Hiện trạng và giải pháp tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu fcl bằng đường biển tại công ty tnhh thương mại và vận chuyển toàn cầu begonia

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 🙦🕮🙤 - Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Cất CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN TỒN CẦU BEGONIA Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -🙦 🕮 🙤 - Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Cất Mã số sinh viên: 1954082009 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN TOÀN CẦU BEGONIA Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: TS Cao Minh Trí Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu Trường Đại học Mở TPHCM, tất giảng viên Khoa Quản trị kinh doanh tạo điều kiện hỗ trợ em suốt trình học tập thực tập vừa qua Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến Thầy Cao Minh Trí truyền đạt vốn kiến thức quý báu, lời hướng dẫn tận tình thời gian qua để báo cáo thực tập em hoàn thiện Đồng thời, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo công ty TNHH Thương mại vận chuyển tồn cầu Begonia - Lê Thị Tuyết Nhung với anh, chị nhân viên công ty tạo điều kiện tốt nhất, nhiệt tình hướng dẫn chun mơn nghiệp vụ cung cấp đầy đủ thông tin để đợt thực tập em diễn tốt đẹp Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Quý thầy cô, Quý công ty trực tiếp giúp đỡ, quan tâm, hướng dẫn em hoàn thành tốt báo cáo thời gian qua Bước đầu vào thực tế em hạn chế cịn nhiều bỡ ngỡ nên khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp q báu q Thầy Cơ để kiến thức em lĩnh vực hồn thiện đồng thời có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức Sau cùng, em xin kính chúc q thầy Khoa Quản trị kinh doanh, Ban lãnh đạo tập thể nhân viên Công ty TNHH Thương mại vận chuyển toàn cầu Begonia giáo viên hướng dẫn Cao Minh Trí ln dồi sức khỏe công tác tốt! Em xin chân thành cảm ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 Sinh viên thực Nguyễn Thị Cất i NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… Kết luận: ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2022 Xác nhận quan (Họ tên, chữ ký đóng dấu) ii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TP Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2022 Xác nhận giáo viên hướng dẫn (Họ tên, chữ ký đóng dấu) iii MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN TOÀN CẦU BEGONIA 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.1.1 Sơ lược công ty 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển công ty 1.1.3 Các dịch vụ công ty 1.1.4 Loại hình quy mơ cơng ty 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 1.2.1 Chức công ty 1.2.2 Nhiệm vụ công ty 1.2.3 Phương hướng hoạt động công ty 1.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TÌNH HÌNH NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY 1.3.1 Cơ cấu tổ chức 1.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban 1.4 NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY 11 1.4.1 Tình hình nhân 11 1.4.2 Cơ sở vật chất công ty 16 1.5 TẦM QUAN TRỌNG CỦA HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HĨA ĐỐI VỚI CƠNG TY BEGONIA 16 1.6 MỘT SỐ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2019 - 2021 17 1.6.1 Cơ cấu dịch vụ 17 1.6.2 Kết kinh doanh 21 KẾT LUẬN CHƯƠNG 24 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN TỒN CẦU BEGONIA 25 2.1 Quy trình giao nhận bên liên quan 25 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng nhập Cơng ty TNHH Thương Mại Vận Chuyển Toàn Cầu BEGONIA 26 iv 2.3 Diễn giải quy trình 27 KẾT LUẬN CHƯƠNG 47 