HIỆN TRẠNG
Công ty
1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty
Công ty TNHH LAICHI tên tiếng anh là LAICHI LIMITED LIABILITY
Công ty do ông Shuwa Kawamura làm đại diện pháp luật được thành lập vào ngày 12/12/2019 tại thành phố Hồ Chí Minh, nhằm đáp ứng sự phát triển mạnh mẽ của ngành lập trình máy vi tính tại Việt Nam.
Công ty TNHH LAICHI đã nhanh chóng thâm nhập vào thị trường Việt Nam, chuyên về lập trình máy vi tính và phát triển ứng dụng, cùng với các dịch vụ tư vấn quản lý Đội ngũ nhân viên hiện tại gồm 30 thành viên, bao gồm cả nhân viên Việt Nam và Nhật Bản Khách hàng chủ yếu của công ty là các doanh nghiệp Nhật Bản Với lĩnh vực thiết kế website và lập trình máy vi tính, công ty cam kết sử dụng công nghệ tiên tiến nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Công ty đang tiếp tục phát triển và mở rộng quy mô tại khu vực châu Á, với mục tiêu cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và đối tác, đồng thời củng cố vị thế vững chắc hơn trên thị trường Việt Nam.
Công ty đã xác định rõ ràng tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của mình nhằm đạt được thành công một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Sẽ trở thành một trong những công ty có quy mô mở rộng trên toàn khu vực châu Á
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn hiệu quả cho khách hàng, giúp họ tiếp cận thông tin và chiến lược phát triển sơ bộ phù hợp với nhu cầu của mình, từ đó hỗ trợ họ trong việc đưa ra những lựa chọn tốt nhất.
- Mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất
- Tư vấn với những thông tin hoàn toàn đáng tin cậy để khách hàng có thể hài lòng và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất
- Tác phong làm việc chuẩn mực: đội ngũ nhân viên có kỹ năng chuyên môn cao, thái độ tư vấn tốt nhiệt tình c Giá trị cốt lõi
Chúng tôi cam kết tư vấn và thực hiện đúng những gì đã thỏa thuận với khách hàng Mọi sản phẩm và dịch vụ mà chúng tôi cung cấp đều được đảm bảo phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Trách nhiệm trong công việc là luôn cống hiến hết mình và nhiệt huyết Bạn cần sẵn sàng nhận lỗi và đền bù khi có sai sót, đồng thời hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn đã đề ra.
- Chuyên nghiệp: Luôn làm việc bằng những kiến thức chuyên môn cao với một thái độ chuyên nghiệp đã được đào tạo qua các khóa học từ công ty
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức Công Ty TNHH LAICHI (Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự 2023,Phòng Nhân sự) Hiện tại công ty có tổng 30 nhân sự trong đó :
Ban giám đốc là bộ phận chủ chốt trong việc định hướng chiến lược phát triển của công ty Họ không chỉ thiết lập hệ thống quản trị mà còn thực hiện các chức năng quan trọng như tuyển dụng, giám sát và quản lý Với vai trò là những người chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành doanh nghiệp, ban giám đốc đóng góp vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức.
Phòng Kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai các kế hoạch kinh doanh dựa trên chiến lược từ Ban giám đốc, đồng thời phát triển hệ thống khách hàng tiềm năng Họ giám sát tiến độ thực hiện các kế hoạch và chiến lược của các bộ phận, đảm bảo tiến độ được thực hiện đúng hạn Bên cạnh đó, Phòng Kinh doanh cũng trực tiếp đóng góp ý kiến nhằm phát triển các chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và phát triển phần mềm, ứng dụng theo yêu cầu khách hàng Đội ngũ cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời hoàn thành dự án đúng tiến độ.
Phòng Marketing có nhiệm vụ truyền thông trên các mạng xã hội nhằm tăng cường độ nhận biết về công ty, thiết kế và in ấn khi cần thiết, đồng thời chăm sóc khách hàng và tổ chức các sự kiện thu hút sự chú ý từ phía khách hàng.
Phòng Hành chính – nhân sự
Phòng Hành chính - Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho công ty Họ quản lý các hợp đồng lao động, lương thưởng và hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp Ngoài ra, phòng cũng tổ chức các hoạt động du lịch và ngoại khóa nhằm tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân viên.
- Phòng Kế toán: đảm nhận thực hiện các nghiệp vụ tài chính nội bộ, các mảng về thuế,thanh toán,quyết toán,…
1.3 Năng lực của đơn vị a Tài lực
Vốn điều lệ của Công Ty TNHH LAICHI là 3 tỷ đồng, và trong quá trình hoạt động, vốn này có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình doanh thu của công ty.
