GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU 1.1 Tổng quan về công ty
Giới thiệu chung
Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn Cầu (Glotrans) được thành lập vào năm 2012, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận và vận chuyển quốc tế Hiện tại, Glotrans đã xây dựng hệ thống 9 chi nhánh văn phòng từ Bắc vào Nam, bao gồm Hà Nội, Hải Phòng, Quy Nhơn và Hồ Chí Minh, cùng với mạng lưới đại lý trải rộng trên 150 quốc gia, giúp công ty cung cấp dịch vụ tận nơi cho mọi khách hàng.
Kể từ khi thành lập, Glotrans đã nhanh chóng trở thành đối tác tin cậy cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, cung cấp đa dạng giải pháp logistics như giao nhận vận tải quốc tế, thủ tục hải quan, cho thuê kho bãi và vận tải nội địa Bắc - Nam Đội ngũ nhân viên trẻ, giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, cùng với kiến thức sâu rộng về xuất nhập khẩu, là yếu tố then chốt giúp Glotrans mang đến dịch vụ tiêu chuẩn quốc tế với chi phí hợp lý và tối ưu cho khách hàng.
Thông tin công ty
Tên công ty: Chi nhánh Công ty TNHH Vận tải và Tiếp Vận Toàn Cầu tại Thành phố Hồ Chí Minh
Tên giao dịch: Global Logistics and Transport Company Limited
Người đại diện pháp luật: Trần Anh Giang
Logo công ty mang ý nghĩa sâu sắc với đường thẳng màu xanh nhạt biểu trưng cho dịch vụ vận chuyển hàng không, trong khi hình uốn lượn màu xanh đậm đại diện cho dịch vụ vận chuyển đường biển Hai hình ảnh song song cùng hướng lên thể hiện khát khao phát triển mạnh mẽ và vươn lên không ngừng, khẳng định vị trí vững chắc của công ty trong ngành logistics.
Hội viên các Hiệp hội: WCA, JC TRANS, WWPC, PPL, FIATA, VALOMA, VCCI, VLA, HPLA, HLA, HNLA
Một số hệ thống văn phòng của Glotrans tại Việt Nam:
Trụ sở tổng công ty: Địa chỉ: Phòng 16, Tầng 3, Số 3, Đường Lê Thánh Tông, Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành Phố Hải Phòng, Việt Nam
Chi nhánh Glotrans Hà Nội: Địa chỉ: Tầng 4, Số A24/D7, Ngõ 66, Đường Khúc Thừa Dụ, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Chi nhánh Glotrans Đà Nẵng:
Tầng 4, Tòa nhà Trọng Thức, Số 630-632, Đường Ngô Quyền, Phường An Hải Bắc, Quận Sơn Trà, Thành phố Đà Nẵng, Việt Nam
Chi nhánh Glotrans Quy Nhơn:
Tầng 2, Tòa nhà Hoa Tiêu, Số 01, Đường Nguyễn Dữ, Phường Hải Cảng, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định, Việt Nam
Chi nhánh Glotrans Hồ Chí Minh:
* Văn phòng chính: Lầu 3, Số 55 Lê Quốc Hưng, Phường 13, Quận 04, Thành Phố
Hồ Chí Minh, Việt Nam
* Văn phòng giao dịch: Tầng 5, Tòa nhà H2, Số 196 Hoàng Diệu, Phường 08, Quận
04, Thành Phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Công ty sở hữu 9 văn phòng phân bố từ Bắc vào Nam, giúp việc xử lý hàng hóa và vận chuyển hàng về kho cho khách hàng diễn ra trực tiếp, không cần phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài.
Công ty sở hữu mạng lưới đại lý trải rộng tại hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ, cung cấp đa dạng tuyến hàng, giúp vận chuyển hàng hóa đến mọi ngóc ngách trên toàn cầu.
Với việc tham gia nhiều hiệp hội logistics và xuất nhập khẩu lớn, công ty có khả năng bảo vệ mình trước các rủi ro tranh chấp quốc tế Điều này không chỉ giúp thẩm định đối tác nước ngoài mà còn nâng cao uy tín của công ty và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đại lý hãng tàu.
Nhiệm vụ, tầm nhìn, giá trị
Glotrans khẳng định sứ mệnh là liên kết giá trị nhất trong chuỗi cung ứng của khách hàng, thông qua việc xác định sản phẩm, địa điểm, giá cả và thời gian hợp lý Với tầm nhìn trở thành công ty hàng đầu trong cung cấp giải pháp logistics sáng tạo, Glotrans cam kết vượt qua mong đợi của khách hàng, đồng thời đề cao tiêu chí tôn trọng lẫn nhau, ý thức chất lượng và quản lý minh bạch.
Những dịch vụ chính
Với mạng lưới toàn cầu, công ty chúng tôi cung cấp giải pháp logistics toàn diện qua đường biển, bao gồm cả vận chuyển trực tiếp và chuyển tải, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Các dịch vụ chủ yếu:
- Nhận vận chuyển hàng lẻ và hàng nguyên container
- Nhận đóng gói hàng và bao bì
- Làm hàng tại cảng và vận chuyển nội địa Bắc - Nam
Glotrans là đại lý cung cấp dịch vụ bán cước hàng không, đã hợp tác với các hãng hàng không lớn như Malaysia Airlines, Thai Airways, Vietnam Airlines và China Airlines Chúng tôi chuyên trung chuyển hàng hóa qua Singapore và Dubai, giúp khách hàng tiết kiệm chi phí vận chuyển hiệu quả.
