TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN AN THỜI
KHÁI QUÁT CHUNG
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần An Thời
Tên quốc tế: Just In Time Joint Stock Company
Người đại diện pháp lý: Trần Thị Lệ Quyên
Giấy phép kinh doanh: 0304241504, ngày cấp 09-04-2010
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ Phần Địa chỉ: Lầu 6, 5 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
Công ty Trách nhiệm hữu hạn An Thời – Just In Time Co., Ltd được thành lập vào ngày 03/03/2006 hay còn được gọi là JIT
Năm 2007, trở thành đại lý hàng hoá cho hãng hàng không Bangkok Airways Năm 2008, là tổng đại lý hàng hoá cho hãng hàng không Kenya Airways tại Việt Nam
Năm 2009, là tổng đại lý hàng hoá cho hãng hàng không airBaltic
Năm 2010, Công ty Cổ phần An Thời – Just In Time JSC được thành lập từ tổng đại lý hàng hoá cho hãng hàng không South American, đánh dấu bước chuyển mình thành công trong lĩnh vực kinh doanh hàng không.
Năm 2015, gia nhập WCA (Liên minh hàng hóa thế giới – World Cargo Alliance)
LĨNH VỰC, NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Dịch vụ hỗ trợ vận tải bao gồm vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế qua đường biển, hàng không và đường bộ Chúng tôi cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan, bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu, và đại diện bán cước hàng hóa cho các hãng hàng không.
SỨ MẠNG, TẦM NHÌN VÀ GIÁ TRỊ CỐT LÕI
Công ty cam kết tối ưu hóa chuỗi dịch vụ để giúp khách hàng tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, tôn trọng và minh bạch.
Công ty hướng đến việc trở thành đối tác tin cậy cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam trong lĩnh vực ngoại thương, tuân thủ các chuẩn mực quốc tế Chúng tôi tận dụng nguồn lực nội tại để phát triển bền vững, đồng thời tạo ra sự khác biệt và hòa nhập vào thị trường khu vực và toàn cầu.
Giá trị cốt lõi: công ty tập trung vào những giá trị:
Con người là tài sản quý giá của công ty, thể hiện việc đầu tư vào sự phát triển và đào tạo nhân viên để họ phát huy tối đa khả năng Đoàn kết trong công ty là yếu tố then chốt, đảm bảo sự hòa hợp và hợp tác để đạt được mục tiêu chung, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của làm việc nhóm và xây dựng môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ lẫn nhau.
Năng lực chuyên môn là yếu tố then chốt trong công ty, phản ánh sự coi trọng hiệu quả làm việc Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, công ty cần đảm bảo rằng nhân viên sở hữu đủ năng lực và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách xuất sắc.
Trung thực là giá trị cốt lõi của công ty, yêu cầu nhân viên hành động với tính trung thực và minh bạch, từ đó xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác Đồng thời, công ty cần chú trọng phục vụ khách hàng và cộng đồng, cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và góp phần vào sự phát triển bền vững của cộng đồng.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ
2.5.1 Sơ đồ cơ cấu quản lý của công ty
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Công ty Cổ phần An Thời)
2.5.2 Chức năng và quyền hạn của các phòng ban
Hội đồng quản trị: là một cơ quan quản lý quan trọng trong một công ty, có tính đại diện và quyền hạn quyết định cao
Hội đồng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho cổ đông và bảo vệ quyền lợi của họ Họ có quyền đưa ra các quyết định chiến lược quan trọng cho công ty, bao gồm việc bổ nhiệm và sa thải CEO, xác định chiến lược kinh doanh, phê duyệt ngân sách, và quyết định các vấn đề tài chính thiết yếu.
Ban Giám đốc, bao gồm Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày của công ty.
Ban Giám đốc đóng vai trò đại diện cho công ty trước các cơ quan quản lý, cổ đông, đối tác và công chúng, đồng thời chịu trách nhiệm bảo vệ và xây dựng hình ảnh của công ty.
