HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH --- --- Họ và tên sinh viên: Nguyễn Phương Thảo Mã số: 2054080235 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH XUẤT KHẨU GIAO NHẬN HÀNG CONT ĐẦY ĐỦ FCL BẰ
PHẦN MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Thương mại quốc tế thông qua WTO đã góp phần làm cho nền kinh tế Việt Nam trở nên năng động hơn, mở ra nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp Việc mở rộng thị trường xuất khẩu không chỉ giúp tăng thu nhập ngoại tệ mà còn đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo nền tảng cho việc xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng Đảng ta đã nhận thức rõ vai trò quan trọng này từ sớm và đã nhấn mạnh tại Đại Hội Đảng Toàn Quốc lần thứ VI.
Năm 1986, Đại Hội Đảng đã nhấn mạnh rằng xuất khẩu là một trong ba chương trình cơ bản của nhiệm vụ kinh tế - xã hội Xuất khẩu không chỉ có vai trò sống còn trong tình hình hiện tại mà còn là điều kiện thiết yếu cho quá trình công nghiệp hóa xã hội chủ nghĩa trong tương lai.
Với 16 Hiệp định thương mại tự do (FTA) đang được thực thi và đàm phán, Việt Nam trở thành tâm điểm của mạng lưới khu vực thương mại tự do rộng lớn Chính vì lẽ đó, Việt Nam phải quyết liệt hơn, chủ động hội nhập quốc tế hơn để thúc đẩy, tăng trưởng nền kinh tế quốc gia Để tăng cường mối quan hệ giữa các nước thì hoạt động thương mại lại diễn ra sôi nổi Trong đó Logistics là yếu tố then chốt, giúp tăng cường hoạt động thương mại, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia Phát triển logistics có thể hạ thấp chi phí vận chuyển, hạ giá thành và rút ngắn thời gian vận chuyển từ đó sẽ thúc đẩy nặng lực sản xuất, bán hàng và phân phối
Với lợi thế vị trí địa lý và hệ thống cảng biển phát triển, ngành giao nhận vận tải đường biển tại Việt Nam đã có những bước tiến vượt bậc, thể hiện rõ tính ưu việt so với các phương thức vận chuyển khác Vận tải biển không chỉ phục vụ đa dạng hàng hóa mà còn có chi phí thấp, chiếm gần 95% tổng lượng hàng hóa thương mại quốc tế trong những năm gần đây Sự phát triển của các công ty giao nhận vận tải trong nước, cùng với sự cạnh tranh từ các doanh nghiệp nước ngoài, đang tạo ra thách thức lớn cho các doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế chưa hoàn toàn phục hồi sau khủng hoảng toàn cầu.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, các công ty cần nghiên cứu và hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như các dịch vụ khác Để tồn tại và khẳng định vị thế trên thị trường, doanh nghiệp phải không ngừng thay đổi và cải tiến, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.
Sau khi tìm thấy nguồn cảm hứng, tôi quyết định theo đuổi lĩnh vực Logistics và lựa chọn GLOTRANS – Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu – chi nhánh TP.HCM Trong hơn 2 tháng thực tập tại đây, tôi đã quyết định chọn đề tài “Quy trình xuất khẩu hàng cont bằng đường biển” cho báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Bài viết tập trung vào phân tích hoạt động xuất khẩu và các giải pháp mở rộng thị trường xuất khẩu của Công Ty Glotrans Mặc dù hoạt động xuất khẩu mang lại nhiều cơ hội, công ty vẫn gặp phải những khó khăn và vấn đề chưa được giải quyết triệt để Mục đích của nghiên cứu này là hiểu rõ thực tế các nghiệp vụ và quy trình xuất khẩu, từ đó xác định những khó khăn tồn tại cũng như những ưu điểm hiện có Qua đó, tôi có thể đề xuất hướng giải quyết nhằm hoàn thiện quy trình của công ty và tích lũy kinh nghiệm cho công việc tương lai.
Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: đề tài được thực hiện tại Glotrans chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh
Phạm vi thời gian: đề tài này được thực hiện đầu tháng 10/2023 đến cuối tháng 11/2023
Dựa trên lý thuyết quy trình xuất khẩu hàng hóa, bài viết sẽ đánh giá thực trạng quy trình xuất khẩu của công ty, chỉ ra các ưu nhược điểm hiện có và đề xuất giải pháp khắc phục những tồn tại này.
Mô tả vị trí thực tập
Vị trí: Thực tập sinh kinh doanh hay còn gọi là Sales Logistics
Các nhiệm vụ trong công việc:
Tìm kiếm khách hàng hiệu quả qua telesales, chúng tôi giới thiệu đa dạng dịch vụ của công ty, bao gồm cước vận tải quốc tế, thủ tục hải quan, dịch vụ trucking và bảo hiểm.
+ Tư vấn, hỗ trợ nhằm đưa ra giải pháp về vận chuyển một cách tối ưu nhất
+ Lên booking làm hàng và gửi thông tin cho bộ phận cvs, ops của công ty để triển khai lô hàng
+ Theo dõi lịch trình lô hàng, có trách nhiệm hỗ trợ phục vụ khách hàng bất cứ lúc nào
+ Lọc ra các khách hàng tìm năng, theo dõi và chăm sóc các khách hàng đó đồng thời phải luôn tìm kiếm khách hàng mới.
Bố cục đề tài
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu - Glotrans Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hoá xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu - chi nhánh Hồ Chí Minh
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu - chi nhánh Hồ Chí Minh
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU – GLOTRANS
Giới thiệu về Glotrans
1.1 Khái quát về công ty :
Tên giao dịch: Global Logistics and Transport Company Limited
Loại hình kinh doanh: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Địa chỉ: Số 3 Lê Thánh Tông, Quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng, Việt Nam Giấp phép kinh doanh: 0200968937
Ngày hoạt động: 14/08/2009 Đại diện pháp luật: ông Trần Anh Giang Điện thoại: 0225 383 6599
Ngành nghề chính: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
Facebook page: https://www.facebook.com/GlotransHCM/
( Hình 1.1.2a Logo Glotrans) Ý nghĩa logo:
- Đường thẳng màu xanh nhạt:Tượng trưng cho dịch vụ vận chuyển đường hàng không
- Màu xanh nhạt thường liên quan đến sự an toàn, tinh tế và hiệu quả
- Hình uốn lượn màu xanh đậm:Tượng trưng cho dịch vụ vận chuyển đường biển
- Màu xanh đậm thường gợi nhớ đến sức mạnh, sự ổn định và sự đồng thuận
Hai hình song song cùng hướng biểu thị sự đồng lòng và hợp nhất trong cung cấp dịch vụ vận chuyển Chúng cũng thể hiện sự liên kết chặt chẽ giữa các phương tiện vận chuyển và các phần khác nhau của chuỗi cung ứng.
