1. Trang chủ
  2. » Luận Văn - Báo Cáo

Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (fcl) bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải và tiếp vận toàn cầu chi nhánh thành phố hồ chí minh

69 5 0

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Tiêu đề Đánh Giá Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Nguyên Container (FCL) Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh
Tác giả Nguyễn Tấn Hưng
Người hướng dẫn ThS. Nguyễn Ngọc Đan Thanh
Trường học Trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh
Thể loại Chuyên Đề Thực Tập Tốt Nghiệp
Năm xuất bản 2023
Thành phố Thành Phố Hồ Chí Minh
Định dạng
Số trang 69
Dung lượng 2,61 MB

Cấu trúc

  • PHẦN 1: MỞ ĐẦU (12)
    • 1.1. LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI (12)
    • 1.2. MỤC TIÊU, PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP (13)
      • 1.2.1. Mục tiêu nghiên cứu (13)
      • 1.2.2. Phạm vi nghiên cứu (13)
      • 1.2.3. Phương pháp thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp (13)
    • 1.3. VỊ TRÍ THỰC TẬP TẠI GLOTRANS (14)
      • 1.3.1. Giới thiệu về vị trí thực tập sinh phòng kinh doanh (14)
      • 1.3.2. Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực tập (16)
    • 1.4. KẾT CẤU ĐỀ TÀI (17)
  • PHẦN 2: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VÀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY (18)
    • 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU (18)
      • 2.1.1. Tổng quan về Glotrans (18)
      • 2.1.2. Tổng quan về Glotrans – chi nhánh Hồ Chí Minh (18)
      • 2.1.3. Lịch sử hình thành và phát triển (19)
      • 2.1.4. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi (20)
      • 2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ và các lĩnh vực hoạt động của công ty (21)
      • 2.1.6. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Glotrans (22)
      • 2.1.7. Thị trường hoạt động (26)
      • 2.1.8. Tình hình hoạt động của công ty giai đoạn1 2021 – 8/2023 (27)
    • 2.2. QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU – CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH (29)
      • 2.2.1. Tìm kiếm khách hàng (30)
      • 2.2.2. Báo giá và ký kết hợp đồng (33)
      • 2.2.3. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ (38)
      • 2.2.4. Lên tờ khai hải quan (42)
      • 2.2.5. Lấy lệnh giao hàng (43)
      • 2.2.6. Làm thủ tục thông quan (44)
      • 2.2.7. Lấy hàng ra khỏi CY và giao về kho cho khách (45)
      • 2.2.8. Lập thanh toán và lưu hồ sơ khách hàng (46)
    • 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN (46)
      • 2.3.1. Phương pháp đánh giá (46)
      • 2.3.2. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển (61)
  • PHẦN 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU (64)
    • 3.1. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG (64)
      • 3.1.1. Giải pháp khắc phục sự sai sót và chậm trễ (64)
      • 3.1.2. Cập nhật hệ thống công ty thường xuyên, đầu tư thêm các nhân viên IT (65)
      • 3.1.3. Giải pháp về công tác vận chuyển nội địa (66)
    • 3.2. KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN HẢI QUAN VÀ NHÀ NƯỚC (67)
      • 3.2.1. Kiến nghị đối với cơ quan hải quan (67)
      • 3.2.2. Kiến nghị đối với nhà nước (67)
  • KẾT LUẬN (17)
  • TÀI LIỆU THAM KHẢO (69)

Nội dung

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VÀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU

Công ty TNHH Vận Tải và Tiếp Vận Toàn Cầu, hay còn gọi là Glotrans, là một doanh nghiệp trẻ và năng động chuyên về lĩnh vực giao nhận và vận chuyển.

Glotrans được thành lập vào ngày 15/08/2009 tại Hải Phòng, Việt Nam, dưới sự lãnh đạo của Tổng giám đốc Trần Anh Giang Hiện tại, Glotrans sở hữu 9 văn phòng trên toàn quốc và có mạng lưới đại lý phủ sóng hơn 150 quốc gia và vùng lãnh thổ.

2.1.2 Tổng quan về Glotrans – chi nhánh Hồ Chí Minh:

Thành phố Hồ Chí Minh sở hữu tiềm năng mạnh mẽ về hạ tầng Logistics, với sự hiện diện của nhiều loại hình Logistics từ cảng biển đến cảng hàng không, đặc biệt là cảng Cát Lái và sân bay Tân Sơn Nhất Vị trí địa lý thuận lợi của thành phố, nằm trong hệ thống các trục giao thông Bắc – Nam và Đông – Tây, càng làm tăng sức hấp dẫn cho ngành Logistics tại đây.

Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu, hay Glotrans, đã chọn đặt văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh ngay từ khi mới thành lập, nhằm phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực vận tải và logistics.

• Tên công ty: Công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu – Chi nhánh Hồ Chí Minh

• Địa chỉ: 55 Lê Quốc Hưng, Phường 13, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh

• Người đại diện văn phòng: PGD Trương Thái Huy

• Cùng với đội ngũ cán bộ, nhân viên hơn 50 người

2.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển: Được thành lập từ năm 2012, Glotrans Hồ Chí Minh hiện đang là văn phòng có quy mô lớn nhất trong hệ thống các văn phòng của Glotrans

Kể từ những năm đầu hoạt động, Glotrans đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một công ty vận tải uy tín tại Việt Nam Sự phát triển này đến từ đội ngũ lã

Glotrans sở hữu hệ thống chi nhánh trải dài từ Bắc vào Nam, bao gồm Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng, Quy Nhơn, và TP.HCM, cùng với văn phòng đại diện tại Bắc Ninh, Nha Trang, Vũng Tàu, Cần Thơ, và mạng lưới đại lý toàn cầu Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nhất cho mọi khách hàng Với phương châm là đối tác tin cậy trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Glotrans không ngừng cải tiến dịch vụ nhằm khẳng định uy tín và chất lượng, đồng thời xây dựng lòng tin vững chắc từ khách hàng trên thị trường.

Glotrans tự hào là thành viên của nhiều hiệp hội và tổ chức quốc tế uy tín như WCA, FIATA, VLA, VCCI, VALOMA Chúng tôi cũng hợp tác với các hãng tàu và hãng hàng không quốc tế hàng đầu như Maersk Line, COSCO Line, One Line, CMA CGM, Vietnam Airlines và Hong Kong.

Glotrans khẳng định sức mạnh và điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững, nâng cao vị thế của mình không chỉ tại Việt Nam mà còn trên trường quốc tế.

Hình 2.1.3: Các tổ chức, đối tác của Glotrans

Trong suốt 10 năm qua, Glotrans đã mở rộng hệ thống trên toàn quốc và kết nối với các tổ chức, công ty Logistics uy tín toàn cầu Chúng tôi tự hào cung cấp dịch vụ Logistics cho nhiều công ty lớn, bao gồm các công ty tại các khu công nghiệp quan trọng như PetroVietnam, Vietnam – American Oil Tools, Vi Foods, Sun Group, Shang Woods, và Tapiotek Với các tuyến đường trải rộng khắp thế giới, từ châu Á, Nga, Liên minh châu Âu, Hoa Kỳ, Úc đến châu Phi, Glotrans khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực Logistics Chúng tôi cũng chú trọng đào tạo đội ngũ Logistics trẻ, đáp ứng xu hướng thị trường Việt Nam và quốc tế.

2.1.4 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi: a Sứ mệnh:

Từ khi thành lập, Glotrans đã xác định sứ mệnh của mình là trở thành liên kết giá trị nhất trong chuỗi cung ứng của khách hàng Công ty cam kết cung cấp sản phẩm đúng, đến đúng địa điểm, với giá cả hợp lý, thời gian giao hàng hợp lý và trong điều kiện tối ưu nhất.

Glotrans hướng tới việc trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp logistics sáng tạo, cam kết vượt qua mong đợi của khách hàng.

Glotrans luôn chủ trương tiêu chí tôn trọng lẫn nhau, ý thức chất lượng, cùng tham gia quản lý và minh bạch

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ và các lĩnh vực hoạt động của công ty: a Chức năng:

• Công ty Vận Tải Và Tiếp Vận Toàn Cầu là công ty giao nhận hàng hoá chuyên nghiệp và uy tín trong thị trường Việt Nam hiện nay;

• Thực hiện các dịch vụ về giao nhận hàng hoá, vận tải kho hàng, các vấn đề khác liên quan theo yêu cầu của khách hàng;

• Nhận ủy thác xuất, nhập khẩu các loại hàng hóa giúp khách hàng dễ dàng thực hiện quá trình xuất nhập khẩu lô hàng;

Chúng tôi cung cấp dịch vụ ủy thác kho vận, bao gồm giao nhận hàng hóa, thuê và cho thuê kho bãi, cũng như lưu cước các phương tiện vận tải Dịch vụ của chúng tôi được thực hiện thông qua các hợp đồng trọn gói giao tận nơi (door to door).