Giám đốc điều hành thường xuyên báo cáo cho Hội đồng quản trị và cổ đông về tình hình tài chính, hiệu suất hoạt động và các quyết định chiến lược Việc thúc đẩy sự minh bạch và trung thực trong báo cáo kết quả kinh doanh cũng như tiến độ đạt được các mục tiêu là rất cần thiết.
Phòng Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và quản lý tài liệu liên quan đến vận chuyển hàng hóa cũng như thủ tục hải quan.
Chuẩn bị, kiểm tra và quản lý các chứng từ cần thiết cho xuất/nhập khẩu hàng hóa là rất quan trọng Điều này bao gồm hóa đơn xuất/nhập khẩu, vận đơn, danh sách kiểm tra hàng hóa và các tài liệu hải quan khác.
Để đảm bảo hàng hóa được thông quan và xuất/nhập khẩu hợp pháp, cần tương tác với các cơ quan hải quan và tạo ra các tài liệu liên quan.
Phòng Bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm, thu hút và duy trì khách hàng, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty Ngoài ra, phòng này còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Phòng bán hàng có nhiệm vụ tìm kiếm và tiếp cận khách hàng, cung cấp thông tin và tư vấn về dịch vụ, lập báo giá, quản lý hợp đồng, điều phối vận chuyển, giải quyết sự cố và xây dựng mối quan hệ khách hàng Quyền hạn của bộ phận này bao gồm quyết định về giá cước, điều khoản hợp đồng và giải quyết các vấn đề trong quá trình vận chuyển Đây là bộ phận quan trọng đảm bảo dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế diễn ra hiệu quả và làm hài lòng khách hàng.
Trong phòng Bán hàng, có hai phòng nhỏ là phòng Hàng SEA và phòng Hàng AIR, chịu trách nhiệm quản lý vận chuyển hàng hóa qua đường biển và đường hàng không Mỗi phòng đảm nhận các nhiệm vụ chính liên quan đến việc tổ chức và theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
Phòng Hàng SEA (Đường biển): quản lý vận chuyển biển, liên lạc với hãng tàu, xử lý thủ tục hải quan, …
Phòng Hàng AIR (Đường hàng không): quản lý vận chuyển hàng không, đàm phán hợp đồng với hãng hàng không, theo dõi và điều phối lô hàng, …
Lập kế hoạch và điều phối vận chuyển là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tương tác với các đối tác vận chuyển, xử lý hải quan và giấy tờ cần thiết Ngoài ra, việc quản lý lệ phí và chi phí cũng rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả Giám sát quá trình vận chuyển và xử lý các vấn đề, sự cố phát sinh là yếu tố then chốt để duy trì sự thông suốt trong chuỗi cung ứng.
Việc lựa chọn đối tác vận chuyển, đàm phán giá cước và xử lý các vấn đề phát sinh trong giao nhận hàng hóa quốc tế là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra hiệu quả, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tuân thủ các quy định quốc tế.
Phòng Tài chính và nhân sự
Phòng Tài chính trong công ty chịu trách nhiệm quản lý tài chính, lập kế hoạch tài chính và thực hiện hạch toán cũng như thuế để đảm bảo sự ổn định tài chính và tuân thủ các quy định Trong khi đó, Phòng Nhân sự đảm nhận việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự, phát triển chính sách nhân sự, quản lý lương và phúc lợi, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định lao động.
Cả hai phòng làm việc hợp tác chặt chẽ nhằm đảm bảo công ty có đội ngũ nhân lực đủ kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế hiệu quả, đồng thời duy trì sự ổn định tài chính.
