Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (fcl) nhập khẩu bằng đường biển tại công ty tnhh vận tải toàn cầu 5 sao

Vậy nên, các công ty dịch vụ vận tải, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng được biết đến rộng rãi và đảm nhận vai trò quan trọng, là cầu nối giữa các đối tác trên toàn thế giới, m

MỤC TIÊU

Mục tiêu tổng quát của bài viết là xây dựng và phân tích chi tiết quy trình tổ chức giao nhận một lô hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty 5STARTRANS.

Mục tiêu cụ thể của bài viết này là thu thập, tổng hợp và đánh giá các số liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty Bài viết sẽ mô tả chi tiết quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty, đồng thời đánh giá quy trình này để xác định các điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu cần khắc phục Từ đó, sẽ đề xuất các giải pháp và kiến nghị phù hợp nhằm tối ưu hóa nghiệp vụ trong tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu Cuối cùng, bài viết cũng nhấn mạnh việc hội nhập vào môi trường thực tế nghề nghiệp và áp dụng các kiến thức đã học vào công việc.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

SVTH: Lê Huỳnh Minh Thuận 6

Các phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện báo cáo gồm:

➢ Phương pháp thống kê so sánh

➢ Phương pháp phân tích và tổng hợp

➢ Phương pháp thu thập tài liệu.

MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP

➢ Vị trí thực tập: Nhân viên kinh doanh tại phòng kinh doanh của Công ty TNHH Vận Tải Toàn Cầu 5 Sao

KẾT CẤU BÁO CÁO

Bài báo cáo gồm có 3 phần:

➢ Phần 1: Tổng quan về Công ty 5STARTRANS

➢ Phần 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty 5STARTRANS

➢ Phần 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị cho Công ty 5STARTRANS

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 5STARTRANS

QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 5STARTRANS

1.1.1 Thông tin chung: o Tên công ty: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI TOÀN CẦU 5 SAO o Tên quốc tế: 5 STAR GLOBAL TRANSPORT COMPANY LIMITED o Tên viết tắt: 5STARTRANS CO., LTD o Mã số thuế: 0316069537 o Người đại diện: Trần Đức Phú o Trụ sở chính: 157 Đào Duy Anh, Phường 09, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam o Ngày thành lập: 18-12-2019 o Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN o Loại hình kinh doanh: Công ty dịch vụ o Điện thoại: 0943.605.605 – 0908.820.875 o Email: vantai5sao@gmail.com o Website: https://vantainamsao.vn/

Hình 1: Logo Công ty 5STARTRANS

Công ty 5STARTRANS chuyên cung cấp giải pháp giao nhận và vận tải trong nước cũng như quốc tế Là công ty con của Công ty TNHH và Thương mại Vận Tải An Pha Trần (ALPHA TRANS), 5STARTRANS nằm trong top những đơn vị hàng đầu về dịch vụ Logistics, bao gồm vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, đường biển, khai báo hải quan, vận chuyển hàng dự án và hàng nội địa Dù mới thành lập vào năm 2019, 5STARTRANS đã không ngừng phát triển với trụ sở chính tại Thành phố Hồ Chí Minh và 6 chi nhánh trên toàn quốc.

Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Quảng Ngãi và các chành vận tải trên khắp 63 tỉnh thành

Công ty 5STARTRANS luôn đặt ba tiêu chí hàng đầu: giá cả cạnh tranh, giao hàng đúng hẹn và an toàn hàng hóa, giúp khẳng định vị trí và niềm tin trong lòng khách hàng sau gần 4 năm hoạt động Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của ngành vận tải, 5STARTRANS đã chọn hướng đi riêng, tập trung vào chất lượng dịch vụ, coi đó là con đường duy nhất cho sự tồn tại và phát triển Sự ra đời của 5STARTRANS nhằm giải quyết các vấn đề trong ngành và tự tin mang đến giá trị lợi ích cao nhất cho các đối tác, điều mà các đơn vị vận tải khác khó có thể thực hiện.