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN TOÀN CẦU BEGONIA 48 3.1 Mơ hình SWOT 48 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh công ty TNHH Thương mại Vận chuyển tồn cầu BEGONIA từ mơ hình SWOT 51 KẾT LUẬN CHƯƠNG 61 KẾT LUẬN CHUNG 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải B/L Bill of Lading (Vận đơn đường biển) C/O Certificate Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) D/O Delivery Order (Lệnh giao hàng) EIR Equipment Intercharge Receipt (Phiếu giao nhận container) CIC Container Imbalance Charge (Phụ phí chuyển vỏ rỗng) FCL Full Container Load (Hàng nguyên container) THC Terminal Handing Charge (Phí xếp dỡ hàng hóa) TNHH Trách nhiệm hữu hạn vi DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Tình hình nhân công ty……………………………………………… 12 Bảng 1.2 Số lượng nhân viên nam, nữ phòng ban…………………………… 14 Bảng 1.3 Cơ cấu dịch vụ công ty BEGONIA từ năm 2019 - 2021……………… 18 Biểu đồ 1.4 Cơ cấu dịch vụ công ty BEGONIA năm 2019……………………… 18 Biểu đồ 1.5 Cơ cấu dịch vụ công ty BEGONIA năm 2020…………………………19 Biểu đồ 1.6 Cơ cấu dịch vụ công ty BEGONIA năm 2021…………………………20 Bảng 1.7 Tình hình kinh doanh công ty BEGONIA năm từ 2019-2021……21 Bảng 1.8 Kết hoạt động kinh doanh qua năm (2019-2021) BEGONIA…… 22 Biểu đồ 1.9 Kết hoạt động kinh doanh qua năm (2019-2021)…………………….22 vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1 Logo cơng ty TNHH Thương mại Vận chuyển Tồn cầu Begonia…………1 Hình 1.2 Bộ máy quản lý cơng ty Begonia………………………………………….7 Hình 1.3 Biểu đồ cấu nhân cơng ty BEGONIA………………………………13 Hình 1.4 Biểu đồ cấu nhân viên nam, nữ phịng ban…………………………15 Hình 2.1 Sơ đồ bên liên quan……………………………………………………… 25 Hình 2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng FCL nhập đường biển Công ty TNHH Thương Mại Vận Chuyển Tồn Cầu BEGONIA…………………………… 26 Hình 2.3 Giao diện đăng nhập phần mềm ECUS5-VNACCS………………………36 Hình 2.4 Đăng ký tờ khai hải quan nhập (IDA)………………………………37 Hình 2.5 Tab thơng tin chung……………………………………………………………38 viii kết hợp đồng ký nhiều lần mà ký hợp đồng theo năm → Giúp công ty rút ngắn quy trình đồng theo sát trình nhận hàng giao cho khách, tâm lý muốn xử lý nhiều lô hàng lúc dễ xảy sai sót S8: Các khâu kiểm tra thông tin chứng từ đa phần giống nên nhân viên chứng từ thường thông thuộc thông tin cần phải kiểm tra giúp tiết kiệm thời gian W7: Hợp đồng dịch vụ cơng ty có q nhiều nghĩa vụ khách hàng, khách hàng có cảm giác hưởng lợi S9: Nhân viên chứng từ theo sát, cập nhật liên tục nắm bắt thời gian mà hãng tàu gửi Thông báo hàng đến → Giúp nhân viên giao nhận lấy lệnh thời gian, tránh gặp tình trạng hạn, đẩy nhanh thời gian giao hàng cho khách W8: Một số nhân viên phận chứng từ hàng nhập gặp phải số vướng mắc trình tiếp nhận chứng từ từ phía khách hàng W9: Việc thu thập tiếp nhận thông tin từ khách hàng hàng hóa thiếu đầy đủ (tên mặt hàng tiếng việt, chất liệu hàng hóa gây nhằm lẫn tra cứu mã HS mức thuế suất) gây tốn thời gian, chi phí q trình làm thủ tục hải quan S10: Nhân viên giao nhận biết cách kết hợp công việc nhận D/O cược container hãng tàu thời điểm giúp tiết kiệm thời gian để tiến hành thực W10: Nhân viên tâm lý chủ quan chờ khâu khác đợi đầy đủ S11: Nhân viên giao chứng từ tiến hành nhận luôn tuân thủ kiểm tra mà khơng tìm theo ngun tắc nhận hiểu ngun nhân chậm hàng công ty, đối trễ để kịp thời giải chiếu, so sánh hàng hóa thực tế so với Packing List giúp phát kịp W11: Khi cần khách thời thiếu hụt, hàng cung cấp thông tin mát tổn thất hàng để làm rõ vấn đề phát 49 nhận số nhận số mà không nhận số tờ khai làm giảm tốc độ xử lý cơng việc cơng ty hóa để thơng báo với sinh, nhân viên chứng từ khách hàng thường