GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN AN THỜI
Tổng quan về Công Ty Cổ Phần An Thời
1.1.1 Sơ lược về công ty
Tên công ty: Công Ty Cổ Phần An Thời
Tên giao dịch quốc tế: JUST IN TIME JOINT STOCK COMPANY JIT JSC
Trụ sở chính: 5 Đống Đa, phường 2, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh
Văn phòng làm việc: 5 Đống Đa, phường 2, Quận Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh Đại diện pháp luật: Trần Thị Lệ Quyên Điện thoại: +84 +(028) 3547 1513
Hình 1.1 Logo Công Ty Cổ Phần An Thời
(Nguồn: Website Công Ty Cổ Phần An Thời)
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ năm 2006, tới nay với hơn 10 năm hoạt động và phát triển trong lĩnh vực vận chuyển hàng hoá, hậu cần, Công Ty Cổ Phần An Thời ( Just In Time JSC- JIT) đã được biết đến trên thị trường như một đối tác tin cậy và nhà cung cấp dịch vụ mà khách hàng có thể tin tưởng trong lĩnh vực này
Hình 1.2 Lịch sử hình thành Công Ty Cổ Phần An Thời
Lĩnh vực kinh doanh
Hiện tại, Công Ty Cổ Phần An Thời đang cung cấp đa dạng các loại dịch vụ giao nhận và vận chuyển:
- Dịch vụ vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế
- Dịch vụ vận chuyển đường biển
- Dịch vụ vận chuyển đường bộ
- Dịch vụ khai thuê hải quan
- Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu
- Đại diện bán cước hàng hóa cho các hãng hàng không
Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty
1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức
Hình 1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty Cổ Phần An Thời
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế hợp lý với đầy đủ các phòng ban cần thiết, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả.
1.3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2020-2022
Trong những năm qua, công ty đã tạo ra một môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp, mang lại sự thoải mái cho nhân viên Điều này không chỉ giúp
Với phương châm "Sự thành công của quý khách cũng là sự thành công của chúng tôi", Just In Time tập trung vào khách hàng và cam kết cung cấp dịch vụ logistics hiệu quả nhất.
Dưới đây là kết quả kinh doanh của Công Ty Cổ Phần An Thời trong giai đoạn
Bảng 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần An
Thời giai đoạn 2020-2022 Đơn vị: tỷ VNĐ
2020 2021 2022 Tốc độ tăng trưởng 2021 so với 2020 (%)
Tốc độ tăng trưởng 2022 so với 2021 (%)
Tổng doanh thu 31.742 36.197 45.832 Tăng 14.04% Tăng 26.63%
Lợi nhuận sau thuế 3.111 3.545 4.269 Tăng 13.95% Tăng 20.42%
Trong giai đoạn 2020-2022, hoạt động kinh doanh của An Thời đã ghi nhận sự tăng trưởng đáng kể trong tổng doanh thu, theo số liệu từ Bảng 1.
Mặc dù chịu ảnh hưởng tiêu cực từ Covid-19, nền kinh tế năm 2021 vẫn ghi nhận doanh thu tăng 14,04% so với năm 2020, cùng với lợi nhuận sau thuế cũng có sự gia tăng đáng kể.
Trong năm 2022, doanh thu tăng 26.63% so với năm 2021 và dẫn đến lợi nhuận sau thuế cũng tăng 20.42%
Trong giai đoạn 2020-2022, dù bị ảnh hưởng bởi đại dịch Covid 19 nhưng công ty
An Thời vẫn thấy được sự đột phá về doanh thu và có những chuyển biến tích cực
Mặc dù lợi nhuận của công ty An Thời vẫn tăng, nhưng mức độ chưa cao, đây là thời điểm thích hợp để công ty xây dựng chiến lược kinh doanh và đổi mới hình ảnh nhằm thu hút khách hàng Điều này phản ánh bộ máy làm việc chặt chẽ và hiệu quả của công ty, góp phần vào sự phát triển bền vững trong tương lai.
Mô tả vị trí thực tập
1.4.1 Giới thiệu vị trí thực tập
Trong thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần An Thời, tôi đã trải nghiệm nhiều công việc liên quan đến logistics như tìm kiếm khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, tư vấn dịch vụ xuất nhập khẩu, và đàm phán với khách hàng Tôi cũng đã được trực tiếp khai báo tờ khai trên hệ thống ECU VNACCS và thực tế tại Cảng Cát Lái để hiểu rõ quy trình xuất nhập khẩu Qua thời gian thực tập, tôi áp dụng hiệu quả kiến thức học được và phát triển kỹ năng giao tiếp, đàm phán, cùng tư duy linh hoạt Những kiến thức và kỹ năng này sẽ hỗ trợ tôi trong công việc và phát triển sự nghiệp tương lai Báo cáo với chủ đề “QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN AN THỜI” là tổng hợp những kiến thức và kỹ năng mà tôi đã tích lũy trong quá trình thực tập.