5STARTRANS là công ty hàng đầu cung cấp dịch vụ Logistics, bao gồm vận chuyển hàng hóa đường hàng không và đường biển, dịch vụ khai báo hải quan, vận chuyển hàng dự án và hàng nội địa.

➢ Dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế:

✓ Dịch vụ vận chuyển hàng quốc tế bằng đường biển

✓ Dịch vụ vận chuyển hàng quốc tế bằng đường hàng không

➢ Dịch vụ giao nhận hàng hóa nội địa: Giao nhận và vận chuyển hàng hóa ba miền

✓ Vận chuyển đường biển nội địa

✓ Vận chuyển đường bộ nội địa

Dịch vụ khai báo hải quan cung cấp hỗ trợ tư vấn và giải quyết các vấn đề liên quan đến thủ tục hải quan cho khách hàng Ngoài ra, dịch vụ này còn giúp doanh nghiệp mới mua và cài đặt chữ ký số, một công cụ quan trọng để thực hiện khai báo hải quan điện tử.

✓ Dịch vụ khai báo hải quan tại cảng biển

✓ Dịch vụ hải quan hàng xuất nhập tại sân bay

✓ Dịch vụ khai báo hải quan online

✓ Dịch vụ sửa tờ khai hải quan sau thông quan

➢ Một số dịch vụ khác:

✓ Nâng hạ di dời máy móc, thiết bị

✓ Vận chuyển hàng bằng tàu rời

✓ Cho thuê kho bãi, xếp dỡ hàng hóa

Dịch vụ hàng hóa kiểm tra chuyên ngành bao gồm các hoạt động như khử trùng, kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, và kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, cùng với việc xin giấy phép nhập khẩu.

✓ Thủ tục quá cảnh hàng Campuchia

✓ Dịch vụ xin cấp C/O các Form: B, D, E, VK, VJ, AI, Rex, CPTTP, AANZ,…

✓ Nhà xe vận chuyển container.

CƠ CẤU TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 5STARTRANS

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty 5STARTRANS

1.2.2 Nhiệm vụ các phòng ban:

• Là người đứng đầu, người lãnh đạo của công ty.

Bộ Phận Chứng Từ Bộ Phận

Phòng Kế Toán Phòng Nhân

• Lập kế hoạch kinh doanh và đề ra các mục tiêu để tổ chức cố gắng hoàn thành

• Tổ chức thực hiện các chiến lược, mục tiêu mà công ty đề ra

• Ban hành các quy định, yêu cầu, quy chế để kiểm soát và quản lý nội bộ

• Người đại diện công ty để ký kết các hợp đồng với đối tác và khách hàng

Phòng kinh doanh và Marketing:

• Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm tối ưu hóa chất lượng dịch vụ mà công ty đang cung cấp

• Xây dựng mức giá và các chiến lược Marketing phù hợp nhằm thu hút khách hàng

Nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng là những nhiệm vụ quan trọng để quảng bá dịch vụ của công ty Chúng tôi dự đoán nhu cầu thị trường và chăm sóc khách hàng tận tình Đặc biệt, chúng tôi chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chào giá và bán cước vận tải nội địa và quốc tế, cũng như cung cấp dịch vụ khai hải quan chuyên nghiệp.

Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ bao gồm kiểm tra chứng từ, gửi thông báo hàng đến (A/N), lược khai hàng hóa (manifest), lập tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, cùng với việc làm hóa đơn (INV) và danh sách đóng gói (Packing List).