yêu cầu, bắt buộc khách hàng phải S12: Khâu làm thủ tục thực nhanh chóng nhận hàng tiến làm số khách hàng hành nhanh chóng cảm thấy khơng nhân viên giao nhận hài lịng cơng ty nắm vững quy trình khâu W12: Nhân viên giao nhận chuẩn bị chứng từ không kịp thiếu chứng từ, nhập liệu sai sót tốn thời gian chỉnh sửa chứng từ, chí phải chấp nhận đóng phí lưu kho, bãi để đảm bảo tiến độ cho lô hàng, không làm giảm uy tín cơng ty W13: Nhân viên chứng từ thường gặp khó khăn vấn đề áp mã HS cho hàng hóa nhập khiến khách hàng lại cảm thấy phiền W14: Đặc biệt, lô hàng theo điều kiện Door to Door hình thức DAP, nhân viên chứng từ thường quên kiểm tra lại với đại lý xem Door to Door có bao gồm phần chi phí làm thủ tục hải quan hay không W15: Nhân viên giao nhận chưa giải đáp hết thắc mắc Hải quan kiểm hóa chứng từ lập khai phận chứng từ, phận giao nhận chưa nắm kỹ 50 hàng hóa nhập W16: Nhân viên giao nhận thường khó khăn cho việc đôn đốc nhắc nhở nhân viên cảng vấn đề bốc dỡ hàng từ kho container lên phương tiện vận tải làm phát sinh hư hỏng cho hàng hóa W13: Diện tích kho bãi cơng ty cịn hạn chế, khơng đủ sức chứa, buộc cơng ty phải th kho bên ngồi để lưu hàng hóa W17: Cơng ty có kho thường để chứa mặt hàng, chưa có hệ thống kho lạnh W18: Cơng ty khơng có cơng nhân bốc vác để giao hàng cho khách hàng, thường lái xe phải tự bốc vác hàng th thêm cơng nhân bên ngồi W19: Chưa có đội ngũ xe chun chở cịn phải th dịch vụ từ bên 3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh công ty TNHH Thương mại Vận chuyển toàn cầu BEGONIA từ mơ hình SWOT 3.2.1 Giải pháp hồn thiện sở vật chất: W4-W13-W17-W18-W19-O1  Cơ sở đề giải pháp: 51 - Nhờ phát triển hệ thống ngân hàng đặc biệt hoạt động ngân hàng cho phép nhà nhập thuận lợi việc toán, huy động vốn giúp BEGONIA mở rộng khả tài để giải vấn đề nâng cao sở vật chất công ty: - Hiện tại, công ty chưa có hệ thống xe đầu kéo container, xe tải hầu hết thuê bên nên vào mùa cao lượng hàng hóa nhập tăng nhanh, cơng ty trở nên bị động giá thuê xe bị đẩy lên cao không thực thuê ngồi cơng ty khơng thể hồn thành nhiệm vụ với khách hàng ảnh hưởng xấu đến uy tín mà cơng ty gây dựng - Diện tích kho chứa hàng nhỏ khoảng 50 m² nên mỗi nhận lô hàng lớn công ty buộc phải thuê thêm kho bên ngoài, đặc biệt chưa có kho để lưu trữ hàng đơng lạnh, cộng với việc chưa có đội ngũ cơng nhân phục vụ cho hoạt động bốc vác nên công ty phải thuê đội ngũ cơng nhân bên ngồi vừa tốn thời gian tốn chi phí gây thiệt hại kinh tế cho cơng ty - Về máy móc thiết bị đặc điểm ngành giao nhận vận tải cần có nhiều chứng từ, sách cơng ty quy định cần phải lưu lại chứng từ đó, nên nhu cầu sử dụng máy photo máy tính làm việc cao Hiện tại, cơng ty có 02 máy in 10 máy tính cũ, tốc độ hoạt động chậm ảnh hưởng đến suất làm việc nhân viên  Mục tiêu giải pháp: Nâng cấp sở hạ tầng giúp tạo môi trường thuận lợi cho nhân viên, tạo nguồn cảm hứng cho nhân viên làm tránh điều kiện chủ quan tác động xấu đến hình ảnh cơng ty Việc mở rộng, xây thêm hệ thống kho cần thời gian dài xem xét việc sắm máy tính, máy photo thực năm tới Bên cạnh đó, việc thêm đội xe tạo tính chủ động linh hoạt tác điều xe để vận chuyển hàng hóa Nâng cao uy tín thương hiệu cho cơng ty, tạo sức mạnh cạnh tranh đối thủ ngành 52  Nội dung giải pháp: - Thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, thay mới, mua thêm thiết bị văn phịng máy móc cần thiết để nâng cao hiệu công việc, tránh làm gián đoạn công việc, cung cấp cho nhân viên môi trường làm việc tốt - Công ty mua loại xe có trọng tải lớn 2-3 xe đầu kéo giá phù hợp với tình hình tài quy mơ hàng chung công ty để rút ngắn thời gian giao