Hình dạng uốn lượn và hướng lên của công ty thể hiện khát khao phát triển mạnh mẽ và không ngừng Điều này mô tả sự nỗ lực liên tục của công ty nhằm đạt được vị trí vững chắc trong ngành logistics.
Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu (Glotrans) là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển, với hơn 10 năm kinh nghiệm Glotrans sở hữu hệ thống chi nhánh rộng khắp từ Bắc vào Nam, bao gồm Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng, Quy Nhơn và TP.HCM, cùng với các văn phòng đại diện tại Bắc Ninh, Nha Trang, Vũng Tàu, Cần Thơ Mạng lưới đại lý toàn cầu của công ty đảm bảo cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và tận tâm cho mọi khách hàng.
Công ty TNHH Vận tải và Logistics Toàn cầu Chi nhánh Hồ Chí Minh, thành lập vào ngày 13 tháng 6 năm 2012, đã nhanh chóng trở thành nhà cung cấp dịch vụ vận tải uy tín tại Việt Nam Thành công của Glotrans đến từ đội ngũ lãnh đạo sáng tạo và nhân viên có chuyên môn cao, luôn cam kết mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng Với phương châm là bạn đồng hành đáng tin cậy của các doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu, Glotrans không ngừng khẳng định uy tín về chất lượng dịch vụ Công ty hiện là thành viên của các hiệp hội như VCCI, VLA, FIATA, PPL, CLC, tạo điều kiện thuận lợi để phát triển và nâng cao vị thế trên thị trường trong nước và quốc tế.
Vào ngày 18/5/2022, Glotrans đã kỷ niệm 10 năm thành lập, đánh dấu hành trình mở rộng hệ thống logistics trên toàn quốc từ Bắc vào Nam và kết nối với các tổ chức uy tín toàn cầu Công ty tự hào cung cấp dịch vụ logistics cho nhiều doanh nghiệp lớn, bao gồm các công ty trong các khu công nghiệp trọng điểm như Petrovietnam, Vi Foods, và Sun Group, với mạng lưới vận chuyển trải dài khắp thế giới, từ Nội Á, Nga, EU, Mỹ, Úc đến Châu Phi Bên cạnh đó, Glotrans còn khẳng định vị thế là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực đào tạo logistics, với đội ngũ trẻ, năng động, đáp ứng nhu cầu và xu hướng của thị trường Việt Nam và quốc tế.
Hệ thống chi nhánh trên toàn quốc:
Trụ sở chính Hải Phòng:
- Số 3 Lê Thánh Tông, Q Ngô Quyền, Tp Hải Phòng, Việt Nam
- Email: sales.hpg@glotransvn.com.vn
- Tầng 5, Số 87 Trần Quốc Vượng, Q Cầu Giấy, Hà Nội
- Email: sales.han@glotransvn.com.vn
Chi nhánh Hồ Chí Minh:
- Tầng 3, Số 55 Lê Quốc Hưng, P.13, Quận 4, TP Hồ Chí Minh
- Email: sales.hcm@glotransvn.com.vn
- Số 545 Ngô Quyền, P An Hải Bắc, Q Sơn Trà, TP Đà Nẵng
- Email: sales.dad@glotransvn.com.vn
- Địa chỉ: Số 1 Nguyễn Dữ, Phường Hải Cảng, TP Quy Nhơn
1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và chức năng của Glotrans
Ngay từ những ngày thành lập, Glotrans đã khẳng định sứ mệnh của mình:
Công ty Vận Tải Toàn Cầu (Glotrans) là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng của khách hàng, đảm bảo sản phẩm được xác định đúng địa điểm, đúng giá và đúng thời điểm Với tầm nhìn trở thành người dẫn đầu trong cung cấp giải pháp hậu cần sáng tạo, Glotrans luôn nỗ lực vượt trên sự mong đợi của khách hàng Công ty cam kết tôn trọng lẫn nhau, duy trì ý thức chất lượng, quản lý chung và đảm bảo tính minh bạch trong mọi hoạt động.
Tại thời điểm này, Glotrans là công ty Forwarding chuyên về hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa trong nước và quốc tế với các chức năng sau:
1 Thứ nhất, thực hiện các hoạt động giao nhận, thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu; tư vấn về dịch vụ giao nhận
2 Thứ hai, xây dựng chiến lược phát triển bền vững, cạnh tranh lành mạnh với các đối thủ trong và ngoài nước và nghiên cứu tình hình thị trường trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu để không ngừng phát triển quy mô hoạt động phù hợp với chức năng cũng như thị trường và sứ mệnh kinh doanh hiện tại của công ty
3 Cuối cùng là tái cơ cấu hệ sinh thái nguồn nhân lực, thực hiện nghiêm chính sách Luật Lao động
Các dịch vụ của Glotrans:
- Thông quan hàng xuất/ nhập khẩu qua đường biển, đường hàng không, hàng chuyển phát nhanh, đường bộ thông quan qua cửa khẩu
- Áp thuế nhập khẩu cho những tài sản cố định
- Thuế nhập khẩu / Hoàn thuế VAT
1.4 Cơ cấu tổ chức kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp:
Sơ đồ 1.4.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự của công ty Glotrans
(Nguồn: Phòng kế toán công ty Glotrans)
1.5 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban:
Ban Giám đốc là người điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, có quyền quyết định về lương và phụ cấp cho nhân viên, bao gồm cả cán bộ quản lý Họ quản lý toàn bộ tài sản của công ty và chịu trách nhiệm trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc ký kết hợp đồng dịch vụ vận tải hàng hóa cả trong và ngoài nước Đội ngũ này cũng tìm kiếm khách hàng mới, cung cấp dịch vụ tư vấn và đưa ra các giải pháp tối ưu liên quan đến vận chuyển đa phương thức, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Phòng Chăm sóc khách hàng tiếp nhận và xử lý mọi khiếu nại từ khách hàng, đồng thời đưa ra các phương án giải quyết phù hợp Đội ngũ chăm sóc khách hàng sẽ phối hợp với trưởng phòng kinh doanh để xin ý kiến và thảo luận về các vấn đề này trong các cuộc họp giao ban.