Liên tục theo dõi quá trình lưu chuyển hàng hóa và duy trì liên lạc trực tiếp với hãng tàu cũng như khách hàng để nhận và truyền đạt thông tin liên quan

• Quản lý, lưu trữ chứng từ, hồ sơ cần thiết

• Tiến hành nghiệp vụ chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận hàng hóa

• Nhận thông tin lô hàng từ bộ phận chứng từ

• Kiểm tra, đóng gói, xếp dỡ, đóng cước và thực hiện các thủ tục liên quan đến hàng hóa

• Đảm bảo giao nhận hàng với đầy đủ hồ sơ chứng từ cần thiết

• Điều hành, sắp xếp thời gian vận tải phù hợp để đảm bảo vận tải hàng hóa theo đúng kế hoạch đã thỏa thuận với khách hàng

• Quản lý doanh thu, công nợ, mức thu chi từ các hoạt động cung ứng dịch vụ của công ty

• Lập kế hoạch tài chính và định mức thu chi để đảm bảo quá trình kinh doanh của công ty diễn ra trôi chảy hơn

• Lập báo cáo tài chính định kỳ để cấp trên nắm bắt và theo dõi

• Đề xuất các giải pháp và chiến lược để cải thiện và phát triển nguồn nhân lực của công ty

• Tìm kiếm và tuyển dụng nhân tài phù hợp với văn hóa của công ty

• Điều hành, giám sát tình hình nhân sự thường xuyên đảm bảo không để xảy ra các mâu thuẫn hay xung đột nội bộ.

KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 5STARTRANS GIAI ĐOẠN 2020-2022

1.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ chung của 5STARTRANS giai đoạn từ

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ chung của Công ty 5STARTRANS

(2020-2022) Đơn vị tính: Tỷ đồng

Thuế 1,859 2,467 12,990 0,608 33% 10,523 427% (Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021 và 2022 của công ty) Đơn vị tính: Tỷ đồng

(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ bảng số liệu 1)

DOANH THU CHI PHÍ LỢI NHUẬN TRƯỚC THUẾ LỢI NHUẬN SAU THUẾ

Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Của 5STARTRANS Giai Đoạn

Biểu đồ 1: Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ chung của Công ty

Kết quả kinh doanh của 5STARTRANS đã tăng trưởng liên tục qua các năm, điều này thật sự đáng mừng cho một công ty mới hoạt động từ cuối năm 2019.

Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ các hoạt động khai hải quan và giao nhận xuất nhập khẩu Năm 2021, doanh thu tăng 31% đạt 3,252 tỷ đồng so với năm 2020 Đặc biệt, năm 2022, doanh thu tăng mạnh 160%, tương ứng 21,904 tỷ đồng so với năm 2021 Mặc dù công ty mới thành lập vào năm 2020 và phải đối mặt với khó khăn do dịch Covid-19, nhưng nhờ vào lượng khách hàng thân thiết và nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới, công ty đã thích nghi và phát triển Chiến lược quản lý dài hạn phù hợp đã giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn, khẳng định tiềm năng phát triển và vị thế của mình trong ngành logistics.

Chi phí của công ty trong năm 2021 đã tăng 2,626 tỷ đồng so với năm 2020, và trong năm 2022, mức chi phí tiếp tục tăng mạnh với 12,129 tỷ đồng, gấp 4,6 lần so với năm 2021 Sự gia tăng chi phí này phản ánh cam kết của công ty trong việc phát triển theo phương châm “Giá cả cạnh tranh - Giao hàng đúng hẹn - An toàn hàng hóa.” Công ty không ngừng cải thiện và đổi mới, mở rộng cả về cơ sở vật chất lẫn nguồn nhân lực để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Cam kết của công ty là giao hàng đúng thời gian, đủ số lượng và nguyên vẹn tình trạng hàng hóa.

SVTH cam kết bảo hiểm toàn diện cho 15 hàng hóa giá trị, đảm bảo đền bù thiệt hại theo giá thị trường nếu xảy ra tổn thất trong quá trình vận chuyển Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, bao gồm văn phòng, tài xế và giao nhận, được đào tạo năng động và nhiệt tình để xử lý mọi tình huống Với nhu cầu dịch vụ Logistics ngày càng tăng ở Việt Nam và toàn cầu, công ty nỗ lực không ngừng để nâng cao uy tín và khẳng định vị thế trong lòng khách hàng.