Công ty cung cấp nhiều dịch vụ liên quan đến hàng hóa, bao gồm gom hàng, chia hàng lẻ, thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan và mua bảo hiểm hàng hóa.

• Liên kết, hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước về các lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, hãng tàu, hãng hàng không, b Nhiệm vụ:

• Xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo các ngành nghề đã đăng ký

Lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn hiệu quả là rất quan trọng để bảo toàn và phát triển tài sản Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật, bao gồm việc kê khai và nộp thuế đúng hạn.

• Đẩy mạnh việc hợp tác, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước như hãng tàu, hãng hàng không,

QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU – CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH

Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu – chi nhánh Hồ Chí Minh

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Trong kinh doanh, khách hàng là yếu tố quyết định thành công hay thất bại của doanh nghiệp và là giá trị cốt lõi mà mọi công ty hướng đến Tìm kiếm khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp phải nỗ lực trong việc thu thập, chọn lọc thông tin, chăm sóc và đàm phán để xây dựng một tệp khách hàng chất lượng Đây là bước khởi đầu trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container, vì không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không thể tiến hành các nghiệp vụ tiếp theo Nhiệm vụ này chính là trách nhiệm của các nhân viên kinh doanh trong công ty.

Trước khi tìm kiếm khách hàng, nhân viên kinh doanh cần xác định ngành hàng tiềm năng, có thể dựa trên mùa vụ như mùa Tết với các sản phẩm bánh kẹo, nhu cầu thị trường, và thế mạnh cá nhân cũng như dự đoán của họ.

Có 2 nguồn cơ bản để tìm kiếm khách hàng:

Để tìm kiếm thông tin doanh nghiệp hiệu quả, bạn có thể sử dụng Internet thông qua các trang web uy tín và công cụ tìm kiếm Các trang như masothue.com, trangvangvietnam.com và infodoanhnghiep.com cung cấp dữ liệu thống kê hữu ích Phương pháp này giúp bạn dễ dàng tiếp cận thông tin theo ngành hàng, từ đó hỗ trợ nhân viên kinh doanh (NVKD) trong việc thu thập thông tin và tiếp cận khách hàng.

Hình 2.2.1a: Trang vàng thông tin doanh nghiệp

(Nguồn: https://www.yellowpages.vn/)

Glotrans thường xuyên cử nhân viên kinh doanh tham gia các hội chợ và triển lãm để tiếp cận trực tiếp các doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu Điều này giúp khai thác thông tin thực tế và xây dựng niềm tin với khách hàng, tạo cơ hội kết nối nhanh chóng và hiệu quả trong kinh doanh.

Hình 2.2.1b: Nhân viên Glotrans đi triển lãm

Hình 2.2.1c: Danh sách data khách hàng Sales 01

(Nguồn: Data Sales 01 – Mr Tommy)

Sau khi thu thập thông tin của khách hàng, bước đầu tiên mà nhân viên kinh doanh thường thực hiện là tiến hành telesales đến từng công ty Mục tiêu của việc này là thu thập thêm thông tin cần thiết về tuyến hàng, giúp khách hàng biết đến và phản hồi hiệu quả hơn.

• Mặt hàng nhập khẩu và tính chất của hàng hóa: hàng khô hay hàng lạnh?

• Công ty thường nhập khẩu theo điều kiện nào? Thường là EXW, FOB, CIF,…

Khi xác định lượng hàng, cần làm rõ khách hàng nhập hàng theo dạng container hay hàng lẻ Đối với hàng container, cần biết kích thước container là 20ft hay 40ft Còn nếu là hàng lẻ, cần hỏi về số khối (CBM), kích thước cụ thể và loại hình vận chuyển, bao gồm hàng biển hay hàng hàng không.

• Quốc gia nhập khẩu, cảng xếp hàng (POL/AOL), cảng dỡ hàng (POD/AOD)

• Địa chỉ lấy hàng (nếu nhập theo điều kiện EXW), địa chỉ nhận hàng (báo giá trucking, nếu có)

• Một số yêu cầu đặc biệt về thủ tục, giấy tờ trong quá trình xuất nhập hàng Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng

Đặc biệt, nhân viên kinh doanh cần thu thập thông tin liên lạc của người phụ trách bộ phận xuất nhập khẩu hoặc giám đốc công ty, bao gồm số điện thoại, email và Zalo.

