Trang 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Sinh viên thực hiện: CHU THỊ HUYỀN TRANG MSSV: 2054080270 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG LẺ LCL BẰNG Đ
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Ngày 15/08/2009, Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu Việt Nam – Glotrans Việt Nam được thành lập, đánh dấu bước khởi đầu trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển Mặc dù phải đối mặt với nhiều khó khăn ngay từ những ngày đầu, nhưng quyết tâm của các nhà sáng lập đã giúp công ty vượt qua thử thách và phát triển mạnh mẽ cho đến nay.
− Tên giao dịch: Global Logistics and Transport Company Limited
− Loại hình kinh doanh: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn
− Địa chỉ: Số 3 Lê Thánh Tông, Quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng, Việt Nam
− Đại diện pháp luật: ông Trần Anh Giang
− Tổng số lượng nhân viên: 120 người
− Ngành nghề chính: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
− Email: sales.hpg@glotransvn.com.vn
− Facebook page: https://www.facebook.com/GlotransHCM/
Members of various associations, including the Vietnam Chamber of Commerce and Industry, the Vietnam Logistics Business Association, the International Federation of Freight Forwarders Association, and the World Cargo Alliance, play a crucial role in enhancing the logistics and trade sectors in Vietnam.
Kể từ khi thành lập tại Hải Phòng, Glotrans đã trải qua một hành trình phát triển ấn tượng, mở rộng tầm ảnh hưởng trên toàn quốc Công ty hiện có trụ sở chính tại Hải Phòng cùng với các chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Quy Nhơn và Hồ Chí Minh, đồng thời sở hữu bốn văn phòng đại diện tại Bắc Ninh, Nha Trang, Cần Thơ và Vũng Tàu.
Sự thành công của Glotrans Việt Nam ngày nay là thành quả từ những cống hiến không ngừng của các thế hệ nhân viên, những người đã cùng nhau chia sẻ đam mê và thể hiện sự sáng tạo Với hơn một thập kỷ đổi mới và phát triển, Glotrans đã khẳng định vị thế của mình như một trong những công ty logistics hàng đầu và đáng tin cậy trên thị trường Việt Nam.
Công ty Glotrans không ngừng củng cố kết quả kinh doanh và xây dựng năng lực mạnh mẽ, nhằm cung cấp đa dạng giải pháp logistics cả trong nước và quốc tế Những thành tựu này không chỉ là niềm tự hào mà còn là động lực quan trọng cho toàn bộ đội ngũ lãnh đạo và nhân viên.
NHIỆM VỤ - TẦM NHÌN - GIÁ TRỊ
Công ty Toàn Cầu đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của khách hàng bằng cách xác định sản phẩm chính xác, lựa chọn địa điểm phù hợp, đảm bảo giá cả hợp lý, thời gian giao hàng kịp thời và điều kiện thuận lợi.
Công ty Vận tải và Tiếp Vận Toàn Cầu nổi bật với vai trò tiên phong trong việc cung cấp giải pháp logistics sáng tạo, không ngừng vượt qua mong đợi của khách hàng.
Chủ trương tiêu chí tôn trọng lẫn nhau, ý thức chất lượng, cùng tham gia quản lý và minh bạch.
GLOTRANS – CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH
− Văn phòng chính: Lầu 3, Số 55 Lê Quốc Hưng, Phường 13, Quận 04, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
− Văn phòng giao dịch: Tầng 5, Tòa nhà H2, Số 196 Hoàng Diệu, Phường 08, Quận 04, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Công ty đã được thành lập vào ngày 13 tháng 06 năm 2012, và chi nhánh Glotrans
Văn phòng Hồ Chí Minh của Glotrans là văn phòng lớn nhất trong toàn hệ thống, với đội ngũ 45 nhân sự trẻ trung, năng động và nhiệt tình (2023) Tất cả nhân viên đều được đào tạo chuyên sâu và trực tiếp tham gia vào các nhiệm vụ tại kho hàng như đo đạc, theo dõi và giám sát quá trình đóng hàng Họ cũng liên tục cập nhật thông tin về tình hình hàng hóa để đảm bảo khách hàng nhận được thông tin đầy đủ và chính xác.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
Sơ đồ 2: Bộ máy tổ chức của công ty Glotrans năm 2023
Nguồn: Phòng kế toán Glotrans – Chi nhánh HCM
Ban giám đốc có trách nhiệm quyết định việc thành lập các bộ phận trực thuộc và bổ nhiệm các trưởng, phó bộ phận Họ cũng quản lý và giám sát hoạt động của các bộ phận này thông qua các trợ lý và phòng ban.