Công ty, với quy mô nhỏ và vị thế chưa vững chắc trên thị trường, không đạt được mức lợi nhuận cao so với các đối thủ cùng ngành, nhưng con số này vẫn khả quan và chấp nhận được Điều này cũng cho thấy tốc độ tăng trưởng của công ty, khi cả lợi nhuận trước thuế và sau thuế đều tăng dần qua từng năm.

Công ty đang phát triển theo đúng hướng đã đề ra, với chiến lược hoạch định hợp lý, giúp thu hút các hợp đồng lớn giá trị cao Nhờ vào tốc độ tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận ổn định, công ty có nhiều ưu thế trong việc mở rộng kinh doanh, với xu hướng tăng dần qua từng năm.

1.3.2 Kết quả kinh doanh theo từng loại hình dịch vụ của Công ty 5STARTRANS giai đoạn 2020-2022:

Bảng 2: Kết quả kinh doanh theo từng loại hình dịch vụ của Công ty

5STARTRANS (2020-2022) Đơn vị tính: Tỷ đồng

Tỷ Trọng (%) Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển 3,773 36,15 5,610 40,98 16,491 46,33

Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không

(Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021 và 2022 của công ty)

Dựa trên số liệu kinh doanh, dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển đã trở thành hoạt động chủ lực của công ty với tỷ trọng doanh thu cao nhất trong ba năm liên tiếp 2020, 2021, 2022, lần lượt đạt 36,15%; 40,96%; và 46,33% Dự báo dịch vụ này sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh trong tương lai Các dịch vụ khai hải quan và vận chuyển nội địa chiếm tỷ trọng thứ hai và thứ ba trong tổng doanh thu Trong khi đó, dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không chỉ chiếm tỷ trọng khiêm tốn 14,79%; 15,24%; và 12,27% trong các năm 2020, 2021, 2022 do cước phí vận chuyển cao và hạn chế về loại hàng hóa Cuối cùng, các dịch vụ khác như nâng hạ máy móc và cho thuê kho bãi đứng ở vị trí thấp nhất trong tổng doanh thu.

1.3.3 Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 5STARTRANS giai đoạn 2020-2022:

Dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển bao gồm hai hình thức chính là FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load) Để đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty trong lĩnh vực này, một trong những tiêu chí quan trọng là số lượng lô hàng mà công ty đã thực hiện Điều này không chỉ phản ánh quy mô kinh doanh mà còn thể hiện sự chuyên môn hóa của công ty trong dịch vụ giao nhận hàng hóa Dưới đây là bảng thể hiện sự biến động của số lượng lô hàng qua các năm theo từng hình thức vận chuyển.

Bảng 3 trình bày kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa nhập khẩu qua đường biển của Công ty 5STARTRANS trong giai đoạn 2020-2022, với đơn vị tính là lô hàng.

(Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả kinh doanh năm 2020, 2021 và 2022 của công ty)

Biểu đồ 2 thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty 5STARTRANS trong giai đoạn 2020-2022, với đơn vị tính là lô hàng Số lượng lô hàng giao nhận trong thời gian này cho thấy sự phát triển và biến động trong hoạt động kinh doanh của công ty.

(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ bảng số liệu 3)

Theo bảng số liệu và biểu đồ, số lượng hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, cả LCL và FCL, đều có xu hướng tăng qua các năm Đặc biệt, số lượng lô hàng FCL gần gấp đôi so với lô hàng LCL.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG NGUYÊN

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ

2.1.1 Thông tin chung về lô hàng:

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Frp Rồng Xanh (Việt Nam) đã nhập khẩu lô hàng Tấm lót sàn cấu trúc bằng sợi thủy tinh (FRP Grating) và Thanh đỡ cấu trúc bằng sợi thủy tinh FRP từ Công Ty Nantong Strongrate (Trung Quốc) Hợp đồng ngoại thương số BL2023-0512NT được ký kết vào ngày 12-05-2023.

