Thấy được tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu nói chung hay hoạt động giao nhận hàng hoá bằng đường biển và có cơ hội thực tập, tiếp xúc với các công việc có liên quan đến
Qúa trình hình thành và phát triển
Năm 1978, hãng tàu CMA-CGM được Jacques R Saadé thành lập tại Marseille, Pháp Dần dần, CMA-CGM bắt đầu mở rộng quy mô hoạt động ra thị trường nước ngoài và lần lượt có các văn phòng ở nhiều quốc gia trên thế giới như tại Châu ÂU, Châu Á, Châu Mỹ Ngày nay, sau hơn 40 năm phát triển, CMA-CGM trở thành hãng tàu có quy mô toàn cầu, đứng thứ tư trên thế giới trong bảng xếp hạng của AXS Alphaliner, sau Maersk Line (Đan Mạch), MSC (Thụy Sỹ), COSCO Hiện CMA-CGM có trên 650 văn phòng đại diện tại hơn 150 quốc gia, có đội tàu container hùng mạnh trên 350 tàu với tổng sức chở trên 1 triệu TEU Tập đoàn quản lý một mạng lưới dày đặc có khả năng đáp ứng sự mong đợi của khách hàng trên toàn thế giới Đây cũng là một trong những nhà khai thác vận chuyển toàn cầu đầu tiên kiểm soát toàn bộ chuỗi hậu cần cung cấp dịch vụ vận chuyển tận nơi tích hợp cả vận tải đường thủy nội địa (River Shuttle Container) và đường sắt
(CMA Rail), cũng như các phương tiện xử lý cảng và hậu cần trên đất liền Tập đoàn này có một loạt các công ty con chuyên môn hóa, cung cấp hàng loạt các dịch vụ vận tải container và liên quan đến vận tải biển Các công ty con có tên tuổi như:
Delmas, ANL, MacAndrews, OT Africa Line and Sudcargos Services và đặc biệt là CMA-CGM Logistics Đến năm 2006, CMA-CGM được thành lập tại Việt Nam, lấy tên là Công ty
Cổ phần CMA-CGM Việt Nam Và đến năm 2014 CMA-CGM Logistics được thành lập, lấy tên là Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam, là thành viên hợp pháp của CMA-CGM Logistics toàn cầu
Hình 1.1 Logo của Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam
Tên công ty: Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: CMA-CGM Logistics Việt Nam Co., Ltd
Mã số thuế: 0312823129 Địa chỉ: Số 81-83-83B-85, Đường Hàm Nghi, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP.HCM, Việt Nam Điện thoai: 028 7300 7102
Website: www.cmacgm-log.com
Người đại diện: Bruno Denis Gutton
Sau hơn 4 năm thành lập, CMA-CGM Logistics trở thành công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài FDI áp dụng các quy tắc theo hệ thống pháp luật Việt Nam Công ty TNHH CMA-CGM Logistics có mặt tại năm tỉnh thành trải dài trên khắp cả nước, bao gồm các văn phòng ở Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn và một văn phòng đại diện tọa lạc tại ngay tòa nhà Ruby Tower thuộc trung tâm Thành phố Hồ
Chí Minh, là nơi phát triển bậc nhất về văn hóa, kinh tế và chính trị, thuận lợi cho quy mô phát triển của công ty
Sau hơn nhiều năm cố gắng không ngừng đổi mới và phát triển, hiện nay CCL đang là một doanh nghiệp hàng đầu về vận tải trong 5 lĩnh vực: vận tải đường biển, vận tải đường hàng không, vận tải đường bộ, logistics theo hợp đồng, logistics đa phương thức Công ty luôn duy trì một lượng khách hàng và nhà thầu lớn và ổn định từ các dịch vụ kinh doanh được đa dạng hóa và năng cấp thường xuyên như kho bãi, khai báo hải quan, vận chuyển đường bộ trong nước, giúp khách hàng giao nhận hàng hóa với thời gian tối thiểu và chi phí tối ưu
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
Chức năng
Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam ra đời với mong muốn cung cấp cho mọi khách hàng một dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ, được xây dựng trên kinh nghiệm nhiều năm trên một loạt các lĩnh vực thị trường, bên cạnh đó CCL luôn nổ lực mang đến cho khách hàng cước giá tốt nhất cũng như phục vụ tận tình và chu đáo nhằm hỗ trợ các doanh nghiêp xuất, nhập khẩu trong nước cũng như giúp cho ngành xuất nhập khẩu và các ngành liên quan phát triển
Các dịch vụ CCL cung cấp:
- Giao nhận quốc tê bằng đường biển
- Giao nhận quốc tế bằng đường hàng không
- Giao nhận vận tải quốc tế đa phương tiện
- Dịch vụ khai thuế hải quan
- Hợp đồng Logistics: là sự kết hợp giữa kho, vận tải đường bộ và trung tâm phân phối
- Vận tải đường bộ xuyên biên giới CCL cung cấp hầu hết các dịch vụ Logistics và vận tải đa phương thức trong các ngành công nghiệp chủ chốt bao gồm:
- Tự động, tiêu dùng nhanh, công nghệ cao, công nghệ dầu và gas
- Dược và chăm sóc sức khỏe
Hiện nay, CMA-CGM Logistics Việt Nam đang đứng đầu về sản lượng giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và là một trong mười công ty đứng đầu về hợp đồng Logistics tại thị trường Việt Nam.
Nhiệm vụ
Đối với Nhà nước: Tuân thủ chấp hành tốt những quy đinh, chủ trương chính sách của Nhà nước ban hành về xuất nhập khẩu và giao dịch, nộp đầy đủ các khoản thuế và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… Đối với khách hàng: Tiếp nhận, xác định rõ yêu cầu của khách hàng, tư vấn giải pháp vận chuyển và logistics đơn giản nhưng hiệu quả và phù hợp, cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt nhất, thực hiện đánh giá nội bộ định kì, thăm dò ý kiến khách hàng, xem xét ý kiến đóng góp và đề xuất của nhân viên công ty nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, phát triển thị trường cũng như mở rộng quy mô công ty Đối với nhân viên: Đảm bảo phúc lợi của người lao động, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi và đào tạo thường xuyên cho nhân viên về nghiệp vụ giao nhận trong và ngoài nước Khuyến khích nhân viên bằng hình thức tăng lương, thưởng và các chế độ ưu đãi khác Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, cùng nhau học hỏi, trải nghiệm và phát triển
Ngoài ra, công ty còn một số nhiệm vụ:
Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh để không ngừng củng cố và phát triển quy mô hoạt động phù hợp với chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty
Tiết kiệm chi phí tối đa nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh
Tổ chức mạng lưới kinh doanh, xây dựng chiến lược thích ứng với tình hình thực tế trong từng thời điểm
Tạo mối quan hệ tốt với đối tác, hãng tàu, hải quan, nhằm tạo thêm nhiều thuận lợi, ưu đãi cho công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty theo cơ cấu trực tuyến – chức năng, đảm bảo việc kết hợp điều hành, quản lý một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả Mọi chỉ thị của Giám đốc đưa xuống đều được thực hiện một cách kịp thời, cũng như việc báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh từ các phòng ban lên Giám đốc cũng đều thực hiện một cách nhanh chóng
CÁC BỘ PHẬN NHỎ KHÁC
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CMA-CGM Logistics Việt Nam năm
Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận:
• Đứng đầu công ty là Tổng Giám Đốc tại Việt Nam, ông Bruno Denis Gutton, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và cơ quan quản lý Nhà nước; quy định cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị và bộ phận trực thuộc công ty cũng như mối quan hệ công tác giữa các đơn vị và bộ phận nói trên cho phù hợp với tình hình thực tế của từng năm, từng giai đoạn nhất định, bảo đảm cho sự tồn tại và hoạt động hiệu quả của công ty Hỗ trợ công việc trực tiếp cho Tổng Giám Đốc có Thư Ký
• Bộ phận Vận tải Đường biển: được chia thành hai bộ phận là Xuất khẩu Đường biển và Nhập khẩu Đường biển
Bộ phận Xuất Khẩu Đường Biển được chia thành các bộ phận nhỏ hơn, tiêu biểu là Bộ phận Vận Hành (Operation Team) và Bộ phận Chứng Từ (Documentation Team)
Bộ phận Vận hành có trách nhiệm liên hệ với khách hàng ở cả hai phía: người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee) hay bên thứ ba khác liên quan (Notify Party), liên hệ với người chuyên chở (Carrier), xác nhận booking từ khách hàng, cung cấp dữ liệu cho bộ phận Chứng Từ
Bộ phận Chứng từ: nhận dữ liệu từ bộ phận Vận Hành để tiến hành làm chứng từ cho khách hàng, kiểm tra chứng từ, liên hệ với khách hàng để xác nhận và điều chỉnh
7 các sai sót trong chứng từ Lập tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, làm Invoice, Packing list, định mức, đăng ký các công văn cần thiết tùy theo loại hình xuất nhập khẩu Trao đổi chứng từ với khách hàng và thanh lý tờ khai
Ngoài ra còn có các bộ phận khác như bộ phận vận tải nhập khẩu đường biển (Import Seafrieght), bộ phận giao chứng từ đến lấy (Counter), bộ phận Logistics theo dự án (Project Logistics)…
• Bộ Phận Vận tải Đường Hàng không: chịu trách nhiệm quản lý hoạt động vận tải đường hàng không Tương tự với bộ phận đường biển, đường hàng không cũng có những bộ phận nhỏ khác
• Bộ phận Logistics theo hợp đồng (Contract Logistics): xử lí những vấn đề liên quan đến đối tác đã ký kết, lên kế hoạch, thực hiện các công tác hỗ trợ khách hàng như theo hợp đồng đã kí kết
• Bộ phận phát triển kinh doanh: Tìm kiếm thông tin khách hàng quốc tế, chào giá và bán sản phẩm/dịch vụ của công ty cho các đối tác qua các nguồn, kênh; Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty hiệu quả nhất; Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước, dịch vụ các tuyến; Giao dịch, đàm phán với khách hàng với mục tiêu bán được hàng; Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với khách tại xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngoài gặp gỡ, công tác, hội chợ… Chăm sóc khách hàng cũ, mở rộng khách hàng mới; Chốt đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở thanh toán quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch lịch tàu xuất hàng với forwarder
• Bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service): Giải quyết những vấn đề liên quan đến đơn hàng và giải đáp, tư vấn thắc mắc cho khách hàng; Cập nhật và gửi báo giá, lịch tàu, các hãng cạnh tranh, các chính sách của Hãng tới khách hàng (lịch tàu, thay đổi về giá, phụ phí, ); Làm booking gửi cho khách hàng khi có yêu cầu từ nhân viên marketing hoặc khách hàng Theo dõi tiến độ giao hàng/đóng hàng của đơn hàng được phân công và tập hợp chứng từ của những đơn hàng đó Hỗ trợ nhân viên marketing liên hệ với khách hàng để theo dõi kế hoạch xuất hàng của khách hàng cũng như tìm hiểu yêu cầu của khách hàng
• Bộ phận Nhân sự: hoạt động trong tuyến tuyển dụng nhân viên, thi hành, thực hiện các chính sách chế độ của Nhà nước Giám sát công việc của cán bộ công nhân viên Tổ chức các hoạt động, chương trình đãi ngộ nhân viên
• Bộ phận Tài chính & Kế toán: có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán, tham mưu quản lý vốn, giám sát việc thu chi tài chính, thuế doanh nghiệp, thuế XNK, trả lương thưởng và thanh toán các khoản thu chi của Công ty Tổng hợp các số liệu kinh doanh hàng tháng của Công ty theo dõi thực hiện kế hoạch quản lý tài chính Đề ra các kế hoạch hoạt động tài chính trong tương lai
• Bộ phận IT: chịu trách nhiệm về hoạt động và kết cấu của các phần mềm, máy móc, thiết bị có tại văn phòng trụ sở, kho bãi, chi nhánh; giải đáp thắc mắc và hỗ trợ các bộ phận khác.
Tình hình nhân sự
Trong giai đoạn 2016-2018, số lượng nhân viên của công ty tăng đều từ 30 người (năm 2016) lên 52 người (năm 2018) nhằm đáp ứng quy mô phát triển ngày càng rộng lớn của công ty
Qua bảng 1.2 bên dưới, có thể thấy rằng trong giai đoạn 2016-2018, mỗi năm số lượng nhân viên tăng thêm khoảng 10-12 người, tương đương 4-6% năm do số lượng khách hàng ngày càng tăng, đòi hỏi gia tăng nhân lực để đáp ứng yêu cầu khách hàng Do tính chất công việc nên số lượng nhân viên nữ luôn nhiều hơn nam Nhân viên nam chủ yếu làm việc ở kho, bộ phận IT, giao nhận và một số vị trí thường xuyên đi gặp khách hàng Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, độ tuổi từ 18-30 chiếm tỉ lệ khá cao, trên 70% tổng số nhân viên Các vị trí quan trọng, chủ chốt của công ty hầu như đều do các anh chị trên 30 tuổi với kinh nghiệm dày dặn nắm giữ
Xét về trình độ, có thể là một tiêu chí tuyển dụng nên gần 90% nhân viên trong công ty đều đạt trình độ đại học hoặc trên đại học, có bằng cử nhân quốc tế
Tập đoàn cũng luôn xây dựng những chương trình đào tạo riêng để nâng cao kiến thức chuyên môn cho các nhân viên theo từng nghiệp vụ riêng
Bảng 1.2 Tình hình nhân sự Công ty TNHH CMA-CGM Logistic Việt
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
Trung cấp và cao đẳng
9 Đại học và trên đại học
(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam)
Nhìn chung, CMA-CGM Logistics là một công ty với nguồn nhân lực trẻ, năng động, nhiệt huyết và sẵn sàng tham gia vào các hoạt động của công ty, luôn có tư thế sẵn sàng trước những tình huống đa dạng Thế nhưng, nhân sự trẻ đa số kinh nghiệm chưa dày dặn, vẫn còn phải được đào tạo và học hỏi nhiều thông qua quá trình làm việc tại công ty và giao tiếp trong ngành Nhân sự vẫn còn ít, kèm với khối lượng công việc nhiều sẽ dẫn đến kém hiệu quả trong thực hiện Cùng với lượng nhân sự là nữ tại công ty chiếm số đông nên có 1 vài chính sách nghỉ thai sản được áp dụng, trong thời gian đó công ty phải tuyển thêm nhân sự với kinh nghiệm đã có để thay thế và hỗ trợ công ty hoàn thành công việc nhanh và hiệu quả
Ngoài nhân viên chính thức, công ty còn thuê ngoài các nhân viên ngoài biên chế nhằm thực hiện các hợp đồng dịch vụ riêng lẻ, thuê ngoài theo tính mùa vụ.
Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam giai đoạn 2016-2018 10 1 Tình hình khách hàng của công ty
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2016-2018
Qua bảng 1.3 bên dưới, nhìn về doanh thu, năm 2017 công ty đạt 55,587 tỷ đồng, tăng khoảng 4,16% so với năm 2016 Sang đến năm 2018, doanh thu của công ty lại tăng khoảng 5,1% so với cùng kỳ năm trước, doanh thu cán mức 58,367tỷ đồng
Có thể thấy doanh thu tăng liên tục trong giai đoạn 2016-2018 với tốc độ đáng kể Các con số khả quan này được lý giải bởi việc công ty ngày càng mở rộng mạng lưới khách hàng sau nhiều năm hoạt động ở Việt Nam, đặc biệt mở CCL mở thêm văn phòng chi nhánh ở Quy Nhơn và Hải Phòng sau khi có 3 văn phòng ở Hồ Chí Minh,
Hà Nội và Đà Nẵng Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng trong doanh thu giai đoạn 2016-
2017 có phần chậm hơn so với giai đoạn 2017-2018 Nguyên nhân chính là do việc thành lập Liên minh các hãng tàu, các Hiệp định thương mại giữa các quốc gia- khu vực v.v… dẫn tới hoạt động kinh doanh bị hạn chế ở một số khu vực trên thế giới cũng như một số khách hàng của CCL chuyển sang hợp tác với các Liên minh hãng tàu
Bảng 1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH CMA-CGM
Logistics Việt Nam trong giai đoạn 2016-2018
Nguồn: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH CMA-
CGM Logistics Việt Nam giai đoạn 2016-2018
Nhìn về chi phí, trong giai đoạn 2016-2018, tổng chi phí cũng thay đổi theo hướng đi lên Từ mức 45,705 tỷ đồng năm 2016, chi phí hoạt động của CCL đã tăng lên 47,605 tỷ đồng năm 2017 và đạt ngưỡng 49,952 tỷ đồng vào năm 2018 Ta có thể thấy, tỷ lệ tăng chi phí khác biệt tương đối đáng kể ở hai thời kỳ 2016-2017 và 2017-
2018, cụ thể lần lượt là 4,15% và 4,93% Các con số này cũng có thể suy ra từ sự chênh lệch vào doanh thu Giai đoạn 2017-2018, doanh thu tăng vượt bậc do CCL có thêm nhiều khách hàng và phải bỏ ra nhiều chi phí cho các dịch vụ từ các hãng tàu và đại lý Nhưng giai đoạn 2016-2017, cùng nguyên nhân với giảm tốc độ tăng trưởng doanh thu, tốc độ chi phí bỏ ra cũng chững lại
Về lợi nhuận sau thuế, lợi nhuận của năm 2017 so với năm 2016 tăng trưởng dương với con số 4,18% và năm 2018, lợi nhuận tiếp tục tăng trưởng vượt bậc với con số 5,42% so với năm 2017 Dù tình hình kinh tế thế giới đang có nhiều biến động nhưng lợi nhuận từ các hoạt động kinh doanh của CCL đều tăng trưởng qua từng năm Giai đoạn 2016-2017, doanh thu, chi phí công ty có phần tăng chậm nhưng lợi nhuận lại tăng cũng là nhờ vào sự linh hoạt kết hợp tính hiệu quả trong các chính sách quản lý chi phí, tìm nguồn cung ứng dịch vụ với giá tốt
Biểu đồ 1.1 Các mức doanh thu và lợi nhuận đạt được của công ty giai đoạn 2016-2018
Kết quả khả quan này chứng tỏ sự thành công và nhạy bén trong việc lập ra kế hoạch, chiến lược kinh doanh hiệu quả Năm 2016, CMA-CGM Logistics phân ra một bộ phận Pháp lý riêng, không còn thuê ngoài như trước đó Điều này hỗ trợ cho các thay đổi tình hình kinh tế thế giới, pháp luật trong ngành được cập nhật liên tục, rõ
12 ràng, giúp Ban lãnh đạo đưa ra những đường lối kinh doanh hiệu hả, có thế ứng phó với các biến động của nền kinh tế toàn cầu.
Tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên
container bằng đường biển tại công ty
Bảng 1.4 Kết quả kinh doanh từ hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam giai đoạn 2016-2018
Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ Giá trị Tỷ lệ
Doanh thu từ hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển
Nguồn: Bộ phận Kế toán của Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam
Qua bảng 1.4, có thể dễ dàng thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ về sản lượng hàng FCL của CCL qua các năm cũng như là hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển chiếm tỷ trọng lớn nhất trong doanh thu của công ty (86,08% vào năm 2018), chứng tỏ đây là hoạt động đầu não của công ty
Năm 2016, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển chiếm 82,63%, sau đó tăng lên 84,78% vào năm 2017 và 86,08% vào năm
2018 vừa rồi Lý giải cho sự tăng về doanh thu này là do bộ máy của công ty đã đi vào quỹ đạo, ngày càng hoàn thiện chất lượng dịch vụ Tốc độ tăng trưởng của doanh thu cho thấy công ty ngày càng hoàn thiện hơn trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển để giảm tối đa chi phí và thời gian nhằm nâng cao giá trị lợi nhuận cho mình.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH CMA-
Các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty CMA-CGM Logistics Việt Nam
2.2.1 Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng
Việc tìm kiếm khách hàng, liên lạc, đàm phán với khách hàng là chức năng và nhiệm vụ của phòng phát triển kinh doanh- bộ phận Sales Sau khi tìm kiếm được khách hàng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên sales sẽ tiếp tục bàn giao công việc lại cho các phòng nghiệp vụ khác và tiếp tục tìm kiếm những khách hàng mới Đối tượng là các doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu nhưng chưa có bộ phận trực tiếp thực hiện xuất khẩu tại công ty hay bộ phận xuất khẩu chưa chuyên nghiệp Mục đích tìm đến công ty dịch vụ CMA-CGM Logistics vì họ muốn tiết kiệm được những khoản chi phí phát sinh từ việc làm thủ tục để xuất khẩu hàng hóa hoặc từ việc đầu tư trang thiết bị công nghệ và di động, hệ thống kệ và nhiều thiết bị tốn kém khác, cũng như là nguồn lực, họ mong muốn công việc được giải quyết nhanh, dịch vụ kịp thời để nguồn hàng xuất đi đúng tiến độ và không tốn nhiều thời gian của họ, cũng như họ muốn đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh của chính công ty mình hơn để thâm nhập vào thị trường toàn cầu Đối với khách hàng mới
Những đối tượng khách hàng khi lần đầu tiên làm việc với công ty CMACGM Logistics sẽ yêu cầu khai báo đầy đủ tất cả các thông tin chi tiết trên đơn đặt hàng Bên cạnh đó là một số thao tác cần thiết mà khách hàng cần làm như:
- Với các điều khoản cước thu sau phải xác nhận giá với văn phòng kiểm soát
- Với điều khoản cước thu trả trước, cần xác nhận giá với bộ phận bán hàng (Sales) trong nước
- Kiểm tra xác nhận tín dụng với bên bộ phận kế toán - Đăng kí mã khách hàng riêng trong hệ thống quản lý công ty Đối với khách hàng chỉ định
Công ty TNHH MTV Thương mại chế biến Việt Cacao (Viet Cacao Co., Ltd) là khách hàng chỉ định của CMA-CGM Logistics Giữa CCL và Việt Cacao có lập ra một bảng giá gọi là RFQ (Rate Final Quote) do lúc đấu thầu, CCL đưa ra các bảng giá gồm các loại phí: phí địa phương tại cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng
(Original local charge, Destination local charge) và được Việt Cacao chọn làm Forwarder RFQ không chỉ dùng cho một lô hàng mà tất cả các lô hàng sau này của Việt Cacao Nếu có tăng phí thì CCL sẽ thông báo cho bên kia và hai bên thỏa thuận lại
Trong hợp đồng cung ứng dịch vụ giao nhận lần này, khách hàng là công ty Việt Cacao và công ty cung ứng dịch vụ là CMA-CGM Logistics Công ty Việt Cacao đã ký kết hợp đồng dịch vụ ủy thác cho công ty CMA-CGM Logistics Tại đó hai bên sẽ thỏa thuận các điều kiện và điều khoản sau:
- Thời gian hợp tác cung ứng dịch vụ
- Giá cả của dịch vụ giao nhận
- Bên nào chịu trách nhiệm trả các chi phí liên quan để thực hiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
- Quy định trách nhiệm mỗi bên
+ Trách nhiệm của công ty Việt Cacao:
• Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: khâu này bao gồm việc thu gom hàng hóa, đưa vào gia công chế biến và đóng gói hàng hóa, ký mã hiệu, dán nhãn hiệu, đóng thành kiện để sẵn sàng xuất khẩu
• Cung cấp mọi thông tin cần thiết liên quan đến lô hàng khi bên công ty CCL yêu cầu để hoàn thành việc xuất hàng
• Đảm bảo thanh toán phí dịch vụ đúng tiến độ + Trách nhiệm của công ty CMA-CGM Logisics:
• Đặt chỗ với hãng tàu, mượn container rỗng, kéo container rỗng về địa điểm xếp hàng của khách hàng
• Làm thủ tục hải quan và các giấy tờ cần thiết liên quan theo yêu cầu của khách hàng như: giấy kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), lấy vận đơn đường biển, …
• Chịu trách nhiệm về lô hàng cho đến khi hàng hóa được giao lên tàu
• Thông báo về việc đã hoàn thành việc giao hàng, bàn giao bộ chứng từ cho công ty khách hàng
2.2.2 Nhận thông tin về lô hàng từ khách hàng
Khi hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết bởi đại diện hai bên (Công ty TNHH MTV Thương mại chế biến Việt Cacao và Công ty ERITHAJ SAS) thì công ty Việt Cacao bàn giao chứng từ cho công ty CMA-CGM Logistics Chứng từ bao gồm: hợp đồng thương mại và các thông tin liên quan khác để làm thủ tục xuất khẩu lô hàng Trong hợp đồng thể hiện những nội dung chính sau:
- Số hợp đồng: 2019CIFFRLEH-13.5MT
- Người bán: Công ty TNHH MTV Thương mại chế biến Việt Cacao
- Địa chỉ: 965/16/8 đường Quang Trung, phường 4, quận Gò Vấp Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Người mua: Công ty ERITHAJ SAS
- Địa chỉ: 6 Rue Brulee-67000 Strasbourg, France - Tên hàng: hạt cacao-
- Số lượng: 225 BAGS, tương đương 13500 KG
- Gía: CIF Le Havre – France (Incoterms 2000)
- Tổng giá trị lô hàng: 43200 EUR
- Điều kiện thanh toán: TTR
- Cảng bốc hàng: cảng Cái Mép, Thành phố Vũng Tàu, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Le Havre, France
- Giao hàng từng phần: không được phép
- Những chứng từ dưới đây được gửi để thanh toán là 1 bản gốc và 2 bản photo:
+ 3/3 Hóa đơn thương mại đã được kí
+ 03/03 Bill sạch đã bốc hàng trên tàu, được thành lập theo yêu cầu của ngân hành phát hành L/C và thông báo cho người nộp
+ Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng thương mại Việt Nam cấp
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cấp
+ Ngân hàng Vietcombank (Việt Nam), chi nhánh Hà Nội
+ Địa chỉ: 198 đường Trần Quang Khải, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam + Mã Swift: BFTVVNVX - Những điều khoản khác:
+ Người bán mua bảo hiểm cho người mua
+ Điều khoản trọng tài: trong trường xảy ra tranh chấp và nếu các bên tham gia họp đồng không thể giải quyết được, vụ việc sẽ được chuyển đến Trung tâm Trọng tài Quốc tế Singapore (SIAC) theo luật trọng tài của ICC
+ Mọi thay đổi hoặc sửa đổi của hợp đồng sẽ được lập thành văn bản và phải được sự đồng ý của cả hai bên
+ Hợp đồng này đươc thực hiện bằng tiếng anh với 04 bản gốc, mỗi bên giữ
2.2.3 Hỏi cước phí và báo giá cho khách hàng
Các hãng tàu đối tác của CMA-CGM Logistics như CMA-CGM, APL, Maersk Line, Hapad Lloyd, OOCL ,… Nhân viên Sale phải tìm hiểu thông tin, so sánh hãng tàu nào có thế mạnh đi tuyến nào, cung cấp cước phí và dịch vụ tốt nhất cho đơn hàng hạt cacao so với các hãng tàu còn lại
Báo giá cho khách hàng và xác nhận giá cho nhóm vận hành (Operation Team): nhân viên Sale phải căn cứ vào giá gốc của các hãng tàu, tính toán các cước phí và tiến hành báo giá chính thức cho khách hàng
Viet Cacao là khách hàng chỉ định, có mối quan hệ làm ăn lâu dài với CCL Viet Cacao sẽ đặt ngày họ xong hàng, CCL dựa vào đấy lựa chọn hãng tàu theo lịch xong hàng của Viet Cacao và có giá cước thấp hơn giá CCL chào bán cho Viet Cacao Đối với lô hàng này, CCL đã đặt chỗ với hãng CMA-CGM Việt Nam
2.2.4 Đặt chỗ với hãng tàu
Trước khi đặt chỗ với hãng tàu, nhân viên vận hành sẽ có trách nhiệm yêu cầu đặt chỗ (Booking Registration) từ khách hàng Có hai hình thức đặt hàng khách hàng được sử dụng đó là:
- Khách hàng sẽ điền đầy đủ tất cả thông tin vào một mẫu đơn đặt hàng (Booking Form) và gửi lại cho CMA-CGM Logistics Trên đó thể hiện các thông tin như các điều khoản quy định theo Incoterms, loại hàng FCL hay LCL, phương thức giao hàng, tên hàng hóa, số khối, số ký, số kiện, những yêu cầu đặc biệt kèm theo hạ ở đâu hay lấy container ở đâu …
- Hoặc, nhân viên sale cước sẽ trao đổi và ghi lại thông tin rồi điền giúp khách hàng, sau đó mail lại cho khách hàng xác nhận
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH CMA-CGM
2.3.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp Nguồn tài chính: Với việc là công ty chi nhánh của một tập đoàn hoạt động lâu năm ở lĩnh vực vận tải đường biển, CMA CGM Logistics Việt Nam nhận được sự hậu thuẫn về tài chính rất lớn từ công ty mẹ Qua quá trình hoạt động kinh doanh ngày một phát triển, được xem là một trong những công ty về logistics hàng đầu Việt Nam, doanh thu của CMA CGM Logistics tăng đều qua từng năm, tạo cho công ty có một nguồn tài chính ổn định qua đó đáp ứng các chiến lược kinh doanh mà công ty đề ra
Nguồn nhân lực: Nhân viên của công ty CMA CGM Logistics đa số là những người trẻ, năng động, sáng tạo, chịu khó và có trách nhiệm trong công việc Họ được đào tào chuyên nghiệp để thực hiện các nghiệp vụ chính xác, nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Công ty luôn có những chế độ ưu đãi, khuyến khích lao động, tạo một môi trường làm việc thỏa mái, hiện đại, năng động để nhân viên phát huy hết các khả năng của mình, bên cạnh đó còn có những chế độ khen thưởng hợp lý khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn và gắn bó lâu dài với công ty
Mạng lưới kinh doanh: CMA CGM Logistics đã ký kết những hợp đồng với các hãng tàu uy tín như CMA, Cosco, MSC, APL, Kline cùng với hệ thống đại lý mạnh trên những khu vực cảng lớn của thế giới công ty cung cấp các dịch vụ vận tải đường biển với mức giá cạnh tranh, đúng lịch trình, đáp ứng đầy đủ nhu cầu vận chuyển hàng hóa đến các cảng trên thế giới Bên cạnh đó CMA CGM Logistics cũng