Các phòng ban trong công ty được giao nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt, đảm bảo hiệu quả và minh bạch trong quá trình hoạt động Nhân viên tại các phòng ban đều được đào tạo chuyên môn bài bản và có kinh nghiệm, giúp họ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
(W1): Phòng chứng từ có thể phải đối mặt với áp lực thời gian và rủi ro pháp lý trong quá trình xử lý chứng từ
(W2): Áp lực quyết định giá cước và điều khoản hợp đồng có thể đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng trong phòng bán hàng
(W3): Phòng giao nhận cần phải đối mặt với thách thức khi chọn lựa đối tác vận chuyển và giữ chi phí dưới sự kiểm soát
(W4): Khó có thể duy trì tài chính ổn định và quản lý nhân sự, có thể đòi hỏi sự linh hoạt và quản lý chặt chẽ.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY
Bảng 1: Doanh thu và lợi nhuận của công ty trong năm 2020, 2021, 2022
Biểu đồ 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Năm 2020, công ty đối mặt với nhiều thách thức trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng do tác động của đại dịch COVID-19, dẫn đến tổng doanh thu thấp nhất trong ba năm qua Tuy nhiên, nhờ những khó khăn này, công ty đã phát triển các giải pháp hiệu quả để vượt qua giai đoạn đầy thử thách.
Doanh thu của công ty đã tăng trưởng đáng kể từ năm 2020 đến 2022, với tổng doanh thu tăng từ 31.742 lên 45.832, tương ứng với mức tăng 44.90% trong hai năm Lợi nhuận sau thuế cũng ghi nhận sự gia tăng, từ 3.111 lên 4.269, phản ánh mức tăng trưởng 37.23% trong cùng giai đoạn Điều này chứng tỏ công ty có khả năng duy trì và nâng cao lợi nhuận theo thời gian Tốc độ tăng trưởng nhanh của doanh thu và lợi nhuận sau thuế trong giai đoạn 2021-2022 là dấu hiệu tích cực về tiềm năng phát triển của công ty trong tương lai.
Tổng chi phí của công ty đã tăng 34.74% từ 26.571 lên 35.856 trong giai đoạn 2020 - 2022 Mặc dù chi phí tăng, công ty đã đảm bảo rằng lợi nhuận không bị ảnh hưởng quá mức, nhờ vào các hoạt động phục hồi sau đại dịch Để duy trì sự phát triển bền vững, công ty cần triển khai các chiến lược tối ưu hóa chi phí, nhằm đảm bảo rằng mức tăng chi phí không vượt quá mức tăng doanh thu, từ đó giữ vững biên lợi nhuận ổn định.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN THỜI
TÌNH HÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY TRONG BA NĂM GẦN ĐÂY
Tổng chi phí của công ty đã tăng từ 26.571 lên 35.856, tương ứng với mức tăng 34.74% trong giai đoạn 2020 - 2022 Mặc dù chi phí gia tăng, công ty vẫn duy trì được tăng trưởng lợi nhuận ổn định nhờ vào việc phục hồi sau đại dịch Để đảm bảo sự tăng trưởng bền vững, công ty cần triển khai các chiến lược hiệu quả hơn nhằm tối ưu hóa chi phí, tránh tình trạng chi phí tăng vượt quá doanh thu và giữ cho biên lợi nhuận ổn định.
PHẦN 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG
LẺ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN THỜI
3.1 TÌNH HÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY TRONG BA NĂM GẦN ĐÂY
Doanh thu của dịch vụ nhập khẩu hàng hoá
Doanh thu của dịch vụ 1.885 (22%) 2.693 (24%) 4.950 (30%) nhập khẩu hàng lẻ
Bảng 2: Doanh thu của công ty trong lĩnh vực nhập khẩu năm 2020, 2021, 2022
(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)
Doanh thu từ dịch vụ nhập khẩu hàng lẻ chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng doanh thu của lĩnh vực nhập khẩu và công ty Tuy nhiên, doanh thu từ dịch vụ nhập khẩu hàng hóa đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể, từ 8.570 triệu đồng (29% tổng doanh thu) vào năm 2020 lên 16.499 triệu đồng (36% tổng doanh thu) vào năm 2022, tương đương với mức tăng trưởng 93% trong giai đoạn này.