5STARTRANS đóng vai trò là đại diện Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Frp Rồng

Xanh thực hiện dịch vụ giao nhận hàng hóa và làm các thủ tục liên quan để nhập khẩu lô hàng này

- Nhà xuất khẩu: Nantong Strongrate Co., Ltd

Shigang Technology Zone Nantong 226300 China

- Nhà nhập khẩu: Blue Dragon Frp Service Trading Company Limited

128 TTH 07 Str, Tan Thoi Hiep Ward, Dist 12, Ho Chi Minh City, Viet Nam

- Đại lý giao nhận: 5 Star Global Transport Company Limited

- Cảng bốc hàng: Shanghai, China

- Cảng dỡ hàng: Cảng Cát Lái, Hồ Chí Minh, Việt Nam

• Tấm lót sàn kết cấu bằng sợi thủy tinh (FRP Grating), Material: Isophthalic Polyester, Mesh Size: 38x38mm, Height: 38(mm), Surface: Grit, Color: Green- ral6029, WxL12x2134mm

• Thanh đỡ kết cấu bằng sợi thủy tinh FRP - C Chanel FRP : 100x44x6.4(mm), Color: Grey - Ral 7024, 200M = L=4.000 (MM)/PC

• Thanh đỡ kết cấu bằng sợi thủy tinh FRP - V -Angle FRP: 76 x 76 x 6.4(mm), Color: Grey - Ral 7024, 100M = L=4,000 (MM)/PC

- Số lượng: 160 PCE đóng vào 5 Pallets

- Tổng trọng lượng cả bì: 7240 KGS

- Tổng trị giá hóa đơn: 14,375.26 USD

- Điều kiện giao hàng: FOB SHANGHAI (Incoterm 2010)

- Ngày khởi hành dự kiến: 14-06-2023

- Phương thức thanh toán: T/T 100% trả sau khi nhận hàng 7 ngày

2.1.2 Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ:

Sơ đồ 2: Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận nhập khẩu hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty 5STARTRANS

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ

Công ty 5 STARTRANS cung cấp báo giá và tư vấn dịch vụ khi nhận thông tin lô hàng nhập khẩu sau khi Công ty Nantong Strongrate và Công ty Blue Dragon Frp Service Trading hoàn tất hợp đồng ngoại thương Sau đó, 5 STARTRANS tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa nguyên container bằng đường biển với Công ty Blue Dragon Frp Service Trading Company Limited.

BƯỚC 1 • Ký kết hợp đồng

BƯỚC 2 • Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

BƯỚC 3 • Lấy lệnh giao hàng và mượn container

BƯỚC 4 • Khai báo hải quan điện tử

BƯỚC 5 • Làm thủ tục thông quan tại cảng nhập

BƯỚC 6 • Lấy hàng, kiểm tra và giao hàng cho khách

BƯỚC 7 • Tiến hành quyết toán và lưu hồ sơ

5STARTRANS là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ hoàn tất thủ tục hải quan tại cảng và tổ chức giao nhận hàng hóa đến kho theo yêu cầu khách hàng đúng thời hạn hợp đồng Trong trường hợp phát sinh vấn đề từ khi lô hàng được bốc lên tàu cho đến khi về kho của công ty nhập khẩu, 5STARTRANS có trách nhiệm thông báo kịp thời cho Công ty Blue Dragon Frp Service Trading để điều chỉnh và giải quyết, nhằm tránh rủi ro và thiệt hại cho cả hai bên.

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Frp Rồng Xanh là bên thuê dịch vụ, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin và giấy tờ liên quan cho 5STARTRANS Công ty cam kết thực hiện thanh toán cho 5STARTRANS sau khi lô hàng hoàn tất theo thỏa thuận trong hợp đồng Ngoài ra, chủ hàng cũng phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật.

