Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANHSINH VIÊN: NGUYỄN THỊ NHƯ YÊN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO N
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên Tiếng Việt: Công Ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu
- Tên Tiếng Anh: Global Logistics and Transport Limited Company
- Người đại diện pháp luật: Trần Anh Giang
- Trụ sở chính: Số 3 Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Website: https://www.glotransvn.com.vn/
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài Nhà nước
Hình 1: Logo Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu
(Nguồn: Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu)
1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công Ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu, hay còn gọi là Glotrans, được thành lập vào ngày 15 tháng 8 năm 2009, với giấy phép đăng ký kinh doanh số 0200968937.
Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu (Glotrans) đã có gần 15 năm phát triển năng động trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển Hiện tại, Glotrans sở hữu 9 văn phòng trải dài từ Bắc vào Nam, cùng với mạng lưới rộng khắp Việt Nam và hệ thống đại lý tại hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới Ngay từ những năm đầu hoạt động, Glotrans đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong những nhà cung cấp dịch vụ vận tải uy tín nhất tại Việt Nam.
Trụ sở chính: Glotrans Hải Phòng: Số 3, Đường Lê Thánh Tông, Phường Máy
Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành Phố Hải Phòng, Việt Nam
- Glotrans Hà Nội : Số A24/D7, Ngõ 66, Đường Khúc Thừa Dụ, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Glotrans Đà Nẵng : Số 630-632, Đường Ngô Quyền, Phường An Hải Bắc, Quận
Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
- Glotrans Quy Nhơn: Số 01, Đường Nguyễn Dữ, Phường Hải Cảng, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam
+ Văn phòng chính: Lầu 3, Số 55 Lê Quốc Hưng, Phường 13, Quận 04, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Văn phòng giao dịch: Tầng 5, Tòa nhà H2, Số 196 Hoàng Diệu, Phường 08, Quận 4, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Glotrans Bắc Ninh: Số 10, Đường Nguyễn Đăng Đạo, Quận Tiền An, Thành phố Bắc Ninh, Việt Nam
- Glotrans Nha Trang: Số 74B, Đường Trịnh Phong, Thành Phố Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam
- Glotrans Vũng Tàu: Số 93, Đường Lê Lợi, Quận Thắng Nhì, Thành phố Vũng Tàu, Việt Nam
- Glotrans Cần Thơ: Số 40, Đường A3, Phường Hưng Phú 1, Quận Cái Răng, Thành phố Cần Thơ, Việt Nam
1.3 Thành viên các Hiệp hội
STT TÊN HIỆP HỘI LOGO
1 Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ
2 WCA (Liên minh hàng hóa thế giới –
3 Hiệp hội Logistics toàn cầu JCtrans
4 Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận
Vận tải Quốc tế - FIATA
Bảng 1: Các Hiệp hội Glotrans là thành viên
1.4 Dịch vụ của Công ty
Glotrans cung cấp giải pháp logistics toàn diện, bao gồm giao nhận vận tải quốc tế, hải quan, kho bãi, vận tải nội địa và phân phối Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết cùng với kiến thức chuyên ngành sâu rộng luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế với chi phí hợp lý, đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.
- Dịch vụ gom hàng lẻ
- Cung ứng và đại lý tàu
- Vận tải đa phương thức
- Báo cáo quyết toán hải quan
- Vận chuyển xuyên biên giới
1.5 Nhiệm vụ - Tầm Nhìn – Giá trị a Nhiệm vụ
Glotrans đóng vai trò là sợi liên kết quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng của khách hàng bằng cách xác định chính xác sản phẩm, địa điểm, giá cả hợp lý, thời gian giao hàng hợp lý và điều kiện phù hợp Tầm nhìn của chúng tôi là cung cấp giá trị tối ưu cho khách hàng thông qua sự chính xác và hiệu quả trong từng khâu của quá trình cung ứng.
Tầm nhìn của Glotrans là trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp logistics sáng tạo, luôn vượt qua mong đợi của khách hàng Chúng tôi cam kết mang đến giá trị vượt trội và dịch vụ xuất sắc, đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường.
Chúng tôi luôn chủ trương tiêu chí tôn trọng lẫn nhau, ý thức chất lượng, cùng tham gia quản lý và minh bạch.
CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY
2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Sơ đồ 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Glotrans chi nhánh Hồ Chí Minh
(Nguồn: Glotrans Hồ Chí Minh)
2.2 Nhiệm vụ của các bộ phận
Giám đốc điều hành có trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động của công ty, bao gồm quản lý, điều hành, định hướng và xác định chiến lược ngắn hạn và dài hạn Họ cũng đảm nhiệm việc phát triển nguồn nhân lực, ký kết hợp đồng nhân danh công ty, cùng với quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì thành công của công ty Nhiệm vụ của họ bao gồm tìm kiếm và phát triển thị trường, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, cũng như tư vấn để đảm bảo dịch vụ đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng Bên cạnh đó, bộ phận sales còn có trách nhiệm đàm phán và ký kết hợp đồng vận chuyển cùng dịch vụ logistics.
Chức năng của phòng Oversea là quản lý, xây dựng và duy trì mối quan hệ với các
PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
PRICING CHỨNG TỪ VẬN HÀNH
KẾ TOÁN PHÒNG IT đối tác, khách hàng, các nhà cung ứng quốc tế để đảm bảo giá cả đầu vào ổn định và chất lượng dịch vụ
2.2.4 Phòng dịch vụ khách hàng
Bộ phận Pricing có vai trò quan trọng trong việc làm việc trực tiếp với hãng tàu và các đại lý nước ngoài nhằm đảm bảo giá đầu vào (cước quốc tế) Họ cung cấp thông tin chi tiết về tuyến vận chuyển quốc tế và thời gian vận chuyển tối ưu, giúp tối ưu hóa chi phí và hiệu quả logistics.
Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm quản lý và xử lý các tài liệu liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, bao gồm vận đơn, VGM, SI, AN và DO Nhiệm vụ chính của bộ phận này là đảm bảo thông tin trên các chứng từ được chính xác và đầy đủ, góp phần quan trọng vào quy trình giao nhận hàng hóa.
Bộ phận vận hành đảm nhiệm việc theo dõi các quy định hải quan và biện pháp an toàn, đảm bảo chứng từ và thủ tục tuân thủ quy định mới Nhân viên chứng từ khai báo hải quan xử lý chứng thư xuất xứ, đảm bảo tuân thủ yêu cầu của nước xuất xứ và nước nhập khẩu Họ cũng quản lý các chứng từ kiểm dịch, chứng từ nguồn gốc xuất xứ và các văn bản hải quan khác, đồng thời khai báo thông tin hàng hóa trên phần mềm ECUS Tương tác với cơ quan hải quan và các đơn vị chính phủ khác là một phần quan trọng trong quy trình xác nhận và làm thủ tục hải quan cho hàng hóa.
Bộ phận này bao gồm nhân viên giao nhận hiện trường, có trách nhiệm đăng ký tờ khai hải quan, kiểm hóa và đóng hàng tại cảng khi cần thiết.
Bên cạnh đó, phòng vận hành đội xe vận tải, chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về kho của khách hàng
Bộ phận này chịu trách nhiệm quản lý tài chính, thực hiện thu chi và thu hồi công nợ từ đại lý và khách hàng Họ lập kế hoạch hoạt động tài chính cho công ty, đảm bảo trả lương, thưởng, bảo hiểm, phụ cấp và chế độ thai sản cho nhân viên Ngoài ra, bộ phận cũng lập báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính.
Phòng IT của Glotrans chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hệ thống thông tin và công nghệ thông tin, bao gồm việc quản lý dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin, cũng như hỗ trợ kiểm tra và sửa chữa các lỗi máy tính của nhân viên.
2.3 Cơ cấu nhân sự của Glotrans giai đoạn 2020 – 2022
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
Bảng 2: Cơ cấu nhân sự của Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hồ Chí Minh giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hồ
Tính đến quý 3 năm 2023, Glotrans có 45 nhân viên trong độ tuổi từ 21 đến 50, với trình độ học vấn cao như cao đẳng, đại học và thạc sĩ Đội ngũ nhân sự tại công ty không chỉ có chuyên môn vững vàng mà còn sở hữu nhiều kinh nghiệm thực tiễn Đặc biệt, phần lớn nhân viên nằm trong độ tuổi từ 21 đến 30, cho thấy Glotrans có nguồn nhân lực trẻ, năng động và sáng tạo Bên cạnh đó, công ty cũng có những nhân viên dày dạn kinh nghiệm, góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
3.1 Cơ cấu dịch vụ của Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh
Hồ Chí Minh trong giai đoạn 2020 – 2022 (Đơn vị Tỷ đồng)
Doanh thu % Doanh thu % Doanh thu %
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không 7,574 22% 7,952 19% 11,150 20% Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển 12,041 34% 15,413 37% 21,293 38% Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ 4,863 14% 5,913 14% 7,801 14%
Vận chuyển hàng hóa đa phương thức 1,178 3% 1,300 3% 1,649 3%
Bảng 3: Cơ cấu dịch vụ Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh
Hồ Chí Minh giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hồ Chí Minh, số liệu 2020 - 2022)
Glotrans nổi bật với thế mạnh trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, bên cạnh đó còn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không, thủ tục hải quan và chuyển phát nhanh Doanh thu từ tất cả các dịch vụ của công ty đã liên tục tăng trưởng qua từng năm, đặc biệt ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ nhất trong giai đoạn 2021 – 2022, từ 41.942 tỷ đồng lên 55.887 tỷ đồng.
Các mảng dịch vụ của Glotrans đều có sự tăng trưởng qua các năm, với sự phân hóa rõ ràng hơn Đặc biệt, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển đã tăng hơn 5 tỷ đồng trong giai đoạn 2021 – 2022, trong khi vận chuyển bằng đường hàng không cũng tăng hơn 3 tỷ đồng Glotrans đã xác định được thế mạnh của mình và tập trung phát triển mạnh mẽ mảng dịch vụ này Mặc dù các dịch vụ còn lại không chiếm tỷ trọng lớn, nhưng chúng vẫn đóng góp vào doanh thu và lợi nhuận của công ty.
3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Glotrans giai đoạn 2020 – 2022
Lợi nhuận trước thuế 10,939 13,373 22,256 2,434 22% 8,883 66% Lợi nhuận sau thuế 8,751 10,440 17,360 1,689 19% 6,920 66%
Bảng 4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận
Toàn Cầu chi nhánh Hồ Chí Minh giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hồ Chí Minh, số liệu 2020 - 2022)
Biểu đồ 1: thể hiện kết quả kinh doanh của Glotrans giai đoạn 2020 – 2022
(Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hồ Chí Minh, số liệu 2020 - 2022)
Dựa vào số liệu và đồ thị về hoạt động kinh doanh của Công TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu trong giai đoạn 2020 - 2022, có thể thấy doanh thu của công ty tăng trưởng ổn định, đạt cao nhất vào năm 2022 với 55,887 tỷ đồng So với năm 2020, doanh thu năm 2021 tăng 6,990 tỷ đồng, trong khi năm 2022 so với năm 2021 tăng 13,945 tỷ đồng, tương ứng với mức tăng 33% Dù chịu ảnh hưởng từ dịch Covid-19, Ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên đã nỗ lực để phát triển và khẳng định vị thế trên thị trường Bên cạnh đó, các hiệp định thương mại tự do có hiệu lực từ năm 2020 và chính sách thu hút FDI của chính phủ đã góp phần làm tăng nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là thực phẩm và máy móc.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Glotrans
Doanh thu, chi phí, lợi nhuận trước và sau thuế của Glotrans đều phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng trong nước, thể hiện thế mạnh bền vững của công ty Việc chăm sóc khách hàng cũ cùng với phát triển khách hàng mới đã giúp Glotrans đạt doanh thu cao theo chỉ tiêu đề ra Hơn nữa, sự hợp tác với các đại lý nước ngoài cũng góp phần quan trọng vào việc tăng trưởng doanh thu của công ty.