22 đây là những đối tượng có quyền quyết định trong việc booking tàu, thuê dịch vụ xuất nhập khẩu

Trong quá trình telesales, nhân viên thường gặp phải khách hàng cộc tính hoặc không có nhu cầu ngay lập tức Dù vậy, việc xin thông tin liên hệ như Zalo hay email là rất quan trọng để cập nhật thông tin, gửi thư ngỏ và thông báo giá cước thường xuyên Mặc dù khách hàng có thể không cung cấp đầy đủ thông tin trong lần gọi đầu tiên, nhưng nếu nhân viên kinh doanh thể hiện sự quyết liệt và ứng xử thông minh, họ có thể khai thác được thông tin cần thiết trong các cuộc gọi sau.

Hình 2.2.1d: Thư ngỏ gửi Công ty TNHH CHEMTECH

2.2.2 Báo giá và ký kết hợp đồng: a Báo giá

Sau khi nhận được thông tin chi tiết về tuyến hàng từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng để yêu cầu báo giá cụ

Hình 2.2.2a: Form gửi hỏi giá CSV

Dựa vào giá chào của các hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính toán chi phí và gửi báo giá cho khách hàng Nếu khách hàng không đồng ý, cần liên hệ trực tiếp để tìm hiểu lý do và thuyết phục họ, đồng thời rút kinh nghiệm cho các lô hàng sau Nếu khách hàng đồng ý ký hợp đồng vận chuyển, thông tin sẽ được gửi cho bộ phận chăm sóc khách hàng để đặt chỗ với hãng tàu Trong trường hợp khách hàng không phản hồi, nên liên hệ lại sau để nhắc nhở và tìm hiểu nguyên nhân không xem báo giá.

24 Hình 2.2.2b: Báo giá dịch vụ cho khách hàng

Hình 2.2.2c: Báo giá dịch vụ cho khách hàng (tt)

Tùy theo yêu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập báo giá phù hợp Đối với các trường hợp như hình 2.2.2b và 2.2.2c, công ty Cổ phần Thiên Phúc Telemart yêu cầu báo giá theo hình thức FOB/CY-DOOR/FCL-FCL, bao gồm cước vận tải chính, chi phí tại cảng dỡ (Local Charge), phí thủ tục hải quan và các chi phí khác.

Sau khi tham khảo giá và đạt thỏa thuận, công ty Cổ phần Thiên Phúc Telemart đã ký hợp đồng dịch vụ vận chuyển với Glotrans Nhân viên kinh doanh sẽ lập Booking Note (Hợp đồng dịch vụ) và gửi trực tiếp đến công ty Cổ phần Thiên Phúc Telemart để ký xác nhận.

Hình 2.2.2d: Booking Note Công ty Cổ phần Thiên Phúc Telemart

Hợp đồng dịch vụ Logistics (Booking Note) cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, lịch trình tàu và các điều khoản liên quan Trong quá trình báo giá và ký kết hợp đồng, nhân viên kinh doanh thường gặp khó khăn khi khách hàng không phản hồi hoặc ngừng tương tác sau khi nhận báo giá Để đạt được sự ký kết, nhân viên kinh doanh cần gửi báo giá kịp thời, thuyết phục và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, vì sự chuyên nghiệp và tinh tế của họ có thể ảnh hưởng lớn đến quyết định của khách hàng.

2.2.3 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ: a Nhận bộ chứng từ:

Sau khi ký hợp đồng dịch vụ, nhân viên kinh doanh của Glotrans yêu cầu khách hàng cung cấp bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần thiết để thực hiện quy trình làm hàng, sau đó sẽ gửi cho bộ phận chứng từ.

Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm các tài liệu quan trọng như Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), Vận đơn (B/L), Thông báo hàng đến (Arrival Notice) và Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Ngoài ra, còn có những giấy tờ khác liên quan đến từng khâu nghiệp vụ như chứng thư kiểm dịch, tờ khai hải quan (Customs Declaration) và phiếu khai báo hóa chất an toàn (Material Safety Data Sheet).