2.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:

Sau khi hợp đồng được ký kết, phòng kinh doanh của 5STARTRANS sẽ tiếp nhận thông tin chi tiết cùng bộ chứng từ liên quan đến lô hàng từ Công ty TNHH Thương Mại Dịch.

Vụ Frp Rồng Xanh Phòng kinh doanh sẽ chuyển toàn bộ giấy tờ cho phòng chứng từ

➢ Bộ chứng từ bao gồm:

✓ Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

✓ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

✓ Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

✓ Vận đơn (Bill Of Lading)

✓ Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)

✓ Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate Of Origin)

✓ Giấy giới thiệu của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Frp Rồng Xanh

Phòng chứng từ thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ, bao gồm việc đối chiếu số lượng và tên hàng giữa hợp đồng, phiếu đóng gói và vận đơn, cũng như đơn giá trong hợp đồng và hóa đơn thương mại Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác và đồng nhất của thông tin, từ đó giảm thiểu rủi ro dẫn đến chậm trễ trong quá trình giao nhận hàng hóa Nếu phát hiện sai sót, phòng chứng từ sẽ ngay lập tức liên hệ với công ty đối tác để điều chỉnh, nhằm giảm thiểu rủi ro đến mức tối đa.

➢ Kiểm tra và đối chiếu lần lượt các chứng từ sau:

Khi kiểm tra hợp đồng ngoại thương, cần chú ý đến các thông tin quan trọng như số hợp đồng, ngày ký kết, tên và địa chỉ của người bán và người mua Ngoài ra, cần xác định tên và số lượng hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị lô hàng, trọng lượng hàng hóa cùng trọng lượng cả bì Các điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và các phụ lục cũng là những yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng.

Kiểm tra hóa đơn thương mại bao gồm việc xác minh số hóa đơn, ngày hóa đơn, thông tin của người mua và người bán, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng, trọng lượng hàng hóa và trọng lượng cả bì, điều kiện giao hàng, và phương thức thanh toán.

Kiểm tra phiếu đóng gói hàng hóa là bước quan trọng, bao gồm việc xác minh số và ngày phát hành hóa đơn, tên hàng, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, cũng như loại bao bì và quy cách đóng gói.

Kiểm tra vận đơn bao gồm các thông tin quan trọng như số vận đơn, ngày phát hành, số cont, số seal/marks, thông tin người gửi và nhận hàng, cảng xếp và dỡ hàng, tên tàu, số chuyến, tên hàng, số lượng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.

Kiểm tra giấy thông báo hàng đến là bước quan trọng, bao gồm việc xác minh số vận đơn, tên tàu, số chuyến, số container và số seal Ngoài ra, cần kiểm tra cảng xếp và dỡ hàng, thông tin người gửi và nhận hàng, kích thước, trọng lượng hàng hóa cũng như các phụ phí liên quan.

Để đảm bảo tính hợp lệ của lô hàng, cần kiểm tra chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo mẫu form E, chú ý đến các chi tiết như số tham chiếu và cách ghi tiêu chí xuất xứ trên CO.

2.2.3 Lấy lệnh giao hàng và mượn container:

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp ưu tiên lấy lệnh giao hàng (EDO) qua internet để tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời nhận lệnh một cách nhanh chóng hơn so với phương pháp truyền thống 5STARTRANS đã từng làm việc với hãng tàu Evergreen Marine Corp (EMC), cho phép phòng chứng từ chỉ cần gửi email đến egv@evergreen-shipping.com.vn để xin nhận EDO mà không cần kích hoạt tài khoản hay đăng ký thông tin Các chứng từ cần thiết để lấy lệnh giao hàng cũng được quy định rõ ràng.