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty Họ cung cấp thông tin về giá cước và các chi phí vận chuyển liên quan, đồng thời lập kế hoạch và thực hiện các chiến lược kinh doanh Ngoài ra, bộ phận này còn hỗ trợ điều phối công việc và giám sát các hoạt động trong chuỗi cung ứng để đảm bảo hiệu quả tối ưu.
− Bộ phận chăm sóc khách hàng gồm:
Bộ phận Pricing có nhiệm vụ thương lượng và hợp tác với Co-loader, hãng tàu và đại lý để lựa chọn đối tác tốt nhất Họ làm việc chặt chẽ với nhân viên sale nhằm giải quyết các vấn đề liên quan đến tàu bè và các khúc mắc về giá cước cho khách hàng.
Bộ phận chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc yêu cầu chủ tàu hoặc đại lý cảng cung cấp bộ chứng từ chính xác Họ thực hiện việc tập hợp và kiểm tra chứng từ, sửa đổi nếu cần thiết, và gửi thông báo tàu đến (A/N) Ngoài ra, bộ phận này cũng phát hành lệnh giao hàng (D/O), vận đơn (B/L), lược khai hàng hóa (Manifest) và truyền dữ liệu hàng xuất cho cảng dỡ.
• Bộ phận hiện trường (Ops): tiếp nhận, xử lý giấy tờ, thủ tục của hàng hoá xuất nhập khẩu trực tiếp tại các kho bãi, cảng hàng
Bộ phận điều khiển xe đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch, bố trí và sắp xếp các phương tiện để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng địa điểm Họ chịu trách nhiệm trực tiếp cho toàn bộ quy trình vận hành xe tải, bao gồm quản lý nhân sự, tài xế, phương tiện và hiệu suất hoạt động.
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ quản lý tài sản, tiền vốn và quỹ của công ty trong quá trình kinh doanh, thực hiện các biện pháp nhằm bảo toàn và phát triển vốn Đồng thời, bộ phận này cũng tính toán và theo dõi các khoản nộp ngân sách cho nhà nước, đánh giá tình hình thực hiện kết quả kinh doanh, hạch toán lợi nhuận, quản lý công nợ với khách hàng và thu chi tiền mặt, đảm bảo tuân thủ các chế độ chính sách và quy định pháp luật về kế toán thống kê của Nhà Nước.
NĂNG LỰC CỦA ĐƠN VỊ
Bảng 1 cho thấy sự tăng trưởng nhân sự của công ty trong khoảng thời gian từ năm
2021 đến tháng 8/2023 Từ 32 nhân viên gồm chính thức và thực tập sinh đã tăng lên
Trong chưa đầy 3 năm, Glotrans đã tăng cường đội ngũ nhân viên lên 49 người, gấp 1,5 lần, thể hiện sự phát triển mạnh mẽ về nguồn nhân lực và đảm bảo công việc được thực thi liên tục, hỗ trợ tăng trưởng doanh thu Đặc biệt, sự gia tăng số lượng thực tập sinh hàng năm chứng tỏ cam kết của công ty đối với phát triển nguồn nhân lực cho đất nước Kể từ năm 2018, Glotrans đã tổ chức các khóa thực tập nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức chuyên ngành và kỹ năng làm việc thực tế, đồng thời tạo cơ hội việc làm cho những ứng viên có năng lực và mong muốn gắn bó với công ty.
Tính đến tháng 8/2023, Glotrans có 49 nhân viên trong độ tuổi từ 21 đến 50, với trình độ học vấn đa dạng từ cao đẳng đến thạc sĩ Đội ngũ nhân viên sở hữu kỹ năng, chuyên môn và kinh nghiệm phong phú, cho phép họ giải quyết vấn đề một cách độc lập và hiệu quả Đặc biệt, số lượng nhân viên có trình độ thạc sĩ đã tăng gấp 3 lần so với năm 2021, đạt 9 người, thể hiện sự phát triển mạnh mẽ về nhân lực cả về số lượng lẫn chất lượng.
Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ tuổi từ 21 đến 30, thể hiện sự năng động, sáng tạo và khả năng học hỏi cao, dễ dàng tiếp cận công việc và công nghệ
Bảng 1: Cơ cấu nhân sự Glotrans – Chi nhánh Hồ Chí Minh giai đoạn 2021 –
Nguồn nhân lực tháng 8 năm 2023
Số lượng % Số lượng % Số lượng %
(Nguồn: Phòng Kế toán Glotrans - Chi nhánh HCM)
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2021-8/2023
Công ty Glotrans, một doanh nghiệp thương mại và dịch vụ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đã xây dựng được uy tín vững chắc trong ngành Dù chịu ảnh hưởng từ sự biến động kinh tế, đặc biệt là sau đại dịch COVID-19, công ty đã nhanh chóng thích nghi và bắt kịp nhịp độ thay đổi Từ năm 2021 đến tháng 8 năm 2023, doanh thu của Glotrans đã tăng trưởng, với doanh thu năm 2022 đạt 15,873,910,990 VND, tăng 5,65% so với năm trước Đáng chú ý, doanh thu sụt giảm nghiêm trọng vào tháng 4 và 5 năm 2021, giảm từ 29,1% đến 57,68% do ảnh hưởng của dịch bệnh Tuy nhiên, sau khi tình hình dịch bệnh ổn định, doanh thu của công ty đã phục hồi và vượt qua mức trước dịch, thể hiện nỗ lực không ngừng của toàn bộ công ty trong việc duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
Năm 2023, kinh tế thế giới đối mặt nhiều thách thức do tác động kéo dài từ năm 2022, bao gồm xung đột Nga - Ukraine, chính sách Zero Covid của Trung Quốc và các biện pháp đối phó với lạm phát Rủi ro lớn nhất vẫn là xung đột này cùng với sự chậm lại trong hoạt động kinh tế do thắt chặt tiền tệ Dù áp lực lạm phát và giá cả hàng hóa giảm, nhu cầu toàn cầu tăng chậm đã dẫn đến doanh thu của Glotrans sụt giảm trong 8 tháng đầu năm 2023 Cụ thể, doanh thu tháng 3/2023 giảm gần 27.5% so với cùng kỳ năm trước, trong khi doanh thu tháng 8/2023 cũng thấp hơn 15.5% so với tháng 8 năm 2022.
Mặc dù doanh số đã giảm so với các năm trước, nhưng hiện tại đã có sự gia tăng đáng kể Điều này phản ánh nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể công ty, đặc biệt là phòng kinh doanh, trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, góp phần vào sự tăng trưởng liên tục của số lượng khách hàng mới.
Bảng 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Glotrans giai đoạn 2021 – 8/2023
(Đơn vị tính: tỉ VNĐ)
Doanh thu Khách hàng Doanh thu Khách hàng Doanh thu Khách hàng
(Nguồn: Phòng Kế toán Glotrans - Chi nhánh HCM) Biểu đồ 1: Doanh thu theo tháng từ 2012-8/2023 tại Glotrans
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG LẺ (LCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU (GLOTRANS) – CHI NHÁNH TP.HCM
Tìm kiếm thông tin khách hàng
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng là bước khởi đầu quan trọng trong quy trình sales logistics, quyết định sự hiệu quả của mọi hoạt động kinh doanh Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh, khả năng tìm kiếm và chăm sóc khách hàng trở thành yếu tố then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp logistics.
Quá trình tìm kiếm thông tin cho nhân viên kinh doanh bắt đầu bằng việc xác định ngành hàng tiềm năng, sau đó tổ chức tìm kiếm hiệu quả trên các trang web như masothue.com, thongtindoanhnghiep.com, vinabiz.us và trangvangvietnam.com Những trang web này cung cấp dữ liệu dễ tìm và dễ sử dụng, đặc biệt hữu ích cho người mới bắt đầu Thông tin thu thập được từ các nguồn này rất đa dạng và phong phú.
- Địa chỉ công ty, địa chỉ kho hoặc địa chỉ nhà máy
Email công ty là một kênh kết nối quan trọng, giúp gửi thư ngỏ dễ dàng đến khách hàng sau cuộc gọi, đặc biệt khi không thể xin số điện thoại hoặc các phương thức liên lạc khác.