hàng tiết kiệm chi phí lâu dài Cơng ty đầu tư mua loại xe đầu kéo HOWO A7 chân 4x2 cơng dụng xe mang lại nhiều tiện dụng cho công ty Tải trọng kéo hàng loại xe cho phép tối đa đến 25 tấn, tốc độ tối đa chi phép 91km/h Mẫu xe thích hợp chở hàng hóa vừa nhỏ, khối lượng thông thường không lớn, giá phù hợp quy mô lô hàng chung công ty - Xây dựng, mở rộng kho thêm khoảng 100 m² để thuận tiện vấn đề lưu trữ rút ngắn thời gian giao hàng cho công ty; đồng thời giảm bớt gánh nặng thiếu hụt diện tích kho bãi cơng ty Để phục vụ tốt dịch vụ lưu trữ mặt hàng đông lạnh, công ty nên trọng đầu tư xây dựng hệ thống kho đông lạnh Với việc đầu tư mở kho lạnh này, công ty mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng Từ mang lại nguồn thu đáng kể từ việc kinh doanh dịch vụ cho thuê kho thu hút lượng khách hàng chuyên chế biến cung cấp hàng đông lạnh mà công ty lâu chưa khai thác - Song song với việc xây dựng kho bãi, Ban lãnh đạo công ty cần đầu tư thuê thêm đủ số lượng công nhân để phục trách việc xếp dỡ hàng, xếp bảo quản hàng kho Sự thiếu hụt lực lượng công nhân dẫn đến việc trì trệ khâu giao hàng cho khách tốn nhiều thời gian cho việc bốc xếp, kiểm đếm hàng kho Để cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng ngồi việc đầu tư số lượng công nhân kho bãi, công ty cần trọng nâng cao kiến thức cho họ Đa số nhân viên bốc xếp có học vấn chưa cao nên phải có chương trình đào tạo lại tác phong cơng nghiệp kỹ cần thiết để phục vụ cho công việc Đồng thời hướng dẫn họ thao tác để bảo trì hệ thống quản lý 53 kho bãi, tránh trường hợp thiết bị, máy móc bị hư hỏng gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa khách hàng gửi kho 3.2.2 Giải pháp đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên: W1-W2-W3-W7-T3 - Nhân viên người trực tiếp làm việc với khách hàng, định trực tiếp đến thành công hay thất bại trình cung ứng dịch vụ Nhân viên phận hợp thành chủ yếu sản phẩm dịch vụ, nguồn lực quan trọng, khơng thể thay máy móc Nhân viên cầu nối doanh nghiệp khách hàng - Vai trò tác nghiệp nhân viên phụ thuộc vào yếu tố: trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc trạng thái tâm lý thời gian làm việc, thể khía cạnh: tạo tính cá biệt hóa dịch vụ, làm gia tăng giá trị dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh - Vai trò quan hệ nhân viên tác động mạnh đến mối quan hệ nhân viên với khách hàng, khách hàng với doanh nghiệp Vai trò quan hệ nhân viên thể khía cạnh: quan hệ với khách hàng để từ tạo lập hình ảnh doanh nghiệp qua hình ảnh nhân viên, thể vai trò liên kết làm cầu nối khách hàng doanh nghiệp Hiểu đặt tính giúp cơng ty có giải pháp hợp lý để đào tạo, huấn luyện đội ngũ nhân viên hồn thiện chun mơn giúp họ gắn kết lâu dài với công ty  Cơ sở đề xuất giải pháp: - Nhân viên thường có tâm lý không thoải mái bắt đầu làm việc, họ cảm thấy bỡ ngỡ bắt đầu công việc môi trường làm việc mới, giao dịch với khách hàng phải bắt đầu lại từ đầu, họ chưa quen với đặc tính riêng khách hàng - Đội ngũ nhân viên công ty đa phần tuyển dụng theo yếu tố kinh nghiệm mức lương chủ yếu, nghĩa công ty ưu tiên tuyển dụng nhân viên có kinh nghiệm làm việc lĩnh vực giao nhận mức lương cạnh tranh để cơng ty giảm thiểu tối đa chi phí Nhưng ngun nhân vơ hình chung đẩy tình hình chung trình độ nhân viên cịn hạn chế, nhiều nhân viên không đào tạo lớp quy lĩnh vực xuất nhập 54 - Trình độ ngoại ngữ nhân viên cịn hạn chế, nhân viên chứng từ giao dịch thông tin với đại lý nước ngồi thơng qua email, nhân viên giao nhận không sử dụng ngoại ngữ Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận khơng thường xun sử dụng máy vi tính Do đó, gặp