✓ Giấy giới thiệu (Office’s letter of recommendation)

✓ Giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (ID card) và thanh toán các khoản phí

Khi nhận được EDO, phòng chứng từ kiểm tra các thông tin quan trọng như số vận đơn, thông tin người nhận, thời gian dự kiến hàng đến, tên tàu, số chuyến, số container và số seal.

Khi mượn container, sau khi nhận EDO, bộ phận giao nhận sẽ điền thông tin cần thiết vào mẫu đơn mượn container, bao gồm thông tin về container muốn mượn, ngày lấy, ngày trả và bãi trả container Sau đó, đơn mượn sẽ được gửi đến hãng tàu EMC để đăng ký mượn container rỗng.

2.2.4 Khai báo hải quan điện tử:

Công ty 5STARTRANS sử dụng phần mềm Ecus5 Vnaccs để thực hiện khai báo hải quan điện tử Sau khi nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan từ chủ hàng, nhân viên bộ phận chứng từ nhập dữ liệu vào phần mềm nhằm xác định mức thuế và các khoản mục liên quan, sau đó in tờ khai nháp trước khi hoàn tất các thủ tục khai báo.

ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ

5STARTRANS đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng về thời gian, địa điểm và tính nguyên vẹn của hàng hóa Đội ngũ nhân lực giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn đã hoàn thành tốt các thủ tục và giấy tờ liên quan, tạo dựng niềm tin cho khách hàng Nhờ vậy, quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng và không bị gián đoạn bởi những sai sót bất ngờ.

Sự liên kết và phối hợp nhịp nhàng giữa các bước trong quy trình giao nhận đã tạo ra hiệu quả cao và nâng cao uy tín của công ty trong ngành Việc ký kết hợp đồng giữa 5STARTRANS và Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Frp Rồng Xanh diễn ra nhanh chóng nhờ vào mối quan hệ hợp tác thân thiết đã được thiết lập từ trước.

− Công ty đối tác cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao nhận diễn ra nhịp nhàng hơn

5STARTRANS duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu, giúp cập nhật nhanh chóng giá cước vận chuyển Điều này không chỉ rút ngắn thời gian giao nhận mà còn tối ưu hóa quy trình bằng cách loại bỏ những bước không cần thiết.

− Áp dụng công nghệ vào khâu làm thủ tục hải quan và lấy lệnh giao hàng nên tiết kiệm được khá nhiều thời gian, chi phí và công sức

Giao nhận hàng hóa theo điều kiện FOB giúp doanh nghiệp chủ động trong việc đặt tàu, đồng thời dễ dàng kiểm soát lịch trình và quá trình vận chuyển hàng hóa trên biển.

Mặc dù 5STARTRANS đã đạt được nhiều kết quả tích cực và sở hữu nhiều ưu điểm trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển, nhưng vẫn còn một số hạn chế tồn tại, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.

Phần mềm khai hải quan điện tử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong quá trình khai báo hải quan Điều này ảnh hưởng lớn đến những lô hàng cần gấp, đặc biệt vào các dịp trọng điểm hay ngày lễ, gây ra tổn thất không đáng có cho các công ty Tình trạng này không chỉ xảy ra riêng tại 5STARTRANS mà còn là vấn đề chung của hầu hết các công ty giao nhận.

Việc mở rộng hoạt động Marketing nhằm quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty vẫn chưa mang lại hiệu quả cao, khi lượng khách hàng mới tìm đến và sử dụng dịch vụ còn hạn chế Do đó, khách hàng chủ yếu của công ty là những người đã quen biết và có mối quan hệ hợp tác lâu dài với công ty.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ CHO CÔNG TY 5STARTRANS

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHẮC PHỤC ĐIỂM HẠN CHẾ CỦA CÔNG TY

Giải pháp để khắc phục hạn chế cho khâu khai báo hải quan

Để đảm bảo hiệu suất tối ưu trong những thời điểm cao điểm, cần nâng cấp trang thiết bị máy tính và mạng, đạt cấu hình mạnh nhất Đồng thời, việc kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ là rất quan trọng nhằm ngăn chặn tình trạng tắc nghẽn và mất kết nối.