Biểu đồ 2: Doanh thu của dịch vụ nhập khẩu hàng lẻ so với tổng doanh thu của dịch vụ nhập khẩu qua các năm
Doanh thu từ dịch vụ nhập khẩu hàng lẻ đã tăng từ 1.885 triệu đồng (22% tổng doanh thu) năm 2020 lên 4.950 triệu đồng (30% tổng doanh thu) năm 2022, với mức tăng trưởng 162% Mặc dù tốc độ tăng trưởng chậm hơn so với dịch vụ nhập khẩu hàng hóa, sự gia tăng này vẫn được xem là tích cực trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái hiện nay.
Dịch vụ nhập khẩu hàng lẻ của công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng ổn định trong giai đoạn này, mặc dù chậm hơn so với dịch vụ nhập khẩu hàng hóa Tăng trưởng này phản ánh sự ổn định trong cung cấp dịch vụ và quản lý chiến lược Tuy nhiên, công ty cần chú ý duy trì sự cân bằng giữa các loại hình dịch vụ để đảm bảo đa dạng hóa và phát triển bền vững Việc tìm hiểu nhu cầu thị trường và điều chỉnh chiến lược kinh doanh cho phù hợp với tình hình kinh tế phức tạp là điều cần thiết cho sự phát triển trong tương lai.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN THỜI
BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN THỜI
Sơ đồ 2: Quy trình giao nhận hàng lẻ bằng đường biển của công ty
(Nguồn: Phòng Giao nhận công ty)
(1) Báo giá và ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Nhân viên công ty tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và thu thập thông tin chi tiết về nhu cầu vận chuyển Dựa trên thông tin này, họ tính toán chi phí vận chuyển, bao gồm phí hải quan, phí lưu kho và các khoản chi phí phát sinh, nhằm tạo báo giá chi tiết và minh bạch Báo giá cần ghi rõ các khoản chi phí
Nhân viên công ty sẽ liên hệ với khách hàng để trình bày bảng báo giá, giải đáp thắc mắc và đàm phán các điều khoản hợp đồng dịch vụ Họ cần thể hiện sự linh hoạt, nhiệt tình và sẵn sàng thương lượng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ.
Khi đạt được thoả thuận hợp đồng, nhân viên công ty sẽ lập hợp đồng dịch vụ chính thức, nêu rõ các điều kiện, cam kết và trách nhiệm của cả hai bên H
Khi công ty không đồng ý với mức giá mà khách hàng đề xuất, nhân viên sẽ được cử đến để tiến hành đàm phán và trao đổi Nếu hai bên không đạt được thỏa thuận về giá, công ty sẽ ghi lại thông tin của khách hàng để hỗ trợ cho các cơ hội hợp tác trong tương lai.
Bước ký kết hợp đồng là giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình giao nhận, vì nó đảm bảo rằng các bước tiếp theo sẽ được thực hiện một cách rõ ràng và hiệu quả.
Xây dựng một nền tảng bền vững cho sự hợp tác lâu dài là rất quan trọng, trong đó việc xác định rõ ràng và minh bạch các điều khoản hợp đồng sẽ giúp tạo ra sự tin tưởng và sự hài lòng cho các đối tác.
Thời gian và công sức cần thiết để thu thập thông tin chi tiết về đối tác dịch vụ và tiến hành đàm phán là rất quan trọng, đặc biệt khi có sự bất đồng về giá cả giữa công ty và khách hàng.
Rủi ro thương mại có thể xuất hiện trong quá trình đàm phán, dẫn đến khả năng không đạt được sự đồng thuận về giá cả và các điều kiện giữa hai bên.