Bộ phận kiểm tra và tìm giá liên hệ với hãng tàu và đại lý nước ngoài để xin giá cước tốt nhất và lấy booking từ hãng tàu Họ nhận yêu cầu làm chứng từ
Bộ phận khai thác hiện trường chịu trách nhiệm nhận bộ chứng từ xuất nhập khẩu từ phòng kinh doanh và phòng dịch vụ khách hàng Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm hỗ trợ nộp thuế, thông quan hải quan, và lấy hàng tại cảng, sân bay Ngoài ra, họ còn thực hiện các công việc liên quan đến chứng từ, giấy phép, kiểm hóa và trực tiếp khai truyền hải quan.
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về quản lý tài sản và tiền vốn, đảm bảo tuân thủ pháp luật trong hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, phòng cũng cung cấp các giải pháp kịp thời để bảo toàn và phát triển vốn của công ty.
Hình 0.5.1: Nguồn nhân sự của Glotrans giai đoạn 2021 – đến cuối tháng 11 năm 2023:
(Nguồn: Phòng kế toán của gotrans) 1.6 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của Glotrans - chi nhánh Hồ Chí Minh:
Bảng 1.6.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Glotrans giai đoạn 2020 – 2022
Sự khác biệt 2022/2021 Giá trị (%) Giá trị (%) Doanh thu 34.952 41.942 55.887 6.990 20 7.945 33 Chi phí 24.013 28.572 33.631 4.559 19 7.059 18
(Nguồn: Phòng Kế toán Glotrans)
Hình 1.6.1a : Biểu đồ thể hiện tình hình hoạt động kinh doanh của Glotrans
Bảng số liệu cung cấp cái nhìn tổng quát về doanh thu và khách hàng của công ty từ năm 2020 đến 2022 Trong giai đoạn 2020-2021, doanh thu tăng khoảng 6.990.000.000 VNĐ, tương đương 20% Tiếp theo, giai đoạn 2021-2022 ghi nhận mức tăng doanh thu khoảng 7.945.000.000 VNĐ, đạt khoảng 33%.
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ XUẤT KHẨU HÀNG ĐẦY CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ LOGISTICS TOÀN CẦU CHI NHÁNH TP.HCM (GLOTRANS)
Phân tích các bước trong quy trình
2.1.1Tìm kiếm khách hàng: Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì khách hàng luôn là yếu tố quan trọng, tiên quyết quyết định sự tồn tại của một công ty Có rất nhiều cách để tìm kiếm thông tin khách hàng nhưng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet thì cụ thể tìm thông tin khách hàng theo 2 cách:
Cách 1: Tìm kiếm theo ngành hàng theo mùa, theo từng thời điểm
Sử dụng trang vàng và công cụ en52 để tìm kiếm các công ty xuất nhập khẩu, xác định tuyến hàng và đặc trưng sản phẩm Đối với hàng xuất khẩu, theo dõi các báo kinh tế để cập nhật thị trường, chú trọng vào những ngành hàng có tỷ lệ xuất khẩu cao trong năm như thủy sản, gạo, và cà phê.
Cách 2: Tìm kiếm theo khách hàng tiềm năng:
Các doanh nghiệp lớn với sản lượng xuất ổn định thường khai thác triệt để nguồn khách hàng mà đội ngũ sales tin rằng dịch vụ của công ty có thể đáp ứng nhu cầu của họ Giai đoạn này chỉ là một phần nhỏ trong quy trình bán hàng, vì thông tin thu thập được có thể không hoàn toàn chính xác Để khách hàng biết đến và phản hồi, nhân viên sales thường thực hiện telesales, tức là giới thiệu dịch vụ qua điện thoại, đây là bước khởi đầu quan trọng của nhân viên Sales logistics.
Quá trình này cũng khá khó khăn khi xác suất rất thấp khách hàng chịu lắng nghe và thông tin đầy đủ tuyến hàng
Đối với khách hàng không có nhu cầu hiện tại, việc từ chối không nên là kết thúc Hãy cố gắng xin thông tin liên lạc như email hoặc Zalo để duy trì kết nối Điều này giúp xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng, có thể mang lại cơ hội trong tương lai.
Hình 2.1.1a Thư ngỏ gửi cho khách hàng (Nguồn: Sales 18 - Ms.Lani)
Đối với khách hàng có nhu cầu, việc lắng nghe và xin thông tin về tuyến hàng, liên hệ với khách hàng cùng tên của họ là rất quan trọng Người phụ trách xuất nhập khẩu cần nắm rõ các điều kiện trong Incoterms, vì chúng sẽ ảnh hưởng đến cách xác định thông tin cụ thể.
Một số thông tin cần khai thác:
+ Tuyến hàng, địa chỉ xuất- nhập hàng : POL- POD
+ Tên mặt hàng cụ thể, tính chất hàng hóa: Hàng không nguy hiểm( Non-DG), hàng nguy hiểm ( DG), hàng khô hay lạnh?
Để xác định volume hàng, cần lưu ý rằng nếu là hàng lẻ, bạn nên hỏi về số khối (CBM) Đối với hàng không, cần biết trọng lượng và kích thước pallet Nếu hàng được vận chuyển bằng container, cần xác định loại container, cũng như tính chất của nó như chiều cao, độ khô hay nhiệt độ lạnh.
+ Các yêu cầu về thời gian vận chuyển: ETD
+ Các yêu cầu về đại lý trong việc handle hàng hóa
Kết luận: Ưu điểm chính của việc sử dụng trang en52 là tiết kiệm thời gian so với phương pháp truyền thống, giúp nắm bắt thông tin khách hàng, tuyến hàng, và nhà cung cấp một cách thuận tiện cho việc tìm kiếm dữ liệu phục vụ telesales Tuy nhiên, nhược điểm là thông tin đôi khi không chính xác, và hiện tại en52 vẫn là công cụ tìm kiếm chủ yếu, trong khi các đơn vị khác như bee hay sotrans cung cấp nhiều công cụ hơn để xây dựng nguồn dữ liệu chất lượng và chính xác hơn.