khách hàng nước ngồi trực tiếp, nhân viên gặp khó khăn vấn đề giao tiếp Hoặc nhân viên chứng từ nghi đột xuất khối lượng hàng nhiều, nhân viên giao nhận phải đảm trách khâu chứng từ với thời gian chậm nhiều sai sót - Nhân viên phận phân cơng cơng việc theo hình thức chun mơn hóa, nhân viên đảm nhận khâu riêng biệt quy trình, điều có thuận lợi làm cho nhân viên thực cơng việc nhanh chóng dễ gây nhàm chán cho nhân viên lặp lặp lại liên tục công việc, đồng thời họ không hiểu chất công việc khác có nhân viên nghỉ việc, họ khơngthể thay công việc cho đồng nghiệp cách dễ dàng  Mục tiêu giải pháp: - Giúp nhân viên làm quen với môi trường làm việc công ty nhằm tạo cho họ cảm giác thoải mái, yên tâm ngày đầu làm việc biết công việc mà họ thực Đồng thời, đào tạo nhân viên quen với côngviệc giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian sai sót khâu chứng từ, làm hàng Và giúp khách hàng cảm thấy hài lòng cho dù bắt đầu làm việc với người mới, giao dịch phải tiến hành lại từ đầu - Công ty tạo điều kiện để luân chuyển qua nhiều chức danh công việc khác khoảng thời gian nhằm hiểu biết tổng quát công việc có liên quan Từ nhân viên thực công việc khâu trước biết công việc nhân viên khâu sau Ngược lại nhân viên khâu sau hiểu công việc nhân viên khâu trước tạo nên phối hợp nhịp nhàng, liên kết chặt chẽ nhân viên, gắn kết công việc nhân viên trở thành chuỗi mắc xích hỗ trợ tích cực cho nhằm mang lại giá trị cao cho khách hàng, làm tăng khả cạnh tranh công ty Đồng thời, rút ngắn thời gian 55 khâu làm hàng, làm chứng từ nên tiến hành làm dịch vụ cho nhiều công ty kiếm nhiều lợi nhuận cho cơng ty - Mặt khác tạo nhóm làm việc luân chuyển cách hợp lý giúp nhân viên tránh tình trạng đơn điệu, nhàm chán công việc Đồng thời phương pháp giúp cho công ty phân bổ công việc cách hợp lý Nó cịn giúp cho cơng ty chủ động việc bố trí nhân viên thay có nghỉ việc nhân viên khác - Mục tiêu quan trọng vấn đề đào tạo nhân viên nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn cho công việc để đóng góp vào thành cơng cho cơng ty Khi nhân viên có nghiệp vụ chun mơn giỏi, giúp họ hồn thành cơng việc nhanh xác Đồng thời, giúp giảm chi phí q trình làm hàng, giúp công ty đưa mức giá dịch vụ tốt, cạnh tranh so với đối thủ Chẳng hạn, nhân viên có chun mơn giỏi nghiệp vụ ngoại ngữ, giúp xử lý tình nhanh, an tồn xác cao giúp tránh chi phí phát sinh phải trả Hoặc nhân viên chứng từ có kinh nghiệm tránh lỗi sai làm chứng từ tránh chi phí phát sinh điểm nhận hàng  Nội dung giải pháp: - Nhân viên làm việc chưa nắm cơng việc thực tiễn phải thực Do đó, việc áp dụng đạng đào tạo kèm cặp, hướng dẫn mà chỗ phù hợp Cách thức tổ chức đơn giản q trình thực cơng việc nhân viên quan sát, ghi nhớ, học tập thực công việc theo cách mà người hướng dẫn bảo Đối với công việc chứng từ, thường nhân viên phải làm việc với nhiều hồ sơ nhập khẩu, quy trình khác nhau, nên việc dẫn cách cặn kẽ cụ thể giúp họ nhanh chóng tiếp cận cách thức làm việc phải thực cơng việc sau - Cần phải cho nhân viên tham gia khóa học để nâng cao nghiệp vụ logistics trình độ ngoại ngữ: cử nhân viên giao nhận xuất sắc học lên cao để nâng cao nghiệp vụ logistics đồng thời động lực để nhân viên khác phấn đấu Phải có cầu cụ 56 xếp luân phiên nhân viên học cho đảm bảo ln phải có nhân viên lại công ty để giải vấn đề phát sinh, phải đặt yêu cầu cụ thể nhân viên cử học sau học xong phải đưa giải pháp khắc phục yếu điểm công ty sau học sau phải tham gia vào việc đào tạo tuyển dụng nhân viên có yêu cầu cấp lãnh đạo - Cần phải có mối liên hệ chặt chẽ phịng ban đặc biệt phải có mối hệ tốt với phòng chứng từ để khắc phục điểm