33 có một lượng khách hàng và nhà thầu ổn định là các doanh nghiệp xuất khẩu lớn trong nước với đa dạng các mặt hàng hóa giúp công ty ngày một phát triển lớn mạnh hơn trong ngành giao nhận hàng hóa quốc tế
Công ty còn có mối qua hệ thân thiết với các cảng biển giúp việc thực hiện các nghiệp vụ trở nên thuận tiện, nhanh chóng, dễ dàng
2.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Thị trường về nhu cầu giao nhận: Hiện nay, thế giới đang trong quá trình hội nhập và phát triển kinh tế làm tăng xu hướng xuất/nhập khẩu hàng hóa từ các nước khác nhau trên thế giới của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế Hoạt động kinh doanh hàng hóa xuất khẩu đang rất phổ biến, được nhiều doanh nghiệp quan tâm và đầu tư phát triển Nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phận trực tiếp thực hiện xuất khẩu tại công ty hay bộ phận xuất khẩu chưa chuyên nghiệp Điều này dẫn đến nhu cầu thuê dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu quốc tế của cá nhân, doanh nghiệp nói chung và CMA-CGM Logistics Việt Nam nói riêng tăng cao
Chính sách pháp luật trong nước và quốc tế: Như đã nhắc đến, thế giới hiện nay đang ngày một phẳng, không còn nhiều rào cản giữa các quốc gia Xu hướng thế giới thay đổi đòi hỏi các quốc gia cũng phải thay đổi các chính sách của mình để phù hợp
Chính phủ các nước đã đưa ra những điều luật cụ thể để hướng dẫn cũng như điều chỉnh các hoạt động trong quá trình thuê tàu của doanh nghiệp Các chính sách của Chính phủ Việt Nam và quốc tế thay đổi và phát triển theo từng giai đoạn và thời kỳ cụ thể, rõ ràng và đơn giản hóa các thủ tục để các doanh nghiệp môi giới thuê tàu tiến hành nhanh chóng và hiệu quả hơn Ngoài ra còn có những thống nhất và quy luật của quốc tế buộc những doanh nghiệp cần phải thực hiện theo
Yếu tố cơ sở hạ tầng, khoa học kỹ thuật: Các yếu tố hạ tầng phục vụ hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế ảnh hưởng trực tiếp đến xuất khẩu, chẳng hạn:
Hệ thống cảng biển được trang bị hiện đại cho phép giảm bớt thời gian bốc dỡ, thủ tục giao nhận cũng như đảm bảo an toàn cho hàng hoá được mua bán
Hệ thống ngân hàng: sự phát triển của hệ thống ngân hàng đặc biệt là hoạt động ngân hàng cho phép các nhà nhập khẩu thuận lơi trong việc thanh toán, huy động vốn Ngoài ra ngân hàng là một nhân tố đảm bảo lợi ích cho nhà kinh doanh bằng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng
Hệ thống bảo hiểm, kiểm tra chất lượng cho phép các hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế được thực hiện một cách an toàn hơn đồng thời giảm bớt được mức độ thiệt hại có thể xảy ra đối với các nhà kinh doanh trong trường hợp xảy ra rủi ro.
Nhận xét chung về quy trình giao nhận hàng hóa tại Công ty TNHH
Một là, quy trình rất rõ ràng và hầu như các công đoạn của quy trình đều được làm trên hệ thống nên việc truyền dữ liệu điện tử tiện lợi và tiết kiệm thời gian hơn, thông
34 tin cũng chính xác hơn Bên cạnh đó, hệ thống giúp nhân viên CMACGM Logistics có thể nhận thông tin từ hãng tàu hay khách hàng và ngược lại mà không mất quá nhiều thời gian Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong khâu xem xét mức giá cước tốt để báo cho khách hàng, đồng thời tạo mối quan hệ hợp tác bền vững với các hãng tàu lớn, uy tín nhằm đem đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Hai là, riêng bộ phận đường biển với đội ngũ nhân viên chuyên môn cao giúp giảm bớt những sai sót khi quá nhiều việc cùng một lúc dễ mất tập trung thì vẫn có thể cập nhật và xử lý vấn đề nhanh hơn Đồng thời các nhân viên cũng được chuyên môn hóa trong việc làm hàng riêng theo hàng như có riêng nhóm làm hàng cho khách hàng chủ chốt hoặc theo mỗi chuyến đi đến từng khu vực, ví dụ một nhân viên sẽ phụ trách toàn bộ đến một nước duy nhất là Anh, Đức hay Tây Ban Nha … Mỗi nhân viên sẽ có hiểu biết và chuyên môn riêng để giúp cho hàng hóa luôn được theo dõi sát sao, dễ dàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng khi cần một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn
Ba là, với vị trí nằm gần các cảng, đại lý hãng tàu phần nào góp phần trong quá trình giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả Văn phòng công ty được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị như máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, máy scan, kết nối mạng internet đáp ứng nhu cầu tiếp nhận thông tin nhanh chóng từ khách hàng, phục vụ hiệu quả cho công việc
Bốn là, cơ cấu tổ chức trực tuyến, đảm bảo việc kết hợp điều hành và quản lí một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả Các phòng ban liên kết chặt chẽ với nhau tạo điều kiện giải quyết công việc nhanh chóng Nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhận phối hợp ăn ý với nhau trong việc làm chứng từ, đảm bảo cho hàng hóa được xuất khẩu đúng tiến độ
Năm là, tuy phân chia công việc cụ thể từng nhóm riêng nhưng cách làm việc nhóm ở đây vẫn có sự hỗ trợ nhau để đạt hiệu quả tối đa, mọi người có thể giúp đỡ lẫn nhau khi gặp vấn đề xảy ra hoặc phải đảm nhận công việc của người bên cạnh khi người này không có mặt lúc đó Vì thế, môi trường làm việc ở CMA-CGM Logistics luôn tạo cảm giác chuyên nghiệp nhưng không kém phần thân thiện và gần gũi giữa mọi người với nhau
Bên cạnh những ưu điểm thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng có những mặt hạn chế cần phải khắc phục Và CMA-CGM Logistics cũng không ngoại lệ khi công ty vẫn còn một số điểm cần hoàn thiện để luôn giữ vững vị trí dẫn đầu thị trường
Một là, giao diện hệ thống có phần hơi phức tạp, nhiều thao tác và lệnh thực hiện cần phải ghi nhớ, cần thời gian để làm quen Mạng hệ thống nội bộ máy móc thiết bị đôi lúc gặp trục trặc làm chậm trễ quy trình chứng từ
Hai là, đôi lúc công việc quá tải kèm theo khách hàng gọi điện thoại liên tục dễ dẫn đến việc nhân viên bị rối, có thể thực hiện sót lệnh hoặc không đủ thời gian để làm quan tâm đến khách hàng, không thể đáp ứng chu toàn những yêu cầu của mỗi khách hàng đề ra
Ba là, khách hàng không hỗ trợ tốt khiến cho quy trình làm việc bị chậm trễ Chẳng hạn như khách hàng gửi SI qua deadline khiến nhóm chứng từ gửi SI trễ cho hãng tàu dẫn đến phát sinh chi phí
Bốn là, công ty thường có những đợt tuyển dụng nhân sự thêm hoặc thay thế những vị trí cũ Khi nhân viên mới vào làm việc sẽ phải mất khá nhiều thời gian đào tạo và làm quen với công việc cũng như các hệ thống vận hành phức tạp của CMA-
CGM Logistics, điều này dẫn đến việc nhân viên mới chưa thể nắm bắt được hoàn toàn yêu cầu của khách, còn chậm trong khâu quy trình