Số điện thoại hoặc Zalo của công ty và người phụ trách trong bộ phận xuất nhập khẩu hoặc thu mua là thông tin thiết yếu, đặc biệt khi bắt đầu tiếp cận khách hàng qua kênh telesales.
Website của công ty là nguồn thông tin quan trọng, cung cấp đầy đủ dữ liệu về ngành hàng, liên hệ, đặc điểm kinh doanh và tính chất sản phẩm Các công cụ như eport.saigonnewport và en.52wmb cung cấp thông tin chính xác về sản lượng hàng nhập và thông tin tuyến hàng Công ty Glotrans còn tổ chức hội chợ triển lãm cho nhân viên sales, giúp họ tiếp cận trực tiếp với doanh nghiệp, thu thập thông tin và tạo sự tin tưởng cho khách hàng Tất cả thông tin tìm kiếm sẽ được tổng hợp vào thư mục “Data khách hàng” để thực hiện telesales diện rộng và lọc ra khách hàng tiềm năng nhất.
Hình 2: File Data khách hàng
Trong quá trình Telesales, nhân viên kinh doanh cần thu thập thông tin cần thiết để đưa ra báo giá chính xác, bao gồm các yếu tố như mặt hàng nhập khẩu, điều kiện nhập khẩu (CIF, EXW, FOB), quốc gia nhập khẩu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, địa chỉ lấy hàng (nếu nhập EXW) và địa chỉ nhận hàng cho báo giá trucking.
• Số lượng hàng: đối với hàng nguyên container tính theo số lượng container 20’DC, 40’DC, 40HC,… Đối với hàng lẻ thì hỏi số khối (CBM), kích thước,
Để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu hiệu quả, việc thu thập thông tin về người phụ trách trong công ty là rất quan trọng Người này không chỉ có khả năng cung cấp nhiều thông tin cần thiết mà còn có quyền quyết định trong việc booking hàng hóa.
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin qua telesales, nhân viên sẽ gửi thư ngỏ đến khách hàng Thư ngỏ sẽ trình bày rõ ràng thông tin về Công ty Glotrans, bao gồm Profile Glotrans, lĩnh vực hoạt động và lời mời hợp tác.
Hình 3: Thư ngõ gửi Anh Đức-Công ty TNHH sản xuất công nghệ Quốc Tiến
Một trong những thách thức lớn nhất hiện nay là thuyết phục khách hàng chia sẻ thông tin với nhân viên kinh doanh Đội ngũ sales cần nắm vững nghiệp vụ, các điều khoản Incoterm, phương thức thanh toán và bảo hiểm, đồng thời phải linh hoạt trong ứng xử, sử dụng giọng điệu niềm nở và có kỹ năng thuyết phục mạnh mẽ Sự kiên nhẫn và quyết tâm của nhân viên sales có thể ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng, ngay cả khi họ từ chối cung cấp thông tin ban đầu Điều này mở ra cơ hội để chiếm trọn trái tim của khách hàng trong các cuộc gọi tiếp theo.
Một chiến lược hiệu quả trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng là hiểu rõ về doanh nghiệp Glotrans Với 12 năm hoạt động, 5 trụ sở và 4 văn phòng đại diện, cùng mối quan hệ chặt chẽ với nhiều đại lý, Glotrans cam kết mang đến giá cả cạnh tranh Những yếu tố này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn khẳng định kiến thức sâu rộng về thị trường, từ đó tăng cường niềm tin từ khách hàng.
Hình 4: Kết nối với khách hàng qua lời chúc
Báo giá và ký hợp đồng dịch vụ
Quá trình báo giá và ký hợp đồng dịch vụ là bước chuyển tiếp quan trọng từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của giao dịch và mối quan hệ kinh doanh Bảng báo giá giúp khách hàng đánh giá chi phí, dịch vụ bổ sung và tính linh hoạt của nhà cung cấp Sự minh bạch trong báo giá không chỉ xây dựng niềm tin từ phía khách hàng mà còn là yếu tố then chốt để đạt được sự hỗ trợ và cam kết lâu dài.
Báo giá của Glotrans gửi đến khách hàng cần phải đầy đủ thông tin về công ty khách hàng, thông tin của Glotrans, giá dịch vụ, điều kiện giao kiện, khối lượng hàng hóa và thông tin tuyến hàng như trong hình 7.
