Phân tích và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình sales logistics tại công ty tnhh vận tải và tiếp vận toàn cầu (glotrans)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH SALES LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU (GLOTRANS) Sinh viên: Chu Thị Ánh Linh Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 12 năm 2023 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Sinh viên: Chu Thị Ánh Linh Mssv: 2054082043 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH SALES LOGISTICS TẠI CƠNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ TIẾP VẬN TOÀN CẦU (GLOTRANS) Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Đinh Thảo Vy TP Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2023 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin trân trọng cảm ơn trường Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh, Khoa Quản Trị Kinh Doanhvà quý thầy cô tạo điều kiện thuận lợi tận tình hỗ trợ em toàn thể bạn sinh viên học tập, rèn luyện suốt năm tháng học tập trường để hồn thành tập Em xin chân thành cảm ơn Cơ Hoàng Đinh Thảo Vy – Giảng viên hướng dẫn tận tâm theo sát giúp đỡ em suốt q trình hồn thiện báo cáo thực tập Em cảm ơn biết ơn nhiều hướng dẫn, góp ý có nhắc nhở thiết thực, dạy cách tâm huyết, truyền đạt cho em kinh nghiệm quý báu thơng tin bổ ích để chun đề thực tập tốt nghiệp em đạt chất lượng tốt Em trân trọng cảm ơn các anh, chị Cơng ty TNHH Vận Tải Tiếp vận Tồn Cầu nhiệt tình hướng dẫn, quan tâm giúp đỡ em thực công việc công ty hồn thành tập Các anh, chị tận tình truyền đạt cho em nhiều kiến thức mới, kinh nghiệm thực tế để em có tảng vững cho hành trang nghiệp tương lai Thời gian thực tập cơng ty em tiếp xúc với văn hóa doanh nghiệp trải nghiệm sâu sắc công việc, giúp em có nhìn nhận đắn ngành nghề Một lần em xin chân thành cảm ơn XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng (Ký tên, đóng dấu) năm 2023 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI .1 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN BÀI BÁO CÁO TỐT NGHIỆP MƠ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP GIỚI THIỆU KẾT CẤU BÀI BÁO CÁO .5 CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ GLOTRANS LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 1.1 Tổng quan công ty .6 1.2 Glotrans chi nhánh Hồ Chí Minh .7 BỘ MÁY TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ .7 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức 2.2 Tình hình nhân .8 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN 12 DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP CUNG CẤP 14 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TỪ NĂM 2021 – 8/2023 17 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH SALES LOGISTICS TẠI GLOTRANS 20 MƠ TẢ QUY TRÌNH SALES LOGISTICS TẠI GLOTRANS 20 1.1 Sơ đồ quy trình Sales Logistics Glotrans 20 1.2 Nghiệp vụ Sales Logistics Glotrans 21 1.2.1 Tìm kiếm, thu thập thông tin .21 1.2.2 Liên hệ với khách hàng 24 1.2.3 Gửi báo giá đến khách hàng 26 1.2.4 Kí kết hợp đồng dịch vụ .30 1.2.5 Lấy booking từ hãng tàu 32 1.2.6 Chuyển giao công việc cho phận liên quan theo dõi hàng hóa .33 1.2.7 Chăm sóc khách hàng 37 PHÂN TÍCH ƯU ĐIỂM VÀ HẠN CHẾ CỦA QUY TRÌNH SALES LOGISTICS TẠI GLOTRANS 37 2.1 Ưu điểm 37 2.2 Hạn chế .39 CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH SALES LOGISTIC TẠI GLOTRANS 40 GIẢI PHÁP VỀ ĐẦU TƯ CƠ SỞ VẬT CHẤT, PHƯƠNG TIỆN CHUYÊN CHỞ 40 ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ NHÂN VIÊN, CHÚ TRỌNG TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ 41 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ QUY TRÌNH SALES 42 MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHÁC .44 4.1 Nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng 44 4.2 Kiến nghị quan nhà nước hải quan .45 CHƯƠNG V: KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC .48 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Sơ đồ máy tổ chức công ty Glotrans .8 Hình Sơ đồ quy trình Sales Logistics Glotrans 21 Hình Phần thông tin chung bảng báo giá 27 Hình Phần nội dung bảng báo giá 27 Hình Nội dung hợp đồng logistics .31 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ Cơ cấu nhân theo trình độ Glotrans giai đoạn 2021- 8/2023 10 Biểu đồ Cơ cấu nhân theo độ tuổi Glotrans giai đoạn 2021 – 8/2023 11 Biểu đồ Cơ cấu nhân Glotrans theo giới tính từ 2021 – 8/2023 12 Biểu đồ Doanh thu theo tháng từ 2021 - 8/2023 Glotrans Hồ Chí Minh 18 DANH MỤC BẢNG Bảng Cơ cấu nhân Glotrans giai đoạn 2021 – 8/2023 Glotrans HCM Bảng Chức phận Glotrans 12 Bảng Báo cáo kết doanh thu Glotrans