Công ty cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa đa dạng, bao gồm các hình thức từ kho của người bán đến kho của người nhận (Door – Door), từ kho của người bán đến sân bay (Door – Airport), và từ sân bay đến kho của người nhận (Airport – Door).
Glotrans sở hữu một mạng lưới nhà cung cấp dịch vụ vận tải rộng khắp Việt Nam, với nhiều loại phương tiện vận chuyển đa dạng như xe tải thường, xe chở container, xe tải siêu trường siêu trọng và xà lan.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển qua tất cả các loại hình như đường thủy nội địa, đường sắt và đường hàng không Chúng tôi cam kết đảm bảo các hình thức vận tải trực tiếp, không qua trung gian, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cho khách hàng.
Chuyên viên môi giới hải quan tại Glotrans sở hữu kinh nghiệm dày dạn, mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu trong việc thông quan hàng hóa Glotrans cung cấp đa dạng dịch vụ hỗ trợ khách hàng trong quá trình xuất nhập khẩu.
- Thông quan hàng xuất/ nhập khẩu đường biển, đường hàng không, chuyển phát nhanh, đường bộ
- Áp thuế nhập khẩu cho hàng hóa và hoàn thuế VAT
- Tư vấn luật hải quan
* Vận chuyển xuyên biên giới:
Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, dịch vụ chuyển phát nhanh ngày càng được ưa chuộng Để nâng cao khả năng cạnh tranh và cải thiện trải nghiệm khách hàng, Glotrans đã hợp tác với các hãng chuyển phát lớn như Fedex và DHL, nhằm cung cấp đa dạng dịch vụ chất lượng cao.
Glotrans đã mở rộng hoạt động kinh doanh trong hầu hết các lĩnh vực logistics, bao gồm đường biển, đường hàng không và đường bộ Điều này giúp công ty đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng trong việc sử dụng dịch vụ logistics.
Mặc dù Glotrans đã mở rộng hầu hết các lĩnh vực logistics, nhưng công ty vẫn có thế mạnh nổi bật trong việc nhập khẩu hàng hóa qua đường biển và hàng không Tuy nhiên, một số quy trình, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, vẫn chưa hoàn thiện, dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
Hình 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Glotrans chi nhánh Hồ Chí Minh
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Hiện tại Glotrans Hồ Chí Minh hoạt động dưới sự chỉ đạo của:
+ Ông Trần Anh Giang: Giám đốc Glotrans
+ Ông Trương Thái Huy: Phó Giám đốc Glotrans
+ Ông Võ Minh Phúc Thiện: Trưởng phòng kinh doanh
Giám đốc công ty có trách nhiệm quản lý và điều hành, đồng thời xây dựng các kế hoạch và chiến lược kinh doanh dài hạn Ngoài ra, vị trí này còn đảm nhận việc ký kết các hợp đồng vận chuyển lớn và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động.
+ Chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc tình hình hoạt động của công ty
+ Hướng dẫn, chỉ đạo các chi nhánh trực thuộc thực hiện các chiến lược, kế hoạch đề ra
+ Ký xác nhận hoạch toán lương, bản chi doanh số nhân viên và các vấn đề quan trọng khác trong công ty
- Chức năng: Là người có quyền đưa ra các kế hoạch, kiểm tra và đánh giá hoạt động của phòng ban mình
+ Quản lý, lãnh đạo nhân viên thuộc phòng ban của mình
+ Thực hiện trao đổi, làm việc với Ban giám đốc, truyền đạt thông tin từ cấp cao đến nhân viên
Giám đốc đại diện làm việc với các đại lý đối tác và hãng tàu để ký kết hợp đồng vận chuyển có giá trị và quy mô nhỏ.
Chức năng của bộ phận này là một phần quan trọng trong công ty, đảm nhiệm vai trò tư vấn các giải pháp dịch vụ và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách
+ Thực hiện chào bán các dịch vụ giao nhận vận tải của công ty
+ Tìm kiếm khách hàng mới và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng cũ
Phối hợp với các phòng ban khác để hỗ trợ khách hàng trong việc xử lý hàng hóa, soạn thảo hợp đồng, đề nghị xuất hóa đơn và giám sát quá trình thu hồi công nợ.
- Chức năng: là một bộ phận không thể thiếu đảm nhiệm những công việc đặc thù liên quan chủ yếu đến tài chính và dòng tiền của công ty
+ Trình phương án kinh doanh, cập nhật các lô hàng đã trình vào báo cáo định kỳ của công ty
+ Ký xác nhận và xuất hóa đơn cho khách
+ Hạch toán doanh thu/chi phí của các lô hàng
+ Theo dõi chứng từ ngân hàng, sau đó chuyển chứng từ về Tổng công ty kiểm tra
* Phòng Dịch vụ khách hàng:
- Chức năng: Được chia thành các bộ phận nhỏ hơn như Pricing (làm giá),
Chứng từ và hiện trường là hai yếu tố quan trọng trong việc xử lý các vấn đề liên quan đến lô hàng Quy trình này bao gồm việc liên hệ với đại lý hãng tàu, thu thập và kiểm tra chứng từ, cũng như làm việc với hải quan để thông quan và giao hàng về kho của khách hàng.
Liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý để hỏi giá và cập nhật thông tin giá cả cho nhân viên kinh doanh Tiến hành làm việc với đại lý để xử lý các lô hàng theo quy trình của công ty.
Chúng tôi cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về quy trình giao nhận hàng hóa, bao gồm việc lập tờ khai và tách Bill Đồng thời, chúng tôi cũng tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của bộ chứng từ để đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi.
+ Làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan
+ Mở tờ khai hải quan tại chi cục hải quan, tư vấn HS code và thuế cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu
+ Làm việc với các cơ quan chức năng để xin các giấy phép theo yêu cầu của khách hàng
* Phòng Hành chính – Nhân sự:
- Chức năng: Hỗ trợ các công việc liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý hành chính và pháp chế của công ty
Theo dõi cơ sở vật chất của các phòng ban và bổ sung kịp thời là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, việc chấm công hàng ngày cho cán bộ nhân viên tại văn phòng công ty cũng cần được thực hiện đầy đủ và chính xác.
+ Theo dõi và tổng hợp ngày nghỉ, thời gian làm việc của cán bộ nhân viên để lập bảng hạch toán lương chính xác
Ưu điểm thứ năm (S5) của công ty là sự phân chia rõ ràng giữa các phòng ban, mỗi phòng đảm nhiệm một nhiệm vụ cụ thể mà không bị chồng chéo lên nhau Điều này tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh diễn ra liền mạch, giúp các công việc được giải quyết theo trình tự rõ ràng và chuyên nghiệp.
Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và giàu kinh nghiệm của chúng tôi thành thạo quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế, mang đến sự linh hoạt trong công việc Điều này giúp tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
Nhược điểm của bộ máy tổ chức theo trình tự là thời gian xét duyệt các phương án kinh doanh, hồ sơ và hợp đồng kéo dài, do phải thông qua nhiều cấp bậ
Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty
Bảng 1 Kết quả hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Glotrans chi nhánh Hồ
Chí Minh giai đoạn 2020 - 2022 (Đơn vị tính: Tỉ đồng, khách hàng) (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022 của Phòng
Kế toán tại Glotrans Hồ Chí Minh)
Biến động năm 2022 so với năm 2021 (%)
Lợi nhuận trước thuế 10,939 13,373 22,256 2,434 22 6,873 66 Lợi nhuận sau thuế 8,571 10,440 17,360 1,689 19 5,352 66
Doanh thu của Glotrans Hồ Chí Minh đã tăng trưởng ổn định trong giai đoạn 2020 – 2022, với mức tăng 6,990 tỉ đồng (20%) từ năm 2020 đến 2021 và 7,945 tỉ đồng (33%) từ năm 2021 đến 2022 Nguyên nhân chính cho sự tăng trưởng này là do công ty đã nắm bắt được nhu cầu thị trường đối với sản phẩm nhập khẩu trong giai đoạn 2020 – 2021, cùng với các chính sách hồi phục kinh tế của nhà nước và kế hoạch phát triển thị trường sau dịch của công ty trong giai đoạn 2021 – 2022.
Về chi phí: Từ năm 2020 – 2021, chi phí tăng 4,559 tỉ đồng tương đương với
19% Từ năm 2021 – 2022, chi phí tăng 7,059 tỉ đồng tương đương 18%
Chi phí của công ty đã gia tăng qua các năm do việc mở rộng kế hoạch phát triển đội ngũ kinh doanh, bao gồm tăng cường số lượng nhân viên Sales và đào tạo chuyên nghiệp Đồng thời, công ty cũng nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng thị trường đến các khu công nghiệp lớn và phát triển thêm các tuyến hàng mới nhằm thu hút khách hàng, từ đó ổn định lượng hàng và tăng doanh thu cho công ty.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ NHẬP HÀNG NGUYÊN
Mô tả quy trình nhập hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển từ châu Âu về Việt Nam tại Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hồ Chí Minh
Hình 3 Sơ đồ quy trình nhập hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển từ châu Âu về Việt Nam
2.2 Mô tả quy trình nhập hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển từ châu Âu về Việt Nam tại Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh Hồ Chí Minh
2.2.1 Tìm kiếm khách hàng và kí hợp đồng dịch vụ
Tìm kiếm khách hàng và kí hợp đồng dịch vụ Đặt lịch tàu (Booking tàu)
Kiểm tra và xác nhận Booking
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng (D/O) Đăng kí các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa
Mở và thông quan tờ khai Đóng thuế và rút tờ khai
Nhận hàng tại cảng và điều xe
Rút hàng và trả container rỗng
Lập chứng từ yêu cầu thanh toán và lưu hồ sơ
Glotrans, một công ty dịch vụ, coi việc tìm kiếm khách hàng là rất quan trọng Công ty không ngừng duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại và mở rộng tìm kiếm khách hàng mới thông qua Telesales, tham gia các triển lãm, hội thảo và hội nghị doanh nghiệp Nhân viên thường bắt đầu tiếp cận khách hàng bằng cách sử dụng bảng dữ liệu tổng hợp chứa thông tin như tên công ty, website, địa chỉ, số điện thoại và ngành hàng Qua hình thức gọi điện, nhân viên sẽ giới thiệu dịch vụ của công ty và nếu khách hàng có nhu cầu báo giá, nhân viên Sales sẽ cần thu thập thêm thông tin cần thiết.