1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban thực tậpThực tập tại công ty JIT, em có cơ hội được trải nghiệm thực tế tại bộ phận Xuất Nhập khẩu của công ty
Bộ phận Xuất Nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các dịch vụ Logistics, được phân chia thành hai mảng hoạt động chính: chứng từ và giao nhận.
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị, khai báo và xin các loại tài liệu như booking tàu, phát hành HBL, lệnh giao hàng (D/O) Công việc này bao gồm tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ và thực hiện khai báo hải quan điện tử, đồng thời theo dõi tình trạng của các chứng từ liên quan.
15 SVTH: PHẠM NGỌC ANH hình vận chuyển hàng hoá và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo hàng hoá được lưu thông trơn tru
Giao nhận là quá trình quan trọng trong việc tiếp nhận và chuyển giao chứng từ, cũng như thực hiện các thủ tục thuế và hải quan tại cảng Ngoài ra, việc giao nhận hàng hóa từ cảng về kho cho khách hàng cũng là một phần không thể thiếu Những ưu điểm của dịch vụ giao nhận giúp tối ưu hóa quy trình logistics, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và an toàn.
Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, năng động nhiệt tình, sáng tạo trong công việc
Nhân viên mới được tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, xây dựng quy trinh giao nhận bằng văn bản cụ thể
Công ty có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, với các bộ phận liên kết chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho khả năng làm việc nhóm hiệu quả Môi trường làm việc tại đây thân thiện và hòa đồng, giúp tăng cường sự hợp tác giữa các nhân viên.
Cơ sở vật chất và hoạt động marketing của công ty chưa được chú trọng đúng mức, dẫn đến việc nhân viên kinh doanh chủ yếu làm việc độc lập trong việc tìm kiếm khách hàng Sự thiếu thống nhất này gây khó khăn trong việc tiếp cận và mở rộng thị trường.
Tăng cường cơ sở vật chất
Chính sách khen thưởng và phê bình kịp thời, chính xác không chỉ khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực mà còn giúp khắc phục tình trạng lơ là trong công việc, đồng thời nâng cao tính đoàn kết nội bộ.
Các thành viên trong công ty cần tăng cường tham gia các khóa học về nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ
Tạo điều kiện cho nhân viên cọ xát thực tế, tích lũy kinh nghiệm
PHÂN TÍCH QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG
Sơ đồ về quy trình nghiệp vụ xuất hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần An Thời
2.1 Sơ đồ về quy trình nghiệp vụ xuất hàng nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần An Thời
Nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại công ty JIT bao gồm các bước cơ bản được trình bày trong hình 2.1 Những bước này được tổng hợp từ quá trình thực tập, quan sát của tôi và những ý kiến đóng góp từ công ty.
Xác định ngày đóng hàng Đàm phá và ký kết hợp đồng
Tiếp nhận và kiểm tra thông tin Đặt booking
Tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu và đồng hàng
Khai báo hải quan điện tử
Lấy S/I và B/L, tính toán chi phí, gửi đề nghị thanh toán, nhận thanh toán
Gửi chứng từ cho khách hàng
Xin giấy phép xuất khẩu
Xem lịch tàu và đặt chỗ
Loại hàng, số lượng hàng, số container, số seal,…
Nhận kết quả phân luồng Đỏ
Hình 2.1 Tổng quan quy trình nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa của Công Ty
(Nguồn: Bộ phận Chứng Từ Công Ty Cổ Phần An Thời)
Tổng quan về quy trình xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần An Thời
2.2.1 Quan hệ giữa các bên hợp đồng minh họa
Hợp đồng minh họa giữa công ty TNHH xuất nhập khẩu thực phẩm Bình Minh 1995 và SEA FOODS DEVELOPMENT IMPEX liên quan đến mặt hàng bánh tráng (HS Code: 19059070) Người bán xuất khẩu theo điều kiện FOB, do đó, công ty cổ phần An Thời sẽ đảm nhận thủ tục hải quan xuất khẩu và vận chuyển hàng hóa đến cảng Bên nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu và sắp xếp vận chuyển quốc tế Hình 2.2 minh họa tổng quan về mối quan hệ giữa các bên trong hợp đồng này.