Hình 5: Báo giá cho CÔNG TY TNHH TRIỀU CHÂU TONER
Nguồn : Báo giá của sales22-Glotrans chi nhánh HCM
Sau khi thống nhất giá cả và dịch vụ, khách hàng và Glotrans sẽ ký hợp đồng dịch vụ Trước đó, nhân viên sales của Glotrans cần gửi thư ngỏ xin ý kiến làm hàng đến trưởng bộ phận kinh doanh Bước này không chỉ kiểm tra thông tin về khách hàng, hàng hóa và lợi nhuận, mà còn tạo hồ sơ chi tiết để phòng ngừa tranh chấp trong tương lai Thông tin sẽ được ghi lại chặt chẽ, làm cơ sở cho bất kỳ sự bất đồng nào sau này Quy trình này cũng mang đến cơ hội để trưởng phòng kinh doanh đề xuất ý kiến và lời khuyên chuyên sâu về vận chuyển hàng hóa đặc biệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến nhu cầu cụ thể của khách hàng.
Hình 6: Mẫu xin ý kiến làm hàng
Nguồn: Nội bộ công ty Glotrans – Chi nhánh HCM
Hợp đồng là tài liệu pháp lý quan trọng, xác định rõ nghĩa vụ và quyền lợi của cả hai bên, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quyền và nghĩa vụ Trong ngành logistics với môi trường kinh doanh phức tạp, một hợp đồng chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro và duy trì sự liên tục của chuỗi cung ứng.
Hình 7: Booking Note CÔNG TY TNHH TRIỀU CHÂU TONER
Đội ngũ sales của Glotrans tại chi nhánh HCM hiện đang không chỉ tập trung vào việc bán hàng mà còn tư vấn cho khách hàng về bảo hiểm hàng hóa Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa có thể gặp phải nhiều rủi ro như va chạm, mất mát hoặc hỏng hóc do thiên nhiên hoặc tai nạn Việc mua bảo hiểm hàng hóa giúp chủ hàng giảm thiểu tổn thất tài chính khi sự cố xảy ra.
Glotrans chú trọng mua bảo hiểm trách nhiệm người vận tải cao nhất từ Công ty bảo hiểm Bảo Minh cho toàn bộ đơn hàng, đảm bảo sự can thiệp kịp thời khi có sự cố xảy ra Điều này không chỉ giúp giải quyết và bồi thường nhanh chóng cho khách hàng mà còn nâng cao sự tin tưởng và chất lượng dịch vụ vận tải của Glotrans, điều mà nhiều doanh nghiệp nhỏ khó có thể thực hiện.
Trong ngành logistics, sự linh hoạt trong quá trình báo giá và ký hợp đồng là rất quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt Thách thức lớn là làm thế nào để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của từng khách hàng mà vẫn giữ được tính cạnh tranh về giá cả.
Sự chuyên nghiệp trong quy trình này không chỉ mang lại lợi thế cạnh tranh mà còn nâng cao giá trị dịch vụ trong nhận thức của khách hàng.
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, khách hàng cần gửi bộ chứng từ cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng nhập cho bộ phận sales của Glotrans qua email Lúc này, bộ phận sales sẽ chuyển tiếp thông tin này đến bộ phận chứng từ để tiến hành kiểm tra.
Bộ phận chứng từ phát hành các chứng từ như House Bill và Delivery Order (D/O) để hỗ trợ tương tác giữa bộ phận giao nhận, hải quan, công ty và khách hàng Khi có sự không khớp giữa các số liệu, nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với khách hàng để bổ sung thông tin kịp thời và thông báo cho công ty về các điều chỉnh cần thiết Nếu khách hàng không cung cấp chứng từ đúng cách và đúng thời điểm, họ sẽ phải chịu trách nhiệm về các chi phí điều chỉnh phát sinh do sự thiếu sót này.
Bộ chứng từ trong quy trình nhập khẩu hàng lẻ bằng đường biển thường sẽ bao gồm:
Hợp đồng thương mại là văn bản pháp lý quan trọng giữa người bán và người mua, nêu rõ trách nhiệm, quyền lợi của các bên, đồng thời quy định cách phân chia rủi ro, chi phí vận chuyển và các chi phí phát sinh khác.