2.1.2 Hỏi giá đại lý, gửi báo giá cho khách hàng:
(Hình 2.1.2 phụ lục ) Kết luận: Ưu điểm :
Tuyến hàng nhập có nhiều ưu điểm, bao gồm việc bộ phận kiểm tra giá đại lý hoạt động hiệu quả, thời gian vận chuyển bằng tàu nhanh chóng, cùng với các
Ưu điểm 3 (S3) Trucking đưa hàng về kho chi phí cũng khá hợp lý và nhanh, chậm nhất cũng chỉ rơi vào khoảng 1 ngày
Nhược điểm 2 (W2) Trái ngược lại tuyến hàng xuất làm giá khá chậm, có 1 số tuyến hàng giá đầu vào rất cao như tuyến Mỹ
Nhược điểm 3 (W3)Vùng kiểm tra line tàu và service không đa dạng
Nhược điểm 4 (W4) liên quan đến thủ tục hải quan là thời gian báo giá chậm và tình trạng không phản hồi thường xuyên Điều này làm cho công việc của nhân viên sales trở nên khó khăn, vì họ không thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.
2.1.3 Ký hợp đồng vận chuyển:
Khi khách hàng chấp nhận giá cả và điều kiện từ công ty, hai bên sẽ tiến hành thương lượng để ký hợp đồng giao hàng Sau đó, thông tin khách hàng sẽ được bộ phận kinh doanh chuyển cho bộ phận giao nhận để tiếp tục đặt hàng và hoàn tất các thủ tục cần thiết.
2.1.4 Liên hệ hãng tàu để thực hiện đặt lịch tàu:
Dựa trên thông tin lô hàng từ khách hàng, nhân viên sales sẽ tiếp nhận yêu cầu đặt lịch và gửi yêu cầu đến hãng tàu để giữ chỗ Sau khi nhận được yêu cầu, hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công cho bộ phận kinh doanh thông qua việc gửi xác nhận đặt chỗ, hay còn gọi là Empty Container Order.
(S4) Ở 2 bước này hầu như không có điểm yếu bởi vì Glotrans làm việc rất nhanh và không có sai sót
2.1.5 Nhận Booking Note + Lệnh cấp cont rỗng:
Nhận lệnh giao container từ các hãng tàu
Khi thực hiện đặt chỗ, bạn đang ký kết một hợp đồng giao nhận hàng hóa (Booking note) với hãng tàu, trong đó xác định rõ quyền lợi và nghĩa vụ của cả công ty và đại lý hãng tàu.
Sau khi nhận Booking Note từ hãng tàu, công ty sẽ kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin như tên hàng, ETD, ETA, cảng đi và cảng đến Nếu thông tin không chính xác, cần nhanh chóng liên hệ với đại lý vận chuyển để sửa đổi và fax về công ty một bản để tránh rắc rối sau này Khi Booking Note được chấp nhận, Glotrans sẽ đàm phán với hãng tàu về ngày, giờ và địa điểm khởi hành Sau đó, Booking Note sẽ được giao cho Forwarder và đem đến đại lý hãng tàu để đổi lấy lệnh container rỗng Lệnh Container Rỗng bao gồm các thông tin cần thiết như mã số đặt tàu, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng giao hàng và bãi duyệt lệnh cấp container rỗng Cuối cùng, công ty sẽ tiến hành lấy container rỗng về kho riêng để đóng hàng, thường do bên vận tải đảm nhiệm.
Mang “Hồ sơ container rỗng” đến phòng kinh doanh cảng (dựa vào Booking Note để biết cảng lấy container)
Thông qua Booking note, người dùng có thể nắm bắt thông tin đơn hàng một cách chính xác và rõ ràng hơn, bao gồm loại hàng, số lượng, thời gian giao hàng dự kiến và các yêu cầu khác.
Quy trình thực tế giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế xuất nhập khẩu full
Lô hàng xuất khẩu của công ty A, cụ thể là “Giày bảo hộ VP -2008”, đã được ký hợp đồng ngoại thương số HH-SW/PO171221 vào ngày 17/12/2021 với Công ty X tại Việt Nam Đại diện của Công ty X đã thuê dịch vụ giao nhận xuất khẩu của Glotrans để đại diện cho toàn bộ các lô hàng xuất khẩu của công ty.
2.2.1 Giới thiệu tóm tắt thông tin hàng hóa
- Xuất xứ hàng hóa: Việt Nam.Việc giao hàng một phần không được phép Cấm truyền tải
- Cảng bốc hàng: Cảng Cát Lái, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Cảng KLANG, Malaysia
- Thời gian giao hàng: từ ngày 8/3/2022 - 20/3/2022
- Phương thức thanh toán: chuyển khoản
- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng
Bộ phận kinh doanh Công ty X sẽ liên hệ với bộ phận chứng từ của Glotrans để thông báo về việc gửi fax chứa thông tin chi tiết lô hàng Chi cục chứng từ sẽ nhận được thư từ khách hàng bao gồm: Thư giới thiệu Glotrans, Hợp đồng thương mại số HH-SW/PO171218 ngày 17/12/2021, Hóa đơn thương mại số 0116 ngày 8/3/2022, và Bảng kê đóng gói số 0116 ngày 8/3/2022.
- Liên hệ hãng tàu và đặt chỗ
Nhân viên chứng từ sẽ gửi yêu cầu đặt chỗ cho hãng tàu với các thông tin sau:
- POL: Cảng Cát Lát, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Tên sản phẩm: Giày bảo hộ VP-2000, logo SOBAR (thân da, đế nhựa) Mới 100%
- Trọng lượng: Tổng trọng lượng: 5250 KGS, Trọng lượng tịnh: 4900 KGS
Nhận lệnh giao container từ các hãng tàu
Khi đặt chỗ, bạn ký hợp đồng giao nhận hàng hóa (Booking note) với hãng tàu, xác định quyền và nghĩa vụ giữa công ty và đại lý hãng tàu Công ty Glotrans gửi Booking Note tới hãng tàu New Way Line, cung cấp thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu.
- Booking note bao gồm thông tin như sau:
- Loại container, số lượng container: FCL
- Tên sản phẩm: Giày bảo hộ
- Số chuyến tàu, số chuyến (Tàu/Chuyến): WANHAI 173 V.S 024
- Cảng đi: Cảng Cát Lát, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng đến: Cảng KLANG, Malaysia
- Thời gian dự kiến: 15 tháng 3 năm 2022:
- Sau khi Booking Note được giao cho Forwarder của công ty, Glotrans sẽ mang đến đại lý hãng tàu NWL để đổi lấy “Lệnh đóng container rỗng”
Để lấy container rỗng, bạn cần mang "Hồ sơ container rỗng" đến phòng kinh doanh cảng, dựa vào Booking Note để xác định cảng nhận container Tại đây, bạn sẽ phải thanh toán phí nâng hạ container và nhận Phiếu đóng gói container kèm theo con dấu của hãng tàu Lưu ý rằng phí cho việc này là 822.000đ, do chỉ có một container và thời gian xử lý khoảng 20 phút.