Hình 2.2 Tổng quan về mối quan hệ giữa các bên trong hợp đồng
- Nhà xuất khẩu: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THỰC PHẨM BÌNH MINH 1995
- Công Ty Cổ Phần An Thời là forwarder bên nhà xuất khẩu
Công ty TNHH xuất nhập khẩu thực phẩm Bình
Công Ty TNHH Maesk Việt Nam
- Nhà nhập khẩu: SEA FOODS DEVELOPPMENT IMPEX
- MKT LOGISTICS COMPANY LIMITED là forwarder bên nhà nhập khẩu
- Hàng được hạ ở Cát Lái rồi từ Cát Lái chuyển tải ở cảng Tanjung Pelepas, Malaysia Cảng đến là cảng TNMSC 2000, France Điểm đến cuối cùng là Le Havre, France
2.2.2 Đàm phán ký kết hợp đồng
Nhân viên công ty An Thời sẽ tìm kiếm dữ liệu khách hàng qua các nền tảng mạng xã hội như Facebook và Zalo Họ sẽ liên hệ với các công ty xuất nhập khẩu để chào giá cước và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty Tùy theo nhu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành trao đổi và đàm phán về giá cả cũng như dịch vụ cung cấp.
Trong quá trình tìm kiếm khách hàng, nhân viên kinh doanh đã liên hệ với công ty TNHH xuất nhập khẩu thực phẩm Bình Minh 1995 và được biết rằng khách hàng cần xuất khẩu một lô hàng đến Havre, Pháp Sau khi nắm rõ thông tin lô hàng như tên hàng, đặc tính hàng hóa, số container, nơi đi và nơi đến, nhân viên tiến hành báo giá dịch vụ Đàm phán và thỏa thuận các điều khoản hợp đồng diễn ra giữa nhân viên kinh doanh và khách hàng để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên Hợp đồng dịch vụ được ký kết theo các điều khoản đã thỏa thuận, trong đó công ty An Thời chịu trách nhiệm thuê tàu, thông quan hàng hóa tại TP Hồ Chí Minh và vận chuyển đến nhà nhập khẩu với hàng được đóng trong container 20”GP Mọi thay đổi về điều khoản hợp đồng sẽ được thỏa thuận qua email, fax hoặc điện thoại và xác nhận bằng văn bản kèm theo phụ lục hợp đồng nhằm hạn chế tranh chấp phát sinh.
2.2.3 Tiếp nhận và kiểm tra thông tin
Sau khi đạt được thỏa thuận, công ty An Thời sẽ thực hiện thủ tục xuất khẩu, trong khi công ty TNHH xuất nhập khẩu thực phẩm Bình Minh 1995 có trách nhiệm gửi các giấy tờ cần thiết qua e-mail đến công ty An Thời.
Trong giao dịch này thì bên xuất khẩu là công ty TNHH xuất nhập khẩu Bình Minh
Năm 1995, SEA FOODS DEVELOPPMENT IMPEX là bên nhập khẩu, hợp tác với công ty thực phẩm Bình Minh và An Thời để đóng hàng, thuê phương tiện vận chuyển và thực hiện thủ tục hải quan SEA FOODS DEVELOPPMENT IMPEX cũng làm việc với MKT Logistics để thuê cước tàu, theo hợp đồng incoterm FOB, bên nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu Các chứng từ cần được kiểm tra kỹ lưỡng.
Nhân viên chứng từ An Thời tiến hành kiểm tra toàn bộ thông tin trên Booking để xác nhận tính chính xác và đầy đủ Nếu phát hiện sai sót, họ sẽ thông báo cho hãng tàu để sửa đổi Sau khi hoàn tất kiểm tra, nhân viên sẽ gửi lại Booking cùng với thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho nhà xuất khẩu Những thông tin này giúp nhà xuất khẩu theo dõi, lập C/I, PL, lấy container rỗng về kho, đóng hàng và đưa hàng ra cảng.
