ tiến hành các thủ tục hải quan lên hàng hóa và quyết định xem hàng hóa có được thông quan hay không.
- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện việc kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan đối với tàu biển và hàng hoá xuất nhập khẩu
- Ðảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu.
Để ngăn chặn và xử lý hiệu quả hành vi buôn lậu, gian lận thương mại và vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển, cần triển khai các biện pháp phát hiện, điều tra và xử lý nghiêm minh đối với người vận chuyển, đặc biệt là tàu biển.
- Cung cấp các điều kiện cần thiết để đảm bảo cho việc giao nhận hàng hóa tại cảng.
- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hoá: Đối với hàng nhập khẩu: 2 bản Lược khai hàng hoá (Cargo manifest),
2 bản Sơ đồ xếp hàng (Cargo plan), 2 bản Chỉ tiết hầm tàu (Hatch list),
Để thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa tại cảng, cần chuẩn bị một bộ vận đơn đường biển nếu uỷ thác cho cảng Tất cả giấy tờ này phải được nộp cho cảng ít nhất 24 giờ trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu Đối với hàng Container lưu tại kho bãi cảng, người nhận hàng cần cung cấp Lệnh giao hàng có xác nhận của Hải quan và bản sao vận đơn Đối với hàng xuất khẩu, cần nộp 5 bản Lược khai hàng hoá và 2 bản Sơ hàng hóa cho cảng 8 giờ trước khi bốc hàng lên tàu.
Đảm bảo đủ ánh sáng trong hầm tàu và các khu vực cần thiết khác, cùng với việc trang bị các thiết bị làm hàng, là rất quan trọng để đảm bảo an toàn trong quá trình bốc dỡ hàng hóa.
Vai trò, trách nhiệm
4.2.1 Vai trò của người giao nhận trong thương mại quốc tế
Trước đây, người giao nhận chỉ thực hiện các công việc ủy thác như xếp dỡ, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ và vận tải nội địa Tuy nhiên, với sự phát triển của thương mại quốc tế và tiến bộ trong ngành vận tải, dịch vụ giao nhận đã được mở rộng Ngày nay, người giao nhận không chỉ đóng vai trò là đại lý mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và trở thành một bên chính trong chuỗi cung ứng, bao gồm cả vai trò môi giới hải quan (Customs Broker).
Người giao nhận có nhiệm vụ thực hiện thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu và mở rộng dịch vụ cho hàng xuất khẩu, đồng thời sắp xếp chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo ủy thác của người xuất khẩu hoặc nhập khẩu, dựa trên hợp đồng mua bán Với sự cho phép của Nhà nước, người giao nhận hoạt động như một môi giới hải quan, đại diện cho người xuất khẩu và nhập khẩu để thực hiện khai báo và làm thủ tục hải quan.
Người nhận ủy thác từ chủ hàng hoặc người chuyên chở sẽ thực hiện nhiều công việc như nhận và giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, và lưu kho, tất cả dựa trên hợp đồng ủy thác đã ký kết.
Cụ thể: người giao nhận khi là đại lý:
Nhận ủy thác từ chủ hàng để thực hiện các công việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bảo vệ quyền lợi của chủ hàng Đóng vai trò trung gian giữa người gửi hàng, người vận tải, người nhận hàng, cũng như giữa người bán và người mua.
Người hưởng hoa hồng không chịu trách nhiệm về tổn thất hàng hóa, chỉ có trách nhiệm đối với hành vi của bản thân, không liên quan đến hành vi của nhân viên hoặc chủ hàng Họ cũng có nhiệm vụ lo liệu việc chuyển tải và tiếp gửi hàng hóa.
Khi hàng hóa cần chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận sẽ đảm nhận việc thực hiện các thủ tục quá cảnh và tổ chức chuyển tải hàng hóa từ phương tiện vận tải này sang phương tiện khác, hoặc giao hàng trực tiếp đến tay người nhận.
Lưu kho là dịch vụ cho phép hàng hóa được lưu trữ tạm thời trước khi được giao đến tay khách hàng Khi hàng hóa cần lưu kho trước khi xuất khẩu hoặc sau khi nhập khẩu, người giao nhận sẽ đảm nhận việc này, có thể bằng phương tiện của mình hoặc thông qua việc thuê dịch vụ bên ngoài để phân phối hàng hóa theo yêu cầu.
Trong dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL), giúp tối ưu hóa sức chở và giảm chi phí vận tải Gom hàng (consolidation) là quá trình tập hợp các lô hàng lẻ từ nhiều người gửi khác nhau tại cùng một địa điểm, sau đó gửi đi thành các lô hàng nguyên để giao cho nhiều người nhận tại một địa chỉ Hàng lẻ (Less than Container Load – LCL) thường là những lô hàng nhỏ không đủ để lấp đầy một container, hoặc là các lô hàng lớn từ nhiều người gửi khác nhau Ngược lại, hàng nguyên container (Full Container Load – FCL) là các lô hàng lớn, đủ để đóng vào một hoặc nhiều container, thường có một người gửi và một người nhận.
* Việc gom hàng được tiến hành theo những quy trình sau đây:
- Người gom hàng nhận hàng nhận các lô hàng lẻ từ nhiều người gửi hàng khác nhau tại một trạm gửi hàng lẻ container (CFS);
- Người gom hàng tập hợp lại thành lô hàng nguyên container, kiểm tra hải quan và đóng hàng vào container tại CFS;
- Người gom hàng gửi các container này bằng đường biển, đường sắt hoặc đường hàng không, cho đại lý của mình tại nơi đến;
- Đại lý của người gom hàng ở nơi đến nhận các container này, dỡ hàng ra và giao cho từng người nhận tại CFS nơi đến.
Gom hàng mang lại nhiều lợi ích cho người giao nhận, cho phép họ hoạt động như người chuyên chở hoặc đại lý Người giao nhận có thể thu được chênh lệch giữa tổng tiền cước từ người gửi hàng lẻ và chi phí phải trả cho người chuyên chở, nhờ vào mức giá cước hàng nguyên thấp hơn Hơn nữa, người gom hàng thường nhận được giá cước ưu đãi từ các hãng tàu, do họ có khối lượng hàng lớn và thường xuyên gửi đi.
Người chuyên chở là cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa theo hợp đồng vận tải biển đã ký kết với người gửi hàng.
Người giao nhận là chuyên gia trong lĩnh vực vận tải, đảm nhận vai trò ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyển giao hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác.