Sau khi dỡ container, người giao nhận sẽ quay lại đại lý hãng tàu để thông báo số lượng container đã nhận Nhân viên giao nhận phối hợp với bộ phận thu gom hàng để điều xe tải thực hiện việc đóng gói hàng tại bãi.
Hình 2-3: Hàng hóa được đóng vào container 1x20'DC tại cảng
- Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu và kiểm tra kĩ lưỡng các thông tin trong bộ chứng từ ( được đề cập ở mục 2.1.6)
+ Hóa đơn thương mại cho thấy:
Mô tả hàng hóa: Giày bảo hộ (giày bảo hộ VE-7000, logo SOBAR (thân giày da simili, đế giày nhựa) mới 100% sản xuất tại Việt Nam
Điều kiện giao hàng: CIF- Malaysia
Cảng bốc hàng: Cảng Cát Lát
Cảng dỡ hàng: Cảng klang
Kiểm tra phiếu đóng gói là bước quan trọng để xác nhận thông tin khai báo toàn bộ hàng hóa trong một kiện hàng Điều này được nêu rõ trong mục 2.1.6, đảm bảo rằng mọi chi tiết đều chính xác và đầy đủ.
Chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O là nhiệm vụ của anh Phạm Văn Lâm, nhân viên phòng hồ sơ Doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và nộp cho VCCI để tiến hành xin cấp C/O.
Đơn đề nghị cấp C/O: Điền đầy đủ các ô trên đơn và có đóng dấu, chữ ký của người có thẩm quyền của doanh nghiệp
Khi xuất khẩu hàng hóa sang Malaysia, cần đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D Hồ sơ C/O bao gồm một bản gốc và ít nhất hai bản sao, trong đó Tổ chức cấp C/O và người xuất khẩu sẽ giữ mỗi bên một bản.
Hóa đơn thương mại: 1 bản chính do doanh nghiệp phát hành
Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu cần hoàn thành đầy đủ thủ tục hải quan, bao gồm một bản sao có đóng dấu đỏ và chữ ký của người được doanh nghiệp ủy quyền.
Để hoàn tất thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) tại TP.HCM, người xuất khẩu cần chuẩn bị một số chứng từ quan trọng như phiếu đóng gói (1 bản chính), bản thuyết minh quy trình sản xuất, giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán và mẫu nguyên liệu Cơ quan cấp C/O có thể yêu cầu bổ sung các tài liệu này để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng quy định.
Trung tâm hỗ trợ xúc tiến thương mại-đầu tư, đường Võ Thị Sáu, Quận 1,
Tại TP.HCM, để hoàn tất quy trình nhận C/O, người dùng cần nhập số thứ tự ở góc trên bên phải của mỗi C/O vào máy tính theo thứ tự đã đánh số Sau đó, hồ sơ cần được mang đến bộ phận tiếp nhận C/O, nơi nhân viên sẽ kiểm tra và trả lại cho người giao nhận các tài liệu bao gồm: Tờ khai, Giấy chứng nhận thông quan, Phụ lục tờ khai, và Giấy xác nhận/trả C/O có chữ ký của người kiểm tra.
Bộ chứng từ C/O sẽ được cấp ngay trong ngày nếu đầy đủ Trong trường hợp cần xác minh, nhân viên C/O sẽ thông báo trước cho người xuất khẩu Thời gian xác minh không quá lâu.
7 ngày kể từ ngày nhận được bộ hồ sơ
- Đăng kí tờ khai tại cảng và chuẩn bị hồ sơ hải quan được nêu ở mục 2.1.8
-Thông quan hàng hóa xuất khẩu: 2 trường hợp vàng và đỏ sẽ phải kiểm tra
Căn cứ vào hồ sơ và thông tin từ Công ty, nhân viên Glotrans sẽ thực hiện khai hải quan điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS và phần mềm ECUS Nếu việc truyền dữ liệu thành công, mạng hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân loại hàng hóa Chi tiết về tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu của Công ty X được đính kèm trong phụ lục.
+ Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chức hải quan đăng ký nhận hồ sơ để kiểm tra các nội dung
Để đảm bảo tuân thủ các quy định về thông quan xuất khẩu, cần đối chiếu thông tin trên tờ khai với chứng từ liên quan.
Nhân viên giao nhận của công ty Glotrans nộp phí hải quan 20.000 đồng tại quầy số 2 và nhận biên lai gồm hai bản: màu tím và màu đỏ Biên lai màu tím được trả lại cho công chức hải quan sau khi rút tờ khai, trong khi biên lai màu đỏ được giữ lại bởi người giao nhận để giải quyết tại công ty Hồ sơ hải quan sẽ được gửi cho thuyền trưởng để kiểm tra, in trình tự mức độ kiểm tra, ký tên, ghi họ tên và đóng dấu vào góc trên bên phải từng tờ khai và các chứng từ liên quan khác.
Đánh giá quy trình giao nhận vận tải quốc tế xuất khẩu hàng nguyên
2.3.1 Điểm mạnh của thủ tục giao nhận hàng hóa quốc tế xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Glotrans:
Thứ nhất: Chất lượng dịch vụ và uy tín luôn được công ty đặt lên hàng đầu trong quá trình thực hiện các thủ tục giao hàng xuất khẩu
Thứ hai: Công ty kí hợp đồng mua bảo hiểm vận chuyển để đảm bảo rằng trong quá trình vận chuyển nếu có rủi ro sẽ được đền bù
Mối quan hệ chặt chẽ với nhiều hãng tàu giúp khách hàng nhận được ưu đãi khi đặt chuyến, đồng thời hỗ trợ cập nhật thông tin về sự chậm trễ và yêu cầu gia hạn thời gian đóng hàng cũng như lưu kho.
Công ty đã thiết lập mối quan hệ vững chắc với công chức hải quan, đảm bảo rằng hầu hết các lô hàng được giao nhận và xử lý nhanh chóng, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của khách hàng.
Quá trình khai báo và thông quan hải quan diễn ra hiệu quả hơn nhờ sự hợp tác chặt chẽ giữa nhân viên giao nhận và bộ phận chứng từ trong công ty.