Năm là, từ sau khi in, chứng từ sẽ được chuyển sang bộ phận giao chứng từ (Counter) để tiện cho việc giao cho các Shipper đến lấy vận đơn Số lượng vận đơn nhiều cộng với số hiệu vận đơn khác nhau, nhân viên giao chứng từ thường phải mất khá nhiều thời gian để tìm được chứng từ chính xác và nhập liệu vào hệ thống
Một là, trong bối cảnh thế giới đang thay đổi không ngừng, CMA-CGM Logistics Việt Nam có cơ hội tiếp thu các kỹ thuật, công nghệ tiên tiến cũng như không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng
Hai là, CMA-CGM Logistics sở hữu văn phòng và các chi nhánh đều được đặt tại trung tâm của các thành phố lớn trong nước, thuận tiện cho việc gặp gỡ liên lạc với các đối tác lớn nhỏ tại Việt Nam Ngoài ra, các trụ sở của tập đoàn đã có mặt trên 150 quốc gia trên toàn thế giới góp phần tạo nên lợi thế to lớn trong ngành vận tải đòi hỏi nhiều sự linh hoạt, kịp thời và tạo dựng được niềm tin lớn đối với khách hàng
Ba là, lĩnh vực vận tải không thể ngừng phát triển nếu không có sự tồn tại của hệ thống công nghệ thông tin Hệ thống công nghệ thông tin ở đây chính là những phần mềm, hệ thống được sử dụng trong quy trình từ khâu nhận đơn đặt hàng của khách đến khâu cuối cùng là giao chứng từ cho khách Điều hành phải kể đến công nghệ truyền thông dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange-EDI), sự xuất hiện của EDI góp phần làm tăng tính thuận tiện, dễ dàng, nhanh chóng khi kết nối dữ liệu, thông tin giữa tổ chức liên quan đến lô hàng vận tải, không những vậy, do tính năng hiện đại và luôn được cập nhật, cải tiến, EDI còn đảm bảo sự chính xác các thông tin của từng lô hàng, giảm thiểu tối đa thời gian không cần thiết và các tổn thất liên quan đến hàng hóa, giúp cho thời gian giao hàng được diễn ra nhanh chóng hơn nhưng vẫn đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho lô hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ
Một là, hệ thống pháp luật Việt Nam chưa thống nhất so với hệ thống luật pháp quốc tế nên không thể tránh khỏi một vài khó khăn trong thực hiện nghiệp vụ giao nhận và
36 logistics, khiến doanh nghiệp phải chịu sự điều tiết và quản lý từ nhiều cơ quan chức năng
Phân tích SWOT Công ty TNHH CMA CGM Logistics Việt Nam
Bảng 2.5 Phân tích SWOT của Công ty TNHH CMA CGM Logistics Việt Nam
-Nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng phát triển, dự kiến vẫn duy trì tăng trưởng trong nhiều năm tới
-Chính phủ tạo điều kiện cho ngành logistics với nhiều chính sách ưu đãi -Nguồn nhân lực cho ngành Logistics tương đối cao được nhiều trường đại học ở Việt Nam chú trọng đầu tư phát triển
-Sự cạnh tranh với các nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài ngày càng gay gắt - Thể chế, chính sách với ngành logistics vẫn chưa rõ rang, còn nhiều bất cập
-CMA CGM Logistics là một trong những công ty đứng đầu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế ở Việt Nam
-Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo được
SO -Phát triển ưu tín công ty, củng cố chất lương dịch vụ
-Tận dụng các ưu đãi của Chính phủ để mở rộng thêm các chi nhánh mới -
Tận dụng những thành tựu, uy tín đạt được tại Việt Nam xây dựng mối quan hệ tốt với các công ty xuất nhập khẩu nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh với nhà cung cấp dịch vụ của nước ngoài đào tạo chuyên nghiệp về nghiệp vụ và kỹ năng - Nguồn tài chính ổn định, đáp ứng được chiến lược phát triển kinh doanh của công ty mạng lưới hoạt động trên thế giới
-Chi phí cho dịch vụ của công ty vẫn còn khá cao, làm giảm khả năng cạnh tranh so với công ty nước ngoài
-Chưa áp dụng công nghệ thông tin trong quản lí và điều hành hoạt động nhiều
-Đầu tư áp dụng khoa học, kỹ thuật vào hoạt động quản lý công ty
-Tuyển dụng thêm nguồn nhân lực trẻ để mở rộng thị trường, làm giảm chi phí hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài
Tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ, làm tăng sự hài lòng của khách hàng, tạo sự trung thành của khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng mới
GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
Định hướng hoạt động của công ty giai đoạn 2020-2023
Trong ngắn hạn, có bốn mục tiêu chính mà CMA-CGM Logistics chú trọng:
Thứ nhất, công ty không ngừng nỗ lực từng ngày để mang đến cho khách hàng giá cước tốt nhất cũng như chất lượng phục vụ tận tình và chu đáo Nhằm hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước có lợi thế cạnh tranh với các đối thủ nước ngoài, giúp cho ngành xuất nhập khẩu và các lĩnh vực liên quan như vận tải, bảo hiểm, tín dụng , … ngày càng phát triển
Thứ hai, tăng trưởng lợi nhuận: chú trọng vào các dịch vụ trọng tâm như LTL,
FTL, dược phẩm, tự động hóa, sản phẩm công nghiệp
Thứ ba, kêu gọi nguồn vốn đầu tư đội xe đầu kéo để mở rộng thêm dịch vụ vận chuyển nội địa (Trucking)
Thứ tư, công ty còn chú trọng thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, làm tốt công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên cũng như nâng cao mức sống của họ, áp dụng chế độ tiền lương, tiền thưởng theo quy định.
Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa
Toàn cầu hóa nền kinh tế càng sâu rộng thì tính cạnh tranh lại càng gay gắt trong mọi lĩnh vực Và trong lĩnh vực giao nhận cũng vậy, để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng thì ngày càng có nhiều nhà cung cấp dịch vụ ra đời và sự cạnh tranh quyết liệt là điều tất yếu Do đó, việc nghiên cứu khả năng và đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực canh tranh của công ty là điều rất cần thiết Lợi ích mang lại từ việc nâng cao năng lực cạnh tranh: sự tồn tại và đứng vững trên thị trường, nâng cao uy tín thương hiệu, sự tin cậy của khách hàng, sự không ngừng lớn mạnh, mở rộng quy mô, việc tăng lên của hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận đạt được Sau đây là một số giải pháp nhằm nâng cao sức cạnh tranh của công ty
3.2.1 Giải pháp đối với nhân sự
CMA-CGM Logistics luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, tuy nhiên, công ty không lựa chọn phương án cạnh tranh giá rẻ mà giữ vững tiêu chí ngày từ ngày đầu thành lập đó là cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có giá trị tốt nhất với một mức giá hợp lý Để làm được điều này, công ty cần có những chuẩn bị kỹ càng trong công tác đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên, thiết lập giá cả dịch vụ tốt, mở rộng quan hệ với đối tác hãng tàu … Cụ thể của các giải pháp đó được nêu ra như sau:
Một là, nhân viên thuộc bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng được đào tạo am hiểu tường tận về tổng quan công ty, các sản phẩm đi kèm mức giá để giới thiệu phía khách hàng, biết tư vấn để khách hài lòng và cảm thấy hiệu quả và từ đó, mang được khách hàng về cho công ty