Người giao nhận là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier) khi họ ký hợp đồng mà không trực tiếp thực hiện việc chuyên chở Nếu họ tham gia vào việc chuyên chở, họ được xem là người chuyên chở thực tế "Người chuyên chở thực tế" bao gồm bất kỳ ai được ủy thác bởi người chuyên chở để thực hiện việc chuyên chở hàng hóa hoặc một phần của nó, cũng như bất kỳ ai khác được giao phó thực hiện công việc đó Bên cạnh đó, người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) cũng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực vận tải.
Khi người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải "từ cửa đến cửa", họ thực sự đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO).
MTO có khả năng tự thực hiện việc vận chuyển hoặc có thể thuê bên thứ ba để thực hiện một phần hoặc toàn bộ hợp đồng vận tải đa phương thức.
- Nếu MTO tự mình chuyên chở hàng hóa thì MTO đồng thời là người chuyên chở thực tế (Actual Carrier, Performing Carrier).
- Nếu phải đi thuê người khác chuyên chở hàng hóa thì MTO là người thầu chuyên chở (Contracting Carrier).
Người giao nhận, được ví như “kiến trúc sư của vận tải”, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức quá trình vận tải một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm nhất.
4.2.2 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận hàng hóa
- Người giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình theo hợp đồng
Các tổ chức giao nhận trên thế giới và Việt Nam
Tổ chức các cơ quan giao nhận trên thế giới
Vào năm 1522, E Vansai, hãng giao nhận đầu tiên trên thế giới, được thành lập tại Badiley, Thụy Sĩ, chuyên cung cấp dịch vụ vận tải và thu phí giao nhận cao tương ứng với giá trị hàng hóa Sự phát triển của vận tải và buôn bán quốc tế đã dẫn đến việc tách biệt giao vận khỏi vận tải và buôn bán, biến nó thành một ngành kinh doanh độc lập Các đặc điểm chính của tổ chức giao nhận trong giai đoạn này phản ánh sự chuyển mình của ngành công nghiệp giao vận.
- Hầu hết là các tổ chức (hãng, công ty) tư nhân,
- Đa số các hãng kinh doanh giao nhận tổng hợp, + Các hãng thường kết hợp giữa giao nhận nội địa và quốc tế,
- Có chuyên môn hoá về giao nhận theo khu vực địa lý hay mặt àng,
- Cạnh tranh gay gắt lẫn nhau.
Sự cạnh tranh khốc liệt giữa các công ty giao nhận đã thúc đẩy sự hình thành các Hiệp hội giao nhận tại các cảng, khu vực và quốc gia Trên bình diện quốc tế, các Liên đoàn giao nhận cũng đã được thành lập để tăng cường sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong ngành.
Liên đoàn những người giao nhận Bỉ, Hà Lan, Mỹ đặc biệt là "Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận", gọi tắt là FIATA.
Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận (Fédération
Liên đoàn quốc tế các Hiệp hội giao nhận (FIATA), thành lập năm
FIATA, thành lập vào năm 1926, là tổ chức giao nhận và vận tải lớn nhất thế giới, đại diện cho 35.000 công ty giao nhận tại 130 quốc gia Tổ chức này không có tính chính trị và hoạt động dựa trên sự tự nguyện Thành viên của FIATA bao gồm các hội viên chính thức, là các liên đoàn giao nhận của các quốc gia, và hội viên hợp tác, là các công ty giao nhận độc lập.
FIATA được công nhận bởi nhiều cơ quan thuộc Liên Hợp Quốc như Hội đồng Kinh tế - Xã hội (ECOSOC), Hội nghị về Thương mại và Phát triển (UNCTAD), Ủy ban Châu Âu (ECE) và ESCAP Ngoài ra, FIATA cũng nhận được sự thừa nhận từ các tổ chức liên quan đến buôn bán và vận tải, bao gồm Phòng Thương mại Quốc tế và Hiệp hội Vận chuyển Hàng không Quốc tế (IATA), cùng với các tổ chức của người chuyên chở và chủ hàng.
Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và nâng cao lợi ích của người giao nhận quốc tế, cải thiện chất lượng dịch vụ giao nhận và kết nối nghề nghiệp FIATA tuyên truyền dịch vụ giao nhận vận tải, thúc đẩy đơn giản hóa và thống nhất chứng từ cùng các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cho hội viên Tổ chức cũng chú trọng đào tạo nghiệp vụ đạt trình độ quốc tế và tăng cường quan hệ phối hợp giữa các tổ chức giao nhận, chủ hàng và người chuyên chở Phạm vi hoạt động của FIATA rất rộng, thông qua nhiều Tiểu ban khác nhau.
- Tiểu ban về các quan hệ xã hội,
- Tiểu ban nghiên cứu về kỹ thuật vận chuyển đường ô tô, đường sắt, đường hàng không, Ủy ban về vận chuyển đường biển vàVTĐPT
- Tiểu ban luật pháp, chứng từ và bảo hiểm,
- Tiểu ban về đào tạo nghề nghiệp,
- Ủy ban về đơn giản hoá thủ tục buôn bán,
- Tiểu ban về hải quan.
Hiện nay nhiều công ty giao nhận của Việt Nam đã trở thành hội viên chính thức của FIATA.
Các công ty giao nhận quốc tế ở Việt Nam
Vào những năm 60 của thế kỷ XX, các tổ chức giao nhận quốc tế tại Việt Nam hoạt động một cách phân tán, với các đơn vị xuất nhập khẩu tự tổ chức chuyên chở hàng hóa Do đó, các công ty xuất nhập khẩu đã thành lập riêng các Phòng Kho vận, Chi nhánh xuất nhập khẩu và Trạm giao nhận tại các cảng và ga đường sắt liên vận Nhằm tập trung quản lý và chuyên môn hóa khâu vận tải, giao nhận, vào năm 1970, Bộ Ngoại thương (nay là Bộ Thương mại) đã thành lập hai tổ chức giao nhận.
- Cục Kho vận kiểm Tổng công ty giao nhận Ngoại thương, trụ sở ở Hải Phòng,
- Công ty giao nhận đường bộ, trụ sở tại Hà Nội
Năm 1976, Bộ Ngoại thương đã hợp nhất hai tổ chức để thành lập Tổng công ty giao nhận và Kho vận Ngoại thương (Vietrans) Trong thời kỳ bao cấp, Vietrans là cơ quan duy nhất có quyền tổ chức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dựa trên sự ủy thác từ các đơn vị xuất nhập khẩu.