Công ty sở hữu 31 đội xe lớn với nhiều đầu kéo và xe tải phù hợp, giúp vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng Cơ sở vật chất hoàn thiện của công ty cũng hỗ trợ hiệu quả cho quá trình này.
2.3.2 Những mặt hạn chế trong thủ tục giao nhận hàng hóa quốc tế xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Glotrans:
Không Nhất Quán Giữa Chứng Từ:
Vấn đề: Các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, và danh sách hàng hóa thường mâu thuẫn hoặc không nhất quán với nhau
Hậu quả: Gây khó khăn cho nhân viên thủ tục khi phải dành thời gian lớn để kiểm tra và điều chỉnh thông tin
Chậm Trễ Trong Mạng Lưới Hải Quan:
Vấn đề: Mạng lưới Hải quan hoạt động chậm, tạo ra sự cản trở trong việc truyền tờ khai và thu thập ý kiến phản hồi
Hậu quả: Quá trình thủ tục kéo dài, làm tăng thêm thời gian và chi phí, ảnh hưởng đến khả năng vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả
Hải quan đang phải đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối tác, điều này buộc công ty phải nỗ lực không ngừng để duy trì và thu hút khách hàng, nhằm tránh việc mất mát hợp đồng.
Khó Khăn Trong Giao Tiếp Với Hãng Tàu:
Gặp khó khăn trong việc làm việc với nhân viên hãng tàu là một vấn đề phổ biến, đặc biệt khi cần sửa đổi thông tin sai hoặc thiếu trên chứng từ Khi làm chứng từ cho lô hàng mới, nhân viên hãng tàu có thể trở nên khó tính và không hợp tác với người giao nhận, dẫn đến những sai sót không được khắc phục Thêm vào đó, việc tàu đến trễ hoặc thông báo chậm cho khách hàng gây ra sự không hài lòng và phàn nàn về chất lượng dịch vụ của công ty.
Hậu quả: Có thể dẫn đến trễ lịch trình, phản hồi không chính xác, và ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng
Thách Thức Trong Việc Áp Đặt Thuế Suất:
Sự không nhất quán giữa mong muốn của doanh nghiệp trong việc áp mã HS với thuế suất thấp và yêu cầu của cơ quan hải quan về áp mã HS với thuế suất cao đang gây ra nhiều khó khăn Doanh nghiệp mong muốn tối ưu hóa chi phí thuế để tăng cường khả năng cạnh tranh, trong khi cơ quan hải quan lại yêu cầu áp dụng các mã HS có thuế suất cao hơn nhằm đảm bảo nguồn thu ngân sách Điều này tạo ra một khoảng cách lớn giữa lợi ích của doanh nghiệp và chính sách quản lý thuế của nhà nước.
Hậu quả: Tăng thêm thủ tục và chi phí, đồng thời làm chậm trễ quá trình thông quan
Đội ngũ nhân sự còn non trẻ:
Mặc dù đội ngũ nhân sự trẻ mang lại nhiều lợi ích như sự năng động, đổi mới và khả năng bắt kịp xu hướng thị trường, họ vẫn thiếu kinh nghiệm Thách thức trong quản lý thời gian cũng là vấn đề cần lưu ý, khi nhân sự trẻ có thể gặp khó khăn trong việc ưu tiên công việc và làm quen với môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Hậu quả: Điều này có thể dẫn đến việc họ gặp khó khăn trong việc giải quyết các tình huống phức tạp và đưa ra quyết định chiến lược
Hạ tầng giao thông Việt Nam vẫn chưa phát triển đầy đủ để đáp ứng nhu cầu đi lại, dẫn đến tình trạng ùn tắc giao thông thường xuyên Điều này không chỉ gây khó khăn cho người dân mà còn làm mất nhiều thời gian cho nhân viên giao hàng, đặc biệt là trong giờ cao điểm.
Doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc áp mã HS cho hàng hóa với thuế suất thấp, trong khi cơ quan hải quan lại ưu tiên áp mã với thuế suất cao Điều này dẫn đến thủ tục hải quan kéo dài, tốn thời gian và chi phí Ngoài ra, khi làm chứng từ cho lô hàng mới, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhân viên hãng tàu khó tính, gây cản trở cho việc phối hợp với người giao nhận để sửa đổi.
Một số thông tin về dịch vụ của công ty có thể bị sai hoặc thiếu sót, dẫn đến việc tàu đến trễ và thông báo không kịp thời cho khách hàng Điều này gây ra sự không hài lòng và phàn nàn từ phía khách hàng về chất lượng dịch vụ.
MÔ HÌNH SWOT TỔNG QUAN CHO QUY TRÌNH:
(2) Mối quan hệ tốt với hải quan ( S9, S18)
(3) Hệ thống liên kết chặt chẽ ( S9, S10)
(4) Tuân thủ đúng pháp luật (S14+ S17)
(5) Có giải pháp tốt, quản lý được rủi ro
(6) Thủ tục được kiểm soát chặt chẽ hơn.(S11+S12+S16)
(3) Khó khăn trong giao tiếp khi nhân viên hãng tàu cản trở Chậm trễ mạng lưới hải quan (W5+W6)
(4) Không nhất quán về chứng từ, tốc độ chậm(W8+W9)
(5)Về thuế suất, về chi phí (W10+W11)
OPPORTUNITIES (01)Nâng cấp hệ thống chứng từ bảo đảm sự nhất quán làm tăng sức cạnh tranh
(02)Hợp tác với nhiều đối tác địa phương
(03) Liên kết mối quan hệ tốt với hải quan
THREATS (T1) Sự biến động của kinh tế thới giới đang khủng hoảng
(T2) Ảnh hưởng từ pháp luật chính trị (T3) Sự cạnh tranh giữa các FWD
S101 và S1+01: Tận dụng dịch vụ làm điểm mạnh để chăm sóc và thu hút khách hàng, đồng thời nâng cấp hệ thống nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ, đảm bảo tính nhất quán và nâng cao khả năng cạnh tranh.
S202, S2+02: Tận dụng mối quan hệ hiện có để mở rộng mạng lưới kết nối với nhiều đối tác, từ đó xây dựng các mối quan hệ đối tác chiến lược nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty.