Hai là, để tạo được lòng tin và sự hài lòng của khách hàng, CMA-CGM
Logistics cùng lúc đó phải tổ chức các khóa huấn luyện kỹ năng và đào tạo chuyên môn cho đội ngũ nhân viên trong nội bộ công ty hoặc liên kết với các lớp học nâng cao nghiệp vụ ở trung tâm bên ngoài, không chỉ riêng phòng kinh doanh, chăm sóc khách hàng mà còn mở rộng ra cho các phòng ban khác, đặc biệt là nhân viên thuộc bộ phận chứng từ, những người trực tiếp tiếp xúc với khách mỗi ngày trong quy trình từ bước đầu tiên khi nhận đơn đặt hàng cho đến khâu cuối cùng là giao chứng từ vận đơn Khách hàng mỗi ngày sẽ có tính cách khác nhau, có người sẽ chấp nhận chờ lấy chứng từ vận đơn, tuy nhiên sẽ có những người khách lại đưa ra yêu cầu cao (về thời gian, sự tỉ mỉ cẩn thận trong cách đóng dấu công ty … ), vì vậy nhân viên cần tập tính nhanh nhẹn,cẩn thận và tập trung khi nắm bắt xử lý vấn đề, đồng thời phải luôn cập nhật kiến thức chuyên môn cần thiết cho công việc của mình, vừa hoàn thành đúng nhiệm vụ được giao, vừa giúp cho mối quan hệ giữa CMA-CGM Logistics và khách hàng luôn tốt đẹp
Ba là, số lượng công việc vào những mùa hàng cao điểm rất nhiều, dễ dẫn đến tình trạng quá tải, nhân viên phải ở lại làm them ngoài giờ cho kịp tiến độ công việc Để hỗ trợ nhân viên cũng như đảm bảo năng suất làm việc, công ty nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lập ra những kế hoạch cần thiết Chính sách bảo hiểm, chế độ nghỉ phép và quy định về làm thêm ngoài giờ ở công ty cũng là một trong những khía cạnh ảnh hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên Tại CMA-CGM Logistics, đây là một ưu điểm mà không phải doanh nghiệp nào cũng có được, và để phát huy thế mạnh này, công ty cần đưa ra những chế độ hỗ trợ nhân lực của mình, cụ thể là trong phòng ăn sẽ luôn có thức ăn, nước uống bổ sung cho nhân viên làm ngoài giờ, giúp mọi người có đủ sức khỏe và trạng thái tinh thần tốt để hoàn thành công việc
Bốn là, nhằm thúc đẩy sự cố gắng nỗ lực cũng như để động viên tinh thần làm việc của nhân viên, công ty cần có chính sách thiết lập KPI rõ ràng, chính xác với từng cá nhân và sự đánh giá thường niên này sẽ là căn cứ cho công ty có thể đưa ra những tiêu chuẩn về sản phẩm, dịch vụ và những khóa đào tạo cần thiết bỏ sung cho công việc trong quy trình vận hành Ngoài ra, những chính sách khen thưởng cũng là bước đệm cho sự phấn đấu của mỗi nhân viên hướng đến sự hài lòng khách hàng
Năm là, bộ phận Nhân sự nên tuyển chọn lao động trẻ, có thành tích học tập khá giỏi trở lên, tốt nghiệp từ các trường đào tạo đúng chuyên môn phù hợp với ngành nghề giao nhận, logistics và luôn có thái độ tốt trong việc cập nhật kiến thức mới hỗ trợ cho chuyên môn
3.2.2 Giải pháp đối với quy trình làm việc
Một là, mỗi khi làm xong chứng từ và vận đơn, các nhân của nhóm dữ liệu sẽ tổng hợp lại, sau đó mang ra cho phía ngoài bàn giao cho một nhân viên đã được bố
41 trí công việc giao vận đơn cho khách hàng Hệ thống của CMA-CGM Logistics cũng có kiểm soát việc này khi yêu cầu nhân viên khi đưa vận đơn ra phải kê khai cụ thể và rõ ràng ngày bàn giao, tên người làm vận đơn, số hiệu vận đơn, ghi chú là vận đơn gồm bao nhiêu bản (đối với B/L gốc là 3 bản gốc, 4 bản copy, còn với Sea Waybill thì chỉ ghi tắt là SWB) Người được bàn giao sau khi nhận số vận đơn sẽ kiểm tra lại xem số lượng vận đơn mình đang giữ có đúng không, thông tin đã chính xác chưa rồi ghi tên người mình vào ô người nhận, lúc đã giao cho khách xong thì sẽ ghi ngày giao vào bảng trên Việc này giúp cho quy trình được nhanh chóng khi tất cả số vận đơn đều cùng đặt tại một chỗ, khách hàng đến nhận chứng từ chỉ cần liên hệ một số nội bộ chứ không phải dò tìm xem ai làm vận đơn này rồi mới gọi điện thoại Tuy nhiên, đôi khi số vận đơn sẽ nhiều hơn thông thường, việc để vận đơn không theo thứ tự tên hay số thứ tự hay số hiệu sẽ dẫn đến việc khó tìm kiếm hoặc giấy tờ xen lẫn nên dễ xảy ra tình trạng thiếu sót, khách hàng chờ đợi lâu và quy trình cũng không liền mạch
Vì vậy, vận đơn trước khi đặt lên từng kệ riêng biệt tương ứng với từng nhân viên chứng từ, người được bàn giao sẽ làm nhiệm vụ là phân loại số vận đơn này theo tên Shipper (đối với trường hợp cùng một shipper nhưng có nhiều số vận đơn khác nhau) hoặc theo số hiệu B/L, rồi xếp vào các bìa có dán giấy ghi chú lên để thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm (giấy ghi chú bao gồm tên các shipper trong cùng một bìa hoặc ghi
4 số sau dấu gạch ngang thứ 2)
Ví dụ: xếp theo các Shipper cùng có số vận đơn là 4340-0031-xxx.yyy thì trong cùng một bìa của 0031 sẽ ghi đầy đủ các tên Shipper A,B,C ,… trên đó
Việc làm này đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận, chăm chỉ và chu đáo của nhân viên nhận nhiệm vụ giao chứng từ cho khách Có thể ban đầu, việc sắp xếp theo cách như trên hơi mất thời gian khi phải phân loại tất cả vận đơn theo số và ghi rõ tên từng Shipper, nhưng nếu nhân viên biết phân bổ thời gian hợp lý thì sẽ tiến hành vào khoảng thời gian rãnh rỗi, đã hoàn thành công việc được giao hoặc khi không có khách hàng Nhân viên giao chứng từ đôi lúc sẽ gặp một số trường hợp bất khả kháng như đông khách hàng ngoài quầy gọi vào lấy chứng từ cùng lúc, máy tính gặp sự cố (đứng máy, khởi động lại …), phải làm phần việc của người bên cạnh (nghỉ, đi họp
…) thì nhân viên vẫn có thể tìn chứng từ khách yêu cầu một cách nhanh chóng và chính xác dựa trên sự sắp xếp sàng lọc trước đó
Hai là, trong một vài trường hợp, khách hàng đã đến quầy của CMA-CGM
Logistics để lấy chứng từ vận đơn nhưng chưa đóng tiền, nhân viên sẽ báo số tiền để khách đi thanh toán Tuy nhiên, khách hàng phải đi qua ngân hàng chịu trách nhiệm các hoạt động thanh toán tiền mặt của khách hàng cho CCL chứ không thể đóng trực tiếp tại quầy giao nhận vận đơn ở công ty Điều này dễ gây ra sự quan ngại cho khách hàng vì phải di chuyển nhiều lần, tốn kém chi phí và thời gian, thêm vào đó là những lúc khách đến vào buổi chiều, ngân hàng đã đến giờ nghỉ thì khách phải đợi đến hôm
42 sau mới có thể thanh toán và đến công ty để nhận chứng từ vận đơn, hóa đơn CMA- CGM Logistics đã đề ra chiến lược là luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, luôn cố gắng trợ giúp khách tối giản hóa các khâu trong quy trình Thế nên công ty nên thiết lập thêm dịch vụ hỗ trợ thanh toán tiền, đóng như vai trò như một ngân hàng nhưng làm việc ngay tại quầy giao nhận chứng từ vận đơn để khắc phục vụ bất cập này, vừa tiết kiệm chi phí về thời gian đi lại của khách, vừa có thể tương tác nhịp nhàng trong khâu giao nhận giữa nhân viên và khách hàng