Tính đến cuối năm 2021, tình hình dịch bệnh đã ảnh hưởng đến vốn điều lệ của công ty Tuy nhiên, từ đầu năm 2022, doanh thu của công ty đã ổn định trở lại và vốn điều lệ đã có sự gia tăng.
Bộ phận - vấn đề nghiên cứu
2.1 Mô tả hoạt động của bộ phận Đơn vị: tỷ đồng
Sơ đồ phòng hành chính – nhân sự của Công ty TNHH LAICHI
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự 2023,Phòng Nhân sự)
Trưởng phòng nhân sự là người giữ vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đứng đầu bộ phận nhân sự Nhiệm vụ chính của họ bao gồm kiểm soát và điều hành các hoạt động trong phòng nhân sự, truyền tải thông điệp của công ty đến nhân viên, và thiết lập quy trình tuyển dụng, đào tạo cùng phát triển nhân viên để đảm bảo nguồn nhân lực hiệu quả Ngoài ra, họ còn đảm nhận các nhiệm vụ liên quan đến lương thưởng và phúc lợi nhân viên.
Bộ phận HR Admin đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và tuyển dụng ứng viên tiềm năng theo tiêu chí của công ty, đồng thời tham gia phân tích và phát triển các chính sách nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp.
Bộ phận Truyền thông nội bộ có nhiệm vụ chính là cập nhật và truyền tải thông tin cùng thông điệp mới đến toàn thể nhân viên trong công ty Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ này, đội ngũ cần có sự sáng tạo và nhạy bén trong việc tổ chức các hoạt động nhằm thu hút sự chú ý và tham gia của các thành viên.
Bộ phận Đào tạo và Phát triển có vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và thực hiện các chính sách đào tạo nhân viên, nhằm xây dựng một đội ngũ nhân lực chất lượng.
HR Admin truyền thông nội bộ và đào tạo phát triển tối ưu hóa khả năng của nhân viên theo từng vị trí và nhiệm vụ công việc Điều này giúp nâng cao tính tự giác và thái độ chuyên nghiệp, từ đó mang lại hiệu quả công việc cao trong tương lai.
2.2 Phân tích tình thế, đánh giá hiện trạng hoạt động của bộ phận và chỉ rõ vấn đề nghiên cứu
Các năm gần đây Tổng số hồ sơ sau quy trình tuyển mộ
Số ứng cử viên được chọn sau quy trình tuyển chọn
Phần trăm (%) số ứng cử viên được chọn sau quy trình tuyển chọn / tổng hồ sơ
Bảng số lượng của Công ty TNHH LAICHI thể hiện tổng số hồ sơ đã được thu thập qua quy trình tuyển mộ và số lượng ứng cử viên được chọn qua các năm.
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự 2023,Phòng Nhân sự)
Tổng hồ sơ sau quy trình tuyển mộ
Số ứng cử viên được chọn sau quy trình tuyển chọn
Biểu đồ cột minh họa tổng số hồ sơ được nộp sau quy trình tuyển mộ và số ứng cử viên được chọn qua các năm tại Công ty TNHH LAICHI Sự so sánh này cho thấy xu hướng tuyển dụng và hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu của công ty.
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự 2023,Phòng Nhân sự)
Bảng số liệu cho thấy tỉ lệ tuyển chọn nhân viên của Công ty TNHH LAICHI ổn định qua các năm, nhưng vẫn thấp hơn so với các công ty đã phát triển do quy mô còn nhỏ Năm 2020, tỉ lệ tuyển chọn cao nhất đạt 21,7% do nhu cầu tuyển dụng lớn sau khi thành lập Ngược lại, năm 2021 ghi nhận tỉ lệ thấp nhất 16% do ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch bệnh Tuy nhiên, năm 2022, tỉ lệ tuyển chọn tăng nhẹ lên 16,4% khi tình hình dịch bệnh cải thiện Dù là doanh nghiệp mới thành lập vào năm 2019, công ty vẫn nhận được một lượng hồ sơ ứng tuyển nhất định mỗi năm, đủ để đáp ứng một số vị trí cần thiết.
Việc tuyển dụng nhân sự tại các phòng ban trong công ty hiện chưa đồng đều, đặc biệt là ở các vị trí như phòng kỹ thuật và marketing, nơi yêu cầu tiêu chuẩn cao hơn so với các phòng ban khác.
- Chưa đưa ra được các chính sách phúc lợi của nhân viên phù hợp so với tiêu chuẩn cần ứng tuyển
- Việc quảng bá chưa thật sự được mở rộng và chưa thật sự hiệu quả
Tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên hiện nay đang ở mức quá cao, dẫn đến tỷ lệ ứng viên được nhận việc sau quy trình tuyển chọn rất thấp.