Trong những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã chuyển sang mô hình thị trường có sự điều tiết của Nhà nước Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu không còn bị Vietrans độc quyền, mà đã mở cửa cho nhiều cơ quan và tổ chức khác tham gia Đặc biệt, nhiều chủ hàng ngoại thương đã tự đảm nhận công tác giao nhận, tạo ra sự đa dạng và cạnh tranh trong lĩnh vực này.
Với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường giao nhận tại Việt Nam, Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam (VIFAS) được thành lập vào năm 1994 nhằm bảo vệ quyền lợi cho các nhà giao nhận VIFAS đã trở thành hội viên chính thức của FIATA cùng năm và hiện có 46 thành viên Một số hội viên hợp tác tiêu biểu của FIATA bao gồm
Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa
Khái niệm
Chứng từ là các văn bản ghi lại nội dung của sự kiện giao dịch hoặc nghiệp vụ phát sinh, có thể tồn tại dưới dạng giấy tờ hoặc ghi nhận điện tử.
Chứng từ hợp lệ phải đảm bảo:
Tính pháp lý trong giao dịch là rất quan trọng, vì nó yêu cầu các bên tham gia phải ký xác nhận Điều này tạo ra bằng chứng rõ ràng để giải quyết tranh chấp, giúp phân xử đúng sai một cách công bằng mà các bên không thể chối cãi.
– Đảm bảo tính pháp luật: tuân thủ theo đúng các quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức.
– Đảm bảo tính trung thực: sự kiện ghi lại phải là có thực, không được bịa đặt.
Tính rõ ràng trong chứng từ là yếu tố quan trọng, đảm bảo nội dung đầy đủ, cụ thể và dễ hiểu, tránh sự đa nghĩa Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ yêu cầu các loại chứng từ khác nhau; có thể chỉ cần một văn bản duy nhất cho một nghiệp vụ, nhưng cũng có những trường hợp cần nhiều loại chứng từ kết hợp để tạo thành bộ chứng từ đầy đủ.
6.1.2 Chứng từ giao nhận đường biển
Chứng từ giao nhận đường biển là bộ tài liệu thiết yếu cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa và kiểm kê tại hải quan, giúp thông quan nhanh chóng Khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, chủ hàng cần chuẩn bị các chứng từ này để đảm bảo quy trình vận tải diễn ra thuận lợi Các loại chứng từ xuất khẩu bao gồm nhiều loại tài liệu quan trọng.
Chứng từ hải quan
Chứng từ hải quan là tài liệu cần thiết cho thủ tục hải quan hàng hóa khi vận chuyển ra nước ngoài Để thực hiện quy trình này, các doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ chứng từ theo quy định, bao gồm một bản chính văn bản cho phép xuất khẩu từ bộ thương mại hoặc bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao nộp cho cơ quan hải quan.
02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng
Để thực hiện thủ tục hải quan cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục, doanh nghiệp cần nộp 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp (chỉ cần nộp một lần) Ngoài ra, cần chuẩn bị 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá đối với các lô hàng không đồng nhất.
Trong đó có các nhóm chứng từ chính bao gồm: a To khai hai quan (Customs Declaration)
Tờ khai hải quan là văn bản cần thiết mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện phải nộp cho cơ quan hải quan Văn bản này phải được xuất trình trước khi hàng hóa hoặc phương tiện được xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào lãnh thổ quốc gia.
Theo quy định quốc tế và pháp luật Việt Nam, tờ khai hải quan là yêu cầu bắt buộc đối với phương tiện xuất nhập khẩu qua cửa khẩu quốc gia Mọi hành vi vi phạm hoặc không khai báo trung thực sẽ bị xử lý theo quy định của cơ quan hải quan Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales contract) cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Hợp đồng ngoại thương là văn bản quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, trong đó bên xuất khẩu cam kết chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên nhập khẩu, và bên nhập khẩu có trách nhiệm nhận hàng và thanh toán Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list) cũng là một phần không thể thiếu, giúp xác định rõ ràng các sản phẩm được giao dịch.
Bản kê chi tiết hàng hoá là tài liệu quan trọng do người bán lập ra, giúp kiểm tra hàng hoá một cách thuận tiện Nó cũng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng chứa nhiều loại hàng hoá khác nhau về tên gọi và phẩm cấp Phiếu đóng gói thường được đặt trong bao bì hoặc túi bên ngoài, dễ dàng cho người mua tìm thấy.
Chức năng của packing list: Cần bố trí container để xếp dỡ như thế nào.
Khi quyết định vận chuyển hàng hóa, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa việc thuê công nhân bốc xếp hay sử dụng các loại xe chuyên dụng như xe cẩu và xe nâng Lựa chọn phương tiện vận tải đường bộ phù hợp, như xe tải cỡ lớn hay nhỏ, là rất quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ cảng về kho một cách hiệu quả Ngoài ra, trong quá trình làm thủ tục thông quan, cần xác định vị trí chính xác để kiểm hóa hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Dựa trên thông tin trong phiếu đóng gói, bạn có thể khiếu nại nhà sản xuất một cách rõ ràng nếu hàng hoá bị lỗi Điều này giúp bên bán dễ dàng xác định số lô bị lỗi và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời Một Packing List đầy đủ sẽ bao gồm những nội dung cần thiết để hỗ trợ quá trình này.
- Tiêu đề trên cùng : Logo, tên, địa chỉ, Tel, Fax của doanh nghiệp.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, Tel, Fax.
- Số và ngày Packing List.
- Thông tin người mua: Tên, địa chi, Tel, Fax của doanh nghiệp mua hàng
- Số lượng container và số container
- Ref no: Số tham chiếu ( Có thể là số đơn hàng, thông báo khi hàng đến, )
- Port of Loading : cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng đến, cảng dỡ hàng
- Vessel Name: tên tàu, số chuyến tàu
- ETD : Ngày dự kiến tàu chạy
- Product : Mô tả hàng hóa như tên hàng, ký hiệu mã, thể tích, số kiện,
- Packing: số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới NWT ( Net weight): Trọng 10 lượng thực của hàng hóa
GWT (Trọng lượng tổng) bao gồm trọng lượng của dây buộc, thùng, hộp đựng và các vật dụng khác Để xác nhận, bên bán hàng cần ký tên và đóng dấu Ngoài ra, phiếu đóng gói cũng có thể yêu cầu ghi rõ tên người đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật.
Mỗi doanh nghiệp cần một phiếu đóng gói với các nội dung chính như số và ngày lập, thông tin của Seller và Buyer, cùng với thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng và trọng lượng Ngoài ra, quy cách đóng gói và kích thước kiện hàng cũng là những yếu tố quan trọng không thể thiếu.