(2) Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Vận đơn (Bill of Lading - B/L)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)
Sau khi nhận bộ chứng từ, nhân viên chứng từ phòng giao nhận sẽ kiểm tra tính chính xác của các tài liệu Quá trình này yêu cầu sự tỉ mỉ và cẩn trọng, đảm bảo tính toàn vẹn và đồng nhất giữa hóa đơn, vận đơn và chứng từ nhập khẩu Những sai sót có thể dẫn đến vấn đề về hải quan, làm tăng thời gian xử lý và ảnh hưởng đến quá trình nhập khẩu hàng lẻ Do đó, kiểm tra chứng từ là bước quan trọng để đảm bảo thông tin trong tài liệu chính xác và đầy đủ, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng quy trình giao nhận hàng lẻ của công ty.
Kiểm tra hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Ngày lập hóa đơn: 02/01/2020 Điều khoản giao hàng: CIF
Mô tả hàng hóa bao gồm tên loại hàng, mã số HS, số lượng và đơn giá là 1.32 USD/30G và 5.32 USD/KG theo điều kiện CIF Tổng tiền hàng và quy cách đóng gói cũng cần được ghi rõ Điều khoản thanh toán là nhờ thu trả chậm sau 40 ngày kể từ ngày phát hành B/L.
Tên ngân hàng thụ hưởng: BANGKOK BANK PUBLIC COMPANY LIMITED
Kiểm tra phiếu đóng gói (Packing List)
Hàng hóa được mô tả bao gồm tên loại hàng, mã số HS, số lượng hàng hóa, và đơn giá là 1.32 USD cho 30G và 5.32 USD cho 1KG theo điều kiện CIF Tổng tiền hàng được tính dựa trên quy cách đóng gói.
Trọng lượng tịnh (NW): 1 723 kg
Trọng lượng cả bì (GW): 2 156 kg
Người gửi hàng: CHOONG AND BIOTECH CO.,LTD
Người nhận hàng: C.P VIETNAM CORPORATION
Người nhận thông báo hàng đến khi tàu đến cảng: giống consignee
Cảng bốc hàng/cảng dỡ hàng: cảng Inchon (Korea) / cảng Hochiminh (Vietnam)
Cách thức giao hàng: CFS/CFS Được gửi bởi: C&N INT’L TRANSPORT CO.,LTD
Nhận thông báo hàng đến
Hàng hóa đã đến cảng đích vào ngày 11/01/2020 Trước đó, vào ngày 09/01/2020, hãng tàu đã gửi giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho bộ phận chứng từ của công ty.
Kiểm tra giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Tên công ty, mã số thuế người nhận: JUST IN TIME JOINT STOCK COMPANY _
Tên tàu: KMTC NAGOYA – số chuyến: 2001S
Cảng dỡ hàng: CÁT LÁI (HỒ CHÍ MINH)
Cảng bốc hàng: INCHEON (HÀN QUỐC)
Ngày dự kiến tàu đến: 11/01/2020
Kho: cảng CÁT LÁI kho 2
Sau khi xác nhận rằng giấy thông báo hàng đến đầy đủ thông tin, bộ phận Kế Toán sẽ thanh toán số tiền hàng còn lại cho nhà máy Đồng thời, họ cũng tiến hành lập lệnh giao hàng để nhận hàng từ cảng theo thời gian đã thông báo.
Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)
MỘT SỐ GIẢI PHÁP, CHIẾN LƯỢC HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU HOÀN THIỆN
Định hướng trong tương lai
Trong tương lai, công ty cần tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ bằng cách tích hợp công nghệ hiện đại và tự động hóa để giảm thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác Việc cải thiện hệ thống công nghệ thông tin, đặc biệt trong quản lý dữ liệu và thông tin hàng hóa, là ưu tiên hàng đầu Nên áp dụng ứng dụng và phần mềm tiên tiến để quản lý, theo dõi và báo cáo thông tin một cách linh hoạt và hiệu quả Đồng thời, công ty cũng cần chú trọng đào tạo và phát triển nhân sự, đặc biệt về kiến thức thị trường quốc tế và quy trình hải quan, nhằm xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp có khả năng ứng phó linh hoạt với biến động thị trường và yêu cầu khách hàng.