- Địa chỉ cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng (POL, POD)
- Lượng hàng (Volume): container 20 hay container 40, container thường hay container cao
- Tên mặt hàng, tính chất hàng hóa (hàng khô hay hàng lạnh)
- Nhập theo điều kiện Incoterm nào (thông thường khách sẽ nhập hàng châu Âu theo điều kiện EXW, FOB hoặc CIF)
- Nếu nhập theo điều kiện EXW thì xin thêm địa chỉ Pick up (lấy hàng) tại kho của người bán
Nếu hàng hóa là hóa chất hoặc mặt hàng nguy hiểm, bạn cần yêu cầu thêm Bảng Dữ Liệu An Toàn Vật Liệu (MSDS) MSDS cung cấp thông tin chi tiết về các thành phần và thuộc tính của hàng hóa, giúp đảm bảo an toàn trong quá trình sử dụng và xử lý.
Xem thêm tại phụ lục 1: Bảng data Telesale
Sau khi nhận yêu cầu báo giá lô hàng nhập khẩu từ châu Âu, nhân viên Glotrans sẽ tư vấn giao nhận hàng hóa và làm thủ tục hải quan Họ sẽ thu thập thông tin cụ thể từ khách hàng và liên hệ với bộ phận Pricing để hỏi giá các đại lý hãng tàu và lịch trình tàu phù hợp Sau đó, nhân viên sẽ tham khảo ý kiến bộ phận làm giá để quyết định hãng tàu Cuối cùng, dựa trên giá chào từ các hãng tàu và các chi phí liên quan, họ sẽ tổng hợp thành bản báo giá hoàn chỉnh gửi đến khách hàng.
Nếu giá mà công ty đưa ra không đáp ứng yêu cầu của khách hàng, nhân viên Glotrans cần tiến hành đàm phán để tìm ra mức giá hợp lý nhất Trong trường hợp hai bên không đạt được thỏa thuận, nhân viên sẽ ghi lại thông tin khách hàng để tư vấn và phục vụ trong tương lai.
Khi giá cả thỏa thuận giữa khách hàng và công ty đạt được sự đồng thuận, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ Nhân viên kinh doanh sẽ chuẩn bị một bản hợp đồng dịch vụ vận chuyển (Booking Note) cùng với đơn triển khai làm hàng để trình ban Giám đốc ký và đóng dấu Sau đó, hợp đồng sẽ được gửi đến công ty khách hàng để xin chữ ký và đóng dấu Hợp đồng được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản Việc ký kết hợp đồng dịch vụ là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa, vì chỉ khi hợp đồng được ký, các bước tiếp theo mới có thể được thực hiện một cách đảm bảo.
Xem thêm tại phụ lục 2: Bảng báo giá tham khảo
Ưu điểm 7 (S7) của hình thức Telesales là khả năng tiếp cận khách hàng nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí Công ty có thể tiếp cận nhiều khách hàng trên toàn quốc chỉ qua một cuộc gọi điện thoại để giới thiệu dịch vụ Thời gian chốt khách hàng được rút ngắn, và việc làm việc từ xa qua Internet cũng trở nên dễ dàng mà không cần gặp mặt trực tiếp.
Bộ phận hỏi giá của công ty S8 cung cấp dịch vụ kiểm tra giá của đại lý và tuyến tàu một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo giá cước tàu và các khoản phí địa phương hợp lý cho khách hàng.
Ký Booking Note (hợp đồng dịch vụ) sớm mang lại lợi ích lớn cho công ty, giúp nhanh chóng thu thập thông tin đơn hàng như thời gian, trọng lượng và địa chỉ lấy hàng Điều này cho phép công ty chuẩn bị nguồn lực và triển khai quá trình làm hàng một cách hiệu quả hơn.
Việc sử dụng Telesales có nhược điểm là nếu gọi quá nhiều, khách hàng có thể cảm thấy bị làm phiền, từ đó tạo ấn tượng xấu về công ty.
Nhược điểm 4 (W4) là nguồn dữ liệu chủ yếu từ các trang như Eport và Import Genius, nhưng thông tin trên những trang này còn sai lệch Nhiều khách hàng không có nhu cầu vận chuyển hoặc đã có đối tác hỗ trợ, điều này gây khó khăn cho đội ngũ Sales trong việc tìm kiếm và tiếp cận khách hàng mới.
2.2.2 Đặt lịch tàu (Booking tàu)
Sau khi hợp đồng vận chuyển (Booking Note) được chấp nhận, Glotrans sẽ liên hệ với hãng tàu để đàm phán và xác nhận lịch tàu chạy Bộ phận chứng từ sẽ sử dụng thông tin trên Booking Note của khách hàng để gửi yêu cầu đặt chỗ đến hãng tàu Hãng tàu sau đó sẽ xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng cách gửi Booking Confirmation, hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng Lệnh này chứa các thông tin quan trọng như mã số đặt tàu, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có), và bãi duyệt lệnh cấp container rỗng.