Cập nhật thường xuyên và theo dõi sự thay đổi của các chính sách, thông tư, nghị định do chính phủ ban hành là điều cần thiết để lập kế hoạch tập huấn cho nhân viên liên quan.

• Xây dựng mối quan hệ thân thiết với cơ quan hải quan hải quan

Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước, trong và sau khi khai báo lên hệ thống là rất quan trọng để tránh kéo dài thời gian xử lý và giảm thiểu chi phí phát sinh do phải khai lại tờ khai trong trường hợp có sai sót.

• Thường xuyên truy cập, kiểm tra và cập nhật phần mềm khai hải quan để kịp thời khắc phục khi phát hiện hệ thống bị lỗi

Để nâng cao hiệu quả công việc, nên bố trí nhân viên bộ phận chứng từ theo hướng chuyên môn hóa Cụ thể, thay vì để nhân viên chứng từ xử lý cả hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu, cần chia ra thành hai nhóm: một nhóm chuyên trách chứng từ hàng xuất và một nhóm chuyên trách chứng từ hàng nhập Điều này sẽ giúp nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của từng nhân viên trong lĩnh vực cụ thể.

Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động Marketing của công ty

Để nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ, công ty cần đẩy mạnh công tác chăm sóc khách hàng, không chỉ tìm kiếm khách hàng mới mà còn duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng cũ Việc này giúp công ty nhận diện những điểm cần cải thiện trong dịch vụ và phát huy những ưu điểm nổi bật so với đối thủ Đồng thời, công ty có thể áp dụng các mức giá ưu đãi cho từng cấp độ khách hàng, từ đó phục vụ tốt cho khách hàng mới và chăm sóc chu đáo cho khách hàng cũ.

Để mở rộng quảng bá hình ảnh công ty, việc thiết lập các trang mạng online là cần thiết nhằm kết nối trực tiếp và gần gũi hơn với khách hàng Bên cạnh đó, website của công ty cần có giao diện tư vấn trực tiếp, cho phép khách hàng chỉ cần nhấn vào biểu tượng hoặc liên kết để ngay lập tức kết nối với nhân viên tư vấn.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY

Sử dụng hiệu quả và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Liên tục nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên là rất quan trọng, đồng thời cần tổ chức và phân công công việc một cách hợp lý để đạt hiệu quả tối ưu.

Công ty nên tổ chức các hoạt động tập thể để tăng cường sự kết nối giữa các phòng ban và cá nhân Những hoạt động này không chỉ giúp nâng cao tính phối hợp mà còn thúc đẩy sự hợp tác trong quá trình làm việc, tạo ra một môi trường làm việc gắn bó hơn.

Nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Công ty nên xem xét đầu tư vào hệ thống kho bãi và phương thức vận tải để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, đặc biệt trong mùa cao điểm như dịp lễ Tết và cuối năm Việc này sẽ giúp giảm thiểu chi phí phát sinh do phải thuê ngoài khi không đủ năng lực cơ sở vật chất.

Để duy trì và phát triển mối quan hệ bền vững với hãng tàu, công ty cần liên tục cập nhật thông tin về các tuyến đi nhanh nhất và giá cước ưu đãi Đồng thời, công ty cũng phải đảm bảo số lượng lô hàng và chuyến đi nhất định trong khoảng thời gian xác định, từ đó xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với hãng tàu.

Tiêu đề	Tổ Chức Thực Hiện Nghiệp Vụ Giao Nhận Hàng Nguyên Container (FCL) Nhập Khẩu Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH Vận Tải Toàn Cầu 5 Sao
Tác giả	Lê Huỳnh Minh Thuận
Người hướng dẫn	ThS. Dương Hương Giang
Trường học	Trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
Thể loại	Báo Cáo Thực Tập
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Thành Phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	5,36 MB