Tăng cường quan hệ với đối tác, bao gồm đối tác vận chuyển, đại lý hải quan và cảng biển, là mục tiêu chiến lược nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên và giảm chi phí An toàn và tuân thủ pháp luật là yếu tố quan trọng trong chiến lược của công ty, vì vậy cần cam kết tuân thủ mọi quy định để đảm bảo an toàn và bảo mật trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Chúng tôi đang mở rộng dịch vụ và thị trường bằng cách cung cấp các giải pháp giá trị gia tăng và nghiên cứu các thị trường mới tiềm năng Điều này giúp công ty đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh trong ngành vận chuyển hàng lẻ bằng đường biển.
Mục tiêu của công ty trong tương lai
Để đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững, doanh nghiệp cần đặt mục tiêu tăng trưởng ít nhất 20% mỗi năm Việc phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại là rất quan trọng, bên cạnh đó, mở rộng danh sách khách hàng mới sẽ giúp gia tăng nguồn thu nhập hiệu quả.
Mở rộng dịch vụ và thị trường quốc tế là một chiến lược quan trọng để nghiên cứu và khai thác các thị trường mới có tiềm năng, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin và bảo mật là cần thiết để cải thiện hiệu suất hệ thống thông tin, giúp quản lý dữ liệu và thông tin hàng hóa hiệu quả Điều này cũng cho phép cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết hơn, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý.
Tăng cường tích hợp công nghệ là yếu tố then chốt trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến nhằm tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ Điều này không chỉ giúp giảm thời gian xử lý mà còn nâng cao độ chính xác trong các hoạt động trong tương lai.
ĐỀ XUẤT CHIẾN LƯỢC, GIẢI PHÁP GIÚP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
S1 S2 O1 O5: Tận dụng sức mạnh về đầy đủ các phòng ban và trình độ chuyên môn của nhân viên cao để mở rộng thị trường quốc tế:
Công ty đã tổ chức chặt chẽ với các phòng ban như Bán hàng, Chứng từ, Giao nhận, và Tài chính nhân sự, tạo điều kiện cho sự hợp tác cần thiết trong việc mở rộng thị trường quốc tế Sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận giúp đảm bảo quá trình mở rộng diễn ra mượt mà Đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế và hải quan, cho phép công ty nhanh chóng thích ứng với yêu cầu của các thị trường quốc tế Kiến thức sâu sắc này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ và tạo niềm tin với khách hàng quốc tế mà còn hỗ trợ trong việc phát triển một hệ thống quy trình giao nhận chặt chẽ và hiệu quả Đề xuất giải pháp là tối ưu hóa quy trình giao nhận từ đặt hàng, xử lý chứng từ, quản lý kho, đến vận chuyển và giao nhận.
S3 S6 O1 O2: Tăng cường minh bạch về điều khoản hợp đồng và quy trình khai báo điện tử để tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu:
Công ty đã xây dựng chính sách hoạt động minh bạch về hợp đồng và chi phí vận chuyển, tạo uy tín trong quan hệ với đối tác quốc tế Sự minh bạch này không chỉ tạo ra môi trường kinh doanh đáng tin cậy mà còn thu hút khách hàng quốc tế Hơn nữa, quy trình khai báo điện tử của công ty được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi và chính xác, giúp giảm thời gian xử lý và tăng cường tính linh hoạt trước những biến động của thị trường quốc tế trong tương lai.
S2 O5: Tìm kiếm và hợp tác với đối tác chiến lược để tận dụng trình độ chuyên môn của nhân viên và mở rộng quy mô kinh doanh hiện tại:
Công ty nên tập trung vào việc thiết lập mối quan hệ với các đối tác chiến lược uy tín để mở rộng quy mô kinh doanh và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế Hợp tác này không chỉ giúp chia sẻ kiến thức chuyên sâu mà còn tận dụng sự chuyên nghiệp của cả hai bên, tạo ra giá trị gia tăng cho dịch vụ Đặc biệt, công ty có thể phát triển hợp tác chặt chẽ hơn với các đối tác trong lĩnh vực vận chuyển biển, nhằm phát triển các giải pháp đổi mới và hiệu quả cho quy trình giao nhận Qua đó, công ty sẽ cải thiện chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình, mở rộng cơ hội thâm nhập sâu hơn vào các thị trường quốc tế.