2.2.3 Kiểm tra và xác nhận thông tin trên booking tàu Đến bước thứ 3 trong các bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, đó là kiểm tra thông tin trên booking Các thông tin cần thiết kiểm tra như:
- Cảng đi, cảng đến: Kiểm tra kỹ tên cảng và ký hiệu cảng theo IATA
- Loại container, kích cỡ: container thường, lạnh hay isotank (container bồn), loại cao hay loại thường, loại 20 feet hay 40 feet
- Các yêu cầu khác nếu có: nhiệt độ phù hợp (đối với container lạnh), có độ thông gió,…
Sau khi kiểm tra tất cả thông tin trên booking tàu, nếu phát hiện sai sót, nhân viên Glotrans sẽ yêu cầu đại lý hãng tàu thực hiện chỉnh sửa Quá trình kiểm tra sẽ tiếp tục cho đến khi mọi thông tin đạt yêu cầu.
Ưu điểm 10 (S10) của quy trình kiểm tra booking là giúp công ty giảm thiểu sai sót không đáng có, từ đó bảo vệ lợi ích của khách hàng Mỗi lô hàng đều có những yêu cầu vận chuyển riêng biệt, và việc kiểm tra kỹ lưỡng sẽ đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu này được đáp ứng đầy đủ, tránh ảnh hưởng đến quá trình giao hàng.
2.2.4 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Quy trình nhập khẩu một lô hàng thực tế từ Đức về Việt Nam tại Công ty
Công ty Hiển Long chỉ sử dụng dịch vụ book cước tàu của Glotrans và không cung cấp thêm dịch vụ thủ tục hải quan cũng như vận chuyển nội địa.
2.3.1 Nhận và xử lý thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ
Công ty Cổ phần Công nghệ Hiển Long gửi mail yêu cầu báo giá lô hàng nhập từ cảng ANTWERP, Đức về Hồ Chí Minh
Những thông tin mà khách hàng cung cấp như sau:
- Tên mặt hàng: Thiết bị phòng thí nghiệm
- Cảng xếp hàng: ANTWERP, Đức
- Cảng dỡ hàng: Cái Mép – TCIT (Vũng Tàu)
- Nơi giao hàng: Cát Lái – HCMC, Việt Nam
- Thời gian hàng dự kiến xuất đi: 21/4/2023
2.3.2 Liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá cước và lịch trình tàu
Dựa trên thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh của Glotrans sẽ chuyển tiếp dữ liệu đến bộ phận CSV để yêu cầu báo giá Bộ phận này sẽ liên hệ với các đại lý của hãng tàu để tìm hiểu về giá cước và lịch trình vận chuyển phù hợp nhất.
Sau khi nhận được báo giá từ các hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với bộ phận định giá của công ty để tham khảo và lựa chọn hãng tàu phù hợp Cuối cùng, nhân viên quyết định chọn Hapag Lloyd để gửi báo giá cho khách hàng.
2.3.3 Chào giá cho khách hàng
Nhân viên kinh doanh dựa vào giá chào từ hãng tàu để tính toán chi phí và lập bảng báo giá chi tiết cho khách hàng Bảng báo giá này chứa đựng các thông tin quan trọng liên quan đến giá bán.
+ Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng
+ Địa chỉ lấy hàng: SERA GMBH BORSIGSTR 49
+ Giá EXW charge (bao gồm lấy hàng, làm thủ tục hải quan xuất)
+ Giá local charge tại cảng dỡ (Cát Lái)
2.3.4 Khách hàng chấp nhận giá và ký hợp đồng dịch vụ
Sau khi công ty Hiển Long chấp nhận giá, hai bên tiến hành ký hợp đồng dịch vụ (Booking Note) với các điều khoản đã thỏa thuận Hợp đồng được xác nhận và đóng dấu để hoàn tất Khách hàng gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) cho bộ phận kinh doanh, trong đó xác nhận thông tin hàng hóa như người gửi, người nhận, tên hàng, trọng lượng, loại container, nơi đóng hàng, cảng hạ container, và ngày tàu chạy.
2.3.5 Đặt lịch tàu (Booking tàu)
Bộ phận chứng từ hàng nhập của Glotrans sẽ dựa vào booking request từ khách hàng và đại lý M.G để lấy booking tàu từ hãng Hapag Lloyd Sau khi đặt chỗ thành công, hãng tàu sẽ gửi booking confirmation, hay còn gọi là Lệnh cấp container rỗng, cho bộ phận chứng từ Lệnh cấp container rỗng này bao gồm các thông tin quan trọng như số booking, tên tàu, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải và bãi duyệt lệnh cấp container rỗng.
