GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KINH
Tổng quan về Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS
1.1.1 Sơ lược về công ty
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS
Tên giao dịch quốc tế: CTS INTERNATIONAL TRADING JOINT STOCK COMPANY
Trụ sở chính: Số 67, Đường 23, khu đô thị mới thành Phố Giao Lưu, Phường Cổ Nhuế
2, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng làm việc tọa lạc tại tầng 5, Tòa Nhà Minh Thư, số 854 Nguyễn Văn Quá, phường Đông Hưng Thuận, quận 12, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam Đại diện pháp luật của công ty là bà Nguyễn Thị Thương Quý khách có thể liên hệ qua số điện thoại 0974 33 1688.
Email: ctsgroup.vn@gmail.com
(Nguồn: Website Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS)
Hình 1.1 Logo Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ 25/12/2015, với mục tiêu và định hướng rõ ràng, CTS đã nhanh chóng tạo dựng niềm tin khách hàng, khẳng định vị trí top đầu trong lĩnh vực vận chuyển chính ngạch hàng Trung Quốc Tính đến tháng 1/2023, CTS đã đồng hành cùng hơn 2.500 doanh nghiệp và chủ kinh doanh, trở thành điểm đến hàng đầu của nhiều khách hàng
Sau 8 năm hình thành và phát triển, CTS luôn cố gắng nỗ lực mang lại giá trị tốt nhất tới khách hàng Chủ động lắng nghe, giải đáp mọi ý kiến phản hồi của khách hàng, từ đơn vị nhỏ lẻ tới các doanh nghiệp lớn Đồng thời không ngừng học hỏi, trau dồi kỹ năng chuyên môn cùng kinh nghiệm thực chiến, góp phần khẳng định vị thế của mình
Hiện tại, CTS đang cung cấp đa dạng các loại dịch vụ giao nhận và vận chuyển:
- Dịch vụ order hàng Trung Quốc
- Dịch vụ vận chuyển đường biển
- Dịch vụ vận chuyển đường bộ
- Dịch vụ thanh toán quốc tế
- Dịch vụ khai báo hải quan
Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty
1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế đơn giản nhưng vẫn đầy đủ các phòng ban cần thiết, giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả.
1.3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2022-2023
Trong những năm qua, công ty CTS đã tạo ra một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp, mang lại sự thoải mái cho nhân viên Điều này đã khuyến khích nhân sự trong công ty trở nên tích cực và năng động hơn trong công việc.
Với phương châm “Sự thành công của quý khách cũng là sự thành công của chúng tôi”, CTS cam kết đặt khách hàng làm trung tâm và nỗ lực cung cấp dịch vụ logistics hiệu quả nhất.
Dưới đây là kết quả kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS trong giai đoạn 2022-2023
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc
Tế CTS giai đoạn 2022-2023 Đơn vị: tỷ VNĐ
Trong giai đoạn 2022-2023, hoạt động kinh doanh của CTS ghi nhận sự tăng trưởng tổng doanh thu; tuy nhiên, chi phí cũng tăng cao, dẫn đến lợi nhuận cuối cùng của công ty giảm sút.
Chỉ tiêu Năm 2022 Năm 2023 Chênh lệch
Trong năm 2023, doanh thu tăng 1,59 tỷ VNĐ, tương đương 7,71% so với năm 2022 Tuy nhiên, tổng chi phí cũng tăng hơn 2 tỷ VNĐ, dẫn đến lợi nhuận trước và sau thuế giảm 21,88%, chỉ đạt 1,75 tỷ VNĐ.