6.2.1 Chứng từ vận tải khi làm việc với cảng và tàu vận chuyển
Khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, việc sử dụng các chứng từ là rất quan trọng để cam kết về quá trình vận tải Người giao nhận cần xem xét kỹ lưỡng các chứng từ vận tải để kiểm soát hàng hóa trong giai đoạn xếp dỡ lên tàu Hai chứng từ quan trọng trong giai đoạn này là chỉ thị xếp hàng (Shipping note), ghi rõ chi tiết hàng hóa do người giao hàng gửi cho công ty tàu biển hoặc đại lý tàu biển, và biên lai thuyền phó (Mate's Receipt).
Biên lai thuyền phó là chứng từ xác nhận việc nhận hàng của thuyền phó phụ trách hàng hoá trên tàu, gửi cho người gửi hàng hoặc chủ hàng Biên lai này ghi lại kết quả kiểm nhận hàng hoá do nhân viên kiểm kiện thực hiện trong quá trình bốc hàng lên tàu Nếu trong quá trình nhận hàng, người vận tải phát hiện tình trạng bao bì không chắc chắn, họ cần ghi chú điều này vào biên lai thuyền phó Dựa trên biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển xác nhận tàu đã nhận hàng để chuyên chở.
Biên lai thuyền phó không được coi là chứng chỉ sở hữu hàng hoá, do đó, để sở hữu hàng hoá, người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ khi hợp đồng mua bán có điều kiện cho phép việc này.
Tại sao có biên lai thuyền phó?
Người thuyền phó đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và bảo vệ hàng hóa trên tàu, được chủ hàng ủy quyền để quyết định và áp tải hàng Họ chịu trách nhiệm cứu hàng và đảm bảo thực hiện hợp đồng vận chuyển, đặc biệt trong trường hợp tàu gặp nạn.
Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) bao gồm:
- Name and logo of the shipping line/ Tên và logo của hãng tàu.
- Name and address of the shipper/ Tên và địa chỉ của người giao hàng Name and the number of vessel/ Tên và số lượng tàu.
- Name of the port of loading/ Tên của cảng tải.
- Name of the port of discharge and place of delivery/ Tên của cảng dỡ hàng và nơi giao hàng.
- Marks and container number/ Nhãn hiệu và số container Packing and container description/ Đóng gói và mô tả container.
- Total number of containers and packages/ Tổng số container và gói.
- Description of goods in terms of quantity/ Mô tả hàng hóa về số lượng.
- Signature and initials of the Chief Officer/ Chữ ký và tên viết tắt của Giám đốc.
The container's status and seal number are essential for tracking and security, while the gross weight in kilograms and volume measured in cubic meters are crucial for logistics and shipping efficiency.
- Shipping bill number and date/ Vận chuyển số hóa đơn và ngày. c Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading - B/L)
Các loại chứng từ nhập khẩu
6.3.1 Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O)
Lệnh giao hàng (delivery order) là chứng từ nhận hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu nhận được để trình cho cơ quan giám sát kho hàng
Trước khi có thể rút hàng ra khỏi container, kho, bãi, doanh nghiệp nhập khẩu cần có lệnh giao hàng chỉ thị người giữ hàng giao cho người nhận hàng (consignee) Để nhận được hàng, doanh nghiệp phải tập hợp đầy đủ lệnh giao hàng từ người viết bill (Shipper).
Phân loại: Các loại lệnh giao hàng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, được phân chia tùy theo đối tượng ban hành bao gồm 2 loại:
D/O do hãng tàu phát hành là lệnh yêu cầu giao hàng từ hãng tàu đến người giữ hàng Thông thường, hãng tàu sẽ yêu cầu giao hàng cho forwarder (đại lý vận chuyển), và sau đó forwarder sẽ chuyển giao cho consignee thực sự (doanh nghiệp nhập khẩu) nếu lô hàng sử dụng HBL, hoặc giao cho người nhập khẩu thực tế nếu sử dụng Direct MBL Khi forwarder nhận D/O từ hãng tàu và chuyển cho doanh nghiệp nhập khẩu, thì doanh nghiệp này mới đủ điều kiện để nhận hàng.
D/O do forwarder phát hành là lệnh giao hàng mà đại lý vận chuyển cấp để yêu cầu người nắm giữ hàng giao hàng cho doanh nghiệp nhập khẩu Lệnh này được phát hành sau khi forwarder nhận D/O từ hãng tàu, do đó thường được gọi là “lệnh nối” Tuy nhiên, nếu D/O do forwarder phát hành nhưng không phải là người phát hành Bill, thì người nhận hàng không có quyền lấy hàng mà cần có chứng từ kèm theo.
Nội dung ghi trên D/O bao gồm:
- Tên tàu và hành trình của con tàu
- Ký mã hiệu hàng hoá (Code goods)
- Số lượng bao kiện hàng, trọng lượng và thể tích hàng hoá (Gross Weight, Net weight )
Lệnh giao hàng là chứng từ bắt buộc gồm 3 bản mà người nhận hàng cần có, nhưng để nhận hàng, Consignee còn phải chuẩn bị thêm các chứng từ khác theo quy định Các chứng từ cần thiết bao gồm giấy tờ cá nhân của người nhận (CMND/Thẻ căn cước), giấy giới thiệu (bản gốc) và thông báo hàng đến (bản photo).
Vận đơn photo có ký hậu và đóng dấu, hoặc vận đơn gốc có ký hậu và đóng dấu của ngân hàng (nếu thanh toán bằng L/C) là những tài liệu cần thiết Sau khi nhận B/L và giấy báo hàng từ hãng tàu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ để đến hãng tàu hoặc FWD lấy lệnh Việc lấy lệnh này có thể thực hiện độc lập với thủ tục hải quan, cho phép bạn thực hiện đồng thời hoặc lấy lệnh D/O trước khi làm thủ tục hải quan.
Khi nhận lệnh giao hàng, bên cạnh phí D/O, người nhận hàng (Consignee) cần thanh toán các chi phí khác như phí vệ sinh container, phí THC, phí handling và phí CFS hoặc phí cược container theo quy định của từng hãng tàu (đối với hàng FCL) Do đó, bạn nên giữ lại Bill để kiểm tra khi cần Đối với hàng nguyên container, D/O sẽ được đóng dấu "hàng giao thẳng", trong khi nếu người nhập khẩu hạ hàng và cắt chì tại bãi, D/O sẽ được đóng dấu "hàng rút ruột".