Xem thêm tại phụ lục 4: Thông tin Booking của hãng tàu Hapag Lloyd
Nhân viên kinh doanh sẽ tạo hồ sơ đặt chỗ để ghi lại thông tin tóm tắt về lô hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ để theo dõi Hồ sơ đặt chỗ bao gồm các thông tin quan trọng như sau:
- Tên người nhận hàng (công ty nhập khẩu), người phụ trách, số điện thoại/fax
- Cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy
- Điều khoản thanh toán cước: trả trước (freight prepaid) hay trả sau (freight collect)
- Giá mua, giá bán, các phụ phí liên quan…
2.3.6 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ liên quan đến lô hàng
Công ty Hiển Long sẽ gửi email hoặc fax các chứng từ cần thiết cho Glotrans Nhân viên bộ phận chứng từ sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ Nếu hồ sơ đầy đủ, nhân viên sẽ gửi yêu cầu cho bộ phận Operations kiểm tra lại và tư vấn HS code cho doanh nghiệp nhập khẩu Bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ cần thiết.
- Hợp đồng thương mại quốc tế (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn đường biển (House Bill of Lading) bản nháp
- Tờ khai hải quan cũ (nếu có)
- Catalogue, hình ảnh lô hàng
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) bản nháp (nếu có)
2.3.7 Lấy hàng từ kho của người bán và phát hành vận đơn
Vào ngày và giờ đã hẹn, đại lý sẽ điều xe đến lấy container rỗng và vận chuyển đến kho của người bán Sau khi người bán hoàn tất việc đóng hàng, tài xế sẽ chở hàng ra bãi để hạ container, chuẩn bị cho quá trình xuất hàng.
Người bán khai báo Phiếu cân VMG, và đại lý sử dụng chứng từ từ người bán để thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu Đồng thời, họ cấp Master Bill of Lading nháp và House Bill of Lading nháp để người bán và người mua kiểm tra thông tin Nhân viên chứng từ tiến hành xác nhận với hãng tàu Hapag Lloyd trước giờ bốc xếp container lên tàu theo thông tin trong Booking.
2.3.8 Kiểm tra thông tin và cấp bộ chứng từ gốc
Xem thêm tại phụ lục 5: Bản Master Bill of Lading final và phụ lục 6: Bản House Bill of Lading final
2.3.9 Nhận thông báo hàng đến
Khi hàng hóa sắp cập cảng Cái Mép (Vũng Tàu) trong khoảng 1 – 2 ngày, hãng tàu sẽ phát hành thông báo hàng đến dựa trên Master Bill of Lading Glotrans sẽ sử dụng thông báo này để thông báo cho khách hàng về tình trạng hàng hóa.
Xem thêm tại phụ lục 7: Thông báo hàng đến của Glotrans gửi cho khách hàng
Nhân viên giao nhận của Glotrans sẽ đại diện cho công ty nhập khẩu đến đại lý hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O) Để thực hiện việc này, cần chuẩn bị một số giấy tờ cần thiết để nhận lệnh giao hàng.
- Thông báo hàng đến (Arrival notice)
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu
Trước khi nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận cần thanh toán các khoản chi phí tại cảng dỡ, bao gồm phí chứng từ (DO), phí xếp dỡ hàng hóa (THC), cước vận tải, phí vệ sinh container, phí gia hạn D/O (nếu cần), phí xử lý hàng hóa và phí quản lý thiết bị (EMF) Sau khi hoàn tất các khoản phí, hãng tàu sẽ đóng dấu giao thẳng vào D/O để doanh nghiệp có thể nhận hàng.
2.3.10 Thanh toán và phát hành lệnh giao hàng (D/O)
Dựa vào Booking Profile, cước phí được quy định là trả trước (freight prepaid), do đó nhân viên chứng từ sẽ lập Debit note gửi đến khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ Chỉ khi người nhận hàng thanh toán cước phí (Ocean Freight) cùng các khoản phí liên quan như phí xếp dỡ hàng hóa (THC), phí bảo trì thiết bị (EMF), phí chứng từ (DO), phí xử lý hàng hóa (Handling fee) và phí rửa container (Cleaning fee), nhân viên chứng từ mới cấp phát vận đơn Sau khi khách hàng thanh toán cho Glotrans và người bán đồng ý phát hành Bill thả hàng (Express Bill hay Telex Bill), lệnh giao hàng (D/O) sẽ được phát hành.
Xem thêm tại phụ lục 8 : Customer Release và phụ lục 9 : Lệnh giao hàng (D/O)
2.3.11 Lấy hàng tại cảng và trả container rỗng
Nhận xét, đánh giá quy trình nhập hàng nguyên cont (FCL) từ châu Âu về Việt
Xem tại phụ lục 10: Trang website tra cứu thông tin lô hàng của Glotrans
Bên cạnh những ưu điểm trên, công ty Glotrans vẫn còn gặp một vài hạn chế trong hoạt động giao nhận hàng hóa như:
Mặc dù W1 mở rộng hầu hết các lĩnh vực logistics, Glotrans vẫn có thế mạnh trong nhập khẩu hàng hóa qua đường biển và hàng không Tuy nhiên, quy trình xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài vẫn chưa hoàn thiện, dẫn đến việc tiêu tốn nhiều thời gian.
Mặc dù W2 có những ưu điểm, nhưng bộ máy tổ chức theo trình tự cũng gây ra hạn chế, khiến thời gian xét duyệt các phương án kinh doanh, hồ sơ và hợp đồng kéo dài do phải trình từ cấp dưới lên qua nhiều cấp bậc.