Hình 8: Mẫu hợp đồng thương mại Glotrans
Nguồn: Phòng kinh doanh Glotrans – Chi nhánh HCM
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ quan trọng được phát hành bởi người bán yêu cầu người mua thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều kiện cụ thể Bên cạnh đó, hóa đơn này cũng là tài liệu cần thiết cho việc khai báo hải quan và khai báo thuế Khi kiểm tra hóa đơn thương mại, cần chú ý đến các nội dung quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
• Thông tin người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (consignee)
• Ngày hàng lên tàu (Sailing on or about)
• Cảng bốc hàng (port of loading), nơi đến (Final destination)
• Các thông tin khác Số Invoice, ngày lập Invoice (Date), …
Hình 9: Invoice lô hàng của CÔNG TY TNHH TRIỀU CHÂU TONER
Nguồn: Phòng kinh doanh Glotrans
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu, được lập sau khi hoàn tất quá trình đóng gói Tài liệu này liệt kê chi tiết phương thức đóng gói, trọng lượng và kích thước của từng kiện hàng, giúp người mua và các cơ quan kiểm tra tại cửa khẩu nhập khẩu xác minh và đánh giá tính xác thực của lô hàng.
Hình 10: Packing list lô hàng của CÔNG TY TNHH TRIỀU CHÂU TONER
Nguồn: Phòng kinh doanh Glotrans
Vận đơn (Bill of Lading - B/L hoặc Sea Waybill) là chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, xác nhận rằng hàng hóa đã được bốc xếp thành công lên phương tiện vận chuyển Khi kiểm tra vận đơn, cần chú ý đến các thông tin thiết yếu để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của tài liệu này.
• Số vận đơn (Bill of lading No)
• Ngày phát hành vận đơn (Date of Issue) và nơi phát hành vận đơn (Place of Issue)
• Thông báo cho bên (Notify party)
• Cảng bốc hàng (Port of Loading) và cảng đỡ hàng (Port of Discharge
• Nơi giao hàng (Place of Delivery)
• Ngày bốc hàng lên tàu
• Tên tàu/Số chuyến tàu (Ocean Vessel sos No) và số container/ Số Seal
• Mô tả hàng hóa (Description of Good)
• Số kiện (No of Container or Packages)
• Trọng lượng cả bì (Gross Weight)
Hình 11: Vận đơn của CÔNG TY TNHH TRIỀU CHÂU TONER
Nguồn: Phòng kinh doanh Glotrans – Chi nhánh HCM
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) là tài liệu quan trọng do cơ quan có thẩm quyền cấp, chứng nhận nguồn gốc hàng hóa xuất khẩu theo quy tắc xuất xứ C/O không chỉ xác định xuất xứ sản phẩm mà còn ảnh hưởng đến việc tính toán miễn giảm thuế, do đó việc khai báo thông tin chính xác là rất cần thiết Tại Việt Nam, một số loại C/O phổ biến bao gồm C/O form A, C/O form D và C/O form E.
Ngoài các chứng từ cơ bản, còn có những giấy tờ quan trọng khác tùy thuộc vào loại hàng hóa và quy trình xuất nhập khẩu, bao gồm Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) và Phiếu khai báo hóa chất an toàn (Material Safety Data Sheet).
Đối với lô hàng của Công ty TNHH Triều Châu Toner, cần có mẫu MSDS (Bảng Dữ liệu An toàn) để xác định loại hàng hóa Tờ khai hải quan và Giấy chứng nhận bảo hiểm cũng là các tài liệu cần thiết Sau khi kiểm tra, lô hàng Laser toner được xác định là hàng thông thường.
Hình 12: MSDS hàng Laser toner của CÔNG TY TNHH TRIỀU CHÂU
TONER Nguồn: Phòng kinh doanh Glotrans – Chi nhánh HCM
Sự chính xác trong việc nhận và kiểm tra chứng từ là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí trong quá trình xử lý hàng hóa tại Glotrans Việc giải quyết vấn đề ngay từ đầu không chỉ giảm thiểu ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng và đối tác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của bộ phận logistics Sales logistic cần theo dõi và thúc đẩy tiến độ, từ đó xây dựng niềm tin vững chắc từ phía khách hàng và đối tác.