Ba là, đối với những chứng từ liên quan đến vận chuyển như vận đơn Bill of
Lading, phiếu đóng gói hàng hóa ,… nhân viên nghiệp vụ phải đảm bảo cho khách hàng kịp thời, đúng như thời gian quy định của công ty là B/L được in trong vòng 3 ngày sau ngày tàu chạy Còn với hóa đơn, bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra thông tin chính xác và in ra giao lại cho khách hàng theo quy định
Bốn là, bộ phận nghiệp vụ của công ty nên nghiên cứu đưa ra nhiều phương án giá khuyến mãi tương ứng với từng gói dịch vụ dành cho những khách hàng tiềm năng cũng như những khách hàng đã làm việc lâu năm với CMA-CGM Logistics Công ty nên đặt ra những mức giá cơ bản phù hợp với từng dịch vụ, riêng các dịch vụ có giá trị gia tăng cần áp dụng mức giá đặc biệt Dịch vụ dù có tốt đến đâu đi nữa mà giá cả không hợp lý thì khách hàng mặc nhiên sẽ cân nhắc hơn khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của CCL, thay vào đó là một công ty tương tự không những có thể đáp ứng nhu cầu của khách mà còn đưa ra mức giá vừa tầm
Năm là, trên thị trường hiện nay, sự xuất hiện của các công ty giao nhận
Kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị đối với công ty
Ban lãnh đạo và nhân viên công ty phải liên tục cập nhật, tìm hiểu các chính sách pháp luật, quy định của nhà nước về lĩnh vực giao nhận để hoạt động có hiểu quả và đúng pháp luật
Quản lý và kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí, nhất là các chi phí hoạt động giao nhận nhằm nâng cao lợi nhuận hơn nữa
Cung cấp giá cả thích hợp, nâng cao chất lượng dịch vụ
Tìm kiếm và đãi ngộ một cách thích đáng các công ty, tổ chức là khách hàng tiềm năng lớn của công ty
Ngành giao nhận xuất nhập khẩu là một ngành sử dụng ngoại ngữ trong quá trình làm việc cũng được coi là rất cần thiết, do vậy công ty cần có các chương trình đào tạo ngắn hạn về ngoại ngữ, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho tất cả các nhân viên Khuyến khích toàn thể nhân viên học ngoại ngữ, hỗ trợ kinh phí nhằm trang bị tốt các kĩ năng để làm việc tốt hơn
Tổ chức các hoạt động ngoài trời cho nhân viên như thể thao, dã ngoại… nhằm nâng cao tinh thần đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên trong nội bộ công ty, đồng thời phát huy sức mạnh tập thể kết hợp những kinh nghiệm, trao đổi giữa nhân viên với nhau nhằm hoàn thành tốt công việc
Trang bị những trang thiết bị, máy móc đầy đủ để phục vụ tốt cho mọi hoạt động của công ty
Cuối cùng là tạo một môi trường làm việc năng động, sáng tạo, thu hút nhân tài đến cũng như những người nhiều kinh nghiệm ở lại với CMA CGM Logistics Bằng các chính sách như đãi ngộ nhân tài, chính sách lương và các chính sách bảo đảm thuận lợi cho cuộc sống nhân viên công ty
3.3.2 Kiến nghị đối với Nhà nước
Hiệu quả hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc rất nhiều vào những chính sách vĩ mô của Nhà nước Nếu nhà nước đưa ra những chính sách thông thoáng nhưng chính xác sẽ tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển, và giúp cho nền kinh tế của ta ngày càng vững mạnh hơn Vì vậy, Nhà nước nên có sự ổn định các chính sách, cơ chế trong thời gian dài tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp có thể định hướng chiến lược hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình
Nhà nước nên hoàn thiện hệ thống pháp luật cũng như các chính sách về thuế, thủ tục Hải quan, thủ tục hành chính, … nhằm thúc đẩy và phát triển hệ thống giao nhận, tạo mọi điều kiện góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giảm thuế nhập khẩu, đưa ra các biện pháp cụ thể tạo sự canh tranh cho các doanh nghiệp hoạt động cùng ngành
Bên cạnh đó, Nhà nước nên đấy mạnh và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng đặc biệt là các cảng biển, đường giao thông giúp việc vận chuyển lưu thông hàng hóa đuợc dễ dàng, nhanh chóng và thuận lợi nhằm tăng thu nhập xuất nhập khẩu Đồng thời, tạo sự nhất trí cao trong nhận thức và trong hành động của toàn thể cộng đồng dân tộc, từ Nhà nước đến mỗi thành phần kinh tế, tăng cường ký kết các hiệp định thương mại quốc tế, mở rộng hoạt động ngoại giao…, một mặt nhằm đem lại nhiều cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp, mặt khác tạo môi trường thuận lợi để giao lưu hàng hóa, đem lại sự cạnh tranh giúp doanh nghiệp trong nước tự nỗ lục phấn đấu và trưởng thành hơn
3.3.3 Đối với Cảng, Hải quan và Hãng tàu Đây là những “lực lượng” có thể nói là “chuyên” gây khó dễ cho người làm công tác giao nhận và làm thủ tục Hai quan Vì vậy, đối với nhưng người này phải có thái độ và cách xử lý sự việc thật khéo, không làm ảnh hương đến doanh nghiệp, nhưng mong rằng, Cán bộ Hải quan cũng như nhân viên cảng không nên vì địa vị và quyền lợi bản thân mà “làm khó dễ” nhân viên giao nhận cũng như những người làm thủ tục Hải quan Hy vong rằng là họ nhiệt tình và tận tụy hơn nữa trong công việc, giúp đỡ các doanh nghiệp thực hiện các thủ tục nhanh gọn
Chúng ta phải kiên quyết chống đối, bày trừ các hành vi tham ô, nhũng nhiễu trong đội ngũ hải quan gây những khó khăn không đáng có cho nhân viên giao nhận
Các tổ chức lãnh đạo cục, chi cục cần quản lý chặt chẽ, thường xuyên kiểm tra công việc ở các khâu nhằm tránh những hành động quan liêu, giúp đỡ người giao nhận thực hiện đúng chức trách và hoàn thành nhiệm vụ được giao Hơn nữa, công chức Hải quan cần phải hướng dẫn cụ thể, chỉ ra cái sai tùy theo từng trường hợp cụ thể mà xử lý, từ cảnh cáo đến phạt hành chính để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện theo pháp luật Khi được phân bổ nhiệm vụ cần nhanh chóng để đảm bảo tiến độ công việc giúp doanh nghiệp kịp nhận hàng tránh trình trạng lưu container, lưu bãi và chậm trễ tiến trình sản xuất cho doanh nghiệp
Các khâu làm thủ tục Hải quan thường phải mất nhiều thời gian làm ảnh hưởng đến tiến trình kinh doanh của doanh nghiệp Vì thế, trong khâu làm thủ tục cần phải cải tiến để tăng tốc độ luân chuyển tờ khai Nơi đăng ký tờ khai Hải quan phải thoáng mát, thực hiện nếp sống văn minh, tránh trình trạng chen lấn và phức tạp như hiện nay đồng thời, cần đưa ra những biện pháp tích cực, xử lý nghiêm khắc các trường hợp vi phạm nhằm hạn chế phát sinh tiêu cực, làm cản trở các doanh nghiệp Như vậy
45 sẽ góp phần “làm trong sạch” đội ngũ Hải quan, giảm chi phí phát sinh cho các doanh nghiệp
Nhân viên của Cảng phải nhiệt tình hướng dẫn doanh nghiệp ở mỗi khâu giao nhận Giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cont, điều động xe nâng hạ, cũng như công nhân giúp doanh nghiệp nhận hàng nhanh hơn và tránh các chi phí phát sinh Ở các hãng tàu cũng phải đẩy nhanh tốc độ giao chứng từ và hóa đơn giúp doanh nghiệp không mất nhiều thời gian không cần thiết.