Chi phí tăng lên hàng năm cùng với sự gia tăng của doanh thu Năm 2022 công ty chi 38,527 tỷ đồng, tăng 22% so với năm 2021
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng mạnh qua các năm, với mức cao nhất đạt 17,360 tỷ đồng vào năm 2022 Năm 2021, lợi nhuận sau thuế tăng 1,689 tỷ đồng so với năm 2020, tương đương tỷ lệ tăng 19%, và năm 2022 tiếp tục ghi nhận mức tăng 6,920 tỷ đồng với tỷ lệ 66% Tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty đều tăng trưởng ổn định, mặc dù phải đối mặt với ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 Glotrans đã thể hiện sự phát triển không ngừng, đi kèm với việc gia tăng nhân sự, mở rộng cơ sở vật chất và trang thiết bị Đặc biệt, công ty đã chuyển đổi công nghệ và áp dụng phần mềm Fast Pro nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng tốc độ làm việc hiệu quả.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY
Glotrans đang xây dựng chiến lược kinh doanh với mục tiêu tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường và tiếp cận các thị trường ngách ngoài Thành phố Hồ Chí Minh Đồng thời, công ty cũng chú trọng giảm thiểu chi phí để tối đa hóa lợi nhuận.
- Mang đến cho khách hàng giá trị thỏa mãn cao nhất về chất lượng phục vụ, dịch vụ của công ty
- Tuân theo những quy tắc, chuẩn mực đã thỏa thuận với khách hàng để tăng giá trị thỏa mãn
- Tìm tòi khám phá những nhu cầu mới của khách hàng để mang cho họ những giá trị kinh tế
Chúng tôi cam kết không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và đa dạng hóa các loại hình phục vụ Đội ngũ nhân viên được huấn luyện chuyên sâu, có nghiệp vụ vững vàng và kinh nghiệm phong phú, nhằm gia tăng thị phần, mở rộng thị trường và nâng cao doanh số.
Chúng tôi nỗ lực trở thành công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực vận tải và giao nhận, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và uy tín, nhằm mang đến cho khách hàng giá trị kinh tế tối ưu nhất.
- Cải tiến quy trình, hệ thống quản lý để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển trọn gói, đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng với chi phí hợp lý và chất lượng dịch vụ tốt nhất Dịch vụ của chúng tôi đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng xuất nhập khẩu theo mọi điều kiện Incoterm.
Để tăng cường phát triển khách hàng mới, doanh nghiệp cần chủ động tham gia các chương trình triển lãm và xúc tiến thương mại, đồng thời chăm sóc khách hàng cũ Việc này không chỉ giúp mở rộng mối quan hệ mà còn tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Chăm sóc khách hàng cũ và trung thành là ưu tiên hàng đầu, nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất cho họ Với mục tiêu rõ ràng và nguồn lực sẵn có, công ty có khả năng hoàn thành xuất sắc và đạt được những kết quả mong đợi trong những năm tới.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU
PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH
1.1 Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Glotrans
Sơ đồ 2: Quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại Glotrans
14 Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ 13.Tổng hợp chứng từ và gửi cho khách hàng
12 Tổng hợp thông tin bằng chứng đã giao hàng xong đến cảng đích
10 Thanh lý tờ khai, vào sổ tàu
9 Thực hiện các thủ tục hải quan xuất khẩu
8 Điều xe đóng hàng tại Cảng và hạ Container
7 Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ xuất khẩu
6 Liên hệ với hãng tàu để kiểm tra thông tin, tiến hành đặt chỗ
5 Ký kết hợp đồng giao nhận vận tải 4.Hỏi giá - tư vấn dịch vụ, báo giá cho khách hàng
3 Tiếp nhận, xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
2 Kết nối, giữ liên lạc và chăm sóc khách hàng
1 Tìm kiếm thông tin, kết nối với khách hàng
(Nguồn: Phòng kinh doanh bộ phận hàng xuất Công ty Glotrans Hồ Chí Minh)
1.2 Tổng quan quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Glotrans
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Glotrans bao gồm các bước sau: Đầu tiên, bộ phận kinh doanh xác định khách hàng tiềm năng và tiến hành khai thác thông tin Khi khách hàng có nhu cầu, nhân viên kinh doanh tiếp nhận dữ liệu chi tiết về hàng hóa và thực hiện báo giá, tư vấn dịch vụ phù hợp Sau khi đạt được sự đồng thuận về chi phí và dịch vụ, hai bên ký hợp đồng giao nhận vận tải Nhân viên kinh doanh liên hệ bộ phận pricing để kiểm tra chi phí đầu vào và tiến hành các thủ tục hải quan Bộ phận pricing liên lạc với hãng tàu để đặt chỗ, trong khi bộ phận chứng từ và vận hành phối hợp với khách hàng để tiếp nhận hàng hóa và giấy tờ cần thiết Quá trình đóng hàng và hạ container tại cảng được điều phối, và Glotrans xử lý đăng ký chứng từ để đảm bảo tiến trình diễn ra nhanh chóng Sau khi tàu chạy, Glotrans nhận Vận đơn và thực hiện các thủ tục chứng thư cần thiết cho lô hàng Cuối cùng, thông tin giao hàng được tổng hợp và gửi cho khách hàng cùng với phản hồi chất lượng dịch vụ.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
2.1 Tìm kiếm thông tin khách hàng, kết nối, báo giá lô hàng
Sau khi kết nối với khách hàng, nhân viên kinh doanh duy trì liên lạc và chăm sóc khách hàng tận tình Khi khách hàng bày tỏ nhu cầu và yêu cầu báo giá, nhân viên sẽ thu thập thông tin, tư vấn dịch vụ phù hợp và liên hệ với bộ phận pricing để cung cấp báo giá chính xác cho khách hàng.