Sau những tác động tiêu cực từ Covid-19, nền kinh tế năm 2023 đã có những chuyển biến tích cực với sự phục hồi của hoạt động sản xuất và kinh doanh Doanh nghiệp đã khôi phục hoạt động xuất nhập khẩu, dẫn đến tăng trưởng tổng doanh thu Tuy nhiên, sự gia tăng chi phí và sụt giảm lợi nhuận của các công ty trong năm nay chủ yếu do sự xuất hiện nhiều công ty logistics, tạo ra cạnh tranh gay gắt Bên cạnh đó, lạm phát và biến động chính trị cũng làm tăng chi phí, ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn 2022-2023, Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS đã đối mặt với nhiều khó khăn trong bối cảnh kinh tế Tuy nhiên, triển vọng tăng trưởng của công ty được kỳ vọng sẽ trở lại khi nền kinh tế ổn định hơn trong tương lai.
1.4 Mô tả vị trí thực tập
1.4.1 Giới thiệu vị trí thực tập
Trong vai trò thực tập sinh chứng từ xuất nhập khẩu tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS, tôi đã có cơ hội trải nghiệm các công việc liên quan đến dịch vụ logistics, bao gồm chuẩn bị tài liệu như hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và danh sách hàng hóa Tôi cũng đã quan sát và thực hiện kiểm tra các bộ chứng từ cũng như khai báo hải quan trên phần mềm Ecus5 Đặc biệt, công ty đã tạo điều kiện cho tôi thực tế tại cảng Cát Lái, giúp tôi hiểu rõ quy trình giao nhận hàng hóa Tham gia vào tất cả các bộ phận trong quy trình của công ty đã giúp tôi tích lũy nhiều kiến thức và kỹ năng, đồng thời xác định được hướng đi nghề nghiệp phù hợp với bản thân là trở thành nhân viên chứng từ trong tương lai.
1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban thực tập
Thực tập tại công ty CTS, em có cơ hội được trải nghiệm thực tế tại bộ phận Xuất Nhập khẩu của công ty
Bộ phận Xuất Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các dịch vụ Logistics, được phân chia thành hai mảng hoạt động chính: chứng từ và giao nhận.
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị, khai báo và xin các loại giấy tờ như booking tàu, phát hành HBL và lệnh giao hàng (D/O) Công việc này bao gồm tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ và thực hiện khai báo hải quan điện tử Đồng thời, cần theo dõi tình hình vận chuyển hàng hóa và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo quá trình lưu thông hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
Giao nhận hàng hóa tại cảng bao gồm việc tiếp nhận và giao chứng từ, thực hiện các thủ tục thuế và hải quan Chúng tôi đảm bảo hàng hóa được vận chuyển từ cảng về kho một cách an toàn và hiệu quả cho khách hàng.
QUY TRÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH QUỐC TẾ CTS
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS
Tìm kiếm, thoả thuận và ký ký hợp đồng vận tải với khách hàng
Liên hệ với đại lý nước ngoài
Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh D/O và cược container tại hãng tàu
Làm thủ tục thông quan tại cảng
Nhận và giao hàng cho khách
Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và lấy cược
Thanh toán với khách hàng và lưu hồ sơ
Hoá đơn, vận đơn, C/O, thông báo hàng đến…
Số lượng hàng, số tàu, lịch trình,
Nhận kết quả phân luồng Xanh, vàng, đỏ
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển thực tế tại công ty CTS
(Nguồn: Bộ phận Chứng Từ Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS)
Phân tích quy trình nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS
Để hiểu rõ quy trình nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển (FCL), bài viết này sẽ minh họa một lô hàng thực tế mà công ty thực hiện cho Công ty TNHH Thang máy MAXLIFT Lô hàng bao gồm các bộ phận dùng cho thang máy như ray thang máy và bát nối ray thang máy, với mã HS tương ứng.
Lô hàng nhập khẩu theo điều kiện FOB, trong đó nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm thuê tàu và đảm bảo hàng hóa được đưa lên tàu Công ty CTS sẽ đảm nhiệm việc vận chuyển quốc tế và thực hiện các thủ tục nhập khẩu, đưa hàng hóa về kho của Công ty TNHH Thang máy MAXLIFT.