Trong trường hợp của công ty Cổ phần Thiên Phúc TeleMart, thì bộ chứng từ mà NVKD yêu cầu cung cấp sẽ bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Số I11004103 được phát hành ngày 07/09/2022, (Hình 2.2.3a)

• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) (Hình 2.2.3b);

• Vận đơn (B/L) số S00184381 phát hành ngày 11/09/2022, (Hình 2.2.3);

• Thông báo hàng đến (Arrival Notice), Hình 2.2.3d;

• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O Form E (Hình 2.2.3e);

• Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng

• Cùng một số giấy tờ liên quan khác nhưng vì thông tin bảo mật của công ty nên không thể cung cấp trong báo cáo này

30 b Kiểm tra bộ chứng từ

ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN

Để thu thập ý kiến đánh giá tổng quát về quy trình nhập khẩu hàng nguyên container bằng đường biển, chúng tôi đã thực hiện phỏng vấn với bộ phận Kinh Doanh Sau đó, dựa trên dữ liệu thu thập được, chúng tôi tiến hành khảo sát ý kiến của các nhân viên khác trong bộ phận Kinh Doanh cũng như các bộ phận khác nhằm xác minh tính thực tế của những đánh giá và thu thập thêm ý kiến đóng góp.

Mục đích của phỏng vấn là đánh giá thực tế những thuận lợi và khó khăn trong quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu – chi nhánh Hồ Chí Minh Qua đó, tôi đã tiến hành phỏng vấn để thu thập thông tin cần thiết.

36 ý kiến từ các quản lý và nhân viên dày dạn kinh nghiệm tại bộ phận Kinh Doanh của Glotrans, chuyên về nhập khẩu hàng container qua đường biển, đã được tổng hợp Những chia sẻ này phản ánh kiến thức và kinh nghiệm quý báu trong lĩnh vực logistics và vận tải biển.

Trong nghiên cứu này, chúng tôi đã thực hiện 05 cuộc phỏng vấn với 2 quản lý và 3 nhân viên có trên 2 năm kinh nghiệm tại bộ phận kinh doanh của Glotrans Mỗi cuộc phỏng vấn bắt đầu bằng việc trình bày quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) qua đường biển, sau đó tiến hành thảo luận với hai câu hỏi chính: “Những mặt tích cực của Glotrans trong việc… là gì?” và “Những mặt tiêu cực của Glotrans trong việc… là gì?” nhằm thu thập ý kiến về từng bước trong quy trình.

Dựa trên thông tin thu thập được, tôi đã tổng hợp những mặt tích cực và tiêu cực như thể hiện trong Bảng 2.3 dưới đây Những đánh giá này được rút ra từ kinh nghiệm làm việc nhiều năm của các quản lý và nhân viên tại Glotrans, cùng với quan sát của tôi trong quá trình thực tập kéo dài 2 tháng tại công ty.

Công việc Tích cực Tiêu cực

- Nhân viên có sự chu đáo, nhiệt tình, quan tâm khách hàng

- Nhân viên có tác phong chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm nên được khách hàng tín nhiệm

- Hệ thống mail của công ty thường xuyên bị lỗi

- Khách hàng từ chối nhiều lần, thể hiện thái độ không hợp tác

- Khách hàng không cung cấp thông tin

- Nhân viên có thái độ niềm nở, có kế hoạch theo đuổi khách hàng cụ thể

- Công ty tiếp nhận và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu từ khách hàng

- Công ty có mối quan hệ đối tác rộng lớn, dễ dàng tiếp cận các tệp khách hàng

- Công ty tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các hội chợ, triển lãm để tiếp cận khách hàng

- Nhân viên của công ty không nắm rõ nghiệp vụ chuyên môn, kiến thức về Incoterm còn hạn chế

- Nhân viên của công ty thiếu sự kiên nhẫn khi theo đuổi khách hàng

2 Báo giá và ký kết hợp đồng

- Công ty sử dụng đồng nhất mẫu báo giá chứa đầy đủ thông tin cần khai thác

- Nhân viên có nhiều kinh nghiệm, thực hiện nhanh chóng, ít có sai sót

- Khách hàng cởi mở, cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện báo giá

- Khách hàng chủ động tìm kiếm để yêu cầu báo giá

- Hệ thống đại lý rộng lớn, check giá nhanh chóng, giá cả cạnh tranh

- Khách hàng không phản hồi hoặc phản hồi chậm khi nhận được báo giá

- Khách hàng thường hỏi giá tham khảo, không phải báo giá của lô hàng thực tế

- Nhân viên của công ty có sai sót trong quá trình làm báo giá

- Khả năng thuyết phục và ký kết hợp

- Các bộ phận làm việc liên kết, tác phong chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian đồng của nhân viên kinh doanh còn hạn chế