Tên tàu và số chuyến (Vessel/ Voyate): MAERSK JAIPUR/308S
Tên hàng (Commodity): RICE PAPER
Thời gian cắt máng (Cut off time): 2023-02-18 11: 59
Cảng xếp hàng (Port of Loading): CAT LAI TERMINAL
Cảng chuyển tải (Port of Discharge): PELABUHAN TANJUNG PELEPAS PERMINAL
Cảng giao hàng (Port of Delivery): TN MSC 2000
Ngày cấp Container rỗng (Release date): 2023-02-13
Số lượng Container, loại Container (Qty/ Size): 20 GP x 1
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Nhân viên chứng từ của JIT sẽ kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên C/I của thực phẩm Bình Minh 1995, vì C/I là chứng từ thanh toán quan trọng Các thông tin như đơn hàng, đơn giá, số lượng, thành tiền và phương thức thanh toán cần phải được xác minh cẩn thận Điều khoản thanh toán quy định đặt cọc 30% và 70% còn lại sẽ được thanh toán sau khi nhận bản scan của chứng từ.
Hình 2.3 Thông tin chi tiết hàng hóa trên Commercial Invoice
Phiêu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Khi nhận được PL từ nhân viên chứng từ công ty An Thời, quá trình kiểm tra thông tin là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác Mục đích của PL là hướng dẫn cách đóng gói hàng hóa, do đó cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin như trọng lượng tịnh, số lượng kiện hàng và quy cách đóng gói.
Hình 2.4 Thông tin về hàng hóa trên Packing list
2.2.4 Đặt Booking Đại diện hãng tàu MAERSK sẽ gửi email hồi đáp kèm một số lưu ý, thời hạn của hãng tàu về việc lấy container rỗng, hạ bãi chờ xuất tàu và một số yêu cầu khác Nếu người đặt booking có sửa đổi hoặc yêu cầu sửa đổi phải báo ngay với hãng tàu Cần lưu ý thời gian cut off và cung cấp thông tin làm S/I trên hãng tàu đúng hạn trên booking note
Trong quá trình đặt chỗ cho lô hàng xuất khẩu của công ty thực phẩm Bình Minh 1995, MKT Logistics đã nhận được phản hồi từ hãng tàu Maersk qua email, kèm theo Booking Note 24894012 cho tàu MAERSK JAIPUR 308S Hãng tàu đặc biệt lưu ý rằng thời gian cắt hạn đặt chỗ là trước 11 giờ 59 phút ngày 18-02-2023.
2.2.5 Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu và đóng hàng
Công ty An Thời sẽ đại diện cho khách hàng và nhà xuất khẩu thực hiện đăng ký kiểm dịch thực vật cho lô hàng xuất khẩu Việc đăng ký này cần được hoàn thành trước 1-2 ngày trước khi tàu chạy tại Trung tâm kiểm dịch thực vật vùng II, địa chỉ số 28 Mạc Đĩnh Chi, phường Đa Kao, quận 1, TP Hồ Chí Minh Lô hàng của Công ty TNHH thương mại xuất nhập khẩu Bình Minh 1995, gồm bánh tráng làm từ bột gạo với HS Code: 19059070, thuộc danh mục bắt buộc phải đăng ký kiểm dịch theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong thông tư số 15/2018/TT-BNNPTNT.
Nhân viên giao nhận của công ty An Thời sử dụng Booking và giấy giới thiệu từ công ty thực phẩm Bình Minh 1995 Khi nhận container, họ phải kiểm tra kỹ chất lượng và chụp ảnh xác nhận nguyên trạng để đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình vận chuyển, tránh tranh chấp khi trả lại hãng tàu Trong quá trình xếp hàng lên container, nhân viên cũng kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa để đảm bảo đúng như mô tả của khách hàng.
Nhân viên kinh doanh của công ty An Thời sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu và thời gian đóng hàng cho nhân viên giao nhận.
22 SVTH: PHẠM NGỌC ANH theo dõi, phối hợp với khách hàng đưa container đến kho của công ty xuất khẩu để đóng hàng và vận chuyển ra cảng
2.2.6 Khai báo hải quan điện tử
Bộ phận chứng từ của công ty An Thời sẽ thực hiện thủ tục hải quan để thông quan lô hàng, dựa trên các chứng từ do nhà sản xuất cung cấp.
Hợp đồng ngoại thương (Sales contract)
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing list)
Công ty sẽ tiến hành khai báo hải quan thông qua phần mềm ECUS - VNACCS Từ màn hình desktop nhấp vào biểu tượng của phần mềm ECUS - VNACCS
Hình 2.5 Biểu tượng của phần mềm ECUS5/VNACCS
Sau khi cửa sổ mở ra, công ty sẽ nhập tên và mã truy cập, sau đó truy cập vào màn hình chính, nơi giao diện sẽ được hiển thị.