Khi hai bên thỏa thuận về nghĩa vụ và chi phí, nhân viên kinh doanh và khách hàng ký kết hợp đồng giao nhận vận tải
2.2 Giới thiệu sơ lược về lô hàng công ty sẽ tiếp nhận
Lô hàng được xử lý bởi tác giả trong quá trình thực tập tại Glotrans Hồ Chí Minh, thuộc hợp đồng giữa công ty xuất khẩu THIEN DAT AGRICULTURAL PROCESSING ONE MEMBER CO., LTD và công ty nhập khẩu XIAMEN DOIT INDUSTRY & TRADE CO., LTD Mặt hàng là bột nhang (JOSS POWDER) theo điều kiện CFR, trong đó người bán chịu trách nhiệm tìm kiếm đơn vị vận chuyển và thanh toán cước vận chuyển Do công ty Thiên Đạt không chuyên về vận chuyển, họ đã hợp tác với Glotrans để giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển từ Cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh đến Cảng Xiamen, Trung Quốc.
Trong lĩnh vực logistics, hàng hóa được phân loại thành hai loại chính: hàng Freehand và hàng Nominated Hàng Freehand là lô hàng mà nhân viên kinh doanh của công ty Forwarder đã liên hệ và báo giá cho người bán Ngược lại, hàng Nominated là lô hàng được chỉ định bởi đại lý tại nước ngoài cho một đơn vị Forwarder thực hiện các thủ tục cần thiết, thường đi kèm với các điều khoản như EXW, FOB, FCA, và FAS theo quy định của Incoterms.
Các thông tin chung về lô hàng:
- Tên người bán: THIEN DAT AGRICULTURAL PROCESSING ONE MEMBER CO., LTD
- Tên người mua: XIAMEN DOIT INDUSTRY & TRADE CO., LTD
- Cảng đi: Cảng Cát Lái – Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng đến: Cảng Xiamen – Trung Quốc
- Tổng giá trị lô hàng theo hóa đơn: USD 30,456.00
2.3 Xác nhận đặt chỗ - Booking Confirmation
Sau khi hoàn tất các thủ tục, bộ phận pricing sẽ liên hệ với hãng tàu để nhận Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) cho lô hàng và gửi cho khách hàng Booking Confirmation sẽ bao gồm các thông tin quan trọng liên quan đến lô hàng.
- Cảng đi: Cảng Cát Lái
Theo đó, 2 thông tin quan trọng là Closing-time và VGM cut-off cần được lưu ý và phải hoàn thành trước thời gian quy định
Khách hàng sẽ vận chuyển hàng từ kho tại Khu Công Nghiệp Gia Lai và đóng hàng vào Container tại Cảng Phú Hữu, thuộc Cảng Cát Lái Nhân viên giao nhận của công ty sẽ sử dụng Booking để lấy container rỗng cho lô hàng này Để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, nhân viên sẽ kiểm tra từng container, bảo đảm chúng sạch sẽ, không bị thủng hay hở sáng, các thông số trên cửa container rõ ràng, chốt seal và khóa an toàn, đảm bảo tình trạng vận chuyển tốt nhất.
Nhân viên giao nhận Glotrans sẽ thanh toán phí nâng hạ container và nhận phiếu đóng gói container kèm theo seal từ hãng tàu Sau khi tìm được container rỗng, họ sẽ liên lạc với bộ phận xe hàng để tiến hành đóng hàng vào container và nhanh chóng hoàn tất các thủ tục tại Cảng.
Hình 2: Booking xác nhận đặt chỗ trên tàu
Hình 3, 4: Container rỗng tại Cảng Phú Hữu
Khi chất hàng vào container, cần sắp xếp theo thứ tự từng hàng và trải đều để tránh lệch trọng lượng Mỗi bao hàng nên được xếp ngay ngắn, tận dụng tối đa thể tích container và không để lại khoảng trống giữa các kiện hàng Nếu container không đầy và còn khoảng trống ở phía sau, nên có phương án chằng chống để đảm bảo hàng hóa không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm giám sát quá trình đóng hàng vào container, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hoặc giảm chất lượng Trong trường hợp phát hiện hàng hóa bị hư hỏng hoặc bao bì bị rách, họ sẽ liên hệ với người bán để tìm phương án xử lý phù hợp Việc giám sát này giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn.
Nhân viên chứng từ tại văn phòng công ty thực hiện đồng thời các thủ tục hun trùng, kiểm dịch thực vật và chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O trên các website Glotrans sẽ đăng nhập vào trang Ecosys để đăng ký đơn đề nghị cấp C/O, giúp tăng tốc độ xử lý hàng hóa và giảm thiểu các phát sinh không mong muốn.
Hình 7: Đăng nhập hệ thống PQS để đăng ký kiểm dịch thực vật
Hình 8: Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật
Sau khi hoàn tất việc đóng hàng, nhân viên hiện trường sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa, chụp hình và gửi thông tin cập nhật liên tục cho khách hàng Tiếp theo, họ sẽ liên lạc với các bên liên quan để lấy mẫu kiểm dịch và thực hiện quy trình hun trùng cho lô hàng Khi tất cả các bước hoàn tất, nhân viên sẽ đóng khóa seal container, chụp hình lại và gửi thông tin đến khách hàng, đồng thời lưu trữ hình ảnh làm bằng chứng về tình trạng hàng hóa, nhằm đảm bảo có minh chứng khi xảy ra sự cố ảnh hưởng đến hàng hóa.