- Nhân viên chậm trễ trong việc thực hiện bóa giá gửi đến khách hàng

- Khách hàng cho ít thông tin hoặc thông tin không có giá trị

3 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

- Nhân viên có kiến thức, trình độ chuyên môn nên ít có sai sót

- Các bộ phận làm việc liên kết nên ít có sai sót, tiết kiệm thời gian

- Khách hàng cung cấp đầy đủ chứng từ cần thiết cho việc làm hàng

- Bộ chứng từ được kiểm tra nhiều lần, qua nhiều bộ phận nên ít có sai sót

- Khách hàng cung cấp không đầy đủ chứng từ cần thiết cho việc làm hàng

- Nhân viên có sai sót trong quá trình kiểm tra thông tin bộ chứng từ

- Nhân viên kinh doanh làm mất/gửi thiếu chứng từ cho các bộ phận có liên quan

- Bộ chứng từ được tra qua nhiều bộ phận làm mất nhiều thời gian

- Thông tin giữa các chứng từ không phù hợp, phải liên hệ lại khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung

- Công ty chưa phát triển hệ thống lưu trữ, kiểm tra chứng từ hiệu quả

4 Lên tờ khai hải quan

- Nhân viên có kinh nghiệm lâu năm, kiến thức chuyên môn cao

- Công ty sử dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử giúp cho quy trình được thực hiện nhanh chóng

- Thao tác thực hiện tờ khai đơn giản, mang lại hiệu quả cao

- Nhân viên có tác phong làm việc chuyên nghiệp, tỉ mỉ, có độ chính xác cao khi lên tờ khai hải quan

- Nhân viên kiểm tra chứng từ chưa kỹ nên khi lên tờ khai còn thiếu thông tin và sai sót

- Tốn nhiều thời gian trong quá trình chỉnh sửa, bổ sung thông tin chứng từ từ khách hàng

- Nhân viên nhập sai thông tin của bộ chứng từ nên kết quả tờ khai chưa chính xác

- Nhân viên hiện trường có nhiều kinh nghiệm, thao tác nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

- Thái độ của nhân viên hãng tài không hòa nhã, gây tốn nhiều thời gian ảnh

- Nhân viên hiện tường có

“mối quan hệ” rộng lớn nên quá trình lấy lệnh giao hàng diễn ra suôn sẻ

- Nhân viên hãng tàu có thái độ hòa nhã, hợp tác làm việc hiệu quả hưởng đến tiến độ công việc

- Nhân viên hiện trường “quên” đem vận đơn và các giấy tờ cần thiết khi đến hãng tàu

- Thông tin trên D/O bị thiếu/sai sót khi nhân viên hiện trường rời khỏi hãng tàu

6 Làm thủ tục thông quan

- Nhân viên hiện trường có tác phong làm việc chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm trong việc làm thủ tục

- Bộ hồ sơ luôn được cán bộ hải quan thông qua

- Chỉnh sửa, bổ sung nhanh chóng khi có sai phạm xảy ra

- Cán bộ hải quan gây khó khăn trong việc thông quan

- Bộ hô fsow chứng từ bị thiếu/sai sót, gây tốn thời gian để chỉnh sửa, bổ sung

- Quy trình kiểm tra phức tạp, lâu, tốn nhiều thời gian để chuyển sang các bước tiếp theo

- Hàng hóa dễ bị chuyển sang luồng đỏ, bị kiểm hóa

- Tốn thời gian, chi phí “bôi trơn” không có hóa đơn

7 Lấy hàng ra khỏi CY và giao về kho cho khách

- Quá trình nhận hàng diễn ra suôn sẻ, hàng hóa về tận kho của khách hàng an toàn

- Công ty có hệ thống xe vận chuyển linh hoạt, tốc độ vận chuyển nhanh chóng, uy tín

- Nhân viên hiện trường tác phong làm việc chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm trong quá trình nhận hàng

- Nhân viên hiện trường “quên” hoặc thiếu hồ sơ chứng từ khi đến CY nhận hàng

- Hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát trong quá trình bốc xếp hàng hóa lên xe

- Thời gian giao hàng chậm trễ, giao hàng sai địa chỉ kho của khách

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) b Khảo sát

Để kiểm chứng tính thực tế về những mặt tích cực và tiêu cực của quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển, tôi đã tiến hành khảo sát các nhân viên từ các bộ phận khác nhau, bao gồm cả bộ phận kinh doanh Những ý kiến này sẽ cung cấp cái nhìn thực tế hơn về từng bước trong quy trình.