Khi forwarder ký tên trên lệnh giao hàng với tư cách đại lý (AS AGENT) của hãng tàu, lệnh giao hàng này sẽ có hiệu lực tương tự như lệnh giao hàng của hãng tàu Điều này cho phép nhận hàng chỉ cần D/O từ forwarder.
Khi sử dụng tàu feeder để vận chuyển hàng hóa từ các cảng có lượng container ít đến cảng trung chuyển, doanh nghiệp cần có thêm một lệnh nối của feeder để nhận hàng Lệnh nối này chỉ cần bản photocopy và không yêu cầu bản gốc, thường doanh nghiệp phải yêu cầu forwarder cung cấp tài liệu này.
D/O là chứng từ phát hành tại đầu nhập khẩu, có nghĩa là người nhập khẩu sẽ nhận được chứng từ này từ hãng tàu để mang hàng về kho.
Phí thu D/O dao động từ 30-40 USD, tùy thuộc vào từng hãng tàu Phí D/O sẽ được thông báo cùng với các loại phí LCC khác tại cảng nhập, và chủ hàng cần thanh toán trước khi nhận hàng.
6.3.2 Lệnh giao hàng điện tử - (Electronic Delivery Order - EDO)
EDO, hay lệnh giao hàng điện tử, là tài liệu được hãng tàu phát hành qua email dưới dạng file PDF, thay thế cho lệnh D/O giấy truyền thống Việc sử dụng EDO giúp quá trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng, hiện đại và thuận lợi hơn cho doanh nghiệp, cho phép lấy lệnh giao hàng từ bất kỳ đâu, tiết kiệm thời gian và chi phí EDO đơn giản hóa quy trình và thủ tục, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng tại cảng.
- Doanh nghiệp có thể lấy lệnh giao hàng điện tử bất cứ đâu chỉ cần có internet.
- Việc lấy lệnh sẽ tiết kiệm thời gian hơn.
- Tiết kiệm chi phí lấy lệnh giao hàng
- Quy trình thủ tục đơn giản hơn so với quy trình DO truyền thống
- Góp phần bảo vệ môi trường
6.3.3 Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường.
Một số chứng từ có thể được dùng như:
- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu
- Biên bản kê khai hàng thừa thiếu
- Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ
- Biên bản giám định phẩm chất
- Biên bản giám định số trọng lượng
- Biên bản giám định của công ty bảo hiểm
Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC) là tài liệu quan trọng được lập giữa cảng và tàu sau khi hoàn tất việc dỡ hàng, nhằm xác nhận số lượng hàng thực tế đã giao nhận tại cảng Văn bản này có chức năng chứng minh sự chênh lệch giữa số lượng hàng thực nhận và số hàng ghi trong bản lược khai của tàu, là căn cứ để người nhận hàng khiếu nại với người chuyên chở hoặc công ty bảo hiểm Đồng thời, biên bản này cũng là cơ sở để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu, chứng minh việc hoàn thành giao hàng đúng số lượng đã nhận từ người chuyên chở.
Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hóa trên ROROC không khớp với lược khai, người nhận cần lập biên bản hàng thừa thiếu Biên bản này được tạo ra dựa trên biên bản kết toán nhận hàng và lược khai Ngoài ra, biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outturn report - COR) cũng cần được xem xét trong quá trình giao nhận hàng.
Trong quá trình dỡ hàng tại cảng, nếu phát hiện hàng hoá hư hỏng, đại diện cảng và tàu cần lập biên bản xác nhận tình trạng đổ vỡ Biên bản này được gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng do tàu gây ra Ngoài ra, biên bản giám định phẩm chất là văn bản xác nhận chất lượng hàng hoá tại cảng đến, được cấp bởi cơ quan giám định chuyên nghiệp khi có nghi ngờ về phẩm chất hàng hóa Biên bản giám định số lượng/trọng lượng xác nhận số lượng và trọng lượng thực tế của lô hàng dỡ tại cảng nhập khẩu, thường do công ty giám định cấp sau khi thực hiện giám định Cuối cùng, biên bản giám định của công ty bảo hiểm cũng là một tài liệu quan trọng trong quy trình này.
Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là tài liệu xác nhận tổn thất thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm, được cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường Thư khiếu nại là văn bản do người khiếu nại gửi đến người bị khiếu nại, yêu cầu đáp ứng yêu sách do vi phạm nghĩa vụ hợp đồng Thư dự kháng (Letter of reservation) cũng là một phần quan trọng trong quy trình này.
Một số loại chứng từ khác trong XNK Booking
6.4.1 Booking hàng hóa xuất nhập khẩu
Booking là một bước quan trọng trong quy trình vận tải biển hàng xuất khẩu, nơi chủ hàng đặt chỗ với hãng tàu quốc tế Khách hàng thường nhận booking từ các Forwarder hoặc công ty logistics, mặc dù một số ít có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu Quy trình booking khá đơn giản, nhưng việc lựa chọn hãng tàu phù hợp và thực hiện booking sớm là điều cần thiết để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển kịp thời.
6.4.2 Hướng dẫn lập booking profile trong xuất nhập khẩu
Để tạo booking profile, bạn cần kê khai thông tin sơ lược về lô hàng và gửi cho bộ phận chứng từ để theo dõi Những thông tin cần thiết trên booking profile bao gồm: tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, và địa điểm giao nhận.
- Tên người gửi hàng (công ty xuất khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax
- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan
6.4.3 Quy trình lấy booking hàng hóa xuất nhập khẩu
Quy trình lấy booking hàng hóa xuất nhập khẩu thông qua Forwarder bắt đầu bằng việc chủ hàng chuẩn bị đầy đủ hàng hóa cần xuất nhập khẩu Sau đó, họ sẽ tìm kiếm và liên hệ với Forwarder để tiến hành đàm phán và thỏa thuận về giá cước vận chuyển.
Sau khi thỏa thuận và chấp nhận giá cước, khách hàng cần gửi cho Forwarder thông tin chính xác về lô hàng của mình qua yêu cầu đặt chỗ (Booking request).
Step 3: The Forwarder will use the Booking Request as the basis to make reservations with the shipping companies The shipping company will confirm the successful reservation with a Booking Note or Booking Confirmation, which will then be sent to the Forwarder.
Lưu ý: Đối với hàng nguyên (FCL) thì Booking Confirmation sẽ được gọi là lệnh cấp container rỗng.