chưa tốt việc nhân quan viên chứng từ chuyển thông tin khách hàng, lô hàng mới, phát sinh chậm, làm phận giao nhận kinh doanh không nắm bắt thông tin cập nhật lơ hàng Như có thay đổi thông tin khách hàng hay thời gian giao nhận hàng phát sinh từ phía hãng tàu bắt buộc phận chứng từ phải có trách nhiệm gửi liền cho phận nghiệp vụ ngược lại có thay đổi u cầu khách hàng phận kinh doanh phải thơng báo cho phận chứng từ giao nhận 3.2.3 Giải pháp phát triển trì mối quan hệ với khách hàng: S1-S6-T1-T2  Cơ sở đề xuất giải pháp: - Thu hút khách hàng lớn giữ vững mối quan hệ với khách hàng khách hàng người mang lại nguồn thu đáng kể cho cơng ty, cần mở rộng mối quan hệ với khách hàng, trọng khách hàng có lượng hàng nhập lớn Khách hàng mắt xích quan trọng hoạt động cơng ty, việc trì tốt mối quan hệ với khách hàng lâu năm tạo niềm tin với khách hàng tiêu chí hàng đầu mà cơng ty ưu tiên ý đến  Mục tiêu giải pháp: - Có khách hàng thân thiết, không sợ bị khách hàng đối thủ khác, từ khơng bị khoản lợi nhuận mà khách hàng mang lại - Có khách hàng 57 - Đưa công ty phát triển bền vững tương lai, thời kỳ cạnh tranh gay gắt khơng có khách hàng công ty tồn - Nếu làm điều tương lai công ty ngày phát triển khách hàng nguồn đóng góp mang lại lợi nhuận thành cơng cho cơng ty Vì vậy, có khách hàng công ty cần biết giữ chân khách hàng cũ khơng ngừng tìm kiếm khách hàng  Nội dung giải pháp: - Thường xuyên liên lạc với khách hàng qua email, điện thoại , để trao đổi tìm hiểu nhu cầu cung cấp dịch vụ cần thiết Nếu họ chưa có nhu mối quan hệ thân thiết để tương lai định có hội hợp tác - Tìm hiểu mặt hàng nhằm mở rộng thêm dạnh mục hàng hóa nhập để giới thiệu, tư vấn tới khách hàng phương tiện vận chuyên, thủ tục cần thiết với mức chi phí tốt Để làm điều đó, cơng ty cần cung cấp dịch vụ “ Door to Door” cách hoàn thiện, tốt từ khâu giá cước, khâu làm thủ tục hải quan lẫn khâu vận chuyển hàng khách Chỉ có dịch vụ trọn gói tốt với mức chi phí hợp lý doanh nghiệp nhập an tâm ủy thác cho công ty thực công tác vận chuyển - Cập nhật lịch tàu, bảng giá cước hàng tháng, thơng báo chi phí liên quan để khách hàng nắm Đây cách thể quan tâm chăm sóc khách hàng mà để tránh việc gây hiểu nhầm cho khách công ty tự ý tăng giá để gia tăng lợi nhuận - Đưa chương trình khuyến mãi, giảm giá cước dịp đặc biệt để thu hút khách hàng tặng thiệp, hoa, lịch cho khách hàng với dịp đặc biệt để nhằm thể quan tâm chu đáo công ty với khách hàng Thực tế cho thấy, lĩnh vực giao nhận vận chuyển hàng hóa mức giá dịch vụ đơi giữ vai trị quan trọng so với chất lượng dịch vụ Do vậy, công ty cần thiết phải xây dựng chiến lược giảm giá thời kỳ khách vừa giữ chân khách hàng cũ vừa 58 gia tăng lượng khách hàng tiềm Dù biện pháp giảm giá dịch vụ thời kỳ khách có nhiều ưu điểm đặc điểm hoạt động xuất nhập hàng hóa nước ta nên khối lượng hợp đồng công ty giao nhận không tăng chí tăng khơng đáng kể Do mà biện pháp giảm giá dịch vụ mạo hiểm, thiếu tính chắn, khơng đạt kết mong muốn giảm giá doanh nghiệp khó nâng mức giá lên trở lại Tuy nhiên, để khơng ảnh hưởng đến tình hình tài chính, cơng ty cung cấp thêm số dịch vụ miễn phí tư vấn hải quan miễn phí, giải đáp thắc mắc cung cấp giải pháp tốt khách hàng gặp khó khăn trình giao nhận hàng , mà giữ nguyên giá dịch vụ - Bên cạnh đó, hợp đồng nên chuyển hướng đến việc quy định quyền lợi nhiều cho khách hàng quyền lợi bên là nghĩa vụ bên Hơn hết, khách hàng nhận thấy quyền lợi gia tăng, họ muốn gắn bó lâu dài với công ty - Trong trường hợp phải làm tốt nhiệm vụ: bảo quản, vận tải, giao nhận thuộc phạm vi trách nhiệm công ty Ngay trường hợp khơng thuộc trách nhiệm thấy có