Để đối phó với rủi ro từ giá nhiên liệu và chi phí hải quan, công ty cần sử dụng uy tín của mình thông qua việc minh bạch và chính xác trong các điều khoản hợp đồng Việc này không chỉ tạo ra một môi trường kinh doanh trong sáng và đáng tin cậy, mà còn giúp xây dựng uy tín mạnh mẽ trên thị trường, từ đó tăng cường lòng tin từ khách hàng và đối tác Sự minh bạch về hợp đồng giúp khách hàng hiểu rõ cấu trúc giá cước và các yếu tố chi phí, giảm thiểu sự không chắc chắn và tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình hợp tác.
Công ty giảm thiểu rủi ro tài chính và củng cố vị thế cạnh tranh bằng cách tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch, tin cậy, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
S7 T3: Kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển để giảm rủi ro đến từ phía con người:
Bằng cách kiểm soát chặt chẽ quá trình di chuyển, công ty có thể giảm thiểu nguy cơ mất mát, hỏng hóc và gian lận, từ đó tối ưu hóa vận chuyển và giảm chi phí Việc này không chỉ tăng cường lòng tin của khách hàng qua việc giao hàng đúng hạn mà còn bảo vệ tài sản của họ Để nâng cao hiệu quả, công ty nên đầu tư vào hệ thống theo dõi và giám sát tiên tiến, như công nghệ GPS và cảm biến, nhằm kiểm soát vị trí và điều kiện hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển Hệ thống này cung cấp thông tin chi tiết về lộ trình và điều kiện môi trường, giúp quản lý chặt chẽ từng giai đoạn vận chuyển.
S6 T2: Kiểm soát chặt chẽ quy trình khai báo điện tử để đối phó với thách thức trong việc quản lý thủ tục hải quan điện tử:
Công ty đã thực hiện các biện pháp nhằm nâng cao sự minh bạch và chính xác trong quy trình khai báo điện tử, với việc kiểm soát chặt chẽ thông tin và tài liệu để giảm thiểu lỗi và nhầm lẫn Điều này giúp công ty quản lý hiệu quả hơn các thách thức trong thủ tục hải quan điện tử Bằng cách đảm bảo tuân thủ các quy định và quy tắc hải quan, công ty giảm thiểu nguy cơ bị phạt và vi phạm pháp luật Để cải thiện quy trình, công ty đề xuất đầu tư vào hệ thống quản lý thông tin vận chuyển tích hợp và áp dụng công nghệ blockchain để xây dựng một hệ thống khai báo điện tử toàn diện.
Hệ thống này tự động hóa và kiểm soát quy trình khai báo, từ nhập liệu đến xác nhận thông tin, nhằm tăng cường an toàn và minh bạch dữ liệu, đồng thời
W1,2,3 O4: Sử dụng công nghệ mới để giảm áp lực thời gian trong xử lý chứng từ và quyết định về giá cước:
Việc áp dụng công nghệ mới giúp công ty tận dụng cơ hội từ môi trường bên ngoài, giảm áp lực thời gian và nâng cao hiệu quả xử lý chứng từ Chiến lược này không chỉ giảm bớt gánh nặng cho nhân viên mà còn tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của khách hàng thông qua tự động hóa công việc Công
W4 O1 O2 O3: Hợp tác với đối tác chiến lược để tận dụng cơ hội thị trường quốc tế và giảm áp lực tài chính:
Hợp tác với đối tác chiến lược mở ra cơ hội mở rộng thị trường quốc tế, giúp công ty tiếp cận nhiều nguồn cung cấp và tiêu thụ toàn cầu Sự hợp tác này không chỉ chia sẻ áp lực tài chính và rủi ro, mà còn giảm bớt gánh nặng chi phí đầu tư và vận hành Thêm vào đó, việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với đối tác không chỉ tận dụng cơ hội thị trường mà còn mang lại lợi ích dài hạn, đảm bảo sự ổn định và tin cậy trong các quá trình hợp tác.