Quy trình lấy booking hàng hóa xuất nhập khẩu với hãng tàu:
Bước 1: Sau khi chốt lịch xuất hàng, nhà xuất khẩu sẽ bắt đầu tìm kiếm và tiến hành đàm phán giá cả với hãng tàu:
-Thứ nhất, tìm kiếm và lên danh sách hãng tàu vận chuyển phù hợp với thời gian và yêu cầu về hàng hóa
-Thứ hai, liên hệ với hãng tàu, lấy giá cước và phụ phí, lấy lịch tàu và thương lượng về giá cả vận chuyển
-Thứ ba, viết mail chốt giá và gửi yêu cầu booking note với hãng tàu booking
Vào thứ tư, hãy gửi yêu cầu đặt chỗ với đầy đủ thông tin về lô hàng, bao gồm cảng đi, cảng đến, số lượng, loại container, ngày dự kiến khởi hành, cùng với yêu cầu về chỗ cấp container rỗng, hạ container và thời gian miễn phí tại cảng đi và cảng đến.
Step 2: Once the shipping company verifies the space and agrees to issue a booking, they will send a booking confirmation and packing list in their specified format The booking confirmation, also known as the Empty Container Release Order, contains essential information such as the booking number, vessel name, port of loading, port of delivery, port of discharge (if applicable), empty container release yard, and closing time.
Bước 3: Sau khi duyệt lệnh tại văn phòng của hãng tàu, nhà xuất nhập khẩu cần lấy container rỗng để đóng hàng Cần chú ý đến các thông báo từ hãng tàu để chuẩn bị hàng hóa và thực hiện các thủ tục thông quan xuất khẩu cần thiết Cuối cùng, tiến hành làm vận đơn theo quy trình đã định.
Để đảm bảo quy trình gửi Shipper Instruction đúng hạn, cần lấy số liệu thực tế và gửi cho hãng tàu trước thời điểm deadline của tài liệu Khi trình Shipper Instruction, cần lưu ý thông báo rõ loại bill yêu cầu, chẳng hạn như bill in giấy.
+ Gửi SI để làm bill
+ Nhận bill draft sau đó xác nhận thông tin được thể hiện trên bill +Lấy debit note và thanh toán phụ phí để nhận bill điện tử
Trên thực tế thì các hãng tàu khác nhau sẽ có những quy trình làm booking cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu khác nhau
Booking Note là chứng từ do đơn vị vận tải phát hành để xác nhận việc đặt lịch vận tải hàng hóa Theo thỏa thuận trong Incoterm, bên mua và bên bán sẽ xác định trách nhiệm thuê tải Booking Note không chỉ là việc lưu khoang mà còn là chứng từ lưu cước và xác nhận giữ chỗ với hãng tàu, ghi chép chính xác các thông tin liên quan.
-Tên tàu, thời gian chuyển hàng, ngày giao nhận.
-Số lượng, trọng lượng hàng hóa trên tàu Cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng.
-Quy trình và quy định thực hiện lấy Booking Note từ các hãng vận tải.
Quy trình và chứng từ sửa dụng trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển
Đối với hàng xuất khẩu
7.1.1 Yêu cầu hàng hoá đối với việc giao hàng xuất khẩu
Giao hàng nhanh chóng, kế toán chính xác, lập bộ chứng từ đầy đủ để thanh toán tiền hàng.
7.1.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu
Quy trình chính bao gồm các bước: Chuẩn bị hàng hóa, theo dõi tình hình tàu, kiểm tra hàng hóa, đóng gói hàng vào container, chuẩn bị chứng từ cần thiết, thực hiện thủ tục hải quan, giao hàng cho tàu, lập bộ chứng từ thanh toán và thanh toán các chi phí tại cảng.
Bước 1: Chuẩn bị hàng và nắm tình hình tàu
- Nghiên cứu hợp đồng mua bán và L/C thư tín dụng để chuẩn bị hàng hoá, xem người mua đã trả tiền hay mở L/C chưa
- Nếu như chưa có giấy phép xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất khẩu.
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan.
- Nắm tình hình tàu và tiến hành lưu cước
- Lập Cargo List gửi hãng tàu
Công ty xuất khẩu cần chú ý kiểm tra kỹ lưỡng container để đảm bảo không có lỗ hổng hay hư hỏng ván sàn, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn của hàng hóa Nếu consignee trả lại container hư sau khi nhận hàng, hãng tàu có thể từ chối nhận lại hoặc yêu cầu bồi thường chi phí sửa chữa container.
Bước 2: Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu
- Kiểm tra về số lượng, trọng lượng, phẩm chất xem có phù hợp với hợp đồng mua bán hay không
- Xin kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp
Bước 3: Đóng hàng vào container
Chủ hàng hoặc người được ủy thác cần điền và ký Booking Note, sau đó nộp cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý cùng với danh mục hàng xuất khẩu Sau khi hoàn tất ký kết, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ Container cho chủ hàng để mượn, đồng thời cung cấp Packing List và Seal.
Doanh nghiệp xuất khẩu cần giao bộ hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi của hãng tàu, xuất trình booking confirmation đã được duyệt, và đóng phí nâng container cho phòng thường vụ bãi Sau đó, tài xế sẽ lấy container rỗng để vận chuyển đến kho của doanh nghiệp nhằm đóng hàng.
Người làm xuất nhập khẩu cần phối hợp chặt chẽ với đội ngũ kỹ thuật và công nhân tại nhà máy để thực hiện việc đóng hàng Việc chọn đúng loại pallet, kích thước và số lớp carton theo yêu cầu của người nhập hàng là rất quan trọng Ngoài ra, cần ghi ký hiệu và in ấn trên từng gói hàng một cách chính xác Thông thường, hàng FCL không yêu cầu ghi shipping mark, nhưng hầu hết hàng LCL đều phải có shipping mark.
Doanh nghiệp xuất khẩu cần ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng, vì điều này liên quan trực tiếp đến hợp đồng ngoại thương Các thông tin quan trọng bao gồm tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì và các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển như hàng dễ vỡ.
Bước 4: Chuẩn bị chứng từ cần thiết
+ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản - khách hàng, 1 bản - hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản chính
+ Hóa đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh : bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu)
+ Giấy giới thiệu của khách hàng xuất khẩu : 1 bản
+ Giấy ủy quyền xuất khẩu( đối với doanh nghiệp giao nhận)
Nếu mặt hàng xuất khẩu là hàng thực phẩm thì phải đăng ký kiểm dịch, gồm có:
+ Giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch thực vật
+ Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao y
+ Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính
+ Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính
+ Mẫu hàng để kiểm dịch (nếu có)
(Lưu ý: Đối với doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải thêm bước là mua bảo hiểm và lập L/C)
Bước 5 trong quy trình là làm thủ tục hải quan, bao gồm việc đăng ký tờ khai hải quan qua phần mềm điện tử Khi hồ sơ được truyền thành công, hệ thống hải quan sẽ tự động cung cấp số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa Có ba luồng phân luồng hàng hóa chính trong quy trình này.