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm ECUS - VNACCS đã cài đặt trên máy
NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN
Nhận xét và đánh giá về quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty
3.1.1 Nhận xét về tổng thể quy trình
Công ty cổ phần An Thời đã có hơn 10 năm hoạt động và phát triển, khẳng định vị thế trên thị trường cả trong và ngoài nước nhờ nỗ lực của Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên Trong thời gian thực tập, tôi đã được hướng dẫn và nắm bắt quy trình giao nhận hàng hóa, nhận thấy quy trình xuất khẩu của công ty rất chi tiết và rõ ràng, thực hiện bởi đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm Quy trình này cho phép nhân viên giải quyết công việc theo trình tự và nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh Các bộ phận trong quy trình liên kết chặt chẽ để kiểm tra, giám sát và hỗ trợ nhau, nhằm hạn chế sai sót trong công việc.
3.1.2 Đánh giá quy trình xuất khẩu hàng hóa nguyên Container bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần An Thời
Công ty sở hữu một đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và nhiệt huyết, với trình độ chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Họ không chỉ am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ mà còn luôn sáng tạo trong công việc, mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế gọn nhẹ với các bộ phận liên kết chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho khả năng làm việc nhóm hiệu quả Môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng cũng góp phần hỗ trợ nhân viên trong việc xử lý đơn hàng cho khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Công ty giao dịch với khách hàng chủ yếu bằng điện thoại, zalo, email, nên thuận tiện, linh động và tiết kiệm được nhiều thời gian
Bên cạnh những ưu điểm, công ty cũng tồn tại một số nhược điểm cần được sửa đổi và cải thiện trong tương lai
Cạnh tranh giữa các công ty xuất nhập khẩu đang gia tăng, đặc biệt là trong lĩnh vực vận tải quốc tế và đại lý hãng tàu Sự xuất hiện của đối thủ với giá cước tàu thấp hoặc việc phá giá đã tạo ra nhiều thách thức trong việc thu hút khách hàng mới cho công ty.
Hiện nay, công ty chủ yếu tập trung vào khai thác mảng giao nhận hàng hóa, bao gồm làm chứng từ và thông quan, mà chưa chú trọng phát triển hoạt động đại lý hãng tàu và kho hàng.
Hoạt động marketing và phát triển thị trường của công ty chưa được chú trọng đúng mức, chủ yếu do nhân viên kinh doanh thực hiện một cách riêng lẻ để tìm kiếm khách hàng Sự thiếu thống nhất này đã gây hạn chế trong việc tiếp cận khách hàng hiệu quả.
Đề xuất và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện giao nhận hàng hóa nguyên
3.2.1.1 Nâng cao chất lượng quản lý, trình độ chuyên môn của lãnh đạo và nhân viên
Hoạt động giao nhận hàng hóa bằng container liên quan đến nhiều lĩnh vực và quốc gia trên toàn cầu Để thành công trong lĩnh vực này, không chỉ cần kiến thức về giao nhận mà còn phải nắm vững luật pháp quốc tế, thông thạo ngoại ngữ và hiểu biết về phong tục tập quán của từng quốc gia.
Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các chính sách khen thưởng và phê bình một cách kịp thời và chính xác Điều này không chỉ khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực mà còn giúp khắc phục tình trạng lơ là trong công việc, đồng thời nâng cao tính đoàn kết trong nội bộ.
Các thành viên trong công ty nên tích cực tham gia các khóa học chuyên môn và ngoại ngữ để nâng cao kỹ năng Điều này không chỉ giúp họ cọ xát thực tế mà còn tạo cơ hội tích lũy kinh nghiệm quý báu.
3.2.1.2 Tăng cường cơ sở vật chất của công ty
Hoạt động giao nhận vận tải bằng container đòi hỏi việc duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và giải quyết vấn đề nhanh chóng Để tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, công ty cần trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, giúp nhân viên thuận tiện trong việc liên lạc và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Đầu tư vào cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị như máy fax, máy in, và máy tính là rất quan trọng Đồng thời, việc kiểm tra định kỳ các thiết bị và máy móc giúp tránh tình trạng hư hỏng trong quá trình làm việc.
Hướng dẫn nhân viên các sử dụng, bảo quản và sửa chữa một số lỗi cơ bản của thiết bị
3.2.1.3 Hoàn thiện nghiệp vụ chứng từ, giảm thiểu số lượng chứng từ sai sót
Để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, cần giảm thiểu số lượng sai sót và chỉnh sửa trong bộ chứng từ, đồng thời cập nhật thông tin hàng hóa lên hệ thống một cách liên tục và chính xác Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra của nhân viên chứng từ và các bước tiếp theo trong quy trình làm việc.
Chứng từ được kiểm tra qua hai vòng với sự hỗ trợ của người giám sát Khi gửi chứng từ cho khách hàng, bộ phận chứng từ sẽ đính kèm email của một nhân viên khác để đảm bảo theo dõi và hỗ trợ khi cần thiết Tất cả chứng từ sẽ được tải lên hệ thống thông tin của công ty, giúp nhân viên chứng từ và nhân viên kinh doanh theo dõi lô hàng dễ dàng Nhân viên chứng từ cần thông báo cho khách hàng về thời gian nộp thông tin như SI, VGM và thời gian cho phép chỉnh sửa chứng từ; nếu khách hàng chỉnh sửa sau thời gian quy định, sẽ có phí chỉnh sửa áp dụng.
3.2.1.4 Nâng cao hiệu quả các kênh tiếp cận khách hàng
Để phát triển bền vững, công ty cần tăng cường các hoạt động xúc tiến thương mại Hiện tại, các phòng ban còn thiếu kinh nghiệm trong marketing, do đó cần tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng Việc nâng cao hiệu quả các kênh tiếp cận và nắm bắt nhu cầu của khách hàng để đáp ứng kịp thời là rất quan trọng.
Để nâng cao hiệu quả tiếp cận khách hàng, công ty nên tận dụng các kênh online nhằm tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng Marketing online không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cho phép tiếp cận người dùng qua website và mạng xã hội Công ty cũng cần xem xét việc tuyển dụng nhân viên chuyên trách marketing, vì hiện tại các hoạt động này chủ yếu do nhân viên kinh doanh đảm nhiệm và chưa đạt hiệu quả rõ rệt Về nội dung website, cần cải thiện các bài viết trong mục giới thiệu công ty và bổ sung thông tin cho mục dịch vụ Đồng thời, công ty cần liên tục cập nhật thông tin mới trong ngành, bao gồm Thông tư, Nghị định, Biểu thuế, thay đổi thủ tục, cũng như thông tin về thị trường và tình hình xuất nhập khẩu trong nước và quốc tế.
Đề xuất, góp ý đối với quá trình học tập tại Khoa Quản trị Kinh doanh và tại trường Đại học Mở TP.HCM
và tại trường Đại học Mở TP.HCM
Bổ sung các hoạt động như khai báo hải quan, đọc hiểu chứng từ, tham quan Cảng và các công ty Logistics sẽ giúp sinh viên hình dung rõ hơn về công việc tương lai, từ đó tạo hứng thú trong quá trình học tập.
Nâng cao cơ sở vật chất trong giảng đường là cần thiết để tạo ra môi trường học tập tốt hơn cho sinh viên Việc trang bị máy chiếu có độ nét cao giúp sinh viên dễ dàng theo dõi bài giảng Bên cạnh đó, việc bổ sung bàn ghế cho các khu tự học cũng tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trong quá trình học tập.
Đề xuất góp ý đối với những sinh viên thực tập tiếp theo
Sinh viên không chỉ tiếp thu kiến thức từ giảng đường mà còn chủ động tìm kiếm tài liệu và nguồn thông tin trên mạng để trang bị thêm kiến thức thực tế Họ tích cực tìm hiểu yêu cầu công việc và ngành nghề mà mình định hướng thông qua sự chia sẻ từ người thân, bạn bè và anh chị khóa trên, nhằm nâng cao hiểu biết và chuẩn bị tốt cho tương lai.
Trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, các công ty thường ưu tiên tuyển dụng thực tập sinh và nhân viên có khả năng ngoại ngữ tốt Do đó, việc đầu tư vào các ngôn ngữ như tiếng Anh và tiếng Trung là rất cần thiết để ứng viên có thể tìm kiếm những cơ hội việc làm hấp dẫn hơn.
Trước khi bắt đầu thực tập, sinh viên cần tìm hiểu kỹ về công việc sẽ thực hiện, quyền lợi của mình, và người hướng dẫn trực tiếp Ngoài ra, sinh viên cũng nên xác định xem doanh nghiệp có cung cấp tài liệu và dấu mộc thực tập hay không, nhằm tránh việc phải tìm kiếm một doanh nghiệp khác nếu doanh nghiệp hiện tại không đáp ứng đủ yêu cầu.
• Cần xác định rõ mục tiêu của thực tập chính là tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm thực tế