Theo nhược điểm W3 + W4, nguồn dữ liệu của công ty chủ yếu từ Eport, Import Genius và trang vàng, đây là những nguồn dữ liệu phổ biến mà nhiều công ty logistics đều tiếp cận, dẫn đến sự cạnh tranh lớn Hơn nữa, thông tin từ các nguồn này không hoàn toàn chính xác, khiến Sales gặp khó khăn trong việc tìm kiếm và tiếp cận khách hàng mới, vì nhiều khách hàng không có nhu cầu vận chuyển hoặc đã có đối tác hỗ trợ Việc Telesales quá nhiều và dồn dập cũng gây khó chịu cho khách hàng, tạo ấn tượng xấu cho công ty.
Hàng hóa nhập khẩu từ châu Âu về Việt Nam thường gặp khó khăn do yêu cầu nhiều giấy tờ và chứng từ, dẫn đến sai sót như khai sai mã HS hoặc tên hàng không đúng với mã thuế Việc không xin giấy kiểm tra chuyên ngành cũng khiến lô hàng dễ bị đưa vào luồng vàng hoặc đỏ, gây ra tình trạng bị Hải quan kiểm tra chứng từ hoặc kiểm hóa, làm mất thời gian và tăng chi phí Hơn nữa, điều này có thể tạo tiền lệ xấu, khiến các lô hàng sau của khách hàng gặp khó khăn trong quá trình kiểm tra hải quan.
Do thiếu nhân sự, bộ phận Ops gặp khó khăn trong việc xử lý công việc, dẫn đến việc thông tin khách hàng và hàng hóa thường xuyên bị sai sót trong tờ khai Điều này không chỉ làm chậm tốc độ truyền tờ khai mà còn phát sinh thêm phí lưu kho.
Nhân viên áp dụng sai HS code theo nhược điểm W7 có thể dẫn đến việc hải quan yêu cầu đổi mã, gây ra thuế phát sinh và phạt tiền, làm tăng chi phí và giảm sự hài lòng của khách hàng Hơn nữa, sai sót này ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình giao nhận hàng, làm chậm tiến độ làm việc của nhân viên giao nhận, từ đó kéo dài thời gian nhận hàng và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Nhân viên kinh doanh của công ty gặp khó khăn trong việc thu hồi công nợ do khách hàng gặp trở ngại tài chính trong giai đoạn kinh tế khó khăn, dẫn đến chậm trễ trong thanh toán Một số nhân viên bán hàng mới thiếu kinh nghiệm trong đàm phán công nợ, cần có sự hướng dẫn từ lãnh đạo để cải thiện tình hình Bên cạnh đó, còn nhiều yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến việc vận chuyển hàng hóa.
Hàng hóa thường xuyên bị delay tại cảng transit Singapore, với các hãng tàu lớn như Hapag Lloyd được ưu tiên nhờ đầu tư vào cơ sở hạ tầng, giúp thời gian chờ đợi và xếp dỡ nhanh hơn Ngược lại, các tuyến tàu nhỏ phải phụ thuộc vào các hãng lớn, dẫn đến thời gian transit kéo dài do phải xin phép vận chuyển Do đó, nhân viên Sales của Glotrans cần tìm hiểu kỹ về các tuyến tàu và sự ưu tiên tại cảng transit để tránh kéo dài thời gian vận chuyển, gây hư hỏng hàng hóa, đặc biệt là với hàng dự án cần giao đúng hạn, nhằm tránh thiệt hại cho cả khách hàng và công ty.
Thời gian vận chuyển hàng hóa có thể kéo dài từ 35 đến 45 ngày, do lượng hàng ít và các hãng tàu phải dừng tại nhiều cảng để đảm bảo sản lượng Điều này dẫn đến rủi ro hàng hóa phải ở trên biển trong nhiều ngày, đặc biệt trong mùa bão, có thể gây hư hỏng, nhất là đối với các mặt hàng thực phẩm.