- Nhà xuất khẩu: Marazzi (Jiangsu) Elevator Guide Rail Co., Ltd
- Nhà nhập khẩu: Công ty TNHH Thang máy MAXLIFT
- Công ty logistics của nhà xuất khẩu: ShenZhen Jess International Logistics Co.,LTD
- Công ty logistics của nhà nhập khẩu: Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS
2.2.1 Tìm kiếm, thoả thuận và ký ký hợp đồng vận tải với khách hàng
Công ty CTS hướng đến khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất và thương mại có nhu cầu xuất, nhập khẩu hàng hóa Để tìm kiếm khách hàng phù hợp, bộ phận kinh doanh sẽ sàng lọc thông tin từ các nguồn như mạng xã hội, Trang Vàng, và website công ty Nhân viên kinh doanh sẽ thực hiện các nhiệm vụ như liên hệ, báo giá cước dịch vụ, tư vấn và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty.
Nhân viên kinh doanh sẽ thu thập thông tin cơ bản về hàng hóa mà khách hàng muốn xuất nhập khẩu Dựa trên quy mô lô hàng, quãng đường, phương tiện vận tải, thời gian giao hàng và các chi phí khác, họ sẽ báo cáo cho khách hàng mức giá phù hợp.
Nhân viên kinh doanh của CTS đã kết nối với công ty TNHH Thang máy MAXLIFT để thảo luận về lô hàng nhập khẩu Sau khi thu thập thông tin và báo giá dịch vụ, hai bên đã ký hợp đồng hợp tác, trong đó CTS sẽ đảm nhận vai trò đại lý giao nhận (Forwarder) và hỗ trợ MAXLIFT trong việc nhập khẩu các bộ phận ray và bát nối thang máy Lô hàng này sẽ được đóng trong container 20’GP và vận chuyển từ cảng Thượng Hải, Trung Quốc đến cảng Cát Lái, Việt Nam.
2.2.2 Liên hệ với đại lý nước ngoài
Lô hàng minh hoạ được nhập khẩu theo điều kiện FOB SHANGHAI, nghĩa là sau khi hàng được đưa lên tàu, mọi trách nhiệm sẽ chuyển giao cho công ty nhập khẩu Công ty này sẽ đảm nhận các công việc như vận tải quốc tế, thông quan nhập khẩu và đưa hàng về kho, đồng thời cũng là bên thực hiện việc thuê tàu.
Sau khi ký hợp đồng với MAXLIFT, CTS sẽ liên hệ với ShenZhen Jess International Logistics Co.,LTD tại Trung Quốc để xin báo giá cước vận chuyển và các phí làm giấy tờ như C/O (nếu cần) CTS cũng sẽ cung cấp thông tin của nhà xuất khẩu để đại lý có thể lên kế hoạch đóng hàng, sắp xếp lịch trình vận chuyển phù hợp và thực hiện các chứng từ cần thiết như vận đơn, giấy thông quan xuất khẩu và các loại giấy chứng nhận khác.
2.2.3 Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ShenZhen Jess International Logistics Co., LTD tại Trung Quốc liên hệ với nhà xuất khẩu và hoàn tất việc chuẩn bị hàng hóa theo hợp đồng mua bán, hàng hóa sẽ được chuyển đến kho của đại lý để xác định lại trọng lượng và kích thước thực tế Sau khi có các thông số cần thiết, đại lý sẽ lập Bill nháp dựa trên Invoice và Packing List từ nhà xuất khẩu, sau đó gửi cho CTS để nhân viên chứng từ xác nhận thông tin trước khi phát hành Bill gốc.
Khi hàng hóa được giao lên tàu, đại lý sẽ phát hành và gửi B/L gốc cùng các chứng từ khác như hóa đơn và danh sách đóng gói qua email Nhân viên chứng từ của CTS sẽ kiểm tra các tài liệu này để thực hiện thủ tục nhập khẩu khi hàng đến nơi.