Khảo sát nhằm thu thập dữ liệu định tính thông qua các câu hỏi mở về những khía cạnh tích cực và tiêu cực trong quy trình nhập khẩu FCL tại Glotrans Người tham gia khảo sát sẽ đọc kỹ các câu hỏi và đề xuất được tổng hợp từ bảng 2.3, sau đó chọn những ý kiến phù hợp với thực tế Ngoài ra, họ cũng có thể chia sẻ ý kiến đóng góp từ kinh nghiệm cá nhân trong form khảo sát.

Bài khảo sát được thực hiện trực tuyến do khó khăn trong việc gặp mặt trực tiếp Nó bao gồm hai phần: phần "Thông tin cá nhân" và phần "Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty."

TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu – chi nhánh Hồ Chí Minh”

Trong phần "Thông tin cá nhân", hãy cung cấp thông tin về bộ phận làm việc hiện tại của bạn, giới tính của bạn và số năm kinh nghiệm bạn đã tích lũy trong bộ phận đó.

Hình 2.3.1b (1): Phần “Thông tin cá nhân”

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Đánh giá quy trình nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải và Tiếp vận Toàn cầu – chi nhánh Hồ Chí Minh cho thấy nhiều mặt tích cực Những thuận lợi bao gồm quy trình nhanh chóng, chi phí vận chuyển hợp lý và sự hỗ trợ tận tình từ đội ngũ nhân viên Tuy nhiên, cũng tồn tại một số khó khăn như sự biến động của giá cước vận chuyển, thủ tục hải quan phức tạp và rủi ro về thời gian giao hàng.

Hình 2.3.1b (2): Minh họa phần đánh giá của bước 1: “Tìm kiếm khách hàng”

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Trong cuộc khảo sát, có tổng cộng 27 nhân viên tham gia, trong đó 18 nhân viên nữ chiếm 66,7% và 9 nhân viên nam chiếm 33,3% Bộ phận kinh doanh có số lượng tham gia cao nhất với 9 nhân viên (33,3%), tiếp theo là bộ phận chứng từ với 8 nhân viên (29,6%) Cả bộ phận hiện trường và bộ phận kế toán đều có 2 người tham gia, chiếm 7,4% Số liệu này cho thấy sự hợp lý trong tỷ lệ tham gia của các bộ phận, đặc biệt là ở bộ phận kinh doanh và chứng từ.

Trong quy trình nhập khẩu FCL, có 44 chứng từ tham gia chủ yếu, trong khi bộ phận kế toán và bộ phận hiện trường đóng vai trò quan trọng trong các bước cụ thể Do số lượng nhân viên tại bộ phận hiện trường khá ít, việc thu thập ý kiến từ họ là cần thiết để đảm bảo quy trình diễn ra hiệu quả.

Trong một khảo sát về kinh nghiệm làm việc, nhân viên có dưới 1 năm kinh nghiệm chiếm tỷ lệ cao nhất với 51,9%, trong khi đó, những nhân viên có trên 5 năm kinh nghiệm chỉ chiếm 7,4% Nguyên nhân là do các nhân viên kỳ cựu này thường đảm nhận vai trò lãnh đạo và quản lý cao cấp, do đó ít tham gia vào các bước cụ thể trong quy trình.

Trong vòng 3 năm, nhân viên thường xuyên tham gia trực tiếp vào các bước trong quy trình làm việc, đồng thời đối mặt với nhiều khó khăn Họ nỗ lực phát triển bản thân, dẫn đến việc gặp phải cả thuận lợi và thách thức riêng trong quá trình công tác.

Biểu đồ 2.3.1b (1): Kết quả bộ phận tham gia khảo sát

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Biểu đồ 2.3.1b (2): Kết quả giới tính của đối tượng tham gia khảo sát

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Biểu đồ 2.3.1b (3): Kết quả kinh nghiệm làm việc của đối tượng tham gia khảo sát

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

Biểu đồ 2.3.1b (4&5): Kết quả khảo sát mặt tích cực (thuận lợi) và tiêu cực (khó khăn) của bước 1

(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU

CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG

Dựa trên những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình nhập khẩu hàng FCL bằng đường biển tại Glotrans, tôi đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận của công ty.

3.1.1 Giải pháp khắc phục sự sai sót và chậm trễ:

Nhân viên cần cẩn trọng khi ghi tờ khai và tuân thủ quy trình làm việc để tránh sai sót và chậm trễ trong hoạt động giao nhận của công ty Việc kiểm tra kỹ số lượng và nội dung chứng từ, cũng như đối chiếu giữa các chứng từ là rất quan trọng để giảm thiểu sai sót trong khâu chứng từ và khai hải quan Nếu phát hiện sai lệch thông tin hàng hóa, cần tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh kịp thời Để đạt được điều này, việc nâng cao chất lượng nhân viên là cần thiết.