Glotrans sử dụng phần mềm FAST PRO để cập nhật thông tin đơn hàng cho khách hàng, giúp quản lý hiệu quả trong lĩnh vực Giao Nhận Hàng Hoá Phần mềm này cho phép truy xuất vô hạn các bộ chứng từ và nhanh chóng lấy lại thông tin chi tiết của lô hàng như số Job ID, MAWB, M-B/L Booking No, HAWB, H-B/L, Shipper và Consignee Thông tin này được tải trực tiếp lên mục TRA CỨU THÔNG TIN trên trang web của Glotrans Khách hàng chỉ cần truy cập vào https://www.glotransvn.com.vn/tra-cuu-thong-tin và nhập số HBL hoặc số Booking để theo dõi tiến trình hàng hóa ngay lập tức.
Hình 13: Truy xuất thông tin lô hàng thông qua TRA CỨU THÔNG TIN
Nguồn ảnh: Trang chủ Glotrans
Lên tờ khai hải quan
Lên tờ khai hải quan là yếu tố quan trọng không chỉ cho thủ tục pháp lý mà còn giúp di chuyển hàng hóa qua biên giới hiệu quả Đối với Glotrans, việc thực hiện tờ khai hải quan một cách chính xác đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng, tránh các vấn đề liên quan đến hải quan.
Sau khi gửi hồ sơ lô hàng cho bộ phận chứng từ kiểm tra, nhân viên kinh doanh sẽ gửi email yêu cầu bộ phận này thực hiện khai hải quan điện tử qua cổng ECUS5 VNACCS, đồng thời điền đầy đủ thông tin cần thiết trên tờ khai và gửi lên hệ thống.
Hình 14: Nhập thông tin chung trên ECUS5 VNACCS Nguồn: Phòng chăm sóc khách hàng Glotrans – Chi nhánh HCM
Lấy lệnh giao hàng
Nhân viên hiện trường sẽ liên lạc với hãng tàu dựa trên ngày hàng đến trong giấy “thông báo hàng đến” để xác định thời gian tàu cập cảng Sau khi hoàn tất tờ khai hải quan và nhận kết quả phân luồng, họ sẽ mang theo vận đơn (B/L), thông báo hàng đến, chứng minh thư và giấy giới thiệu để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đăng ký hồ sơ tại cảng.
Hình 15: Thông báo hàng đến Glotrans gửi cho khách hàng CÔNG TY TNHH
TRIỀU CHÂU TONER Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Glotrans- Chi nhánh HCM
Làm thủ tục thông quan
Dựa vào kết quả phân luồng của Hải quan, nhân viên sẽ chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như tờ khai hải quan điện tử, hóa đơn thương mại, vận đơn và giấy chứng nhận xuất xứ Hàng hóa thuộc luồng xanh sẽ được thông quan bình thường, trong khi luồng vàng sẽ yêu cầu kiểm tra hồ sơ; nếu đạt yêu cầu, hàng sẽ tiếp tục thông quan, ngược lại sẽ bị kiểm hóa nếu có nghi ngờ Đối với luồng đỏ, kiểm hóa là bắt buộc.
Sơ đồ 4: Làm thủ tục hải quan tại cảng
Nguồn ảnh: Sinh viên tự tổng hợp
Nếu lô hàng không có sai phạm giấy tờ và tất cả chứng từ hợp lệ, sẽ được duyệt và chuyển sang bộ phận trả tờ khai để thông quan Nhân viên sẽ rút tờ khai gồm tờ khai thông quan và mã vạch, nộp các khoản phí cần thiết Đối với hàng của Công ty TNHH Triều Châu toner, do bị phân loại vào luồng đỏ, hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa Nhân viên của Glotrans sẽ xuất trình hồ sơ để thực hiện kiểm hóa Sau khi lô hàng được xác nhận không có sai phạm, thuế sẽ được nộp và thông quan sẽ được tiến hành.
Lấy hàng ra hỏi kho CFS và giao hàng về kho
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên hiện trường sẽ mang bộ tờ khai xuống cảng để thực hiện việc đổi lệnh Hồ sơ bao gồm lệnh giao hàng (D/O), vận đơn (B/L), chứng minh thư của nhân viên và giấy giới thiệu của hãng tàu.
Sau khi kết thúc quá trình thông quan, nhân viên hiện trường sẽ mang phiếu xuất kho có mã vạch xuống kho CFS để nhận hàng Nhân viên điều khiển xe, người phụ trách xử lý lô hàng, sẽ gửi email yêu cầu đối tác vận tải nội địa đưa xe đến cảng để bốc xếp hàng hóa Đồng thời, họ cũng sẽ thông báo cho khách hàng về các chuẩn bị cần thiết như sẵn sàng kho bãi, có nhân viên tiếp nhận hàng, và mở cửa kho đúng giờ hẹn để việc nhận hàng diễn ra thuận lợi.