Hồ Chí Minh giai đoạn 2021 – 8/2023 .17 Bảng Số lượng khách hàng Glotrans HCM từ năm 2021 – 8/2023 19 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG GIẢI NGHĨA FCL Full Container Load Hàng nguyên container Cách thức vận chuyển hàng hóa LCL Less than container load khơng đóng đủ container (hàng lẻ, hàng consol) CBM Cubic Meter Mét khối TNHH Trách nhiệm hữu hạn HCM Hồ Chí Minh CRM Customer Relationship Management Quản lý quan hệ khách hàng GVHD: Hoàng Đinh Thảo Vy Báo cáo thực tập CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong bối cảnh nay, xuất nhập động lực quan trọng thúc đẩy tăng trưởng kinh tế Việt Nam Phục hồi sau năm đầy khó khăn dịch bệnh Covid-19, theo Báo cáo Tổng cục Thống kê (Bộ Kế hoạch Đầu tư), tính chung tháng năm 2023, tổng kim ngạch xuất nhập hàng hóa đạt 497,66 tỷ USD Dự báo năm 2024, xuất nhập Việt Nam có nhiều khởi sắc có nhiều điểm sáng đà tăng trưởng mạnh mẽ Bên cạnh đó, Việt Nam thành viên thứ 150 tổ chức thương mại giới (WTO), tham gia Hiệp định thương mại tự (FTA), có 16 hiệp định thương mại tự ký kết FTA đàm phán sớm ký kết thời gian tới Các FTA hệ Hiệp định Đối tác Toàn diện Tiến xuyên Thái Bình Dương (CPTPP), Hiệp định Thương mại tự Việt Nam Liên minh Châu Âu (EVFTA), Hiệp định Thương mại tự Việt Nam - Vương quốc Anh (UKVFTA) nhằm tạo hội phát triển thị trường Tất hiệp định có cam kết mức độ cao từ bên tham gia tất lĩnh vực Và nhất, chiều ngày 10/9/2023, Việt Nam Mỹ nâng cấp quan hệ lên Đối tác chiến lược toàn diện, mở nhiều hội cho lĩnh vực xuất nhập Việt Nam Những nỗ lực lên tạo nên bước tiến tốt cho hoạt động xuất nhập Việt Nam, tạo động lực tăng trưởng cho hoạt động đầu tư đẩy mạnh xuất nhập cú hích mạnh mẽ cho tăng trưởng kinh tế Cùng với mối quan hệ mật thiết ngành logistics xuất nhập Nếu mục đích xuất nhập đưa hàng hóa khỏi biên giới quốc gia logisitics chuỗi hoạt động từ vận chuyển, kho bãi, lưu thông phân phối, công cụ liên kết hoạt động kinh tế quốc gia tồn cầu Nằm vị trí địa lý đặc biệt thuận lợi khu vực Đông Nam Á, nơi mà luồng hàng tập trung giao lưu mạnh mẽ, Việt Nam có lợi địa kinh tế, tạo điều kiện cho phát triển xuất nhập ngành dịch vụ logistics Chính phủ Việt Nam xác định ngành logistics phần quan trọng cấu tổng thể kinh tế quốc dân Logistisc ngành tăng trưởng nhanh ổn định Việt Nam, với tốc độ bình quân từ 14 - 16% năm, với quy mô 40 - 42 tỉ USD/năm SVTH: Chu Thị Ánh Linh GVHD: Hoàng Đinh Thảo Vy Báo cáo thực tập Điều khơng thể khơng kể đến đóng góp quan trọng công ty cung cấp dịch vụ logistics (được gọi Freight Forwarder) Họ cung cấp dịch vụ liên quan đến chuỗi cung ứng hàng hóa bao gồm vận tải, phân phối, lưu trữ, đóng gói, vận tải quốc tế nội địa, thủ tục hải quan Các cơng ty Freight Forwarder có hiểu biết kinh nghiệm quy trình xuất nhập đảm bảo q trình giao nhận hàng hố diễn nhanh chóng, hiệu quả, theo kế hoạch, yêu cầu quốc tế Họ liên kết với mạng lưới hãng tàu nhà vận chuyển lớn nhằm giúp họ có khả lựa chọn phương án vận chuyển hãng vận chuyển phù hợp với nhu cầu cụ thể chủ hàng Ngay việc đặt chỗ với hãng tàu lớn để lấy container hay xử lý thủ tục giấy tờ khó khăn doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp vừa nhỏ đa số hãng tàu lớn thường có trụ sở khu vực Trung Quốc, Mỹ, Châu Âu, Trung Đông,… Nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lựa chọn thuê công ty logistics để thực hoạt động hậu cần Lý việc chiếm phần nhỏ (khoảng - 10%) tổng giá trị sản phẩm, so với việc xây dựng hệ thống logistics riêng, doanh nghiệp tăng chi phí cố định lên đến 40 - 60% Ngồi ra, cơng ty cung cấp dịch vụ logistics chủ động tìm kiếm yếu tố đầu vào nước ngồi có chi phí rẻ cho q trình sản xuất doanh nghiệp nội địa Một phần quan trọng nhiệm vụ Freight Forwarder tư vấn giá cả, tuyến đường vận chuyển, điều kiện thương mại quốc tế phù hợp cho doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập đồng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thời gian q trình xuất nhập hàng hóa Điều tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics đẩy mạnh cạnh tranh ngành Từ yếu tố trên, thấy để cơng ty Freight Forwarder tồn phát triển việc vận hành quy trình sales logistics quan trọng Sales Logistics có vai trị giới thiệu tư vấn dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng, đồng thời đưa giải pháp tốt nhằm giải vướng mắc mà khách hàng gặp phải quy trình xuất nhập Sales Logistics cịn có ý nghĩa phát triển quan hệ từ khách hàng tiềm đến đối tác lâu dài, từ tạo trì lợi nhuận cho cơng ty Trong q trình thực tập Cơng ty TNHH Vận tải Tiếp vận Tồn Cầu, em tìm hiểu sâu quy trình Sales Logistics SVTH: Chu Thị Ánh Linh