Trong quá trình tuyển dụng, công ty cần thực hiện một cách nghiêm túc và khách quan để lựa chọn những nhân viên phù hợp Bên cạnh trình độ chuyên môn, thái độ và sự nhiệt tình trong công việc cũng là những yếu tố quan trọng cần được xem xét.

Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động giao nhận, cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật, chính sách nhà nước và quy tắc hải quan Việc này giúp nhân viên thực hiện công việc một cách chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tránh được những sai sót do thiếu thông tin cập nhật.

Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên hiện trường là rất cần thiết, giúp họ nâng cao sự niềm nở và chuyên nghiệp trong công việc Việc trang bị kỹ năng tốt khi lấy lệnh từ hãng tàu không chỉ giúp tránh những khó khăn không cần thiết mà còn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.

Để nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, cần tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và thuận lợi Điều này bao gồm việc áp dụng chính sách phụ cấp hợp lý, lương thưởng xứng đáng và tổ chức các khóa đào tạo nhằm phát triển tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn.

• Luôn trau dồi cho nhân viên về các văn bản pháp lý về thuế của các bộ ngành có liên quan

3.1.2 Cập nhật hệ thống công ty thường xuyên, đầu tư thêm các nhân viên IT: a Lợi ích của giải pháp:

Việc bổ sung 2-3 nhân viên IT vào công ty là cần thiết để cải thiện quy trình xử lý hệ thống thông tin, giúp khắc phục sự cố nhanh chóng và giảm thiểu tình trạng trì trệ trong hoạt động của các phòng ban Sự cải thiện này không chỉ hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong việc trao đổi thông tin với khách hàng một cách nhanh chóng và linh hoạt, mà còn nâng cao uy tín và chuyên nghiệp, từ đó tăng tỉ lệ chốt booking Đối với bộ phận chứng từ, việc cải thiện hệ thống cũng giúp hạn chế sai sót và sự chậm trễ trong quá trình kiểm tra chứng từ và lập tờ khai.

Để tuyển dụng thêm nhân viên IT, công ty nên tận dụng nền tảng sẵn có như website, fanpage tuyển dụng và các trang web tìm kiếm việc làm Cần lựa chọn kỹ lưỡng ngay từ đầu vào, đưa ra các điều kiện phù hợp với nhu cầu như yêu cầu nhân viên nam, có ít nhất 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, và ưu tiên ứng viên ở các quận 1, 7, Bình Thạnh, và 4 Mặc dù nhân viên IT không cần có mặt tại công ty thường xuyên, họ cần sẵn sàng hỗ trợ kịp thời khi có sự cố xảy ra.

Sau khi tuyển dụng thêm nhân viên IT, công ty sẽ tiến hành kiểm tra định kỳ hệ thống thông tin liên lạc mỗi tuần, đồng thời hỗ trợ các công việc khác theo nhu cầu của doanh nghiệp.

3.1.3 Giải pháp về công tác vận chuyển nội địa: a Lợi ích của giải pháp:

Glotrans cần lập kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng cho việc vận chuyển nội địa và giao hàng hóa, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu rủi ro trong khâu vận chuyển hàng về kho cho khách Để chủ động hơn về thời gian, chi phí và giá cả, công ty nên đầu tư thêm phương tiện vận tải trong khả năng tài chính của mình Việc này sẽ giúp nâng cao khả năng điều phối xe, tạo sự thuận tiện và tăng cường năng lực cạnh tranh so với các đối thủ trong ngành.

Glotrans có thể tổ chức họp giao ban để xác định khoản chi phí cần thiết cho việc đầu tư vào các phương tiện vận chuyển như đầu kéo, xe tải và xe van Cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho việc đầu tư này, bắt đầu với số lượng phương tiện phù hợp với tình hình tài chính hiện tại của công ty Khi kết quả kinh doanh cải thiện, Glotrans có thể xem xét đầu tư thêm vào các phương tiện vận tải.

Để nâng cao nhận diện thương hiệu, công ty cần thể hiện bộ nhận diện như slogan và logo trên các phương tiện truyền thông liên quan đến dịch vụ vận tải nội địa mới, sử dụng chính các phương tiện của công ty.

• Tuyển dụng đội ngũ tài xê có tay nghề, uy tín, thái độ hòa nhã, chuyên nghiệp trong công việc

Ngày đăng: 19/01/2024, 18:22

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w