Bộ chứng từ mà Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS nhận được bao gồm:
Hợp đồng mua bán (Sale Contract)
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List)
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
Giấy giới thiệu của Công ty TNHH Thang máy MAXLIFT
Khách hàng không yêu cầu làm C/O cho hàng hoá này, vậy nên bộ chứng từ không có giấy chứng nhận xuất xứ C/O
Bộ phận chứng từ của CTS có nhiệm vụ tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ, đảm bảo thông tin chính xác để thực hiện khai báo hải quan một cách thuận lợi Quá trình kiểm tra bao gồm các chứng từ thương mại do nhà xuất khẩu phát hành và các chứng từ vận tải của hãng tàu.
Hợp đồng mua bán (Sale Contract)
Cần xác minh thông tin của người mua và người bán, bao gồm cả nhà xuất nhập khẩu cho đơn hàng, tên hàng hóa, giá trị lô hàng, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
Hợp đồng là tài liệu quan trọng, đóng vai trò là cơ sở đối chiếu cho các chứng từ khác Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng các nội dung trong hợp đồng và đảm bảo tính thống nhất với các chứng từ liên quan là rất cần thiết.
Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
Kiểm tra thông tin gồm: số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền
Hình 2.2 Thông tin hàng hoá trên Commercial Invoice
(Nguồn: Bộ phận Chứng Từ Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS)
Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List)
Phiếu đóng gói được gửi bởi người xuất khẩu sau khi hoàn tất việc đóng hàng, cung cấp thông tin về số lượng, trọng lượng lô hàng và phương thức đóng gói Cần lưu ý rằng các thông tin này phải khớp với hợp đồng, và ngày phát hành phiếu đóng gói thường trùng với ngày xuất hóa đơn.
Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Khi kiểm tra vận đơn, cần chú ý đến các thông tin quan trọng như số vận đơn, thông tin người gửi và người nhận hàng, cũng như các bên nhận thông báo Ngoài ra, cần kiểm tra thông tin về tàu, cảng xếp dỡ hàng, mô tả kiện hàng, số container, ngày xếp hàng lên tàu và ngày phát hành vận đơn, cùng với cước phí.
Lưu ý: thực hiện kiểm tra trên B/L nháp và yêu cầu sửa đổi (trường hợp có sai sót) trước khi in ra B/L gốc
Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ
Nhận xét tổng thể quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu nguyên container của công ty
Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại Công Ty Cổ Phần Kinh Doanh Quốc Tế CTS được thực hiện đơn giản và hiệu quả nhờ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận Điều này giúp dịch vụ giao nhận hàng hóa của công ty trở nên nhanh chóng và chính xác Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn cao, luôn nhiệt tình với công việc, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, thoải mái và chuyên nghiệp.
Duy trì và phát triển mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, hãng tàu và các đối tác, đại lý trong và ngoài nước là yếu tố then chốt giúp CTS xây dựng được lượng khách hàng trung thành và nhận được ưu đãi về giá cước cạnh tranh.
Bên cạnh những ưu điểm, công ty cũng tồn tại một số nhược điểm cần được sửa đổi và cải thiện trong tương lai
Công ty gặp một số hạn chế trong loại hình dịch vụ, bao gồm hoạt động nhập khẩu yếu, chủ yếu từ thị trường Trung Quốc, và sự không đa dạng trong ngành hàng, tập trung chủ yếu vào sản phẩm gia dụng và vật tư kỹ thuật Đội ngũ nhân viên kinh doanh mặc dù ít nhưng phải xử lý khối lượng công việc lớn, điều này đã ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc.
Công ty chưa đầu tư đúng mức vào hoạt động marketing và quảng bá hình ảnh cũng như dịch vụ của mình, dẫn đến việc website thông tin chưa được xây dựng hoàn chỉnh và hấp dẫn Điều này gây khó khăn cho công ty trong việc thu hút khách hàng mới.
Đề xuất và góp ý
Mở rộng thị trường và nâng cao hiệu quả các kênh tiếp cận khách hàng
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, việc mở rộng thị trường và xây dựng các kênh tiếp thị dịch vụ là điều cần thiết để nâng cao khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng tiềm năng Công ty nên tăng cường hoạt động nhập khẩu, mở rộng sang thị trường Âu-Mỹ và đa dạng hóa các ngành hàng mới.