W1 W2 O2: Tận dụng cơ hội tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu để giảm áp lực quyết định giá cước và điều khoản hợp đồng:
Tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu giúp công ty giảm áp lực về giá cước nhờ vào nhiều tùy chọn và nguồn cung cấp trong vận chuyển Việc mở rộng lựa chọn đối tác vận chuyển cho phép công ty tìm kiếm những đối tác phù hợp với yêu cầu và chiến lược kinh doanh Đồng thời, tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu giúp tận dụng chuyên sâu và hiệu suất trong vận chuyển, từ đó giảm chi phí và tăng hiệu quả Công ty nên xem xét mở rộng hệ thống đối tác vận chuyển toàn cầu bằng cách ký kết hợp đồng và tham gia vào các liên minh vận chuyển quốc tế Điều này sẽ tối ưu hóa quy trình vận chuyển, giảm thời gian và chi phí, cũng như tăng cường khả năng đối mặt với biến động thị trường quốc tế.
W4 T1: Xem xét chiến lược tăng cường quản lý tài chính để giảm thiểu ảnh hưởng của biến động giá:
Chiến lược tăng cường quản lý tài chính giúp công ty giảm áp lực từ rủi ro biến động giá nhiên liệu và chi phí hải quan Điều này bao gồm đàm phán hợp đồng dài hạn, sử dụng công cụ tài chính để giảm rủi ro, và quản lý chặt chẽ nguồn cung Chiến lược này duy trì ổn định tài chính bằng cách giảm thiểu tác động tiêu cực từ nhược điểm trong quản lý tài chính và nhân sự Tăng cường quản lý tài chính giúp công ty ứng phó linh hoạt với biến động giá và rủi ro tài chính trong tương lai Đề xuất giải pháp là áp dụng hợp đồng dài hạn với đối tác vận chuyển để cố định giá cước và giảm bất ổn tài chính từ những biến động không dự đoán.
Chiến lược đào tạo giúp công ty cải thiện khả năng quản lý nhân sự và nâng cao kỹ năng đội ngũ, từ đó giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhân sự và đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp sẽ tăng cường khả năng ứng phó với các thách thức như mối quan hệ lao động và bảo mật dữ liệu Đề xuất giải pháp là thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo về quy trình giao nhận hàng lẻ bằng đường biển, tập trung vào việc nâng cao kỹ năng quản lý, thực hiện thao tác chuyển phát, kiểm soát quy trình hải quan và tương tác với đối tác vận chuyển.
W5 T2: Tối ưu hóa quy trình khai báo điện tử để giảm thách thức trong quản lý thủ tục hải quan điện tử:
Tối ưu hóa quy trình khai báo điện tử giúp giảm áp lực thời gian cho nhân viên và nâng cao hiệu quả Quy trình này mang lại sự minh bạch và chính xác, giảm thiểu sai sót trong dịch vụ Quản lý thủ tục hải quan điện tử hiệu quả giúp giảm rủi ro từ các thách thức trong quy trình hải quan Đề xuất giải pháp là đầu tư vào hệ thống khai báo điện tử thông minh và tự động hóa, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tiết kiệm thời gian và công sức Đồng thời, áp dụng công nghệ blockchain để tăng cường tính minh bạch và an toàn trong giao nhận hàng lẻ bằng đường biển.
Các chiến lược đã đề ra đồng bộ với những mục tiêu chính đã nêu của công ty hướng đến trong tương lai: