Ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả quy trình thu mua tại các công ty thương mại điện tử

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Họ tên: Lê Minh Tiến CHUYÊN ĐÈ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ủng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quy trình thu mua cơng ty thương mại điện tử Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng 11 năm 2017 Mục lục LỜI CẢM ƠN XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THựC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẢN MỤC LỤC PHÀN MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI PHƯƠNG PHÁP VÀ PHẠM VI NGHIÊN cứu CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VÀ GIỚI THIỆU CÔNG TY CỐ PHẦN ĐÀU TƯ THIÊN ÂN (AADISTRIBUTION) Giới thiệu tổng quát Công ty Lịch sử hình thành trình phát triển Thị trường, sản phẩm Tổ chức máy quản lý 10 Ket sản xuất kinh doanh 11 CHƯƠNG 2: THựC TRẠNG VÀ ĐÁNH GÍA HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THU MUA TẠI DOANH NGHIỆP ? 13 Thực trạng quy trình thu mua Cơng ty cổ phần đầu tư Thiên Ân 13 Sơ đồ quy trình thu mua bước thực 13 Nghiệp vụ ưong thực quy trình thu mua 15 Đánh giá thực trạng 15,16 CHƯƠNG 3: LÝ THUYẾT VÈ HOẠT ĐỘNG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VÀ QUY TRÌNH Cơ BẢN THU MUA : 16 Khái niệm vê thương mại điện tử 16 Khái niệm 16 Yeu tố công nghệ 17 Tổng quan hoạt động thu mua 17 Khái niệm 17 Mục tiêu tầm quan trọng thu mua doanh nghiệp thương mại 17 Nguyên tắc thu mua 17 Thế quy trình thu mua hồn hảo 19 Quy trình thu mua 20 Chuyên viên thu mua 21 Bắt kịp xu hướng áp dụng cơng nghệ vào quy trình thu mua 22 CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ NHẰM TỐI Ưu HĨA QUY TRÌNH THU MUA, ĐẢM BẢO TÍNH CHẶT CHẺ TRONG QUY TRÌNH VÀ GIẢM THIẺU RỦI RO VÈ TỔN THÁT HÀNG HÓA 23 Định hướng phát triển Công ty giai đoạn 2015-2016 24 Mục tiêu tổng quát việc ứng dụng công nghệ 25 Giải pháp tối ưu hóa quy trình thu mua ứng dụng công nghệ 26 Giới thiệu phần mềm ứng dụng 27 Tính tiện ích ứng dụng 28 Tài 29 Mơ tả thực hóa q trình thu mua có ứng dụng hệ thống thơng tin quản lý QuickBase 30 NGUỒN THAM KHẢO 32 PHẦN MỞ ĐÀU LỶ DO CHỌN ĐÈ TÀI Hoạt động chuỗi cung ứng nói chung ngành thu mua nói riêng quan trọng hoạt động sản xuất doanh nghiệp sản xuất Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phục vụ cho chuỗi cung ứng ngày gia tăng, việc đòi hỏi quy trình thực chặt chẽ trơn chu quy trình hoạt động frong chuỗi cung ứng nói chung ngành thu mua nói riêng mạnh doanh nghiệp việc quản trị hiệu yếu tố đầu vào đầu ra, đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp Áp dụng công nghệ ứng dụng vào chức quản trị tạo xác, chặt chẽ sử dụng hiệu nguồn lực đầu vào, đầu Khoa học công nghệ ứng dụng ngày sử dụng rộng râi, nên cần bảo mật tốt thông tin vận hành việc phải cân nhắc Thương mại điện tử ngành Việt Nam, ứng dụng công nghệ thông tin để quản ưị tốt hoạt động thương mại điều cốt lõi Thêm vào đó, thương mại điện tử ngành có tiềm cao tương lai người ứng dụng thiết bị công nghệ xung quanh mình, cơng nghệ đem lại nhiều hội cho thương mại nội địa quốc tế Tuy nhiên, thương mại điện tử đòi hỏi hiểu biết kỹ quản trị tốt, phải áp dụng toi đa biện pháp cơng nghệ suốt q trình hoạt động dựa ưên tiêu chí bảo mật an tồn nên việc sử dụng cơng nghệ có sẵn đem đến rủi ro rị rỉ thơng tin với đối thủ công cụ quản trị không đủ để vận hành hiệu Do việc thiết kế phát triển công cụ ứng dụng công nghệ riêng để phục vụ cho nhu cầu doanh nghiệp điều cần thiết ưu tiên hàng đầu Việc kết hợp chuỗi cung ứng nói cung thu mua nói riêng với cơng nghệ điện tử điều doanh nghiệp cần thực nhanh chóng để đảm bảo có chu kỳ hoạt động chặt chẽ rủi ro mức thấp Do đó, em chọn tên đề tài “ửng dụng cơng nghệ nhằm nâng cao hiệu quy trình thu mua công ty thương mại điện tử”, nhằm đưa giải pháp công nghệ ứng dụng dựa ữên thông tin so liệu mang lại từ doanh nghiệp đóng góp phần đề xuất để doanh nghiệp sử dụng để thực hiệu hoạt động thu mua chuỗi cung ứng doanh nghiệp PHƯƠNG PHÁP VÀ PHẠM VI NGHIÊN cứu Đối tượng nghiên cứu • Việc áp dụng công nghệ tin học vào hoạt động thu mua doanh nghiệp thương mại điện tử Phương pháp nghiên cúm • Phương pháp quan sát • Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phạm vi nghiên cứu • Hoạt động thu mua công ty cổ phần đầu tư Thiên Án • Thời gian: tháng CHƯƠNG KHÁI QT VÀ GIỚI THIỆU TỊNG QT CƠNG TY CƠ PHÀN ĐÀU Tư THIÊN ÂN (AADISTRIBUTION) A Giới thiệu tổng quát doanh nghiệp - Công ty cổ phần đầu tư Thiên Ân thành lập vào năm 2007 Vào năm 2016, AADistribution, doanh nghiệp phân phối thưomg mai điện tử thành lập công ty công ty cổ phần đầu tư Thiên Ân, liên hiệp nhóm đội ngũ có kiến thức chun mơn thương mai điện tử logistics, hướng đến giá trị có chung tầm nhìn Với ứng dụng kiến thức kinh nghiệm đạt suốt thời gian dài trình làm việc ữau chuốt kỹ nghiệp vụ ngành kinh doanh bán lẻ online, AAD có khả nhận dạng mối liên hệ hoạt động thương mại điện tử logistics xu hướng phát triển thị trường thương mại điện tử kinh doanh online đầy hứa hẹn Việt Nam dành cho nhà bán lẻ quốc nội Dựa vào đó, AAD thành lập để kết nối khách hàng, nhà cung cấp kênh cách mang đến giải pháp thông minh nhằm tối ưu hóa đáp ứng nhu cầu bên Mục tiêu cao AAD cung cấp dịch vụ phân phối online trọn từ đầu vào đến đầu - AAD có trụ sở thành phố Hồ Chí Minh, có mặt nhiều phân khúc thị trường khác khu vực hai văn phòng đại diện xuyên quốc gia Singapore Philippine Với tư cách doanh nghiệp có tốc độ phát triển vượt bậc, AAD tin tiếp tục mở rộng phát triển văn phòng đại diện khu vực ưong thời gian tới - Hoạt động kinh doanh công ty nhà phân phoi hãng nhiều mặt hàng tiêu dùng khác hàng tiêu dùng nhanh Kotex, tả giấy, sản phẩm kỹ thuật số hóa sản phẩm điện gia dụng gia dụng Công ty phân phoi phạm vi phủ khắp nơi nước Việt Nam nhờ vào phát triển thương mại điện tử sàn thương mại điện tử Lazada, Shopee, Adayroi - Dựa quy định đối tác nhà cung cấp, công ty đối tác nhiều nhà cung cấp quốc tế Elmich, Philips Thermos, làm việc đối tác chiến lược để đề giải pháp mang tính kỹ thuật số hóa thơng suốt đa kênh bán hàng online khác AAD tự hào công ty đối tác phân phối thành công cho thưomg hiệu lớn thành công Huggies, Kotex Điện Quang thị trường Việt B Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Ngụồn:tác giả 10 c Hoạt động kinh doanh doanh nghiệp quý đầu năm 2016-2017 (VND) Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng 20 16 21.067.000 50.089.000 25.457.000 153.980.000 34.894.000 27.632.000 20 17 426.346.400 1.496.880.000 1.345.961.000 1.583.441.000 834.543.000 2.258.932.000 * • Hoạt động kinh doanh vào đầu năm 2016, doanh thu doanh nghiệp qua tháng đầu chưa ổn định, tỉ số tăng giảm không có chênh lệch rõ tháng năm 2016 • Hệ thống quản lý vận hành chưa tối ưu nên cơng ty chưa tối đa hóa doanh thu lợi nhuận • Năm 2017, sau năm kinh doanh thành công bước đầu, cơng ty hồn thiện hon quy trình vận hành nội nguồn lực cải thiện tốt nên doanh thu công ty đạt cao so với năm 2016 • Gia tăng số lượng đối tác phân phối, công ty đầu tư marketing để nhà cung cấp quan tâm đối tác thưong mại ý hon, công ty đa dạng hóa sản phẩm thị trường thưong mại điện tử 11 Hoạt động kinh doanh công ty quý đâu năm 2016-2017 Doanh thu công ty cải thiện rõ rệt sau tháng tập trung đầu tư nâng cao quy trình vận hành, quản trị tạo thêm nhiều mối quan hệ tốt từ bên đối tác thưomg mại 12 CHƯƠNG 2: THựC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG VÀ QUY TRÌNH THỨ MUA TẠI DOANH NGHIỆP A Quy trình bước thực thu mua doanh nghiệp Đối với hàng mua đứt Nhận biết, dự báo nhu cầu Thiết lập cụ thê nhụ cầu số lượng san phàm Đàm phán giá Gừi đơn đặt hàng thông qua qua mail, fax Thiết lập đơn đặt hàng trèn hệ thống c Theo dịi kiêm tra giao hàng thơng qua ghi nhận nhập xuất kho A Chấp nhận hóa đơn thực tốn Kiêm tra chứng từ thu cơng tiến hành toán Á Nhận xét chung quy trình hàng mua đứt chặt chẽ nghiệp vụ, tiến hành xác theo quy trình 13 giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển thấp Các mục tiêu lúc thống thơng thường để đạt người phải hy sinh khác hay thứ khác Chẳng hạn thường xảy mâu thuẫn chất lượng giá cả, chất lượng tốt giá cao ngược lại Ngồi mục tiêu mua hàng mâu thuẫn với mục tiêu chức khác Vì xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng ứong tổng thể mục tiêu doanh nghiệp tuỳ điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực vào việc hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp Tầm quan trọng cùa quản trị mua hàng: - Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp thể chỗ phải tổ chức, đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng cho mua hàng thường xuyên, đặn kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu số lượng, cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá hợp lí Quản trị mua hàng phản ánh thơng qua việc phân tích bước q trình mua hàng việc phân tích, lựa chọn để đến định mua hàng Đây trình phức tạp lặp đi, lặp lại thành chu kì Nó liên quan đến việc sử dụng kết phân tích yếu tố frong quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chung tương lai; thực trạng cung cầu