Luồng xanh là chế độ miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, giúp rút ngắn thời gian thông quan Cán bộ hải quan sẽ chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục để duyệt, đảm bảo đúng quy trình và thủ tục hải quan trong tờ khai xuất khẩu.
Luồng vàng trong quy trình hải quan cho phép miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, chuyển hồ sơ qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục duyệt và đóng dấu thông quan, từ đó hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai xuất khẩu.
Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa theo luồng đỏ, với tỷ lệ kiểm tra do lãnh đạo chi cục quy định, có thể là 5%, 10% hoặc 100% Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa khớp với khai báo và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ niêm phong container và ghi chú vào tờ khai xác nhận Tiếp theo, hồ sơ sẽ được chuyển cho lãnh đạo chi cục duyệt và đóng dấu thông quan để hoàn tất thủ tục hải quan cho tờ khai xuất khẩu.
Sau khi hoàn tất tờ khai, người gửi hàng cần nộp cho cán bộ hải quan để kiểm tra Nếu có nợ thuế, người gửi sẽ nhận thông báo từ cán bộ hải quan Trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu còn nợ thuế, tờ khai sẽ không được thông quan.
- Thông báo nợ thuế sẽ thể hiện đầy đủ số tiền nợ thuế là bao nhiêu, của tờ khai nào, đăng ký vào ngày nào, đăng ký ở đâu.
Khi đã có giấy nộp thuế vào ngân sách nhà nước, người nhận hàng cần kẹp giấy này cùng với giấy tra cứu nợ thuế vào bộ chứng từ và nộp cho cán bộ hải quan để đăng ký tờ khai, từ đó tiếp tục quá trình thông quan.
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
- Người gửi in tờ khai hải quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho doanh nghiệp xuất khẩu ký tên và đóng dấu xác nhận.
- Sau đó, mang bộ chứng từ đến hải quan, bao gồm:
+ Phiếu đóng gói (packing list)
Hải quan tiếp nhận hồ sơ từ OPS và tiến hành kiểm tra sự tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp thông qua hệ thống mạng hải quan Sau đó, cơ quan này sẽ xác định xem việc kê khai trên tờ khai và hàng hóa có nằm trong danh mục hàng cấm hay không.
- Sau đó, hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai
- Người gửi hàng mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai
- Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho người gửi hàng tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem
Bước 3: Thanh lý hải quan bãi
- Người gửi hàng đưa tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi, ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.
- Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lí.
- Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc
Bước 4: Vào sổ tàu hàng xuất
- Căn cứ vào booking, người gửi hàng viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào ô 28 tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.
- Người gửi hàng nộp tờ khai để hải quan vào sổ tàu.
- Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.
- Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
- Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.
Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng vàng)
Tiến hành các bước như như hàng hoá xuất khẩu ở luồng xanh, bên cạnh đó cần xuất trình thêm một số chứng từ như
- Chi tiết đóng gói hàng hóa.
- Các chứng từ khác: C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…
Trường hợp 3: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai xuất khẩu
- Người gửi hàng in tờ khai hải quan điện tử (in 2 bản), mang tờ khai đến cho khách hàng ký tên và đóng dấu xác nhận.
- Sau đó, mang bộ chứng từ bao gồm:
+ Hợp đồng thương mại (sao y)
+ Phiếu đóng gói (bản chính)
Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ từ người gửi hàng và kiểm tra việc tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan để xác định có vi phạm nào không.
Tiếp theo, cần kiểm tra xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với các chứng từ liên quan hay không, đồng thời xác định xem hàng xuất khẩu có nằm trong danh mục hàng cấm hay không.
- Sau đó, hải quan đóng dấu và chuyển bộ phận kiểm hóa
Bước 2: Kiểm hóa hàng xuất
- Người gửi hàng đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container.
- Người gửi hàng xem kết quả phân kiểm để liên lạc với hải quan kiểm hóa.
Đối với hàng hoá nhập khẩu
7.2.1 Yêu cầu đối với việc giao nhận hàng nhập khẩu:
Nhận hàng nhanh chóng và kết toán chính xác là rất quan trọng Cần lập kịp thời, đầy đủ và hợp lệ các chứng tử cũng như biên bản liên quan đến tổn thất hàng hoá để thuận tiện cho việc khiếu nại các bên liên quan.
7.2.2 Trình tự giao nhận hàng nhập khẩu:
Các bước nghiệp vụ chính trong quy trình logistics bao gồm: chuẩn bị trước khi nhận hàng, nhận hàng từ cảng hoặc tàu, thực hiện thủ tục hải quan, và thanh toán các chi phí liên quan đến cảng.
Bước 1 Theo dõi tiến trình đóng hàng xuất khẩu
Mặc dù bên xuất khẩu chịu trách nhiệm đóng hàng, doanh nghiệp nhập khẩu cần chủ động kiểm tra và nhắc nhở bên xuất khẩu về việc chuẩn bị và xếp hàng lên tàu đúng thời điểm để tránh rủi ro trong quy trình nhập hàng.
Trước khi đóng hàng, người xuất khẩu cần chụp hình container rỗng để tránh tranh chấp sau này Nhiều doanh nghiệp nhập khẩu gặp phải tình huống khi hàng về Việt Nam, họ kéo container về kho để rút hàng, nhưng sau đó lại nhận thông báo từ hãng tàu rằng container bị hư hỏng hoặc dơ bẩn Điều này dẫn đến yêu cầu đóng tiền sửa chữa và vệ sinh container, gây ra mâu thuẫn giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu, khi mỗi bên đều đổ lỗi cho nhau về tình trạng của container.
Do đó người nhận hàng nên kiểm tra sơ bộ cont rỗng trước thông qua hình ảnh để tránh tranh chấp về sau.
Lưu ý:Riêng đối với hàng đông lạnh, phải có thêm hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
Kiểm tra số cont và seal là bước quan trọng khi hàng hóa đến cảng VN Doanh nghiệp nhập khẩu cần đối chiếu số cont/seal thực tế với thông tin trên B/L Nếu phát hiện sai lệch, cần thông báo ngay cho bên xuất hoặc công ty bảo hiểm để xác nhận Cuối cùng, doanh nghiệp nhập khẩu cũng phải kiểm tra tình trạng chốt seal để đảm bảo hàng hóa không bị mất mát trong quá trình vận chuyển.
Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp nhập khẩu có thể dễ dàng theo dõi thông tin về tàu và hàng hóa thông qua trang web của hãng tàu Thông thường, trang web này sẽ có mục theo dõi (tracking), nơi doanh nghiệp chỉ cần nhập số B/L hoặc số container để nắm bắt hành trình của tàu.
Bước 2 Tiếp nhận, kiểm tra các chứng tờ, hồ sơ:
- Các chứng từ từ nhà xuất khẩu:
Bộ chứng từ do người bán lập và gửi cho người mua qua các phương thức thanh toán khác nhau là yếu tố quan trọng nhất để một công ty thực hiện việc nhận hàng nhập khẩu.
Người nhận hàng phải có đủ bộ chứng từ trong tay để tiến hành lên tờ khai Hải quan, tiến hành kiểm dịch,…và để nhận hàng
Vận đơn B/L (Bill of Lading)
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (bản được hải quan, 1 bản chính).
Phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu (bản được hải quan, 1 bản chính - nếu có trên 3 mặt hàng)
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (bản được người khai hải quan, 1 bản chính).
Phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu (bản được người khai hải quan, 1 bản chính- nếu có trên 3 mặt hàng)
Tờ khai trị giá tính thuế (2 bản chính - nếu có dưới 8 mặt hàng).
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (2 bản chính - nếu có trên 8 mặt hàng).
Giấy giới thiệu (1 bản chính).
Hợp đồng thương mại (1 bản sao y).
Hóa đơn thương mại - Invoice (1 bản chính).
Bản kê chi tiết hàng hóa - Packing list (1 bản chính).
Giấy ủy quyền của khách hàng cung cấp cho công ty (1 bản chính) (Đối với công ty giao nhận).
Giấy chứng nhận xuất xứ - C/O (nếu có).
Và tùy theo phương thức thanh toán cụ thể mà có thể nộp thêm giấy chuyển tiền, điện chuyển tiền của ngân hàng.
Tùy theo từng loại mặt hàng, có thể cần nộp thêm các giấy tờ như giấy phép nhập khẩu của bộ chuyên ngành, giấy chứng nhận phân tích, giấy đăng ký kiểm dịch động - thực vật và giấy kiểm tra chất lượng hàng hóa.
- Thông báo từ hãng tàu:
Thông báo sẵn sàng NOR (Notice of Readiness):
NOR, hay Notice of Readiness, là thông báo sẵn sàng của hàng hóa trong xuất nhập khẩu Hãng tàu có trách nhiệm thông báo bằng văn bản khi tàu biển đã đến cảng và sẵn sàng nhận hàng Đây là mốc thời gian quan trọng để bắt đầu quá trình làm hàng, phụ thuộc vào thông báo từ thuyền trưởng và việc tiếp nhận thông báo từ chủ hàng Sau khi các bên thống nhất, hàng hóa sẽ được dỡ từ tàu theo mốc thời gian đã thỏa thuận.
Thông báo hàng đến NOA (Notice of Arrival):
Doanh nghiệp nhập khẩu nhận giấy thông báo pháthành trực tiếp từ hãng tàu đối với hàng nguyên container được hãng tàu vậnchuyển.
Doanh nghiệp nhập khẩu nhận giấy thông báo phát hành từ đại lý hãng tàu, đơn vị vận tải đối với cả hàng nguyên container và hàng lẻ
Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển của bên thứ ba, các đại lý của hãng tàu hoặc đơn vị vận tải liên kết sẽ phát hành giấy thông báo hàng đến cho khách hàng Giấy thông báo hàng tới là chứng từ quan trọng giúp khách hàng nhận lệnh giao hàng D/O, cùng với giấy giới thiệu (nếu có uỷ quyền), căn cước công dân và vận đơn hàng hóa Ngoài ra, giấy báo hàng đến cũng được sử dụng để thực hiện thủ tục khai Hải quan.
Khi nhận giấy báo hàng đến, ngoài kiểm tra thông tin ngày hàng đến, cảng đến, số cont/seal, cũng như số lượng, trọng lượng hàng,
Doanh nghiệp nhập khẩu cần kiểm tra kỹ các chi phí liên quan, bao gồm cước tàu và các khoản phí địa phương tại cảng đến, để đảm bảo chúng khớp với báo giá ban đầu Khi xác nhận các chi phí đúng như báo giá, doanh nghiệp sẽ tiến hành chuyển tiền và nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) Lệnh giao hàng có thể là bản giấy hoặc điện tử, tùy thuộc vào từng hãng tàu, và doanh nghiệp cần sắp xếp thủ tục lấy hàng cho phù hợp.
Lệnh giao hàng D/O, hay còn gọi là delivery order, là thủ tục quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần chuẩn bị để nhận hàng Chứng từ này được phát hành bởi hãng vận tải cho chủ hàng hoặc shipper, nhằm trình lên cơ quan giám sát hàng hóa để lấy hàng khỏi bãi hàng hoặc container Trên lệnh giao hàng D/O sẽ ghi rõ ai là người giữ hàng và ai là người nhận hàng (consignee) Để nhận được hàng, chủ hàng bắt buộc phải có lệnh giao hàng từ hãng tàu.
Lệnh giao hàng là tài liệu chỉ định người giữ hàng giao cho người nhận hàng (consignee), và thông tin này thường được thể hiện rõ ràng trong lệnh giao hàng.
Có 2 lệnh chính được sử dụng:
D/O do forwarder phát hành là lệnh giao hàng từ shipper yêu cầu người giữ hàng giao hàng cho chủ hàng; nếu không có bill từ đại lý vận chuyển, người nhận D/O không thể lấy hàng Ngược lại, D/O do hãng tàu phát hành là lệnh yêu cầu bên giữ hàng trả hàng cho chủ hàng, và bên nhập khẩu có thể nhận hàng nếu đáp ứng đủ điều kiện theo thông tin trong hợp đồng xuất trình D/O.
Quy trình nhận lệnh giao hàng D/O:
Sau khi nhận B/L và thông báo hàng đến từ hãng tàu, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết Tiếp theo, bạn đến hãng tàu hoặc Forwarder để lấy lệnh Lưu ý rằng việc lấy lệnh này không phụ thuộc vào thủ tục hải quan, vì vậy bạn có thể thực hiện song song hoặc lấy lệnh D/O trước.