Hình 9: Container đã được kẹp chì 2.4 Khai báo hải quan
Sau khi hoàn tất việc đóng hàng và hạ container tại cảng, Glotrans tiếp nhận đầy đủ các chứng từ như hóa đơn, danh sách đóng gói và MSDS Nhân viên công ty sẽ tiến hành đối chiếu và kiểm tra toàn bộ các chứng từ để đảm bảo thông tin chính xác và phù hợp.
- Đối với Invoice: Tên người mua, tên người bán, số lượng, đơn giá, tổng trị giá hàng hóa, phương thức thanh toán, đơn vị tính
- Đối với Packing list: Tên hàng, số lượng, trọng lượng hàng, số khối,…
Hiện nay, để hiện đại hóa quy trình xuất khẩu hàng hóa, phần mềm khai báo hải quan ECUS đã được áp dụng rộng rãi Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm này để thực hiện khai báo tờ khai hải quan một cách thuận tiện.
Hình 10: Đăng nhập vào phần mềm ECUS5
Trên màn hình chính của phần mềm, chọn mục tờ khai hải quan và thực hiện đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA) Tiếp theo, tiến hành khai báo các thông tin liên quan một cách tuần tự.
Các thông tin cần phải khai báo như:
- Mã loại hình: B11 – Xuất kinh doanh
- Cơ quan hải quan: 02CI – Chi cục hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn KV1
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: 02 – Hàng xuất khẩu
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 – Vận chuyển đường biển (Container)
- Ngày khai báo của lô hàng này là ngày 15/11/2023
Hình 11: Đăng ký thông tin
Mục tiếp theo sẽ khai báo các thông tin của người mua và người bán của lô hàng này:
Hình 12: Đăng ký thông tin
- Tên người xuất khẩu: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CHẾ BIẾN NÔNG SẢN THIÊN ĐẠT
- Địa chỉ: Thôn 2, Xã Hòa Phú, Huyện Chư Păh, Gia Lai, Việt Nam
- Tên người nhập khẩu: XIAMEN DOIT INDUSTRY & TRADE CO., LTD
- Địa chỉ: NO 147, FANGYANG NEITIAN LI, MAXIANG TOWN, XIANG AN DISTRICT, XIAMEN, FUJIAN, CHINA
Để đăng ký thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu, cần lưu ý rằng số vận đơn hàng xuất chỉ được xác định sau ngày tàu chạy Do đó, số vận đơn sẽ được khai báo dựa trên số Booking của lô hàng.
Hình 14: Đăng ký thông tin vận đơn
Sau đó sẽ chọn “Ghi” để tiến hành truyền dữ liệu và lấy số định danh: 122300026569312 cho lô hàng này
Sau đó, sẽ tiến hành khai báo tiếp các thông tin:
- Tổng trọng lượng hàng: 56.682 KGM
- Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến: 02CIS01 – Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: CNXMN – Cảng Xiamen, Trung Quốc
- Địa điểm xếp hàng: VNCLI – Cảng Cát Lái
- Phương tiện vận chuyển: 9999 - WAN HAI 359 N010 (Theo Booking)
- Ngày hàng đi dự kiến: 15/11/2023
Hình 15: Đăng ký thông tin
Các thông tin về hóa đơn của lô hàng:
- Phân loại hình thức hóa đơn: A – Hóa đơn phải trả tiền
- Số hóa đơn: 12112023/TD-WID
- Phương thức thanh toán: KC (bao gồm cả thanh toán bằng hình thức TT)
- Mã phân loại giá hóa đơn: A – Hàng hóa phải trả tiền
- Điều kiện giá hóa đơn: CFR
- Tổng trị giá hóa đơn: 30.456 USD
Hình 16: Đăng ký thông tin hóa đơn
Về khai báo thông tin vận chuyển
- Ngày khởi hành vận chuyển lô hàng về cảng Cát Lái: 15/11/2023
- Thông tin trung chuyển: 02CIS01 – Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn
- Địa điểm đích vận chuyển bảo thuế: 02CIS01 – Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn
- Phần ghi chú: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN: T/T
Hình 17: Đăng ký thông tin container
Khai báo số lượng Container:
- Mã: 02CIS01 – Nơi container sẽ hạ và chờ xuất
- Số Container : WHSU6621085 và WHSU6859089
Cuối cùng là khai báo về thông tin hàng hóa:
Do lô hàng này bao gồm 2 dòng hàng được thể hiện trên hóa đơn, do đó sẽ tiến hành khai báo hai lần cho hai dòng hàng riêng biệt:
Hình 18: Khai báo thông tin dòng hàng 1
Bột làm nhang JOSS POWDER được sản xuất từ vỏ và lá cây bời lời (Litsea glutinosa) phơi khô, không chứa trầm Sản phẩm được đóng gói đồng nhất với trọng lượng 40kg/bao và hoàn toàn mới 100%, được sản xuất tại Việt Nam.
- Mã nước xuất xứ: Việt Nam
- Số lượng (1) và Số lượng (2) theo quy định đều là: 28,200 KGM
- Trị giá hóa đơn: 15,792 USD
- Đơn giá hóa đơn: 0.56 USD
Cuối cùng là chọn ‘Ghi’ để lưu dữ liệu
Hình 19: Khai báo thông tin dòng hàng 2
Tương tự dòng hàng 1, thì dòng 2 sẽ khai báo dựa trên hóa đơn như sau:
- Số lượng (1) và Số lượng (2) theo quy định đều là: 28,200 KGM
- Trị giá hóa đơn: 14,664 USD
- Đơn giá hóa đơn: 0.52 USD
ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI GLOTRANS
Với hơn 14 năm kinh nghiệm trong ngành giao nhận hàng hóa, chúng tôi đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường logistics Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa nguyên container qua đường biển, mang lại hiệu quả tối ưu trong từng quy trình.
Xây dựng mối liên kết chặt chẽ giữa sales và khách hàng là yếu tố quan trọng, bắt đầu từ việc tìm kiếm và kết nối với khách hàng tiềm năng Bộ phận sales cần tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ và hiểu biết khách hàng, từ đó giúp thu thập và khai thác thông tin hàng hóa nhanh chóng, đồng thời nhận được sự hỗ trợ tích cực từ khách hàng Chiến lược chăm sóc khách hàng toàn diện không chỉ dừng lại ở việc hoàn tất giao dịch mà còn chú trọng vào việc thu thập phản hồi, ghi nhận những thiếu sót và phát huy điểm mạnh để chuẩn hóa quy trình từ khi bắt đầu đến khi lô hàng hoàn thành.
Nhân viên kinh doanh đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa khách hàng và bộ phận chăm sóc khách hàng Họ chủ động thu thập thông tin đầu vào một cách chính xác, giúp quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Bộ phận sales với chuyên môn cao và nghiệp vụ vững chắc đã nhanh chóng tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng, từ đó tư vấn dịch vụ và cung cấp giải pháp hiệu quả và kịp thời.
Để thành công trong ngành, việc chủ động cập nhật thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, cũng như nhận diện nguy cơ và cơ hội là rất quan trọng Kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng tư vấn hiệu quả và xử lý tình huống linh hoạt, kết hợp với hiểu biết sâu sắc về sản phẩm và dịch vụ, giúp khai thác thông tin một cách chính xác và cung cấp giải pháp tối ưu cho khách hàng.
3.1.2 Bộ phận chăm sóc khách hàng
Sự phối hợp nhịp nhàng và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chứng từ, vận hành, pricing và bộ phận kinh doanh là yếu tố quan trọng trong việc thu thập và kiểm tra chứng từ, từ đó giúp quy trình làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa trở nên đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả.
Bộ phận chăm sóc khách hàng, đặc biệt là bộ phận pricing, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và xây dựng mối quan hệ tốt với các đại lý, hãng tàu và đối tác Họ có khả năng kiểm tra thông tin lịch trình và chi phí đầu vào một cách nhanh chóng, giúp nhân viên kinh doanh phản hồi và tư vấn cho khách hàng một cách kịp thời.
Chúng tôi cam kết liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng theo lịch trình xử lý hàng hóa đã được lên kế hoạch Đặc biệt, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin về bằng chứng giao hàng đến cảng đích cho khách hàng và người nhập khẩu, nhằm giảm thiểu rủi ro và tranh chấp, bảo vệ an toàn cho cả hai bên.
Khi gặp phải tình huống phát sinh, chúng tôi luôn nhanh chóng tìm ra giải pháp linh hoạt Đội ngũ chuyên môn cao trong bộ phận giúp đưa ra những giải pháp chính xác và kịp thời, hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong việc tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng.
Nhân viên khai báo hải quan với nghiệp vụ giỏi và nhiều kinh nghiệm thực hiện thao tác nhanh chóng và cẩn thận, giúp giảm thiểu sai sót và chi phí phát sinh không cần thiết khi lập tờ khai và xử lý các chứng thư.
Mỗi bộ phận trong quy trình đều có trách nhiệm riêng và tuân thủ trình tự công việc Thời gian chuyển giao giữa bộ phận định giá, chứng từ và vận hành diễn ra nhanh chóng và tuần tự, đôi khi hoạt động song song để đảm bảo tiến độ đã được lên kế hoạch cho lô hàng.
Trong phòng chăm sóc khách hàng, các bộ phận phản hồi thông tin nhanh chóng để xác nhận tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp rút ngắn thời gian, tăng năng suất làm việc và tiết kiệm chi phí Sử dụng email và Zalo để trao đổi liên lạc một cách dễ dàng, chính xác và nhanh chóng.
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ hồ sơ và chứng từ một cách chính xác và tỉ mỉ Họ cung cấp hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng cho
Nhân viên sales, mặc dù sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt, vẫn thường gặp phải tình trạng thu thập thông tin không đầy đủ và chủ quan trong việc kiểm tra thông tin từ khách hàng Điều này dẫn đến việc nguồn thông tin chuyển tiếp đến bộ phận chăm sóc khách hàng không chính xác và không đủ, gây phát sinh chi phí và làm chậm tiến độ lô hàng do phải thực hiện lại quy trình.
Bộ phận sales thường gặp khó khăn khi tiếp cận các ngành hàng không chuyên, do phụ thuộc vào bộ phận thủ tục hải quan và thiếu kiến thức chuyên môn cần thiết Điều này dẫn đến việc không thể tư vấn kịp thời hoặc chính xác cho khách hàng, gây ra nguy cơ mất khách hàng tiềm năng.
ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ ĐÓNG GÓP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU
ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
Việt Nam đang tích cực hội nhập kinh tế toàn cầu thông qua các hiệp định thương mại tự do (FTA) và việc tham gia Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), giúp giảm rào cản thuế quan và phi thuế quan, thúc đẩy hoạt động thương mại và xuất nhập khẩu Nhà nước đã triển khai nhiều chính sách khuyến khích dịch vụ, hỗ trợ vốn cho doanh nghiệp và thu hút đầu tư FDI, tạo triển vọng tích cực cho ngành Trong tương lai, các công ty có thể huy động thêm vốn để đầu tư vào trang thiết bị, cơ sở vật chất và mở rộng hệ thống vận tải Hướng chuyển dịch sang logistics xanh và bền vững, cùng với chứng chỉ Carbon, sẽ là cơ hội cho Glotrans dẫn đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
Trong bối cảnh hội nhập và hiện đại hóa, các doanh nghiệp logistics ngày càng phát triển để đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu Thương mại mở rộng đã thu hút nhiều công ty logistics mới và các nhà đầu tư nước ngoài vào Việt Nam, dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường Điều này làm giảm số lượng khách hàng, và nếu Glotrans không đáp ứng yêu cầu hoặc không có mức giá cạnh tranh, việc giữ chân khách hàng sẽ trở nên khó khăn, tạo cơ hội cho các đối thủ.
Xu hướng cạnh tranh trong ngành logistics hiện nay tập trung vào dịch vụ trọn chuỗi Glotrans nổi bật với dịch vụ door-to-door chất lượng cao, cung cấp giải pháp hoàn thiện với chi phí hợp lý Công ty mang đến đa dạng dịch vụ, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và chuyên môn cao luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế, cùng với hệ thống văn phòng tại các cảng biển và sân bay quốc tế tại Việt Nam, đảm bảo chi phí tối ưu cho khách hàng.
Glotrans không ngừng phát triển trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Là thành viên của nhiều hiệp hội Logistics toàn cầu như VLA, WCA, FIATA, PPL và JCtrans, Glotrans cam kết bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
Hệ thống văn phòng trải dài từ Bắc vào Nam đảm bảo cung cấp dịch vụ và giải pháp kịp thời cho khách hàng Đầu tư vào phần mềm FAST PRO giúp chuẩn hóa quy trình xử lý lô hàng, đồng thời cung cấp hệ thống tra cứu lịch trình hàng hóa, cho phép khách hàng nhanh chóng cập nhật trạng thái hàng hóa của mình.
Tầm nhìn và chiến lược đúng đắn của Ban lãnh đạo Glotrans đã góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của công ty Chính sách tuyển dụng và đào tạo thực tập sinh hiệu quả giúp Glotrans phát triển đội ngũ nhân viên xuất sắc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Glotrans, với nguồn vốn hạn chế, phải đối mặt với chi phí lớn cho việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng vận tải, hệ thống xe vận chuyển và kho bãi Các chi phí phát sinh như phí hải quan, bảo hiểm và thuế cũng làm tăng tổng chi phí dịch vụ Bên cạnh đó, công ty còn gặp khó khăn trong việc xử lý quy trình thủ tục phức tạp và nắm bắt kịp thời các chính sách, quy định hải quan để có thể thích ứng linh hoạt.
Hệ thống đại lý và nhà cung cấp từ nước ngoài hiện còn thiếu sự đa dạng, trong khi thị trường ngày càng mở rộng và các tuyến hàng mới phát triển Glotrans có lợi thế về các tuyến Nội Á và Châu Âu, nhưng sự thiếu hụt đại lý cho các tuyến mới sẽ cản trở khả năng cạnh tranh trên thị trường Bên cạnh đó, ứng dụng phần mềm FAST PRO vẫn còn hạn chế do mới được đầu tư, dẫn đến các thao tác phức tạp và gây khó khăn cho nhân viên.
ĐÓNG GÓP MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI GLOTRANS
2.1.1 Thực hiện đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên, công ty cần thực hiện các khóa đào tạo và huấn luyện liên quan đến nghiệp vụ, kiến thức ngành hàng và thủ tục hải quan Việc cập nhật thông tin từ Hải quan cùng với các thông tư, nghị định sẽ giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng và ứng dụng kịp thời Điều này không chỉ giúp nhân viên nâng cao kinh nghiệm và dễ dàng hòa nhập với công việc mà còn tạo sự gắn bó, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc Hơn nữa, công ty có thể nhận diện các lỗ hổng nếu có và can thiệp kịp thời để cải thiện quy trình làm việc.
Để tối ưu hóa nguồn nhân lực, cần tuyển dụng thêm nhân viên nhằm phân bổ hợp lý công việc và giảm thiểu tình trạng một nhân viên đảm nhận nhiều nhiệm vụ từ các bộ phận khác nhau Việc này không chỉ giúp tăng cường tính chuyên môn hóa mà còn nâng cao năng suất lao động Hơn nữa, việc phân công công việc hợp lý, dựa trên khả năng của từng nhân viên, sẽ phát huy tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực Đồng thời, cần đầu tư vào cơ sở vật chất và thiết bị vận chuyển để hỗ trợ hiệu quả cho quá trình làm việc.
Glotrans có lợi thế về đa dạng dịch vụ, nhưng hệ thống vận tải đường bộ còn hạn chế, dẫn đến chi phí đầu vào cao và thiếu tính cạnh tranh Để tăng tính chủ động và giảm chi phí, doanh nghiệp cần đầu tư vào phương tiện chuyên chở Trong mùa cao điểm, số lượng hợp đồng tăng cao, khiến hàng hóa cần chứa lớn, nhưng hệ thống kho bãi hiện tại còn nhỏ, gây hạn chế trong việc lưu trữ Do đó, cần mở rộng và nâng cấp khu vực chứa hàng, xây dựng thêm nhiều nhà kho để bảo quản và lưu trữ hàng hóa một cách tốt hơn và an toàn hơn.
2.1.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ mạng internet Đầu tư vào chất lượng internet để nâng cao tốc độ truy cập tránh các trường hợp bị mất kết nối như không vào được mạng Hải quan, không truyền được tờ khai, lấy mã vạch, vô sổ tàu, đăng ký thủ tục chứng thư, Điều này sẽ gây chậm trễ, ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công việc của tất cả các bộ phận
2.1.4 Đầu tư phát triển công nghệ thông tin, phần mềm
Phần mềm FAST PRO được phát triển bởi công ty nhưng việc sử dụng trên toàn công ty vẫn chưa hiệu quả do một số thao tác phức tạp và phần mềm còn mới Để tối ưu hóa việc sử dụng, Glotrans cần đơn giản hóa các thao tác, giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận, đồng thời tăng cường đào tạo nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng phần mềm, nhằm nhanh chóng phát huy thế mạnh của FAST PRO.