hàng hố thị trường; cu cấu thị trường sản phẩm; giá hành dự báo; thời hạn giao hàng điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi suất nước ngồi; chi phí lưu kho hàng loạt vấn đề khác Tổ chức tốt việc mua hàng sở để thực mục tiêu quản trị mua hàng nói rộng doanh nghiệp c Nguyên tắc Thu mua - Một nguyên tắc thu mua hàng hóa phải mua mức giá tốt với điều kiện tốt để tạo lợi nhuận tốt cho công ty Và phương tiện trợ giúp cho việc quản lý phận thu mua bạn 19 số liệu phân tích thu mua Những số liệu lập dựa nhu cầu cụ thể công tỵ bạn - Một phương pháp sử dụng để đảm bảo quản lý thu mua hàng ngày tốt việc sử dụng quy tắc thủ tục có sẵn để hạn chế đơn đặt mua hàng yêu cầu mua hàng Các đơn đặt mua hàng sử dụng để mua hàng với nhà cung cấp thỏa thuận Yêu cầu mua hàng đưa nhân công ty (không thuộc phận thu mua) họ cần loại sản phẩm cụ thể cho mục đích bảo dưỡng nhằm làm tăng nguồn hàng tình bất thường m Thế quy trình thu mua hồn hảo Một quy trình thu mua hồn hào cần phải dựa ưên tảng quy trình thu mua với kỹ nghiệp vụ lực đàm phán tốt chuyên viên thu mua 20 A Quy trình Thu mua: Nhận biết nhu cầu: bước thiếu, doanh nghiệp cần nhận biết nhu cầu sản phẩm để tiến hành mua them hàng nhập loại sản phẩm theo nhu cầu chiến lược doanh nghiệp Cụ thể hóa nhu cầu sản phẩm: Cụ thể hóa xác nhu cầu số lượng nhiều sản phẩm Tìm hiểu đánh giá nguồn/ nhà cung cấp: việc xác định nguồn người cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp, phải tiến hành liệt kê đối tác tiềm để đánh giá lựa chọn đối tác tốt Sau đó, tiếp đến thỏa thuận giá dựa ừên nguyên tắc thỏa thuận để nhận giá thấp Đàm phán giá: Doanh nghiệp tiến hành đàm phán xây dựng mối quan hệ tốt với đối tác nhằm có thỏa thuận quy định tốt giá Thiết lập đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng thể thơng tin giá, đặc tính điều kiện kèm sản phẩm hay dịch vụ Gửi đơn đặt hàng: Có nhiều phương thức gửi đơn đặt hàng email, thư, fax Theo dõi kiểm tra giao hàng: bước có ảnh hưởng lớn bước lại khả đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng cuối cùng, doanh nghiệp nên đảm bảo thỏa thuận tốt đôn đốc thời gian giao hàng để nhận hàng thời điểm Nhận hóa đơn kiểm hàng: Bước tác động đến lợi ích doanh nghiệp, nên hang bị đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ tốt để giảm thiểu rủi ro mát hay tổn thất hàng hóa giao Chấp nhận hóa đơn tốn: ba chứng từ cần phải trùng khớp với để tiến hành chi trả cho đơn đặt hàng (đơn đặt hàng gốc, hóa đơn mua hàng, biên nhận gửi hàng) 10 Ghi nhận chuyển giao hàng hóa: Lưu lại hồ sơ sau chuyển giao hàng hóa, cần có hỗ ượ quản lý tốt hồ sơ chứng từ để quản trị xuất nhập hàng hiệu B Chuyên viên Thu mua cần gì: 21 - Đứng danh nghĩa người làm lĩnh vực thu mua, chuyên viên phải có loạt kỹ quan trọng, bao gồm: “năng khiếu” kinh doanh, quản lý tài chính, khả giao tiếp đàm phán, có hiểu biết thị trường quốc tế, có sáng tạo đổi - Trong môi trường thu mua chiến lược ngày nay, cá nhân thành công phải biết kết hợp kỹ thu mua truyền thống với kỹ quản lý tốt mốt quan hệ kỹ nghe, hiểu biết, giao tiếp đồng cảm - Nghiệp vụ vận hành tốt hệ thống máy tính để theo dõi quản lý thông tin suốt trình thu mua lợi chuyên viên giúp cho việc quản trị thu mua hiệu có độ xác cao - Các mối quan hệ với đối tác (nhà cung cấp) ngày tương đối bình đẳng Người mua nhà cung cấp làm việc với từ bắt đầu đàm phán để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đàu vào kỹ thuật ý tưởng để làm giảm tổng chi phí Đồng thời người mua cần phải làm việc chặt chẽ với khách hàng để đảm bảo nhu cầu họ đáp ứng tối ưu hóa q trình c Bắt kịp xu hướng áp dụng cơng nghệ vào quy trình thu mua Trong công ty lớn, việc quản lý thu mua thơng qua hệ thống máy tính mang đến nhiều thuận lợi Không giúp quản lý việc mua hàng ngày, hệ thống cịn quản lý trình đau thầu hoạt động quảng cáo thu mua Dựa kết nghiên cứu ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin Bộ phận thu mua khách sạn Cairo Hoa Kỳ, Shedid M., Morsy M., Ghareeb A thuộc khoa Du Lịch & Khách sạn trường Đại học Fayoum tiến hành đăng tạp chí Quản lý du lịch Mỹ năm 2012, thấy việc ứng dụng cơng nghệ máy tính vào loạt ứng dụng mua sắm bao gồm thông tin liên lạc với nhà cung cấp, kiểm fra báo giá nhà cung cấp mua hàng từ danh mục nhà cung cấp giúp cắt giảm tiêu hao nhân phận thu mua cho phép mua hàng trực tuyến trực tiếp từ danh mục nhà cung cấp Việc ứng dụng hệ thống máy tính cịn giúp giảm thiểu tối đa hệ thong làm việc giấy tờ, tiết kiệm thời gian góp phần thu nhỏ chu kỳ đặt hàng 22 Việc đàm phán với nhà cung cấp xếp hợp lý Tất công việc thương lượng, đàm phán, thống giá điều kiện hợp đồng thực thông qua internet mà không thiết phải thời gian đàm phán trực tiếp Như vậy, thấy tác động tích cực mà việc áp dụng hệ thống máy tính đến việc quản lí hoạt động phận thu mua CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ NHẰM TỐI Ưu HĨA QUY TRÌNH THU MUA, ĐẢM BẢO TÍNH CHẬT CHẼ TRONG QUY TRÌNH VÀ GIẢM THIỂU RỦI RO VÈ TỔN THÁT HÀNG HÓA TRONG LĨNH vực THƯƠNG MẠI ĐIỆN A Định hướng tưomg lai gần doanh nghiệp Doanh nghiệp định hướng phát triển trở nên nhà phân phối thức vả dẫn đầu frong môi trường thương mại điện tử, bao phủ hết phân khúc thị trường từ sản phẩm tiêu dùng nhanh đến sản phẩm gia dụng điện gia dụng Trong tương lai, doanh nghiệp tiếp tục mở rộng quy mô phân phối kinh doanh kênh truyền thống kỹ thuật số hóa ữong thị trường Tiếp tục thực mục tiêu dẫn đầu lợi nhuận từ đa dạng mặt hàng thị trường, nhà phân phối độc quyền thức cho nhiều nhà cung cấp Với ứng dụng công nghệ kết hợp với kỹ vận hành quản trị có hiệu với tinh thần ln đổi để đem lại cho người tiêu dùng, doanh nghiệp hứa hẹn đối thủ lớn tiềm phát triển quốc tể cao thị trường phân phối thương mại điện tử B Mục tiêu tổng quát việc ứng dụng công nghệ Mục tiêu cần thực trình phát triển doanh nghiệp hoàn thiện quản trị hiệu tối đa nguồn lực kỹ thuật số hóa mang tính liên kết phịng ban, đối tác để theo dõi, kiểm soát dụng tối ưu nguồn lực có Đồng thời, hạn chế rủi ro thất xun suốt q trình đầu vào đầu tất sản phẩm, tối thiểu hóa chi phí vận hành nội 23