Nâng cao chất lượng quản lý, trình độ chuyên môn của lãnh đạo và nhân viên
Để cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, lãnh đạo cần thực hiện các hoạt động quản lý và theo dõi tình hình hoạt động của công ty Đồng thời, việc khuyến khích nhân viên tự nâng cao kiến thức chuyên môn và cập nhật thông tin mới về ngành nghề là rất quan trọng.
Xây Dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng
Tham gia các sự kiện, hội nghị và triển lãm trong lĩnh vực logistics giúp tạo cơ hội kết nối và xây dựng mối quan hệ với đối tác cũng như khách hàng tiềm năng Đồng thời, tổ chức các sự kiện riêng sẽ tăng cường tương tác trực tiếp với khách hàng và truyền tải thông điệp về giá trị của công ty.
3.2.2 Đối với sinh viên thực tập các đợt tiếp theo
Ngoài việc chăm chỉ học tập, tích luỹ kiến thức nền tảng trên giảng đường, sinh viên cần chủ động, tích cực tìm hiểu thêm thông tin về ngành
Luôn ý thức trách nhiệm khi thực hiện các nghiệp vụ trong quá trình thực tập để học hỏi thêm những kinh nghiệm quý giá từ người đi trước
Rèn luyện các kỹ năng mềm như ngoại ngữ, tin học văn phòng và giao tiếp không chỉ hỗ trợ quá trình thực tập mà còn mang lại lợi ích lớn cho sự nghiệp tương lai Đầu tư vào những kỹ năng này giúp sinh viên tăng cơ hội việc làm với nhà tuyển dụng và nâng cao hiệu quả công việc.
PHẦN 4: ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ TRẢI
Đánh giá quá trình thực tập tại doanh nghiệp
Trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp, tôi đã có nhiều trải nghiệm quý giá nhờ vào cơ hội thực hành các nghiệp vụ xuất nhập khẩu Sau hơn 2 tháng thực tập, tôi nhận thấy mình đã nghiêm túc thực hiện các công việc được hướng dẫn và giao phó.
Ngoài việc áp dụng kiến thức học được vào thực tiễn công việc, tôi còn phát triển nhiều kỹ năng mềm quan trọng Những kỹ năng này bao gồm khả năng sử dụng
Môi trường làm việc năng động và hòa đồng tại công ty đã giúp tôi củng cố kiến thức lý thuyết và nâng cao kỹ năng thực tế Nhờ sự hướng dẫn tận tình từ các anh chị đồng nghiệp, tôi đã học được cách thực hiện các nghiệp vụ và những mẹo xử lý vấn đề trong kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan Những kiến thức này rất hữu ích cho sự phát triển của tôi trong tương lai, với định hướng trở thành một chuyên viên chứng từ và khai hải quan.
Những bài học từ quá trình thực tập
Quá trình thực tập tại doanh nghiệp đã giúp em có cái nhìn tổng quan về việc học và làm, từ đó rút ra những bài học quý giá cho bản thân, bao gồm những kiến thức thực tiễn cần thiết cho sự phát triển nghề nghiệp.
- Cách thức kiểm tra bộ chứng từ và xử lý với khách hàng khi xảy ra sai sót
Khi đặt booking tàu cho khách, cần lưu ý đến khả năng sản xuất và đóng hàng để đảm bảo sự phù hợp Đồng thời, việc cập nhật tình hình trễ tàu là rất quan trọng nhằm tránh các khoản phí phát sinh ngoài ý muốn.
Khi khai hải quan, cần chú ý để tránh sai sót và thiếu sót trong các nội dung khai báo Đồng thời, để đáp ứng yêu cầu công việc trong lĩnh vực logistics, việc trang bị thêm kỹ năng mềm như cải thiện tiếng Trung và thành thạo các phần mềm văn phòng là rất quan trọng, giúp bạn hoà nhập tốt hơn vào môi trường làm việc chuyên nghiệp.