- S303, S3+03: Tận dụng và phát triển mối quan hệ với hải quan có thể đem đến nhiều lợi ích và cơ hội phát triển
Để tăng cường khả năng cạnh tranh, cần khắc phục vấn đề không nhất quán về chứng từ (W101, W1+01) Đồng thời, việc hợp tác với đối tác địa phương sẽ giúp giải quyết tình trạng chậm trễ trong mạng lưới hải quan và cải thiện khả năng vận chuyển (W202, W2+02) Cuối cùng, xây dựng các chiến lược quảng bá và tìm kiếm thêm đối tác chiến lược để chia sẻ gánh nặng cạnh tranh, đặc biệt trong lĩnh vực vận chuyển và thuê xe container, là rất quan trọng (W302, W3+03).
FWD đối thủ cạnh tranh do đó sử dụng chất lượng dịch vụ để đối mặt với áp lực, có thể tăng giá trị dịch vụ hoặc đổi mới
Sự thay đổi trong pháp luật chính trị có thể tác động lớn đến doanh nghiệp, do đó, các công ty cần theo dõi và đối phó với những biến động này để bảo vệ lợi ích của mình và duy trì mối quan hệ tích cực với cơ quan hải quan.
ĐỀ XUẤT CẢI TIẾN VÀ BÀI HỌC TÍCH LŨY TẠI CÔNG TY VẬN CHUYỂN VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU ( GLOTRANS)
Đề xuất cải tiến quy trình thủ tục giao nhận hàng hóa xuất khẩu full container bằng đường biển
Theo chiến lược: S1+01, S2+02 và S3+03 cùng với chiến lược WT: W1+T3 , W3+T1 Để có những định hướng về hình ảnh, chất lượng dịch vụ công ty, đề ra những giải pháp sau:
Về việc không nhất quán các chứng từ:
Sử dụng hệ thống quản lý chứng từ tự động giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao tính nhất quán trong quy trình chuẩn bị chứng từ.
+ Áp dụng mã vạch và công nghệ quét để giảm thiểu sai sót do việc nhập liệu thủ công
Chậm trễ trong mạng lưới hải quan:
Cần thiết phải tăng cường hợp tác chặt chẽ với cơ quan hải quan, và có thể xem xét sử dụng dịch vụ của các chuyên gia hải quan để đảm bảo rằng các thủ tục hải quan được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với cơ quan hải quan thông qua các cuộc họp định kỳ và đối thoại là rất quan trọng Hợp tác này giúp tìm hiểu và áp dụng các quy định mới, đồng thời thúc đẩy việc chia sẻ thông tin minh bạch Điều này không chỉ giảm thiểu sự hiểu lầm mà còn nâng cao sự hỗ trợ từ phía hải quan.
Tối ưu hóa quy trình vận chuyển giúp giảm chi phí và cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng, từ đó nâng cao sức cạnh tranh Đồng thời, nghiên cứu và xây dựng mối quan hệ với các đối tác chiến lược là cần thiết để tối ưu hóa nguồn cung và chi phí.
Thắt chặt mối quan hệ hợp tác kinh doanh giúp thu hồi nhanh chóng nợ từ khách hàng và đại lý ở nước ngoài, đáp ứng nhu cầu mở rộng và cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
Khó Khăn Trong Giao Tiếp Với Hãng Tàu:
Theo dõi và thực hiện cải tiến liên tục là rất quan trọng trong quy trình giao tiếp và hợp tác với hãng tàu Việc thu thập thông tin phản hồi giúp tối ưu hóa quy trình, từ đó nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc.
Theo chiến lược : S2+T2, S3+T1 cùng với chiến lược W2+T1+T2, W3+T1 Đề ra các giải pháp sau:
Thách Thức Trong Việc Áp Đặt Thuế Suất:
Thực Hiện Các Phương Thức Kế Toán Sáng Tạo:
Xây Dựng Mối Quan Hệ với Cơ Quan Thuế:
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với cơ quan thuế địa phương và quốc gia rất quan trọng, vì điều này giúp bạn nắm bắt thông tin chính xác về các quy định thuế mới và những thay đổi liên quan Hơn nữa, việc này cũng tạo ra cơ hội để thương lượng và đề xuất các giải pháp hợp nhất hiệu quả hơn.
Theo chiến lược S0: S1+01, S1+T3 cùng với chiến lược W1+01 và W4+T2 Đề ra các giải pháp sau:
Đào Tạo và Phát Triển Nhân Sự:
Đào tạo nhân viên về việc sử dụng công nghệ mới là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất làm việc Việc cung cấp chương trình đào tạo đầy đủ giúp nhân viên nắm vững cách áp dụng công nghệ vào công việc hàng ngày, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất lao động.
Phát triển kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng để nâng cao sự tương tác giữa các bên liên quan, giúp giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm và thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả.
+ Đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ : nhằm nâng cao củng cố kiến thức, kinh nghiệm cho nhân voeen
Cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa tất cả các bên liên quan và sự hỗ trợ từ các cơ quan quản lý Những thay đổi nhỏ có thể tạo ra những cải thiện lớn trong quy trình này.
Tối Ưu Hóa Cấu Trúc Giá và Hợp Đồng:
Tối ưu hóa cấu trúc giá và hợp đồng là cần thiết để phản ánh chính xác giá trị thực của hàng hóa và dịch vụ, đồng thời ngăn chặn tình trạng giả mạo giá cả hay chuyển giá, nhằm tuân thủ các quy định về thuế.
+ Bên cạnh đó nên mở rộng phạm vi check giá, vì hiện tại việc báo giá vẫn còn chậm trễ
Bên cạnh đó tôi còn đề xuất thêm một vài vấn đề:
Chính sách khuyến mãi dịch vụ:
Tùy thuộc vào khả năng tài chính của công ty, các hình thức tài trợ như sự kiện thể thao công cộng và hoạt động từ thiện được áp dụng Một ví dụ điển hình là việc đào tạo và hướng dẫn sinh viên, giúp họ có cái nhìn thực tế về ngành xuất nhập khẩu Ngoài ra, công ty cũng tài trợ cho các hội thảo liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu, góp phần nâng cao kiến thức và kỹ năng cho người tham gia.
PHẦN KẾT LUẬN
Glotrans, một doanh nghiệp trẻ trong lĩnh vực logistics, đang ghi nhận sự tăng trưởng doanh thu ấn tượng, không chỉ mang lại lợi nhuận mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống cho đội ngũ nhân viên Thành công của công ty còn thể hiện qua việc đóng góp vào ngân sách quốc gia, hỗ trợ sự phát triển toàn diện và cách mạng hóa ngành logistics Glotrans cam kết tìm ra giải pháp hiệu quả để vượt qua thách thức trong quy trình vận chuyển, nhằm phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Thời gian thực tập tại Glotrans đã đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển cá nhân của tôi, giúp tôi tiếp cận với môi trường làm việc thực tế Trải nghiệm này đã nâng cao nhận thức của tôi về tầm quan trọng của sự chuyên nghiệp và tận tâm trong ngành logistics, đồng thời tạo ra thách thức và động lực cho tôi trong quá trình học hỏi và cải thiện bản thân.
Trong quá trình tìm hiểu quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển theo phương pháp FCL tại Glotrans, tôi nhận thấy sự cần thiết phải hiểu rõ quy trình vận chuyển cũng như những thách thức cụ thể Các vấn đề như sai sót trong chuẩn bị, kiểm tra hồ sơ và tính chủ quan cá nhân cần được giải quyết Bên cạnh đó, hạn chế về cơ sở vật chất, kỹ thuật và phương tiện cũng có thể dẫn đến sự chậm trễ và tăng chi phí trong quá trình giao hàng.
Để hỗ trợ Glotrans và tối ưu hóa quy trình vận chuyển, tôi đã đề xuất một số giải pháp nhằm giảm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng và hiệu suất của công ty Những đề xuất này không chỉ mang lại lợi ích cho Glotrans mà còn góp phần tích cực vào sự phát triển bền vững của ngành logistics và đất nước.
1 MBA Nguyễn Văn Dũng (2011) Incoterms 2010 - Điều khoản thương mại quốc tế ICC Nhà xuất bản Lao động;
2 PGS.TS GS.TS Trần Hoàng Ngân (2016) Giáo trình thanh toán quốc tế Nhà xuất bản Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh;
3 Đoàn Thị Hồng Vân, Kim Ngọc Đạt (2010).Quản lý xuất nhập khẩu Nhà xuất bản Lao động - Xã hội; https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/quy-trinh-xuat-khau-hang-fcl-full-container- loading.html/
Hình 2.1.2.Hỏi giá và mẫu báo giá cho khách hàng:
2.1.6a Tờ khai hàng hóa xuất khẩu ( thông quan)
39 2.1.6c: Purchase Order ( PO: đơn đặt hàng)
Hình 2.1.7.Chi tiết tờ khai hải quan điện tử
Glotrans áp dụng phần mềm ECUSS5-VNACCS để thực hiện khai báo hải quan điện tử Để bắt đầu, người dùng cần truy cập vào phần mềm ECUSS5-VNACCS, sau đó nhấn vào menu "Hệ thống" và chọn các tùy chọn cần thiết.
"Cấu hình tham số VNACCS," và nhập đầy đủ thông tin tài khoản cần khai báo
Để tiếp tục, hãy chọn tùy chọn 2, "Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu" trong menu "Hệ thống." Nhập mã doanh nghiệp của công ty X, và sau khi thực hiện, tên cùng địa chỉ của công ty sẽ được hiển thị.
Công ty X sẽ lần đầu tiên nhận dịch vụ từ Glotrans Để cập nhật thông tin về công ty X, hãy truy cập vào "Hệ thống", chọn tùy chọn 6, "Danh sách khách hàng có đại lý" và nhập thông tin cần thiết Nếu có mã số doanh nghiệp, tên và địa chỉ doanh nghiệp, sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút "Ghi" và chọn tùy chọn 2 để hoàn tất quy trình.
Để khai hải quan cho tờ khai xuất khẩu, bạn cần chọn "Đăng ký mới" và điền đầy đủ thông tin cần thiết Lưu ý rằng các ô màu xám không cần phải điền, trong khi các ô có dấu * màu đỏ là bắt buộc Nếu có bất kỳ ô nào không rõ ràng, hãy chọn ô đó và kiểm tra hướng dẫn ở góc dưới bên trái.
"Hướng dẫn nhập liệu" và "Thông báo công việc" để xem hướng dẫn chi tiết hoặc ghi chú của ô đang chọn
Hình 2.1.4 Khai báo thông tin hóa đơn, vận đơn, hợp đồng:
+ Số lượng kiện : 350 thùng Cartons
+ Mã địa điểm kho thông quan dự kiến: 02CIS01 Công ty Tân Cảng Sài Gòn
+ Địa điểm giao hàng cuối cùng: MYPKG PORT KELANG (SWETTEN)
+ Nơi bốc hàng: Cảng VNCLI Cát Lái (HCM)
+ Phương tiện vận chuyển: 9999 WANHAI 173 V.S024
+ Ngày bàn giao dự kiến: 12/03/2019
+ Phương thức thanh toán: TCH
+ Điều kiện giá hóa đơn: CIF
+ Mã loại tiền hóa đơn: USD
+Tổng giá trị hóa đơn: 21.020 USD
Hình 2.1.5 Khai báo vận chuyển và các thông tin khác:
Khi khai báo thông tin container, cần chú ý đến mã địa điểm xếp hàng lên xe tải Ví dụ, chọn mã 02CIS01 từ hình ảnh, mã này sẽ tương ứng với địa điểm lưu hàng thông quan dự kiến.
- Tên: Tân Cảng SG Corporation, đây là tên kho hàng
- Địa chỉ: 1295 Nguyễn Thị Định, phường Cát Lái, quận 2
- Số container: TGU1451834 Số container phải có 4 chữ cái và 7 số
Hình 2.1.6 Khai báo thông tin container:
Hình 2.1.7:Khai báo thông tin danh mục hàng hóa:
Sau khi hoàn tất khai báo, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót và nhấn nút ghi để lưu vào hệ thống Tiếp theo, thực hiện việc truyền tờ khai hải quan bằng cách nhấn vào nút tương ứng.
“Khai báo trước thông tin khai báo EDA”
Sau khi truyền tờ khai thành công, hệ thống sẽ trả về số tờ khai Và tiếp tục chọn
Để đăng ký tờ khai EDC chính thức với Hải quan, bạn cần hoàn thành tờ khai và nhấn vào “lấy kết quả phân luồng, thông quan” Nếu khai báo trên hệ thống cấp 1 (luồng xanh), Hải quan sẽ miễn kiểm tra chứng từ và hàng hóa sẽ được thông quan tự động qua hệ thống.
Hình 2.1.8 Kết quả từ hải quan :