sai sót nghiệp vụ, có nguy tổn thất hàng hóa phải có biện pháp kịp thời để ngăn chặn thơng báo cho khách hàng biết Như có niềm tin tuyệt đối khách hàng - Đồng thời cần phải lập thêm phận chăm sóc khách hàng Do trước việc chăm sóc, giải đáp thắc mắc hay giải xung đột khách hàng phận kinh doanh thực nên gây khó khăn, chồng chéo ảnh hưởng đến suất làm việc phòng kinh doanh Đây nguyên nhân dẫn đến việc quy trình giao nhận hàng nhập xuất công ty thường kéo dài, thời gian so với công ty đối thủ Giải pháp có ưu điểm lớn giảm bớt gánh nặng cho phận kinh doanh, để nhân viên phận tập trung hồn tồn vào cơng việc với tinh thần tốt Tuy nhiên, giải pháp ngắn hạn ảnh hưởng làm giảm lợi nhuận cơng ty, gây khó khăn việc tổ chức quản lý phòng ban 59 3.2.4 Biện pháp tăng cường chiến lược marketing xây dựng hình ảnh cho công ty: S5-T2  Cơ sở đề xuất giải pháp: - Tận dụng việc gây dựng uy tín suốt nhiều năm hoạt động, tuân thủ pháp luật, chất lượng dịch vụ công ty - Công ty thường xuyên làm việc với khách hàng quen thuộc Điều làm giảm khả cạnh tranh công ty thị trường Vì vậy, cơng ty nên nhanh chóng tìm kiếm khách hàng mới, cách tăng độ nhận diện công ty Mục tiêu giải pháp: - Công ty có sách, chiến lược lâu dài giá cả, thị trường, thời gian, chất lượng quan tâm đến nhu cầu khách hàng, giữ mối quan hệ làm ăn, thường xuyên liên lạc để nắm bắt thông tin phản hồi từ khách hàng - Tạo lập mối quan hệ thân thiết lâu bền với khách hàng, hỗ trợ khách hàng, tư vấn cho khách hàng biết nhiều hiểu rõ công ty - Mở rộng phạm vi hoạt động công ty, ngày nâng cao vị thương trường  Nội dung giải pháp: - Cơng ty nên có phận chun trách mảng marketing cho hoạt động kinh doanh công ty cán phận phải người động, có hiểu biết chuyên môn cao lĩnh vực để quảng bá, nâng cao hình ảnh giúp cơng ty nhanh chóng tìm kiếm nhiều nguồn khách hàng mới, mở rộng phạm vi hoạt động công ty, ngày nâng cao vị thương trường - Cơng ty nên có sách, chiến lược lâu dài giá cả, thị trường, thời gian, chất lượng quan tâm đến nhu cầu khách hàng, giữ mối quan hệ làm ăn, thường xuyên liên lạc để nắm bắt thông tin phản hồi từ khách hàng 60 - Thường xuyên tạo lập mối quan hệ thân thiết lâu bền với khách hàng Hỗ trợ khách hàng cách tư vấn cho khách hàng hiểu rõ chủ động việc xây dựng chiến lược kinh doanh quảng bá - Mặt khác, để việc tìm kiếm khách hàng dễ dàng hình ảnh cơng ty cần phải xuất có uy tín thị trường Chính thế, cơng ty cần phải có kế hoạch chiến lược cụ thể tháng năm - Thường xuyên nâng cấp Website: http://begonia.vn cơng ty phương tiện để khách hàng tiếp cận với công ty nhanh nhất, tạo ấn tượng ban đầu với khách hàng KẾT LUẬN CHƯƠNG Nhìn chung cơng ty có sách hoạt động kinh doanh phù hợp, không ngừng nỗ lực để có chỗ đứng vững thị trường nước ngồi nước Đây nhờ tổ chức làm việc chặt chẽ máy cơng ty nỗ lực tồn nhân viên công ty Mặt dù vài năm gần đây, cơng ty gặp khơng khó khăn thử thách phải đương đầu với đại dịch Covid 19 cạnh tranh doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập cơng ty đóng góp phần lớn vào thu nhập ngân sách đất nước Bên cạnh nói cơng ty TNHH thương mại vận chuyển tồn cầu BEGONIA có văn hóa doanh nghiệp tốt Khơng khí làm việc thoải mái đồng thời có nhiều sách ưu đãi ngộ nhân viên Qua thời gian thực tập, tìm hiểu nghiên cứu thực tiễn nghiệp vụ cơng ty, em có kiến nghị giải pháp nhằm thúc đẩy hồn thiện cơng tác nhập nói riêng cơng tác nhập nói riêng cơng ty Những giải pháp mang tính khái quát mặt lí luận kết hợp với tình hình thực tế hoạt động xuất nhập công ty TNHH thương mại vận chuyển tồn cầu Begonia thời gian qua Do cịn hạn chế mặt thời gian kinh nghiệm, nên giải pháp