2.5 Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của quy trình giao nhận hàng hóa tại Công ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu chi nhánh
Hồ Chí Minh Điểm mạnh (Strength)
S1 Có hệ thống 9 văn phòng trải dài từ
Bắc vào Nam giúp công ty trực tiếp xử lý đơn hàng và trucking hàng về kho cho khách mà không phải thuê ngoài
S2 Có hệ thống 150 đại lý, giúp vận chuyển đến bất cứ nơi nào
S3 Tham gia các Hiệp hội lớn để nâng cao sự uy tín và học hỏi giữa các doanh nghiệp
S4 Khai thác hầu hết các dịch vụ logistics từ đường bộ, đường biển đến đường hàng không
S5 Các phòng ban phân chia rõ ràng, đảm nhiệm công việc khác nhau
S6 Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nắm vững nghiệp vụ và nhiệt huyết
S7 Tiếp cận khách hàng bằng Telesales nhanh chóng, hiệu quả
S8 Bộ phận làm giá hỏi giá đại lý nhanh chóng và chính xác, đưa ra giá hợp lý
S9 Ký hợp đồng dịch vụ nhanh chóng nhằm triển khai làm hàng hiệu quả
S10 Có bước kiểm tra thông tin trên
Booking để tránh sai sót Điểm yếu (Weakness)
W1 Còn lĩnh vực vẫn chưa hoàn thiện về quy trình gây mất nhiều thời gian như làm hàng xuất ra nước ngoài
W2 Thời gian xét duyệt phương án kinh doanh của Ban Giám đốc còn khá lâu gây chậm trễ tiến độ
W3 Việc Telesales cũng gây ra hạn chế như gây khó chịu cho khách hàng, tạo ấn tượng xấu
W4 Nguồn data chưa chất lượng, khó tìm kiếm khách hàng mới
W5 Khai sai HS code gây mất thời gian và chi phí W6 Sai sót thông tin trong tờ khai, truyền tờ khai chậm
W7 Áp sai thuế gây tốm chi phí cho khách hàng và ảnh hưởng đến dịch vụ W8 Khó khăn trong việc thu hồi công nợ của khách hàng
S11 Bộ phận chứng từ kiểm tra chứng từ của khách hàng kĩ càng giúp thông quan nhanh chóng và chính xác
S12 Xây dựng trang web cho phép khách hàng tự tra cứu thông tin lô hàng của mình mà ít doanh nghiệp logistics đầu tư
O1 Chính sách nhà nước tạo điều kiện thuận lợi trong lĩnh vực giao nhận
O2 Thành phố Hồ Chí Minh là khu vực phát triển mạnh mẽ logistics do có sân bay và cảng biển lớn
O3 Thời đại công nghệ số ngày càng phát triển
O4 Nhu cầu thị trường tăng, hoạt động kinh doanh vận tải biển ngày càng cần thiết và không ngừng mở rộng
O5 Các hiệp định thương mại tự do như
EVFTA, CPTPP, RCEP,… có hiệu lực thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
6 Nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập vào nền kinh tế thế giới
T1 Môi trường cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp cùng ngành
Các yêu cầu về thủ tục và hồ sơ chứng từ giao nhận hàng hóa đang ngày càng tăng cao Kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng phát, các hãng tàu đã phải đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt là tình trạng thiếu hụt container rỗng.
T4 Trong tình trạng khó khăn của nền kinh tế, công ty cũng phải đối mặt với tình trạng thiếu nguồn hàng do hàng hóa xuất nhập khẩu giảm
* Đề xuất các chiến lược SO, ST, WO, WT:
Glotrans hiện đang tập trung vào các tuyến vận chuyển châu Á Để tận dụng điểm mạnh của công ty và cơ hội từ chính phủ, Glotrans nên mở rộng các tuyến hàng hóa đến nhiều quốc gia ở châu Âu, châu Mỹ và châu Phi Điều này sẽ giúp công ty đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Trên thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các công ty trong cùng ngành rất khốc liệt Để vượt qua đối thủ, công ty cần khai thác tối đa lợi thế từ hệ thống văn phòng và đại lý trên toàn quốc, đồng thời tham gia vào các hiệp hội lớn để gia tăng uy tín và tính chuyên nghiệp Đội ngũ nhân viên cũng cần không ngừng nâng cao nghiệp vụ và cải thiện dịch vụ khách hàng, từ đó tạo dựng niềm tin cho khách hàng khi lựa chọn dịch vụ của công ty.
Trong bối cảnh hàng hóa nhập khẩu không rõ nguồn gốc và hàng lậu tràn vào Việt Nam, cơ quan Hải quan đã nâng cao yêu cầu về thủ tục và hồ sơ chứng từ Vì vậy, bộ phận chứng từ của công ty phải luôn cẩn trọng và thực hiện các kiểm tra thủ tục nghiêm ngặt, phối hợp chặt chẽ với bộ phận hiện trường để làm việc hiệu quả với công chức Hải quan, nhằm đảm bảo hàng hóa của khách hàng được thông quan nhanh chóng.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NHẬP HÀNG NGUYÊN
Mục tiêu đề xuất giải pháp
Để công ty Glotrans thích ứng với môi trường cạnh tranh khốc liệt cả trong nước và quốc tế, cần xây dựng các giải pháp hiệu quả nhằm duy trì và mở rộng thị phần Các chiến lược này bao gồm cải tiến dịch vụ khách hàng, tối ưu hóa quy trình logistics, và ứng dụng công nghệ mới để nâng cao hiệu suất hoạt động Bên cạnh đó, việc nghiên cứu thị trường và nắm bắt xu hướng tiêu dùng sẽ giúp Glotrans định hướng phát triển bền vững, củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Kết hợp giữa phát huy nội lực và sử dụng ngoại lực để phát triển nhằm tạo dựng vị trí vững chắc trên thị trường
Giảm thiểu thời gian và chi phí vận hành các mảng dịch vụ logistics tại công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu
Nâng cao và cải tiến quy trình giao nhận hàng hóa nhằm phát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu
Cơ sở đề xuất giải pháp
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong ngành giao nhận vận tải, các công ty đang phải đối mặt với tình trạng lợi nhuận biên giảm sút Điều này yêu cầu các doanh nghiệp phải có những điều chỉnh kịp thời để duy trì và phát triển bền vững.
Cách mạng công nghệ thông tin đã tạo ra sự chuyển mình mạnh mẽ cho nhiều ngành, đặc biệt là ngành logistics Những tiến bộ trong công nghệ thông tin đã giúp logistics phát triển vượt bậc, nâng cao hiệu quả và tối ưu hóa quy trình vận hành.