Quy trình tuyển mộ của công ty được thực hiện theo 5 bước như sau:
Sơ đồ quy trình tuyển mộ tại Công ty TNHH LAICHI
(Nguồn: Báo cáo tình hình nhân sự 2023,Phòng Nhân sự)
Bước 1: Xác định công việc cần tuyển
Bộ phận tuyển mộ nhận thông tin về các vị trí cần tuyển từ quản lý dự án hoặc Trưởng phòng nhân sự, đảm bảo quy trình tuyển dụng hiệu quả cho công ty.
Bước 2: Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng là giai đoạn quan trọng, trong đó bộ phận tuyển dụng sẽ xem xét các thông tin đã nhận và yêu cầu từ cấp trên để thiết lập các tiêu chí cụ thể cho vị trí cần tuyển.
Bước 3: Xác định nguồn tuyển mộ
Nguồn tuyển mộ nội bộ là một trong những phương pháp hiệu quả, cho phép bộ phận tuyển dụng xem xét các nhân viên hiện tại trong công ty Những nhân viên có nhu cầu chuyển đổi vị trí hoặc sắp kết thúc dự án có thể tham gia vào các dự án mới, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và tối ưu hóa nguồn lực sẵn có.
Xác định công việc cần tuyển
Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng
Xác định nguồn tuyển mộ
Tổng số ứng viên đạt yêu cầu
Phương pháp tuyển mộ nhân viên mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc sử dụng nguồn ứng viên có kinh nghiệm làm việc, giúp bộ phận tuyển dụng dễ dàng đánh giá khả năng của họ theo tiêu chuẩn ứng tuyển Bên cạnh đó, nguồn ứng viên bên ngoài công ty, như những người tự nộp đơn hoặc được giới thiệu, cũng tạo ra sự phong phú trong lựa chọn và giúp tìm kiếm những tài năng mới cho công ty.
Bước 4: Thực hiện phương pháp tuyển mộ
Bộ phận tuyển mộ sẽ thực hiện các phương pháp tuyển mộ như:
GIẢI PHÁP
Rút ra kinh nghiệm của bản thân
Sau hơn 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH LAICHI, tôi đã tích lũy được những bài học kinh nghiệm quý giá.
Việc tham gia phỏng vấn nhân sự không chỉ giúp tôi học hỏi những kiến thức mới mẻ mà còn tạo cơ hội áp dụng kiến thức vào thực tế Tiếp xúc trực tiếp với ứng viên nâng cao khả năng giao tiếp của tôi, trong khi việc hoàn thành công việc đúng thời hạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và trách nhiệm Thêm vào đó, việc làm quen với hồ sơ nhân sự giúp tôi nâng cao hiểu biết về tin học văn phòng.
Tôi cảm thấy tự tin và chủ động hơn, đặc biệt là tin vào khả năng của bản thân Những lựa chọn và kiến thức từ trường học trở nên quý giá và khả dụng Tôi nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác tuyển dụng trong công ty và đã học được cách xây dựng quy trình tuyển mộ hiệu quả cùng các phương pháp thực hiện tốt.
Là thực tập sinh tại bộ phận tuyển dụng, tôi đã tích lũy được kinh nghiệm quý báu để cải thiện hồ sơ và buổi phỏng vấn của mình Để chuẩn bị tốt, cần nắm vững thông tin về công ty và nghiên cứu kỹ mô tả công việc (JD) cũng như vị trí ứng tuyển Việc viết hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn thể hiện khả năng và kinh nghiệm là rất quan trọng Bên cạnh đó, tác phong lịch sự, thái độ nghiêm túc, tự tin và niềm tin vào khả năng của bản thân cũng là những yếu tố không thể thiếu khi tham gia phỏng vấn.
Gợi ý các giải pháp giúp cải tiến những bất cập của bộ phận
Trong suốt thời gian thực tập, tôi đã nhận thấy những điểm mạnh và yếu của bộ phận Tôi xin đưa ra một số gợi ý nhằm cải thiện hiệu suất làm việc Hy vọng rằng bộ phận sẽ tiếp tục phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế hiện có.
Các giải pháp cho những điểm tốt:
Quy trình tuyển mộ hiệu quả cần tận dụng tối đa các nguồn lực tuyển dụng Công ty nên thực hiện khảo sát để hiểu rõ khả năng và nhu cầu của nhân viên, đồng thời duy trì mối quan hệ với các công ty và trường đại học Việc này không chỉ giúp phát triển nguồn ứng viên mà còn nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Để tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, cần phối hợp chặt chẽ các phương pháp tuyển mộ Việc khuyến khích nhân viên thực hiện đồng thời nhiều phương pháp sẽ giúp tăng cường sự hợp tác và thu hút một lượng hồ sơ ứng viên phong phú, đáp ứng nhu cầu tuyển dụng.
Để đảm bảo hiệu quả trong tuyển dụng, công ty cần cập nhật liên tục chi phí và hiệu suất các phương pháp tuyển mộ Việc này có thể được thực hiện thông qua việc thiết lập lịch cập nhật định kỳ cụ thể, giúp nhân viên nắm rõ thông tin chi tiết và thời gian cần thiết để thực hiện các cập nhật.
Nhân viên phòng nhân sự phụ trách tuyển dụng cần được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn cao Để nâng cao hiệu quả làm việc, cần tiếp tục phát huy các chính sách đào tạo và bồi dưỡng, mở rộng cơ hội học tập và các lớp ngoại khóa cho nhân viên Đồng thời, việc tìm kiếm nhân viên mới với phẩm chất đạt tiêu chuẩn cho phòng nhân sự là rất quan trọng nhằm nâng cao năng suất làm việc.
Mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận và sự đoàn kết giữa các đồng nghiệp là rất quan trọng Để duy trì những mối quan hệ này, công ty nên tổ chức các hoạt động ngoại khóa, buổi vui chơi ngoài trời và các chuyến du lịch định kỳ cho nhân viên, giúp họ dễ dàng giao lưu và gắn kết hơn.
Môi trường làm việc thoải mái và trang thiết bị hiện đại là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả công việc Cần tăng cường khảo sát trực tiếp với nhân viên nhằm phát hiện kịp thời các vấn đề trong môi trường làm việc và đưa ra giải pháp thích hợp Đồng thời, việc kiểm tra và sửa chữa trang thiết bị hư hỏng cần được thực hiện ngay lập tức Đặc biệt, các chính sách lương thưởng hấp dẫn sẽ giúp thu hút và giữ chân nhân viên, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Các giải pháp cho những điểm chưa tốt:
Để thu hút ứng viên tiềm năng, công ty cần làm nổi bật những điểm mạnh của mình, như cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp, cùng với các chính sách
Thời gian phê duyệt kế hoạch nhân sự hiện đang bị trì trệ, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các kế hoạch Để đảm bảo công việc hoàn thành hiệu quả, cần chủ động hơn trong quy trình phê duyệt Việc này không chỉ giúp các kế hoạch nhân sự được thực hiện đúng hạn mà còn ngăn chặn những tác động tiêu cực đến toàn bộ quy trình làm việc Do đó, cần sớm đưa ra các phương án giải quyết vấn đề này.
Lượng hồ sơ từ chính sách giới thiệu hiện chưa cao, với nhiều hồ sơ không đạt tiêu chuẩn do phương pháp đăng bài chưa hiệu quả Để cải thiện tình hình, cần mở rộng mối liên hệ với các công ty và trường đại học nhằm tìm kiếm thêm ứng viên tiềm năng thông qua phương pháp giới thiệu và sàng lọc Cung cấp thông tin chi tiết về các tiêu chí nộp hồ sơ sẽ giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về sự phù hợp của họ với vị trí và liệu họ có đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai hay không Do đó, để tiết kiệm thời gian cho cả hai bên, công ty nên làm rõ tất cả các tiêu chí tuyển dụng ngay từ đầu.
Công ty cần thiết lập các chính sách nghiêm ngặt hơn về tác phong làm việc để xử lý vi phạm của nhân viên Cụ thể, nhân viên chỉ được phép chấm công trễ tối đa một số lần nhất định, và nếu vượt quá, sẽ bị áp dụng các biện pháp xử phạt nặng như trừ lương Ngoài ra, nếu nhân viên không tuân thủ quy định về trang phục, họ sẽ không được vào làm việc trong ngày đó và buộc phải về thay đồ hoặc sẽ bị đánh vắng.
Nhân viên chưa quản lý tốt cảm xúc trong công việc nhóm và vẫn giữ ý kiến cá nhân Công ty cần tổ chức thêm các lớp đào tạo và buổi ngoại khóa về kỹ năng quản lý cảm xúc, giúp nhân viên thay đổi tích cực và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
Một số nhân viên đang có nhu cầu chuyển công tác do lương và thưởng không đáp ứng được kỳ vọng Điều này gây khó khăn cho công ty, đặc biệt khi công ty còn nhỏ và chưa phát triển như các công ty lớn, khiến việc tăng lương và thưởng trở nên hạn chế Tuy nhiên, nếu những nhân viên lâu năm hoặc có kinh nghiệm muốn ra đi, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến công ty Do đó, công ty cần nhanh chóng áp dụng các biện pháp như trao đổi trực tiếp với từng nhân viên, tăng lương và thưởng phù hợp với khả năng của công ty, đồng thời đặt ra các mục tiêu hiệu quả công việc để đảm bảo rằng khi doanh thu tốt hơn, nhân viên cũng sẽ nhận được lương và thưởng xứng đáng.