Hình 16: Email điều xe Nguồn: Bộ phận chăm sóc khách hàng Glotrans – Chi nhánh HCM
Khi hàng hóa bị hư hại hoặc bể vỡ, nhân viên hiện trường cần nhanh chóng thông báo cho cán bộ phụ trách và bộ phận quản lý Tiếp theo, họ sẽ tiến hành chụp ảnh và lập biên bản xác nhận tình trạng hư hỏng với kho.
Lập thanh toán - lưu hồ sơ
Trong giai đoạn này, bộ phận kế toán có trách nhiệm tổng hợp tất cả chứng từ, hóa đơn và biên lai liên quan đến chi phí phát sinh Họ lập đề nghị thanh toán và trình giám đốc phê duyệt Sau khi nhận được sự đồng ý từ giám đốc, công ty Glotrans sẽ tạo debit note và phát hành hóa đơn theo các điều khoản hợp đồng Đồng thời, kế toán cũng chuyển trả chứng từ và hóa đơn cho công ty khách hàng, đồng thời tạo bản sao lưu để lưu trữ.
Nhân viên kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng sau dịch vụ, bao gồm việc đảm bảo sự hài lòng trong quá trình xử lý hàng hóa và thường xuyên hỏi thăm về các lô hàng tiếp theo.
Lưu hồ sơ là bước thiết yếu trong việc theo dõi và quản lý thông tin vận chuyển Việc tổ chức và lưu trữ chính xác hóa đơn, chứng từ và thông tin giao dịch không chỉ giúp Glotrans dễ dàng tra cứu và giải quyết tranh chấp mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật Sự chuyên nghiệp trong quy trình này không chỉ duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng mà còn nâng cao giá trị dịch vụ của toàn công ty.
ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA QUY TRÌNH
Bảng 3: Ưu điểm và nhược điểm của quy trình nhập khẩu hàng lẻ (LCL) bằng đường biển tại Glotrans – Chi nhánh HCM
Tiến trình công việc Ưu điểm Hạn chế
1 Tìm kiếm thông tin khách hàng
- Nhân viên sales tích cực tìm kiếm khách hàng Nhiệt tình, chủ động, niềm nở,
Nhân viên phải tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, điều này đòi hỏi thời gian và công sức đáng kể Họ cần gọi điện và nắm vững nghiệp vụ để tạo dựng lòng tin với khách hàng.
- Nguồn dữ liệu lớn, có sẵn gặp mặt tìm kiếm được một khách hàng chốt hợp đồng
2 Báo giá và kí hợp đồng dịch vụ
- Sales nhiệt tình, chủ động, niềm nở, nắm vững nghiệp vụ tạo lòng tin cho khách
- Hệ thống mail công ty thường xuyên lỗi, gây trở ngại cho việc trao đổi với khách hàng và các phòng ban liên quan
3 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
- Nhân viên nắm vững nghiệp vụ nên ít xảy ra sai sót
- Đôi lúc chậm, khách hàng gửi thiếu chứng từ
4 Lên tờ khai hải quan
- Nhân viên nắm vững nghiệp vụ nên ít xảy ra sai sót
- Khai báo điện tử giúp quy trình tinh gọn hơn
- Vẫn có trường hợp xảy ra sai sót, dẫn đến tranh chấp không đáng có Tiêu hao nhiều thời gian để giải quyết vấn đề
- Có thể bị trì hoãn thời gian do tác động ngoại quan từ phía hãng tàu
6 Làm thủ tục thông quan
- Quy trình kiểm lâu và phức tạp Hàng hóa dễ vào luồng vàng, đỏ, tốn chi phí kiểm hóa Có thế mất phí “bôi trơn”
7 Lấy hàng ra hỏi kho
CFS và giao hàng về kho
- Có đối tác vận chuyển lâu năm xử lý gía tốt
- Phương tiện vận tải không có sẵn, bị động về giá trucking nội địa
8 Lập thanh toán - lưu hồ sơ
- Lưu trữ tốt thông tin đơn hàng, khách hàng bằng phần mềm chuyên dụng