đưa chưa thể bao quát hết tính thực tế cơng ty khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp bổ sung q thầy anh chị công ty TNHH Thương mại Vận chuyển toàn cầu BEGONIA 61 KẾT LUẬN CHUNG Giao nhận hàng hóa vận tải biển phương thức vận tải quốc tế lâu đời quan trọng thương mại quốc tế Tại Việt Nam ngành vận tải biển bước phát triển góp phần đưa Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới với phát triển ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa đường biển Cơng ty TNHH Thương mại Vận chuyển Tồn cầu BEGONIA cơng ty nhỏ ngành dịch vụ giao nhận cạnh tranh vô khắc nghiệt Với số vốn tỷ đồng biết tận dụng lợi linh hoạt cơng ty với chiến lược với sách đắn cơng ty ngày khẳng định vị trí thị trường giao nhận Đến vừa trịn năm hoạt động, cơng ty đạt thành tựu đáng kể Ngày phát triển quy mô chất lượng dịch vụ Là đại lý cho nhiều forwarder nhiều nước khắp giới Singapore,Châu Phi, Đài Loan, Hồng Kông, Australia, Mỹ, Bên cạnh số lượng hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ công ty không ngừng tăng lên Tuy nhiên, bối cảnh mà môi trường, điều kiện kinh doanh thay đổi liên tục với trình Việt Nam gia nhập vào kinh tế giới, mà gần Việt Nam thành viên Hiệp Định Xuyên Thái Bình Dương TPP cơng ty gặp nhiều khó khăn thách thức đem đến nhiều hội Để đứng vững không ngừng phát triển, mở rộng hoạt động mình, cơng ty cần có chiến lược thay đổi cho phù hợp Đây tốn khó cho khơng cơng ty TNHH Thương mại Vận chuyển Tồn cầu BEGONIA mà cịn doanh nghiệp Việt Nam Hy vọng với thành công đạt được, với nỗ lực ban lãnh đạo hỗ trợ nhà nước giúp cơng ty Thương mại Vận chuyển Tồn cầu BEGONIA nói riêng thành cơng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhiều mặt hàng sản phẩm ngành giao nhận hàng hóa Việt Nam nói chung phát triển, đạt vị trí quan trọng giới Là sinh viên, với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé vào phát triển công ty TNHH Thương mại Vận chuyển Toàn cầu BEGONIA, tác giả sâu nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng hóa vận tải biển công ty mạnh dạn đưa vài giải pháp 62 Nhưng kiến thức kinh nghiệm hạn chế mình, viết tác giả chắn cịn nhiều thiếu sót Tác giả mong có bảo giúp đỡ thầy, cô để tác giả có hiểu biết thấu đáo q trình học tập cơng tác sau TÀI LIỆU THAM KHẢO Website công ty: http://begonia.vn/ Báo cáo kết hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH Thương mại Vận chuyển Tồn cầu BEGONIA năm 2019 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH Thương mại Vận chuyển Toàn cầu BEGONIA năm 2020 Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH Thương mại Vận chuyển Toàn cầu BEGONIA năm 2021 GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Th.S Kim Ngọc Đạt, Giáo trình Quản trị xuất nhập khẩu, NXB Kinh tế TP.HCM, TP.HCM, năm 2017 PGS.TS Phạm Duy Liên, Giáo trình Giao dịch thương mại quốc tế, NXB Thống kê, Hà Nội, năm 2012 Th.S Ngô Thị Hải Xuân, Kinh tế phân tích hoạt động kinh doanh thương mại, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội, năm 2006 Website Hải quan Việt Nam: https://customs.gov.vn/ 63 ... CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ VẬN CHUYỂN TOÀN CẦU BEGONIA Ngành:... thiệu Công ty TNHH Thương mại Vận chuyển toàn cầu BEGONIA  Chương 2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập FCL đường biển Công ty TNHH Thương mại Vận chuyển toàn cầu BEGONIA  Chương 3: Một số giải pháp. .. báo cáo hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập nhóm giải pháp để hồn thiện nâng cao hiệu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập Công ty TNHH Thương Mại Vận Chuyển Toàn Cầu Begonia  Phạm vi báo