2.1.5 Thực hiện đánh giá định kỳ
Công ty cần thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ nhằm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra hiệu quả và có khả năng điều chỉnh nhanh chóng khi phát sinh vấn đề Việc đánh giá này giúp xây dựng và duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao trong dịch vụ giao nhận, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
2.2 Đối với phòng kinh doanh
2.2.1 Luôn tạo sự chủ động trong quy trình
Bộ phận sales cần chủ động ngay từ đầu trong việc khai thác thông tin và kết nối khách hàng với bộ CSV, đặc biệt là trong giai đoạn kiểm tra chứng từ trước khi gửi cho bộ phận tiếp theo, nhằm kịp thời phát hiện và chỉnh sửa sai sót Việc lược bỏ các quy trình trung gian giúp bộ phận CSV làm việc trực tiếp với khách hàng, tránh trùng lặp và đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác.
2.2.2 Cập nhật liên tục thêm thông tin, kiến thức ngành hàng
Bộ phận sales cần nắm vững quy trình và thủ tục hải quan, cũng như kiến thức chuyên ngành hàng, để có thể tư vấn kịp thời cho khách hàng Điều này giúp tạo ra sự phản hồi nhanh chóng và hiệu quả trong quy trình làm việc, ngay cả trước khi nhận được thông tin chính xác từ bộ phận chuyên môn.
2.2.3 Quản lý thời gian, triển khai kế hoạch khi xử lý hàng hóa
Khi có lô hàng mới, bộ phận sales cần chủ động lập kế hoạch làm việc để phối hợp hiệu quả với các phòng ban khác Đồng thời, họ cũng cần nắm rõ lịch trình làm việc với khách hàng để đảm bảo sự chủ động và nhanh chóng trong quá trình triển khai.
2.2.4 Tăng cường rèn luyện kỹ năng mềm và cứng
Để nâng cao sự hài lòng của khách hàng, bộ phận sales cần trau dồi kỹ năng mềm nhằm xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ tích cực Bên cạnh đó, việc rèn luyện kỹ năng xử lý thông tin, tốc độ báo giá và khả năng xử lý tình huống phát sinh cũng rất quan trọng.
2.2.5 Xây dựng thêm kênh phát triển thị trường và chăm sóc khách hàng cũ
Nguồn dữ liệu khách hàng tại Glotrans còn hạn chế, khiến nhân viên kinh doanh phải tự tìm kiếm thông tin, điều này tốn nhiều thời gian Do đó, bộ phận sales nên kết hợp nhiều công cụ tìm kiếm để kết nối với khách hàng hiệu quả hơn Bên cạnh đó, việc xây dựng kênh chăm sóc và tri ân khách hàng lâu năm là cần thiết để củng cố lượng khách hàng hiện tại Sau mỗi lô hàng, cần rút kinh nghiệm từ quá trình làm việc và chi phí phát sinh để cải thiện ngay lập tức, đồng thời phát huy điểm mạnh nhằm tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
2.3 Đối với phòng chăm sóc khách hàng
2.3.1 Tăng cường giao tiếp nội bộ
Tổ chức họp định kỳ vào cuối tuần giúp tổng kết và thảo luận những khó khăn giữa các bộ phận, từ đó tìm ra giải pháp hiệu quả Việc này không chỉ tránh mất kết nối mà còn tạo cơ hội cho việc trao đổi, đóng góp ý kiến và đề xuất các kế hoạch, chiến lược mới.
2.3.2 Tăng cường công tác kiểm tra chứng từ, thông tin chéo giữa các bộ phận
Bộ phận CSV thường gặp sai sót trong kiểm tra chứng từ, dẫn đến việc mất nhiều thời gian chỉnh sửa tờ khai và làm trì hoãn quá trình thông quan, tăng nguy cơ phát sinh chi phí Để khắc phục tình trạng này, việc tiếp nhận và tăng cường kiểm tra chứng từ cùng với thông tin chéo giữa bộ phận sales và bộ phận CSV, cũng như giữa các nhân viên trong cùng bộ phận, sẽ giúp đảm bảo sự đồng nhất và tăng tính chính xác trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển.
2.3.3 Chủ động chuẩn bị, kiểm tra trước khi lên tờ khai hải quan
Mặc dù tình trạng lỗi mạng hải quan vẫn chưa được khắc phục hoàn toàn, bộ phận vận hành cần chuẩn bị trước bằng cách lên tờ khai nháp và kiểm tra chính xác thông tin để kịp thời truyền tờ khai, tránh làm chậm tiến độ quy trình Để tối ưu hóa quản lý lịch trình vận chuyển và tăng tốc độ phản hồi, bộ phận CSV cần phối hợp chặt chẽ với các đại lý vận chuyển khác nhau, tận dụng ưu điểm và lợi thế riêng của từng đối tác Sự linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng không chỉ nâng cao uy tín công ty mà còn mở ra nhiều cơ hội lợi nhuận Để mở rộng mạng lưới đại lý và đối tác, công ty nên tham gia vào các tổ chức và hiệp hội liên quan đến dịch vụ Logistics toàn cầu, từ đó xây dựng mối quan hệ với các đối tác quốc tế và khai thác nguồn khách hàng từ Châu Âu và Châu Mỹ.
2.3.5 Xây dựng kênh trao đổi thông tin thống nhất
Xây dựng một hệ thống giao tiếp nội bộ mạnh mẽ là cần thiết để tối ưu hóa truyền thông giữa các bộ phận và giảm thiểu chậm trễ trong quy trình Việc sử dụng các kênh như nhóm Zalo, điện thoại trực tiếp và email giúp làm việc và trao đổi thông tin hiệu quả hơn Đặc biệt, nên tập trung vào việc trao đổi thông tin thống nhất qua một kênh duy nhất như nhóm Zalo để tránh sự rối rắm và trùng lặp thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
2.4 Đối với phòng kế toán